Z tego artykułu dowiesz się jak algorytm automatycznie weryfikuje pliki dodane do postępowania awansowego pod kątem występowania w nich danych prawnie chronionych. Poznasz też procedurę zatwierdzania zweryfikowanych plików do publikacji. 

Jeśli posiadasz w POL-on rolę edycyjną INST_DR_DRHAB / FED_DR_DRHAB możesz zarejestrować postępowanie awansowe i zarządzać jego danymi – w tym zatwierdzać pliki zweryfikowane przez algorytm systemu do publikacji na platformie RAD-on. 

Weryfikacja plików z postępowania awansowego obejmuje:  

  • czynności wykonane przez algorytm: 
    • Automatyczną weryfikację plików,  
    • Oznaczenie plików właściwym alertem, 
  • czynności wykonane przez użytkownika: 
    • Weryfikację plików z alertem, 
    • Weryfikacja ręczna plików, które algorytm nieprawidłowo oznaczył alertem,
    • Zatwierdzenie plików i złożenie oświadczenia do publikacji. 

Automatyczna weryfikacja pliku 

Aby podnieść bezpieczeństwo danych osobowych przechowywanych w systemie i zapewnić zgodność z wymogami RODO we wprowadzonym rekordzie postępowania awansowego system automatycznie analizuje: 

  • Wnioski,
  • Rozprawy,
  • Streszczenia,
  • Recenzje.

Algorytm przeszukuje pliki pod kątem występowania w nich danych osobowych takich jak:

  • PESEL,
  • Numer dokumentu tożsamości,
  • Data urodzenia,
  • Podpis elektroniczny (gdy możliwe jest odczytanie nr PESEL osoby podpisującej),
  • Numer telefonu,
  • Adres e-mail,
  • Adres korespondencyjny (jeśli jest adresem osoby ubiegającej się o awans),
  • Podpis cyfrowy.

Powyższa lista ma charakter poglądowy i nie stanowi katalogu zamkniętego. System może wykrywać również inne dane mogące stanowić informacje osobowe w rozumieniu RODO.

Automatyczna weryfikacja plików przez algorytm odbywa się raz na dobę. 

Jeśli chcesz zweryfikować poprawność dodanych plików, odnajdź rekord postępowania za pomocą filtrów, a następnie przejdź do jego szczegółów [1]. 

Rodzaje alertów

W zależności od etapu weryfikacji przy danym pliku znajdziesz alert. Może on przyjmować różną treść.

  • Plik oczekuje na weryfikację,
  • Plik zostanie zweryfikowany w ciągu 24 godzin – gdy plik jest w trakcie weryfikacji,
  • Plik niezawierający danych prawnie chronionych – gdy algorytm nie wykrył danych osobowych. W takim przypadku możesz zatwierdzić pliki do publikacji,
  • Plik zawierający dane chronione prawnie – gdy algorytm wykrył w pliku dane osobowe. W tym przypadku sprawdź plik pod kątem danych osobowych lub prawnie chronionych. 

Alerty znajdziesz:  

  • w postępowaniu o nadanie stopnia doktora w zakładce Rozprawa – przy pliku rozprawy lub jej opisu (gdy rozprawa nie jest pracą pisemną) i w plikach streszczeń; 
  • w postępowaniu o nadanie stopnia doktora habilitowanego w zakładce Wniosek – przy dodanym pliku; 
  • we wszystkich rodzajach postepowań przy dodanych plikach recenzji. 

Najedź kursorem na ikonę alertu i zapoznaj się z jego treścią.

Weryfikacja pliku z alertem 

Jeśli algorytm wykrył dane osobowe lub chronione prawem w pliku – zweryfikuj plik.  

W przypadku pliku oznaczonego alertem, nie będziesz mógł złożyć oświadczenia o publikacji pliku na stronie RAD-on. 

Jeśli algorytm prawidłowo oznaczył plik jako zawierający dane chronione prawem – usuń plik [1], a następnie dodaj właściwy plik (bez informacji chronionych prawem). Algorytm w ciągu kolejnej doby zweryfikuje poprawność pliku. 
Jeśli algorytm nieprawidłowo oznaczył plik jako zawierający dane chronione prawem – oznacz go ręcznie [2] jako niezawierający danych osobowych.  

Po wykonaniu tej czynności będziesz mógł złożyć oświadczenie o publikacji pliku.  

Zatwierdzenie plików i złożenie oświadczenia do publikacji 

Aby zatwierdzić pliki oznaczone przez algorytm jako niezawierające danych chronionych prawem, kliknij w przycisk „Zatwierdź pliki do publikacji” [1]. 

Tylko zatwierdzone pliki zostaną opublikowane na ogólnopolskiej platformie RAD-on. 

Zaznacz checkbox przy danym pliku [2] i potwierdź [3].  

Zaznaczając checkbox potwierdzasz, że plik nie zawiera informacji stanowiących dane osobowe, ani innych informacji prawnie chronionych, których publikacja mogłaby naruszać obowiązujące przepisy prawa, w szczególności informacji o charakterze poufnym i może zostać udostępniony publicznie na stronie: https://radon.nauka.gov.pl/.
Oświadczenie dotyczy tylko plików zaakceptowanych przez algorytm. Pozostałe pliki wymień na takie, które nie posiadają danych osobowych i innych informacji prawie chronionych. 

Przy zatwierdzonym pliku wyświetli się zielony znacznik [4]. 

Po zatwierdzeniu złożonego oświadczenia, pliki zostaną automatycznie opublikowane na ogólnodostępnej stronie https://radon.nauka.gov.pl/ i będą gotowe do pobrania.