W tym artykule znajdziesz informacje o tym, jak zarejestrować cudzoziemców w wykazie za pomocą pliku CSV. 

Funkcjonalność importu pliku CSV z danymi cudzoziemców służy do rejestracji osób do tej pory nie wprowadzonych do wykazu. Funkcjonalność jest dostępna dla osób posiadających rolę INST_CUDZ_IMPORT (w uczelniach i podmiotach prowadzących szkołę doktorską) lub FED_CUDZ_IMPORT (w federacji). 

Wykaz cudzoziemców obejmuje studentów i doktorantów nieposiadających obywatelstwa polskiego, przyjętych na kierunek studiów lub do szkoły doktorskiej od 1 lipca 2025 roku.  
Więcej o wykazie cudzoziemców i przeczytasz tutaj.  
Terminy i zakres rejestrowanych danych znajdziesz we wpisie rejestracji cudzoziemca. 

Jeśli posiadasz rolę importera, zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Cudzoziemcy [1]. Następnie kliknij w kafel „Import danych cudzoziemców” [2].  

Kafel „Import danych cudzoziemców” jest widoczny wyłącznie dla osób z dodaną rolą importu pliku CSV. 

Aby zaimportować dane o cudzoziemcach musisz: 

  1. Uzupełnić szablon pliku CSV danymi nowo rejestrowanych cudzoziemców. 
  2. Zaimportować uzupełniony plik. 

Pobranie szablonu 

Kliknij w przycisk „Pobierz szablon” [1] i zapisz plik na swoim komputerze. Uzupełnij plik zgodnie z poniższymi wytycznymi. 

Wytyczne do uzupełnienia pliku 

Dane zostaną importowane do wykazu zgodnie z ich zapisem w pliku. Zwróć uwagę na wielkość liter i format dat w pliku (YYYY-MM-DD).  

Plik w formacie CSV powinien mieć kodowanie w standardzie UTF-8. Otwarcie pliku CSV w EXCEL może zepsuć formatowanie danych w pliku CSV (np. format daty). 

Zakres danych w pliku 

  • PESEL (pole obligatoryjne)
  • Typ dokumentu tożsamości (pole obligatoryjne, jeśli nie uzupełniono kolumny „PESEL”)
    • ID_CARD („dowód osobisty”),
    • PASSPORT („paszport”),
    • POLISH_TRAVEL_DOCUMENT_FOR_FOREIGNER („polski dokument podróży dla cudzoziemca”),
    • RESIDENCE_CARD („karta pobytu”),
    • TEMPORAL_POLISH_TRAVEL_DOCUMENT_FOR_FOREIGNER („tymczasowy polski dokument podróży dla cudzoziemca”),
    • POLISH_ID_CARD_FOR_FOREIGNER („polski dokument tożsamości cudzoziemca”);
  • Numer dokumentu tożsamości (pole obligatoryjne, jeśli nie uzupełniono kolumny „PESEL”)
  • Kraj wydania dokumentu tożsamości (pole obligatoryjne, jeśli nie uzupełniono kolumny „PESEL”, kody słownikowe)
  • Nazwisko (pole obligatoryjne)
  • Imię (pole obligatoryjne)
  • Pozostałe imiona
  • Przedrostek nazwiska
  • Płeć (pole obligatoryjne, dopuszczalne wartości: MALE/FEMALE)
  • Rok urodzenia (pole obligatoryjne)
  • Państwo urodzenia (pole obligatoryjne, kody słownikowe)
  • Obywatelstwo (pole obligatoryjne, kody słownikowe)
  • Karta Polaka (pole obligatoryjne, dopuszczalne wartości true/false)
  • Numer Karty Polaka (pole obligatoryjne, jeśli wartość pola „Karta Polaka” = „true”)
  • Data ważności Karty Polaka (pole obligatoryjne, jeśli wartość pola „Karta Polaka” = „true”)
  • Data wpisania na listę studentów (pole obligatoryjne)
  • Data złożenia ślubowania
  • Data skreślenia z listy studentów
  • Data wpisania na listę doktorantów
  • Data złożenia ślubowania
  • Data skreślenia z listy doktorantów

Słowniki

Wytyczne szczegółowe

W polu „Obywatelstwo” można podać więcej niż jedno obywatelstwo. Należy je wtedy zapisać w cudzysłowie i rozdzielić średnikiem.
GB – jedno obywatelstwo
„GB;DE” – więcej niż jedno obywatelstwo

Daty dotyczące studiów/kształcenia w szkole doktorskiej nie są samodzielnymi polami, stanowią zestaw danych:
Dane studiów
– Data wpisania na listę studentów
– Data złożenia ślubowania
– Data skreślenia z listy studentów
Dane kształcenia w szkole doktorskiej
– Data wpisania na listę doktorantów
– Data złożenia ślubowania
– Data skreślenia z listy doktorantów

Przykładowe dane dla jednego studiowania powinny być umieszczone w cudzysłowach, w przeciwnym razie dane po przecinkach będą traktowane jako osobne kolumny.
„2025-07-01,2025-07-02,2025-07-03” – data wpisania na listę, ślubowania i skreślenia
„2025-07-01,2025-07-02,” – data wpisania na listę i data ślubowania
„2025-07-01,,2025-07-28” – data wpisania na listę i data skreślenia
„2025-07-01,,” – tylko data wpisania na listę

W przypadku studiów/studiów doktoranckich możliwe jest podanie kilku zestawów danych. Każdy zestaw powinien być oddzielony średnikiem i musi zostać umieszczony w cudzysłowie.

Przykład dla wielu studiowań jednej osoby:
„2025-07-01,2025-07-02,2025-07-03;2025-07-02,2025-07-02,2025-07-03” – zestawy dat rozdzielone średnikiem (dwa studiowania)
„2025-07-01,2025-07-02,;2025-07-02,,” – pierwsze studiowanie z datą wpisu i datą ślubowania, drugie studiowanie tylko z datą wpisu

Zaimportowanie uzupełnionego pliku 

Kliknij w przycisk „Importuj plik” [2], a następnie zatwierdź [3].

Po imporcie pobierz plik z jego szczegółami [4].  

W raporcie znajdziesz informacje o rekordach zaimportowanych poprawnie oraz tych, których dane zostały wprowadzone z błędami. 

Podstawy prawne: 
Ustawa z dnia 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 622) – Art. 34, ust. 1-2; Art. 10, pkt 10. 
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 343a ust. 1-2.