Praktyki, które ułatwią weryfikację dokumentów po stronie NAWA

  • Oznaczenie rekordu właściwym statusem tzn. aktywacja rekordu po wprowadzeniu do wykazu​.
  • Zmiana statusu na unieważniony wyłącznie w przypadku, gdy informacje w rekordzie o statusie aktywny, są błędne.
  • Wprowadzenie „dat do” po ustaniu ważności wzoru, ustaniu powiązania jednostki ze wzorem, upłynięciu kadencji lub po ustaniu zatrudnienia (data z przeszłości).
  • Przypisywanie różnych elementów tego samego dokumentu do tej samej jednostki.​

Praktyki, które utrudniają weryfikację dokumentów po stronie NAWA

  • Brak aktywacji rekordu po wprowadzeniu do wykazu​, tj. pozostawienie statusu „Nowy”.
  • Unieważnienie zamiast „domknięcia” rekordu po ustaniu ważności wzoru, ustaniu powiązania jednostki ze wzorem, upłynięciu kadencji lub ustaniu zatrudnienia​.
  • Wprowadzenie „dat do” przed ustaniem ważności wzoru, przed ustaniem powiązania jednostki ze wzorem, przed upłynięciem kadencji lub ustaniem zatrudniania (co może prowadzić do błędów w rekordzie i konieczności zmiany statusu na „Unieważniony”)​.
  • Przypisywanie różnych elementów tego samego dokumentu do różnych jednostek​.

Właściwy status rekordu

Dany wzór może być podstawą uwierzytelniającą dopiero po aktywacji (zmianie ze statusu „Nowy” na „Aktywny”). Rekord pozostaje aktywny czasowo w granicach wskazanych w formatce. Przy rejestracji wzoru, należy wprowadzić datę od kiedy wzór obowiązuje. „Datę do” ważności i inne „daty do” w formularzach warto uzupełniać dopiero po zaistnieniu wydarzenia, ponieważ daty te nie podlegają korekcie ani usunięciu dla rekordów aktywnych.

UWAGA! Po zapisie, rekord otrzymuje status „Nowy”, który nie stanowi podstawy uwierzytelniającej. Jest to szkic wzoru, który wymaga aktywacji. Do momentu aktywacji taki rekord może być modyfikowany w pełnym zakresie, bądź usunięty. Nieaktywne rekordy nie są widoczne dla NAWA.

Po zakończeniu ważności wzoru, ustaniu powiązania jednostki ze wzorem, po zakończeniu kadencji lub zatrudnienia, należy wprowadzić „Datę do” do rekordu. Rekord pozostaje aktywny i stanowi podstawę uwierzytelnienia we wskazanych granicach czasowych. Niepoprawnym zachowaniem w systemie jest zmiana statusu na unieważniony w tych przypadkach!

Status  „Unieważniony” dotyczy wyłącznie rekordów błędnych, które nie stanowią podstawy uwierzytelniającej.

Domknięcie rekordu (wprowadzenie „dat do”) można  wykonać dla rekordów w statusie „Aktywny” za pomocą poniższych akcji:

  • Dla wzorów dokumentów i wzorów pieczęci, będzie to akcja „Zakończ” (Zakończenie ważności wzoru – „data do”).
  • W przypadku ustania przypisania wzoru dokumentu lub pieczęci do jednostki, będzie to akcja „Edytuj jednostki” (Wprowadzenie „data do”).
  • Dla osób upoważnionych do podpisywania dokumentów będzie to „Edytuj funkcje” (Wprowadzenie „kadencja do”) oraz „Edytuj wzory podpisów” (Wprowadzenie „ważność do”).

Więcej o statusach i dostępnych dla nich akcjach przeczytasz tu.

Weryfikacja po stronie NAWA

Weryfikacja ważności dokumentu za pomocą informacji dostępnych w module wymaga od NAWA wskazania rodzaju dokumentu i instytucji, która go wydała. NAWA ma dostęp do wszystkich rekordów bez względu na ich status.

W odszukanym rekordzie rodzaju dokumentu danej jednostki znajdują się:

  • pliki graficzne reprezentujące wzór dokumentu,
  • wzory pieczęci skojarzone z daną jednostką,
  • wzory podpisów (pieczęci i paraf) osób upoważnionych do podpisywania dokumentów we wskazanej jednostce.

W widoku NAWA w odszukanym rekordzie nie znajdują się elementy przypisane do innych jednostek niż wskazana podczas wyszukiwania.

Aby ułatwić proces weryfikacji, NAWA rekomenduje by elementy wprowadzane do modułu przypisywać do jednostek zgodnie z poniższymi zasadami:

  • Jednostka główna dla dokumentów podpisywanych przez Rektora.
  • Jednostka główna oraz dodatkowo jednostka podrzędna dla dokumentów podpisywanych przez Dziekana, Prodziekana itp. (o ile uczelnia posługuje się w POL-on jednostkami podrzędnymi).

Jeśli dokument jest podpisywany przez Rektora lub inną osobę upoważnioną przepisami prawnymi do jego podpisywania, należy go powiązać zarówno z jednostką główną, jak i jednostkami podrzędnymi. Analogicznie należy postąpić w przypadku wzoru pieczęci znajdującego się na tym dokumencie.