Przy opracowywaniu informacji w tym zakresie należy pamiętać, że zespół oceniający dokonuje ewaluacji z uwzględnieniem następujących kryteriów szczegółowych ewaluacji wskazanych w § 2 pkt 4 rozporządzenia:
- jakość i dostępność informacji oraz aktów prawa wewnętrznego, dotyczących funkcjonowania szkoły doktorskiej,
- dostępność, jednoznaczność i otwarty charakter zasad rekrutacji do szkoły doktorskiej oraz terminowość publikacji tych zasad,
- sposób przeprowadzania konkursu, o którym mowa w art. 200 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce,
- sposób uwzględniania podczas rekrutacji potrzeb osób z niepełnosprawnościami,
- sposób weryfikacji predyspozycji kandydatów do szkoły doktorskiej do prowadzenia działalności naukowej,
- rzetelność działań podejmowanych przez podmiot w celu doskonalenia procesu rekrutacji.
Podmiot powinien zwięźle scharakteryzować – skupiając się na aspekcie jakościowym – poszczególne elementy składające się na proces rekrutacji doktorantów do szkoły doktorskiej.
Omówienia wymaga kwestia opracowanych w podmiocie zasad rekrutacji do szkoły doktorskiej, w tym rozwiązań dotyczących rekrutacji kandydatów, których stypendia finansowane są ze źródeł zewnętrznych (np. agencji badawczych). Dodatkowo należy opisać w jaki sposób podmiot zapewnia warunki uczciwej konkurencji i równego traktowania kandydatom do SD, w tym kandydatom z innych podmiotów krajowych i zagranicznych, a także osobom z niepełnosprawnościami.
Objaśniony powinien zostać również m.in. przyjęty przez podmiot sposób weryfikacji predyspozycji kandydatów do szkoły doktorskiej do prowadzenia działalności naukowej.
W tej części raportu wskazane jest również opisanie, jak podmiot prezentuje szkołę doktorską, tzn. jakimi kanałami oraz do jakich informacji mają dostęp potencjalni zainteresowani podjęciem kształcenia w szkole doktorskiej. Istotne jest, jak podmiot komunikuje ofertę szkoły doktorskiej, również pod kątem jakości informacji oraz sposobów jej rozpowszechniania.
Elementem wymagającym przedstawienia w raporcie jest ponadto skład komisji rekrutacyjnych oraz uzasadnienie tego doboru w kontekście gwarancji zapewnienia wysokiego standardu rekrutacji. Składy komisji powinny zostać załączone w przewidzianym do tego miejscu raportu, w formie odpowiednio opisanych plików pdf. Zaznacza się konieczność załączenia plików w obu wersjach językowych (polskiej i angielskiej).
Podmiot powinien także omówić szczegółowo proces rekrutacji do szkoły doktorskiej, zarówno w aspekcie formalnym, merytorycznym, jak i pod kątem sprawności organizacyjnej. Omówienie powinno obejmować również sposób komunikacji wyników rekrutacji do szkoły doktorskiej, prezentować przyczyny i skalę odwołań oraz odniesienie się podmiotu do ich zasadności. Wskazane jest ponadto dokonanie podsumowania i porównania procesów rekrutacji na przestrzeni lat objętych ewaluacją, które powinno obejmować informację o skali zainteresowania podjęciem kształcenia w szkole doktorskiej, omówienie poziomu reprezentowanego przez kandydatów oraz ogólną ocenę pomyślności rekrutacji.
Niezbędnym elementem raportu jest wskazanie, czy podmiot dokonuje identyfikacji elementów całego procesu rekrutacji wymagających poprawy lub modyfikacji oraz w jakim zakresie wdraża rozwiązania doskonalące ten proces.
Informacje przedstawiane przez podmiot mogą zostać poparte danymi liczbowymi oraz odpowiednim komentarzem. Podmiot może przedstawić również inne istotne jego zdaniem informacje na potrzeby oceny procesu rekrutacji.
Zaprezentowane omówienie powinno kończyć się samooceną.
Zasady rekrutacji oraz regulamin szkoły doktorskiej powinny zostać załączone w przewidzianym do tego miejscu, w formie odpowiednio opisanych plików w formacie pdf. Zaznacza się konieczność załączenia plików w obu wersjach językowych (polskiej i angielskiej).