Role do modułu

  • INST_PR_SPR – umożliwia uzupełnienie, edycję, zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania.
  • INST_PR_SPR_PODGLAD – umożliwia dostęp do sprawozdania podmiotu w trybie odczytu (nie pozwala na edycję danych).

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania

  • uczelnie publiczne podlegające pod MNiSW,
  • uczelnie kościelne podlegające pod MNiSW,
  • uczelnie niepubliczne.

Tylko powyższe podmioty widzą w systemie kafel „Informacja o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych” i mają dostęp do formularza.

Ponadto instytucja ma dostęp do sprawozdania tylko wówczas, jeżeli:

  • data utworzenia tej instytucji jest wcześniejsza niż 31 grudnia roku sprawozdawczego oraz
  • data zakończenia działalności instytucji (likwidacji lub przekształcenia) jest pusta (instytucja cały czas działa) lub późniejsza niż 31 grudnia roku sprawozdawczego.

Podstawa prawna

Zgodnie z art. 427 ust. 1 ustawy 2.0 Minister może żądać informacji i wyjaśnień od podmiotów, o których mowa w art. 426 ust. 1, a także dokonywać kontroli ich działalności w zakresie określonym w tym przepisie. Minister może żądać informacji i wyjaśnień również od założyciela.

Formularz jest dostępny w wersji webowej, czyli wypełniamy go bezpośrednio w systemie (a nie załączamy w postaci zewnętrznych plików).

Termin złożenia sprawozdania

Sprawozdanie za dany rok należy złożyć do 31 stycznia roku kolejnego.

Proces składania sprawozdania i statusy

Proces składania sprawozdania oraz towarzyszące mu statusy są analogiczne do składania pozostałych sprawozdań w Bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.

Aktualny status widać zawsze:

  • na kaflu, „Informacja o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych”,
  • obok nagłówka strony „Informacja o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych”

– w postaci ikony. Po najechaniu na nią kursorem pojawia się dodatkowo tooltip z opisem.

1. Udostępnienie formularza

Aby złożyć formularz, wejdź do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych. Wybierz kafel „Informacja o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych”.

Po udostępnieniu formularza za dany rok w systemie POL-on, staje się on widoczny dla instytucji zobowiązanych do jego złożenia.

Od tej chwili sprawozdanie ma status „Udostępnione”. 

W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Uzupełnij”. Formularz otworzy się w trybie edycji. Wprowadź dane za sprawozdawany rok.

Dane w formularzu powinny przedstawiać stan na dzień 31 grudnia roku sprawozdawczego.

Formularz jest podzielony na miesiące od stycznia do grudnia. Dla każdego miesiąca należy wprowadzić przeciętne miesięczne zatrudnienie osób niepełnosprawnych w przeliczeniu na pełne etaty z dwoma miejscami po przecinku, zgodnie z informacją przekazywaną przez uczelnię do PFRON na formularzach DEK-I-B lub INF-1.

Nie zostawiaj pustego pola przy żadnym miesiącu. Uniemożliwia to zapisanie formularza. Jeżeli w danym miesiącu nie masz danych do zaraportowania, wprowadź wartość „0”. 

Po uzupełnieniu danych dla każdego miesiąca kliknij w przycisk „Zapisz”.

2. Edycja

Po wprowadzeniu i zapisaniu danych w formularzu, zmienia on status na „Edycja”. 

Na tym etapie możesz poprawić wprowadzone dane klikając w przycisk „Koryguj”. Spowoduje to ponowne otwarcie formularza do edycji. Po wprowadzeniu prawidłowych danych ponownie kliknij w przycisk „Zapisz”.

Po zapisaniu wprowadzonych danych pojawi się przycisk „Pobierz sprawozdanie”. Pozwala on wygenerować wprowadzone do systemu dane w postaci pliku XLSX, w formacie uzgodnionym z ministerstwem.

3. Zatwierdzenie sprawozdania

Jeśli nie chcesz już nic zmieniać w formularzu, przejdź do etapu zatwierdzania sprawozdania. W tym celu wykonaj następujące kroki:

  • Uzupełnij dane osoby do kontaktu: wejdź w zakładkę „Podsumowanie”, kliknij w przycisk „Koryguj” i podaj dane osoby. Potwierdź przyciskiem „Zapisz”.

Uwaga! Jeśli nie podasz danych osoby do kontaktu i spróbujesz od razu zatwierdzić formularz, wyświetli się komunikat o błędzie.

  • Zatwierdź formularz: w zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Zatwierdź dane sprawozdania”.

Status zmieni się na „Zatwierdzony”.

W zakładce „Dane sprawozdania” zobaczysz informację na temat daty zatwierdzenia i użytkownika, który zatwierdził formularz.

Po zatwierdzeniu formularza nie ma możliwości jego edycji.

Nie jest to stan nieodwracalny. Na tym etapie możesz jeszcze powrócić do statusu „Edycja”, korzystając z przycisku „Cofnij zatwierdzenie”. Jest to możliwe tak długo, dopóki nie wyślesz sprawozdania do MNiSW.

5. Wysłanie sprawozdania do ministerstwa

Zatwierdzony formularz należy wysłać do MNiSW za pośrednictwem systemu POL-on. W tym celu wykonaj następujące kroki:

  • Pobierz oświadczenie o zgodności danych zawartych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym. Po zatwierdzeniu sprawozdania, w zakładce „Dane sprawozdania”, w sekcji „Do pobrania” pojawił się przycisk, który umożliwia pobranie oświadczenia.

Pobrane oświadczenie powinno zostać wydrukowane, wypełnione i podpisane przez uprawnioną osobę w twojej instytucji (rektora), a następnie zeskanowane i zapisane w formacie pliku pdf.

  • Wyślij sprawozdanie. W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Wyślij sprawozdanie”. W następnym kroku załącz podpisany i zeskanowany plik z oświadczeniem o zgodności danych (koniecznie w formacie pdf!). Możesz załączyć również  inne pliki, jeśli takie posiadasz i są niezbędne do realizacji obowiązku sprawozdawczego oraz dopisać komentarz w przeznaczonym do tego polu.

Jeżeli nie pobrałeś oświadczenia o zgodności danych wcześniej, możesz to zrobić na tym etapie, klikając w komendę „pobierz oświadczenie” obok przycisku „Załącz”.

Dodatkowe pliki mogą mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip.

Uwaga! Jeśli masz do wysłania więcej niż jeden dodatkowy plik, wówczas powinieneś go spakować do formatu zip (plik z oświadczeniem zawsze jest wysyłany oddzielnie i nie należy go pakować do zipa).

Całość zatwierdź przyciskiem „Wyślij sprawozdanie”.

Po tej operacji, status sprawozdania zmieni się na „Wysłany”.

W zakładce „Komentarze” możesz podejrzeć dodane przez siebie uwagi oraz pobrać załączone pliki.

Teraz czekaj na akcję ze strony ministerstwa.

6. Weryfikacja sprawozdania przez ministerstwo

W wyniku poprzedniego kroku, dane z formularza zostają udostępnione ministerstwu. MNiSW zapoznaje się z otrzymanymi danymi i przeprowadza ich weryfikację. W jej wyniku MNiSW może wykonać jedną z dwóch czynności:

  • odesłać sprawozdanie z powrotem do korekty;
  • zaakceptować sprawozdanie (od razu albo po powrocie z korekty).
7. Sprawozdanie odesłane do korekty

Jeśli w wyniku weryfikacji MNiSW odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmienia się na „Zwrócony do korekty”.

W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Odblokowana zostaje możliwość edycji danych sprawozdania po twojej stronie. Wprowadź stosowane zmiany do sprawozdania, zgodnie z otrzymanymi uwagami. W tym celu skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”.

8. Wysłanie sprawozdania do ministerstwa po korekcie

Ponownie zatwierdź i wyślij poprawiony formularz do MNiSW, korzystając z przycisku „Wyślij ponownie”. Spowoduje to zablokowanie danych sprawozdania do edycji. Odsyłając sprawozdanie po korekcie, ponownie masz możliwość dodania komentarza i/lub pliku pdf.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, rektor powinien ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu).

Ponowne wysłanie sprawozdania do MNiSW powoduje zmianę statusu na „Odesłany po korekcie”.

9. Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Po otrzymaniu od ciebie prawidłowego sprawozdania – od razu albo po korekcie – jeśli MNiSW nie ma zastrzeżeń do przekazanych danych, akceptuje sprawozdanie.

Status sprawozdania zmienia się na „Zaakceptowany”.