Przy opracowywaniu informacji w tym zakresie należy pamiętać, że zespół oceniający dokonuje ewaluacji z uwzględnieniem następujących kryteriów szczegółowych ewaluacji wskazanych w § 2 pkt 6 rozporządzenia:
- dobór kryteriów i obiektywne zasady przeprowadzania tej oceny, a także dostępność oraz jednoznaczność tych kryteriów i zasad,
- skład i kompetencje komisji przeprowadzającej tę ocenę,
- terminowość i sposób przeprowadzania tej oceny,
- rzetelność działań podejmowanych przez podmiot w celu doskonalenia procesu przeprowadzania tej oceny.
Podmiot powinien kompleksowo zaprezentować funkcjonujący w szkole doktorskiej system oceny śródokresowej doktorantów. Na wstępie należy opisać, czym jest dla podmiotu instrument oceny śródokresowej oraz ogólnie przedstawić jakie są zasady, kryteria oraz procedury tej oceny. Wskazać należy również kiedy, w jakim zakresie, i w jaki sposób udostępnia się powyższe informacje doktorantom i innym zainteresowanym.
W raporcie należy opisać i uzasadnić sposób powoływania członków komisji, wskazując m.in. na liczebność komisji i zasady doboru składu (w tym zwłaszcza na obecność osób spoza podmiotu prowadzącego SD), a także na sposób weryfikacji przez podmiot kompetencji osób zasiadających w komisjach.
Kolejnym aspektem procesu oceny śródokresowej jest terminowość przeprowadzania ocen. W raporcie należy wskazać, czy wszystkie oceny zostały przeprowadzone w terminie określonym ustawą, a w przypadku zaistniałych odstępstw przedłożyć wyjaśnienie. Opisać należy również sposób, w jaki podmiot stara się zapewnić przejrzystość, bezstronność oraz rzeczowość przeprowadzania oceny śródokresowej.
Omówienia wymaga sposób informowania o wynikach oceny śródokresowej (w tym objaśnienie, w jaki sposób podmiot wypełnia przepis art. 202 ust. 3 zdanie drugie ustawy, wskazujący na jawność wyniku oceny śródokresowej wraz z uzasadnieniem), a także sposób postępowania w przypadku otrzymania zastrzeżeń do wyników tej oceny. Komentarza wymaga skala odwołań oraz ich zasadność. Wskazane jest również dokonanie podsumowania i porównania procesów oceny śródokresowej na przestrzeni lat objętych ewaluacją, które powinno obejmować omówienie stwierdzonego poziomu zaawansowania realizacji przez doktorantów indywidualnych planów badawczych oraz ogólną ocenę pomyślności pierwszej połowy procesu kształcenia, a także prognozowaną na tej podstawie efektywność kształcenia.
Niezbędnym elementem raportu jest wskazanie, w jaki sposób podmiot dokonuje identyfikacji elementów procesu oceny śródokresowej pozostających na niewystarczającym poziomie i czy wdraża – a jeśli tak, to jakie – rozwiązania doskonalące ten proces.
Informacje przedstawiane przez podmiot powinny zostać poparte danymi liczbowymi oraz odpowiednim komentarzem (np. dotyczącymi wyników oceny śródokresowej, czy zastrzeżeń do wyników tej oceny). Podmiot może przedstawić również inne istotne jego zdaniem informacje na potrzeby oceny rzetelności przeprowadzenia oceny śródokresowej.
Zaprezentowane omówienie powinno kończyć się samooceną.
Opracowane w podmiocie na potrzeby oceny śródokresowej akty prawa wewnętrznego (np. zasady oraz kryteria oceny) powinny zostać załączone w przewidzianym do tego miejscu, w formie odpowiednio opisanych plików w formacie pdf. Zaznacza się konieczność załączenia plików w obu wersjach językowych (polskiej i angielskiej).