W tym artykule dowiesz się w jaki sposób rejestruje się informacje o dyscyplinie, w której doktorant przygotowuje rozprawę doktorską oraz jak odzwierciedlić informacje o jego promotorze.

Aby uzupełnić informacje o dyscyplinie, w której przygotowywana jest rozprawa doktorska lub promotorze wybierz moduł Osoby ubiegające się o stopień doktora. Odnajdź rekord doktoranta za pomocą filtrów zestawiania [1] i przejdź do szczegółów [2]. W rekordzie doktoranta wybierz zakładkę „Rozprawa doktorska” [3].

Informacje o dyscyplinie, w której przygotowywana jest rozprawa i dane promotora uzupełnij dla wszystkich osób rejestrowanych w module zgodnie z terminami wskazanymi w przepisach (§ 11 ust. 1 rozporządzenia ws. POL-on).
Możesz je wprowadzić niezależnie – gdy otrzymasz daną informację.
Doktoranci w trybie kształcenie doktorantów
– Promotor powinien zostać wyznaczony do 3 miesięcy od dnia podjęcia kształcenia w szkole doktorskiej.
– Dyscyplina, w której przygotowywana jest rozprawa doktorska jest wskazywana w indywidualnym planie badawczym. Doktorant składa go do 12 miesięcy od dnia rozpoczęcia kształcenia.
Doktoranci w trybie studia doktoranckie i eksternistyczny
Informacje o promotorze i dyscyplinie, w której przygotowywana jest rozprawa znane są w momencie złożenia wniosku o wyznaczenie promotora lub wniosku o nadanie stopnia doktora w trybie eksternistycznym.

Dyscyplina, w której przygotowywana jest rozprawa doktorska

Aby wprowadzić informacje o dyscyplinie kliknij w przycisk „+ Dodaj dyscyplinę” [1]. Uzupełnij formularz od lewej do prawej. Wybierz z menu dziedzinę [2] i dyscyplinę [3]. Do wyboru będziesz miał tylko te dziedziny i dyscypliny, w których twoja instytucja posiada uprawnienia do nadawania stopnia co najmniej doktora. Wprowadź datę od kiedy rozprawa jest przygotowywana w danej dyscyplinie [4].

„Data do” jest wprowadzana tylko w przypadku zmiany dyscypliny. W innych przypadkach pozostaje pusta. Zapisz informację znacznikiem po prawej stronie [5].

Dodaną dyscyplinę możesz:

  • Edytować/korygować (ikona ołówka),
  • Usunąć (ikona śmietnika)

Zmiana dyscypliny

Daty obowiązywania dyscypliny są odwzorowanie rzeczywistych zmian w zakresie dyscyplin rozprawy. System zweryfikuje czy na dzień przeprowadzenia oceny śródokresowej wprowadzono członka komisji, który spełnia wymogi określone w ustawie. Data od kiedy obowiązuje dana dyscyplina jest wartością wymaganą, wprowadzoną w lutym 2022 r. Nie ma konieczności uzupełniania tych dat wstecz, jeśli w zakresie wskazanych dyscyplin nie zachodziła żadna zmiana.

Jeśli w wyniku oceny śródokresowej zapadnie decyzja, że należy zmienić dyscyplinę lub dodać inną dyscyplinę wówczas należy uwzględnić tę zmianę w formularzu.

Jeśli dyscyplina ulega zmianie użyj ikony ołówka przy dotychczasowej dyscyplinie [1], dodaj „datę do” [2] i zapisz zmiany znacznikiem zapisu [3]. Następnie dodaj nową dyscyplinę [4] (przycisk „+ Dodaj dyscyplinę”) zgodnie z procesem opisanym powyżej. Do nowej dyscypliny nie ma potrzeby dodawania daty do.

Promotor

W POL-onie rejestrujemy tylko promotora głównego (lub promotorów głównych). Nie rejestrujemy promotora pomocniczego.

Kliknij w przycisk „+ Dodaj promotora” [1].

Jeśli promotor jest zatrudniony w twojej instytucji,  skorzystaj z opcji „Wyszukaj osobę wpisując PESEL lub nr dokumentu tożsamości”. Wpisz dane identyfikujące osobę w systemie [2]. System wyświetli ci propozycję konkretnej osoby. Kliknij w podpowiedź [3], a następnie w przycisk „Wybierz” [4]. Formatka uzupełni się jej danymi osobowymi i informacją o miejscu zatrudnienia. Uzupełnij brakujące informacje. Wskaż od kiedy promotor pełni swoją funkcję („Data rozpoczęcia”) [5]. Możesz wybrać datę z kalendarza lub wpisać ją ręcznie. Zapisz dane [6].

Jeżeli promotor nie jest zatrudniony w twojej instytucji, uzupełnij wszystkie obowiązkowe pola.

  • Wskaż Obywatel Polski czy Cudzoziemiec [1],
  • Wprowadź imię i nazwisko [2],
  • Numer PESEL (jeśli posiada) lub rodzaj, numer i kraj wydania dokumentu tożsamości (gdy nie posiada PESELa) [3],
  • wybierz Stopień/tytuł naukowy [4].

W przypadku cudzoziemca pole Stopień/tytuł nie jest wymagane, ponieważ może się zdarzyć, że osoba nie posiada powyższych stopni ani tytułu (Art. 190 ust 5 ustawy p.s.w.n.).

W polu „Data rozpoczęcia” podaj datę wyznaczenia osoby na promotora. Możesz ją wybrać z kalendarza lub wpisać ręcznie [5].

W sekcji „Miejsce zatrudnienia” wskaż, czy promotor jest zatrudniony w instytucji „z systemu POL-on” (polski System Szkolnictwa Wyższego i Nauki, podmioty sprawozdające do POL-on) czy „spoza systemu”.

Miejsce zatrudnienia z systemu POL-on

Jeśli promotor jest zatrudniony w pomiocie, który raportuje do POL-onu (w uczelni publicznej lub niepublicznej, w instytucie PAN, instytucie badawczym lub instytucie Sieci Łukasiewicz), wskaż „z systemu POL-on” [1] i wprowadź nazwę miejsca [2]. System podpowie ci nazwę po wprowadzeniu pierwszych liter instytucji. Zapisz formularz [3].

Miejsce zatrudnienia spoza systemu POL-on

Jeśli promotor jest zatrudniony w podmiocie, który nie raportuje do POL-onu (np. uczelnia zagraniczna), wskaż „spoza systemu” [1] i wprowadź nazwę miejsca zatrudnienia za pomocą klawiatury [2]. Zapisz formularz [3].

Po zapisie możesz:

  • Edytować/korygować informacje (ikona ołówka),
  • Zakończyć pełnienie funkcji (ikona X w kółku),
  • Usunąć promotora (ikona śmietnika).

Jeśli kandydat na doktora ma więcej niż jednego promotora, ponownie skorzystaj z przycisku „+ Dodaj promotora” i powtórz powyższy proces.

Zmiana promotora

Może się zdarzyć, że kandydat na doktora zmienia promotora rozprawy doktorskiej. W takim przypadku przy dotychczasowym promotorze dodaj datę zakończenia pełnienia funkcji. Aby zakończyć pełnienie funkcji użyj ikony zakończenia (X w kółku) [1]. Wprowadź datę do [2]. Możesz wybrać datę z kalendarza lub wpisać ją ręcznie. Zapisz zmiany znacznikiem zapisu z prawej strony [3].

Użyj przycisku „+ Dodaj promotora” [4] wprowadź dane nowego promotora.

Jeśli nie dojdzie do zmiany promotora, nie musisz uzupełniać daty zakończenia pełnienia funkcji (nawet po obronie rozprawy doktorskiej).

Usuwanie informacji o rozprawie doktorskiej

Jeśli chcesz wyczyścić wszystkie dane z zakładki „Rozprawa doktorska” skorzystaj z przycisku „Usuń dane rozprawy” [1]. Ponieważ usunięcie danych rozprawy doktorskiej jest czynnością nieodwracalną musisz potwierdzić usuniecie [2].

Jeśli ze względu na pomyłkę chcesz usunąć wprowadzoną dyscyplinę lub wybranego promotora – nie usuwaj danych z całej zakładki, ale użyj ikony śmietnika przy właściwej pozycji.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 345 ust. 1 pkt 12, 17, art. 190 ust. 1, 4, 5, art. 201 ust. 2, art. 202 ust. 1, art. 204.
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U.2019 poz. 496) – z § 11 ust. 1.