Wstęp

Niniejszy materiał jest skierowany do użytkowników systemu POL-on będących pracownikami uczelni podległych Ministerstwu Obrony Narodowej.

Uczelnie i instytuty podlegające pod Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego lub pod inne resorty zobowiązane są do składania sprawozdań i raportów z wykorzystania środków finansowych, w tym raportów rocznych i końcowych dotyczących wykorzystania środków finansowych na inwestycje związane z kształceniem.

Raporty te są składane w systemie POL-on. Funkcjonalność dodawania i odczytu tych raportów jest realizowana za pośrednictwem systemu Helpdesk.

Poniżej zostały opisane zadania, które należy wykonać, aby poprawnie złożyć raport.

Podstawa prawna

Art. 350 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, Dz.U. z 2018 r. poz. 1668 z późn. zm. (dalej jako: PSWiN).
ust. 1. Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych obejmuje:
(…) 3) sprawozdania i raporty z wykorzystania środków finansowych, o których mowa w art. 365;
ust. 2. Dane, o których mowa w ust. 1, wprowadzają do Systemu POL-on rektorzy, rektorzy uczelni prowadzonych przez kościoły i inne związki wyznaniowe, otrzymujących subwencje, dotacje i inne środki z budżetu państwa, dyrektorzy instytutów PAN, dyrektorzy instytutów badawczych, dyrektorzy instytutów międzynarodowych, (…).
ust. 3. Dostęp do danych zawartych w bazie przysługuje:
1) ministrowi oraz ministrowi nadzorującemu podmiot, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1, 5 i 8; (…)
3) osobie kierującej podmiotem, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1, 2 i 4–8, oraz rektorowi uczelni prowadzonej przez kościół i inny związek wyznaniowy otrzymującej subwencje, dotacje i inne środki z budżetu państwa – w zakresie danych dotyczących tego podmiotu.

Art. 365. Środki finansowe na szkolnictwo wyższe i naukę przeznacza się na: (…)
4) inwestycje związane z:
a) kształceniem,
b) działalnością naukową (…).

Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on.
§ 16. 1. Rektor, rektor uczelni prowadzonej przez kościół lub inny związek wyznaniowy otrzymującej subwencje, dotacje i inne środki z budżetu państwa, dyrektor instytutu PAN, dyrektor instytutu badawczego, dyrektor instytutu międzynarodowego, prezes Polskiej Akademii Umiejętności i osoba kierująca innym podmiotem prowadzącym głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły posiadającym siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wprowadza do bazy dokumentów planistyczno-sprawozdawczych odpowiednio:
4) raporty z wykorzystania środków finansowych, o których mowa w art. 365 pkt 4 lit. a i b ustawy, w przypadku inwestycji, o których mowa w:
a) art. 373 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 3 pkt 1–3 ustawy, w terminie:
– do dnia 28 lutego roku następującego po roku, na który środki finansowe zostały przyznane, jako raport roczny,
– 60 dni od dnia, w którym została uregulowana ostatnia płatność związana z finansowaniem inwestycji, jako raport końcowy,
b) art. 373 ust. 1 pkt 3 oraz ust. 3 pkt 4 ustawy, w terminie:
– do dnia 31 marca roku następującego po roku, na który środki finansowe zostały przyznane, jako raport roczny,
– 90 dni od dnia, w którym została uregulowana ostatnia płatność związana z finansowaniem inwestycji, jako raport końcowy.

Wysyłanie raportów z wykorzystania środków finansowych na inwestycje związane z kształceniem

Gromadzenie raportów z wykorzystania środków finansowych na inwestycje związane z kształceniem w systemie POL-on odbywa się za pośrednictwem systemu Helpdesk. Jest on dostępny z poziomu POL-onu 2.0. po kliknięciu w przycisk „Zgłoś uwagę” w górnym panelu (jest to tzw. nowy Helpdesk, w odróżnieniu do starego systemu zgłoszeń, dostępnego z poziomu POL-onu 1).

Przy pierwszym użyciu nowego Helpdesku, system poprosi o zaakceptowanie regulaminu. Opcjonalnie możesz również nadać sobie hasło, jednak nie jest to konieczne do poprawnego działania systemu Helpdesk.

Automatycznie logowanie – jeśli jesteś zalogowany w innej aplikacji korzystającej z nowego Helpdesku, np. POL-on, zostaniesz automatycznie zalogowany do systemu Helpdesk.

Więcej na temat nowego Helpdesku przeczytasz tutaj.

Utworzenie nowego zgłoszenia zawierającego raport

Po przejściu do systemu Helpdesk wybierz opcję „Nowe zgłoszenie”, aby przesłać raport.

W tworzonym zgłoszeniu wskaż:

  • System: POL-on,
  • Charakter zgłoszenia: MERYTORYCZNE; po wybraniu tej opcji pojawią się obszary, do których można przypisać zgłoszenie,
  • Obszar: Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych – Raporty – inwestycje,
  • Instytucja nadzorująca: Ministerstwo Obrony Narodowej,
  • Profil użytkownika: Pracownik instytucji odpowiedzialny za ankiety i sprawozdania,
  • Identyfikator i nazwa instytucji pobiorą się automatycznie na podstawie kontekstu, w którym jesteś zalogowany (nie trzeba nic wpisywać),
  • Temat: wpisz nazwę raportu, który wysyłasz,
  • Opis: wpisz zakres danych zgodny z wytycznymi:
    • Rodzaj raportu – dopuszczalne wartości: roczny, końcowy,
    • Okres realizacji inwestycji,
    • Nazwa zadania,
    • Koszt ogółem,
  • Załącz plik: wgraj plik zawierający raport. Plik powinien być w formacie PDF,
  • Wyślij zgłoszenie: na koniec korzystając w przycisku „Wyślij zgłoszenie”, prześlij wypełniony formularz.

Wysłane raporty

Klikając w przycisk „Lista zgłoszeń” wyświetlisz wszystkie swoje zgłoszenia, w tym wysłane raporty. Aby ograniczyć listę wyłącznie do raportów, skorzystaj z filtrów znajdujących się po lewej stronie, wskazując w szczególności właściwy charakter i obszar zgłoszenia. Możesz też wyszukać zgłoszenie po jego numerze (w górnym panelu znajduje się wyszukiwarka).

W każdym momencie możesz utworzyć kolejne zgłoszenie, w celu przesłania nowego raportu.