Podstawy prawne

Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2018 r. poz. 1668 z późn. zm.)

Art. 342. 3.
System POL-on obejmuje następujące bazy danych:
2) wykaz studentów;

Art. 344. 1.
Wykaz studentów obejmuje:
1) imiona i nazwisko;
2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało;
3) obywatelstwo;
4) w przypadku cudzoziemców:
a) nazwę państwa urodzenia,
b) informacje o przyjęciu na studia i ich odbywaniu,
c) informacje o posiadaniu Karty Polaka;
5) rok urodzenia;
6) płeć;
7) miejsce zamieszkania przed rozpoczęciem studiów: wieś lub miasto;
8) liczbę punktów ECTS uzyskanych przez studenta na studiach na każdym kierunku, poziomie i profilu;
9) liczbę punktów ECTS, która w wyniku potwierdzenia efektów uczenia się została zaliczona studentowi do danego programu studiów na określonym kierunku, poziomie i profilu;
10) rodzaj przyznanych świadczeń, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1–4;
11) informację o przyznaniu stypendium ministra;
12) numer dyplomu ukończenia studiów na określonym kierunku, poziomie i profilu;
13) datę rozpoczęcia studiów, datę ich ukończenia i nazwę uzyskanego tytułu zawodowego albo datę skreślenia z listy studentów.

Art. 344. 5.
Wykaz nie obejmuje studentów uczelni wojskowych będących żołnierzami.

Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 12 września 2024 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 1403)

§ 3. ust. 1-3.

§ 10. ust. 1.

Role umożliwiające dostęp do modułu to:

  • INST_PR_WS – rejestracja, edycja, usuwanie danych
  • INST_PR_WS_PODGLAD – podgląd wszystkich danych – w tym danych identyfikacyjnych
  • INST_PR_WS_PODGLAD_BEZ_DANYCH_RESTRYKCYJNYCH – podgląd bez danych identyfikacyjnych (numerów PESEL i dokumentów tożsamości).

Role mogą być nadane na całość uczelni, jednostkę organizacyjną lub filię.

Aby wejść do modułu Studenci, po zalogowaniu do POL-onu kliknij w niebieską ikonę spisu treści w lewym górnym rogu ekranu. W menu bocznym, które się pojawi, wybierz pozycję „Studenci”. Kliknij w kafel „Wykaz studentów”.

Wykaz studentów jest dostępny w dwóch widokach: tabelarycznym lub listy. 

W widoku podstawowym – tabelarycznym zobaczysz: filtry i wyszukiwarkę (w lewej kolumnie) oraz rekordy zarejestrowanych studentów w postaci odrębnych wierszy tabeli.

Rejestrowanie nowego studenta​

W obydwu widokach, pod nazwą Wykazu, dostępny jest przycisk „+ Zarejestruj rozpoczęcie studiów”. Za jego pomocą przejdziesz do formularza dodawania nowego studenta do wykazu. ​

  • ​Z rejestracją nowego studenta posiadającego PESEL możesz zapoznać się tutaj.​
  • Z rejestracją nowego studenta nieposiadającego PESEL możesz zapoznać się tutaj.

UWAGA! Pliki importowe nadal są wczytywane w POL-on 1 w module Administracja (w wersji produkcyjnej i demonstracyjnej).

Sortowanie wyników​

Zarówno w widoku tabelarycznym, jak i widoku listy możesz posortować wyniki alfabetycznie, rosnąco lub malejąco. Dostępne jest sortowanie po imionach lub po nazwiskach. Domyślnie ustawione jest sortowanie po nazwiskach pracowników w kolejności rosnącej.

Rekordy i strony​

W górnej części wykazu znajduje się informacja, ile pozycji (rekordów) zawiera Wykaz studentów przy zadanych kryteriach wyszukiwania.​

Widoczna jest także informacja, ile rekordów jest wyświetlanych jednocześnie na stronie. Ustawienie to można zmienić klikając w skierowaną do dołu strzałkę i wybierając jedną z opcji na rozwijanej liście.​

Aby przejść do dalszych stron wykazu możesz:​

  • kliknąć w przycisk „Następna” lub​
  • wpisać numer interesującej Cię strony i nacisnąć „Enter”.

Wyszukiwanie i filtry​

Aby wyszukać konkretnych studentów, wpisz w pola wyszukiwarki odpowiednio nazwisko, imię lub PESEL albo numer dokumentu tożsamości. Możesz wypełnić niektóre albo wszystkie pola naraz.​

Aktualnie można filtrować Wykaz studentów z użyciem następujących kryteriów:​

  • Rok akademicki – możesz wskazać rok i semestr akademicki (zimowy, letni);​
  • Przebieg studiów – możesz wskazać datę rozpoczęcia, ukończenia lub skreślenia (od-do), semestr studiów, aktualny semestr studenta (tj. ostatni semestr, na który został przypisany), status studenta oraz informację czy realizuje kształcenie na studiach wspólnych (tak, nie).​
    • Status studenta obejmuje informacje: studia nadal trwają, studia ukończone, w procedurze skreślenia, skreślenie z listy studentów.​
  • Kierunek studiów – możesz wyszukać/przefiltrować studentów po atrybucie kierunku: profilu (ogólnoakademicki, praktyczny), po nazwie kierunku, kodzie uruchomienia (nowym lub starym tj. z POL-on 1), poziomie (pierwszy lub drugi stopień, jednolite magisterskie), formie (stacjonarne, niestacjonarne);​
  • Cudzoziemcy – możesz wyszukać/przefiltrować studentów cudzoziemców po gromadzonych dla nich danych tj.: obywatelstwie, informacji czy są cudzoziemcami (tak, nie), podstawie przyjęcia i kształcenia, podstawie zwolnienia z opłat (o ile student taką posiada);​
  • Poprawność danych – możesz wyszukać rekordy o stanie danych poprawnym lub niepoprawnym (wymagają sprawdzenia i uzupełnienia/poprawienia);​
  • Świadczenia – możesz wyszukać studenta po okresie kiedy otrzymywał świadczenie (od – do) i po rodzaju świadczenia.

Po zaznaczeniu wybranego filtra kliknij w przycisk „Szukaj”, aby wyświetlić listę studentów zaktualizowaną do wybranych przez ciebie kryteriów.

​Nawet po wciśnięciu przycisku „Szukaj” system zapamiętuje zadane kryteria wyszukiwania. Jeśli chcesz je zmienić, zawsze najpierw wyczyść aktualnie ustawione filtry. Zrobisz to klikając w komendę „Wyczyść” z prawej strony filtrów.​

Jeśli tego nie zrobisz, dodasz jedynie kolejne kryteria do już ustawionych kryteriów wyszukiwania. W rezultacie możesz nie otrzymać interesujących cię wyników.

Szybkie wyszukiwanie studenta​

Aby wyszukać studenta możesz skorzystać z filtrów zestawienia dostępnych po lewej stronie wykazu studentów lub skorzystać z kafla „Wyszukaj studenta”, który jest dostępny po kliknięciu w moduł Studenci po zalogowaniu do POL-onu.​

​

Wyszukiwanie studenta przy użyciu filtrów​

​Przykład 1. ​ Chcesz odnaleźć studenta przy użyciu danych identyfikacyjnych. Wpisz w filtry dane obowiązkowe, którymi student jest identyfikowany w systemie. Będą to:​

  • PESEL dla studentów krajowych​
  • Numer dokumentu dla cudzoziemców. ​

​W tym przypadku student ma nadany numer PESEL. Po wprowadzeniu go i kliknięciu w przycisk „Szukaj” system znalazł 1 pasujący rekord.

Przykład 2.​ Chcesz odnaleźć studentkę. Nie masz jej danych identyfikacyjnych, ale znasz jej nazwisko. Wprowadź je we właściwe pole w filtrach zestawienia i kliknij w przycisk „Szukaj”.​

​Uwaga! Nie zapomnij wcześniej wyczyścić filtra! Inaczej system uwzględni w wyszukiwaniu oba wprowadzone atrybuty.​

​System odnalazł dwie studentki o nazwisku „Testowa”.​

​W widoku tabelarycznym odnalezione rekordy widzisz jako osobne wiersze tabeli. Aby przejść do danych szczegółowych studentki, kliknij w aktywny link ukryty pod imieniem i nazwiskiem właściwego rekordu (Testowa Anna).

Nieco inaczej wygląda nawigacja w widoku listy.​

​Aby przejść do widoku listy, kliknij w menu w prawym górnym rogu ekranu i wybierz pozycję „lista”. ​

Dwa odnalezione rekordy widzisz w środkowym panelu (obok filtrów). Po prawej stronie od odnalezionych rekordów, znajdują się dane wskazanego rekordu (domyślnie jest to rekord znajdujący się na górze). Aby przejść do danych studentki kliknij w link aktywny ukryty pod imieniem i nazwiskiem wskazanego rekordu (Testowa Anna).

Funkcja „Wyszukaj studenta”

Funkcja „Wyszukaj studenta” jest dostępna po kliknięciu w moduł Studenci po zalogowaniu do POL-onu. Wymaga wprowadzenia numeru PESEL lub numeru dokumentu identyfikacyjnego studenta nieposiadającego numeru PESEL.​

Po wprowadzeniu numeru, system podpowiada dane osobowe studenta o wskazanym numerze. Kliknij w podpowiedź, a następnie zatwierdź przejście do danych szczegółowych studenta.

Nawigacja po rekordzie zarejestrowanego studenta

Jesteś w danych studenta. Domyślnie znajdujesz się w zakładce „O studencie” – „Dane aktualne”, w której znajdują się jego dane identyfikacyjne i osobowe.​

W zakładce „Historia zmian” są gromadzone informacje o nowych wersjach danych studenta.​

​Aby przejść do danych o studiach kliknij w „Podsumowanie przebiegu studiów”. Informacje szczegółowe o kierunku znajdziesz pod linkiem aktywnym ukrytym pod jego nazwą.

Nawigacja po informacjach o kierunku studiów​

​Jesteś w danych o studiach. Domyślnie znajdujesz się w zakładce „Kierunek studiów” – „Parametry kierunku”, w której znajdują informacje zaciągnięte z modułu Kierunki studiów.​

​W zakładce „Przebieg studiów” gromadzone są informacje o rozpoczęciu, skreśleniu, ukończeniu studiów, ostatnim zaraportowanym semestrze, a w przypadku cudzoziemców podstawie studiowania i kształcenia oraz podstawie zwolnienia z opłat.​

​Aby przejść do danych o studiach kliknij w zakładkę „Podsumowanie przebiegu studiów”. Aby zapoznać się z informacjami szczegółowymi kliknij w link aktywny ukryty pod nazwą kierunku.

W zakładce „Semestry” możesz dodać kolejny semestr. Szczegóły tego procesu zostały opisane tutaj.​

​W zakładce „Świadczenia” możesz dodać informacje o stypendiach lub zapomodze. Szczegóły tego procesu znajdziesz tutaj.

Inne przydatne wpisy:​