Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych (INST_FIN) może wypełnić i wysłać sprawozdanie z wykorzystania subwencji. 

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania 

• uczelnie publiczne (akademickie i zawodowe) nadzorowane przez: 

1. Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego, 
2. Ministra Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu, 
3. Ministra Infrastruktury, 
4. Ministra Obrony Narodowej, 
5. Ministra Sprawiedliwości, 
6. Ministra Zdrowia. 

• 6 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych, tj.: 

1. Akademia Katolicka w Warszawie,  
2. Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,  
3. Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,  
4. Prawosławne Seminarium Duchowne w Warszawie,  
5. Uniwersytet Ignatianum w Krakowie,  
6. Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie. 

• uczelnie niepubliczne
• instytuty naukowe PAN 
• instytuty badawcze 
• Polska Akademia Umiejętności 

Data utworzenia instytucji składającej sprawozdanie musi być wcześniejsza niż 31.12 roku sprawozdawczego a data zakończenia działalności instytucji (likwidacji lub przekształcenia) musi mieścić się w przedziale od 01.01. do 31.12. roku sprawozdawczego. 

Termin złożenia sprawozdania z wykorzystania subwencji (według stanu na dzień 31.12.2024 r.) upływa: 30 czerwca 2025 r. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu INST_FIN nadana na całość podmiotu. 

Uzupełnienie sprawozdania 

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3]. 

Jeśli twój podmiot nie składa sprawozdania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania [1], a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz” [2]. Status sprawozdania zmieni się na „Brak danych do zaraportowania”. 

Zaznaczenie checkboxa „Brak danych do sprawozdania” jest możliwe tylko dla sprawozdania w trybie edycji. Po zaznaczeniu checkboxa dane sprawozdania nie są widoczne dla pracownika ministerstwa. 
Jeśli wprowadzisz informacje do sprawozdania i następnie zaznaczysz checkbox „Brak danych do sprawozdania” utracisz wprowadzone informacje. System wyświetli o tym ostrzeżenie i poprosi o potwierdzenie. 

Jeśli twój podmiot należy do grupy podmiotów zobowiązanych do złożenia sprawozdania uzupełnij formularz. Przejedź w dół ekranu. 

Od roku sprawozdawczego 2024 sprawozdanie z wykorzystania subwencji składa się z dwóch działów: 

• Sprawozdanie z wykorzystania subwencji 
• Informacje uzupełniające do sprawozdania z wykorzystania subwencji 

Nowością w formularzu jest dział II z informacjami uzupełniającymi do sprawozdania, w którym należy wprowadzić środki subwencji przyznane we wskazanych okresach, zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów, przeznaczone na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie oraz prac rozwojowych.   

Przed wprowadzeniem wartości do formularza zapoznaj się z wytycznymi merytorycznymi! Link do objaśnień znajdziesz poniżej w części Wytyczne merytoryczne. Możesz też skorzystać z linku dostępnego na interfejsie nad formularzem sprawozdania [1]. 

Aby wyedytować sprawozdanie wybierz dział [2] (Sprawozdanie z wykorzystania subwencji lub Informacje uzupełniające do sprawozdania z wykorzystania subwencji ), a następnie kliknij w przycisk „Uzupełnij” [3].  

Wprowadź wartości w puste pola w formularzu wybranego działu [1] i zapisz je [2]. 

Wytyczne merytoryczne 

Tutaj możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi uzupełnienia sprawozdania. 

Wytyczne techniczne 

• W przypadku braku wartości do zaraportowania wpisz zero (0,0) przy właściwej pozycji.  
• Wprowadź liczby w tysiącach złotych z z jednym znakiem po przecinku. 
• Aby dodać nakład w części E sprawozdania z wykorzystania subwencji, kliknij w przycisk „Dodaj nakład” [1]. Podaj szczegóły środków oraz ich wartość [2]. Nie zapomnij zapisać formularza! Dodany nakład możesz usunąć za pomocą ikony śmietnika [3].

• Aby skorygować sprawozdanie po zapisie użyj przycisku „Koryguj”. Opcja korekty będzie dostępna do czasu wysłania sprawozdania.

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania 

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1]. 

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania. 

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie [2]. 

W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [3]. 

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojego podmiotu, a następnie użyj przycisku zapisu [4]. 

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.  

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2]. 

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3]. 

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie. 

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1]. 

Aby wysłać sprawozdanie musisz dołączyć do niego plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia).  

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [2]. 

Oświadczenie może być podpisane:  

• odręcznie 
• elektronicznie. 

Podpis odręczny 

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf. 

Podpis elektroniczny 

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf. 

Załącz oświadczenie do formularza [3]. 

Jeśli chcesz, możesz załączyć dodatkowe pliki lub dodać komentarz [4]. Po dołączeniu pliku/plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [5]. 

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [6]. 

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne). 

Korekta sprawozdania po odesłaniu przez MNiSW i ponowne wysłanie 

Jeśli ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmieni się na „Zwrócony do korekty”. W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Zapoznaj się z nimi i wprowadź zmiany do sprawozdania. Skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”. Następnie zapisz i wyślij sprawozdanie zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej. 

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić sprawozdanie, pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu). 

Ponowne wysłanie sprawozdania powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”. 

Zatwierdzenie sprawozdania 

Po otrzymaniu sprawozdania – od razu albo po korekcie – Ministerstwo zatwierdza sprawozdanie. Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo” 

Podstawy prawne: 
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 350 ust. 1 pkt 3. 
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 16 ust. 1. pkt 3, ust. 2-3.