Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych (INST_FIN) może wypełnić i wysłać sprawozdanie z wykorzystania ww. dotacji.
Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania
- uczelnie publiczne podlegające pod:
- Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego
- Ministerstwo Infrastruktury
- Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu
- Ministerstwo Obrony Narodowej
- Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji
- Ministerstwo Sprawiedliwości
- Ministerstwo Zdrowia
- 6 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych, tj.:
- Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,
- Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
- Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,
- Akademia Katolicka w Warszawie,
- Akademia Ignatianum w Krakowie,
- Prawosławne Seminarium Duchowne.
- uczelnie niepubliczne
Data utworzenia instytucji składającej sprawozdanie musi być wcześniejsza niż 31.12 roku sprawozdawczego a data zakończenia działalności instytucji (likwidacji lub przekształcenia) musi mieścić się w przedziale od 01.01. do 31.12. roku sprawozdawczego.
Termin złożenia sprawozdania z wykorzystania dotacji na zadania związane z zapewnieniem osobom niepełnosprawnym warunków do pełnego udziału w procesie rekrutacji lub prowadzeniu działalności naukowej upływa: 31 marca. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu INST_FIN nadana na całość uczelni.
Uzupełnienie sprawozdania
Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3].
aznaczenie checkboxa „Brak danych do sprawozdania” [1] jest możliwe tylko dla sprawozdania w trybie edycji, gdy formularz nie zawiera danych inicjalnych. Po zaznaczeniu checkboxa dane sprawozdania nie są widoczne dla pracownika ministerstwa.
Jeśli wprowadzisz informacje do sprawozdania i następnie zaznaczysz checkbox „Brak danych do sprawozdania” utracisz wprowadzone informacje. System wyświetli o tym ostrzeżenie i poprosi o potwierdzenie [2].
Jeśli twój podmiot należy do grupy uczelni zobowiązanych do złożenia sprawozdania uzupełnij formularz. Przejedź w dół ekranu i kliknij w przycisk „Uzupełnij” [1].
Przed wprowadzeniem wartości do formularza zapoznaj się z wytycznymi merytorycznymi. Link do objaśnień znajdziesz w tym wpisie poniżej. Możesz też skorzystać z linku dostępnego na interfejsie nad formularzem sprawozdania [2].
Wprowadź wartości w puste pola w formularzu [3] i zapisz wprowadzone informacje [4].
Formularz różni się w zależności od tego, czy uczelnia podlegała w roku sprawozdawczym przekształceniom, czy nie (formularz jest wyświetlany na podstawie informacji dotyczących przekształceń podmiotu, wprowadzonych do systemu POL-on w module Instytucje).
Jeśli twoja uczelnia jest uczelnią włączającą (w jej struktury w roku sprawozdawczym została włączona inna uczelnia lub uczelnie), to wypełnia formularz, w którym dodatkowo wykazuje dla każdej włączonej uczelni kwotę otrzymaną w związku z jej włączeniem. W formularzu generowane są odpowiednio dodatkowe wiersze z nazwą uczelni, której dotyczą.
W przypadku uczelni włączanej (takiej, która została włączona w struktury innej uczelni w trakcie roku sprawozdawczego) formularz zawiera dodatkowy wiersz na wykazanie wartości wykorzystanej dotacji do momentu przed włączeniem do innej uczelni.
Jeśli brakuje wiersza dla uczelni, która została włączona wówczas należy taką sytuację zgłosić do OPI PIB lub ministerstwa przed wypełnieniem sprawozdania.
Jeśli twoja uczelnia została włączona do innej uczelni lub zlikwidowana, towypełnia formularz, w którym wykazuje dodatkowo, ile z przyznanej dotacji zostało przekazane przez ministerstwo włączanej/zlikwidowanej uczelni w roku sprawozdawczym.
Wytyczne techniczne
- W formularzu znajdziesz wartości wgrane na podstawie danych przekazanych przez ministerstwo. Pozycji tych nie możesz edytować. Jeśli uznasz dane za błędne, skontaktuj się z ministerstwem za pośrednictwem Helpdesku OPI PIB, wybierając kategorię zgłoszenia merytorycznego.
- Pola na niebieskim tle zawierają wartości wyliczalne. Ich tez nie możesz edytować. Wyliczają się one automatycznie na podstawie wartości składowych (wprowadzanych w pola na białym tle).
- W przypadku braku wartości do zaraportowania wpisz zero (0,00) przy właściwej pozycji.
- Wprowadź liczby z precyzją do dwóch miejsc po przecinku.
Wytyczne merytoryczne
Tutaj możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi uzupełnienia sprawozdania.
Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania
Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1].
System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania.
Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie [2].
W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [3].
Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojej jednostki, a następnie użyj przycisku zapisu [4].
Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.
Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2].
Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3].
Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.
Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1].
Aby wysłać sprawozdanie musisz dołączyć do niego plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia).
Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [2].
Oświadczenie może być podpisane:
- odręcznie
- elektronicznie.
Podpis odręczny
Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf.
Podpis elektroniczny
Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf.
Załącz oświadczenie do formularza [3].
Jeśli chcesz, możesz załączyć dodatkowe pliki lub dodać komentarz [4]. Po dołączeniu pliku/plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [5].
Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [6].
Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne).
Korekta sprawozdania po odesłaniu przez MNiSW i ponowne wysłanie
Jeśli ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmieni się na „Zwrócony do korekty”. W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Zapoznaj się z nimi i wprowadź zmiany do sprawozdania. Skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”. Następnie zapisz i wyślij sprawozdanie zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej.
Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić oświadczenie, pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu).
Ponowne wysłanie sprawozdania powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”.
Zatwierdzenie sprawozdania
Po otrzymaniu sprawozdania – od razu albo po korekcie – Ministerstwo zatwierdza sprawozdanie. Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”
Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 350 ust. 1 pkt 3.
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 16 ust. 1. pkt 3, ust. 2-3.