Raporty z wykorzystania środków finansowych składane przez instytuty Sieci Badawczej Łukasiewicz

Raport z wykorzystania środków finansowych

Instytuty Sieci Łukasiewicz (dalej jako: instytuty SŁ) mają obowiązek złożenia rocznego raportu z wykorzystania środków finansowych, po zaopiniowaniu raportu przez prezesa, ministrowi w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on

Cały proces składania raportu odbywa się za pośrednictwem systemu POL-on.  Funkcjonalność została udostępniona w systemie w dniu 7 kwietnia 2021 r.  w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z dnia 22 grudnia 2020 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on

§ 1 ust. 10) w § 16 w ust. 1:
(…) „3a) raporty z wykorzystania środków finansowych, o których mowa w art. 365 pkt 2a, 2b i 4 lit. c i d ustawy, w terminie do dnia 30 kwietnia roku następującego po roku, na który środki finansowe zostały przyznane, jako raport roczny;”(…)

Art. 350 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, Dz.U. z 2018 r. poz. 1668 z późn. zm. (dalej jako: PSWiN).
ust. 1. Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych obejmuje:
(…) 3) sprawozdania i raporty z wykorzystania środków finansowych, o których mowa w art. 365;
ust. 2. Dane, o których mowa w ust. 1, wprowadzają do Systemu POL-on (…) Prezes Centrum Łukasiewicz, dyrektorzy instytutów Sieci Łukasiewicz (…). 
ust. 3. Dostęp do danych zawartych w bazie przysługuje:
1) ministrowi (…);
1a) ministrowi właściwemu do spraw gospodarki – w zakresie danych dotyczących Centrum Łukasiewicz i instytutów Sieci Łukasiewicz

Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie przyznawania i rozliczania środków finansowych na działalność bieżącą instytutów działających w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz z dnia 16 grudnia 2019 r. (Dz.U. z 2019 r. poz. 2442)

§ 10 ust. 1. Dyrektor instytutu Sieci, któremu zostały przyznane środki finansowe, po zaopiniowaniu raportu przez prezesa, składa go ministrowi w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on, w terminie określonym w przepisach wydanych na podstawie art. 353 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

Niezbędne role

• INST_FIN – rola niezbędna dla pracownika instytutu, który odpowiada za złożenie raportu do ministerstwa. Umożliwia: edycję raportu (wgranie pliku, zatwierdzenie, wysłanie) oraz jego podgląd.
• MIN_FIN – rola niezbędna dla pracownika Centrum Łukasiewicza, który odpowiada za  wypełnianie raportu.
• MIN_FIN_PODGLAD – rola podglądowa dla pracownika Centrum Łukasiewicza pozwala na odczyt wprowadzonego raportu przez pracownika z rolą edycyjną.

Role nadaje administrator POL-on w jednostce.

Ścieżka czynności

1. Wgranie raportu

Wejdź do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych i wybierz kafel „Raport z wykorzystania środków finansowych”.

Wejdziesz do szczegółowych danych raportu. Na początku raport ma status „Edycja”.

Jeżeli instytut nie ma danych do zaraportowania za ten rok sprawozdawczy, to nie wysyła pustego raportu. Należy wówczas zaznaczyć checkbox „Brak danych do sprawozdania”, co powoduje wypełnienie obowiązku sprawozdawczego przez taki instytut.

Jeśli twój instytut ma dane do zaraportowania, nie musisz pobierać żadnego szablonu. Od razu możesz przystąpić do importu przygotowanego wcześniej (poza systemem POL-on) pliku z raportem.

Kliknij w przycisk „Importuj sprawozdanie”.

Załącz plik z raportem z twojego komputera. Pamiętaj, że do wyboru są wyświetlane tylko pliki w formacie PDF.

Potwierdź przyciskiem „Zapisz”.

Plik zostanie zaimportowany. Możesz go następnie pobrać na własne potrzeby za pomocą przycisku „Pobierz sprawozdanie”. Będzie to niejako kopia raportu zaimportowanego do systemu. Jej pobranie nie ma wpływu na status raportu w systemie.

Możesz ponownie załączyć plik raportu do systemu – np. jeśli załączyłeś nie ten plik, co trzeba albo w późniejszym czasie zmieniłeś wartości w pliku źródłowym. W tym celu ponownie skorzystaj z przycisku „Importuj sprawozdanie”. 

2. Zatwierdzanie raportu

Najpierw uzupełnij dane osoby do kontaktu: wejdź w zakładkę „Podsumowanie”. Przewiń ekran w dół aż do przycisku „Koryguj”. Po kliknięciu w niego podaj dane osoby, z którą można się kontaktować w zakresie raportu i kliknij w przycisk „Zapisz”.

Teraz zatwierdź raport: w zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Zatwierdź dane sprawozdania”.

W tym momencie status raportu zmienia się na „Zatwierdzony”. Po zatwierdzeniu zostaje zablokowana możliwość importu kolejnego pliku. Nie jest to stan nieodwracalny. Na tym etapie możesz jeszcze powrócić do statusu „Edycja”, korzystając z przycisku „Cofnij zatwierdzenie”. Jest to możliwe tak długo, dopóki nie wyślesz raportu z wykorzystania środków finansowych do ministerstwa.

3. Wysłanie raportu do Ministerstwa

Wysyłając raport musisz do niego dołączyć:

• oświadczenie o zgodności danych zawartych w raporcie ze stanem faktycznym. Możesz pobrać je zanim przystąpisz do wysyłki raportu do ministerstwa albo zrobić to w chwili wysyłki.

Jeśli chcesz najpierw pobrać oświadczenie, kliknij w przycisk „Pobierz oświadczenie o zgodności danych” dostępny w zakładce „Dane sprawozdania”. Przycisk ten pojawia się w systemie dopiero po zatwierdzeniu raportu. Pobrane oświadczenie powinno zostać wydrukowane, wypełnione i podpisane przez dyrektora instytutu SŁ, a następnie zeskanowane i zapisane w formacie pliku PDF,

• opinię Prezesa CŁ,  sporządzoną poza systemem POL-on, jako plik w formacie PDF,
• ewentualne pisma lub wyjaśnienia jeśli takie posiadasz, spakowane wraz z opinią Prezesa CŁ jako 1 plik ZIP.

W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Wyślij sprawozdanie”.

W następnym kroku załącz podpisany i zeskanowany plik z oświadczeniem o zgodności danych (koniecznie w formacie PDF!).

Jeżeli nie pobrałeś oświadczenia o zgodności danych wcześniej, możesz to zrobić na tym etapie, klikając w komendę „pobierz oświadczenie”.

Możesz załączyć dodatkowy plik lub pliki, jeśli takie posiadasz. Zostaną one wysłane do ministerstwa razem z raportem. Dodatkowe pliki mogą mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip.

W polu „Komentarz” możesz wpisać dodatkowe uwagi. Zostaną one przesłane do ministerstwa razem z raportem.

Całość zatwierdź przyciskiem „Wyślij sprawozdanie”. Po tej operacji status raportu zmieni się na „Wysłany”.

Teraz czekaj na akcję ze strony MEiN.

4. Weryfikacja raportu przez Ministerstwo

W wyniku poprzedniego kroku, dane raportu zostają udostępnione ministerstwu, które zapoznaje się z otrzymanymi danymi i przeprowadza ich weryfikację. W jej wyniku może wykonać jedną z dwóch czynności:

• odesłać raport z powrotem do korekty (pkt 5);
• zaakceptować raport – od razu (w tym wypadku przejdź do pkt 7) albo po powrocie z korekty.

5. Zwrócenie raportu do korekty przez ministerstwo*

Nie jest to etap konieczny (dlatego został oznaczony gwiazdką). Jeśli po dokonaniu weryfikacji raportu ministerstwo nie ma uwag, może je od razu zaakceptować (zob. pkt 7).

Jeśli ministerstwo ma uwagi do raportu, odsyła je do instytuty SŁ za pośrednictwem systemu POL-on w celu korekty.

Sprawdzaj w systemie, czy zmienił się status raportu. Jeśli ministerstwo odeśle raport do korekty, status raportu zmieni się na „Zwrócony do korekty”.

W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo (wyświetlają się tam również twoje komentarze do wysłanego raportu, jeśli je dodałeś).

Odblokowana zostaje możliwość edycji raportu po twojej stronie. W pliku źródłowym z raportem – już poza systemem POL-on – wprowadź stosowne zmiany do raportu, zgodnie z otrzymanymi uwagami i zapisz plik w formacie PDF.

Następnie ponownie zaimportuj poprawiony plik do systemu. System uprzedzi cię w oknie dialogowym, że ponowny import spowoduje zastąpienie starego pliku nowym. Potwierdź przyciskiem „Kontynuuj”. Załącz plik i potwierdź przyciskiem „Zapisz”.

Nowo zaimportowany plik zastąpił dotychczasowy.

6. Odesłanie raportu po korekcie do Ministerstwa*

Nie jest to etap konieczny – występuje tylko w razie zwrócenia raportu do korekty (dlatego jest oznaczony gwiazdką).

Aby odesłać poprawiony raport ponownie do ministerstwa, wykonaj analogiczne czynności do tych opisanych w pkt 2. oraz pkt 3.: zatwierdź i wyślij nowy plik z raportem.

Odsyłając raport po korekcie, masz możliwość dodania komentarza i/lub dodatkowego pliku PDF.

Ponowne wysłanie raportu do ministerstwa powoduje zmianę statusu na „Odesłany po korekcie”.

7. Zaakceptowanie raportu przez Ministerstwo

Po otrzymaniu prawidłowego raportu – od razu albo po korekcie – ministerstwo zatwierdza raport.

Status raportu zmienia się na „Zaakceptowany”.