Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych może wysłać plan finansowy Centrum Łukasiewicz i instytutów Sieci Łukasiewicz.
Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje:
- Uzupełnienie sprawozdania (importowanie pliku PDF oraz uzupełnienie danych osoby do kontaktu)
- Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania do ministerstwa
- Weryfikację sprawozdania przez ministerstwo
Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:
- Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie
- Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo
Termin złożenia planu finansowego Centrum Łukasiewicz/instytutu Sieci Łukasiewicz (według stanu na dzień 31.12) upływa: 30 czerwca. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu CL_FIN/INST_FIN nadana na całość podmiotu.
Uzupełnienie sprawozdania
Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3].
Jeśli twój podmiot nie składa sprawozdania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania [1], a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz” [2]. Status sprawozdania zmieni się na „Brak danych do zaraportowania”.
Jeśli twój podmiot składa sprawozdanie użyj przycisku „Importuj sprawozdanie” [1], załącz właściwy plik z komputera.
Plan finansowy musi być dodany wyłącznie w formacie pliku PDF – w jednym pliku per rok. System nie umożliwia wgrania pliku w innym formacie niż PDF.
Jeśli w wybranym katalogu nie widzisz danych, oznacza to, że plik ze sprawozdaniem został zapisany w innym miejscu lub innym formacie niż PDF.
W zakładce „Błędy walidacji” możesz pobrać i zapoznać się ze zbiorczym raportem błędów walidacji.
Poprawione sprawozdanie możesz ponownie importować za pomocą przycisku „Importuj sprawozdanie”. Nowe sprawozdanie zastąpi dotychczasowe.
Potwierdź [2], gdy system poinformuje cię, że wcześniejsze dane zostaną nadpisane.
Taka sama ścieżka czynności obowiązuje, jeśli chcesz zamienić lub uzupełnić plik. Wgrywanie kolejnych wersji pliku możliwe jest do momentu zatwierdzenia sprawozdania.
Zaimportowane sprawozdanie możesz pobrać [3].
Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania
Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1].
System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania [2].
Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie. W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [3].
Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojego podmiotu, a następnie użyj przycisku zapisu [4].
Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.
Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2].
Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3].
Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.
Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1].
Wysyłając sprawozdanie musisz do niego dołączyć:
- oświadczenie o zgodności danych zawartych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia) [1],
- opinię biegłego rewidenta do sprawozdania finansowego (jako plik dodatkowy) [2].
Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [3].
Oświadczenie może być podpisane przez dyrektora Centrum Łukasiewicz lub instytutu Sieci Łukasiewicz:
- odręcznie
- elektronicznie.
Podpis odręczny
Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf.
Podpis elektroniczny
Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf.
Załącz oświadczenie do formularza [1].
Następnie załącz opinię biegłego rewidenta [2].
Dodatkowy plik (opinia biegłego rewidenta) może mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip.
Jeśli poza opinią biegłego rewidenta masz do wysłania inne dokumenty, spakuj je do formatu zip (Plik z oświadczeniem jest zawsze wysyłany oddzielnie. Nie należy go pakować do zipa!).
Po dołączeniu plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [3].
Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [4].
Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne).
Korekta sprawozdania po odesłaniu przez MNiSW i ponowne wysłanie
Jeśli ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmieni się na „Zwrócony do korekty”. W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Zapoznaj się z nimi i wprowadź zmiany do sprawozdania. Skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”. Następnie zapisz i wyślij sprawozdanie zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej.
Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić sprawozdanie, pobrać i podpisać oświadczenie oraz załączyć je do POL-onu zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej).
Ponowne wysłanie sprawozdania powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”.
Zatwierdzenie sprawozdania
Po otrzymaniu sprawozdania – od razu albo po korekcie – Ministerstwo zatwierdza sprawozdanie. Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”
Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 350 ust. 1 pkt 1a.
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 16 ust. 1. pkt 1 lit. b i c.