Poniższe pytania są umieszczone w kolejności chronologicznej. Najnowsze wpisy znajdują się na górze listy.
Zgodnie z przyjętą metodologią w średniej chronologicznej nie uwzględnia się osób nieobecnych ponad 14 dni. Jeśli nieobecność pracownika była krótsza niż 14 dni, to należy go uwzględnić.
Permalink Data publikacji:W S-11 nie wykazujemy domów studenckich, które wyłączone są z eksploatacji w danym roku sprawozdawczym (nie mają żadnych dostępnych miejsc).
Permalink Data publikacji:Stanowisko ministerstwa:
Podstawa prawna do zbierania przez instytucje szkolnictwa wyższego i nauki danych o osobach, które świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik uzyskały poza Polską jest planowana do wprowadzenia w przygotowywanej przez ministerstwo nowelizacji ustawy odnośnie systemów informatycznych szkolnictwa wyższego i nauki, nad którą obecnie trwają prace.
Do wejścia w życie znowelizowanej ustawy, dane te są nieobowiązkowe.
Zapoznaj się z komunikatem opublikowanym w aktualnościach systemu:
Permalink Data publikacji:Sprawozdania GUS udostępniane są w systemie POL-on na przełomie każdego roku. Każde udostępnienie sygnalizowane jest odpowiednią aktualnością na stronie https://polon.nauka.gov.pl/aktualnosci/
Permalink Data publikacji:Od sprawozdań za rok 2021 zastąpiono dla cudzoziemców kraj urodzenia krajem obywatelstwa.
Permalink Data publikacji:Zgodnie ze stanowiskiem ministerstwa, kierunki takie powinny zostać zarejestrowane w POL-on, pomimo że nie będzie do nich przypisanych studentów.
Permalink Data publikacji:Ciąg dalszy pytania:
10 doktorantów otrzymało stypendium w grudniu i tylu zostało wykazanych w sprawozdaniu (sekcja 2, dział 11). Status doktoranta w szkole doktorskie stan na 31.12.2021 r. posiadało natomiast tylko 9 doktorantów (sekcja 2, dział 6). Jedna z doktorantek została skreślona z dniem 20.12.2021 r. (otrzymała stypendium za grudzień, jednak na dzień 31.12 nie była już doktorantką). System informuje o błędzie rozbieżności między działami.
Walidacja, do której odnosi się system:
Wartość w wierszu "Stypendia doktoranckie w szkołach doktorskich" działu 11 danej sekcji nie może być większa niż wartość w wierszu "Ogółem" 2 (Szkoły doktorskie doktoranci ogółem) działu 6 tej samej sekcji (Dz. 11 w. 4 ≤ Dz. 6 w. 01 kol. 2)
Metodologia S-12 zakłada, że w dziale 11 wykazuje się doktorantów, którzy na dzień 31.12 otrzymywali stypendium, więc automatycznie w poniższym dziale sprawozdania powinno być ich wykazanych 9. Sprawozdanie wymaga korekty w dziale 11 przez uczelnię.
Permalink Data publikacji:Dokumentem potwierdzającym polskie pochodzenie będzie jeden z wymienionych dokumentów:
Karta Polaka lub decyzja o uznaniu polskiego pochodzenia oraz zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o repatriacji dowodami potwierdzającymi polskie pochodzenie mogą̨ być dokumenty, wydane przez polskie władze państwowe lub kościelne, a także przez władze byłego Związku Socjalistycznych Republik Radzieckich, dotyczące cudzoziemca lub jego rodziców, dziadków lub pradziadków, a w szczególności:
Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o repatriacji dowodami potwierdzającymi polskie pochodzenie mogą̨ być również inne dokumenty, a w szczególności:
lub
W związku z powyższym nie musi to być jedynie decyzja o posiadaniu polskiego pochodzenia wydana przez konsula lub wojewodę czy Karta Polaka. Uczelnia po przedstawieniu przez kandydata jednego z wymienionych wyżej dokumentów powinna ocenić posiadanie polskiego pochodzenia na podstawie ustawy o repatriacji lub dokumentu potwierdzającego zamiar pozostania w Polsce na stałe (zezwolenie na pobyt stały dla cudzoziemca posiadającego polskie pochodzenie lub zezwolenie na pobyt stały dla posiadacza ważnej Karty Polaka).
Permalink Data publikacji:W tym zakresie prosimy o zapoznanie się z komunikatami:
Zgodnie z objaśnieniami znajdującymi się na stronach pomocy należy wykazać wyłącznie te kierunki studiów, na których zgodnie z organizacją kształcenia prowadzone są z wykorzystaniem metod i technik kształcenia na odległość(jeśli program kształcenia to przewidywał).
Uwaga: Organizację kształcenia na odległość określa rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 IX 2018 r. w sprawie studiów (Dz. U. z 2021 r. poz. 661, z późn. zm.).
Dodatkowe wyjaśnienie:
zgodnie z § 13 ww. rozporządzenia liczba punktów ECTS, jaka może być uzyskana w ramach kształcenia z wykorzystaniem metod i technik kształcenia na odległość, nie może być większa niż:
Jednocześnie, zgodnie z § 13a ww. rozporządzenia w okresie od dnia ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii do końca semestru, w trakcie którego stan ten został odwołany, zajęcia na studiach mogą być prowadzone z wykorzystaniem metod i technik kształcenia na odległość niezależnie od tego, czy zostało to przewidziane w programie studiów. Liczby punktów ECTS przypisanych do zajęć prowadzonych w ww. okresie z wykorzystaniem metod i technik kształcenia na odległość nie wlicza się do liczby punktów ECTS, o której mowa w § 13.
Permalink Data publikacji:System wylicza dane na podstawie warunku: student ma uzupełnianą podstawę przyjęcia na studia inną niż „Student odbywa studia na zasadach obowiązujących obywateli polskich”(na dzień 31 grudnia danego roku sprawozdawczego).
Zgodnie z objaśnieniami znajdującymi się na stronach pomocy wiersz (sekcja) 4 dotyczy cudzoziemców przyjętych na podstawie umów międzynarodowych, decyzji rektora, dyrektora NAWA lub właściwego ministra do spraw szkolnictwa wyższego lub odpowiedniego ministra wskazanego w art. 323 ust. 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.
Permalink Data publikacji:System wylicza dane na podstawie warunku (znacznika) „Student odbywa studia na zasadach obowiązujących obywateli polskich” (na dzień 31 grudnia danego roku sprawozdawczego).
Zgodnie z objaśnieniami znajdującymi się na stronach pomocy wiersz (sekcja) 3 dotyczy cudzoziemców (którzy rozpoczęli studia przed 01.10.2019 r.), którym udzielono zezwolenia na pobyt stały; posiadaczy ważnej Karty Polaka; cudzoziemców posiadających status uchodźcy nadany w RP; obywateli UE, EFTA i Konfederacji Szwajcarskiej oraz członków ich rodzin, mieszkających na terytorium RP, oraz innych osób wymienionych w art. 324 ust. 2 i 4 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2018 r. poz. 1668).
Permalink Data publikacji:Niestety obecne wzory formularzy nie obejmują podziału kierunków ze względu na język kształcenia. Zgodnie z metodologią kierunki na liście są zgrupowane według atrybutów, które je opisują (nazwa, kod ISCED, rodzaj studiów oraz czas trwania studiów).
Permalink Data publikacji:Sprawozdania przeliczają się o godzinach: 7:00, 9:30, 12:00, 15:00, 18:00 oraz 21:00.
Dla sprawozdań S-10 oraz S-11 przeliczenie trwa ok. 45 minut, dla S-12 jest to czas ok. 10 minut,
dla S-10-W, S-12-W, S-12-F oraz S-M jest to czas ok. 5 minut.
Permalink Data publikacji:Znacznik „W procedurze skreślenia” został wprowadzony do systemu POL-on ze względu na potrzeby tych uczelni, które ze względu na wewnętrzne procedury nie przypisują studentów pozostających w procedurze skreślenia do kolejnych semestrów. Powodowało to, że ci studenci, pomimo, że na dzień 31 grudnia nie byli jeszcze prawomocnie skreśleni, nie byli ujmowani w sprawozdaniach GUS (ponieważ warunkiem zliczenia studenta w tym sprawozdaniu było jego przypisanie do semestru zimowego danego roku sprawozdawczego).
Znacznik „W procedurze skreślanie” miał umożliwić zatem zliczanie w sprawozdaniach GUS studentów, którzy:
Korzystanie ze znacznika jest dobrowolne (jest to wyłącznie techniczny znacznik w systemie, jego uzupełnianie nie jest prawnie wymagane), przy czym nie jest zalecane, jeśli student jest przypisany do bieżącego semestru zimowego.
W systemie funkcjonuje przy tym założenie, że jeśli znacznik jest uzupełniony, nie można wprowadzić daty skreślania/zakończenia studiów wcześniejszej niż 31.12 bieżącego roku sprawozdawczego dla GUS (lub równej tej dacie). Uzupełnianie znacznika ma więc sens tylko w sytuacji, kiedy decyzja o skreśleniu nie uprawomocniła się do tej daty, a student nie jest przypisany do bieżącego semestru zimowego. System będzie wymagał usunięcia tego znacznika przy próbie wprowadzania data skreślenia/zakończenia wcześniejszej niż 31.12 lub równej tej dacie.
Prosimy też, aby zwrócić uwagę, że studenci z datą skreślenia wcześniejszą lub równą 31.12 nie są ujmowani w sprawozdaniach GUS. Wpisanie więc daty skreślenia przed jej uprawomocnieniem może spowodować konieczność korekty sprawozdania, o ile pierwotna data będzie wcześniejsza niż 31.12 lub równa tej dacie, natomiast prawomocna data będzie późniejsza.
Permalink Data publikacji:Jeżeli decyzja nie jest ostateczna, a student złożył wniosek do rektora o ponowne rozpatrzenie sprawy (w terminie 14 dni od doręczenia decyzji), nie rejestrujemy studenta na kolejny semestr (student jest w Systemie jako aktywny, ale bez kolejnego semestru) i oznaczamy w procedurze skreślenia na potrzeby sprawozdawczości GUS (jeżeli jest to przed 31.12), a po skreśleniu wprowadzamy faktyczną datę skreślenia (może być przed 31.12).
Po wydaniu decyzji ostatecznej, uczelnia wprowadza:
Więcej informacji o znaczniku poniżej.
Jeżeli decyzja jest ostateczna to nie rejestrujemy studenta na kolejny semestr i nie oznaczamy w procedurze skreślenia (student jest w Systemie jako aktywny, ale bez kolejnego semestru), ponieważ System oczekuje na wprowadzenie daty skreślenia.
Uczelnia raportuje w ten sposób skreślenie nawet jeśli student złoży skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego.
Po ogłoszeniu wyroku przez sąd:
Poniżej opisano możliwe sytuacje dotyczące studentów pozostających w trakcie procedury skreślenia i rejestracji w systemie POL-on, tak aby student został prawidłowo uwzględniony w sprawozdaniu S-10 za odpowiedni rok sprawozdawczy.
1. Sprawozdanie S-10 jest generowane w dniu 15 stycznia kolejnego roku, zarówno na dzień 31 grudnia roku sprawozdawczego, jak i na dzień generowania sprawozdania student ciągle jeszcze nie został skreślony:
pole „W procedurze skreślenia” powinno być zaznaczone, a pole „Data skreślenia” puste. Student zostanie uwzględniony w kolumnach działu 4 odpowiadających ostatniemu semestrowi, na który był przypisany, oraz w wierszu działu 1 odpowiadającemu dacie urodzenia studenta.
2. Student pozostawał w procedurze skreślenia, ale z dniem 26 grudnia został ostatecznie skreślony:
pole „W procedurze skreślenia” powinno być puste, a w polu „Data skreślania” powinna zostać wprowadzona faktyczna data skreślania. Ta osoba nie zostanie uwzględniona w sprawozdaniu S-10, ponieważ na dzień 31 grudnia nie jest już studentem.
3. Student pozostawał w procedurze skreślenia i został skreślony z dniem 5 stycznia kolejnego roku:
pole „W procedurze skreślenia” powinno być zaznaczone (ponieważ na dzień 31 grudnia roku sprawozdawczego student ciągle jeszcze pozostawał w tej procedurze), a w polu „Data skreślania” powinna zostać wprowadzona faktyczna data skreślania. Student zostanie uwzględniony w kolumnach działu 4 odpowiadających ostatniemu semestrowi, na który był przypisany, oraz w wierszu działu 1 odpowiadającemu dacie urodzenia studenta. W sprawozdaniu za kolejny rok sprawozdawczy student nie zostanie uwzględniony.
4. Student pozostawał w procedurze skreślenia, ale został dopuszczony do egzaminu dyplomowego i uzyskał dyplom z dniem 5 stycznia kolejnego roku:
pole „W procedurze skreślenia” powinno być zaznaczone (ponieważ na dzień 31 grudnia roku sprawozdawczego student ciągle pozostawał w tej procedurze), a w polu „Data ukończenia studiów” powinna zostać wprowadzona data obrony. Student zostanie uwzględniony w kolumnach działu 4 odpowiadających ostatniemu semestrowi, na który był przypisany, oraz w wierszu działu 1 odpowiadającemu dacie urodzenia studenta. W kolejnym roku sprawozdawczym natomiast ta osoba zostanie uwzględniona jako absolwent.
Permalink Data publikacji:Analogicznie jak w poprzednich latach jest przewidziany mechanizm odsyłania do korekty sprawozdań, w których już po ich zatwierdzeniu zostały wykryte błędy. Odesłać sprawozdania do korekty może jedynie uprawniony pracownik Ministerstwa lub GUS.
Permalink Data publikacji:Data i czas ostatnich wyliczeń wyświetlana jest:
- w nagłówku sprawozdania, w polu: „Data wyliczenia danych”,
- w nagłówku pobranego raportu z danych statycznych,
- w nagłówku pobranego raportu z błędów walidacyjnych,
- w nagłówku pobranego raportu z danych źródłowych.
Przyczyna najpewniej leży w braku odpowiednich uprawnień (uprawnienia do poszczególnych akcji opisane są tu). Jednak należy pamiętać, że plik zawierający całość sprawozdania, zawiera dokładnie te same dane, co raporty z danych statystycznych dla poszczególnych działów. Toteż pobranie danych statystycznych z poziomu poszczególnych działów daje ten same efekt.
Permalink Data publikacji:Taka osoba jest zliczana jako cudzoziemiec z krajem obywatelstwa Niemcy. Od sprawozdań za rok 2021 zastąpiono dla cudzoziemców kraj urodzenia krajem obywatelstwa.
Permalink Data publikacji:Tym kryterium jest wyłącznie odpowiednia podstawa studiowania cudzoziemca.
Permalink Data publikacji:Do poszczególnych akcji (importu, pobrania danych) wymagane jest posiadanie odpowiednich ról w systemie POL-on. Role te opisano w załączonym pliku na stronie Uprawnienia do modułu Sprawozdawczość GUS
Permalink Data publikacji:
Nie. Zawsze należy wyjaśnić przyczyny tego braku. Mogą być one następujące:
- szablon został pobrany przed dodaniem kierunku do wykazu. W takiej sytuacji należy ponownie pobrać szablon, powinien zawierać on już zaktualizowany słownik,
- kierunek ma wskazany jako kod ISCED „Obszar nieznany (9999)”. Występował problem z generowaniem takich kierunków na liście, który jednak został już rozwiązany. Należy ponownie pobrać szablon, kierunek powinien już być uwzględniony na liście,
- jeśli żadna z tych przyczyn nie ma zastosowania, należy zgłosić ten problem poprzez system zgłoszeń.
Nigdy nie należy dopisywać kierunku nie uwzględnionego na pobranej liście.
Permalink Data publikacji:Dane należy skorygować we wcześniej importowanym pliku (jeśli wymagana jest aktualizacja słownika kierunków, należy ponownie pobrać szablon zawierający aktualny słownik) i zaimportować go ponownie. Następnie należy zaczekać na odświeżenie danych statystycznych.
Permalink Data publikacji:Wtedy nie należy importować dla tego działu żadnych danych i zatwierdzić pusty dział.
Permalink Data publikacji:Jeśli dany dział jest uzupełniany automatycznie, na podstawie rejestrów źródłowych (wykazu, studentów, doktorantów, pracowników) przyczyną może być brak danych w odpowiednim wykazie.
Jeśli dany dział jest uzupełniany poprzez import, przyczyną może być brak zaimportowanego pliku.
Permalink Data publikacji:Przyczyny takiej sytuacji mogą być następujące:
- dane kolumny lub dany dział nie są wyliczane przez system, ale uzupełniane poprzez import. W takiej sytuacji nie może być dla nich raportu z danych źródłowych, ponieważ system nie bazuje na źródłowym rejestrze, tylko na zaimportowanych danych,
- dla danego działu lub danej kolumny nie zostały wprowadzone żadne dane w rejestrze źródłowym (wykazie studentów, doktorantów lub pracowników). W takiej sytuacji należy uzupełnić rejestr źródłowy i poczekać na odświeżenie wyliczeń.
Permalink Data publikacji:W przypadku rozbieżności pomiędzy danymi statycznymi a danymi faktycznymi sposób postępowania zależy od tego:
W pierwszym przypadku należy przede wszystkim zweryfikować raport z danych źródłowych, aby określić którzy z faktycznych studentów danego kierunku nie zostali uwzględnieni w wyliczeniach i dlaczego. Przyczyny mogą być następujące:
- dana osoba nie została zarejestrowana jako student tego kierunku na wykazie studentów w semestrze zimowym bieżącego roku sprawozdawczego. Wtedy należy uzupełnić wykaz studentów i poczekać na odświeżenie wyliczeń – wyliczenia zostaną skorygowane, a zarejestrowana osoba będzie uwzględniona w raporcie z danych źródłowych
- dana osoba studiuje na danym kierunku, ale w ramach studiów międzyobszarowych. Jest widoczna wtedy na raporcie z danych źródłowych w wierszu odpowiadającym studiom miedzyobszarowym, nie jest natomiast widoczna w wierszu odpowiadającym kierunkowi składowemu i tak samo jest ujęta w wyliczeniach statystycznych. Jest to prawidłowa sytuacja i nie wymaga korekty.
W drugim przypadku (rozbieżność dotyczy zaimportowanych danych) przyczyną może być błędnie wprowadzona wartość w pliku importowym. Aby to sprawdzić:
- sprawdzić, jakie dane zostały zaimportowane (korzystając z opcji „Pobierz zaimportowany plik”
- w razie potrzeby skorygować błędne dane i zaimportować plik ponownie,
- poczekać na odświeżenie danych.
Porównując wyliczone dane statystyczne z raportem z danych źródłowych należy zwrócić uwagę nie tylko na liczbę osób uwzględnionych w raporcie z danych źródłowych, ale także na krotność zliczania danej osoby. W raporcie z danych źródłowych jest widoczne, czy dana osoba została zliczona tylko raz, czy więcej w danym wierszu i w danej kolumnie.
Przykład:
Jeśli Jan Kowalski, Polak, studiuje stacjonarnie na dwóch różnych kierunkach prowadzonych przez uczelnię, z tego:
- na kierunku A studiuje na pierwszym roku
- na kierunku B studiuje na drugim roku
to:
- dla działu 1 sekcja 1 forma Stacjonarne sprawozdania S-10 będzie uwzględniony dwa razy w kolumnie „Ogółem” (w raporcie z danych źródłowych dla tego studenta w tej kolumnie pojawi się liczba dwa)
- dla działu 1 sekcja 1 forma Stacjonarne sprawozdania S-10 będzie uwzględniony raz w kolumnie „Z liczby ogółem studenci I roku studiów razem” (w raporcie z danych źródłowych dla tego studenta w tej kolumnie pojawi się liczba jeden).