Author Archive

Klasyfikacja ISCED

Międzynarodowa Standardowa Klasyfikacja Edukacji (ISCED) to system służący do gromadzenia, zestawiania i analizowania statystyk dotyczących edukacji, porównywalnych na szczeblu międzynarodowym.

Implementacja klasyfikacji ISCED w systemie POL-on ma umożliwiać tworzenie wspomnianych statystyk, zwłaszcza na potrzeby Głównego Urzędu Statystycznego. Odpowiedni kod ISCED powinien być jednoznacznie określony dla kierunku przez pracownika uczelni prowadzącej dany kierunek, z poziomu:

  • rejestracji lub edycji danych uprawnienia dla prowadzenia kierunku studiów,
  • rejestracji lub edycji danych studiów interdyscyplinarnych,
  • rejestracji lub edycji danych rekrutacji bez podziału na kierunki,
  • rejestracji lub edycji danych indywidualnych studiów międzyobszarowych.

Dla studiów doktoranckich kod ISCED powinien być wprowadzony z poziomu rejestracji lub edycji danych tych studiów przez pracownika uczelni lub instytucji naukowej prowadzącej te studia.

System daje możliwość wyszukiwania odpowiedniego kodu ISCED według nazwy polskiej, nazwy angielskiej, grupy oraz podgrupy.

Uwaga! Zarówno do kierunku studiów pierwszego stopnia, drugiego stopnia i jednolitych magisterskich, jak i do studiów doktoranckich można przypisać tylko jeden kod ISCED. Jeżeli studia są prowadzane w wielu dyscyplinach, należy wybrać kod przewidziany dla programów interdyscyplinarnych (są to kody z końcówką 88, patrz dokument opisany poniżej).

Określając kod ISCED dla danego kierunku należy kierować się szczegółowymi opisami każdego z kodów zawartymi w dokumencie ISCED-F szczegółowe opisy.

Ogólne informacji dotyczące klasyfikacji ISCED oraz zasad jej stosowania zawiera następujący dokument (w wersji polskiej i angielskiej): ISCED-F ogólne informacje – wersja angielska , ISCED-F ogólne informacje – wersja polska.

Dane pracownika – Kompetencje

Zakładka „Kompetencje” jest dedykowana innym osobom prowadzącym zajęcia. Informacji o kompetencjach i doświadczeniu nie trzeba wypełniać dla nauczycieli akademickich ani innych etatowych pracowników – chyba że prowadzą zajęcia z tytułu innej umowy niż etatowa (cywilno-prawna) lub nie są zatrudnieni wcale.

Wynika to z art. 343 ust. 1 pkt 17 ustawy 2.0. Zgodnie z nim:

Wykaz nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu obejmuje (…): 17) informacje o kompetencjach i doświadczeniu pozwalających na prawidłową realizację zajęć w ramach programu studiów – w przypadku innych osób prowadzących zajęcia.

Z tego przepisu wynika też, że nie chodzi o to, aby wymieniać całe doświadczenia zawodowe i wszelkie kompetencje innej osoby prowadzącej zajęcia. Należy podać tylko te, które są istotne z punktu widzenia prowadzonych przez nią zajęć.

Aby zarejestrować kompetencje i doświadczenie innej osoby prowadzącej zajęcia, wejdź w zakładkę „Kompetencje”. Wybierz przycisk „+ Dodaj kompetencje”. Wypełnij formatkę dodawania kompetencji i doświadczenia.

Obowiązkowe pola formatki to „Instytucja” i „Okres zatrudnienia”. Konieczne jest też wypełnienie przynajmniej jednego pola opisowego odnoszącego się do posiadanych kompetencji lub doświadczenia.

W polu „Instytucja” wpisz nazwę instytucji, w której osoba zdobywała doświadczenie.

W polach „Okres zatrudnienia” podaj, w jakim okresie osoba zdobywała doświadczenie w ww. instytucji. Okres zatrudnienia jest wyrażany w latach, nie należy podawać dat dziennych. W polu „Okres zatrudnienia” – data „do” można podać rok z przeszłości lub rok bieżący. Nie można podać roku z przyszłości.

Pola:

  • zakres zdobytego doświadczenia,
  • zakres posiadanych kompetencji naukowych,
  • zakres posiadanych kompetencji dydaktycznych,
  • zakres posiadanych kompetencji praktycznych

są polami tekstowymi do samodzielnego wypełnienia przez użytkownika. Należy w nich w sposób zwięzły przedstawić zakres doświadczenia i kompetencji istotnych z punktu widzenia prowadzonych przez osobę zajęć. Obowiązuje limit 2 000 znaków (włączając w to spacje).

Nie trzeba uzupełniać wszystkich pól, a jedynie te, które mają zastosowanie do konkretnego przypadku lub osoby.
Przykład: Osoba prowadzi zajęcia z prawa cywilnego na kierunku prawo. Posiada doświadczenie z pracy w kancelarii adwokackiej. Posiada też wynikające stąd kompetencje praktyczne związane ze stosowaniem prawa cywilnego, sporządzaniem pism procesowych, opracowywania i omawiania studiów przypadku. W związku z tym uzupełniamy dla niej pola dotyczące doświadczenia i kompetencji praktycznych. Pozostawiamy puste pola dotyczące kompetencji naukowych i dydaktycznych.

Zatwierdź przyciskiem „Dodaj kompetencje”.

W jednej formatce możesz podać doświadczenie i kompetencje zdobyte w jednej instytucji. Jeśli chcesz dodać więcej informacji na temat doświadczenia i kompetencji ponownie skorzystaj z przycisku „+ Dodaj kompetencje”.

Doktoranci jako inne osoby prowadzące zajęcia

Zasadniczo doktoranci nie posiadają jeszcze znacznego doświadczenia zawodowego. W takiej sytuacji zasadnym jest, aby w POL-onie podać jedynie minimum informacji.  Np. jako okres zdobytego doświadczenia wystarczy wskazać okres odbywania studiów doktoranckich lub kształcenia w szkole doktorskiej.

Jako kompetencje wystarczające jest wskazanie, że osoba jest doktorantem. W przypadku pola „Zakres zdobytego doświadczenia” można wskazać, jakiego rodzaju doświadczenie zawodowe doktorant już posiada lub podać informację o braku doświadczenia.

Więcej na temat rejestracji innych osób prowadzących zajęcia znajdziesz tutaj:

Inne osoby prowadzące zajęcia

Inne osoby prowadzące zajęcia

Zgodnie z ustawą 2.0 system POL-on obejmuje m.in. wykaz nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu (art. 342 ust. 3 pkt 1 ustawy 2.0).

Jak z tego wynika, moduł systemu POL-on, zbiorczo nazywany „Pracownicy”, gromadzi dane nie tylko osób pozostających w stosunku pracy (tzn. pracowników w rozumieniu prawa pracy). Należy w nim rejestrować również tzw. inne osoby prowadzące zajęcia. Praktyka polegająca na tym, że część zajęć ze studentami prowadzą osoby np. na podstawie umów cywilno-prawnych (zlecenia, o dzieło) istniała już od dłuższego czasu. Osoby takie nie były jednak rejestrowane w POL-onie. Aktualnie osoby takie również podlegają rejestracji.

Inne osoby prowadzące zajęcia są to wszystkie osoby prowadzące zajęcia, ale niebędące zatrudnione na umowę o pracę lub ogólnie niezatrudnione wcale. Mogą to być np. osoby zatrudnione na podstawie umów cywilno-prawnych, niezatrudnieni na uczelni doktoranci prowadzący zajęcia.

Osoby te rejestrujemy w module Pracownicy analogicznie do nauczycieli akademickich, z tym że podajemy dla nich ograniczony zakres danych.

Wskazówki, jakie informacje podać w przypadku innych osób prowadzących zajęcia, będących doktorantami znajdują się w dalszej części tego artykułu.

Rejestracja innej osoby prowadzącej zajęcia

Aby zarejestrować nową inną osobę prowadzącą zajęcia, postępuj tak samo, jak przy rejestracji nowego pracownika. Instrukcję, jak to zrobić znajdziesz tutaj.

Pewne różnice pojawią się dopiero przy uzupełnianiu kolejnych zakładek.

Warunki zatrudnienia

W przypadku innych osób prowadzących zajęcia możliwe jest zakończenie zatrudnienia systemowego (sekcja „Dane zatrudnienia”) pomimo trwania warunków zatrudnienia (inaczej niż w przypadku pracowników etatowych). Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

Aby zarejestrować warunki zatrudnienia kliknij w przycisk „+ Zarejestruj warunek zatrudnienia”.

W formatce, która się otworzy, zaznacz checkbox „Inna osoba prowadząca zajęcia”. Formatka skróci się do postaci uproszczonych warunków zatrudnienia. Obligatoryjnie musisz podać datę, od której dany warunek zatrudnienia obowiązuje (wybierz ją po kliknięciu ikony kalendarza albo wpisz ręcznie). Pozostałe pola (data końca obowiązywania warunku zatrudnienia, jednostka w ramach twojej instytucji, notatka) są opcjonalne.

W polu „Jednostka” możemy zawęzić, do jakiego wydziału lub innej jednostki organizacyjnej uczelni chcemy przypisać daną osobę. W tym polu wpisz ręcznie początek nazwy danej jednostki. Następnie wybierz ją z listy podpowiedzi, która się wyświetli.

W POL-onie 2.0 przypisanie pracownika lub innej osoby prowadzącej zajęcia do jednostki stanowi tylko informację dla użytkownika, nie jest w żaden sposób interpretowane przez system.

Pole „Notatka” jest nieobowiązkowe i nie ma wytycznych, czy i jak je wypełniać. Pozostaje ono do dyspozycji uczelni.

Zakończ klikając w przycisk „Zarejestruj warunek zatrudnienia”.

Po zarejestrowaniu warunku zatrudnienia zobaczysz jego podsumowanie w formie tabeli. Puste pola to te, które nie mają zastosowania do innych osób prowadzących zajęcia.

Jeśli poprzedni warunek zatrudnienia został zakończony, zarejestruj nowy warunek zatrudnienia za pomocą przycisku o tej samej nazwie.

W ten sam sposób możesz również zarejestrować więcej niż jeden uproszczony warunek zatrudnienia w tym samym czasie – mogą one zachodzić na siebie datami.

Dostępne akcje

Przycisk „Koryguj warunki zatrudnienia” (ikona ołówka) – służy do poprawienia błędnie wpisanych do systemu informacji. Ponadto za pomocą tej akcji możesz przedłużyć datę końca obowiązywania warunku zatrudnienia (np. jeśli umowa cywilno-prawna została przedłużona na kolejny okres).

Przycisk „Usuń warunki zatrudnienia” (ikona kosza na śmieci) – służy do usunięcia błędnie dodanego warunku zatrudnienia. Warunek zatrudnienia zostanie usunięty całkowicie, nie znajdziesz go nawet w zakładce „Nieaktualne”.

Przycisk „Zakończ warunki zatrudnienia” (ikona znaku X) – służy do ustawienia daty końca obowiązywania warunku zatrudnienia. Przycisk ten jest dostępny tylko dla warunków zatrudnienia, które nie mają zdefiniowanego czasu obowiązywania (nie mają ustawionej daty końcowej warunku zatrudnienia). Jeśli chcesz zakończyć wcześniej warunki zatrudnienia, które mają zdefiniowaną datę końca obowiązywania (np. w przypadku przedterminowego zakończenia umowy cywilno-prawnej), skorzystaj z opcji „Koryguj” i zmień datę końcową warunków.

Rejestracja uproszczonych warunków zatrudnienia pracownikowi etatowemu

Zdarzają się sytuacje, gdy pracownik jest zatrudniony na etacie i z tego względu jest już zarejestrowany w POL-nie. Dodatkowo jednak część zajęć prowadzi na podstawie umowy cywilno-prawnej, a więc wypełnia pewne zadania określone przez art. 343 ustawy 2.0 jako inna osoba prowadząca zajęcia.

W takiej sytuacji należy mu zarejestrować nowy warunek zatrudnienia (przycisk „+ Zarejestruj nowy warunek zatrudnienia”) obejmujący umowę cywilno-prawną. Taki uproszczony warunek zatrudnienia może obowiązywać równolegle z warunkami zatrudnienia wynikającymi z etatowego stosunku pracy.

Doktoranci jako inne osoby prowadzące zajęcia

Zgodnie z wytycznymi ministerstwa, do grona innych osób prowadzących zajęcia należą również doktoranci, którzy nie są zatrudnieni przez uczelnię, ale prowadzą na niej zajęcia. Powinni być więc rejestrowani również w module Pracownicy (oprócz rejestracji w modułach związanych z kształceniem doktorantów).

W tym wypadku  zatrudnienie systemowe należy traktować jako okres, w którym doktorant wypełnia obowiązki dydaktyczne (prowadzi zajęcia) w trakcie trwania studiów doktoranckich/kształcenia w szkole doktorskiej. Zakończenie okresu prowadzenia zajęć w ramach tychże studiów doktoranckich/kształcenia w szkole doktorskiej powinno być w takim przypadku powodem do zakończenia zatrudnienia systemowego, o ile nie trwa dodatkowo inna forma realizacji zadań takiej osoby w tym podmiocie, określona w art. 342 ust. 3 pkt 1 ustawy 2.0.

Aby utrzymać pewną stabilność odnoszącą się do roku akademickiego, doktorant, który realizuje zajęcia w danym roku akademickim powinien mieć zarejestrowane zatrudnienie przez cały rok akademicki. Jeśli prowadzi zajęcia np. na swoim 2 i 3 roku studiów/kształcenia, będzie to wyznaczało okres zatrudniania systemowego – bez przerw, bez podziału na semestry itp. Jeśli występuje przerwa, np. roku, w prowadzeniu zajęć przez doktoranta, przykładowo doktorant prowadzi zajęcia na swoim 1 roku (nawet tylko 16 godzin na pierwszym semestrze), a później na 3 roku, to w tej sytuacji powinien być wykazywany w tych latach akademickich, w których prowadzi zajęcia. Zatem w jego przypadku będzie przerwa jednego roku akademickiego w zatrudnieniu. Doktorant pojawi się w systemie dwukrotnie, za każdym razem jego zatrudnienie systemowe będzie wyznaczone przez rok akademicki, w którym prowadzi zajęcia.

Zgodnie z wytycznymi ministerstwa, nie trzeba wstecznie korygować w systemie zapisów o zatrudnieniu doktorantów, zgodnie z którymi okres zatrudnienia odpowiadał okresowi trwania studiów doktoranckich/kształcenia w szkole doktorskiej. Natomiast nowe wpisy o zatrudnieniu doktorantów powinny uwzględniać interpretację zaprezentowaną powyżej .

Jaki zakres danych należy zarejestrować innej osobie prowadzącej zajęcia?

Zgodnie z ogólną zasadą, innej osobie prowadzącej zajęcia rejestrujemy te dane, które znajdują do niej zastosowanie. Zostało to zestawione w poniższej tabeli.

Zakładką dedykowaną wyłącznie innym osobom prowadzącym zajęcia jest zakładka „Kompetencje”. Więcej na jej temat przeczytasz tutaj.

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

Kompetencje Rejestracja pracownika Zatrudnienie Liczba godzin zajęć

Dane pracownika – Roczny wymiar zajęć dydaktycznych (pensum)

W zakładce „Prowadzone zajęcia” znajdują się następujące sekcje:

  • Informacje o prowadzonych zajęciach – w tej sekcji rejestrujemy nazwę uczelni, kierunku studiów, poziom i profil studiów w danym roku akademickim.
    Podstawa prawna: art. 343 ust. 1 pkt 9 ustawy 2.0, § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie POL-on.
    Więcej na temat tej sekcji przeczytasz tutaj.
  • Roczny wymiar zajęć dydaktycznych (pensum dydaktyczne) – w tej sekcji rejestrujemy informację o pensum dydaktycznym zaplanowanym dla pracownika na dany rok akademicki.
    Podstawa prawna: art. 343 ust. 1 pkt 15 ustawy 2.0, § 2 ust. 5 pkt 2 rozporządzenia w sprawie POL-on.
    Więcej na temat tej sekcji przeczytasz poniżej.

Zwróć uwagę, aby nie pomylić ze sobą powyższych sekcji.

Aby zarejestrować pensum dydaktyczne, w profilu pracownika kliknij w zakładkę „Prowadzone zajęcia”, a następnie wybierz sekcję „Roczny wymiar zajęć dydaktycznych”. Kliknij w przycisk „+ Dodaj pensum”. Pokaże się formatka, którą należy wypełnić.

Podaj rok akademicki, za który uzupełniasz dane. Z rozwijanej listy wybierz zatrudnienie, w ramach którego pracownik ma ustalone pensum. Wprowadź liczbę godzin zajęć dydaktycznych ustalonych dla pracownika w ramach pensum. Na koniec zaakceptuj wprowadzone dane klikając w zielony znacznik.

Roczny wymiar zajęć dydaktycznych jest to wartość zatwierdzona przez władze uczelni w zakresie przydziału zajęć dydaktycznych na dany rok akademicki.

Należy w tym miejscu wpisać całe planowane pensum, w którym zawarta będzie już informacja o tym, czy ktoś w danym roku akademickim będzie miał zwiększone pensum z racji wykonywania godzin ponadwymiarowych (zastępując innego nauczyciela akademickiego będącego, np. na urlopie dla poratowania zdrowia), czy też zmniejszone z racji pełnienia funkcji.

Powyższą wartość należy wpisać przed rozpoczęciem roku akademickiego bądź z jego początkiem.

Jest to wartość planowana (deklaratywna). Nie należy aktualizować tych danych w czasie, o ile nie nastąpiły istotne zmiany w przydziale zajęć poszczególnym pracownikom.

W stosunku do już dodanych wpisów możesz skorzystać z następujących akcji:

  • Edytuj pensum dydaktyczne (ikona ołówka) – skorzystaj z tej opcji, jeśli omyłkowo wprowadziłeś błędne dane, np. niewłaściwą liczbę godzin zajęć dydaktycznych w danym roku kalendarzowym.
  • Usuń pensum dydaktyczne (ikona kosza na śmieci) – skorzystanie z tej opcji spowoduje całkowite i trwałe usunięcie wpisu o pensum w danym roku kalendarzowym. Skorzystaj z tej opcji w szczególności, jeśli wprowadziłeś informacje o pensum dwa razy dla tego samego roku akademickiego.

Zobacz też:

Liczba godzin zajęć

Dane pracownika – Oświadczenie o liczbie N

Na mocy ustawy 2.0 pracownicy, którzy prowadzą działalność naukową lub biorą udział w jej prowadzeniu muszą przypisać się do dziedzin i dyscyplin (określonych w rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 20 września 2018 r. w sprawie dziedzin nauki i dyscyplin naukowych oraz dyscyplin artystycznych).

Pod wyrażeniem „prowadzenie działalności naukowej” należy rozumieć aktywność obejmującą badania naukowe, prace rozwojowe oraz twórczość artystyczną (art. 4 ustawy 2.0; definicje tych pojęć są zawarte w dalszej części tego przepisu).

W praktyce pracownik powinien złożyć:

  • oświadczenie o dyscyplinie – rejestrowane w POL-onie;
  • oświadczenie o zaliczeniu do liczby N (zwane również oświadczeniem N) – rejestrowane w POL-onie.

Informacje o złożonych oświadczeniach widać wzajemnie we wszystkich podmiotach, w których pracownik jest zatrudniony.

Ponadto osoba, której osiągnięcia są wykazywane na potrzeby ewaluacji składa oświadczenie upoważniające dany podmiot do wykazania tych osiągnięć w ramach poszczególnych dyscyplin (art. 265 ust. 13 ustawy 2.0.).

Co to jest oświadczenie o liczbie N?

Jest to oświadczenie upoważniające dany podmiot do zaliczenia pracownika do liczby pracowników prowadzących działalność naukową, tzw. liczby N (art. 265 ust. 5 ustawy 2.0).

Zasady dotyczące składania oświadczeń N

  • Można je złożyć tylko w jednym podmiocie w danym czasie.
  • Musi obejmować przynajmniej jedną dyscyplinę reprezentowaną przez pracownika zgodnie z oświadczeniem o dyscyplinie złożonym w tym podmiocie.
  • Okres obowiązywania oświadczenia N musi zawierać się w okresie obowiązywania oświadczenia o dyscyplinie.
  • Należy je złożyć w terminie 14 dni od dnia zatrudnienia, nie później niż do dnia 31 grudnia roku, w którym pracownik został zatrudniony. W przypadku zmiany dyscypliny oświadczenie składa się niezwłocznie.
  • Oświadczenie o liczbie N można jawnie zakończyć w systemie (w przeciwieństwie do oświadczenia o dyscyplinie).

Kto może złożyć oświadczenie N?

Oświadczenie N mogą złożyć wyłącznie pracownicy prowadzący działalność naukową, zatrudnieni na podstawie stosunku pracy w danym podmiocie.

Pracownicy zatrudnieni na poniższych stanowiskach są zobligowani do prowadzenia działalności naukowej:

  • nauczyciel akademicki zatrudniony w grupie stanowisk badawczych lub badawczo-dydaktycznych (w przypadku uczelni);
  • pracownik zatrudniony na stanowisku pracownika naukowego (w przypadku instytutu PAN lub badawczego);

– ponieważ w definicji tych stanowisk jest zawarte prowadzenie działalności naukowej.

Ustawa 2.0 nie wyklucza możliwości złożenia oświadczeń (o dyscyplinie oraz oświadczenia N) także przez pracowników uczelni i instytutów, zatrudnionych na innych niż ww. stanowiska, jeżeli faktycznie prowadzą oni działalność naukową (opisaną w art. 4 ustawy: prowadzenie badań naukowych, prac rozwojowych lub działalności w zakresie twórczości artystycznej ) i posiadają w tym zakresie osiągnięcia będące przedmiotem ewaluacji.​

UWAGA! Podmioty Sieci Badawczej Łukasiewicz nie składają oświadczeń o dyscyplinie i zaliczeniu do liczby N.

Dodawanie oświadczenia o liczbie N

Aby dodać pracownikowi oświadczenie o liczbie N, kliknij w jego profilu w zakładkę „Oświadczenia”. Z rozwijanej listy wybierz sekcję „Oświadczenie N”. Kliknij w przycisk „+ Dodaj nowe oświadczenie”. Wypełnij formatkę dodawania oświadczenia.

Wypełnij pole „Data złożenia oświadczenia” wybierając odpowiednią datę z kalendarza lub wpisując ją ręcznie. Opcjonalnie możesz również wypełnić pole „Data zakończenia oświadczenia”. Może to być data przyszła.

Za pomocą checkboxów zaznacz, które z reprezentowanych przez pracownika dyscyplin są objęte oświadczeniem o liczbie N.

Zatwierdź przyciskiem „Dodaj oświadczenie”.


Zakończ oświadczenie

Jeśli przy rejestracji oświadczenia o liczbie N nie wskazałeś daty zakończenia oświadczenia, możesz to zrobić później. Służy do tego akcja „Zakończ oświadczenie N” (ikona X). Powoduje ona ustawienie daty końca okresu obowiązywania oświadczenia. Może to być data przyszła.

Oświadczenie kończy też ważność wraz z zakończeniem zatrudnienia w podmiocie. W razie zarejestrowania w POL-onie zakończenia zatrudnienia pracownika w podmiocie, jego oświadczenie o liczbie N zakończy się automatycznie.

Zwróć uwagę, że ikonę X („Zakończ oświadczenie N”) masz do dyspozycji tylko w przypadku oświadczenia bez wskazanej daty zakończenia oświadczenia. Natomiast ikonę ołówka („Koryguj”) zobaczysz tylko przy oświadczeniu posiadającym datę zakończenia oświadczenia. Ikona śmietnika („Usuń”) jest dostępna wyłącznie przy rekordach wprowadzonych w obrębie roku, w którym złożono oświadczenie oraz do dnia 31 stycznia roku następnego.


Korekta oświadczenia

W przypadku wprowadzenia daty zakończenia oświadczenia za pomocą ikony „Koryguj” (ikona ołówka) możesz dokonać jej korekty.

Usuwanie oświadczenia o N

Za pomocą ikony „Usuń” (ikona śmietnika) możesz usunąć zarejestrowane oświadczenie.

Skorzystaj z tej funkcji także w celu poprawy daty złożenia lub dyscypliny. Po usunięciu rekordu wprowadź oświadczenie ponownie oznaczając checkbox przy odpowiedniej dyscyplinie.

Oświadczenie o zaliczeniu do liczby N za dany rok można dodać lub usunąć (w celu dokonania korekty daty złożenia oświadczenia lub zadeklarowanych dyscyplin) w obrębie roku, w którym złożono oświadczenie oraz do dnia 31 stycznia roku następnego tj. do ostatniego dnia terminu na złożenie oświadczenia o zgodności danych wprowadzonych w ubiegłym roku do POL-on ze stanem faktycznym przez kierownika podmiotu.

Prosimy nie wysyłać wniosków do ministerstwa o udzielenie zgody na modyfikację oświadczenia. Podmiot sam może zmodyfikować oświadczenie, w związku z czym zgoda ministerstwa nie jest potrzebna.

Przypominamy o obowiązku systematycznego sprawozdawania danych i konieczności dokonania ich weryfikacji przed złożeniem oświadczenia o zgodności danych przez kierownika podmiotu.

Zgodnie z decyzją ministerstwa nie ma możliwość dodania lub korekty oświadczeń o reprezentowanych dyscyplinach i zaliczeniu do N dotyczącego roku poprzedniego po dniu 31 stycznia roku następnego, tj. od momentu gdy ubiega termin na złożenie oświadczenia o zgodności danych za rok ubiegły przez kierownika podmiotu.​

Złożenie oświadczenia o zgodności danych przez kierownika podmiotu powinno zostać poprzedzone kompleksową weryfikacją danych wprowadzonych do systemu w roku ubiegłym.​

Zobacz też:

Oświadczenie o dyscyplinie

Dane pracownika – Oświadczenie o dyscyplinie

Na mocy ustawy 2.0 pracownicy, którzy prowadzą działalność naukową lub biorą udział w jej prowadzeniu muszą przypisać się do dziedzin i dyscyplin (określonych w rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 20 września 2018 r. w sprawie dziedzin nauki i dyscyplin naukowych oraz dyscyplin artystycznych).

Pod wyrażeniem „prowadzenie działalności naukowej” należy rozumieć aktywność obejmującą badania naukowe, prace rozwojowe oraz twórczość artystyczną (art. 4 ustawy 2.0; definicje tych pojęć są zawarte w dalszej części tego przepisu).

W praktyce pracownik powinien złożyć:

  • oświadczenie o dyscyplinie – rejestrowane w POL-onie;
  • oświadczenie o zaliczeniu do liczby N (zwane również oświadczeniem N) – rejestrowane w POL-onie.

Informacje o złożonych oświadczeniach widać wzajemnie we wszystkich podmiotach, w których pracownik jest zatrudniony.

Ponadto osoba, której osiągnięcia są wykazywane na potrzeby ewaluacji składa oświadczenie upoważniające dany podmiot do wykazania tych osiągnięć w ramach poszczególnych dyscyplin (art. 265 ust. 13 ustawy 2.0.).

Co to jest oświadczenie o dyscyplinie?

Jest to oświadczenie o reprezentowanej dziedzinie nauki lub sztuki i dyscyplinie naukowej lub artystycznej (art. 343 ust. 7 ustawy 2.0).

Zasady dotyczące składania oświadczeń o dyscyplinie:

  • Oświadczenie o dyscyplinie pracownik składa nie częściej niż co 2 lata (art. 343 ust. 7 ustawy 2.0).
  • Nowo zatrudniony pracownik składa oświadczenie w terminie 14 dni od dnia zatrudnienia, jednak nie później niż do 31 grudnia roku, w którym został zatrudniony (art. 343 ust. 10 ustawy 2.0).
  • Oświadczenie składa się u każdego pracodawcy osobno.
  • Pracownik może złożyć oświadczenie o reprezentowaniu maksymalnie 2 dyscyplin – łącznie we wszystkich podmiotach, w których jest zatrudniony (art. 343 ust. 8 ustawy 2.0).

Wskazując reprezentowane dyscypliny pracownik powinien wziąć pod uwagę:

  • ostatnio uzyskany stopień naukowy lub tytuł profesora lub
  • aktualny dorobek naukowy (art. 343 ust. 9 ustawy 2.0).

Jest to wskazówka dla instytucji i ich pracowników, w POL-onie nie występuje tego rodzaju walidacja.

Złożenie oświadczenia o reprezentowaniu określonych dyscyplin nie ogranicza możliwości ubiegania się o stopień naukowy lub tytuł profesora w innych dyscyplinach.

Kto powinien złożyć oświadczenie o dyscyplinie?

  • Osoby prowadzące działalność naukową
    • Nauczyciel akademicki zatrudniony w grupie stanowisk badawczych lub badawczo-dydaktycznych (w przypadku uczelni).
    • Pracownik zatrudniony na stanowisku pracownika naukowego (instytuty PAN lub badawcze).
    • Ustawa 2.0 nie wyklucza możliwości złożenia oświadczeń (o dyscyplinie oraz oświadczenia N) także przez pracowników uczelni i instytutów, zatrudnionych na innych niż ww. stanowiska, jeżeli faktycznie prowadzą oni działalność naukową (opisaną w art. 4 ustawy: prowadzenie badań naukowych, prac rozwojowych lub działalności w zakresie twórczości artystycznej) i posiadają w tym zakresie osiągnięcia będące przedmiotem ewaluacji.​

Ich dorobek będzie uwzględniany w ewaluacji jakości działalności naukowej.

Osoby te są uwzględniane w algorytmie podziału środków z subwencji na utrzymanie i rozwój potencjału badawczego

  • Osoby biorące udział w prowadzeniu działalności naukowej
    • Pracownik pełniący funkcje pomocnicze w stosunku do osób prowadzących działalność naukową i nieposiadający własnych (samodzielnych) osiągnięć naukowych lub artystycznych.

Osoby te są uwzględniane w kontekście wyborów do Rady Doskonałości Naukowej (posiadają czynne i bierne prawo wyborcze w wyborach do RDN, pod warunkiem, że posiadają stopień doktora habilitowanego).

Zwróć uwagę, że obowiązek złożenia oświadczenia o dyscyplinie dotyczy tylko osób zatrudnionych na podstawie stosunku pracy w danej instytucji.

UWAGA! Podmioty Sieci Badawczej Łukasiewicz nie składają oświadczeń o dyscyplinie i zaliczeniu do liczby N.

Dodawanie oświadczenia o dyscyplinie

Aby dodać pracownikowi oświadczenie o dyscyplinie, kliknij w jego profilu zakładkę „Oświadczenia”. Z rozwijanej listy wybierz sekcję „Oświadczenie o dyscyplinie”. Kliknij w przycisk „+ Dodaj nowe oświadczenie”. Wypełnij formatkę dodawania oświadczenia.

Wypełnij pole „Data złożenia oświadczenia” wybierając odpowiednią datę z kalendarza lub wpisując ją ręcznie. Zwróć uwagę, że data złożenia oświadczenia nie może być datą przyszłą.

W kolejnych polach musisz wskazać minimum jedną i maksymalnie dwie reprezentowane przez pracownika dyscypliny. Wybierz dyscyplinę z rozwijanej listy.

Znacznik dotyczący prowadzenia badań („prowadzenie działalności naukowej we wskazanej dyscyplinie”) obowiązuje jedynie dla innych instytucji naukowych. Dla pozostałych podmiotów nie należy podawać tej wartości.

Udział czasu pracy

Na temat zasad rejestrowania udziałów czasu pracy przeczytasz tutaj. Dopuszczalne wartości udziałów w czasie pracy w oświadczonych dyscyplinach zostały przedstawione tutaj.

W sekcji „Udział czasu pracy” kliknij w przycisk „+ Dodaj udział”. Otworzy się formatka, w której podaj datę, od której obowiązuje dany udział czasu pracy.

Udział czasu pracy musi być podany dla całego okresu trwania oświadczenia o dyscyplinie. Nie możesz zarejestrować oświadczenia, jeżeli w jakimś czasie jego trwania nie zostały określone udziały czasu pracy.

Z rozwijanej listy wybierz właściwy udział czasu pracy. Na liście podczytują się dopuszczalne wartości udziałów, zgodnie z zasadami określonymi tutaj. Jeżeli pracownik oświadczył tylko jedną dyscyplinę, wskaż udział czasu pracy dla niej. Jeżeli pracownik oświadczył dwie dyscypliny, wskaż udział czasu pracy dla pierwszej z nich. Udział czasu pracy dla drugiej dyscypliny uzupełni się automatycznie.

Zatwierdź oświadczenie przyciskiem „Dodaj oświadczenie”.

Zakres możliwych zmian w oświadczeniu o dyscyplinie

W przypadku oświadczenia o dyscyplinie wskazujemy tylko datę jego złożenia.

Złożenie nowego oświadczenia o dyscyplinie jest możliwe po upływie dwóch lat od złożenia poprzedniego oświadczenia. Złożenie nowego oświadczenia po tym czasie powoduje zakończenie poprzedniego oświadczenia.

Nowe oświadczenie składa się też w razie ustania zatrudnienia w jednym podmiocie i podjęcia zatrudnienia w nowym podmiocie. W razie zarejestrowania w POL-onie operacji zakończenia zatrudnienia pracownika w podmiocie, jego oświadczenie o dyscyplinie zakończy się automatycznie.

Korekta oświadczenia

Za pomocą ikony „Koryguj” (ikona ołówka) możesz wykonać jedną z następujących operacji:

  • Możesz skorygować błędnie wpisany udział czasu pracy (przy dwóch dyscyplinach). Np. pracownik złożył oświadczenie o dyscyplinie 1 stycznia określając, że pierwszej dyscyplinie będzie poświęcał 25%, a drugiej 75% czasu pracy. Jednak omyłkowo wprowadziłeś mu udziały po 50%. Za pomocą opcji „Koryguj” możesz zaznaczyć prawidłowe udziały. Będą one obowiązywały od daty złożenia oświadczenia, a zatem od 3 stycznia.
  • Możesz dodać kolejny udział czasu pracy (przy dwóch dyscyplinach). W tym wypadku rejestrujemy zmianę, która faktycznie zaszła w zaangażowaniu pracownika w poszczególne dyscypliny. W tym celu, po kliknięciu ikony „Koryguj”, wybierz przycisk „+ Dodaj kolejny udział”. W dodatkowej formatce, która się pojawi, wskaż datę, od której obowiązuje nowy udział czasu pracy i przypisz wartości do poszczególnych dyscyplin. Np. do 5 czerwca pracownik poświęcał 75% czasu pracy na pierwszą dyscyplinę i 25% na drugą dyscyplinę. Natomiast od 6 stycznia zmieniamy na 25% i 75%.

Zamknięcie oświadczenia o dyscyplinie

Za pomocą ikony „Zamknij” (ikona kółka z X) możesz dodać datę ustania obowiązywania oświadczenia o dyscyplinie. Opcja ta jest dostępna wyłącznie przy rekordach, w których minęło co najmniej 2 lata od złożenia oświadczenia. 

Data zamknięcia oświadczenia o dyscyplinie musi być późniejsza niż 2 lata od daty złożenia i musi być datą z przeszłości.

W związku ze złożonymi w systemie oświadczeniami o zgodności danych ze stanem faktycznym (do 31 stycznia danego roku) data zamknięcia oświadczenia o dyscyplinie po upłynięciu 2 lat od daty złożenia oświadczenia nie może mieścić się okresie poświadczonym. Oznacza to, że np. do 31 stycznia 2024 r. można do systemu wprowadzić datę zamknięcia oświadczenia o dyscyplinie za rok 2023.

Aby zamknąć oświadczenie o dyscyplinie, najpierw zamknij oświadczenie N w tej dyscyplinie!

Po zamknięciu oświadczenia o dyscyplinie zostanie ono przeniesione do zakładki „Nieaktualne”. Czynność ta jest odwracalna.

Aby ponownie otworzyć oświadczenie o dyscyplinie przejdź do zakładki „Nieaktualne”, a następie użyj przycisku przywrócenia (kółko ze strzałką) i potwierdź. Oświadczenie zostanie przywrócone jako aktywne.

Usunięcie oświadczenia

Za pomocą ikony „Usuń” (ikona śmietnika) możesz usunąć zarejestrowane oświadczenie. Opcja ta jest dostępna wyłącznie przy rekordach wprowadzonych w obrębie roku, w którym złożono oświadczenie oraz do dnia 31 stycznia roku następnego.

Aby usunąć oświadczenie o dyscyplinie, nie może być dla niego oświadczenia N w tej dyscyplinie!

Oświadczenie o dyscyplinie za dany rok można dodać lub usunąć (w celu dokonania korekty daty złożenia oświadczenia lub zadeklarowanych dyscyplin) w obrębie roku, w którym złożono oświadczenie oraz do dnia 31 stycznia roku następnego tj. do ostatniego dnia terminu na złożenie oświadczenia o zgodności danych wprowadzonych w ubiegłym roku do POL-on ze stanem faktycznym przez kierownika podmiotu.

Prosimy nie wysyłać wniosków do ministerstwa o udzielenie zgody na modyfikację oświadczenia. Podmiot sam może zmodyfikować oświadczenie, w związku z czym zgoda ministerstwa nie jest potrzebna.

Przypominamy o obowiązku systematycznego sprawozdawania danych i konieczności dokonania ich weryfikacji przed złożeniem oświadczenia o zgodności danych przez kierownika podmiotu.

UWAGA! Zgodnie z decyzją ministerstwa nie ma możliwości dodania lub korekty oświadczeń o reprezentowanych dyscyplinach i zaliczeniu do N dotyczącego roku poprzedniego po dniu 31 stycznia roku następnego, tj. od momentu gdy ubiega termin na złożenie oświadczenia o zgodności danych za rok ubiegły przez kierownika podmiotu.​

Złożenie oświadczenia o zgodności danych przez kierownika podmiotu powinno zostać poprzedzone kompleksową weryfikacją danych wprowadzonych do systemu w roku ubiegłym.​

Checkbox „prowadzenie działalności naukowej we wskazanej dyscyplinie”

Uwaga! Dla podmiotów innych niż „Inna instytucja naukowa” został zniesiony obowiązek rejestracji informacji o prowadzeniu badań w danej dyscyplinie.

Checkbox „prowadzenie działalności naukowej we wskazanej dyscyplinie” jest widoczny w formularzu tylko dla innych instytucji naukowych.

Zgodnie z informacją znacznik „prowadzenie badań” w imporcie za pośrednictwem pliku XML jest nadal obowiązkowy dla wszystkich podmiotów. Dla podmiotów poza „inną instytucją naukową” podana wartość może być wartością losową, ponieważ nie zostanie ona zarejestrowana w systemie.

Jeżeli w okresie obowiązywania oświadczenia o dyscyplinie pracownik innej instytucji naukowej prowadzi lub prowadził badania, należy zakliknąć checkbox „prowadzenie działalności naukowej we wskazanej dyscyplinie”. Checkbox  nie zaznaczy się automatycznie przy złożonym oświadczeniu o zaliczeniu do N.

Zobacz też:

Oświadczenie N Udział czasu pracy

Dane pracownika – Nieobecności

Nie ma obowiązku raportowania w POL-onie wszystkich nieobecności pracownika, a jedynie konkretnych rodzajów nieobecności, wymienionych w § 2 ust. 5 pkt 4 rozporządzenia ws. POL-on. Przepis ten stanowi:

W zakresie danych, o których mowa w art. 343 ust. 1 pkt 15 i 16 ustawy, w wykazie pracowników zamieszcza się następujące informacje: (…)
4) liczbę dni, w których pracownik w danym roku:
a) przebywał na urlopie bezpłatnym, urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie ojcowskim, urlopie wychowawczym, urlopie rodzicielskim lub urlopie dla poratowania zdrowia,
b) pobierał zasiłek chorobowy lub świadczenie rehabilitacyjne
– według stanu na dzień 31 grudnia.

Informację o nieobecnościach uzupełnij wstecznie, począwszy od 1 stycznia 2017 r. Dotyczy to również byłych pracowników zatrudnionych w roku 2017 lub później. Wynika to z faktu, że informacje te będą wykorzystywane na potrzeby ewaluacji za lata 2017-2020.

Aby dodać informację o nieobecnościach pracownika, kliknij w jego profilu w zakładkę „Nieobecności”. Następnie kliknij w przycisk „+ Dodaj wpis o nieobecności”. Pokaże się formatka, którą należy wypełnić. Podaj rok kalendarzowy, za który uzupełniasz dane. Wpisz zsumowaną dla tego roku liczbę dni nieobecności. Na koniec zaakceptuj wprowadzone dane klikając w zielony znacznik.

W stosunku do już dodanych wpisów możesz skorzystać z następujących akcji:

  • „Edytuj wpis o nieobecności” (ikona ołówka) – skorzystaj z tej opcji, jeśli omyłkowo wprowadziłeś błędne dane, np. niewłaściwą liczbę dni nieobecności w danym roku.
  • „Usuń wpis o nieobecności” (ikona kosza na śmieci) – skorzystanie z tej opcji spowoduje całkowite i trwałe usunięcie wpisu o nieobecnościach pracownika w danym roku. Skorzystaj z tej opcji w szczególności, jeśli wprowadziłeś informacje o nieobecnościach dwa razy dla tego samego roku.

Przy podawaniu informacji o nieobecnościach pracownika kieruj się następującymi zasadami:

  • Liczbę dni nieobecności podawaj za rok kalendarzowy, a nie akademicki (ponieważ przepis każe podawać tę informację według stanu na dzień 31 grudnia danego roku).
  • Liczbę dni nieobecności podawaj w dniach kalendarzowych (a nie roboczych).
  • Podawaj tylko łączną liczbę dni nieobecności, wymienionych w ww. przepisie rozporządzenia. Nie rozbijaj ich na poszczególne przyczyny.
    Przykład: Pracownik Jan Z. w 2019 r. przebywał 14 dni na urlopie ojcowskim od 13 maja do 26 maja. Ponadto przebywał 21 dni na urlopie bezpłatnym w dniach 4-24 listopada. W systemie POL-on w polu „Liczba dni nieobecności” w 2019 r. wpisujemy mu 35 dni.
  • Nie można wpisać liczby dni nieobecności równej „0”. Jeśli w danym roku pracownik nie miał nieobecności podlegających raportowaniu w POL-onie, w ogóle nie uzupełniaj formatki dla tego roku.

 

Konferencja „Wdrożenie systemu POL-on ​ w ramach nowej ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce​” 11.03.2020 r.

Harmonogram, Szkoły doktorskie, Wykaz osób ubiegających się o stopień doktora, Sprawozdawczość do GUS za 2019 r., Raport z wykorzystania środków finansowych
Oświadczenie o zgodności danych; Pytania często zadawane przez użytkowników – moduły Pracownicy, Szkoły doktorskie, Doktoranci, Osoby ubiegające się o stopień doktora
Pytania często zadawane przez użytkowników – moduł Studenci, PBN 2.0, SEDN

Prezentacje (pdf)

Szkoły doktorskie, Wykaz osób ubiegających się o stopień doktoraPobierz
Sprawozdawczość do GUS za 2019 r., Raport z wykorzystania środków finansowych, Oświadczenie o zgodności danychPobierz
Częste pytania użytkowników (Pracownicy)Pobierz
Częste pytania użytkowników (Studenci, Doktoranci, Szkoły doktorskie)Pobierz
PBN 2.0Pobierz
SEDNPobierz

Dane pracownika – Zatrudnienie – Dane zatrudnienia

Dane pracownika są podzielone na zakładki:

    • Dane podstawowe,
    • Zatrudnienie,
    • Stopnie i tytuły,
    • Oświadczenia,
    • Prowadzone zajęcia,
    • Kompetencje,
    • Nieobecności.

Po kliknięciu w zakładkę „Zatrudnienie” rozwinie się lista trzech sekcji:

  •   Dane zatrudnienia – rejestrujemy tu zatrudnienie systemowe; zawiera informacje na temat miejsca i ram czasowych zatrudnienia;
  •   Warunki zatrudnienia – szczegółowe cechy zatrudnienia, m.in. podstawa nawiązania stosunku pracy (jaka umowa) i okres jej obowiązywania  zostały opisane w odrębnym wpisie;
  •   Zgody na dodatkowe zatrudnienie zostały opisane w odrębnym wpisie.

Sekcja „Dane zatrudnienia”

Sekcja „Dane zatrudnienia” pozwala na zarejestrowanie pracownikowi tzw. zatrudnienia systemowego. Wyjaśnienie, jak należy rozumieć zatrudnienie systemowe, znajduje się tutaj.

Sekcja „Dane zatrudnienia” informuje, w jakich podmiotach i w jakich ramach czasowych pracownik:

  • jest zatrudniony (zakładka „Aktualne”),
  • był zatrudniony (zakładka „Nieaktualne”).

Zatrudnienie pracownika w twojej instytucji podczytuje się automatycznie na podstawie informacji podanych w chwili rejestracji pracownika.

Dane zatrudnienia:

  • uzupełniamy rejestrując pracownika albo
  • możemy mu dodać samo zatrudnienie bez dodatkowej rejestracji, jeśli pracownik już jest w POL-onie.  W takim przypadku można go wyszukać na liście.

Więcej na temat rejestracji pracownika przeczytasz tutaj.

Kończenie zatrudnienia

W przypadku aktualnego zatrudnienia podana jest tylko informacja o dacie podjęcia zatrudnienia. „Data ustania zatrudnienia” oznacza datę faktycznego (a nie planowanego, np. na skutek umowy na czas określony) zakończenia zatrudnienia pracownika. Należy ją uzupełnić dopiero po tym, jak osoba przestanie być zatrudniona w twoim podmiocie (do tej pory data końca zatrudnienia ustawiała się dynamicznie na podstawie dat warunków zatrudnienia).

Uwaga! Wyjątkowo możliwe jest zakończenie zatrudnienia systemowego pomimo trwania uproszczonych warunków zatrudnienia (a więc w stosunku do tzw. innych osób prowadzących zajęcia). Natomiast w przypadku „zwykłych” warunków zatrudnienia (osób pozostających w stosunku pracy) zakończenie zatrudnienia systemowego wiąże się z zakończeniem tychże warunków zatrudnienia. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

Kliknij przycisk „Zakończ zatrudnienie”, a następnie podaj datę zakończenia zatrudnienia (wybierz ją po kliknięciu ikony kalendarza albo wpisz ręcznie).

Potwierdź klikając przycisk „Zakończ zatrudnienie”. Zatrudnienie zostanie przeniesione do zakładki „Nieaktualne”.

W przypadku próby wybrania daty przyszłej lub dnia bieżącego, pojawi się komunikat o niemożliwości przeprowadzenia takiej operacji.

Na możliwość zakończenia zatrudnienia wpływają też warunki zatrudnienia. Nie można zakończyć zatrudnienia pracownika z określoną datą, jeśli na tę datę ma on aktywne warunki zatrudnienia.

Uwaga! Nie dotyczy to uproszczonych warunków zatrudnienia (w przypadku tzw. innych osób prowadzących zajęcia), które mogą trwać nawet pomimo zakończenia zatrudnienia systemowego. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

W praktyce oznacza to, że w warunkach zatrudnienia pracownika jest zarejestrowana umowa o pracę na czas określony, która kończy się później niż data zakończenia zatrudnienia, którą próbujesz ustawić. Musisz najpierw odpowiednio zmienić datę warunków zatrudnienia.

Przykład: Malwina Testowa w warunkach zatrudnienia ma podaną umowę na czas określony od 1.10.2018 do 30.09.2020. Jednak zakończyła pracę w Uniwersytecie X wcześniej – z dniem 17.01.2020. W dniu 22.01.2020 chcesz zanotować w POL-onie informację o zakończeniu pracy przez Malwinę Testową. Aby to zrobić, najpierw wejdź w sekcję „Warunki zatrudnienia” i zmień datę końcową ich obowiązywania na 17.01.2020. Dopiero po tym wejdź w zakładkę „Dane zatrudnienia” i skorzystaj z opcji „Zakończ zatrudnienie” podając datę 17.01.2020.

W przypadku danych zmigrowanych ze starego POL-onu może być ustawiona data zakończenia zatrudnienia w przyszłości. W takiej sytuacji należy ją ręcznie wyczyścić lub ustawić datę z przeszłości.

W tym celu kliknij przycisk „Zakończ zatrudnienie”. W formatce, która się otworzy, kliknij ikonę kalendarza w polu „Data ustania zatrudnienia”. Pod kalendarzem, który się rozwinie, kliknij komendę „Wyczyść” albo ustaw datę z przeszłości. Na koniec kliknij przycisk „Zakończ zatrudnienie”.

Korekta informacji o zatrudnieniu

Aby poprawić błąd, który widnieje w danych kliknij przycisk „Koryguj”. Za jego pomocą możesz poprawić:

  • datę podjęcia zatrudnienia – w przypadku zatrudnienia aktualnego;
  • datę podjęcia lub datę ustania zatrudnienia – w przypadku zatrudnienia nieaktualnego.

W tym celu podaj datę zakończenia zatrudnienia (wybierz ją po kliknięciu ikony kalendarza albo wpisz ręcznie). Potwierdź przyciskiem „Zapisz”.

Przypominamy, że jeśli musisz usunąć datę zakończenia zatrudnienia pochodzącą z przyszłości (ponieważ taka data zmigrowała się ze starego POL-onu), należy użyć nie opcji korekty, ale „Zakończ zatrudnienie”. Opis, jak należy to zrobić krok po kroku znajduje się we wcześniejszej części tego artykułu.

Historia korekt

Dzięki przyciskowi „Historia korekt” podejrzysz zmiany wprowadzane w datach zatrudnienia.

Usuwanie zatrudnienia

Przycisk „Usuń zatrudnienie” spowoduje usunięcie w całości danego zatrudnienia pracownika. Skorzystaj z niego, jeśli wprowadziłeś dane o zatrudnieniu omyłkowo, np. nie temu pracownikowi, któremu zamierzałeś.

Usunięcie zatrudnienia spowoduje również usunięcie wszystkich powiązanych z nim danych (wpisy o prowadzonych zajęciach, pensum, zgodach na dodatkowe zatrudnienie). Zatrudnienia nie będzie ani w zakładce „Nieaktualne”, ani w historii korekt.

Jeśli jesteś pewien co do swojej decyzji, potwierdź za pomocą przycisku „Usuń zatrudnienie”.

Nie można usunąć ostatniego zatrudnienia pracownika w podmiocie.

Nie można usunąć zatrudnienia, jeśli są na nim zapisane oświadczenia.

 

Przechodzenie do warunków zatrudnienia

Z uwagi na to, że z poszczególnymi zatrudnieniami ściśle wiążą się ich warunki, możesz je szybko podejrzeć za pomocą przycisku „Przejdź do warunków zatrudnienia”.

 

Sekcja „Warunki zatrudnienia”

Przejdź do dedykowanego wpisu.

Sekcja „Zgody na dodatkowe zatrudnienie”

Przejdź do dedykowanego wpisu.

Zobacz też:

Rejestracja pracownika

Dane pracownika

Inne osoby prowadzące zajęcia

Siatka stanowisk

Dane pracownika – Dane podstawowe

Dane pracownika są podzielone na zakładki:

    • Dane podstawowe,
    • Zatrudnienie,
    • Stopnie i tytuły,
    • Oświadczenia,
    • Prowadzone zajęcia,
    • Kompetencje,
    • Nieobecności,
    • Kary pracownicze,
    • Osiągniecia,
    • Funkcje kierownicze.

Zakładka „Dane podstawowe” zawiera dane osobowe i dane identyfikacyjne. Zaliczają się one do zakresu danych, które trzeba podać, aby pracownik został rejestrowany.

Dane identyfikacyjne to numer PESEL (w przypadku obywatela polskiego lub cudzoziemca posiadającego taki numer) lub informacje o dokumencie tożsamości (w przypadku cudzoziemca).

Dane podstawowe obejmują: nazwisko, imię, płeć, pochodzenie, obywatelstwo, rok urodzenia, a także (nieobowiązkowo) przedrostek nazwiska i pozostałe imiona. W przypadku osoby będącej cudzoziemcem obowiązkowo należy podać również kraj urodzenia.

W starym POL-onie nie było pola „Obywatelstwo”, a jedynie pole „Pochodzenie”. Zawierało ono informację, czy pracownik jest obywatelem polskim czy cudzoziemcem. Dane te zostały zmigrowane do POL-onu 2.0. Ponadto w starym POL-onie była informacja o państwie pochodzenia pracownika. Jednak w związku ze zmianą ustawy 2.0. dane te, nie są już gromadzone i nie zostały zmigrowane do nowego systemu.

Natomiast w POL-onie 2.0 przy rejestracji nowego pracownika podajemy:

  • pochodzenie (czy mamy do czynienia z obywatelem polskim, czy z cudzoziemcem),
  • obywatelstwo,
  • kraj urodzenia (w przypadku cudzoziemca).

Rozwiązanie to ma na celu uniknięcie wątpliwości, jakie pojawiały się przy interpretacji wyrażenia „kraj pochodzenia”.

A zatem, dane pracowników zmigrowanych ze starego POL-onu, którzy zakończyli zatrudnienie przed wejściem w życie ustawy 2.0 (przed 1.10.2018), nie będą zawierały obywatelstwa, a jedynie ogólną informację o pochodzeniu (obywatel polski czy cudzoziemiec).

Zmiana danych osobowych

Aby dokonać zmian w danych osobowych, kliknij przycisk „Zmień”. Wprowadź zmiany lub wpisz nowe dane w odpowiednie pola.

Zmian lub korekt danych osobowych można dokonać tylko przy wykorzystaniu GUI lub API REST (import XML takiej możliwości nie daje).

Wymagane jest podanie daty, od której zmiana obowiązuje. Datę wybierz z kalendarza, który pojawi się po kliknięciu w ikonę kalendarza albo wpisz ją ręcznie. Nie można wskazać daty przyszłej – należy raportować jedynie zmiany faktycznie dokonane.

W naszym przykładzie zmieniamy nazwisko pracownika z „Testowa” na „Testowa-Nowak”. Jako datę obowiązywania zmiany podajemy datę powzięcia informacji o zmianie.

Zatwierdź zmiany za pomocą przycisku „Zapisz”.

Wyświetli się komunikat potwierdzający dokonanie zmian.

Historia zmian

Aby prześledzić, jakie zmiany były kolejno dokonywane w danych osobowych pracownika skorzystaj z przycisku „Historia zmian”.

Zmiany domyślnie są wyświetlane w kolejności od najnowszych do najstarszych. Możesz odwrócić tę kolejność wybierając odpowiednią opcję z rozwijanej listy w polu „Sortuj”.

Aby ponownie wyświetlić aktualne dane, kliknij w komendę „<Powrót”.

Korekta danych osobowych

Operacja „Zmień” powinna być używana, aby odnotować rzeczywistą zmianę danych pracownika. Chodzi więc o zdarzenia, które zaszły w świecie rzeczywistym, np. zmiana nazwiska. Dlatego należy podać datę, od której zmiana obowiązuje w systemie (data powzięcia informacji o zmianie).

Natomiast jeśli omyłkowo wprowadziliśmy błędne dane i chcemy jej poprawić, powinniśmy skorzystać z operacji „Koryguj”.

Aby skorygować dane osobowe wybierz przycisk „Historia zmian” w sekcji „Dane osobowe”. Następnie kliknij przycisk „Koryguj”.

Zwróć uwagę, że możliwość korekty dotyczy wybranej wersji danych (rekordu) – przy każdym rekordzie jest osobny przycisk „Koryguj”. Upewnij się, że korygujesz właściwą wersję danych.

Otworzy się formularz, w którym możesz edytować dane osobowe pracownika. W naszym przykładzie poprawiliśmy rok urodzenia pracownika z 1989 na 1981, a także płeć z „mężczyzna” na „kobieta”.

Wprowadzone zmiany zatwierdź przyciskiem „Zapisz”. Wyświetli się komunikat potwierdzający, że wersja danych osobowych została skorygowana.

Korekta przenosi się na inne wersje danych tylko wtedy, gdy korygujesz rok urodzenia lub kraj urodzenia. Jeśli korygujesz inne dane, nie zostaną one przeniesione na pozostałe rekordy (wynika to z faktu, że można na nich dokonywać operacji zmiany). Jeśli chcesz mieć poprawne dane we wszystkich rekordach, musisz dla każdego z nich dokonać operacji korekty w sposób opisany powyżej.

Dane identyfikacyjne

Analogiczne czynności („Zmień”, „Historia zmian”, „Koryguj”) możesz wykonać w odniesieniu do danych identyfikacyjnych pracownika.

Zobacz też:

Zatrudnienie

Rejestracja pracownika

Wygląd i zawartość modułu Pracownicy

Aby wejść do modułu Pracownicy, po zalogowaniu do POL-onu kliknij w niebieską ikonę spisu treści w lewym górnym rogu ekranu.

W menu bocznym, które się pojawi, wybierz pozycję „Pracownicy”.

Kliknij w kafel „Wykaz nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu”.

Widok tabelaryczny i widok listy

Wykaz nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu (będziemy go nazywać w skrócie Wykazem nauczycieli akademickich) jest dostępny w dwóch widokach: tabelarycznym lub listy.

W widoku podstawowym – tabelarycznym zobaczysz:

  • filtry i wyszukiwarkę (w lewej kolumnie);
  • listę pracowników twojej instytucji przedstawioną w formie tabeli.

Tabela zawiera nazwiska, imiona oraz numery PESEL lub dokumentów tożsamości. Kliknięcie w danego pracownika spowoduje wyświetlenie szczegółowych informacji na jego temat.

Aby przejść do widoku listy, kliknij w ikonę listy w prawym górnym rogu ekranu.

W widoku listy zobaczysz:

  • dostępne filtry oraz wyszukiwarkę pracowników (lewa kolumna);
  • listę pracowników twojej instytucji, zawierającą imiona i nazwiska (środkowa kolumna);
  • podgląd podstawowych informacji na temat zaznaczonego pracownika (prawa kolumna).

Imię i nazwisko pracownika w nagłówku tej kolumny jest aktywnym linkiem. Kliknij w nie, aby przejść do szczegółów dotyczących tego pracownika.

Aby zmienić widok na tabelaryczny, kliknij w ikonę tabeli w prawym górnym rogu ekranu.

W każdym z widoków dostępny jest przycisk „Raporty”. Za jego pomocą szybko przejdziesz do modułu Raporty, w którym możesz wygenerować i pobrać predefiniowane raporty z obszaru „Pracownicy”. Więcej na temat raportów przeczytasz tutaj.

Sortowanie wyników

Zarówno w widoku tabelarycznym, jak i widoku listy możesz posortować wyniki alfabetycznie rosnąco lub malejąco. Dostępne jest sortowanie po imionach lub po nazwiskach. Domyślnie ustawione jest sortowanie po nazwiskach pracowników w kolejności rosnącej.

Rekordy i strony

W górnej części wykazu znajduje się informacja, ile pozycji (rekordów) zawiera Wykaz nauczycieli akademickich twojej instytucji przy zadanych kryteriach wyszukiwania.

Widoczna jest także informacja, ile rekordów jest wyświetlanych jednocześnie na stronie. Ustawienie to można zmienić klikając w skierowaną do dołu strzałkę i wybierając jedną z opcji na rozwijanej liście.

Aby przejść do dalszych stron wykazu możesz:

  • kliknąć w przycisk „Następna” lub
  • wpisać numer interesującej Cię strony i nacisnąć „Enter”.

Wyszukiwanie i filtry

Aby wyszukać konkretnych pracowników, wpisz w pola wyszukiwarki odpowiednio nazwisko, imię lub PESEL albo numer dokumentu tożsamości. Możesz wypełnić niektóre albo wszystkie te pola naraz.

Aktualnie można filtrować Wykaz nauczycieli akademickich z użyciem następujących kryteriów:

  • „Aktualne zatrudnienie” – lista pracowników, którzy mają trwające zatrudnienie lub warunki zatrudnienia na dzień bieżący. Jest to tryb zestawienia stosowany przez system domyślnie.

Przykład: Julia Kwiatkowska była zatrudniona na Uniwersytecie X od 1.01.2019 do 31.12.2019. Data ustania zatrudnienia została wprowadzona do POL-onu dopiero 5.01.2020. Jeśli w dniu 4.01.2020 przeglądasz Wykaz nauczycieli akademickich obejmujący aktualne zatrudnienia, to będzie w nim figurować Julia Kwiatkowska. Jeśli powtórzysz to samo w dniu 7.01.2020, to Julia Kowalska nie znajdzie się na tej liście.

  • „Zatrudnienie w okresie” – lista pracowników, którzy w zadanym okresie byli zatrudnieni lub mieli trwające warunki zatrudnienia przynajmniej przez jeden dzień (możliwość wybrania konkretnych dat pojawi się po zakliknięciu tej opcji).
  • „Zatrudnienie na dzień” – lista pracowników, którzy na zadany dzień mieli trwające zatrudnienie lub warunki zatrudnienia (możliwość wybrania konkretnej daty pojawi się po zakliknięciu tej opcji).

Zauważ, że filtry „aktualne zatrudnienie”, „zatrudnienie w okresie”, „zatrudnienie na dzień” wyszukują również inne osoby prowadzące zajęcia, które mają aktywne uproszczone warunki zatrudnienia pomimo zakończenia zatrudnienia systemowego (w zakładce „Dane zatrudnienia”). Więcej na ten temat zob. tutaj.

  • „Zatrudnieni z karą pracowniczą lub wyrokiem sądowym” – pracownicy, którzy mają aktywną karę pracowniczą (tzn. jeszcze nie minęła data zatarcia lub zakończenia kary, jeśli data zakończenia jest większa): karę dyscyplinarną „nową” lub „starą” bądź wyrok sądowy. Po usunięciu kary z systemu pracownik, który wcześniej ją posiadał, nie zostanie już wyszukany za pomocą tego filtra. Filtr działa niezależnie od zatrudnienia, czyli wyszukuje również pracowników, którzy mają zakończone zatrudnienie, ale mają aktywną karę. ​Zastosowanie tego filtra powoduje, że nieaktywne stają się niektóre inne filtry (w związku z czym zostają wyszarzone): dotyczące siatki stanowisk oraz mające postać checkboxów. ​
  • „Charakter pracy”, „Grupa stanowisk”, „Stanowisko” – filtry te odzwierciedlają „schodkową” strukturę siatki stanowisk w POL-onie. Oznacza to, że abyś mógł wskazać kategorię niższą (np. grupę stanowisk), musisz najpierw określić kategorię nadrzędną (charakter pracy). Możesz też zakończyć filtrowanie na poziomie ogólniejszym (wskazując np. tylko określony charakter pracy, przykładowo „nauczyciel akademicki”). Wskazanie konkretnego stanowiska wymaga wcześniejszego określenia zarówno charakteru pracy, jak i grupy stanowisk.
  • „Inna osoba prowadząca zajęcia” – wyszukuje osoby, które w sekcji „Warunki zatrudnienia” mają zaznaczony checkbox o tej samej nazwie. Jeżeli osoba ma kilka warunków zatrudnienia i tylko w jednym/niektórych z nich ma zaznaczoną tę opcję, również zostanie wyszukana.
  • „Uwzględnij dane historyczne osoby” – dotyczy nazwiska, imienia, numeru PESEL lub numeru dokumentu tożsamości. Jeśli zaznaczysz ten checkbox, system wyszukując weźmie pod uwagę również dane historyczne (nieaktualne), np. nazwisko panieńskie. Domyślnie system wyszukuje jedynie po danych bieżących.
  • „Ogranicz do zatrudnień zakończonych w ciągu 30 dni” – system wyszukuje tylko takich pracowników, których zatrudnienie zostało zakończone w ciągu ostatnich 30 dni. Ten checkbox jest nieaktywny, jeśli wcześniej zaznaczyłeś filtry „zatrudnienie w okresie” albo „zatrudnienie na dzień”, ponieważ wówczas to za ich pomocą są zakreślone ramy czasowe zatrudnienia.
  • „Ogranicz do zatrudnień bez aktywnych warunków zatrudnienia” – pozwala wyszukać pracowników, którzy mają otwarte (niezakończone) zatrudnienie systemowe (sekcja „Dane zatrudnienia”), ale którym skończyły się warunki zatrudnienia (np. skończyła się umowa na czas określony) lub w ogóle nie mają zarejestrowanych warunków zatrudnienia (w tym tzw. uproszczonych warunków zatrudnienia, czyli dotyczących innych osób prowadzących zajęcia). Filtr ten pomaga dbać o zamknięcie zatrudnień, w których skończyła się umowa/wyszukać pracowników, którym trzeba wpisać nowe warunki.
  • „Warunki zatrudnienia poza okresem zatrudnienia” – wyszukuje osoby, które mają aktywne tzw. uproszczone warunki zatrudnienia (a zatem są innymi osobami prowadzącymi zajęcia) już po zamknięciu zatrudnienia systemowego (w zakładce „Dane zatrudnienia”). Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

Po zaznaczeniu wybranego filtra kliknij w przycisk „Szukaj”, aby wyświetlić listę pracowników zaktualizowaną do wybranych przez ciebie kryteriów.

Nawet po wciśnięciu przycisku „Szukaj” system zapamiętuje zadane kryteria wyszukiwania. Jeśli chcesz je zmienić, zawsze najpierw wyczyść aktualnie ustawione filtry. Zrobisz to klikając w komendę „Wyczyść” z prawej strony filtrów.

Jeśli tego nie zrobisz, dodasz jedynie kolejne kryteria do już ustawionych kryteriów wyszukiwania. W rezultacie możesz nie otrzymać interesujących cię wyników.

Przykład:

Krok 1.

Chcę znaleźć pracownika Jana Kowalskiego. Wpisuję w odpowiednie pole wyszukiwarki nazwisko „Kowalski”. Otrzymuję listę pracowników o tym nazwisku. Niestety okazuje się, że poszukiwanego przeze mnie pracownika nie ma na powyższej liście. Nabieram wątpliwości, czy nie pomyliłem się co do nazwiska. Może chodziło o Kowalczyka albo Kowalewicza?

Krok 2.

Postanawiam zmienić kryterium wyszukiwania. Wiem, że interesująca mnie osoba kilka dni temu zakończyła pracę w mojej instytucji. Zaklikuję checkbox „Ogranicz do zatrudnień zakończonych w ciągu 30 dni”, z zamiarem przeszukania tak zawężonej listy. Tymczasem otrzymuję wynik „Brak danych”.

Uwaga! Powinienem był między krokiem 1. a 2. wyczyścić filtry. Nie zrobiłem tego, więc najpierw system wyszukał wszystkich Kowalskich w mojej instytucji, a następnie spośród nich szukał osób, których zatrudnienie zakończyło się w ciągu 30 dni.

Rejestrowanie nowego pracownika

W obydwu widokach, pod nazwą Wykazu, dostępny jest przycisk „+ Zarejestruj nowego pracownika”. Za jego pomocą przejdziesz do formularza dodawania nowego pracownika w twojej instytucji. Więcej na temat rejestracji nowego pracownika przeczytasz tutaj.

Zobacz też:

Rejestracja pracownika

Wdrażanie modułu Pracownicy

Rejestracja pracownika

Aby zarejestrować nowego pracownika, należy wykonać poniższe czynności.

W module Pracownicy wybierz kafel „Wykaz nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu”.

W wykazie kliknij w przycisk „+ Zarejestruj nowego pracownika”.

Na pierwszym etapie wymagane jest podanie danych identyfikacyjnych pracownika.

Jeżeli osoba ma nadany numer PESEL, należy go wpisać w odpowiednie pole. Jeżeli pracownik jest cudzoziemcem i nie ma nadanego numeru PESEL, wybierz z rozwijanej listy rodzaj dokumentu tożsamości, podaj jego numer oraz kraj wydania. Możesz podać zarówno numer PESEL, jak i dane dokumentu tożsamości.

Po ich wpisaniu w odpowiednie pola, kliknij przycisk „Weryfikuj”. Nastąpi sprawdzenie, czy osoba o podanych danych identyfikacyjnych jest już zarejestrowana w twojej instytucji.

Jeśli taka osoba nie widnieje jeszcze w POL-onie w twojej instytucji, należy kontynuować proces rejestracji.

W następnej kolejności przewiń ekran i uzupełnij sekcje „Dane osobowe” oraz „Cechy zatrudnienia”. Sekcje te stają się aktywne dopiero po zweryfikowaniu danych identyfikacyjnych.

Pola oznaczone gwiazdkami są obowiązkowe.

Pole „Miejsce zatrudnienia” jest wypełniane automatycznie.

Na tym etapie nie podajesz daty ustania zatrudnienia (np. daty końca obowiązywania umowy o pracę na czas określony). W tym miejscu raportujemy jedynie fakty, które rzeczywiście już miały miejsce. Datę ustania zatrudnienia należy wypełnić wówczas, gdy pracownik faktycznie zakończy pracę w twojej instytucji.

Zakończ rejestrację poprzez kliknięcie przycisku „Zarejestruj pracownika”.

Wyświetli się komunikat o pozytywnym zarejestrowaniu pracownika.

W kolejnych krokach możesz uzupełnić pozostałe dane pracownika w odpowiednich zakładkach.

Zobacz też:

Dane pracownika

Zatrudnienie

Inne osoby prowadzące zajęcia

Jak jest wdrażany nowy moduł Pracownicy?

Nowy moduł Pracownicy jest wdrażany etapami:

  1. udostępnienie nowej siatki stanowisk w POL-onie 1,
  2. testy na środowisku POL-on 2.0 DEMO,
  3. migracja danych z POL-onu 1 i udostępnienie modułu Pracownicy w POL-onie 2.0,
  4. migracja funkcji kierowniczych,
  5. rozbudowa o nowe dane.

Przebieg tego procesu wraz z planowanymi terminami ilustruje poniższa grafika.

1. Udostępnienie nowej siatki stanowisk w POL-onie 1

Od 30.10.2019 r. w dotychczasowym POL-onie udostępniamy siatkę stanowisk wynikającą z ustawy 2.0. Jest ona dostępna obok starej siatki.

Dzięki temu możliwa jest rejestracja nowych pracowników jeszcze w starym systemie (w odniesieniu do osób zatrudnionych od 1.10.2019 r.).

Możliwa jest też edycja stanowisk dotychczasowych pracowników w oparciu o:

  • nową siatkę stanowisk lub
  • dotychczasową siatkę.

To, która siatka stanowisk będzie widoczna w starym systemie w odniesieniu do konkretnego pracownika zależy od daty jego warunków zatrudnienia. Ilustruje to poniższa grafika.

2. Testy na środowisku POL-on 2.0 DEMO

Od 14.11.2019 r. pod adresem: https://polon2-demo.opi.org.pl/home/login udostępniamy środowisko POL-on 2.0 DEMO, obejmujące moduł Pracownicy.

Środowisko DEMO służy m.in. próbnej migracji danych ze starego modułu Pracownicy, przeprowadzanej przez OPI PIB.

Testy zajmą ok. 3-4 tygodni.

Zachęcamy też użytkowników do zapoznania się z nowym interfejsem i do testowania ścieżek czynności w systemie. Uwagi i błędy można zgłaszać poprzez system Helpdesk w starym systemie.

Dane wprowadzone na DEMO przez uczelnie nie będą migrowane.

W ramach środowiska DEMO jest dostępne „nowe” API REST.

3. Migracja danych z POL-onu 1. Udostępnienie modułu Pracownicy w POL-onie 2.0

Za migrację danych pracowników do nowego POL-onu odpowiada w całości OPI PIB.

Z dotychczasowego POL-onu zmigrowane zostaną zarówno dane pracowników zatrudnionych przed 1.10.2019 r., jak i później.

Migrowane będą wyłącznie dane z POL-onu 1. Dane wprowadzone przez użytkowników do wersji DEMO nie zostaną zmigrowane.

Po zakończeniu migracji moduł Pracownicy będzie dostępny wyłącznie w nowej aplikacji. Stary moduł zostanie przełączony w tryb tylko do odczytu.

Część danych pozostanie tylko w starym POL-onie, ponieważ ustawa 2.0 nie wymaga ich gromadzenia.

Zakres danych migrowanych, wygaszanych oraz nowych danych gromadzonych w module przedstawia poniższa tabela.

DANE MIGROWANE

NOWE DANE

DANE WYGASZANE

Dane pracowników

Prowadzone zajęcia:

Minima kadrowe

Zatrudnienie

Inne osoby prowadzące zajęcia

Minima kadrowe do nadawania stopni

Oświadczenia o dyscyplinie i liczbie N

Kompetencje i doświadczenie innych osób prowadzących zajęcia

Dane powiązane z działalnością badawczo-rozwojową z okresu obejmującego ewaluację 2013-2017 r.

Stopnie i tytuły

Nieobecności

Stopnie służbowe

Zgoda na zatrudnienie

Pensum dydaktyczne

4. Migracja funkcji kierowniczych

W dalszej kolejności z POL-onu 1 zostaną zmigrowane dane dotyczące funkcji kierowniczych.

5. Rozbudowa modułu o nowe dane

W późniejszym czasie moduł Pracownicy zostanie rozbudowany o nowe dane. Będą one obejmować:

  • pensum doktorskie,
  • integrację z postępowaniami awansowymi,
  • synchronizację POL-onu z PBN w kontekście wczytywania numerów ORCID.

Zobacz też:

Wygląd i zawartość modułu Pracownicy

Rejestracja pracownika

Import masowy

Ekran startowy POL-on

Po kliknięciu w przycisk „Zaloguj się” na stronie https://polon.nauka.gov.pl/ znajdziesz się na stronie startowej systemu POL-on 2.0 https://polon2.opi.org.pl/home/login.

Z poziomu ekranu startowego możesz:

Funkcjonowanie POL-onu w okresie przejściowym

Dotychczasowy POL-on był oparty na silosowej, monolitycznej architekturze. POL-on 2.0 będzie oparty na innej koncepcji i nowej architekturze. System będzie podzielony na wiele niezależnych usług (mikroserwisów). Zmiana z dotychczasowego POL-onu na POL-on 2.0 nie zostanie dokonana jednorazowo. System jest przebudowywany stopniowo.

 

Moduły migrowane

Część modułów zostanie zmigrowana z poprzedniej wersji systemu. W nowej wersji moduły zostaną przebudowane zgodnie z założeniami nowej architektury. Będą też uwzględniały zmiany merytoryczne wynikające z ustawy 2.0. Migracja będzie przebiegała etapami. Można obrazowo powiedzieć, że stare wersje modułów będą „podmieniane” na nowe.

 

Nowe moduły

Tworzone są też zupełnie nowe moduły.

 

Moduł wygaszany

Moduł Doktoranci będzie stopniowo wygaszany. Będzie działał w zakresie umożliwiającym edycję danych dotychczasowych doktorantów. Nie będzie możliwości dodania nowych doktorantów. Moduł będzie utrzymywany do ostatniego doktoranta kształcącego się w ramach studiów doktoranckich, ale nie dłużej niż do 2023 roku. Następnie zostanie zarchiwizowany. Dane doktorantów z tego modułu nie zostaną przeniesione do nowego systemu.

Moduły archiwizowane

Część dotychczasowych modułów zostanie zarchiwizowana. Pozostaną one dostępne tylko do odczytu. Nie będą więc dostosowywane do nowego systemu, a dostępne w nich dane zasadniczo nie będą migrowane.

Nawigacja w okresie przejściowym

W okresie przejściowym poszczególne moduły w POL-onie mogą się różnić. Będzie to zależeć od tego, czy mamy do czynienia:

  • modułem nowym lub zmigrowanym,
  • modułem przed migracją lub takim, który zostanie zarchiwizowany.

Nawigacja pomiędzy starą (POL-on) i nową (POL-on 2.0) wersją może odbywać się na dwa sposoby:

  • w górnej belce znajduje się suwak służący do przełączania się pomiędzy wersjami aplikacji,
  • na liście modułów podane są bezpośrednie linki do poszczególnych modułów.

W każdej wersji aplikacji jest też menu (dostępne w lewym, górnym rogu interfejsu) z listą dostępnych modułów w danej aplikacji.

 

POL-on 2.0 i systemy powiązane

Na stronie https://polon.nauka.gov.pl/siec-polon/ poznasz systemy, które tworzą największą bazę danych o polskiej nauce i szkolnictwie wyższym.

Są to :

  1. systemy z zamkniętym postępem (dla użytkowników o specjalnych uprawnieniach, pracujących w podmiotach systemu szkolnictwa wyższego i nauki) – POL-on, RPPD, PBN, SEDN, Studia, JSA oraz
  2. systemy z otwartym dostępem (dla każdego zainteresowanego) – RAD-on, Studia, OSF, ELA.

Na dole strony znajdziesz linki do poszczególnych systemów lub informacji o nich. Linkiem aktywnym jest nazwa systemu [1].

Portal informacyjny POL-on

Strona https://polon.nauka.gov.pl/ pozwoli ci

  • zalogować się do POL-onu [1]
  • poznać:
    • podstawowe informacje o systemie [2]
    • zakres danych upublicznionych [3]
    • strukturę systemu (moduły) [4]
    • warunki dostępu do systemu [5]
    • aktualności i komunikaty [6]
    • harmonogram wdrożeń [7]

Jeśli zjedziesz w dół strony, znajdziesz:

Rejestracja osoby ubiegającej się o stopień doktora

Treść tego artykułu jest przeznaczana dla użytkowników, którzy posiadają rolę edycyjną do modułu Osoby ubiegające się o stopień doktora (INST_PR_DROKTORANCI) oraz tych, którzy chcą poznać proces rejestracji kandydata w POL-on.

W module Osoby ubiegające się o stopień doktora zarejestrujesz kandydata:

  • kształcącego się w szkołach doktorskich (tryb kształcenie doktoranta),
  • ubiegającego się o stopień doktora w trybie eksternistycznym (tryb eksternistyczny),
  • kształcącego się na dotychczasowych studiach doktoranckich, które wszczął postępowanie o nadanie stopnia doktora na nowych zasadach to jest po 30 września 2019 r. (tryb studia doktoranckie).

Aby zarejestrować doktoranta twojej jednostki przejdź do modułu Osoby ubiegające się o stopień doktora i wybierz kafel Wykaz osób ubiegających się o stopień doktora [1]. Kliknij w przycisk „Dodaj osobę ubiegającą się o stopień doktora” [2].

Wskaż czy rejestrowany doktorant to Obywatel Polski czy Cudzoziemiec [3].

W zależności od wskazania pojawi się inny formularz do uzupełnienia.

Zakres danych rejestrowany doktorantowi wynika z przepisów. Chociaż system przyjmie formularz z minimalnym zakresem (dane osobowe, dane identyfikacyjne, tryb przygotowania rozprawy), należy go uzupełnić. Do momentu uzupełnienia rekordu o dane wymagane przepisami będzie on oznaczony stanem danych „niepoprawny”, nie będzie widoczny w sprawozdaniu ministerstwa i uwzględniony w sprawozdawczości GUS.

Jeśli twoja jednostka współprowadzi szkołę doktorską, to w umowie zawartej w formie pisemnej znajdziesz informację czy twój podmiot jest odpowiedzialny za raportowanie danych do POL-on. Jeśli twoja jednostka nie raportuje do POL-on, to i tak będziesz mieć dostęp do rekordów doktorantów wspólnej szkoły doktorskiej – w trybie podglądu. Rekordy te będą oznaczone w systemie symbolem kłódki.

Obywatel Polski

Doktorant posiadający polskie obywatelstwo jest identyfikowany w systemie numerem PESEL. Nie ma potrzeby wprowadzać mu danych dokumentu tożsamości.

Po zaznaczeniu Obywatel Polski [1] wprowadź:

  • PESEL [2]
  • Imię,
  • Nazwisko,
  • Rok urodzenia,
  • Płeć,

W polu obywatelstwo system wpisze „polskie” [3].

Cudzoziemiec

Doktorant, który nie posiada obywatelstwa polskiego może być identyfikowany w systemie numerem PESEL – jeśli go posiada lub dokumentem tożsamości – jeśli nie posiada numeru PESEL.

Po zaznaczeniu Cudzoziemiec [1] wprowadź:

  • Numer PESEL lub typ dokumentu tożsamości z jego numerem i krajem wydania [2],
  • Imię,
  • Nazwisko,
  • Rok urodzenia,
  • Płeć,
  • Obywatelstwo (jedno, wartość słownikowa – podpowiadana przez system) [3]

oraz dane wymagane tylko dla cudzoziemca [4]

  • Kraj urodzenia (wartość słownikowa – podpowiadana przez system)
  • Karta Polaka (tak, nie).

Jeśli zaznaczysz „tak”, wprowadź [5]:

  • numer Karty Polaka,
  • datę ważności Karty Polaka.

Zgodnie z komunikatem dotyczącym nowelizacji rozporządzenia o POL‑on, rozszerzony zakres danych dotyczących Karty Polaka należy uzupełnić do końca drugiego kwartału 2025 r.

Tryb przygotowania rozprawy

Każdemu doktorantowi wskaż tryb przygotowania rozprawy. Do wyboru masz [1]:

  • Kształcenie doktorantów
  • Eksternistyczny
  • Studia doktoranckie

Przed zapisem danych („Zapisz”) upewnij się, że prawidłowo oznaczyłeś tryb. Po wysłaniu formularza do wykazu pozycja ta nie podlega korekcie!
Więcej o trybie przygotowania rozprawy przeczytasz tutaj.

Po kliknięciu przycisku „Zapisz” [2] system zweryfikuje, czy pola obowiązkowe zostały wypełnione w minimalnym zakresie oraz jeśli wprowadzono numer PESEL, czy jest on poprawny. Po pozytywnej weryfikacji, osoba zostaje zapisana zestawieniu uczelni.

Pozostałe wymagane dane kandydata na doktora możesz wypełnić od razu lub później.

W związku z uchyleniem art. 345 ust. 1 pkt 18 ustawy 2.0. w brzmieniu „Wykaz osób ubiegających się o stopień doktora obejmuje: (…) 18) informację o zatrudnieniu, o którym mowa w art. 209 ust. 10 pkt 1 i 2.” od 1.10.2023 r. w POL-on 2.0 nie gromadzi się już danych o zatrudnieniu doktoranta.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 345 ust. 1 pkt 1-9;
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) –  § 4, ust. 3 pkt 1 i 3.

 

Osoby ubiegające się o stopień doktora – wygląd i zawartość

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, co znajduje się w module Osoby ubiegające się o stopień doktora.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Osoby ubiegające się o stopień doktora [1]. Następnie wybierz kafel Wykaz osób ubiegających się o stopień doktora [2] w twojej jednostce.

Moduł Osoby ubiegające się o stopień doktora jest dostępny dla osób z rolą edycyjną INST_DR_DOKTORANCI lub podglądową INST_PR_DOKTORANCI_PODGLAD w POL-on.
Jeśli podgląd ma dotyczyć danych identyfikacyjnych (numeru PESEL lub dokumentu tożsamości) potrzebujesz dodatkowo roli INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE.
Role powinny być nadana na całość uczelni.

Wygląd modułu

Zarejestrowane osoby ubiegające się o stopień doktora prowadzone w twojej jednostce zobaczysz w domyślnym widoku tabeli.

Aby odnaleźć rekord doktoranta użyj filtrów lub wyszukiwarki znajdujących się po lewej stronie ekranu Wprowadź dane osobowe lub identyfikacyjne osoby ubiegającej się o stopień doktora [1].

Aby przejść do danych szczegółowych rekordu kandydata, kliknij w link w wybrany wiersz [2].

Filtrowanie/wyszukiwanie

Możesz przefiltrować rekordy wskazując/wpisując [1]

Status „aktywne” (domyślny) obejmuje osoby, którym nie wprowadzono daty skreślenia, daty zakończenia kształcenia lub osoby, których postępowanie posiada status „w toku”.

Statusy „archiwalne” dotyczą osób ubiegających się o stopień doktora, które w module Postępowania awansowe mają zarejestrowaną informację: skreślenie, zakończenie kształcenia, nadanie stopnia, odmówienie nadania stopnia, pozbawienie stopnia, umorzenie postępowania.

Możesz użyć checkboxów i odfiltrować rekordy z informacją [2]:

  • Karta Polaka
  • Cudzoziemiec
  • Obywatel Polski
  • Doktoranci, którym kończy się okres pobierania stypendium.

Kliknij w przycisk „Szukaj” [3].

Wyczyść filtry pomiędzy jednym a drugim wyszukiwaniem/filtrowaniem. Użyj przycisku „Wyczyść”, który dostępny jest w prawym rogu sekcji filtrów [4].

Sortowanie wyników

Wyniki w zestawieniu użytkowników systemu możesz posortować alfabetycznie rosnąco lub malejąco. Domyślnie ustawione jest sortowanie po nazwach w kolejności rosnącej.

Rekordy i strony

Rekordy wykazu możesz wyświetlić w liczbie 10, 25, 50 i 100 na stronę.

W przypadku wielu rekordów w wykazie, aby przejść do dalszych stron możesz:

  • kliknąć w przycisk „Następna” lub
  • wpisać numer strony i nacisnąć „Enter”.

Symbol zamkniętej kłódki

Symbol zamkniętej kłódki przy rekordzie osoby ubiegającej się oznacza, że twoja jednostka współprowadzi szkołę doktorską, w której kształci się doktorant, ale nie odpowiada za wprowadzanie danych do POL-on (ma wgląd do danych kandydatów, bez możliwości edycji) [1]. Umowa zawarta w formie pisemnej wskazuje podmiot odpowiedzialny za raportowanie danych do POL-on.

Rejestracja osoby ubiegającej się o stopień doktora i zarzadzanie jej danymi

Jeśli posiadasz rolę edycyjną do modułu możesz m.in.:

  • zarejestrować doktoranta w wykazie,
  • skorygować lub uzupełnić jego dane,
  • usunąć rekord doktoranta z wykazu,
  • zmigrować doktoranta pomiędzy szkołami doktorskimi twojej jednostki
  • przenieść doktoranta z twojej szkoły doktorskiej do szkoły doktorskiej innego podmiotu.

Informacje o tych czynnościach znajdziesz w osobnych wpisach tutaj.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 342 ust. 3 pkt 3, art. 345 ust. 1;
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) –  § 4, ust. 1-5, § 11 ust. 1;
Ustawa z dnia 3 lipca 2018 r. – Przepisy wprowadzające ustawę – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – Art. 179 ust. 7.