Author Archive

Kary pracownicze

W tym artykule znajdziesz informacje kto i kiedy rejestruje kary dyscyplinarne i wyroki sadowe w rekordzie pracownika.

W zakładce Kary dyscyplinarne znajdziesz trzy obszary:

  • Kary dyscyplinarne (poprzednie przepisy)
  • Kary dyscyplinarne (aktualne przepisy)
  • Wyroki sądowe

Kary dyscyplinarne (poprzednie przepisy) to kary nałożone na podstawie poprzednio obowiązujących przepisów. Zostały zmigrowane z POL-on 1 i nie są edytowalne.

Obowiązek rejestracji i usunięcia kary/wyroku

Obowiązek rejestracji kar dyscyplinarnych i wyroków sądowych dotyczy tylko uczelni.

Kary pracownicze wprowadza:

  • Rektor
  • Minister (w sytuacji, gdy osoba ukarana nie jest już zatrudniona w podmiocie)

niezwłocznie po powzięciu informacji o uprawomocnieniu się orzeczenia kary dyscyplinarnej albo o prawomocnym orzeczeniu.

Edycja wprowadzonych kar pracowniczych (w tym możliwość usunięcia) należy do podmiotu wprowadzającego.

Rektor lub Minister usuwa karę niezwłocznie po powzięciu informacji o zatarciu kary dyscyplinarnej, uchyleniu orzeczenia o ukaraniu karą dyscyplinarną, zatarciu skazania lub uchyleniu wyroku sądu.

Rekordy z wprowadzoną karą pracowniczą są oznaczone alertem ostrzeżenia (czerwony trójkąt z wykrzyknikiem) [1]. Rekordy takie możesz wyszukać za pomocą filtra „zatrudnieni z karą pracowniczą lub wyrokiem sądowym” [2]

Aby zarejestrować karę lub wyrok osobie wprowadzonej do modułu Pracownicy, odnajdź rekord za pomocą filtrów [1] i przejdź do jego szczegółów [2].

Wybierz zakładkę „Kary pracownicze” [3], a następnie przejdź do właściwej sekcji.

Kary dyscyplinarne (aktualne przepisy)

Rejestrowane kary dyscyplinarne to zgodnie z art. 276 ust. 1, pkt 4-8 p.s.w.n.:
– pozbawienie prawa do wykonywania zadań promotora, recenzenta oraz członka komisji w postępowaniach w sprawie nadania stopnia doktora, stopnia doktora habilitowanego oraz tytułu profesora na okres od roku do 5 lat;
– pozbawienie prawa do pełnienia funkcji kierowniczych w uczelniach na okres od 6 miesięcy do 5 lat;
– wydalenie z pracy w uczelni;
– wydalenie z pracy w uczelni z zakazem wykonywania pracy w uczelniach na okres od 6 miesięcy do 5 lat;
– pozbawienie prawa do wykonywania zawodu nauczyciela akademickiego na okres 10 lat.

Aby zarejestrować karę dyscyplinarną kliknij w przycisk „+Dodaj nową karę dyscyplinarną” [1], a następnie wprowadź jej szczegóły.

Wskaż rodzaj kary [2].

Wpisz [3]:

  • Sygnaturę,
  • Wymiar kary,
  • Nazwę komisji wszczynającej postępowanie,
  • Nazwę komisji wydającej orzeczenie.

Wprowadź wymagane daty (uprawomocnienia, zakończenia, zatarcia, wydania) za pomocą kalendarza [4]. Zapisz całość znacznikiem zapisu [5].

Wyroki sądowe

Rejestrowane wyroki sądowe to orzeczenia sądowe wskazane w art. 180 Kodeksu karnego wykonawczego (KKW), czyli:
– orzeczenia zakazu zajmowania określonego stanowiska lub
– wykonywania określonego zawodu.

Aby zarejestrować wyrok sądowy kliknij w przycisk „+Dodaj nowy wyrok” [1].

Wybierz „Rodzaj orzeczonego środka karnego” [2].

Wprowadź wymagane daty (uprawomocnienia, datę, od której nastąpił zakaz, zatarcia skazania, wydania) [3]. Wpisz [4]:

  • Sygnaturę,
  • Nazwę sądu, który wydał wyrok,
  • Wymiar orzeczonego środka karnego.

Zapisz całość znacznikiem zapisu [5].

Akcje dostępne po rejestracji kary/wyroku

Dodaną karę dyscyplinarną/wyrok sądowy możesz:

  • Edytować (ikona ołówka) [1]
  • Usunąć (ikona śmietnika) [2].

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 343 ust 1 pkt 20, ust. 2 pkt 2, 3-4a, 6, ust. 4, art. 276 ust. 1 pkt 4-8.
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U.2024 poz.1403)– § 2 ust. 9 pkt 1-2, § 9 ust. 4 i 5.

Podstawy prawne systemu POL-on

W tym wpisie wskazujemy podstawy prawne systemu. Potraktuj je jako informacje ogólne. Treść aktów prawnych sprawdzaj w oficjalnych źródłach.

Podstawy prawne systemu Zintegrowanego Systemu Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on to:

  • ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – p.s.w.n. (Dz.U.2018.1668 z późniejszymi zmianami) przed wszystkim: Art. 342-358 (Dział X. Systemy informatyczne szkolnictwa wyższego i nauki),
  • właściwe przepisy regulujące organizację systemu szkolnictwa wyższego i nauki, m.in. dotyczące zatrudniania pracowników, organizacji studiów, przebiegu procesów awansowych itp.,
  • rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 12 września 2024 r. – rozporządzenie ws. POL-on (Dz.U.2024.1403),
  • przepisy wprowadzające ustawę – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce z dnia 3 lipca 2018 r. (Dz.U.2018.1669 z późniejszymi zmianami);
  • rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie ewaluacji jakości działalności naukowej z dnia 22 lutego 2019 r. (Dz.U.2019.392 z późniejszymi zmianami).

Bazy danych (Art. 342 ust. 3 p.s.w.n.) a moduły systemu

Jeden moduł systemu może odpowiadać jednej bazie danych wskazanej w ustawie p.s.w.n. Kilka modułów może obejmować tę samą bazę danych (np. w ramach Wykazu instytucji dane są zbierane m.in. w modułach: Instytucje, Kierunki studiów, Szkoły doktorskie).

Baza danych zgodna z p.s.w.n.Przepis p.s.w.n.Przepis rozporządzenia ws. POL-onModuł w POL-on
Wykaz nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniuArt. 343§ 2Pracownicy
Patenty i prawa ochronne (w zakresie dotyczącym osiągnięć pracowników)
Osiągnięcia artystyczne (w zakresie dotyczącym pracowników)
Postępowania awansowe
Wykaz cudzoziemcówArt. 343a–Cudzoziemcy
Wykaz studentówArt. 344§ 3Studenci
Wykaz osób ubiegających się o stopień doktoraArt. 345§ 4Osoby ubiegające się o stopień doktora
Patenty i prawa ochronne (w zakresie dotyczącym osiągnięć kandydatów na doktora)
Osiągnięcia artystyczne (w zakresie dotyczącym kandydatów na doktora)
Wykaz instytucji systemu szkolnictwa wyższego i naukiArt. 346§ 5Instytucje
Kierunki studiów
Kształcenie specjalistyczne
Projekty naukowe
Szkoły doktorskie
Osoby kierujące podmiotem
Inwestycje
Dane finansowe instytucji
Patenty i prawa ochronne (w zakresie działalność naukowej w instytucji)
Osiągnięcia artystyczne (w zakresie osiągnięć artystycznych w instytucji)
Repozytorium pisemnych prac dyplomowychArt. 347–Repozytorium pisemnych prac dyplomowych
Bazę dokumentów w postępowaniach awansowychArt. 348–Postępowania awansowe
Baza osób upoważnionych do podpisywania dokumentówArt. 349§ 6Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów
Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczychArt. 350–Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych
Dokumenty (część Bazy dokumentów planistyczno-sprawozdawczych)

W POL-on znajdują się też moduły wspierające obsługę i przetwarzanie danych oraz zarządzanie użytkownikami:

  • Administracja,
  • Ankieta – rekrutacja na kierunki studiów,
  • Oświadczenia o zgodności danych ze stanem faktycznym (Art. 354 ust. 4 p.s.w.n.).
  • Raporty,
  • GUS – sprawozdania (Art. 354 ust. 5, art. 355 ust. 1-6 p.s.w.n.).

Informacje o publikacjach naukowych pracowników i osób ubiegających się o stopień doktora (§ 2 ust. 10 pkt 4-6, § 4 ust. 6 rozporządzenia ws. POL-on) raportuje się w aplikacji Polska Bibliografia Naukowa (PBN).

Więcej informacji wstępnych znajdziesz na stronie: https://polon.nauka.gov.pl/system-polon/
Zestawienie modułów z linkami do wpisów pomocy znajdziesz na stronie: https://polon.nauka.gov.pl/moduly/
Informacje o zakresie danych osobowych, sposobach ich przetwarzania, podmiotach odpowiedzialnych i uprawnieniach osób, których dane są przetwarzane w systemie znajdziesz tutaj.

Nadanie/pozbawienie tytułu profesora. Zamknięcie postępowania

W tym artykule znajdziesz informacje jak pracownik RDN z rolą edycyjną RDN_PRZEWODNICZACY może zarejestrować wydarzenie dotyczące przebiegu postępowania (nadanie/pozbawienie lub zamknięcie bez nadania tytułu). 

Aby uzupełnić lub skorygować dane postępowania o nadanie tytułu profesora w zakresie przebiegu postępowania odnajdź dane postępowanie [1], a następnie przejdź do jego szczegółów [2].

   Kliknij w zakładkę „Dane postępowania” [3]. 

W sekcji Przebieg postępowania możesz: 

  • nadać tytuł profesora – w postępowaniu w toku, 
  • pozbawić nadanego tytułu profesora – w postępowaniu o statusie „nadano”, 
  • zamknąć postępowanie bez nadania tytułu – w postępowaniu w toku. 

Nadanie tytułu 

Aby odzwierciedlić nadanie tytułu profesora, kliknij w przycisk „Nadaj tytuł” [1]. Następnie użyj ikony kalendarza i wprowadź lub wpisz datę nadania tytułu [2]. Będzie to data, z którą faktycznie tytuł został nadany.  

Data nadania tytułu nie może być datą z przyszłości, ale może być datą bieżącą. 

Na koniec zapisz zmianę [3]. 

Status postępowania zmieni się na „nadano”. 

Pozbawienie tytułu 

Informacja o utracie tytułu profesora powinna być wprowadzona przez RDN w terminie 21 dni od dnia doręczenia prawomocnego orzeczenia sądu, o którym mowa w art. 231 ust. 1 ustawy p.s.w.n.

Rejestracja pozbawienia tytułu profesora jest możliwa tylko w rekordach ze statusem postępowania „nadano”. 

Aby odzwierciedlić pozbawienie tytułu profesora, w rekordzie ze statusem „nadano” kliknij w przycisk „Pozbaw tytułu” [1]. Następnie użyj ikony kalendarza i wprowadź lub wpisz datę pozbawienia tytułu [2]  

Data nadania pozbawienia tytułu nie może być datą z przyszłości, ale może być datą bieżącą. 

Na koniec zapisz zmianę [3]. 

Status postępowania zmieni się na „pozbawiono”.

Korekta informacji o przebiegu postępowania 

Aby poprawić błędną informację w sekcji przebiegu postępowania, kliknij w przycisk „Koryguj” [1]. Przejdź do właściwej pozycji i popraw formularz. Możesz: 

  • wskazać właściwy status postępowania lub 
  • właściwą datę nadania lub pozbawienia tytułu.

Po wykonaniu korekty, potwierdź zmiany przyciskiem „Zapisz” [2].

Zamknięcie postępowania bez nadania tytułu 

Rejestracja zamknięcia postępowania bez nadania tytułu profesora jest możliwa tylko w rekordach ze statusem „postępowanie w toku”. 

Aby odzwierciedlić zamknięcie postępowania bez nadania tytułu profesora, kliknij we właściwy przycisk [1] i potwierdź [2]. 

Status postępowania zmieni się na „zamknięte”.

W rekordach ze statusem „zamknięte” nie jest sprawdzana poprawność i kompletność, nie można edytować i poprawić danych. 

Jeśli chcesz poprawić dane zamkniętego postępowania, cofnij jego zamknięcie. 

Cofnięcie zamknięcia 

Aby poprawić błędną informację o zamknięciu postępowania, kliknij w przycisk „Cofnij zamknięcie” [3]. Status postępowania zmieni się na „postępowanie w toku”.

Podstawy prawne:  
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 348 ust. 1 pkt 3f, Art. 177 ust 4.  
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 14 ust. 1 pkt 2, § 9 ust. 8.

Postępowanie o nadanie tytułu profesora – Dane postępowania

W tym artykule znajdziesz informacje jak pracownik Rady Doskonałości Naukowej, posiadająca rolę edycyjną RDN_PRZEWODNICZACY może uzupełnić lub poprawić dane postępowania o nadanie tytułu profesora.

Aby uzupełnić lub skorygować (poprawić) dane postępowania o nadanie tytułu profesora odnajdź dane postępowanie [1], a następnie przejdź do jego szczegółów [2].  

Kliknij w zakładkę „Dane postępowania” [3].

Po rejestracji lub zapisie postępowania zakładki wymagające uzupełnienia lub poprawy zostają oznaczone kolorem czerwonym. Kliknij w wiersz „Dokument jest niepoprawny i niekompletny – wymaga uzupełnienia i poprawy danych” i zapoznaj się z komunikatami.  Więcej o weryfikacji danych postępowania przeczytasz tutaj.

Przy wymaganych danych postępowania znajdziesz ikonę gwiazdki (*).

Możesz:

  • Uzupełnić brakujące informacje, które nie były podawane na etapie rejestracji.
  • Skorygować (poprawić) zarejestrowane dane, jeśli zawierają błędy.

Wprowadź datę wszczęcia postępowania. Kliknij w ikonę kalendarza [1].

Następnie wskaż lub wpisz datę faktycznego wszczęcia postępowania [2] (będzie to data wynikająca z przepisów prawnych i dokumentów, a nie data rejestracji w POL-on).

Dziedzina lub dziedzina i dyscyplina/y zostały uzupełnione na podstawie danych podanych w chwili rejestracji postępowania.
Status postępowania po rejestracji przyjmuje wartość „postępowanie w toku”. Postępowanie w toku obejmuje okres od momentu wszczęcia postępowania, w trakcie jego trwania aż do chwili nadania tytułu bądź umorzenia/zakończenia postępowania.
Jednostka prowadząca postepowanie (Rada Doskonałości Naukowej) została uzupełniona przez system. Nie masz dostępu edycyjnego do tej sekcji.

W polu Informacje dodatkowe możesz wprowadzić komentarz dotyczący postępowania. Jest to czynność opcjonalna [3].

Zapisz formularz [4]. System zweryfikuje jego poprawność i kompletność.

Korekta danych postępowania

Jeśli na etapie rejestracji lub uzupełniania formularza wprowadzono błędną informację dotyczącą danych postępowania, możesz ją poprawić w trybie korekty.

Korekta danych jest poprawieniem błędu (np. literówki) i nie służy do zarejestrowania zmiany w stanie faktycznym dotyczącym postępowania (np. rejestracji nadania tytułu).

Po kliknięciu w przycisk „Koryguj” [1] możesz wskazać prawidłową:

  • dziedzinę i/lub dyscyplinę lub dyscypliny,
  • datę wszczęcia postępowania,
  • skorygować lub wprowadzić komentarz w sekcji informacji dodatkowych.

Po wykonaniu korekty zapisz zmiany [2].

Jeśli chcesz

  • odzwierciedlić faktyczną zmianę statusu postępowania (nadanie/pozbawienie) lub zamknąć postępowanie – zarejestruj właściwą zmianę biznesową zgodnie ze ścieżkami opisanymi tutaj.
  • skorygować lub zarejestrować zmianę danych osobowych w postępowaniu awansowym, postępuj zgodnie z instrukcją zawartą tutaj.

Podstawy prawne:
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 14 ust. 1 pkt 1a, 2.

Rejestracja postępowania o nadanie tytułu profesora

W tym artykule znajdziesz informacje jak pracownik Rady Doskonałości Naukowej, posiadająca  rolą edycyjną RDN_PRZEWODNICZACY może zarejestrować postępowanie o nadanie tytułu profesora. 

W module Postępowania awansowe rejestrujemy jedynie postępowania o nadanie tytułu profesora przeprowadzane na nowych zasadach.  

Dane do bazy dokumentów w postępowaniach awansowych powinieneś wprowadzić w terminie 30 dni od dnia wszczęcia postępowania. 

Aby zarejestrować postępowanie o nadanie stopnia doktora zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Postępowania awansowe [1]. Następnie wybierz kafel „Postępowania awansowe przeprowadzane na nowych zasadach” [2].  

W zestawieniu znajdziesz tylko postępowania prowadzone przed RDN (ale możesz to zmienić w polu „Podmiot”). Więcej o wyglądzie i filtrach wykazu przeczytasz tutaj. 

Kliknij w przycisk „Dodaj postępowanie…” [1] i wskaż ścieżkę postepowania o nadanie tytułu profesora [2]. 

Wypełnij formularz rejestracji zgodnie z poniższymi wskazówkami. 

Wskaż pochodzenie osoby ubiegającej się o tytuł profesora. Do wyboru masz: 

  • Obywatel Polski [1] 
  • Cudzoziemiec [2] 

Następnie wprowadź sposób identyfikacji osoby: 

  • numer PESEL – w przypadku Polaka lub cudzoziemca, który posiada PESEL [3] lub 
  • wskaż typ dokumentu tożsamości, wprowadź jego numer i kraj wydania – w przypadku cudzoziemca, który nie posiada PESELa [4]. 

Wprowadź wymagane dane osobowe – nazwisko [1] i imię [2]. 

Jeśli cudzoziemiec posiada przedrostek nazwiska, zgodnie z komunikatem wpisz go w pole z nazwiskiem. 

Wskaż obowiązkowo dziedzinę, w której osoba ubiega się o tytuł [3]. Po wskazaniu dziedziny możesz wybrać dyscyplinę lub dyscypliny, zaznaczając checkbox przy odpowiedniej pozycji [4]. 

Zgodnie z zapisami ustawy (Art. 177 ust. 4 p.s.w.n. tytuł profesora nadaje się w dziedzinie albo w dziedzinie i dyscyplinie lub dyscyplinach. 

Na koniec zapisz formularz [5]. System zweryfikuje poprawność i kompletność postępowania. 

Po zapisie formularza dane postępowania zostaną wyświetlone w zakładkach. W zakładce „O osobie” znajdziesz dane identyfikacyjne i osobowe osoby ubiegającej się o tytuł profesora. Informacje o dziedzinie i dyscyplinie, w której osoba ubiega się o tytuł znajdziesz w zakładce „Dane postępowania”. 

Kliknij w wiersz „Dokument jest niepoprawny i niekompletny – wymaga uzupełnienia i poprawy danych” [1] i zapoznaj się z komunikatami [2]. 

Jeśli posiadasz wymaganą informację, przejdź do właściwej zakładki. W rekordzie postępowania awansowego o nadanie tytułu profesora możesz: 

Jeśli potrzebujesz skorygować lub zarejestrować zmianę danych osobowych w postępowaniu awansowym, zapoznaj się z wpisem tutaj.

Więcej o weryfikacji danych postępowania przeczytasz w osobnym wpisie. 

Podstawy prawne: 
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 348 ust. 1 pkt 3, Art. 177 ust 4. 
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 14 ust. 1 pkt 1a, 2.  

Raporty z wykorzystania środków finansowych – inwestycje w kształcenie (dla uczelni podległych MON)

Wstęp

Niniejszy materiał jest skierowany do użytkowników systemu POL-on będących pracownikami uczelni podległych Ministerstwu Obrony Narodowej.

Uczelnie i instytuty podlegające pod Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego lub pod inne resorty zobowiązane są do składania sprawozdań i raportów z wykorzystania środków finansowych, w tym raportów rocznych i końcowych dotyczących wykorzystania środków finansowych na inwestycje związane z kształceniem.

Raporty te są składane w systemie POL-on. Funkcjonalność dodawania i odczytu tych raportów jest realizowana za pośrednictwem systemu Helpdesk.

Poniżej zostały opisane zadania, które należy wykonać, aby poprawnie złożyć raport.

Podstawa prawna

Art. 350 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, Dz.U. z 2018 r. poz. 1668 z późn. zm. (dalej jako: PSWiN).
ust. 1. Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych obejmuje:
(…) 3) sprawozdania i raporty z wykorzystania środków finansowych, o których mowa w art. 365;
ust. 2. Dane, o których mowa w ust. 1, wprowadzają do Systemu POL-on rektorzy, rektorzy uczelni prowadzonych przez kościoły i inne związki wyznaniowe, otrzymujących subwencje, dotacje i inne środki z budżetu państwa, dyrektorzy instytutów PAN, dyrektorzy instytutów badawczych, dyrektorzy instytutów międzynarodowych, (…).
ust. 3. Dostęp do danych zawartych w bazie przysługuje:
1) ministrowi oraz ministrowi nadzorującemu podmiot, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1, 5 i 8; (…)
3) osobie kierującej podmiotem, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1, 2 i 4–8, oraz rektorowi uczelni prowadzonej przez kościół i inny związek wyznaniowy otrzymującej subwencje, dotacje i inne środki z budżetu państwa – w zakresie danych dotyczących tego podmiotu.

Art. 365. Środki finansowe na szkolnictwo wyższe i naukę przeznacza się na: (…)
4) inwestycje związane z:
a) kształceniem,
b) działalnością naukową (…).

Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on.
§ 16. 1. Rektor, rektor uczelni prowadzonej przez kościół lub inny związek wyznaniowy otrzymującej subwencje, dotacje i inne środki z budżetu państwa, dyrektor instytutu PAN, dyrektor instytutu badawczego, dyrektor instytutu międzynarodowego, prezes Polskiej Akademii Umiejętności i osoba kierująca innym podmiotem prowadzącym głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły posiadającym siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wprowadza do bazy dokumentów planistyczno-sprawozdawczych odpowiednio:
4) raporty z wykorzystania środków finansowych, o których mowa w art. 365 pkt 4 lit. a i b ustawy, w przypadku inwestycji, o których mowa w:
a) art. 373 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 3 pkt 1–3 ustawy, w terminie:
– do dnia 28 lutego roku następującego po roku, na który środki finansowe zostały przyznane, jako raport roczny,
– 60 dni od dnia, w którym została uregulowana ostatnia płatność związana z finansowaniem inwestycji, jako raport końcowy,
b) art. 373 ust. 1 pkt 3 oraz ust. 3 pkt 4 ustawy, w terminie:
– do dnia 31 marca roku następującego po roku, na który środki finansowe zostały przyznane, jako raport roczny,
– 90 dni od dnia, w którym została uregulowana ostatnia płatność związana z finansowaniem inwestycji, jako raport końcowy.

Wysyłanie raportów z wykorzystania środków finansowych na inwestycje związane z kształceniem

Gromadzenie raportów z wykorzystania środków finansowych na inwestycje związane z kształceniem w systemie POL-on odbywa się za pośrednictwem systemu Helpdesk. Jest on dostępny z poziomu POL-onu 2.0. po kliknięciu w przycisk „Zgłoś uwagę” w górnym panelu (jest to tzw. nowy Helpdesk, w odróżnieniu do starego systemu zgłoszeń, dostępnego z poziomu POL-onu 1).

Przy pierwszym użyciu nowego Helpdesku, system poprosi o zaakceptowanie regulaminu. Opcjonalnie możesz również nadać sobie hasło, jednak nie jest to konieczne do poprawnego działania systemu Helpdesk.

Automatycznie logowanie – jeśli jesteś zalogowany w innej aplikacji korzystającej z nowego Helpdesku, np. POL-on, zostaniesz automatycznie zalogowany do systemu Helpdesk.

Więcej na temat nowego Helpdesku przeczytasz tutaj.

Utworzenie nowego zgłoszenia zawierającego raport

Po przejściu do systemu Helpdesk wybierz opcję „Nowe zgłoszenie”, aby przesłać raport.

W tworzonym zgłoszeniu wskaż:

  • System: POL-on,
  • Charakter zgłoszenia: MERYTORYCZNE; po wybraniu tej opcji pojawią się obszary, do których można przypisać zgłoszenie,
  • Obszar: Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych – Raporty – inwestycje,
  • Instytucja nadzorująca: Ministerstwo Obrony Narodowej,
  • Profil użytkownika: Pracownik instytucji odpowiedzialny za ankiety i sprawozdania,
  • Identyfikator i nazwa instytucji pobiorą się automatycznie na podstawie kontekstu, w którym jesteś zalogowany (nie trzeba nic wpisywać),
  • Temat: wpisz nazwę raportu, który wysyłasz,
  • Opis: wpisz zakres danych zgodny z wytycznymi:
    • Rodzaj raportu – dopuszczalne wartości: roczny, końcowy,
    • Okres realizacji inwestycji,
    • Nazwa zadania,
    • Koszt ogółem,
  • Załącz plik: wgraj plik zawierający raport. Plik powinien być w formacie PDF,
  • Wyślij zgłoszenie: na koniec korzystając w przycisku „Wyślij zgłoszenie”, prześlij wypełniony formularz.

Wysłane raporty

Klikając w przycisk „Lista zgłoszeń” wyświetlisz wszystkie swoje zgłoszenia, w tym wysłane raporty. Aby ograniczyć listę wyłącznie do raportów, skorzystaj z filtrów znajdujących się po lewej stronie, wskazując w szczególności właściwy charakter i obszar zgłoszenia. Możesz też wyszukać zgłoszenie po jego numerze (w górnym panelu znajduje się wyszukiwarka).

W każdym momencie możesz utworzyć kolejne zgłoszenie, w celu przesłania nowego raportu.

Wersjonowanie usług REST API POL-on 2.0

Zasady ogólne

  1. Wersjonowanie odbywa się poprzez przekazanie numeru wersji w URL usługi.
  2. Kolejny numer wersji otrzymują tylko usługi, które zmieniają kontrakt lub modyfikują funkcjonalność.
    • Wersje usługi, które nie są objęte daną modyfikacją nie zostaną podniesione.
    • Każda usługa w danej domenie może mieć więc odrębny numer wersji.
  3. Wersjonowanie oznaczane będzie poprzez dwie sekcje numerów oddzielonych znakiem kropki.
    • Wersje łamiące kontrakt podnoszone będą za pomocą pierwszej sekcji numeru wersji.
    • Wersje modyfikujące tylko funkcjonalność, ale wstecz kompatybilne, podnoszone będą za pomocą drugiej sekcji numeru wersji.
  4. Usługi z zakresu nowych domen systemu POL-on 2.0 będą od razu przybierać numer wersji 1.0.
    • Usługi z modułów systemu POL-on 2.0, które nie wymagają aktualnie modyfikacji pozostaną bez numeracji wersji w URL dopóki nie będą modyfikowane.
    • Usługi REST API POL-on 1 nie będą już wersjonowane.

Pierwsze użycie wersjonowania usług w POL-on 2

Wersjonowanie usług jest efektem zmian w funkcjonalności rejestracji udziałów czasu pracy w oświadczonych dyscyplinach pracowników.

Środowisko produkcyjne

Demo

Jeśli instytucja

Nadanie/pozbawienie stopnia doktora habilitowanego. Zamknięcie postępowania

W tym artykule znajdziesz informacje jak osoba z rolą edycyjną INST_DR_DRHAB może zarejestrować wydarzenie dotyczące przebiegu postępowania awansowego doktora habilitowanego – to jest nadanie lub pozbawienie stopnia oraz zamknięcie postępowania bez nadawania stopnia.

Aby uzupełnić dane postępowania o nadanie stopnia doktora habilitowanego w zakresie przebiegu postępowania odnajdź dane postępowanie [1], a następnie przejdź do jego szczegółów [2].

Moduł Postępowania awansowe to wykaz postępowań, a nie wykaz osób. Jedna osoba może na nim widnieć kilka razy, jeżeli toczy lub toczyło się wobec niej więcej niż jedno postępowanie awansowe. Upewnij się, że wybrałeś właściwe postępowanie.

Kliknij w zakładkę „Dane postępowania” [3].

W sekcji Przebieg postępowania możesz:
– „w postępowaniu w toku” – nadać stopień doktora habilitowanego lub zamknąć postępowanie,
– w postępowaniu o statusie „nadano” – pozbawić nadanego stopnia.

Nadanie stopnia 

Aby wprowadzić informację o nadaniu stopnia doktora habilitowanego w postępowaniu kliknij w przycisk „Nadaj stopień” [1].

Użyj ikony kalendarza i wprowadź lub wpisz datę nadania stopnia [2]. Będzie to data, z którą faktycznie stopień został nadany.  

Data nadania stopnia nie może być datą z przyszłości, ale może być datą bieżącą. 

Wprowadź numer decyzji nadania stopnia [3].
Na koniec zapisz zmianę [4].

Status postępowania zmieni się na „nadano”. 

Pozbawienie stopnia 

Rejestracja pozbawienia stopnia doktora habilitowanego jest możliwa tylko w rekordach ze statusem postępowania „nadano”.

Aby odzwierciedlić pozbawienie stopnia doktora habilitowanego, w rekordzie ze statusem „nadano” – w zakładce „Dane postępowania” – kliknij w przycisk „Pozbaw stopnia” [1].

Następnie użyj ikony kalendarza i wprowadź lub wpisz datę pozbawienia stopnia [2]  

Data nadania pozbawienia stopnia nie może być datą z przyszłości, ale może być datą bieżącą. 

Wprowadź numer decyzji w sprawie pozbawienia stopnia [3].
Na koniec zapisz zmianę [4].

Status postępowania zmieni się na „pozbawiono”. 

Korekta informacji o przebiegu postępowania 

Aby poprawić błędną informację w sekcji przebiegu postępowania, kliknij w przycisk „Koryguj” [1]. Przejdź do właściwej sekcji i popraw formularz. Możesz: 

  • wskazać właściwy status postępowania lub 
  • poprawić informacje wprowadzone w formularzu np. datę nadania lub pozbawienia stopnia czy numer decyzji. 

Po wykonaniu korekty, potwierdź zmiany przyciskiem „Zapisz” [2].

Zamknięcie postępowania

Jeżeli postępowanie o nadanie stopnia doktora habilitowanego nie zostało zakończone nadaniem stopnia (i wiadomo, że tak się już nie stanie), to możesz odzwierciedlić w rekordzie zamknięcie postępowania.

Rejestracja zamknięcia podstępowania bez nadania stopnia doktora habilitowanego jest możliwa tylko w rekordach ze statusem „postępowanie w toku”.

Odnajdź dane postępowanie [1], a następnie przejdź do jego szczegółów [2].

Wybierz zakładkę „Dane postępowania” [3].

W zakładce danych postępowania użyj przycisku „Zamknij bez nadania stopnia” [1], a następnie potwierdź [2].

Status postępowania zmieni się na „zamknięte”.

W systemie odzwierciedla się tylko sam fakt zamknięcia postępowania o nadanie stopnia doktora habilitowanego. Nie podaje się daty zamknięcia ani jego powodu (takiego jak umorzenie, rezygnacja czy śmierć kandydata na doktora habilitowanego).

W rekordach ze statusem „zamknięte” nie jest sprawdzana poprawność i kompletność, nie można edytować i poprawić danych. 

Jeśli chcesz poprawić dane zamkniętego postępowania, cofnij jego zamknięcie. 

Cofnięcie zamknięcia 

Aby poprawić błędną informację o zamknięciu postępowania, kliknij w przycisk „Cofnij zamknięcie” [1]. Status postępowania zmieni się na „postępowanie w toku”.

Podstawy prawne:  
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 348 ust. 1 pkt 2f;
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 14 ust. 1 pkt 1b, 2.

Postępowanie o nadanie stopnia doktora – Recenzenci

W tym artykule znajdziesz informacje jak osoba z rolą edycyjną do modułu może zarejestrować recenzenta w postępowaniu o nadanie stopnia doktora i dodać plik z jego recenzją.

Dane recenzenta i plik recenzji dodawane są po rejestracji postępowania we właściwej zakładce. Ze ścieżką rejestracji postępowania możesz zapoznać się tutaj.

Dane Recenzenta

Aby wprowadzić dane recenzentów w postępowaniu o nadanie stopnia doktora, wyszukaj właściwe postępowanie w wykazie [1], a następnie przejdź do jego szczegółów [2].

Kliknij w zakładkę „Recenzenci” [3].

Po rejestracji zakładka „Recenzenci” będzie oznaczona kolorem czerwonym – oznaczającym niekompletny lub niepoprawny stan danych. Więcej o weryfikacji poprawności danych postępowania przeczytasz tutaj.

Kliknij w przycisk „Dodaj recenzenta” [1].

Zgodnie z przepisami prawa (art. 190 ust. 2 p.s.w.n.) w postępowaniu o nadanie stopnia doktora powołuje się 3 recenzentów (Wymogi dotyczące recenzenta znajdziesz w art. 190 ust. 3-5).

Wypełnij formularz rejestracji zgodnie z poniższymi wskazówkami.

Wskaż pochodzenie recenzenta. Do wyboru masz: 

  • Obywatel Polski [1] 
  • Cudzoziemiec [2] 

Następnie wprowadź sposób identyfikacji osoby: 

  • numer PESEL – w przypadku Polaka lub cudzoziemca, który posiada PESEL [3] lub 
  • wskaż typ dokumentu tożsamości, wprowadź jego numer i kraj wydania – w przypadku cudzoziemca, który nie posiada PESELa [4].

Wprowadź wymagane dane osobowe – nazwisko [1] i imię [2]. 

Wprowadź obowiązkowo informację o instytucji zatrudniającej recenzenta.

  • Jeżeli recenzent jest emerytem, w polu „Podmiot zatrudniający” wpisz „nie dotyczy”.
  • Jeśli recenzent jest zatrudniony przez podmiot wchodzący w skład polskiego systemu szkolnictwa wyższego i nauki, wpisz nazwę instytucji w okno wyszukiwarki [1], wskaż właściwy podmiot [2] i potwierdź przyciskiem „Wybierz” [3]. System wprowadzi dane podmiotu zatrudniającego z rekordu w POL-onie.
  • Jeśli recenzent jest zatrudniony przez podmiot niewchodzący w skład polskiego systemu szkolnictwa wyższego i nauki (np. przedsiębiorstwo lub instytucja zagraniczna), wpisz jego nazwę w pole formularza [4].

Zapisz całość przyciskiem na dole strony [5].

Wprowadzony rekord możesz

  • poprawić (przyciskiem „Koryguj”) [1]
  • usunąć [2].

W kolejnym kroku możesz:

  • dodać kolejnego recenzenta (w tym celu wróć do listy recenzentów [1] i użyj przycisku „Dodaj recenzenta” [2]) lub
  • dodać plik recenzji do danych recenzenta (zgodnie ze ścieżką opisaną niżej).

Recenzja

Plik z recenzją możesz dodać po rejestracji danych recenzenta.

  • Jeśli chcesz dodać recenzję po jakimś czasie od rejestracji, przejdź do zakładki „Recenzenci” i kliknij w wiersz właściwego recenzenta na liście recenzentów.
  • Jeśli chcesz dodać recenzję tuż po rejestracji danych recenzenta, zjedź na dół ekranu.

W danych recenzenta w sekcji „Recenzja” użyj przycisku „Dodaj recenzję” [1]. Następnie kliknij w „Wybierz” [2] i wskaż właściwy plik z komputera.

Wymogi techniczne pliku recenzji

  • Recenzja musi być zawarta w jednym pliku o rozmiarze do 5 MB.
  • Format pliku, który możesz dołączyć to: .txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx, .csv.

W kolejnym kroku wpisz nazwę dokumentu [3]. Nazwa ta powinna być precyzyjna i jednoznaczna.
Wprowadź datę opracowania recenzji [4] i zapisz formularz [5].

Po zapisie możesz:

  • pobrać plik recenzji [1],
  • usunąć plik recenzji (z jej danymi) [2].

Jeśli wprowadziłeś błędne dane recenzji lub dodałeś niewłaściwy plik, usuń recenzję, a następnie dodaj właściwy plik i wprowadź poprawne informacje.

Do momentu dodania wymaganych danych trzech recenzentów (i ich recenzji) zakładka „Recenzenci” będzie oznaczona alertem błędu/braku.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 348 ust. 1 pkt 1d, e, art. 188 ust 1-3, art. 190 ust. 2-5;
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 14 ust. 1 pkt 1a, 2.

Materiały dodatkowe

Termin wprowadzenia recenzji do POL-on

Stanowisko Ministerstwa:
W zakresie terminu wprowadzania do Zintegrowanego Systemu Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on rozprawy doktorskiej będącej pracą pisemną wraz z jej streszczeniem albo opisu rozprawy doktorskiej niebędącej pracą pisemną oraz recenzji zastosowanie znajduje art. 188 ust. 1 i ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2020 r. poz. 85, z późn. zm., dalej: p.s.w.n.). Zgodnie z brzmieniem przywołanych regulacji dokumenty zamieszcza się w Systemie POL-on niezwłocznie po ich udostępnieniu przez podmiot doktoryzujący w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej. Przepis zawarty w § 14 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) należy interpretować jako regulację określającą termin zamieszczania w bazie dokumentów w postępowaniu awansowym innych danych, o których mowa w art. 348 ust. 1 p.s.w.n., co do których nie przewiduje ona rozwiązań analogicznych do przyjętych w art. 188 p.s.w.n. Ponadto w świetle brzmienia art. 188 ust. 1 p.s.w.n. przyjąć należy, że udostępnieniu w Biuletynie Informacji Publicznej podmiotu doktoryzującego – a w dalszej konsekwencji zamieszczeniu w Systemie POL-on – podlega jedynie taka rozprawa lub opis, które zostały dopuszczone do obrony.

Postępowanie o nadanie stopnia doktora – Dane postępowania

W tym artykule znajdziesz informacje jak osoba z rolą edycyjną do modułu (INST_DR_DRHAB) uzupełnić lub poprawić dane postępowania o nadanie stopnia doktora. 

Aby uzupełnić lub skorygować (poprawić) dane postępowania o nadanie stopnia doktora odnajdź postępowanie [1], a następnie przejdź do jego szczegółów [2]. 

Kliknij w zakładkę „Dane postępowania” [3].

Po rejestracji lub zapisie postępowania zakładki wymagające uzupełnienia lub poprawy zostają oznaczone kolorem czerwonym. Kliknij w wiersz „Dokument jest niepoprawny i niekompletny – wymaga uzupełnienia i poprawy danych” i zapoznaj się z komunikatami.  Więcej o weryfikacji danych postępowania przeczytasz tutaj. 

Możesz  

  • uzupełnić informacje, które nie były podawane podczas rejestracji postępowania, 
  • skorygować (poprawić) zarejestrowane dane, jeśli zawierają błędy. 

Przy wymaganych danych postępowania znajdziesz ikonę gwiazdki (*). 

Wskaż  

  • rodzaj stopnia [1] (w zakresie nauki lub zakresie sztuki), 
  • tryb przygotowania rozprawy [2]:  
    • Kształcenie doktorantów – dla doktoranta kształcącego się w szkole doktorskiej. 
    • Eksternistyczny – dla doktoranta przygotowującego rozprawę doktorską eksternistycznie. 
    • Studia doktoranckie – dla doktoranta, który kształcił się na starych studiach doktoranckich, ale wszczął postępowanie o nadanie stopnia doktora na nowych zasadach. 

Więcej o trybie przygotowania rozprawy doktorskiej przeczytasz tutaj. 

Tryb kształcenie doktorantów

Jeśli wskażesz tryb kształcenia kształcenie doktorantów, dodatkowo wskaż szkołę doktorską [3], w której kandydat zdobywał kształcenie. 

System zaciąga dane szkoły doktorskiej z rekordu doktoranta w module Osoby ubiegające się o stopień doktora. Jeśli doktorant kształcił się w kilku szkołach doktorskich – ich nazwy zostaną wyświetlone jedna pod drugą. Wskaż tę, w ramach której kandydat ubiega się o stopień doktora.  

Jeśli podczas wyboru szkoły doktorskiej pomylisz się, użyj przycisku „Wyczyść” i wskaż właściwy podmiot.

Jeśli w formularzu nie wyświetla się właściwa szkoła doktorska [4], sprawdź czy kandydat na doktora 

  • został zarejestrowany w module Osoby ubiegające się o stopień doktora 

O takiej sytuacji poinformuje cię alert widoczny po kliknięciu w belkę „Dokument jest niepoprawny i niekompletny – wymaga uzupełnienia i poprawy danych” (POL_2402 – Osoba o podanych danych identyfikacyjnych musi znajdować się w Wykazie osób ubiegających się o stopień doktora). Ścieżka rejestracji doktoranta została opisana tutaj. 

  • ma wypełnioną informację o szkole doktorskiej prowadzonej przez twój podmiot w zakładce Kształcenie doktoranta (Dane kształcenia) w rekordzie w module Osoby ubiegające się o stopień doktora. 

Ścieżka rejestracji informacji o szkole doktorskiej kandydata została opisana tutaj. 
Jak wykonać korektę danych kształcenia w module Osoby ubiegające się o stopień doktora przeczytasz tutaj.

Jeżeli problem dotyczy szkoły doktorskiej prowadzonej przez inną instytucję, wyślij zgłoszenie techniczne do Helpdesku OPI PIB. Być może będziesz musiał skontaktować się bezpośrednio z podmiotem prowadzącym szkołę doktorską, żeby wyjaśnić sprawę. 

Tryb studia doktoranckie 

Jeśli wskażesz tryb studia doktoranckie, wskaż właściwe studia doktoranckie z podpowiedzi wyświetlanych na podstawie modułu Studia doktoranckie w POL-on 1. 

W kolejnym kroku kliknij w ikonę kalendarza [1] Wskaż lub wpisz datę faktycznego wszczęcia postępowania [2] (będzie to data wynikająca z przepisów prawnych i dokumentów, a nie data rejestracji w POL-on). 

Interpretację jak rozumieć datę wszczęcia postępowania znajdziesz w części Materiałów dodatkowych we wpisie dotyczącym rejestracji postępowania tutaj. 

Dziedzina lub dziedzina i dyscyplina zostały uzupełnione na podstawie danych podanych w chwili rejestracji postępowania. 
Status postępowania po rejestracji przyjmuje wartość „postępowanie w toku”. Postępowanie w toku obejmuje okres od momentu wszczęcia postępowania, w trakcie jego trwania aż do chwili nadania tytułu bądź umorzenia/zakończenia postępowania.  

Dane o statusie postępowania (postępowanie w toku, nadano, pozbawiono) zostaną przekazywane do rekordu kandydata w module Osoby ubiegające się o stopień doktora po wykonaniu czynności powiązania obu rekordów. Więcej o tym przeczytasz tutaj. 

Jednostka prowadząca postepowanie została uzupełniona przez system. Nie masz dostępu edycyjnego do tej sekcji.
Jeżeli postępowanie jest prowadzone wspólnie z inną instytucją, kliknij w przycisk „+ Dodaj” [1] i wprowadź jej nazwę.  

W przypadku instytucji wchodzącej w skład polskiego systemu szkolnictwa wyższego i nauki lub podmiotu zagranicznego (ze słownika jednostek autonostryfikujących stopnie systemu POL-on) wskaż wartość podpowiedzianą przez system po wprowadzeniu pierwszych liter [2]. 

Jeżeli podmiot zagraniczny nie znajduje się w podpowiedziach, napisz zgłoszenie techniczne systemem Helpdesk z prośbą o dodanie. 

Możesz:  

  • dodać kolejną jednostkę współprowadzącą postępowanie [3], 
  • usunąć dodaną jednostkę współprowadzącą postępowanie [4].

W polu Informacje dodatkowe możesz wprowadzić komentarz dotyczący postępowania [1]. Jest to czynność opcjonalna.

Na koniec zapisz formularz [2]. System zweryfikuje jego poprawność i kompletność.

Korekta danych postępowania 

Jeśli na etapie rejestracji lub uzupełniania formularza wprowadzono błędną informację dotyczącą danych postępowania, możesz ją poprawić w trybie korekty. 

Korekta danych jest poprawieniem błędu (np. literówki) i nie służy do zarejestrowania zmiany w stanie faktycznym dotyczącym postępowania (np. rejestracji nadania stopnia). 

Po kliknięciu w przycisk „Koryguj” [1] możesz wskazać prawidłową: 

  • dziedzinę i/lub dyscyplinę lub dyscypliny, 
  • rodzaj stopnia, 
  • datę wszczęcia postępowania, 
  • skorygować lub wprowadzić komentarz w sekcji informacji dodatkowych. 

Po wykonaniu korekty zapisz zmiany [2]. 

Jeśli chcesz 

  • odzwierciedlić faktyczną zmianę statusu postępowania (nadanie/pozbawienie) lub zarejestrować odmowę nadania stopnia lub umorzenie postępowania – zarejestruj właściwą zmianę biznesową zgodnie ze ścieżkami opisanymi tutaj. 
  • skorygować lub zarejestrować zmianę danych osobowych w postępowaniu awansowym, postępuj zgodnie z instrukcją zawartą tutaj. 
  • zmienić jednostkę prowadzącą postępowanie o nadanie stopnia doktora, zapoznaj się z wpisem tutaj. 

Podstawy prawne: 
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 348 ust. 1 pkt 1, art. 177 ust 2, 5-6. 
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 14 ust. 1 pkt 1a, 2. 

Postępowania awansowe – role i uprawnienia

W tym wpisie znajdziesz informacje dotyczące ról i uprawnień użytkowników z dostępem do modułu Postępowania awansowe z poziomu uczelni i instytutów, Rady Doskonałości Naukowej (RDN) i ministerstwa.

Moduł Postępowania awansowe jest dostępny dla osób z rolą edycyjną lub podglądową w POL-on.
Rola edycyjna pozwala na rejestrowanie, korektę lub usuniecie informacji w rekordach własnej instytucji.
Rola podglądowa pozwala na podgląd rekordów wprowadzanych przez użytkowników edycyjnych twojej instytucji (może służyć weryfikacji i kontroli kompletności i terminowości raportowania).
Role nadaje administrator systemu w instytucji.

Użytkownik z rolą podglądową nie widzi domyślnie danych identyfikacyjnych (numerów PESEL i dokumentów tożsamości) oraz danych szkoły doktorskiej/studiów doktoranckich (w przypadku postępowań o nadanie stopnia doktora). Aby widzieć ww. dane musi posiadać dodatkowo rolę INST_PR_DANE_RESTRYJCYJNE (jeśli loguje się z kontekstu uczelni lub instytutu) lub MIN_DANE_RESTRYKCYJNE (jeśli loguje się z kontekstu RDN).

Jeśli chcesz sprawdzić jakie role masz w POL-on, zaloguj się do systemu, a następnie kliknij w swoje imię i nazwisko, widoczne w prawym górnym rogu ekranu [1]. Wybierz „Moje dane” [2]. W zakładce „Uprawnienia” znajdziesz listę nadanych ról [3]. Jeśli masz uprawnienia w kilku instytucjach, najpierw będziesz musiał wybrać właściwą z nich.

Uczelnie i instytuty

  • Rola edycyjna (do postępowań o nadanie stopnia doktora i doktora habilitowanego): INST_DR_DRHAB,
  • Rola podglądowa: INST_DR_DRHAB_PODGLAD (+ dodatkowo INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE).

INST_DR_DRHAB

PostępowanieUprawnieniaDane identyfikacyjne
O nadanie stopnia doktora  Dodanie i edycja postępowania prowadzonego przez własną instytucję;

Podgląd postępowania współprowadzonego przez własną instytucję;

Podgląd postępowania prowadzonego przez inną instytucję.		TAK, WIDZI w postępowaniach prowadzonych i współprowadzonych – bez konieczności dodawania dodatkowej roli;

NIE WIDZI w pozostałych postępowaniach (nawet z rolą INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE).
O nadanie stopnia doktora habilitowanego
O nadanie tytułu profesora––

INST_DR_DRHAB_PODGLAD

PostępowanieUprawnieniaDane identyfikacyjne
O nadanie stopnia doktora  Podgląd postępowania prowadzonego lub współprowadzonego przez własną instytucję;

Podgląd postępowania prowadzonego przez inną instytucję.		TAK, WIDZI jeśli ma nadaną rolę INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE w postępowaniach prowadzonych i współprowadzonych;

NIE WIDZI w pozostałych postępowaniach (nawet z rolą INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE).
O nadanie stopnia doktora habilitowanego
O nadanie tytułu profesora––

Ministerstwo

•          Rola podglądowa: MIN_DR_DRHAB

MIN_DR_DRHAB

PostępowanieUprawnieniaDane identyfikacyjne
O nadanie stopnia doktora  Podgląd postępowania.TAK, WIDZI – bez konieczności dodawania dodatkowej roli.
O nadanie stopnia doktora habilitowanego
O nadanie tytułu profesora

Rada Doskonałości Naukowej

  • Rola edycyjna (do postępowań o nadanie tytułu profesora): RDN_PRZEWODNICZACY,
  • Rola podglądowa: RDN_DR_DRHAB (+ dodatkowo MIN_PR_DANE_RESTRYKCYJNE).

RDN_PRZEWODNICZACY

PostępowanieUprawnieniaDane identyfikacyjne
O nadanie stopnia doktora  Podgląd postępowania.TAK, WIDZI jeśli ma nadaną rolę MIN_DANE_RESTRYKCYJNE.
O nadanie stopnia doktora habilitowanegoPodgląd postępowania.NIE WIDZI (nawet z rolą MIN_DANE_RESTRYKCYJNE).
O nadanie tytułu profesoraDodanie i edycja postępowania.TAK, WIDZI – bez konieczności dodawania dodatkowej roli.

RDN_DR_DRHAB

PostępowanieUprawnieniaDane identyfikacyjne
O nadanie stopnia doktora  Podgląd postępowania.TAK, WIDZI jeśli ma nadaną rolę MIN_DANE_RESTRYKCYJNE.
O  nadanie stopnia doktora habilitowanegoPodgląd postępowania.NIE WIDZI (nawet z rolą MIN_DANE_RESTRYKCYJNE).
O nadanie tytułu profesoraPodgląd postępowania.TAK, WIDZI jeśli ma nadaną rolę MIN_DANE_RESTRYKCYJNE.

Brak dostępu

Jeśli jako użytkownik, wyszukując postępowanie po numerze PESEL lub dokumentu tożsamości, zobaczysz komunikat: „System odnalazł postępowanie o nadanie stopnia (…), jednakże nie masz dostępu do danych identyfikacyjnych osoby, której dotyczy postępowanie. Spróbuj wyszukać postępowanie według innych kryteriów (Nazwisko, Imię, itp.).” oznacza to, że nie jesteś uprawniony do dostępu do danych identyfikacyjnych, ale możesz wyszukać postępowanie za pomocą danych osobowych.

Sprawdź jakie posiadasz role w systemie (informację, jak to zrobić znajdziesz w początkowej części tego wpisu). Odnajdź w tabelach powyżej, jaki zakres uprawnień ci przysługuje. Jeśli potrzebujesz dodatkowej roli, skontaktuj się z administratorem systemu w twojej instytucji.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 348, ust. 2. pkt 1-2;
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 6 marca 2019 r. – rozporządzenie ws. POL-on (Dz.U. 2019 poz. 496) – § 14 ust. 1-2.

Rejestracja postępowania o nadanie stopnia doktora

W tym artykule znajdziesz informacje jak osoba z rolą edycyjną do modułu (INST_DR_DRHAB) może zarejestrować postępowanie o nadanie stopnia doktora wszczęte na nowych zasadach.

W module Postępowania awansowe rejestrujemy jedynie postępowania o nadanie stopnia doktora przeprowadzane na nowych zasadach. Obejmują one ten sam zakres osób, które rejestrujemy w module Osoby ubiegające się o stopień doktora, opisany tutaj.

Dane do bazy dokumentów w postępowaniach awansowych powinieneś wprowadzić w terminie 30 dni od dnia wszczęcia postępowania. Dokładną interpretację dnia wszczęcia postępowania znajdziesz w Materiałach dodatkowych na dole strony.

Aby zarejestrować postępowanie o nadanie stopnia doktora zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Postępowania awansowe [1]. Następnie wybierz kafel „Postępowania awansowe przeprowadzane na nowych zasadach” [2].

Kliknij w przycisk „Dodaj postępowanie…” [1] i wskaż ścieżkę postepowania o nadanie stopnia doktora [2].

Wypełnij formularz rejestracji zgodnie z poniższymi wskazówkami.

Wskaż pochodzenie osoby ubiegającej się o stopień doktora. Do wyboru masz:

  • Obywatel Polski [1]
  • Cudzoziemiec [2]

Następnie wprowadź sposób identyfikacji osoby:

  • numer PESEL – w przypadku Polaka lub cudzoziemca, który posiada PESEL [3] lub
  • wskaż typ dokumentu tożsamości, wprowadź jego numer i kraj wydania – w przypadku cudzoziemca, który nie posiada PESEL-u [4].

Wprowadź wymagane dane osobowe – nazwisko [1] i imię [2].

Jeśli cudzoziemiec posiada przedrostek nazwiska, zgodnie z komunikatem wpisz go w pole z nazwiskiem.

Wskaż obowiązkowo dziedzinę, w której osoba ubiega się o stopień [3]. Po wskazaniu dziedziny możesz wybrać dyscyplinę [4]. Będą to dziedzina i dyscyplina, w których przygotowywana jest rozprawa doktorska. Na koniec zapisz formularz [5]. System zweryfikuje poprawność i kompletność postępowania.

Pole „Dyscyplina” nie jest wymagane, ponieważ w pewnych sytuacjach stopień doktora może być nadany tylko w dziedzinie (Art. 177 ust 2, 5-6 p.s.w.n.).

Kliknij w wiersz „Dokument jest niepoprawny i niekompletny – wymaga uzupełnienia i poprawy danych” [1] i zapoznaj się z komunikatami błędu [2].

Osoba, dla której rejestrujemy postępowanie o nadanie stopnia doktora, musi znajdować się w wykazie osób ubiegających się o stopień doktora [3]. Jest to obowiązek niezależny od rejestracji postępowania w postępowaniach awansowych. W przypadku wystąpienia komunikatu braku kandydata w module Osoby ubiegające się o stopień doktora należy uzupełnić rekord zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Więcej o weryfikacji danych postępowania przeczytasz w osobnym wpisie.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 348 ust. 1 pkt 1, Art. 177 ust 2, 5-6.
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 14 ust. 1 pkt 1a, 2.

Materiały dodatkowe

Data wszczęcia postępowania

Data wszczęcia postępowania różni się w zależności od trybu przygotowywania rozprawy doktorskiej. Zgodnie ze stanowiskiem ministerstwa:

  • Tryb kształcenie doktorantów (szkoła doktorska) – zgodnie z art. 189 ustawy p.s.w.n. postępowanie w sprawie nadania stopnia doktora wszczyna się na wniosek osoby spełniającej wymagania określone w art. 186 ust. 1 pkt 1-3 albo ust. 2. Do wniosku dołącza się rozprawę doktorską wraz z pozytywną opinią promotora lub promotorów. Wobec braku regulacji szczególnych zastosowanie znajdzie art. 61 § 3 k.p.a., zgodnie z którym datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi administracji publicznej. W związku z powyższym datą wszczęcia postępowania w sprawie nadania stopnia doktora jest data doręczenia wniosku podmiotowi doktoryzującemu.
  • Tryb eksternistyczny – datą wszczęcia postępowania w sprawie nadania stopnia doktora (jak również datą złożenia rozprawy doktorskiej), jest data doręczenia wniosku oraz rozprawy podmiotowi doktoryzującemu (obie daty są tożsame).
  • Tryb studia doktoranckie – w świetle art. 179 ust. 7 przepisów wprowadzających ustawę p.s.w.n., w przypadku uczestników studiów doktoranckich ubiegających się o nadanie stopnia doktora na nowych zasadach, postępowanie w przedmiotowym zakresie wszczyna złożenie wniosku o wyznaczenie promotora lub promotorów – w podmiocie przeprowadzającym to postępowanie. Datą wszczęcia postępowania będzie zatem data doręczenia wniosku podmiotowi doktoryzującemu.

Zgodnie ze stanowiskiem ministerstwa, w przypadku osób ubiegających się o stopień doktora w trybie studiów doktoranckich kwestia, czy dany podmiot doktoryzujący zaakceptuje zaproponowanego przez doktoranta kandydata na promotora, czy też odrzuci konkretną kandydaturę wskazując inną osobę, ma znaczenie drugorzędne. Datą wiążącą jest data doręczenia podmiotowi doktoryzującemu wniosku o wyznaczenie promotora (lub promotorów). To ona stanowi datę wszczęcia postępowania i to od niej liczony jest termin na zarejestrowanie postępowania.

Interpretacje Ministerstwa:

Postępowania awansowe – wygląd i zawartość modułu

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, co znajduje się w module Postępowania awansowe.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Postępowania awansowe [1]. Następnie wybierz kafel Postępowania awansowe przeprowadzane na nowych zasadach [2].

Moduł Postępowania awansowe jest dostępny dla osób z rolą edycyjną INST_DR_DRHAB lub podglądową INST_DR_DRHAB_PODGLAD (i dodatkowo do podglądu danych identyfikacyjnych INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE) w POL-on.
O rolach i uprawnieniach innych instytucji niż uczelnie i instytuty przeczytasz tutaj.

Kafel „Postępowania awansowe przeprowadzane na starych zasadach” [3] przeniesie się do POL-on 1, gdzie znajdziesz archiwalne zawiadomienia o nadaniu stopnia doktora lub doktora habilitowanego na starych zasadach (moduł Stopień dr/dr hab.) [4].

Wygląd modułu

Wprowadzone postępowania awansowe przez twoją jednostkę  zobaczysz w domyślnym widoku tabeli [1]. Aby przejść do danych szczegółowych postępowania, kliknij w wiersz rekordu [2].

Aby odnaleźć rekord postępowania awansowego użyj filtrów lub wyszukiwarki znajdujących się po lewej stronie ekranu.

Filtrowanie/wyszukiwanie

Wprowadź dane osoby (imię i nazwisko lub dane identyfikacyjne) [1].

Możesz przefiltrować rekordy oznaczając [2]

  • Stopień/tytuł (doktor i doktor habilitowany, profesor – tylko dla użytkowników z RDN i ministerstwa),
  • Rodzaj stopnia (w zakresie nauki, w zakresie sztuki),
  • Status postępowania (postępowanie w toku, nadano, pozbawiono, zamknięte, wykreślone, umorzone, odmówiono nadania stopnia).

Możesz przefiltrować rekordy wpisując [3]

  • Datę wszczęcia postepowania (od – do),
  • Datę nadania stopnia/tytułu (od – do)

lub wskazując [4]

  • Dziedzinę
  • Dyscyplinę
  • Stan dokumentu (niepoprawny, poprawny).

Kliknij w przycisk „Szukaj” [5].

Wyczyść filtry pomiędzy jednym a drugim wyszukiwaniem/filtrowaniem. Użyj przycisku „Wyczyść”, który dostępny jest w prawym rogu sekcji filtrów [6].

Podmiotem domyślnie wprowadzonym do filtrów jest twoja instytucja [1].

  • Jeśli chcesz wyszukać postępowanie awansowe prowadzone lub współprowadzone przez inną instytucję, wprowadź w polu „Podmiot” jej nazwę [2] i kliknij w przycisk „Szukaj”.
  • Jeśli chcesz wyświetlić lub przeszukać zestawienie wszystkich postępowań awansowych, wyczyść pole „Podmiot” i kliknij w przycisk „Szukaj”.

W przypadku postępowań prowadzonych przez inne podmioty (i niewspółprowadzonych przez twoją instytucję) nie zobaczysz danych identyfikacyjnych (numerów PESEL, danych dokumentów tożsamości) oraz danych dotyczących szkoły doktorskiej (w przypadku postępowań o nadanie stopnia doktora).

Wykaz wszystkich postępowań awansowych znajdziesz również na platformie RAD-on (https://radon.nauka.gov.pl/), w zakładce „Dane” [1]. Wykaz postępowań awansowych na RAD-onie zawiera publiczne dane postępowań wszczętych po 1.10.2019 r., w zakresie nadania: stopnia doktora, stopnia doktora habilitowanego, tytułu profesora.

Sortowanie wyników

Wyniki w zestawieniu użytkowników systemu możesz posortować alfabetycznie rosnąco lub malejąco. Domyślnie ustawione jest sortowanie po nazwach w kolejności rosnącej.

Rekordy i strony

Rekordy wykazu możesz wyświetlić w liczbie 10, 25, 50 i 100 na stronę.

W przypadku wielu rekordów w wykazie, aby przejść do dalszych stron możesz:

  • kliknąć w przycisk „Następna” lub
  • wpisać numer strony i nacisnąć „Enter”.

Stan danych

W pierwszej kolumnie zestawienia (przy danym postępowaniu awansowym) zobaczysz jedną z ikon:

  • Stan danych poprawny (zielony znacznik) – oznacza rekord poprawny pod względem technicznym [1].
  • Stan danych niepoprawny (czerwony trójkąt z wykrzyknikiem) – oznacza rekord wymagający poprawienia lub uzupełnienia danych [2].

Niepoprawne i/lub niekompletne rekordy postępowań są widoczne na zestawieniu ministerstwa i innych podmiotów.

W przypadku danych niepoprawnych przejdź do szczegółów rekordu. Kliknij w belkę z napisem „Dokument jest niepoprawny i niekompletny – wymaga uzupełnienia i poprawy danych” [3]. Zapoznaj się z komunikatem błędu. Jeśli posiadasz wymaganą informację, przejdź do właściwej zakładki oznaczonej alertem, a następnie popraw lub uzupełnij formularz.

Więcej szczegółów o weryfikacji danych postępowania znajdziesz tutaj.

Rejestracja postępowania awansowego i zarzadzanie jego danymi

Jeśli posiadasz rolę edycyjną do modułu możesz:

  • Zarejestrować postępowanie awansowe o nadanie stopnia doktora lub doktora habilitowanego,
  • Uzupełnić lub poprawić wprowadzone postępowanie awansowe,
  • Zarejestrować zmianę danych osobowych w postępowaniu,
  • Usunąć postępowanie awansowe o statusie „w toku” (w przypadku błędnego wskazania stopnia lub w przypadku duplikatu).

Informacje o tych czynnościach znajdziesz w osobnych wpisach tutaj.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 348, ust. 1. pkt 1-2, ust. 3; art. 188-197 (dr), art. 218-226a (dr hab.);
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 6 marca 2019 r. – rozporządzenie ws. POL-on (Dz.U. 2019 poz. 496) –§ 4 ust. 4 pkt 4, § 14 ust. 1 pkt 1-2.

Zakończenie programu kształcenia i zaprzestanie kształcenia w szkole doktorskiej

W tym artykule zajdziesz informacje, jak osoba z rolą edycyjną do modułu (INST_SZKOLY_DR_ADM) może zakończyć lub wznowić program kształcenia, zaprzestać lub przywrócić kształcenie w szkole doktorskiej.

Jeśli zarejestrowałeś program kształcenia lub szkołę doktorską omyłkowo lub błędnie możesz je usunąć.

Z poniższych ścieżek skorzystaj jeśli twój podmiot przez jakiś czas prowadził kształcenie na podstawie danego programu lub w danej szkole doktorskiej, ale nie będzie już tego kontynuował.

Zakończony program kształcenia lub szkoła doktorska, która zaprzestała kształcenia będą nadal dostępne w trybie do odczytu jako archiwalne.

Zakończenie programu kształcenia

Jeśli twój podmiot nie będzie kontynuował kształcenia doktorantów na podstawie danego programu kształcenia odnajdź rekord szkoły doktorskiej. Wybierz zakładkę „Programy kształcenia” [1]. Jeśli w zakładce zarejestrowano kilka programów, kliknij w program, który chcesz zakończyć [2]. Użyj przycisku „Dodaj datę zakończenia programu kształcenia” [3].

Wstaw datę z kalendarza [1] i zatwierdź [2].

Jeśli zauważysz błąd we wprowadzonej dacie zakończenia programu kształcenia wznów program kształcenia (usuń datę zakończenia programu).

Wznowienie programu kształcenia

Zakończony program kształcenia możesz przywrócić. Aby wznowić kształcenie w danym programie kliknij w przycisk „Usuń datę zakończenia programu” [1] i potwierdź [2].

Wznowienie programu kształcenia wykonasz tylko w przypadku szkoły doktorskiej, w której nie zarejestrowano zaprzestania kształcenia.

Zaprzestanie kształcenia w szkole doktorskiej

Zaprzestanie kształcenia w szkole doktorskiej dotyczy sytuacji, gdy:

  • podmiot uzyskał kategorię naukową B lub C lub nie spełnia już warunków uprawniających do prowadzenia szkoły doktorskiej,
  • podmiot przestał kształcić doktorantów w danej dyscyplinie.

Jeśli twój podmiot nie będzie już kontynuował kształcenia doktorantów w ramach danej szkoły, przejdź do rekordu szkoły doktorskiej. Kliknij w przycisk „Dodaj datę zaprzestania kształcenia” [1]. Wprowadź datę z kalendarza [2] i potwierdź [3].

Przed wprowadzeniem daty zaprzestania kształcenia w szkole doktorskiej dobrze jest zakończyć wszystkie aktywne programy kształcenia w tej szkole.

Jeśli w programach kształcenia nie wprowadzisz daty zaprzestania kształcenia zostanie ona uzupełniona przez system i będzie równa dacie zaprzestania kształcenia w szkole doktorskiej [4].

Data zaprzestania kształcenia w szkole doktorskiej nie może być wcześniejsza niż data zakończenia programu kształcenia.

Jeśli w programie kształcenia wstawiono datę zaprzestania kształcenia późniejszą niż data ustania kształcenia w szkole doktorskiej [1], przejdź do programu kształcenia i usuń datę ustania kształcenia zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej. Dopiero wtedy uda ci się zapisać datę ustania kształcenia w szkole doktorskiej.

Jeśli podałeś nieprawidłową datę zaprzestania kształcenia w szkole doktorskiej, to nie ma możliwości jej korekty. W takiej sytuacji wznów kształcenie w szkole doktorskiej, a następnie wstaw prawidłową datę.

Po wprowadzeniu daty zaprzestania kształcenia w szkole doktorskiej nie można:

  • poprawić danych szkoły,
  • dodać nowego programu kształcenia.

Jeśli chcesz wykonać jedną z tych czynności lub zarejestrowałeś zaprzestanie kształcenia w szkole omyłkowo, możesz wznowić kształcenie w szkole doktorskiej.

Wznowienie kształcenia w szkole doktorskiej

Zakończone kształcenie w szkole doktorskiej możesz przywrócić. Aby wznowić kształcenie w szkole doktorskiej kliknij w przycisk „Usuń datę zaprzestania kształcenia” [1] i potwierdź [2].

W efekcie – tylko data zaprzestanie kształcenia w szkole doktorskiej zostanie usunięta [3]. Nie zostaną usunięte daty zaprzestania kształcenia w poszczególnych programach kształcenia [4].

Jeśli po wznowieniu kształcenia w szkole doktorskiej, chcesz wznowić programy kształcenia, przejdź do każdego programu i kliknij przycisk „Usuń datę zakończenia programu”.

Podstawy prawne:
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 5 ust. 4 pkt 1,
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 206, art. 199.

Rozwiązanie problemu migracyjnego – strategia 1

OPI PIB wspólnie z MNiSW podjęło decyzję, że uczelnie, które nie przeprowadziły samodzielnie uporządkowania problemu migracyjnego mogą zostać objęte automatycznym procesem porządkowym przez OPI PIB – pod warunkiem dokonania stosownego zgłoszenia. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

Natomiast  procedura opisana w poniższym wpisie jest skierowana do tych uczelni, którą mają zamiar dokonać uporządkowania warunków zatrudnienia w zakresie siatki stanowisk samodzielnie – w szczególności, jeśli chcą, aby przejście na nową siatkę stanowisk miało datę inną niż 1 października 2018 r.

Poniżej przedstawiamy szczegółowy opis strategii 1 rozwiązania problemu migracyjnego dotyczącego siatki stanowisk w module Pracownicy – usługi usuwania przekonwertowanych warunków zatrudnienia.

Wyjaśnienie istoty problemu migracyjnego, jakie oferujemy usługi służące rozwiązaniu tego problemu i do kogo są one skierowane znajdziesz tutaj.

Na temat strategii 2 przeczytasz tutaj.

Cel usługi

Jedynym celem usługi dostępnej w ramach strategii 1 jest możliwość usunięcia warunków zatrudnienia, które bazują na stanowiskach z nowej siatki stanowisk, powodujących problemy w podmiotach, które nie mają wdrożonej nowej siatki i chcą posługiwać się starą siatką w trakcie okresu przejściowego (czyli do dnia 2020-09-30).

System przechowuje historię techniczną, a więc informacja o usuniętych warunkach zatrudnienia dalej będzie się znajdować w systemie POL-on. Natomiast usunięcie to sprawi, iż stan biznesowy nie będzie zawierał już takich stanowisk i umożliwi wgranie poprawnego stanu z systemu uczelni.

Uwaga! Zaleca się wykonanie usługi najpierw na maszynie DEMO, a dopiero później na maszynie PROD.

Działanie / warianty wywołania usługi

Wariant 1 – tryb „actualConditions”

Jeśli usługa zostanie wywołana w tym trybie, to z zalogowanego podmiotu zostaną usunięte warunki zatrudnienia aktywne na dzień bieżący o stanowiskach podanych powyżej.

Wariant 2 – tryb „allConditions”

Jeśli usługa zostanie wywołana w tym trybie, to zostaną usunięte wszystkie warunki zatrudnienia o stanowiskach podanych powyżej z zalogowanego podmiotu.

Wariant 3 – tryb „actualConditions” z podaniem id stanowiska

W tym trybie należy podać wartość w polu „position”, może to być jedynie jeden numer i ten numer musi być numerem z listy stanowisk określonej powyżej.

Jeśli usługa zostanie wywołana w tym wariancie, to zostaną usunięte warunki zatrudnienia aktywne na dzień bieżący o stanowisku podanym w parametrze „position”.

Wariant 4 – tryb „allConditions” z podaniem id stanowiska

W tym trybie należy podać wartość w polu „position”, może to być jedynie jeden numer i ten numer musi być numerem z listy stanowisk określonej powyżej.

Jeśli usługa zostanie wywołana w tym wariancie, to zostaną usunięte wszystkie warunki zatrudnienia o stanowisku podanym w parametrze „position”.

Przykład wywołania. Wywołanie usługi usuwania warunków zatrudnienia

Aby uruchomić ten proces, należy wywołać usługę DELETE:
adres_serwera/employees-api/institution/convertedConditions/{deleteDateMode}.

Np.: https://polon2-demo.opi.org.pl/employees-api/institution/convertedConditions/{deleteDateMode}

(wersja dla środowiska produkcyjnego: https://polon2.opi.org.pl/employees-api/institution/convertedConditions/{deleteDateMode} )

Parametr “deleteDateMode” może przyjmować wartości: ALL_CONDITIONS, ACTUAL_CONDITIONS.

Opis wywołania usługi w programie POSTMAN:

  • W sekcji Body może być wprowadzony id stanowiska (lista kodów stanowisk poniżej). W przypadku braku id system domyślnie wykona operację usuwania dla wszystkich poniższych stanowisk.

  • Przykład z jednym kodem na liście: {„positions”:[„240”]}.

  • Wysyłamy żądanie.

  • W odpowiedzi dostaniemy identyfikator jobExecutionId, którego możemy użyć, aby podejrzeć, jaki jest status przetwarzania.
Wskazówki
  1. Dla wariantów 1 i 2 musimy w Body wpisać {„positions”:[]}.
  2. Dla wariantów 3 i 4, jeśli chcemy usunąć jednocześnie więcej niż jedno wskazane przez nas stanowisko, musimy w Body wpisać: {„positions”:[„146”, „160”]}.
  3. Jeśli dla wariantów 3 i 4 w Body wpiszemy {„positions”:[]}, to system usuwa nam wszystkie stanowiska z listy stanowisk objętych procedurą porządkową.

Podgląd statusu usługi

Poniższa prezentacja bazuje na zadaniu o numerze 65 („jobExecutionId”).

Adres usługi: adres_serwera/employees-api/jobStatus/{ jobExecutionId },

np: GET https://polon2-demo.opi.org.pl/employees-api/jobStatus/65.

wersja dla środowiska produkcyjnego: GET https://polon2.opi.org.pl/employees-api/jobStatus/65.

W konfiguracji uzupełniamy tylko Headers, podobnie jak w punkcie 4 z aktualnym access_tokenem i wysyłamy.

Po pewnym czasie status powinien zmienić się na COMPLETED.

Uwaga! W niektórych przypadkach może to trwać około godziny.

Dokument do pobrania

Pełen dokument dotyczący procedury rozwiązania problemu migracyjnego wraz ze szczegółowymi opisami usług w ramach obydwu dostępnych strategii możesz pobrać tutaj: Procedury rozwiązania problemu migracyjnego_11.12.2020

Zobacz też:

Siatka stanowisk

Procedury rozwiązania problemu migracyjnego dotyczącego siatki stanowisk

Wstęp

OPI PIB wspólnie z MNiSW podjęło decyzję, że uczelnie, które nie przeprowadziły samodzielnie uporządkowania problemu migracyjnego mogą zostać objęte automatycznym procesem porządkowym przez OPI PIB – pod warunkiem dokonania stosownego zgłoszenia. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

Natomiast  procedura opisana w poniższym wpisie jest skierowana do tych uczelni, którą mają zamiar dokonać uporządkowania warunków zatrudnienia w zakresie siatki stanowisk samodzielnie – w szczególności, jeśli chcą, aby przejście na nową siatkę stanowisk miało datę inną niż 1 października 2018 r.

Poniższe informacje są skierowane do uczelni, w których w wyniku migracji ze starego systemu POL-on do nowego nastąpiła automatyczna konwersja stanowisk na stanowiska z nowej siatki (wynikającej z ustawy 2.0). Konwersja ta nie miała miejsca w instytutach ani w innych typach podmiotów. W związku z potrzebą uporządkowania stanu warunków zatrudnienia, które są związane ze stanowiskami pochodzącymi z nowej siatki stanowisk przekonwertowanymi automatycznie podczas migracji, zostały dostarczone techniczne usługi API REST opisane poniżej.

WAŻNE!

  • Opisane poniżej procedury są skierowana do osób posiadających wiedzę i doświadczenie w kontekście usług API REST.
  • Jeśli stanowisk, które zostały dotknięte problemem migracyjnym nie jest zbyt dużo lub operator nie ma doświadczenia w kontekście usług API REST, to zaleca się wykonanie stosownych porządków z poziomu GUI. GUI otrzymało odpowiednie mechanizmy filtrowania, które aktualnie są w stanie takie przypadki wylistować.
  • Zaleca się bezwzględnie sprawdzenie użycia poniższych funkcji API REST w pierwszej kolejności na maszynie DEMO. Maszyna DEMO jest kopią środowiska produkcyjnego nadpisywaną raz w tygodniu, więc w razie niewłaściwego wykonania można spróbować ponownego użycia po paru dniach. Usługi na maszynie DEMO i maszynie PROD działają dokładnie tak samo.

Istota problemu

W styczniu 2020 r. nastąpiła migracja danych pracowniczych ze starego systemu POL-on do nowego. W trakcie migracji do nowego systemu, w przypadku uczelni, z mocy prawa stanowiska i grupy pracownicze stały się automatycznie stanowiskami i grupami określanymi przez nową ustawę według poniższego klucza:

  • stanowisko „profesor zwyczajny” stało się stanowiskiem „profesor”,
  • stanowiska „profesor nadzwyczajny” i „profesor wizytujący” stały się stanowiskiem „profesor uczelni”,
  • stanowiska z grupy „naukowo-dydaktycznej” stały się odpowiednimi stanowiskami z grupy „badawczo-dydaktycznej”,
  • stanowiska z grupy „naukowej” stały się odpowiednimi stanowiskami z grupy „badawczej”.

W celu zdjęcia z uczelni obciążeń związanych z koniecznością aktualizacji nowych form zatrudnienia, OPI PIB przeprowadziło automatyczną konwersję stanowisk i grup stanowisk podczas procesu migracji. Założenia automatycznej konwersji zakładały, iż powyższe stanowiska i grupy będą dotyczyć zatrudnień na stanowiskach trwających w dniu 2018-10-01 (oraz późniejszych). Wcześniej zakończone „stanowiska” (przed 2018-10-01) pozostają na „starych” grupach i stanowiskach.

Problem konwersji, który wystąpił w trakcie tego procesu, dotyczy tych stanowisk, które rozpoczęły się przed dniem 2018-10-01 i trwały w tym dniu. System w takim przypadku nie podzielił automatycznie warunku zatrudnienia na dwie części: przed 2018-10-01 na starym stanowisku/grupie i od dnia 2018-10-01 na „nowym” stanowisku/grupie.

Stanowiska z powyższych przykładów rozpoczęte w dniu 2018-10-01 (lub później) nie wymagają korekt.

Zakres stanowisk, których dotyczą procedury porządkowe

ID stanowiska Nazwa stanowiska Grupa stanowisk
147 Adiunkt Pracownik badawczo-dydaktyczny
148 Asystent Pracownik badawczo-dydaktyczny
176 Inne Pracownik badawczo-dydaktyczny
149 Profesor Pracownik badawczo-dydaktyczny
150 Profesor uczelni Pracownik badawczo-dydaktyczny
143 Adiunkt Pracownik badawczy
144 Asystent Pracownik badawczy
175 Inne Pracownik badawczy
145 Profesor Pracownik badawczy
146 Profesor uczelni Pracownik badawczy
160 Profesor Pracownik dydaktyczny
161 Profesor uczelni Pracownik dydaktyczny
240 Docent Pracownik badawczo-dydaktyczny

Zwróć uwagę, że powielone stanowiska pochodzą z różnych grup.

Możliwe strategie

W związku z tym, że podejście do uporządkowania problemu w każdym z podmiotów może być różne dostarczyliśmy dwie odrębne usługi, z których każda realizuje odrębną strategię, opisaną poniżej. Szczegółowy sposób skorzystania z każdej z usług został opisany w dalszej części tego dokumentu.

Strategia 1

Pierwsza strategia zakłada usunięcie warunków zatrudnienia, w których stanowiska podczas migracji zostały automatycznie przekonwertowane na stanowiska z nowej siatki. W tej strategii zakłada się, że po usunięciu z systemu takich warunków podmiot zarejestruje za pomocą masowego importu kompletny, poprawny stan warunków zatrudnienia.

Strategia powyższa jest zalecana, jeśli zależy nam na usunięciu z systemu wadliwych stanowisk, które blokują poprawny import, a następnie wgraniu poprawnej wersji tych stanowisk za pomocą masowych importów z własnego systemu. W tym wypadku wymagane jest, aby uczelnia posiadała we własnych wewnętrznych systemach „poprawne” i kompletne dane o stanowiskach, które zastąpią dane usuwane.

Jej zaletą jest to, iż zlikwiduje problematyczne zapisy i umożliwi wprowadzenie poprawnego stanu.
Wadą jest to, iż jest to proces dwuetapowy i wymaga posiadania przez podmiot pełnej historii warunków zatrudnienia tak, aby można było odtworzyć poprawny stan.

Szczegółowy opis usługi realizującej strategię 1 znajdziesz tutaj.

Strategia 2

Strategia ta polega na kompleksowym uprządkowaniu warunków zatrudnienia, których dotknął problem migracyjny. Uruchomienie tej strategii spowoduje, że zmigrowane warunki zatrudnienia zostaną odpowiednio podzielone na część starą, sprzed dnia 2018-10-01, oraz nową rozpoczynającą od tego dnia.

Ze względu na różnice we wprowadzaniu statutów w poszczególnych podmiotach został także dodany parametr daty, który umożliwia sterowanie datą „przecięcia” warunków zatrudnienia. Parametr ten umożliwia ustawienie daty przecięcia stanowiska innej niż dzień 2018-10-01.

Zaletą tego podejścia jest kompleksowe wykonanie porządków z problematycznymi stanowiskami. Problemem może być to, że stan stanowisk objętych tym porządkowaniem będzie odzwierciedlać stan w chwili wykonania usługi. Jeśli system bazowy/źródłowy podmiotu posiada inne dane, to mogą się pojawiać konflikty. Konflikty mogą się pojawić szczególnie na dacie przecięcia warunków zatrudnienia, ponieważ w tym wypadku usługa przyjmuje jedną datę dla wszystkich stanowisk objętych porządkowaniem. Jeśli więc w danym podmiocie są wyjątki dla niektórych pracowników i daty przecięcia są różne, to takie przypadki należy obsłużyć korygując je „ręcznie”.

Szczegółowy opis usługi realizującej strategię 2 znajdziesz tutaj.

Uwaga! Obu strategii nie należy łączyć.

Niezbędne role w systemie

Obie usługi mogą zostać wywołane jedynie przez użytkownika z uprawnieniami INST_PR w danym podmiocie.

Weryfikacja stanu stanowisk przed i po uporządkowaniu danych

W ostatnim czasie w nowym POL-onie został dostarczony moduł Raporty z możliwością wygenerowania zestawień z modułu Pracowników. Mogą one posłużyć do weryfikacji stanów sprzed operacji usunięcia warunków zatrudnienia oraz po wgraniu importu XML. Zestawienie na dzień bieżący zawiera odpowiednie dane do przeprowadzenia porównania i dostępne jest również na maszynie DEMO.

Uwaga! Co tydzień następuje nadpisanie danych na DEMO danymi z systemu produkcyjnego.

Wywołanie usług w trybie kolejki

Ze względu na skomplikowane wyliczenia, które są udziałem obu usług, procedury te powinny być wywoływane w trybie kolejki. Opis wywołania poszczególnych usług w trybie kolejki znajduje się poniżej, przy opisie szczegółowym każdej z usług. Każda z usług może się wykonywać około godziny (w zależności od trybu), dlatego bezwzględnie należy użyć mechanizmu kolejki. Wywołanie w trybie kolejki pozwala na śledzenie statusów procesu na dowolnym etapie aż do zakończenia.

Dodatkowe materiały

Opis autoryzacji i użycia narzędzia POSTMAN znajduje się tutaj: Dokumentacja API dla POL-on 2.0.

W tej lokalizacji znajdują się także filmy instruktażowe oraz dokument z przykładami: https://polon.nauka.gov.pl/pomoc/wp-content/uploads/2019/11/API-REST-v4.docx.

Dokument do pobrania

Pełen dokument dotyczący procedury rozwiązania problemu migracyjnego wraz ze szczegółowymi opisami usług w ramach obydwu dostępnych strategii możesz pobrać tutaj: Procedury rozwiązania problemu migracyjnego_11.12.2020.

Zobacz też:

Siatka stanowisk

Obszar Administracja – udostępnione raporty

W tym artykule znajdziesz ogólne informacje o raporcie możliwym do wygenerowania w module Raporty, w obszarze Administracja.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Raporty [1]. Wybierz kafel Generowanie raportów [2], a następnie obszar Administracja [3].

Obszar będzie widoczny jeśli posiadasz rolę INST_ADM, INST_NAUK_ADM, MIN_ADM.

Aktualnie w obszarze Administracja możliwe jest generowanie Wykazu uprawnień użytkowników systemu POL-on 2.0.

Aby wygenerować i pobrać wybrany raport postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Wykaz uprawnień użytkowników systemu POL-on 2.0

Zakres danych w raporcie obejmuje:

  • imię, drugie imię i nazwisko użytkownika systemu,
  • login użytkownika,
  • e-mail użytkownika,
  • telefon użytkownika,
  • aktywne logowanie 2FA,
  • nazwa instytucji,
  • ID instytucji,
  • jednostka organizacyjna, w której rola została nadana,
  • rola użytkownika,
  • opis roli,
  • status,
  • data ostatniego logowania.

Każda rola to jeden rekord w raporcie. Oznacza to, że jeśli jeden użytkownik ma przypisane np. trzy role, to w raporcie wygenerują się trzy rekordy z jego nazwiskiem (po jednej roli w każdym rekordzie).

Przetwarzanie danych osobowych w POL-on

Poniżej znajdziesz informacje o przetwarzaniu i zapewnieniu ochrony danych osób rejestrowanych w systemie POL-on oraz użytkowników instytucjonalnych.

Informacje ogólne

  • Zintegrowany System Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (system POL-on) jest: jest prowadzony przez ministra właściwego ds. szkolnictwa wyższego i nauki na podstawie art. 342 ust 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2023 r. poz. 742) dalej: p.s.w.n.
  • POL-on jest systemem teleinformatycznym w rozumieniu art. 3 pkt 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2024 r. poz. 307).
  • POL-on obejmuje bazy danych, w tym zawierające dane osobowe, których zakres przedmiotowy został wskazany w art. 342 ust. 3 p.s.w.n.
  • Podmioty systemu szkolnictwa wyższego i nauki zobowiązane do wprowadzania, aktualizowania, archiwizowania oraz usuwania danych w systemie POL-on mają obowiązek stosować przyjęte przez siebie wewnętrzne polityki bezpieczeństwa informacji/danych osobowych, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów p.s.w.n. oraz przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w szczególności Rozporządzenia UE.

Przepisy prawa a przetwarzanie danych osobowych w POL-on

Podmioty wchodzące w skład systemu szkolnictwa wyższego i nauki przetwarzają dane osobowe w POL-on i powinny tworzyć polityki bezpieczeństwa zgodnie z przepisami prawa. Są to:

  • Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z Dz. U. z 2023 r. poz. 742);
  • Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższymi Nauce POL-on (dalej: rozporządzenie ws. POL-on);
  • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L Nr 119, str. 1) dalej: RODO;
  • Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r., poz. 1781);
  • Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2024 r. poz. 307);
  • Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. 2024 poz. 773) dalej: rozporządzenie KRI.

Zbiory danych przetwarzanych w ramach systemu POL-on

Zgodnie z art. 342 ust. 3 p.s.w.n., system POL-on obejmuje następujące bazy danych:

  • wykaz nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu,
  • wykaz studentów,
  • wykaz osób ubiegających się o stopień doktora,
  • wykaz instytucji systemu szkolnictwa wyższego i nauki,
  • repozytorium pisemnych prac dyplomowych,
  • bazę dokumentów w postępowaniach awansowych,
  • bazę osób upoważnionych do podpisywania dokumentów,
  • bazę dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.

Jeden moduł systemu może odpowiadać jednej bazie danych wskazanej w regulacjach prawnych, ale też kilka modułów może obejmować tę samą bazę danych (np. Repozytorium pisemnych prac dyplomowych w systemie odpowiada moduł o takiej samej nazwie. W ramach Wykazu instytucji dane są zbierane m.in. w modułach: Instytucje, Kierunki studiów, Szkoły doktorskie).

Zgodnie z art. 4 pkt 6 RODO, zbiór danych oznacza uporządkowany zestaw danych osobowych dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest scentralizowany, zdecentralizowany czy rozproszony funkcjonalnie lub geograficznie. W kontekście powyższej definicji, dane osobowe przetwarzane w ramach poszczególnych baz POL-on stanowią odpowiednio zbiory danych osobowych, oczywiście w przypadku, gdy w ramach tych baz przetwarzane są dane osobowe.

Szczegółowy zakres informacji o osobach, których dane są przetwarzane w systemie POL-on w ramach poszczególnych baz określają odpowiednie przepisy p.s.w.n. (art. 343-350). Uszczegółowieniem tego zakresu jest rozporządzenie ws. POL-on, które określa:

  • szczegółowy zakres danych przetwarzanych w ramach poszczególnych baz danych,
  • tryb i terminy wprowadzania danych do systemu oraz aktualizowania, archiwizowania i usuwania tych danych,
  • sposób wprowadzania prac dyplomowych do repozytorium pisemnych prac dyplomowych oraz specyfikację formatu tych prac,
  • tryb i sposób udostępniania danych zamieszczonych w POL-on.

Administratorzy danych osobowych

Administratorem (w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO) danych osobowych wprowadzonych do POL-on przez poszczególne podmioty systemu szkolnictwa wyższego i nauki jest Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego, ul. Wspólna 1/3, 00-529 Warszawa (dalej: MNiSW).

Kontakt do administratora: email: kancelaria@mnisw.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora

Informacji na temat danych osobowych przetwarzanych przez MNiSW udziela Inspektor Ochrony Danych MNiSW, z którym można skontaktować się mailowo: iod@mnisw.gov.pl.

MNiSW, jako administrator, decyduje o celach i sposobie przetwarzania danych osobowych gromadzonych w systemie POL-on.

Podmioty wchodzące w skład systemu szkolnictwa wyższego i nauki również są administratorami danych (w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO) w zakresie, w jakim zbierają dane osobowe od osób we własnym zakresie i własnych celach oraz które to dane następnie wprowadzają do systemu POL-on. Przez własne cele rozumiemy tu również realizację obowiązku, nałożonego przepisami prawa, wykonania określonych czynności, czyli wprowadzania, aktualizowania, archiwizowania i usuwania danych w POL-onie.

To podmiot systemu szkolnictwa wyższego i nauki jest zobowiązany do realizacji prawa osoby, które dane dotyczą, do sprostowania danych i ich aktualizacji (więcej na ten temat niżej).

MNiSW jest administratorem danych od momentu wprowadzenia danych osobowych do POL-on. Do tego czasu administratorami danych są poszczególne podmioty. Podmioty te są również administratorami danych przez cały czas i we wszystkich sytuacjach, gdy pozyskują dane z systemu, od momentu ich pozyskania, oraz przetwarzają te dane we własnych celach (również gdy realizują nałożone na nie obowiązki).

Podmiot przetwarzający dane

Podmiotem przetwarzającym dane w POL-on w imieniu administratora jest Ośrodek Przetwarzania Informacji – Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Warszawie przy al. Niepodległości 188b, wpisany do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy – Sąd Gospodarczy XVI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: 0000127372, NIP: 525-000-91-40, REGON: 006746090 (dalej: OPI PIB).

Informacji na temat danych osobowych przetwarzanych przez OPI PIB, w tym danych przetwarzanych w imieniu MNiSW, udziela Inspektor Ochrony Danych OPI PIB, z którym można się skontaktować telefonicznie pod numerem (22) 570 14 00 lub mailowo: iod@opi.org.pl.

OPI PIB jako instytut badawczy, którego przedmiot działania jest związany ze świadczeniem usług w zakresie systemów informacyjnych, nadzorowany przez MNiSW administruje systemem POL-on, w tym jego bazami. Zadanie to jest realizowane na podstawie art. 353 p.s.w.n. oraz w oparciu o umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zawartą na podstawie art. 28 RODO.

Odbiorcami danych osobowych przetwarzanych w systemie POL-on są również podmioty wskazane w art. 343 ust. 5, art. 344 ust. 3, art. 345 ust. 3, 347 ust. 3, 349 ust. 3 p.s.w.n.

Cel przetwarzania danych w POL-on

Zgodnie z art. 342 ust. 4 p.s.w.n. dane w Systemie POL-on są przetwarzane w następujących celach:

  • wykonywanie zadań związanych z ustalaniem i realizacją polityki naukowej państwa,
  • przeprowadzanie ewaluacji jakości kształcenia, ewaluacji szkół doktorskich i ewaluacji jakości działalności naukowej,
  • prowadzenie postępowań w sprawie nadania stopnia doktora, stopnia doktora habilitowanego i tytułu profesora,
  • ustalanie wysokości subwencji i dotacji,
  • nadzór nad systemem szkolnictwa wyższego i nauki,
  • realizacja zadań przez NAWA, NCBiR oraz NCN,
  • monitorowanie losów absolwentów szkół wyższych i absolwentów publicznych i niepublicznych szkół ponadpodstawowych.

Podstawa prawna przetwarzania danych w POL-on

Aby przetwarzanie danych osobowych było zgodne z prawem, musi zostać spełniona przynajmniej jedna z przesłanek wskazanych w art. 6 ust. 1 lub art. 9 ust. 2 RODO. Spełnienie przynajmniej jednej z przesłanek przesądza o legalności przetwarzania danych zgodnie z art. 5 lit. a) RODO. W przypadku danych osobowych przetwarzanych w POL-on, w zależności od celu przetwarzania danych, będą to:

  • art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który mówi, że przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,
  • art. 9 ust. 2 lit. b RODO, który mówi, że przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych  jest dopuszczalne, jeżeli jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.

W przypadku podmiotów publicznych obowiązek prawny musi wynikać z przepisów o randze ustawy. W przypadku danych przetwarzanych w systemie POL-on, których administratorem jest MNiSW, taki obowiązek prawa wynika z p.s.w.n.    

Zasady przetwarzania danych osobowych

MNiSW jako administrator danych oraz OPI PIB jako podmiot przetwarzający dane w imieniu MNiSW przykładają wagę do tego, aby dane zawarte w Systemie POL-on, a także dane osób uprawnionych do korzystania z tego systemu były przetwarzane w sposób bezpieczny, rzetelny, zgodny z prawem oraz przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą.

Najważniejsze zasady, jakimi kierują się MNiSW i OPI PIB przy przetwarzaniu danych w ramach systemu POL-on to:

  • zgodność z prawem, rzetelność, i przejrzystość,
  • ograniczenie celu przetwarzania,
  • minimalizacja danych,
  • prawidłowość przetwarzania,
  • ograniczenie przechowywania,
  • integralność i poufność,
  • zapewnienie kontroli nad poszczególnymi czynnościami przetwarzania danych poprzez zapewnienie każdej osobie realizacji poszczególnych praw gwarantowanych przez RODO w odniesieniu do jej danych.

Kategorie osób i zakres zbieranych danych

Kategorie osób i zakres danych zbieranych w POL-on określają szczegółowo przepisy p.s.w.n. W systemie można wyróżnić wiele kategorii osób, których dane są przetwarzane, w zależności od ich roli, funkcji, zadań, celów przetwarzania danych. Do kategorii osób, określonych w p.s.w.n., których dane są przetwarzane w systemie należą:

  • nauczyciele akademicy, inne osoby prowadzące zajęcia, osoby prowadzące działalność naukową lub biorące udział w jej prowadzeniu (art. 343 p.s.w.n.);
  • studenci (art. 344 p.s.w.n.);
  • osoby ubiegające się o stopień doktora oraz promotorzy rozprawy doktorskiej (art. 345 p.s.w.n.);
  • autorzy prac dyplomowych, promotorzy i recenzenci, których dane są zawarte w repozytorium pisemnych prac dyplomowych (art. 347 p.s.w.n.);
  • osoby, wobec których toczą się postepowania awansowe (osoby ubiegające się o uzyskanie stopnia doktora, doktora habilitowanego lub tytułu naukowego), recenzenci i członkowie komisji (art. 348 p.s.w.n.),
  • osoby upoważnione do podpisywania dokumentów (art. 349 p.s.w.n).

Zakres danych przypisany poszczególnym kategoriom osób uszczegóławia rozporządzenie ws. POL-on.

Katalog informacji, jaki może przetwarzać administrator danych o osobach, wprowadzanych do POL-on jest zbiorem zamkniętym.

Zakres przetwarzanych danych w poszczególnych bazach systemu zawsze musi wynikać z przepisów prawa.

Prawa osób, których dane dotyczą

Prawa osób, których dane dotyczą oraz ich realizacja w związku z przetwarzaniem danych osobowych w POL-on określone są w przepisach RODO (art. 12-22), ustawie o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. oraz art. 469a p.s.w.n.

Osoba, której dane osobowe są przetwarzane w systemie POL-on, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych przepisami prawa, ma prawo do:

  • dostępu do danych, tj. otrzymania potwierdzenia, czy jej dane osobowe są przetwarzane w Systemie POL-on, w jakim celu, w jaki sposób i jak długo;
  • sprostowania nieaktualnych lub niedokładnych danych osobowych, a także prawo do ich uzupełnienia, w przypadku gdy są niekompletne;
  • ograniczenia przetwarzania danych osobowych, co w wymiarze praktycznym może polegać na czasowym zablokowaniu dostępu do danych czy przeniesieniu danych do innego systemu;
  • złożenia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2.

Obowiązek wynikający z żądania zgłoszonego na podstawie art. 16 RODO (sprostowanie i aktualizacja danych) wykonuje podmiot, który pozyskał dane od osoby, której dane dotyczą.

Czyli w praktyce, jeżeli np. student zgłosi potrzebę aktualizacji swoich danych osobowych, prawo to wykonuje uczelnia, w której student się uczy i która wprowadziła dane osobowe studenta do systemu POL-on.

Bezpieczeństwo danych osobowych w POL-on

Dane osobowe przetwarzane w systemie POL-on są zabezpieczane przez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, minimalizujących ryzyko naruszenia ochrony danych osobowych oraz informacji przetwarzanych w systemie. Dobór środków wynika z prowadzonych w tym celu systematycznych analiz ryzyka oraz audytów bezpieczeństwa i testów penetracyjnych. Czynności te są realizowane z poziomu podmiotu administrującego systemem.

Główne ryzyka, przed którymi zabezpiecza się system to:

  • bezprawny lub nieautoryzowany dostęp lub wykorzystanie danych,
  • przypadkowe zniszczenie, utrata lub naruszenie integralności danych.

Aby zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa informacji w systemie POL-on, zarówno MNiSW, jak i OPI PIB posiadają wdrożony system zarządzania bezpieczeństwem informacji utworzony zgodnie z art. 19 rozporządzenia KRI.

Określa on procedury, które obejmują w szczególności: kontrolę dostępu do systemu, tworzenie kopii zapasowych, zachowanie ciągłości działania systemu w sytuacjach zagrożeń, monitorowanie systemu, zarządzanie incydentami bezpieczeństwa. Szczegółowy zakres obszarów, które uwzględniono w ramach zarządzania bezpieczeństwem informacji określa art. 19 ust. 2 rozporządzenia KRI.

Dane osobowe w POL-on przetwarzają wyłącznie osoby do tego upoważnione oraz zobowiązane do zachowania danych w tajemnicy.

Analogiczne zasady bezpieczeństwa przetwarzania muszą zostać zastosowane w podmiotach, które zgodnie z przepisami p.s.w.n. są zobligowane do wprowadzania danych do systemu POL-on.

W kontekście stosowania zabezpieczeń należy posługiwać się przepisami:

  • ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2024 r. poz. 307),
  • rozporządzenia KRI.

W przypadku bezpieczeństwa danych osobowych przepisy RODO nie wskazują żadnych konkretnych zabezpieczeń. Wynika to z podejścia przepisów RODO do przetwarzania danych osobowych, które oparte jest na zasadzie podejścia opartego na ryzyku (risk based approach). W myśl tej zasady każdy z administratorów określa, w jaki sposób będzie podchodził do przetwarzania danych, jakie identyfikuje ryzyka związane z przetwarzaniem i jakie w tym celu wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby w sposób dostateczny gwarantowały nienaruszalność ochrony danych osobowych.

Sposób zbierania danych w systemie

Dane są wprowadzane do systemu POL-on przez upoważnionych pracowników odpowiednich instytucji: uczelni, instytutów PAN, instytutów badawczych, instytutów międzynarodowych, innych podmiotów prowadzących głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły mających siedzibę na terytorium RP, Centrum Łukasiewicz i instytutów Sieci Łukasiewicz, PKA oraz RDN.

Tryb i terminy wprowadzania danych do baz danych Systemu POL-on oraz aktualizowania, archiwizowania i usuwania tych danych określa rozporządzenie ws. POL-on.

Przechowywanie danych

Dane osobowe w Systemie POL-on są przetwarzane przez okres wskazany w rozporządzeniu ws. POL-on.

Odbiorcy danych i udostępnianie danych innym podmiotom

Dostęp do danych osobowych przetwarzanych w Systemie POL-on przysługuje odbiorcom określonym w p.s.w.n. Dostęp ten dla danego odbiorcy jest ograniczony tylko do tych danych, na które wskazują przepisy w przypadku konkretnego odbiorcy.

Dostęp jest realizowany za pośrednictwem ról w systemie. Aby osoba miała dostęp do danych określonych kategorii osób, musi mieć nadaną odpowiednią rolę w systemie (np. dostęp do danych pracowników zapewnia posiadanie roli INST_PR lub INST_NAUK_PR, INST_PR_PODGLAD lub  INST_NAUK_PR_PODGLAD, INST_DANE_RESTRYKCYJNE).

Wskazanie uprawnionych pracowników podmiotu i procedura, w jakiej są im nadawane role w systemie wynika z przepisów wewnętrznych danego podmiotu. Podmiot musi zapewnić, aby dane nie były udostępniane osobom nieuprawnionym.