Author Archive

Repozytorium pisemnych prac dyplomowych – Dokumentacja REST API

REST API dla ORPPD 2.0 jest używane do przekazywania pisemnych prac dyplomowych studentów, którzy zdali egzamin dyplomowy na kierunku zarejestrowanym w POL-on 2.0.
Prace studentów, którzy ukończyli studia na kierunkach zarejestrowanych w Systemie POL-on 1.0 przesyła się za pomocą REST API w wersji 1.0.

Dokumentacja

Dokumentacja deweloperska REST API znajdziesz na:

Środowisko testowe (DEMO) stanowi przestrzeń do testowanie integracji z REST API bez konieczności wysyłania danych produkcyjnych. Dane wysyłane do serwera testowego nie będą przekazywane do środowiska produkcyjnego.

Więcej informacji znajdziesz w poniższych dokumentach:

API repozytorium pisemnych prac dyplomowych 2021-02-23Pobierz
Reguły biznesowe w repozytorium pisemnych prac dyplomowych 2021-02-23Pobierz

Zgłaszanie uwag

Uwagi dotyczące REST API zgłoś w systemie Helpdesk OPI PIB.

Więcej informacji o ORPPD 2.0 przeczytasz w osobnym wpisie.

Usunięcie pracownika 

Z tego wpisu dowiesz się kiedy i jak usunąć rekord pracownika z wykazu. 

Jeśli wprowadziłeś pracownika niepotrzebnie do wykazu lub zauważyłeś duplikat istniejącego rekordu, to możesz usunąć jego rekord.

Usunięcie pracownika jest czynnością nieodwracalną i powoduje usunięcie wszystkich wprowadzonych informacji. 

Aby usunąć rekord pracownika, odnajdź rekord w wykazie za pomocą filtrów zestawienia [1] i przejdź do jego szczegółów [2].  

W rekordzie pracownika skorzystaj z przycisku „Usuń pracownika” [1], a następnie potwierdź [2]. 

 

Jeśli nie chcesz usuwać wszystkich danych pracownika, a jedynie usunąć lub skorygować wybrane dane, przejdź do właściwej zakładki i użyj dostępnych w niej akcji usunięcia lub edycji/korekty.  

W przypadku pomyłki w zakresie danych osobowych lub identyfikacyjnych, przejdź do Historii zmian w Danych podstawowych.  

W przypadku błędów w zakresie oświadczeń możesz usunąć zarejestrowane oświadczenie w obrębie roku, w którym je złożono oraz do dnia 31 stycznia roku następnego. Więcej informacji znajdziesz tutaj. 

Pobranie UUID pracownika

UUID pracownika jest to unikatowy identyfikator uniwersalny pracownika w systemie POL-on 2.0. UUID instytucji jest to unikatowy identyfikator uniwersalny instytucji w POL-onie 2.0. Więcej na temat unikatowego identyfikatora uniwersalnego możesz przeczytać tutaj.

W POL-on 1.0 posługiwaliśmy się nazwą „UID”. Nazwa „UUID” odnosi się on do POL-onu 2.0.

Aby wyszukać UUID pracownika, musisz:

  • znać/wyszukać UUID twojej instytucji;
  • posiadać uprawnienia do przeglądania danych osobowych, w tym danych wrażliwych, pracowników twojej instytucji – tzn. mieć nadane role:
    • w przypadku uczelni: INST_PR lub INST_PR_PODGLAD + INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE;
    • w przypadku instytutów:  INST_NAUK_PR lub INST_NAUK_PR_PODGLAD + INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE.

Jeśli znasz UUID swojej instytucji, przejdź od razu do części Wyszukiwanie UUID pracowników wybranej instytucji.

Wyszukiwanie UUID instytucji

Wyszukanie UUID instytucji nie wymaga autoryzacji użytkownika.

Otwórz API, dostępne pod adresem: https://polon2.opi.org.pl/employees-api/swagger-ui.html#/.

Przejdź do sekcji „Słowniki” (Dictionary) [1].

Po kliknięciu w sekcję „Słowniki”, wybierz funkcję wyszukiwania instytucji: Końcówka (endpoint): GET/public/dictionary/mainInstitutions [2].

Rozwiną się szczegóły tej sekcji. Kliknij w przycisk „Try it out” [3]. Pole „pattern” uaktywni się do edycji. Wpisz w nie nazwę wyszukiwanej instytucji lub dowolną część nazwy [4]. Kliknij w przycisk „Execute” [5]. Następnie ponownie kliknij w przycisk „Execute” [6].

W odpowiedzi na zapytanie, aplikacja w polu „Response body” zwraca listę wyników, w tym UUID instytucji oraz jej nazwę.

Wyszukaj swoją instytucję. Jej UUID jest oznaczony jako „institutionId”. Możesz go skopiować lub pobrać dane za pomocą przycisku „Download” [7].

Wyszukiwanie UUID pracowników wybranej instytucji

Wejdź w link: https://polon2.opi.org.pl/employees-api/swagger-ui.html#/

Przejdź do sekcji „Zatrudnienie” (Employment, Employee Controller) [1].

Po kliknięciu w sekcję „Zatrudnienie” wybierz funkcję wyszukiwania Pracowników: Końcówka (endpoint): GET/employees/find.

Aby uzyskać dostęp do danych niezbędna jest dwukrotna autoryzacja.

Kliknij w czarną kłódkę [2].

Spowoduje to otworzenie okna umożliwiającego autoryzację użytkownika.

W polu „client_id” wpisz „polon2” (jeżeli nie jest wpisane) i kliknij w przycisk „Authorize” [3].

Następnie zostaniesz przeniesiony do Modułu Centralnego Logowania. Zaloguj się do MCL tak, jak zwykle [4]. Po zalogowaniu do MCL, zostaniesz ponownie przeniesiony do okna autoryzacji w API.

W polu „Value” wprowadź UUID instytucji uzyskany w poprzednim kroku [5] i kliknij w przycisk „Authorize” [6].

Kliknij w przycisk „Close” [7], aby zamknąć okno. Teraz możesz zacząć korzystać z listy dostępnych poleceń.

W funkcji GET/employees/find kliknij w przycisk „Try it out” [8].

Pojawi się lista opcjonalnych parametrów do wypełnienia. Wpisz parametr, według którego chcesz wyszukać pracownika (np. imię, nazwisko, numer PESEL, okres zatrudnienia). W naszym przykładzie wpisujemy nazwisko „Kowalska”. Zatwierdź przyciskiem „Execute” [9].

W rezultacie, w polu „Response body”, zostaną wygenerowane dane pracowników spełniające zadane kryteria. UUID pracownika jest oznaczony jako „employeeId”. Możesz te dane skopiować lub pobrać (klikając w przycisk „Download”).

Jeśli zamiast wyników otrzymasz komunikat o błędzie 403 „Error: Forbidden”, oznacza to, że nie posiadasz uprawnień do przeglądania danych osobowych, w tym danych wrażliwych, pracowników twojej instytucji (nie masz nadanych ról INST_PR ani INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE). Nie możesz więc uzyskać ich UUID-ów. Skontaktuj się z administratorem POL-onu w swojej instytucji, aby nadał ci niezbędne uprawnienia.

Postępowania awansowe w okresie przejściowym – informacje ogólne

Na postępowania awansowe składają się:

  • postępowania zmierzające do uzyskania stopnia doktora,
  • postępowania zmierzające do uzyskania stopnia doktora habilitowanego,
  • postępowania zmierzające do uzyskania tytułu profesora.

Ustawa 2.0 zawiera nowe regulacje dotyczące postępowań awansowych. Te nowe postępowania, w pewnym zakresie, będą raportowane inaczej niż dotychczasowe postępowania.

Ponieważ procesy awansowe są rozłożone w czasie, ważne jest ustalenie, z jakim postępowaniem (starym czy nowym) mamy do czynienia, a w konsekwencji, jak je raportować w POL-onie. Zależy to od daty wszczęcia postępowania.

Podstawa prawna

Art. 179 przepisów wprowadzających ustawę 2.0
1. Przewody doktorskie, postępowania habilitacyjne i postępowania o nadanie tytułu profesora wszczęte i niezakończone przed dniem wejścia w życie ustawy [2.0] są przeprowadzane na zasadach dotychczasowych, z tym że jeżeli nadanie stopnia doktora, stopnia doktora habilitowanego lub tytułu profesora następuje po dniu 30 kwietnia 2019 r., stopień lub tytuł nadaje się w dziedzinach i dyscyplinach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 3 tej ustawy.
2. W okresie od dnia wejścia w życie ustawy [2.0], do dnia 30 kwietnia 2019 r. przewody doktorskie, postępowania habilitacyjne i postępowania o nadanie tytułu profesora wszczyna się na podstawie przepisów dotychczasowych.
3. W przewodach doktorskich, postępowaniach habilitacyjnych i postępowaniach o nadanie tytułu profesora wszczętych w okresie od dnia wejścia w życie ustawy [2.0], do dnia 30 kwietnia 2019 r. stopień lub tytuł nadaje się na podstawie przepisów dotychczasowych [z zastrzeżeniami podanymi w dalszej części tego przepisu].
4. Postępowania, o których mowa w ust. 1 i 2, oraz przewody doktorskie, niezakończone do dnia 31 grudnia 2021 r., odpowiednio umarza się albo zamyka się.
5. W okresie od dnia 1 maja 2019 r. do dnia 30 września 2019 r. nie wszczyna się postępowań w sprawie nadania stopnia doktora, stopnia doktora habilitowanego i tytułu profesora.
6. Postępowania w sprawie nadania stopnia doktora, stopnia doktora habilitowanego i tytułu profesora wszczęte po dniu 30 września 2019 r. prowadzi się na podstawie przepisów ustawy 2.0] [z zastrzeżeniami podanymi w dalszej części tego przepisu].

Art. 219 ust. 8 przepisów wprowadzających ustawę 2.0.
W okresie od dnia wejścia w życie ustawy [2.0], do dnia 31 grudnia 2023 r. rektorzy uczelni, dyrektorzy instytutów naukowych Polskiej Akademii Nauk, dyrektorzy instytutów badawczych oraz dyrektorzy międzynarodowych instytutów naukowych wprowadzają na zasadach dotychczasowych dane do (…) POL-on dotyczące uczestników studiów doktoranckich, którzy rozpoczęli te studia przed rokiem akademickim 2019/2020.

Na szeroko rozumiane procesy awansowe w POL-onie składają się/będą się składać następujące moduły:

W starym POL-onie:

  • Doktoranci,
  • Stopień dr/dr hab.,
  • Zestawienie studiów doktoranckich,
  • Ogólnopolski wykaz osób, którym nadano stopień doktora lub doktora habilitowanego,
  • Ogólnopolski wykaz osób, którym nadano tytuł profesora.

W POL-onie 2.0:

  • Szkoły doktorskie,
  • Osoby ubiegające się o stopień doktora,
  • Baza dokumentów w postępowania awansowych.

Moduł Doktoranci (POL-on 1)

W dotychczasowym POL-onie pozostaje aktywny moduł Doktoranci, w którym są zarejestrowani uczestnicy studiów doktoranckich prowadzonych na podstawie ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawa o szkolnictwie wyższym (Dz.U. Nr 164, poz. 1365 z późn. zm.).

Zakres danych zbieranych w tym module pozostaje bez zmian. Możliwe jest edytowanie dotychczasowych danych. Od 1 października 2019 r. zablokowana jest możliwość dodawania nowych doktorantów i studiów doktoranckich.

Moduł pozostanie aktywny do 31 grudnia 2023 r. (art. 219 ust. 8 przepisów wprowadzających ustawę 2.0). Następnie zostanie wygaszony. Należy też zwrócić uwagę, że przewody doktorskie, niezakończone do 31 grudnia 2021 r., zostaną odpowiednio umorzone albo zamknięte (art. 179 ust. 4 przepisów wprowadzających ustawę 2.0).

Co należy zrobić w przypadku doktoranta „starych” studiów doktoranckich, który przenosi się na inne „stare” studia doktoranckie w innej  jednostce organizacyjnej? (Chodzi o sytuacje, gdy nie ma odstępu czasowego między studiami.)

Uczelnia, na którą przenosi się taki doktorant powinna zgłosić się indywidualnie do OPI PIB z prośbą o dodanie doktoranta do POL-onu 1. W tym celu należy zarejestrować zgłoszenie w Systemie Zgłoszeń POL-on, wybierając obszar „Przeniesienie doktorantów w POL-on 1.0”. Jak dokładnie to zrobić, przeczytasz tutaj.

Uczelnia nie może zarejestrować takiego doktoranta samodzielnie. 

Uwaga! Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, jeżeli uczelnia chce przenieść doktorantów razem z kierunkiem na inny wydział (np. w sytuacji likwidacji wydziału), wówczas powinna zmienić instytucję prowadzącą studia doktoranckie z wydziału na instytucję główną. Uczelnia może to zrobić samodzielnie. Wówczas nie ma potrzeby przenoszenia poszczególnych doktorantów.

Co należy zrobić w przypadku doktoranta „starych” studiów doktoranckich, który chce wznowić studia doktoranckie? (Chodzi o sytuacje, gdy występuje przerwa czasowa między studiami, a studia doktoranckie odbywają się na tym samym kierunku.)

Ustawa nie przewiduje wznawiania studiów doktoranckich. Takie osoby nie będą rejestrowane w POL-onie 1.

Moduł Szkoły doktorskie (POL-on 2.0)

W tym module są rejestrowane informacje o szkołach doktorskich prowadzonych przez uprawnione do tego podmioty. Więcej na temat szkół doktorskich przeczytasz tutaj.

Moduł Osoby ubiegające się o stopień doktora (POL-on 2.0)

W tym module należy rejestrować osoby, które ubiegają się o stopień doktora na nowych zasadach, wynikających z ustawy 2.0. Są to:

  1. tzw. nowy doktoranci – w rozumieniu ustawy 2.0, czyli osoby kształcące się w szkołach doktorskich,
  2. osoby ubiegające się o stopień doktora eksternistycznie (po 30 września 2019 r.),
  3. „starzy” doktoranci (tzn. uczestnicy studiów doktoranckich prowadzonych na podstawie starych przepisów), którzy wszczęli postępowanie o nadanie stopnia doktora na nowych zasadach.

Na nowych zasadach prowadzi się postępowania w sprawie nadania stopnia doktora wszczęte po 30 września 2019 r. (art. 179 ust. 6 przepisów wprowadzających ustawę 2.0, przy czym dalsza część tego przepisu przewiduje pewne przypadki szczególne).

Więcej na temat modułu Osoby ubiegające się o stopień doktora przeczytasz tutaj.

Moduły Stopień dr/dr hab. i Ogólnopolski wykaz osób, którym nadano stopień profesora (POL-on 1)

Dotychczasowe moduły dotyczące postępowań awansowych, tj. Stopień dr/dr hab. (Nadane stopnie oraz streszczenia, recenzje i autoreferaty) i Ogólnopolski wykaz osób, którym nadano stopień profesora, pozostają w starym POL-onie.

W dalszym ciągu udostępniają one możliwość:

  • dodania postępowań przeprowadzanych na dotychczasowych zasadach (z dotychczasowym zakresem danych),
  • edycji,
  • podglądu danych.

Moduł Baza dokumentów w postępowaniach awansowych (POL-on 2.0)

Udostępnienie tego modułu jest planowane na IV kwartał 2020 r.

W tym module będą rejestrowane postępowania wszczęte na nowych zasadach – czyli po 30 września 2019 r. (art. 179 ust. 6 przepisów wprowadzających ustawę 2.0).

Po udostępnieniu modułu podmioty prowadzące postępowania awansowe będą zobowiązane do uzupełnienia go wstecznie danymi dotyczącymi tych postępowań.

Uwaga! Zwróć uwagę, że niezależnie od modułu Baza dokumentów w postępowaniach awansowych, należy wypełnić podstawowe informacje na temat postępowania awansowego na stopień doktora w module Osoby ubiegające się o stopień doktoranta. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

Zakres gromadzonych danych

Podstawa prawna:

Art. 348 ustawy 2.0
1. Baza dokumentów w postępowaniach awansowych obejmuje:
1) w odniesieniu do osób ubiegających się o stopień doktora:
a) imiona i nazwisko,
b) numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało,
c) treść rozprawy doktorskiej będącej pracą pisemną wraz z jej streszczeniem albo opis rozprawy doktorskiej niebędącej pracą pisemną i datę ich złożenia,
d) imiona i nazwisko recenzenta, numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało, oraz miejsce zatrudnienia,
e) recenzje rozprawy doktorskiej i daty ich opracowania,
f) informacje o nadaniu lub pozbawieniu stopnia doktora;

2) w odniesieniu do osób ubiegających się o stopień doktora habilitowanego:
a) imiona i nazwisko,
b) numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało,
c) wniosek o nadanie stopnia doktora habilitowanego i datę jego złożenia,
d) imiona i nazwisko członka komisji habilitacyjnej, numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało, oraz miejsce zatrudnienia,
e) recenzje osiągnięć naukowych albo artystycznych i daty ich opracowania,
f) informacje o nadaniu lub pozbawieniu stopnia doktora habilitowanego;

3) w odniesieniu do osób ubiegających się o tytuł profesora:
a) imiona i nazwisko,
b) numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało,
c) wniosek o nadanie tytułu profesora i datę jego złożenia,
d) imiona i nazwisko recenzenta, numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało, oraz miejsce zatrudnienia,
e) opinie recenzentów w zakresie spełniania wymagań, o których mowa w art. 227 ust. 1 i 2, i daty ich opracowania,
f) informacje o nadaniu lub pozbawieniu tytułu profesora.

Przez „datę złożenia” różnego typu dokumentów, o których mowa w powyższych przepisach (np. datę złożenia rozprawy doktorskiej, datę złożenia wniosku o nadanie tytułu profesora) rozumiemy datę złożenia tego dokumentu przez osobę ubiegającą się o stopień/tytuł we właściwej instytucji.

Uwaga! POL-on nie posiada wzorów dokumentów do pobrania.

Zauważ, że w starych modułach były rejestrowane informacje o już nadanych stopniach/tytułach. W nowym module będą rejestrowane dane od początku postępowań awansowych i to bez względu na to, czy skończą się one zdobyciem stopnia/tytułu, czy nie.

Rejestrowany będzie szerszy zakres danych i większy zakres dokumentów niż dotychczas.

Moduł Baza dokumentów w postępowaniach awansowych będzie miał podwójną funkcję – z jednej strony modułu raportowego (do raportowania danych dotyczących postępowań awansowych), z drugiej strony repozytorium dokumentów w postępowaniach awansowych, w szczególności pełnotekstowych rozpraw doktorskich.

Wprowadzane dokumenty będą mogły posiadać następujące formaty: .txt, .rtf, .pdf,  .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .xls, .ppt, .docx,  .xlsx, .pptx, .csv. (dotychczas był to tylko format .pdf).

W przyszłości planowane jest zintegrowanie Bazy dokumentów w postępowaniach awansowych z Jednolitym Systemem Antyplagiatowym – tak, aby zgromadzone rozprawy doktorskie stanowiły jedną z baz porównawczych wykorzystywanych w badaniach antyplagiatowych

Kto wprowadzane dane?

Dane dotyczące postępowań o nadanie stopnia doktora lub doktora habilitowane wprowadzają do POL-onu, odpowiednio, uczelnie lub instytuty prowadzące postępowanie.

Dane dotyczące postępowań o nadanie tytułu profesora wprowadzana Rada Doskonałości Naukowej.

Podstawa prawna

Art. 348 ust. 2 ustawy 2.0. Dane, o których mowa w ust. 1 oraz w przepisach wydanych na podstawie art. 353, wprowadzają do Systemu POL-on:
1) rektorzy, rektorzy uczelni prowadzonych przez kościoły i inne związki wyznaniowe, dyrektorzy instytutów PAN, dyrektorzy instytutów badawczych, dyrektorzy instytutów międzynarodowych – w zakresie określonym w ust. 1 pkt 1 i 2;
2) przewodniczący RDN – w zakresie określonym w ust. 1 pkt 3.

Termin na wprowadzanie danych

§ 14 rozporządzenia ws. POL-on
1. Rektor, rektor uczelni prowadzonej przez kościół lub inny związek wyznaniowy, dyrektor instytutu PAN, dyrektor instytutu badawczego, dyrektor instytutu międzynarodowego i przewodniczący Rady Doskonałości Naukowej:
1) wprowadza dane do bazy dokumentów w postępowaniach awansowych w terminie 14 dni od dnia wszczęcia postępowania;
2) aktualizuje dane w bazie dokumentów w postępowaniach awansowych niezwłocznie po zaistnieniu zmiany albo po uzyskaniu informacji o zmianie.
2. Danych zamieszczonych w bazie dokumentów w postępowaniach awansowych nie oznacza się jako archiwalne i nie usuwa się.

Zobacz też:

Przeniesienie tzw. starego doktoranta

Szkoły doktorskie - informacje ogólne

 

Kogo rejestrujemy w module Osoby ubiegające się o stopień doktora?

 

Postępowanie awansowe osoby ubiegającej się o stopień doktora

Usunięcie osoby ubiegającej się o stopień doktora

Z tego wpisu dowiesz się kiedy i jak usunąć rekord doktoranta z wykazu.

Jeśli wprowadziłeś doktoranta niepotrzebnie do wykazu lub zauważyłeś duplikat istniejącego rekordu to możesz usunąć rekord kandydata. Usunięcie rekordu jest czynnością nieodwracalną i powoduje usunięcie wszystkich wprowadzonych informacji.

Aby usunąć rekord osoby ubiegającej się o stopień doktora, odnajdź rekord w wykazie za pomocą filtrów zestawienia [1] i przejdź do jego szczegółów [2].

W rekordzie doktoranta skorzystaj z przycisku „Usuń kandydata” [1], a następnie potwierdź („Tak”) [2].

Postępowanie awansowe osoby ubiegającej się o stopień doktora

W tym artykule poznasz procedurę uzupełnienia informacji o postępowaniu o nadanie stopnia doktora w rekordzie doktoranta.

Dane do zakładki Postępowanie awansowe są zaciągane z rekordu wprowadzonego do modułu Postępowania awansowe. Aby powiązanie między rekordami się udało, postępowanie awansowe musi być zarejestrowane w bazie dokumentów w postępowaniach awansowych z tymi samymi danymi identyfikacyjnymi, co rekord doktoranta.

Powiązanie rekordu kandydata na doktora z postępowaniem awansowym

W module Osoby ubiegające się o stopień doktora wejdź w zakładkę „Postępowanie awansowe”[1]. Kliknij w przycisk „Pobierz dane postępowania”[2].

System przeszukuje bazę dokumentów w postępowaniach awansowych na podstawie PESEL-u i/lub danych dokumentu tożsamości kandydata na doktora oraz trybu przygotowywania rozprawy doktorskiej.

Jeśli system znajdzie pasujące postępowanie [1], wyświetli ci jego dane. Aby dokonać powiązania kliknij w przycisk „Zapisz” [2].

Ponieważ jeden rekord może być powiązany tylko z jednym postępowaniem, jeżeli system znajdzie więcej niż jedno postępowanie psujące do kandydata, będziesz musiał wybrać, z którym postępowaniem chcesz powiązać rekord.

Jeśli system nie znajdzie żadnego pasującego postępowania [3] upewnij się, że w module Postępowania awansowe wprowadzono poprawnie rekord. Rola dostępowa do bazy dokumentów w postępowaniach awansowych to INST_DR_DRHAB.

Aktualizacja danych postępowania

Dane zaciągnięte do zakładki aktualizują się automatycznie, gdy po stronie modułu Postępowania awansowe zostaną wprowadzone nowe informacje lub skorygowane dotychczasowe.

Korekta danych wprowadzonych w zakładce „Postępowania awansowe” w rekordzie osoby ubiegającej się o stopień doktora możliwa jest wyłącznie po stronie modułu źródłowego.

Do korekty danych o postępowaniu awansowych prowadzonych przez twój podmiot potrzebna jest rola INST_DR_DRHAB. Jeśli ją posiadasz, możesz przejść do modułu źródłowego – z poziomu zakładki Postepowania awansowe – za pomocą aktywnego przycisku „Koryguj” [1].

Usunięcie powiązania z postępowaniem awansowym

Powiązanie rekordu osoby ubiegającej się o stopień doktora z postępowaniem awansowego jest czynnością odwracalną. Aby usunąć powiązanie użyj przycisku „Usuń powiązanie z bazą postępowań anansowych” [2].

Przypadki szczególne

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 345 ust. 1, pkt 13.
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U.2019 poz. 496) – § 4 ust. 4.

Historia zmian kształcenia

Z tego artykułu dowiesz się jakie dane gromadzone są w zakładce Historia zmian kształcenia.

Historia zmian gromadzi kolejne wersje danych w rekordzie doktoranta, który

  • miał zmienioną szkołę doktorską lub program kształcenia
  • miał zmienioną podstawę przyjęcia i kształcenia w szkole doktorskiej (dla cudzoziemców).

Wersje te, jako faktyczne zmiany, są wyświetlane ze wskazaniem daty od kiedy obowiązują.

W zakładce Historia zmian nie znajdziesz korekt wykonanych na danych kształcenia.

Historia zmian szkoły doktorskiej i programu kształcenia

Aby zapoznać ze zmianami w kształceniu, w rekordzie doktoranta wybierz zakładkę „Kształcenie doktorantów”. Kliknij w przycisk „Historia zmian”  [1] i wybierz „szkoły doktorskiej i programu kształcenia” [2].

System wyświetli ci wersje danych od najstarszych (na dole) do aktualnych (na górze). Przy kolejnych wersjach danych pojawi się data obowiązywania zmiany biznesowej [1]. Przy każdej wersji znajdziesz przycisk „Koryguj”, który pozwala na poprawę błędu w wybranej wersji [2].

Historia zmian podstawy przyjęcia i kształcenia w szkole doktorskiej

Aby zapoznać ze zmianami podstawy przyjęcia i kształcenia w szkole doktorskiej, w rekordzie doktoranta cudzoziemca wybierz zakładkę „Kształcenie doktorantów”. Kliknij w przycisk „Historia zmian” [1] i wybierz „podstawy przyjęcia i kształcenia w szkole doktorskiej” [2].

System wyświetli ci wersje danych od najstarszych (na dole) do aktualnych (na górze). Przy kolejnych wersjach danych pojawi się data obowiązywania zmiany biznesowej [1]. Przy każdej wersji znajdziesz przycisk „Koryguj”, który pozwala na poprawę błędu w wybranej wersji [2].

Zawieszenie i wznowienie kształcenia doktoranta

W tym artykule znajdziesz informacje jak zarejestrować przerwy w kształceniu doktoranta w szkole doktorskiej.

Zgodnie ze stanowiskiem ministerstwa w POL-onie raportuje się zawieszenie kształcenia doktoranta tylko z przyczyn wskazanych ustawie p.s.w.n. Nie należy tego robić w przypadku zawieszenia kształcenia z innych przyczyn, określonych w regulaminie szkoły doktorskiej.

Kształcenie w szkole doktorskiej  jest zawieszane na wniosek doktoranta, na okres odpowiadający czasowi trwania urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego oraz urlopu rodzicielskiego, określonych w kodeksie pracy.

Zawieszenie kształcenia

W rekordzie doktoranta kształcącego się w szkole doktorskiej wybierz zakładkę „Kształcenie doktorantów” [1]. Kliknij w przycisk Zawieś kształcenie [2].

Wprowadź datę zakończenia kształcenia. Możesz ją wybrać z kalendarza albo wpisać ręcznie [2]. Zapisz zmianę [3].

Po zapisie możesz:

  • Poprawić wprowadzoną datę lub zakończyć przerwę w kształceniu (ikona ołówka),
  • usunąć informacje o przerwie w kształceniu w szkole doktorskiej (ikona śmietnika).

Wznowienie kształcenia

Po ustaniu okresu zawieszenia kształcenia doktoranta w rekordzie doktoranta kształcącego się w szkole doktorskiej wybierz zakładkę „Kształcenie doktorantów”.

W sekcji Okresy zawieszenia kształcenia kliknij w ikonę ołówka [1].

W polu „Data wznowienia kształcenia” wskaż właściwą datę. Możesz ją wybrać z kalendarza lub wpisać ręcznie [2]. Zapisz informację za pomocą zielonego znacznika [3].

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 204 ust. 3.

Ocena śródokresowa

W tym artykule znajdziesz informacje jak zarejestrować ocenę śródokresową doktorantowi, który kształci się w szkole doktorskiej oraz jak wprowadzić członków komisji oceniającej.

W module Osoby ubiegającej się o stopień doktora odnajdź rekord doktoranta, który kształci  się w szkole doktorskiej za pomocą filtrów zestawiania [1]. Przejdź do szczegółów rekordu [2] i wybierz zakładkę „Kształcenie doktorantów” [3].

Informacje o ocenie śródokresowej należy uzupełnić po jej przeprowadzeniu, co następuje w połowie okresu kształcenia, a w przypadku kształcenia trwającego 6 semestrów – w trakcie czwartego semestru. Wprowadź dane do rekordu doktoranta zgodnie z terminami wynikającymi z przepisów (§ 11 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia ws. POL-on).

Dodanie oceny śródokresowej

Aby dodać informację o ocenie śródokresowej w zakładce Kształcenie doktoranta kliknij w przycisk „+ Dodaj ocenę śródokresową” [1].

Uzupełnij formularz:

  • Wprowadź datę przeprowadzenia oceny [2]. Możesz ją wybrać z kalendarza lub wpisać ręcznie.
  • Wskaż wynik oceny śródokresowej (pozytywny lub negatywny) [3].

Przejdź do sekcji komisji oceniającej.

Skład komisji dokonującej oceny śródokresowej

Komisja oceniająca powinna się składać z 3 osób, przy czym co najmniej 1 z osób wchodzących w skład komisji powinna posiadać stopień doktora habilitowanego lub tytuł profesora w dyscyplinie, w której przygotowywana jest rozprawa doktorska i być zatrudniona poza podmiotem prowadzącym szkołę doktorską lub być osobą, która posiada znaczące osiągnięcia w zakresie zagadnień naukowych, których dotyczy rozprawa doktorska.. Promotor i promotor pomocniczy nie mogą być członkami komisji oceniającej.

Kliknij w przycisk „+ Dodaj członka komisji” [1].

Jeśli członek komisji oceniającej jest zatrudniony w twojej instytucji,  skorzystaj z opcji „Wyszukaj osobę wpisując PESEL lub nr dokumentu tożsamości”. Wpisz dane identyfikujące osobę w systemie [2]. System wyświetli ci propozycję konkretnej osoby. Kliknij w podpowiedź [3], a następnie w przycisk „Wybierz” [4]. Formatka uzupełni się danymi osobowymi i informacją o miejscu zatrudnienia. Uzupełnij brakujące informacje. Zweryfikuj i w razie potrzeby uzupełnij brakujące informacje (np. Stopień/tytuł).

Jeżeli członek komisji oceniającej nie jest zatrudniony w twojej instytucji, uzupełnij wszystkie obowiązkowe pola.  

  • Wskaż Obywatel Polski czy Cudzoziemiec [1],
  • Wprowadź imię i nazwisko [2],
  • Numer PESEL (jeśli posiada) lub rodzaj, numer i kraj wydania dokumentu tożsamości (gdy nie posiada PESELa) [3],
  • wybierz Stopień/tytuł naukowy [4],
  • wpisz dyscyplinę, którą reprezentuje [5].

Jeśli rejestrowany członek komisji jest pracownikiem zagranicznej uczelni lub instytucji naukowej,  pole Stopień/tytuł nie jest wymagane [1], ponieważ może się zdarzyć, że osoba nie posiada stopnia ani tytułu, ale posiada znaczące osiągnięcia w zakresie zagadnień naukowych, których dotyczy rozprawa doktorska. (Art. 190 ust 5 ustawy p.s.w.n.). W takim przypadku oznacz checkbox „pracownik  zagranicznej uczelni lub instytucji naukowej, posiadający znaczące osiągnięcia w zakresie zagadnień naukowych, których dotyczy rozprawa doktorska” [2]. Pole „Dyscyplina” nadal jest wymagane [3], ale system nie zweryfikuje czy wprowadzona wartość jest zgodna z dyscypliną rozprawy.

W sekcji „Dane zatrudnienia” wskaż, czy członek komisji jest zatrudniony w instytucji „z systemu POL-on” (polski System Szkolnictwa Wyższego i Nauki, podmioty sprawozdające do POL-on) czy „spoza systemu”.

Zatrudnienie z systemu POL-on 

Jeśli członek komisji oceniającej jest zatrudniony w pomiocie, który raportuje do POL-onu (w uczelni publicznej lub niepublicznej, w instytucie PAN, instytucie badawczym lub instytucie Sieci Łukasiewicz), wskaż „z systemu POL-on” [1] i wprowadź nazwę miejsca [2]. System podpowie ci nazwę po wprowadzeniu pierwszych liter instytucji. Zapisz formularz [3].

Zatrudnienie spoza systemu POL-on 

Jeśli członek komisji jest zatrudniony w podmiocie, która nie raportuje do POL-onu (np. uczelnia zagraniczna), wskaż „spoza systemu” [1] i wprowadź nazwę instytucji za pomocą klawiatury [2]. Zapisz dane [3]. Jeśli tego nie zrobisz, ocena śródokresowa i dane członków komisji nie zostaną zapisane.

Po zapisie możesz: 

  • Edytować/korygować informacje o członku komisji (ikona ołówka), 
  • Usunąć informacje o członku komisji (ikona śmietnika).

Następnie – w ten sam, opisany powyżej sposób – dodaj pozostałych dwóch członków komisji.

Jeśli nie dodasz wszystkich trzech członków komisji lub komisja nie będzie spełniać warunków z art. 202 ust. 4 p.s.w.n., zobaczysz komunikat, że dokument jest niepoprawny. Obok sekcji „Skład komisji dokonującej oceny śródokresowej” pojawi się czerwony trójkąt ostrzegawczy. Rekordy z alertem danych niepoprawnych lub niepełnych nie są widoczne w zestawieniu Ministerstwa ani w innych systemach, np. sprawozdawczości GUS.

Korekta oceny śródokresowej

Aby poprawić błędne dane oceny śródokresowej, kliknij w przycisk „Koryguj” [1].

Możesz:

  • Skorygować datę i/lub wynik oceny [2].
  • Zmienić skład członków komisji oceniającej: edytować lub usunąć wprowadzonego członka komisji lub dodać nowego członka komisji (zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej) [3].

Po wprowadzeniu zmian użyj przycisku zapisu.

Usuwanie oceny śródokresowej

Jeśli chcesz wyczyścić wszystkie dane o ocenie śródokresowej skorzystaj z przycisku „Usuń” [1]. Ponieważ usunięcie danych oceny śródokresowej jest czynnością nieodwracalną musisz potwierdzić usuniecie [2].

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 345 ust. 1 pkt 15, 202, ust. 2-4.
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U.2019 poz. 496) – z § 4 ust. 5. 

Usunięcie danych kształcenia

Z tego artykułu dowiesz się jak możesz usunąć dane kształcenia.

Usunięcie danych kształcenia jest czynnością nieodwracalną. Za pomocą jednej akcji możesz usunąć wszystkie dane z zakładki Kształcenie doktorantów, jeśli wprowadziłeś je nie tej osobie, co trzeba.

W rekordzie doktoranta kształcącego się w szkole doktorskiej wybierz zakładkę „Kształcenie doktorantów” [1]. Kliknij w przycisk Akcje [2] i wybierz „Usuń dane kształcenia” [3].

Potwierdź decyzję [4].

Po usunięciu system oznaczy rekord jako niepoprawny. Nie zapomnij dodać do niego właściwych danych kształcenia.

Zakończenie kształcenia doktoranta

W tym artykule znajdziesz informacje o zakończeniu kształcenia doktoranta w szkole doktorskiej.

Kształcenie doktoranta kończy się złożeniem rozprawy doktorskiej. Aby odzwierciedlić to zdarzenie w rekordzie doktoranta kształcącego się w szkole doktorskiej wybierz zakładkę „Kształcenie doktorantów” [1]. Kliknij w przycisk Akcje [2] i wybierz „Zakończ kształcenie” [3].

Wprowadź datę zakończenia kształcenia. Możesz ją wybrać z kalendarza albo wpisać ręcznie [1]. Zapisz zmianę [2].

Korzystając z powyższej ścieżki możesz poprawić lub wyczyścić dodaną datę. Nie zapomnij zapisać zmiany.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 204 ust. 1.

Skreślenie osoby z listy doktorantów

W tym artykule znajdziesz informacje jak zarejestrować skreślenie osoby ubiegającej się o stopień doktora z listy osób kształcących się w szkole doktorskiej.

O tym jak zarejestrować skreślenie osobie, kształcącej się na („starych”) studiach doktoranckich przeczytasz tutaj.

Rejestracja skreślenia dotyczy przypadków, gdy:
– doktorant został formalnie skreślony z listy doktorantów szkoły doktorskiej w wyniku: negatywnej oceny śródokresowej, niezłożenia rozprawy doktorskiej w terminie wskazanym w indywidualnym planie badawczym, rezygnacji z kształcenia, niezadowalającego postępu w przygotowaniu rozprawy doktorskiej lub niewywiązywania się z obowiązków doktoranta;
– doktorant został wydalony ze szkoły doktorskiej (kara dyscyplinarna).

W rekordzie doktoranta kształcącego się w szkole doktorskiej wybierz zakładkę „Kształcenie doktorantów” [1]. Kliknij w przycisk Akcje [2] i wybierz „Skreśl z listy doktorantów” [3].

Wprowadź datę skreślenia. Możesz ją wybrać z kalendarza albo wpisać ręcznie [1]. Zapisz zmianę [2].

Aby poprawić lub wyczyścić dodaną datę użyj akcji „Koryguj datę skreślenia” [3]. Nie zapomnij zapisać zmiany.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 203 ust. 1-3; art. 308 pkt 5.

Zmiana programu kształcenia

Z tego artykułu dowiesz się jak należy zarejestrować zmianę programu kształcenia.

Zmiana programu kształcenia, ma miejsce wtedy, gdy doktorant od pewnego momentu w czasie realizuje inny (niż dotąd) program kształcenia.

Akcja rejestracji zmiany dotyczy faktycznej zmiany stanu kształcenia doktoranta, a nie korekty błędnych danych.

W rekordzie doktoranta kształcącego się w szkole doktorskiej wybierz zakładkę „Kształcenie doktorantów” [1]. Kliknij w przycisk Akcje [2] i wybierz „Zmień program kształcenia” [3].

Wskaż nowy program kształcenia [1], dyscyplinę wiodącą nowego programu [2] oraz datę od kiedy doktorant kształci się na podstawie nowego program [3]. Datę możesz wybrać z kalendarza lub wpisać ręcznie.

Zapisz zmianę [4].

Informacje o zmianie programu kształcenia znajdziesz w zakładce Historia zmian kształcenia.

Korekta danych kształcenia

Z tego artykułu dowiesz się jak należy poprawić błąd w danych kształcenia doktoranta.

Jeśli na etapie uzupełniania informacji o kształceniu doktoranta w szkole doktorskiej popełniłeś błąd, to możesz go poprawić.

Akcja korekty nie służy do rejestrowania zmian, które faktycznie zaszły w kształceniu doktoranta. W trybie korekty nie dodasz „Daty skreślenia” i „Daty zakończenia”. Są to bowiem zmiany stanu kształcenia doktoranta.

W rekordzie doktoranta kształcącego się w szkole doktorskiej wybierz zakładkę „Kształcenie doktorantów” [1]. Kliknij w przycisk Akcje [2] i wybierz „Koryguj dane kształcenia” [3].

Popraw formularz.

Zwróć uwagę, że korekta programu kształcenia [1] będzie wymuszała wskazanie dyscypliny wiodącej podpiętej pod ten program [2]. Zapisz zmiany [3].

Korekta programu kształcenia oznacza, że doktorant od początku kształcił się na jego podstawie, a tylko omyłkowo miał wskazany inny program.

Kształcenie doktorantów – Dane kształcenia

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, jak należy zarejestrować dane kształcenia w szkole doktorskiej kandydatom na doktora, którzy przygotowują rozprawę doktorską w trybie Kształcenie doktoranta.

Jeśli podczas rejestracji osoby ubiegającej się o stopień doktora wskazałeś tryb przygotowania rozprawy „Kształcenie doktorantów” w rekordzie pojawi się zakładka o takiej samej nazwie. W niej wprowadź dane dotyczące kształcenia w szkole doktorskiej.

Zakładka „Kształcenie doktorantów” nie jest dostępna w rekordach doktorantów ze wskazanym trybem przygotowania rozprawy doktorskiej „eksternistyczny” i „studia doktoranckie”.

Przejdź do zakładki Kształcenie doktorantów [1]. W sekcji Dane kształcenia kliknij w przycisk „+ Dodaj” [2] i uzupełnij formularz.

Dopóki nie uzupełnisz danych o kształceniu doktoranta, rekord będzie oznaczony komunikatem „Dokument jest niepoprawny – dane wymagają poprawy” [3], a doktorant nie będzie widoczny na zestawieniu Ministerstwa oraz w innych systemach (np. w sprawozdawczości GUS).

Podaj datę rozpoczęcia kształcenia [1] przez doktoranta w szkole doktorskiej. Możesz ją wybrać z kalendarza lub wpisać ręcznie.

Wybierz z rozwijanej listy szkołę doktorską, w której kształci się doktorant [2].

Po wskazaniu szkoły doktorskiej, uaktywni się pole – nazwa albo zakres programu kształcenia. Wskaż właściwy program [3].

W kolejnym kroku wybierz dyscyplinę wiodącą, w której dany doktorant będzie głównie realizował kształcenie [4].

Informacja o dyscyplinie wiodącej jest opcjonalna. Jest wykorzystywana na potrzeby GUS (sprawozdania S-12) i innych statystyk, w których konieczne jest wskazanie jednej dyscypliny kształcenia doktoranta.

Wypełnienie pola Dyscyplina w danych kształcenia ma szczególne znaczenie dla doktorantów, którym nie zarejestrowano informacji w zakładce „Rozprawa doktorska”. Informacja z tego miejsca jest brana pod uwagę tylko do momentu określenie dyscypliny dla rozprawy doktorskiej w zakładce „Rozprawa doktorska”. Dyscyplina, w której przygotowywana jest rozprawa doktorska jest wskazywana w indywidualnym planie badawczym. Jest on składany do 12 miesięcy od rozpoczęcia kształcenia (art. 202 ust. 1 ustawy 2.0) w szkole doktorskiej.

Jeśli w zakładce „Kształcenie doktorantów” nie wskażesz dyscypliny wiodącej, a informacja o dyscyplinie rozprawy doktorskiej w zakładce Rozprawa doktorska również pozostanie pusta, doktorant nie zostanie prawidłowo uwzględniony w statystyce GUS.

Jeśli w zakładce „Kształcenie doktorantów” nie wskażesz dyscypliny wiodącej, a program kształcenia jest realizowany w więcej niż jednej dyscyplinie w ramach jednej dziedziny, wówczas na potrzeby statystyk doktorant będzie wykazywany w tej dziedzinie.

Cudzoziemiec

W przypadku doktoranta, który w zakładce „Dane podstawowe” ma oznaczoną informację „Cudzoziemiec”, w formularzu kształcenia pojawi się dodatkowo obowiązkowe pole „Podstawa przyjęcia i kształcenia w szkole doktorskiej”.

Wskaż właściwa podstawę [1]. Do wyboru masz:

  • umowa międzynarodowa (umowa, w której stroną jest polski rząd lub właściwy minister; umowa zawarta tylko między uczelniami nie jest umową międzynarodową w rozumieniu art. 323 ust. 1 pkt 1 ustawy 2.0);
  • umowa zawarta między podmiotami zagranicznymi i uczelnią;
  • decyzja ministra;
  • decyzja dyrektora NAWA – dotyczy jej stypendystów; dotyczy również doktorantów, którzy przeszli rekrutację albo zostali przyjęci na podstawie decyzji administracyjnej i jednocześnie otrzymali pozytywną decyzję dyrektora NAWA;
  • decyzja dyrektora NCN (Narodowego Centrum Nauki) – o przyznaniu środków finansowych na realizację badań podstawowych w formie projektu badawczego, stażu lub stypendium, zakwalifikowanych do finansowania w drodze konkursu;
  • decyzja administracyjna rektora;
  • decyzja administracyjna dyrektora instytutu PAN;
  • decyzja administracyjna dyrektora instytutu badawczego;
  • decyzja administracyjna dyrektora instytutu międzynarodowego (utworzonego na podstawie odrębnej ustawy, działającego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej).

Jeśli wprowadziłeś wszystkie dane kształcenia, zapisz formularz [2].

Pola „Data skreślenia” i „Data zakończenia” pozostają nieaktywne. Można je dodać za pomocą akcji dostępnych po zapisie formularza.

Wszystkie akcje dostępne po kliknięciu w przycisk „Akcje” to [1]:

Nad danymi kształcenia znajdziesz przyciski [2]:

Po zarejestrowaniu informacji o kształceniu doktoranta możesz także uzupełnić obowiązkowe informacje [3]:

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 345 ust. 1 pkt 6, 7b, 10, 11, 14;
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz. 1403) –  § 4 ust. 2 pkt 1-8, ust. 3 pkt 2.

Stan danych niepoprawne

Ten artykuł zawiera informacje, o tym jak ja należy rozumieć komunikaty z systemu o niepoprawnym stanie dokumentu (danych) oraz jak zweryfikować kompletność rekordów kandydatów ubiegających się o stopień doktora w twojej jednostce.

Dane dotyczące osób ubiegających się o stopień doktora powinieneś wprowadzać i aktualizować w zakresie i terminach wymaganych przepisami. Masz na to 21 dni od dnia zaistnienia zmiany albo uzyskania informacji o zmianie.

Do rejestracji kandydata w POL-on (bez względu na tryb przygotowania rozprawy) wymagany jest jedynie minimalny zakres danych:

  • imię,
  • nazwisko,
  • numer PESEL lub dane dokumentu tożsamości,
  • tryb przygotowania rozprawy.

Jeśli podczas rejestracji nie uzupełnisz pozostałych wymaganych danych (płeć, rok urodzenia, a w przypadku cudzoziemca – obywatelstwo, kraj urodzenia, Karta Polaka), to po zapisie system oznaczy rekord ikoną danych niepoprawnych (czerwony ośmiobok z wykrzyknikiem) [1].

W przypadku, jeśli zarejestrujesz osobę przygotowującą rozprawę doktorską w trybie kształcenia doktorantów, to system po zapisie wyświetli ci informację, że musisz wypełnić zakładkę „Kształcenie doktorantów” (informacje o danych kształcenia i stypendium) [2].

Alert o danych niepoprawnych pojawi się, gdy wyedytujesz, ale nie uzupełnisz formularza lub uzupełnisz go częściowo.

Osoba, której dane wymagają poprawy lub uzupełnienia nie jest brana pod uwagę w innych systemach, np. w sprawozdawczości GUS oraz na wykazie ministerstwa. Po uzupełnieniu lub poprawie danych i zmianie stanu dokumentu na poprawny osoba staje się widoczna dla innych instytucji uprawnionych do przeglądania wykazu osób ubiegających się o stopień doktora.

„Dokument jest niepoprawny – dane wymagają poprawy”

Informację o niepoprawnym wypełnieniu dokumentu znajdziesz w sekcji „Dokument jest niepoprawny – dane wymagają poprawy”, widocznej w rekordzie doktoranta.

Po kliknięciu w informację rozwinie się lista błędów, która zawiera [1]:

  • kod błędu,
  • wyjaśnienie, na czym polega błąd,
  • nazwę zakładki, w której wystąpił błąd (link aktywny).

Dodatkowo ikona danych niepoprawnych (czerwony ośmiobok z wykrzyknikiem) pojawi się:

  • w nazwie zakładki, w której występuje błąd [2]
  • w polu, które trzeba uzupełnić lub poprawić [3]
  • w kolumnie „Stan” w zestawieniu osób ubiegających się o stopień doktora [4].

Jeśli system wyświetli komunikat o niepoprawnym dokumencie, ale nie znajdziesz opisanego w nim błędu, to dotyczy on danych historycznych. W takim przypadku przejdź do właściwej zakładki [1] i kliknij w „Historia zmian” [2]. W trybie korekty [3] popraw wersję danych, w której występuje błąd.

Odnalezienie rekordów niepoprawnych

Aby odnaleźć rekordy wymagające uzupełnienia lub poprawy użyj filtrów zestawienia. W polu Stan dokumentu wskaż „niepoprawny” [1], a następnie kliknij w przycisk „Szukaj” [2].

Po uzupełnieniu lub poprawie wymaganych danych nazwa sekcji zmieni się z „Dokument jest niepoprawny – dane wymagają poprawy” na „Dokument poprawny – nie wykryto błędów” [3]. W kolumnie „Stan” w zestawieniu osób ubiegających się o stopień doktora pojawi się ikona danych poprawnych (zielony znacznik) [4].

Dodatkowe alerty

Poza alertem danych „niepoprawne” i „poprawne” rekord doktoranta może zostać oznaczony ikoną ostrzeżenia (pomarańczowy trójkąt z wykrzyknikiem) [1]. Po przejściu do szczegółów danych doktoranta znajdziesz informację o przekroczeniu okresu przysługiwania stypendium doktoranckiego. Komunikat ten ma charakter pomocniczy i może być wygaszony przez użytkownika [2].

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz.1668) – Art. 345 ust. 1;
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) –  § 4, § 11 ust. 1.

Dane osobowe kandydata na doktora

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, jak poprawić dane osobowe lub zarejestrować zmianę danych osobowych doktoranta.

W rekordzie doktoranta w zakładce „Dane podstawowe” możesz:

  • skorygować wprowadzone błędnie dane osobowe,
  • zarejestrować nową wersję danych osobowych, w przypadku ich zmiany.

Na aktualizację danych w wykazie osób ubiegających się o stopień doktora masz 21 dni od zaistnienia zmiany lub uzyskania informacji o zmianie.

Korekta danych

Jeśli podczas rejestracji

  • pomyliłeś się w danych osobowych lub identyfikacyjnych kandydata na doktora lub
  • nie podałeś kompletu danych i chciałbyś je uzupełnić,

w zakładce „Dane podstawowe” [1] wybierz przycisk „Koryguj dane aktualne” [2].

Popraw lub uzupełnij wybrane pola w formularzu [3] i zapisz [4].

Korekta danych nie dotyczy trybu przygotowania rozprawy doktorskiej.
Jeśli w rekordzie doktoranta wskazano niewłaściwy tryb, należy usunąć rekord doktoranta z wykazu, a następnie zarejestrować go ponownie, z właściwym trybem.

Korektę danych historycznych możesz wykonać z poziomu zakładki „Historia zmian”. Proces ten został opisany w dalszej części artykułu.

Rejestracja zmiany danych

Jeśli w danych osobowych lub identyfikacyjnych kandydata na doktora nastąpiła zmiana, w zakładce „Dane podstawowe” [1] wybierz przycisk „Zmień” [2].

Akcja „Zmień” pozwala na zarejestrowanie faktycznej zmiany, która zaszła w danych doktoranta, dlatego wymaga podania daty od kiedy obowiązuje.

Wprowadź do formularza aktualne dane [3] i podaj datę, obowiązywania zmiany w systemie [4]. Zatwierdź zmianę przyciskiem „Zapisz” [5].

W ten sam sposób możesz odzwierciedlić w rekordzie doktoranta zmianę danych identyfikacyjnych (otrzymanie PESELu) lub zmianę obywatelstwa.

Historia zmian

Rejestrowane zmiany w danych doktoranta są odkładane w sekcji „Historia zmian”. Zajdziesz w niej poszczególne wersje danych kandydata na doktora (ułożone chronologicznie od dołu do góry) z datą zmiany umieszczoną z lewej strony wersji [1].

W „Historii zmian” nie gromadźmy dokonanych korekt danych.

Przy każdej wersji danych znajdziesz przycisk „Koryguj” [2], który pozwala na jej poprawę lub uzupełnienie. Korekta wybranej wersji będzie wymagała potwierdzenia (zapisu).

Przy wersji danych innej niż pierwotna znajdziesz przycisk „Usuń” [3], który pozwala na przywrócenie wersji wcześniejszej. Usuniecie wybranej wersji będzie wymagało potwierdzenia [4].

W przypadku jednej wersji danych nie ma możliwości skorzystania akcji jej usunięcia. W takim przypadku pozostaje ci usunięcie całego rekordu doktoranta. O usunięciu doktoranta z wykazu przeczytasz tutaj.

Podstawy prawne:
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) –  § 11 ust. 1 pkt 2.

Tryb przygotowania rozprawy

W tym artykule znajdziesz informacje o trzech kategoriach doktorantów rejestrowanych w module Osoby ubiegające się o stopień doktora. Kategorie te są związane z trybem przygotowania rozprawy doktorskiej kandydata.

Podczas rejestracji osoby ubiegającej się o stopień doktora wybierany jest tryb przygotowania rozprawy. Do wyboru są trzy kategorie [1]:

  • Kształcenie doktorantów
  • Eksternistyczny
  • Studia doktoranckie

Tryb przygotowania rozprawy w rekordzie doktoranta jest nieedytowalny i nie może być korygowany.

Kształcenie doktorantów

Tryb kształcenie doktorantów dotyczy kandydatów kształcących się w szkołach doktorskich („nowych” doktorantów).

Osobie przygotowującej rozprawę doktorską w tym trybie rejestrujesz informacje o szkole doktorskiej i programie kształcenia, uzyskanej ocenie śródokresowej oraz informacje o stypendium doktoranckim.

W rekordach osób przygotowujących rozprawę w tym trybie znajduje się dodatkowa zakładka „Kształcenie doktorantów” [2]. Rekordy osób przygotowujących rozprawę eksternistycznie oraz rekordy doktorantów kształcących się na („starych”) studiach doktoranckich nie zawierają tej zakładki.

Zgodnie z przepisami osobę przygotowującą rozprawę w trybie kształcenie doktorantów należy rejestrować w systemie w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia przez nią kształcenia w szkole doktorskiej (§ 11 ust. 1 pkt 1 a rozporządzenia ws. POL-on).

Eksternistyczny

Tryb eksternistyczny dotyczy osób przygotowujących rozprawę doktorską na podstawie art. 197 pkt 2 ustawy.

W rekordach osób przygotowujących rozprawę w tym trybie nie znajdują się dodatkowe zakładki.

Zgodnie z przepisami osobę przygotowującą rozprawę w trybie eksternistycznym należy rejestrować w POL-onie w terminie 30 dni od dnia wszczęcia postępowania w sprawie nadania stopnia doktora w tym trybie (§ 11 ust. 1 pkt 1 a rozporządzenia ws. POL-on).
Wcześniejsze stanowisko z 9 kwietnia 2020 r., iż „w przypadku postępowań prowadzonych w trybie eksternistycznym informacje do nowego wykazu osób ubiegających się o stopień doktora systemu POL-on 2.0 powinny być wprowadzane od momentu złożenia przez kandydata wniosku o wyznaczenie promotora lub promotorów” straciło aktualność.

Stanowisko ministerstwa:
Zwracamy uwagę, że wobec braku odmiennych uregulowań zawartych w ustawie z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2020 r. poz. 85, z późn. zm. – dalej PSWiN) odpowiednie zastosowanie znajdą przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego (zob. art. 178 ust. 3 PSWiN). Zgodnie z art. 61 § 3 Kpa datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi administracji publicznej. Postępowanie w sprawie nadania stopnia doktora jest postępowaniem wszczynanym na żądanie strony, na co wskazuje art. 189 PSWiN. W związku z powyższym – w opinii resortu – wszczęcie postępowania w sprawie nadania stopnia doktora nie wymaga wydania postanowienia (uchwały).

Studia doktoranckie

Tryb studia doktoranckie należy wskazać w przypadku doktorantów kształcących się („starych”) studiach doktoranckich (na podstawie poprzednio obowiązujących przepisów, tj. ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym, Dz.U. Nr 164, poz. 1365 z późn. zm.), którzy wszczęli postępowanie o nadanie stopnia doktora na nowych zasadach (ustawy PSWiN).

W przypadku doktorantów kształcących się na studiach doktoranckich, którzy wszczęli postępowanie o nadanie stopnia doktora na nowych zasadach ich rekordy będą wprowadzone zarówno w POL-on ,1 jak i POL-on 2.

W rekordach osób przygotowujących rozprawę w tym trybie znajduje się dodatkowy checkbox „Skreślono z listy doktorantów lub zakończono studia” [3]. Jest on wykorzystywany w przypadku odzwierciedlenia skreślenia lub zakończenia studiów „starych” doktorantów oraz obsłużenia w POL-on przypadku, gdy doktorant, który kształcił się na studiach doktoranckich, ostatecznie obronił pracę eksternistycznie.

Zgodnie z przepisami osobę, która rozpoczęła studia doktoranckie przed rokiem akademickim 2019/2020 i ubiega się o nadanie stopnia doktora na nowych zasadach, należy  zarejestrować w POL-onie w terminie 30 dni od dnia wszczęcia postępowania, czyli złożenia wniosku o wyznaczenie promotora lub promotorów (Art. 179 ust. 7 przepisów wprowadzających ustawę PSWiN).

Przypadki szczególne

Doktorant przeniesiony

Jeśli doktorant – uczestnik „starych” studiów doktoranckich przenosi się na inne stare studia doktoranckie w innej  jednostce organizacyjnej, przy czym nie występuje odstęp czasowy pomiędzy studiami, to decyzja o przyjęciu doktoranta na studia doktoranckie w wyniku przeniesienia jest autonomiczną decyzją jednostki prowadzącej studia doktoranckie.

Zgodnie ze stanowiskiem ministerstwa, jeżeli uczelnia chce przenieść doktorantów razem z kierunkiem na inny wydział (np. w sytuacji likwidacji wydziału), wówczas powinna zmienić instytucję prowadzącą studia doktoranckie z wydziału na instytucję główną. Uczelnia może to zrobić samodzielnie. Wówczas nie ma potrzeby przenoszenia poszczególnych doktorantów.

Wznowienie studiów doktoranckich

Jeśli doktorant chce wznowić „stare” studia doktoranckie po przerwie w studiowaniu (np. wcześniej został skreślony z listy doktorantów studiów doktoranckich), to podmiot prowadzący studia doktoranckie nie może zarejestrować takiego doktoranta samodzielnie ani za pośrednictwem OPI PIB. Przepisy nie przewidują takiej sytuacji. Zgodnie z komunikatem ministerstwa, nie rejestruje się wznowień studiów doktoranckich.

Osoby, których nie rejestrujemy w module

W module Osoby ubiegające się o stopień doktora, nie rejestrujemy:

  • osób, które przygotowywały i broniły rozprawę doktorską z tzw. wolnej stopy na podstawie starych przepisów (był to odmienny tryb niż tryb przygotowywania rozprawy doktorskiej eksternistycznie, uregulowany w ustawie PSWiN);
  • osób kształcących się na starych studiach doktoranckich, które otworzyły przewód doktorski na starych zasadach (czyli przed 1 maja 2019 r.);
  • osób kształcących się na starych studiach doktoranckich, które nie otworzyły przewodu doktorskiego na starych zasadach ani nie wszczęły postępowania o nadanie stopnia doktora na nowych zasadach.
  • osób kształcących się na starych studiach doktoranckich, które dopiero planują wszcząć; postępowanie o nadanie stopnia doktora na nowych zasadach (Należy je zarejestrować, gdy otworzą postępowanie – złożą wniosek o wyznaczenie promotora lub promotorów).

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 342 ust. 3 pkt 3, art. 345 ust. 5, art. 197, art. 217;
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) –  § 11 ust. 1 pkt 1a;
Ustawa z dnia 3 lipca 2018 r. – Przepisy wprowadzające ustawę – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – Art. 179 ust 2, 4, 5, 7, art. 219 ust. 8.

Interpretacje ministerstwa w FAQ

Usunięcie programu kształcenia i szkoły doktorskiej

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, jak osoba z rolę edycyjną do modułu (INST_SZKOLY_DR_ADM) może usunąć program kształcenia z rekordu szkoły doktorskiej lub szkołę doktorską z wykazu.

W wykazie prowadzonych szkół doktorskich odszukaj rekord szkoły doktorskiej [1]. Przejdź do szczegółów rekordu [2].

Usunięcie programu kształcenia

Możesz usunąć program kształcenia w szkole doktorskiej jeśli:

  • program kształcenia został wprowadzony do niewłaściwego rekordu szkoły doktorskiej,
  • istnieje potrzeba usunięcia całego rekordu szkoły doktorskiej z wykazu.

Wybierz zakładkę „Programy kształcenia” [1]. Jeśli w zakładce zarejestrowano kilka programów, kliknij w program, który chcesz usunąć [2].

Użyj przycisku „Usuń program kształcenia” [1]. Ponieważ usunięcie programu jest nieodwracalne, potwierdź decyzję [2].

Jeśli z usuniętym programem kształcenia są powiązani doktoranci, program zniknie z ich rekordów. W takiej sytuacji osoba z rolą INST_PR_DOKTORANCI będzie musiała wskazać inny program kształcenia w rekordach osób ubiegających się o stopień doktora.

Usunięcie szkoły doktorskiej

Aby usunąć błędny rekord szkoły doktorskiej musisz wcześniej usunąć wszystkie programy kształcenia w tej szkole [1], zgodnie ze ścieżką opisaną wyżej.

Gdy w rekordzie szkoły doktorskiej nie ma programów kształcenia użyj przycisku „Usuń szkołę doktorską” [1]. Ponieważ usunięcie szkoły doktorskiej z wykazu jest nieodwracalne, potwierdź decyzję [2].

Jeśli z usuniętą szkołą doktorską są powiązani doktoranci, informacja o szkole zostanie usunięta z ich rekordów. W takiej sytuacji osoba z rolą INST_PR_DOKTORANCI będzie musiała wskazać inną szkołę doktorską oraz jej program kształcenia w rekordach osób ubiegających się o stopień doktora.

Korekta programu kształcenia i podmiotów, we współpracy z którymi prowadzone jest kształcenie

W tym wpisie dla użytkownika edycyjnego do modułu (INST_SZKOLY_DR_ADM) przeczytasz jak dokonać korekty danych programu kształcenia, w tym dyscyplin, w których prowadzone jest kształcenie i danych podmiotu (innego niż twój) prowadzącego kształcenie.

Odnajdź szkołę doktorską za pomocą filtrów zestawienia i przejdź do danych szczegółowych rekordu. Przejdź do zakładki Programy kształcenia [1]. Jeśli w rekordzie wprowadzono kilka programów kształcenia wybierz właściwy [2].

Kliknij w przycisk „Koryguj program kształcenia” [3].

Korekta danych szkoły doktorskiej

Popraw formularz w zakresie danych podstawowych, np. liczbę semestrów [1], numer klasyfikacji ISCED [2]. Zapisz zmiany przyciskiem na dole strony [3].

Korekta dyscyplin, w których prowadzone jest kształcenie

Jeśli w programie kształcenia w sekcji dyscyplin znajdują się błędy. Możesz:

  • Usunąć nieprawidłową dyscyplinę (ikona śmietnika) [1].
  • Dodać właściwą dyscyplinę (przycisk Dodaj) [2].

Możesz dodać dyscyplinę, o ile wprowadzono ją w danych szkoły doktorskiej.

Po kliknięciu w przycisk „Dodaj” wybierz dziedzinę [1] i dyscyplinę [2]. Zatwierdź wybór znacznikiem zapisu (ikona V w sekcji Akcje) po prawej stronie [3]. Proces ten szczegółowo opisano tutaj.

Po poprawieniu błędów zapisz zmiany przyciskiem na dole strony [4].

Korekta podmiotów, we współpracy z którymi prowadzone jest kształcenie

Jeśli w programie kształcenia w sekcji podmiotów z którymi prowadzone jest kształcenie znajdują się błędy, możesz:

  • Usunąć podmiot, który zaprzestał prowadzenia kształcenia lub został dodany błędnie [1].
  • Edytować dodany podmiot [2].
  • Dodać nowy podmiot (przyciski „Dodaj podmiot” lub „Dodaj podmiot spoza systemu POL-on”) [3] zgodnie z procesem opisanym tutaj.

Po korekcie/aktualizacji podmiotów zapisz zmiany przyciskiem na dole strony [4].

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 201 ust. 1, art. 198 ust. 6,
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 5 ust. 4 pkt 1 lit. e-h.