Author Archive

Zakończenie programu kształcenia i zaprzestanie kształcenia w szkole doktorskiej

W tym artykule zajdziesz informacje, jak osoba z rolą edycyjną do modułu (INST_SZKOLY_DR_ADM) może zakończyć lub wznowić program kształcenia, zaprzestać lub przywrócić kształcenie w szkole doktorskiej.

Jeśli zarejestrowałeś program kształcenia lub szkołę doktorską omyłkowo lub błędnie możesz je usunąć.

Z poniższych ścieżek skorzystaj jeśli twój podmiot przez jakiś czas prowadził kształcenie na podstawie danego programu lub w danej szkole doktorskiej, ale nie będzie już tego kontynuował.

Zakończony program kształcenia lub szkoła doktorska, która zaprzestała kształcenia będą nadal dostępne w trybie do odczytu jako archiwalne.

Zakończenie programu kształcenia

Jeśli twój podmiot nie będzie kontynuował kształcenia doktorantów na podstawie danego programu kształcenia odnajdź rekord szkoły doktorskiej. Wybierz zakładkę „Programy kształcenia” [1]. Jeśli w zakładce zarejestrowano kilka programów, kliknij w program, który chcesz zakończyć [2]. Użyj przycisku „Dodaj datę zakończenia programu kształcenia” [3].

Wstaw datę z kalendarza [1] i zatwierdź [2].

Jeśli zauważysz błąd we wprowadzonej dacie zakończenia programu kształcenia wznów program kształcenia (usuń datę zakończenia programu).

Wznowienie programu kształcenia

Zakończony program kształcenia możesz przywrócić. Aby wznowić kształcenie w danym programie kliknij w przycisk „Usuń datę zakończenia programu” [1] i potwierdź [2].

Wznowienie programu kształcenia wykonasz tylko w przypadku szkoły doktorskiej, w której nie zarejestrowano zaprzestania kształcenia.

Zaprzestanie kształcenia w szkole doktorskiej

Zaprzestanie kształcenia w szkole doktorskiej dotyczy sytuacji, gdy:

  • podmiot uzyskał kategorię naukową B lub C lub nie spełnia już warunków uprawniających do prowadzenia szkoły doktorskiej,
  • podmiot przestał kształcić doktorantów w danej dyscyplinie.

Jeśli twój podmiot nie będzie już kontynuował kształcenia doktorantów w ramach danej szkoły, przejdź do rekordu szkoły doktorskiej. Kliknij w przycisk „Dodaj datę zaprzestania kształcenia” [1]. Wprowadź datę z kalendarza [2] i potwierdź [3].

Przed wprowadzeniem daty zaprzestania kształcenia w szkole doktorskiej dobrze jest zakończyć wszystkie aktywne programy kształcenia w tej szkole.

Jeśli w programach kształcenia nie wprowadzisz daty zaprzestania kształcenia zostanie ona uzupełniona przez system i będzie równa dacie zaprzestania kształcenia w szkole doktorskiej [4].

Data zaprzestania kształcenia w szkole doktorskiej nie może być wcześniejsza niż data zakończenia programu kształcenia.

Jeśli w programie kształcenia wstawiono datę zaprzestania kształcenia późniejszą niż data ustania kształcenia w szkole doktorskiej [1], przejdź do programu kształcenia i usuń datę ustania kształcenia zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej. Dopiero wtedy uda ci się zapisać datę ustania kształcenia w szkole doktorskiej.

Jeśli podałeś nieprawidłową datę zaprzestania kształcenia w szkole doktorskiej, to nie ma możliwości jej korekty. W takiej sytuacji wznów kształcenie w szkole doktorskiej, a następnie wstaw prawidłową datę.

Po wprowadzeniu daty zaprzestania kształcenia w szkole doktorskiej nie można:

  • poprawić danych szkoły,
  • dodać nowego programu kształcenia.

Jeśli chcesz wykonać jedną z tych czynności lub zarejestrowałeś zaprzestanie kształcenia w szkole omyłkowo, możesz wznowić kształcenie w szkole doktorskiej.

Wznowienie kształcenia w szkole doktorskiej

Zakończone kształcenie w szkole doktorskiej możesz przywrócić. Aby wznowić kształcenie w szkole doktorskiej kliknij w przycisk „Usuń datę zaprzestania kształcenia” [1] i potwierdź [2].

W efekcie – tylko data zaprzestanie kształcenia w szkole doktorskiej zostanie usunięta [3]. Nie zostaną usunięte daty zaprzestania kształcenia w poszczególnych programach kształcenia [4].

Jeśli po wznowieniu kształcenia w szkole doktorskiej, chcesz wznowić programy kształcenia, przejdź do każdego programu i kliknij przycisk „Usuń datę zakończenia programu”.

Podstawy prawne:
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 5 ust. 4 pkt 1,
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 206, art. 199.

Weryfikacja danych identyfikacyjnych pracownika

W trakcie rejestracji w POL-onie nowego pracownika, system w pierwszej kolejności weryfikuje jego PESEL lub dane dokumentu tożsamości (w zależności od tego, co podasz). Oznacza to, że POL-on sprawdza, czy pracownik o podanym zestawie danych identyfikacyjnych jest już zarejestrowany w systemie.

Jeśli nie, zobaczysz komunikat: „Możesz kontynuować proces rejestracji. Osoba o podanych danych identyfikacyjnych nie jest jeszcze zarejestrowana w podmiocie”. W tej sytuacji zarejestruj pracownika zgodnie z zasadami opisanymi tutaj.

Osoba jest już zarejestrowana w podmiocie

Jeśli jednak w twojej instytucji jest już zarejestrowana osoba z tym numerem PESEL/danymi dokumentu tożsamości, zobaczysz okno dialogowe z komunikatem: „Osoba o wskazanych danych identyfikacyjnych ma zarejestrowane zatrudnienie w tym podmiocie”.

W tej sytuacji nie możesz zarejestrować kolejnej osoby z tymi danymi identyfikacyjnymi. Skorzystaj z jednej z następujących opcji:

  • „Powrót” – aby cofnąć się do wcześniejszego ekranu i jeszcze raz wprowadzić dane identyfikacyjne pracownika.

  • „Anuluj” – aby przerwać proces rejestracji.

  • „Zgłoś problem” – aby przejść do Helpdesku, jeśli rezultat weryfikacji budzi twoje wątpliwości. Zaloguj się do systemu Helpdesk i napisz zgłoszenie:
    • Wybierz kategorię techniczną zgłoszenia.
    • Opisz zaistniałą sytuację: jakie dane wprowadziłeś (podaj konkretny numer PESEL i/lub dane dokumentu tożsamości), w jakiej instytucji i jaki komunikat się pokazał. Helpdesk może wówczas zweryfikować, czy w instytucji faktycznie jest zarejestrowany inny pracownik z podanymi danymi.
    • Podaj, jakiego rozwiązania oczekujesz.
      Więcej na temat zgłaszania problemów do Helpdesku przeczytasz tutaj.

  • „Kontynuuj” – jeśli okazało się, że pracownik, którego chciałeś zarejestrować jest już w systemie w twojej instytucji. Przejdziesz do jego danych i będziesz mógł uzupełnić je o nowe informacje.

Wystąpił konflikt danych

Rejestrując pracownika, możesz podać zarówno jego numer PESEL, jak i dane dokumentu tożsamości. Jeśli się zdarzy, że każda z tych danych została przez system znaleziona u innych – różnych od siebie – pracowników, pojawi się następujący komunikat:

„Podczas próby rejestracji pracownika wystąpił konflikt. Podane dane identyfikacyjne wskazują na więcej niż jednego pracownika w Twojej instytucji. Konflikt może także wynikać z danych identyfikacyjnych wprowadzonych w innych podmiotach. Aby zmienić wprowadzone dane, kliknij „Powrót”. Aby anulować proces, kliknij „Anuluj”. Aby zgłosić problem, kliknij „Zgłoś problem” i opisz zaistniałą sytuację w systemie Helpdesk.”

Skorzystaj z wybranego przycisku.

Rozwiązanie problemu migracyjnego – strategia 1

OPI PIB wspólnie z MNiSW podjęło decyzję, że uczelnie, które nie przeprowadziły samodzielnie uporządkowania problemu migracyjnego mogą zostać objęte automatycznym procesem porządkowym przez OPI PIB – pod warunkiem dokonania stosownego zgłoszenia. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

Natomiast  procedura opisana w poniższym wpisie jest skierowana do tych uczelni, którą mają zamiar dokonać uporządkowania warunków zatrudnienia w zakresie siatki stanowisk samodzielnie – w szczególności, jeśli chcą, aby przejście na nową siatkę stanowisk miało datę inną niż 1 października 2018 r.

Poniżej przedstawiamy szczegółowy opis strategii 1 rozwiązania problemu migracyjnego dotyczącego siatki stanowisk w module Pracownicy – usługi usuwania przekonwertowanych warunków zatrudnienia.

Wyjaśnienie istoty problemu migracyjnego, jakie oferujemy usługi służące rozwiązaniu tego problemu i do kogo są one skierowane znajdziesz tutaj.

Na temat strategii 2 przeczytasz tutaj.

Cel usługi

Jedynym celem usługi dostępnej w ramach strategii 1 jest możliwość usunięcia warunków zatrudnienia, które bazują na stanowiskach z nowej siatki stanowisk, powodujących problemy w podmiotach, które nie mają wdrożonej nowej siatki i chcą posługiwać się starą siatką w trakcie okresu przejściowego (czyli do dnia 2020-09-30).

System przechowuje historię techniczną, a więc informacja o usuniętych warunkach zatrudnienia dalej będzie się znajdować w systemie POL-on. Natomiast usunięcie to sprawi, iż stan biznesowy nie będzie zawierał już takich stanowisk i umożliwi wgranie poprawnego stanu z systemu uczelni.

Uwaga! Zaleca się wykonanie usługi najpierw na maszynie DEMO, a dopiero później na maszynie PROD.

Działanie / warianty wywołania usługi

Wariant 1 – tryb „actualConditions”

Jeśli usługa zostanie wywołana w tym trybie, to z zalogowanego podmiotu zostaną usunięte warunki zatrudnienia aktywne na dzień bieżący o stanowiskach podanych powyżej.

Wariant 2 – tryb „allConditions”

Jeśli usługa zostanie wywołana w tym trybie, to zostaną usunięte wszystkie warunki zatrudnienia o stanowiskach podanych powyżej z zalogowanego podmiotu.

Wariant 3 – tryb „actualConditions” z podaniem id stanowiska

W tym trybie należy podać wartość w polu „position”, może to być jedynie jeden numer i ten numer musi być numerem z listy stanowisk określonej powyżej.

Jeśli usługa zostanie wywołana w tym wariancie, to zostaną usunięte warunki zatrudnienia aktywne na dzień bieżący o stanowisku podanym w parametrze „position”.

Wariant 4 – tryb „allConditions” z podaniem id stanowiska

W tym trybie należy podać wartość w polu „position”, może to być jedynie jeden numer i ten numer musi być numerem z listy stanowisk określonej powyżej.

Jeśli usługa zostanie wywołana w tym wariancie, to zostaną usunięte wszystkie warunki zatrudnienia o stanowisku podanym w parametrze „position”.

Przykład wywołania. Wywołanie usługi usuwania warunków zatrudnienia

Aby uruchomić ten proces, należy wywołać usługę DELETE:
adres_serwera/employees-api/institution/convertedConditions/{deleteDateMode}.

Np.: https://polon2-demo.opi.org.pl/employees-api/institution/convertedConditions/{deleteDateMode}

(wersja dla środowiska produkcyjnego: https://polon2.opi.org.pl/employees-api/institution/convertedConditions/{deleteDateMode} )

Parametr “deleteDateMode” może przyjmować wartości: ALL_CONDITIONS, ACTUAL_CONDITIONS.

Opis wywołania usługi w programie POSTMAN:

  • W sekcji Body może być wprowadzony id stanowiska (lista kodów stanowisk poniżej). W przypadku braku id system domyślnie wykona operację usuwania dla wszystkich poniższych stanowisk.

  • Przykład z jednym kodem na liście: {„positions”:[„240”]}.

  • Wysyłamy żądanie.

  • W odpowiedzi dostaniemy identyfikator jobExecutionId, którego możemy użyć, aby podejrzeć, jaki jest status przetwarzania.
Wskazówki
  1. Dla wariantów 1 i 2 musimy w Body wpisać {„positions”:[]}.
  2. Dla wariantów 3 i 4, jeśli chcemy usunąć jednocześnie więcej niż jedno wskazane przez nas stanowisko, musimy w Body wpisać: {„positions”:[„146”, „160”]}.
  3. Jeśli dla wariantów 3 i 4 w Body wpiszemy {„positions”:[]}, to system usuwa nam wszystkie stanowiska z listy stanowisk objętych procedurą porządkową.

Podgląd statusu usługi

Poniższa prezentacja bazuje na zadaniu o numerze 65 („jobExecutionId”).

Adres usługi: adres_serwera/employees-api/jobStatus/{ jobExecutionId },

np: GET https://polon2-demo.opi.org.pl/employees-api/jobStatus/65.

wersja dla środowiska produkcyjnego: GET https://polon2.opi.org.pl/employees-api/jobStatus/65.

W konfiguracji uzupełniamy tylko Headers, podobnie jak w punkcie 4 z aktualnym access_tokenem i wysyłamy.

Po pewnym czasie status powinien zmienić się na COMPLETED.

Uwaga! W niektórych przypadkach może to trwać około godziny.

Dokument do pobrania

Pełen dokument dotyczący procedury rozwiązania problemu migracyjnego wraz ze szczegółowymi opisami usług w ramach obydwu dostępnych strategii możesz pobrać tutaj: Procedury rozwiązania problemu migracyjnego_11.12.2020

Zobacz też:

Siatka stanowisk

Procedury rozwiązania problemu migracyjnego dotyczącego siatki stanowisk

Wstęp

OPI PIB wspólnie z MNiSW podjęło decyzję, że uczelnie, które nie przeprowadziły samodzielnie uporządkowania problemu migracyjnego mogą zostać objęte automatycznym procesem porządkowym przez OPI PIB – pod warunkiem dokonania stosownego zgłoszenia. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

Natomiast  procedura opisana w poniższym wpisie jest skierowana do tych uczelni, którą mają zamiar dokonać uporządkowania warunków zatrudnienia w zakresie siatki stanowisk samodzielnie – w szczególności, jeśli chcą, aby przejście na nową siatkę stanowisk miało datę inną niż 1 października 2018 r.

Poniższe informacje są skierowane do uczelni, w których w wyniku migracji ze starego systemu POL-on do nowego nastąpiła automatyczna konwersja stanowisk na stanowiska z nowej siatki (wynikającej z ustawy 2.0). Konwersja ta nie miała miejsca w instytutach ani w innych typach podmiotów. W związku z potrzebą uporządkowania stanu warunków zatrudnienia, które są związane ze stanowiskami pochodzącymi z nowej siatki stanowisk przekonwertowanymi automatycznie podczas migracji, zostały dostarczone techniczne usługi API REST opisane poniżej.

WAŻNE!

  • Opisane poniżej procedury są skierowana do osób posiadających wiedzę i doświadczenie w kontekście usług API REST.
  • Jeśli stanowisk, które zostały dotknięte problemem migracyjnym nie jest zbyt dużo lub operator nie ma doświadczenia w kontekście usług API REST, to zaleca się wykonanie stosownych porządków z poziomu GUI. GUI otrzymało odpowiednie mechanizmy filtrowania, które aktualnie są w stanie takie przypadki wylistować.
  • Zaleca się bezwzględnie sprawdzenie użycia poniższych funkcji API REST w pierwszej kolejności na maszynie DEMO. Maszyna DEMO jest kopią środowiska produkcyjnego nadpisywaną raz w tygodniu, więc w razie niewłaściwego wykonania można spróbować ponownego użycia po paru dniach. Usługi na maszynie DEMO i maszynie PROD działają dokładnie tak samo.

Istota problemu

W styczniu 2020 r. nastąpiła migracja danych pracowniczych ze starego systemu POL-on do nowego. W trakcie migracji do nowego systemu, w przypadku uczelni, z mocy prawa stanowiska i grupy pracownicze stały się automatycznie stanowiskami i grupami określanymi przez nową ustawę według poniższego klucza:

  • stanowisko „profesor zwyczajny” stało się stanowiskiem „profesor”,
  • stanowiska „profesor nadzwyczajny” i „profesor wizytujący” stały się stanowiskiem „profesor uczelni”,
  • stanowiska z grupy „naukowo-dydaktycznej” stały się odpowiednimi stanowiskami z grupy „badawczo-dydaktycznej”,
  • stanowiska z grupy „naukowej” stały się odpowiednimi stanowiskami z grupy „badawczej”.

W celu zdjęcia z uczelni obciążeń związanych z koniecznością aktualizacji nowych form zatrudnienia, OPI PIB przeprowadziło automatyczną konwersję stanowisk i grup stanowisk podczas procesu migracji. Założenia automatycznej konwersji zakładały, iż powyższe stanowiska i grupy będą dotyczyć zatrudnień na stanowiskach trwających w dniu 2018-10-01 (oraz późniejszych). Wcześniej zakończone „stanowiska” (przed 2018-10-01) pozostają na „starych” grupach i stanowiskach.

Problem konwersji, który wystąpił w trakcie tego procesu, dotyczy tych stanowisk, które rozpoczęły się przed dniem 2018-10-01 i trwały w tym dniu. System w takim przypadku nie podzielił automatycznie warunku zatrudnienia na dwie części: przed 2018-10-01 na starym stanowisku/grupie i od dnia 2018-10-01 na „nowym” stanowisku/grupie.

Stanowiska z powyższych przykładów rozpoczęte w dniu 2018-10-01 (lub później) nie wymagają korekt.

Zakres stanowisk, których dotyczą procedury porządkowe

ID stanowiska Nazwa stanowiska Grupa stanowisk
147 Adiunkt Pracownik badawczo-dydaktyczny
148 Asystent Pracownik badawczo-dydaktyczny
176 Inne Pracownik badawczo-dydaktyczny
149 Profesor Pracownik badawczo-dydaktyczny
150 Profesor uczelni Pracownik badawczo-dydaktyczny
143 Adiunkt Pracownik badawczy
144 Asystent Pracownik badawczy
175 Inne Pracownik badawczy
145 Profesor Pracownik badawczy
146 Profesor uczelni Pracownik badawczy
160 Profesor Pracownik dydaktyczny
161 Profesor uczelni Pracownik dydaktyczny
240 Docent Pracownik badawczo-dydaktyczny

Zwróć uwagę, że powielone stanowiska pochodzą z różnych grup.

Możliwe strategie

W związku z tym, że podejście do uporządkowania problemu w każdym z podmiotów może być różne dostarczyliśmy dwie odrębne usługi, z których każda realizuje odrębną strategię, opisaną poniżej. Szczegółowy sposób skorzystania z każdej z usług został opisany w dalszej części tego dokumentu.

Strategia 1

Pierwsza strategia zakłada usunięcie warunków zatrudnienia, w których stanowiska podczas migracji zostały automatycznie przekonwertowane na stanowiska z nowej siatki. W tej strategii zakłada się, że po usunięciu z systemu takich warunków podmiot zarejestruje za pomocą masowego importu kompletny, poprawny stan warunków zatrudnienia.

Strategia powyższa jest zalecana, jeśli zależy nam na usunięciu z systemu wadliwych stanowisk, które blokują poprawny import, a następnie wgraniu poprawnej wersji tych stanowisk za pomocą masowych importów z własnego systemu. W tym wypadku wymagane jest, aby uczelnia posiadała we własnych wewnętrznych systemach „poprawne” i kompletne dane o stanowiskach, które zastąpią dane usuwane.

Jej zaletą jest to, iż zlikwiduje problematyczne zapisy i umożliwi wprowadzenie poprawnego stanu.
Wadą jest to, iż jest to proces dwuetapowy i wymaga posiadania przez podmiot pełnej historii warunków zatrudnienia tak, aby można było odtworzyć poprawny stan.

Szczegółowy opis usługi realizującej strategię 1 znajdziesz tutaj.

Strategia 2

Strategia ta polega na kompleksowym uprządkowaniu warunków zatrudnienia, których dotknął problem migracyjny. Uruchomienie tej strategii spowoduje, że zmigrowane warunki zatrudnienia zostaną odpowiednio podzielone na część starą, sprzed dnia 2018-10-01, oraz nową rozpoczynającą od tego dnia.

Ze względu na różnice we wprowadzaniu statutów w poszczególnych podmiotach został także dodany parametr daty, który umożliwia sterowanie datą „przecięcia” warunków zatrudnienia. Parametr ten umożliwia ustawienie daty przecięcia stanowiska innej niż dzień 2018-10-01.

Zaletą tego podejścia jest kompleksowe wykonanie porządków z problematycznymi stanowiskami. Problemem może być to, że stan stanowisk objętych tym porządkowaniem będzie odzwierciedlać stan w chwili wykonania usługi. Jeśli system bazowy/źródłowy podmiotu posiada inne dane, to mogą się pojawiać konflikty. Konflikty mogą się pojawić szczególnie na dacie przecięcia warunków zatrudnienia, ponieważ w tym wypadku usługa przyjmuje jedną datę dla wszystkich stanowisk objętych porządkowaniem. Jeśli więc w danym podmiocie są wyjątki dla niektórych pracowników i daty przecięcia są różne, to takie przypadki należy obsłużyć korygując je „ręcznie”.

Szczegółowy opis usługi realizującej strategię 2 znajdziesz tutaj.

Uwaga! Obu strategii nie należy łączyć.

Niezbędne role w systemie

Obie usługi mogą zostać wywołane jedynie przez użytkownika z uprawnieniami INST_PR w danym podmiocie.

Weryfikacja stanu stanowisk przed i po uporządkowaniu danych

W ostatnim czasie w nowym POL-onie został dostarczony moduł Raporty z możliwością wygenerowania zestawień z modułu Pracowników. Mogą one posłużyć do weryfikacji stanów sprzed operacji usunięcia warunków zatrudnienia oraz po wgraniu importu XML. Zestawienie na dzień bieżący zawiera odpowiednie dane do przeprowadzenia porównania i dostępne jest również na maszynie DEMO.

Uwaga! Co tydzień następuje nadpisanie danych na DEMO danymi z systemu produkcyjnego.

Wywołanie usług w trybie kolejki

Ze względu na skomplikowane wyliczenia, które są udziałem obu usług, procedury te powinny być wywoływane w trybie kolejki. Opis wywołania poszczególnych usług w trybie kolejki znajduje się poniżej, przy opisie szczegółowym każdej z usług. Każda z usług może się wykonywać około godziny (w zależności od trybu), dlatego bezwzględnie należy użyć mechanizmu kolejki. Wywołanie w trybie kolejki pozwala na śledzenie statusów procesu na dowolnym etapie aż do zakończenia.

Dodatkowe materiały

Opis autoryzacji i użycia narzędzia POSTMAN znajduje się tutaj: Dokumentacja API dla POL-on 2.0.

W tej lokalizacji znajdują się także filmy instruktażowe oraz dokument z przykładami: https://polon.nauka.gov.pl/pomoc/wp-content/uploads/2019/11/API-REST-v4.docx.

Dokument do pobrania

Pełen dokument dotyczący procedury rozwiązania problemu migracyjnego wraz ze szczegółowymi opisami usług w ramach obydwu dostępnych strategii możesz pobrać tutaj: Procedury rozwiązania problemu migracyjnego_11.12.2020.

Zobacz też:

Siatka stanowisk

Obszar Administracja – udostępnione raporty

W tym artykule znajdziesz ogólne informacje o raporcie możliwym do wygenerowania w module Raporty, w obszarze Administracja.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Raporty [1]. Wybierz kafel Generowanie raportów [2], a następnie obszar Administracja [3].

Obszar będzie widoczny jeśli posiadasz rolę INST_ADM, INST_NAUK_ADM, MIN_ADM.

Aktualnie w obszarze Administracja możliwe jest generowanie Wykazu uprawnień użytkowników systemu POL-on 2.0.

Aby wygenerować i pobrać wybrany raport postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Wykaz uprawnień użytkowników systemu POL-on 2.0

Zakres danych w raporcie obejmuje:

  • imię, drugie imię i nazwisko użytkownika systemu,
  • login użytkownika,
  • e-mail użytkownika,
  • telefon użytkownika,
  • aktywne logowanie 2FA,
  • nazwa instytucji,
  • ID instytucji,
  • jednostka organizacyjna, w której rola została nadana,
  • rola użytkownika,
  • opis roli,
  • status,
  • data ostatniego logowania.

Każda rola to jeden rekord w raporcie. Oznacza to, że jeśli jeden użytkownik ma przypisane np. trzy role, to w raporcie wygenerują się trzy rekordy z jego nazwiskiem (po jednej roli w każdym rekordzie).

Przetwarzanie danych osobowych w POL-on

Poniżej znajdziesz informacje o przetwarzaniu i zapewnieniu ochrony danych osób rejestrowanych w systemie POL-on oraz użytkowników instytucjonalnych.

Informacje ogólne

  • Zintegrowany System Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (system POL-on) jest: jest prowadzony przez ministra właściwego ds. szkolnictwa wyższego i nauki na podstawie art. 342 ust 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2023 r. poz. 742) dalej: p.s.w.n.
  • POL-on jest systemem teleinformatycznym w rozumieniu art. 3 pkt 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2024 r. poz. 307).
  • POL-on obejmuje bazy danych, w tym zawierające dane osobowe, których zakres przedmiotowy został wskazany w art. 342 ust. 3 p.s.w.n.
  • Podmioty systemu szkolnictwa wyższego i nauki zobowiązane do wprowadzania, aktualizowania, archiwizowania oraz usuwania danych w systemie POL-on mają obowiązek stosować przyjęte przez siebie wewnętrzne polityki bezpieczeństwa informacji/danych osobowych, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów p.s.w.n. oraz przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w szczególności Rozporządzenia UE.

Przepisy prawa a przetwarzanie danych osobowych w POL-on

Podmioty wchodzące w skład systemu szkolnictwa wyższego i nauki przetwarzają dane osobowe w POL-on i powinny tworzyć polityki bezpieczeństwa zgodnie z przepisami prawa. Są to:

  • Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z Dz. U. z 2023 r. poz. 742);
  • Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższymi Nauce POL-on (dalej: rozporządzenie ws. POL-on);
  • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L Nr 119, str. 1) dalej: RODO;
  • Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r., poz. 1781);
  • Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2024 r. poz. 307);
  • Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. 2024 poz. 773) dalej: rozporządzenie KRI.

Zbiory danych przetwarzanych w ramach systemu POL-on

Zgodnie z art. 342 ust. 3 p.s.w.n., system POL-on obejmuje następujące bazy danych:

  • wykaz nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu,
  • wykaz studentów,
  • wykaz osób ubiegających się o stopień doktora,
  • wykaz instytucji systemu szkolnictwa wyższego i nauki,
  • repozytorium pisemnych prac dyplomowych,
  • bazę dokumentów w postępowaniach awansowych,
  • bazę osób upoważnionych do podpisywania dokumentów,
  • bazę dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.

Jeden moduł systemu może odpowiadać jednej bazie danych wskazanej w regulacjach prawnych, ale też kilka modułów może obejmować tę samą bazę danych (np. Repozytorium pisemnych prac dyplomowych w systemie odpowiada moduł o takiej samej nazwie. W ramach Wykazu instytucji dane są zbierane m.in. w modułach: Instytucje, Kierunki studiów, Szkoły doktorskie).

Zgodnie z art. 4 pkt 6 RODO, zbiór danych oznacza uporządkowany zestaw danych osobowych dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest scentralizowany, zdecentralizowany czy rozproszony funkcjonalnie lub geograficznie. W kontekście powyższej definicji, dane osobowe przetwarzane w ramach poszczególnych baz POL-on stanowią odpowiednio zbiory danych osobowych, oczywiście w przypadku, gdy w ramach tych baz przetwarzane są dane osobowe.

Szczegółowy zakres informacji o osobach, których dane są przetwarzane w systemie POL-on w ramach poszczególnych baz określają odpowiednie przepisy p.s.w.n. (art. 343-350). Uszczegółowieniem tego zakresu jest rozporządzenie ws. POL-on, które określa:

  • szczegółowy zakres danych przetwarzanych w ramach poszczególnych baz danych,
  • tryb i terminy wprowadzania danych do systemu oraz aktualizowania, archiwizowania i usuwania tych danych,
  • sposób wprowadzania prac dyplomowych do repozytorium pisemnych prac dyplomowych oraz specyfikację formatu tych prac,
  • tryb i sposób udostępniania danych zamieszczonych w POL-on.

Administratorzy danych osobowych

Administratorem (w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO) danych osobowych wprowadzonych do POL-on przez poszczególne podmioty systemu szkolnictwa wyższego i nauki jest Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego, ul. Wspólna 1/3, 00-529 Warszawa (dalej: MNiSW).

Kontakt do administratora: email: kancelaria@mnisw.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora

Informacji na temat danych osobowych przetwarzanych przez MNiSW udziela Inspektor Ochrony Danych MNiSW, z którym można skontaktować się mailowo: iod@mnisw.gov.pl.

MNiSW, jako administrator, decyduje o celach i sposobie przetwarzania danych osobowych gromadzonych w systemie POL-on.

Podmioty wchodzące w skład systemu szkolnictwa wyższego i nauki również są administratorami danych (w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO) w zakresie, w jakim zbierają dane osobowe od osób we własnym zakresie i własnych celach oraz które to dane następnie wprowadzają do systemu POL-on. Przez własne cele rozumiemy tu również realizację obowiązku, nałożonego przepisami prawa, wykonania określonych czynności, czyli wprowadzania, aktualizowania, archiwizowania i usuwania danych w POL-onie.

To podmiot systemu szkolnictwa wyższego i nauki jest zobowiązany do realizacji prawa osoby, które dane dotyczą, do sprostowania danych i ich aktualizacji (więcej na ten temat niżej).

MNiSW jest administratorem danych od momentu wprowadzenia danych osobowych do POL-on. Do tego czasu administratorami danych są poszczególne podmioty. Podmioty te są również administratorami danych przez cały czas i we wszystkich sytuacjach, gdy pozyskują dane z systemu, od momentu ich pozyskania, oraz przetwarzają te dane we własnych celach (również gdy realizują nałożone na nie obowiązki).

Podmiot przetwarzający dane

Podmiotem przetwarzającym dane w POL-on w imieniu administratora jest Ośrodek Przetwarzania Informacji – Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Warszawie przy al. Niepodległości 188b, wpisany do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy – Sąd Gospodarczy XVI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: 0000127372, NIP: 525-000-91-40, REGON: 006746090 (dalej: OPI PIB).

Informacji na temat danych osobowych przetwarzanych przez OPI PIB, w tym danych przetwarzanych w imieniu MNiSW, udziela Inspektor Ochrony Danych OPI PIB, z którym można się skontaktować telefonicznie pod numerem (22) 570 14 00 lub mailowo: iod@opi.org.pl.

OPI PIB jako instytut badawczy, którego przedmiot działania jest związany ze świadczeniem usług w zakresie systemów informacyjnych, nadzorowany przez MNiSW administruje systemem POL-on, w tym jego bazami. Zadanie to jest realizowane na podstawie art. 353 p.s.w.n. oraz w oparciu o umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zawartą na podstawie art. 28 RODO.

Odbiorcami danych osobowych przetwarzanych w systemie POL-on są również podmioty wskazane w art. 343 ust. 5, art. 344 ust. 3, art. 345 ust. 3, 347 ust. 3, 349 ust. 3 p.s.w.n.

Cel przetwarzania danych w POL-on

Zgodnie z art. 342 ust. 4 p.s.w.n. dane w Systemie POL-on są przetwarzane w następujących celach:

  • wykonywanie zadań związanych z ustalaniem i realizacją polityki naukowej państwa,
  • przeprowadzanie ewaluacji jakości kształcenia, ewaluacji szkół doktorskich i ewaluacji jakości działalności naukowej,
  • prowadzenie postępowań w sprawie nadania stopnia doktora, stopnia doktora habilitowanego i tytułu profesora,
  • ustalanie wysokości subwencji i dotacji,
  • nadzór nad systemem szkolnictwa wyższego i nauki,
  • realizacja zadań przez NAWA, NCBiR oraz NCN,
  • monitorowanie losów absolwentów szkół wyższych i absolwentów publicznych i niepublicznych szkół ponadpodstawowych.

Podstawa prawna przetwarzania danych w POL-on

Aby przetwarzanie danych osobowych było zgodne z prawem, musi zostać spełniona przynajmniej jedna z przesłanek wskazanych w art. 6 ust. 1 lub art. 9 ust. 2 RODO. Spełnienie przynajmniej jednej z przesłanek przesądza o legalności przetwarzania danych zgodnie z art. 5 lit. a) RODO. W przypadku danych osobowych przetwarzanych w POL-on, w zależności od celu przetwarzania danych, będą to:

  • art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który mówi, że przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,
  • art. 9 ust. 2 lit. b RODO, który mówi, że przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych  jest dopuszczalne, jeżeli jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.

W przypadku podmiotów publicznych obowiązek prawny musi wynikać z przepisów o randze ustawy. W przypadku danych przetwarzanych w systemie POL-on, których administratorem jest MNiSW, taki obowiązek prawa wynika z p.s.w.n.    

Zasady przetwarzania danych osobowych

MNiSW jako administrator danych oraz OPI PIB jako podmiot przetwarzający dane w imieniu MNiSW przykładają wagę do tego, aby dane zawarte w Systemie POL-on, a także dane osób uprawnionych do korzystania z tego systemu były przetwarzane w sposób bezpieczny, rzetelny, zgodny z prawem oraz przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą.

Najważniejsze zasady, jakimi kierują się MNiSW i OPI PIB przy przetwarzaniu danych w ramach systemu POL-on to:

  • zgodność z prawem, rzetelność, i przejrzystość,
  • ograniczenie celu przetwarzania,
  • minimalizacja danych,
  • prawidłowość przetwarzania,
  • ograniczenie przechowywania,
  • integralność i poufność,
  • zapewnienie kontroli nad poszczególnymi czynnościami przetwarzania danych poprzez zapewnienie każdej osobie realizacji poszczególnych praw gwarantowanych przez RODO w odniesieniu do jej danych.

Kategorie osób i zakres zbieranych danych

Kategorie osób i zakres danych zbieranych w POL-on określają szczegółowo przepisy p.s.w.n. W systemie można wyróżnić wiele kategorii osób, których dane są przetwarzane, w zależności od ich roli, funkcji, zadań, celów przetwarzania danych. Do kategorii osób, określonych w p.s.w.n., których dane są przetwarzane w systemie należą:

  • nauczyciele akademicy, inne osoby prowadzące zajęcia, osoby prowadzące działalność naukową lub biorące udział w jej prowadzeniu (art. 343 p.s.w.n.);
  • studenci (art. 344 p.s.w.n.);
  • osoby ubiegające się o stopień doktora oraz promotorzy rozprawy doktorskiej (art. 345 p.s.w.n.);
  • autorzy prac dyplomowych, promotorzy i recenzenci, których dane są zawarte w repozytorium pisemnych prac dyplomowych (art. 347 p.s.w.n.);
  • osoby, wobec których toczą się postepowania awansowe (osoby ubiegające się o uzyskanie stopnia doktora, doktora habilitowanego lub tytułu naukowego), recenzenci i członkowie komisji (art. 348 p.s.w.n.),
  • osoby upoważnione do podpisywania dokumentów (art. 349 p.s.w.n).

Zakres danych przypisany poszczególnym kategoriom osób uszczegóławia rozporządzenie ws. POL-on.

Katalog informacji, jaki może przetwarzać administrator danych o osobach, wprowadzanych do POL-on jest zbiorem zamkniętym.

Zakres przetwarzanych danych w poszczególnych bazach systemu zawsze musi wynikać z przepisów prawa.

Prawa osób, których dane dotyczą

Prawa osób, których dane dotyczą oraz ich realizacja w związku z przetwarzaniem danych osobowych w POL-on określone są w przepisach RODO (art. 12-22), ustawie o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. oraz art. 469a p.s.w.n.

Osoba, której dane osobowe są przetwarzane w systemie POL-on, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych przepisami prawa, ma prawo do:

  • dostępu do danych, tj. otrzymania potwierdzenia, czy jej dane osobowe są przetwarzane w Systemie POL-on, w jakim celu, w jaki sposób i jak długo;
  • sprostowania nieaktualnych lub niedokładnych danych osobowych, a także prawo do ich uzupełnienia, w przypadku gdy są niekompletne;
  • ograniczenia przetwarzania danych osobowych, co w wymiarze praktycznym może polegać na czasowym zablokowaniu dostępu do danych czy przeniesieniu danych do innego systemu;
  • złożenia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2.

Obowiązek wynikający z żądania zgłoszonego na podstawie art. 16 RODO (sprostowanie i aktualizacja danych) wykonuje podmiot, który pozyskał dane od osoby, której dane dotyczą.

Czyli w praktyce, jeżeli np. student zgłosi potrzebę aktualizacji swoich danych osobowych, prawo to wykonuje uczelnia, w której student się uczy i która wprowadziła dane osobowe studenta do systemu POL-on.

Bezpieczeństwo danych osobowych w POL-on

Dane osobowe przetwarzane w systemie POL-on są zabezpieczane przez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, minimalizujących ryzyko naruszenia ochrony danych osobowych oraz informacji przetwarzanych w systemie. Dobór środków wynika z prowadzonych w tym celu systematycznych analiz ryzyka oraz audytów bezpieczeństwa i testów penetracyjnych. Czynności te są realizowane z poziomu podmiotu administrującego systemem.

Główne ryzyka, przed którymi zabezpiecza się system to:

  • bezprawny lub nieautoryzowany dostęp lub wykorzystanie danych,
  • przypadkowe zniszczenie, utrata lub naruszenie integralności danych.

Aby zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa informacji w systemie POL-on, zarówno MNiSW, jak i OPI PIB posiadają wdrożony system zarządzania bezpieczeństwem informacji utworzony zgodnie z art. 19 rozporządzenia KRI.

Określa on procedury, które obejmują w szczególności: kontrolę dostępu do systemu, tworzenie kopii zapasowych, zachowanie ciągłości działania systemu w sytuacjach zagrożeń, monitorowanie systemu, zarządzanie incydentami bezpieczeństwa. Szczegółowy zakres obszarów, które uwzględniono w ramach zarządzania bezpieczeństwem informacji określa art. 19 ust. 2 rozporządzenia KRI.

Dane osobowe w POL-on przetwarzają wyłącznie osoby do tego upoważnione oraz zobowiązane do zachowania danych w tajemnicy.

Analogiczne zasady bezpieczeństwa przetwarzania muszą zostać zastosowane w podmiotach, które zgodnie z przepisami p.s.w.n. są zobligowane do wprowadzania danych do systemu POL-on.

W kontekście stosowania zabezpieczeń należy posługiwać się przepisami:

  • ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2024 r. poz. 307),
  • rozporządzenia KRI.

W przypadku bezpieczeństwa danych osobowych przepisy RODO nie wskazują żadnych konkretnych zabezpieczeń. Wynika to z podejścia przepisów RODO do przetwarzania danych osobowych, które oparte jest na zasadzie podejścia opartego na ryzyku (risk based approach). W myśl tej zasady każdy z administratorów określa, w jaki sposób będzie podchodził do przetwarzania danych, jakie identyfikuje ryzyka związane z przetwarzaniem i jakie w tym celu wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby w sposób dostateczny gwarantowały nienaruszalność ochrony danych osobowych.

Sposób zbierania danych w systemie

Dane są wprowadzane do systemu POL-on przez upoważnionych pracowników odpowiednich instytucji: uczelni, instytutów PAN, instytutów badawczych, instytutów międzynarodowych, innych podmiotów prowadzących głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły mających siedzibę na terytorium RP, Centrum Łukasiewicz i instytutów Sieci Łukasiewicz, PKA oraz RDN.

Tryb i terminy wprowadzania danych do baz danych Systemu POL-on oraz aktualizowania, archiwizowania i usuwania tych danych określa rozporządzenie ws. POL-on.

Przechowywanie danych

Dane osobowe w Systemie POL-on są przetwarzane przez okres wskazany w rozporządzeniu ws. POL-on.

Odbiorcy danych i udostępnianie danych innym podmiotom

Dostęp do danych osobowych przetwarzanych w Systemie POL-on przysługuje odbiorcom określonym w p.s.w.n. Dostęp ten dla danego odbiorcy jest ograniczony tylko do tych danych, na które wskazują przepisy w przypadku konkretnego odbiorcy.

Dostęp jest realizowany za pośrednictwem ról w systemie. Aby osoba miała dostęp do danych określonych kategorii osób, musi mieć nadaną odpowiednią rolę w systemie (np. dostęp do danych pracowników zapewnia posiadanie roli INST_PR lub INST_NAUK_PR, INST_PR_PODGLAD lub  INST_NAUK_PR_PODGLAD, INST_DANE_RESTRYKCYJNE).

Wskazanie uprawnionych pracowników podmiotu i procedura, w jakiej są im nadawane role w systemie wynika z przepisów wewnętrznych danego podmiotu. Podmiot musi zapewnić, aby dane nie były udostępniane osobom nieuprawnionym.

Wprowadzenie do Repozytorium pisemnych prac dyplomowych

Podstawa prawna

Art. 347 ustawy 2.0

  1. Repozytorium pisemnych prac dyplomowych obejmuje: 1) tytuł i treść pracy dyplomowej; 2) imiona i nazwisko autora pracy dyplomowej; 3) numer PESEL autora pracy dyplomowej, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało; 4) imiona i nazwisko promotora pracy dyplomowej, numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało; 5) imiona i nazwisko recenzenta pracy dyplomowej, numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało; 6) nazwę uczelni; 7) datę zdania egzaminu dyplomowego; 8) kierunek, poziom i profil studiów.
  2. W repozytorium nie zamieszcza się prac zawierających informacje podlegające ochronie na podstawie przepisów o ochronie informacji niejawnych.
  3. Dane, o których mowa w ust. 1, wprowadzają do repozytorium rektorzy.
  4. Rektor wprowadza treść pracy dyplomowej do repozytorium niezwłocznie po zdaniu przez studenta egzaminu dyplomowego.
  5. Dostęp do danych, o których mowa w ust. 1, przysługuje promotorowi pracy dyplomowej oraz PKA, a także ministrowi w zakresie niezbędnym do prawidłowego utrzymania i rozwoju repozytorium oraz systemów informatycznych współpracujących z tym repozytorium.

§ 13 rozporządzenia ws. POL-on

  1. Pisemne prace dyplomowe są wprowadzane do repozytorium pisemnych prac dyplomowych przez odpowiedni interfejs użytkownika lub usługę sieciową w następujących formatach: .txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx, .csv.
  2. Do pisemnej pracy dyplomowej mogą być dołączone załączniki w formatach innych niż wymienione w ust. 1.
  3. Rozmiar pisemnej pracy dyplomowej nie może przekroczyć 20 MB.
  4. Danych zamieszczonych w repozytorium pisemnych prac dyplomowych nie aktualizuje się, nie oznacza się jako archiwalne i nie usuwa się.

Ogólnopolskie Repozytorium Pisemnych Prac Dyplomowych zawiera metadane i treści prac dyplomowych obronionych z wynikiem pozytywnym w jednostkach uczelni.

ORPPD w wersji 1.0 służy gromadzeniu prac dyplomowych, które zostały obronione na kierunkach studiów zarejestrowanych w Systemie POL-on 1.0.

ORPPD w wersji 2.0 służy gromadzeniu prac dyplomowych, które zostały obronione na kierunkach studiów zarejestrowanych w Systemie POL-on 2.0. Jest to wersja wymagana dla studentów, którzy rozpoczęli lub kontynuują kształcenie po 1 października 2019 roku.

Role umożliwiające pracę w ORPPD:

  • INST_ORPD_EDYTOR_ADM dla pracownika jednostki edytującego prace dyplomowe,
  • INST_ORPD_IMPORTER_ADM dla pracownika jednostki importującego prace dyplomowe,
  • INST_ORPD_PODGLAD do podglądu, bez dostępu do danych identyfikacyjnych,
  • INST_ORPD_PODGLAD_DANE_RESTRYKCYJNE do podglądu wraz z dostępem do danych identyfikacyjnych autorów, promotorów, recenzentów,
  • MIN_ORPD_ADM dla administratora Ogólnopolskiego Repozytorium Pisemnych Prac Dyplomowych.
ORPPD 2.0 a wersja wcześniejsza
  • Dotychczasowa wersja (1.0), jako niezależny system, pozostanie archiwum prac obronionych na zasadach określonych w starej ustawie.
  • Nowa wersja (2.0), jako moduł systemu POL-on 2.0, stanowi bazę prac bronionych na podstawie  ustawy 2.0.

Dotychczasowa wersja ORPPD (1.0) będzie utrzymywana i wspierana równolegle do ORPPD 2.0.

Sposoby zasilania repozytorium

ORPPD 2.0 będzie zasilane dwoma sposobami:

  • za pomocą aplikacji webowej (interfejsu użytkownika),
  • za pomocą metody integracji REST API.

Wraz z nową wersją repozytorium pisemnych prac dyplomowych (ORPPD 2.0) planowana jest całkowita rezygnacja z importu prac za pomocą formatu ETD-MS v1.1 (APD OAI/PMH).

Mechanizm importu masowego poprzez archiwum prac dyplomowych (protokół OAI/PMH) zostanie utrzymany jedynie w celu zapewnienia możliwości przekazania prac obronionych na kierunkach zarejestrowanych w POL-on 1.0.

Zasilanie za pomocą aplikacji webowej

Dostęp do ORPPD 2.0 wymaga zalogowania się do POL-on 2.0. Po wybraniu modułu „Repozytorium pisemnych prac dyplomowych” z menu aplikacji, użytkownik przechodzi do nowej wersji repozytorium.

Więcej o deponowaniu prac w nowym repozytorium przeczytasz tu.

Zasilanie za pomocą API REST

Dokumentacja API REST dla ORPPD 2.0 różni się od dokumentacji wersji 1.0. W pomocy POL-on został jej poświęcony osobny wpis.

Role dla modułu Pracownicy

Jeśli chcesz rejestrować, edytować, usuwać pracowników twojej instytucji lub przeglądać ich dane, musisz posiadać rolę INST_PR (w przypadku uczelni) lub INST_NAUK_PR (w przypadku instytutów naukowych). Rola ta umożliwia wgląd do danych osobowych pracowników.

Jeśli chcesz przeglądać dane pracowników (ale bez możliwości ich edycji), musisz posiadać rolę INST_PR_PODGLAD (w przypadku uczelni) lub INST_NAUK_PR_PODGLAD (w przypadku instytutów naukowych).

Role INST_PR_PODGLAD i INST_NAUK_PR_PODGLAD nie dają dostępu do danych restrykcyjnych pracowników (pesel, numer dokumentu).

Jeśli chcesz przeglądać dane pracowników z uwzględnieniem danych restrykcyjnych, musisz posiadać dodatkowo rolę INST_DANE_RESTRYKCYJNE.

Powyższe role są nadawane wyłącznie na poziomie instytucji głównej. Nie ma możliwości ich nadania jedynie na poziomie jednostki podrzędnej (np. wydziału).

Jeśli nie posiadasz niezbędnej ci roli, zgłoś potrzebę jej otrzymania u administratora systemu POL-on w swojej instytucji (osoba z rolą INST_ADM lub INST_NAUK_ADM).

Dokumentacja API REST – Repozytorium pisemnych prac dyplomowych

REST API dla ORPPD 2.0 jest używane do przekazywania pisemnych prac dyplomowych studentów, którzy zdali egzamin dyplomowy na kierunku zarejestrowanym w POL-on 2.0.
Prace studentów, którzy ukończyli studia na kierunkach zarejestrowanych w Systemie POL-on 1.0 przesyła się za pomocą REST API w wersji 1.0.

Dokumentacja

Dokumentacja deweloperska REST API znajdziesz na:

Środowisko testowe (DEMO) stanowi przestrzeń do testowanie integracji z REST API bez konieczności wysyłania danych produkcyjnych. Dane wysyłane do serwera testowego nie będą przekazywane do środowiska produkcyjnego.

Więcej informacji znajdziesz w poniższych dokumentach:

API repozytorium pisemnych prac dyplomowych 2021-02-23Pobierz
Reguły biznesowe w repozytorium pisemnych prac dyplomowych 2021-02-23Pobierz

Zgłaszanie uwag

Uwagi dotyczące REST API zgłoś w systemie Helpdesk OPI PIB.

Więcej informacji o ORPPD 2.0 przeczytasz w osobnym wpisie.

Usuwanie pracownika

Jeżeli zarejestrowałeś w POL-onie pracownika omyłkowo, możesz go usunąć. W tym celu wejdź w szczegóły danego pracownika. Kliknij w przycisk „Usuń pracownika”, widoczny pod jego imieniem i nazwiskiem.

Otworzy się okno dialogowe, w którym system ostrzega, że nastąpi trwałe usunięcie pracownika oraz danych jego zatrudnienia w twoim podmiocie.

Jeśli jesteś pewien swojej decyzji, kliknij w przycisk „Usuń pracownika”.

Uwaga! Usunięcie pracownika jest czynnością nieodwracalną.

Pracownik zniknie z wykazu nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu w twojej instytucji.

Jeśli nie chcesz usuwać wszystkich danych pracownika, możesz skorzystać z opcji usuwania zatrudnienia tego pracownika. Spowoduje to usunięcie wybranego zatrudnienia pracownika w twoim podmiocie oraz danych powiązanych z tym zatrudnieniem. Zachowane natomiast zostaną dane osobowe tego pracownika. Pamiętaj jednak, że nie można usunąć ostatniego zatrudnienia pracownika w podmiocie, ponieważ łączy ono pracownika z tym podmiotem. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj, w sekcji „Usuwanie zatrudnienia”.

Zobacz też:

Dane pracownika - Zatrudnienie

Inne osoby prowadzące zajęcia

Sprawozdanie z wykorzystania subwencji – ścieżka czynności i statusy

Poniżej przedstawiamy „z lotu ptaka” procedurę składania i akceptacji sprawozdania z wykorzystania subwencji, a także objaśniamy statusy towarzyszące poszczególnym etapom.

Aktualny status widać zawsze:

  • na kaflu „Sprawozdanie z wykorzystania subwencji”,
  • obok nagłówka strony „Sprawozdanie z wykorzystania subwencji”

w postaci ikony. Po najechaniu na nią kursorem pojawia się dodatkowo tooltip z opisem.

UWAGA! Wypełniając szablon sprawozdania z wykorzystania subwencji danymi podajemy kwoty w tysiącach złotych z jednym miejscem po przecinku.

1. Udostępnienie szablonu sprawozdania

Na początku czerwca 2020 r., w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych w POL-onie 2.0, zostało udostępnione „Sprawozdanie z wykorzystania subwencji” oraz możliwość pobrania szablonu sprawozdania.

Sprawozdanie jest widoczne dla tych instytucji, które są zobowiązane do jego złożenia. Instytucje te są co roku określane przez ministerstwo i ich lista może być różna rok do roku.

Od chwili udostępnienia sprawozdania do chwili, gdy pobierzesz szablon będziesz widział status „Gotowy do pobrania”. 

2. Pobranie szablonu sprawozdania

Pierwszy krok, jaki powinieneś wykonać w procedurze składania sprawozdania, to właśnie pobranie i zapisanie pliku xlsx z szablonem sprawozdania. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

Aby to zrobić, musisz posiadać rolę INST_FIN. Więcej na temat niezbędnych ról przeczytasz tutaj.

Po pobraniu szablonu status sprawozdania zmienia się na „Edycja”. 

Teraz uzupełnij pobrany plik danymi twojej instytucji. Jak widzisz, edycja sprawozdania przebiega poza systemem POL-on. Więcej na temat tego, jak należy wypełnić sprawozdanie dla poszczególnych typów instytucji przeczytasz w objaśnieniach, które można pobrać tutaj. Gdy zakończysz uzupełnianie sprawozdania, przejdź do kolejnego kroku w POL-onie.

3. Importowanie sprawozdania

Gdy już uzupełniłeś plik danymi swojej instytucji, wgraj go do systemu POL-on. W tym celu kliknij w przycisk „Importuj sprawozdanie”, a następnie załącz plik ze sprawozdaniem. Więcej na temat wysyłania pliku przeczytasz tutaj.

Po zaimportowaniu pliku, jest on widoczny w zakładce „Dane sprawozdania”. Możesz w każdej chwili go pobrać za pomocą przycisku „Pobierz sprawozdanie”.

Uwaga! Pobranie tego pliku nie usuwa go z POL-onu. Tak naprawdę, pobierasz kopię zaimportowanego wcześniej pliku.


Jeżeli plik zawiera błędy, system wyświetli komunikat. Dodatkowo, w zakładce „Błędy walidacji” możesz pobrać i zapoznać się ze zbiorczym raportem błędów walidacji. Więcej na temat błędów w pliku sprawozdania przeczytasz tutaj.

Popraw sprawozdanie i zaimportuj je jeszcze raz (ponownie skorzystaj z przycisku „Importuj sprawozdanie”). Nowe sprawozdanie zastąpi dotychczasowe.

Nie ma konieczności usuwania uprzednio wgranego pliku sprawozdania. Wystarczy ponownie wgrać poprawione dane. System poinformuje cię, że wcześniejsze dane zostaną nadpisane aktualnie wgrywanymi. Jeśli chcesz, aby dane zostały poprawione, potwierdź import pliku.

Ponadto, na tym etapie możesz w każdej chwili ponownie wgrać plik ze sprawozdaniem, nawet jeżeli nie wystąpiły błędy walidacji (np. gdy zorientujesz się, że załączyłeś nieprawidłowy plik lub chcesz uzupełnić dane). W tym celu ponownie skorzystaj z przycisku „Importuj sprawozdanie”.

Uwaga! Nowy plik zastąpi dotychczasowe sprawozdanie.

4. Zatwierdzenie sprawozdania

Jeśli poprawnie zaimportowałeś plik (tzn. nie było w nim błędów walidacji) i nie chcesz nic w nim dalej zmieniać, przejdź do etapu zatwierdzania sprawozdania. W tym celu wykonaj następujące kroki:

  • Uzupełnij dane osoby do kontaktu: wejdź w zakładkę „Podsumowanie”, kliknij w przycisk „Koryguj” i podaj dane osoby.
  • Zatwierdź sprawozdanie: w zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Zatwierdź dane sprawozdania”.

Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

Uwaga! Po zatwierdzeniu sprawozdania, zostaje zablokowana możliwość importu kolejnego pliku sprawozdania.

W tym momencie status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone”.

Nie jest to stan nieodwracalny. Na tym etapie możesz jeszcze powrócić do statusu „Edycja”, korzystając z przycisku „Powrót do edycji sprawozdania”. Jest to możliwe tak długo, dopóki nie wyślesz sprawozdania do MNiSW.

5. Wysłanie sprawozdania do MNiSW

Zatwierdzone sprawozdanie należy wysłać do MNiSW za pośrednictwem systemu POL-on. W tym celu wykonaj następujące kroki:

  • Pobierz oświadczenie o zgodności danych zawartych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym. Po zatwierdzeniu sprawozdania, w zakładce „Dane sprawozdania”, w sekcji „Do pobrania” pojawił się przycisk, który umożliwia pobranie oświadczenia. Pobrane oświadczenie powinno zostać wydrukowane, wypełnione i podpisane przez uprawnioną osobę w twojej instytucji (uczelnia – rektor, instytut – dyrektor), a następnie zeskanowane i zapisane w formacie pliku pdf.

  • Wyślij sprawozdanie. W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Wyślij sprawozdanie”. W następnym kroku załącz podpisany i zeskanowany plik z oświadczeniem o zgodności danych (koniecznie w formacie pdf!). Możesz załączyć również  inne pliki, jeśli takie posiadasz oraz dopisać komentarz w przeznaczonym do tego polu.

Jeżeli nie pobrałeś oświadczenia o zgodności danych wcześniej, możesz to zrobić na tym etapie, klikając w komendę „pobierz oświadczenie” obok przycisku „Załącz”.

Możesz załączyć dodatkowy plik lub pliki, oprócz oświadczenia, które zostaną wysłane do ministerstwa razem ze sprawozdaniem.

Dodatkowe pliki mogą mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip.

Uwaga! Jeśli masz do wysłania więcej niż jeden dodatkowy plik, wówczas powinieneś go spakować do formatu zip (plik z oświadczeniem zawsze jest wysyłany oddzielnie i nie należy go pakować do zipa).

Całość zatwierdź przyciskiem „Wyślij sprawozdanie”.

Po tej operacji, status sprawozdania zmieni się na „Wysłane do ministerstwa”.

Teraz czekaj na akcję ze strony ministerstwa. Więcej na temat wysyłania sprawozdania do MNiSW przeczytasz tutaj.

6. Weryfikacja sprawozdania przez MNiSW

W wyniku poprzedniego kroku, dane sprawozdania zostają udostępnione ministerstwu. MNiSW zapoznaje się z otrzymanymi danymi i przeprowadza ich weryfikację. W jej wyniku MNiSW może wykonać jedną z dwóch czynności:

  • odesłać sprawozdanie z powrotem do korekty;
  • zatwierdzić sprawozdanie (od razu albo po powrocie z korekty).
7. Sprawozdanie odesłane do korekty

Jeśli w wyniku weryfikacji MNiSW odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmienia się na „Odesłane do korekty”. 

W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Odblokowana zostaje możliwość edycji danych sprawozdania po twojej stronie. Wprowadź stosowane zmiany do sprawozdania, zgodnie z otrzymanymi uwagami.

8. Wysłanie sprawozdania do MNiSW po korekcie

Wyślij poprawiony plik sprawozdania do MNiSW, korzystając z przycisku „Wyślij ponownie”. Spowoduje to zablokowanie danych sprawozdania do edycji. Odsyłając sprawozdanie po korekcie, masz możliwość dodania komentarza i/lub pliku pdf.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić oświadczenie, pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu).

Ponowne wysłanie sprawozdania do MNiSW powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”.

9. Zatwierdzenie sprawozdania przez MNiSW

Po otrzymaniu od ciebie prawidłowego sprawozdania – od razu albo po korekcie – MNiSW zatwierdza sprawozdanie.

Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”.

Schemat procesu:

 

Zobacz też:

Podmioty składające sprawozdanie + objaśnienia

Pobieranie i wysyłanie sprawozdania

 

Zatwierdzanie sprawozdania

Wysyłanie sprawozdania do ministerstwa

Role do edycji, wysyłania i podglądu sprawozdania z wykorzystania subwencji

Sprawozdanie z wykorzystania subwencji jest dostępne w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych w POL-onie 2.0.

Aby pobrać, wypełnić i wysłać formularz sprawozdania z wykorzystania subwencji musisz posiadać rolę INST_FIN. Jeśli jeszcze nie posiadasz takiej roli, zgłoś potrzebę jej otrzymania u administratora systemu POL-on w swojej instytucji (osoba z rolą INST_ADM lub INST_NAUK_ADM).

Natomiast rola INST_FIN_PODGLAD umożliwia pobranie szablonu sprawozdania oraz podgląd wgranych danych sprawozdania (pobranie pliku z danymi).

Zobacz też:

Podmioty składające sprawozdanie. Objaśnienia

Pobieranie i wysyłanie sprawozdania

 

Błędy w pliku sprawozdania

 

 

Pobranie UUID pracownika

UUID pracownika jest to unikatowy identyfikator uniwersalny pracownika w systemie POL-on 2.0. UUID instytucji jest to unikatowy identyfikator uniwersalny instytucji w POL-onie 2.0. Więcej na temat unikatowego identyfikatora uniwersalnego możesz przeczytać tutaj.

W POL-on 1.0 posługiwaliśmy się nazwą „UID”. Nazwa „UUID” odnosi się on do POL-onu 2.0.

Aby wyszukać UUID pracownika, musisz:

  • znać/wyszukać UUID twojej instytucji;
  • posiadać uprawnienia do przeglądania danych osobowych, w tym danych wrażliwych, pracowników twojej instytucji – tzn. mieć nadane role:
    • w przypadku uczelni: INST_PR lub INST_PR_PODGLAD + INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE;
    • w przypadku instytutów:  INST_NAUK_PR lub INST_NAUK_PR_PODGLAD + INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE.

Jeśli znasz UUID swojej instytucji, przejdź od razu do części Wyszukiwanie UUID pracowników wybranej instytucji.

Wyszukiwanie UUID instytucji

Wyszukanie UUID instytucji nie wymaga autoryzacji użytkownika.

Otwórz API, dostępne pod adresem: https://polon2.opi.org.pl/employees-api/swagger-ui.html#/.

Przejdź do sekcji „Słowniki” (Dictionary) [1].

Po kliknięciu w sekcję „Słowniki”, wybierz funkcję wyszukiwania instytucji: Końcówka (endpoint): GET/public/dictionary/mainInstitutions [2].

Rozwiną się szczegóły tej sekcji. Kliknij w przycisk „Try it out” [3]. Pole „pattern” uaktywni się do edycji. Wpisz w nie nazwę wyszukiwanej instytucji lub dowolną część nazwy [4]. Kliknij w przycisk „Execute” [5]. Następnie ponownie kliknij w przycisk „Execute” [6].

W odpowiedzi na zapytanie, aplikacja w polu „Response body” zwraca listę wyników, w tym UUID instytucji oraz jej nazwę.

Wyszukaj swoją instytucję. Jej UUID jest oznaczony jako „institutionId”. Możesz go skopiować lub pobrać dane za pomocą przycisku „Download” [7].

Wyszukiwanie UUID pracowników wybranej instytucji

Wejdź w link: https://polon2.opi.org.pl/employees-api/swagger-ui.html#/

Przejdź do sekcji „Zatrudnienie” (Employment, Employee Controller) [1].

Po kliknięciu w sekcję „Zatrudnienie” wybierz funkcję wyszukiwania Pracowników: Końcówka (endpoint): GET/employees/find.

Aby uzyskać dostęp do danych niezbędna jest dwukrotna autoryzacja.

Kliknij w czarną kłódkę [2].

Spowoduje to otworzenie okna umożliwiającego autoryzację użytkownika.

W polu „client_id” wpisz „polon2” (jeżeli nie jest wpisane) i kliknij w przycisk „Authorize” [3].

Następnie zostaniesz przeniesiony do Modułu Centralnego Logowania. Zaloguj się do MCL tak, jak zwykle [4]. Po zalogowaniu do MCL, zostaniesz ponownie przeniesiony do okna autoryzacji w API.

W polu „Value” wprowadź UUID instytucji uzyskany w poprzednim kroku [5] i kliknij w przycisk „Authorize” [6].

Kliknij w przycisk „Close” [7], aby zamknąć okno. Teraz możesz zacząć korzystać z listy dostępnych poleceń.

W funkcji GET/employees/find kliknij w przycisk „Try it out” [8].

Pojawi się lista opcjonalnych parametrów do wypełnienia. Wpisz parametr, według którego chcesz wyszukać pracownika (np. imię, nazwisko, numer PESEL, okres zatrudnienia). W naszym przykładzie wpisujemy nazwisko „Kowalska”. Zatwierdź przyciskiem „Execute” [9].

W rezultacie, w polu „Response body”, zostaną wygenerowane dane pracowników spełniające zadane kryteria. UUID pracownika jest oznaczony jako „employeeId”. Możesz te dane skopiować lub pobrać (klikając w przycisk „Download”).

Jeśli zamiast wyników otrzymasz komunikat o błędzie 403 „Error: Forbidden”, oznacza to, że nie posiadasz uprawnień do przeglądania danych osobowych, w tym danych wrażliwych, pracowników twojej instytucji (nie masz nadanych ról INST_PR ani INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE). Nie możesz więc uzyskać ich UUID-ów. Skontaktuj się z administratorem POL-onu w swojej instytucji, aby nadał ci niezbędne uprawnienia.

Postępowania awansowe w okresie przejściowym – informacje ogólne

Na postępowania awansowe składają się:

  • postępowania zmierzające do uzyskania stopnia doktora,
  • postępowania zmierzające do uzyskania stopnia doktora habilitowanego,
  • postępowania zmierzające do uzyskania tytułu profesora.

Ustawa 2.0 zawiera nowe regulacje dotyczące postępowań awansowych. Te nowe postępowania, w pewnym zakresie, będą raportowane inaczej niż dotychczasowe postępowania.

Ponieważ procesy awansowe są rozłożone w czasie, ważne jest ustalenie, z jakim postępowaniem (starym czy nowym) mamy do czynienia, a w konsekwencji, jak je raportować w POL-onie. Zależy to od daty wszczęcia postępowania.

Podstawa prawna

Art. 179 przepisów wprowadzających ustawę 2.0
1. Przewody doktorskie, postępowania habilitacyjne i postępowania o nadanie tytułu profesora wszczęte i niezakończone przed dniem wejścia w życie ustawy [2.0] są przeprowadzane na zasadach dotychczasowych, z tym że jeżeli nadanie stopnia doktora, stopnia doktora habilitowanego lub tytułu profesora następuje po dniu 30 kwietnia 2019 r., stopień lub tytuł nadaje się w dziedzinach i dyscyplinach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 3 tej ustawy.
2. W okresie od dnia wejścia w życie ustawy [2.0], do dnia 30 kwietnia 2019 r. przewody doktorskie, postępowania habilitacyjne i postępowania o nadanie tytułu profesora wszczyna się na podstawie przepisów dotychczasowych.
3. W przewodach doktorskich, postępowaniach habilitacyjnych i postępowaniach o nadanie tytułu profesora wszczętych w okresie od dnia wejścia w życie ustawy [2.0], do dnia 30 kwietnia 2019 r. stopień lub tytuł nadaje się na podstawie przepisów dotychczasowych [z zastrzeżeniami podanymi w dalszej części tego przepisu].
4. Prowadzone w pierwszej instancji:
1) postępowania habilitacyjne i postępowania o nadanie tytułu profesora, o których mowa w ust. 1 i 2, niezakończone do dnia 31 grudnia 2022 r., 2) przewody doktorskie niezakończone do dnia 31 grudnia 2023 r. – odpowiednio umarza się albo zamyka się.
5. W okresie od dnia 1 maja 2019 r. do dnia 30 września 2019 r. nie wszczyna się postępowań w sprawie nadania stopnia doktora, stopnia doktora habilitowanego i tytułu profesora.
6. Postępowania w sprawie nadania stopnia doktora, stopnia doktora habilitowanego i tytułu profesora wszczęte po dniu 30 września 2019 r. prowadzi się na podstawie przepisów ustawy 2.0] [z zastrzeżeniami podanymi w dalszej części tego przepisu].

Art. 219 ust. 8 przepisów wprowadzających ustawę 2.0.
W okresie od dnia wejścia w życie ustawy [2.0], do dnia 31 grudnia 2023 r. rektorzy uczelni, dyrektorzy instytutów naukowych Polskiej Akademii Nauk, dyrektorzy instytutów badawczych oraz dyrektorzy międzynarodowych instytutów naukowych wprowadzają na zasadach dotychczasowych dane do (…) POL-on dotyczące uczestników studiów doktoranckich, którzy rozpoczęli te studia przed rokiem akademickim 2019/2020.

Na szeroko rozumiane procesy awansowe w POL-onie składają się następujące moduły:

W starym POL-onie:

  • Doktoranci,
  • Stopień dr/dr hab.,
  • Zestawienie studiów doktoranckich,
  • Ogólnopolski wykaz osób, którym nadano stopień doktora lub doktora habilitowanego,
  • Ogólnopolski wykaz osób, którym nadano tytuł profesora.

W POL-onie 2.0:

  • Szkoły doktorskie,
  • Osoby ubiegające się o stopień doktora,
  • Baza dokumentów w postępowania awansowych.

Moduł Doktoranci (POL-on 1)

W dotychczasowym POL-onie pozostaje aktywny moduł Doktoranci, w którym są zarejestrowani uczestnicy studiów doktoranckich prowadzonych na podstawie ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawa o szkolnictwie wyższym (Dz.U. Nr 164, poz. 1365 z późn. zm.).

Zakres danych zbieranych w tym module pozostaje bez zmian. Możliwe jest edytowanie dotychczasowych danych. Od 1 października 2019 r. zablokowana jest możliwość dodawania nowych doktorantów i studiów doktoranckich.

Moduł pozostanie aktywny do 31 grudnia 2024 r. następnie zostanie wygaszony. Należy też zwrócić uwagę, że przewody doktorskie, niezakończone do 31 grudnia 2024 r., zostaną odpowiednio umorzone albo zamknięte (art. 12 ustawy z dnia 28 lipca 2023 r. (o zmianie ustawy – Karta Nauczyciela oraz niektórych innych ustaw).

Co należy zrobić w przypadku doktoranta „starych” studiów doktoranckich, który przenosi się na inne „stare” studia doktoranckie w innej  jednostce organizacyjnej? (Chodzi o sytuacje, gdy nie ma odstępu czasowego między studiami.)

Uczelnia, na którą przenosi się taki doktorant powinna zgłosić się indywidualnie do OPI PIB z prośbą o dodanie doktoranta do POL-onu 1. W tym celu należy zarejestrować zgłoszenie w Systemie Zgłoszeń POL-on, wybierając obszar „Przeniesienie doktorantów w POL-on 1.0”. Jak dokładnie to zrobić, przeczytasz tutaj.

Uczelnia nie może zarejestrować takiego doktoranta samodzielnie. 

Uwaga! Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, jeżeli uczelnia chce przenieść doktorantów razem z kierunkiem na inny wydział (np. w sytuacji likwidacji wydziału), wówczas powinna zmienić instytucję prowadzącą studia doktoranckie z wydziału na instytucję główną. Uczelnia może to zrobić samodzielnie. Wówczas nie ma potrzeby przenoszenia poszczególnych doktorantów.

Co należy zrobić w przypadku doktoranta „starych” studiów doktoranckich, który chce wznowić studia doktoranckie? (Chodzi o sytuacje, gdy występuje przerwa czasowa między studiami, a studia doktoranckie odbywają się na tym samym kierunku.)

Ustawa nie przewiduje wznawiania studiów doktoranckich. Takie osoby nie będą rejestrowane w POL-onie 1.

Moduł Szkoły doktorskie (POL-on 2.0)

W tym module są rejestrowane informacje o szkołach doktorskich prowadzonych przez uprawnione do tego podmioty. Więcej na temat szkół doktorskich przeczytasz tutaj.

Moduł Osoby ubiegające się o stopień doktora (POL-on 2.0)

W tym module należy rejestrować osoby, które ubiegają się o stopień doktora na nowych zasadach, wynikających z ustawy 2.0. Są to:

  1. tzw. nowy doktoranci – w rozumieniu ustawy 2.0, czyli osoby kształcące się w szkołach doktorskich,
  2. osoby ubiegające się o stopień doktora eksternistycznie (po 30 września 2019 r.),
  3. „starzy” doktoranci (tzn. uczestnicy studiów doktoranckich prowadzonych na podstawie starych przepisów), którzy wszczęli postępowanie o nadanie stopnia doktora na nowych zasadach.

Na nowych zasadach prowadzi się postępowania w sprawie nadania stopnia doktora wszczęte po 30 września 2019 r. (art. 179 ust. 6 przepisów wprowadzających ustawę 2.0, przy czym dalsza część tego przepisu przewiduje pewne przypadki szczególne).

Więcej na temat modułu Osoby ubiegające się o stopień doktora przeczytasz tutaj.

Moduły Stopień dr/dr hab. i Ogólnopolski wykaz osób, którym nadano stopień profesora (POL-on 1)

Dotychczasowe moduły dotyczące postępowań awansowych, tj. Stopień dr/dr hab. (Nadane stopnie oraz streszczenia, recenzje i autoreferaty) i Ogólnopolski wykaz osób, którym nadano stopień profesora, pozostają w starym POL-onie.

W dalszym ciągu udostępniają one możliwość:

  • dodania postępowań przeprowadzanych na dotychczasowych zasadach (z dotychczasowym zakresem danych),
  • edycji,
  • podglądu danych.

Moduł Baza dokumentów w postępowaniach awansowych (POL-on 2.0)

W tym module rejestrowane są postępowania wszczęte na nowych zasadach – czyli po 30 września 2019 r. (art. 179 ust. 6 przepisów wprowadzających ustawę 2.0):

  • o nadanie stopnia doktora,
  • o nadanie stopnia doktora habilitowanego,
  • o nadanie tytułu profesora.

O ile w starych modułach były rejestrowane informacje o już nadanych stopniach/tytułach, o tyle w nowym module są rejestrowane dane od wszczęcia postępowań awansowych i to bez względu na to, czy skończą się one zdobyciem stopnia/tytułu, czy nie.

Rejestrowany jest szerszy zakres danych i większy zakres dokumentów niż dotychczas.

Moduł Baza dokumentów w postępowaniach awansowych posiada podwójną funkcję – z jednej strony rejestru postępowań (do raportowania danych dotyczących postępowań awansowych), z drugiej strony repozytorium dokumentów w postępowaniach awansowych, w szczególności pełnotekstowych rozpraw doktorskich.

Planowane jest zintegrowanie Bazy dokumentów w postępowaniach awansowych z Jednolitym Systemem Antyplagiatowym – tak, aby zgromadzone rozprawy doktorskie stanowiły jedną z baz porównawczych wykorzystywanych w badaniach antyplagiatowych.

Kto wprowadzane dane?

Dane dotyczące postępowań o nadanie stopnia doktora lub doktora habilitowane wprowadzają do POL-onu, odpowiednio, uczelnie lub instytuty prowadzące postępowanie.

Dane dotyczące postępowań o nadanie tytułu profesora wprowadza Rada Doskonałości Naukowej.

Więcej na temat modułu Baza dokumentów w postępowania awansowych przeczytasz tutaj.

Zobacz też:

Przeniesienie tzw. starego doktoranta

Szkoły doktorskie - informacje ogólne

Kogo rejestrujemy w module Osoby ubiegające się o stopień doktora?

Postępowanie awansowe osoby ubiegającej się o stopień doktora

Postępowania awansowe w okresie przejściowym – informacje ogólne

Na postępowania awansowe składają się:

  • postępowania zmierzające do uzyskania stopnia doktora,
  • postępowania zmierzające do uzyskania stopnia doktora habilitowanego,
  • postępowania zmierzające do uzyskania tytułu profesora.

Ustawa 2.0 zawiera nowe regulacje dotyczące postępowań awansowych. Te nowe postępowania, w pewnym zakresie, będą raportowane inaczej niż dotychczasowe postępowania.

Ponieważ procesy awansowe są rozłożone w czasie, ważne jest ustalenie, z jakim postępowaniem (starym czy nowym) mamy do czynienia, a w konsekwencji, jak je raportować w POL-onie. Zależy to od daty wszczęcia postępowania.

Podstawa prawna

Art. 179 przepisów wprowadzających ustawę 2.0
1. Przewody doktorskie, postępowania habilitacyjne i postępowania o nadanie tytułu profesora wszczęte i niezakończone przed dniem wejścia w życie ustawy [2.0] są przeprowadzane na zasadach dotychczasowych, z tym że jeżeli nadanie stopnia doktora, stopnia doktora habilitowanego lub tytułu profesora następuje po dniu 30 kwietnia 2019 r., stopień lub tytuł nadaje się w dziedzinach i dyscyplinach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 3 tej ustawy.
2. W okresie od dnia wejścia w życie ustawy [2.0], do dnia 30 kwietnia 2019 r. przewody doktorskie, postępowania habilitacyjne i postępowania o nadanie tytułu profesora wszczyna się na podstawie przepisów dotychczasowych.
3. W przewodach doktorskich, postępowaniach habilitacyjnych i postępowaniach o nadanie tytułu profesora wszczętych w okresie od dnia wejścia w życie ustawy [2.0], do dnia 30 kwietnia 2019 r. stopień lub tytuł nadaje się na podstawie przepisów dotychczasowych [z zastrzeżeniami podanymi w dalszej części tego przepisu].
4. Postępowania, o których mowa w ust. 1 i 2, oraz przewody doktorskie, niezakończone do dnia 31 grudnia 2021 r., odpowiednio umarza się albo zamyka się.
5. W okresie od dnia 1 maja 2019 r. do dnia 30 września 2019 r. nie wszczyna się postępowań w sprawie nadania stopnia doktora, stopnia doktora habilitowanego i tytułu profesora.
6. Postępowania w sprawie nadania stopnia doktora, stopnia doktora habilitowanego i tytułu profesora wszczęte po dniu 30 września 2019 r. prowadzi się na podstawie przepisów ustawy 2.0] [z zastrzeżeniami podanymi w dalszej części tego przepisu].

Art. 219 ust. 8 przepisów wprowadzających ustawę 2.0.
W okresie od dnia wejścia w życie ustawy [2.0], do dnia 31 grudnia 2023 r. rektorzy uczelni, dyrektorzy instytutów naukowych Polskiej Akademii Nauk, dyrektorzy instytutów badawczych oraz dyrektorzy międzynarodowych instytutów naukowych wprowadzają na zasadach dotychczasowych dane do (…) POL-on dotyczące uczestników studiów doktoranckich, którzy rozpoczęli te studia przed rokiem akademickim 2019/2020.

Na szeroko rozumiane procesy awansowe w POL-onie składają się/będą się składać następujące moduły:

W starym POL-onie:

  • Doktoranci,
  • Stopień dr/dr hab.,
  • Zestawienie studiów doktoranckich,
  • Ogólnopolski wykaz osób, którym nadano stopień doktora lub doktora habilitowanego,
  • Ogólnopolski wykaz osób, którym nadano tytuł profesora.

W POL-onie 2.0:

  • Szkoły doktorskie,
  • Osoby ubiegające się o stopień doktora,
  • Baza dokumentów w postępowania awansowych.

Moduł Doktoranci (POL-on 1)

W dotychczasowym POL-onie pozostaje aktywny moduł Doktoranci, w którym są zarejestrowani uczestnicy studiów doktoranckich prowadzonych na podstawie ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawa o szkolnictwie wyższym (Dz.U. Nr 164, poz. 1365 z późn. zm.).

Zakres danych zbieranych w tym module pozostaje bez zmian. Możliwe jest edytowanie dotychczasowych danych. Od 1 października 2019 r. zablokowana jest możliwość dodawania nowych doktorantów i studiów doktoranckich.

Moduł pozostanie aktywny do 31 grudnia 2023 r. (art. 219 ust. 8 przepisów wprowadzających ustawę 2.0). Następnie zostanie wygaszony. Należy też zwrócić uwagę, że przewody doktorskie, niezakończone do 31 grudnia 2021 r., zostaną odpowiednio umorzone albo zamknięte (art. 179 ust. 4 przepisów wprowadzających ustawę 2.0).

Co należy zrobić w przypadku doktoranta „starych” studiów doktoranckich, który przenosi się na inne „stare” studia doktoranckie w innej  jednostce organizacyjnej? (Chodzi o sytuacje, gdy nie ma odstępu czasowego między studiami.)

Uczelnia, na którą przenosi się taki doktorant powinna zgłosić się indywidualnie do OPI PIB z prośbą o dodanie doktoranta do POL-onu 1. W tym celu należy zarejestrować zgłoszenie w Systemie Zgłoszeń POL-on, wybierając obszar „Przeniesienie doktorantów w POL-on 1.0”. Jak dokładnie to zrobić, przeczytasz tutaj.

Uczelnia nie może zarejestrować takiego doktoranta samodzielnie. 

Uwaga! Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, jeżeli uczelnia chce przenieść doktorantów razem z kierunkiem na inny wydział (np. w sytuacji likwidacji wydziału), wówczas powinna zmienić instytucję prowadzącą studia doktoranckie z wydziału na instytucję główną. Uczelnia może to zrobić samodzielnie. Wówczas nie ma potrzeby przenoszenia poszczególnych doktorantów.

Co należy zrobić w przypadku doktoranta „starych” studiów doktoranckich, który chce wznowić studia doktoranckie? (Chodzi o sytuacje, gdy występuje przerwa czasowa między studiami, a studia doktoranckie odbywają się na tym samym kierunku.)

Ustawa nie przewiduje wznawiania studiów doktoranckich. Takie osoby nie będą rejestrowane w POL-onie 1.

Moduł Szkoły doktorskie (POL-on 2.0)

W tym module są rejestrowane informacje o szkołach doktorskich prowadzonych przez uprawnione do tego podmioty. Więcej na temat szkół doktorskich przeczytasz tutaj.

Moduł Osoby ubiegające się o stopień doktora (POL-on 2.0)

W tym module należy rejestrować osoby, które ubiegają się o stopień doktora na nowych zasadach, wynikających z ustawy 2.0. Są to:

  1. tzw. nowy doktoranci – w rozumieniu ustawy 2.0, czyli osoby kształcące się w szkołach doktorskich,
  2. osoby ubiegające się o stopień doktora eksternistycznie (po 30 września 2019 r.),
  3. „starzy” doktoranci (tzn. uczestnicy studiów doktoranckich prowadzonych na podstawie starych przepisów), którzy wszczęli postępowanie o nadanie stopnia doktora na nowych zasadach.

Na nowych zasadach prowadzi się postępowania w sprawie nadania stopnia doktora wszczęte po 30 września 2019 r. (art. 179 ust. 6 przepisów wprowadzających ustawę 2.0, przy czym dalsza część tego przepisu przewiduje pewne przypadki szczególne).

Więcej na temat modułu Osoby ubiegające się o stopień doktora przeczytasz tutaj.

Moduły Stopień dr/dr hab. i Ogólnopolski wykaz osób, którym nadano stopień profesora (POL-on 1)

Dotychczasowe moduły dotyczące postępowań awansowych, tj. Stopień dr/dr hab. (Nadane stopnie oraz streszczenia, recenzje i autoreferaty) i Ogólnopolski wykaz osób, którym nadano stopień profesora, pozostają w starym POL-onie.

W dalszym ciągu udostępniają one możliwość:

  • dodania postępowań przeprowadzanych na dotychczasowych zasadach (z dotychczasowym zakresem danych),
  • edycji,
  • podglądu danych.

Moduł Baza dokumentów w postępowaniach awansowych (POL-on 2.0)

Udostępnienie tego modułu jest planowane na IV kwartał 2020 r.

W tym module będą rejestrowane postępowania wszczęte na nowych zasadach – czyli po 30 września 2019 r. (art. 179 ust. 6 przepisów wprowadzających ustawę 2.0).

Po udostępnieniu modułu podmioty prowadzące postępowania awansowe będą zobowiązane do uzupełnienia go wstecznie danymi dotyczącymi tych postępowań.

Uwaga! Zwróć uwagę, że niezależnie od modułu Baza dokumentów w postępowaniach awansowych, należy wypełnić podstawowe informacje na temat postępowania awansowego na stopień doktora w module Osoby ubiegające się o stopień doktoranta. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

Zakres gromadzonych danych

Podstawa prawna:

Art. 348 ustawy 2.0
1. Baza dokumentów w postępowaniach awansowych obejmuje:
1) w odniesieniu do osób ubiegających się o stopień doktora:
a) imiona i nazwisko,
b) numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało,
c) treść rozprawy doktorskiej będącej pracą pisemną wraz z jej streszczeniem albo opis rozprawy doktorskiej niebędącej pracą pisemną i datę ich złożenia,
d) imiona i nazwisko recenzenta, numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało, oraz miejsce zatrudnienia,
e) recenzje rozprawy doktorskiej i daty ich opracowania,
f) informacje o nadaniu lub pozbawieniu stopnia doktora;

2) w odniesieniu do osób ubiegających się o stopień doktora habilitowanego:
a) imiona i nazwisko,
b) numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało,
c) wniosek o nadanie stopnia doktora habilitowanego i datę jego złożenia,
d) imiona i nazwisko członka komisji habilitacyjnej, numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało, oraz miejsce zatrudnienia,
e) recenzje osiągnięć naukowych albo artystycznych i daty ich opracowania,
f) informacje o nadaniu lub pozbawieniu stopnia doktora habilitowanego;

3) w odniesieniu do osób ubiegających się o tytuł profesora:
a) imiona i nazwisko,
b) numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało,
c) wniosek o nadanie tytułu profesora i datę jego złożenia,
d) imiona i nazwisko recenzenta, numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało, oraz miejsce zatrudnienia,
e) opinie recenzentów w zakresie spełniania wymagań, o których mowa w art. 227 ust. 1 i 2, i daty ich opracowania,
f) informacje o nadaniu lub pozbawieniu tytułu profesora.

Przez „datę złożenia” różnego typu dokumentów, o których mowa w powyższych przepisach (np. datę złożenia rozprawy doktorskiej, datę złożenia wniosku o nadanie tytułu profesora) rozumiemy datę złożenia tego dokumentu przez osobę ubiegającą się o stopień/tytuł we właściwej instytucji.

Uwaga! POL-on nie posiada wzorów dokumentów do pobrania.

Zauważ, że w starych modułach były rejestrowane informacje o już nadanych stopniach/tytułach. W nowym module będą rejestrowane dane od początku postępowań awansowych i to bez względu na to, czy skończą się one zdobyciem stopnia/tytułu, czy nie.

Rejestrowany będzie szerszy zakres danych i większy zakres dokumentów niż dotychczas.

Moduł Baza dokumentów w postępowaniach awansowych będzie miał podwójną funkcję – z jednej strony modułu raportowego (do raportowania danych dotyczących postępowań awansowych), z drugiej strony repozytorium dokumentów w postępowaniach awansowych, w szczególności pełnotekstowych rozpraw doktorskich.

Wprowadzane dokumenty będą mogły posiadać następujące formaty: .txt, .rtf, .pdf,  .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .xls, .ppt, .docx,  .xlsx, .pptx, .csv. (dotychczas był to tylko format .pdf).

W przyszłości planowane jest zintegrowanie Bazy dokumentów w postępowaniach awansowych z Jednolitym Systemem Antyplagiatowym – tak, aby zgromadzone rozprawy doktorskie stanowiły jedną z baz porównawczych wykorzystywanych w badaniach antyplagiatowych

Kto wprowadzane dane?

Dane dotyczące postępowań o nadanie stopnia doktora lub doktora habilitowane wprowadzają do POL-onu, odpowiednio, uczelnie lub instytuty prowadzące postępowanie.

Dane dotyczące postępowań o nadanie tytułu profesora wprowadzana Rada Doskonałości Naukowej.

Podstawa prawna

Art. 348 ust. 2 ustawy 2.0. Dane, o których mowa w ust. 1 oraz w przepisach wydanych na podstawie art. 353, wprowadzają do Systemu POL-on:
1) rektorzy, rektorzy uczelni prowadzonych przez kościoły i inne związki wyznaniowe, dyrektorzy instytutów PAN, dyrektorzy instytutów badawczych, dyrektorzy instytutów międzynarodowych – w zakresie określonym w ust. 1 pkt 1 i 2;
2) przewodniczący RDN – w zakresie określonym w ust. 1 pkt 3.

Termin na wprowadzanie danych

§ 14 rozporządzenia ws. POL-on
1. Rektor, rektor uczelni prowadzonej przez kościół lub inny związek wyznaniowy, dyrektor instytutu PAN, dyrektor instytutu badawczego, dyrektor instytutu międzynarodowego i przewodniczący Rady Doskonałości Naukowej:
1) wprowadza dane do bazy dokumentów w postępowaniach awansowych w terminie 14 dni od dnia wszczęcia postępowania;
2) aktualizuje dane w bazie dokumentów w postępowaniach awansowych niezwłocznie po zaistnieniu zmiany albo po uzyskaniu informacji o zmianie.
2. Danych zamieszczonych w bazie dokumentów w postępowaniach awansowych nie oznacza się jako archiwalne i nie usuwa się.

Zobacz też:

Przeniesienie tzw. starego doktoranta

Szkoły doktorskie - informacje ogólne

 

Kogo rejestrujemy w module Osoby ubiegające się o stopień doktora?

 

Postępowanie awansowe osoby ubiegającej się o stopień doktora

Usunięcie osoby ubiegającej się o stopień doktora

Z tego wpisu dowiesz się kiedy i jak usunąć rekord doktoranta z wykazu.

Jeśli wprowadziłeś doktoranta niepotrzebnie do wykazu lub zauważyłeś duplikat istniejącego rekordu to możesz usunąć rekord kandydata. Usunięcie rekordu jest czynnością nieodwracalną i powoduje usunięcie wszystkich wprowadzonych informacji.

Aby usunąć rekord osoby ubiegającej się o stopień doktora, odnajdź rekord w wykazie za pomocą filtrów zestawienia [1] i przejdź do jego szczegółów [2].

W rekordzie doktoranta skorzystaj z przycisku „Usuń kandydata” [1], a następnie potwierdź („Tak”) [2].

Jak sprawdzić uprawnienia podmiotu do nadawania stopnia?

Aby możliwe było zarejestrowanie szkoły doktorskiej kształcącej w określonej dyscyplinie, podmiot musi posiadać uprawnienia do nadawania stopnia co najmniej doktora na dzień utworzenia szkoły doktorskiej. Chodzi o posiadanie uprawnień przez instytucję główną, a nie wydział. Informacje na ten temat system POL-on pobiera z modułu Instytucje.

Jeśli podczas rejestracji szkoły doktorskiej nie wyświetlają się wszystkie dziedziny i/lub dyscypliny, najprawdopodobniej oznacza to, że na datę utworzenia szkoły doktorskiej podmiot (= instytucja główna) nie posiadał uprawnienia do nadawania stopnia co najmniej doktora w tej dziedzinie/dyscyplinie.

Poniżej opisujemy, jak sprawdzić datę uzyskania uprawnień do nadawania stopnia naukowego.

W systemie POL-on 1 wybierz moduł Uprawnienia jednostek do nadawania stopni naukowych. Następnie wybierz sekcję „Przyznane uprawnienia (dr, dr hab.)”.

Wyświetli się „Zestawienie uprawnień do nadawania stopni naukowych”. W kolumnie „Jednostka uprawniona” kliknij w podmiot, którego uprawnienia chcesz sprawdzić (być może będziesz musiał przewinąć ekran trochę w dół).

Wyświetli się lista uprawnień podmiotu do nadawania stopni naukowych. Przy danej dziedzinie i dyscyplinie kliknij w ikonę akcji (ikona koła zębatego), a następnie w opcję „Historia zmian”.

W tym miejscu możesz sprawdzić, od kiedy obowiązują uprawnienia.

Zobacz też:

Szkoły doktorskie - informacje ogólne

Rejestracja szkoły doktorskiej

Postępowanie awansowe osoby ubiegającej się o stopień doktora

W tym artykule poznasz procedurę uzupełnienia informacji o postępowaniu o nadanie stopnia doktora w rekordzie doktoranta.

Dane do zakładki Postępowanie awansowe są zaciągane z rekordu wprowadzonego do modułu Postępowania awansowe. Aby powiązanie między rekordami się udało, postępowanie awansowe musi być zarejestrowane w bazie dokumentów w postępowaniach awansowych z tymi samymi danymi identyfikacyjnymi, co rekord doktoranta.

Powiązanie rekordu kandydata na doktora z postępowaniem awansowym

W module Osoby ubiegające się o stopień doktora wejdź w zakładkę „Postępowanie awansowe”[1]. Kliknij w przycisk „Pobierz dane postępowania”[2].

System przeszukuje bazę dokumentów w postępowaniach awansowych na podstawie PESEL-u i/lub danych dokumentu tożsamości kandydata na doktora oraz trybu przygotowywania rozprawy doktorskiej.

Jeśli system znajdzie pasujące postępowanie [1], wyświetli ci jego dane. Aby dokonać powiązania kliknij w przycisk „Zapisz” [2].

Ponieważ jeden rekord może być powiązany tylko z jednym postępowaniem, jeżeli system znajdzie więcej niż jedno postępowanie psujące do kandydata, będziesz musiał wybrać, z którym postępowaniem chcesz powiązać rekord.

Jeśli system nie znajdzie żadnego pasującego postępowania [3] upewnij się, że w module Postępowania awansowe wprowadzono poprawnie rekord. Rola dostępowa do bazy dokumentów w postępowaniach awansowych to INST_DR_DRHAB.

Aktualizacja danych postępowania

Dane zaciągnięte do zakładki aktualizują się automatycznie, gdy po stronie modułu Postępowania awansowe zostaną wprowadzone nowe informacje lub skorygowane dotychczasowe.

Korekta danych wprowadzonych w zakładce „Postępowania awansowe” w rekordzie osoby ubiegającej się o stopień doktora możliwa jest wyłącznie po stronie modułu źródłowego.

Do korekty danych o postępowaniu awansowych prowadzonych przez twój podmiot potrzebna jest rola INST_DR_DRHAB. Jeśli ją posiadasz, możesz przejść do modułu źródłowego – z poziomu zakładki Postepowania awansowe – za pomocą aktywnego przycisku „Koryguj” [1].

Usunięcie powiązania z postępowaniem awansowym

Powiązanie rekordu osoby ubiegającej się o stopień doktora z postępowaniem awansowego jest czynnością odwracalną. Aby usunąć powiązanie użyj przycisku „Usuń powiązanie z bazą postępowań anansowych” [2].

Przypadki szczególne

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 345 ust. 1, pkt 13.
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U.2019 poz. 496) – § 4 ust. 4.

Zatrudnienie doktoranta

W związku z uchyleniem art. 345 ust. 1 pkt 18 ustawy 2.0. w brzmieniu „Wykaz osób ubiegających się o stopień doktora obejmuje: (…) 18) informację o zatrudnieniu, o którym mowa w art. 209 ust. 10 pkt 1 i 2.” od 1.10.2023 r. w POL-on 2.0 nie gromadzi się już danych o zatrudnieniu doktoranta. Poniższy wpis ma charakter archiwalny.

Podstawa prawna

Art. 209 ust. 10 ustawy 2.0
Doktorant nie może być zatrudniony jako nauczyciel akademicki ani pracownik naukowy. Zakaz nie dotyczy zatrudnienia doktoranta:
1) w celu realizacji projektu badawczego, o którym mowa w art. 119 ust. 2 pkt 2 i 3;
2) po ocenie śródokresowej zakończonej wynikiem pozytywnym, z tym że w przypadku zatrudnienia w wymiarze przekraczającym połowę pełnego wymiaru czasu pracy, wysokość stypendium wynosi 40% wysokości miesięcznego stypendium, o której mowa w ust. 4 pkt 2;
3) któremu nie przysługuje stypendium doktoranckie.

Art. 119 ust. 2 ustawy 2.0 (…) zatrudnienia nauczyciela akademickiego:
(…)
2) będącego beneficjentem przedsięwzięcia, programu lub konkursu ogłoszonego przez NAWA, NCBiR, NCN lub międzynarodowego konkursu na realizację projektu badawczego;
3) na czas realizacji projektu badawczego lub dydaktycznego finansowanego:
a) ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej,
b) przez inny podmiot przyznający grant.

§ 4 ust. 7 rozporządzenia ws. POL-on.
W zakresie danych, o których mowa w art. 345 ust. 1 pkt 18 ustawy, w wykazie osób ubiegających się o stopień doktora zamieszcza się następujące informacje:
1) w przypadku osób, o których mowa w art. 209 ust. 10 pkt 1 ustawy:
a) nazwę podmiotu zatrudniającego,
b) datę podjęcia zatrudnienia w związku z realizacją projektu badawczego, o którym mowa w art. 119 ust. 2 pkt 2 albo 3 ustawy,
c) datę ustania zatrudnienia w związku z realizacją projektu badawczego, o którym mowa w art. 119 ust. 2 pkt 2 albo 3 ustawy,
d) tytuł projektu badawczego, o którym mowa w art. 119 ust. 2 pkt 2 albo 3 ustawy;
2) w przypadku osób, o których mowa w art. 209 ust. 10 pkt 2 ustawy:
a) nazwę podmiotu zatrudniającego,
b) datę podjęcia zatrudnienia,
c) datę ustania zatrudnienia,
d) wymiar czasu pracy z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Dla kogo rejestrujemy zatrudnienie?

Dane o zatrudnieniu w module Osoby ubiegającej się o stopień doktora należy rejestrować tylko w stosunku do doktorantów kształcących się w szkole doktorskiej (dla których został wskazany tryb przygotowania rozprawy: „Kształcenie doktorantów”), którzy są uprawnieni do pobierania stypendium doktoranckiego.

Należy zarejestrować informacje o zatrudnieniu tylko, jeżeli taki doktorant jest zatrudniony jako nauczyciel akademicki lub pracownik naukowy w jednym z poniższych przypadków:

  1. jako beneficjent przedsięwzięcia, programu lub konkursu ogłoszonego przez NAWA, NCBiR, NCN lub międzynarodowego konkursu na realizację projektu badawczego;
  2. na czas realizacji projektu badawczego lub dydaktycznego finansowanego:
    a) ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej,
    b) przez inny podmiot przyznający grant.
  3. po ocenie śródokresowej zakończonej wynikiem pozytywnym.

Dodawanie zatrudnienia

Aby dodać informacje o zatrudnieniu, wejdź w zakładkę „Zatrudnienie”. Kliknij w przycisk „+ Dodaj zatrudnienie”.

W pierwszym kroku wybierz, czy doktorant jest zatrudniony w instytucji „z systemu POL-on” czy „spoza systemu POL-on”.

Wybierz pierwszą opcję, jeśli doktorant jest zatrudniony w podmiocie, który figuruje w POL-onie – czyli w szczególności w uczelni publicznej lub niepublicznej, w instytucie PAN, instytucie badawczym lub instytucie sieci Łukasiewicz. W polu „Nazwa podmiotu zatrudniającego” zacznij wpisywać nazwę. Podczyta się lista podpowiedzi, z której wybierz właściwy podmiot.

Natomiast jeśli doktorant jest zatrudniony w podmiocie, który nie podlega rejestracji w systemie POL-on (np. uczelnia zagraniczna, przedsiębiorstwo), wybierz opcję „spoza systemu POL-on”. W polu „Nazwa podmiotu zatrudniającego” wpisz ręcznie jego nazwę.

Podaj datę podjęcia zatrudnienia. Możesz ją wybrać z kalendarza albo wpisać ręcznie.

W następnym kroku wskaż, czy zatrudnienie jest zawarte w celu realizacji projektu badawczego, czy w ramach etatu.

Wybierz pierwszą opcję, jeśli doktorant jest zatrudniony jako:

  • beneficjent przedsięwzięcia, programu lub konkursu ogłoszonego przez NAWA, NCBiR, NCN lub międzynarodowego konkursu na realizację projektu badawczego;
  • na czas realizacji projektu badawczego lub dydaktycznego finansowanego:
    a) ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej,
    b) przez inny podmiot przyznający grant.

Wybierz drugą opcję, jeśli doktorant jest zatrudniony na etacie po ocenie śródokresowej zakończonej wynikiem pozytywnym.

Zatrudnienie w celu realizacji projektu badawczego

Jeśli wybrałeś tę opcję, pojawi się pole, w które należy wpisać nazwę projektu.

Na koniec zatwierdź dane klikając w przycisk „Zapisz”. Informacje o zatrudnieniu zostaną zapisane.


Zatrudnienie w ramach etatu

Jeśli wybrałeś tę opcję, pojawi się pole, w którym należy podać wymiar czasu pracy. Możesz go wpisać ręcznie lub ustawić za pomocą strzałek. Wymiar czasu pracy należy podać z dokładnością do jednego miejsca po przecinku.

Informacja o wymiarze etatu pozwala określić wysokość stypendium, jakie od tego momentu powinien otrzymywać doktorant (w przypadku zatrudnienia w wymiarze przekraczającym połowę pełnego wymiaru czasu pracy, wysokość stypendium wynosi 40% wysokości miesięcznego stypendium).

Na koniec zatwierdź dane klikając w przycisk „Zapisz”. Informacje o zatrudnieniu zostaną zapisane.

Korekta danych zatrudnienia

Aby skorygować dane zatrudnienia, kliknij w ikonę ołówka (akcja „Koryguj”) z prawej strony informacji o zatrudnieniu. Formatka otworzy się w trybie do edycji. W naszym przykładzie poprawiamy wymiar czasu pracy z błędnie wpisanego 1,0 etatu na 0,5 etatu.

Zatwierdź wprowadzone zmiany klikając w przycisk „Zapisz”.

Zauważ, że operacja korekty służy do poprawienia błędnie wprowadzonych danych. Dane zostaną skorygowane od początku wpisu. Natomiast jeśli w pewnym momencie doktorant przeszedł na inny wymiar etatu, należy wprowadzić datę ustania obecnego zatrudnienia i dodać kolejne zatrudnienie z innym wymiarem etatu.



Ustanie zatrudnienia

Po zakończeniu zatrudnienia doktoranta należy zarejestrować datę ustania zatrudnienia. W tym celu kliknij w ikonę ołówka (akcja „Koryguj”) z prawej strony informacji o zatrudnieniu. Formatka otworzy się w trybie do edycji. W polu „Data ustania zatrudnienia” wybierz datę z kalendarza albo wpisz ją ręcznie.

Zatwierdź klikając w przycisk „Zapisz”.

Usuwanie zatrudnienia

Aby usunąć informacje o zatrudnieniu, kliknij w ikonę kosza na śmieci (akcja „Usuń”) z prawej strony informacji o zatrudnieniu. Otworzy się okno dialogowe, w którym system prosi cię o potwierdzenie decyzji. Jeśli jesteś jej pewien, kliknij w przycisk „Usuń zatrudnienie”. Informacje o zatrudnieniu doktoranta zostaną usunięte.

 Uwaga! Usunięcie zatrudnienia jest czynnością nieodwracalną.

Zobacz też:

Rejestracja osoby ubiegającej się o stopień doktora

Kogo rejestrujemy?

Rozprawa doktorska i dane promotora

W tym artykule dowiesz się w jaki sposób rejestruje się informacje o dyscyplinie, w której doktorant przygotowuje rozprawę doktorską oraz jak odzwierciedlić informacje o jego promotorze.

Aby uzupełnić informacje o dyscyplinie, w której przygotowywana jest rozprawa doktorska lub promotorze wybierz moduł Osoby ubiegające się o stopień doktora. Odnajdź rekord doktoranta za pomocą filtrów zestawiania [1] i przejdź do szczegółów [2]. W rekordzie doktoranta wybierz zakładkę „Rozprawa doktorska” [3].

Informacje o dyscyplinie, w której przygotowywana jest rozprawa i dane promotora uzupełnij dla wszystkich osób rejestrowanych w module zgodnie z terminami wskazanymi w przepisach (§ 11 ust. 1 rozporządzenia ws. POL-on).
Możesz je wprowadzić niezależnie – gdy otrzymasz daną informację.
Doktoranci w trybie kształcenie doktorantów
– Promotor powinien zostać wyznaczony do 3 miesięcy od dnia podjęcia kształcenia w szkole doktorskiej.
– Dyscyplina, w której przygotowywana jest rozprawa doktorska jest wskazywana w indywidualnym planie badawczym. Doktorant składa go do 12 miesięcy od dnia rozpoczęcia kształcenia.
Doktoranci w trybie studia doktoranckie i eksternistyczny
Informacje o promotorze i dyscyplinie, w której przygotowywana jest rozprawa znane są w momencie złożenia wniosku o wyznaczenie promotora lub wniosku o nadanie stopnia doktora w trybie eksternistycznym.

Dyscyplina, w której przygotowywana jest rozprawa doktorska

Aby wprowadzić informacje o dyscyplinie kliknij w przycisk „+ Dodaj dyscyplinę” [1]. Uzupełnij formularz od lewej do prawej. Wybierz z menu dziedzinę [2] i dyscyplinę [3]. Do wyboru będziesz miał tylko te dziedziny i dyscypliny, w których twoja instytucja posiada uprawnienia do nadawania stopnia co najmniej doktora. Wprowadź datę od kiedy rozprawa jest przygotowywana w danej dyscyplinie [4].

„Data do” jest wprowadzana tylko w przypadku zmiany dyscypliny. W innych przypadkach pozostaje pusta. Zapisz informację znacznikiem po prawej stronie [5].

Dodaną dyscyplinę możesz:

  • Edytować/korygować (ikona ołówka),
  • Usunąć (ikona śmietnika)

Zmiana dyscypliny

Daty obowiązywania dyscypliny są odwzorowanie rzeczywistych zmian w zakresie dyscyplin rozprawy. System zweryfikuje czy na dzień przeprowadzenia oceny śródokresowej wprowadzono członka komisji, który spełnia wymogi określone w ustawie. Data od kiedy obowiązuje dana dyscyplina jest wartością wymaganą, wprowadzoną w lutym 2022 r. Nie ma konieczności uzupełniania tych dat wstecz, jeśli w zakresie wskazanych dyscyplin nie zachodziła żadna zmiana.

Jeśli w wyniku oceny śródokresowej zapadnie decyzja, że należy zmienić dyscyplinę lub dodać inną dyscyplinę wówczas należy uwzględnić tę zmianę w formularzu.

Jeśli dyscyplina ulega zmianie użyj ikony ołówka przy dotychczasowej dyscyplinie [1], dodaj „datę do” [2] i zapisz zmiany znacznikiem zapisu [3]. Następnie dodaj nową dyscyplinę [4] (przycisk „+ Dodaj dyscyplinę”) zgodnie z procesem opisanym powyżej. Do nowej dyscypliny nie ma potrzeby dodawania daty do.

Promotor

W POL-onie rejestrujemy tylko promotora głównego (lub promotorów głównych). Nie rejestrujemy promotora pomocniczego.

Kliknij w przycisk „+ Dodaj promotora” [1].

Jeśli promotor jest zatrudniony w twojej instytucji,  skorzystaj z opcji „Wyszukaj osobę wpisując PESEL lub nr dokumentu tożsamości”. Wpisz dane identyfikujące osobę w systemie [2]. System wyświetli ci propozycję konkretnej osoby. Kliknij w podpowiedź [3], a następnie w przycisk „Wybierz” [4]. Formatka uzupełni się danymi osobowymi i informacją o miejscu zatrudnienia. Uzupełnij brakujące informacje. Wskaż od kiedy promotor pełni swoją funkcję („Data rozpoczęcia”) [5]. Możesz wybrać datę z kalendarza lub wpisać ją ręcznie. Zapisz dane [6].

Jeżeli promotor nie jest zatrudniony w twojej instytucji, uzupełnij wszystkie obowiązkowe pola.

  • Wskaż Obywatel Polski czy Cudzoziemiec [1],
  • Wprowadź imię i nazwisko [2],
  • Numer PESEL (jeśli posiada) lub rodzaj, numer i kraj wydania dokumentu tożsamości (gdy nie posiada PESELa) [3],
  • wybierz Stopień/tytuł naukowy [4].

W przypadku cudzoziemca pole Stopień/tytuł nie jest wymagane, ponieważ może się zdarzyć, że osoba nie posiada powyższych stopni ani tytułu (Art. 190 ust 5 ustawy p.s.w.n.).

W polu „Data rozpoczęcia” podaj datę wyznaczenia osoby na promotora. Możesz ją wybrać z kalendarza lub wpisać ręcznie [5].

W sekcji „Miejsce zatrudnienia” wskaż, czy promotor jest zatrudniony w instytucji „z systemu POL-on” (polski System Szkolnictwa Wyższego i Nauki, podmioty sprawozdające do POL-on) czy „spoza systemu”.

Miejsce zatrudnienia z systemu POL-on

Jeśli promotor jest zatrudniony w pomiocie, który raportuje do POL-onu (w uczelni publicznej lub niepublicznej, w instytucie PAN, instytucie badawczym lub instytucie Sieci Łukasiewicz), wskaż „z systemu POL-on” [1] i wprowadź nazwę miejsca [2]. System podpowie ci nazwę po wprowadzeniu pierwszych liter instytucji. Zapisz formularz [3].

Miejsce zatrudnienia spoza systemu POL-on

Jeśli promotor jest zatrudniony w podmiocie, który nie raportuje do POL-onu (np. uczelnia zagraniczna), wskaż „spoza systemu” [1] i wprowadź nazwę miejsca zatrudnienia za pomocą klawiatury [2]. Zapisz formularz [3].

Po zapisie możesz:

  • Edytować/korygować informacje (ikona ołówka),
  • Zakończyć pełnienie funkcji (ikona X w kółku),
  • Usunąć promotora (ikona śmietnika).

Jeśli kandydat na doktora ma więcej niż jednego promotora, ponownie skorzystaj z przycisku „+ Dodaj promotora” i powtórz powyższy proces.

Zmiana promotora

Może się zdarzyć, że kandydat na doktora zmienia promotora rozprawy doktorskiej. W takim przypadku przy dotychczasowym promotorze dodaj datę zakończenia pełnienia funkcji. Aby zakończyć pełnienie funkcji użyj ikony zakończenia (X w kółku) [1]. Wprowadź datę do [2]. Możesz wybrać datę z kalendarza lub wpisać ją ręcznie. Zapisz zmiany znacznikiem zapisu z prawej strony [3].

Użyj przycisku „+ Dodaj promotora” [4] wprowadź dane nowego promotora.

Jeśli nie dojdzie do zmiany promotora, nie musisz uzupełniać daty zakończenia pełnienia funkcji (nawet po obronie rozprawy doktorskiej).

Usuwanie informacji o rozprawie doktorskiej

Jeśli chcesz wyczyścić wszystkie dane z zakładki „Rozprawa doktorska” skorzystaj z przycisku „Usuń dane rozprawy” [1]. Ponieważ usunięcie danych rozprawy doktorskiej jest czynnością nieodwracalną musisz potwierdzić usuniecie [2].

Jeśli ze względu na pomyłkę chcesz usunąć wprowadzoną dyscyplinę lub wybranego promotora – nie usuwaj danych z całej zakładki, ale użyj ikony śmietnika przy właściwej pozycji.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 345 ust. 1 pkt 12, 17, art. 190 ust. 1, 4, 5, art. 201 ust. 2, art. 202 ust. 1, art. 204.
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U.2019 poz. 496) – z § 11 ust. 1.