Author Archive

Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów – statusy i dostępne akcje

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, jakie akcje można wykonać w rekordach wzorów dokumentów, wzorów pieczęci i osób upoważnionych do podpisywania dokumentów w zależności od statusu rekordu. 

Rekordy w module Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów mogą przyjmować jeden ze statusów: 

  • Nowy 
  • Aktywny 
  • Unieważniony 

Akcje możliwe do wykonania w rekordzie zależą 
– od jego statusu 
– od wprowadzonych w nim informacji. 

Status Nowy 

Po wprowadzeniu rekordu do wykazu dokumentów, pieczęci lub osób upoważnionych przyjmuje on status Nowy.  

Ścieżki rejestracji danych uwierzytelniających znajdziesz pod poniższymi linkami: 

Rekord o statusie Nowy  

  • oznacza rekord w przygotowaniu (W przypadku osób upoważnionych do podpisywania dokumentów oznacza osobę, której upoważnienie nie zostało aktywowane) 
  • nie może być podstawą uwierzytelniającą.  
  • może być dowolnie modyfikowany (edytowany, usuwany) do aktywacji. 

Akcje dostępne dla nowo zarejestrowanego wzoru dokumentu, pieczęci lub osoby znajdziesz w kolumnie Akcje przy danym rekordzie.  

W rekordzie o statusie Nowy będą to [1]: 

  • Aktywuj, 
  • Koryguj, 
  • Usuń. 

Aby rekord mógł być podstawę uwierzytelniającą musi zostać aktywowany. Inaczej nie będzie widoczny w kontekście NAWA.  

Aktywuj 

Po kliknięciu w link Aktywuj [2], dostępny przy wybranym rekordzie, jego status zmieni się z Nowy na Aktywny. Po zmianie statusu rekord 

  • będzie widoczny w kontekście NAWA, 
  • może być podstawą uwierzytelnienia  
  • nie będzie mógł być usunięty. 

Koryguj 

Po kliknięciu w link Koryguj, dostępny przy wybranym rekordzie, nastąpi edycja formularza z wprowadzonymi danymi.  

Możesz  

  • poprawić wprowadzone informacje,  
  • uzupełnić rekord o nowy element lub  
  • usunąć wcześniej wprowadzony element.  

Wprowadzone zmiany będą wymagały ponownego zapisu.

Do momentu aktywacji rekordu możesz go usunąć. 

Usuń 

Po kliknięciu w link Usuń [3], dostępny przy wybranym rekordzie, system wymusi potwierdzenie usunięcia za pomocą przycisku „Tak” [4]. Po potwierdzeniu, wybrany rekord zostanie usunięty wraz z wszystkim podpiętymi do niego plikami i informacjami.  

Czynność usunięcia jest nieodwracalna. 

Status Aktywny 

Status Aktywny pojawia się przy danym rekordzie po aktywowaniu go przez użytkownika. Rekord Aktywny stanowi podstawę uwierzytelniającą we wskazanych granicach czasowych. 

W związku z ograniczoną lub niedostępną edycją wprowadzonych danych dla rekordu ze statusem Aktywny rekomendujemy by nie wprowadzać z wyprzedzeniem informacji o:
– Ustaniu ważności danych uwierzytelniających („Data do”, „Ważność do”) 
– Zakończeniu trwania kadencji („Kadencja do”)
– Zakończeniu powiązania danych z jednostką („Data do”). 

Daty „do” należy wprowadzać, gdy mamy pewność co do zaprzestania korzystania z danego wzoru / zaprzestania pełnienia kadencji / zakończeniu powiązania wzoru lub osoby ze wskazaną jednostką. 

Wyjątkiem od zasady niewprowadzania „dat do” z wyprzedzeniem jest „ważność certyfikatu do” wprowadzana obligatoryjnie w rekordzie osoby upoważnionej podczas rejestracji certyfikatu podpisu elektronicznego na potrzeby RDE. 

Akcje dostępne dla aktywnego wzoru dokumentu, pieczęci lub osoby upoważnionej obejmują [1]: 

  • Unieważnienie, za pomocą akcji „Unieważnij”. Akcja jest dostępna dla wszystkich danych uwierzytelniających. 
  • Zakończenie okresu ważności wzoru, za pomocą akcji „Zakończ”. Akcja ta dostępna jest dla wzorów dokumentów i pieczęci, w których nie wprowadzono daty w pole „Zakres ważności wzoru dokumentu do:” 
  • Edycję wskazanej sekcji formularza, za pomocą akcji „Edytuj…”. 

Dostępne akcje edycji zależą od rodzaju danych uwierzytelniających oraz zakresu informacji wymaganych w formularzu.

Są to: 

  • Edytuj jednostki –dla wzorów dokumentów i pieczęci. 
  • Edytuj uwagę –dla wzorów dokumentów. 
  • Edytuj funkcje –dla osób upoważnionych. 
  • Edytuj wzory podpisów –dla osób upoważnionych. 
  • Edytuj stopnie/tytuły – dla osób upoważnionych (dostępne na DEMO) 
  • Edytuj certyfikaty podpisów – dla osób upoważnionych do podpisu dyplomów elektronicznych (dostępne na DEMO) 
  • Edytuj rodzaje dokumentów – dla osób upoważnionych do podpisu dyplomów elektronicznych (dostępne na DEMO) 

Akcje edycji certyfikatów podpisów oraz edycji rodzajów dokumentów są dostępne dla użytkowników z włączonym logowaniem dwuetapowym (2FA). Więcej o logowaniu dwuetapowym przeczytasz tutaj.

O rejestracji danych na potrzeby RDE w rekordach osób upoważnionych dowiesz się z poniższych wpisów: 

Unieważnij 

Nie unieważniaj rekordu
– po zakończeniu ważności wzoru, 
– ustaniu powiązania jednostki ze wzorem,
– po zakończeniu kadencji lub zatrudnienia!  

W takich przypadkach należy wprowadzić „datę do” do rekordu, tj. zakończyć 
– ważność wzoru,  
– powiązanie z jednostką,  
– okres trwania kadencji lub zatrudnienia.

W tych przypadkach status rekordu powinien pozostać Aktywny i stanowić podstawę uwierzytelnienia we wskazanych granicach czasowych. 

Status Unieważniony dotyczy wyłącznie rekordu błędnego. Aby unieważnić rekord wzoru dokumentu, wzoru pieczęci czy osoby upoważnionej będziesz musiał podać powód unieważnienia. 

Po kliknięciu w link Unieważnij [2], dostępny przy wybranym rekordzie, wprowadź powód unieważnienia [3] i zapisz informację [4]. Status rekordu zmieni się z Aktywny na Unieważniony. Po zmianie statusu 

  • rekord nadal będzie widoczny w kontekście NAWA (wraz z powodem unieważnienia), 
  • nie może być podstawą uwierzytelnienia, chyba że w uzasadnieniu unieważnienia wyjaśniono, w jakim zakresie lub w jakim przedziale czasowym dane z unieważnionego rekordu pozostają poprawne.  

Zakres akcji na takim rekordzie w przypadku wzorów pieczęci i osób upoważnionych zostaje zablokowany, a w przypadku wzorów dokumentów ograniczony (do Edycji uwagi). 

Zakończ 

Po kliknięciu w link Zakończ [1], dostępny przy wybranym rekordzie, system wymusi wprowadzenie daty zakończenia ważności wzoru. Wprowadź datę ustania ważności [2] i zapisz dane [3]. Akcja ta jest jednorazowa – długość ważności wzoru (od – do) w rekordzie Aktywny nie podlega edycji. 

Rekord będzie stanowić podstawę uwierzytelnienia we wskazanych granicach czasowych [4]. 

Edytuj jednostki 

Po kliknięciu w link Edytuj jednostki [1] jednostki, dostępny przy wybranym rekordzie, możesz: 

  • Dodać kolejną jednostkę powiązaną z wzorem [2] 
  • Dodać datę ustania powiązania jednostki z wzorem (jeśli nie wprowadziłeś jej na etapie wypełniania formularza), akcją korekty (ikona ołówka) [3]. 

Sposób dodania powyższych informacji przebiega analogicznie do wprowadzania tych informacji na etapie rejestracji wzoru dokumentu lub pieczęci. Po wprowadzeniu informacji użyj przycisku zapisu, znajdującego się na dole strony [4]. 

Edytuj uwagę 

Po kliknięciu w link Edytuj uwagę [1], dostępny przy wybranym rekordzie, możesz wprowadzić własny komentarz [2]. Po wprowadzeniu informacji użyj przycisku zapisu [3]. 

Edytuj funkcje 

Po kliknięciu w link Edytuj funkcje [1], dostępny przy wybranym rekordzie, możesz: 

  • Dodać kolejną jednostkę powiązaną (wraz z nazwą funkcji i kadencją) [2], 
  • Dodać datę ustania funkcji „Kadencja do” (jeśli nie wprowadziłeś jej na etapie wypełniania formularza), akcją korekty (ikona ołówka) [3]. 

Sposób dodania powyższych informacji przebiega analogicznie do wprowadzania tych informacji na etapie rejestracji osoby upoważnionej. Po wprowadzeniu informacji użyj przycisku zapisu, znajdującego się na dole strony [4]. 

Edytuj wzory podpisów  

Po kliknięciu w link Edytuj wzory podpisów [1], dostępny przy wybranym rekordzie, możesz: 

  • Dodać kolejny plik [2], 
  • Dodać datę ustania ważności „Ważność do” (jeśli nie wprowadziłeś jej na etapie wypełniania formularza), akcją korekty (ikona ołówka) [3]. 

Sposób dodania powyższych informacji przebiega analogicznie do wprowadzania tych informacji na etapie rejestracji osoby upoważnionej. Po wprowadzeniu informacji użyj przycisku zapisu, znajdującego się na dole strony [4]. 

Status Unieważniony 

Status Unieważniony odnosi się do wzorów lub osób, których upoważnienie zostało cofnięte. Taki rekord podlega bardzo wąskiej edycji (wzór dokumentu) lub jest dostępny tylko do podglądu (wzór pieczęci, osoby upoważnione). 

Akcja dostępna dla unieważnionego wzoru dokumentu to edycja uwagi. Akcja ta przebiega analogicznie do ścieżki opisanej powyżej dla statusu Aktywny. 

Rejestracja osoby upoważnonej w module Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, jak użytkownik z rolą edycyjną INST_UWIERZYTELNIANIE_DOK_EDYTOR może zarejestrować dane osoby upoważnionej do podpisywania rejestrowanych w module dokumentów.

Dane o osobach upoważnionych wraz z ich wzorami podpisu, pieczęci imiennej i parafy widoczne na dokumentach podlegających uwierzytelnieniu, wzory tych dokumentów wraz z widocznymi na nich pieczęciami wprowadza się do systemu i aktualizuje niezwłocznie po zaistnieniu wydarzenia lub zmiany w wydarzeniu. Wprowadzonych rekordów nie usuwa się (§ 15 ust. 1-2 rozporządzenia w sprawie POL-on).

Rejestracja danych dla osób upoważnionych w kontekście Repozytorium Dyplomów Elektronicznych, czyli:
– rodzaju podpisywanego dokumentu elektronicznego
– certyfikatu podpisu elektronicznego
wymaga (poza rolą edycyjną do modułu) włączonego logowania dwuetapowego (2FA).
Aktualnie czynności te można wykonać jedynie na środowisku DEMO.

Aby zarejestrować osoby upoważnione w twojej instytucji do podpisywania dokumentów rejestrowanych w module osób upoważnionych zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów [1]. Następnie wybierz wykaz osób upoważnionych do podpisywania dokumentów w twoim podmiocie [2].  Kliknij w zakładkę „Osoby upoważnione” [3], a następniew przycisk „+ Dodaj” [4].

Reguły rejestracji osoby upoważnionej i wzoru jej podpisu/pieczęci imiennej/parafy

  • Osoba upoważniona musi posiadać przynajmniej jedno powiązanie z jednostką (może posiadać więcej).
  • Osoba upoważniona musi posiadać przynajmniej jedną funkcję (niezależnie od okresu kadencji) i jeden wzór podpisu. Dany wzór podpisu jest zawsze przypisany do jednej osoby upoważnionej.
  • Jednostka, z którą powiązany jest rekord osoby musi należeć do obszaru instytucji, do której zalogowany jest użytkownik.
  • Wzór podpisu/pieczęci imiennej/parafy musi posiadać przynajmniej jeden element graficzny .jpg (może posiadać więcej).
  • Wielkość jednego pliku .jpg nie może przekraczać 1MB.
  • Rekord osoby upoważnionej w statusie „Nowy” nie stanowi podstawy uwierzytelniającej.
  • Dany wzór osoby upoważnionej może być podstawą uwierzytelniającą dopiero po aktywacji przez użytkownika (status „Aktywny”).
  • Status „Unieważniony” oznacza rekord błędny.

Uzupełnij formularz od góry do dołu wprowadzając informacje z klawiatury lub wybierając właściwą pozycje z rozwijanego menu. Informacje obowiązkowe zostały oznaczone gwiazdką (*) przy danym atrybucie.

W sekcji „Dane podstawowe osoby upoważnionej” wprowadź [1]:

  • Imię
  • Nazwisko

W sekcji pełnione funkcje osoby upoważnionej, kliknij w przycisk „+ Dodaj kolejną funkcję” [2]. Wprowadź pierwsze litery nazwy jednostki [3]. System podpowie ci pasującą nazwę.

Po wskazaniu właściwej nazwy, wskaż funkcję osoby upoważnionej [4]. Następnie wskaż datę od kiedy osoba pełni daną funkcję [5] i zapisz informację znacznikiem zapisu po prawej stronie [6]. 

„Kadencja od” oznacza datę od kiedy osoba jest powiązana z daną funkcją w jednostce. 
„Kadencja do” oznacza datę zaprzestania pełnienia funkcji w danej jednostce.

Nie wprowadzaj z wyprzedzeniem daty końca kadencji. Dla statusu aktywnego nie będziesz mógł skorygować tej informacji.

Funkcja może być przypisana zarówno do jednostki głównej, jak i (jednocześnie) do jednostek podrzędnych.
Aby dodać kolejną funkcję lub dodać kolejną jednostkę powtórz powyżej opisaną ścieżkę.

Po zapisie możesz:

  • edytować [1] lub
  • usunąć [2]

każdy z dodanych elementów.

W sekcji „Wzory podpisu/ parafy/ pieczęci imienne osoby upoważnionej” dodaj pliki graficzne jpg z poszczególnymi elementami to jest podpisem, pieczęcią imienną i parafą.

Kliknij w przycisk „+ Dodaj kolejny plik” [1] i załącz plik z komputera.

System zweryfikuje czy dodany plik ma format .jpg oraz nie przekracza wielkości 1MB.

Następnie

  • wprowadź oficjalną nazwę wzoru [2].

Wprowadzona nazwa będzie oficjalną nazwę elementu, która będzie wyświetlana jako link aktywny.

  • zakres ważności wzoru pieczęci (data) od [3]

„Ważność od” oznacza datę od kiedy osoba posługuje się danym wzorem.
„Ważność do”oznacza datę zaprzestania korzystania z danego wzoru przez osobę upoważnioną.

Nie wprowadzaj z wyprzedzeniem daty ustania ważności wzorów uwierzytelniających. Dla statusu aktywnego nie będziesz mógł skorygować tej informacji.

Zapisz dane znacznikiem zapisu po prawej stronie [4].

Dodaj kolejne wzory osoby upoważnionej w ten sam sposób.

Po zapisie możesz:

  • edytować [1] lub
  • usunąć [2]

każdy z dodanych elementów.

Po wprowadzeniu wszystkich wzorów i/lub funkcji – zapisz cały formularz przyciskiem na dole strony [3].

Po zapisie status rekordu przyjmie wartość „Nowy”.

Rekord o statusie Nowy nie stanowi podstawy uwierzytelniającej i nie jest widoczny po stronie podmiotów, które uwierzytelniają dokumenty (NAWA) i wymaga aktywowania.

Aktywowanie zarejestrowanego rekordu osoby upoważnionej

Aby aktywować zarejestrowany rekord o statusie „Nowy” odnajdź go we właściwym wykazie za pomocą filtrów zestawienia [1].

Kliknij w ikonę w kolumnie Akcje, a następnie w link „Aktywuj” [2].

Po aktywacji

  • status rekordu zmieni się na Aktywny [3]
  • stanie się on widoczny po stronie NAWA
  • stanie się podstawą uwierzytelniającą we wskazanych granicach czasowych.

W rekordzie dokumentu o statusie Aktywny możesz:

  • Zakończyć ważność wzoru (tylko dla rekordów bez wprowadzonej daty ustania ważności „do”)
  • Dodać nową jednostkę lub funkcję powiązaną z osobą upoważnioną lub
  • Zakończyć powiazanie jednostki lub pełnienie funkcji (tylko dla rekordów bez wprowadzonej daty „Kadencja do”)
  • Zmienić status na Unieważniony (tylko w przypadku błędów w rekordzie)

Więcej o statusach i akcjach możliwych do wykonania w rekordzie przeczytasz tutaj.
Przeczytaj rekomendacje NAWA w zakresie rejestracji wzorów w module osób upoważnionych.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2024.1571) – Art.  349 ust. 1-3;
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 16 czerwca 2026 r. (Dz.U.2026.811) – § 6 pkt 1-9, § 15 ust. 1-2
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (Dz.U.2023.2787) – § 32 pkt 11 i 13, § 22 ust.1, § 23 ust. 2.
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 21 września 2018 r. w sprawie dyplomów doktorskich, dyplomów habilitacyjnych i legitymacji doktoranta (Dz.U.2021.676) – § 2 pkt 8-9, § 3 pkt 8-9, § 4 ust. 2 pkt 3-4, § 5 ust. 3 pkt 3-4.

Rejestracja wzoru pieczęci w module Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, jak osoba z rolą edycyjną do modułu Osoby upoważniane do podpisywania dokumentu (INST_UWIERZYTELNIANIE_DOK_EDYTOR) może zarejestrować wzór pieczęci widocznej na dokumentach podlegających uwierzytelnieniu. 

Dane o wzorach pieczęci widocznych na dokumentach podlegających uwierzytelnieniu, wzory tych dokumentów wraz z danymi osób upoważnionych do ich podpisywania wprowadza się do systemu i aktualizuje niezwłocznie po zaistnieniu wydarzenia lub zmiany w wydarzeniu. Wprowadzonych rekordów nie usuwa się (§ 15 ust. 1-2 rozporządzenia w sprawie POL-on).  

Aby zarejestrować wzór pieczęci zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów [1]. Następnie wybierz wykaz osób upoważnionych do podpisywania dokumentów w twoim podmiocie [2].  Kliknij w zakładkę „Wzory pieczęci instytucji”, a następnie w przycisk „+ Dodaj” [3].  

Reguły rejestracji wzoru pieczęci 

  • Wzór pieczęci musi posiadać przynajmniej jedno powiązanie z jednostką (może posiadać więcej).  
  • Jednostka, z którą powiązany jest wzór pieczęci musi należeć do obszaru instytucji, do której zalogowany jest użytkownik. 
  • Wzór pieczęci musi posiadać przynajmniej jeden element graficzny .jpg (może posiadać więcej). 
  • Wielkość jednego pliku .jpg nie może przekraczać 1MB. 
  • Wzór pieczęci w statusie „Nowy” nie stanowi podstawy uwierzytelniającej. 
  • Dany wzór może być podstawą uwierzytelniającą dopiero po aktywacji przez użytkownika (status „Aktywny”). 
  • Status „Unieważniony” oznacza rekord błędny. 

Uzupełnij formularz od góry do dołu wprowadzając informacje z klawiatury lub wybierając właściwą pozycje z rozwijanego menu. Informacje obowiązkowe zostały oznaczone gwiazdką przy danym atrybucie. 

W sekcji „Podstawowe dane wzoru pieczęci” wprowadź lub wskaż: 

  • nazwę wzoru pieczęci [1] 

Wprowadzona nazwa będzie oficjalną nazwę elementu, która będzie wyświetlana jako link aktywny. 

  • zakres ważności wzoru pieczęci (data) od [2]. 

„Zakres ważności wzoru od” oznacza datę od kiedy podmiot posługuje się danym wzorem. 
„Zakres ważności wzoru do” [3] oznacza datę zaprzestania korzystania z danego wzoru. 

Datę ustania ważności wzoru pieczęci wprowadź niezwłocznie po zaistnieniu wydarzenia jakim jest zaprzestanie korzystania przez podmiot z danego wzoru. 

Nie wprowadzaj z wyprzedzeniem daty ustania ważności danych uwierzytelniających. Dla statusu aktywnego nie będziesz mógł skorygować tej informacji. 

Aby dodać pliki graficzne wzoru pieczęci w sekcji „Elementy wzoru pieczęci” kliknij w przycisk „+Dodaj kolejny plik” [1] i załącz plik z komputera. Następnie wprowadź oficjalną nazwę elementu [2] i zatwierdź dane znacznikiem zapisu po prawej stronie [3]. 

System zweryfikuje czy dodany plik ma format .jpg oraz nie przekracza wielkości 1MB.

W razie potrzeby dodaj kolejne elementy wzoru pieczęci w ten sam sposób.  

Po zapisie możesz: 

  • edytować [1] lub  
  • usunąć [2] 

każdy z dodanych elementów. 

Aby powiązać jednostkę z wprowadzonym wzorem w sekcji „Jednostki powiązane z wzorem pieczęci” kliknij w przycisk „+ Dodaj kolejną jednostkę powiązaną” [1]. Wprowadź pierwsze litery nazwy jednostki [2]. System podpowie ci pasującą nazwę.

Po wskazaniu jednostki, wskaż datę od kiedy jednostka jest powiązana ze wzorem [3],  a następnie zapisz informcję znacznikiem zapisu po prawej stronie [4].

„Data od” oznacza datę od kiedy wskazana jednostka posługuje się danym wzorem. 
„Data do” oznacza datę zaprzestania posługiwania się wzorem przez jednostkę. 

Nie wprowadzaj z wyprzedzeniem daty zaprzestania posługiwania się wzorem. Dla statusu aktywnego nie będziesz mógł skorygować tej informacji. 

Wzór może być przypisany zarówno do jednostki głównej, jak i (jednocześnie) do jednostek podrzędnych.  

Aby dodać kolejną jednostkę powtórz powyżej opisaną ścieżkę. 

Po zapisie możesz: 

  • edytować [1] lub  
  • usunąć [2] 

każdy z dodanych elementów.  

Po wprowadzeniu wszystkich wymaganych informacji – zapisz cały formularz przyciskiem na dole strony [3]. 

Po zapisie status rekordu przyjmie wartość „Nowy”. 

Rekord o statusie Nowy nie stanowi podstawy uwierzytelniającej i nie jest widoczny po stronie podmiotów, które uwierzytelniają dokumenty (NAWA) i wymaga aktywowania. 

Aktywowanie zarejestrowanego wzoru pieczęci 

Aby aktywować zarejestrowany rekord o statusie „Nowy” odnajdź go we właściwym wykazie za pomocą filtrów zestawienia [1]. Kliknij w ikonę w kolumnie Akcje, a następnie w link „Aktywuj” [2]. 

Po aktywacji  

  • status rekordu zmieni się na Aktywny [3] 
  • stanie się on widoczny po stronie NAWA 
  • stanie się podstawą uwierzytelniającą we wskazanych granicach czasowych. 

W rekordzie dokumentu o statusie Aktywny możesz: 

  • Zakończyć ważność wzoru (tylko dla rekordów bez wprowadzonej daty ustania ważności „do”) 
  • Dodać nową jednostkę powiązaną ze wzorem lub  
  • Zakończyć powiazanie jednostki ze wzorem (tylko dla rekordów bez wprowadzonej daty ustania powiązania „do”) 
  • Zmienić status na Unieważniony (tylko w przypadku błędów w rekordzie) 

Więcej o statusach i akcjach możliwych do wykonania w rekordzie przeczytasz tutaj. 
Przeczytaj rekomendacje NAWA w zakresie rejestracji wzorów w module osób upoważnionych. 

Podstawy prawne: 
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2024.1571) – Art.  349 ust. 1-3; 
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 16 czerwca 2026 r. (Dz.U.2026.811) – § 6 pkt 1-9, § 15 ust. 1-2 
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (Dz.U.2023.2787) – § 32 pkt 11 i 13, § 22 ust.1, § 23 ust. 2. 
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 21 września 2018 r. w sprawie dyplomów doktorskich, dyplomów habilitacyjnych i legitymacji doktoranta (Dz.U.2021.676) – § 2 pkt 8-

Rejestracja wzoru dokumentu w module Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, jak osoba z rolą edycyjną do modułu Osoby upoważniane do podpisywania dokumentu może zarejestrować wzór dokumentu podlegającego uwierzytelnieniu oraz zarządzać jego danymi. 

Dane o wzorach dokumentów podlegających uwierzytelnieniu wraz ze wzorami pieczęci widocznych na tych dokumentach wraz z danymi osób upoważnionych do ich podpisywania wprowadza się do systemu i aktualizuje niezwłocznie po zaistnieniu wydarzenia lub zmiany w wydarzeniu. Wprowadzonych rekordów nie usuwa się (§ 15 ust. 1-2 rozporządzenia w sprawie POL-on).  

Duplikaty oraz suplementy zgodnie z zapisami ustawy nie muszą być obligatoryjnie wprowadzane do systemu (jest to opcja fakultatywna), ale podpisy osób umieszczone na duplikatach bądź suplementach powinny znaleźć się w wykazie Osób upoważnionych do podpisywania dokumentów. 

Aby zarejestrować wzór dokumentu podlegający uwierzytelnieniu zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów [1]. Następnie wybierz wykaz osób upoważnionych do podpisywania dokumentów w twoim podmiocie [2].  W domyślnej zakładce Wzory dokumentów kliknij w przycisk „+ Dodaj” [3].

  Reguły rejestracji wzoru dokumentu 

  • Wzór dokumentu musi posiadać przynajmniej jedno powiązanie z jednostką (może posiadać więcej).  
  • Jednostka, z którą powiązany jest wzór dokumentu musi należeć do obszaru instytucji, do której zalogowany jest użytkownik. 
  • Wzór dokumentu musi posiadać przynajmniej jeden element graficzny .jpg (może posiadać więcej). 
  • Wielkość jednego pliku .jpg nie może przekraczać 1MB. 
  • Wzór dokumentu w statusie „Nowy” nie stanowi podstawy uwierzytelniającej. 
  • Dany wzór może być podstawą uwierzytelniającą dopiero po aktywacji przez użytkownika (status „Aktywny”). 
  • Status „Unieważniony” oznacza rekord błędny. 

Uzupełnij formularz od góry do dołu wprowadzając informacje z klawiatury lub wybierając właściwą pozycje z rozwijanego menu. Informacje obowiązkowe zostały oznaczone gwiazdką (*) przy danym atrybucie. 

W sekcji „Podstawowe dane wzoru dokumentu” wprowadź lub wskaż: 

  • nazwę wzoru dokumentu [1] 

Wprowadzona nazwa będzie oficjalną nazwę elementu, która będzie wyświetlana jako link aktywny. 

  • rodzaj wzoru [2] 

Do wyboru masz: 

  • Dyplom ukończenia studiów wraz z suplementami 
  • Odpis dyplomu ukończenia studiów wraz z suplementami (w tym odpisy w języku obcym) 
  • Świadectwo ukończenia studiów podyplomowych 
  • Duplikat dyplomu ukończenia studiów wraz z suplementami 
  • Duplikat świadectwa ukończenia studiów podyplomowych 
  • Zaświadczenie o ukończeniu studiów 
  • Zaświadczenie o ukończeniu studiów podyplomowych 
  • Dyplom habilitacyjny 
  • Duplikat dyplomu doktorskiego 
  • Odpis dyplomu doktorskiego w języku polskim lub w języku obcym 
  • Odpis dyplomu habilitacyjnego w języku polskim lub w języku obcym 
  • Zaświadczenie o uzyskaniu stopnia 
  • zakres ważności wzoru dokumentu (data) od [3]. 

„Zakres ważności wzoru od” oznacza datę od kiedy podmiot posługuje się danym wzorem. 
„Zakres ważności wzoru do” [4] oznacza datę zaprzestania korzystania z danego wzoru. 

Datę ustania ważności wzoru dokumentu wprowadź niezwłocznie po zaistnieniu wydarzenia jakim jest zaprzestanie korzystania przez podmiot z danego wzoru. 

Nie wprowadzaj z wyprzedzeniem daty ustania ważności danych uwierzytelniających. Dla statusu aktywnego nie będziesz mógł skorygować tej informacji. 

W razie potrzeby możesz skorzystac z pola „Uwagi wzoru dokumentu”, będącego komentarzem do danych rekordu. 

Aby dodać pliki graficzne wzoru dokumenty w sekcji „Elementy wzoru dokumentu” kliknij w przycisk „+Dodaj kolejny plik” [1] i załącz plik z komputera. Następnie wprowadź oficjalną nazwę elementu [2] i zatwierdź dane znacznikiem zapisu po prawej stronie [3]. 

System zweryfikuje czy dodany plik ma format .jpg oraz nie przekracza wielkości 1MB 

Dodaj kolejne elementy wzoru dokumentu (np. kolejne strony) w ten sam sposób.  

Po zapisie możesz: 

  • edytować [1] lub  
  • usunąć [2] 

każdy z dodanych elementów. 

Aby powiązać jednostkę z wprowadzonym wzorem w sekcji „Jednostki powiązane z wzorem dokumentu” kliknij w przycisk „+ Dodaj kolejną jednostkę powiązaną” [1]. Wprowadź pierwsze litery nazwy jednostki [2]. System podpowie ci pasującą nazwę.

Po wskazaniu jednostki, wskaż datę od kiedy jednostka jest powiązana ze wzorem [3], a następnie zapisz informcję znacznikiem zapisu po prawej stronie [4].

„Data od” oznacza datę od kiedy wskazana jednostka posługuje się danym wzorem. 
„Data do” oznacza datę zaprzestania posługiwania się wzorem przez jednostkę. 

Nie wprowadzaj z wyprzedzeniem daty zaprzestania posługiwania się wzorem. Dla statusu aktywnego nie będziesz mógł skorygować tej informacji. 

Wzór może być przypisany zarówno do jednostki głównej jak i (jednocześnie) do jednostek podrzędnych.  

Aby dodać kolejną jednostkę powtórz powyżej opisaną ścieżkę. 

Po zapisie możesz: 

  • edytować [1] lub  
  • usunąć [2] 

każdy z dodanych elementów.  

Po wprowadzeniu wszystkich wymaganych informacji – zapisz cały formularz przyciskiem na dole strony [3].

 Po zapisie status rekordu przyjmie wartość „Nowy”. 

Rekord o statusie Nowy nie stanowi podstawy uwierzytelniającej i nie jest widoczny po stronie podmiotów, które uwierzytelniają dokumenty (NAWA) i wymaga aktywowania. 

Aktywowanie zarejestrowanego wzoru dokumentu 

Aby aktywować zarejestrowany rekord o statusie „Nowy” odnajdź go we właściwym wykazie za pomocą filtrów zestawienia [1]. Kliknij w ikonę w kolumnie Akcje, a następnie w link „Aktywuj” [2]. 

Po aktywacji  

  • status rekordu zmieni się na Aktywny [3] 
  • stanie się on widoczny po stronie NAWA 
  • stanie się podstawą uwierzytelniającą we wskazanych granicach czasowych. 

W rekordzie dokumentu o statusie Aktywny możesz: 

  • Zakończyć ważność wzoru (tylko dla rekordów bez wprowadzonej daty ustania ważności „do”) 
  • Dodać nową jednostkę powiązaną ze wzorem lub  
  • Zakończyć powiazanie jednostki ze wzorem (tylko dla rekordów bez wprowadzonej daty ustania powiązania „do”) 
  • Zmienić status na Unieważniony (tylko w przypadku błędów w rekordzie) 
  • Edytować uwagę. 

Więcej o statusach i akcjach możliwych do wykonania w rekordzie przeczytasz tutaj.
Przeczytaj rekomendacje NAWA w zakresie rejestracji wzorów w module osób upoważnionych.

Podstawy prawne: 
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2024.1571) – Art.  349 ust. 1-3; 
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 16 czerwca 2026 r. (Dz.U.2026.811) – § 6 pkt 1-9, § 15 ust. 1-2 
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (Dz.U.2023.2787) – § 32 pkt 11 i 13, § 22 ust.1, § 23 ust. 2.
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 21 września 2018 r. w sprawie dyplomów doktorskich, dyplomów habilitacyjnych i legitymacji doktoranta (Dz.U.2021.676) – § 2 pkt 8-9, § 3 pkt 8-9, § 4 ust. 2 pkt 3-4, § 5 ust. 3 pkt 3-4. 

Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów – wygląd i zawartość modułu

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, co znajduje się w module Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów.

Baza osób upoważnionych do podpisywania dokumentów, o których mowa w art. 78 ust. 3, art. 163 ust. 4 i art. 180 ust. 1 obejmuje osoby, które w ramach podmiotu zgodnie z przepisami prawa są upoważnione do podpisania wskazanych dokumentów. ​

  • w wykazie dokumentów umieszcza się wzory tych dokumentów.​
  • w wykazie pieczęci umieszcza się pieczęci urzędowe umieszczane na tych dokumentach. ​
  • w wykazie osób upoważnionych rejestrowane są funkcje i wzory podpisów osób upoważnionych do ich podpisywania, pieczątki imienne i parafy.

Wszystkie wzory są ważne w granicach czasowych.
Interpretacje ministerstwa w zakresie modułu znajdziesz tutaj.

Duplikaty oraz suplementy zgodnie z zapisami ustawy nie muszą być obligatoryjnie wprowadzane do systemu (jest to opcja fakultatywna), ale podpisy osób umieszczone na duplikatach bądź suplementach powinny znaleźć się w wykazie Osób upoważnionych do podpisywania dokumentów.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów [1]. Następnie wybierz wykaz osób upoważnionych do podpisywania dokumentów w twoim podmiocie [2]. 

Moduł Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów jest dostępny dla osób z rolą edycyjną INST_UWIERZYTELNIANIE_DOK_EDYTOR lub FED_UWIERZYTELNIANIE_DOK_EDYTOR nadaną na całość podmiotu.

Rejestracja danych dla osób upoważnionych w kontekście Repozytorium Dyplomów Elektronicznych, czyli:
– rodzaju podpisywanego dokumentu elektronicznego
– certyfikatu podpisu elektronicznego
wymaga (poza rolą edycyjną do modułu) włączonego logowania dwuetapowego (2FA).

Z instrukcją jak włączyć logowanie dwuskładnikowe zapoznasz się tutaj.

Wygląd modułu

Rejestr danych uwierzytelniających został przedstawiony w postaci trzech tabel, do których przejdziesz po kliknięciu we właściwą zakładkę [1]:

  • Wzory dokumentów
  • Wzory pieczęci instytucji
  • Osoby upoważnione

W każdym rejestrze w widoku tabelarycznym zobaczysz: filtry zestawienia i wyszukiwarkę (w lewej kolumnie) [2] oraz listę wprowadzonych rekordów [3].

Po lewej stronie nad zestawieniem znajdziesz przycisk rejestracji nowego wzoru/ nowej osoby [4].

Filtrowanie/wyszukiwanie

Aby wyszukać konkretny rekord, przejdź do właściwego rejestru [1], a następnie we właściwą wyszukiwarkę wprowadź nazwę wzoru dokumentu, pieczęci albo imię i nazwisko osoby [2]. Możesz wypełnić inne pola filtrów, jeśli te informacje są ci znane.

  • Zarejestrowane wzory dokumentów możesz filtrować po rodzaju wzoru dokumentu, instytucji/jednostce powiązanej ze wzorem, statusie, dacie ważności.
  • Zarejestrowane wzory pieczęci możesz filtrować instytucji/jednostce powiązanej ze wzorem, statusie, dacie ważności.
  • Osoby upoważnione wprowadzone do systemu można filtrować po statusie.

Na koniec kliknij przycisk „Szukaj”. Pomiędzy wyszukiwanymi pamiętaj o czyszczeniu filtra. [3]

Wyczyść filtry pomiędzy jednym a drugim wyszukiwaniem/filtrowaniem [4].

Sortowanie wyników

Wyniki w zestawieniu wykazów możesz posortować alfabetycznie rosnąco lub malejąco. Domyślnie ustawione jest sortowanie po nazwach w kolejności rosnącej.

Rekordy i strony

Rekordy wykazu możesz wyświetlić w liczbie 10, 25, 50 i 100 na stronę.

W przypadku wielu rekordów w wykazie, aby przejść do dalszych stron możesz:

  • kliknąć w przycisk „Następna” lub
  • wpisać numer strony i nacisnąć „Enter”.

Rejestracja wzorów i osób oraz zarządzanie rekordami

Jeśli posiadasz rolę edycyjną do modułu możesz m.in.:

  • Zarejestrować wzór dokumentu podlegającego uwierzytelnieniu
  • Zarejestrować wzór pieczęci widocznej na tym wzorze
  • Zarejestrować osobę upoważnioną do podpisywania dokumentów, których wzory znajdują się w module
  • Aktywować rekord wzoru dokumentu lub pieczęci lub rekord osoby upoważnionej do podpisywania dokumentów
  • Zakończyć ważność wzoru dokumentu lub pieczęci lub rekordu osoby upoważnionej do podpisywania dokumentów
  • Unieważnić wzór w przypadku błędu

Rejestracja nowego rekordu w danych rejestrze wymaga kliknięcia w przycisk “Dodaj” [1].

Z dostępnymi akcjami możliwymi do wykonania na danym rekordzie możesz zapoznać się klikając w ikonę w kolumnie “Akcje” [2] w wierszu z rekordem.

Informacje o tych czynnościach znajdziesz w osobnych wpisach tutaj.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2024.1571) – Art.  349 ust. 1-3;
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 16 czerwca 2026 r. (Dz.U.2026.811) – § 6 pkt 1-9, § 15 ust. 1-2
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (Dz.U.2023.2787) – § 32 pkt 11 i 13, § 22 ust.1, § 23 ust. 2.
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 21 września 2018 r. w sprawie dyplomów doktorskich, dyplomów habilitacyjnych i legitymacji doktoranta (Dz.U.2021.676) – § 2 pkt 8-9, § 3 pkt 8-9, § 4 ust. 2 pkt 3-4, § 5 ust. 3 pkt 3-4.

Kształcenie specjalistyczne – ścieżki pracy

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, jak osoba z rolą INST_KSZTALCENIE_SPEC  może zarejestrować nowe kształcenie specjalistyczne lub zaktualizować wprowadzone rekordy.

Rejestracja nowego kształcenia specjalistycznego

Kliknij w przycisk „+ Dodaj nowe kształcenie” [1], a następnie uzupełnij formularz.

Formularz najlepiej uzupełniać w kolejności od góry do dołu, wpisując informację z klawiatury lub wybierając dostępną opcję z rozwijanego menu lub poprzez zaznaczenie checboxa.

Wprowadź nazwę kształcenia [2], a następnie wybierz nazwę świadectwa [3]. Do wyboru masz:

  • świadectwo dyplomowanego specjalisty
  • świadectwo dyplomowanego specjalisty technologa.

W kolejnym kroku wskaż właściwy status kształcenia (prowadzone/zakończone) [4].

Wybierz semestr rozpoczęcia kształcenia [5], a następnie kliknij przycisk „Zapisz” [6].

Nie zarejestrujesz dwóch kształceń specjalistycznych o takiej samej nazwie i rodzaju świadectwa. Możesz zarejestrować rekord o tej samej nazwie kształcenia specjalistycznego, ale innym rodzaju świadectwa.

Edycja/aktualizacja danych o kształceniu specjalistycznym

Jeśli uczelnia zakończy prowadzone kształcenie lub ponownie uruchomia zakończone wcześniej kształcenie, odszukaj właściwy rekord, a następnie skorzystaj z:

  • ikony ołówka, po wyszukaniu rekordu [1] lub
  • przycisku „Usuń kształcenie specjalistyczne” w trybie edycji rekordu [2].

W sekcji statusu zaznacz właściwy checkbox, aby odzwierciedlić stan bieżący [1]. Nie zapomnij zapisać danych [2].

W trybie edycji możesz poprawić każdą wskazaną błędnie informację dotycząca kształcenia specjalistycznego (nazwa kształcenia, nazwa świadectwa, semestr rozpoczęcia).

Usunięcie danych o kształceniu specjalistycznym

Zarejestrowany rekord możesz usunąć z wykazu za pomocą:

  • ikony śmietnika po wyszukaniu rekordu [1] lub
  • przycisku „Usuń kształcenie specjalistyczne” w trybie edycji rekordu [2].

System poprosi cię o potwierdzenie [3], a następnie poinformuje cię o usunięciu rekordu. Czynność ta jest nieodwracalna.

Kształcenie specjalistyczne – wygląd i zawartość modułu

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, co znajduje się w module Kształcenie specjalistyczne, przeznaczonym dla użytkowników uczelni zawodowych.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Kształcenie specjalistyczne [1]. Następnie wybierz Zestawienie kształceń specjalistycznych [2].

Aby pracować w module musisz mieć nadaną rolę edycyjną INST_KSZTALCENIE_SPEC nadaną na całość uczelni. Aby podglądać wprowadzone informacje wystarczy ci rola podglądowa INST_KSZTALCENIE_SPEC_PODGLAD.

Wygląd modułu

Wprowadzone kształcenia specjalistyczne (od 1.10.2018 r.) znajdziesz w tabeli. Każdy wiersz to osobny rekord.

Zakres danych widoczny w tabeli to:

  • Nazwa kształcenia
  • Nazwa świadectwa
  • Status
  • Akcje.

Jeśli chcesz odnaleźć rekord kształcenia specjalistycznego użyj filtrów lub wyszukiwarki znajdujących się po lewej stronie ekranu.

Filtrowanie/wyszukiwanie

Wprowadź nazwę kształcenia [1] lub wskaż cechę kształcenia [2]. Do wyboru masz:

  • nazwę świadectwa
  • status
  • rok akademicki, w którym rozpoczęło się kształcenie (od -do).

Kliknij w przycisk „Szukaj” [3].

Wyczyść filtry pomiędzy jednym a drugim wyszukiwaniem/filtrowaniem. Użyj przycisku „Wyczyść”, który dostępny jest w prawym rogu sekcji filtrów [4].

Sortowanie wyników

Wyniki w zestawieniu kształceń specjalistycznych możesz posortować alfabetycznie rosnąco lub malejąco. Domyślnie ustawione jest sortowanie po nazwach w kolejności rosnącej.

Rekordy i strony

Rekordy wykazu możesz wyświetlić w liczbie 10, 25, 50 i 100 na stronę.

W przypadku wielu rekordów w wykazie, aby przejść do dalszych stron możesz:

  • kliknąć w przycisk „Następna” lub
  • wpisać numer strony i nacisnąć „Enter”.

Rejestracja i aktualizacja kształcenia specjalistycznego

Dane należy rejestrować i aktualizować na bieżąco w terminie do 21 dni od zaistnienia wydarzenia lub zmiany (§ 12 ust. 1 pkt 2 lit. a rozporządzenia ws. POL-on).

Jako użytkownik edycyjny możesz:

  • dodać nowe kształcenie specjalistyczne,
  • skorygować lub usunąć wprowadzone kształcenie specjalistycznego.

Informacje o tych czynnościach znajdziesz w osobnym wpisie.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2024.1571) – Art. 15 ust. 1, art. 161, art. 346;
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 16 czerwca 2026 r. (Dz.U.2026.811) – § 5 ust. 2 pkt 24-25.

Korekta danych projektu naukowego oraz danych kierownika projektu

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, w jaki sposób możesz poprawić dane projektu naukowego – w tym informacje o kierowniku projektu.

Jeśli podczas rejestracji pominąłeś pole obowiązkowe, podczas zapisu pole to, jak i zakładka, w którym się znajduje zostały oznaczone alertem braku/błędu danych (czerwony ośmiobok z wykrzyknikiem).

Aby odnaleźć rekordy wymagające korekty zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Projekty naukowe [1]. Następnie wybierz kafel Wykaz projektów naukowych [2].

Dane niepoprawne

Przefiltruj rekordy wskazując stan danych rekordu „Niepoprawny” [3]. Kliknij w przycisk „Szukaj” [4].

Rekord o stanie danych niepoprawny nie spełnia wymogów sprawozdawczych, dlatego nie znajdzie się  w systemach zewnętrznych i w wykazie ministerstwa.​

Niektóre ze znalezionych rekordów mogą mieć dodatkowo ikonę stanu danych z ostrzeżeniem (pomarańczowy trójkąt z wykrzyknikiem). Rekord z ostrzeżeniem chociaż wymaga podjęcia działań przez użytkownika (np. wskazania istniejącej dyscypliny, albo usunięcia powiązania projektu z innym rekordem), jest prezentowany w wykazie ogólnodostępnym i wykazie ministerstwa. Więcej przeczytasz w dalszej części artykułu.

Przejdź do danych szczegółowych rekordu [1]. Rozwiń sekcję „Dane wymagają poprawy lub uzupełnienia” [2].

Przejdź do wskazanych zakładek [3] i w trybie edycji uzupełnij lub popraw dane zgodnie z instrukcją tutaj. Nie zapomnij zapisać zmian.

W przypadku danych kierownika projektu rozporządzenie ws. POL-on wskazuje zakres danych obowiązkowych. Zarejestruj:

  • kierownika projektu  w przypadku podmiotu będącego liderem grupy podmiotów realizującej projekt (podaj jego imię i nazwisko oraz okres kierowania projektem),
  • kierownika zespołu badawczego w przypadku podmiotu współrealizującego projekt (podaj jego imię i nazwisko).​

Jeśli kierownik jest pracownikiem lub doktorantem twojej jednostki powiąż go z rekordem w wykazie POL-on za pomocą ikony lupy. Szczegóły znajdziesz we wpisie rejestracji projektu naukowego tutaj („Kierownik”).

Powiązanie kierownika z pracownikiem lub doktorantem twojej jednostki jest wymagane na potrzeby ewaluacji.

Aby edytować zapisane dane kierownika użyj ikony ołówka [1]. Po poprawkach zapisz zmiany w formularzu za pomocą zielonego haczyka [2].

Jeśli chcesz usunąć dane kierownika z rekordu (np. gdy dodałeś błędnego pracownika do rekordu), użyj ikony śmietnika [3]. Czynność ta jest nieodwracalna.

Dane z ostrzeżeniem

Przefiltruj rekordy wskazując stan danych rekordu „Z ostrzeżeniem” [1]. Kliknij w przycisk „Szukaj” [2].

Przejdź do danych szczegółowych rekordu [3].

Rozwiń sekcję „Dane wymagają poprawy lub uzupełnienia”. W przypadku komunikatu „Rekord zawiera projekty współfinansowane w ramach osobnej umowy” przejdź do zakładki „Instytucje finansujące” [4].

W sekcji projektów współfinansowanych w ramach osobnej umowy użyj przycisku usunięcia powiązania (ikona śmietnika) [5].

Obszar Projekty naukowe – udostępnione raporty

W tym artykule znajdziesz ogólne informacje o raportach możliwych do wygenerowania w module Raporty, w obszarze Projekty naukowe.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Raporty [1]. Wybierz kafel Generowanie raportów [2], a następnie obszar Projekty naukowe [3].

Obszar będzie widoczny jeśli posiadasz rolę edycyjną INST_PROJEKTY_NAUKOWE_ADM, FED_PROJEKTY_NAUKOWE_ADM lub podglądową INST_PROJEKTY_NAUKOWE_PODGLAD, FED_PROJEKTY_NAUKOWE_PODGLAD (nadane na całość uczelni/podmiotu nadrzędnego). Federacja pobiera raporty zarejestrowane bezpośrednio w federacji (nie ma możliwości pobrania projektów z instytucji wchodzącej w skład federacji).

Aktualnie w obszarze Projekty naukowe możliwe jest generowanie zestawień:

  • Wykaz projektów naukowych
  • Wykaz podmiotów realizujących w projektach
  • Wykaz instytucji finansujących w projektach
  • Wykaz kierowników w projektach
  • Wykaz projektów powiązanych w ramach osobnych umów

Aby wygenerować i pobrać wybrany raport postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Poniżej znajdziesz zakres danych raportów z tego obszaru.

Wykaz projektów naukowych

  • UID
  • Zewnętrzny identyfikator projektu
  • Numer projektu
  • Akronim projektu
  • Streszczenie projektu w języku polskim
  • Streszczenie projektu w języku angielskim
  • Czy projekt jest realizowany samodzielnie czy w ramach grupy podmiotów?
  • Czy projekt jest finansowany albo współfinansowany w trybie konkursowym?
  • Nazwa konkursu, programu lub przedsięwzięcia
  • Inna nazwa konkursu, programu lub przedsięwzięcia
  • Edycja konkursu, programu
  • Nazwa działania lub priorytetu
  • Data rozpoczęcia realizacji projektu
  • Data zakończenia realizacji projektu
  • Czy projekt dotyczy upowszechniania nauki (Tak/Nie)
  • Słowa kluczowe
  • Wysokość środków finansowych ogółem przyznanych na realizację projektu (PLN)
  • W tym środki krajowe (PLN)
  • W tym środki zagraniczne (PLN)

Wykaz podmiotów realizujących w projektach

  • Zewnętrzny identyfikator projektu
  • Numer projektu
  • Identyfikator Instytucji Uuid
  • Nazwa podmiotu
  • Czy lider (Tak/Nie)
  • Liderem projektu jednostka zagraniczna
  • Czy podmiot systemu szkolnictwa wyższego i nauki
  • Wkład własny
  • Środki krajowe
  • Środki zagraniczne
  • Środki ogółem
  • Nazwa Instytucji finansującej
  • Nazwa dyscypliny
  • Procentowy udział w projekcie

Wykaz instytucji finansujących w projektach

  • Zewnętrzny identyfikator projektu
  • Numer projektu
  • Nazwa Instytucji finansującej
  • Inna nazwa Instytucji finansującej
  • Rodzaj Instytucji finansującej
  • Data przyznania – data zawarcia umowy lub data decyzji
  • Środki ogółem przyznane na projekt
  • W tym środki krajowe
  • W tym środki zagraniczne
  • Data rozliczenia środków
  • Źródła finansowania
  • Inne źródło finansowania
  • WWW
  • Kraj
  • Województwo
  • Miasto
  • Kod pocztowy
  • Ulica
  • Numer budynku
  • Numer lokalu

Wykaz kierowników w projektach

  • Zewnętrzny identyfikator projektu
  • Numer projektu
  • Identyfikator Instytucji Uuid
  • Nazwa podmiotu
  • Rodzaj kierownika
  • Identyfikator pracownika w instytucji
  • Identyfikator Osoby obiegającej się o stopień doktora
  • Imię
  • Drugie imię
  • Nazwisko
  • ORCID
  • Data od
  • Data do

Wykaz projektów powiązanych w ramach osobnych umów

  • Zewnętrzny identyfikator projektu
  • Numer projektu
  • Zewnętrzny identyfikator powiązanego projektu
  • Numer powiązanego projektu

Obszar Patenty – udostępnione raporty

W tym artykule znajdziesz ogólne informacje o raportach możliwych do wygenerowania w module Raporty, w obszarze Patenty.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Raporty [1]. Wybierz kafel Generowanie raportów [2], a następnie obszar Patenty [3].

Obszar będzie widoczny jeśli posiadasz rolę INST_PATENTY_ADM lub INST_PATENTY_PODGLAD.

Aktualnie w obszarze Patenty możliwe jest generowanie raportów:

  • Wykaz twórców w prawach ochronnych
  • Wykaz patentów i praw ochronnych
  • Wykaz Instytucji będących właścicielami prawa ochronnego

Aby wygenerować i pobrać wybrany raport postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Poniżej znajdziesz zakres danych raportów z tego obszaru.

Wykaz twórców w prawach ochronnych

  • Rodzaj produktu
  • Państwa, na terytorium których uzyskano ochronę – kod
  • Numer uzyskanej ochrony
  • Imię
  • Imię (z modułu pracownika)
  • Pozostałe imiona
  • Pozostałe imiona (z modułu pracownika)
  • Nazwisko
  • Nazwisko (z modułu pracownika)
  • ORCID
  • ID pracownika w instytucji
  • ID doktoranta
  • UUID podmiotu upoważnionego
  • Nazwa podmiotu upoważnionego
  • Data złożenia oświadczenia
  • Dyscyplina oświadczenia
  • Status oświadczenia

Wykaz patentów i praw ochronnych

  • Rodzaj produktu
  • Państwa, na terytorium których uzyskano ochronę – kod
  • Państwa, na terytorium których uzyskano ochronę – wartość
  • Numer uzyskanej ochrony
  • Nazwa podmiotu, który udzielił prawa
  • Data zgłoszenia
  • Numer zgłoszenia
  • Data ogłoszenia
  • Data złożenia tłumaczenia do Urzędu Patentowego RP
  • Prawo pierwszeństwa
  • Data pierwszeństwa
  • Region pierwszeństwa
  • Numer pierwszeństwa
  • Numer zgłoszenie w UPRP
  • Tytuł produktu
  • Język tytułu
  • Streszczenie wynalazku
  • Status prawa ochronnego

Wykaz Instytucji będących właścicielami prawa ochronnego

  • Rodzaj produktu
  • Państwa, na terytorium których uzyskano ochronę – kod
  • Numer uzyskanej ochrony
  • UUID podmiotu, któremu przyznano ochronę
  • Opublikowana nazwa podmiotu któremu przyznano ochronę
  • Instytucja szkolnictwa wyższego i nauki
  • Nazwa Instytucji szkolnictwa wyższego i nauki

Obszar Dane finansowe – udostępnione raporty

W tym artykule znajdziesz ogólne informacje o raportach możliwych do wygenerowania w module Raporty, w obszarze Dane finansowe.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Raporty [1]. Wybierz kafel Generowanie raportów [2], a następnie wybierz Dane finansowe [3].

Obszar będzie widoczny jeśli posiadasz rolę INST_FIN lub INST_FIN_PODGLAD (nadane na całość instytucji głównej).

Aktualnie w obszarze Dane finansowe możliwe jest generowanie raportów:

  • Przychody z tytułu komercjalizacji
  • Przychody z usług badawczych na zlecenie
  • Przychody z tytułu komercjalizacji – dane wymagają poprawy bądź weryfikacji
  • Przychody z usług badawczych na zlecenie – dane wymagają poprawy bądź weryfikacji

Aby wygenerować i pobrać wybrany raport postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Poniżej znajdziesz zakres danych raportów z tego obszaru.

Przychody z tytułu komercjalizacji

  • Rok przychodu
  • Tytuł uzyskania przychodu
  • Przychód (wyrażony w złotych)
  • Czy przychód został uzyskany przez podmiot utworzony w celu komercjalizacji?
  • Nazwa podmiotu utworzonego w tym celu
  • Dyscyplina naukowa
  • Udział procentowy dyscypliny

Przychody z usług badawczych na zlecenie

  • Rok przychodu
  • Tytuł uzyskania przychodu
  • Przychód (wyrażony w złotych)
  • Podmiot zlecający
  • Czy przychód został uzyskany przez podmiot utworzony w celu komercjalizacji?
  • Nazwa podmiotu utworzonego w tym celu
  • Dyscyplina naukowa
  • Udział procentowy dyscypliny

W raportach „Przychody z tytułu komercjalizacji – dane wymagają poprawy bądź weryfikacji” lub „Przychody z usług badawczych na zlecenie – dane wymagają poprawy bądź weryfikacji” pojawią się rekordy, które wymagają korekty lub uzupełnienia. Rekordy te możesz także wyfiltrować z poziomu modułu Dane finansowe (filtry „Dane wymagają weryfikacji” i „Dane niekompletne”). Należy je poprawić zgodnie z zasadami opisanymi tutaj.

Przychody z tytułu komercjalizacji – dane wymagają poprawy bądź weryfikacji

  • Rok przychodu
  • Tytuł uzyskania przychodu
  • Przychód (wyrażony w złotych)
  • Czy przychód został uzyskany przez podmiot utworzony w celu komercjalizacji?
  • Nazwa podmiotu utworzonego w tym celu
  • Dyscyplina naukowa
  • Udział procentowy dyscypliny
  • Dane wymagają weryfikacji (Tak/Nie)
  • Dane wymagają poprawy (Tak/Nie)

Przychody z usług badawczych na zlecenie – dane wymagają poprawy bądź weryfikacji

  • Rok przychodu
  • Tytuł uzyskania przychodu
  • Przychód (wyrażony w złotych)
  • Podmiot zlecający
  • Czy przychód został uzyskany przez podmiot utworzony w celu komercjalizacji?
  • Nazwa podmiotu utworzonego w tym celu
  • Dyscyplina naukowa
  • Udział procentowy dyscypliny
  • Dane wymagają weryfikacji (Tak/Nie)
  • Dane wymagają poprawy (Tak/Nie)

Zbiorcze oświadczenie upoważniające podmiot do wykazania różnych rodzajów osiągnięć w ewaluacji

Z tego wpisu dowiesz się jak pobrać informacje o osiągnięciach pracownika lub doktoranta do pliku pdf.

Pobieranie oświadczenia upoważniającego podmiot do wykazania różnych rodzajów osiągnięć w ewaluacji z POL-on nie jest obowiązkowe. Ministerstwo nie przekazało wzoru oświadczenia upoważniającego. Uczelnia może je zbierać w postaci zbiorczego oświadczenia dla wszystkich osiągnięć pracownika lub doktoranta lub kilku oświadczeń wskazujących konkretne osiągnięcia lub typy osiągnięć.

Informacje z oświadczenia upoważniającego są rejestrowane przy danym osiągnieciu naukowym (w systemie PBN i module Patenty i prawa ochronne POL-on) i artystycznym (w module Osiągnięcia artystyczne lub z poziomu danych pracownika/doktoranta w POL-on).

Aby pobrać „Oświadczenie upoważaniające podmiot do wykazania różnych rodzajów osiągnięć w ewaluacji” musisz posiadać rolę edycyjną do modułu Pracownicy lub Osoby ubiegające się o stopień doktora.

Jeśli chcesz pobrać osiągnięcia pracownika lub doktoranta do pliku przejdź do modułu Pracownicy lub Osoby ubiegające się o stopień doktora. Odnajdź rekord w wykazie za pomocą filtrów zestawienia [1] i przejdź do jego szczegółów [2].

Przejdź do zakładki „Oświadczenia”, wybierz „Oświadczenia dot. ewaluacji” [1].

W sekcji „Wydruk oświadczenia upoważniającego podmiot do wykazania różnych rodzajów osiągnięć w ewaluacji” kliknij w przycisk „Generuj” [2]. Zapisz plik na komputerze.

Reguły techniczne

Zbiorcze oświadczenie upoważniające podmiot do wykazania różnych rodzajów osiągnięć w ewaluacji w postaci pliku pdf zawiera informacje o wszystkich osiągnięciach pracownika/doktoranta, w których:

  • wskazano datę złożenia oświadczenia upoważniającego i dyscyplinę,
  • stan danych jest prawidłowy (bez błędów).

Osiągnięcia z POL-on pojawią się na oświadczeniu, jeśli rekord:

  • został powiązany z pracownikiem lub doktorantem podmiotu,
  • zawiera poprawne dane dotyczące dyscypliny i daty złożenia oświadczenia.

Osiągniecia z PBN pobierane są bez dat (daty należy wprowadzić ręcznie).

W pliku mogą pojawić się sekcje z informacjami „Brak osiągnięć” (jako element kontrolny).

Dane w systemie przetwarzane są co około 6 godzin. W trakcie przetwarzania danych, generowanie pliku nie jest możliwe.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2024.1571) – Art. 265 ust. 13 pkt 1-2;
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 16 czerwca 2026 r. (Dz.U.2026.811) – § 9 ust. 3; § 11 ust. 1 pkt 1b.

Dodanie oświadczenia upoważniającego z poziomu modułu Pracownicy lub Osoby ubiegające się o stopień doktora

Z tego wpisu dowiesz się jak dodać informacje z oświadczenia upoważniającego do osiągnięć artystycznych pracownika lub doktoranta twojego podmiotu.

Informacje z oświadczenia upoważniającego możesz dodać:

  • pojedynczo (do wybranego osiągnięcia artystycznego).
  • zbiorczo (do wielu osiągnięć artystycznych).

Aby dodać informacje z oświadczenia upoważniającego musisz
– posiadać dwie role edycyjne: INST_PR + INST_PR_DOKTORANCI – w przypadku uczelni lub INST_NAUK_PR + INST_PR_DOKTORANCI – w przypadku podmiotów naukowych.
– upewnić się, że osiągnięcie artystyczne do którego chcesz dodać informacje zostało wprowadzone do POL-on, a wskazany w nim artysta został powiązany z rekordem pracownika lub doktoranta.

Przejdź do modułu Pracownicy lub Osoby ubiegające się o stopień doktora. Odnajdź rekord w wykazie za pomocą filtrów zestawienia [1] i przejdź do jego szczegółów [2].

Dodanie oświadczenia upoważniającego do pojedynczego osiągnięcia artystycznego

Przejdź do zakładki „Osiągnięcia”, wybierz „Osiągnięcia artystyczne” [1] i kliknij w tytuł wybranego osiągnięcia artystycznego [2].

Przejdź do sekcji „Autorzy i oświadczenia” i kliknij w ikonę ołówka [3].

Wskaż:

  • datę złożenia oświadczenia z kalendarza [1],
  • dyscyplinę artystyczną [2].

Zapisz informację znacznikiem zapisu po prawej stronie [3].

Dodanie oświadczenia upoważniającego do wielu osiągnięć artystycznych

Przejdź do zakładki „Oświadczenia”, wybierz „Oświadczenia dot. ewaluacji” [1].

W sekcji „Oświadczenia upoważniające podmiot do wykazania osiągnięć artystycznych w ewaluacji” kliknij w przycisk „+ Dodaj oświadczenie na potrzeby ewaluacji” [2].

Wskaż:

  • datę złożenia oświadczenia z kalendarza [1],
  • dyscyplinę artystyczną [2].
  • osiągnięcia artystyczne.

Możesz:

  • zaznaczyć wszystkie [3] lub
  • wskazać rekordy pojedynczo [4].

Jeśli się pomyliłeś użyj akcji „Wyczyść” (wszystkie) [1] lub „Usuń” (wybrane osiągnięcia) [2].

Na koniec zapisz formularz [3].

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2024.1571) – Art. 265 ust. 13 pkt 1-2;
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 16 czerwca 2026 r. (Dz.U.2026.811) – § 9 ust. 3; § 11 ust. 1 pkt 1b.

Dodanie osiągnięcia artystycznego z poziomu modułu Pracownicy lub Osoby ubiegające się o stopień doktora

Z tego wpisu dowiesz się jak dodać osiągniecie artystyczne z poziomu rekordu pracownika lub doktoranta.

Osiągniecie artystyczne możesz dodać w module Osiągnięcia artystyczne lub w rekordzie artysty – pracownika lub doktoranta. Aby dodać osiągnięcia artystyczne potrzebujesz ról:
– INST_PR + INST_PR_DOKTORANCI – w przypadku uczelni,
– INST_NAUK_PR + INST_PR_DOKTORANCI – w przypadku podmiotów naukowych.
Jeśli posiadasz tylko jedną ze wskazanych ról to możesz podglądać wprowadzone osiągnięcia artystyczne.

Przejdź do modułu Pracownicy lub Osoby ubiegające się o stopień doktora. Odnajdź rekord w wykazie za pomocą filtrów zestawienia [1] i przejdź do jego szczegółów [2].

Przejdź do zakładki „Osiągnięcia” [1] i wybierz „Osiągnięcia artystyczne” [2].

Jeśli pracownikowi lub doktorantowi zarejestrowano osiągnięcia artystyczne zobaczysz listę rekordów. W tym przypadku formularz do uzupełnienia pojawi się gdy klikniesz w przycisk „+ Dodaj osiągnięcie artystyczne” [3].

Uzupełnij formularz zgodnie z informacjami zawartymi we wpisie.

Jeśli dodasz osiągnięcie artystyczne z poziomu pracownika lub doktoranta, to dane twojego autora zostaną wprowadzone do formularza [1]. Dodatkowo, będzie on powiązany z rekordem pracownika lub doktoranta [2].

Powiązanie autora osiągnięcia artystycznego z rekordem pracownika/doktoranta jest niezbędne, do wprowadzenia informacji z oświadczenia upoważniającego podmiot do wykazania osiągnięć w ewaluacji.

Po zapisaniu danych o osiągnięciu artystycznym możesz:

  • Wrócić do danych autora [1],
  • Przejść do listy osiągnięć w podmiocie [2],
  • Dodać informacje z oświadczenia upoważniającego.

Informacje z oświadczenia upoważniającego możesz dodać na dwa sposoby:

  • pojedynczo (do wybranego osiągnięcia artystycznego) lub
  • zbiorczo (do wszystkich osiągnięć artystycznych).

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2024.1571) – Art. 343 ust.1 pkt 21, art. 345 ust. 1 pkt 16.

Osoby kierujące podmiotem​ – wygląd modułu i ścieżka rejestracji

 W tym wpisie znajdziesz informacje jak rejestrować i zarządzać danymi osób kierujących twoim podmiotem.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Osoby kierujące podmiotem [1]. Następnie wybierz wykaz osób kierujących twoim podmiotem [2].

Aby pracować w module musisz mieć nadaną rolę administratora systemu: INST_ADM (w uczelni) lub INST_NAUK_ADM (w instytucie naukowym).

Wygląd modułu

Wprowadzone osoby kierujące podmiotem (od 1.10.2018 r.) znajdziesz w tabeli. Każdy wiersz to osobny rekord.

Zakres danych widoczny w tabeli to:

  • Stan (dane poprawne, dane niepoprawne)
  • Nazwisko
  • Imię
  • Stanowisko/Funkcja
  • Aktualnie kieruje podmiotem (Tak/Nie)​
  • Jest lub był pracownikiem podmiotu (Tak/Nie)

Jeśli chcesz odnaleźć rekord osoby kierującej podmiotem użyj filtrów lub wyszukiwarki znajdujących się po lewej stronie ekranu.

Filtrowanie/wyszukiwanie

Wprowadź dane osoby (imię i nazwisko) lub stanowisko/funkcję do filtrów zestawienia [1]. Zaznacz czy jest to funkcja aktualna [2]. Kliknij w przycisk „Szukaj” [3].

W odnalezionym rekordzie możesz:

  • skorygować lub zaktualizować dane w trybie edycji (ikona ołówka),
  • usunąć dane (ikona śmietnika).

Dane należy rejestrować i aktualizować na bieżąco.

Rejestracja osoby kierującej podmiotem

Kliknij w przycisk „+ Dodaj osobę kierującą podmiotem” [1], a następnie uzupełnij formularz.

Wprowadź imię i nazwisko osoby kierującej podmiotem [2].

Powiązanie z rekordem pracownika

Po wprowadzeniu danych osobowych kliknij w przycisk „Szukaj” [3] i powiąż osobę z rekordem w module Pracownicy.

Jeśli osoba kierująca podmiotem została wprowadzona do wykazu pracowników system wyświetli ci znaleziony rekord.

Zaznacz checkbox [4] i zapisz informację [5].

Jeśli po powiązaniu rekord pracownika zostanie usunięty, to stan danych zmieni się na niepoprawny.

Stanowisko/funkcja

Zaznacz checkbox „aktualna” jeśli osoba kierująca podmiotem pełni aktualnie stanowisko/funkcję [1].

W podmiocie może być tylko jedna osoba aktualnie nim kierująca.

Wskaż właściwe stanowisko/funkcję z rozwijanego menu [2]. Do wyboru masz następujące nazwy:

  • Dyrektor generalny
  • Dyrektor instytutu
  • Dyrektor instytutu PAN
  • Dyrektor instytutu SBŁ
  • Dyrektor instytutu międzynarodowego
  • Inne
  • Prezes Centrum Łukasiewicz
  • Prezes Zarządu
  • Prezydent Federacji
  • Rektor

Po wybraniu wartości „Inna” możesz samodzielnie wprowadzić nazwę.

Zapisz formularz przyciskiem zapisu [3].

Korekta danych

Jeśli pomyliłeś się wprowadzając dane – odnajdź rekord i popraw informacje w trybie edycji (ikona ołówka). Nie zapomnij zapisać zmian.

Aktualizacja danych

Jeśli osoba kierująca podmiotem przestała pełnić swoją funkcję – odnajdź jej rekord i uaktualnij informacje w trybie edycji (ikona ołówka). Odznacz checkbox „aktualna” [1] i zapisz zmiany [2].

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2024.1571) – Art. 346.  1. pkt 1-2.

​

Obszar Postępowania awansowe – udostępnione raporty

W tym artykule znajdziesz ogólne informacje o raportach możliwych do wygenerowania w module Raporty, w obszarze Postępowania awansowe.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Raporty [1]. Wybierz kafel Generowanie raportów [2], a następnie obszar Postępowania awansowe [3].

Obszar będzie widoczny jeśli posiadasz role przypisane do dostępnych raportów.

Aktualnie w obszarze Postępowania awansowe możliwe jest generowanie zestawień:

  • Raport nadanych stopni dr/dr hab. (stare zasady) – dla osób z rolą INST_DR_DRHAB lub INST_DR_DRHAB_PODGLAD (kontekst instytucji), FED_DR_DRHAB lub FED_DR_DRHAB_PODGLAD (kontekst federacji, dane wprowadzone przez jednostki sfederowane), MIN_DR_DRHAB lub MIN_DR_DRHAB_PODGLAD (kontekst ministerstwa, stopnie nadane przez wszystkie instytucje)
  • Osoby, dla których wszczęte zostało postępowanie awansowe o nadanie stopnia doktora – dla osób z rolą INST_DR_DRHAB lub INST_DR_DRHAB_PODGLAD + INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE
  • Osoby, dla których wszczęte zostało postępowanie awansowe o nadanie stopnia doktora habilitowanego – dla osób z rolą INST_DR_DRHAB lub INST_DR_DRHAB_PODGLAD + INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE
  • Raport stopni i tytułów zarejestrowanych w systemie POL-on 1.0 i POL-on 2.0 – dla osób z rolą INST_DR_DRHAB lub INST_DR_DRHAB_PODGLAD + INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE

Aby wygenerować i pobrać wybrany raport postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Poniżej znajdziesz zakres danych raportów z tego obszaru.

Raport nadanych stopni dr/dr hab. (stare zasady)

  • Imię
  • Nazwisko
  • PESEL / Dokument tożsamości
  • Data wszczęcia przewodu doktorskiego
  • Nadany stopień
  • Data uchwały o nadaniu stopnia
  • Obszar > Dziedzina > Dyscyplina > Specjalność
  • Jednostka, która nadała stopień
  • Status
  • Zawiadomienie utworzone przez
  • Streszczenie/autoreferat [TAK/NIE]

Osoby, dla których wszczęte zostało postępowanie awansowe o nadanie stopnia doktora

  • Instytucja,
  • Instytucja nadzorująca,
  • Stan,
  • Status postępowania,
  • Imię,
  • Aktualne imię,
  • Pozostałe imiona,
  • Aktualne pozostałe imiona,
  • Przedrostek nazwiska,
  • Aktualny przedrostek nazwiska,
  • Nazwisko,
  • Aktualne nazwisko,
  • PESEL,
  • Aktualny PESEL,
  • Numer dokumentu,
  • Aktualny numer dokumentu,
  • Typ dokumentu,
  • Aktualny typ dokumentu,
  • Kraj dokumentu,
  • Aktualny kraj dokumentu,
  • Rodzaj stopnia,
  • Data wszczęcia postępowania,
  • Dziedzina,
  • Dyscyplina,
  • Jednostki współprowadzące,
  • Data nadania,
  • Numer decyzji o nadaniu,
  • Data wydania decyzji w sprawie pozbawienia stopnia,
  • Numer decyzji w sprawie pozbawienia stopnia,
  • Typ pozbawienia stopnia,
  • Tytuł rozprawy,
  • Data złożenia rozprawy,
  • Forma rozprawy,
  • Rozprawa jest wydzieloną częścią pracy zbiorowej (Tak/Nie),
  • Imię recenzenta,
  • Pozostałe imiona recenzenta,
  • Nazwisko recenzenta,
  • Przedrostek nazwiska recenzenta,
  • Nazwa podmiotu zatrudniającego recenzenta,
  • Rola: recenzent/członek komisji.

Osoby, dla których wszczęte zostało postępowanie awansowe o nadanie stopnia doktora habilitowanego

  • Instytucja,
  • Instytucja nadzorująca,
  • Stan,
  • Status postępowania,
  • Imię,
  • Aktualne imię,
  • Pozostałe imiona,
  • Aktualne pozostałe imiona,
  • Przedrostek nazwiska,
  • Aktualny przedrostek nazwiska,
  • Nazwisko,
  • Aktualne nazwisko,
  • PESEL,
  • Aktualny PESEL,
  • Numer dokumentu,
  • Aktualny numer dokumentu,
  • Typ dokumentu,
  • Aktualny typ dokumentu,
  • Kraj dokumentu,
  • Aktualny kraj dokumentu,
  • Rodzaj stopnia,
  • Data wszczęcia postępowania,
  • Dziedzina,
  • Dyscyplina,
  • Jednostki współprowadzące,
  • Data nadania,
  • Numer decyzji o nadaniu,
  • Data wydania decyzji w sprawie pozbawienia stopnia,
  • Imię recenzenta,
  • Pozostałe imiona recenzenta,
  • Nazwisko recenzenta,
  • Przedrostek nazwiska recenzenta,
  • Nazwa podmiotu zatrudniającego recenzenta,
  • Rola: recenzent/członek komisji,
  • Stan,
  • Status postępowania.

Raport stopni i tytułów zarejestrowanych w systemie POL-on 1.0 i POL-on 2.0

  • Instytucja
  • Imię
  • Nazwisko
  • PESEL/Dokument tożsamości
  • Stopień (Dr/Dr hab)
  • Nadano (Tak/Nie)
  • Status
  • Data wszczęcia postępowania
  • Data wszczęcia przewodu doktorskiego
  • Data nadania stopnia
  • Data uchwały o nadaniu stopnia
  • Data wydania decyzji o odmowie nadania stopnia
  • Data wydania decyzji w sprawie pozbawienia stopnia
  • Typ decyzji (Unieważnienie/Uchylenie)
  • Data wydania decyzji w sprawie stwierdzenia nieważności postępowania o nadanie stopnia
  • Data wydania decyzji o umorzeniu postępowania
  • Dziedzina
  • Dyscyplina
  • System (POL-on 1/POL-on 2)

Scenariusze REST API dla POL-on 2.0

POL-on 2.0 – Pracownicy

(pdf)

  1. Dane osobowe i identyfikacyjne pracownika
  2. Zatrudnienie
  3. Stopnie i tytuły
  4. Oświadczenia
  5. Prowadzone zajęcia
  6. Kompetencje / Competence
  7. Nieobecności / Absence
  8. Kary pracownicze / Judgement, Penalty
  9. Funkcje kierownicze / Managerial Functions
  10. Import / Import Employee
  11. Historyczni pracownicy / Employees
  12. Stan pracownika w JSONie / Json Employee

POL-on 2.0 – Doktoranci – Osoby ubiegające się o stopień doktora

POL-on 2.0 – Studenci

POL-on 2.0 – Osiągnięcia artystyczne

POL-on 2.0 – Postępowania awansowe

POL-on 2.0 – Projekty naukowe

Obszar Osiągnięcia artystyczne – udostępnione raporty

W tym artykule znajdziesz ogólne informacje o raportach możliwych do wygenerowania w module Raporty, w obszarze Osiągnięcia artystyczne.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Raporty [1]. Wybierz kafel Generowanie raportu [2], a następnie obszar Osiągnięcia artystyczne [3].

Obszar będzie widoczny jeśli posiadasz role przypisane do dostępnych raportów.

Aktualnie w obszarze Osiągnięcia artystyczne możliwe jest generowanie raportów:

  • Osiągnięcia artystyczne pracowników zarejestrowane w POL-on 1 – dla roli INST_OSIAG_ART_ADM nadanej na całość uczelni, dostępny tylko w formacie CSV,
  • Osiągnięcia artystyczne w podmiocie – dla roli edycyjnej lub podglądowej na moduł Pracownicy oraz jednocześnie roli edycyjnej lub podglądowej na moduł Osoby ubiegające się o stopień doktora, role powinny być nadane na całość uczelni, to jest:
  • INST_PR + INST_PR_DOKTORANCI
  • INST_NAUK_PR  +   INST_PR_DOKTORANCI
  • INST_PR_PODGLAD + INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE + INST_PR_DOKTORANCI_PODGLAD
  • INST_NAUK_PR_PODGLAD + INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE + INST_PR_DOKTORANCI_PODGLAD
  • INST_PR + INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE + INST_PR_DOKTORANCI_PODGLAD
  • INST_NAUK_PR + INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE + INST_PR_DOKTORANCI_PODGLAD
  • INST_PR_PODGLAD + INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE + INST_PR_DOKTORANCI
  • INST_NAUK_PR_PODLGAD + INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE + INST_PR_DOKTORANCI
  • Osiągnięcia artystyczne w podmiocie – zakres rozszerzony (dla roli edycyjnej lub podglądowej na moduł Pracownicy oraz jednocześnie roli edycyjnej lub podglądowej na moduł Osoby ubiegające się o stopień doktora, role powinny być nadane na całość uczelni).

Aby wygenerować i pobrać wybrany raport postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Poniżej znajdziesz opis i zakres danych raportów z tego obszaru.

Osiągnięcia artystyczne pracowników zarejestrowane w POL-on 1

  • CZY_NADPISAC
  • PODMIOT_ID
  • ID_OSIAGNIECIA
  • DYSCYPLINA
  • RODZAJ_STARY
  • RODZAJ_ANKIETA_STARY
  • RODZAJ
  • TYP
  • TYTUL
  • KRAJ_REAL
  • ROK_REAL
  • KRAJ_UPUBL
  • ROK_UPUBL
  • CHARAKTERYSTYKA
  • ZAKRES
  • WYDAWNICTWO
  • AUTOR_TYP
  • AUTOR_IMIE
  • AUTOR_2IMIE
  • AUTOR_NAZWISKO
  • AUTOR_PREFIX
  • AUTOR_PESEL
  • AUTOR_TYP_DOK
  • AUTOR_NR_DOK
  • AUTOR_KRAJ_DOK
  • OSWIADCZENIE_DYSC
  • OSWIADCZENIE_DATA
  • NAGRODA_NAZWA
  • NAGRODA_CHARAKTERYSTYKA
  • NAGRODA_KRAJ
  • NAGRODA_ROK
  • NAGRODA_PODMIOT
  • KOLEKCJA_NAZWA
  • KOLEKCJA_KRAJ

Raport umożliwia wyeksportowanie danych o osiągnięciach artystycznych wprowadzonych do POL-on 1 w celu uzupełnienia o zakres wymagany ustawodawstwem (§ 2. ust. 10, pkt 7 rozporządzenia w sprawie POL-on).
Pobrany plik wymaga uzupełnienia zgodnie z instrukcją oraz wytycznymi przygotowanymi przez KEN i ministerstwo nauki, a następnie zaimportowania do POL-on 2.0. Proces importu  został opisany tutaj.

W pliku znajdą się dane osiągnięć, dla których:

  • wprowadzono autora z naszego podmiotu (Raport nie uwzględnia osiągnięć bez wprowadzonego autora będącego pracownikiem podmiotu),
  • rok realizacji lub rok pierwszego upublicznienia to 2017 lub późniejszy.

W raporcie jeden wiersz odpowiada jednemu osiągnięciu. W przypadku wielu autorów w raporcie pojawi się jeden autor z naszego podmiotu. W przypadku wielu nagród lub miejsc o szczególnym znaczeniu w raporcie zostanie wprowadzony losowy rekord.

Osiągnięcia artystyczne w podmiocie

  • Stan
  • Tytuł
  • Dyscyplina
  • Rodzaj osiągnięcia
  • Rok realizacji
  • Rok pierwszego upublicznienia
  • Autor

Osiągnięcia artystyczne w podmiocie – zakres rozszerzony

  • Jednostka
  • Stan
  • Tytuł
  • Dyscyplina
  • Rodzaj osiągnięcia
  • Typ osiągnięcia
  • Rok realizacji
  • Państwo realizacji
  • Rok pierwszego upublicznienia
  • Charakterystyka osiągnięcia
  • Zakres rozpowszechnienia
  • Nazwa wydawnictwa
  • Państwo pierwszego upublicznienia
  • Autor
  • Nagroda – Nazwa konkursu
  • Nagroda – Rok przyznania
  • Nagroda – Państwo
  • Nagroda – Podmiot
  • Nagroda – Charakterystyka
  • Nagroda – Autor imię
  • Nagroda – Autor nazwisko
  • Nazwa prestiżowej kolekcji / miejsca o szczególnym znaczeniu dla kultury
  • Państwo

Raport końcowy z przedsięwzięcia Wsparcie uczelni niepublicznych w zakresie prowadzenia zajęć z wykorzystaniem metod i technik kształcenia na odległość

Raport składany jest przez uczelnie niepubliczne jako raport końcowy do  przedsięwzięcia  „Wsparcie uczelni niepublicznych w zakresie prowadzenia zajęć z wykorzystaniem metod i technik kształcenia na odległość”  w formie pliku PDF, zgodnego z Załącznikiem nr 2 do umowy, którą uczelnie podpisywały z ministerstwem.

Uczelnie składające raport i obowiązujące je terminy

Wzór raportu końcowego z przedsięwzięcia

Uzupełniony raport końcowy (zgodny ze wzorem Załącznika nr 2 do umowy) należy zapisać do formatu PDF. Przed załączeniem do systemu plik powinien zostać podpisany dwoma podpisami elektronicznym:

  • podpisem elektronicznym Rektora lub osoby upoważnionej przez Rektora oraz
  • podpisem elektronicznym głównego księgowego lub kwestora (lub innej osoby prowadzącej księgowość Uczelni zgodnie z jej statutem).

Edycja i podpisanie pliku raportu, odbywa się w całości poza systemem POL-on i nie jest przedmiotem tego opracowania.

Aby zaimportować i przesłać raport potrzebujesz roli edycyjnej INST_RAP_FIN_ADM nadanej na całą instytucję. Rola podglądowa do sprawozdania to INST_RAP_FIN_PODGLAD pozwoli ci na zapoznanie się z wprowadzonymi danymi w twojej instytucji.

Wybierz z menu POL-on 2.0 moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych. Następnie wybierz rok sprawozdawczy 2021 i raport.

Proces przekazywania danych do POL-on obejmuje poniższe etapy:

  • Importowanie pliku PDF
  • Uzupełnienie danych osoby do kontaktu
  • Zatwierdzenie sprawozdania
  • Wysłanie sprawozdania do ministerstwa
  • Weryfikacja sprawozdania przez ministerstwo

Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:

  • Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie
  • Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Importowanie raportu (plik PDF)

Aby zaimportować sprawozdanie (raport) użyj przycisku „Importuj sprawozdanie”, załącz właściwy plik, a następnie potwierdź akcję importu.

Jeśli twoja jednostka nie ma danych do sprawozdania zaznacz checkbox „Brak danych do sprawozdania”.

Walidacje i komunikaty z systemu

System nie umożliwia wgrania pliku w innym formacie niż PDF. Jeśli w wybranym katalogu nie widzisz danych, oznacza to, że plik z raportem został zapisany w innym miejscu lub innym formacie niż PDF.

Ponieważ raport jest wgrywany jako PDF i jego zawartość nie podlega walidacji systemowej, w zakładce „Błędy walidacji” nie znajdziesz zbiorczego raportu błędów walidacji.

Wgrałeś błędny raport? Nie szkodzi! Poprawiony raport można ponownie zaimportować za pomocą przycisku „Importuj sprawozdanie”. Nowy raport zastąpi dotychczasowy.

System poinformuje cię, że wcześniejszy plik zostanie zastąpiony aktualnie wgrywanym. Taka sama ścieżka czynności obowiązuje jeśli chcesz zamienić lub uzupełnić plik. Wgrywanie kolejnych wersji pliku możliwe jest do momentu zatwierdzenia raportu.

Zatwierdzanie raportu

Najpierw uzupełnij dane osoby do kontaktu: wejdź w zakładkę „Podsumowanie”. Przewiń ekran w dół aż do przycisku „Koryguj”. Po kliknięciu w niego podaj dane osoby, z którą można się kontaktować w zakresie danych raportu i kliknij w przycisk „Zapisz”.

Teraz zatwierdź raport w zakładce „Dane sprawozdania”, w tym celu kliknij w przycisk „Zatwierdź dane sprawozdania”.

W tym momencie status raportu zmienia się na „Zatwierdzony”. Po zatwierdzeniu raportu zostaje zablokowana możliwość importu kolejnego pliku. Nie jest to stan nieodwracalny. Na tym etapie możesz jeszcze powrócić do statusu „Edycja”, korzystając z przycisku „Cofnij zatwierdzenie”. Jest to możliwe tak długo, dopóki nie wyślesz raportu do ministerstwa.

Wysyłanie raportu

Wysyłając raport musisz do niego dołączyć oświadczenie o zgodności danych zawartych w raporcie ze stanem faktycznym. Możesz pobrać je zanim przystąpisz do wysyłki albo zrobić to w chwili wysyłki.

Jeśli chcesz najpierw pobrać oświadczenie, kliknij w przycisk „Pobierz oświadczenie o zgodności danych”  w zakładce „Dane sprawozdania” dostępny  w systemie dopiero po zatwierdzeniu raportu. Pobrane oświadczenie powinno zostać wydrukowane, wypełnione i podpisane przez rektora uczelni, a następnie zeskanowane i zapisane jako plik w formacie PDF.

W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Wyślij sprawozdanie”.

W następnym kroku załącz podpisany i zeskanowany plik z oświadczeniem o zgodności danych (koniecznie w formacie PDF).

Jeżeli nie pobrałeś oświadczenia o zgodności danych wcześniej, możesz to zrobić na tym etapie, klikając w komendę „pobierz oświadczenie”.

Możesz załączyć dodatkowy plik lub pliki, jeśli takie posiadasz, razem z raportem, np. aneks do umowy, upoważnienie itp.

Dodatkowe pliki mogą mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip.

Uwaga! Jeśli masz do wysłania więcej niż jeden dodatkowy plik, wówczas powinieneś go spakować do formatu zip (plik z oświadczeniem zawsze jest wysyłany oddzielnie i nie należy go pakować do zipa).

W polu „Komentarz” możesz wpisać dodatkowe uwagi. Zostaną one przesłane razem z raportem.

Całość zatwierdź przyciskiem „Wyślij sprawozdanie”. Po tej operacji status raportu zmieni się na „Wysłany”.

Kolejne etapy, tj.:

  • Weryfikacja raportu przez ministerstwo,
  • Wysłanie raportu do ministerstwa po korekcie,
  • Zatwierdzenie raportu przez ministerstwo.

przebiegają analogicznie do ścieżki opisanej tutaj (punkty 4-7).