Author Archive

Zasady przyznawania i reguły kontrolne świadczeń

Podstawy prawne

Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce

Art.  86.  [Pomoc materialna]

  1. Student może ubiegać się o:

1) stypendium socjalne;

2) stypendium dla osób niepełnosprawnych;

3) zapomogę;

4) stypendium rektora;

Art.  92.  [Okres, na jaki przyznawane są stypendia i zapomogi; maksymalna wysokość stypendiów]

  1. Stypendia, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1, 2 i 4, są przyznawane na semestr lub na rok akademicki i wypłacane co miesiąc przez okres do 10 miesięcy, a gdy kształcenie trwa semestr – przez okres do 5 miesięcy.
  2. Zapomoga może być przyznana nie częściej niż 2 razy w roku akademickim.
  3. Łączna miesięczna kwota stypendiów, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1 i 4, dla studenta nie może być wyższa niż 38% wynagrodzenia profesora.

Art.  93.  [Ograniczenie możliwości przyznania świadczeń]

  1. Świadczenia, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1-4 i art. 359 ust. 1, przysługują na studiach pierwszego stopnia, studiach drugiego stopnia i jednolitych studiach magisterskich.
  2. Student kształcący się równocześnie na kilku kierunkach studiów może otrzymywać świadczenia, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1-4 i art. 359 ust. 1, tylko na jednym, wskazanym przez niego kierunku.
  3. Świadczenia, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1-4 i art. 359 ust. 1, nie przysługują studentowi posiadającemu tytuł zawodowy:

1) magistra, magistra inżyniera albo równorzędny;

2) licencjata, inżyniera albo równorzędny, jeżeli ponownie podejmuje studia pierwszego stopnia.

  1. Łączny okres, przez który przysługują świadczenia, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1-4 i art. 359 ust. 1, wynosi 12 semestrów, bez względu na ich pobieranie przez studenta, z zastrzeżeniem że w ramach tego okresu świadczenia przysługują na studiach:

1) pierwszego stopnia – nie dłużej niż przez 9 semestrów;

2) drugiego stopnia – nie dłużej niż przez 7 semestrów.

  1. Łączny okres, o którym mowa w ust. 4, jest dłuższy o 2 semestry w przypadku, gdy student podjął jednolite studia magisterskie, których czas trwania określony w przepisach prawa wynosi 11 albo 12 semestrów.
  2. Do okresu, o którym mowa w ust. 4 i 5, wlicza się wszystkie rozpoczęte przez studenta semestry na studiach, o których mowa w ust. 1, w tym semestry przypadające w okresie korzystania z urlopów, o których mowa w art. 85 ust. 1 pkt 3, z wyjątkiem semestrów na kolejnych studiach pierwszego stopnia rozpoczętych lub kontynuowanych po uzyskaniu pierwszego tytułu zawodowego licencjata, inżyniera albo równorzędnego. W przypadku kształcenia się na kilku kierunkach studiów semestry odbywane równocześnie traktuje się jako jeden semestr.
  3. W przypadku gdy niepełnosprawność powstała w trakcie studiów lub po uzyskaniu tytułu zawodowego, świadczenie, o którym mowa w art. 86 ust. 1 pkt 2, przysługuje przez dodatkowy okres 12 semestrów. Przepisy ust. 4 i 6 stosuje się odpowiednio.
  4. Przepisy ust. 1-7 stosuje się odpowiednio do studentów, którzy kształcili się lub uzyskali tytuły zawodowe za granicą.

Art.  344.  [Wykaz studentów]

  1. Wykaz studentów obejmuje:

10) rodzaj przyznanych świadczeń, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1-4;

Rozporządzenie Ministra Nauki I Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on

§ 3 ust. 3. W zakresie danych, o których mowa w art. 344 ust. 1 pkt 10 ustawy, w wykazie studentów zamieszcza się następujące informacje:

1) rodzaj przyznanego świadczenia;

2) okres, na który świadczenie zostało przyznane.

Zasady przyznawania świadczeń

Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia, studiach drugiego stopnia i jednolitych studiach magisterskich, przez łączny okres 12 semestrów, bez względu na ich pobieranie przez studenta.

W ramach tego okresu, świadczenia przysługują na studiach:

  • pierwszego stopnia – nie dłużej niż przez 9 semestrów;
  • drugiego stopnia – nie dłużej niż przez 7 semestrów.

W przypadku, gdy student podjął jednolite studia magisterskie, których czas trwania określony w przepisach prawa wynosi 11 albo 12 semestrów (np. na kierunkach medycznych), łączny okres, w którym przysługują świadczenia, jest dłuższy o 2 semestry, tj. wynosi łącznie 14 semestrów.

Więcej informacji w komunikacie MEiN: https://www.gov.pl/web/edukacja-i-nauka/swiadczenia-dla-studentow-od-semestru-letniego-roku-akademickiego-20212022

Student, który kształci się jednocześnie na kilku kierunkach studiów, może otrzymać świadczenie danego rodzaju (np. stypendium socjalne), tylko na jednym, wskazanym przez niego, kierunku studiów. Student może otrzymać dane świadczenie (np. stypendium socjalne) na jednym kierunku, a inne świadczenie (np. stypendium rektora) na drugim kierunku, w tym także w innej uczelni.

Okres przysługiwania świadczeń

W przypadku ukończenia studiów I stopnia i rozpoczęcia studiów II stopnia, albo przerwania studiów (skreślenia z listy) i rozpoczęcia kolejnych, sumują się wyłącznie okresy studiowania (tj. do ukończenia studiów lub skreślenia z listy studentów).

Do okresu przysługiwania świadczeń wlicza się wszystkie rozpoczęte przez studenta semestry na studiach, w tym także semestry przypadające w okresie korzystania z urlopów od zajęć, z zastrzeżeniem:

  • Semestry na kolejnych studiach pierwszego stopnia rozpoczętych lub kontynuowanych po uzyskaniu pierwszego tytułu zawodowego licencjata, inżyniera albo równorzędnego (kolejne studia pierwszego stopnia) nie są wliczane do okresu przysługiwania świadczeń. 
  • Semestry na kolejnych studiach po uzyskaniu tytułu zawodowego magistra, magistra inżyniera albo równorzędnego (kolejne studia) nie są wliczane do okresu przysługiwania świadczeń.

W przypadku kształcenia się na kilku kierunkach studiów, semestry odbywane równocześnie traktuje się jako jeden semestr.

Stypendium socjalne, stypendium dla osób niepełnosprawnych, stypendium rektora są przyznawane na semestr lub na rok akademicki.

Jeżeli w danym roku akademickim student został zarejestrowany na dwa semestry, to stypendium może zostać przyznane maksymalnie na 10 miesięcy w okresie od 1 października do 30 września roku następnego.

Jeżeli w danym roku akademickim student został zarejestrowany na jeden semestr studiów, to stypendium może zostać przyznane maksymalnie na 5 miesięcy w okresie od 1 października do 30 września roku następnego, a dokładniej:

  • jeżeli student został zarejestrowany tylko na semestr zimowy, to świadczenia mogą być wypłacane do lutego włącznie.
  • jeżeli student został zarejestrowany na semestr letni, to świadczenie może otrzymać od marca do września.​

Prawo do świadczenia nie przysługuje studentowi po upłynięciu okresu 12 lub 14 semestrów zliczonych na studiach pierwszego stopnia, studiach drugiego stopnia i jednolitych studiach magisterskich, bez względu na to czy student pobierał świadczenie, czy nie.

Prawo do świadczenia nie przysługuje studentowi posiadającemu tytuł zawodowy licencjata, inżyniera albo równorzędny, jeżeli ponownie podejmuje studia pierwszego stopnia oraz studentowi posiadającemu tytuł zawodowy magistra, magistra inżyniera albo równorzędny. Od tej zasady został ustanowiony wyjątek, który dotyczy prawa do stypendium dla osób niepełnosprawnych.

Stypendium dla osób niepełnosprawnych

W przypadku, gdy niepełnosprawność powstała w trakcie studiów lub po uzyskaniu tytułu zawodowego, student może otrzymać stypendium dla osób niepełnosprawnych jeszcze na jednym, kolejnym kierunku studiów przez okres 12 miesięcy.

Przy ocenie prawa do stypendium dla osób niepełnosprawnych na kolejnym kierunku studiów, istotny jest moment powstania niepełnosprawności, a nie data wydania orzeczenia potwierdzającego powyższy fakt. Datę lub okres powstania niepełnosprawności określa się na podstawie treści ww. orzeczenia.

UWAGA! System waliduje świadczenia przyznane od styczna 2022 r.  licząc semestry.

Reguły kontrolne (walidacje)

  • Nie można wypłacać świadczenia w okresie braku rejestracji semestru studiów (POL_3680)
  • Nie można otrzymywać tego samego świadczenia na wielu kierunkach studiów na tej samej uczelni (POL_2716)
  • Nie można otrzymywać tego samego świadczenia na wielu kierunkach studiów na różnych uczelniach (POL_3681)
  • Nie można otrzymywać świadczenia dłużej niż 10 miesięcy w roku akademickim, jeżeli kształcenie trwa dwa semestry (POL_2719)
  • Nie można otrzymywać świadczenia dłużej niż 5 miesięcy w roku akademickim, jeżeli kształcenie trwa semestr (POL_2720)
  • Zapomoga może być przyznana nie częściej niż dwa razy w roku akademickim na wszystkich kierunkach i uczelniach, na których student realizuje kształcenie (POL_3682)
  • Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia nie dłużej niż 9 semestrów – przekroczony okres przysługiwania świadczenia w ramach wszystkich studiów na określonym poziomie (POL_3800)
  • Świadczenia przysługują na studiach drugiego stopnia nie dłużej niż 7 semestrów – przekroczony okres przysługiwania świadczenia w ramach pojedynczych studiów (POL_3683)
  • Świadczenia przysługują na jednolitych studiach magisterskich nie dłużej niż 12 semestrów, jeżeli trwają one krócej niż 11 semestrów – przekroczony okres przysługiwania świadczenia w ramach pojedynczych studiów (POL_3795)
  • Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia, studiach drugiego stopnia i jednolitych studiach magisterskich, przez łączny okres 12 lub 14 semestrów, bez względu na ich pobieranie przez studenta (POL_3797)
  • Prawo do świadczeń nie przysługuje studentowi posiadającemu tytuł zawodowy licencjata, inżyniera albo równorzędny, jeżeli ponownie podejmuje studia pierwszego stopnia (POL_2723)
  • Prawo do świadczeń nie przysługuje studentowi posiadającemu tytuł zawodowy magistra, magistra inżyniera albo równorzędny (POL_2722)

Walidacje sprawdzają, czy świadczenie zostało przyznane poprawnie w ramach studiów, których dotyczy.

Kontrola uruchamiana jest w przypadku zarejestrowanych świadczeń (stypendium socjalne, stypendium rektora, zapomoga, stypendium dla osób niepełnosprawnych) od stycznia 2022 roku, jednak przy wyliczeniach uwzględniane są dane dotyczące semestrów ze wszystkich studiów studenta, również te sprzed 2022 roku. System oblicza liczbę semestrów zarejestrowanych w ramach studiów oraz sprawdza, w którym semestrze zostało przyznane świadczenie.

Więcej o regułach kontrolnych w dokumencie „Reguły walidacji w obszarze studentów” umieszczonym w pomocy systemu: https://polon.nauka.gov.pl/pomoc/knowledge-base/specyfikacja-interfejsow-masowej-wymiany-danych-w-systemie-pol-on-w-wersji-2-0/

Przykładowe scenariusze

UWAGA! W poniższych scenariuszach graficznych kolorem zielonym zostały oznaczone semestry zliczane do okresu przyznawania świadczenia zgodnie z regułami zawartymi w przepisach prawnych. Kolorem różowym – semestry nie zliczane do ww. okresu.

W poniższych scenariuszach studentom nie przysługuje dodatkowy okres przyznawania świadczenia ze względu na niepełnosprawność (Art. 93. ust. 7 PSWiN).

Scenariusz 1

Student rozpoczyna studia I stopnia na Kierunku A. Po roku rozpoczyna studia I stopnia na Kierunku B. Jako kierunek, na którym będzie pobierał świadczenie wskazuje Kierunek A.

Po 5 semestrze zostaje skreślony z kierunku A. Od tego momentu będzie mógł pobierać świadczenie na drugim Kierunku studiów I stopnia (Kierunek B) – nie dłużej niż 9 semestrów na studiach I stopnia łącznie.

Rok po ukończeniu studiów I stopnia na Kierunku B, student rozpoczyna studia II stopnia. Będzie mógł pobierać świadczenie przez kolejne semestry – nie dłużej niż 7 semestrów na studiach II stopnia i 12 semestrów na studiach I i II stopnia łącznie.

Reguły, które mają zastosowanie w tym scenariuszu:

  • Nie można otrzymywać tego samego świadczenia na wielu kierunkach studiów
  • Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia nie dłużej niż 9 semestrów
  • Świadczenia przysługują na studiach drugiego stopnia nie dłużej niż 7 semestrów
  • Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia, studiach drugiego stopnia i jednolitych studiach magisterskich, przez łączny okres 12 lub 14 semestrów, bez względu na ich pobieranie przez studenta

Tak wygląda graficzna prezentacja scenariusza:

Scenariusz 2

UWAGA! W poniższym scenariuszu dodatkowe semestry zliczane na studiach są wynikiem tego, że student przebywa na urlopie przez dwa semestry w tym samym czasie na obu Kierunkach I stopnia oraz powtarza rok na studiach II stopnia.

Student rozpoczyna studia I stopnia na Kierunku A. Po roku rozpoczyna studia I stopnia na Kierunku B. Jako kierunek, na którym będzie pobierał świadczenie wskazuje Kierunek A. Nie może pobierać świadczeń dłużej niż 9 semestrów na studiach I stopnia.

Od momentu otrzymania tytułu licencjata nie może pobierać świadczenia na kolejnych studiach I stopnia (Kierunek B).

Po ukończeniu studiów I stopnia na Kierunku B, student rozpoczyna studia II stopnia. Będzie mógł pobierać świadczenie przez kolejne semestry – nie dłużej niż 7 semestrów na studiach II stopnia i 12 semestrów na studiach I i II stopnia łącznie.

Reguły, które mają zastosowanie w tym scenariuszu:

  • Nie można otrzymywać tego samego świadczenia na wielu kierunkach studiów
  • Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia nie dłużej niż 9 semestrów
  • Świadczenia przysługują na studiach drugiego stopnia nie dłużej niż 7 semestrów
  • Prawo do świadczeń nie przysługuje studentowi posiadającemu tytuł zawodowy licencjata, inżyniera albo równorzędny, jeżeli ponownie podejmuje studia pierwszego stopnia
  • Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia, studiach drugiego stopnia i jednolitych studiach magisterskich, przez łączny okres 12 lub 14 semestrów, bez względu na ich pobieranie przez studenta

Tak wygląda graficzna prezentacja scenariusza:

Scenariusz 3

Student rozpoczyna studia jednolite magisterskie na Kierunku lekarskim (12 semestrów). Po roku rozpoczyna studia I stopnia na Kierunku A. Ponieważ może pobierać świadczenie tylko na jednym kierunku – jako kierunek, na którym będzie pobierał świadczenie wskazuje Kierunek lekarski.

Rok po ukończeniu studiów I stopnia na Kierunku A, student rozpoczyna Kolejne studia I stopnia (Kierunek B). Po uzyskaniu tytułu licencjata nie może pobierać świadczenia na kolejnych studiach I stopnia. Chociaż maksymalny okres pobierania świadczenia na studiach wynosi 14 semestrów, student nie może pobierać świadczenia po uzyskaniu tytułu magistra.

Reguły, które mają zastosowanie w tym scenariuszu:

  • Nie można otrzymywać tego samego świadczenia na wielu kierunkach studiów
  • Świadczenia przysługują na jednolitych studiach magisterskich nie dłużej niż 12 semestrów, jeżeli trwają one krócej niż 11 semestrów
  • Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia, studiach drugiego stopnia i jednolitych studiach magisterskich, przez łączny okres 12 lub 14 semestrów, bez względu na ich pobieranie przez studenta
  • Prawo do świadczeń nie przysługuje studentowi posiadającemu tytuł zawodowy licencjata, inżyniera albo równorzędny, jeżeli ponownie podejmuje studia pierwszego stopnia
  • Prawo do świadczeń nie przysługuje studentowi posiadającemu tytuł zawodowy magistra, magistra inżyniera albo równorzędny

Tak wygląda graficzna prezentacja scenariusza:

Scenariusz 4

Student rozpoczyna studia I stopnia na Kierunku A. Po roku rezygnuje i zostaje skreślony z listy studentów.

W kolejnym roku akademickim rozpoczyna studia I stopnia na Kierunku B i studia I stopnia na Kierunku C. Jako kierunek, na którym będzie pobierał świadczenie wskazuje Kierunek B. Po dwóch semestrach rezygnuje ze studiów na Kierunku B. Po skreśleniu z listy studentów może zacząć pobierać świadczenie w kolejnych semestrach na Kierunku C. Nie może pobierać świadczeń dłużej niż 9 semestrów na studiach I stopnia.

Po ukończeniu studiów I stopnia na Kierunku C, student rozpoczyna studia II stopnia. Będzie mógł pobierać świadczenie przez kolejne semestry – nie dłużej niż 7 semestrów na studiach II stopnia i 12 semestrów na studiach I i II stopnia łącznie.

Reguły, które mają zastosowanie w tym scenariuszu:

  • Nie można otrzymywać tego samego świadczenia na wielu kierunkach studiów
  • Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia nie dłużej niż 9 semestrów
  • Świadczenia przysługują na studiach drugiego stopnia nie dłużej niż 7 semestrów
  • Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia, studiach drugiego stopnia i jednolitych studiach magisterskich, przez łączny okres 12 lub 14 semestrów, bez względu na ich pobieranie przez studenta

Tak wygląda graficzna prezentacja scenariusza:

Rejestracja w systemie

Ścieżkę rejestracji świadczeń w systemie za pomocą interfejsu prześledzisz tu.​

Zgoda na mailing z systemu

Administrator systemu POL-on w jednostce, może wycofać zgodę użytkownika na otrzymywanie wiadomości na adres mailowy użyty przy rejestracji konta.

Zgoda na otrzymywanie mailingu jest zaznaczana przez system domyślnie w momencie nadawania użytkownikowi uprawnień, co oznacza, że administrator systemu nie musi wykonywać żadnych dodatkowych czynności, jeśli użytkownik z daną rolą chce otrzymywać informacje o nowościach, modyfikacjach lub innych istotnych wydarzeniach istotnych dla posiadaczy wskazanej roli w systemie.

UWAGA! W przypadku jeśli użytkownik nie chce otrzymywać ww. wiadomości powinien skontaktować się z administratorem systemu POL-on własnej jednostki. Administrator może odznaczyć checkbox mailingu przy wskazanej roli lub zawiesić rolę jeśli została nadana nadmiarowo (dla zawieszonych ról checkbox mailingu pozostaje nieaktywny).

Cofnięcie zgody na mailing z systemu (dla INST_ADM)

Jeżeli jesteś administratorem POL-on w jednostce i chcesz odznaczyć zgodę użytkownika na otrzymywanie wiadomości na adres mailowy użyty przy rejestracji konta, przejdź do modułu Administracja, a następnie kliknij w kafel „Użytkownicy”. Wyszukaj użytkownika za pomocą filtrów zestawienia i przejdź do danych osoby. Aby przejść do danych użytkownika możesz skorzystać z linku aktywnego ukrytego pod imieniem i nazwiskiem (w widoku uproszczonym) lub kliknij w wiersz z danymi użytkownika (w widoku tabelarycznym).

W danych użytkownika użyj przycisku „Edytuj uprawnienia”. W celu cofnięcia zgody na mailing
w odpowiedniej kolumnie (Mailing) odznacz checboxy przy właściwych rolach, a następnie zapisz zmiany. Przycisk zapisu znajduje się na dole strony. System poinformuje cię o zmianach w uprawnieniach użytkownika.

System poinformuje cię o zmianach w uprawnieniach użytkownika.

Cofniętą zgodę na otrzymywanie wiadomości na adres mailowy użyty przy rejestracji konta, można przywrócić. W tym celu administrator POL-on powinien wyszukać użytkownika, wejść w edycję uprawnień i zaznaczyć pusty checkbox mailingu przy właściwej roli.

Sprawozdawczość GUS za 2022 rok – Federacje

Zgodnie z ustaleniami MEiN zawartymi w komunikacie opublikowanym w aktualnościach systemu sprawozdanie S12 należy przekazać do 28 lutego 2023 r. (według stanu na dzień 31 grudnia 2022 r.).

Stosownie do ustaleń, przypominamy, iż możliwe jest wykazanie danych dotyczących szkoły doktorskiej oraz stopni doktora uzyskanych w ramach studiów doktoranckich przez federację albo jednostki uczestniczące. Wskazujemy w tym zakresie na działy: 4-11.

Podstawa prawna: USTAWA z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – Art. 173 ust. 5 „Federacja jest podmiotem uprawnień związanych z posiadaniem kategorii naukowej w zakresie: 1) nadawania stopni naukowych lub stopni w zakresie sztuki; 2) kształcenia doktorantów;”

UWAGA! W tym roku Federacje będą sprawozdawały się poza podstawowym procesem GUS – sprawozdania. Sprawozdanie można złożyć w module Dokumenty.

Dostęp do operacji wymaga posiadania ról:

  • FED_PR_SPR (wgranie pliku)
  • FED_PR_SPR_PODGLAD (podgląd)

Ścieżka pracy

Federacja otrzymuje szablon Excel drogą mailową.

W celu złożenia sprawozdania Federacji należy:

  1. Pobrać szablon (przesłany drogą mailową)
  2. Uzupełnić plik
  3. Wgrać plik w module Dokumenty, wybierając rodzaj dokumentu: Sprawozdanie GUS POL-on za rok 2022 – Federacje

Przeniesienie danych doktorantów z jednej szkoły doktorskiej do drugiej – pomiędzy podmiotami

Przeniesienie doktorantów z jednej szkoły doktorskiej do drugiej pomiędzy podmiotami jest dostępne tylko dla uczestników szkoły doktorskiej, a więc osób ubiegających się o stopień doktora w trybie „Kształcenie doktorantów” – o statusie danych poprawny. Wymaga roli INST_PR_DOKTORANCI lub FED_PR_DOKTORANCI.

Podmiot może wykonać przeniesienia ze szkół prowadzonych samodzielnie lub współprowadzonych, w których występuje jako „podmiot prowadzący”. W przypadku federacji oraz podmiotów sfederowanych przeniesienia danych może dokonać jedynie federacja.

Przeniesienie danych doktorantów z jednej szkoły doktorskiej do drugiej pomiędzy podmiotami wymaga wskazania osób, których dane powinny zostać przeniesione. Najszybciej dokonasz tego za pomocą filtrów zestawienia.

Wskazywanie danych doktorantów do przeniesienia

Analogicznie jak w przypadku migracji doktorantów między szkołami doktorskimi twojej jednostki, przeniesienie do szkoły doktorskiej innego podmiotu możesz wykonać dla pojedynczego doktoranta bądź grupy doktorantów.

Przeniesienie pojedynczego doktoranta

Aby przenieść pojedynczego doktoranta z twojej szkoły doktorskiej do szkoły doktorskiej innego podmiotu, odszukaj go w wykazie osób ubiegających się o stopień doktora. Wprowadź dane osobowe lub identyfikacyjne doktoranta w odpowiednie pola filtrów zestawienia i wciśnij przycisk „Szukaj”. Następnie użyj przycisku „Przenieś dane doktorantów”, który znajduje się nad zestawieniem.

Jeśli doktorant jest uczestnikiem szkoły doktorskiej o statusie „Aktywny” i ma stan danych „Poprawny”, zostanie wyświetlony w osobnym oknie.

Zaznacz checkbox przy danych doktoranta i zatwierdź, klikając w przycisk „Przenieś dane doktorantów”.

Grupa doktorantów

Aby przenieść grupę doktorantów z twojej szkoły doktorskiej do szkoły doktorskiej innego podmiotu, wyfiltruj ich rekordy. W tym celu skorzystaj  z filtrów zestawienia, wskazując szkołę doktorską. Aby doprecyzować zakres wyszukiwania, możesz wskazać również program kształcenia. Następnie wciśnij przycisk „Szukaj”. System wyświetli dane doktorantów ze wskazanymi atrybutami.

Kliknij w przycisk „Przenieś dane doktorantów” w celu wyświetlenia aktywnych uczestników wskazanej szkoły doktorskiej lub programu kształcenia, ze stanem danych „Poprawny”. Zaznacz checkbox przy danych każdego doktoranta, którego chcesz przenieść. Możesz – w razie potrzeby – zaznaczyć wszystkich odfiltrowanych doktorantów. W przypadku więcej niż jednej strony z danymi doktorantów do migracji, na każdej kolejnej stronie zaznacz opcję „Zaznacz wszystkie”.

Zatwierdź akcję przyciskiem „Przenieś dane doktorantów”.

Wskazywanie danych szkoły doktorskiej podmiotu przejmującego

Po wybraniu doktorantów do przeniesienia wprowadź w oknie formularza:

  • Podmiot prowadzący szkołę doktorską (Po wprowadzeniu pierwszych liter podmiotu jego nazwa zostanie podpowiedziana przez system. Możesz wskazać podmiot, który w danym momencie czasu prowadzi szkoły doktorskie).
  • Nazwę szkoły doktorskiej (Możesz wskazać nazwę ze szkół doktorskich podmiotu wybranego w polu wyżej)
  • Datę zmiany biznesowej (Jest to data zmiany szkoły doktorskiej).

Zatwierdź wprowadzone informacje i rozpocznij przeniesienie, klikając w przycisk „Przenieś dane doktorantów”. Zmiana szkoły doktorskiej zostanie zapisana i odłożona w historii zmian.

Po uruchomieniu procesu przeniesienia (kliknięcie w przycisk „Przenieś dane doktorantów”) dane wskazanych osób zostają przeniesione do odrębnego zestawienia „Doktoranci w trakcie przeniesienia do szkoły doktorskiej w innym podmiocie” (znikają z wykazu osób ubiegających się o stopień doktora twojej jednostki).

UWAGA! Aby przeniesienie zakończyło się sukcesem, podmiot przejmujący będzie musiał zatwierdzić przejęcie doktoranta. proces ten został opisany niżej.

Uruchomienie przeniesienia doktoranta pomiędzy szkołami doktorskimi dwóch podmiotów jest odwracalne do momentu zatwierdzenia przeniesienia przez podmiot przejmujący.

Cofnięcie przeniesienia

Jeśli przeniosłeś kogoś przez pomyłkę do szkoły doktorskiej innego podmiotu możesz wycofać przeniesienie, w tym celu przejdź do zestawienia doktorantów przenoszonych, znajdującego się pod kaflem „Doktoranci w trakcie przeniesienia do szkoły doktorskiej w innym podmiocie”.

Osoby, które są w trakcie przeniesienia i znajdują się na tym zestawieniu znikają z głównego wykazu, a ich dane stają się nieedytowalne. Jeśli potrzebujesz dokonać zmian w danych przenoszonego doktoranta, musisz cofnąć przeniesienie, aby przywrócić go do zestawienia osób ubiegających się o stopień doktora twojej jednostki. W tym wykazie będziesz mógł dokonać edycji danych doktoranta.

W celu cofnięcia przeniesienia użyj przycisku, znajdującego się z prawej stronie, nad wykazem osób przenoszonych do szkoły doktorskiej w innym podmiocie.

Zakres danych widocznych na zestawieniu:

  • Nazwisko
  • Imię
  • PESEL/Dok. tożsamości
  • Dane kształcenia tj. Nazwa szkoły doktorskiej oraz nazwa albo zakres programu kształcenia
  • Dane podmiotu przejmującego tj. Nazwa podmiotu i nazwa szkoły doktorskiej

Zaznacz checkbox przy danych każdego doktoranta, którego przeniesienie chcesz anulować. Możesz – w razie potrzeby – zaznaczyć wszystkich odfiltrowanych doktorantów. W przypadku więcej niż jednej strony z danymi doktorantów do cofnięcia, na każdej kolejnej stronie zaznacz opcję „Zaznacz wszystkie”.

Zatwierdź akcję przyciskiem „Cofnij przeniesienie”.

Zatwierdzenie/odrzucenie przeniesienia przez podmiot przejmujący

Doktoranci przeniesieni do szkoły doktorskiej podmiotu przejmującego zanim znajdą się w wykazie osób ubiegających się o stopień doktora będą wymagali zatwierdzenia przez podmiot docelowy. „Wykaz przenoszonych osób do akceptacji” znajdziesz klikając w kafel „Przeniesienia doktorantów ze szkół doktorskich w innych podmiotach do akceptacji”.

Dane osób, które oczekują na akceptację  i znajdują się na tym zestawieniu są nieedytowalne do momentu znalezienia się w zestawieniu osób ubiegających się o stopień doktora twojej jednostki.

W celu zatwierdzenia bądź odrzucenia przeniesienia użyj przycisku „Zaakceptuj lub odrzuć przeniesienie doktorantów”, znajdującego się z prawej stronie, nad wykazem.

Zakres danych widocznych na zestawieniu:

  • Nazwisko
  • Imię
  • PESEL/Dok. tożsamości
  • Dane aktualnego kształcenia tj. Nazwa podmiotu oraz nazwa szkoły doktorskiej
  • Dane docelowego kształcenia tj. Nazwa szkoły doktorskiej twojego podmiotu.

Zaznacz checkbox przy danych każdego doktoranta, którego przeniesienie chcesz zatwierdzić. Możesz – w razie potrzeby – zaznaczyć wszystkich odfiltrowanych doktorantów. W przypadku więcej niż jednej strony z danymi doktorantów do cofnięcia, na każdej kolejnej stronie zaznacz opcję „Zaznacz wszystkie”. Zatwierdź przejęcie przyciskiem „Zaakceptuj przeniesienie doktorantów” i potwierdź przeniesienie („Przenieś”). Doktorant zostanie przeniesiony do wykazu osób ubiegających się o stopień doktora twojej jednostki.

Zaakceptowanie przeniesienia spowoduje, że doktorant znika z zestawienia osób przenoszonych w podmiocie, który rozpoczął ten proces. Natomiast w kontekście podmiotu przejmującego doktoranta dane zostaną odblokowane do edycji.

Analogicznie postąp w przypadku doktorantów, których chcesz odrzucić. Zaznacz checkbox przy danych każdego doktoranta, którego przeniesienie chcesz odrzucić. Użyj przycisku „Odrzuć przeniesienie doktorantów”, a następnie potwierdź odrzucenie („Odrzuć”).

Historia zmian

Z informacją o zmianie podmiotu i szkoły doktorskiej przez doktoranta, możesz zapoznać się w danych doktoranta w „Wykazie osób ubiegających się o stopień doktora” twojej jednostki.

Korzystając z filtrów wyszukaj doktoranta, a następnie wybierz sekcję „Kształcenie doktoranta”. Przejdź do zakładki „Historia zmian” (szkoły doktorskiej i programu kształcenia). Zobaczysz w niej okresy, w jakich doktorant kształcił się w poszczególnych podmiotach i szkołach. Poszczególne wersje danych zostały odłożone w kolejności od najnowszej (na górze) do najstarszej (na dole). Po lewej stronie wersji danych znajdziesz datę obowiązywania zmiany.

Harmonogram udostępniania sprawozdań w 2023 r.

Nazwa sprawozdania Planowany termin udostępnienia w POL-on Termin składania przez podmioty
Informacja o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych 10 styczeń 2023 r. 31 styczeń 2023 r.
Formularz danych uzupełniających na potrzeby naliczenia subwencji 8 luty 2023 r. 28 luty 2023 r.
Sprawozdanie z wykorzystania dotacji 9 marzec 2023 r. 31 marzec 2023 r.
Sprawozdanie z wykorzystania środków z funduszu stypendialnego 9 marzec 2023 r. 31 marzec 2023 r.
Raport z wykorzystania środków finansowych (CŁ i instytuty Sieci) 13 kwiecień 2023 r. 30 kwiecień 2023 r.
Sprawozdanie z wykorzystania subwencji 8 czerwiec 2023 r. 30 czerwiec 2023 r.
Sprawozdanie finansowe 8 czerwiec 2023 r. 30 czerwiec 2023 r.
Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego 8 czerwiec 2023 r. 30 czerwiec 2023 r.
Plan rzeczowo-finansowy 8 czerwiec 2023 r. 30 czerwiec 2023 r.
Sprawozdanie finansowe instytutów Sieci i Centrum Łukasiewicz 8 czerwiec 2023 r. 30 czerwiec 2023 r.
Plan finansowy instytutów Sieci i Centrum Łukasiewicz 8 czerwiec 2023 r. 30 czerwiec 2023 r.

Podstawa prawna dla studiów, dla których nie można określić właściwego aktu prawnego będącego podstawą ich prowadzenia

W przypadku studiów, dla których nie można określić właściwego aktu prawnego będącego podstawą ich prowadzenia zaznacz checkbox „Brak dokumentu”, znajdujący się w sekcji Podstawa prawna w danych kierunku.

Podstawa „Brak dokumentu” może być wskazana w przypadku, gdy jednocześnie zaszły poniższe warunki:

  • uczelnia została utworzona przed 1990-01-01
  • data utworzenia kierunku studiów jest wcześniejsza niż 2005-10-01
  • brakuje dla studiów wprowadzonego w systemie właściwego numeru aktu prawnego lub też data wydania aktu prawnego to 1900-01-01

Studia posiadające podstawę „Brak dokumentu” mogą być obsługiwane w systemie przez uczelnie na analogicznej zasadzie jak studia prowadzone na podstawie uchwały senatu. Dla takich studiów numer oraz data aktu prawnego pozostają puste. System nie pozwoli na ich wprowadzenie.

Po zaznaczeniu checkboxa „Brak dokumentu” pozycje te staną się nieaktywne.

UWAGA! W przypadku, gdy nie chcesz skorzystać z podstawy prawnej „Brak dokumentu”, a jedynie zmienić dane w rekordzie pamiętaj, że w zakresie studiów, gdzie podstawą prawną jest decyzja/pozwolenie ministra korekta po stronie uczelni jest ograniczona. Więcej o regułach zarządzania danymi studiów na kierunku przez pracownika uczelni przeczytasz tu.

W przypadku konieczności korekty danych, które nie podlegają twojej edycji skontaktuj się z ministerstwem.

Moduł Inwestycje – historia techniczna

Aby pobrać dane inwestycji do pliku, odszukaj ją z wykorzystaniem nazwy w sekcji filtrów zestawienia.

Przejdź do danych szczegółowych odnalezionego rekordu. W danych inwestycji użyj przycisku „Pobierz historię techniczną inwestycji”, który pozwala na pobranie pliku Excel z danymi inwestycji.

W pliku znajdziesz następujące informacje:

  • Sekcja
  • Atrybut
  • Wartość przed
  • Wartość po
  • Operacja
  • Kto (login użytkownika)
  • Kiedy (data)
  • Jednostka

Korekta uruchomienia w danych studenta

Korekta uruchomienia oznacza poprawienie błędnie wskazanych studiów w danych studenta. W konsekwencji korekty pojawi się:

  • właściwa, nowa nazwa kierunku – w przypadku przypisania studenta do uruchomienia ze starą nazwą,
  • właściwa forma studiów – w przypadku omyłkowego przypisania studenta do formy stacjonarnej lub niestacjonarnej kierunku,
  • właściwy język kształcenia lub język filologii – w przypadku błędnego przypisania studenta do uruchomienia prowadzonego w innym języku.

Korekta nie dotyczy sytuacji przejścia studenta z jednej formy studiów na drugą (np. ze studiów niestacjonarnych na stacjonarne). Taki proces odzwierciedlamy w systemie zgodnie ze scenariuszem opublikowanym tutaj.

UWAGA! Korekta uruchomienia możliwa jest tylko w ramach uruchomień tego samego kierunku studiów – dla studiów, które zostały przypisane do kierunku z POL-on 2.0. Korekta nie jest możliwa dla studiów, które były w całości realizowane na kierunku z POL-on 1.0!

W przypadku studiów rozpoczętych przed 1.10.2019 r., które były kontynuowane, korekta dotyczy tylko semestrów przypisanych do kierunku z POL-on 2.0.

Jeżeli studia rozpoczęły się bez przypisania do kierunku, korekta dotyczy tylko semestrów przypisanych do kierunku.

Aby dokonać korekty uruchomienia odnajdź studenta w wykazie, a następnie przejdź do szczegółów jego danych. Wybierz zakładkę „Podsumowanie przebiegu studiów”. W kolejnym kroku przejdź do danych o studiach, korzystając z linku aktywnego ukrytego pod nazwą kierunku.

W naszym przykładzie studenta przypisano do nieprawidłowego uruchomienia kierunku Architektura (kod uruchomienia: 3036, uruchomienie stacjonarne w języku polskim).

W danych o studiach użyj przycisku „Zmień uruchomienie”, znajdującego się w prawym górnym rogu ekranu.

Wyszukaj właściwe uruchomienie (w ramach tego samego kierunku), korzystając z wyszukiwania po nazwie lub kodzie uruchomienia.

  • W przypadku wskazania wyszukiwania po nazwie – wprowadź nazwę studiów. System wyświetli ci inne uruchomienia tego kierunku.
  • W przypadku wskazania wyszukiwania po kodzie – wprowadź numer kodu uruchomienia.

Wskaż właściwe uruchomienie, a następnie użyj przycisku „Zapisz”. W kolejnym kroku potwierdź chęć korekty uruchomienia.

System poinformuje cię o zapisie danych uruchomienia (kod uruchomienia: 10330, studia stacjonarne w języku angielskim).

Studia po korekcie uruchomienia podlegają pełnej walidacji.

ECTS zaliczone w procesie potwierdzenia efektów uczenia się

Uwaga! Punkty ECTS zaliczone w procesie potwierdzenia efektów uczenia się można dodać wyłącznie do pierwszego rejestrowanego semestru studenta

Studentowi zaliczono 45 punktów ECTS w procesie potwierdzenia efektów uczenia się. Zostaje zarejestrowany na 1 semestr na uruchomienie I kierunku A z liczbą 45 punktów ECTS zaliczonych w procesie potwierdzenia efektów uczenia się. Do formularza wprowadzamy sumę uzyskanych punktów ECTS równą 45 ECTS.​

W pierwszym semestrze student zdobywa 25 punktów ECTS. Jego punkty za 1 semestr zostają uaktualnione. Liczba punktów ECTS uzyskanych ogółem za 1 semestr wynosi 70 punktów ECTS (45 + 25).

Student zostaje przypisany do 2 semestru z liczbą 70 punktów ECTS uzyskanych ogółem. Zalicza wszystkie przedmioty z 2 semestru i zdobywa 35 punktów ECTS. Jego punkty za 2 semestr zostają uaktualnione. Liczba punktów ECTS ogółem za 2 semestr wynosi 105 punktów (70 + 25).

Liczba punktów ECTS do uzyskania kwalifikacji po 2 semestrach wynosi 105 punktów. W kolejnych semestrach student powinien uzyskać 75 punktów ECTS, aby uzyskać kwalifikację (180 ECTS) i ukończyć studia.

ECTS – student na Erasmusie

Student po pierwszym semestrze studiów, podczas których zdobył 30 punktów ECTS, wyjeżdża na Erasmusa na semestr 2. Na wyjeździe uzyskuje 25 punktów ECTS. Po powrocie zostaje przypisany do semestru 3 z liczbą 55 uzyskanych punktów ECTS ogółem (30 po 1 semestrze + 25 z Erasmusa). Student zalicza wszystkie przedmioty 3 semestru. Zdobywa 45 punktów ECTS. Jego punkty za 3 semestr zostają uaktualnione. Liczba punktów ECTS ogółem za 3 semestr wynosi 100 punktów (55+45).​

Indywidualna organizacja studiów

W naszym przykładzie student zalicza zajęcia z 1 i 2 semestru w trakcie 1 semestru, zajęcia z 3 i 4 semestru w trakcie 2 semestru. Zaliczenie dwóch semestrów w jednym będzie odzwierciedlone przez zarejestrowane punkty ECTS.

Student został zarejestrowany na 1 semestr uruchomienia I kierunku A. Otrzymał zgodę na Indywidualną Organizację Studiów (IOS), w związku z czym może wystąpić sytuacja, że zrealizuje 2 lata studiów w ciągu jednego roku akademickiego. Ponieważ w systemie nie można zaraportować dwóch semestrów w trakcie trwania jednego – w drugim semestrze student zostanie przypisany do 3 semestru. Po uzyskaniu zaliczenia 4 semestru zostanie przypisany do semestru 5 (w trzecim semestrze studiowania).

UWAGA! Może się zdarzyć, że student będzie zaliczał przedmioty z różnych lat w trakcie semestru. W zakresie rejestracji semestrów studenta istotne jest, aby student zaczynał na pierwszym semestrze i kończył na ostatnim semestrze oraz by liczba punktów po ostatnim semestrze była zgodna z wymaganiami określonymi w opisie kierunku.

Sprawozdawczość GUS za 2022 rok

Zgodnie z ustaleniami MEiN zawartymi w komunikacie opublikowanym w aktualnościach systemu wszystkie trzy rodzaje sprawozdań (S-10, S-11, S-12) uczelnie są zobowiązane przekazać do 28 lutego 2023 r. (według stanu na dzień 31 grudnia 2022 r.). Instytucje naukowe w odniesieniu do S-11 i S-12 obowiązują te same terminy.

Sposób pracy w Module GUS właściwe nie zmienia się w stosunku do ubiegłego roku. Dane do sprawozdań będą zaciągane z modułów POL-on , a w przypadku działów uzupełnianych ręcznie (częściowo lub w całości) będą zasilane plikami importu. Wprowadzone dane będą następnie poddawane sprawdzeniu pod względem spójności danych z innymi działami sprawozdań oraz w ramach złożonego szablonu importu (raport z błędów walidacyjnych i raport z importu).

UWAGA! Sprawozdania przeliczają się cztery razy dziennie o godzinach: 7:00, 9:30, 12:00 oraz 15:00.
Dla sprawozdań S-10 oraz S-11 przeliczenie trwa ok. 40 minut, dla S-12 jest to czas ok. 20 minut.

Możliwe jest zatwierdzenie działów uzupełnianych ręcznie bez konieczności importu pustych lub zerowych plików.

Podczas zatwierdzania pustego działu system wyświetli jednak ostrzeżenie „Uwaga: dział nie zawiera żadnych danych statystycznych. Jego zatwierdzenie oznacza potwierdzenie, że  jest to zgodne ze stanem faktycznym. Czy kontynuować?”, po to, aby zminimalizować ryzyko zatwierdzenia pustych działów przez pomyłkę.

System nie pozwala już na import pustych lub zerowych plików (traktuje takie pliki jako błędne)

Uwaga! W sprawozdaniu S-10 w sekcji 7 (Studenci i absolwenci – ogółem (łącznie z cudzoziemcami), którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską) należy wykazywać zarówno cudzoziemców, jak i Polaków.

Z uwagi na możliwe trudności w zebraniu rzetelnych informacji za rok 2022 sekcja 7 według kraju uzyskania świadectwa dojrzałości, możliwe jest wypełnienie tej sekcji bez Polaków według starych zasad.

Docelowo osoby z sekcji 7 – Polacy i cudzoziemcy, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską – powinni być wykazywani według kraju uzyskania dyplomu ukończenia szkoły średniej II stopnia lub możliwie najlepszej oceny szacunkowej kraju pochodzenia.

UWAGA: Sprawozdanie uczelni macierzystej powinno zawierać dane łącznie z danymi filii.

UWAGA: Przypominamy, iż dane dotyczące szkoły doktorskiej (działy 6, 7, 8, 9, 10, 11 w zakresie kształcenia w szkole doktorskiej) powinny być sprawozdane przez Federację nie zaś przez jednostki wchodzące w jej skład.

Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – Art. 173 ust. 5 „Federacja jest podmiotem uprawnień związanych z posiadaniem kategorii naukowej w zakresie:

  • nadawania stopni naukowych lub stopni w zakresie sztuki;
  • kształcenia doktorantów;”

Metodologia wyliczeń ze zmianami naniesionymi w trybie zmian

Źródłem wyliczeń dla sprawozdań za rok 2022 w zakresie studentów jest nowy system POL-on 2.0.

Wypełnienie sekcji „Uczestnicy studiów podyplomowych i kształcenia specjalistycznego, doktoranci – ogółem, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską” w sprawozdaniu S-12 za rok 2022 nie jest obligatoryjne.

Jednocześnie sygnalizujemy potrzebę zbierania informacji o osobach, które otrzymały świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską. Informacja ta będzie już stałym elementem sprawozdawczości w zakresie danych o uczestnikach studiów podyplomowych, kształcenia specjalistycznego oraz o doktorantach w sprawozdaniu S-12.

Więcej informacji w komunikacie GUS: Komunikat dot. S-12 (.pdf)

Nową sekcję „Uczestnicy studiów podyplomowych i kształcenia specjalistycznego, doktoranci – ogółem, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską” będzie trzeba wypełniać zarówno dla cudzoziemców, jak i dla Polaków. Uczelnia będzie musiała zebrać te dane od swoich doktorantów, uczestników kształcenia specjalistycznego oraz uczestników studiów podyplomowych.

Zmiany w formularzach

S-10:

  • Brak zmian

S-11:

  1. Usunięcie Dział 1. Domy i stołówki studenckie – stan w dniu 31 grudnia
  2. Dodanie Dział 1a. Stołówki studenckie – stan w dniu 31 grudnia
  3. Dodanie Dział 1b. Domy studenckie – stan w dniu 31 grudnia
  4. Zmiany w nazewnictwie wierszy i kolumn
  5. Usunięcie kolumny 5 – „w tym obywatele państw członkowskich Unii Europejskiej i EFTA”

S-12:

  • Aktualizacja nazw sekcji, działów

Objaśnienia do formularzy S-10, S-11 oraz S-12

Zdublowani studenci – instrukcja postępowania

Ścieżka pracy za pomocą interfejsu w przypadku zdublowanych studentów będzie zależna od specyfiki przypadku studenta. Rekomendujemy, by przed wykonaniem opisanych poniżej czynności na środowisku produkcyjnym przeprowadzić je na środowisku demonstracyjnym (testowym).

Proces ten będzie obejmował 4 kroki:

  1. Odszukanie duplikatów
  2. Przygotowanie danych do odtworzenia
  3. Usuniecie duplikatu
  4. Odtworzenie danych w pozostawionym rekordzie.

Sytuacja zdublowanych studentów w systemie POL-on może dotyczyć np. poniższych przypadków:

Przykład 1.

Student – cudzoziemiec został zarejestrowany na studia na kierunku w POL-on 2.0. Do formularza rejestracji wprowadzono paszport jako sposób identyfikacji studenta w systemie. Student otrzymał numer PESEL i podejmując kolejne studia został zaraportowany z typem identyfikacji za pomocą PESEL-u. W efekcie student został zdublowany w systemie, a studia studenta występują w osobnych rekordach.

Przykład 2.

Student – cudzoziemiec został zarejestrowany na studia na kierunku w POL-on 2.0. Do formularza rejestracji wprowadzono paszport jako sposób identyfikacji studenta w systemie. Student podjął kolejne studia i został zaraportowany z innym dokumentem tożsamości (kartą pobytu). W efekcie student został zdublowany, a studia studenta występują w osobnych rekordach.

Przykład 3.

Student został zarejestrowany na studia na kierunku w POL-on 2.0. Do formularza rejestracji wprowadzono numer PESEL (płeć żeńska) jako sposób identyfikacji studenta w systemie. W związku ze zmianą płci student otrzymał nowy numer PESEL. Podjął kolejne studia i został zaraportowany z nowym numerem PESEL (płeć męska). W efekcie studia studenta występują w osobnych rekordach – w jednym jest identyfikowany jako kobieta, w drugim jako mężczyzna.

W celu uporządkowania danych o studencie i jego studiach wykonaj poniższe kroki.

1. Odszukanie duplikatów

Znajdź zdublowanych studentów korzystając z filtrów zestawienia, a następnie zapoznaj się z zakresem danych wprowadzonych do poszczególnych rekordów. Na tym etapie będziesz musiał podjąć decyzję, który z rekordów usuniesz i odtworzysz w pozostałym rekordzie.

Zasadne jest, by do usunięcia wybrać rekord z krótszą historią zmian lub węższym zakresem wprowadzonych danych. Dzięki temu będziesz miał mniej informacji do odtworzenia.

2. Przygotowanie danych do odtworzenia

Zapisz (np. do pliku) dane osobowe i studia, które będą wymagały odtworzenia.

3. Usunięcie duplikatu

Usuń rekord studenta z krótszą historią zmian/węższym zakresem danych zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Usunięcie studenta jest możliwe tylko dla studiów, które nie zostały zakończone i były realizowane od początku do końca na kierunku z POL-on 2.0. 

Jeżeli istnieje potrzeba usunięcia studenta ze studiami zakończonymi na kierunku z POL-on 2.0 (z wprowadzoną datą skreślenia bądź ukończenia studiów), konieczna jest zgoda MEiN. Skontaktuj się z ministerstwem za pomocą Helpdesku OPI PIB (zgłoszenie merytoryczne).

4. Odtworzenie danych w pozostawionym rekordzie

Wprowadź do pozostawionego rekordu brakujące informacje.

Nowe dane osobowe i/lub identyfikacyjne wprowadź jako zmiany biznesowe. W tym celu użyj przycisku  „Edytuj” w sekcji „O studencie” w podsekcji „Dane aktualne”. Następnie kliknij przycisk „Zmień aktualne dane”, wprowadź nowe informacje oraz datę zmiany.

  • O zmianie danych osobowych przeczytasz tu.
  • Ze zmianą sposobu identyfikacji z dokumentu tożsamości na numer PESEL możesz zapoznać się tutaj.

Rejestracja zmiany biznesowej oznacza wprowadzenie nowej wersji danych, ze wskazaniem daty, od kiedy ta zmiana obowiązuje. Operacja ta powinna być używana, aby odnotować rzeczywistą zmianę danych studenta.

Zmiany biznesowe mogą być wprowadzane w dowolnym punkcie czasu. System uporządkuje je chronologicznie.

W zachowanym rekordzie odtwórz lub zaktualizuj studia, semestry i świadczenia, które zostały usunięte ze zdublowanego rekordu. 

  • O rejestracji nowych studiów przeczytasz tu.
  • Ze ścieżką dodawania kolejnego semestru możesz zapoznać się tutaj.
  • Rejestrację świadczeń opisano tu.

W wyniku operacji, w systemie powinien pozostać jeden student, który posiada informację o historii zmian danych osobowych i identyfikacyjnych z kompletem studiów. Efekt porządkowania danych należy porównać ze stanem danych na uczelni.

Jeżeli zmiany danych osobowych zostały poprawnie odzwierciedlone, a student miał zarejestrowane studia na innych uczelniach, wówczas studia z innych uczelni powinny być widoczne w szczegółach danych studenta.

Uwaga! Operacja usunięcia duplikatów studenta nie powinna spowodować utraty studiów (o ile nie są zduplikowane) lub utraty zmian biznesowych danych osobowych. Uczelnia musi odtworzyć dane po operacji usunięcia przy zachowanym studencie. Niepoprawne odtworzenie zmian danych osobowych może skutkować błędnym połączeniem ze studiami na innych uczelniach.

Zalecane jest zachowanie w historii zmian wszystkich dokumentów, którymi posługiwał się student.

Załóżmy, że w omawianych powyżej przykładach Rekord II posiada krótszą historię zmian/węższy zakres danych. Po zapisaniu danych do usunięcia, które będą wymagały odtworzenia, będziesz musiał dokonać rejestracji w pozostawionym rekordzie poniższych informacji:

Przykład 1.

Rejestracja danych o usuniętych studiach wraz ze szczegółami, tj. semestry, punkty ECTS, informacje o świadczeniach (o ile dotyczy). Otrzymanie numeru PESEL.

Przykład 2.

Rejestracja danych o usuniętych studiach wraz ze szczegółami, tj. semestry, punkty ECTS, informacje o świadczeniach (o ile dotyczy). Otrzymanie nowego dokumentu tożsamości (karta pobytu) przez studenta.

Przykład 3.

Rejestracja danych o usuniętych studiach wraz ze szczegółami, tj. semestry, punkty ECTS, informacje o świadczeniach (o ile dotyczy). Zmiana danych osobowych i otrzymanie nowego numeru PESEL przez studenta (zmiana płci).

 

Przykładowa ścieżka w systemie

Tak może wyglądać ścieżka usuwania duplikatu i uzupełnienia danych studenta z Przykładu 1 w systemie:

 

Scenariusze zdublowanych studentów (Przykłady 1-3) w postaci graficznej:

Inne omawiane scenariusze:​

Migracja danych doktorantów z jednej szkoły doktorskiej do drugiej – w ramach tego samego podmiotu

Migracja danych doktoranta z jednej szkoły doktorskiej do drugiej w ramach tego samego podmiotu jest rejestrowana jako zmiana biznesowa, zatem „data rozpoczęcia kształcenia” pozostaje bez zmian. Tym samym zostaje zachowana ciągłość kształcenia doktoranta. Operacja ta jest możliwa do wykonania tylko dla podmiotów posiadających więcej niż jedną szkołę doktorską, przez użytkownika z rolą INST_PR_DOKTORANCI lub FED_PR_DOKTORANCI.

Podmiot może wykonać migrację w obrębie szkół prowadzonych samodzielnie lub współprowadzonych, w których występuje jako „podmiot prowadzący”.

W przypadku federacji oraz podmiotów sfederowanych migracji danych może dokonać jedynie federacja.

Migracja danych doktorantów z jednej szkoły doktorskiej do drugiej w ramach tego samego podmiotu wymaga wskazania osób, których dane powinny zostać przeniesione. Najszybciej dokonasz tego za pomocą filtrów zestawienia.

Wskazywanie danych doktorantów do migracji

Migracja jest dostępna tylko dla uczestników szkoły doktorskiej, a więc dla osób ubiegających się o stopień doktora w trybie „Kształcenie doktorantów” (o stanie danych  „poprawny”).

Pojedynczy doktorant

Aby przenieść pojedynczego doktoranta z jednej szkoły doktorskiej do drugiej, odszukaj go w wykazie osób ubiegających się o stopień doktora twojej jednostki. Wprowadź dane osobowe lub identyfikacyjne doktoranta w odpowiednie pola filtrów zestawienia i wciśnij przycisk „Szukaj”. Następnie użyj przycisku „Migruj dane doktorantów”, który znajduje się nad zestawieniem.

Jeśli doktorant jest uczestnikiem szkoły doktorskiej o statusie „Aktywny” i ma stan danych „Poprawny”, zostanie wyświetlony w osobnym oknie.

Zaznacz checkbox przy danych doktoranta i zatwierdź, klikając w przycisk „Migruj dane doktorantów”.

Grupa doktorantów

Aby zmigrować grupę doktorantów z jednej szkoły doktorskiej do drugiej, wyfiltruj ich rekordy. W tym celu skorzystaj  z filtrów zestawienia, wskazując szkołę doktorską. Aby doprecyzować zakres wyszukiwania, możesz wskazać również program kształcenia. Następnie wciśnij przycisk „Szukaj”. System wyświetli dane doktorantów ze wskazanymi atrybutami.

Kliknięcie w przycisk „Migruj dane doktorantów” spowoduje wyświetlenie aktywnych uczestników wskazanej szkoły doktorskiej lub programu kształcenia, ze stanem danych „Poprawny”. Zaznacz checkbox przy danych każdego migrowanego doktoranta. Możesz – w razie potrzeby – zaznaczyć wszystkich odfiltrowanych doktorantów. W przypadku więcej niż jednej strony z danymi doktorantów do migracji, na każdej kolejnej stronie zaznacz opcję „Zaznacz wszystkie”.

Zatwierdź dane przyciskiem „Migruj dane doktorantów”. Wskazanym osobom zostanie zmieniona szkoła doktorska.

Wskazywanie danych nowej szkoły doktorskiej

W ramach rejestracji zmiany biznesowej należy wskazać nową nazwę szkoły doktorskiej oraz nową nazwę albo zakres programu kształcenia. W efekcie migracji danych doktoranta, data rozpoczęcia kształcenia nie zmieni się, ponieważ dotyczy ona kształcenia doktoranta, a nie kształcenia w danej szkole doktorskiej. W trakcie wypełniania formularza, musisz podać datę obowiązywania zmiany szkoły doktorskiej.

W oknie formularza obowiązkowo wprowadź:

  • Nazwę szkoły doktorskiej, do której następuje migracja doktoranta/doktorantów,
  • Nazwę programu kształcenia realizowanego w tej szkole doktorskiej,
  • Datę zmiany biznesowej (zmiany szkoły doktorskiej).

Opcjonalnie możesz wprowadzić dyscyplinę.

Zatwierdź wprowadzone informacje i rozpocznij migrację, klikając w przycisk „Migruj dane doktorantów”. Zmiana szkoły doktorskiej zostanie zapisana i odłożona w historii zmian.

UWAGA! Do momentu wykonania migracji nie możesz wykonać kolejnej. O statusie migracji dowiesz się po kliknięciu w przycisk „Status ostatniej migracji”. Wyświetli się on w osobnym oknie.

Po zakończeniu migracji otrzymasz informację zawierającą:

  • liczbę doktorantów zaznaczonych do migracji oraz
  • liczbę poprawnie zmigrowanych doktorantów.

Historia zmian

Z informacją o zmianie szkoły doktorskiej przez doktoranta w ramach twojego podmiotu, możesz zapoznać się w danych doktoranta. Wyszukaj doktoranta, a następnie wybierz sekcję „Kształcenie doktoranta”. Przejdź do zakładki „Historia zmian” (szkoły doktorskiej i programu kształcenia). Zobaczysz w niej okresy, w jakich doktorant kształcił się w poszczególnych szkołach. Poszczególne wersje danych zostały odłożone w kolejności od najnowszej (na górze) do najstarszej (na dole). Po lewej stronie wersji danych znajdziesz datę obowiązywania zmiany.

Ponowne przyjęcie w trybie wznowienia

Scenariusz 1.

Student 6 semestru uruchomienia I kierunku A nie złożył pracy w terminie. Zostaje skreślony z listy studentów.

Student zostaje przyjęty w trybie wznowienia na 6 semestr kierunku A (to samo uruchomienie I, z którego został skreślony). Zalicza seminarium i ewentualne różnice programowe. Zostaje mu wyznaczony termin obrony. Po obronie zostaną mu zarejestrowane informacje o ukończeniu studiów.

Data rozpoczęcia studiów (w tym przypadku: data przyjęcia w trybie wznowienia) nie może równać się dacie ukończenia studiów.

Ponowne przyjęcie w trybie wznowienia obejmuje odebranie ślubowania od studenta, wydanie legitymacji, zrealizowanie seminarium, ewentualne wyrównanie różnic, wyznaczenie terminu obrony itp., dlatego nie powinno trwać 1 dzień.

Zmiana kierunku studiów w ramach uczelni

Scenariusz 1.

Student po pierwszym roku studiów chce zmienić kierunek studiów. Zostaje skreślony z uruchomienia I kierunku A po 2 semestrze. Student zostaje zarejestrowany na 3 semestr na uruchomienie I kierunku B. Dwa pierwsze semestry zostają mu zaliczone.

Scenariusz 2.

Student jest rejestrowany na 1 semestr na uruchomienie I kierunku A. ​Po złożeniu ślubowania zmienia decyzję i chce się przenieść na uruchomienie I kierunku B.

Zostaje skreślony z uruchomienia I kierunku A, a następnie zarejestrowany na 1 semestr uruchomienia I kierunku B. Kontynuuje studia na kierunku B.

Zmiana formy studiów

Scenariusz 1.

W przykładzie zmiana formy studiów dotyczy „przejścia” ze studiów niestacjonarnych na stacjonarne po 1 roku.

Student jest rejestrowany na 1 semestr uruchomienia niestacjonarnego (uruchomienie I) kierunku A. Po semestrze jest przypisywany do semestru 2. ​

W kolejnym roku akademickim jest technicznie skreślany z listy studentów uruchomienia niestacjonarnego kierunku A i rejestrowany na semestr 3 na uruchomienia stacjonarnego (uruchomienie II) kierunku A Kontynuuje studia na tym uruchomieniu.​

Skreślenie techniczne to skreślenie, które nie wiąże się z wydaniem decyzji administracyjnej. Student ma prawo zmieniać formę lub kierunek studiów w ramach jednej uczelni bez utraty statusu studenta. Nie jest to skreślenie, które wiąże się z wydaniem daty decyzji. W polu data skreślenia wprowadzamy datę przeniesienia.

Student nie może studiować w tym samym czasie na tym samy kierunku w różnych jego formach, dlatego data przeniesienia (data skreślenia technicznego) musi być różna od daty przyjęcia na studia.

Inne scenariusze, którymi możesz być zainteresowany:

Zmiana danych dotyczących płci

Scenariusz 1.

Studentka zgłasza fakt zmiany płci w uczelni i otrzymania nowego numeru PESEL. Do systemu zostaje wprowadzona zmiana biznesowa (nowy PESEL) z datą powzięcia informacji o zmianie. W efekcie studentka jest identyfikowana do wskazanej daty PESELem – płeć męska, po wskazanej dacie PESELem – płeć żeńska.​

Zapoznaj się ze stanowiskiem ministerstwa:

Wpisy pomocy, dotyczące rejestracji zmiany biznesowej:

Inny scenariusz, którym możesz być zainteresowany: