Author Archive

Konfiguracja szablonu dyplomu ukończenia studiów

W tym wpisie dowiesz się, jak skonfigurować dyplom ukończenia studiów w zakresie przygotowania szablonu dokumentu. 

Ścieżka dostępu

Aby skonfigurować szablon dyplomu ukończenia studiów w module „Dyplomy elektroniczne” [1], wybierz „Konfiguruj dokumenty i integrację” [2]. 

W kolejnym kroku kliknij w kafel „Dokumenty” [3], a następnie w „Dyplom ukończenia studiów” [4]. Przejdź do ustawień szablonu dokumentu [5].

Możesz:

  • przeglądać istniejące szablony
  • dodawać / edytować / usuwać / archiwizować szablony
  • zatwierdzać szablony
  • ustawić szablon jako domyślny.

Dodanie szablonu dyplomu

Aby dodać nowy szablon dla dyplomu kliknij „+ Utwórz szablon” [1].

System uzupełni automatycznie pola:

  • zakres danych [2]
  • identyfikator szablonu dokumentu [3].

Wprowadź:

  • nazwę szablonu dokumentu [4]

Nazwa szablonu dokumentu musi być unikalna w ramach danego zakresu danych.
Nie będziesz mógł utworzyć dwóch szablonów o identycznych parametrach (różniących się tylko nazwą)!

Następnie zaznacz:

  • Jak ma być prezentowana nazwa podmiotu na odpisach? [5]
  • Jak ma być prezentowane godło podmiotu na odpisach? [6]
  • Jak ma być prezentowana siedziba na odpisach? [7]
  • Czy na odpisie dyplomu wynik ukończenia studiów ma być przetłumaczony? [8]
  • Czy na dyplomie obok tytułu zawodowego ma być prezentowany również tytuł zawodowy nadany przez podmiot zagraniczny? [9]

Na koniec kliknij „Zapisz” [10].

Po zapisie zobaczysz podgląd z wybranymi parametrami generowania dyplomów elektronicznych i odpisów do tych dyplomów z uzupełnionym przez RDE unikatowym identyfikatorem szablonu [1].
Zapisany szablon możesz:

  • edytować [2]
  • usunąć [3]
  • zatwierdzić.

Aby zatwierdzić szablon kliknij w przycisk „Zatwierdź” [1], a następnie wprowadźtoken autoryzacyjny [2] i potwierdź [3].

Po zatwierdzeniu:

  • szablon otrzymuje status Aktualny,
  • nie można go już edytować ani usuwać,
  • staje się dostępny podczas rejestracji dokumentów.

Ustawienie szablonu jako domyślny

Szablon dyplomu o statusie „Aktualny”, możesz ustawić jako domyślny. W tym celu kliknij „Ustaw jako domyślny” [1]. Wprowadź token z aplikacji [2] i potwierdź [3].

Ustawienie domyślności szablonu oznacza, że przy tworzeniu dokumentu w POL-on będzie on domyślnie wstawiany w polu określającym szablon dokumentu. 

Po ustawieniu szablonu jako domyślny możesz

  • podejrzeć jego ustawienia [4]
  • ustawić szablon jako archiwalny [5].  

Lista szablonów

Widok listy szablonów (bez względu na typ dokumentu) zawiera:

  • nazwa szablonu [1]
  • identyfikator szablonu (UUID) [2]
  • zakres danych [3]
  • informacja czy szablon jest domyślny [4]
  • status szablonu [5]
  • dostępne akcje (np. edycja lub zatwierdzenie) [6]

Dodane szablony możesz filtrować po [7]:

  • szablonie domyślnym
  • zakresie danych
  • nazwie szablonu
  • statusie.

Statusy szablonów

Każdy szablon posiada status, który określa jego dostępność:

  • Roboczy
  • Aktualny
  • Archiwalny.

Szablon o statusie „Roboczy”:

  • jest tworzony lub zmieniany
  • można go edytować lub usunąć

Szablon o statusie „Aktualny”:

  • jest aktywny
  • może być używany przy rejestracji dokumentów
  • nie można go już edytować ani usuwać

Szablon o statusie „Archiwalny”:

  • nie jest dostępny przy tworzeniu nowych dokumentów
  • pozostaje w systemie dla dokumentów już zarejestrowanych.

Konfiguracja podmiotów współprowadzących

W tym wpisie dowiesz się, jak prawidłowo skonfigurować podmioty współprowadzące w panelu konfiguracji dokumentów i integracji. 

Użytkownik może wprowadzać informacje o podmiotach prowadzących wspólnie kształcenie lub postępowania awansowe.

Ścieżka dostępu

Aby skonfigurować listę podmiotów współprowadzących w module „Dyplomy elektroniczne” [1], wybierz „Konfiguruj dokumenty i integrację” [2].

W kolejnym kroku kliknij w kafel „Podmioty współprowadzące” [3].

Administrator odpowiedzialny za konfigurację musi mieć nadaną rolę
– INST_ADM_RDE – w uczelniach
– INST_NAUK_RDE_ADM – w instytutach naukowych
– FED_RDE_ADM – w federacjach.

Jeśli posiadasz odpowiednią rolę, możesz:

  • Konfigurować listę podmiotów współprowadzących
  • Konfigurować (wgrać) godło podmiotu
  • Konfigurować tłumaczenia danych podmiotu.

Dodanie nowego podmiotu

Aby dodać nowy podmiot współprowadzący kliknij „+ Utwórz podmiot współprowadzący” [1].

System uzupełni automatycznie język [2], a po zapisie także

  • Identyfikator podmiotu w RDE (nadawany przez system RDE)
  • Identyfikator podmiotu w POL-on (pobierany przez RDE z POL-on).

Podczas rejestracji nowego podmiotu, system wskazuje domyślnie język polski (ponieważ w pierwszej kolejności wymagane jest uzupełnienie tej wersji języka). Nie możesz edytować tej wartości.

Wprowadź:

  • nazwę wersji [3]

Nowa wersja danych pomiotu jest dodawana, gdy zmienią się dane podmiotu, godło lub tłumaczenia danych. Każdy podmiot może mieć wiele wersji danych.

  • kraj [4]
  • nazwę podmiotu [5]
  • siedzibę podmiotu (pole opcjonalne)
  • status uczelni – dodatkowe informacje [6]
  • godło.

Aby dołączyć godło kliknij w przycisk „Wgraj godło” [7] i załącz plik z komputera.

Plik z godłem musi być w formacie .png i nie przekraczać 200kb.

Na koniec zapisz dane [8].

Po zapisaniu wersji podmiotu status rekordu przyjmie status Roboczy.

Możesz:

  • dodać nową wersję podmiotu [1] lub
  • wykonać akcje na dodanym właśnie rekordzie (po przejściu do jego szczegółów) [2].

Po przejściu do szczegółów rekordu możesz:

  • dodać nowe tłumaczenie
  • zatwierdzić wszystkie dodane tłumaczenia. 

Aby dodać kolejne tłumaczenie kliknij w przycisk „+ Dodaj nowe tłumaczenie” [3]. Uzupełnij formularz tak jak wcześniej, z tą różnicą, że w polu język musisz wskazać język obcy. Nie zapomnij zapisać danych przyciskiem na dole strony.

Aby zatwierdzić wszystkie tłumaczenia kliknij w przycisk „Zatwierdź wszystkie tłumaczenia” [4]. Wprowadź token autoryzacyjny [5] i potwierdź [6].

Po zatwierdzeniu wszystkich tłumaczeń ich status zmieni się na Aktualna.

Aby zmienić status wersji podmiotu na nieaktualną, kliknij w ikonę w sekcji akcji [1]. Ponieważ jest to operacja nieodwracalna, będziesz musiał wprowadzić token [2] i potwierdzić zmianę statusu [3] następnie możesz dodać nową wersję podmiotu.

Aby dodać kolejny rekord podmiotu współprowadzącego wróć do konfiguracji podmiotów współprowadzących [4].

Filtry zestawienia

Zarządzając rekordami korzystaj z filtrów dostępnych w zestawieniu podmiotów współprowadzących i zestawieniu wersji danego podmiotu.

Filtry na liście podmiotów współprowadzących [1]:

  • Nazwa podmiotu
  • Identyfikator podmiotu RDE
  • Identyfikator podmiotu w POL-on
  • Identyfikator wersji
  • Zakres podmiotu

Filtry na liście wersji danego podmiotu [2]:

  • Pokaż aktualną wersję
  • Nazwa wersji
  • Identyfikator wersji w RDE

Ogólne zasady konfiguracji

  • Jeśli w danych podmiotu nastąpi zmiana nazwy, kraju, tłumaczenia lub godła – konieczna jest aktualizacja w konfiguracji i dodanie nowej wersji danych.
  • Jeśli nastąpi zmiana nazwy podmiotu w module POL-on Instytucje to:
    • podmiot musi ręcznie dodać nową wersję podmiotu i uzupełnić dane o nowe godło oraz tłumaczenia.
    • podczas rejestracji dokumentu nazwa podmiotu musi być zgodna z podmiotem w konfiguracji – weryfikacja przy rejestracji dokumentu.
  • System podpowiada dane dla podmiotów polskich z modułu Instytucje.
  • System nie podpowiada danych dla podmiotów zagranicznych. Podczas wprowadzania podmiotu spoza POL-on należy uważnie sprawdzić poprawność danych!
  • Nie można dodać dwóch wersji o takiej samej nazwie dla tego samego podmiotu.

Aby zapoznać się z sposobem konfiguracji szablonu wybranego dokumentu przejdź do wpisu Konfiguracja szablonu dyplomu ukończenia studiów

Objaśnienia do sprawozdania z wykorzystania dotacji za rok 2025

Objaśnienia do sprawozdania z wykorzystania dotacji na zadania związane z zapewnieniem osobom niepełnosprawnym warunków do pełnego udziału w procesie przyjmowania na studia, do szkół doktorskich, kształceniu na studiach i w szkołach doktorskich lub prowadzeniu działalności naukowej, o których mowa w art. 365 ust. 6 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2022 r. poz. 574, z późn. zm.)

Objaśnienia do sprawozdania z wykorzystania dotacji 2025Pobierz

Sprawozdanie z wykorzystania dotacji na zadania związane z zapewnieniem osobom niepełnosprawnym warunków do pełnego udziału w procesie rekrutacji lub prowadzeniu działalności naukowej za rok 2025

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych (INST_FIN) może wypełnić i wysłać sprawozdanie z wykorzystania ww. dotacji.

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania

  • uczelnie publiczne podlegające pod:
    • Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego
    • Ministerstwo Infrastruktury
    • Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu
    • Ministerstwo Obrony Narodowej
    • Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji
    • Ministerstwo Sprawiedliwości
    • Ministerstwo Zdrowia
  • 6 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych, tj.:
    • Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,
    • Akademia Ignatianum w Krakowie,
    • Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
    • Akademia Katolicka w Warszawie,
    • Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,
    • Prawosławne Seminarium Duchowne.
  • uczelnie niepubliczne

Data utworzenia instytucji składającej sprawozdanie musi być wcześniejsza niż 31.12 roku sprawozdawczego a data zakończenia działalności instytucji (likwidacji lub przekształcenia) musi mieścić się w przedziale od 01.01. do 31.12. roku sprawozdawczego.

Termin złożenia sprawozdania z wykorzystania dotacji na zadania związane z zapewnieniem osobom niepełnosprawnym warunków do pełnego udziału w procesie rekrutacji lub prowadzeniu działalności naukowej upływa: 31 marca. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu INST_FIN nadana na całość uczelni.

Uzupełnienie sprawozdania

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3].

Zaznaczenie checkboxa „Brak danych do sprawozdania” [1] jest możliwe tylko dla sprawozdania w trybie edycji, gdy formularz nie zawiera danych inicjalnych. Po zaznaczeniu checkboxa dane sprawozdania nie są widoczne dla pracownika ministerstwa.
Jeśli wprowadzisz informacje do sprawozdania i następnie zaznaczysz checkbox „Brak danych do sprawozdania” utracisz wprowadzone informacje. System wyświetli o tym ostrzeżenie i poprosi o potwierdzenie [2].

Jeśli twój podmiot należy do grupy uczelni zobowiązanych do złożenia sprawozdania uzupełnij formularz. Przejedź w dół ekranu i kliknij w przycisk „Uzupełnij” [1].

Przed wprowadzeniem wartości do formularza zapoznaj się z wytycznymi merytorycznymi. Link do objaśnień znajdziesz w tym wpisie poniżej. Możesz też skorzystać z linku dostępnego na interfejsie nad formularzem sprawozdania [2].

Wprowadź wartości w puste pola w formularzu [3] i zapisz wprowadzone informacje [4].

Formularz różni się w zależności od tego, czy uczelnia podlegała w roku sprawozdawczym przekształceniom, czy nie (formularz jest wyświetlany na podstawie informacji dotyczących przekształceń podmiotu, wprowadzonych do systemu POL-on w module Instytucje). 

Jeśli twoja uczelnia jest uczelnią włączającą (w jej struktury w roku sprawozdawczym została włączona inna uczelnia lub uczelnie), to wypełnia formularz, w którym dodatkowo wykazuje dla każdej włączonej uczelni kwotę otrzymaną w związku z jej włączeniem. W formularzu generowane są odpowiednio dodatkowe wiersze z nazwą uczelni, której dotyczą.

W przypadku uczelni włączanej (takiej, która została włączona w struktury innej uczelni w trakcie roku sprawozdawczego) formularz zawiera dodatkowy wiersz na wykazanie wartości wykorzystanej dotacji do momentu przed włączeniem do innej uczelni. 

Jeśli brakuje wiersza dla uczelni, która została włączona wówczas należy taką sytuację zgłosić do OPI PIB lub ministerstwa przed wypełnieniem sprawozdania.

Jeśli twoja uczelnia została włączona do innej uczelni lub zlikwidowana, towypełnia formularz, w którym wykazuje dodatkowo, ile z przyznanej dotacji zostało przekazane przez ministerstwo włączanej/zlikwidowanej uczelni w roku sprawozdawczym.

Wytyczne techniczne

  • W formularzu znajdziesz wartości wgrane na podstawie danych przekazanych przez ministerstwo. Pozycji tych nie możesz edytować. Jeśli uznasz dane za błędne, skontaktuj się z ministerstwem za pośrednictwem Helpdesku OPI PIB, wybierając kategorię zgłoszenia merytorycznego.
  • Pola na niebieskim tle zawierają wartości wyliczalne. Ich tez nie możesz edytować. Wyliczają się one automatycznie na podstawie wartości składowych (wprowadzanych w pola na białym tle).
  • W przypadku braku wartości do zaraportowania wpisz zero (0,00) przy właściwej pozycji.
  • Wprowadź liczby z precyzją do dwóch miejsc po przecinku.

Wytyczne merytoryczne

Tutaj możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi uzupełnienia sprawozdania.

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1].

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania.

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie [2].

W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [3].

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojej jednostki, a następnie użyj przycisku zapisu [4].

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2].

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3].

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1].

Aby wysłać sprawozdanie musisz dołączyć do niego plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia).

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [2].

Oświadczenie może być podpisane:

  • odręcznie
  • elektronicznie.

Podpis odręczny

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf.

Podpis elektroniczny

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf.

Załącz oświadczenie do formularza [3].

Jeśli chcesz, możesz załączyć dodatkowe pliki lub dodać komentarz [4]. Po dołączeniu pliku/plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [5].

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [6].

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne).

Korekta sprawozdania po odesłaniu przez MNiSW i ponowne wysłanie

Jeśli ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmieni się na „Zwrócony do korekty”. W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Zapoznaj się z nimi i wprowadź zmiany do sprawozdania. Skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”. Następnie zapisz i wyślij sprawozdanie zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić oświadczenie, pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu).

Ponowne wysłanie sprawozdania powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”.

Zatwierdzenie sprawozdania

Po otrzymaniu sprawozdania – od razu albo po korekcie – Ministerstwo zatwierdza sprawozdanie. Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2024.1571) – Art. 350 ust. 1 pkt 3.
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 16 czerwca 2026 r. (Dz.U.2026.811) – § 16 ust. 1. pkt 3, ust. 2-3.

Objaśnienia do sprawozdań z wykorzystania środków z funduszu stypendialnego za rok 2025

Uczelnie publiczne, uczelnie kościelne otrzymujące dotację na zasadach określonych dla uczelni publicznych

1. OBJAŚNIENIA 2025 PUBLICZNEPobierz

Uczelnie niepubliczne

2. OBJAŚNIENIA 2025 NIEPUBLICZNEPobierz

Instytuty naukowe PAN, instytuty badawcze lub międzynarodowe instytuty naukowe

3. OBJAŚNIENIA 2025 INSTYTUTY SdWMNPobierz

Instytucje prowadzące głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły

4. OBJAŚNIENIA 2025 INSTYTUCJE SdWMNPobierz

Sprawozdanie z wykorzystania środków funduszu stypendialnego w tym dotacji na świadczenia oraz środków na stypendia ministra za rok 2025

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych (INST_FIN) może wypełnić i wysłać sprawozdanie z wykorzystania środków funduszu stypendialnego.

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania

  • uczelnie publiczne podlegające pod Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz Ministerstwo Zdrowia
  • 6 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych, tj.:
    • Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,
    • Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
    • Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,
    • Akademia Katolicka w Warszawie,
    • Akademia Ignatianum w Krakowie,
    • Prawosławne Seminarium Duchowne.
  • uczelnie niepubliczne
  • instytuty kształcące doktorantów (z uprawnieniami do prowadzenia studiów doktoranckich wg stanu na 31.12. roku poprzedzającego rok sprawozdawczy).
  • instytuty niekształcące doktorantów (raportujące wykorzystanie środków na stypendium Ministra dla wybitnych młodych naukowców)

Termin złożenia sprawozdania z wykorzystania środków funduszu stypendialnego w tym dotacji na świadczenia oraz środków na stypendia ministra upływa: 31 marca. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu INST_FIN nadana na całość uczelni.

Uzupełnienie sprawozdania

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3].

Jeśli twoja jednostka nie składa sprawozdania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania [1], a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz” [2]. Status sprawozdania zmieni się na „Brak danych do zaraportowania” [3].

Zaznaczenie checkboxa „Brak danych do sprawozdania” jest możliwe tylko dla sprawozdania w trybie edycji. Po zaznaczeniu checkboxa dane sprawozdania nie są widoczne dla pracownika ministerstwa.
Jeśli wprowadzisz informacje do sprawozdania i następnie zaznaczysz checkbox „Brak danych do sprawozdania” utracisz wprowadzone informacje. System wyświetli o tym ostrzeżenie i poprosi o potwierdzenie.

Jeśli twój podmiot należy do grupy uczelni zobowiązanych do złożenia sprawozdania uzupełnij formularz. Przejedź w dół ekranu i kliknij w przycisk „Uzupełnij” [1].

Przed wprowadzeniem wartości do formularza zapoznaj się z wytycznymi merytorycznymi. Link do objaśnień znajdziesz w tym wpisie poniżej. Możesz też skorzystać z linku dostępnego na interfejsie nad formularzem sprawozdania [2].

Wprowadź wartości w puste pola w formularzu [3] i zapisz informacje [4].

Wytyczne techniczne

  • W przypadku braku wartości do zaraportowania wpisz zero (0,00) przy właściwej pozycji.
  • Wprowadź liczby z precyzją do dwóch miejsc po przecinku.

Wytyczne merytoryczne

Tutaj możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi uzupełnienia sprawozdania przez twój podmiot w zależności od jej typu (uczelnie publiczne, uczelnie niepubliczne, instytuty naukowe PAN, instytuty badawcze lub międzynarodowe instytuty naukowe, instytucje prowadzące głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły.

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1].

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania.

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie [2]. W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [2].

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojej jednostki, a następnie użyj przycisku zapisu [4].

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2].

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3].

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1].

Aby wysłać sprawozdanie musisz dołączyć do niego plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia).

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [2].

Oświadczenie może być podpisane:

  • odręcznie
  • elektronicznie.

Podpis odręczny

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf.

Podpis elektroniczny

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf.

Załącz oświadczenie do formularza [3].

Jeśli chcesz, możesz załączyć dodatkowe pliki lub dodać komentarz [4]. Po dołączeniu pliku/plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [5].

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [6].

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne).

Korekta sprawozdania po odesłaniu przez MNiSW i ponowne wysłanie

Jeśli ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmieni się na „Zwrócony do korekty”. W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Zapoznaj się z nimi i wprowadź zmiany do sprawozdania. Skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”. Następnie zapisz i wyślij sprawozdanie zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić oświadczenie, pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu).

Ponowne wysłanie sprawozdania powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”.

Zatwierdzenie sprawozdania

Po otrzymaniu sprawozdania – od razu albo po korekcie – Ministerstwo zatwierdza sprawozdanie. Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2024.1571) – Art. 350 ust. 1 pkt 3.
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 16 czerwca 2026 r. (Dz.U.2026.811) – § 16 ust. 1. pkt 3, ust. 2-3.

Zmiana podmiotu prowadzącego szkołę doktorską

W tym artykule znajdziesz informacje jak osoba z rolą edycyjną do modułu (INST_SZKOLY_DR_ADM lub FED_SZKOLY_DR_ADM) może zarejestrować zmianę podmiotu prowadzącego szkołę doktorską.

Operacja dotyczy sytuacji, w której dwa podmioty posiadające uprawnienia do prowadzenia szkoły doktorskiej w określonych dyscyplinach podpisały umowę o zmianie podmiotu prowadzącego szkołę doktorską.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Szkoły doktorskie [1]. Następnie wybierz kafel Wykaz prowadzonych szkoło doktorskich [2]. Przejdź do danych szczegółowych szkoły doktorskiej, w której chcesz wprowadzić zmianę [3].

W sekcji Podmiot prowadzący użyj przycisku „Zmień podmiot prowadzący” [1].

Wprowadź nowy podmiot prowadzący. System podpowie ci nazwę po wpisaniu pierwszych liter [1]. Wskaż właściwy podmiot z podpowiedzi [2].

Jeśli szkoła doktorska jest prowadzona wspólnie, możesz:

  • edytować dotychczasowy podmiot współprowadzący (ikona ołówka) [1],
  • usunąć dotychczasowy podmiot współprowadzący (ikona śmietnika) [2].
  • dodać nowy podmiot współprowadzący (przycisk Dodaj nowy) [3],

Ponieważ rejestrujesz zmianę biznesową wprowadź datę zmiany [4] i zapisz formularz [5].

Na koniec zatwierdź zmiany [1]. System poinformuje cię o zmianie podmiotu prowadzącego [2].

Informacja o podmiotach prowadzących szkołę doktorską (wraz z datą zmiany) zostanie odłożona w zakładce „Historia zmian” (sekcja Podmiot prowadzący) [3].

Efekty zmiany

Dotychczasowy podmiot prowadzący (podmiot A):

  • Traci możliwość edycji danych szkoły doktorskiej i doktorantów.
  • Szkoła doktorska znika z jego zestawienia szkół.
  • Doktoranci przypisani do szkoły znikają z jego wykazu osób ubiegających się o stopień doktora.

Nowy podmiot prowadzący (podmiot B):

  • Zyskuje pełne uprawnienia do edycji danych szkoły doktorskiej.
  • Szkoła pojawia się na jego zestawieniu szkół.
  • Może przeglądać i edytować:
    • Dane podstawowe szkoły,
    • Programy kształcenia (aktywne i archiwalne),
    • Dane adresowe,
    • Wyniki ewaluacji,
    • Historię zmian.
  • Może zarządzać danymi doktorantów przypisanych do programów kształcenia w tej szkole.
  • Doktoranci są widoczni na jego wykazie osób ubiegających się o stopień doktora.

Zmiana funkcji dotychczasowych podmiotów prowadzących wspólnie szkołę doktorską

Jeśli szkoła jest prowadzona wspólnie, a zmiana obejmuje sytuację, w której

  • podmiot prowadzący szkołę doktorską (podmiot A) staje się podmiotem współprowadzącym,
  • podmiot współprowadzący (podmiot B) staje się podmiotem prowadzącym szkołę doktorską,

to wprowadzając nazwę nowego podmiotu prowadzącego (B) usuń jego nazwę z sekcji podmiotu współprowadzącego [1].

Ten sam podmiot nie może bowiem pełnić jednocześnie obu funkcji w tym samym czasie [2].

Aby w pełni odzwierciedlić zmianę – po uzyskaniu uprawnienia do edycji danych – nowy podmiot prowadzący (B) powinien dodać twój podmiot (A) jako współprowadzący szkołę doktorską.

Jeśli twój podmiot będzie wskazany jako podmiot współprowadzący, będzie mógł nadal przeglądać dane szkoły i doktorantów, ale tylko w trybie podglądu (bez możliwości edycji).

Walidacje

Walidacje wskazania nowego podmiotu prowadzącego szkołę doktorską są zgodne z walidacjami dodania szkoły doktorskiej:

  • Na datę utworzenia szkoły doktorskiej podmiot prowadzący lub współprowadzący szkołę musi posiadać uprawnienia do nadawania stopnia co najmniej doktora w minimum jednej dyscyplinie. Data utworzenia szkoły doktorskiej nie może być wcześniejsza niż 1 października 2018 r.
  • Data utworzenia szkoły doktorskiej nie może być z przyszłości.
  • Podmiot może prowadzić maksymalnie trzy szkoły doktorskie w dyscyplinie, w której posiada uprawnienia do nadawania stopnia doktora.
  • Szkoła doktorska musi być prowadzona w co najmniej dwóch dyscyplinach – z wyjątkiem szkół prowadzonych w dyscyplinie w zakresie teologii albo kultury fizycznej, albo dyscyplinie artystycznej, które mogą być prowadzone w tej jednej dyscyplinie.
  • Każdy podmiot współprowadzący musi mieć uprawnienia do nadawania stopnia doktora przynajmniej w jednej dyscyplinie (Szkoła doktorska współprowadzona musi być prowadzona w co najmniej dwóch dyscyplinach, które są sumą uprawnień poszczególnych podmiotów).

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2024.1571) – Art. 198 ust. 3-5, 7.

Formularz danych uzupełniających na potrzeby naliczania subwencji na rok 2026

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych (INST_PR_SPR) może wypełnić i wysłać formularz danych na potrzeby naliczenia subwencji.

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania: 

  • uczelnie publiczne akademickie nadzorowane przez MNiSW, 
  • uczelnie publiczne akademickie nadzorowane przez MZ,
  • uczelnie publiczne akademickie nadzorowane przez MKiDN –  tylko w zakresie część 1 formularza „Współpraca międzynarodowa”,
  • 6 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych, tj.: 
  1. Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II, 
  2. Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie, 
  3. Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu, 
  4. Akademia Katolicka w Warszawie, 
  5. Akademia Ignatianum w Krakowie, 
  6. Prawosławne Seminarium Duchowne. 

Część 3 formularza „Projekty realizowane w ramach programów międzynarodowych…” wypełnia tylko 9 uczelni IDUB: 

  1. Akademia Górniczo-Hutnicza im. Stanisława Staszica w Krakowie, 
  2. Politechnika Gdańska, 
  3. Politechnika Śląska, 
  4. Politechnika Warszawska, 
  5. Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, 
  6. Uniwersytet Jagielloński w Krakowie, 
  7. Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu, 
  8. Uniwersytet Warszawski, 
  9. Uniwersytet Wrocławski. 

Publiczne uczelnie zawodowe nie składają ww. formularza! 

Termin złożenia formularza danych uzupełniających na potrzeby naliczenia subwencji upływa 28 lutego. Do uzupełnienia i wysłania formularza niezbędna jest rola edycyjna INST_PR_SPR nadana na całość uczelni.

Zmiany w formularzu w stosunku do wcześniejszego okresu sprawozdawczego
– Uczelnie IDUB w tym roku uzupełniają dodatkowo pole w części 3 formularza: „Data wpływu środków na konto podmiotu”.

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3].

Jeśli twoja jednostka nie posiada danych do przekazania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania [1], a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz” [2]. Status sprawozdania zmieni się na „Brak danych do zaraportowania” [3].

Zaznaczenie checkboxa „Brak danych do sprawozdania” jest możliwe tylko dla sprawozdania w trybie edycji.
Jeśli wprowadzisz jakeś informacje do sprawozdania i następnie zaznaczysz checkbox „Brak danych do sprawozdania” utracisz wprowadzone informacje. System wyświetli o tym ostrzeżenie i poprosi o potwierdzenie.
Po odznaczeniu checkbox’a sprawozdanie zostanie przywrócone do stanu w jakim było w momencie udostępnienia (Do części 1 „Współpraca międzynarodowa” zostaną ponownie wgrane aktywne umowy z poprzedniego roku. Natomiast informacje wprowadzone przez ciebie do formularza nie zostaną przywrócone).

Jeśli twoja jednostka posiada dane do przekazania, przejedź w dół – do sekcji z częściami sprawozdania.

Formularz składa się z 3 części:

  1. Współpraca międzynarodowa
  2. Pracownicy cudzoziemcy
  3. Projekty realizowane w ramach programów międzynarodowych Horyzont 2020 i Horyzont Europa (dla uczelni IDUB)

Współpraca międzynarodowa

W tej częściformularza znajdziesz dodane automatycznie aktywne umowy za zeszły rok. Umowa została dodana jeśli przynajmniej jeden dzień z tej umowy mieści się w okresie sprawozdawczym dla subwencji danego roku.

Okres sprawozdawczy dla subwencji danego roku to poprzedni rok akademicki (np. dla formularza subwencji stanowiącego podstawę naliczenia subwencji na rok 2026 okresem sprawozdawczym będzie rok akademicki 2024/2025, czyli okres 01.10.2024-30.09.2025. W systemie – Rok sprawozdawczy 2025).

Dane w tabeli możesz posortować rosnąco lub malejąco według numeru umowy/porozumienia.

Aby przejść do szczegółów umowy, użyj linku aktywnego ukrytego w kolumnie Rodzaj lub Nr umowy/porozumienia [1].

Umowy widoczne w zestawieniu możesz:

  • uzupełnić o informacje dotyczące studentów/doktorantów (ikona osoby) [2],
  • skorygować (ikona dokumentu) [3],
  • usunąć (ikona śmietnika) [4].

Z poziomu danych szczegółowych możesz skorygować lub usunąć umowę za pomocą właściwych przycisków [1].

W części Współpraca międzynarodowa możesz:

  • Dodać pojedynczą umowę
  • Dodać wiele umów za pomocą pliku importowego

Dodanie pojedynczej umowy

Aby dodać nową umowę do zestawienia kliknij w przycisk „Dodaj umowę” [1], a następnie uzupełnij formularz od góry do dołu.

W danych podstawowych wskaż lub uzupełnij obowiązkowo:

  • Rodzaj (porozumienie, umowa),
  • Numer porozumienia lub umowy (uwzględniając umowy dotyczące współpracy w zakresie wspólnego prowadzenia badań, projektów naukowych, wdrożeniowych i innowacyjnych),
  • Nazwę partnera,
  • Kraj pochodzenia partnera (system podpowie ci kraj po wprowadzeniu kilku pierwszych liter),
  • Miasto pochodzenia partnera,
  • Status (aktywna, nieaktywna),
  • Okres trwania umowy (od – do),
  • Zakres współpracy.

Okres trwania umowy do – jest pozycją, która może pozostać pusta. W przypadku umów na czas nieokreślony wskazane jest oznaczenie właściwego checkboxa [2].

W kolejnym kroku wskaż dyscyplinę. W tym celu użyj przycisku „Dodaj dziedzinę/dyscyplinę” [1], a następnie wybierz właściwą pozycję z rozwijanego menu [2]. Aby dodać kolejną dyscyplinę powtórz proces.

Zapisz formularz [3]. Zapisaną umowę możesz uzupełnić, poprawić lub usunąć zgodnie z informacjami zawartymi powyżej.

Dodanie studentów/doktorantów do umowy/porozumienia

Odszukaj umowę/porozumienie, a następnie użyj ikony uzupełnienia danych o studentach/doktorantach (ikona osoby) [1].

Kliknij w przycisk „Dodaj studenta/doktoranta” [2]. Wprowadź:

  • Identyfikator studenta/doktoranta (max. 7 znaków),
  • Rodzaj mobilności (Student przyjeżdżający, Student wyjeżdżający, Doktorant przyjeżdżający, Doktorant wyjeżdzający – szkoła doktorska, Doktorant wyjeżdzający- studia doktoranckie – stary tryb),
  • Datę rozpoczęcia mobilności zgodnie z umową,
  • Datę zakończenia mobilności zgodnie z umową.

Zapisz informację za pomocą znacznika zapisu po prawej stronie [3].

Jeśli nie wiesz, jak powinien wyglądać identyfikator studenta/doktoranta, zapoznaj się z wytycznymi merytorycznymi poniżej!

Wytyczne merytoryczne

Sposób wykazywania danych dotyczących międzynarodowej krótkoterminowej mobilności studentów i doktorantówPobierz

Dodanie wielu umów za pomocą pliku importowego

W pliku importu należy powielić wiersz z umową tyle razy ilu studentów lub doktorantów uczelnia raportuje, tj. jeśli w ramach danej umowy wyjechało lub przyjechało 4 studentów, dane umowy należy powielić w czterech wierszach jednocześnie w każdym z wierszy wykazując innego studenta.

Aby dodać wiele umów do zestawienia za pomocą pliku importowego, będziesz musiał wykonać poniższe kroki.

  1. Pobierz plik xlsx z dotychczas wprowadzonymi umowami, a w przypadku braku zarejestrowanych umów, pusty plik xlsx. W tym celu użyj przycisku „Pobierz umowy” [1] i zapisz plik na komputerze.
  2. Uzupełnij lub popraw pobrany plik zgodnie z posiadaną dokumentacją.
  3. Zaimportuj kompletny plik za pomocą przycisku „Importuj umowy” [2].

W polu „Dziedzina/dyscyplina naukowa, w której prowadzona jest współpraca” w przypadku kilku dziedzin/dyscyplin wymień je po przecinku.

Jeśli plik importowy przejdzie walidację, system wyświetli komunikat o treści „UWAGA: Po zaimportowaniu pliku dotychczasowe dane wprowadzone do działu II formularza zostaną w całości usunięte i zastąpione jego zawartością. Czy chcesz kontynuować operację?”. W celu zatwierdzenia importu kliknij „Tak” [3]. Wcześniejsze dane zostaną nadpisane.Jeśli wybierzesz „Nie” – operacja zostanie anulowana.

Jeśli plik importowy będzie zawierał błędy, wówczas system poinformuje cię o tym. Przejdź do zakładki „Błędy walidacji” [4], aby pobrać plik z listą błędów, które należy poprawić przed ponownym wgraniem danych.

Pracownicy cudzoziemcy

Użyj przycisku „Uzupełnij”/„Koryguj” [1], aby przejść do edycji. 

Wprowadź liczbę pracowników niebędących obywatelami polskimi posiadających tytuł profesora lub zatrudnionych na stanowisku profesora uczelni w innej uczelni, zagranicznej uczelni lub zagranicznej instytucji naukowej lub na stanowisku profesora instytutu w instytucie PAN, instytucie badawczym lub instytucie międzynarodowym, które w poprzednim roku akademickim przeprowadziły co najmniej 60 godzin zajęć dydaktycznych w i-tej publicznej uczelni akademickiej (z wyłączeniem osób pozostających z uczelnią w stosunku pracy) [2].

Zapisz formularz przyciskiem zapisu [3]. Zapisaną liczbę możesz poprawić.

Projekty realizowane w ramach programów międzynarodowych Horyzont 2020 i Horyzont Europa (dla uczelni IDUB)

Użyj przycisku „Uzupełnij”/„Koryguj” [1], aby przejść do edycji.

Uzupełnij informacje wprowadzając numer umowy [2]. Wskaż rolę w projekcie. Do wyboru masz [3]:

  • Beneficjent
  • Partner
  • Lider

Możesz wybrać tylko jedną rolę dla danej umowy.

Następnie wprowadź datę wpływu środków na konto podmiotu z kalendarza [4].

Kolejną umowę możesz dodać za pomocą przycisku „Dodaj kolejną umowę” [1]. Dodane pozycje możesz usunąć korzystając z ikony śmietnika [2], znajdującej się po prawej stronie danej pozycji.

Po uzupełnieniu umów, zapisz wszystkie dane za pomocą przycisku na dole strony [3]. W przypadku błędu lub braku po zapisie możesz poprawić wpis.

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1].

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania.

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie. W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [2].

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojej jednostki, a następnie użyj przycisku zapisu [3].

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2].

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3].

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1].

Aby wysłać sprawozdanie musisz dołączyć do niego plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia). Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [2].

Oświadczenie może być podpisane:

  • odręcznie,
  • elektronicznie.

Podpis odręczny

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf.

Podpis elektroniczny

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf.

Załącz podpisane oświadczenie do formularza [3].

Jeśli chcesz, możesz załączyć dodatkowe pliki lub dodać komentarz [4]. Po dołączeniu pliku/plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [5].

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [6].

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne).

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2024.1571) – Art. 350 ust. 1 pkt 3.
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 16 czerwca 2026 r. (Dz.U.2026.811) – § 16 ust. 1. pkt 3, ust. 2-3.

Logowanie do konta za pomocą Krajowego Węzła Identyfikacji Elektronicznej

Treść tej instrukcji jest przeznaczana dla tych, którzy chcą zalogować się do POL-on za pomocą Krajowego Węzła Identyfikacji Elektronicznej (login.gov.pl).

Logowanie do POL-on jest możliwe za pomocą:

Krajowy Węzeł Identyfikacji Elektronicznej pozwala na logowanie uniwersalnym loginem i bezpiecznym hasłem lub różnymi środkami identyfikacji elektronicznej:

  • bankowością elektroniczną,
  • profilem zaufanym,
  • aplikacją mObywatel,
  • e-dowodem,
  • certyfikatem kwalifikowanym.

Jeśli chcesz logować się do POL-on za pomocą Krajowego Węzła Identyfikacji Elektronicznej będziesz musiał powiązać swoje konto login.gov.pl z kontem Modułu Centralnego Logowania (MCL). Posiadanie konta MCL jest więc niezbędne do logowania Krajowym Węzłem (za pomocą bankowości elektronicznej czy profilem zaufanym).

Aby zalogować się do POL-on Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej po raz pierwszy, kliknij w przycisk logowania [1] do POL-on, a następnie wybierz ścieżkę login.gov.pl [2].

W kolejnym kroku uzupełnij dane konta [3]. Uzupełnienie danych jest niezbędne w celu powiązania z login.gov.pl (na podstawie adresu e-mail).

  • Jeśli posiadasz konto MCL wprowadź adres e-mail konta Modułu Centralnego Logowania.
  • Jeśli nie posiadasz konta MCL wprowadź adres e-mail do formularza. System założy konto MCL na wprowadzony adres. Nie zapomnij o zatwierdzeniu regulaminu założonego konta.

Zanim zatwierdzisz formularz sprawdź czy poprawnie wprowadziłeś adres mailowy! Jeśli podasz adres, do którego nie masz dostępu lub błędny, to proces powiązania nie uda się.

Na podany w formularzu adres mailowy [1] zostanie wysłana wiadomość systemowa. Przejdź do skrzynki pocztowej i zapoznaj się ze wskazówkami dotyczącymi połączenia konta login.gov.pl z kontem MCL. Wiadomość będzie miała ważność czasową!

Jeśli wysłana wiadomość straciła ważność lub nie dotarła na podany adres, użyj akcji „Ponów wysłanie wiadomości” [2].

W przypadku braku wiadomości (pomimo wprowadzenia właściwego adresu e-mail) zajrzyj do spamu.

Postępuj zgodnie z instrukcją zawartą w wiadomości. Po połączeniu kont będziesz logować się do POL-on ścieżką login.gov.pl.

Połączenie z kontem login.gov.pl możesz sprawdzić na swoim koncie MCL (https://mcl.opi.org.pl/)

Gdybyś chciał odłączyć konto login.gov.pl od MCL zaloguj się Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej, a następnie przejdź do konta Modułu Centralnego Logowania (https://mcl.opi.org.pl/). Wybierz sekcję „Bezpieczeństwo konta” [1], a następnie „Połączone konta” [2]. Użyj akcji „Odłącz konto” [3]. Powiązanie pomiędzy Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej a kontem MCL zostanie utracone.

Informacja o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych za 2025 rok

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych (INST_PR_SPR) może wypełnić i wysłać informacje o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych.

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania:

  • uczelnie publiczne podlegające pod MNiSW,
  • uczelnie kościelne podlegające pod MNiSW,
  • uczelnie niepubliczne.

Reguły techniczne

Uczelnia ma dostęp do formularza w POL-on, jeśli:

  • data jej utworzenia jest wcześniejsza niż 31 grudnia roku sprawozdawczego oraz
  • data zakończenia jej działalności (likwidacji lub przekształcenia) jest pusta (instytucja cały czas działa) lub późniejsza niż 31 grudnia roku sprawozdawczego.

Termin złożenia informacji o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych za dany rok upływa 31 stycznia roku kolejnego. Do uzupełnienia i wysłania formularza niezbędna jest rola edycyjna INST_PR_SPR nadana na całość uczelni.

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie kliknij w kafel z nazwą sprawozdania [3].

Jeśli twoja jednostka nie posiada danych do przekazania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania [1], a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz” [2]. Status sprawozdania zmieni się na „Brak danych do zaraportowania” [3].

Zaznaczenie checkboxa „Brak danych do sprawozdania” jest możliwe tylko dla sprawozdania w trybie edycji.
Jeśli wprowadzisz jakeś informacje do sprawozdania i następnie zaznaczysz checkbox „Brak danych do sprawozdania” utracisz wprowadzone informacje. System wyświetli o tym ostrzeżenie i poprosi o potwierdzenie.
Po odznaczeniu checkbox’a sprawozdanie zostanie przywrócone do stanu w jakim było w momencie udostępnienia (informacje wprowadzone przez ciebie do formularza nie zostaną przywrócone).

Jeśli twoja jednostka posiada dane do przekazania, przejedź w dół i kliknij w przycisk „Uzupełnij” [1].

Wprowadź do formularza przeciętne zatrudnienie osób niepełnosprawnych w danym miesiącu w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (pełne etaty) z dwoma miejscami po przecinku [2].

Po wprowadzeniu danych, zapisz formularz przyciskiem na dole strony [3].

Wprowadzona informacja powinna być zgodna z informacją przekazywaną przez twoją uczelnię do PFRON-u na formularzach DEK-I-B lub INF-1.

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1].

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania [2].

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie. W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [1].

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojej jednostki, a następnie użyj przycisku zapisu [2].

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2].

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3].

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1].

Aby wysłać sprawozdanie musisz dołączyć do niego plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia).

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [2].

Oświadczenie może być podpisane:

  • odręcznie
  • elektronicznie.

Podpis odręczny

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf.

Podpis elektroniczny

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf.

Załącz podpisane oświadczenie do formularza [3].

Jeśli chcesz, możesz załączyć dodatkowe pliki lub dodać komentarz [4]. Po dołączeniu pliku/plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [5].

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [6].

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne).

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2024.1571) – Art. 427 ust. 1.

Sprawozdawczość GUS za 2025 rok

Zgodnie z ustaleniami ministerstwa zawartymi w komunikacie opublikowanym w aktualnościach systemu wszystkie rodzaje sprawozdań (S-10, S-10-W, S-11, S-12, S-12-W, S-12-F) uczelnie są zobowiązane przekazać do 16 lutego 2026 r. (według stanu na dzień 31 grudnia 2025 r.).

Instytucje naukowe w odniesieniu do S-11 i S-12 obowiązują te same terminy.

Sprawozdanie S-12-F przeznaczone jest dla Federacji (wymaga roli FED_PR_SPR lub FED_PR_SPR_PODGLAD).

Sposób pracy w Module GUS właściwe nie zmienia się w stosunku do ubiegłego roku. Dane do sprawozdań będą zaciągane z modułów POL-on , a w przypadku działów uzupełnianych ręcznie (częściowo lub w całości) będą zasilane plikami importu. Wprowadzone dane będą następnie poddawane sprawdzeniu pod względem spójności danych z innymi działami sprawozdań oraz w ramach złożonego szablonu importu (raport z błędów walidacyjnych i raport z importu).

Sprawozdania przeliczają się o godzinach: 7.00, 9.00, 11.00, 13.00, 15.00, 17.00,19.00 oraz 21.00.
Przeliczanie sprawozdań trwa:
– dla S-10 oraz S-11 – około 45 minut,
– dla S-12 – około 10 minut,
– dla S-10-W, S-12-W oraz S-12-F – około 5 minut.

Możliwe jest zatwierdzenie działów uzupełnianych ręcznie bez konieczności importu pustych lub zerowych plików.
Podczas zatwierdzania pustego działu system wyświetli jednak ostrzeżenie „Uwaga: dział nie zawiera żadnych danych statystycznych. Jego zatwierdzenie oznacza potwierdzenie, że  jest to zgodne ze stanem faktycznym. Czy kontynuować?”, po to, aby zminimalizować ryzyko zatwierdzenia pustych działów przez pomyłkę.
System nie pozwala już na import pustych lub zerowych plików (traktuje takie pliki jako błędne).

  • Docelowo osoby z sekcji 3 i 4 – Polacy i cudzoziemcy, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską – powinni być wykazywani według kraju uzyskania dyplomu ukończenia szkoły średniej II stopnia lub możliwie najlepszej oceny szacunkowej kraju pochodzenia.
  • Sprawozdanie uczelni macierzystej powinno zawierać dane łącznie z danymi filii.
  • Dane dotyczące szkoły doktorskiej (działy 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 w zakresie kształcenia w szkole doktorskiej) powinny być sprawozdane przez Federację, a nie przez jednostki wchodzące w jej skład. Podstawa prawna: Art. 173 ust. 5 ustawy p.s.w.n. („Federacja jest podmiotem uprawnień związanych z posiadaniem kategorii naukowej w zakresie: 1) nadawania stopni naukowych lub stopni w zakresie sztuki; 2) kształcenia doktorantów”).
  • W sprawozdaniu S-12-F możliwe jest wykazanie danych dotyczących szkoły doktorskiej przez federację albo jednostki uczestniczące. Wskazujemy w tym zakresie na działy: 6-12. Podstawa prawna: Art. 173 ust. 5 ustawy p.s.w.n.

Metodologia wyliczeń

Metodologia_plik (pdf)Pobierz

Źródłem wyliczeń dla sprawozdań za rok 2025 w zakresie studentów jest nowy system POL-on 2.0.

Wypełnienie sekcji „Uczestnicy studiów podyplomowych i kształcenia specjalistycznego, doktoranci cudzoziemcy – którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską” oraz „Uczestnicy studiów podyplomowych i kształcenia specjalistycznego, doktoranci Polacy – którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską” w sprawozdaniu S-12 za rok 2025 nie jest obligatoryjne.
Sygnalizujemy potrzebę zbierania informacji o osobach, które otrzymały świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską. Informacja ta będzie już stałym elementem sprawozdawczości w zakresie danych o uczestnikach studiów podyplomowych, kształcenia specjalistycznego oraz o doktorantach w sprawozdaniu S-12.

Komunikaty do sprawozdawczości GUS za 2025 rok: /pomoc/knowledge-base/komunikaty-do-sprawozdawczosci-gus-za-2025-rok/

Zmiany w formularzach

S-10

Brak zmian

S-11

  1. Zmiana zakresu zbieranych danych w Dziale 4:
    1. usunięcie „Kolumna 2: W tym na studiach stacjonarnych”
    2. usunięcie „Kolumna 3: Cudzoziemcy ogółem”
    3. usunięcie „Kolumna 4: Cudzoziemcy w tym na studiach stacjonarnych”
    4. dodanie „Kolumna 2: W tym cudzoziemcy”
    5. usunięcie „Wiersz 1: Liczba doktorantów uczelni sporządzającej sprawozdanie zapomogi (w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia roku sprawozdawczego)”
    6. dodanie „Wiersz 1: Liczba doktorantów uczelni sporządzającej sprawozdanie otrzymujący stypendia fundowane”
    7. dodanie „Wiersz 2: Liczba doktorantów uczelni sporządzającej sprawozdanie doktoranci otrzymujący stypendia jako stypendyści strony polskiej”
    8. przesunięcie numeracji wierszy w związku z dodanie nowych wierszy
  2. Usunięcie Działu 5. „Doktoranci otrzymujący stypendia – stan w dniu 31 grudnia”

Pozostałe zmiany:

  1. Zamian treści objaśnienia dla Działu 1b.
  2. Zmiana objaśnienia dla Działu 3.
  3. Zmiana objaśnienia dla Działu 4
  4. Zmiany formatowania tekstu

S-12

  1. Usunięcie działów
    1. Dział 4. studia doktoranckie
    2. Dział 5. Studia doktoranckie według nazw kierunków kształcenia
    3. Dział 20. Stypendia projakościowe wypłacone tylko ze środków pochodzących z otrzymanej do 2023 r. dotacji projakościowej (stypendia wypłacone w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia roku sprawozdawczego)
  2. Numeracja kolejnych działów pozostaje bez zmian
  3. W dziale 7. usunięto podział na studia doktoranckie i szkoły doktorskie, usunięto wiersz „W tym z ogółem wykazywani tylko raz”
  4. W dziale 8. usunięto kolumny dotyczące studiów doktoranckich
  5. W dziale 9. usunięto kolumny dotyczące studiów doktoranckich
  6. W dziale 10. zmieniono tytuł na „Stypendia doktoranckie”, usunięto trzy wiersze dotyczące stypendiów przyznanych na studiach doktoranckich

Dodatkowe zmiany:

  1. Zmiana treści i redakcji tekstu objaśnień

Objaśnienia do formularzy S-10, S-11 oraz S-12

Objaśnienia do formularzy_S-10_2025 (pdf)Pobierz
Objaśnienia do formularzy_S-11_2025 (pdf)Pobierz
Objaśnienia do formularzy_S-12_2025 (pdf)Pobierz

Pobranie historii technicznej patentu i prawa ochronnego do pliku

Z tego wpisu dowiesz się jak pobrać dane z historii technicznej patentu na wynalazek, prawa ochronnego na wzór użytkowylub wyłacznego prawa hodowcy do odmiany rośliny.

Odnajdź rekord w wykazie patentów i praw ochronnych za pomocą filtrów zestawienia [1] i przejdź do jego szczegółów [2].

Aby pobrać historię techniczną rekordu, użyj przycisku „Pobierz historię techniczną” [3].

Aby pobrać historię techniczną oświadczenia upoważniającego, przejdź do zakładki „Oświadczenia” [1], a następnie użyj ikony pobrania (strzałka skierowana w dół), dostępnej w kolumnie „Akcje”, przy danych osoby z twojego podmiotu [2].

Po zapisie pliku Excel na komputerze znajdziesz w nim kolumny:

  • Sekcja
  • Atrybut (pole)
  • Wartość przed
  • Wartość po
  • Operacja
  • Kto (login użytkownika)
  • Kiedy (data)
  • Jednostka

Pobranie historii technicznej projektu naukowego do pliku

Z tego wpisu dowiesz się jak pobrać dane z historii technicznej projektu naukowego. 

Odnajdź rekord w wykazie projektów naukowych za pomocą filtrów zestawienia [1] i przejdź do jego szczegółów [2]. 

Aby pobrać historię techniczną rekordu, użyj przycisku „Pobierz historię techniczną” [3].  

Po zapisie pliku Excel na komputerze znajdziesz w nim kolumny: 

  • Sekcja 
  • Atrybut (pole)
  • Wartość przed 
  • Wartość po 
  • Operacja 
  • Kto (login użytkownika) 
  • Kiedy (data) 
  • Jednostka 

Wynik ewaluacji szkoły doktorskiej

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, gdzie osoba z rolą do modułu Szkoły doktorskie może zapoznać się z wynikiem ewaluacji szkoły doktorskiej. 

W rekordzie szkoły doktorskiej znajdziesz zakładki:  

  • Dane podstawowe,  
  • Programy kształcenia,  
  • Dane adresowe,
  • Wynik ewaluacji.

Przejdź do zakładki Wynik ewaluacji [1].

Znajdziesz tam informacje pobierane automatycznie z systemu SEDok [2].

Są to:

  • Data uchwały Komisji Ewaluacji Nauki,
  • Numer uchwały Komisji Ewaluacji Nauki ,
  • Wynik ewaluacji (Pozytywny/Negatywny),
  • Czy zgłoszono zastrzeżenia? (Tak/Nie),
  • Okres objęty ewaluacją (od – do).

Informacje w zakładce są aktualizowane automatycznie bez konieczności wykonywania żadnych działań ze strony użytkownika.

Podstawy prawne: 
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2024.1571) – Art. 262.
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 16 czerwca 2026 r. (Dz.U.2026.811) – § 5 ust. 4 pkt 1 lit. j). 

Ankieta – rekrutacja na kierunki studiów

2026/2027

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Ankieta rekrutacja na kierunki studiów (INST_NAVI_EDU_SPR) może wypełnić i wysłać dane o zasadach rekrutacji na wskazany rok akademicki do wyszukiwarki studiów dostępnej na stronie studia.gov.pl.

Podmioty zobowiązane do złożenia ankiety:

  • uczelnie publiczne
  • uczelnie niepubliczne
  • uczelnie kościelne, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych.

Ankieta może być aktualizowana wielokrotnie w trakcie okna edycyjnego.
Okno edycyjne ankiety rekrutacji na kierunki studiów na przyszły rok akademicki obejmuje trwający rok akademicki. Oznacza to, że np. ankieta na rok akademicki 2026/2027 może być uzupełniana i przesyłana na stronę studia.gov.pl do końca roku akademickiego 2025/2026.

Role do ankiety:

  • INST_NAVI_EDU_SPR – pozwala na synchronizację kierunków, uzupełnienie, zapis i zatwierdzenie informacji o zasadach rekrutacji na kierunki oraz opublikowanie ankiety na stronie studia.gov.pl.
  • INST_NAVI_EDU_SPR_PODGLAD – pozwala na przeglądanie danych wprowadzonych do zakładek formularza przez użytkownika z rolą edycyjną.

Reguły techniczne

  • Z modułu Kierunki studiów do ankiety pobierane są uruchomienia, na których aktualnie prowadzone jest kształcenie oraz na które uczelnia planuje uruchomić kształcenie w kolejnym roku akademickim.
  • Ankietę możesz uzupełnić etapami. W przypadku, gdy zdecydujesz się na wypełnienie informacji o danym uruchomieniu, nie będziesz mógł zapisać danych uzupełnianej sekcjido momentu wypełnienia wszystkich wymaganych pól (oznaczonych *).
  • Podczas publikowania danych na studia.gov.pl system zweryfikuje
    • czy kierunki z ankiety znajdują się w module Kierunki studiów. W przypadku niespójności między ankietą a wykazem kierunków proces publikacji nie powiedzie się.
    • czy uzupełniono informacje o rekrutacji dla wszystkich prowadzonych kierunków. Proces publikacji nie powiedzie się, jeśli jakiś z kierunków ma status „W trakcie”.
  • Po opublikowaniu ankiety w systemie pojawia się przycisk „Odblokuj edycję”. Dopóki ankieta nie zostanie odblokowana do edycji, dalsze modyfikacje (np. aktualizacja danych, korekta, synchronizacja kierunków) nie będą możliwe.
  • Odblokowanie ankiety do edycji powinno mieścić się w oknie edycyjnym.

Słowniki

Uzupełnienie ankiety

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Ankieta rekrutacja na kierunki studiów [1].
W podsumowaniu znajdziesz rok akademicki, na który składana jest ankieta [2] oraz datę publikacji na stronie studia.gov.pl [3].

Ankieta rekrutacja na kierunki studiów składa się z 3 zakładek [1]:

  1. Informacje o uczelni,
  2. Kierunki studiów (domyślna),
  3. Historia operacji.

W zakładce Informacje o uczelni uzupełnij linki do:

  • głównej strony rekrutacji,
  • filmu promującego uczelnię,
  • formularza dostępności.

Pamiętaj o ograniczeniach wielkości pola tekstowego (do 500 znaków ze spacjami).

Brak uzupełnienia pól w ankiecie może wpływać na poprawność prezentacji kierunku na stronie studia.gov.pl.

Po wpisaniu adresów stron zapisz formularz przyciskiem zapisu [2].

W zakładce Kierunki studiów będziesz mógł wyszukać kierunek studiów, aby dodać informacje o zasadach rekrutacji na jego uruchomienia.

Aby uzupełnić dane o rekrutacji synchronizuj listę kierunków za pomocą przycisku „Pobierz nowe dane z modułu” [1]. Potwierdź synchronizację [2].

System poinformuje cię o liczbie dodanych lub usuniętych kierunków [3].

Synchronizacja dotyczy wyłącznie kierunków o statusie „Prowadzone”, które zostały zarejestrowane w POL-on 2.0 i dla których zostały zdefiniowane uruchomienia.

Brak kierunku lub uruchomienia po synchronizacji

Jeśli zauważysz, że brakuje jakiegoś prowadzonego kierunku lub jego prowadzonego albo planowanego uruchomienia, skontaktuj się z osobą rejestrującą studia w module Kierunki studiów w celu weryfikacji. Jest to osoba z rolą INST_KIERUNKI_ADM w twoim podmiocie.

Z poziomu ankiety rekrutacji na kierunki studiów nie dodasz brakujących rekordów.

W module Kierunki studiów można wprowadzić planowane uruchomienia w obrębie aktualnie prowadzonych kierunków. Oznacza to, że w ankiecie rekrutacyjnej po synchronizacji znajdziesz uruchomienia prowadzone lub planowane tylko w zakresie aktualnie prowadzonych studiów.

W ankiecie nie wprowadzisz danych o rekrutacji na kierunki studiów planowane do uruchomienia w przyszłości.

Po dodaniu kierunków/uruchomień w module Kierunki studiów ponownie kliknij w przycisk synchronizacji.

Sortowanie i wyświetlanie

Uruchomienia kierunków studiów są wyświetlane alfabetycznie na podstawie nazwy kierunku. Kierunki z uruchomieniami możesz posortować alfabetycznie:

  • Kierunek A>Z (domyślny)
  • Kierunek Z>A

Możesz je wyświetlić w liczbie 10, 25, 50, 100 na stronę. Pomiędzy stronami możesz przechodzić klikając we właściwe przyciski („Następna” i „Poprzednia”).

Wyszukiwanie uruchomienia

Aby przejść do konkretnego formularza danych o rekrutacji użyj filtrów zestawienia. Wprowadź nazwę kierunku [1]. Dodatkowo możesz wskazać jego atrybuty. Do wyboru masz [2]:

  • Poziom studiów (I stopnia, II stopnia, Jednolite magisterskie),
  • Formę studiów (Stacjonarne, Niestacjonarne),
  • Profil kształcenia (Praktyczny, Ogólnokształcący, Nieokreślony),
  • Status formularza (W trakcie, Zatwierdzony).

Kliknij w przycisk „Szukaj” [3]. Między wyszukiwaniami wyczyść filtry [4].

  • Aby uzupełnić formularz danych o rekrutacji użyj akcji edycji ukrytej pod ikoną ołówka przy danym uruchomieniu [1].
  • Aby podejrzeć uzupełniony formularz danych o rekrutacji użyj linku aktywnego ukrytego pod jego atrybutami [2].

Dane o rekrutacji

Formularz danych o rekrutacji składa się z 5 sekcji:

  1. Dane podstawowe (domyślna)
  2. O kierunku
  3. Rekrutacja
  4. Opłaty
  5. Podgląd

Każdą z sekcji formularza uzupełniasz osobno. Każda sekcja będzie wymagała osobnego zapisu.

Rekomendujemy, abyś wypełnił jak najwięcej pól – w ten sposób zwiększysz widoczność kierunku w wyszukiwarce studia.gov.pl

Najpierw wypełnij sekcję „Danych podstawowych”, w której potwierdza się prowadzenie rekrutacji na ten kierunek.

Przy polach obowiązkowych zobaczysz *.

Dane podstawowe

Zjedź na dół sekcjii wskaż odpowiedź na pytanie czy uczelnia prowadzi rekrutację na ten kierunek we wskazanym roku akademickim. Oznacz [1]:

  • Tak – jeśli twój podmiot będzie prowadził rekrutację,
  • Nie – jeśli twój podmiot nie planuje rekrutacji na ten kierunek,
  • Uczelnia zamyka kierunek – jeśli zaplanowano likwidację studiów.

Zapisz dane [2].

Brak rekrutacji na kierunek

  • W przypadku wskazania odpowiedzi „Nie” lub „Uczelnia zamyka kierunek”, po zapisie system oznaczy wszystkie sekcje formularza, jako uzupełnione. [3].

Po zaznaczeniu braku rekrutacji na kierunek (odpowiedź „Nie”) lub zaznaczeniu, że uczelnia planuje likwidację kierunku (odpowiedź „Uczelnia zamyka kierunek”) przejdź do sekcji „Podgląd” i zatwierdź całą ankietę!

Rekrutacja na kierunek

  • W przypadku wskazania odpowiedzi „Tak”, po zapisie sekcja danych podstawowych zostanie oznaczona jako wypełniona [4]. Przejdź do kolejnej sekcji, aby ją uzupełnić.

Jeśli po zaznaczeniu „Tak” uzupełnieniu formularza, zmienisz zaznaczenie (na „Nie” lub „Uczelnia zamyka kierunek”), po zatwierdzeniu wprowadzone informacje zostaną usunięte.

O kierunku

Opcjonalnie podaj liczbę miejsc na kierunku.

Obowiązkowo wprowadź krótki opis kierunku (do 800 znaków ze spacjami) [1]. Możesz też wprowadzić informacje:

  • Dla kogo jest ten kierunek,
  • Co go wyróżnia,
  • Umiejętności i kompetencje absolwenta,
  • Perspektywy zawodowe.

Wskaż czy kierunek oferuje specjalność (Tak/Nie). Jeśli zaznaczysz „Tak” wprowadź obowiązkowo nazwę specjalności [1]. Możesz dodać krótki jej opis.

  • Aby dodać informację o kolejnej specjalności użyj przycisku „+ Dodaj kolejną specjalność” [2].
  • Aby usunąć dodaną specjalność, użyj przycisku X przy polu z nazwą specjalności [3].

W razie potrzeby możesz wpisać inne informacje dotyczące programu kształcenia (do 800 znaków ze spacjami).

W kolejnym kroku wskaż czy uczelnia bierze udział w międzynarodowej wymianie studentów na przykład Erasmus (Tak/Nie). Jeśli zaznaczysz „Tak” wprowadź krótki opis wymiany lub programu [4].

Zapisz sekcję przyciskiem zapisu [5].

Rekrutacja

Wskaż czy od kandydata wymagana jest matura z konkretnych przedmiotów (Tak/Nie). Jeśli zaznaczysz „Tak” będziesz musiał podać przedmioty wymagane, wskazując przedmiot z podanej listy [1]. Dodatkowo możesz dodać:

  • Przedmioty uwzględniane w rekrutacji, 
  • Liczbę przedmiotów uwzględnianych w rekrutacji, 
  • Przedmioty dodatkowe. 

W zakresie informacji o punktach uzyskanych w procesie rekrutacji możesz wprowadzić:

  • Minimalną liczbę punktów uprawniających do przyjęcia na studia,
  • Maksymalną liczbę punktów uprawniających do przyjęcia na studia,
  • Sposób licznie punktów (do 600 znaków ze spacjami).

Aby dodać informacje o Olimpiadach i konkursach gwarantujące dodatkowe uprawnienia

  • z listy Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego (MNiSW) lub
  • z listy systemu Internetowej Rekrutacji Kandydatów (IRK) lub
  • spoza listy MNiSW i IRK

przejdź do właściwej części formularza.

Wskaż olimpiadę lub konkurs z listy słownikowej (Listę słowników znajdziesz w początkowej części tego artykułu).

Po wskazaniu nazwy olimpiady lub konkursu [1], możesz dodać krótki opis tego, co zyskują w procesie rekrutacji jej uczestnicy (do 500 znaków ze spacjami).

  • Aby dodać informację o kolejnej olimpiadzie lub konkursie użyj przycisku „+ Dodaj kolejną olimpiadę…” [2].
  • Aby usunąć dodaną olimpiadę, użyj przycisku X przy polu z jej nazwą [3].

Wskaz czy rekrutacja uwzględnia inne (pozasłownikowe) olimpiady i konkursy gwarantujące dodatkowe uprawnienia (Tak/Nie). Jeśli wskażesz „Tak”, wprowadź ręcznie nazwę olimpiady lub konkursu [1]. Jest to pozycja obowiązkowa.

Dodatkowo możesz podać:

  • Organizatora,
  • Przedmiot lub temat,
  • Opis tego, co zyskują w procesie rekrutacji jej uczestnicy (do 500 znaków ze spacjami).

W razie potrzeby możesz dodać kolejną inną olimpiadę lub konkurs przyciskiem dodawania [2].

W zakresie danych o egzaminie wstępnym lub rozmowie rekrutacyjnej, wskaż czy są one wymagane (Tak/Nie). Jeśli wskażesz „Tak”, wprowadź ręcznie informacje o egzaminie lub rozmowie rekrutacyjnej [1]. Jest to pozycja obowiązkowa.

Możesz także wprowadzić dodatkowe wymagania zaznaczając właściwy checkbox:

  • Egzamin zawodowy,
  • Znajomość języków obcych,
  • Osiągnięcia sportowe, kulturalne, społeczne,
  • Portfolio artystyczne lub inne,
  • Zaświadczenie lub inne dokumenty,
  • Inne wymagania.

Po wskazaniu pozycji [2] pojawi się okno, w którym możesz wprowadzić szczegóły (do 500 znaków ze spacjami).

W kolejnym kroku możesz dodać informację dotyczącą wymogów Rekrutacji dla kierunków II stopnia, uzupełniając średnią z toku studiów lub ocenę na dyplomie [3].

Wprowadź datę rozpoczęcia rekrutacji z kalendarza [1]. Jeśli chcesz możesz dodać datę jej zakończenia.

Na koniec możesz podać ważne informacje dotyczące organizacji procesu rekrutacyjnego [2] (pole do 1000 znaków).

Zapisz sekcję przyciskiem na dole strony [3].

Opłaty

Obowiązkowo podaj wysokość opłaty rekrutacyjnej w złotych [1].

Jeśli chcesz możesz wprowadzić:

  • Link do cennika opłat,
  • Informacje o innych opłatach pobieranych na kierunku,
  • Dodatkowe informacje o opłatach.

W przypadku uzupełnienia innej opłaty niż rekrutacyjna, podaj:

  • Opłatę (nazwa; do 200 znaków ze spacjami),
  • Kwotę (w złotych),
  • Rodzaj (częstotliwość uiszczania).
  • Aby dodać informację o kolejnej pobieranej opłacie użyj przycisku „+ Dodaj kolejną opłatę” [1].
  • Aby usunąć dodaną opłatę, użyj przycisku X przy polu z jej nazwą [2].

Zapisz sekcję przyciskiem na dole strony [3].

Podgląd

Sekcja ta pozwala zapoznać się z wszystkimi pozycjami wprowadzonymi do formularza. Jeśli nie masz zastrzeżeń do wprowadzonych danych, przejdź na dół strony i zatwierdź cały formularz [1] przyciskiem „Zatwierdź dane”.

Po zatwierdzeniu status ankiety zmieni się z „W trakcie” na „Gotowe” [2].

Zatwierdzenie ankiety możesz cofnąć.

Aby przywrócić edycję formularza (np. w celu korekty lub uzupełnienia), kliknij w przycisk „Cofnij zatwierdzenie” [3]. Po edycji sekcji nie zapomnij zapisać zmian. Na koniec zatwierdź cały formularz.

Kopiowanie danych pomiędzy ankietami rekrutacji na uruchomienia tego samego kierunku

Po uzupełnieniu i zatwierdzeniu ankiety rekrutacji na uruchomienie kierunku możesz skopiować jej zawartość (poza unikalną częścią z sekcji „Dane podstawowe”) do innych niezatwierdzonych uruchomień w ramach tego samego kierunku (o statusie „W trakcie”).

Przejdź do rekordu uzupełnionej i zatwierdzonej ankiety (o statusie „Gotowe”) [1]. Kliknij w przycisk „Kopiuj dane” [2], znajdujący się w prawym górnym rogu ekranu.

W wyświetlonym oknie zaznacz checkbox przy uruchomieniu, do którego chcesz przekopiować dane [1]. Potwierdź czynność [2].

System poinformuje cię o skopiowaniu danych do ankiety wskazanego uruchomienia [3].

Przejdź do formularza ankiety rekrutacyjnej na uruchomienie, do której przekopiowano dane [1].

Popraw i uzupełnij formularz zgodnie z zasadami uzupełnienia ankiety rekrutacyjnej opisanymi w tym wpisie. Nie zapomnij o zapisie każdej modyfikowanej sekcji!

Na koniec przejdź do sekcji Podgląd i zatwierdź ankietę [2].

Publikacja ankiety na studia.gov.pl

Jeśli wszystkie formularze w zakładce Kierunki studiów mają status „Gotowe”, kliknij w przycisk „Przekaż dane” [1].

Aby opublikować ankietę na portalu studia.gov.pl musisz wypełnić wszystkie formularze rekrutacji na uruchomienia [2].

System poinformuje cię o opublikowaniu ankiety [1]. Datę publikacji znajdziesz w podsumowaniu ankiety [2].

Aby przywrócić opublikowaną ankietę do edycji, użyj przycisku „Odblokuj edycję” [3].

Zgodnie z regułami technicznymi (opisanymi powyżej) ankietę możesz aktualizować wielokrotnie. Nie musisz zwracać się o udostępnienie edycji do Ministerstwa (jak miało miejsce we wcześniejszej wersji ankiety).

 Wykonane operacje znajdziesz w zakładce „Historia operacji” [5].

Aktualizacja danych o kształceniu cudzoziemca 

Z tego wpisu dowiesz się kiedy i jak zaktualizować rekord cudzoziemca w zakresie danych o kształceniu. 

Zgodnie z zapisami ustawy p.s.w.n. aktualizacja danych w wykazie cudzoziemców powinna być odzwierciedlana na bieżąco. 

Aby zaktualizować rekord cudzoziemca, odnajdź rekord w wykazie za pomocą filtrów zestawienia [1] i przejdź do jego szczegółów [2]. 

Wybierz zakładkę „Kształcenie” [1]. 

Następnie przejdź do właściwej sekcji (Studia lub Kształcenie w szkole doktorskiej). Skorzystaj:  

  • z ikony ołówka [2], aby uzupełnić lub poprawić dane. 
  • z przycisku „+Dodaj…” [3], aby uzupełnić informacje o kształceniu. 

Aby uzupełnić dane we wprowadzonym kształceniu kliknij w ikonę kalendarza [1] i wskaż właściwą datę. Zapisz informację znacznikiem zapisu po prawej stronie [2].

Wprowadzona data wpisania na listę nie może być datą wcześniejszą niż 1.07.2025 [a]. Data złożenia ślubowania oraz data skreślenie nie może być wcześniejsza niż data wpisania na listę [b]. Wprowadzone daty nie mogą być z przyszłości [c]. 

Jeśli potrzebujesz wyczyścić dodaną datę, kliknij w ikonę kalendarza [1], a następnie skorzystaj z akcji „Wyczyść” [2]. Nie zapomnij zapisać zmian znacznikiem zapisu [3].

Podstawy prawne: 
Ustawa z dnia 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U.2025.622) – Art. 34, ust. 1-2; art. 10, pkt 10.  
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2024.1571) – Art. 343a ust. 1-2.  

Korekta a zmiana danych cudzoziemca

Treść tego artykułu jest przeznaczana dla użytkowników, którzy posiadają rolę edycyjną do modułu Cudzoziemcy i chcą poprawić błędy lub zarejestrować zmianę w danych osobowych lub identyfikacyjnych cudzoziemca. 

Aby poprawić dotychczasową lub zarejestrować nową wersję danych w rekordzie cudzoziemca, odnajdź rekord w wykazie za pomocą filtrów zestawienia [1] i przejdź do jego szczegółów [2].

W rekordzie cudzoziemca w zakładce „Dane podstawowe” możesz: 

  • skorygować wprowadzone błędnie dane osobowe, 
  • zarejestrować nową wersję danych osobowych, w przypadku ich zmiany.

Zgodnie z zapisami ustawy p.s.w.n. aktualizacja danych w wykazie cudzoziemców powinna być odzwierciedlana na bieżąco. 

Korekta danych 

Jeśli podczas rejestracji pomyliłeś się w danych osobowych lub identyfikacyjnych cudzoziemca w domyślnej zakładce „O cudzoziemcu” (Dane aktualne) wybierz przycisk „Edytuj” [1], a następnie kliknij w „Popraw błędy” [2].

Popraw wybrane pola w formularzu [3] i zapisz [4]. 

Korektę danych możesz też wykonać z poziomu zakładki „Historia zmian”. 

Rejestracja zmiany danych 

Jeśli w danych osobowych lub identyfikacyjnych cudzoziemca nastąpiła zmiana, w zakładce „O cudzoziemcu” (Dane aktualne) wybierz przycisk „Edytuj” [1], a następnie kliknij w „Zmień aktualne dane” [2]. 

Akcja „Zmień aktualne dane” pozwala na zarejestrowanie faktycznej zmiany, która zaszła w danych cudzoziemca, dlatego wymaga podania daty od kiedy obowiązuje. 

Wprowadź do formularza aktualne dane [3] i podaj datę, obowiązywania zmiany w systemie [4]. Zatwierdź zmianę przyciskiem „Zapisz” [5].

W ten sam sposób możesz odzwierciedlić w rekordzie cudzoziemca zmianę danych identyfikacyjnych (np. otrzymanie PESELu czy otrzymanie Karty Polaka). 

Historia zmian 

Rejestrowane zmiany w danych cudzoziemca są odkładane w sekcji „Historia zmian”. Znajdziesz w niej poszczególne wersje danych (ułożone chronologicznie od dołu do góry) z datą zmiany umieszczoną z lewej strony wersji [1].  

W „Historii zmian” nie gromadzimy dokonanych korekt danych. 

Przy każdej wersji danych znajdziesz przycisk „Koryguj” [2], który pozwala na jej poprawę lub uzupełnienie. Korekta wybranej wersji będzie wymagała potwierdzenia (zapisu). 

Przy wersji danych innej niż pierwotna znajdziesz przycisk „Usuń” [3], który pozwala na przywrócenie wersji wcześniejszej. Usuniecie wybranej wersji będzie wymagało potwierdzenia.

W przypadku jednej wersji danych nie ma możliwości skorzystania z akcji jej usunięcia. W takim przypadku pozostaje ci usunięcie całego rekordu cudzoziemca. O usunięciu cudzoziemca z wykazu przeczytasz tutaj. 

Podstawy prawne: 
Ustawa z dnia 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 622) – Art. 34, ust. 1-2; art. 10, pkt 10. 
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2024.1571) – Art. 343a ust. 1-2.  

Import pliku CSV z danymi cudzoziemców

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, jak zarejestrować cudzoziemców w wykazie za pomocą pliku CSV. 

Funkcjonalność importu pliku CSV z danymi cudzoziemców służy do rejestracji osób do tej pory nie wprowadzonych do wykazu. Funkcjonalność jest dostępna dla osób posiadających rolę INST_CUDZ_IMPORT (w uczelniach i podmiotach prowadzących szkołę doktorską) nadaną na całość uczelni lub FED_CUDZ_IMPORT (w federacji). 

Wykaz cudzoziemców obejmuje studentów i doktorantów nieposiadających obywatelstwa polskiego, przyjętych na kierunek studiów lub do szkoły doktorskiej od 1 lipca 2025 roku.  
Więcej o wykazie cudzoziemców i przeczytasz tutaj.  
Terminy i zakres rejestrowanych danych znajdziesz we wpisie rejestracji cudzoziemca. 

Jeśli posiadasz rolę importera, zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Cudzoziemcy [1]. Następnie kliknij w kafel „Import danych cudzoziemców” [2].  

Kafel „Import danych cudzoziemców” jest widoczny wyłącznie dla osób z dodaną rolą importu pliku CSV. 

Aby zaimportować dane o cudzoziemcach musisz: 

  1. Uzupełnić szablon pliku CSV danymi nowo rejestrowanych cudzoziemców. 
  2. Zaimportować uzupełniony plik. 

Pobranie szablonu 

Kliknij w przycisk „Pobierz szablon” [1] i zapisz plik na swoim komputerze. Uzupełnij plik zgodnie z poniższymi wytycznymi. 

Wytyczne do uzupełnienia pliku 

Dane zostaną importowane do wykazu zgodnie z ich zapisem w pliku. Zwróć uwagę na wielkość liter i format dat w pliku (YYYY-MM-DD).  

Plik w formacie CSV powinien mieć kodowanie w standardzie UTF-8. Otwarcie pliku CSV w EXCEL może zepsuć formatowanie danych w pliku CSV (np. format daty). 

Zakres danych w pliku 

  • PESEL (pole obligatoryjne)
  • Typ dokumentu tożsamości (pole obligatoryjne, jeśli nie uzupełniono kolumny „PESEL”)
    • ID_CARD („dowód osobisty”),
    • PASSPORT („paszport”),
    • POLISH_TRAVEL_DOCUMENT_FOR_FOREIGNER („polski dokument podróży dla cudzoziemca”),
    • RESIDENCE_CARD („karta pobytu”),
    • TEMPORAL_POLISH_TRAVEL_DOCUMENT_FOR_FOREIGNER („tymczasowy polski dokument podróży dla cudzoziemca”),
    • POLISH_ID_CARD_FOR_FOREIGNER („polski dokument tożsamości cudzoziemca”);
  • Numer dokumentu tożsamości (pole obligatoryjne, jeśli nie uzupełniono kolumny „PESEL”)
  • Kraj wydania dokumentu tożsamości (pole obligatoryjne, jeśli nie uzupełniono kolumny „PESEL”, kody słownikowe)
  • Nazwisko (pole obligatoryjne)
  • Imię (pole obligatoryjne)
  • Pozostałe imiona
  • Przedrostek nazwiska
  • Płeć (pole obligatoryjne, dopuszczalne wartości: MALE/FEMALE)
  • Rok urodzenia (pole obligatoryjne)
  • Państwo urodzenia (pole obligatoryjne, kody słownikowe)
  • Obywatelstwo (pole obligatoryjne, kody słownikowe)
  • Karta Polaka (pole obligatoryjne, dopuszczalne wartości true/false)
  • Numer Karty Polaka (pole obligatoryjne, jeśli wartość pola „Karta Polaka” = „true”)
  • Data ważności Karty Polaka (pole obligatoryjne, jeśli wartość pola „Karta Polaka” = „true”)
  • Data wpisania na listę studentów (pole obligatoryjne)
  • Data złożenia ślubowania
  • Data skreślenia z listy studentów
  • Data wpisania na listę doktorantów
  • Data złożenia ślubowania
  • Data skreślenia z listy doktorantów

Słowniki

Wytyczne szczegółowe

W polu „Obywatelstwo” można podać więcej niż jedno obywatelstwo. Należy je wtedy zapisać w cudzysłowie i rozdzielić średnikiem.
GB – jedno obywatelstwo
„GB;DE” – więcej niż jedno obywatelstwo

Daty dotyczące studiów/kształcenia w szkole doktorskiej nie są samodzielnymi polami, stanowią zestaw danych:
Dane studiów
– Data wpisania na listę studentów
– Data złożenia ślubowania
– Data skreślenia z listy studentów
Dane kształcenia w szkole doktorskiej
– Data wpisania na listę doktorantów
– Data złożenia ślubowania
– Data skreślenia z listy doktorantów

Przykładowe dane dla jednego studiowania powinny być umieszczone w cudzysłowach, w przeciwnym razie dane po przecinkach będą traktowane jako osobne kolumny.
„2025-07-01,2025-07-02,2025-07-03” – data wpisania na listę, ślubowania i skreślenia
„2025-07-01,2025-07-02,” – data wpisania na listę i data ślubowania
„2025-07-01,,2025-07-28” – data wpisania na listę i data skreślenia
„2025-07-01,,” – tylko data wpisania na listę

W przypadku studiów/studiów doktoranckich możliwe jest podanie kilku zestawów danych. Każdy zestaw powinien być oddzielony średnikiem i musi zostać umieszczony w cudzysłowie.

Przykład dla wielu studiowań jednej osoby:
„2025-07-01,2025-07-02,2025-07-03;2025-07-02,2025-07-02,2025-07-03” – zestawy dat rozdzielone średnikiem (dwa studiowania)
„2025-07-01,2025-07-02,;2025-07-02,,” – pierwsze studiowanie z datą wpisu i datą ślubowania, drugie studiowanie tylko z datą wpisu

Zaimportowanie uzupełnionego pliku 

Kliknij w przycisk „Importuj plik” [2], a następnie zatwierdź [3].

Po imporcie pobierz plik z jego szczegółami [4].  

W raporcie znajdziesz informacje o rekordach zaimportowanych poprawnie oraz tych, których dane zostały wprowadzone z błędami. 

Podstawy prawne: 
Ustawa z dnia 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U.2025.622) – Art. 34, ust. 1-2; Art. 10, pkt 10. 
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2024.1571) – Art. 343a ust. 1-2.  

Nadanie i odebranie profilu uprawnień

Treść tego artykułu jest przeznaczana dla administratorów, którzy chcą nadać użytkownikowi profil ról lub odebrać nadany wcześniej profil.

Jako administrator systemu możesz nadać profil uprawnień użytkownikowi. Dzięki temu użytkownik otrzyma automatycznie zestaw ról zdefiniowanych w tym profilu.

Zarządzenie profilami użytkownika jest możliwe tylko jeśli twoja instytucja ma status Działająca lub W likwidacji. Jeśli status twojej instytucji zmieni się na Przekształcona, Zlikwidowana lub Wykreślona z wykazu nie będziesz mógł zarządzać profilami uprawnień użytkowników. Oznacza to, że będziesz mógł nadawać uprawnienia wyłącznie ręcznie.

Reguły techniczne

  • Jeden użytkownik może mieć nadanych wiele profili.
  • Profile są nadrzędne nad rolami – przypisanie profilu powoduje automatyczne nadanie użytkownikowi wszystkich ról wchodzących w skład profilu.
  • Role są nadawane w wybranym kontekście, na poziomie instytucji głównej lub jednostki organizacyjnej.
  • Użytkownik może mieć nadany profil, który zawiera w sobie rolę już posiadaną przez użytkownika (nadaną ręcznie lub innym profilem).
  • Data wygaśnięcia profilu oraz informacja o otrzymywaniu mailingu są dziedziczone przez wszystkie role zdefiniowane w profilu.
  • W przypadku różnic w dacie wygaśnięcia między rolami nadanymi ręcznie a rolami nadanymi profilem system uznaje najpóźniejszą datę wygaśnięcia roli za obowiązującą.
  • W przypadku różnic w informacji o otrzymywaniu mailingu między rolami nadanymi ręcznie a rolami nadanymi profilem system uznaje za obowiązującą zaznaczoną informację „tak”.

Więcej o regułach technicznych dotyczących tworzenia profili przeczytasz tutaj.

Nadanie profilu uprawnień użytkownikowi

W module Administracja [1] przejdź do zestawienia użytkowników w twoim podmiocie [2].

Odnajdź użytkownika za pomocą filtrów zestawienia. Wprowadź jego dane [1] i kliknij w przycisk „Szukaj” [2].

Aby przejść do szczegółów profili ról użytkownika:

  • w widoku uproszczonym – kliknij w imię i nazwisko w odnalezionym rekordzie [3],
  • w widoku tabelarycznym – kliknij w wiersz odnalezionego użytkownika.

Przejdź do zakładki „Uprawnienia” [1], a następnie użyj przycisku „Przypisz profil uprawnień w nowej instytucji” [2].

Wprowadź nazwę instytucji [1]. System podpowie ci wartość po wprowadzeniu pierwszych liter nazwy. Wskaż właściwą instytucję.

Na liście znajdziesz możliwe do wskazania profile, które mają tak samo zdefiniowany poziom instytucji (instytucja główna lub jednostka organizacyjna).

Zaznacz checkbox danego profilu, aby przypisać go użytkownikowi [2]. Aby zapoznać się z wszystkimi uprawnieniami zdefiniowanymi w ramach profilu użyj linku „Pokaż więcej szczegółów” [3].

Jeśli zaznaczysz sekcję „Mailing”, użytkownik będzie otrzymywał informacje dla osób posiadających role zdefiniowane w profilu uprawnień [1].

Przy każdym dodanym profilu możesz wprowadzić datę wygaśnięcia profilu z kalendarza [2].

Data wygaśnięcia profilu to termin automatycznego odebrania ról (czyli bez konieczności ręcznego odbierania profilu). Jeśli pozostawisz datę nieuzupełnioną, użytkownik będzie posiadał profil i role przez czas nieokreślony. Jeśli ta sama rola została nadana w ramach innego profilu lub ręcznie, to po wygaszeniu profilu pozostanie aktywna z jej ustawieniami (mailing, data wygaśnięcia).

Zapisz informacje przyciskiem „Przypisz profil” [3]

Odebranie profilu uprawnień użytkownikowi

W efekcie odebrania profilu użytkownik traci zestaw ról zdefiniowanych w tym profilu.

Jeśli role zdefiniowane w odebranym profilu znajdują się w innym posiadanym przez użytkownika profilu lub były nadane ręcznie, to nie straci on uprawnień.

Aby odebrać profil użytkownikowi odnajdź go za pomocą filtrów zestawienia. Przejdź do szczegółów jego rekordu.

W zakładce „Uprawnienia” [1] użyj przycisku „Edytuj profile” [2].

W trybie edycji profili użytkownika możesz:

  • odebrać profil,
  • nadać nowy profil,
  • zmienić informację o otrzymywaniu mailingu lub dacie wygaśnięcia posiadanego profilu.

Odnajdź profil, który chcesz odebrać i odznacz checkbox nadania [1] oraz checkbox mailingu [2].

Nie zapomnij zapisać wprowadzonych zmian [3].

Odebranie profilu użytkownikowi jest możliwe także w podglądzie informacji o jego uprawnieniach. Ścieżka ta jest rekomendowana dla pojedynczego usunięcia profilu.

Aby szybko odebrać profil użytkownikowi użyj ikony śmietnika widocznej w sekcji „Profile upewnień” [1].

Po kliknięciu w ikonę śmietnika, będziesz musiał potwierdzić czynność [2].

Tworzenie i zarządzanie profilem uprawnień

Treść tego artykułu jest przeznaczana dla administratorów systemu, którzy chcą utworzyć, zmienić lub usunąć profil uprawnień w swoim podmiocie.

Jako administrator systemu możesz nadać uprawnienia użytkownikowi ręcznie lub za pomocą profilu.

Profil jest zdefiniowanym i zarządzanym przez administratora zbiorem ról (uprawnień).
Jedyną rolą, która nie może być dodana do profilu to rola administratora. Oznacza to, że rolę administratora możesz nadać wyłącznie ręcznie.
Tworzenie profilu jest możliwe tylko dla instytucji, która ma status Prowadzona lub W likwidacji.

Reguły techniczne

  • Profil jest tworzony w kontekście instytucji, którą zarządza administrator.
  • Profile nie mogą być współdzielone między instytucjami.
  • W instytucji może być utworzonych wiele profili.
  • Profile różnią się między sobą nazwą.
  • Ta sama rola może być elementem wielu profili.
  • Jeśli status twojej instytucji zmieni się na Przekształcona, Zlikwidowana lub Wykreślona z wykazu, wszystkie role w przypisanych profilach staną się nieaktywne niezależnie od daty ich wygaśnięcia, a użytkownik straci dostęp do modułów wynikających z tych ról.

Aby dodać użytkownikowi profil, musi on być wcześniej zdefiniowany (utworzony).

Tworzenie profilu uprawnień

Aby utworzyć profil zaloguj się do POL-on i wybierz moduł Administracja [1], a następnie przejdź do wykazu Profile [2].

Kliknij w przycisk „Dodaj nowy profil” [3]. Uzupełnij formularz w zakresie danych obowiązkowych.

Wprowadź unikalną nazwę profilu [1]. W kolejnym polu możesz opisać profil. Wskaż poziom uprawnień (instytucja główna lub jednostka organizacyjna) [2].

Domyślnie w formularzu wskazana jest instytucja główna, ponieważ większość ról może być nadawana tylko na całość podmiotu.

Wskaż role wchodzące w skład profilu, zaznaczając checkbox przy wybranej roli [3]. Musisz wskazać co najmniej jedną rolę z dostępnych.

Do profilu możesz dodać wyłącznie role, które nie zostały wyszarzone. Jeśli chcesz dowiedzieć się dlaczego jakaś rola nie jest dostępna, najedź na ikonę informacji (i) i zapoznaj się z wyjaśnieniem.

Na koniec zapisz profil przyciskiem zapisu [4].

Po zapisie profil

  • będzie widoczny i możliwy do korekty w zestawieniu profili,
  • będzie mógł być nadany użytkownikowi twojej jednostki.

Korekta profilu

Przejdź do wykazu Profile uprawnień w module Administracja [1].

Skorzystaj z filtrów zestawienia, aby odnaleźć profil. Możesz odszukać go [2]:

  • wprowadzając nazwę profilu,
  • wskazując role, które do niego należą.

Dodatkowo możesz określić czy system ma wyszukać profile, które zawierają [3]

  • jedną ze wskazanych ról,
  • wszystkie wskazane role.

Kliknij w przycisk „Szukaj” [4].

Aby przejść do szczegółów profilu, kliknij w nazwę profilu w odnalezionym rekordzie [1].

Następnie użyj przycisku „Edytuj profil” [2].

W trybie edycji możesz:

  • zmienić nazwę i opis profilu [1],
  • dodać nową rolę do profilu (zaznaczając checkbox) [2],
  • usunąć dotychczasową rolę z profilu (odznaczając checkbox).

Nie zapomnij zapisać wprowadzonych zmian [3].

Po dodaniu/usunięciu ról z profilu system wyświetli ci informacje o automatycznej zmianie uprawnień użytkowników, którym przypisano ten profil.

Potwierdź zmiany [4].

Usunięcie roli z profilu jest możliwe także w podglądzie informacji o profilu. Ścieżka ta jest rekomendowana, gdy aktualizacja profilu nie wykracza poza pojedyncze usunięcie roli.

Aby szybko usunąć rolę z profilu użyj ikony śmietnika widocznej przy roli w sekcji „Uprawnienia w profilu” [1]. Po kliknięciu w ikonę śmietnika, będziesz musiał potwierdzić usunięcie [2].

Usunięcie profilu uprawnień

Utworzony profil możesz usunąć, o ile nie został on przypisany do użytkownika.  

Aby usunąć profil przejdź do wykazu Profile uprawnień w module Administracja. Znajdź profil za pomocą filtrów zestawienia. Przejdź do szczegółów profilu [1].

Kliknij w przycisk „Usuń profil” [2] i potwierdź [3].

Jeśli profil został przypisany do użytkowników, system nie usunie profilu i wyświetli ci komunikat o konieczności wcześniejszego odebrania profilu wskazanym osobom w systemie [4].

Ścieżkę odebrania profilu użytkownikowi znajdziesz tutaj.