Author Archive

ECTS zaliczone w procesie potwierdzenia efektów uczenia się

Uwaga! Punkty ECTS zaliczone w procesie potwierdzenia efektów uczenia się można dodać wyłącznie do pierwszego rejestrowanego semestru studenta. 

Studentowi zaliczono 45 punktów ECTS w procesie potwierdzenia efektów uczenia się. Zostaje zarejestrowany na 1 semestr na uruchomienie I kierunku A z liczbą 45 punktów ECTS zaliczonych w procesie potwierdzenia efektów uczenia się. Do formularza wprowadzamy sumę uzyskanych punktów ECTS równą 45 ECTS.​

W pierwszym semestrze student zdobywa 25 punktów ECTS. Jego punkty za 1 semestr zostają uaktualnione. Liczba punktów ECTS uzyskanych ogółem za 1 semestr wynosi 70 punktów ECTS (45 + 25).

Student zostaje przypisany do 2 semestru z liczbą 70 punktów ECTS uzyskanych ogółem. Zalicza wszystkie przedmioty z 2 semestru i zdobywa 35 punktów ECTS. Jego punkty za 2 semestr zostają uaktualnione. Liczba punktów ECTS ogółem za 2 semestr wynosi 105 punktów (70 + 25).

Liczba punktów ECTS do uzyskania kwalifikacji po 2 semestrach wynosi 105 punktów. W kolejnych semestrach student powinien uzyskać 75 punktów ECTS, aby uzyskać kwalifikację (180 ECTS) i ukończyć studia.

ECTS – student na Erasmusie

Student po pierwszym semestrze studiów, podczas których zdobył 30 punktów ECTS, wyjeżdża na Erasmusa na semestr 2. Na wyjeździe uzyskuje 25 punktów ECTS. Po powrocie zostaje przypisany do semestru 3 z liczbą 55 uzyskanych punktów ECTS ogółem (30 po 1 semestrze + 25 z Erasmusa). Student zalicza wszystkie przedmioty 3 semestru. Zdobywa 45 punktów ECTS. Jego punkty za 3 semestr zostają uaktualnione. Liczba punktów ECTS ogółem za 3 semestr wynosi 100 punktów (55+45).​

Indywidualna organizacja studiów

W naszym przykładzie student zalicza zajęcia z 1 i 2 semestru w trakcie 1 semestru, zajęcia z 3 i 4 semestru w trakcie 2 semestru. Zaliczenie dwóch semestrów w jednym będzie odzwierciedlone przez zarejestrowane punkty ECTS.

Student został zarejestrowany na 1 semestr uruchomienia I kierunku A. Otrzymał zgodę na Indywidualną Organizację Studiów (IOS), w związku z czym może wystąpić sytuacja, że zrealizuje 2 lata studiów w ciągu jednego roku akademickiego. Ponieważ w systemie nie można zaraportować dwóch semestrów w trakcie trwania jednego – w drugim semestrze student zostanie przypisany do 3 semestru. Po uzyskaniu zaliczenia 4 semestru zostanie przypisany do semestru 5 (w trzecim semestrze studiowania).

UWAGA! Może się zdarzyć, że student będzie zaliczał przedmioty z różnych lat w trakcie semestru. W zakresie rejestracji semestrów studenta istotne jest, aby student zaczynał na pierwszym semestrze i kończył na ostatnim semestrze oraz by liczba punktów po ostatnim semestrze była zgodna z wymaganiami określonymi w opisie kierunku.

Sprawozdawczość GUS za 2022 rok

Zgodnie z ustaleniami ministerstwa zawartymi w komunikacie opublikowanym w aktualnościach systemu wszystkie trzy rodzaje sprawozdań (S-10, S-11, S-12) uczelnie są zobowiązane przekazać do 28 lutego 2023 r. (według stanu na dzień 31 grudnia 2022 r.). Instytucje naukowe w odniesieniu do S-11 i S-12 obowiązują te same terminy.

Sposób pracy w Module GUS właściwe nie zmienia się w stosunku do ubiegłego roku. Dane do sprawozdań będą zaciągane z modułów POL-on , a w przypadku działów uzupełnianych ręcznie (częściowo lub w całości) będą zasilane plikami importu. Wprowadzone dane będą następnie poddawane sprawdzeniu pod względem spójności danych z innymi działami sprawozdań oraz w ramach złożonego szablonu importu (raport z błędów walidacyjnych i raport z importu).

UWAGA! Sprawozdania przeliczają się trzy razy dziennie o godzinach: 7:00, 9:30, 12:00 oraz 15:00.

Dla sprawozdań S-10 oraz S-11 przeliczenie trwa ok. 30 minut, dla S-12 jest to czas ok. 10 minut.

Możliwe jest zatwierdzenie działów uzupełnianych ręcznie bez konieczności importu pustych lub zerowych plików.

Podczas zatwierdzania pustego działu system wyświetli jednak ostrzeżenie „Uwaga: dział nie zawiera żadnych danych statystycznych. Jego zatwierdzenie oznacza potwierdzenie, że  jest to zgodne ze stanem faktycznym. Czy kontynuować?”, po to, aby zminimalizować ryzyko zatwierdzenia pustych działów przez pomyłkę.

System nie pozwala już na import pustych lub zerowych plików (traktuje takie pliki jako błędne)

Uwaga! W sprawozdaniu S-10 w sekcji 7 (Studenci i absolwenci – ogółem (łącznie z cudzoziemcami), którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską) należy wykazywać zarówno cudzoziemców, jak i Polaków.

Z uwagi na możliwe trudności w zebraniu rzetelnych informacji za rok 2022 sekcja 7 według kraju uzyskania świadectwa dojrzałości, możliwe jest wypełnienie tej sekcji bez Polaków według starych zasad.

Docelowo osoby z sekcji 7 – Polacy i cudzoziemcy, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską – powinni być wykazywani według kraju uzyskania dyplomu ukończenia szkoły średniej II stopnia lub możliwie najlepszej oceny szacunkowej kraju pochodzenia.

UWAGA: Sprawozdanie uczelni macierzystej powinno zawierać dane łącznie z danymi filii.

UWAGA: Przypominamy, iż dane dotyczące szkoły doktorskiej (działy 6, 7, 8, 9, 10, 11 w zakresie kształcenia w szkole doktorskiej) powinny być sprawozdane przez Federację nie zaś przez jednostki wchodzące w jej skład.

Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – Art. 173 ust. 5 „Federacja jest podmiotem uprawnień związanych z posiadaniem kategorii naukowej w zakresie:

  • nadawania stopni naukowych lub stopni w zakresie sztuki;
  • kształcenia doktorantów;”

Metodologia wyliczeń ze zmianami naniesionymi w trybie zmian

Źródłem wyliczeń dla sprawozdań za rok 2022 w zakresie studentów jest nowy system POL-on 2.0.

Wypełnienie sekcji „Uczestnicy studiów podyplomowych i kształcenia specjalistycznego, doktoranci – ogółem, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską” w sprawozdaniu S-12 za rok 2022 nie jest obligatoryjne.

Jednocześnie sygnalizujemy potrzebę zbierania informacji o osobach, które otrzymały świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską. Informacja ta będzie już stałym elementem sprawozdawczości w zakresie danych o uczestnikach studiów podyplomowych, kształcenia specjalistycznego oraz o doktorantach w sprawozdaniu S-12.

Więcej informacji w komunikacie GUS: Komunikat dot. S-12 (.pdf)

Nową sekcję „Uczestnicy studiów podyplomowych i kształcenia specjalistycznego, doktoranci – ogółem, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską” będzie trzeba wypełniać zarówno dla cudzoziemców, jak i dla Polaków. Uczelnia będzie musiała zebrać te dane od swoich doktorantów, uczestników kształcenia specjalistycznego oraz uczestników studiów podyplomowych.

Zmiany w formularzach

S-10:

  • Brak zmian

S-11:

  1. Usunięcie Dział 1. Domy i stołówki studenckie – stan w dniu 31 grudnia
  2. Dodanie Dział 1a. Stołówki studenckie – stan w dniu 31 grudnia
  3. Dodanie Dział 1b. Domy studenckie – stan w dniu 31 grudnia
  4. Zmiany w nazewnictwie wierszy i kolumn
  5. Usunięcie kolumny 5 – „w tym obywatele państw członkowskich Unii Europejskiej i EFTA”

S-12:

  • Aktualizacja nazw sekcji, działów

Objaśnienia do formularzy S-10, S-11 oraz S-12

Zdublowani studenci – instrukcja postępowania

Ścieżka pracy za pomocą interfejsu w przypadku zdublowanych studentów będzie zależna od specyfiki przypadku studenta. Rekomendujemy, by przed wykonaniem opisanych poniżej czynności na środowisku produkcyjnym przeprowadzić je na środowisku demonstracyjnym (testowym).

Proces ten będzie obejmował 4 kroki:

  1. Odszukanie duplikatów
  2. Przygotowanie danych do odtworzenia
  3. Usuniecie duplikatu
  4. Odtworzenie danych w pozostawionym rekordzie.

Sytuacja zdublowanych studentów w systemie POL-on może dotyczyć np. poniższych przypadków:

Przykład 1.

Student – cudzoziemiec został zarejestrowany na studia na kierunku w POL-on 2.0. Do formularza rejestracji wprowadzono paszport jako sposób identyfikacji studenta w systemie. Student otrzymał numer PESEL i podejmując kolejne studia został zaraportowany z typem identyfikacji za pomocą PESEL-u. W efekcie student został zdublowany w systemie, a studia studenta występują w osobnych rekordach.

Przykład 2.

Student – cudzoziemiec został zarejestrowany na studia na kierunku w POL-on 2.0. Do formularza rejestracji wprowadzono paszport jako sposób identyfikacji studenta w systemie. Student podjął kolejne studia i został zaraportowany z innym dokumentem tożsamości (kartą pobytu). W efekcie student został zdublowany, a studia studenta występują w osobnych rekordach.

Przykład 3.​

Student został zarejestrowany na studia na kierunku w POL-on 2.0. Do formularza rejestracji wprowadzono numer PESEL (płeć żeńska) jako sposób identyfikacji studenta w systemie. W związku ze zmianą płci student otrzymał nowy numer PESEL. Podjął kolejne studia i został zaraportowany z nowym numerem PESEL (płeć męska). W efekcie studia studenta występują w osobnych rekordach – w jednym jest identyfikowany jako kobieta, w drugim jako mężczyzna.​

W celu uporządkowania danych o studencie i jego studiach wykonaj poniższe kroki.

1. Odszukanie duplikatów

Znajdź zdublowanych studentów korzystając z filtrów zestawienia, a następnie zapoznaj się z zakresem danych wprowadzonych do poszczególnych rekordów. Na tym etapie będziesz musiał podjąć decyzję, który z rekordów usuniesz i odtworzysz w pozostałym rekordzie.

Zasadne jest, by do usunięcia wybrać rekord z krótszą historią zmian lub węższym zakresem wprowadzonych danych. Dzięki temu będziesz miał mniej informacji do odtworzenia.

2. Przygotowanie danych do odtworzenia

Zapisz (np. do pliku) dane osobowe i studia, które będą wymagały odtworzenia.

3. Usunięcie duplikatu

Usuń rekord studenta z krótszą historią zmian/węższym zakresem danych zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Usunięcie studenta jest możliwe tylko dla studiów, które nie zostały zakończone i były realizowane od początku do końca na kierunku z POL-on 2.0. 

Jeżeli istnieje potrzeba usunięcia studenta ze studiami zakończonymi na kierunku z POL-on 2.0 (z wprowadzoną datą skreślenia bądź ukończenia studiów), konieczna jest zgoda z ministerstwa. Skontaktuj się z ministerstwem za pomocą Helpdesku OPI PIB (zgłoszenie merytoryczne).

4. Odtworzenie danych w pozostawionym rekordzie

Wprowadź do pozostawionego rekordu brakujące informacje.

Nowe dane osobowe i/lub identyfikacyjne wprowadź jako zmiany biznesowe. W tym celu użyj przycisku  „Edytuj” w sekcji „O studencie” w podsekcji „Dane aktualne”. Następnie kliknij przycisk „Zmień aktualne dane”, wprowadź nowe informacje oraz datę zmiany.

  • O zmianie danych osobowych przeczytasz tu.
  • Ze zmianą sposobu identyfikacji z dokumentu tożsamości na numer PESEL możesz zapoznać się tutaj.

Rejestracja zmiany biznesowej oznacza wprowadzenie nowej wersji danych, ze wskazaniem daty, od kiedy ta zmiana obowiązuje. Operacja ta powinna być używana, aby odnotować rzeczywistą zmianę danych studenta.

Zmiany biznesowe mogą być wprowadzane w dowolnym punkcie czasu. System uporządkuje je chronologicznie.

W zachowanym rekordzie odtwórz lub zaktualizuj studia, semestry i świadczenia, które zostały usunięte ze zdublowanego rekordu. 

  • O rejestracji nowych studiów przeczytasz tu.
  • Ze ścieżką dodawania kolejnego semestru możesz zapoznać się tutaj.
  • Rejestrację świadczeń opisano tu.

W wyniku operacji, w systemie powinien pozostać jeden student, który posiada informację o historii zmian danych osobowych i identyfikacyjnych z kompletem studiów. Efekt porządkowania danych należy porównać ze stanem danych na uczelni.

Jeżeli zmiany danych osobowych zostały poprawnie odzwierciedlone, a student miał zarejestrowane studia na innych uczelniach, wówczas studia z innych uczelni powinny być widoczne w szczegółach danych studenta.

Uwaga! Operacja usunięcia duplikatów studenta nie powinna spowodować utraty studiów (o ile nie są zduplikowane) lub utraty zmian biznesowych danych osobowych. Uczelnia musi odtworzyć dane po operacji usunięcia przy zachowanym studencie. Niepoprawne odtworzenie zmian danych osobowych może skutkować błędnym połączeniem ze studiami na innych uczelniach.

Zalecane jest zachowanie w historii zmian wszystkich dokumentów, którymi posługiwał się student.

Załóżmy, że w omawianych powyżej przykładach Rekord II posiada krótszą historię zmian/węższy zakres danych. Po zapisaniu danych do usunięcia, które będą wymagały odtworzenia, będziesz musiał dokonać rejestracji w pozostawionym rekordzie poniższych informacji:

Przykład 1.

Rejestracja danych o usuniętych studiach wraz ze szczegółami, tj. semestry, punkty ECTS, informacje o świadczeniach (o ile dotyczy). Otrzymanie numeru PESEL.

Przykład 2.

Rejestracja danych o usuniętych studiach wraz ze szczegółami, tj. semestry, punkty ECTS, informacje o świadczeniach (o ile dotyczy). Otrzymanie nowego dokumentu tożsamości (karta pobytu) przez studenta.

Przykład 3.

Rejestracja danych o usuniętych studiach wraz ze szczegółami, tj. semestry, punkty ECTS, informacje o świadczeniach (o ile dotyczy). Zmiana danych osobowych i otrzymanie nowego numeru PESEL przez studenta (zmiana płci).

Przykładowa ścieżka w systemie

Tak może wyglądać ścieżka usuwania duplikatu i uzupełnienia danych studenta z Przykładu 1 w systemie:

Scenariusze zdublowanych studentów (Przykłady 1-3) w postaci graficznej:

Inne omawiane scenariusze:​

Migracja danych doktorantów z jednej szkoły doktorskiej do drugiej – w ramach tego samego podmiotu

Migracja danych doktoranta z jednej szkoły doktorskiej do drugiej w ramach tego samego podmiotu jest rejestrowana jako zmiana biznesowa, zatem „data rozpoczęcia kształcenia” pozostaje bez zmian. Tym samym zostaje zachowana ciągłość kształcenia doktoranta. Operacja ta jest możliwa do wykonania tylko dla podmiotów posiadających więcej niż jedną szkołę doktorską, przez użytkownika z rolą INST_PR_DOKTORANCI lub FED_PR_DOKTORANCI.

Podmiot może wykonać migrację w obrębie szkół prowadzonych samodzielnie lub współprowadzonych, w których występuje jako „podmiot prowadzący”.

W przypadku federacji oraz podmiotów sfederowanych migracji danych może dokonać jedynie federacja.

Migracja danych doktorantów z jednej szkoły doktorskiej do drugiej w ramach tego samego podmiotu wymaga wskazania osób, których dane powinny zostać przeniesione. Najszybciej dokonasz tego za pomocą filtrów zestawienia.

Wskazywanie danych doktorantów do migracji

Migracja jest dostępna tylko dla uczestników szkoły doktorskiej, a więc dla osób ubiegających się o stopień doktora w trybie „Kształcenie doktorantów” (o stanie danych  „poprawny”).

Pojedynczy doktorant

Aby przenieść pojedynczego doktoranta z jednej szkoły doktorskiej do drugiej, odszukaj go w wykazie osób ubiegających się o stopień doktora twojej jednostki. Wprowadź dane osobowe lub identyfikacyjne doktoranta w odpowiednie pola filtrów zestawienia i wciśnij przycisk „Szukaj”. Następnie użyj przycisku „Migruj dane doktorantów”, który znajduje się nad zestawieniem.

Jeśli doktorant jest uczestnikiem szkoły doktorskiej o statusie „Aktywny” i ma stan danych „Poprawny”, zostanie wyświetlony w osobnym oknie.

Zaznacz checkbox przy danych doktoranta i zatwierdź, klikając w przycisk „Migruj dane doktorantów”.

Grupa doktorantów

Aby zmigrować grupę doktorantów z jednej szkoły doktorskiej do drugiej, wyfiltruj ich rekordy. W tym celu skorzystaj  z filtrów zestawienia, wskazując szkołę doktorską. Aby doprecyzować zakres wyszukiwania, możesz wskazać również program kształcenia. Następnie wciśnij przycisk „Szukaj”. System wyświetli dane doktorantów ze wskazanymi atrybutami.

Kliknięcie w przycisk „Migruj dane doktorantów” spowoduje wyświetlenie aktywnych uczestników wskazanej szkoły doktorskiej lub programu kształcenia, ze stanem danych „Poprawny”. Zaznacz checkbox przy danych każdego migrowanego doktoranta. Możesz – w razie potrzeby – zaznaczyć wszystkich odfiltrowanych doktorantów. W przypadku więcej niż jednej strony z danymi doktorantów do migracji, na każdej kolejnej stronie zaznacz opcję „Zaznacz wszystkie”.

Zatwierdź dane przyciskiem „Migruj dane doktorantów”. Wskazanym osobom zostanie zmieniona szkoła doktorska.

Wskazywanie danych nowej szkoły doktorskiej

W ramach rejestracji zmiany biznesowej należy wskazać nową nazwę szkoły doktorskiej oraz nową nazwę albo zakres programu kształcenia. W efekcie migracji danych doktoranta, data rozpoczęcia kształcenia nie zmieni się, ponieważ dotyczy ona kształcenia doktoranta, a nie kształcenia w danej szkole doktorskiej. W trakcie wypełniania formularza, musisz podać datę obowiązywania zmiany szkoły doktorskiej.

W oknie formularza obowiązkowo wprowadź:

  • Nazwę szkoły doktorskiej, do której następuje migracja doktoranta/doktorantów,
  • Nazwę programu kształcenia realizowanego w tej szkole doktorskiej,
  • Datę zmiany biznesowej (zmiany szkoły doktorskiej).

Opcjonalnie możesz wprowadzić dyscyplinę.

Zatwierdź wprowadzone informacje i rozpocznij migrację, klikając w przycisk „Migruj dane doktorantów”. Zmiana szkoły doktorskiej zostanie zapisana i odłożona w historii zmian.

UWAGA! Do momentu wykonania migracji nie możesz wykonać kolejnej. O statusie migracji dowiesz się po kliknięciu w przycisk „Status ostatniej migracji”. Wyświetli się on w osobnym oknie.

Po zakończeniu migracji otrzymasz informację zawierającą:

  • liczbę doktorantów zaznaczonych do migracji oraz
  • liczbę poprawnie zmigrowanych doktorantów.

Historia zmian

Z informacją o zmianie szkoły doktorskiej przez doktoranta w ramach twojego podmiotu, możesz zapoznać się w danych doktoranta. Wyszukaj doktoranta, a następnie wybierz sekcję „Kształcenie doktoranta”. Przejdź do zakładki „Historia zmian” (szkoły doktorskiej i programu kształcenia). Zobaczysz w niej okresy, w jakich doktorant kształcił się w poszczególnych szkołach. Poszczególne wersje danych zostały odłożone w kolejności od najnowszej (na górze) do najstarszej (na dole). Po lewej stronie wersji danych znajdziesz datę obowiązywania zmiany.

Ponowne przyjęcie w trybie wznowienia

Scenariusz 1.

Student 6 semestru uruchomienia I kierunku A nie złożył pracy w terminie. Zostaje skreślony z listy studentów.

Student zostaje przyjęty w trybie wznowienia na 6 semestr kierunku A (to samo uruchomienie I, z którego został skreślony). Zalicza seminarium i ewentualne różnice programowe. Zostaje mu wyznaczony termin obrony. Po obronie zostaną mu zarejestrowane informacje o ukończeniu studiów.

Data rozpoczęcia studiów (w tym przypadku: data przyjęcia w trybie wznowienia) nie może równać się dacie ukończenia studiów.

Ponowne przyjęcie w trybie wznowienia obejmuje odebranie ślubowania od studenta, wydanie legitymacji, zrealizowanie seminarium, ewentualne wyrównanie różnic, wyznaczenie terminu obrony itp., dlatego nie powinno trwać 1 dzień.

Zmiana kierunku studiów w ramach uczelni

Scenariusz 1.

Student po pierwszym roku studiów chce zmienić kierunek studiów. Zostaje skreślony z uruchomienia I kierunku A po 2 semestrze. Student zostaje zarejestrowany na 3 semestr na uruchomienie I kierunku B. Dwa pierwsze semestry zostają mu zaliczone.

Scenariusz 2.

Student jest rejestrowany na 1 semestr na uruchomienie I kierunku A. ​Po złożeniu ślubowania zmienia decyzję i chce się przenieść na uruchomienie I kierunku B.

Zostaje skreślony z uruchomienia I kierunku A, a następnie zarejestrowany na 1 semestr uruchomienia I kierunku B. Kontynuuje studia na kierunku B.

Zmiana formy studiów

Scenariusz 1.

W przykładzie zmiana formy studiów dotyczy „przejścia” ze studiów niestacjonarnych na stacjonarne po 1 roku.

Student jest rejestrowany na 1 semestr uruchomienia niestacjonarnego (uruchomienie I) kierunku A. Po semestrze jest przypisywany do semestru 2. ​

W kolejnym roku akademickim jest technicznie skreślany z listy studentów uruchomienia niestacjonarnego kierunku A i rejestrowany na semestr 3 na uruchomienia stacjonarnego (uruchomienie II) kierunku A Kontynuuje studia na tym uruchomieniu.​

Skreślenie techniczne to skreślenie, które nie wiąże się z wydaniem decyzji administracyjnej. Student ma prawo zmieniać formę lub kierunek studiów w ramach jednej uczelni bez utraty statusu studenta. Nie jest to skreślenie, które wiąże się z wydaniem daty decyzji. W polu data skreślenia wprowadzamy datę przeniesienia.

Student nie może studiować w tym samym czasie na tym samy kierunku w różnych jego formach, dlatego data przeniesienia (data skreślenia technicznego) musi być różna od daty przyjęcia na studia.

Inne scenariusze, którymi możesz być zainteresowany:

Zmiana danych dotyczących płci

Scenariusz 1.

Studentka zgłasza fakt zmiany płci w uczelni i otrzymania nowego numeru PESEL. Do systemu zostaje wprowadzona zmiana biznesowa (nowy PESEL) z datą powzięcia informacji o zmianie. W efekcie studentka jest identyfikowana do wskazanej daty PESELem – płeć męska, po wskazanej dacie PESELem – płeć żeńska.​

Zapoznaj się ze stanowiskiem ministerstwa:

Wpisy pomocy, dotyczące rejestracji zmiany biznesowej:

Inny scenariusz, którym możesz być zainteresowany:

Zmiana danych osobowych lub identyfikacyjnych

Scenariusz 1.

Student zmienił nazwisko i zgłasza ten fakt w uczelni. Do systemu zostaje wprowadzona zmiana biznesowa (nowe nazwisko) z datą powzięcia informacji o zmianie. W efekcie student jest identyfikowany do wskazanej daty starym nazwiskiem, po wskazanej dacie nowym.

Scenariusz 2.

Student – cudzoziemiec otrzymał numer PESEL zgłasza ten fakt w uczelni. Do systemu zostaje wprowadzona zmiana biznesowa (nowy sposób identyfikacji w systemie) z datą powzięcia informacji o zmianie. W efekcie student jest identyfikowany do wskazanej daty paszportem, po wskazanej dacie PESELem.

Zapoznaj się z wpisem pomocy, w którym pokazano proces rejestracji tego scenariusza:

Student 3.

Student – cudzoziemiec otrzymał polskie obywatelstwo zgłasza ten fakt w uczelni. Do systemu zostaje wprowadzona zmiana biznesowa z datą powzięcia informacji o zmianie. W efekcie student jest identyfikowany do wskazanej daty jako cudzoziemca z właściwym mu zakresem danych, po wskazanej dacie jako obywatel polski. Dane zbierane dla cudzoziemców nie będą już dla niego wymagane, ani wyświetlane.

Zapoznaj się z wpisem pomocy, w którym pokazano proces rejestracji tego scenariusza:

Inny scenariusz, którym możesz być zainteresowany:

Student ze studiów wspólnych

Scenariusz 1.

W tym scenariuszu uczelnią odpowiedzialną za wprowadzanie danych do POL-on jest uczelnia prowadząca studia wspólne. Szczegóły dotyczące wprowadzania danych studentów ze studiów wspólnych znajdziesz tutaj.

Student został przyjęty na kierunek wspólny. Jest rejestrowany na 1 semestr na uruchomieniu I kierunku A przez uczelnię prowadzącą. Co semestr jest przez nią przypisywany do kolejnego semestru.

​Po obronie, w systemie zostaną mu dodane informacje o zakończeniu studiów – w tym o dyplomie ukończenia studiów.

Zapoznaj się ze ścieżką rejestracji danych po obronie:

Scenariusz 2.

Student odbywa kształcenie na kierunku wspólnym, przy czym tylko drugi rok studiów (semestr 3 i 4) jest realizowany w uczelni krajowej. Student zostaje zarejestrowany na 3 semestr na uruchomienie I kierunku A przez uczelnię krajową. Następnie jest przypisywany do kolejnego semestru (4). ​

Po obronie, w systemie zostaną mu dodane informacje dotyczące zakończenia studiów – w tym o dyplomie ukończenia studiów.

Uwaga! Aby zarejestrować dane dotyczące ukończenia studiów będziesz musiał dodać punkty ECTS uzyskane poza twoją uczelnią do ostatniego rejestrowanego semestru.

Student z rekrutacji bez przypisania do kierunku

Scenariusz 1.

Student jest rejestrowany na 1 semestr bez przypisania do kierunku. W tym przykładzie – po semestrze jest  przypisywany do kolejnego semestru także bez kierunku. W kolejnym roku akademickim zostaje przypisany do kierunku studiów na 3 semestr uruchomienia I na kierunku A.

Zgodnie z art. 69 ust. 4 ustawy pswn – przypisanie studenta do określonego kierunku studiów może nastąpić nie później niż od drugiego roku studiów. Uczelnia może więc określić, że przypisuje studentów do określonych kierunków już od 2 semestru.

Zapoznaj się z wpisem pomocy:

Ankieta EN-1 za rok 2022/2023

Od tego roku ankieta EN-1 będzie uzupełniana w POL-onie 2.0. Planowany termin udostępnienia ankiety w Bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych POL-on 2.0 to koniec września 2022 r.

Ankiety z poprzednich lat pozostaną do podglądu w POL-onie 1.

Zmianie ulega zakres zbieranych danych w formularzu ankiety EN-1 (sprawozdanie o liczbie kandydatów i przyjętych na studia stacjonarne i niestacjonarne) za rok 2022/2023. Formularz został rozszerzony o dane dotyczące cudzoziemców.

Pełny wzór ankiety jest dostępny pod linkiem:
https://polon.nauka.gov.pl/pomoc/wp-content/uploads/2022/04/szablon-EN_1-2022.pdf

UWAGA! Od tego roku wydzielono kierunki prowadzone przez filie uczelni.

Ankieta EN-1 za rok akademicki 2022/2023 powinna zostać uzupełniona według  stanu na dzień 1 października 2022 r. i przesłana do dnia 5 października 2022 r.

UWAGA! Z dniem 1 listopada 2022 r. wnioski uczelni o wycofanie ankiety do korekty nie będą uwzględniane! (Termin złożenia ankiet EN-1 na rok akademicki 2022/2023 to 5 października 2022 r.)

Zgodnie ze stanowiskiem ministerstwa, uczelnie nie wprowadzają do ankiet EN-1 danych o nowych kierunkach studiów (dane o liczbie kandydatów), które z uwagi na nieskuteczną rekrutację nie zostały po raz pierwszy uruchomione od roku akademickiego 2022/2023.

Ankieta EN-1 jest to sprawozdanie o liczbie kandydatów i przyjętych na studia stacjonarne i niestacjonarne, składane przez szkoły wyższe do ministerstwa za dany rok akademicki według stanu na wskazany dzień.

Zakres danych do badań statystycznych jest określany na podstawie Programu badań statystycznych statystyki publicznej (Pbssp) na dany rok.

Wymagane role w systemie

Aby wypełniać/przeglądać ankietę EN-1 niezbędne jest posiadanie jednej z poniższych ról w systemie POL-on:

  • INST_PR_SPR – pracownik instytucji odpowiedzialny za ankiety i sprawozdania – rola niezbędna do wypełnienia i wysłania ankiety EN-1.
  • INST_PR_SPR_PODGLAD – pracownik instytucji z dostępem do podglądu danych ankiet i sprawozdań – rola ta umożliwia podgląd wypełnionej i wysłanej ankiety EN-1.
  • MIN_PR_SPR – pracownik ministerstwa odpowiedzialny za ankiety i sprawozdania – rola umożliwiająca podgląd otrzymanych przez ministerstwo ankiet EN-1 i ewentualne odesłanie ich do korekty.

Ścieżka pracy

Aby dostać się do ankiety EN-1, wejdź do POL-onu 2.0. Z bocznego menu wybierz pozycję „Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych”, a następnie z listy wybierz właściwe sprawozdanie dla studiów stacjonarnych lub niestacjonarnych.

Możliwe jest uzupełnianie ankiety etapami.

Zjedź na dół ekranu do właściwego formularza.

Dodanie kierunków do ankiety formularza

Aby uzupełnić dane dotyczące kandydatów i przyjętych na studia musisz najpierw pobrać kierunki (uruchomienia) z modułu Kierunki studiów. W tym celu wykorzystaj dostępne przyciski:

  • „Synchronizuj kierunki” – akcja umożliwia automatyczne pobranie (synchronizację) kierunków (uruchomień) prowadzonych przez uczelnię (jest to najszybszy sposób dodania kierunków do sprawozdania). Kierunki, na które nie było naboru w okresie sprawozdawczym możesz usunąć korzystając z ikony kosza na śmieci.
  • „Dodaj kierunek z listy” – akcja umożliwia pojedyncze dodawanie kierunków do ankiety z listy kierunków (uruchomień) studiów zarejestrowanych dla uczelni.
  • „Dodaj rekrutację bez przypisania do kierunku” – umożliwia dodanie do listy kierunku typu Rekrutacja bez przypisania do kierunku (jest to jedyny sposób dodania tego typu rekrutacji).

Akcja „Dodaj kierunek z listy” pozwala wybrać kierunki do dodania. W tym celu możesz skorzystać z wyszukiwarki lub zaznaczyć kierunki do dodania przewijając ekran.

Jeśli chcesz skorzystać z wyszukiwarki, wpisz nazwę kierunku w odpowiednie pole i kliknij w przycisk „Szukaj”. System wyświetli prowadzone kierunki posiadające wskazaną nazwę.

Zaznacz checkbox przy właściwej nazwie (możesz wskazać jeden lub więcej), a następnie użyj przycisku „Dodaj zaznaczone”.

W ankiecie nie ma możliwości ręcznego dodawania kierunków. Z wyjątkiem „Rekrutacji bez przypisania do kierunku” wszystkie wpisy pochodzą z zarejestrowanych uruchomień w module Kierunki studiów.

Jeśli kierunek nie został zarejestrowany w nowym POL-onie, nie będzie on uwzględniony ani przy synchronizacji, ani przy dodawaniu kierunku z listy.

Uwzględniane są jedynie te kierunki, dla których w nowym POL-onie zostały zdefiniowane uruchomienia.

Do systemu będą pobierane jedynie kierunki z kompletem danych. Założono więc, że:

  • gdy dla kierunku określono dyscyplinę wiodącą – kierunek pobierany jest do ankiety EN-1 z tą dyscypliną,
  • gdy dla kierunku nie wskazano dyscypliny wiodącej, lecz zdefiniowano tylko jedną dyscyplinę – kierunek pobierany jest do ankiety EN-1 z tą dyscypliną jako wiodącą,
  • gdy dla kierunku nie wskazano dyscypliny wiodącej i zdefiniowano wiele dyscyplin – kierunek nie jest pobierany do ankiety EN-1 (należy poprawić dane w module Kierunki studiów!).

UWAGA! Kierunki typu „Rekrutacja bez przypisania do kierunku” mogą być dodane wyłącznie ręcznie!

Dostępne filtry

Domyślnie kierunki studiów są sortowane alfabetycznie na podstawie nazwy kierunku. Możliwe jest jednak wybranie dwóch typów sortowań:

  • Kierunek A>Z – domyślny,
  • Kierunek Z>A.

Dostępne są również filtry:

  • Kierunek studiów – wyszukiwanie po nazwie kierunku studiów; nie jest wymagane podanie pełnej nazwy kierunku,
  • Profil kształcenia,
  • Dyscyplina,
  • Wyświetl
    • wszystkie kierunki
    • tylko uzupełnione – filtr ogranicza listę do kierunków, dla których wprowadzono i zapisano już dane liczbowe w wymagane rubryki
    • tylko nieuzupełnione – filtr ogranicza listę do kierunków, dla których nie uzupełniono i zapisano jeszcze danych liczbowych w wymaganych rubrykach.

Uzupełnianie formularza

Każdy dodany kierunek to osobna belka w tabeli. Kliknij w wybraną belkę, aby rozwinąć formularz. Uzupełnij informacje o liczbie kandydatów i przyjętych na studia.

UWAGA! W razie wątpliwości zapoznaj się z regułami walidacyjnymi dotyczącymi wypełniania formularza ankiety: 2022 EN-1 Walidacje i reguły.doc

Podczas wypełniania możesz skorzystać z poniższych akcji:

  • „Zapisz wiersz”– umożliwia zapisanie wprowadzonych danych dla danego kierunku studiów
    • pojedynczy znacznik zapisu – ikona umożliwiająca zapis danych; pojedyncza ikona oznacza, że dane nie zostały jeszcze uzupełnione i ani razu zapisane (pierwsze zapisanie);
    • podwójny znacznik zapisu – ikona umożliwiająca zapis danych; podwójna ikona oznacza, że dane zostały już uzupełnione i co najmniej raz zapisane.

W przypadku pojawienia się błędów w danych system prezentuje je nad tabelą ankiety lub w odpowiednich rubrykach, których błąd dotyczy. W drugim przypadku komunikat prezentuje się po najechaniu kursorem myszy na podświetloną rubrykę.

  • „Usuń wiersz” – akcja usunięcia pojedynczego kierunku z listy. Operacja usunięcia jest odwracalna. Kierunki wciąż są dostępne w akcjach „Synchronizuj kierunki” lub „Dodaj kierunek z listy”.
  • „Usuń zaznaczone” – akcja umożliwia masowe usunięcie kierunków z listy. W pierwszej kolejności zaznacz kierunki, które mają zostać usunięte, klikając w checkbox na końcu wiersza przy danym kierunku. Następnie kliknij w przycisk „Usuń zaznaczone” (znajduje się on w prawym górnym rogu ankiety) . Operacja usunięcia jest odwracalna. Kierunki wciąż są dostępne w akcjach „Synchronizuj kierunki” lub „Dodaj kierunek z listy”.

Zatwierdzenie i wysłanie formularza

Jeśli wprowadziłeś wszystkie informacje do formularza ankiety, możesz go zatwierdzić.

  • „Zatwierdź dane sprawozdania” – akcja umożliwia zatwierdzenie wypełnionego sprawozdania. Po zatwierdzeniu sprawozdania nie jest możliwa jego dalsza edycja. Zatwierdzenie nie jest wysyłką sprawozdania i jest operacją możliwą do wycofania za pomocą akcji „Cofnij zatwierdzenie”.

Przed zatwierdzeniem ankiety wymagane jest uzupełnienie informacji w zakładce „Podsumowanie” (miejscowość, data, osoba, która sporządziła sprawozdanie, osoba, która zatwierdziła sprawozdanie, szacunkowe czasy potrzebne na przygotowanie i wypełnienie formularza).

  • „Wyślij sprawozdanie” – akcja umożliwia wysłanie sprawozdania do ministerstwa. Akcja dostępna jest dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania. Wysyłając ankietę użytkownik może dodać komentarz, który będzie widoczny również dla pracowników ministerstwa.
  • „Cofnij zatwierdzenie” – akcja umożliwia wycofanie zatwierdzenia sprawozdania i przywrócenie go do dalszej edycji. Akcja dostępna jest dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania.

Po wysłaniu ankiety system zmieni jej status na „Wysłany”.

Wysłanie ankiety jest operacją jednorazową. Po wysłaniu nie jest możliwa żadna korekta bądź dalsza edycja danych. Jednostka nie ma możliwości wycofania wysłanej już ankiety.

Wysłanie pustego formularza oznacza, że uczelnia nie przeprowadziła rekrutacji na żaden kierunek studiów.

Wypełnienie i wysłanie ankiety przed 1 października dotyczy tylko uczelni, które zakończyły rekrutację i nie przewidują żadnych zmian do 1 października. Uczelnia nie ma możliwości wycofania wysłanej ankiety.

Wysłana ankieta może zostać wycofana przez ministerstwo w celu dokonania korekty.

  • „Wycofanie ankiety” – operacja ta może być wykonana jedynie przez upoważnionego pracownika ministerstwa. Dopiero po wycofaniu sprawozdania do korekty istnieje możliwość skorygowania przez uczelnię wartości zawartych w ankiecie. Cofając ankietę pracownik ministerstwa może podać powód cofnięcia ankiety (komentarz), który jest widoczny również dla pracownika danej uczelni.

Raport z historii studenta

Uwaga! Stare raporty z historii danych za okres do migracji można pobrać w POL-on 1.

Aby pobrać dane studenta do pliku, odszukaj go z wykorzystaniem danych identyfikacyjnych w sekcji filtrów zestawienia. W danych studenta użyj przycisku „Generuj raport historii studenta”.

Funkcja pozwala na pobranie pliku Excel z danymi studenta. Znajdziesz w nim informacje dotyczące:

  • Sekcji
  • Atrybutu
  • Wartości przed
  • Wartości po
  • Operacji
  • Osoby (Kto)
  • Czasu (Kiedy)
  • Jednostki.

Usunięcie studenta z wykazu

Jeśli student ma wpisaną datę skreślenia/ukończenia studiów nie można go usunąć z wykazu. Na usunięcie takiego studenta potrzebna jest zgoda ministerstwa

Aby usunąć studenta z wykazu, odszukaj jego dane z wykorzystaniem danych identyfikacyjnych lub osobowych a następnie przejdź do danych studenta.​

Użyj przycisku „Usuń studenta”, znajdującego się na prawo od imienia i nazwiska studenta. Potwierdź chęć usunięcia rekordu za pomocą przycisku „Usuń” znajdującego się pod komunikatem systemu. 

Potwierdzenie spowoduje trwałe usunięcie z wykazu wszystkich danych na temat studenta oraz jego studiów w twojej jednostce. Wraz z danymi studenta usunięte zostaną również powiązane ze studentem informacje na temat wszystkich semestrów studiów oraz przyznanych świadczeń. Czynność ta jest nieodwracalna.

Inne przydatne wpisy:

Usunięcie studiów z danych studenta

Jeśli student ma wpisaną datę skreślenia/ukończenia studiów nie można usunąć jego studiów z wykazu. Na usunięcie studiów studenta potrzebna jest zgoda ministerstwa

Aby usunąć studia na kierunku z danych studenta odszukaj studenta z wykorzystaniem danych identyfikacyjnych lub osobowych, a następnie przejdź do szczegółów. Wybierz zakładkę „Podsumowanie przebiegu studiów”. Użyj linku aktywnego ukrytego pod nazwą studiów, aby przejść do informacji szczegółowych. 

W prawym górnym rogu znajdziesz przycisk „Usuń studia”. Po kliknięciu w przycisk będziesz musiał potwierdzić chęć usunięcia rekordu. Użyj w tym celu przycisku „Usuń” znajdującego się pod komunikatem systemu. 

Potwierdzenie spowoduje trwałe usunięcie z danych studenta wskazanych studiów wraz z powiązanymi informacje (na temat semestrów czy przyznanych świadczeń). Czynność ta jest nieodwracalna.

Inne przydatne wpisy:

Dodanie informacji o zakończeniu studiów

UWAGA! Pliki importowe nadal są wczytywane w POL-on 1 w module Administracja (w wersji produkcyjnej i demonstracyjnej).

Aby uzupełnić dane studenta o informację o zakończeniu studiów odszukaj go w wykazie korzystając z filtrów zestawienia. Przejdź do danych studenta, a następnie wybierz zakładkę „Podsumowanie przebiegu studiów”.​​

​Kliknij w nazwę studiów na kierunku, która jest linkiem aktywnym do informacji o studiach. 

W danych o kierunku studiów wybierz podsekcję „Przebieg studiów” i przejdź do części Ukończenie studiów. Kliknij w przycisk Edytuj i wprowadź datę ukończenia studiów korzystając z kalendarza, następnie wybierz uzyskany tytuł zawodowy i wprowadź numer dyplomu. Zapisz wprowadzone informacje przyciskiem zapisu.

Po dodaniu informacji o ukończeniu studiów możesz dokonać korekty daty (na wcześniejszą lub późniejszą).

Uwaga! Po rejestracji daty ukończenia studiów nie ma możliwości usunięcia studiów studenta. System nie pozwoli również na usunięcie studenta z wykazu

Zgodnie z interpretacją ministerstwa informację o stwierdzeniu nieważności dyplomu ukończenia studiów należy umieścić w notatce. Dostęp do notatki jest możliwy z poziomu danych o kierunku studiów studenta w sekcji „Przebieg studiów”.

Rejestracja ukończenia studiów wspólnych

Rejestracja ukończenia studiów wspólnych (prowadzonych przez więcej niż jedną jednostkę) przebiega zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej z dodatkowym zarejestrowaniem numerów dyplomu uzyskanych w innych niż nasza jednostkach.

​Aby wprowadzić dodatkowe numery dyplomów użyj przycisku „Dodaj”.

Wypełnij formularz od lewej do prawej wprowadzając numer dodatkowego dyplomu, wskazując nazwę jednostki, która go przyznała. Jeśli jednostka ta jest uczelnią zagraniczną oznacz checbox „Uczelnia zagraniczna”. Potwierdź informacje za pomocą znacznika zapisu (zielony haczyk). W przypadku pomyłki, dodany numer dyplomu możesz usunąć. W tym celu użyj ikony śmietnika znajdującego się po jego prawej stronie.​

​W razie potrzeby ponów ścieżkę żeby wprowadzić numer dyplomu z kolejnej jednostki.​

​Zapisz całą sekcję przyciskiem zapisu.

​