Author Archive

Rejestracja prawa ochronnego na wzór użytkowy

Z tego wpisu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu patenty i prawa ochronne może dodać prawo ochronne na wzór użytkowy.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Patenty i prawa ochronne [1]. Przejdź do zestawienia patentów na wynalazek i praw ochronnych [2].

Kliknij w przycisk „+ Dodaj patent lub prawa ochronne” [3], a następnie wybierz „Dodaj prawo ochronne na wzór użytkowy” [4].

Wypełnij formularz od góry do dołu.

Podczas uzupełniania formularza rejestracji prawa ochronnego na wzór użytkowy możesz skorzystać z zaciągnięcia danych z bazy UPRP (Urząd Patentowy Rzeczpospolitej Polskiej).

Jeżeli nie odnajdziesz prawa ochronnego w bazie UPRP lub zostało ono udzielone przez inną organizację wypełnij wszystkie sekcje samodzielnie.

Pobranie danych z bazy UPRP

Wprowadź [1]:

  • numer zgłoszenia (same cyfry),
  • nazwę podmiotu udzielającego patent (UPRP).

Kliknij w przycisk „Szukaj” [2]. Jeśli system znajdzie rekord w bazie zewnętrznej potwierdź zaciągnięcie danych („Wybierz”) [3].

Po zaciągnięciu danych do formularza uzupełnij brakujące informacje. Popraw dane zgodnie ze instrukcją rejestracji danych samodzielnie (poniżej). W sekcji „Podmiot uprawniony” zaznacz instytucje szkolnictwa wyższego i nauki. W sekcji „Twórca” powiąż twórców z twojej jednostki (użyj w tym celu ikony lupy przy danych twórcy).

Rejestracja samodzielna (bez pobrania danych z baz zewnętrznych)

Dane prawa ochronnego

Wprowadź:

  • Data zgłoszenia,
  • Numer zgłoszenia,
  • Data ogłoszenia,
  • Numer ochrony (same cyfry!) [1],
  • Nazwa podmiotu udzielającego ochronę.

Po uaktywnieniu pól dodatkowo podaj:

  • Kraj,
  • Państwa, na terytorium których uzyskano ochronę.

Uprzednie pierwszeństwo

Tę sekcję uzupełnij zgodnie z wpisem rejestracji patentu.

Dane wzoru użytkowego

Tę sekcję uzupełnij zgodnie z wpisem rejestracji patentu.

Podmiot uprawniony

Tę sekcję uzupełnij zgodnie z wpisem rejestracji patentu.

Twórca

Tę sekcję uzupełnij zgodnie ze ścieżką rejestracji twórcy patentu.

Jeśli twórca jest pracownikiem lub doktorantem twojej jednostki, nie zapomnij powiązać go z rekordem w POL-on. Dopóki nie powiążesz twórcy z rekordem pracownika lub doktoranta nie będziesz mógł dodać informacji z oświadczenia upoważniającego podmiot do wykazania osiągnięcia w procesie ewaluacji.

Na koniec zapisz cały formularz [2].

Usunięcie prawa ochronnego na wzór użytkowy

Rekord prawa ochronnego możesz usunąć z wykazu zgodnie z wpisem usunięcia patentu.

Materiały dodatkowe

  • Dane o prawach ochronnych wydanych przez Urząd Patentowy Rzeczpospolitej Polskiej można zweryfikować w e-wyszukiwarce UPRP, który znajduje się na stronie: https://ewyszukiwarka.pue.uprp.gov.pl/search/simple-search?lng=pl Aby znaleźć wprowadzone prawo ochronne w UPRP w wyszukiwarce przed numerem zgłoszenia dodaj przedrostek „W.”
  • Dane o prawach ochronnych wydanych przez UPRP można zweryfikować w Espacenet pod adresem: https://worldwide.espacenet.com/patent/ Aby znaleźć wprowadzone prawo ochronne przed numerem prawa ochronnego należy dodać region bądź kod kraju z jakiego pochodzi prawo ochronne, np. PL123654, US1236547

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2018.1668) – Art. 343 ust. 1 pkt 21, art. 345 ust. 1 pkt 16;
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 12 września 2024 r. – rozporządzenie ws. POL-on (Dz.U.2024.1403) –  § 2 ust. 10 pkt 2.

Rejestracja patentu na wynalazek

Z tego wpisu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu patenty i prawa ochronne może dodać patent na wynalazek.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Patenty i prawa ochronne [1]. Przejdź do zestawienia patentów na wynalazek i praw ochronnych [2].

Kliknij w przycisk „+ Dodaj patent lub prawa ochronne” [3], a następnie wybierz „Dodaj wyłączne prawo hodowcy do odmiany rośliny” [4].

Wypełnij formularz od góry do dołu.

Listę patentów, które należy wprowadzić do modułu znajdziesz w Materiałach dodatkowych (poniżej).

Podczas uzupełniania formularza rejestracji patentu możesz skorzystać z zaciągnięcia danych z baz zewnętrznych:
– OPS (Open Patent Service) lub
– UPRP (Urząd Patentowy Rzeczpospolitej Polskiej).

Jeżeli nie odnalazłeś patentu w bazie zewnętrznej (nie został opublikowany w OPS, ale został opublikowany w biuletynie przez odpowiedni urząd) wprowadź dane samodzielnie.

Pobranie danych z baz zewnętrznych

Open Patent Service (OPS)

Kliknij w przycisk „Szukaj w OPS” [1].

Baza OPS obejmuje dane o patentach wydanych przez następujące podmioty udzielające ochrony na wynalazek:
– EPO – Europejski Urząd Patentowy
– OECD – Urząd Patentowy jednego z krajów OECD
– UPRP – Urząd Patentowy Rzeczpospolitej Polskiej
– ARIPO – Afrykańska Regionalna Organizacja Własności Intelektualnej
– EAPO – Euroazjatycka Organizacja Patentowa
– OAPI – Afrykańska Organizacja Własności Intelektualnej
– GCC – Urząd Patentowy przy Radzie Współpracy Zatoki Perskiej.

Wprowadź [2]:

  • numer patentu (same cyfry)
  • nazwę podmiotu udzielającego patent i kraj (jeśli jest wymagany).

Kliknij w przycisk „Szukaj w OPS” [3]. Jeśli system znajdzie rekord w bazie zewnętrznej potwierdź zaciągnięcie danych („Wybierz”) [4].

Baza UPRP

Kliknij w przycisk „Szukaj w UPRP” [1]

Wprowadź [2]:

  • numer zgłoszenia (same cyfry),
  • nazwę podmiotu udzielającego patent (UPRP).

Kliknij w przycisk „Szukaj w UPRP” [3]. Jeśli system znajdzie rekord w bazie zewnętrznej potwierdź zaciągnięcie danych („Wybierz”) [4].

Po zaciągnięciu danych do formularza uzupełnij brakujące informacje. Popraw dane zgodnie ze instrukcją rejestracji danych samodzielnie (poniżej). W sekcji „Podmiot uprawniony” zaznacz instytucje szkolnictwa wyższego i nauki. W sekcji „Twórca” powiąż twórców z twojej jednostki (użyj w tym celu ikony lupy przy danych twórcy).

Rejestracja samodzielna (bez pobrania danych z baz zewnętrznych)

Dane patentu

Wprowadź ręcznie lub wybierz z rozwijanego menu:

  • Datę zgłoszenia,
  • Numer zgłoszenia,
  • Datę ogłoszenia,
  • Numer patentu (same cyfry, bez kodów kraju czy regionu!) [1],
  • Nazwę podmiotu udzielającego ochrony.

Po uaktywnieniu pól dodatkowo podaj:

  • Kraj,
  • Państwa, na terytorium których uzyskano ochronę,
  • Datę złożenia tłumaczenia (opcjonalnie) [2].

Uprzednie pierwszeństwo

Informacja o uprzednim pierwszeństwie informuje czy rejestrowany patent na wynalazek był pierwszym zgłoszeniem ochrony, czy kolejnym zgłoszeniem.

W przypadku oznaczenia „Nie” [1] (Nie było to pierwsze zgłoszenie ochrony) będziesz musiał wypełnić dodatkowo dane z pierwszego zgłoszenia patentu:

  • Datę pierwszeństwa (znajdziesz ją w dokumentach patentu),
  • Kraj pierwszeństwa,
  • Numer pierwszeństwa
  • Oznaczenie wystawy (gdy nie wprowadzono daty, kraju i numeru pierwszeństwa)
  • Numer zgłoszenia w UPRP (jeśli pole będzie aktywne; same cyfry!).

Pole numer zgłoszenia w UPRP będzie wymagane [2], gdy:

  • Kraj uprzedniego pierwszeństwa jest inny niż Polska,
  • Nazwa podmiotu udzielającego patent jest Europejski Urząd Patentowy lub Urząd Patentowy jednego z krajów OECD.

W przypadku oznaczenia „Tak” [3], pola w formularzu stają się nieaktywne.

Dane wynalazku

Kliknij w przycisk „+ Dodaj tytuł wynalazku” [1]. Wprowadź tytuł [2] i kod języka [3]. Zatwierdź dane za pomocą zielonego znacznika [4].

Wprowadź streszczenie opisu wynalazku. Nie może ono zwierać więcej niż 2014 znaków ze spacjami [5].

Podmiot uprawniony

Kliknij w przycisk „+ Dodaj podmiot uprawniony” [1]. Wprowadź nazwę podmiotu z dokumentu patentu [2]. W przypadku instytucji polskiego systemu szkolnictwa wyższego i nauki zaznacz checkbox [3]. W oknie „Nazwa instytucji szkolnictwa wyższego i nauki” wpisz nazwę podmiotu. System podpowie ci wartość słownikową z wykazu POL-on [4].

Zatwierdź dane używając zielonego znacznika po prawej stronie [5].

Powtórz powyższą ścieżkę jeśli patent posiada kilka podmiotów uprawnionych.

Twórca

Zarejestruj wszystkich twórców osiągnięcia, nawet tych, którzy nie są związani z twoją jednostką. Zacznij od autora powiązanego z twoją jednostką. 

  • Jeśli twórca jest pracownikiem lub doktorantem twojej jednostki powiąż informacje z rekordem POL-on. Wpisz imię i nazwisko twórcy w oknie wyszukiwania [1], a następnie kliknij w przycisk „Wyszukaj” [2].

Jeśli system nie znalazł rekordu sprawdź czy nie pomyliłeś się wprowadzając dane osobowe albo wyszukaj autora po numerze PESEL/numerze dokumentu tożsamości [1]. 

Jeśli system odnajdzie pasujące rekordy w wykazie pracowników lub doktorantów wyświetli ci je w odpowiedniej sekcji (Doktoranci, Pracownicy). 

Aby powiązać odnaleziony rekord zaznacz checkbox przy danych twórcy [2], a następnie kliknij w przycisk „Zapisz” [3]. 

W sekcji autorzy w kolumnie „Osoba szkolnictwa wyższego” pojawi się informacja, że Twórca jest pracownikiem lub doktorantem jednostki [4].  Dane twórcy w nawiasach to informacje z powiązanego wykazu POL-on.

Możesz też dodać dane twórcy korzystając z przycisku „+Dodaj twórcę”, a następnie użyć ikony lupy.

  • Jeśli twórca nie jest pracownikiem lub doktorantem twojej jednostki , kliknij w przycisk „+Dodaj twórcę” [1]. Wprowadź jego dane (imię i nazwisko) do formatki [2,3], a następnie zapisz informację znacznikiem po prawej stronie [4]. 

Jeśli twórca nie jest pracownikiem lub doktorantem twojej jednostki, nie wykonasz powiązania i nie dodasz informacji o oświadczeniu upoważaniającym.

Na koniec zapisz cały formularz [5].

Powiązanemu autorowi możesz dodać informacje o oświadczeniu upoważniającym zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj. 

Po dodaniu nowego patentu możesz:

  • usunąć zapisany rekord,
  • edytować dane zapisanego rekordu.

Usunięcie patentu

Aby usunąć rekord z wykazu przejdź do jego danych szczegółowych osiągnięcia. Użyj przycisku „Usuń” [1], a następnie potwierdź [2]. 

Usuwając rekord z wykazu, odepniesz od niego wszystkich twórców oraz usuniesz wszystkie podpięte pod niego oświadczenia. Usunięcie jest czynnością nieodwracalną. 

Materiały dodatkowe

  • Dane o patentach wydanych przez Urząd Patentowy Rzeczpospolitej Polskiej możesz zweryfikować w e-wyszukiwarce UPRP, który znajduje się na stronie: https://ewyszukiwarka.pue.uprp.gov.pl/search/simple-search?lng=pl Aby znaleźć wprowadzony patent w UPRP w wyszukiwarce przed numerem patentu dodaj przedrostek „Pat.”
  • Dane o patentach wydanych przez różne urzędy patentowe (w tym również UPRP) możesz zweryfikować w Espacenet pod adresem: https://worldwide.espacenet.com/patent/ Aby znaleźć wprowadzony patent numerem patentu dodaj region bądź kod kraju z jakiego pochodzi patent, np. PL123654, EP1236547

Wykaz urzędów patentowych, których patenty należy rejestrować

Nazwa podmiotu udzielającego ochronyKod regionu
EPO – Europejski Urząd PatentowyEP
OECD – Urząd Patentowy jednego z krajów OECDKod kraju
UPRP – Urząd Patentowy Rzeczpospolitej PolskiejPL lub Pat
ARIPO – Afrykańska Regionalna Organizacja Własności IntelektualnejAP
EAPO – Euroazjatycka Organizacja PatentowaEA
OAPI – Afrykańska Organizacja Własności IntelektualnejOA
GCC – Urząd Patentowy przy Radzie Współpracy Zatoki PerskiejGC

Kraje należące do OECD

Kod krajuNazwa kraju
AUAustralia
ATAustria
BEBelgia
CLChile
CZCzechy
DKDania
EEEstonia
FIFinlandia
FRFrancja
GRGrecja
ESHiszpania
NLHolandia
IEIrlandia
ISIslandia
ILIzrael
JPJaponia
CAKanada
KRKorea Południowa
LTLitwa
LULuksemburg
LVŁotwa
MXMeksyk
DENiemcy
NONorwegia
NZNowa Zelandia
PLPolska
PTPortugalia
SKSłowacja
SISłowenia
USStany Zjednoczone
CHSzwajcaria
SESzwecja
TRTurcja
HUWęgry
GBWielka Brytania
ITWłochy

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2018.1668) – Art. 343 ust. 1 pkt 21, art. 345 ust. 1 pkt 16;
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 12 września 2024 r. – rozporządzenie ws. POL-on (Dz.U.2024.1403) –  § 2 ust. 10 pkt 1.

Patenty i prawa ochronne – wygląd i zawartość modułu

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, co znajduje się w module Patenty i praw ochronne.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Patenty i prawa ochronne [1]. Następnie wybierz kafel Patenty na wynalazek, prawa ochronne na wzór użytkowy, wyłączne prawa hodowcy do odmiany roślin [2].

Moduł Patenty i prawa ochronne jest dostępny dla osób z rolą edycyjną INST_PATENRT_ADM lub podglądową INST_PATENTY_PODGLAD w POL-on.

Wygląd modułu

Wprowadzone osiągniecia zobaczysz w widoku tabeli [1]. Aby przejść do danych szczegółowych patentu lub prawa ochronnego, kliknij w wybrany wiersz [2].

Aby odnaleźć rekord patentu lub prawa ochronnego użyj filtrów lub wyszukiwarki znajdujących się po lewej stronie ekranu [3].

Aby dodać nowy rekord użyj przycisku „+ Dodaj patent lub prawo ochronne” [4]. W kolejnym kroku będziesz musiał wskazać rodzaj ochrony (patent na wynalazek, prawo ochronne na wzór użytkowe, wyłączne prawo hodowcy do odmiany roślin).

Filtrowanie/wyszukiwanie

Wprowadź tytuł/nazwę patentu lub prawa ochronnego [1] lub numer ochrony (numer patentu, prawa ochronnego lub numer w księdze ochrony wyłącznego prawa hodowcy [2].

Możesz przefiltrować rekordy wskazując:

  • rodzaj ochrony (patent na wynalazek, prawo ochronne na wzór użytkowe, wyłączne prawo hodowcy do odmiany roślin)
  • datę ogłoszenia od – do
  • stan danych (poprawny, niepoprawny, z ostrzeżeniem)

Możesz przefiltrować rekordy wpisując:

  • podmiot uprawniony (należący do polskiego systemu szkolnictwa wyższego i nauki).

Kliknij w przycisk „Szukaj” [3].

Wyczyść filtry pomiędzy jednym a drugim wyszukiwaniem/filtrowaniem. Użyj przycisku „Wyczyść”, który dostępny jest w prawym rogu sekcji filtrów [4].

Sortowanie wyników

Wyniki w zestawieniu użytkowników systemu możesz posortować alfabetycznie rosnąco lub malejąco. Domyślnie ustawione jest sortowanie po nazwach w kolejności rosnącej.

Rekordy i strony

Rekordy wykazu możesz wyświetlić w liczbie 10, 25, 50 i 100 na stronę.

W przypadku wielu rekordów w wykazie, aby przejść do dalszych stron możesz:

  • kliknąć w przycisk „Następna” lub
  • wpisać numer strony i nacisnąć „Enter”.

Stan danych

Przy nazwie osiągnięcia w kolumnie Stan zobaczysz ikonę/ikony.

  • Ikona czerwonego ośmioboku z wykrzyknikiem oznacza stan niepoprawny [1]. W rekordzie wystąpiły błędy w danych. Dane wymagają poprawy lub uzupełniania.
  • Ikona pomarańczowego trójkąta z wykrzyknikiem oznacza stan z ostrzeżeniem [2].
  • Ikona zielonego znacznika oznacza stan poprawny [3]. Nie wykryto błędów, a dane są kompletne.

Stan z ostrzeżeniem dotyczy sytuacji, gdy:

  • dyscyplina z oświadczenia upoważniającego podmiot do wykazania w ewaluacji nie jest zgodna z dyscypliną wskazaną w oświadczeniu o dyscyplinach,
  • data oświadczenia jest wcześniejsza od daty zatrudnienia (dotyczy aktywnego i archiwalnego zatrudnienia).
  • dyscyplina z oświadczenia upoważniającego podmiot do wykazania w ewaluacji nie jest zgodna z dyscypliną prowadzonej rozprawy doktorskiej,
  • data oświadczenia jest wcześniejsza od daty rozpoczęcia kształcenia w szkole doktorskiej,
  • twórca/hodowca, który został wskazany jako pracownik lub doktorant twojej jednostki nie ma dodanego oświadczenia upoważniającego podmiot do wykazania osiągnięcia w ewaluacji.

W przyszłości planowane jest dodanie alertu informacyjnego, który będzie służył usprawnieniu rejestracji (ikona koła z literą „i”).

Rejestracja patentu i prawa ochronnego

Jeśli masz nadaną rolę edycyjną do modułu, to możesz:

Podczas uzupełniania formularza rejestracji możesz skorzystać z zaciągnięcia danych z baz zewnętrznych:

  • w przypadku patentu z OPS (Open Patent Service) lub UPRP (Urząd Patentowy Rzeczpospolitej Polskiej),
  • w przypadku prawa ochronnego z UPRP (Urząd Patentowy Rzeczpospolitej Polskiej).

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 343 ust. 1 pkt 21; art. 345 ust. 1 pkt 16, art. 346. 1 pkt 5.
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) –§ 2 ust. 3 pkt 4, § 2 ust. 10 pkt 1-3, § 9 ust. 3, § 11 ust. 1 pkt 1b.

Obszar Osoby ubiegające się o stopień doktora – udostępnione raporty

W tym artykule znajdziesz ogólne informacje o raportach możliwych do wygenerowania w module Raporty, w obszarze Osoby ubiegające się o stopień doktora.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Raporty [1]. Wybierz kafel Generowanie raportu [2], a następnie obszar Osoby ubiegające się o stopień DR [3].

Obszar będzie widoczny jeśli posiadasz rolę INST_PR_DOKTORANCI lub INST_PR_DOKTORANCI_PODGLAD + INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE (z uwagi na dane restrykcyjne w raporcie).

Aktualnie w obszarze Osoby ubiegające się o stopień doktora możliwe jest generowanie raportów:

  • Osoby przygotowujące rozprawę doktorską w trybie kształcenia doktorantów (szkoła doktorska)
  • Osoby przygotowujące rozprawę doktorską w trybie eksternistycznym
  • Osoby przygotowujące rozprawę doktorską w trybie studiów doktoranckich
  • Pełny raport osób ubiegających się o stopień doktora
  • Raport osób, którym upływa 4-letni okres pobierania stypendium
  • Raport osób ubiegających się o stopień doktora, które posiadają stopień doktora w innej dyscyplinie
  • Zatrudnienie osób ubiegających się o stopień doktora
  • Dane promotorów osób ubiegających się o stopień doktora.

Aby wygenerować i pobrać wybrany raport postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Poniżej znajdziesz zakres danych raportów z tego obszaru.

Osoby przygotowujące rozprawę doktorską w trybie kształcenia doktorantów (szkoła doktorska)

  • Uczelnia/Instytut,
  • UUID doktoranta,
  • Nazwisko,
  • Imię,
  • PESEL lub dokument tożsamości,
  • ORCID,
  • Pochodzenie,
  • Płeć,
  • Rok urodzenia,
  • Obywatelstwo,
  • Kraj urodzenia (dot. cudzoziemców),
  • Karta Polaka (dot. cudzoziemców),
  • Podstawa przyjęcia i kształcenia w szkole doktorskiej (dot. cudzoziemców),
  • Data rozpoczęcia kształcenia,
  • Nazwa szkoły doktorskiej,
  • Szkoła doktorska współprowadzona,
  • Nazwa podmiotu prowadzącego szkołę doktorską,
  • Nazwa podmiotów współprowadzących szkołę,
  • Nazwa albo zakres programu kształcenia
  • Dyscyplina wiodąca programu kształcenia,
  • Stypendium doktoranckie,
  • Zwiększenie stypendium,
  • Data oceny śródokresowej,
  • Wynik oceny śródokresowej,
  • Data skreślenia,
  • Data zakończenia,
  • Termin złożenia rozprawy,
  • Dyscyplina, w której przygotowywana jest rozprawa,
  • Powiązanie z modułem Postępowania awansowe,
  • Nazwa podmiotu, który nadał stopień doktora,
  • Data wszczęcia postępowania,
  • Data nadania stopnia doktora,
  • Numer decyzji o nadaniu stopnia,
  • Dziedzina/dyscyplina, w której stopień został nadany,
  • Data zawieszenia kształcenia,
  • Data odwieszenia kształcenia.

Osoby przygotowujące rozprawę doktorską w trybie eksternistycznym

  • Uczelnia/Instytut,
  • UUID doktoranta,
  • Nazwisko,
  • Imię,
  • PESEL lub dokument tożsamości,
  • Pochodzenie,
  • Płeć,
  • Rok urodzenia,
  • Obywatelstwo,
  • Kraj urodzenia (dot. cudzoziemców),
  • Karta Polaka (dot. cudzoziemców),
  • Termin złożenia rozprawy,
  • Dyscyplina, w której przygotowywana jest rozprawa,
  • Powiązanie z modułem Postępowania awansowe,
  • Nazwa podmiotu, który nadał stopień doktora,
  • Data wszczęcia postępowania,
  • Data nadania stopnia doktora,
  • Numer decyzji o nadaniu stopnia,
  • Dziedzina/dyscyplina, w której stopień został nadany.

Osoby przygotowujące rozprawę doktorską w trybie studiów doktoranckich

  • Uczelnia/Instytut,
  • UUID doktoranta,
  • Nazwisko,
  • Imię,
  • PESEL lub dokument tożsamości,
  • Pochodzenie,
  • Płeć,
  • Rok urodzenia,
  • Obywatelstwo,
  • Kraj urodzenia (dot. cudzoziemców),
  • Karta Polaka (dot. cudzoziemców),
  • Termin złożenia rozprawy,
  • Dyscyplina, w której przygotowywana jest rozprawa,
  • Powiązanie z modułem Postępowania awansowe,
  • Nazwa podmiotu, który nadał stopień doktora,
  • Data wszczęcia postępowania,
  • Data nadania stopnia doktora,
  • Numer decyzji o nadaniu stopnia,
  • Dziedzina/dyscyplina, w której stopień został nadany.

Pełny raport osób ubiegających się o stopień doktora

  • Uczelnia/Instytut,
  • Imię,
  • Pozostałe imiona,
  • Nazwisko,
  • PESEL,
  • Typ dokumentu tożsamości,
  • Numer dokumentu tożsamości,
  • Kraj wydania dokumentu tożsamości,
  • Tryb przygotowania rozprawy,
  • Płeć,
  • Rok urodzenia,
  • Obywatelstwo,
  • Kraj urodzenia,
  • ORCID,
  • Nazwa szkoły doktorskiej,
  • Nazwa albo zakres programu kształcenia,
  • Dyscyplina,
  • Podstawa przyjęcia i kształcenia w szkole doktorskiej [dot. cudzoziemców],
  • Data rozpoczęcia kształcenia,
  • Data zawieszenia kształcenia,
  • Data odwieszenia kształcenia,
  • Data skreślenia z listy doktorantów,
  • Data zakończenia,
  • Doktorant nie posiada uprawnień do pobierania stypendium [Posiada/Nie posiada],
  • Wysokość stypendium doktoranckiego,
  • Zwiększenie stypendium [T/N],
  • Data oceny śródokresowej,
  • Wynik oceny śródokresowej,
  • Imię członka komisji,
  • Nazwisko członka komisji,
  • Pesel członka komisji,
  • Typ dokumentu,
  • Numer dokumentu,
  • Kraj wydania dokumentu,
  • Stopień/tytuł członka komisji,
  • Dyscyplina,
  • Miejsce zatrudnienia,
  • Dyscyplina/­y, w których przygotowywana jest rozprawa doktorska,
  • Dziedzina w której przygotowywana jest rozprawa,
  • Data obowiązywania od,
  • Data obowiązywania do,
  • Imię promotora,
  • Nazwisko promotora,
  • Pesel promotora,
  • Typ dokumentu,
  • Numer dokumentu,
  • Kraj wydania dokumentu,
  • Stopień/tytuł zdobyty promotora,
  • Nazwa podmiotu zatrudniającego,
  • Data pełnienia funkcji od,
  • Data pełnienia funkcji do,
  • Nazwa podmiotu zatrudniającego,
  • Typ zatrudnienia,
  • Tytuł projektu badawczego [jeśli Typ zatrudnienia=”Projekt badawczy”],
  • Wymiar etatu [jeśli Typ zatrudnienia=”Etat”,
  • Data podjęcia zatrudnienia,
  • Data ustania zatrudnienia.

Raport osób, którym upływa 4-letni okres pobierania stypendium

  • Imię,
  • Nazwisko,
  • PESEL/Dokument tożsamości,
  • Status (Aktywny/Archiwalny, aby z zestawienia móc odfiltrować osoby, które już nie studiują),
  • Nazwa programu, na którym aktualnie kształci się doktorant, (żeby móc łatwo przekazać dane do odpowiednich jednostek w celu uzupełnienia),
  • Data do kiedy powinno być wypłacane stypendium,
  • Lista podmiotów, w których doktorant odbywał kształcenie w szkole doktorskiej (lista podmiotów rozdzielona średnikiem).

Raport osób ubiegających się o stopień doktora, które posiadają stopień doktora w innej dyscyplinie

  • Imię,
  • Nazwisko,
  • PESEL/dokument tożsamości,
  • Data nadania stopnia doktora,
  • Instytucja nadająca stopień doktora,
  • Uczelnia.

Zatrudnienie osób ubiegających się o stopień doktora

  • Imię,
  • Nazwisko,
  • PESEL / dokument tożsamości,
  • Tryb przygotowania rozprawy
  • Nazwa podmiotu zatrudniającego
  • Typ zatrudnienia,
  • Tytuł projektu badawczego (jeśli Typ zatrudnienia to „Projekt badawczy”),
  • Wymiar etatu (jeśli Typ zatrudnienia to „Etat”),
  • Data podjęcia zatrudnienia,
  • Data ustania zatrudnienia.

Dane promotorów osób ubiegających się o stopień doktora

  • Imię,
  • Nazwisko,
  • PESEL / dokument tożsamości,
  • Tryb przygotowania rozprawy,
  • Imię promotora,
  • Nazwisko promotora,
  • PESEL / dokument tożsamości promotora,
  • Stopień/tytuł promotora,
  • Data rozpoczęcia pełnienia funkcji,
  • Data zakończenia pełnienia funkcji,
  • Nazwa miejsca zatrudnienia,
  • Stan dokumentu.

Dla jednej osoby może być więcej niż jeden wpis dotyczący zatrudnienia czy danych promotora, wówczas dane: imię, nazwisko, pesel/dokument tożsamości, tryb przygotowywania rozprawy będzie powielany w kolejnych wierszach.

Repozytorium pisemnych prac dyplomowych – Wygląd i ścieżki pracy

ORPPD w wersji 2.0 służy gromadzeniu prac dyplomowych, które zostały obronione na kierunkach studiów zarejestrowanych w Systemie POL-on 2.0.

Jeśli interesuje cię mechanizm dostosowania prac przekazanych do ORPPD 1.0 do zakresu wymaganego przez ORPPD 2.0 przejdź do odrębnego wpisu.

W tym wpisie prześledzisz ścieżkę pracy w module repozytoryjnym. Jeśli chcesz zapoznać się z podstawami prawnymi i założeniami nowego ORPPD przejdź do tego artykułu.

W przeciwieństwie do wersji wcześniejszej, w której ORPPD było odrębnym systemem, nowe repozytorium funkcjonuje jako jeden z modułów systemu POL-on 2.0. Role systemowe pozwalające na dostęp do repozytorium po stronie uczelni  to INST_ORPD_IMPORTER_ADM i INST_ORPD_EDYTOR_ADM.

Aby zdeponować nową pracę dyplomową, podejrzeć pracę zdeponowaną z twojej instytucji lub dokonać edycji danych, po zalogowaniu się do systemu POL-ON 2.0 z menu po lewej stronie ekranu wybierz moduł „Repozytorium pisemnych prac dyplomowych”. W kolejnym kroku kliknij w kafel  „Wykaz pisemnych prac dyplomowych”.

Wykaz  pisemnych prac dyplomowych stanowi zestawienie prac, obronionych w oparciu o zapisy Ustawy 2.0 na kierunkach  prowadzonych w twojej uczelni.

Wygląd i nawigacja po zestawieniu są analogiczne do innych wykazów w POL-on 2.0.

Filtrowanie i wyszukiwanie

Możesz przeszukiwać wykaz w celu odnalezienia konkretnej pracy lub przefiltrować wyniki z wykorzystaniem kategorii umieszczonych w sekcji „Filtry” po lewej stronie ekranu.

Dostępne filtry zestawienia zostały pogrupowane w cztery kategorie:

  1. Praca dyplomowa,
  2. Autor,
  3. Promotor,
  4. Recenzent,
  5. Źródło pracy.

Kategorie te, zawierają szczegółowe filtry, oparte o dane zamieszczane w formatce dodawania pracy do repozytorium.

Kategoria „Praca dyplomowa”, obejmuje następujące filtry:

  • Identyfikator,
  • Tytuł pracy,
  • Uruchomienie studiów,
  • Data obrony (od – do),
  • Całkowity rozmiar treści pracy [MB],
  • Całkowity rozmiar załączników [MB].

Kategorie „Autor”, „Promotor”, „Recenzent” zawierają filtry:

  • Nazwisko,
  • Imię,
  • PESEL lub Numer dokumentu tożsamości.

Kategoria „Źródło pracy” zawiera filtry skąd pochodzą dane pracy:

  • ORPPD 1.0
  • Repozytorium w POL-on 2.0.

Aby wyszukiwać prace na podstawie określonych danych, przejdź do kategorii, a następnie wpisz je we właściwe pole lub wybierz z menu. Następnie kliknij w przycisk „Szukaj”.

System wygeneruje odpowiednie rekordy po prawej stronie sekcji filtrów. Wyniki możesz posortować. Przyciski sortowania umieszczono w belce nad wynikami.

Filtry zestawienia pozwalają wyszukiwać prace tylko w obrębie twojej uczelni.

Podgląd danych zdeponowanej pracy

Aby przejść do danych wyszukanej pracy, kliknij w wyświetlony rekord.

Dane dotyczące zdeponowanej pracy zostały umieszczone w zakładkach:

  1. O pracy,
  2. Autorzy, promotorzy, recenzenci,
  3. Historia zmian.

W zakładce „O pracy” masz możliwość pobrania pliku z tekstem pracy.

Aktywne linki umieszczone pod nazwiskami autora, promotora i recenzenta w zakładce „Autorzy, promotorzy, recenzenci” przeniosą cię do ich danych.

Edycja danych zdeponowanej pracy

Możesz edytować dane zdeponowanej pracy w zakresie:

  • zmiany tytułu pracy,
  • dodania nowego autora, promotora lub recenzenta,
  • usunięcia danych autora, promotora lub recenzenta,
  • korekty danych autora, promotora lub recenzenta.

Zgodnie z § 13 rozporządzenia ws. POL-on zdeponowanych w repozytorium pisemnych prac dyplomowych nie aktualizuje się, nie oznacza się jako archiwalne i nie usuwa się.

Dodawanie oraz usuwanie plików nie jest możliwe w trybie edycji. Ingerowanie w treść pracy dyplomowej przekazanej do repozytorium wymaga zgody ministerstwa.

Aby dokonać zmian danych w zdeponowanej pracy, odszukaj ją za pomocą opisanego wcześniej procesu filtrowania. Po wejściu w odszukany rekord użyj przycisku  „Edycja” znajdującego się pod tytułem pracy, na górze strony.

Dokonaj zmiany danych.

Zapisz zmiany za pomocą przycisku zapisu znajdującego się na dole strony.

Deponowanie nowej pracy dyplomowej

Aby dokonać nowej rejestracji pracy dyplomowej w repozytorium, użyj przycisku „Dodaj nową pracę”. Znajduje się on na górze wykazu pisemnych prac dyplomowych. Następnie wypełnij formatkę zgodnie z umieszczonymi wskazówkami, przechodząc od jednej sekcji do kolejnej.

Wypełnij dane za pomocą klawiatury lub stosując się do wskazówek widocznych na ekranie. Użyj przycisku zapisu po wybranych sekcjach.

Sekcje należy wypełniać w kolejności od góry do dołu. Dopiero po wybraniu rodzaju dokumentu tożsamości z menu będziesz mógł wypełnić jego numer i kraj wydania. Po wybraniu uruchomienia studiów szare pola – dotyczące jego szczegółów – zostaną wypełnione automatycznie.

Sekcje lub dane obowiązkowe zostały oznaczone gwiazdką (*) lub stosownym opisem.

Zakres danych obowiązkowych jest zgodny z Art. 347 ustawy 2.0 i obejmuje:

  • Tytuł pracy,
  • Dane autora, promotora i recenzenta,
  • Plik pracy.

Możliwe jest przekazanie pracy, dla wielu autorów, z których tylko jeden się obronił a drugi oczekuje. W takim przypadku po obronie drugiego autora należy dokonać aktualizacji danych.

Dane autorów są weryfikowane z wykazem studentów na podstawie danych identyfikacyjnych (numer PESEL lub numer dokumentu tożsamości), imienia, nazwiska oraz kodu uruchomienia.

W przypadku braku danych studenta w wykazie studentów nie jest możliwe przekazanie pracy dyplomowej.

   

Formaty pliku pracy lub załączników przyjmowane przez system to: .txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx, .csv.

Rozmiar pliku z treścią pracy nie może przekroczyć 20 MB.

Aby dodać plik (lub pliki) z treścią pracy kliknij w przycisk „Dodaj”. Analogicznie do pliku z pracą możesz dodać załączniki.

Do momentu użycia przycisku „Zapisz pracę” możesz dokonać podmiany pliku z treścią pracy w sekcji „Treść pracy pisemnej”.

Aby podmienić dodany, ale niezdeponowany jeszcze plik, usuń dołączony błedny plik pracy lub załączniki, klikając w ikonę śmietnika przy wybranym pliku. Używając przycisku „Usuń wszystkie” który znajduje się tuż pod nazwą sekcji, usuniesz jednocześnie wszystkie dodane pliki. Następnie dołącz właściwy plik (lub pliki).

Zakończ rejestrację klikając w przycisk „Zapisz pracę”. Skutkuje to wysłaniem pracy do repozytorium.

Praca została zdeponowana nie w tym ORPPD

Jeżeli praca została wysłana przez pomyłkę do ORPPD 1.0, a nie do ORPPD 2.0, należy ją ponownie wprowadzić, już do właściwego archiwum.

Należy użyć mechanizmu aktualizacji („Znajdź i połącz z duplikatem pracy w ORPPD 1.0”) który sprawdza czy praca o tych samych metadanych (kontekst uczelni, autorzy, plik) jest już w ORPPD 1.0. W przypadku potwierdzenia – następuje aktualizacja pracy z ORPPD 1.0 do zakresu 2.0. Praca jest zapisywana w ORPPD 2.0

W konsekwencji pracę będzie można odnaleźć w ORPPD 2.0.

Obszar Jakość danych – udostępnione raporty

W tym artykule znajdziesz ogólne informacje o raportach możliwych do wygenerowania w module Raporty, w obszarze Jakość danych. Obszar ten został stworzony na potrzeby weryfikacji czy w systemie POL-on nie wprowadzono błędów.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Raporty [1]. Wybierz kafel Generowanie raportów [2], a następnie wybierz obszar Jakość danych [3].

Obszar będzie widoczny jeśli posiadasz jedną z ról przypisanych do dostępnych raportów. Role powinny być nadane na całość uczelni.

Aktualnie w obszarze Jakość danych możliwe jest generowanie raportów:

  • Nieprawidłowe dyscypliny w zawiadomieniach o nadaniu stopnia doktora za rok 2020 (dostępny dla ról INST_DR_DRHAB lub INST_DR_DRHAB_PODGLAD)
  • Pracownicy dane osobowe (stan bazy POL-on z godz. 6:00 z dnia generowanie raportu), w których brak danych takich jak: płeć, obywatelstwo, kraj urodzenia lub rok urodzenia (dostępny dla ról INST_PR lub INST_NAUK_PR)
  • Nieoznaczona dyscyplina wiodąca (dostępny dla ról INST_KIERUNKI_ADM lub INST_KIERUNKI_PODGLAD)
  • Osoby dla których nie wprowadzono danych o nadaniu stopnia w module Postępowania awansowe (dostępny dla ról INST_PR_DOKTORANCI lub INST_PR_DOKTORANCI_PODGLAD)

Aby wygenerować i pobrać wybrany raport postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Poniżej znajdziesz opis i zakres danych raportów z tego obszaru.

Nieprawidłowe dyscypliny w zawiadomieniach o nadaniu stopnia doktora za rok 2020

  • Nazwa uczelni lub instytucji naukowej,
  • Jednostka, która nadała stopień,
  • PESEL,
  • Obszar>Dziedzina>Dyscyplina,
  • Kontekst.

Pracownicy dane osobowe (stan bazy POL-on z godz. 6:00 z dnia generowanie raportu)

  • UUID instytucji,
  • Nazwa instytucji,
  • Imiona i nazwisko,
  • PESEL/Numer dokumentu tożsamości,
  • Rok urodzenia,
  • Obywatelstwo,
  • Płeć,
  • Uwagi,
  • Cudzoziemiec,
  • Zatrudnienie,
  • Zatrudnienie (od – do),
  • Warunki zatrudnienia (od – do).

W raporcie Pracownicy dane osobowe znajdziesz zatrudnienia wraz z danymi osobowymi pracowników posiadających aktywne zatrudnienie po 2018-10-01 w jednostce, dla których nie zostały uzupełnione pola: płeć, obywatelstwo, kraj urodzenia lub rok urodzenia.
Raport uwzględnia okres obowiązywania danych osobowych w czasie całego zatrudnienia pracownika w jednostce (z uwzględnieniem warunków zatrudnienia).
W kolumnie ,,Uwagi” znajdziesz informacje o braku obowiązywania wpisu.

Nieoznaczona dyscyplina wiodąca

  • Nazwa uczelni,
  • Nowy kod kierunku,
  • Filia,
  • Nazwa kierunku,
  • Poziom kierunku,
  • Profil kierunku,
  • Dziedzina>Dyscyplina,
  • Udział procentowy dyscypliny.

Osoby dla których nie wprowadzono danych o nadaniu stopnia

Pusty raport oznacza brak osób z brakami w danych.

Zestawienie studiów międzydziedzinowych

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną może zarejestrować i aktualizować rekord studiów międzydziedzinowych.

Po zalogowaniu do systemu wybierz moduł Kierunki studiów z menu [1], a następnie przejdź do Zestawienia studiów międzydziedzinowych [2].

W kolejnym kroku możesz:

  • zarejestrować studia międzydziedzinowe,
  • zaktualizować rekord wprowadzony do wykazu.

Rejestracja studiów międzydziedzinowych

Kliknij w przycisk „+ Dodaj studia międzydziedzinowe” [1].

Uzupełnij dane podstawowe o kierunku. Wprowadź:

  • nazwę kierunku.
  • datę utworzenia kierunku,
  • dane o klasyfikacji ISCED [2] (możesz wprowadzić tylko jedną wartość!).

Kliknij w przycisk „+ Dodaj kierunek” [1]. Wpisz kilka liter nazwy kierunku lub jego kod, aby wskazać właściwy [2]. Zapisz dane za pomocą zielonego znacznika [3].

Dodaj wszystkie kierunki wchodzące w skład studiów międzydziedzinowych powtarzając tę ścieżkę. Na koniec zapisz całość formularza [4].

Podczas rejestracji kierunku międzydziedzinowego system sprawdzi poprawność danych. System nie pozwoli ci dodać kilka razy tego samego kierunku składowego do studiów ani dodać rekordu bez wskazanych kierunków.

Po rejestracji studiów międzydziedzinowych możesz edytować [1] lub usunąć rekord [2].

Aktualizacja studiów międzydziedzinowych

Aby przejść do danych o kierunku kliknij w nazwę kierunku, która jest aktywnym linkiem [1].

Wyedytuj formularz [2].

Możesz:

  • zmodyfikować dane podstawowe [1],
  • dodać kolejny kierunek [2],
  • edytować lub usuwać zarejestrowane kierunki składowe [3].

Postępuj zgodnie z zasadami rejestracji. Po aktualizacji rekordu zapisz całość formularza, znajdującego się na górze strony [4].

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art.  59. 

Wygląd i zawartość modułu Instytucje

Aby wejść do modułu Instytucje, po zalogowaniu do POL-onu kliknij niebieską ikonę spisu treści w lewym górnym rogu ekranu. W menu bocznym, które się pojawi wybierz pozycję „Instytucje”.

Do modułu Instytucje można dostać się także korzystając z zakładki „Moja instytucja” dostępnej po rozwinięciu menu ukrytego pod imieniem i nazwiskiem zalogowanego użytkownika.

Dane o instytucji te zostały pogrupowane w poniższych sekcjach:

  • Dane aktualne,
  • Szczegóły danych,
  • Jednostki organizacyjne,
  • Filie,
  • Związki historyczne (Instytucje poprzedzające i dziedziczące)

Jeśli podsiadasz dodatkowo rolę INST_DZIALALNOSC_NAUKOWA będziesz widział dodatkowo zakładkę Działalność naukowa. Rola ta służy do przeglądania i edycji danych dotyczących opisów wpływu oraz do przeglądania danych dotyczących badań związanych z obronnością, dyscyplin, w których instytucja prowadzi działalność naukową oraz w których jest ewaluowana. Więcej o opisach wpływu przeczytasz tu.

Domyślny widok, po wybraniu modułu, zawiera zestawienie aktualnych danych instytucji.

Dane aktualne

Sekcja „Dane aktualne” obejmuje dane podstawowe, numery identyfikacyjne, dane kontaktowe oraz dane adresowe. Dane podstawowe jednostki to:

  • Nazwa uczelni,
  • Data utworzenia,
  • Organ nadzorujący,
  • Rodzaj uczelni,
  • Typ,
  • Numer,
  • Status,
  • Data likwidacji (w przypadku zaistnienia tego zdarzenia).

Sekcja „Numery identyfikacyjne” zawiera numery:

  • REGON,
  • NIP,
  • KRS.

Sekcja „Dane kontaktowe” obejmuje:

  • Adres strony www,
  • Adres email,
  • Telefon,
  • Adres skrzynki podawczej.

Sekcja adresowa zawiera informacje o lokalizacji instytucji.

Aktualizacja danych

Spośród powyższych sekcji możliwość edycji/korekty wprowadzonych danych dotyczy wyłącznie sekcji „Dane kontaktowe”.

Aby zaktualizować dane kontaktowe wybierz przycisk „Edytuj dane”. Wypełnij poszczególne dane, a następnie potwierdź czynność za pomocą przycisku zapisu.

System poinformuje cię o zapisaniu danych.

Szczegóły danych

Za pomocą przycisku „Przejdź do szczegółów” możesz przejść do zakładki „Szczegóły danych”. Zawiera ona aktualne i historyczne informacje o instytucji w zakresie jej:

  • Nazwy,
  • Adresu,
  • Typu,
  • Organu nadzorującego,
  • Statusu.

Dodawanie jednostki organizacyjnej oraz filii

Aby dodać nową jednostkę organizacyjną lub filię wybierz odpowiednią sekcję, a następnie skorzystaj z odpowiedniego przycisku umieszczonego pod nazwą sekcji. Więcej na temat tych procesów przeczytasz w osobnych wpisach.

Wykaz instytucji systemu szkolnictwa wyższego i nauki

Po zalogowaniu do POL-on w module Instytucje znajdziesz informacje wyłącznie o swojej instytucji. Aby zapoznać się z wykazem instytucji systemu szkolnictwa wyższego i nauki musisz przenieść się  na platformę RAD-on.

Skorzystaj ze skrótu „Raporty” znajdującego się na dole strony POL-on 2.0 dostępnej po zalogowaniu lub użyj adresu https://radon.nauka.gov.pl/

Wygląd i sposób korzystania z zestawień na platformie RAD-on przebiega analogicznie do zestawień dostępnych w aplikacji POL-on 2.0. Zestawienia te są na bieżąco aktualizowane danymi z systemu POL-on i innych systemów OPI PIB.

Aby skorzystać z wyszukiwarki instytucji lub filii wybierz zakładkę „Dane” znajdującą się w menu na górze strony RAD-onu, a następnie kliknij w link z nazwą odpowiedniego zestawienia. Używając filtrów znajdujących się po lewej stronie wyszukaj odpowiednie dane. Wyfiltrowane wyniki możesz zapisać do formatu CSV lub PDF.

Zestawienie studiów współprowadzonych przez uczelnię lub instytucję

Z tego artykułu dowiesz się co znajduje się w zestawieniu studiów współprowadzonych oraz jak osoba z rolą edycyjną do modułu może potwierdzić uczestnictwo w studiach wspólnych.

Po zalogowaniu do systemu wybierz moduł Kierunki studiów z menu [1], a następnie przejdź do Zestawienia studiów współprowadzonych przez uczelnię lub instytucję [2].

W zestawieniu studiów współprowadzonych przez uczelnię lub instytucję możesz:

  • podejrzeć informacje o kierunkach wspólnych, zarejestrowanych przez inny podmiot, w których twoja jednostka została wskazana jako współprowadząca studia wspólne,
  • potwierdzić uczestnictwo w studiach wspólnych.

Aby potwierdzić uczestnictwo w studiach wspólnych kierunek wchodzący w skład studiów wspólnych musi być wprowadzony do zestawienia studiów i uruchomień. Jeśli uczelnia nie ma uprawnień do zarejestrowania kierunku w POL-on, powinna  zgłosić do ministerstwa prośbę o zgodę na jego rejestrację.

Potwierdzenie uczestnictwa w studiach wspólnych możesz także wykonać z poziomu danych kierunku wchodzącego w skład studiów wspólnych (Zestawienie studiów i uruchomień, rekord kierunku, zakładka „Studia wspólne”).

Więcej o studiach wspólnych dowiesz się z tego wpisu.

Widok tabelaryczny

Zestawienie studiów współprowadzonych przez twoją instytucję jest dostępne w tabeli, zawierającej kolumny [1]:

  • Nazwa studiów wspólnych    
  • Kod     
  • Poziom           
  • Profil  
  • Instytucje współprowadzące 
  • Potwierdzone

Filtry i wyszukiwanie

Po lewej stronie ekranu znajdziesz filtry oraz wyszukiwarkę kierunków współprowadzonych. Aby wyszukać kierunek wprowadź jego nazwę lub kod [2] i kliknij przycisk „Szukaj” [3].

Możesz także wskazać:

  • Poziom (I st, II st., Jednolite magisterskie)
  • Profil (Praktyczny, Ogólnoakademicki)
  • Status (Prowadzone, Wygaszone, Zlikwidowane)
  • Potwierdzone (Tak, Nie).

Sortowanie wyników

Wyniki w zestawieniu kierunków możesz posortować alfabetycznie rosnąco lub malejąco. Domyślnie ustawione jest sortowanie po nazwach w kolejności rosnącej.

Rekordy i strony

Rekordy wykazu możesz wyświetlić w liczbie 10, 25, 50 i 100 na stronę.

Potwierdzenie uczestnictwa w studiach wspólnych

Aby potwierdzić uczestnictwo w studiach wspólnych z poziomu tego zestawienia studiów na kierunku współprowadzonych przez twoją uczelnię wyszukaj kierunek, a następnie kliknij w przycisk „Uzupełnij kierunek i potwierdź” [1]. Użyj przycisku „Kontynuuj” [2]. Dane kierunku zostaną uzupełnione, a udział twojej uczelni we wskazanych studiach wspólnych potwierdzony.

Jeśli inna uczelnia uzupełni twój kierunek w studiach wspólnych będziesz widzieć tylko przycisk „Potwierdź” [3]. Użyj go żeby potwierdzić uczestnictwo w studiach wspólnych.

Informacja o potwierdzeniu uczestnictwa w studiach wspólnych znajdzie się w zakładce „Studia wspólne” w danych o kierunku [4].

Dopiero po potwierdzeniu uczestnictwa w studiach wspólnych przez wszystkie uczelnie współprowadzące dany kierunek można zarejestrować nowych studentów studiów wspólnych.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) –  Art. 60 ust. 1.

Dodawanie jednostki organizacyjnej uczelni w module Instytucje

Aby zarejestrować jednostkę organizacyjną istniejącą na uczelni, po zalogowaniu do POL-onu kliknij w niebieską ikonę spisu treści w lewym górnym rogu ranu.W menu bocznym, które się pojawi wybierz pozycję „Instytucje”. Przejście do modułu jest również możliwe poprzez opcję „Moja instytucja”, dostępną po kliknięciu w twoje imię i nazwisko w prawym górnym rogu ekranu.

Spośród zakładek umieszczonych na górze strony wybierz „Jednostki organizacyjne”.

Następnie kliknij w przycisk „+ Dodaj nową jednostkę organizacyjną”.

Jeśli chcesz zarejestrować bardziej złożoną strukturę organizacyjną jednostek możesz skorzystać z akcji „Dodaj” umieszczonej po prawej stronie zarejestrowanych jednostek. W ten sposób dodasz jednostki kolejnego rzędu podległe pod jednostki umieszczone w zestawieniu.

Wypełnij formatkę nowo rejestrowanej jednostki. Wpisz dane za pomocą klawiatury lub skorzystaj z podpowiedzi. Zapisz wprowadzone dane za pomocą przycisku „Dodaj jednostkę organizacyjną” na dole strony.

Dane zarejestrowanej jednostki organizacyjnej możesz edytować lub usunąć. Edycja danych jednostki lub usuniecie jednostki z zestawienia możliwe są po wybraniu odpowiedniej ikony akcji znajdującej się po prawej stronie tabeli.

Ikona „+” przy danym rekordzie pozwoli dodać niższą jednostkę organizacyjną (dla której wskazany rekord będzie jednostką nadrzędną).

Poprzez edycję danych można w szczególności wprowadzić datę zakończenia działalności jednostki i ustawić jej status na „Zlikwidowana”.

Edycja/korekta danych

Po wciśnięciu ikony ołówka po prawej stronie odpowiedniej jednostki organizacyjnej możesz poprawić zarejestrowane dane.

Zapisz nowe dane za pomocą przycisku „Koryguj jednostkę organizacyjną”, który znajduje się na dole strony.

System poinformuje cię o dokonanych zmianach.

Usuwanie jednostki organizacyjnej

Po wciśnięciu ikony śmietnika po prawej stronie odpowiedniej jednostki organizacyjnej możesz ją usunąć z zestawienia. Potwierdź swoją decyzję używając przycisku „Usuń”.

System poinformuje cię o usunięciu jednostki.

Wprowadzone jednostki organizacyjne można przypisać do kierunków studiów. Procesowi temu został poświęcony osobny wpis.

Przypisanie jednostki organizacyjnej nie zmienia prawnych podstaw prowadzenia studiów na uczelni. Czynność ta ma charakter organizacyjny i służy wyłącznie do administrowania danymi na uczelni.

Dodawanie filii uczelni w module Instytucje

Aby zarejestrować filię uczelni, po zalogowaniu do POL-onu kliknij w niebieską ikonę spisu treści w lewym górnym rogu ranu.W menu bocznym, które się pojawi wybierz pozycję „Instytucje”. Przejście do modułu jest również możliwe poprzez opcję „Moja instytucja”, dostępną po kliknięciu w twoje imię i nazwisko w prawym górnym rogu ekranu.

Spośród zakładek umieszczonych na górze strony wybierz „Filie”.

Następnie kliknij w przycisk „+ Dodaj nową filię”.

W kolejnym kroku wypełnij formatkę nowo rejestrowanej filii. Wpisz dane za pomocą klawiatury lub skorzystaj z podpowiedzi. Zapisz wprowadzone dane za pomocą przycisku „Zapisz” na dole strony.

Aby przejść do danych filii kliknij nazwę filii, która jest aktywnym linkiem.

Możesz zapoznać się z aktualnymi danymi filii, podejrzeć szczegóły danych lub dodać jednostkę organizacyjną filii.

Edycja poszczególnych sekcji możliwa jest z wykorzystaniem odpowiednich przycisków edycji.

Dane aktualne

Sekcja „Dane aktualne” obejmuje dane podstawowe, numery identyfikacyjne, dane kontaktowe oraz dane adresowe.

Szczegóły danych

Dane szczegółowe obejmują nazwę i status filii. Do szczegółów danych filii możesz przejść za pomocą przycisków „Przejdź do szczegółów” umieszczonych w sekcji „Dane aktualne” lub wybierając zakładkę „Szczegóły danych”.

Zmiana statusu

Aby zmienić status filii wybierz podsekcję statusu w zakładce „Szczegóły danych”, a następnie kliknij w przycisk „Zmień status”. Wskaż status „Zlikwidowana” oraz wprowadź datę zmiany statusu.

Zapisz dane w formularzu przyciskiem zapisu.

Po zapisie możesz usunąć wprowadzoną informację, korzystając z ikony śmietnika.

Dodawanie jednostki organizacyjnej filii

Proces dodawania jednostki organizacyjnej filii przebiega analogicznie do procesu dodawania jednostki uczelni opisanego tu (link).

Aby zarejestrować nową jednostkę organizacyjną użyj przycisku „+ Dodaj nową jednostkę organizacyjną”, następnie wypełnij formatkę i zapisz dane.

Dodane jednostki organizacyjne filii możesz edytować lub usuwać zgodnie z zasadami opisanymi tu (link).

Wykaz filii instytucji systemu szkolnictwa wyższego i nauki

Po zalogowaniu do POL-on w module Instytucje znajdziesz informacje wyłącznie o filiach swojej instytucji. Aby zapoznać się z ogólnopolskim wykazem filii musisz przenieść się  na platformę RAD-on.

Skorzystaj ze skrótu „Raporty” znajdującego się na dole strony POL-on 2.0 dostępnej po zalogowaniu lub użyj adresu https://radon.nauka.gov.pl/

Wygląd i sposób korzystania z zestawień na platformie RAD-on przebiega analogicznie do zestawień dostępnych w aplikacji POL-on 2.0. Zestawienia te są na bieżąco aktualizowane danymi z systemu POL-on i innych systemów OPI PIB.

Aby skorzystać z wyszukiwarki filii wybierz zakładkę „Dane” znajdującą się w menu na górze strony RAD-onu, a następnie kliknij w link z nazwą odpowiedniego zestawienia. Używając filtrów znajdujących się po lewej stronie wyszukaj odpowiednie dane. Wyfiltrowane wyniki możesz zapisać do formatu CSV lub PDF.

Sprawozdanie o mobilności studentów, absolwentów, doktorantów i pracowników S-M-POLON

Niezbędne role

  • INST_PR_SPR  lub INST_NAUK_PR_SPR – dodawanie, edycja i przeglądanie sprawozdania
  • INST_PR_SPR_PODGLAD – przeglądanie sprawozdania

Podmioty zobowiązane do uzupełnienia sprawozdania

Do uzupełnienia sprawozdania są zobowiązane:

  • uczelnie (publiczne, niepubliczne, kościelne),
  • instytuty badawcze,
  • instytuty PAN,
  • instytucje międzynarodowe.

Termin przekazania sprawozdania do GUS (według stanu danych na 31 grudnia 2023 r.) upływa 31 sierpnia 2024 r.

Zgodnie z nową interpretacją MNiSW i GUS wszystkie jednostki powinny złożyć sprawozdanie. W przypadku, gdy podmiot nie ma danych spełniających kryteria, musi oznaczyć sprawozdania jako „Brak danych do sprawozdania”.

Kogo należy wykazać w sprawozdaniu?

Działy 1 i 2

W sprawozdaniu w dziale 1 i 2 należy wykazać absolwentów, którzy w ramach programu studiów wyjeżdżali za granicę w celu studiowania lub studiowania połączonego z pracą/praktyką. Sprawozdanie obejmuje:

  • cudzoziemców i obywateli polskich, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską;
  • cudzoziemców i obywateli polskich, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości w Polsce.

W sprawozdaniu należy podać liczbę tych absolwentów, którzy w ramach danego cyklu studiów przebywali za granicą przez co najmniej trzy miesiące nieprzerwanie lub ich pobyt wiązał się z uzyskaniem co najmniej 15 punktów ECTS.

Cykl studiów oznacza cały okres kształcenia w ramach danego uruchomienia studiów na kierunku, od pierwszego do ostatniego roku studiów.

Każdego absolwenta należy wykazać tylko raz.

Zgodnie ze wskazaniami GUS w sprawozdaniu o mobilności zawsze wykazujemy absolwenta tylko jeden raz. Kryterium dodatkowym jest długość pobytu. W przypadku wielokrotnych pobytów za granicą, należy wykazać tylko najdłuższy z nich.

W sprawozdaniu za 2023 r. powinni być wykazywani absolwenci, których data ukończenia studiów jest późniejsza niż 31 grudnia 2022 r. i wcześniejsza niż 1 stycznia 2024 r.

Działy 3 i 4

W sprawozdaniu w dziale 3 i 4 należy wykazać informacje o mobilnościach krótkookresowych w podziale na:

  • program/inicjatywę mobilności, w tym Erasmus+;
    • ERASMUS+
    • Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój (POWER)
    • (…)
  • Długość trwania wyjazdu/przyjazdu:
    • poniżej 2 miesięcy (do 60 dni);
    • pomiędzy 2 a 3 miesiące (pomiędzy 61 – 90 dni);
    • powyżej 3 miesięcy (od 91 dni);
  • Obywatelstwo
  • Charakter osoby:
    • student;
    • doktorant;
    • pracownik;
  • w tym z Kartą Polaka.

W działach 3 i 4 należy wskazać konkretne nazwy programów/inicjatyw mobilnościowych.

W sprawozdaniu przekazujemy informację o wszystkich mobilnościach zagranicznych, których data zakończenia miała miejsce w roku sprawozdawczym (rok kalendarzowy).

W dziale 3 i 4 osoby, które mają mobilności w ramach dwóch lub więcej programów/inicjatyw powinny być wykazywane w każdej z mobilności, wielokrotnie.

Struktura sprawozdania

Sprawozdanie składa się z czterech działów (nie ma podziału na sekcje):

  • Dział 1. Absolwenci, którzy w ramach studiów przebywali za granicą – według typu pobytu;
  • Dział 2. Absolwenci, którzy w ramach studiów przebywali za granicą – według kraju pobytu;
  • Dział 3. Mikromobilność – wyjazdy
  • Dział 4. Mikromobilność – przyjazdy

Przyjęte szablony:

Procedura składania sprawozdania

Sprawozdania o mobilności absolwentów obsługiwane są analogicznie, jak inne sprawozdania GUS, z następującymi różnicami:

  • Dane są w całości importowane przez użytkowników. Nie ma danych wyliczanych automatycznie. Jednak po imporcie danych przez użytkownika, muszą one jeszcze zostać przetworzone w hurtowni danych OPI PIB zanim będzie je można pobrać jako raport z danych statystycznych. Oznacza to, że należy odczekać kilka godzin aż będzie gotowy raport.

UWAGA! Sprawozdania przeliczają się sześć razy dziennie o godzinach: 7:00, 9:30, 12:00,15:00, 18:00 oraz 21:00 Przeliczenie trwa ok. 1-2 minuty.

UWAGA! Dopiero po przetworzeniu danych przez hurtownię podmiot ma możliwość zatwierdzenia sprawozdania.

  • Sprawozdania nie są generowane dla filii, a jedynie dla instytucji głównych.

Procedura obejmuje następujące etapy:

  1. pobranie szablonu importu;
  2. uzupełnienie pliku sprawozdania w formacie .xlsx (odbywa się poza systemem POL-on);
  3. zaimportowanie uzupełnionego pliku.

Jeśli podczas importu zostaną wykryte błędy w pliku, nie zostanie on zaimportowany. Informacja o błędach będzie dostępna w raporcie z importu. Należy poprawić błędy w importowanym pliku i ponowić próbę importu.

Tutaj możesz zapoznać się z regułami walidacji formularza mobilności: Walidacje formularza mobilności (.xlsx)

Sprawozdanie finansowe za 2019 r. – ścieżka czynności i statusy

Informacje o podmiotach zobowiązanych do złożenia sprawozdania finansowego za 2019 r. znajdziesz tu.

Proces składania Sprawozdania finansowego obejmuje poniższe etapy:

  1. Edycję sprawozdania finansowego,
  2. Zatwierdzanie sprawozdania finansowego,
  3. Wysyłanie sprawozdania finansowego do MNiSW,
  4. Weryfikację sprawozdania finansowego przez MNiSW,
  5. Sprawozdanie finansowe odesłane do korekty,
  6. Wysłanie sprawozdania finansowego do MNiSW po korekcie,
  7. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez MNiSW.

UWAGA! W przypadku tego sprawozdania nie ma pobierania szablonu, jak to było w przypadku innych. Sprawozdanie finansowe jest udostępnione od razu w statusie edycji.

Aktualny status sprawozdania widać zawsze:

  • na kaflu „Sprawozdanie finansowe”, a także
  • obok nagłówka strony „Sprawozdanie finansowe” w postaci ikony.

Po najechaniu na nią kursorem pojawia się dodatkowo tooltip z opisem.

UWAGA! Wypełniając szablon sprawozdania finansowego danymi podajemy kwoty w złotych z dwoma miejscami po przecinku.

1. Edycja sprawozdania finansowego

Aby wgrać sprawozdanie kliknij w przycisk „Importuj sprawozdanie”.

W ramach importu sprawozdania należy wgrać plik w formacie XML zgodny z XSD opublikowanym na stronie Ministerstwa Finansów.

XSD obowiązujące uczelnie to: JednostkaInnaWZlotych(1)_v1-2.xsd

Wgrany plik nie powinien zawierać podpisu elektronicznego!

Dodatkowo przy wgrywaniu pliku należy podać rozbicie Funduszy specjalnych.

Kwota funduszy specjalnych w tabeli powinna się zgadzać z kwotą funduszy w pliku XML.

Jeżeli plik zawiera błędy, system wyświetli stosowny komunikat. Dodatkowo, w zakładce „Błędy walidacji” możesz pobrać i zapoznać się ze zbiorczym raportem błędów walidacji.

Popraw sprawozdanie i zaimportuj je jeszcze raz – za pomocą przycisku „Importuj sprawozdanie”. Nowe sprawozdanie zastąpi dotychczasowe.

System poinformuje cię, że wcześniejsze dane zostaną nadpisane aktualnie wgrywanymi. Jeśli chcesz, aby dane zostały poprawione, potwierdź import pliku.

Zastosuj tę samą ścieżkę czynności, jeśli chcesz zamienić lub uzupełnić plik.

Procesy zatwierdzania i wysyłania sprawozdania finansowego przebiegają analogicznie do pozostałych sprawozdań.

2. Zatwierdzanie sprawozdania finansowego

Jeśli poprawnie zaimportowałeś plik (tzn. nie było w nim błędów walidacji) i nie chcesz nic w nim dalej zmieniać, przejdź do etapu zatwierdzania planu.

W tym celu wykonaj następujące kroki:

  • Uzupełnij dane osoby do kontaktu: wejdź w zakładkę „Podsumowanie”, kliknij w przycisk „Koryguj” i podaj dane osoby.

  • Zatwierdź sprawozdanie: w zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Zatwierdź dane sprawozdania”.

Uwaga! Po zatwierdzeniu planu, zostaje zablokowana możliwość importu kolejnego pliku.

W tym momencie status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone”.

Nie jest to stan nieodwracalny. Na tym etapie możesz jeszcze powrócić do statusu „Edycja”, korzystając z przycisku „Powrót do edycji sprawozdania”. Jest to możliwe tak długo, dopóki nie wyślesz sprawozdania finansowego do MNiSW.

3. Wysyłanie sprawozdania finansowego do MNiSW

Zatwierdzone sprawozdanie należy wysłać do MNiSW za pośrednictwem systemu POL-on. W tym celu wykonaj następujące kroki:

  • Pobierz oświadczenie o zgodności danych zawartych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym. Po zatwierdzeniu sprawozdania, w zakładce „Dane sprawozdania”, w sekcji „Do pobrania” pojawił się przycisk, który umożliwia pobranie oświadczenia. Pobrane oświadczenie powinno zostać wydrukowane, wypełnione i podpisane przez uprawnioną osobę w twojej instytucji (uczelnia – rektor, instytut – dyrektor), a następnie zeskanowane i zapisane w formacie pliku pdf.

  • Wyślij sprawozdanie. W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Wyślij sprawozdanie”. W następnym kroku załącz podpisany i zeskanowany plik z oświadczeniem o zgodności danych (koniecznie w formacie pdf!). Możesz załączyć również  inne pliki, jeśli takie posiadasz oraz dopisać komentarz w przeznaczonym do tego polu.

Jeżeli nie pobrałeś oświadczenia o zgodności danych wcześniej, możesz to zrobić na tym etapie, klikając w komendę „pobierz oświadczenie” obok przycisku „Załącz”.

Możesz załączyć dodatkowy plik lub pliki, oprócz oświadczenia, które zostaną wysłane do ministerstwa razem ze sprawozdaniem.

Dodatkowe pliki mogą mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip.

Uwaga! Jeśli masz do wysłania więcej niż jeden dodatkowy plik, wówczas powinieneś go spakować do formatu zip (plik z oświadczeniem zawsze jest wysyłany oddzielnie i nie należy go pakować do zipa).

Całość zatwierdź przyciskiem „Wyślij sprawozdanie”.

Po tej operacji, status sprawozdania zmieni się na „Wysłane do ministerstwa”.

Teraz czekaj na akcję ze strony ministerstwa.

4. Weryfikacja sprawozdania finansowego przez MNiSW

W wyniku poprzedniego kroku, dane planu zostają udostępnione ministerstwu. MNiSW zapoznaje się z otrzymanymi danymi i przeprowadza ich weryfikację. W jej wyniku MNiSW może wykonać jedną z dwóch czynności:

  • odesłać sprawozdanie z powrotem do korekty;
  • zatwierdzić sprawozdanie (od razu albo po powrocie z korekty).
5. Sprawozdanie finansowe odesłane do korekty

Jeśli w wyniku weryfikacji MNiSW odeśle sprawozdanie finansowe do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmienia się na „Odesłane do korekty”. 

W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Odblokowana zostaje możliwość edycji danych sprawozdania po twojej stronie. Wprowadź stosowane zmiany do sprawozdania, zgodnie z otrzymanymi uwagami.

6. Wysłanie sprawozdania zfinansowego do MNiSW po korekcie

Wyślij poprawiony plik sprawozdania do MNiSW, korzystając z przycisku „Wyślij ponownie”. Spowoduje to zablokowanie danych sprawozdania do edycji. Odsyłając sprawozdanie po korekcie, masz możliwość dodania komentarza i/lub pliku pdf.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić oświadczenie, pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu).

Ponowne wysłanie sprawozdania do MNiSW powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”.

7. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez MNiSW

Po otrzymaniu od ciebie prawidłowego sprawozdania – od razu albo po korekcie – MNiSW zatwierdza sprawozdanie.

Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”.

Schemat procesu:

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania finansowego za 2019 r.

Sprawozdanie finansowe składają uczelnie publiczne oraz uczelnie kościelne finansowane na zasadach uczelni publicznych, tj.

  1. Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,
  2. Akademia Ignatianum w Krakowie,
  3. Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
  4. Papieski Wydział Teologiczny w Warszawie,
  5. Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu oraz
  6. Prawosławne Seminarium Duchowne w Warszawie.

 

Uwaga! Uczelnie prowadzące dotąd wydziały lekarskie, które do tej pory były nadzorowane przez Ministerstwo Zdrowia i składały odrębne sprawozdania, w tym roku składają w systemie jeden formularz zbiorczy dla całej uczelni – kierowany do MNiSW.

Szablon sprawozdania jest dostępny do pobrania w systemie POL-on po zalogowaniu, w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych, dla osób z rolą INST_FIN.

Szczegółowy opis procesu znajduje się w osobnym wpisie Pomocy.

 

Podstawa prawna:

  • Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce z dnia 20 lipca 2018 r. Art. 350. 1-3.
  • Rozporządzenie w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 6 marca 2019 r. § 16. 1-3.

Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego za 2019 – ścieżka czynności i statusy

Informacje o podmiotach zobowiązanych do złożenia sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego za 2019 r. znajdziesz tu.

W tym wpisie zapoznasz się z procedurą składania i akceptacji sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego, a także objaśnieniami statusów towarzyszących poszczególnym etapom pracy w systemie.

Aktualny status widać zawsze:

  • na kaflu „Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego”,
  • obok nagłówka strony „Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego”

w postaci ikony. Po najechaniu na nią kursorem pojawia się dodatkowo tooltip z opisem.

UWAGA! Wypełniając szablon sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego danymi podajemy kwoty w tysiącach złotych z jednym miejscem po przecinku.

1. Udostępnienie szablonu sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego

14 lipca  2020 r. w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych w POL-onie 2.0, zostało udostępniony „Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego za 2019 r.” oraz możliwość pobrania szablonu.

Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego powinno zostać złożone przez uczelnie publiczne oraz uczelnie kościelne finansowane na zasadach uczelni publicznych.

Aby pobrać, wypełnić i wysłać sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego musisz posiadać rolę INST_FIN.

Od chwili udostępnienia planu do chwili, gdy pobierzesz szablon będziesz widział status „Gotowy do pobrania”. 

2. Pobranie szablonu sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego

Pierwszy krok, jaki powinieneś wykonać w procedurze składania sprawozdania, to  pobranie i zapisanie pliku xlsx z szablonem sprawozdania.

Aby to zrobić, musisz posiadać rolę INST_FIN.

Przed pobraniem sprawozdania uzupełnij zakładkę „Dotacje”.

UWAGA! W sekcji „Dotacje” należy uzupełnić wszystkie pola. W przypadku jeśli uczelnia nie otrzymała danej dotacji w odpowiednim miejscu należy wpisać „0”.

Po pobraniu szablonu status sprawozdania zmienia się na „Edycja”. 

Teraz uzupełnij pobrany plik danymi twojej instytucji.  Edycja sprawozdania przebiega poza systemem POL-on. Więcej na temat tego, jak należy wypełnić sprawozdanie dla poszczególnych typów instytucji przeczytasz w objaśnieniach, które można pobrać tutaj. Gdy zakończysz uzupełnianie sprawozdania, przejdź do kolejnego kroku w POL-onie.

3. Importowanie sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego

Po uzupełnianiu planu rzeczowo-finansowego swojej instytucji, wgraj go do systemu POL-on. W tym celu kliknij w przycisk „Importuj sprawozdanie”, a następnie załącz plik ze sprawozdaniem.

Po zaimportowaniu pliku, jest on widoczny w zakładce „Dane sprawozdania”. Możesz w każdej chwili go pobrać za pomocą przycisku „Pobierz sprawozdanie”.

Uwaga! Pobranie tego pliku nie usuwa go z POL-onu. Pobierasz kopię zaimportowanego wcześniej pliku.

Jeżeli plik zawiera błędy, system wyświetli komunikat. Dodatkowo, w zakładce „Błędy walidacji” możesz pobrać i zapoznać się ze zbiorczym raportem błędów walidacji.

Popraw sprawozdanie i zaimportuj je jeszcze raz (ponownie skorzystaj z przycisku „Importuj sprawozdanie”). Nowe sprawozdanie zastąpi dotychczasowe.

Nie ma konieczności usuwania uprzednio wgranego pliku sprawozdania. Wystarczy ponownie wgrać poprawione dane. System poinformuje cię, że wcześniejsze dane zostaną nadpisane aktualnie wgrywanymi. Jeśli chcesz, aby dane zostały poprawione, potwierdź import pliku.

Na tym etapie możesz w każdej chwili ponownie wgrać plik ze sprawozdaniem, nawet jeżeli nie wystąpiły błędy walidacji (np. gdy zorientujesz się, że załączyłeś nieprawidłowy plik lub chcesz uzupełnić dane). W tym celu ponownie skorzystaj z przycisku „Importuj sprawozdanie”.

Uwaga! Nowy plik zastąpi dotychczasowe sprawozdanie.

4. Zatwierdzenie sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego

Jeśli poprawnie zaimportowałeś plik (tzn. nie było w nim błędów walidacji) i nie chcesz nic w nim dalej zmieniać, przejdź do etapu zatwierdzania planu. W tym celu wykonaj następujące kroki:

  • Uzupełnij dane osoby do kontaktu: wejdź w zakładkę „Podsumowanie”, kliknij w przycisk „Koryguj” i podaj dane osoby.
  • Zatwierdź sprawozdanie: w zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Zatwierdź dane sprawozdania”.

Uwaga! Po zatwierdzeniu planu, zostaje zablokowana możliwość importu kolejnego pliku.

W tym momencie status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone”.

Nie jest to stan nieodwracalny. Na tym etapie możesz jeszcze powrócić do statusu „Edycja”, korzystając z przycisku „Powrót do edycji sprawozdania”. Jest to możliwe tak długo, dopóki nie wyślesz sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego do MNiSW.

5. Wysłanie sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego do MNiSW

Zatwierdzone sprawozdanie należy wysłać do MNiSW za pośrednictwem systemu POL-on. W tym celu wykonaj następujące kroki:

  • Pobierz oświadczenie o zgodności danych zawartych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym. Po zatwierdzeniu sprawozdania, w zakładce „Dane sprawozdania”, w sekcji „Do pobrania” pojawił się przycisk, który umożliwia pobranie oświadczenia. Pobrane oświadczenie powinno zostać wydrukowane, wypełnione i podpisane przez uprawnioną osobę w twojej instytucji (uczelnia – rektor, instytut – dyrektor), a następnie zeskanowane i zapisane w formacie pliku pdf.

  • Wyślij sprawozdanie. W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Wyślij sprawozdanie”. W następnym kroku załącz podpisany i zeskanowany plik z oświadczeniem o zgodności danych (koniecznie w formacie pdf!). Możesz załączyć również  inne pliki, jeśli takie posiadasz oraz dopisać komentarz w przeznaczonym do tego polu.

Jeżeli nie pobrałeś oświadczenia o zgodności danych wcześniej, możesz to zrobić na tym etapie, klikając w komendę „pobierz oświadczenie” obok przycisku „Załącz”.

Możesz załączyć dodatkowy plik lub pliki, oprócz oświadczenia, które zostaną wysłane do ministerstwa razem ze sprawozdaniem.

Dodatkowe pliki mogą mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip.

Uwaga! Jeśli masz do wysłania więcej niż jeden dodatkowy plik, wówczas powinieneś go spakować do formatu zip (plik z oświadczeniem zawsze jest wysyłany oddzielnie i nie należy go pakować do zipa).

Całość zatwierdź przyciskiem „Wyślij sprawozdanie”.

Po tej operacji, status sprawozdania zmieni się na „Wysłane do ministerstwa”.

Teraz czekaj na akcję ze strony ministerstwa.

6. Weryfikacja sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego przez MNiSW

W wyniku poprzedniego kroku, dane planu zostają udostępnione ministerstwu. MNiSW zapoznaje się z otrzymanymi danymi i przeprowadza ich weryfikację. W jej wyniku MNiSW może wykonać jedną z dwóch czynności:

  • odesłać sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego z powrotem do korekty;
  • zatwierdzić sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego (od razu albo po powrocie z korekty).
7. Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego odesłane do korekty

Jeśli w wyniku weryfikacji MNiSW odeśle sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmienia się na „Odesłane do korekty”. 

W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Odblokowana zostaje możliwość edycji danych sprawozdania po twojej stronie. Wprowadź stosowane zmiany do sprawozdania, zgodnie z otrzymanymi uwagami.

8. Wysłanie sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego do MNiSW po korekcie

Wyślij poprawiony plik sprawozdania do MNiSW, korzystając z przycisku „Wyślij ponownie”. Spowoduje to zablokowanie danych sprawozdania do edycji. Odsyłając sprawozdanie po korekcie, masz możliwość dodania komentarza i/lub pliku pdf.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić oświadczenie, pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu).

Ponowne wysłanie sprawozdania do MNiSW powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”.

9. Zatwierdzenie sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego przez MNiSW

Po otrzymaniu od ciebie prawidłowego sprawozdania – od razu albo po korekcie – MNiSW zatwierdza sprawozdanie.

Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”.

Schemat procesu:

 

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego za 2019 r. Objaśnienia do sprawozdania

Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego składają uczelnie publiczne oraz uczelnie kościelne finansowane na zasadach uczelni publicznych, tj.

  1. Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,
  2. Akademia Ignatianum w Krakowie,
  3. Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
  4. Papieski Wydział Teologiczny w Warszawie,
  5. Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu oraz
  6. Prawosławne Seminarium Duchowne w Warszawie.

Objaśnienia MNiSW do sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego za rok 2019

Uwaga! Uczelnie prowadzące dotąd wydziały lekarskie, które do tej pory były nadzorowane przez Ministerstwo Zdrowia i składały odrębne sprawozdania, w tym roku składają w systemie jeden formularz zbiorczy dla całej uczelni – kierowany do MNiSW.

Szablon sprawozdania jest dostępny do pobrania w systemie POL-on po zalogowaniu, w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych, dla osób z rolą INST_FIN.

Szczegółowy opis procesu znajdziesz w osobnym wpisie Pomocy.

 

Podstawa prawna:

  • Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce z dnia 20 lipca 2018 r. Art. 350. 1-3.
  • Rozporządzenie w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 6 marca 2019 r. § 16. 1-3.

Podmioty zobowiązane do złożenia planu rzeczowo-finansowego na 2020 r. Objaśnienia do sprawozdania

Decyzją ministerstwa – z uwagi na obecną sytuację – OPI PIB usunął w widoku sprawozdania termin jego złożenia w tym roku. W celu ustalenia terminu złożenia sprawozdania należy skierować indywidualne zapytanie do MNiSW poprzez zgłoszenie merytoryczne z dotychczasowego systemu zgłoszeń dostępnego w POL-on 1.0.

Plan rzeczowo-finansowy składają uczelnie publiczne oraz uczelnie kościelne finansowane na zasadach uczelni publicznych, tj.

  1. Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,
  2. Akademia Ignatianum w Krakowie,
  3. Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
  4. Papieski Wydział Teologiczny w Warszawie,
  5. Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu oraz
  6. Prawosławne Seminarium Duchowne w Warszawie.

Objaśnienia MNiSW do planu rzeczowo-finansowego na rok 2020 dla uczelni publicznych

Uwaga! Uczelnie prowadzące dotąd wydziały lekarskie, które do tej pory były nadzorowane przez Ministerstwo Zdrowia i składały odrębne sprawozdania, w tym roku składają w systemie jeden formularz zbiorczy dla całej uczelni – kierowany do MNiSW.

Szablon sprawozdania jest dostępny do pobrania w systemie POL-on po zalogowaniu, w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych, dla osób z rolą INST_FIN.

 

Szczegółowy opis procesu, a także informacje o pobraniu szablonu znajdziesz w osobnych wpisach Pomocy.

 

Podstawa prawna:

  • Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce z dnia 20 lipca 2018 r. Art. 350. 1.
  • Rozporządzenie w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 6 marca 2019 r. § 16. 1.

Plan rzeczowo-finansowy – ścieżka czynności i statusy

Poniżej przedstawiamy „z lotu ptaka” procedurę składania i akceptacji planu rzeczowo-finansowego, a także objaśniamy statusy towarzyszące poszczególnym etapom.

Aktualny status widać zawsze:

  • na kaflu „Plan rzeczowo-finansowy”,
  • obok nagłówka strony „Plan rzeczowo-finansowy”

w postaci ikony. Po najechaniu na nią kursorem pojawia się dodatkowo tooltip z opisem.

UWAGA! Wypełniając szablon planu rzeczowo-finansowego danymi podajemy kwoty w tysiącach złotych z jednym miejscem po przecinku.

 

1. Udostępnienie szablonu planu rzeczowo-finansowego

30 czerwca 2020 r. w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych w POL-onie 2.0, został udostępniony „Plan rzeczowo-finansowy” oraz możliwość pobrania szablonu.

Plan rzeczowo-finansowy powinien zostać złożony przez uczelnie publiczne oraz uczelnie kościelne finansowane na zasadach uczelni publicznych.

Aby pobrać, wypełnić i wysłać plan rzeczowo-finansowy musisz posiadać rolę INST_FIN.

Od chwili udostępnienia planu do chwili, gdy pobierzesz szablon będziesz widział status „Gotowy do pobrania”. 

2. Pobranie szablonu planu rzeczowo-finansowego

Aby pobrać szablon planu rzeczowo-finansowego należy wypełnić dane dotacji.

Proces pobierania szablonu został opisany w osobnym wpisie.

3. Importowanie planu rzeczowo-finansowego

Po uzupełnianiu planu rzeczowo-finansowego swojej instytucji, wgraj go do systemu POL-on. W tym celu kliknij w przycisk „Importuj sprawozdanie”, a następnie załącz plik z planem rzeczowo-finansowym.

Po zaimportowaniu pliku, jest on widoczny w zakładce „Dane sprawozdania”. Możesz w każdej chwili go pobrać za pomocą przycisku „Pobierz sprawozdanie”.

Uwaga! Pobranie tego pliku nie usuwa go z POL-onu. Tak naprawdę, pobierasz kopię zaimportowanego wcześniej pliku.

W dziale II planu rzeczowo-finansowego można wykazać Inne fundusze tworzone na podstawie odrębnych ustaw lub statutu uczelni.

Więcej o tym przeczytasz w osobnym wpisie.

Jeżeli plik zawiera błędy, system wyświetli komunikat. Dodatkowo, w zakładce „Błędy walidacji” możesz pobrać i zapoznać się ze zbiorczym raportem błędów walidacji.

Popraw sprawozdanie i zaimportuj je jeszcze raz (ponownie skorzystaj z przycisku „Importuj sprawozdanie”). Nowe sprawozdanie zastąpi dotychczasowe.

Nie ma konieczności usuwania uprzednio wgranego pliku sprawozdania. Wystarczy ponownie wgrać poprawione dane. System poinformuje cię, że wcześniejsze dane zostaną nadpisane aktualnie wgrywanymi. Jeśli chcesz, aby dane zostały poprawione, potwierdź import pliku.

Ponadto, na tym etapie możesz w każdej chwili ponownie wgrać plik ze sprawozdaniem, nawet jeżeli nie wystąpiły błędy walidacji (np. gdy zorientujesz się, że załączyłeś nieprawidłowy plik lub chcesz uzupełnić dane). W tym celu ponownie skorzystaj z przycisku „Importuj sprawozdanie”.

Uwaga! Nowy plik zastąpi dotychczasowe sprawozdanie.

4. Zatwierdzenie planu rzeczowo-finansowego

Jeśli poprawnie zaimportowałeś plik (tzn. nie było w nim błędów walidacji) i nie chcesz nic w nim dalej zmieniać, przejdź do etapu zatwierdzania planu. W tym celu wykonaj następujące kroki:

  • Uzupełnij dane osoby do kontaktu: wejdź w zakładkę „Podsumowanie”, kliknij w przycisk „Koryguj” i podaj dane osoby.
  • Zatwierdź sprawozdanie: w zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Zatwierdź dane sprawozdania”.

Uwaga! Po zatwierdzeniu planu, zostaje zablokowana możliwość importu kolejnego pliku.

W tym momencie status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone”.

Nie jest to stan nieodwracalny. Na tym etapie możesz jeszcze powrócić do statusu „Edycja”, korzystając z przycisku „Powrót do edycji sprawozdania”. Jest to możliwe tak długo, dopóki nie wyślesz planu rzeczowo-finansowego do MNiSW.

5. Wysłanie planu rzeczowo-finansowego do MNiSW

Zatwierdzone sprawozdanie należy wysłać do MNiSW za pośrednictwem systemu POL-on. W tym celu wykonaj następujące kroki:

  • Pobierz oświadczenie o zgodności danych zawartych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym. Po zatwierdzeniu sprawozdania, w zakładce „Dane sprawozdania”, w sekcji „Do pobrania” pojawił się przycisk, który umożliwia pobranie oświadczenia. Pobrane oświadczenie powinno zostać wydrukowane, wypełnione i podpisane przez uprawnioną osobę w twojej instytucji (uczelnia – rektor, instytut – dyrektor), a następnie zeskanowane i zapisane w formacie pliku pdf.

  • Wyślij sprawozdanie. W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Wyślij sprawozdanie”. W następnym kroku załącz podpisany i zeskanowany plik z oświadczeniem o zgodności danych (koniecznie w formacie pdf!). Możesz załączyć również  inne pliki, jeśli takie posiadasz oraz dopisać komentarz w przeznaczonym do tego polu.

Jeżeli nie pobrałeś oświadczenia o zgodności danych wcześniej, możesz to zrobić na tym etapie, klikając w komendę „pobierz oświadczenie” obok przycisku „Załącz”.

Możesz załączyć dodatkowy plik lub pliki, oprócz oświadczenia, które zostaną wysłane do ministerstwa razem ze sprawozdaniem.

Dodatkowe pliki mogą mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip.

Uwaga! Jeśli masz do wysłania więcej niż jeden dodatkowy plik, wówczas powinieneś go spakować do formatu zip (plik z oświadczeniem zawsze jest wysyłany oddzielnie i nie należy go pakować do zipa).

Całość zatwierdź przyciskiem „Wyślij sprawozdanie”.

Po tej operacji, status sprawozdania zmieni się na „Wysłane do ministerstwa”.

Teraz czekaj na akcję ze strony ministerstwa.

6. Weryfikacja planu rzeczowo-finansowego przez MNiSW

W wyniku poprzedniego kroku, dane planu zostają udostępnione ministerstwu. MNiSW zapoznaje się z otrzymanymi danymi i przeprowadza ich weryfikację. W jej wyniku MNiSW może wykonać jedną z dwóch czynności:

  • odesłać plan rzeczowo-finansowy z powrotem do korekty;
  • zatwierdzić plan rzeczowo-finansowy (od razu albo po powrocie z korekty).
7. Plan rzeczowo-finansowy odesłany do korekty

Jeśli w wyniku weryfikacji MNiSW odeśle plan rzeczowo-finansowy do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmienia się na „Odesłane do korekty”. 

W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Odblokowana zostaje możliwość edycji danych sprawozdania po twojej stronie. Wprowadź stosowane zmiany do sprawozdania, zgodnie z otrzymanymi uwagami.

8. Wysłanie planu rzeczowo-finansowego do MNiSW po korekcie

Wyślij poprawiony plik sprawozdania do MNiSW, korzystając z przycisku „Wyślij ponownie”. Spowoduje to zablokowanie danych sprawozdania do edycji. Odsyłając sprawozdanie po korekcie, masz możliwość dodania komentarza i/lub pliku pdf.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić oświadczenie, pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu).

Ponowne wysłanie sprawozdania do MNiSW powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”.

9. Zatwierdzenie planu rzeczowo-finansowego przez MNiSW

Po otrzymaniu od ciebie prawidłowego sprawozdania – od razu albo po korekcie – MNiSW zatwierdza sprawozdanie.

Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”.

Schemat procesu: