Author Archive

Scenariusze REST API dla POL-on 2.0

POL-on 2.0 – Pracownicy

(pdf)

  1. Dane osobowe i identyfikacyjne pracownika
  2. Zatrudnienie
  3. Stopnie i tytuły
  4. Oświadczenia
  5. Prowadzone zajęcia
  6. Kompetencje / Competence
  7. Nieobecności / Absence
  8. Kary pracownicze / Judgement, Penalty
  9. Funkcje kierownicze / Managerial Functions
  10. Import / Import Employee
  11. Historyczni pracownicy / Employees
  12. Stan pracownika w JSONie / Json Employee

POL-on 2.0 – Doktoranci – Osoby ubiegające się o stopień doktora

POL-on 2.0 – Studenci

POL-on 2.0 – Osiągnięcia artystyczne

POL-on 2.0 – Postępowania awansowe

POL-on 2.0 – Projekty naukowe

Obszar Osiągnięcia artystyczne – udostępnione raporty

W ramach tego obszaru dostępne są raporty:

Raport osiągnięcia artystyczne pracowników zarejestrowane w POL-on 1 umożliwia wyeksportowanie danych o osiągnięciach artystycznych wprowadzonych do POL-on 1 w celu uzupełnienia o zakres wymagany ustawodawstwem (§ 2. ust. 10, pkt 7 rozporządzenia w sprawie POL-on)​.

Rola umożliwiająca dostęp do raportu osiągnięcia artystyczne pracowników zarejestrowane w POL-on 1 to INST_OSIAG_ART_ADM nadana na główce uczelni.

Więcej o raporcie przeczytasz tu. Proces importu poprawionego pliku CSV został opisany tu.

Osiągnięcia artystyczne w podmiocie

W celu pobrania raportu wymagane jest posiadanie uprawnień edycyjnych lub podglądowych do modułów Pracownicy i Osoby ubiegające się o stopień doktora, tj.

  • INST_PR + INST_PR_DOKTORANCI
  • INST_NAUK_PR  +   INST_PR_DOKTORANCI
  • INST_PR_PODGLAD + INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE + INST_PR_DOKTORANCI_PODGLAD
  • INST_NAUK_PR_PODGLAD + INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE + INST_PR_DOKTORANCI_PODGLAD
  • INST_PR + INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE + INST_PR_DOKTORANCI_PODGLAD
  • INST_NAUK_PR + INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE + INST_PR_DOKTORANCI_PODGLAD
  • INST_PR_PODGLAD + INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE + INST_PR_DOKTORANCI
  • INST_NAUK_PR_PODLGAD + INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE + INST_PR_DOKTORANCI

Dostępne formaty pliku: CSV i XLSX.

Zakres danych udostępnionych w raporcie:

  • Stan
  • Tytuł
  • Dyscyplina
  • Rodzaj osiągnięcia
  • Rok realizacji
  • Rok pierwszego upublicznienia
  • Autor

Osiągnięcia artystyczne w podmiocie – zakres rozszerzony

W celu pobrania raportu wymagane jest posiadanie uprawnień edycyjnych lub podglądowych do modułów Pracownicy i Osoby ubiegające się o stopień doktora, tj.

  • INST_PR + INST_PR_DOKTORANCI
  • INST_NAUK_PR  +   INST_PR_DOKTORANCI
  • INST_PR_PODGLAD + INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE + INST_PR_DOKTORANCI_PODGLAD
  • INST_NAUK_PR_PODGLAD + INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE + INST_PR_DOKTORANCI_PODGLAD
  • INST_PR + INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE + INST_PR_DOKTORANCI_PODGLAD
  • INST_NAUK_PR + INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE + INST_PR_DOKTORANCI_PODGLAD
  • INST_PR_PODGLAD + INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE + INST_PR_DOKTORANCI
  • INST_NAUK_PR_PODLGAD + INST_PR_DANE_RESTRYKCYJNE + INST_PR_DOKTORANCI

Dostępne formaty pliku: CSV i XLSX.

Zakres danych udostępnionych w raporcie:

  • Stan
  • Tytuł dyscyplina
  • Rodzaj osiągnięcia
  • Typ osiągnięcia
  • Rok realizacji
  • Państwo realizacji
  • Rok pierwszego upublicznienia
  • Charakterystyka osiągnięcia
  • Zakres rozpowszechnienia
  • Nazwa wydawnictwa
  • Państwo pierwszego upublicznienia
  • Autor

Możliwość  generowania i pobierania zestawień zależna jest od uprawnień, jakie posiada zalogowany użytkownik w danym podmiocie.

Proces generowania i pobierania raportów przebiega analogicznie do innych raportów  zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

 

Raport końcowy z przedsięwzięcia Wsparcie uczelni niepublicznych w zakresie prowadzenia zajęć z wykorzystaniem metod i technik kształcenia na odległość

Raport składany jest przez uczelnie niepubliczne jako raport końcowy do  przedsięwzięcia  „Wsparcie uczelni niepublicznych w zakresie prowadzenia zajęć z wykorzystaniem metod i technik kształcenia na odległość”  w formie pliku PDF, zgodnego z Załącznikiem nr 2 do umowy, którą uczelnie podpisywały z ministerstwem.

Uczelnie składające raport i obowiązujące je terminy

Wzór raportu końcowego z przedsięwzięcia

Uzupełniony raport końcowy (zgodny ze wzorem Załącznika nr 2 do umowy) należy zapisać do formatu PDF. Przed załączeniem do systemu plik powinien zostać podpisany dwoma podpisami elektronicznym:

  • podpisem elektronicznym Rektora lub osoby upoważnionej przez Rektora oraz
  • podpisem elektronicznym głównego księgowego lub kwestora (lub innej osoby prowadzącej księgowość Uczelni zgodnie z jej statutem).

Edycja i podpisanie pliku raportu, odbywa się w całości poza systemem POL-on i nie jest przedmiotem tego opracowania.

Aby zaimportować i przesłać raport potrzebujesz roli edycyjnej INST_RAP_FIN_ADM nadanej na całą instytucję. Rola podglądowa do sprawozdania to INST_RAP_FIN_PODGLAD pozwoli ci na zapoznanie się z wprowadzonymi danymi w twojej instytucji.

Wybierz z menu POL-on 2.0 moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych. Następnie wybierz rok sprawozdawczy 2021 i raport.

Proces przekazywania danych do POL-on obejmuje poniższe etapy:

  • Importowanie pliku PDF
  • Uzupełnienie danych osoby do kontaktu
  • Zatwierdzenie sprawozdania
  • Wysłanie sprawozdania do ministerstwa
  • Weryfikacja sprawozdania przez ministerstwo

Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:

  • Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie
  • Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Importowanie raportu (plik PDF)

Aby zaimportować sprawozdanie (raport) użyj przycisku „Importuj sprawozdanie”, załącz właściwy plik, a następnie potwierdź akcję importu.

Jeśli twoja jednostka nie ma danych do sprawozdania zaznacz checkbox „Brak danych do sprawozdania”.

Walidacje i komunikaty z systemu

System nie umożliwia wgrania pliku w innym formacie niż PDF. Jeśli w wybranym katalogu nie widzisz danych, oznacza to, że plik z raportem został zapisany w innym miejscu lub innym formacie niż PDF.

Ponieważ raport jest wgrywany jako PDF i jego zawartość nie podlega walidacji systemowej, w zakładce „Błędy walidacji” nie znajdziesz zbiorczego raportu błędów walidacji.

Wgrałeś błędny raport? Nie szkodzi! Poprawiony raport można ponownie zaimportować za pomocą przycisku „Importuj sprawozdanie”. Nowy raport zastąpi dotychczasowy.

System poinformuje cię, że wcześniejszy plik zostanie zastąpiony aktualnie wgrywanym. Taka sama ścieżka czynności obowiązuje jeśli chcesz zamienić lub uzupełnić plik. Wgrywanie kolejnych wersji pliku możliwe jest do momentu zatwierdzenia raportu.

Zatwierdzanie raportu

Najpierw uzupełnij dane osoby do kontaktu: wejdź w zakładkę „Podsumowanie”. Przewiń ekran w dół aż do przycisku „Koryguj”. Po kliknięciu w niego podaj dane osoby, z którą można się kontaktować w zakresie danych raportu i kliknij w przycisk „Zapisz”.

Teraz zatwierdź raport w zakładce „Dane sprawozdania”, w tym celu kliknij w przycisk „Zatwierdź dane sprawozdania”.

W tym momencie status raportu zmienia się na „Zatwierdzony”. Po zatwierdzeniu raportu zostaje zablokowana możliwość importu kolejnego pliku. Nie jest to stan nieodwracalny. Na tym etapie możesz jeszcze powrócić do statusu „Edycja”, korzystając z przycisku „Cofnij zatwierdzenie”. Jest to możliwe tak długo, dopóki nie wyślesz raportu do ministerstwa.

Wysyłanie raportu

Wysyłając raport musisz do niego dołączyć oświadczenie o zgodności danych zawartych w raporcie ze stanem faktycznym. Możesz pobrać je zanim przystąpisz do wysyłki albo zrobić to w chwili wysyłki.

Jeśli chcesz najpierw pobrać oświadczenie, kliknij w przycisk „Pobierz oświadczenie o zgodności danych”  w zakładce „Dane sprawozdania” dostępny  w systemie dopiero po zatwierdzeniu raportu. Pobrane oświadczenie powinno zostać wydrukowane, wypełnione i podpisane przez rektora uczelni, a następnie zeskanowane i zapisane jako plik w formacie PDF.

W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Wyślij sprawozdanie”.

W następnym kroku załącz podpisany i zeskanowany plik z oświadczeniem o zgodności danych (koniecznie w formacie PDF).

Jeżeli nie pobrałeś oświadczenia o zgodności danych wcześniej, możesz to zrobić na tym etapie, klikając w komendę „pobierz oświadczenie”.

Możesz załączyć dodatkowy plik lub pliki, jeśli takie posiadasz, razem z raportem, np. aneks do umowy, upoważnienie itp.

Dodatkowe pliki mogą mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip.

Uwaga! Jeśli masz do wysłania więcej niż jeden dodatkowy plik, wówczas powinieneś go spakować do formatu zip (plik z oświadczeniem zawsze jest wysyłany oddzielnie i nie należy go pakować do zipa).

W polu „Komentarz” możesz wpisać dodatkowe uwagi. Zostaną one przesłane razem z raportem.

Całość zatwierdź przyciskiem „Wyślij sprawozdanie”. Po tej operacji status raportu zmieni się na „Wysłany”.

Kolejne etapy, tj.:

  • Weryfikacja raportu przez ministerstwo,
  • Wysłanie raportu do ministerstwa po korekcie,
  • Zatwierdzenie raportu przez ministerstwo.

przebiegają analogicznie do ścieżki opisanej tutaj (punkty 4-7).

Dane pracownika – Prowadzone zajęcia – Prowadzenie zajęć w szkole doktorskiej

Prowadzenie zajęć w szkole doktorskiej jest sekcją w zakładce „Prowadzone zajęcia” w danych pracownika.

Decyzją ministerstwa informacje o prowadzonych zajęciach w szkole doktorskiej należy uzupełnić od dnia wdrożenia funkcjonalności tj. 1 września 2021 r.

Termin na wprowadzenie danych wynosi (tak samo, jak w przypadku innych danych dotyczących pracowników) do 30 dni od momentu zaistnienia zdarzenia lub zmiany w zdarzeniu.

Aby zarejestrować informację o prowadzeniu zajęć w szkole doktorskiej przez naszego pracownika, kliknij przycisk „+ Dodaj prowadzenie zajęć w szkole doktorskiej”.

W pierwszym kroku wybierz nazwę szkoły doktorskiej z rozwijanego menu. Następnie w sekcji „Nazwa/zakres programu kształcenia” wskaż właściwy program szkoły doktorskiej.

Zatwierdź wprowadzone dane za pomocą zielonego znacznika zapisu znajdującego się po prawej stronie.

Uwaga! W formularzu  podczytują się dane zarejestrowane w module Szkoły doktorskie. Jeśli nie znajdziesz właściwej nazwy szkoły doktorskiej lub programu kształcenia zweryfikuj czy informacje te zostały zarejestrowane w POL-on 2.0.

Dostęp do modułu Szkoły doktorskie wymaga nadanych ról INST_SZKOLY_DR_ADM lub INST_SZKOLY_DR_PODGLAD na całość uczelni.

Status w kolumnie poinformuje cię o poprawnym wprowadzeniu danych.

System wyświetli znacznik alertu w przypadku wybrania programu kształcenia z innej szkoły doktorskiej lub usunięcia informacji o szkole doktorskiej.

Zapisany rekord możesz:

  • edytować
  • przenieść do zakładki nieaktualne lub
  • usunąć.

Przeniesiony rekord do sekcji nieaktualne można

  • przenieść do zakładki aktualne lub
  • usunąć.

Podręcznik dla ekspertów oraz ewaluowanych podmiotów w zakresie opisu wpływu działalności naukowej na funkcjonowania społeczeństwa i gospodarki

Kliknij w link, aby wyświetlić i pobrać:

 

Projekty naukowe – Migracja danych z POL-on 1

W związku z tym, iż do systemu należy wprowadzić dane od 1.01.2017 r. umożliwiliśmy użytkownikom migrację danych wprowadzonych do POL-on 1.

Migracja dotyczy danych, dla których data rozpoczęcia projektu jest równa lub większa od 1.01.2017 r. 

Przeniesienie projektów naukowych z POL-on 1 do właściwego zbioru danych  w POL-on 2.0 nie dokona się automatycznie, ale będzie wymagało wskazania rekordów. ​

Aby dokonać migracji danych o projektach naukowych potrzebujesz roli edycyjnej do modułu INST_PROJEKTY_NAUK_ADM nadanej na całość uczelni.

Proces migracji danych z POL-on 1 do POL-on 2.0 obejmuje kilka etapów i są to:​

  1. Przefiltrowanie rekordów z POL-on 1.0,​
  2. Weryfikacja pojedynczych rekordów,​
  3. Przeniesienie rekordów do właściwego zbioru danych.​

​

Edycja danych w projektach naukowych wprowadzonych do POL-on 1 jest możliwa po przeniesieniu ich do właściwego zbioru danych.

Przefiltrowanie rekordów z POL-on 1.0​

Aby przefiltrować projekty naukowe wprowadzone w POL-on 1, dla których data rozpoczęcia jest równa lub większa od 1.01.2017 r. użyj filtra zestawienia, znajdującego się po lewej stronie wykazu. Przy atrybucie „Zbiór danych” wybierz „Dane z POL-on 1.0” z rozwijanego menu.

Atrybut „Zbiór danych” przyjmuje domyślną wartość „Zarejestrowana działalność naukowa”. Jest to właściwy zbiór danych dotyczących projektów naukowych, który będzie przekazywany na potrzeby ewaluacji.

Kliknij w przycisk „Szukaj” żeby przefiltrować dane.

System wyświetli ci odnalezione rekordy w widoku tabelarycznym. Każdy wiersz zestawienia odpowiada jednemu projektowi naukowemu zarejestrowanemu w POL-on 1.

Przejdź do danych szczegółowych projektu, który ma zostać przeniesiony do POL-on 2.0, klikając w odpowiedni wiersz tabeli.

Weryfikacja pojedynczego rekordu

Aby dokonać weryfikacji danego rekordu projektu naukowego użyj przycisku „Wybierz”, dostępnego na górze strony (w danych szczegółowych przefiltrowanego rekordu).

Następnie potwierdź chęć zaimportowania projektu naukowego do POL-on 2.0. System poinformuje cię o przeniesieniu rekordu do zbioru danych właściwych.

Po wskazaniu i przeniesieniu rekordów z POL-on 1, dane należy uzupełnić do zakresu wymaganego aktualnymi przepisami prawnymi.

​

Uzupełnienie danych w zaimportowanym rekordzie 

Uzupełnij lub popraw dane o projekcie naukowym w sekcjach, które zostały oznaczone alertem błędu. Skorzystaj z przycisku „Edytuj” dostępnego pod nazwą projektu naukowego. ​

​

W celu zapoznania się z zakresem danych wymagających poprawy lub przejścia do konkretnych sekcji formularza skorzystaj z informacji i linków zawartych w sekcji „Dane wymagają poprawy lub uzupełnienia”.​​

​

Proces uzupełniania danych został opisany we wpisie rejestracji nowego projektu naukowego link

Dane pracownika – Funkcje kierownicze

Funkcje kierownicze rejestrowane są dla osób, które są nauczycielem akademickim, inną osobą prowadzącą zajęcia, osobą prowadzącą działalność naukową lub osobą biorącą udział w prowadzeniu działalności naukowej w wykazie Pracowników – w ramach zakładki Funkcje kierownicze.

Rejestrowane funkcje kierownicze powinny być zgodne ze statutem uczelni.

Dane dotyczące funkcji kierowniczych nie będą migrowane ze starej aplikacji POL-on 1. Podmioty zobowiązane przepisami prawnymi do rejestracji funkcji kierowniczych (tj. uczelnie publiczne, prywatne i kościelne) powinny uzupełnić dane od co najmniej 1.10.2019 r. zgodnie z zapisami statutów wchodzących w życie 1.10.2019 r.

UWAGA!

Okres pełnienia funkcji kierowniczej (od-do) musi całościowo zawierać się w okresie zatrudnienia systemowego. W systemie została wprowadzona walidacja w tym zakresie.

Jeśli pracownik posiada w systemie zarejestrowane następujące dane:

  1. zatrudnienie 2006/01/01 – 2016/06/30
  2. zatrudnienie 2016/09/01 – aktualnie
  3. dotychczas zarejestrowany okres pełnienia funkcji kierowniczej 2014/01/01 – 2022/01/01

Okres pełnienia funkcji kierowniczej powinien zostać rozbity na dwa okresy, tj.:

  1. 2014/01/01 – 2016/06/30 oraz
  2. 2016/09/01 – 2022/01/01, ponieważ w lipcu i sierpniu pracownik nie posiadał w POL-on zarejestrowanego zatrudnienia.

UWAGA!

W systemie nie można skorygować zatrudnienia pracownika, jeśli korekta miałaby wyłączyć okres pełnienia funkcji z okresu zatrudnienia.

W takim przypadku użytkownik powinien najpierw edytować okres pełnienia funkcji kierowniczej, a dopiero potem modyfikować daty zatrudnienia.

Podstawy prawne

 

Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce

Art. 343. 1. 19) informacje o pełnionych funkcjach kierowniczych w uczelni;

Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. (wraz z późniejszymi zmianami) w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on

§ 2 ust, 8. W zakresie danych, o których mowa w art. 343 ust. 1 pkt 19 ustawy, w wykazie pracowników zamieszcza się na- stępujące informacje:
1) nazwę uczelni;
2) nazwę pełnionej funkcji kierowniczej;
3) zakres obowiązków związanych z pełnioną funkcją kierowniczą;
4) datę rozpoczęcia pełnienia funkcji kierowniczej;
5) datę zakończenia pełnienia funkcji kierowniczej;
6) dane kontaktowe związane z pełnioną funkcją kierowniczą:
a) adres służbowej poczty elektronicznej,
b) numer telefonu służbowego

Aby dodać informacje o funkcji kierowniczej pracownikowi przejdź do jego danych, wybierz zakładkę Funkcje kierownicze, a następnie kliknij w przycisk „+ Dodaj funkcję kierowniczą”.

 

Uzupełnij formatkę, wprowadzając obowiązkowo:

  • nazwę funkcji zgodną z zapisami statutu uczelni,
  • okres pełnienia funkcji od (nie może być to data z przyszłości!)
  • zakres obowiązków
  • email (związany z pełnioną funkcją)
  • numer telefonu (związany z pełnioną funkcją)

Pole „Okres pełnienia funkcji do” nie jest obowiązkowe. Możesz wprowadzić tę informację z kalendarza, wskazując datę bieżącą lub przyszłą. Po upłynięciu wprowadzonej daty system przeniesie informacje o funkcji kierowniczej do zakładki „Nieaktualne”.

Uwaga! Pola tekstowe w formatce mają ograniczenie do 255 znaków ze spacjami.

Pole dotyczące zakresu obowiązków ma ograniczenie do 1024 znaków ze spacjami.

Zarejestrowaną funkcję kierowniczą możesz:

  • edytować korzystając z przycisku „Koryguj” (ikona ołówka) lub
  • usunąć za pomocą przycisku „Usuń” (ikona kosza na śmieci).

Dane finansowe – Usunięcie starej klasyfikacji i poprawki w zakresie zapisywania wartości walutowych

UWAGA! Ze względu na wykryte problemy, termin na uzupełnienie danych za lata 2017-2021 został ujednolicony dla wszystkich części modułu Dane finansowe. Dane należy uzupełnić do 15.01.2022 r.

W module Dane finansowe wykryto dwa duże błędy – w związku z tym w dniu 23.06.2021 r. pojawił się komunikat w aktualnościach z prośbą o wstrzymanie się z wprowadzaniem kolejnych danych.

W ramach napraw:

  • poprawiono zapisywanie danych walutowych, tak aby poprawnie zapisywały się grosze we wszystkich 4 częściach:
    • Nakłady na badania naukowe i prace rozwojowe
    • Źródła pochodzenia finansów i wyniki finansowe
    • Przychody z usług badawczych na zlecenie
    • Przychody z tytułu komercjalizacji

Dane wymagają weryfikacji i poprawy. Jeśli przy zapisie dodane wcześniej wartości zapisały się bez groszy uzupełnij  je w zapisanych kwotach. W tym celu odfiltruj rekordy wymagające weryfikacji, korzystając z filtra „Dane wymagają weryfikacji” (opisanego poniżej), przejdź do trybu edycji i wprowadź niezbędne poprawki.

Zapisane wcześniej przez system prawidłowe kwoty (które od początku nie posiadały groszy) także wymagają zatwierdzenia. W tym celu należy wejść w tryb edycji i nie zmieniając żadnych danych kliknąć przycisk „Zapisz”.

W zakresie, w którym było to możliwe, czyli w częściach „Nakłady na badania naukowe i prace rozwojowe” oraz „Źródła pochodzenia finansów i wyniki finansowe” dane, które były migrowane z POL-on 1.0 zostały zmigrowane ponownie. W tych wykazach kwoty powinny być poprawne.

  • usunięto z dodanych wpisów dyscypliny ze starej klasyfikacji w 2 częściach:
    • Przychody z usług badawczych na zlecenie
    • Przychody z tytułu komercjalizacji

Decyzją ministerstwa usunięto starą klasyfikację z modułu w związku z czym w ww. częściach znajdują się obecnie wpisy, w których brakuje dyscypliny. Aby uzupełnić dyscyplinę odfiltruj rekordy wymagające uzupełnienia, korzystając z filtra „Dane niekompletne” (opisanego poniżej), edytuj rekord i dodaj ponownie dyscyplinę. Dyscypliny podpowiedzą się po wpisaniu kilku pierwszych liter.

Aktualnie w systemie pozostały do wyboru wyłącznie dyscypliny z nowej klasyfikacji obowiązującej od 1 października 2018 r. Dla wpisów z roku 2017 należy wskazać dyscyplinę z nowej klasyfikacji odpowiadającą dyscyplinie w starej klasyfikacji zgodnie z mapowaniem przekazanym przez ministerstwo.

UWAGA! Należy zweryfikować poprawność rekordów pod kątem sumy udziałów we wpisach, które zawierały więcej niż jedną dyscyplinę i jednocześnie co najmniej jedna ze wskazanych dyscyplin była wybrana z nowej klasyfikacji. Po poprawkach udziały w takim rekordzie nie będą sumować się do 100%, ponieważ stare dyscypliny, wraz ze wskazanymi udziałami zostały usunięte, a nowe dyscypliny wraz z udziałami pozostały.

Suma wartości wszystkich udziałów musi być równa 100%, aby wpis został oznaczony jako poprawny.

W celu ułatwienia odfiltrowania danych wymagających weryfikacji lub poprawy dodano dwa nowe filtry na zestawieniach widoczne na powyższym zrzucie:

  • Dane wymagają weryfikacji – dane wymagają weryfikacji w zakresie kwot i jeśli to konieczne poprawy zapisanych wartości, w przeciwnym razie wystarczy ponowny zapis potwierdzający, że dane są poprawne,
  • Dane niekompletne – dane w których została usunięta dyscyplina ze starej klasyfikacji. Wpis wymaga dodania dyscypliny z nowej klasyfikacji.

Może się zdarzyć, iż w częściach dotyczących przychodów dany wpis będzie wymagał zarówno dodania dyscypliny z nowej klasyfikacji, (ponieważ do tej pory zawierał dyscyplinę ze starej klasyfikacji) jak i weryfikacji/poprawy kwot. W takim przypadku rekord będzie się wyszukiwał dla jednego i drugiego checkbox’a.

Każdorazowo po wprowadzeniu zmiany system poprosi cię o potwierdzenie, że zapisywane dane są prawidłowe. Jeśli masz wątpliwości możesz wybrać „Wróć do edycji” i upewnić się, że wprowadziłeś wszystkie niezbędne zmiany. Jeśli jesteś pewien, że dane są poprawne – wybierz „Tak”. Spowoduje to zapisanie wprowadzonych zmian lub zatwierdzi poprawność wpisu. Wpis zostanie oznaczony przez system jako poprawny.

Poprawne wpisy nie powinny się wyszukiwać po zaznaczeniu ww. checkbox’ów, jeśli nadal się wyszukują zweryfikuj poprawność zapisu zmian. Gdyby nie udało ci się ustalić dlaczego dany wpis nadal wyświetla się po oznaczeniu checkbox’ów – napisz zgłoszenie w systemie Helpdesk. Pracownicy OPI pomogą ci ustalić przyczynę.

Dane pracownika – Zatrudnienie – Zgoda na dodatkowe zatrudnienie

Zgody na dodatkowe zatrudnienie jest sekcją w  zakładce Zatrudnienie w danych pracownika. Więcej o danych zatrudnienia przeczytasz w dedykowanym wpisie, gdzie omówiono sekcje Dane zatrudnienia i Warunki zatrudnienia.

Sekcja „Zgody na dodatkowe zatrudnienie”

Aby zarejestrować zgodę na dodatkowe zatrudnienie pracownika w innej instytucji, kliknij przycisk „+ Dodaj zgodę”. Otworzy się formatka, w której pola oznaczone gwiazdką są obowiązkowe. Należy podać datę, od której zgoda obowiązuje. Nie może to być data z przyszłości. Zgoda może być bezterminowa lub (opcjonalnie) można podać datę końca jej obowiązywania.

Wybierz czy zgoda została wydana dla podmiotu istniejącego w POL-on, czy spoza POL-on.

W przypadku podmiotu spoza POL-on wskaż typ podmiotu, do wyboru są:

  • polski prowadzący działalność dydaktyczną,
  • polski prowadzący działalność naukową,
  • zagraniczny prowadzący działalność dydaktyczną,
  • zagraniczny prowadzący działalność naukową.

Następnie wpisz nazwę podmiotu spoza POL-on za pomocą klawiatury.

W przypadku podmiotu z POL-on, system podpowie ci jego nazwę po wpisaniu kilku pierwszych liter do okna formatki.

Potwierdź klikając przycisk „Dodaj zgodę”.

 

Pracownik nie może mieć więcej niż jednej zgody obowiązującej w tym samym czasie wydanej przez ten sam podmiot.

Zgodę na dodatkowe zatrudnienie można:

  • edytować korzystając z przycisku „Koryguj zgodę na dodatkowe zatrudnienie” (ikona ołówka) lub
  • usunąć „Usuń zgodę na dodatkowe zatrudnienie” (ikona kosza na śmieci).

Dodawanie Oświadczenia upoważniającego z poziomu Modułu Pracownicy lub Osoby ubiegające się o stopień doktora

Zgodnie z zapisem rozporządzenia ds. ewaluacji § 11. 1. w ewaluacji uwzględnia się osiągnięcia naukowe, o których mowa w § 8, osób, które złożyły oświadczenie upoważniające do wykazania osiągnięć na potrzeby ewaluacji, o którym mowa w art. 265 ust. 13 ustawy 2.0.

W systemie POL-on informacje  z oświadczenia upoważaniającego umieszcza się przy każdym osiągnieciu.

Informacje z oświadczenia upoważaniającego możesz zarejestrować tylko dla autorów osiągnięcia, którzy są pracownikami lub doktorantami w twojej jednostce.

Aby dodać dane z Oświadczenia upoważniającego w systemie POL-on musisz wcześniej powiązać autora z danymi pracownika lub doktoranta swojej jednostki.

Powiązanie jest możliwe do wykonania tylko w przypadku, gdy autor osiągniecia został wprowadzony do Wykazu nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu w module Pracownicy lub Wykazu osób ubiegających się o stopień doktora w module Osoby ubiegające się o stopień doktora. ​

Wykaz osiągnięć artystycznych pracownika lub doktoranta

Informacje jak zarejestrować osiągnięcie artystyczne z poziomu danych autora, który jest pracownikiem lub doktorantem twojej jednostki znajdziesz tutaj.

W przypadku osiągnięć artystycznych informacje z oświadczenia upoważniającego jednostkę do wykazania osiągnięcia w procesie ewaluacji (data złożenia oświadczenia, dyscyplina) możesz dodać:

  • indywidualnie – podczas rejestracji osiągnięcia artystycznego. Proces ten został opisany tu.
  • zbiorczo – dla wszystkich zarejestrowanych osiągnięć pracownika lub doktoranta. Proces ten stanowi przedmiot niniejszego wpisu.

Aby dodać informacje o oświadczeniu upoważniającym potrzebujesz ról edycyjnych do modułu Pracownicy i Osoby ubiegające się o stopień doktora (INST_PR + INST_PR_DOKTORANCI lub INST_NAUK_PR + INST_PR_DOKTORANCI). Role te powinny być nadane na całość uczelni.

W danych pracownika lub doktoranta w sekcji „Osiągnięcia” wybierz obszar „Osiągnięcia artystyczne”. W tym miejscu system wyświetli wszystkie osiągnięcia artystyczne zarejestrowane w wykazie osiągnięć twojej jednostki, w których dany pracownik lub doktorant został wskazany jako autor.

Jeśli podczas rejestracji osiągnięcia artystycznego autor twojej jednostki został wpisany, ale nie został powiązany z pracownikiem lub doktorantem, rekord ten nie pojawi się w wykazie osiągnięć artystycznych pracownika lub doktoranta.

W tym miejscu masz możliwość dokonać rejestracji osiągnięcia artystycznego.

Status (stan) zarejestrowanych osiągnięć informuje cię o kompletności i poprawności danych.

  • Ikona czerwonego trójkąta z wykrzyknikiem oznacza, iż wystąpił konflikt danych, a dane wymagają poprawy lub uzupełniania.
  • Ikona zielonego znacznika oznacza, iż nie wykryto błędów, a dane są prawidłowe.

Klikając w pojedynczy rekord możesz dokonać edycji w celu poprawy lub uzupełnienia danych. Więcej o tym przeczytasz tu.

Jeśli wszystkie osiągnięcia artystyczne pracownika lub doktoranta zostały wprowadzone do wykazu – przejdź do sekcji „Oświadczenia”, a następnie wybierz obszar „Oświadczenia dot. ewaluacji”.

Znajdziesz tu  osiągnięcia artystyczne z dodanymi danymi oświadczenia upoważniającego jednostkę do wykazania osiągnięcia w procesie ewaluacji. Jeśli w rekordzie wprowadzono przynajmniej jedną z informacji tj. datę lub dyscyplinę zostanie on wyświetlony w tym miejscu. Ikony przy poszczególnych metadanych poinformują cię o ich poprawności i kompletności.

Aby dodać oświadczenie upoważniające do kilku osiągnięć artystycznych wybierz przycisk „+Dodaj oświadczenie na potrzeby ewaluacji”.

Uzupełnij formatkę. Wybierz datę złożenia oświadczenia z kalendarza, a następnie wybierz dyscyplinę z rozwijanego menu. W sekcji „Osiągnięcia” zostaną wyświetlone wszystkie osiągnięcia artystyczne, w których pracownik lub doktorant został wskazany jako autor (poprzez powiązanie).

W przypadku długiej listy osiągnięć skorzystaj z wyszukiwania osiągnięcia, do którego chcesz dodać informacje z oświadczenia upoważaniającego. W tym celu wpisz tytuł osiągnięcia w okno i użyj ikony wyszukiwania.

Pomiędzy wyszukiwanymi wyczyść filtr, korzystając z przycisku „Wyczyść”.

Uwaga! Ministerstwo nie przekazało wzoru oświadczenia upoważniającego. Uczelnia może je zbierać w postaci zbiorczego oświadczenia dla wszystkich osiągnięć pracownika lub doktoranta lub kilku oświadczeń wskazujących konkretne osiągnięcia lub typy osiągnięć.

Ponieważ w systemie odzwierciedlamy dane zgromadzone w uczelni istnieje możliwość rejestracji różnych dat i dyscyplin przy konkretnych osiągnięciach.

Wybierz te osiągnięcia artystyczne, do których chcesz dodać te same informacje. Zaznacz checboxy znajdujące się po lewej stronie tytułu osiągnięcia. Wybrane pozycje zostaną wyświetlone w oknie po prawej stronie. Możesz usunąć wybraną pozycję korzystając z ikony śmietnika.

Jeśli chcesz dodać te same informacje z oświadczenia upoważaniającego do wszystkich wyświetlonych osiągnięć użyj przycisku „Zaznacz wszystko”. System zaznaczy wszystkie checboxy i wyświetli je w oknie „Wybrane osiągnięcia”.

Zatwierdź akcję za pomocą przycisku zapisu, znajdującego się na dole formularza.

Uzupełnij lub popraw rekordy, przy których pojawia się alert danych niepoprawnych. Aby przejść do danych szczegółowych kliknij w link aktywny, którym jest tytuł osiągnięcia artystycznego. Zapoznaj się z informacjami o błędach i popraw dane, korzystając z przycisku edycji.

Nie zapomnij zapisać zmian.

Projekty naukowe – Dodawanie nowego projektu naukowego

Interpretacje ministerstwa znajdziesz w najczęściej zadawanych pytaniach.

Zakres danych projektu naukowego § 5. ust. 3, pkt 8 Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on oraz Rozporządzenia Ministra Edukacji i Nauki z dnia 22 grudnia 2020 zmieniające rozporządzenie w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on) został wymieniony w osobnym wpisie.

Zakres danych o projektach naukowych wynikający z Rozporządzenia w sprawie POL-on z 6 marca 2019 r. powinien być wprowadzony do systemu POL-on w trybie bieżącym w terminie do 21 dni od zaistnienia zdarzenia (Według interpretacji ministerstwa wydarzeniem, od którego liczymy 21 dni jest data wydania decyzji w sprawie przyznanych środków lub data podpisania umowy).

Do systemu należy wprowadzić dane od 1.01.2017 r.

W związku z oddaniem modułu w czerwcu 2021 r. ministerstwo nie przewiduje sankcji za uzupełnienie danych po wyznaczonym terminie 30 czerwca 2021 r.

Aby dodać nowy projekt naukowy do wykazu, wybierz z menu POL-on 2.0 moduł Projekty naukowe.

Edycja modułu jest dostępna dla roli INST_PROJEKTY_NAUKOWE_ADM (nadanej na całość uczelni).

Kliknij w przycisk „+ Dodaj nowy projekt”, znajdujący się pod nazwą wykazu.

Dane projektu naukowego

Uzupełnij formatkę korzystając z klawiatury lub rozwijanych menu w kolejności od góry do dołu. Zacznij od informacji dotyczących danych projektu.

Błędy i braki w danych zostaną wyświetlone w postaci alertu po zapisie.

Wpisz:

  • Tytuł projektu w języku polskim i angielskim,
  • Akronim i numer projektu.

Akronim i numer projektu (a także tytuł  w języku angielskim, streszczenie w języku angielskim oraz edycja konkursu) nie są wymagane rozporządzeniem. Ich pojawienie się w formatkach jako pola dodatkowe wynika z konsultacji z użytkownikami.

W celu rozróżnienia projektów zalecamy rejestrację projektów per umowa.

W polu numer projektu proponujemy wprowadzenie numeru umowy.

Wskaż:

  • Czy projekt jest realizowany samodzielnie, czy przez grupę podmiotów.

Wpisz:

  • Nazwę i edycję konkursu, projektu, przedsięwzięcia.

Wybierz:

  • Nazwę działania (jeśli dotyczy),
  • Datę rozpoczęcia realizacji projektu,
  • Datę zakończenia realizacji projektu,
  • Czy projekt dotyczy upowszechniania nauki (tak/nie),
  • Czy projekt jest finansowany lub współfinansowany w trybie konkursowym (tak/nie).

Wprowadź:

  • Słowa kluczowe, pamiętając by po każdym słowie użyć przycisku ENTER jako separatora!
  • Streszczenie w języku polskim i angielskim (do 6000 znaków).

Niewypełnione pola obowiązkowe wyświetlą się jako alert braku/błędu danych podczas zapisu.

Instytucje finansujące

Wprowadź informacje o podmiocie finansowania. Wybierz nazwę instytucji z rozwijanego menu. Do wyboru masz:

  • Narodowe Centrum Nauki,
  • Narodowe Centrum Badań i Rozwoju,
  • Narodową Agencję Wymiany Akademickiej,
  • Centrum Łukasiewicz,
  • Fundacja na rzecz nauki Polskiej,
  • Europejska Rada ds. Badań Naukowych,
  • Komisja Europejska,
  • MEiN – Narodowy Program Rozwoju Humanistyki,
  • MEiN,
  • Fundusz Polskiej Nauki,
  • Agencja Badań Medycznych,
  • Ministerstwo Obrony Narodowej,
  • Ministerstwo Zdrowia,
  • inna.

Jeśli wybrałeś wartość „inna” wprowadź nazwę podmiotu finansującego projekt za pomocą klawiatury.

Wskaż czy jest to podmiot krajowy, czy zagraniczny.

Wprowadź:

  • Datę przyznania
  • Datę rozliczenia środków

Wybierz projekt z menu, a następnie wpisz kwoty przyznanych środków ogółem, krajowych i zagranicznych (w złotych!).

W kolejnej sekcji wprowadź dane adresowe: www oraz dokładny adres.

Możesz dodać kolejną instytucję finansującą w ramach tej samej umowy, korzystając z przycisku „Dodaj kolejną instytucję finansującą”. Uzupełnij formularz zgodnie z powyższą instrukcję.

Po wprowadzeniu danych instytucji finansującej aktywny stanie się przycisk  „Usuń ostatnią instytucję”, który pozwoli ci usunąć całą sekcję z wprowadzonymi danymi formularza.

Wyszukiwanie projektu współfinansowanego

W przypadku projektów współfinansowanych w ramach osobnej umowy wyszukaj projekt korzystając z właściwego przycisku. Wyszukiwany projekt musi być już zarejestrowany w systemie.​

Wprowadź numer projektu i jego tytuł w języku polskim, a następnie kliknij w przycisk „Szukaj”.​

Jeśli system odnajdzie wprowadzone dane wyświetli odnaleziony rekord w sekcji „Projekty”. Aby dodać informacje o projekcie współfinansowanym zaznacz checkbox, znajdujący się po prawej stronie rekordu i zatwierdź akcję przyciskiem „Zapisz”. ​

W przypadku zawarcia odrębnych umów z kilkoma instytucjami finansującymi, rekomendujemy zarejestrowanie ich jako osobnych  projektów i powiązanie za pomocą przycisku „Wyszukaj projekt współfinansowany”.

Numer umowy (w polu numer projektu) będzie jednoznacznym identyfikatorem łączącym dane.​

Podmioty realizujące

W kolejnej sekcji dodaj informacje o podmiotach realizujących projekt.

Uwaga! Każdy podmiot realizujący jest rejestrowany osobno. Pytania z formularza dotyczą rejestrowanego podmiotu.

W przypadku projektów które charakteryzują się dwuetapową procedurą wnioskowania o finansowanie tj. wnioskowaniem wstępnym na poziomie ​międzynarodowym i ​wnioskowaniem na poziomie krajowym​ w POL-on odzwierciedlamy dane na podstawie umowy zawartej między wnioskodawcą a podmiotem krajowym (podmiot z II etapu wnioskowania o finansowanie), wskazując jako podmiot finansowania podmiot z którym jednostka podpisała ww. umowę. Projekty finansowane z POIR decyzją Ministerstwa, powinny być wskazywane jako środki krajowe. Więcej w osobnym wpisie.

Zacznij od wskazania:

  • Czy lider (tak/nie)
  • Czy jednostka zagraniczna (tak/nie)
  • Czy podmiot realizujący projekt jest instytucją szkolnictwa wyższego i nauki (tak/nie).

Jeśli oznaczyłeś tak, wprowadź nazwę podmiotu realizującego projekt. System podpowie ci ją po wprowadzeniu kilku pierwszych liter zaciągając informacje z wykazu instytucji szkolnictwa wyższego i nauki POL-on. W przypadku oznaczenia nie wartość wprowadzana jest ręcznie.

Nagłówek „Liderem jest jednostka zagraniczna” pojawia się w przypadku oznaczenia odpowiedzi tak i nie wprowadzenia nazwy jednostki. Po uzupełnieniu pola z nazwą podmiotu realizującego projekt – nagłówek zmieni się na nazwę jednostki.

Przykłady rejestracji dwóch podmiotów realizujących 

  • lider zagraniczny, współrealizator uczelnia
Lider Współrealizator
Czy lider Tak Nie
Czy jednostka zagraniczna Tak Nie
Podmiot systemu szkolnictwa wyższego i nauki Nie Tak
Nazwa podmiotu realizującego projekt Wpisywana ręcznie Z POL-on
  • lider uczelnia, współrealizator zagraniczny

Jeśli współrealizator jest podmiotem zagranicznym – nie ma obowiązku rejestrować tego faktu w systemie (Rozporządzenie w sprawie POL-on § 5. ust. 3, pkt 8, c) wymaga podania nazwy podmiotów współrealizujących projekt, mających siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej).

Lider
Czy lider Tak
Czy jednostka zagraniczna Nie
Podmiot systemu szkolnictwa wyższego i nauki Tak
Nazwa podmiotu realizującego projekt Z POL-on
  • lider uczelnia, współrealizator inna uczelnia
Lider Współrealizator
Czy lider Tak Nie
Czy jednostka zagraniczna Nie Nie
Podmiot systemu szkolnictwa wyższego i nauki Tak Tak
Nazwa podmiotu realizującego projekt Z POL-on Z POL-on
  • lider uczelnia, współrealizator podmiot krajowy (nie uczelnia)
Lider Współrealizator
Czy lider Tak Nie
Czy jednostka zagraniczna Nie Nie
Podmiot systemu szkolnictwa wyższego i nauki Tak Nie
Nazwa podmiotu realizującego projekt Z POL-on Wpisywana ręcznie
  • lider podmiot krajowy (nie uczelnia), współrealizator uczelnia
Lider Współrealizator
Czy lider Tak Nie
Czy jednostka zagraniczna Nie Nie
Podmiot systemu szkolnictwa wyższego i nauki Nie Tak
Nazwa podmiotu realizującego projekt Wpisywana ręcznie Z Pol-on

W sekcji Środki finansowe podmiotu realizującego projekt wprowadź wartość wkładu własnego. Następnie kliknij w przycisk „+Dodaj środki finansowe”. Uzupełnij formatkę wprowadzając dla danej instytucji finansującej projekt:

  • środki krajowe,
  • środki zagraniczne,
  • środki ogółem.

Wartości należy podać w złotych. Nie zapomnij zatwierdzić wprowadzonych danych za pomocą znacznika zapisu, znajdującego się po prawej stronie.

Jeśli nazwa podmiotu nie jest możliwa do wyboru – oznacza to, że nie została wprowadzona w sekcji „Instytucja finansująca projekt”. Przejdź do sekcji i wprowadź jej dane.

W kolejnym kroku dodaj informacje o dyscyplinie. Kliknij w przycisk „+Dodaj dyscyplinę”, a następnie wybierz dyscyplinę z rozwijanego menu, wprowadź jej udział procentowy w projekcie. Zapisz dane znacznikiem zapisu.

Aktualnie w module Projekty naukowe można wskazać dyscyplinę zarówno ze starej, jak i nowej klasyfikacji.

Wprowadź wszystkie dyscypliny projektu, korzystając z przycisku „+ Dodaj dyscyplinę”. Pamiętaj, że udział procentowy wszystkich wprowadzonych dyscyplin musi sumować się do 100% w obrębie instytucji realizującej.

Kierownik podmiotu

Proces dodawania kierownika podmiotu, edycja oraz usuniecie wprowadzonych informacji zostały omówione w osobnym wpisie.

Jeśli kierownik jest pracownikiem lub doktorantem twojej jednostki dokonaj jego powiązania z danymi wprowadzonymi do POL-on.

Powiązanie kierownika z pracownikiem lub doktorantem twojej jednostki jest wymagane na potrzeby ewaluacji.

Uzupełnianie lub poprawa danych (edycja)

Zapisany rekord możesz odszukać z wykorzystaniem filtrów, edytować w celu uzupełnienia lub korekty danych.

Korzystając z filtrów zestawienia możesz odnaleźć rekordy, które mają niepoprawnie uzupełnione dane (Status – niepoprawny). Po odnalezieniu rekordu przejdź do jego danych szczegółowych. Kliknij w belkę z informacją „Dane wymagają poprawy lub uzupełnienia” w celu zapoznania się z komunikatami o błędach.

Następnie przejdź do odpowiednich sekcji – popraw lub uzupełnij dane. Nie zapomnij o ich zapisaniu.

Uzupełnij dane, aż uzyskasz informację o ich poprawności.

Projekty naukowe – Wygląd i zawartość modułu

Zakres danych o projektach naukowych wynikający z Rozporządzenia w sprawie POL-on z 6 marca 2019 r. powinien być wprowadzony do systemu POL-on w trybie bieżącym w terminie do 21 dni od zaistnienia zdarzenia (Według interpretacji ministerstwa wydarzeniem, od którego liczymy 21 dni jest data wydania decyzji w sprawie przyznanych środków lub data podpisania umowy).

Do systemu należy wprowadzić dane od 1.01.2017 r.

W związku z oddaniem modułu w czerwcu 2021 r. – ministerstwo nie przewiduje sankcji za uzupełnienie danych po wyznaczonym terminie 30 czerwca 2021 r.

Dane z POL-on 1.0 w zakresie projektów naukowych zostały udostępnione w POL-on 2.0. Więcej o tym przeczytasz w dedykowanym wpisie.

Podstawy prawne

Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce

Art. 346. 1, pkt 5 („Wykaz instytucji systemu szkolnictwa wyższego i nauki dotyczy podmiotów, o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1, 2 i 4–8, i obejmuje informacje o działalności naukowej”)

Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on, z późń. zmianami

§ 5. ust. 3, pkt 8.

  • tytuł projektu,
  • streszczenie opisu projektu,
  • czy projekt jest realizowany samodzielnie czy w ramach grupy podmiotów,
  • czy projekt jest finansowany albo współfinasowany w trybie konkursowym,
  • nazwy podmiotów współrealizujących projekt, mających siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
  • wskazanie podmiotu będącego liderem grupy podmiotów realizującej projekt,
  • czy lider grupy podmiotów realizującej projekt jest podmiotem należącym do systemu szkolnictwa wyższego i nauki,
  • imiona i nazwisko oraz – jeżeli jest znany – numer ORCID:
    • kierownika projektu oraz okres kierowania projektem – w przypadku podmiotu będącego liderem grupy podmiotów realizującej projekt,
    • kierownika zespołu badawczego w tym podmiocie – w przypadku podmiotu współrealizującego projekt,
  • czy projekt jest finansowany z udziałem środków, o których mowa w art. 365 pkt 9 ustawy,
  • czy projekt jest finansowany:
    • przez Narodowe Centrum Nauki, Narodowe Centrum Badań i Rozwoju, Narodową Agencję Wymiany Akademickiej, Centrum Łukasiewicz, instytucję zagraniczną lub organizację międzynarodową, Fundację na rzecz Nauki Polskiej, ze środków Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych,
    • w ramach Narodowego Programu Rozwoju Humanistyki, programu finansowanego ze środków Funduszu Polskiej Nauki, programu ramowego w zakresie wspierania badań i innowacji Unii Europejskiej albo w ramach programu związanego z wdrażaniem takiego programu, lub w ramach programu operacyjnego,
  • nazwy instytucji finansujących,
  • adresy instytucji finansujących, a w przypadku instytucji zagranicznej – jeżeli jest znany,
  • nazwę konkursu, programu lub przedsięwzięcia, w ramach którego projekt jest finansowany,
  • nazwa działania lub priorytetu, w ramach którego projekt jest finansowany ,
  • wysokość środków finansowych ogółem przyznanych na realizację projektu, w tym przez instytucje zagraniczne,
  • wysokość środków finansowych przyznanych poszczególnym podmiotom współrealizującym projekt mającym siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w podziale na środki pochodzące od instytucji finansujących krajowych i zagranicznych (wyrażoną w złotych),
  • wysokość wkładu własnego (wyrażoną w złotych),
  • datę zawarcia umowy lub wydania decyzji przez instytucję finansującą,
  • datę rozpoczęcia realizacji projektu,
  • datę zakończenia realizacji projektu,
  • datę rozliczenia środków finansowych przyznanych na realizację projektu,
  • dyscypliny naukowe, w ramach których jest realizowany projekt w danym podmiocie, ze wskazaniem procentowego udziału tych dyscyplin w projekcie,
  • czy projekt dotyczy upowszechniania nauki,
  • słowa kluczowe.

Interpretacje MNiSW w zakresie powyższych danych znajdziesz w najczęściej zadawanych pytaniach.

Moduł jest dostępny dla ról:

  • INST_PROJEKTY_NAUKOWE_ADM (edycja) oraz
  • INST_PROJEKTY_NAUKOWE_PODGLAD (podgląd).

Obie role powinny być nadane na całość uczelni.

Aby wejść do modułu Projekty naukowe, po zalogowaniu do POL-onu kliknij niebieską ikonę w lewym górnym rogu ekranu.

Z menu, które się pojawi wybierz moduł „Projekty naukowe”.

Widok tabelaryczny

Wykaz projektów naukowych twojej instytucji jest dostępny tylko w widoku tabelarycznym.

W widoku tabelarycznym zobaczysz: filtry zestawienia i wyszukiwarkę (w lewej kolumnie) oraz listę projektów naukowych wprowadzonych w twojej instytucji.

Tabela ta zawiera:

  • Stan (poprawne, niepoprawne, z ostrzeżeniem),
  • Numer,
  • Tytuł,
  • Kierownik projektu,
  • Konkurs, program, przedsięwzięcie,
  • Okres realizacji,
  • Data przyznania,
  • Jednostki realizujące.

Stany pozycji zestawienia

  • Ikona czerwonego alertu z wykrzyknikiem oznacza, iż wystąpiły błędy w danych, a dane wymagają poprawy lub uzupełniania.
  • Ikona zielonego znacznika oznacza, iż nie wykryto błędów, a dane są prawidłowe.

Kliknięcie w daną pozycję wykazu spowoduje wyświetlenie szczegółowych informacji na jego temat.

Sortowanie wyników

Wyniki w zestawieniu projektów możesz posortować  alfabetycznie rosnąco lub malejąco. Domyślnie ustawione jest sortowanie po nazwach osiągnieć w kolejności rosnącej.

Rekordy i strony

W górnej części wykazu znajduje się informacja, ile pozycji (rekordów) zawiera zestawienie projektów twojej instytucji przy zadanych kryteriach wyszukiwania.

Widoczna jest także informacja, ile rekordów jest wyświetlanych jednocześnie na stronie. Ustawienie to można zmienić klikając w skierowaną do dołu strzałkę i wybierając jedną z opcji na rozwijanej liście.

Aby przejść do dalszych stron wykazu możesz:

  • kliknąć w przycisk „Następna” lub
  • wpisać numer strony i nacisnąć „Enter”.

Filtrowanie wyników

Wykaz projektów naukowych może być prezentowany z użyciem następujących filtrów:

  • Numer,
  • Tytuł,
  • Podmiot realizujący,
  • Imię i nazwisko kierownika projektu/zespołu badawczego,
  • Typ kierownika,
  • Osoba szkolnictwa wyższego (Pracownik/Doktorant),
  • Rok przyznania środków,
  • Okres realizacji (od – do),
  • Dyscyplina,
  • Konkurs/program/przedsięwzięcie,
  • Nazwa podmiotu finansującego projekt,
  • Źródło finansowania,
  • Stan danych (poprawne, niepoprawne, z ostrzeżeniem),
  • Zbiór danych.

Atrybut „Zbiór danych” przyjmuje domyślną wartość „Zarejestrowana działalność naukowa”. Jest to właściwy zbiór danych dotyczących projektów naukowych. W przyszłości w filtrze tym będzie możliwość wybrania danych z POL-on 1.

Wskazanie wartości atrybutu „Dane z POL-on 1” pozwoli wybrać rekordy wprowadzone do starej aplikacji, które mają zostać przeniesione do właściwego zbioru danych o projektach naukowych w POL-on 2.0. Po wskazaniu i przeniesieniu, dane te trzeba będzie uzupełnić do zakresu wymaganego aktualnymi przepisami prawnymi.

Wyniki filtrowania są prezentowane w widoku tabelarycznym.

Wyszukiwanie

Aby wyszukać konkretny projekt, wypełnij pola w Filtrach. Możesz wypełnić niektóre albo wszystkie pola naraz. Na koniec kliknij przycisk „Szukaj”.

Po wciśnięciu przycisku „Szukaj”, system zapamiętuje zadane kryteria wyszukiwania. Jeśli chcesz je zmienić, zawsze najpierw wyczyść aktualnie ustawione filtry. Zrobisz to klikając komendę „Wyczyść” z prawej strony filtrów. Jeśli tego nie zrobisz, dodasz jedynie kolejne kryteria do już ustawionych kryteriów wyszukiwania. W rezultacie możesz nie otrzymać interesujących cię wyników.

Rejestrowanie nowego projektu naukowego

Na górze strony pod nazwą Wykazu, dostępny jest przycisk „+ Dodaj nowy projekt”. Za jego pomocą przejdziesz do formularza dodawania nowego projektu naukowego w twojej instytucji.

Ścieżka ta ostała opisana w osobnym wpisie.

Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego za rok 2020​

Podstawy prawne

Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce z dnia 20 lipca 2018 r.  Art. 350. 1-3.

Rozporządzenie w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 6 marca 2019 r. § 16. 1-3.

W przeciwieństwie do procesu składania sprawozdania za rok 2019 aktualnie sprawozdanie w całości wypełniane jest w systemie POL-on 2.0 w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych w odpowiednim obszarze. Nie ma możliwości załączania sprawozdania w postaci pliku Excel.

Aby wypełnić formularz sprawozdania potrzebujesz roli edycyjnej INST_FIN nadanej na całą instytucję. Rola podglądowa do sprawozdania to INST_FIN_PODGLAD. Pozwoli ci na zapoznanie się z wprowadzonymi danymi w twojej instytucji.​

Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje poniższe etapy:

  1. Uzupełnienie formularza w systemie POL-on
  2. Uzupełnienie danych osoby do kontaktu
  3. Zatwierdzenie sprawozdania
  4. Wysłanie sprawozdania do ministerstwa
  5. Weryfikacja sprawozdania przez ministerstwo

Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:

  1. Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie
  2. Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Aby wypełnić sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego, wybierz z menu POL-on 2.0 moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych. Następnie wybierz odpowiedni rok sprawozdawczy i rodzaj sprawozdania. Edycja formularza dostępna jest pod przyciskiem „Uzupełnij” w zakładce Dane sprawozdania.

Uzupełniaj sekcje formularza w kolejności. Zanim wypełnisz dane w Dziale I wprowadź informacje o dotacjach.

Poniżej możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi wypełniania formularza:

Uczelnie wojskowe (nadzorowana przez MON) w pliku sprawozdania powinny wypełnić arkusze: Dotacje, Dział I A, Dział I B, Dział II, Dział III A, Dział III B i Dział IV.

W dziale II planu rzeczowo-finansowego można wykazać Inne fundusze tworzone na podstawie odrębnych ustaw lub statutu uczelni. Aby dodać fundusz utworzony przez uczelnię należy skorzystać z przycisku Dodaj fundusz. Wyświetli ci się dodatkowa formatka umożliwiająca wpisanie nazwy oraz danych funduszu.

Zatwierdzanie sprawozdania

Proces zatwierdzania i wysyłania sprawozdania oraz kolejne jego losy przebiegają analogicznie do ścieżki opisanej tu.

Plan rzeczowo-finansowy na rok 2021​

Podstawy prawne

Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce z dnia 20 lipca 2018 r.  Art. 350. 1-3.

Rozporządzenie w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 6 marca 2019 r. § 16. 1-3.

W przeciwieństwie do procesu składania planu na rok 2020 aktualnie sprawozdanie w całości wypełniane jest w systemie POL-on 2.0 w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych w odpowiednim obszarze. Nie ma możliwości załączania sprawozdania w postaci pliku Excel. 

Aby wypełnić formularz sprawozdania potrzebujesz roli edycyjnej INST_FIN nadanej na całą instytucję. Rola podglądowa do sprawozdania to INST_FIN_PODGLAD. Pozwoli ci na zapoznanie się z wprowadzonymi danymi w twojej instytucji.​

Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje poniższe etapy:

  1. Uzupełnienie formularza w systemie POL-on
  2. Uzupełnienie danych osoby do kontaktu
  3. Zatwierdzenie sprawozdania
  4. Wysłanie sprawozdania do ministerstwa
  5. Weryfikacja sprawozdania przez ministerstwo

Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:

  1. Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie
  2. Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Aby wypełnić plan rzeczowo-finansowy, wybierz z menu POL-on 2.0 moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych. Następnie wybierz odpowiedni rok sprawozdawczy i rodzaj sprawozdania. Edycja formularza dostępna jest pod przyciskiem „Uzupełnij” w zakładce Dane sprawozdania.

Uzupełniaj sekcje formularza w kolejności. Zanim wypełnisz dane w Dziale I wprowadź informacje o dotacjach.

Poniżej możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi wypełniania formularza:

Uczelnie wojskowe (nadzorowana przez MON) w pliku sprawozdania powinny wypełnić arkusze: Dotacje, Dział I A, Dział I B, Dział II, Dział III A, Dział III B i Dział IV.

W dziale II planu rzeczowo-finansowego można wykazać Inne fundusze tworzone na podstawie odrębnych ustaw lub statutu uczelni. Aby dodać fundusz utworzony przez uczelnię należy skorzystać z przycisku Dodaj fundusz. Wyświetli ci się dodatkowa formatka umożliwiająca wpisanie nazwy oraz danych funduszu.


Zatwierdzanie sprawozdania

Proces zatwierdzania i wysyłania sprawozdania oraz kolejne jego losy przebiegają analogicznie do ścieżki opisanej tu.

Plan finansowy za rok 2020 oraz na rok 2021 (Centrum Łukasiewicz, Instytuty Sieci Łukasiewicz)

Plany finansowe raportujemy w systemie POL-on 2.0 w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych w odpowiednim obszarze.

Aby wypełnić formularz sprawozdania potrzebujesz roli edycyjnej INST_FIN  nadanej na całą instytucję. Rola podglądowa do sprawozdania to INST_FIN_PODGLAD. Pozwoli ci na zapoznanie się z wprowadzonymi danymi w twojej instytucji.

Wybierz z menu POL-on 2.0 moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych. Następnie wybierz odpowiedni rok sprawozdawczy i rodzaj sprawozdania.

Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje poniższe etapy:

  1. Importowanie pliku PDF
  2. Uzupełnienie danych osoby do kontaktu
  3. Zatwierdzenie sprawozdania
  4. Wysłanie sprawozdania do ministerstwa
  5. Weryfikacja sprawozdania przez ministerstwo

Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:

  1. Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie
  2. Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Edycja pliku ze sprawozdaniem, obejmująca ingerowanie w jego treść, odbywa się w całości poza systemem POL-on i nie jest przedmiotem tego opracowania.

Importowanie planu finansowego (plik PDF)

Aby zaimportować sprawozdanie użyj przycisku „Importuj sprawozdanie”, załącz właściwy plik, a następnie potwierdź akcję importu.

Plan finansowy zarówno za rok 2020, jak i na rok 2021 musi być dodany wyłącznie w formacie pliku PDF – w jednym pliku per rok.

Jeśli twoja jednostka nie ma danych do sprawozdania zaznacz checkbox „Brak danych do sprawozdania”.

Walidacje i komunikaty z systemu

System nie umożliwia wgrania pliku w innym formacie niż PDF. Jeśli w wybranym katalogu nie widzisz danych, oznacza to, że plik ze sprawozdaniem został zapisany w innym miejscu lub innym formacie niż PDF.

W zakładce „Błędy walidacji” możesz pobrać i zapoznać się ze zbiorczym raportem błędów walidacji.

Poprawione sprawozdanie można ponownie importować za pomocą przycisku „Importuj sprawozdanie”. Nowe sprawozdanie zastąpi dotychczasowe.

System poinformuje cię, że wcześniejszy plik zostanie zastąpiony aktualnie wgrywanymi. Taka sama ścieżka czynności obowiązuje jeśli chcesz zamienić lub uzupełnić plik. Wgrywanie kolejnych wersji pliku możliwe jest do momentu zatwierdzenia sprawozdania.

Zatwierdzanie sprawozdania

Najpierw uzupełnij dane osoby do kontaktu: wejdź w zakładkę „Podsumowanie”. Przewiń ekran w dół aż do przycisku „Koryguj”. Po kliknięciu w niego podaj dane osoby, z którą można się kontaktować w zakresie sprawozdania i kliknij w przycisk „Zapisz”.

Teraz zatwierdź sprawozdanie: w zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Zatwierdź dane sprawozdania”.

W tym momencie status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzony”. Po zatwierdzeniu sprawozdania zostaje zablokowana możliwość importu kolejnego pliku. Nie jest to stan nieodwracalny. Na tym etapie możesz jeszcze powrócić do statusu „Edycja”, korzystając z przycisku „Cofnij zatwierdzenie”. Jest to możliwe tak długo, dopóki nie wyślesz sprawozdania finansowego.

Wysłanie sprawozdania

Wysyłając sprawozdanie musisz do niego dołączyć:

  • oświadczenie o zgodności danych zawartych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym. Możesz pobrać je zanim przystąpisz do wysyłki sprawozdania albo zrobić to w chwili wysyłki.
  • opinię biegłego rewidenta do sprawozdania finansowego (jako plik dodatkowy)

Jeśli chcesz najpierw pobrać oświadczenie, kliknij w przycisk „Pobierz oświadczenie o zgodności danych” dostępny w zakładce „Dane sprawozdania” po zatwierdzeniu sprawozdania. Pobrane oświadczenie powinno zostać wydrukowane, wypełnione i podpisane przez dyrektora instytutu SŁ, a następnie zeskanowane i zapisane jako plik w formacie PDF.

W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Wyślij sprawozdanie”.

W następnym kroku załącz podpisany i zeskanowany plik z oświadczeniem o zgodności danych (koniecznie w formacie PDF!).

Jeżeli nie pobrałeś oświadczenia o zgodności danych wcześniej, możesz to zrobić, klikając w komendę „pobierz oświadczenie”. 


Powinieneś załączyć dodatkowy plik lub pliki, jeśli takie posiadasz. Zostaną one wysłane razem ze sprawozdaniem.​

Wymagane jest załączenie co najmniej opinii biegłego rewidenta. ​

Dodatkowe pliki mogą mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip.

Uwaga! Jeśli masz do wysłania więcej niż jeden dodatkowy plik, wówczas powinieneś go spakować do formatu zip (plik z oświadczeniem zawsze jest wysyłany oddzielnie i nie należy go pakować do zipa). ​

W polu „Komentarz” możesz wpisać dodatkowe uwagi. Zostaną one przesłane razem ze sprawozdaniem.  ​

Całość zatwierdź przyciskiem „Wyślij sprawozdanie”. Po tej operacji status sprawozdania zmieni się na „Wysłany”.  

Dalsze losy sprawozdania przebiegają analogicznie do procesu opisanego tu.​​

Sprawozdanie finansowe za rok 2020 (Centrum Łukasiewicz, Instytuty Sieci Łukasiewicz)

Sprawozdanie finansowe w całości wypełniane jest w systemie POL-on 2.0 w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych w odpowiednim obszarze.

Aby wypełnić formularz sprawozdania potrzebujesz roli edycyjnej INST_FIN  nadanej na całą instytucję. Rola podglądowa do sprawozdania to INST_FIN_PODGLAD. Pozwoli ci na zapoznanie się z wprowadzonymi danymi w twojej instytucji.

Aby wypełnić sprawozdanie finansowe, wybierz z menu POL-on 2.0 moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych. Następnie wybierz odpowiedni rok sprawozdawczy i rodzaj sprawozdania.

Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje poniższe etapy:

  1. Importowanie sprawozdania (plik XML, zgodny z XSD)
  2. Uzupełnienie danych osoby do kontaktu
  3. Zatwierdzenie sprawozdania
  4. Wysłanie sprawozdania do ministerstwa
  5. Weryfikacja sprawozdania przez ministerstwo

Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:

  1. Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie
  2. Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Obowiązujący schemat xsd dla sprawozdania finansowego sporządzanego przez uczelnie: JednostkaInnaWZlotych(1)_v1-2

Strona MF do sporządzania i wczytywania sprawozdań: https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-start

Wczytywanie sprawozdania w celu edycji/ podglądu: https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-edit-upload

Importowanie sprawozdania finansowego

Aby zaimportować sprawozdanie użyj przycisku „Importuj sprawozdanie”, załącz właściwy plik, a następnie potwierdź akcję importu.

Jeśli twoja jednostka nie ma danych do sprawozdania zaznacz checkbox „Brak danych do sprawozdania”.

Jeżeli plik zawiera błędy, system wyświetli stosowny komunikat.

System poinformuje cię o błędnym formacie pliku, a także o nie wypełnieniu wszystkich pozycji sprawozdania.

W przypadku braku wartości do zaraportowania w danej pozycji wpisz 0 (zero).

Nazwa instytucji w pliku musi zgadzać się z kontekstem użytkownika (nazwą instytucji) wgrywającego plik.

Jeśli w importowanym pliku powtarzają się wiersze o takiej samej definicji  i danych, system wyświetli informację o zdublowanym wierszu.

W zakładce „Błędy walidacji” możesz pobrać i zapoznać się ze zbiorczym raportem błędów walidacji.

Popraw sprawozdanie i zaimportuj je jeszcze raz – za pomocą przycisku „Importuj sprawozdanie”. Nowe sprawozdanie zastąpi dotychczasowe.

System poinformuje cię, że wcześniejsze dane zostaną nadpisane aktualnie wgrywanymi. Jeśli chcesz, aby dane zostały poprawione, potwierdź import pliku. Zastosuj tę samą ścieżkę czynności, jeśli chcesz zamienić lub uzupełnić plik.

Zatwierdzanie i wysyłanie sprawozdania

Ścieżka zatwierdzania i wysyłania sprawozdania, a także dalsze jego losy przebiegają analogicznie do procesu opisanego w tym wpisie.




Dodatkowy plik

Dla sprawozdania finansowego składanego przez CŁ oraz instytuty Sieci Badawczej Łukasiewicz wymagane jest dodanie opinii biegłego do sprawozdania finansowego.

Dodatkowy plik może mieć format doc, xlsx, pdf oraz zip.

Sprawozdanie finansowe za rok 2020​

Podstawy prawne

Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce z dnia 20 lipca 2018 r.  Art. 350. 1-3.

Rozporządzenie w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 6 marca 2019 r. § 16. 1-3.

Sprawozdanie finansowe w całości wypełniane jest w systemie POL-on 2.0 w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych w odpowiednim obszarze.

Aby wypełnić formularz sprawozdania potrzebujesz roli edycyjnej INST_FIN  nadanej na całą instytucję. Rola podglądowa do sprawozdania to INST_FIN_PODGLAD. Pozwoli ci na zapoznanie się z wprowadzonymi danymi w twojej instytucji.

Aby wypełnić sprawozdanie finansowe, wybierz z menu POL-on 2.0 moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych. Następnie wybierz odpowiedni rok sprawozdawczy i rodzaj sprawozdania.

Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje poniższe etapy:

  1. Importowanie sprawozdania (plik XML, zgodny z XSD)
  2. Uzupełnienie formularza „Fundusze specjalne”
  3. Uzupełnienie danych osoby do kontaktu
  4. Zatwierdzenie sprawozdania
  5. Wysłanie sprawozdania do ministerstwa
  6. Weryfikacja sprawozdania przez ministerstwo

Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:

  1. Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie
  2. Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Obowiązujący schemat xsd dla sprawozdania finansowego sporządzanego przez uczelnie: JednostkaInnaWZlotych(1)_v1-2

Strona MF do sporządzania i wczytywania sprawozdań: https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-start

Wczytywanie sprawozdania w celu edycji/ podglądu: https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-edit-upload

Aby zaimportować sprawozdanie użyj przycisku „Importuj sprawozdanie”, załącz właściwy plik, a następnie potwierdź akcję importu.

Ograniczenie wielkości pliku to 50 MB.

Przejdź do sekcji „Fundusze specjalne” i wypełnij formularz.

Proces zatwierdzania i wysyłania sprawozdania przebiega analogicznie do ścieżki opisanej w ubiegłorocznym wpisie.

Kwota funduszy specjalnych w tabeli powinna się zgadzać z kwotą funduszy w pliku XML.

Jeśli twoja jednostka nie ma danych do sprawozdania zaznacz checkbox „Brak danych do sprawozdania”.

Jeżeli plik zawiera błędy, system wyświetli stosowny komunikat.

System poinformuje cię o błędnym formacie pliku, a także o nie wypełnieniu wszystkich pozycji sprawozdania.

W przypadku braku wartości do zaraportowania w danej pozycji wpisz 0 (zero).

Nazwa instytucji w pliku musi zgadzać się z kontekstem użytkownika (nazwą instytucji) wgrywającego plik.

Jeśli w importowanym pliku powtarzają się wiersze o takiej samej definicji  i danych, system wyświetli informację o zdublowanym wierszu.

W zakładce „Błędy walidacji” możesz pobrać i zapoznać się ze zbiorczym raportem błędów walidacji.

Popraw sprawozdanie i zaimportuj je jeszcze raz – za pomocą przycisku „Importuj sprawozdanie”. Nowe sprawozdanie zastąpi dotychczasowe.

System poinformuje cię, że wcześniejsze dane zostaną nadpisane aktualnie wgrywanymi. Jeśli chcesz, aby dane zostały poprawione, potwierdź import pliku. Zastosuj tę samą ścieżkę czynności, jeśli chcesz zamienić lub uzupełnić plik.

Sprawozdanie z wykorzystania subwencji za rok 2020

Podstawy prawne

Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce z dnia 20 lipca 2018 r.  Art. 350. 1-3.

Rozporządzenie w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 6 marca 2019 r. § 16. 1-3.

W przeciwieństwie do procesu składania sprawozdania z wykorzystania subwencji za rok 2019 aktualnie sprawozdanie w całości wypełniane jest w systemie POL-on 2.0 w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.

Aby wypełnić formularz sprawozdania potrzebujesz roli edycyjnej INST_FIN nadanej na całą instytucję. Rola podglądowa do sprawozdania to INST_FIN_PODGLAD. Pozwoli ci na zapoznanie się z wprowadzonymi danymi w twojej instytucji.

Poniżej możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi wypełniania formularza:

Aby wypełnić sprawozdanie z wykorzystania subwencji, wybierz z menu POL-on 2.0 moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych. Następnie wybierz odpowiedni rok sprawozdawczy i rodzaj sprawozdania. Edycja formularza dostępna jest pod przyciskiem „Uzupełnij” w zakładce Dane sprawozdania.

Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje poniższe etapy:

  1. Edycja i zapisanie danych w formularzu sprawozdania
  2. Uzupełnienie danych osoby do kontaktu
  3. Zatwierdzenie sprawozdania
  4. Wysłanie sprawozdania do ministerstwa
  5. Weryfikacja sprawozdania przez ministerstwo

Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:

  1. Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie
  2. Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

W przypadku uczelni publicznych pole „Dydaktyczna Inicjatywa Doskonałości” nie może pozostać puste. W wersji dla uczelni niepublicznych pole „Dydaktyczna Inicjatywa Doskonałości” nie powinno być wypełniane (jest nieedytowalne).

W części D sprawozdania możliwe jest dodawanie kolejnych wierszy za pomocą przycisku „Dodaj nakłady”. Dodany wiersz możesz usunąć korzystając z ikony śmietnika znajdującej się po prawej stronie. Dodaj tyle wierszy ile potrzebujesz.  Całość wprowadzonych danych zapisz za pomocą przycisku zapisu na dole formularza. Każdy kolejny wiersz zostanie przez system automatycznie zsumowany w pozycji „Nakłady inwestycyjne”.

Zatwierdzanie

Zanim zatwierdzisz sprawozdanie wypełnij dane osoby do kontaktu w sekcji podsumowania. Proces ten przebiega analogicznie jak w ubiegłym roku sprawozdawczym.

Edytuj sekcję podsumowania, korzystając z przycisku „Koryguj”. Wprowadź dane osoby do kontaktu po stronie instytucji (imię, nazwisko, telefon, e-mail), a następnie zapisz je, używając przycisku na dole strony.

Powróć do sekcji Dane sprawozdania by zatwierdzić sprawozdanie.

Zapisane sprawozdanie możesz korygować lub zatwierdzić.

  • Korekta formularza możliwa jest za pomocą przycisku „Koryguj”.
  • Aby zatwierdzić kliknij w przycisk „Zatwierdź sprawozdanie”.

Wysyłanie

Proces wysłania sprawozdania do ministerstwa należy poprzedzić dołączeniem oświadczenia o zgodności danych. Wzór oświadczenia możesz pobrać korzystając z przycisku, znajdującego się nad sekcją umożliwiającą wysłanie sprawozdania.

Pobrane oświadczenie należy podpisać, zeskanować i załączyć jako plik w formacie pdf. Oświadczenia nie należy podpisywać podpisem elektronicznym!

Poza oświadczeniem o zgodności danych do formularza możesz dołączyć inne dodatkowe pliki lub wprowadzić komentarz. Przycisk „Wyślij sprawozdanie” przesyła sprawozdanie do ministerstwa. Ścieżka ta została opisana tu.

Do momentu wysłania sprawozdania możesz dokonać korekty danych. Pamiętaj, że każda ingerencja we wprowadzone dane będzie wymagała ponownego wygenerowania i dodania oświadczenia.

Podobnie jak w przypadku sprawozdania z wykorzystania subwencji za rok 2019 wykonane akcje prowadzą do zmiany statusu sprawozdania.

Status widoczny jest jako ikona przy nazwie sprawozdania na górze ekranu oraz na kaflu zestawienia sprawozdań za dany rok sprawozdawczy. Więcej o statusach przeczytasz tu.

W zakładce „Komentarze” znajdziesz wszystkie uwagi odnośnie sprawozdania wprowadzone przez pracowników ministerstwa.

Zakładka „Błędy walidacji” wyświetli wszystkie braki lub błędy w formularzu.

W zakładce „Historia zmian statusu” odkładane są informacje o tym kto i kiedy dokonywał poszczególnych czynności skutkujących zmianą statusu sprawozdania.

Czynności po stronie ministerstwa i dalsze możliwe losy sprawozdania zostały opisane tu.

Sprawozdawczość w czerwcu 2021 roku (Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych)

Sprawozdania są widoczne dla podmiotów zobowiązanych do ich złożenia w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych POL-on 2.0. Aby wypełnić formularze sprawozdań lub zaimportować pliki z danymi potrzebujesz roli edycyjnej INST_FIN  nadanej na całą instytucję. Rola podglądowa do modułu INST_FIN_PODGLAD pozwoli ci na zapoznanie się z wprowadzonymi danymi w twojej instytucji.

Jeśli nie posiadasz roli do modułu, zgłoś potrzebę jej otrzymania u administratora systemu POL-on w swojej instytucji (osoba z rolą INST_ADM lub INST_NAUK_ADM).

 Typ sprawozdania Podmioty sprawozdające Termin złożenia Zmiany w stosunku do poprzedniego okresu sprawozdawczego/Uwagi
Sprawozdanie finansowe za rok 2020 uczelnie publiczne oraz uczelnie kościelne finansowane na zasadach uczelni publicznych:Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,

  • Akademia Ignatianum w Krakowie,
  • Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
  • Papieski Wydział Teologiczny w Warszawie,
  • Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu oraz
  • Prawosławne Seminarium Duchowne w Warszawie
 30 czerwca 2021 r. Import danych za pomocą pliku XML, sekcja Funduszy specjalnych jako formularz w systemie
Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego za rok 2020 Formularz w systemie, brak możliwości zasilania za pomocą pliku Excel
Plan rzeczowo-finansowy na rok 2021 Formularz w systemie, brak możliwości zasilania za pomocą pliku Excel
Sprawozdanie z wykorzystania subwencji za rok 2020 uczelnie publiczne podlegające pod ministerstwo oraz uczelnie kościelne rozliczane na zasadach publicznych:

  • Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II w Lublinie,
  • Akademia Ignatianum w Krakowie,
  • Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
  • Akademia Katolicka z Warszawie (do 31 lipca 2020 r. Papieski Wydział Teologiczny w Warszawie),
  • Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,
  • Prawosławne Seminarium Duchowne w Warszawie

instytuty PAN, instytuty badawcze,

instytuty międzynarodowe, uczelnie niepubliczne oraz PAU, które otrzymały subwencję w roku 2020

 Formularz w systemie, w dziale D możliwość dodawania wierszy
Sprawozdanie finansowe za rok 2020
  • Centrum Łukasiewicz,
  • Instytuty Sieci Łukasiewicz
 Import danych za pomocą pliku XML, dodatkowo przy wysyłaniu sprawozdania wymagane załączenie opinii biegłego do sprawozdania finansowego.
Plan finansowy za rok 202 oraz na rok 2021 Import pliku PDF

Objaśnienia Ministerstwa (pliki do pobrania)

Objaśnienia do sprawozdania z wykorzystania subwencji (docx)

Objaśnienia do sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego za rok 2020 dla uczelni publicznych (docx)

Objaśnienia do planu rzeczowo-finansowy na rok 2021 dla uczelni publicznych (docx)

Proces składania sprawozdania oraz towarzyszące mu statusy są analogiczne do składania pozostałych sprawozdań w Bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.

Aktualny status sprawozdania widać zawsze:

  • na kaflu z nazwą sprawozdania,
  • obok nagłówka strony (tytułu sprawozdania )

– w postaci ikony. Po najechaniu na nią kursorem pojawia się dodatkowo tooltip z opisem.

Ścieżka czynności i statusy

Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje poniższe etapy:

  • Uzupełnienie formularza w systemie (Sprawozdanie z wykorzystania subwencji za rok 2020, Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego za rok 2020, Plan rzeczowo-finansowy na rok 2021) lub Import pliku XML (Sprawozdanie finansowe za rok 2020 – uczelnie, Sprawozdanie finansowe za rok 2020 – CŁ, ISŁ) lub Import pliku PDF (Plan finansowy za rok 2020 i na rok 2021 – CŁ, ISŁ)
  • Zatwierdzenie sprawozdania
  • Wysłanie sprawozdania do ministerstwa
  • Weryfikacja sprawozdania przez ministerstwo

Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:

  • Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie
  • Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Przejdź do wpisów dedykowanych konkretnym sprawozdaniom, aby zapoznać się z etapem uzupełniania sprawozdania.

Proces zatwierdzania i wysyłania sprawozdania jest identyczny dla wszystkich sprawozdań i został opisany poniżej.

Zatwierdzenie sprawozdania

Niezbędnym wymogiem do zatwierdzenia sprawozdania jest uzupełnienie sekcji dane osoby do kontaktu. Wejdź w zakładkę „Podsumowanie”, kliknij w przycisk „Koryguj” i podaj dane osoby (imię, nazwisko, telefon, email). Zapisz dane za pomocą przycisku zapisu.

W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Zatwierdź dane sprawozdania”.

Uwaga! Po zatwierdzeniu planu, zostaje zablokowana możliwość edycji sprawozdania.

W tym momencie status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone”.

Na tym etapie możesz jeszcze powrócić do statusu „Edycja”, korzystając z przycisku  „ Cofnij zatwierdzenie”. Jest to możliwe tak długo, dopóki nie wyślesz sprawozdania do ministerstwa.

Wysłanie sprawozdania do Ministerstwa

Zatwierdzone sprawozdanie należy wysłać do ministerstwa za pośrednictwem systemu POL-on. W tym celu wykonaj następujące kroki:

  • Pobierz oświadczenie o zgodności danych zawartych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym. Po zatwierdzeniu sprawozdania, w zakładce „Dane sprawozdania”, w sekcji „Do pobrania” pojawił się przycisk, który umożliwia pobranie oświadczenia. Pobrane oświadczenie powinno zostać wydrukowane, wypełnione i podpisane przez uprawnioną osobę w twojej instytucji (uczelnia – rektor, instytut – dyrektor), a następnie zeskanowane i zapisane w formacie pliku pdf.
  • Wyślij sprawozdanie. W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Wyślij sprawozdanie”. W następnym kroku załącz podpisany i zeskanowany plik z oświadczeniem o zgodności danych(koniecznie w formacie pdf!). Zatwierdź przyciskiem „Wyślij sprawozdanie”.

Jeżeli nie pobrałeś oświadczenia o zgodności danych wcześniej, możesz to zrobić na tym etapie, klikając w komendę „pobierz oświadczenie” obok przycisku „Załącz”.

Do sprawozdania możesz załączyć dodatkowy plik lub pliki, jeśli takie posiadasz. Zostaną one wysłane do ministerstwa razem ze sprawozdaniem. Dodatkowe pliki mogą mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip.

Uwaga! Jeśli masz do wysłania więcej niż jeden dodatkowy plik, wówczas powinieneś go spakować do formatu zip (plik z oświadczeniem zawsze jest wysyłany oddzielnie i nie należy go pakować do zipa).

Po tej operacji, status sprawozdania zmieni się na „Wysłane do ministerstwa”.

Teraz czekaj na akcję ze strony ministerstwa.

Weryfikacja sprawozdania przez Ministerstwo

W wyniku poprzedniego kroku, dane planu zostają udostępnione ministerstwu. Ministerstwo zapoznaje się z otrzymanymi danymi i przeprowadza ich weryfikację. W jej wyniku ministerstwo może wykonać jedną z dwóch czynności:

  • odesłać plan rzeczowo-finansowy z powrotem do korekty;
  • zatwierdzić plan rzeczowo-finansowy (od razu albo po powrocie z korekty).

Jeśli w wyniku weryfikacji ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmienia się na „Odesłane do korekty”.

W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Odblokowana zostaje możliwość edycji danych sprawozdania po twojej stronie. Wprowadź stosowane zmiany do sprawozdania, zgodnie z otrzymanymi uwagami.

Wysłanie sprawozdania do ministerstwa po korekcie

Wyślij poprawiony plik sprawozdania do ministerstwa, korzystając z przycisku „Wyślij ponownie”. Spowoduje to zablokowanie danych sprawozdania do edycji. Odsyłając sprawozdanie po korekcie, masz możliwość dodania komentarza i/lub pliku pdf.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić oświadczenie, pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu).

Ponowne wysłanie sprawozdania do ministerstwa powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”.

Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Po otrzymaniu od ciebie prawidłowego sprawozdania – od razu albo po korekcie – ministerstwo zatwierdza sprawozdanie.

Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”.

Osiągnięcia artystyczne – Dodawanie informacji o oświadczeniu upoważniającym

Informacje o oświadczeniu upoważaniającym jednostkę do wykazywania osiągnięcia artystycznego w procesie ewaluacji można dodać tylko autorom będącym pracownikiem lub doktorantem naszej jednostki (niezbędne jest dokonanie powiazania autora z osobą z innego modułu systemu POL-on).

Proces powiązania autora z pracownikiem lub doktorantem naszej jednostki z poziomu wykazu osiągnięć artystycznych został opisany w osobnym wpisie.

Jeśli rozpoczynałeś dodawanie osiągnięcia z poziomu danych autora w module Pracownicy lub Osoby ubiegające się o stopień doktora proces powiązania został za ciebie wykonany przez system (w sekcji Osiągnięcia w danych autora).

Możesz dodać informacje z oświadczenia upoważniającego zbiorczo do części lub wszystkich zarejestrowanych osiągnieć artystycznych. Proces ten możliwy jest do przeprowadzenia z poziomu danych artysty w module Pracownicy lub Osoby ubiegające się o stopień doktora w sekcji Oświadczenia/Oświadczenia dot. ewaluacji.

Aby dodać informacje o oświadczeniu wybierz ikonę edycji znajdującą się z prawej strony danych powiązanego autora.

Wprowadź datę złożenia oświadczenia oraz wskaż dyscyplinę. Zapisz wprowadzone dane za pomocą znacznika zapisu znajdującego się po prawej stronie.

Dyscyplina wskazana dla osiągnięcia artystycznego w oświadczeniu upoważniającym podmiot do wykazania osiągnięć artystycznych pracownika musi być zgodna ze wszystkimi dyscyplinami wskazanymi w oświadczeniu o dziedzinie i dyscyplinie, którą reprezentuje pracownik w ciągu wszystkich lat branych do ewaluacji.

Dyscyplina wskazana dla osiągnięcia artystycznego w oświadczeniu upoważniającym podmiot do wykazania osiągnięć artystycznych doktoranta musi być zgodna z dyscypliną, w której przygotowywana jest rozprawa doktorska albo z jedną z dyscyplin zawierających się w dziedzinie, w której jest przygotowywana rozprawa doktorska.

Informacje o oświadczeniu upoważniającym wprowadź przy wszystkich powiązanych autorach, którzy złożyli oświadczenie w twoim podmiocie.