Author Archive

Zmiana biznesowa a korekta w danych studenta​

Korekta danych studenta oznacza poprawienie błędnie wprowadzonych informacji, natomiast rejestracja zmiany (zmiany biznesowej) oznacza wprowadzenie nowej wersji danych, ze wskazaniem daty od kiedy ta zmiana obowiązuje w systemie (Jako datę obowiązywania zmiany podajemy datę powzięcia informacji o zmianie).​

​W module Studenci, omyłkowo wprowadzone lub błędne dane należy poprawić przez interfejs z wykorzystaniem operacji „Popraw błędy”.

Operacja „Zmień aktualne dane” powinna być używana, aby odnotować rzeczywistą zmianę danych studenta. Chodzi więc o zdarzenia, które spowodowały zmianę danych osoby, np. zmiana nazwiska, dlatego system wymaga podanie daty, od której zmiana obowiązuje

UWAGA! Import XML w dalszym ciągu nie umożliwia wykonania zmiany biznesowej. Rejestracja zmiany biznesowej jest możliwa jedynie poprzez interfejs użytkownika!

Zakres danych obowiązkowych do rejestracji (i aktualizacji) wynika z podstaw prawnych (Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 6 marca 2019 r. z późń. zm.), z którymi możesz się zapoznać tutaj.

Korekta danych osobowych​

Aby skorygować dane osobowe, wybierz przycisk „Edytuj” w sekcji „O studencie” w podsekcji „Dane aktualne”. Następnie kliknij w przycisk „Popraw błędy”.

W wyedytowanym formularzu popraw właściwą informację. W naszym przykładzie zostało zmienione imię studentki z „Jana” na „Janinę”.​

Wprowadzone poprawki należy zapisać przyciskiem „Zapisz”. Wyświetli się komunikat potwierdzający, że dane zostały skorygowane.

Korekty danych możesz dokonać także z poziomu zakładki „Historia danych” za pomocą przycisku „Koryguj”.

Zmiana danych osobowych​

Aby uaktualnić dane osobowe wybierz przycisk „Edytuj” w sekcji „O studencie” w podsekcji „Dane aktualne”. Następnie kliknij przycisk „Zmień aktualne dane”.

Zmian lub korekt danych osobowych można dokonać tylko przy wykorzystaniu GUI lub API REST (import XML takiej możliwości nie daje).

Wymagane jest podanie daty, od której zmiana obowiązuje. Datę wybierz z kalendarza, który pojawi się po kliknięciu w ikonę kalendarza albo wpisz ją ręcznie. Nie można wskazać daty przyszłej – należy raportować jedynie zmiany, które faktycznie zaistniały. ​

​W naszym przykładzie zmieniamy nazwisko studentki z „Testowa” na „Testowa-Nowak”. Jako datę obowiązywania zmiany podajemy datę powzięcia informacji o zmianie (data od kiedy na danej uczelni studentka zaczęła się posługiwać nowymi danymi tzn. data kiedy poinformowała o zmianie danych).​

​Zatwierdź zmiany za pomocą przycisku „Zapisz”.​

Wyświetli się komunikat potwierdzający dokonanie zmian.

Historia zmian​

Aby prześledzić, jakie zmiany były kolejno dokonywane w danych osobowych studenta skorzystaj z przycisku „Historia zmian”.​

Zmiany domyślnie są wyświetlane w kolejności od najnowszych do najstarszych. ​

​Przy każdej rejestrowanej wersji, znajdziesz przycisk korekty. Możesz więc poprawić błędy także z tego poziomu. Kolejne wprowadzone zmiany możesz usunąć przyciskiem „Usuń”.

Inne scenariusze, którymi możesz być zainteresowany:

Powyższe scenariusze w postaci graficznej:​

Zobacz także ten scenariusz:​

Rejestracja studenta na indywidualne studia międzyobszarowe

Rejestracja na studia międzyobszarowe przebiega zgodnie ze ścieżką rejestracji nowego studenta na studia z kodem uruchomienia opisaną tu.

Dodatkowo, podczas przypisywania studenta do kierunku należy wskazać nazwę studiów międzyobszarowych, korzystając z rozwijanego menu.

Po rejestracji studenta obok nazwy kierunku pojawi się nazwa studiów międzyobszarowych oraz właściwy kod ISM.

Rejestracja studenta z rekrutacji bez przypisania do kierunku

Rejestracja studenta z rekrutacji bez przypisania do kierunku możliwa jest tylko na 1. lub 2. semestrze.​

​Od 3 semestru student powinien mieć w systemie wskazany właściwy kierunek, poziom i profil studiów, zgodnie ze ścieżką opisaną we wpisie dodawania kolejnego semestru.​

​Jeśli student z rekrutacji bez podziału na kierunki studiuje dwa kierunki to przyjmujemy go na drugi kierunek od razu od 3. semestru.

Zgodnie z art. 69 ust. 4 ustawy pswn – przypisanie studenta do określonego kierunku studiów może nastąpić nie później niż od drugiego roku studiów. Uczelnia może więc określić, że przypisuje studentów do określonych kierunków już od 2. semestru.


Rejestracja studenta pochodzącego z rekrutacji bez podziału na kierunki różni się od standardowej ścieżki rejestracji studenta polskiego lub cudzoziemca wyłącznie w zakresie wskazywania rodzaju rekrutacji.

Aby zarejestrować nowego studenta pochodzącego z rekrutacji bez podziału na kierunki wprowadź do formularza dane identyfikacyjne i osobowe według scenariusza rejestracji studenta polskiego lub cudzoziemca, a następnie w sekcji „Kierunek studiów” w polu „Rodzaj rekrutacji” wskaż „bez przypisania do kierunku”.​

​Po rozwinięciu menu dotyczącego studiów system wyświetli ci wszystkie studia przypisane do rekrutacji bez podziału na kierunki. Wskaż właściwe studia. Zwróć uwagę na ich poziom i formę.

W kolejnym kroku wskaż parametry rozpoczęcia studiów. Formularz ten (a także kolejne sekcje) należy uzupełnić analogicznie do ścieżki studenta pochodzącego z rekrutacji na kierunek z kodem uruchomienia. W polu semestr studenta możesz wskazać tylko 1 lub 2 semestr.

Przykład:​ Dodawanie kolejnych semestrów studentce z rekrutacji bez przypisania do kierunku.​

​W naszym przykładzie, studentka rozpoczyna studia z rekrutacji bez przypisania do kierunku w letnim semestrze 2019/2020. W kolejnym semestrze (semestr zimowy 2020/2021) przypisujemy ją do 2 semestru bez przypisania do kierunku. W kolejnym semestrze (semestr letni 2020/2021) przypisujemy ją do 3 semestru właściwego kierunku poprzez wskazanie wybranego uruchomienia.

Prezentacja graficzna powyższego scenariusza:​

Dodanie informacji o podstawie zwolnienia z opłat cudzoziemca

Informacje o podstawie zwolnienia z opłat możesz wprowadzić do formularza na etapie rejestracji studenta lub później.​

Dodanie zwolnienia z opłat na etapie rejestracji studenta​

​Jeśli dysponujesz informacją o zwolnieniu studenta z opłat na etapie jego rejestracji w sekcji  Podstawa zwolnienia z opłat wybierz właściwą pozycję, a następnie wprowadź datę jej obowiązywania. Kliknięcie w przycisk „Zapisz” kończy rejestrację.​

W danym zakresie czasowym student może mieć wskazaną jedną z podstaw.

Od 1 października 2019 roku studenci zagraniczni mogą być zwalniani z opłat na podstawie:​

  • umowy międzynarodowej,​
  • umowy zawartej między uczelniami,​
  • decyzji właściwego ministra,​
  • decyzji dyrektora NAWA (w odniesieniu do jej stypendystów),​
  • decyzji administracyjnej rektora,​
  • posiadania certyfikatu poświadczającego znajomość języka polskiego jako obcego (min. poziom C1),​
  • posiadania statusu cudzoziemca, o którym mowa w art. 324 ust. 2 pkt.1-4, 6, 7 (Dz. U. z 2008 r. poz. 1668).

Nie jest wymagane podanie podstawy zwolnienia z opłat studentom realizującym kształcenia na zasadach pełnej odpłatności.

Dodanie zwolnienia z opłat po rejestracji studenta

Aby zarejestrować cudzoziemcowi wprowadzonemu do wykazu, informacje o zwolnieniu z opłat, odszukaj go w wykazie studentów korzystając z filtrów zestawienia. Przejdź do danych studenta, a następnie wybierz zakładkę „Podsumowanie przebiegu studiów”.​

​Kliknij w nazwę studiów na kierunku, która jest linkiem aktywnym do informacji o studiach. W danych o kierunku studiów wybierz podsekcję „Przebieg studiów” i przejdź do części „Podstawa zwolnienia z opłat cudzoziemca”. Skorzystaj z przycisku „Dodaj”. Wprowadź właściwą podstawę z rozwijanego menu oraz datę od kiedy podstawa obowiązuje. Zapisz wprowadzoną informację przyciskiem zapisu.

Korekta lub rejestracja zmiany podstawy zwolnienia z opłat

Aby dokonać korekty lub zarejestrować nową podstawę zwolnienia z opłat odszukaj studenta w wykazie studentów korzystając z filtrów zestawienia. Przejdź do danych studenta, a następnie wybierz zakładkę „Podsumowanie przebiegu studiów”.​

​Kliknij w nazwę studiów na kierunku, która jest linkiem aktywnym do informacji o studiach. W danych o kierunku studiów wybierz podsekcję „Przebieg studiów” i przejdź do części „Podstawa zwolnienia z opłat cudzoziemca”. Wyedytuj formularz korzystając z przycisku „Modyfikuj”. 

  • Jeśli chcesz dokonać korekty zarejestrowanej podstawy, popraw wprowadzone informacje a następnie zapisz zmiany.​
  • Jeśli chcesz zarejestrować nową podstawę, wprowadź datę ustania dotychczasowej podstawy korzystając z kalendarza. Następnie użyj przycisku „Dodaj”.

Wprowadź informacje o nowej podstawie wskazując jej rodzaj i datę od kiedy obowiązuje. Zapisz wprowadzoną informację przyciskiem zapisu. 

System nie pozwoli ci zarejestrować dwóch podstaw studiowania w tym samym okresie.

Rejestracja studenta nieposiadającego polskiego obywatelstwa

Rejestracja studenta nieposiadającego polskiego obywatelstwa obejmuje:​

  • Uzupełnienie danych identyfikacyjnych i osobowych​
  • Przypisanie studenta do uruchomienia​
  • Wskazanie podstawy przyjęcia i kształcenia.​

​Po rejestracji można będzie podać dodatkowe informacje dotyczące studiów np. dotyczące pomocy materialnej.

Aby zarejestrować nowego studenta nieposiadającego polskiego obywatelstwa, należy wykonać poniższe czynności.​

​W wykazie studentów twojej jednostki kliknij w przycisk „Zarejestruj rozpoczęcie studiów”, znajdujący się nad zestawieniem zarejestrowanych studentów. Za jego pomocą przejdziesz do formularza dodawania nowego studenta.​

​Dane identyfikacyjne​

Zaznacz identyfikację dokument tożsamości, a następnie wprowadź z rozwijanego menu jego typ, wpisz numer dokumentu i kraj wydania. Kliknij w przycisk „Dane osobowe”.

UWAGA! Obywatele polscy są identyfikowani w systemie wyłącznie numerem PESEL. Cudzoziemcy również mogą mieć nadany numer PESEL. Jeśli cudzoziemiec ma numer PESEL może być nim identyfikowany w POL-onie. Cudzoziemcy nie posiadający PESEL są identyfikowani w systemie za pomocą wskazanego dokumentu tożsamości (typ, numer, kraj wydania dokumentu). Nie ma możliwości identyfikacji studenta kilkoma identyfikatorami (np. numerem PESEL i dowodem tożsamości/paszportem). 

System dokona weryfikacji czy osoba o wskazanym identyfikatorze była wcześniej rejestrowana w kontekście twojej uczelni.​

W przypadku studenta nierejestrowanego wcześniej, w kolejnym kroku uzupełnij jego dane osobowe. Dane obowiązkowe zostały oznaczone gwiazdką. ​

​Dane osobowe​

Korzystając z klawiatury lub dostępnych wartości wprowadź:​

  • Nazwisko​
  • Imię ​
  • Rok urodzenia​
  • Płeć​
  • Obywatelstwo (możliwość podania kilku wartości)​
  • Państwo urodzenia.​

Zaznacz czy cudzoziemiec ma:​

  • Kartę Polaka.

W zakresie informacji o Karcie Polaka do wyboru masz wartości:​

  • tak (posiada)​
  • nie (nie posiada)​
  • nie dotyczy.​

Jeżeli wskażesz „tak” uzupełnij:​

  • Numer Karty Polaka,​
  • Datę ważności Karty Polaka.

Pola Numer Karty Polaka i Data ważności Karty Polaka pojawiły się w formularzu w związku ze zmianami prawnymi. Pozycje te są wymagane dla studentów aktywnych i posiadających Kartę Polaka w dniu 25.09.2024 roku i później.

Do 30.09.2025 dla wszystkich studentów, którzy powinni mieć uzupełnione informacje o numerze i dacie ważności Karty Polaka, system będzie wyświetlał alert o potrzebie uzupełnienia danych. Alert wyświetli się również w przypadku rejestrowania nowego studenta posiadającego Kartę Polaka, jeżeli nie podamy dla niego numeru Karty Polaka i jej daty ważności.​

Od 1.10.2025 pola „Numer Karty Polaka” i „Data ważności” są wymagane, zarówno podczas dodawania nowego studenta, jak i przy edycji danych aktywnego studenta, posiadającego Kartę Polaka. Jeśli nie uzupełnisz informacji system nie przyjmie zapisu.

W przypadku braku imienia lub nazwiska dopuszczalne jest stosowanie myślnika.

​W kolejnym kroku (przycisk „Kierunek studiów”) wskaż uruchomienie, na które przyjęto studenta.

 

W przypadku studenta rejestrowanego wcześniej, dane osobowe zostaną uzupełnione w oparciu o informacje z wcześniejszych studiów. 

Jeśli system podpowiada ci dane osoby, które różnią się od tego co chciałeś wprowadzić do formularza sprawdź poprawność wprowadzonego dokumentu tożsamości.

Na każdym etapie rejestracji  możesz anulować proces korzystając z linku „Porzuć rejestrację”. System będzie potrzebował potwierdzenia czynności (przycisk „Porzuć rejestrowanie”).

 

Kierunek studiów 

Aby przypisać studenta do właściwego kierunku wskaż rodzaj rekrutacji. W tym wpisie została przedstawiona rekrutacja na kierunek z kodem uruchomienia.​

​Jeśli chcesz zarejestrować studenta pochodzącego z rekrutacji bez przypisania do kierunku postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną w odrębnym wpisie tu.​

​Aby przypisać właściwe uruchomienie studiów do danych studenta skorzystaj z wyszukiwania po nazwie lub kodzie. Po oznaczeniu wybranego sposobu wprowadź nazwę lub kod uruchomienia. W przypadku wprowadzenia nazwy system podpowie ci odnalezione uruchomienia. Wskaż właściwe uruchomienie.​

​Jeśli studia mają charakter międzydziedzinowy postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.​

​W kolejnym kroku dodasz informacje o semestrze (przycisk „Semestr studiów”).

Parametry rozpoczęcia studiów​

​Dodaj informacje o semestrze studenta wskazując:​

  • Rok akademicki​
  • Semestr (zimowy, letni)​
  • Semestr studenta​
  • Miejsce zamieszkania przed rozpoczęciem studiów.​

Następnie wybierz z kalendarza:​

  • Datę rozpoczęcia studiów​

oraz odpowiedź na pytania:​

  • Czy realizuje kształcenie przygotowują do wykonywania zawodu nauczyciela? ​
  • Czy realizuje kształcenie na studiach wspólnych?​

Kliknij w przycisk „Punkty ECTS”.

Punkty ECTS​

​Wprowadź uzyskane punkty ECTS . Uzyskane punkty ECTS u nowo rejestrowanego studenta to „0”. Właściwe punkty (odpowiadające zaliczonym przedmiotom) zostaną dodane po semestrze. 

W formularzu możesz także podać informacje dodatkowe – punkty ECTS zatwierdzone w procesie potwierdzenia efektów uczenia się (dotyczy pierwszego semestru, na który został przyjęty student).

Ostatni krok to rejestracja podstawy studiowania (przycisk „Podstawy studiowania”)​.​

​Podstawa przyjęcia i kształcenia cudzoziemca​​

Rejestracja tej obowiązkowej informacji dla cudzoziemców została opisana w osobnym wpisie tu.​​

​Podstawa zwolnienia z opłat​​

Cudzoziemca może zostać zwolniony z opłat. Informacja ta podlega obowiązkowej rejestracji o ile dotyczy studenta. Podstawę zwolnienia z opłat możesz wprowadzić do formularza na etapie rejestracji studenta lub później. Proces ten został opisany tutaj.​

Po rejestracji możesz dodać studentowi informacje o uzyskanej pomocy materialnej. ​

Zarejestrowanego studenta możesz usunąć z wykazu zgodnie z procedurą opisaną tutaj.

Inne przydatne wpisy:​​

Rejestracja studenta posiadającego polskie obywatelstwo

UWAGA! Pliki importowe nadal są wczytywane w POL-on 1 w module Administracja (w wersji produkcyjnej i demonstracyjnej).

Rejestracja studenta posiadającego polskie obywatelstwo obejmuje:​

  • Uzupełnienie danych identyfikacyjnych i osobowych​
  • Przypisanie studenta do uruchomienia​

​Po rejestracji można będzie podać dodatkowe informacje dotyczące studiów np. pomoc materialną.​

Aby zarejestrować nowego studenta posiadającego polskie obywatelstwo, należy wykonać poniższe czynności.​

​W wykazie studentów twojej jednostki kliknij w przycisk „Zarejestruj rozpoczęcie studiów”, który znajduje się nad zestawieniem zarejestrowanych studentów. Za jego pomocą przejdziesz do formularza dodawania nowego studenta.​

​Dane identyfikacyjne

Zaznacz identyfikację PESEL, a następnie wprowadź numer PESEL. Kliknij w przycisk „Dane osobowe”.

UWAGA! Obywatele polscy są identyfikowani w systemie wyłącznie numerem PESEL. Cudzoziemcy również mogą mieć nadany numer PESEL. Jeśli cudzoziemiec ma numer PESEL może być nim identyfikowany w POL-onie. Cudzoziemcy nie posiadający PESEL są identyfikowani w systemie za pomocą wskazanego dokumentu tożsamości (typ, numer, kraj wydania dokumentu). Nie ma możliwości identyfikacji studenta kilkoma identyfikatorami (np. numerem PESEL i dowodem tożsamości/paszportem).

System dokona weryfikacji czy osoba o wskazanym identyfikatorze była wcześniej rejestrowana w kontekście twojej uczelni.​

W przypadku studenta nierejestrowanego wcześniej, w kolejnym kroku uzupełnij jego dane osobowe. Dane obowiązkowe zostały oznaczone gwiazdką. ​

​Dane osobowe​

Korzystając z klawiatury wprowadź:​

  • Nazwisko​
  • Imię ​
  • Rok urodzenia​
  • Obywatelstwo​

W kolejnym kroku (przycisk „Kierunek studiów”) wskażesz uruchomienie, na które przyjęto studenta.

W przypadku studenta rejestrowanego wcześniej, dane osobowe zostaną uzupełnione w oparciu o informacje z wcześniejszych studiów. 

Jeśli system podpowiada ci dane osoby, które różnią się od tych, które chciałeś wprowadzić do formularza, sprawdź poprawność wprowadzonego numeru PESEL.

Na każdym etapie rejestracji  możesz anulować proces, korzystając z linku „Porzuć rejestrację”. System będzie potrzebował potwierdzenia czynności (przycisk „Porzuć rejestrowanie”).

Kierunek studiów

Aby przypisać studenta do kierunku, poziomu i profilu studiów, wskaż rodzaj rekrutacji. W tym wpisie została przedstawiona rekrutacja na kierunek z kodem uruchomienia.​

​Jeśli chcesz zarejestrować studenta pochodzącego z rekrutacji bez przypisania do kierunku, postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną w odrębnym wpisie tu.​

​Aby przypisać właściwe uruchomienie studiów do danych studenta skorzystaj z wyszukiwania po nazwie lub kodzie. Po oznaczeniu wybranego sposobu wprowadź nazwę lub kod uruchomienia. W przypadku wprowadzenia nazwy, system podpowie ci odnalezione uruchomienia. Wskaż właściwe uruchomienie.​

​Jeśli studia mają charakter międzydziedzinowy postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.​

​W kolejnym kroku dodasz informacje o semestrze (przycisk „Semestr studiów”).

Parametry rozpoczęcia studiów​

​Dodaj informacje o semestrze studenta wskazując:​

  • Rok akademicki​
  • Semestr (zimowy, letni)​
  • Semestr studenta​
  • Miejsce zamieszkania przed rozpoczęciem studiów.​

Następnie wybierz z kalendarza:​

  • Datę rozpoczęcia studiów

oraz zaznacz:​

  • Czy realizuje kształcenie przygotowują do wykonywania zawodu nauczyciela ​
  • Czy realizuje kształcenie na studiach wspólnych.​

Kliknij w przycisk „Punkty ECTS”.

Punkty ECTS

Wprowadź uzyskane punkty ECTS . Uzyskane punkty ECTS u nowo rejestrowanego studenta to „0”. Właściwe punkty (odpowiadające zaliczonym przedmiotom) zostaną dodane po semestrze. Kliknięcie w przycisk zapisu kończy rejestrację.

W formularzu możesz także podać informacje dodatkowe – punkty ECTS zatwierdzone w procesie potwierdzenia efektów uczenia się (dotyczy pierwszego semestru, na który został przyjęty student).

Po rejestracji możesz dodać studentowi informacje o uzyskanej pomocy materialnej. ​

Zarejestrowanego studenta możesz usunąć z wykazu zgodnie z procedurą opisaną tutaj.

Inne przydatne wpisy:​​

Moduł Studenci – Wygląd i zawartość modułu

Podstawy prawne

Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2018 r. poz. 1668 z późn. zm.)

Art. 342. 3.
System POL-on obejmuje następujące bazy danych:
2) wykaz studentów;

Art. 344. 1.
Wykaz studentów obejmuje:
1) imiona i nazwisko;
2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało;
3) obywatelstwo;
4) w przypadku cudzoziemców:
a) nazwę państwa urodzenia,
b) informacje o przyjęciu na studia i ich odbywaniu,
c) informacje o posiadaniu Karty Polaka;
5) rok urodzenia;
6) płeć;
7) miejsce zamieszkania przed rozpoczęciem studiów: wieś lub miasto;
8) liczbę punktów ECTS uzyskanych przez studenta na studiach na każdym kierunku, poziomie i profilu;
9) liczbę punktów ECTS, która w wyniku potwierdzenia efektów uczenia się została zaliczona studentowi do danego programu studiów na określonym kierunku, poziomie i profilu;
10) rodzaj przyznanych świadczeń, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1–4;
11) informację o przyznaniu stypendium ministra;
12) numer dyplomu ukończenia studiów na określonym kierunku, poziomie i profilu;
13) datę rozpoczęcia studiów, datę ich ukończenia i nazwę uzyskanego tytułu zawodowego albo datę skreślenia z listy studentów.

Art. 344. 5.
Wykaz nie obejmuje studentów uczelni wojskowych będących żołnierzami.

Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 12 września 2024 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 1403)

§ 3. ust. 1-3.

§ 10. ust. 1.

Role umożliwiające dostęp do modułu to:

  • INST_PR_WS – rejestracja, edycja, usuwanie danych
  • INST_PR_WS_PODGLAD – podgląd wszystkich danych – w tym danych identyfikacyjnych
  • INST_PR_WS_PODGLAD_BEZ_DANYCH_RESTRYKCYJNYCH – podgląd bez danych identyfikacyjnych (numerów PESEL i dokumentów tożsamości).

Role mogą być nadane na całość uczelni, jednostkę organizacyjną lub filię.

Aby wejść do modułu Studenci, po zalogowaniu do POL-onu kliknij w niebieską ikonę spisu treści w lewym górnym rogu ekranu. W menu bocznym, które się pojawi, wybierz pozycję „Studenci”. Kliknij w kafel „Wykaz studentów”.

Wykaz studentów jest dostępny w dwóch widokach: tabelarycznym lub listy. 

W widoku podstawowym – tabelarycznym zobaczysz: filtry i wyszukiwarkę (w lewej kolumnie) oraz rekordy zarejestrowanych studentów w postaci odrębnych wierszy tabeli.

Rejestrowanie nowego studenta​

W obydwu widokach, pod nazwą Wykazu, dostępny jest przycisk „+ Zarejestruj rozpoczęcie studiów”. Za jego pomocą przejdziesz do formularza dodawania nowego studenta do wykazu. ​

  • ​Z rejestracją nowego studenta posiadającego PESEL możesz zapoznać się tutaj.​
  • Z rejestracją nowego studenta nieposiadającego PESEL możesz zapoznać się tutaj.

UWAGA! Pliki importowe nadal są wczytywane w POL-on 1 w module Administracja (w wersji produkcyjnej i demonstracyjnej).

Sortowanie wyników​

Zarówno w widoku tabelarycznym, jak i widoku listy możesz posortować wyniki alfabetycznie, rosnąco lub malejąco. Dostępne jest sortowanie po imionach lub po nazwiskach. Domyślnie ustawione jest sortowanie po nazwiskach pracowników w kolejności rosnącej.

Rekordy i strony​

W górnej części wykazu znajduje się informacja, ile pozycji (rekordów) zawiera Wykaz studentów przy zadanych kryteriach wyszukiwania.​

Widoczna jest także informacja, ile rekordów jest wyświetlanych jednocześnie na stronie. Ustawienie to można zmienić klikając w skierowaną do dołu strzałkę i wybierając jedną z opcji na rozwijanej liście.​

Aby przejść do dalszych stron wykazu możesz:​

  • kliknąć w przycisk „Następna” lub​
  • wpisać numer interesującej Cię strony i nacisnąć „Enter”.

Wyszukiwanie i filtry​

Aby wyszukać konkretnych studentów, wpisz w pola wyszukiwarki odpowiednio nazwisko, imię lub PESEL albo numer dokumentu tożsamości. Możesz wypełnić niektóre albo wszystkie pola naraz.​

Aktualnie można filtrować Wykaz studentów z użyciem następujących kryteriów:​

  • Rok akademicki – możesz wskazać rok i semestr akademicki (zimowy, letni);​
  • Przebieg studiów – możesz wskazać datę rozpoczęcia, ukończenia lub skreślenia (od-do), semestr studiów, aktualny semestr studenta (tj. ostatni semestr, na który został przypisany), status studenta oraz informację czy realizuje kształcenie na studiach wspólnych (tak, nie).​
    • Status studenta obejmuje informacje: studia nadal trwają, studia ukończone, w procedurze skreślenia, skreślenie z listy studentów.​
  • Kierunek studiów – możesz wyszukać/przefiltrować studentów po atrybucie kierunku: profilu (ogólnoakademicki, praktyczny), po nazwie kierunku, kodzie uruchomienia (nowym lub starym tj. z POL-on 1), poziomie (pierwszy lub drugi stopień, jednolite magisterskie), formie (stacjonarne, niestacjonarne);​
  • Cudzoziemcy – możesz wyszukać/przefiltrować studentów cudzoziemców po gromadzonych dla nich danych tj.: obywatelstwie, informacji czy są cudzoziemcami (tak, nie), podstawie przyjęcia i kształcenia, podstawie zwolnienia z opłat (o ile student taką posiada);​
  • Poprawność danych – możesz wyszukać rekordy o stanie danych poprawnym lub niepoprawnym (wymagają sprawdzenia i uzupełnienia/poprawienia);​
  • Świadczenia – możesz wyszukać studenta po okresie kiedy otrzymywał świadczenie (od – do) i po rodzaju świadczenia.

Po zaznaczeniu wybranego filtra kliknij w przycisk „Szukaj”, aby wyświetlić listę studentów zaktualizowaną do wybranych przez ciebie kryteriów.

​Nawet po wciśnięciu przycisku „Szukaj” system zapamiętuje zadane kryteria wyszukiwania. Jeśli chcesz je zmienić, zawsze najpierw wyczyść aktualnie ustawione filtry. Zrobisz to klikając w komendę „Wyczyść” z prawej strony filtrów.​

Jeśli tego nie zrobisz, dodasz jedynie kolejne kryteria do już ustawionych kryteriów wyszukiwania. W rezultacie możesz nie otrzymać interesujących cię wyników.


Szybkie wyszukiwanie studenta​

Aby wyszukać studenta możesz skorzystać z filtrów zestawienia dostępnych po lewej stronie wykazu studentów lub skorzystać z kafla „Wyszukaj studenta”, który jest dostępny po kliknięciu w moduł Studenci po zalogowaniu do POL-onu.​

​

Wyszukiwanie studenta przy użyciu filtrów​

​Przykład 1. ​ Chcesz odnaleźć studenta przy użyciu danych identyfikacyjnych. Wpisz w filtry dane obowiązkowe, którymi student jest identyfikowany w systemie. Będą to:​

  • PESEL dla studentów krajowych​
  • Numer dokumentu dla cudzoziemców. ​

​W tym przypadku student ma nadany numer PESEL. Po wprowadzeniu go i kliknięciu w przycisk „Szukaj” system znalazł 1 pasujący rekord.

Przykład 2.​ Chcesz odnaleźć studentkę. Nie masz jej danych identyfikacyjnych, ale znasz jej nazwisko. Wprowadź je we właściwe pole w filtrach zestawienia i kliknij w przycisk „Szukaj”.​

​Uwaga! Nie zapomnij wcześniej wyczyścić filtra! Inaczej system uwzględni w wyszukiwaniu oba wprowadzone atrybuty.​

​System odnalazł dwie studentki o nazwisku „Testowa”.​

​W widoku tabelarycznym odnalezione rekordy widzisz jako osobne wiersze tabeli. Aby przejść do danych szczegółowych studentki, kliknij w aktywny link ukryty pod imieniem i nazwiskiem właściwego rekordu (Testowa Anna).

Nieco inaczej wygląda nawigacja w widoku listy.​

​Aby przejść do widoku listy, kliknij w menu w prawym górnym rogu ekranu i wybierz pozycję „lista”. ​

Dwa odnalezione rekordy widzisz w środkowym panelu (obok filtrów). Po prawej stronie od odnalezionych rekordów, znajdują się dane wskazanego rekordu (domyślnie jest to rekord znajdujący się na górze). Aby przejść do danych studentki kliknij w link aktywny ukryty pod imieniem i nazwiskiem wskazanego rekordu (Testowa Anna).

Funkcja „Wyszukaj studenta”

Funkcja „Wyszukaj studenta” jest dostępna po kliknięciu w moduł Studenci po zalogowaniu do POL-onu. Wymaga wprowadzenia numeru PESEL lub numeru dokumentu identyfikacyjnego studenta nieposiadającego numeru PESEL.​

Po wprowadzeniu numeru, system podpowiada dane osobowe studenta o wskazanym numerze. Kliknij w podpowiedź, a następnie zatwierdź przejście do danych szczegółowych studenta.

Nawigacja po rekordzie zarejestrowanego studenta

Jesteś w danych studenta. Domyślnie znajdujesz się w zakładce „O studencie” – „Dane aktualne”, w której znajdują się jego dane identyfikacyjne i osobowe.​

W zakładce „Historia zmian” są gromadzone informacje o nowych wersjach danych studenta.​

​Aby przejść do danych o studiach kliknij w „Podsumowanie przebiegu studiów”. Informacje szczegółowe o kierunku znajdziesz pod linkiem aktywnym ukrytym pod jego nazwą.

Nawigacja po informacjach o kierunku studiów​

​Jesteś w danych o studiach. Domyślnie znajdujesz się w zakładce „Kierunek studiów” – „Parametry kierunku”, w której znajdują informacje zaciągnięte z modułu Kierunki studiów.​

​W zakładce „Przebieg studiów” gromadzone są informacje o rozpoczęciu, skreśleniu, ukończeniu studiów, ostatnim zaraportowanym semestrze, a w przypadku cudzoziemców podstawie studiowania i kształcenia oraz podstawie zwolnienia z opłat.​

​Aby przejść do danych o studiach kliknij w zakładkę „Podsumowanie przebiegu studiów”. Aby zapoznać się z informacjami szczegółowymi kliknij w link aktywny ukryty pod nazwą kierunku.

W zakładce „Semestry” możesz dodać kolejny semestr. Szczegóły tego procesu zostały opisane tutaj.​

​W zakładce „Świadczenia” możesz dodać informacje o stypendiach lub zapomodze. Szczegóły tego procesu znajdziesz tutaj.

Inne przydatne wpisy:​

Uwierzytelnianie usług REST-API w POL-on 2.0

Wszystkie żądania REST API wymagają przekazania w nagłówku (Authorization) tokena dostępowego (access token). Token dostępowy mogą pobrać użytkownicy Systemu POL-on posiadający konto w Module Centralnego Logowania (MCL). Token dostępowy należy pobrać wykonując żądanie HTTP metodą POST do serwera produkcyjnego Modułu Centralnego Logowania.

Moduł Centralnego Logowania nie posiada środowiska demonstracyjnego. Token dostępowy należy pobrać ze środowiska produkcyjnego MCL, niezależnie od serwera, do którego wysłane jest żądanie dotyczące studentów.

Uwierzytelnianie z tokenem autoryzacyjnym (access token)

Pobranie tokena

Pobranie tokena dostępowego wymaga wysłania żądania HTTP metodą POST z podaniem odpowiednich parametrów.

W przypadku włączenia uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA) pobranie tokena będzie wymagało podania kodu (drugiego składnika) w zapytaniu pobierającym access-token (w polu: totp).

Numery wierszy w kodzie odpowiadają poniższym numerom.
  1. adres usługi uwierzytelniającej: https://mcl.opi.org.pl/auth/realms/OPI/protocol/openid-connect/token
  2. header: nagłówek żądania.
  3. client_id: identyfikator systemu, w którym zostanie uwierzytelniony użytkownik (dla Systemu POL-on 2.0 należy podać „polon2”).
  4. grant_type: rodzaj dostępu potrzebny do uzyskania tokena (dla MCL należy podać „password” – dostęp na podstawie hasła).
  5. username: nazwa użytkownika.
  6. password: hasło użytkownika.
  7. totp: jednorazowy kod dostępu, który powinien zostać podany w przypadku włączonego uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA). W przypadku braku uwierzytelniania dwuskładnikowego pole można pominąć lub pozostawić puste. Kod powinien zostać wygenerowany przed wykonaniem żądania. Więcej o uwierzytelnianiu dwuskładnikowym przeczytasz tutaj.

Struktura odpowiedzi z tokenem autoryzacyjnym (access token)

Poprawna odpowiedź

W przypadku wysłania poprawnych danych uwierzytelniających, Moduł Centralnego Logowania zwróci token dostępowy (access_token) wraz z informacją o okresie jego ważności.

Numery wierszy w kodzie odpowiadają poniższym numerom.

  1. {
  2. access_token: token dostępowy, który umożliwia wykonywanie operacji na zasobach API w imieniu zalogowanego użytkownika. Token w formacie JWT.
  3. expires_in: czas ważności tokena dostępowego (wartość podana w sekundach)
  4. refresh_expires_in: czas ważności tokena przedłużającego uwierzytelnienie (wartość podana w sekundach)
  5. refresh_token: token umożliwiający wygenerowanie nowego tokena dostępowego bez konieczności ponownego przesyłania loginu i hasła. Ponowne pobranie tokena dostępowego z użyciem refresh tokena zostało opisane w punkcie „Odświeżanie tokena autoryzacyjnego”. Token w formacie JWT.
  6. token_type: typ tokena, w Systemie POL-on używany jest token typu „bearer”.
  7. not-before-policy: data graniczna, od kiedy można stosować uwierzytelnianie poprzez MCL (czas UNIX).
  8. session_state: identyfikator sesji.
  9. scope: zakresy określające poziom uprawnień.

Błąd uwierzytelniania

W przypadku wystąpienia błędu uwierzytelniania Moduł Centralnego Logowania zwraca komunikat wraz z dodatkowym opisem.

Numery wierszy w kodzie odpowiadają poniższym numerom.

  1. {
  2. error: nazwa błędu
  3. error_description: opis błędu

Odświeżanie tokena dostępowego

Odświeżenie tokena dostępowego polega na wysłaniu nowego żądania do usługi uwierzytelniającej. Ponowne odpytanie usługi z użyciem refresh tokena pozwala pobrać nowy token dostępowy bez konieczności przesyłania loginu i hasła użytkownika. W wyniku odświeżenia zwracany jest nowy zestaw tokenów – access token i refresh_token.

Opis procesu pobierania i odświeżania tokena dostępowego

  • Użytkownik za pomocą loginu, hasła i mechanizmu 2FA, o ile został skonfigurowany, pobiera token dostępowy oraz powiązany z nim refresh token. Opis sposobu pobierania tokena dostępowego znajduje się punkcie „Pobieranie tokena”.
  • Użytkownik zapisuje swój refresh token wraz z jego okresem ważności, który znajduje się w polu
    refresh_expires_in.
  • Użytkownik, posługując się refresh tokenem, wykonuje żądanie, którego celem jest pobranie nowego tokena dostępowego.

Odświeżenie tokena dostępowego wymaga wysłania żądania HTTP metodą POST z podaniem odpowiednich parametrów. Poniżej został przedstawiony przykład wywołania usługi uwierzytelniającej z użyciem refresh tokena.

Numery wierszy w kodzie odpowiadają poniższym numerom.

  1. adres usługi uwierzytelniającej: https://mcl.opi.org.pl/auth/realms/OPI/protocol/openid-connect/token
  2. header: nagłówek żądania.
  3. client_id: identyfikator systemu, w którym zostanie uwierzytelniony użytkownik (dla Systemu POL-on 2.0 należy podać „polon2”).
  4. grant_type: rodzaj dostępu potrzebny do uzyskania tokena dostępowego. W przypadku odświeżania tokena dostępowego należy podać wartość refresh_token.
  5. refresh_token: wartość refresh tokena wykorzystywanego do odświeżenia tokena dostępowego. Należy podać wartość, która została zwrócona w polu refresh_token w odpowiedzi na żądanie opisane w punkcie „Pobranie tokena”.
  • Odświeżenie tokena dostępowego można wykonać w okresie, w którym refresh token zachowuje swoją ważność liczoną od momentu jego pobrania. Ważność refresh tokena określona jest w odpowiedzi usługi uwierzytelniającej w polu refresh_expires_in. Data ważności zapisana jest również w tokenie i można ją odczytać poprzez analizę jego zawartości. Token zwracany jest w formacie JWT, w którym data wygaśnięcia zapisana formacie UNIX znajduje się w polu exp.
  • W wyniku odpytania usługi uwierzytelniającej z użyciem refresh tokena użytkownik otrzymuje taką samą odpowiedź jak w przypadku pobierania tokena z użyciem hasła i loginu. Opis odpowiedzi został umieszczony w punkcie „Struktura odpowiedzi z tokenem dostępowym (akces token)”. W wyniku odświeżenia zwracany jest nowy zestaw tokenów – access token i refresh token.
  • Użytkownik zapisuje nowy refresh token wraz z jego okresem ważności refresh_expires_in. Zapisanie nowego refresh tokena pozwoli przejść proces odświeżania tokena dostępowego ponownie.
  • Użytkownik komunikuje się z REST API Systemu POL-on korzystając z odświeżonego tokena dostępowego (access token). Token może być używany do czasu jego odświeżenia lub wygaśnięcia.
  • Możliwe jest wielokrotne odświeżanie tokena dostępowego bez podawania hasła i loginu. Operację odświeżania można wykonać wielokrotnie, jeżeli za każdym razem użytkownik będzie posługiwał się nowym refresh tokenem, który został pobrany przy odświeżeniu i pod warunkiem że nie stracił on swojej ważności.

Unieważnienie sesji powiązanej z tokenem dostępowym

Moduł Centralnego Logowania pozwala na unieważnienie sesji, w której używany jest określony access token. Operację unieważnienia sesji można wykonać, jeżeli zaistniała konieczność wyłączenia z użycia określonego access tokena lub refresh tokena. W celu unieważnienia sesji konieczna jest znajomość wartości pola session_state, które zwracane jest podczas pobierania lub odświeżania tokena. Wartość pola session_state jest identyfikatorem sesji. Operacja unieważnienie sesji ma zastosowanie również w przypadku offline tokenów, o których mowa w punkcie „Pobieranie offline tokena”.

Unieważnienie sesji powiązanej z tokenem dostępowym wymaga wysłania żądania HTTP metodą DELETE z podaniem odpowiednich parametrów.

Numery wierszy w kodzie odpowiadają poniższym numerom.

  1. adres usługi, której wywołanie skutkuje unieważnieniem określonej sesji: https://mcl.opi.org.pl/auth/realms/OPI/account/sessions/identyfikatorSesji.
    Fragment adresu identyfikatorSesji należy zastąpić wartością zwracaną w polu session_state. Informacja o stanie sesji zwracana jest przy każdorazowym pobieraniu lub odświeżaniu tokena dostępowego.
  2. header: nagłówek żądania, w którym należy zastąpić tekst tokenDostępowyDoUnieważnienia wartością tokena.
  3. header: nagłówek żądania, nie wymaga zmian przed wykonanie polecenia.

Uwierzytelnianie z tokenem autoryzacyjnym typu offline (offline token)

Użytkownik podczas logowania do Modułu Centralnego Logowania może pobierać token typu offline. Offline token służy do pobierania tokena dostępowego (access_tokena), bez konieczności wprowadzania hasła i loginu.

Offline token może być zapisany przez użytkownika na dysku, serwerze lub w bazie danych i wykorzystywany w okresie jego ważności do korzystania z REST API systemu POL-on.

Offline token jest typem refresh tokena. Token ten jest zwracany przez usługę uwierzytelniająca po jej odpytaniu z użyciem określonych parametrów.

Pobieranie i odświeżanie offline tokena różni się od pobierania i odświeżania standardowego tokena dostępowego. Główna różnica polega na ustawieniu wartości parametru scope na offline_access, który w przypadku standardowego tokena dostępowego pozostaje pusty.

Offline token traci ważności po 30 dniach. Po upłynięciu 30 dni od jego pobrania konieczne jest ponowne wykonanie żądania, o którym mowa w punkcie „Pobieranie offline tokena”.
W okresie ważności refresh tokena możliwe jest pobranie nowego tokena offline za pomocą
procedury opisanej w punkcie „Odświeżanie tokena dostępowego na podstawie offline tokena” bez konieczności podawania loginu i hasła.

Pobranie offline token

Pobranie tokena dostępowego wymaga wysłania żądania HTTP metodą POST z podaniem odpowiednich parametrów.

W przypadku włączenia uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA) pobranie tokena będzie wymagało podania kodu (drugiego składnika) w zapytaniu pobierającym access-token (w polu: totp).

Numery wierszy w kodzie odpowiadają poniższym numerom.

  1. adres usługi uwierzytelniającej: https://mcl.opi.org.pl/auth/realms/OPI/protocol/openid-connect/token: 
  2. header: nagłówek żądania.
  3. client_id: identyfikator systemu, w którym zostanie uwierzytelniony użytkownik (dla Systemu POL-on 2.0 należy podać „polon2”).
  4. grant_type: rodzaj dostępu potrzebny do uzyskania tokena (dla MCL należy podać „password” – dostęp na podstawie hasła).
  5. username: nazwa użytkownika.
  6. password: hasło użytkownika.
  7. scope: parametr wywołania usługi, który umożliwia pobranie tokena typu offline. W celu pobrania tokena offline należy dla tego parametru podać wartość „offline_access”.
  8. totp: jednorazowy kod dostępu, który powinien zostać podany w przypadku włączonego uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA). W przypadku braku uwierzytelniania dwuskładnikowego pole można pominąć lub pozostawić puste. Kod powinien zostać wygenerowany przed wykonaniem żądania. Więcej o uwierzytelnianiu dwuskładnikowym przeczytasz tutaj.

Struktura odpowiedzi usługi uwierzytelniającej, która została uruchomiona z użyciem offline tokena

Poprawna odpowiedź

Numery wierszy w kodzie odpowiadają poniższym numerom.

  1. {
  2. access_token: token dostępowy, który umożliwia wykonywanie operacji na zasobach API w imieniu zalogowanego użytkownika. Token w formacie JWT.
  3. expires_in: czas ważności tokena dostępowego (wartość podana w sekundach)
  4. refresh_expires_in: czas ważności tokena przedłużającego uwierzytelnienie (wartość podana w sekundach).
  5. refresh_token: token typu offline zwracany w przypadku wywołania usługi uwierzytelniania z dodatkowym parametrem 'scope=offline_access’. Token umożliwiający wygenerowanie nowego tokena dostępowego bez konieczności podawania hasła i loginu użytkownika. Pobieranie nowego tokenu dostępowego z użyciem refresh tokena opisane jest w punkcie „Odświeżanie tokena dostępowego na podstawie offline tokena”. Token w formacie JWT.
  6. token_type: typ tokena, w Systemie POL-on używany jest token typu „bearer”.
  7. not-before-policy: data graniczna, od kiedy można stosować uwierzytelnianie poprzez MCL (czas UNIX).
  8. session_state: identyfikator sesji.
  9. scope: informacje o zakresie danych, które są przechowywane w tokenie. Dla tokena typu offline w polu scope zwracana jest wartość offline_access.

Błąd uwierzytelniania

Numery wierszy w kodzie odpowiadają poniższym numerom.

  1. {
  2. error: nazwa błędu
  3. error_description: opis błędu

Odświeżanie tokena autoryzacyjnego na podstawie offline tokena

Odświeżenie tokena dostępowego polega na wysłaniu nowego żądania do usługi uwierzytelniającej. Ponowne odpytanie usługi z użyciem offline tokena (refresh tokena) pozwala pobrać nowy token dostępowy bez konieczności przesyłania loginu i hasła użytkownika. W wyniku odświeżenia zwracany jest nowy zestaw tokenów – access token i refresh_token. Odświeżanie offline tokena różni się od procesu odświeżania standardowego tokena dostępowego. Główna różnica polega na ustawieniu wartości parametru scope na offline_access, który w przypadku standardowego tokena dostępowego pozostaje pusty.

Opis procesu pobierania i odświeżania tokena dostępowego z użyciem offline tokena

  • Użytkownik za pomocą loginu, hasła i mechanizmu 2FA, o ile został skonfigurowany, pobiera token dostępowy oraz powiązany z nim refresh token. Opis sposobu pobierania tokena dostępowego znajduje się punkcie „Pobieranie offline tokena”.
  • Użytkownik zapisuje swój refresh token wraz z jego okresem ważności, który znajduje się w polu
    refresh_expires_in.
  • Użytkownik, posługując się refresh tokenem, wykonuje żądanie, którego celem jest pobranie nowego tokena dostępowego.

Poniżej został przedstawiony przykład wywołania usługi uwierzytelniającej z użyciem offline tokena (refresh tokena).

Numery wierszy w kodzie odpowiadają poniższym numerom.

  1. adres usługi uwierzytelniającej: https://mcl.opi.org.pl/auth/realms/OPI/protocol/openid-connect/token
  2. header: nagłówek żądania.
  3. client_id: identyfikator systemu, w którym zostanie uwierzytelniony użytkownik (dla Systemu POL-on 2.0 należy podać „polon2”).
  4. grant_type: rodzaj dostępu potrzebny do uzyskania tokena dostępowego. W przypadku odświeżania tokena dostępowego z użyciem offline tokena należy ustawić wartość parametru na refresh_token.
  5. refresh_token: wartość refresh tokena wykorzystywanego do odświeżenia tokena dostępowego. W tym przypadku należy podać wartość offline tokena, która została wcześniej pobrana i zapisana przez użytkownika. Należy podać wartość, która została zwrócona w polu refresh_token w odpowiedzi na żądanie opisane w punkcie „Pobranie offline token” lub w wyniku odświeżenia offline tokena.
  6. scope: informacja o zakresie danych, które są przechowywanych w tokenie. Dla tokena typu offline w polu scope należy podać wartość offline_access.
  • Odświeżenie tokena dostępowego można wykonać w okresie, w którym refresh token zachowuje swoją ważność liczoną od momentu jego pobrania. Ważność refresh tokena określona jest w odpowiedzi usługi uwierzytelniającej w polu refresh_expires_in. Data ważności zapisana jest również w tokenie i można ją odczytać poprzez analizę jego zawartości. Token zwracany jest w formacie JWT, w którym data wygaśnięcia zapisana formacie UNIX znajduje się w polu exp.
  • W wyniku odpytania usługi uwierzytelniającej z użyciem refresh tokena użytkownik otrzymuje taką samą odpowiedź jak w przypadku pobierania tokena z użyciem hasła i loginu. Opis odpowiedzi dostępny jest w punkcie „Struktury odpowiedzi usługi uwierzytelniającej, która została uruchomiona z użyciem offline tokena”
  • Użytkownik zapisuje nowy refresh token wraz z jego okresem ważności refresh_expires_in. Zapisanie nowego refresh tokena pozwoli przejść proces odświeżania tokena dostępowego ponownie.
  • Możliwe jest wielokrotne odświeżanie tokena dostępowego bez podawania hasła i loginu, jeżeli za każdym razem użytkownik będzie posługiwał się nowym refresh tokenem, który został pobrany przy odświeżeniu i pod warunkiem że nie stracił on swojej ważności.

Użycie tokena offline w integracji systemu zewnętrznego z systemem POL-on

Główną różnicą pomiędzy standardowym tokenem, o którym mowa w punkcie „Pobieranie tokena” a tokenem offline opisanym w punkcie „Pobieranie offline token” jest okres ważności. Wydłużony okres ważności offline tokena umożliwia jego zapisanie i wielokrotne używanie w komunikacji poprzez REST API bez konieczności częstego odpytywania usługi uwierzytelniającej. Offline token może zostać pobrany raz na jakiś czas z użyciem hasła i loginu, a następnie zapisany w systemie uczelnianym. Pobrany i zapisany token może być wielokrotnie odświeżany bez udziału użytkownika.

Zalecany scenariusz integracji z Systemem POL-on z użyciem offline tokena

  • Użytkownik za pomocą loginu, hasła i mechanizmu 2FA, o ile został skonfigurowany, pobiera token dostępowy oraz powiązany z nim refresh token typu offline (offline token). Opis sposobu pobierania tokena dostępowego typu offline znajduje się w punkcie „Pobieranie offline token”. Token typu offline znajduje się w odpowiedzi w polu refresh_token.
  • Użytkownik zapisuje refresh token typu offline wraz z jego datą ważności. Data ważności zapisana jest w tokenie i można ją odczytać poprzez analizę jego zawartości. Token zwracany jest w formacie JWT, w którym data wygaśnięcia zapisana formacie UNIX znajduje się w polu exp.
  • System uczelniany na początku sesji wysyłania danych do Systemu POL-on powinien pobrać standardowy token dostępowy. Pobranie standardowego tokena dostępowego powinno zostać wykonane z użyciem zapisanego wcześniej oflline tokena.

Pobranie tokena dostępowego na podstawie offline tokena wymaga wysłania żądania HTTP metodą POST z podaniem odpowiednich parametrów. Poniżej przykład pobrania standardowego tokena dostępowego z użyciem offline tokena.

Numery wierszy w kodzie odpowiadają poniższym numerom.

  1. adres usługi uwierzytelniającej: https://mcl.opi.org.pl/auth/realms/OPI/protocol/openid-connect/token
  2. header: nagłówek żądania.
  3. client_id: identyfikator systemu, w którym zostanie uwierzytelniony użytkownik (dla Systemu POL-on 2.0 należy podać „polon2”).
  4. grant_type: rodzaj dostępu potrzebny do uzyskania tokena dostępowego. W przypadku pobierania tokena dostępowego na podstawie offline tokena należy podać wartość refresh_token.
  5. refresh_token: wartość zapisanego offline tokena. Należy podać wartość, która została zwrócona w polu refresh_token w odpowiedzi na żądanie opisane w punkcie „Pobranie offline token”.
  • System uczelniany powinien zapisać otrzymany standardowy refresh_token oraz access_token jako
    tymczasowe zmienne związane z sesją wysyłania danych.
  • W trakcie wysyłania danych do Systemu POL-on 2.0 do uwierzytelniania należy korzystać z pobranego tymczasowego access_tokena. Gdy jego ważność wygaśnie, należy użyć refresh_tokena do uzyskiwania nowych access tokenów, zgodnie z procedurą opisaną w punkcie „Odświeżanie tokena dostępowego”. Przy każdej kolejnej operacji generowania tymczasowego access_tokena należy aktualizować powiązany z nim refresh_token.

Zaleca się używanie offline tokena tylko do inicjowania sesji wysyłania danych do Systemu
POL-on. Operacje wykonywanie w trakcie sesji wysyłania danych powinny być
uwierzytelniane za pomocą standardowego tokena dostępowego, o którym mowa w
punkcie „Pobieranie tokena” oraz w punkcie „Odświeżanie tokena dostępowego”.

  • Na koniec sesji wysyłania danych do Systemu POL-on, należy odświeżyć offline token, zgodnie z procedurą opisaną w punkcie „Odświeżanie tokena dostępowego na podstawie offline tokena” oraz zaktualizować zapisany offline token wraz z jego datą ważności.

Offline token traci ważności po 30 dniach. W związku z powyższym zalecane jest odświeżanie offline tokena po każdej sesji przekazywania danych do systemu POL-on, co zapobiegnie jego wygaśnięciu. Odświeżanie tokena zostało omówione w punkcie „Odświeżanie tokena dostępowego na podstawie offline tokena”.

  • System uczelniany raz na miesiąc powinien sprawdzać, czy nie wygasa ważność offline tokena. Jeżeli jego ważność wygasa należy go odświeżyć tak jak zostało to opisane w punkcie „Odświeżanie tokena dostępowego na podstawie offline tokena”

Unieważnienie sesji powiązanej z offline tokenem

Unieważnienie sesji z offline tokenem należy wykonać zgodnie z opisem umieszczonym w punkcie „Unieważnienie sesji powiązanej z tokenem dostępowym”.

Obszar Inwestycje – udostępnione raporty

W tym artykule znajdziesz ogólne informacje o raportach możliwych do wygenerowania w module Raporty, w obszarze Inwestycje.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Raporty [1]. Wybierz kafel Generowanie raportów [2], a następnie obszar Inwestycje [3].

Obszar będzie widoczny jeśli posiadasz rolę INST_INWESTYCJE_ADM lub INST_INWESTYCJE_PODGLAD (nadane na całość uczelni).

Aktualnie w obszarze Inwestycje możliwe jest generowanie raportów:

  • Inwestycje w systemie OSF (dla INST_INWESTYCJE_ADM),
  • Inwestycje – dane podstawowe (dla INST_INWESTYCJE_ADM lub INST_INWESTYCJE_PODGLAD).

Aby wygenerować i pobrać wybrany raport postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Poniżej znajdziesz zakres danych raportów z tego obszaru.

Inwestycje w systemie OSF

  • ID wniosku
  • Charakter
  • Rodzaj
  • Typ
  • Tytuł (nazwa inwestycji)
  • Źródło finansowania
  • Wysokość nakładów
  • Nazwa instytucji
  • UUID instytucji

W raporcie Inwestycje w systemie OSF pojawią się wnioski, z którymi możesz powiązać dane w module Inwestycje. Więcej o procesie powiązania inwestycji z wnioskiem w systemie OSF przeczytasz tutaj.

Inwestycje – dane podstawowe

  • ID inwestycji
  • Nazwa inwestycji
  • Charakter
  • Rodzaj
  • Typ
  • Status
  • Okres realizacji
  • Okres trwałości
  • Wysokość nakładów
  • Opis

Korekta i uzupełnienie danych inwestycji po rejestracji

Z tego wpisu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną INST_INWESTYCJE_ADM może poprawić lub uzupełnić dane inwestycji, zaktualizować dane kontaktowe oraz zarejestrować opis techniczny.

W zarejestrowanej inwestycji w wykazie twojej jednostki możesz dokonać:

  • korekty danych (to jest poprawy wprowadzonej błędnie informacji) lub uzupełnienia danych w formularzu;
  • rejestracji zmiany biznesowej (dodania nowej wersji danych).

Aby odnaleźć rekordy wymagające poprawy lub uzupełnienia skorzystaj z atrybutu Stan danych „Dane wymagają poprawy” dostępnego w filtrach zestawienia [1]. Jeśli system odnajdzie rekordy do poprawy przejdź do ich szczegółów [2].

Zapoznaj się z komunikatami w sekcji Dane wymagają poprawy lub uzupełnienia w wybranym rekordzie [3]. W tabeli znajdziesz [4]:

  • informację o kodzie błędu,
  • komunikat systemu,
  • nazwę zakładki, w której należy dokonać zmian (link aktywny).

Przejdź do właściwej zakładki i popraw lub uzupełnij dane.

Reguły techniczne

  • Aby poprawić błędnie wprowadzone dane lub uzupełnić formularz użyj przycisku „Koryguj” lub ikony ołówka.
  • W przypadku konieczności rejestracji zmiany biznesowej przejdź do właściwej zakładki i kliknij w przycisk „+ Dodaj zmianę biznesową”.
  • Poza uzupełnieniem formularza zgodnie z zasadami rejestracji, w przypadku zmiany biznesowej wskaż datę obowiązywania i podaj zmiany.
  • Po zapisie system ponownie zweryfikuje poprawność rekordu.

Zakres danych wymaganych przepisami prawnymi znajdziesz w § 5 ust. 5 pkt 1-10 rozporządzenia o POL-on.

  • W przypadku aparatury, infrastruktury informatyczna oraz inwestycji współfinasowanych ze źródeł zagranicznych po rejestracji inwestycji wymagane będzie dodanie Opisu technicznego (rok produkcji, dane techniczne). Proces ten znajdziesz w dalszej części wpisu.
  • Inwestycje związane z działalnością naukową (tryb art. 365 pkt 4 lit b PSWiN) oraz związane z kształceniem (tryb art. 365 pkt 4 lit a PSWiN) czyli finansowane z budżetu państwa muszą zostać powiązane z wnioskiem/umową z systemu OSF. Z procesem tym zapoznasz się tutaj.

Dane aktualne

Jeśli dostrzeżesz błąd w danych inwestycji, przejdź do szczegółów inwestycji, a następnie w sekcji Dane aktualne użyj przycisku „Koryguj” [1].

Popraw informacje, np. literówkę w nazwie lub błędnie wskazany charakter/rodzaj/typ inwestycji lub jej status [2].

W trybie edycji możesz usunąć wprowadzone słowa kluczowe lub dodać nowe. Zapisz poprawki za pomocą przycisku zapisu na dole formularza [3].

Dane zaciągnięte z wniosku OSF (w efekcie powiązania) nie są edytowalne [4].

Okres realizacji, okres trwałości, opis inwestycji można skorygować lub zmienić w zakładce Dane podstawowe – w sekcji Dane biznesowe.

Okres trwałości, okres realizacji, opis inwestycji

Aby poprawić lub zarejestrować zmianę w tych danych przejdź do Danych biznesowych.

Wybierz podzakładkę:

  • Dane inwestycji jeśli chcesz wyedytować Okres trwałości lub Okres realizacji 
  • Opis inwestycji.

W celu korekty okresu trwałości/realizacji lub opisu inwestycji użyj ikony ołówka [1].

Popraw błąd lub uzupełni formularz. Zapisz informację znacznikiem zapisu po prawej stronie [2]. System poinformuje cię o poprawnym zapisie.

W celu rejestracji nowego okresu trwałości/okresu realizacji lub nowej wersji opisu inwestycji użyj przycisku „+Dodaj zmianę biznesową” [3]. Wprowadź nowe dane lub nowy plik zgodnie z zasadami rejestracji, podaj datę obowiązywania [4] i powód zmiany [5]. Zapisz nową wersję danych znacznikiem zapisu po prawej stronie formularza [6]. System poinformuje cię o poprawnym zapisie.

Aktualizacja danych kontaktowych

Jeśli chcesz uzupełnić lub poprawić dane kontaktowe przejdź do właściwej zakładki.

Dane kontaktowe powinny być regularnie aktualizowane! ​Możesz dodać kilka osób do kontaktu w sprawie użytkowania inwestycji.

Aby uzupełnić kontakt kliknij w przycisk „+Dodaj kontakt” [1]. Wprowadź dane osoby wyznaczonej przez kierownika podmiotu do kontaktu w sprawie inwestycji zgodnie z zasadami rejestracji. Zapisz dane znacznikiem zapisu po prawej stronie.

Aby zaktualizować kontakt użyj ikony ołówka [2].

Popraw dane kontaktowe i kliknij w znacznik zapisu [3].

Wskaż, gdzie chcesz zmienić dane. Do wyboru masz:

  • Wszędzie – czyli we wszystkich inwestycjach, w których występują dane kontaktowe danej osoby (wszystkie trzy pola muszą być zgodne) [1]
  • Tylko tu – czyli w inwestycji, którą w danej chwili edytujesz [2].

Zapisane dane możesz:

  • edytować (ikona ołówka) lub
  • usuwać kolejne kontakty (ikona śmietnika).

Rejestracja opisu technicznego

Zakładka Opis techniczny pojawia się po rejestracji inwestycji w rekordach dotyczących aparatury i infrastruktury informatycznej.

Przejdź do zakładki Opis techniczny [1] i kliknij w przycisk „+Dodaj opis” [2].

We właściwe pola wprowadź:

  • rok produkcji [1]
  • opis techniczny (do 4000 znaków ze spacjami) [2].

Dodatkowo możesz dołączyć plik (do 20 MB) [3] wraz z komentarzem [4 ].

W przypadku konieczności dołączenia kilku plików spakuj je do jednego archiwum (np. zip).​

Dodany plik możesz

  • podmienić (przycisk  „Podmień plik…”) [1] lub
  • usunąć (ikona śmietnika) [2].

Zapisz formularz za pomocą znacznika zapisu znajdującego się po prawej stronie [3]. System poinformuje cię o poprawnym zapisie.

Po rejestracji opisu technicznego możesz:

  • skorygować/uzupełnić (ikona ołówka) [1],
  • usunąć (przycisk „Usuń cały opis”) [2],
  • dodać nową wersję opisu technicznego (przycisk „+Dodaj zmianę biznesową”) [3] wraz z datą i powodem zmiany.

Powiązanie inwestycji z systemem OSF

Ten artykuł zawiera informacje o tym, jak osoba z rola edycyjną do modułu Inwestycje może powiązać rekord inwestycji z wnioskiem w systemie Obsługa Strumieni Finansowania (OSF).

Powiązanie zarejestrowanej inwestycji z  rekordem w systemie OSF jest wymagane dla inwestycji finansowanych ze środków z budżetu państwa (Źródło finansowania: Środki z budżetu państwa: Część 28 – Szkolnictwo Wyższe i Nauka).
W przypadku innych inwestycji jest to czynność opcjonalna.

Powiązania inwestycji z wnioskiem/umową wprowadzoną do systemu Obsługa Strumieni Finansowania (OSF) możesz dokonać:

  • na etapie rejestrowania inwestycji – w takim przypadku powiązanie prowadzi do częściowego uzupełnienia formularza,
  • po samodzielnym zarejestrowaniu inwestycji zgodnie ze ścieżką opisaną tu.

Reguły techniczne

  • Aktualnie powiązanie jest możliwe dla wniosków inwestycyjnych
    • związanych z działalnością naukową (tryb art. 365 pkt 4 lit b PSWiN) o statusie „Umowa podpisana” realizowanych w 2020 roku lub później oraz
    • związanych z kształceniem (tryb art. 365 pkt 4 lit a PSWiN) o statusie „Umowa podpisana” realizowanych w 2022 roku lub później.
  • Aby zaciągnąć dane z systemu OSF będziesz potrzebował numeru wniosku/umowy.
  • W przypadku powiązania dane w formularzu zostaną uzupełnione automatycznie lub nadpisane na podstawie informacji zawartych we wniosku/umowie w systemie OSF. Dotyczy to danych:
    • Nazwa inwestycji,
    • Charakter/rodzaj/typ inwestycji,
    • Źródła finansowania nakładów z budżetu państwa.
  • Pozostałe dane wymagane przepisami prawnymi będą wymagały uzupełnienia, zgodnie z regułami technicznymi rejestracji samodzielnej, opisanej tu.

Jeśli
– nie masz numeru wniosku/umowy w systemie OSF lub
– wniosek ID nie wyszukuje się w bazie OSF
wprowadź inwestycję samodzielnie.

Numery wniosków inwestycji znajdziesz w raporcie „Inwestycje w systemie OSF” w module Raporty (Obszar Inwestycje), opisanym tutaj

Powiązanie na etapie rejestrowania inwestycji

Po wybraniu ścieżki „Dodaj nową inwestycję” [1] kliknij w przycisk „Powiąż z systemem OSF” [2].

Wprowadź numer wniosku/umowy z systemu OSF [3], i uruchom przeszukiwanie bazy przyciskiem „Szukaj” [4].

Jeśli system nie odnajdzie wniosku o wprowadzonym numerze wyświetli ci komunikat [1]. W takim przypadku wprowadź inwestycję samodzielnie.

Rekord z OSF może być powiązany tylko z jedną inwestycją!

Przy próbie powiązania inwestycji z ID wniosku, wprowadzonego do innego rekordu system wyświetli ci stosowny komunikat [2].

Jeśli system znajdzie wniosek o wpisanym numerze wyświetli ci szczegóły inwestycji [1].:

  • charakter/rodzaj/typ inwestycji,
  • nazwę inwestycji,
  • źródło finansowania (nakładów),
  • wysokość nakładów (zł).

Wybierz [2] i potwierdź powiązanie z odnalezioną inwestycją [3]. System wyświetli ci komunikat o powiązaniu.

Przed zapisem formularza uzupełnij pozostałe pola obowiązkowe tj. status, okres trwałości, okres realizacji [1], opis inwestycji [2], dane osoby do kontaktu [3] zgodnie ze ścieżką opisaną tu.

Informacje zaciągniętych do formularza nie możesz edytować ani usunąć.

Na koniec zapisz cały formularz [4].

Rekord będzie ponownie weryfikowany pod kątem poprawności i kompletności.

Jeśli po zaciągnięciu danych (bez uzupełnienia wszystkich wymaganych pól) zapiszesz formularz system oznaczy rekord jako niepoprawny (niekompletny) [1]. W przypadku aparatury i infrastruktury informatycznej uzupełnij opis techniczny [2].

Więcej o uzupełnieniu rekordu dowiesz  się tutaj.

Powiązanie po samodzielnym zarejestrowaniu inwestycji

W sekcji Danych inwestycji (Dane aktualne) ​kliknij w przycisk „Powiąż z systemem OSF” [1].

Wprowadź numer wniosku/umowy z systemu OSF [2], i uruchom przeszukiwanie bazy przyciskiem „Szukaj” [3].

W przypadku odnalezienia wniosku wybierz go [4] i kliknij w przycisk „Powiąż inwestycję” [5]. Dane z OSF (Charakter/rodzaj/typ inwestycji, Nazwa inwestycji, Źródło finansowania (nakładów), Wysokość nakładów (zł)) zostaną nadpisane w formularzu (i nie będę edytowalne).

Poprawa zaciągniętych danych w formularzu po dokonaniu powiązania może nastąpić tylko poprzez poprawę danych w systemie OSF z poziomu Ministerstwa (będzie to wymagało złożenia zgłoszenia merytorycznego w systemie Helpdesk z poziomu systemu OSF).
W przypadku zawarcia umowy/aneksu z Ministerstwem dane dotyczące źródeł finansowych z budżetu państwa zostaną zaktualizowana automatycznie.

Usunięcie powiązania z wnioskiem OSF

Powiązanie inwestycji z rekordem w systemie OSF jest czynnością odwracalną.

Jeśli chcesz dokonać usunięcia powiązania odnajdź wybrany rekord korzystając z filtrów zestawienia i przejdź do danych inwestycji. W sekcji dane aktualne użyj przycisku „Usuń powiązanie OSF” [1] i potwierdź [2]. System poinformuje cię o usunięciu powiązania [3]. 

Rejestracja nowej inwestycji

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Inwestycje (INST_INWESTYCJE_ADM) może zarejestrować inwestycję swojego podmiotu oraz poznasz ścieżkę usunięcia rekordu z wykazu inwestycji.

W module w jednym wykazie inwestycji gromadzi się:
– aparaturę naukowo-badawczą o wartości przekraczającej 500 000 zł
– infrastrukturę informatyczną, o wartości przekraczającej 500 000 zł oraz
– inwestycje (związane z działalnością naukową, kształceniem i inne).

Interpretację Ministerstwa w zakresie tego, co należy raportować w module znajdziesz tutaj. 

Rejestracja danych powinna odbywać się w trybie bieżącym – w terminie do dnia 31 marca następnego roku, według stanu na dzień 31 grudnia.
Nowo utworzony podmiot wprowadza informacje w terminie 30 dni od dnia założenia konta w POL-on.

Jeśli posiadasz rolę edycyjną do modułu, to możesz zarejestrować inwestycję na dwa sposoby:

Reguły merytoryczne

  • Obowiązek rejestracji dotyczy inwestycji rozpoczętych po 1.10.2018 r. Wprowadzone inwestycje o statusie poprawnym będą udostępnione w systemie RAD-on w celu nawiązania współpracy, np. w zakresie realizacji inwestycji, wykorzystania dostępnej aparatury czy infrastruktury itp. Dlatego istnieje możliwość wprowadzania inwestycji sprzed 1.10.2018 r.
  • Każda inwestycja powinna być sprawozdana raz.
  • Należy raportować inwestycje związane z zakupem, wytworzeniem lub rozbudową aparatury, której koszt przekracza 500 000 zł.
  • W przypadku inwestycji budowlanych, próg kwotowy nie obowiązuje. Należy raportować wszystkie inwestycje budowlane. Remonty nie są inwestycjami budowlanymi (zgodnie z § 2 ust. 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa).
  • Zakup nieruchomości oraz zakup aparatury powinien zostać zaraportowany oddzielnie – zgodnie z umową, czy też innymi dokumentami wynikającymi z danego przedsięwzięcia.

Więcej interpretacji w FAQ.

Reguły techniczne

  • W przypadku samodzielnego uzupełniania formularza wprowadź dane w kolejności od góry do dołu. Wpisz informację z klawiatury lub wybierz dostępną opcję z rozwijanego menu lub poprzez zaznaczenie checboxa.
  • Aby zaciągnąć dane z systemu OSF będziesz potrzebował numeru wniosku/umowy.

Numery wniosków inwestycji znajdziesz w raporcie „Inwestycje w systemie OSF” w module Raporty (Obszar Inwestycje). Więcej o nim przeczytasz tutaj.

  • Zaciągnięte dane z OSF trzeba będzie uzupełnić. Więcej o tym przeczytasz tu.

Jeśli nie masz numeru wniosku/umowy w systemie OSF wprowadź inwestycję ręcznie. Dokonanie powiązania jest możliwe, także po rejestracji inwestycji.

Rejestracja samodzielna

Kliknij w przycisk „Dodaj nową inwestycję” [1]

Dane podstawowe

Wprowadź nazwę inwestycji z klawiatury [2]

Następnie wskaż Charakter/Rodzaj/Typ inwestycji z rozwijanego menu [3].

Charakter/Rodzaj/Typ inwestycji przyjmuje wartość schodkową. Najpierw wybierz Charakter, potem Rodzaj i ewentualnie Typ inwestycji.

Inwestycja może mieć tylko jeden rodzaj.

Charakter inwestycji przyjmuje wartości:

  • inny
  • związane z działalnością naukową (tryb art. 365 pkt 4 lit b PSWiN)
  • związane z działalnością naukową – pozostałe
  • związane z kształceniem (tryb art. 365 pkt 4 lit a PSWiN)
  • związane z kształceniem – pozostałe

Inwestycja związana z kształceniem (tryb art. 365 pkt 4 lit a)/związana z działalnością naukową (tryb art. 365 pkt 4 lit b) to inwestycja związana z kształceniem/działalnością naukową, w której poniesiono nakład ze źródeł finansowania z budżetu państwa – powiązana z systemem Obsługa Strumieni Finansowania (OSF).

Inwestycja związana z kształceniem – pozostałe/związana z działalnością naukową (pozostałe) jest to inwestycja związana z działalnością naukową/kształceniem, w której poniesiono nakład ze źródeł finansowania z budżetu państwa, ale proces wnioskowania o finansowanie odbywał się poza systemem OSF.

Inwestycja „inny” to inwestycja, która nie jest inwestycją ani związaną z kształceniem ani związaną z działalnością naukową.

Jeśli masz wątpliwości co do charakteru inwestycji, zapoznaj się z informacjami w sekcji Materiały dodatkowe (poniżej).

Rodzaj inwestycji do wskazania zależy od wprowadzonego charakteru.

Inwestycje związane z kształceniem przyjmują wartość:

  • budowalna,
  • zakup nieruchomości i pozostałych środków trwałych,
  • współfinansowane ze źródeł zagranicznych.

Inwestycje związane z działalnością naukową przyjmują wartość:

  • aparatura naukowo-badawcza,
  • budowlana,
  • w zakresie zakupu nieruchomości,
  • współfinansowane ze źródeł zagranicznych,
  • infrastruktura informatyczna inna,
  • infrastruktura informatyczna KDM,
  • infrastruktura informatyczna LAN,
  • infrastruktura informatyczna MSK.

Typ inwestycji jest wartością wymaganą dla inwestycji związanych z działalnością naukową dotyczącą:

  • aparatury naukowo-badawczej,
  • infrastruktury informatycznej (inna, KDM, LAN, MSK).

Przyjmuje on trzy wartości:

  • rozbudowa,
  • wytworzenie,
  • zakup.

Po wskazaniu cech inwestycji wprowadź jej status.

Inwestycja może przyjmować jeden z czterech statusów [1]:

  • w realizacji – inwestycja, której data zakończenia (planowana data zakończenia) jest późniejsza niż data bieżąca
  • zrealizowana – inwestycja, której data zakończenia jest wcześniejsza niż data bieżąca i została przyjęta na stan środków trwałych
  • czasowo wstrzymana – jeżeli nastąpi wznowienie realizacji inwestycji
  • przerwana – inwestycja, która nie została ukończona i nie nastąpi jej wznowienie.

W kolejnym kroku wprowadź okres trwałości [2] i okres realizacji inwestycji [3], podając „rok od” oraz „rok do”.

Okres trwałości to okres podany w umowie lub innych dokumentach wynikających z danego przedsięwzięcia.

W przypadku braku takiej informacji w dokumentacji oznacz checkbox „Nie dotyczy” [4].

Okres realizacji inwestycji od to:
– w przypadku inwestycji budowlanych – faktyczny rok rozpoczęcia inwestycji, tj. rozpoczęcia prac budowlanych
– w zakresie pozostałych inwestycji – termin podany w umowie, innych dokumentach wynikających z danego przedsięwzięcia lub szczególnych przepisów prawa.

Okres realizacji inwestycji do to:
– termin zakończenia realizacji inwestycji finansowanych przez ministerstwo, zgodnie z rozporządzeniem to termin ostatniej płatności w ramach inwestycji,
– w zakresie pozostałych inwestycji – termin podany w umowie, innych dokumentach wynikających z danego przedsięwzięcia lub szczególnych przepisów prawa.

Wprowadź opis inwestycji w pole tekstowe [1], które mieści 8000 znaków ze spacjami. Dodatkowo przyciskiem „Wybierz plik…” możesz dodać załącznik o wielkości do 20 MB [2].

W przypadku konieczności dołączenia kilku plików spakuj je do jednego archiwum np. zip.

Po dodaniu pliku możesz:

  • dodać komentarz [1],
  • podmienić, korzystając z przycisku „Podmień plik…” [2],
  • usunąć plik (ikona śmietnika) [3].

Okres trwałości, okres realizacji oraz opis inwestycji są polami obowiązkowymi. Jeśli nie uzupełnisz ich na etapie rejestracji, system oznaczy rekord statusem danych niepoprawnych.

Instrukcję uzupełnienia lub korekty danych inwestycji po rejestracji znajdziesz tu.

Do rejestrowanej inwestycji możesz dodać słowa kluczowe. Po wprowadzeniu pierwszych liter słowa [1] system podpowie ci wartość słownikową [2]. Wprowadzone słowo możesz usunąć klikając w X [3].

Słowa kluczowe powinny dotyczyć kategorii w jakiej jest realizowana inwestycja. Możesz z nich skorzystać, żeby szybko odnaleźć inwestycję za pomocą filtrów zestawienia.

Nakłady inwestycyjne

Kliknij w przycisk „+Dodaj źródło finansowania” [1], a następnie wybierz właściwą pozycję z rozwijanego menu. Do wyboru masz źródła krajowe i zagraniczne [2].

Źródła krajowe finansowania inwestycji to:

  • Środki z budżetu państwa: Część 28 – Szkolnictwo Wyższe i Nauka,
  • Środki własne instytucji,
  • Inne niż powyżej.

Źródła zagraniczne finansowania inwestycji obejmują:

  • Środki z Unii Europejskiej,
  • Inne niż powyżej.

Musisz wprowadzić przynajmniej jedno źródło finansowania.
Jeśli wybierzesz źródło finansowania „Inne niż powyżej”, podaj w polu tekstowym jakie to źródło.

W kolejnym kroku wprowadź wysokość nakładów z danego źródła (suma, bez podziału na lata) [3].

Zapisz informacje korzystając z znacznika zapisu znajdującego się po prawej stronie danych [4].

Zapisane dane możesz

  • edytować (ikona ołówka) [1] lub
  • usuwać (ikona śmietnika) [2].

W przypadku kilku źródeł finansowania powtórz powyższą ścieżkę [3].

Dane osoby do kontaktu w sprawach związanych z inwestycją

W tej części wprowadź dane osoby wskazanej przez kierownika podmiotu do kontaktu. Użyj przycisku „+Dodaj kontakt” [1]. Wpisz dane osoby:

  • Imię i nazwisko [2],
  • Służbowy numer telefonu [3],
  • Służbowy adres e-mail [4].

Zapisz dane znacznikiem zapisu po prawej stronie [5].

Zapisane dane możesz

  • edytować (ikona ołówka) [1] lub
  • usuwać (ikona śmietnika) [2].

Jeśli chcesz wprowadzić kilka osób w tej sekcji, powtórz powyższą ścieżkę [3].

Na koniec zapisz formularz przyciskiem na dole stronie [4].

System wyświetli ci informacje o rejestracji [1] i statusie danych [2].

Zarejestrowaną inwestycję możesz:

Powiązanie jest wymagane dla inwestycji finansowanych ze środków z budżetu państwa (Źródło finansowania: Środki z budżetu państwa: Część 28 – Szkolnictwo Wyższe i Nauka).

Usunięcie inwestycji

Jeśli inwestycję wprowadzono nadmiarowo do wykazu odnajdź inwestycję [1] i przejdź do jej szczegółów [2].

Kliknij w przycisk „Usuń inwestycję” [1] i potwierdź [2]. System poinformuje cię o usunięciu inwestycji [3]. Jest to czynność nieodwracalna.

Materiały dodatkowe

Charakter inwestycji

Charakter inwestycji powinien wynikać z dokumentów określających dominujący cel jej realizacji.
Jeśli inwestycja służy w równym podziale procentowym kształceniu, jak i działalności naukowej (po 50%), to zwróć uwagę z jakiej dotacji pochodzą środki finansowe na jej realizację.
Więcej w poniższych interpretacjach:

Inne interpretacje Ministerstwa dotyczące inwestycji tutaj.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 346 ust. 1 pkt 13-14;
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 6 marca 2019 r. – rozporządzenie ws. POL-on (Dz.U. 2019 poz. 496) – § 5 ust. 5 pkt 1-10, § 12 ust. 1 pkt 3, ust. 2 pkt 2.

Moduł Inwestycje – wygląd i zawartość

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, co znajduje się w module Inwestycje. 

W module w jednym wykazie inwestycji gromadzi się:
– aparaturę naukowo-badawczą o wartości przekraczającej 500 000 zł 
– infrastrukturę informatyczną, o wartości przekraczającej 500 000 zł oraz
– inwestycje (związane z działalnością naukową, kształceniem i inne).
Interpretację Ministerstwa w zakresie tego, co należy raportować w module znajdziesz tutaj. 

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Inwestycje [1]. Następnie wybierz wykaz inwestycji w twoim podmiocie [2].  

Moduł Inwestycje jest dostępny dla osób z rolą edycyjną INST_INWESTYCJE_ADM lub podglądową INST_INWESTYCJE_PODGLAD. Role nadaje administrator systemu w twoim podmiocie (INST_ADM, INST_NAUK_ADM).

Wygląd modułu 

Zarejestrowane inwestycje twojego podmiotu zobaczysz w domyślnym widoku tabelarycznym. W tabeli znajdziesz kolumny:  

  • Stan (dane poprawne, dane wymagające poprawy), 
  • Nazwa inwestycji, 
  • Okres realizacji (w latach od – do), 
  • Charakter, 
  • Rodzaj, 
  • Wartość (w złotych). 

W tym widoku jeden wiersz tabeli to jeden rekord. Aby przejść do danych szczegółowych inwestycji, kliknij w wybrany lub wyszukany wiersz tabeli [3]. 

Filtrowanie/wyszukiwanie 

Aby odnaleźć rekord inwestycji użyj filtrów lub wyszukiwarki znajdujących się po lewej stronie ekranu. Wypełnij pole 

  • Nazwa inwestycji [1] – aby odnaleźć pojedynczy rekord 

lub wskaż atrybuty inwestycji – aby przefiltrować grupę rekordów. Do wyboru masz [2]: 

  • Charakter/Rodzaj/Typ (Atrybut ma charakter schodkowy. Najpierw wybierz „Charakter” [a], potem „Rodzaj” i ewentualnie „Typ”), 
  • Status inwestycji (w realizacji, zrealizowana, czasowo wstrzymana, przerwana) [b], 
  • Rok rozpoczęcia okresu realizacji od-do, 
  • Rok zakończenia okresu realizacji od-do, 
  • Słowa kluczowe, 
  • Źródła finansowania (krajowe, zagraniczne) [c], 
  • Stan danych (dane poprawne, dane wymagające poprawy) [d]. 

Kliknij w przycisk „Szukaj” [3] 

Wyczyść filtry pomiędzy jednym a drugim wyszukiwaniem/filtrowaniem [4]. 

Sortowanie wyników 

Wyniki w zestawieniu kierunków możesz posortować alfabetycznie rosnąco lub malejąco. Domyślnie ustawione jest sortowanie po nazwach w kolejności rosnącej. 

Rekordy i strony 

Rekordy wykazu możesz wyświetlić w liczbie 10, 25, 50 i 100 na stronę. 

W przypadku wielu rekordów w wykazie, aby przejść do dalszych stron możesz: 

  • kliknąć w przycisk „Następna” lub 
  • wpisać numer strony i nacisnąć „Enter”. 

Rejestracja inwestycji i zarzadzanie jej danymi 

Podmioty zobowiązane do bieżącego raportowania danych to: uczelnie, instytuty PAN, instytuty badawcze, instytuty międzynarodowe, PAU, inne podmioty prowadzące głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły, Centrum Łukasiewicz, instytuty Sieci Łukasiewicz. Więcej szczegółów odnośnie terminów rejestracji znajdziesz tutaj. 

Jeśli posiadasz rolę edycyjną do modułu możesz: 

  • skorygować lub uzupełnić dane o inwestycji, 
  • powiązać inwestycję z wnioskiem OSF (wymagane dla inwestycji finansowanych ze środków z budżetu państwa),
  • usunąć inwestycję z wykazu. 

Informacje o tych czynnościach znajdziesz w osobnych wpisach tutaj. 

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 346 ust. 1 pkt 13-14;
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U.2024 poz.1403) – § 5 ust. 5 pkt 1-10, § 12 ust. 1 pkt 3, ust. 2 pkt 2. 

Objaśnienia do sprawozdań z wykorzystania środków z funduszu stypendialnego za rok 2021

  • Objaśnienia do Sprawozdania z wykorzystania środków na stypendia ministra dla wybitnych młodych naukowców w 2021 roku (instytuty naukowe PAN, instytuty badawcze lub międzynarodowe instytuty naukowe): OBJAŚNIENIA 2021 INSTYTUTY SdWMN (pdf)
  • Objaśnienia do Sprawozdania z wykorzystania funduszu stypendialnego w tym dotacji na świadczenia oraz środków na stypendia ministra w 2021 roku (instytuty naukowe PAN, instytuty badawcze lub międzynarodowe instytuty naukowe): OBJAŚNIENIA 2021 INSTYTUTY (pdf)
  • Objaśnienia do Sprawozdania z wykorzystania funduszu stypendialnego w tym dotacji na świadczenia oraz środków na stypendia ministra w 2021 roku (uczelnie niepubliczne): OBJAŚNIENIA 2021 NIEPUBLICZNE (pdf)
  • Objaśnienia do Sprawozdania z wykorzystania funduszu stypendialnego w tym dotacji na świadczenia oraz środków na stypendia ministra w 2021 roku (uczelnie publiczne, uczelnie kościelne otrzymujące dotację na zasadach określonych dla uczelni publicznych): OBJAŚNIENIA 2021 PUBLICZNE (pdf)
  • Objaśnienia do Sprawozdania z wykorzystania funduszu stypendialnego w tym dotacji na świadczenia w 2021 roku (Wyższy Instytut Teologiczny w Częstochowie): OBJAŚNIENIA 2021 WIT (pdf)

Moduł Dokumenty – Formularz danych uzupełniających na potrzeby naliczenia subwencji na rok 2022 – część 3 (IDUB)

UWAGA:  Zgodnie z komunikatem przedłużenie przez ministerstwo terminu sprawozdawczego dla formularza danych uzupełniających na potrzeby naliczenia subwencji na rok 2022 do 14 marca 2022 r. nie dotyczy danych z części 3. Należy je przekazać w terminie do 28 lutego 2022 r., ponieważ zawiera on dane dotyczące składnika projektowego algorytmu.

Podmioty zobowiązane do przekazania danych

Podmioty zobowiązane do przekazania danych z części 3 do ministerstwa to 9 uczelni IDUB:

  • Akademia Górniczo-Hutnicza im. Stanisława Staszica w Krakowie
  • Politechnika Gdańska
  • Politechnika Śląska
  • Politechnika Warszawska
  • Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu
  • Uniwersytet Jagielloński w Krakowie
  • Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu
  • Uniwersytet Warszawski
  • Uniwersytet Wrocławski

Możliwość  dodawania raportu jest zależna od posiadanych uprawnień użytkownika w danym podmiocie.​

Proces dodawania raportu przebiega zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Wymagane role dostępu:

  • INST_PR_SPR – rola edycyjna, która umożliwia dodanie pliku do zestawienia i pobranie go
  • INST_PR_SPR_PODGLAD – rola podglądowa, która pozwala na pobranie pliku

Termin złożenia raportu w module: 28 luty 2022 r.

Ścieżka pracy

Aby wgrać dane uzupełniające na potrzeby naliczenia subwencji część 3 w Zestawieniu dokumentów przekazanych do ministerstwa wprowadzić dane do formularza:

Możesz też skorzystać z właściwego formularza danych uzupełniających na potrzeby naliczenia subwencji w Bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych. W tym celu musisz mieć wypełnione dane w części 1 i 2 (choćby częściowo). Zatwierdź dane w celu pobrania ich do pliku. Po pobraniu pliku sprawozdania usuń z arkusza część 1 i 2. Uzupełnij informacje z części 3.

(Aby ponownie wyedytować formularz w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych, np. w celu uzupełnienia części 1 lub 2, będziesz musiał cofnąć zatwierdzenie i wróć do edycji).

Wgraj uzupełniony plik z danymi części 3 zgodnie ze ścieżką pracy w module Dokumenty. Do formularza z danymi części 3 załącz podpisane oświadczenie o zgodności danych wprowadzonych do formularza ze stanem faktycznym:

Ponieważ są to dwa dokumenty, przed załączeniem spakuj je do formatu ZIP.

Moduł Dokumenty – Raport roczny z wykorzystania środków otrzymanych w ramach Inicjatywy wsparcia dążenia do doskonałości (IWDD) 

Raport z wykorzystania środków, będący raportem rzeczowo-finansowym, zawierający informacje o działaniach wykonanych w trakcie realizacji przedsięwzięcia, Uczelnia składa w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do umowy, na elektroniczną skrzynkę podawczą Ministra w terminie do 31.01.2022 r.

Dane z raportu Uczelnia wprowadza również do POL-on w terminie określonym w § 16 ust. 1 pkt 6 lit. a tiret 1 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on.

Możliwość  dodawania raportu jest zależna od posiadanych uprawnień użytkownika w danym podmiocie.​

Proces dodawania raportu przebiega zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Wymagane role dostępu:

  • INST_RAP_FIN_ADM – rola edycyjna, która umożliwia dodanie pliku do zestawienia i pobranie go
  • INST_RAP_FIN_PODGLAD – rola podglądowa, która pozwala na pobranie pliku

Termin złożenia raportu w module: 1 marca 2022 r.

Do raportu jednostka powinna dołączyć Oświadczenie o zgodności danych w zakresie przedsięwzięcia „Inicjatywa wsparcia dążenia do doskonałości” wprowadzonych do systemu POL-on ze stanem faktycznym. Oba dokumentu powinny być spakowane do formatu ZIP i dołączone do formularza.

Pliki

Moduł Dokumenty – wygląd i ścieżka dodawania pliku

Moduł Dokumenty pozwala na łatwe zaimportowanie pliku, w celu przesłania go do ministerstwa i tym samym wywiązania się z obowiązku sprawozdawczego.

Moduł Dokumenty stanowi część Bazy dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.  Dostęp do modułu po stronie jednostki sprawozdawczej wymaga roli określonej dla dokumentu, który został udostępniony w module.

Moduł Dokumenty będzie stopniowo rozszerzany. Aktualnie za jego pomocą można przesłać:

Wygląd modułu

Nawigacja po module jest analogiczna do innych wykazów w POL-on 2.0.

Aby przejść do Zestawienia dokumentów przekazanych do ministerstwa zaloguj się do systemu, moduł Dokumenty oraz kafel Dokumenty przekazane do ministerstwa.

Ponieważ moduł Dokumenty stanowi element sprawozdawczości, dlatego dla twojej wygody skrót do zestawienia dokumentów przekazanych do ministerstwa z twojej jednostki został też umieszczony w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.

Wykaz dodanych dokumentów twojej instytucji jest dostępny w widoku tabelarycznym.

W widoku tym zobaczysz: filtry zestawienia (w lewej kolumnie) oraz listę dodanych plików (jako odrębne wiersze tabeli).

Dodane dokumenty możesz filtrować po roku lub rodzaju dokumentu.

Kolumny tabeli z dodanymi plikami zawierają podstawowe informacje o dokumencie, to jest:

  • Rok
  • Rodzaj dokumentu
  • Komentarz
  • Dodany plik
  • Data i czas wysłania
  • Nazwę użytkownika dodającego plik

Dodany rekord nie podlega edycji. Jedyna akcja, jaka jest możliwa w kontekście dodanego dokumentu to pobranie pliku (za pomocą linków aktywnych umieszczonych w kolumnie „Pliki”).

Dodawanie dokumentu do zestawienia

W zestawieniu dokumentów przekazanych do ministerstwa użyj przycisku „+ Dodaj”, znajdującego się pod nazwą wykazu, a następnie uzupełnij formularz.

Wprowadź z klawiatury rok, wybierz z rozwijanego menu rodzaj dokumentu, a następnie dodaj plik z komputera za pomocą przycisku „Załącz”.

UWAGA: Nie można dodać drugi raz tego samego rodzaju dokumentu na ten sam rok sprawozdawczy.

W przypadku konieczności dodana kilku plików spakuj je do formatu ZIP. Dopuszczalne formaty plików to: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX lub ZIP. Maksymalna wielkość pliku to 50 MB.

Jeśli chcesz możesz dodać komentarz do dodanego pliku. Wprowadź komentarz pamiętając, by nie przekroczyć 500 znaków (ze spacjami). Na koniec kliknij w przycisk „Zapisz”.

Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów – Statusy i dostępne akcje

Rekordy wprowadzone do rejestru danych uwierzytelniających mogą przyjmować jeden z trzech statusów:

  • Nowy
  • Aktywny
  • Unieważniony

Zarejestrowany wzór dokumentu, wzór pieczęci lub osoba upoważniona otrzymują status „Nowy”.

Ścieżki rejestracji danych uwierzytelniających zostały opisane w osobnych wpisach. Możesz się z nimi zapoznać pod poniższymi linkami:

Każdy rekord ze statusem „Nowy” wymaga aktywowania aby stanowić podstawę uwierzytelniającą. Nieaktywny rekord nie jest widoczny w kontekście NAWA.

W zależności od statusu rekordu będziesz mógł wykonać określone akcje na danych.

Status Nowy

Status Nowy oznacza wzór, który nie może być podstawą uwierzytelniającą. W przypadku osób status oznacza osobę, której upoważnienie nie zostało aktywowane. Rekord o takim statusie możesz dowolnie modyfikować do aktywacji.

Akcje dostępne dla nowo zarejestrowanego wzoru dokumentu, pieczęci lub osoby upoważnionej obejmują:

  • Aktywację, za pomocą akcji „Aktywuj”,
  • Poprawę/edycję rekordu, za pomocą akcji „Koryguj”,
  • Usunięcie rekordu z zestawienia, za pomocą akcji „Usuń”.

Aktywuj

Po kliknięciu w link Aktywuj, dostępny przy wybranym rekordzie, zmieni się jego status (na Aktywny). Taki rekord może być podstawą uwierzytelnienia. Zmieni się zakres możliwych akcji na danych.

Koryguj

Po kliknięciu w link Koryguj, dostępny przy wybranym rekordzie, nastąpi edycja formularza z wprowadzonymi danymi. Możesz poprawić, uzupełnić o nowy element lub usunąć wcześniej wprowadzony element w formularzu. Wprowadzone zmiany będą wymagały ponownego zapisu.

Usuń

Po kliknięciu w link Usuń, dostępny przy wybranym rekordzie, system wymusi potwierdzenie usunięcia za pomocą przycisku „Tak”. Po potwierdzeniu, wybrany rekord zostanie usunięty wraz z wszystkim podpiętymi do niego plikami i informacjami. Czynność ta jest nieodwracalna.

Status Aktywny

Status Aktywny otrzymuje rekord po aktywowaniu przez użytkownika. Może on stanowić podstawę uwierzytelniającą. Użytkownik może modyfikować rekord w ograniczonym zakresie.

W związku z ograniczoną lub niedostępną możliwością edycji wprowadzonych danych po aktywacji rekordu (dla rekordu ze statusem Aktywny) rekomendujemy by nie wprowadzać z wyprzedzeniem informacji o: ​

  • Ustaniu ważności danych uwierzytelniających („Data do”, „Ważność do”)
  • Zakończeniu trwania kadencji („Kadencja do”)
  • Zakończeniu powiązania danych z jednostką​ („Data do”).

Akcje dostępne dla aktywnego wzoru dokumentu, pieczęci lub osoby upoważnionej obejmują:

  • Unieważnienie, za pomocą akcji „Unieważnij”. Akcja jest dostępna dla wszystkich danych uwierzytelniających (tj. wzorów dokumentów, wzorów pieczęci i osób upoważnionych).
  • Zakończenie okresu ważności wzoru, za pomocą akcji „Zakończ”. Akcja ta dostępna jest dla wzorów dokumentów i pieczęci, w których nie wprowadzono daty w pole „Zakres ważności wzoru dokumentu do:”
  • Edycję wskazanej sekcji formularza, za pomocą akcji „Edytuj…”.

W zależności od zakresu informacji wymaganych w formularzu dostępne są poniższe akcje edycji dla poszczególnych danych uwierzytelniających:

  • Edytuj jednostki – Akcja dostępna dla wzorów dokumentów i pieczęci.
  • Edytuj uwagę – Akcja dostępna dla wzorów dokumentów.
  • Edytuj funkcje – Akcja dostępna dla osób upoważnionych.
  • Edytuj wzory podpisów – Akcja dostępna dla osób upoważnionych.

Unieważnij

Status unieważniony dotyczy wyłącznie rekordu błędnego. Zmiana statusu na unieważniony wymaga podania powodu unieważnienia.

UWAGA: Po zakończeniu ważności wzoru, ustaniu powiązania jednostki ze wzorem, po zakończeniu kadencji lub zatrudnienia nie należy unieważniać rekordu! W takich przypadkach należy wprowadzić „datę do” do rekordu, tj. zakończyć ważność wzoru, zakończyć powiązanie z jednostką, okres trwania kadencji lub zatrudnienia. Rekord pozostaje aktywny i stanowi podstawę uwierzytelnienia we wskazanych granicach czasowych.

Po kliknięciu w link Unieważnij, dostępny przy wybranym rekordzie, zmieni się jego status (na Unieważniony). Co do zasady, taki rekord nie może być podstawą uwierzytelnienia, chyba że w uzasadnieniu unieważnienia wyjaśniono, w jakim zakresie lub w jakim przedziale czasowym dane z unieważnionego rekordu pozostają poprawne. Zakres akcji na takim rekordzie w przypadku wzorów pieczęci i osób upoważnionych zostaje zablokowany, a w przypadku wzorów dokumentów znacząco ograniczony (do Edycji uwagi).

Zakończ

Po kliknięciu w link Zakończ, dostępny przy wybranym rekordzie, system wymusi wprowadzenie daty zakończenia ważności wzoru. Aby zapisać wprowadzoną informację należy kliknąć w przycisk „Zakończ”. Akcja ta jest jednorazowa – długość ważności wzoru nie podlega edycji.

Edytuj jednostki

Po kliknięciu w link Edytuj jednostki, dostępny przy wybranym rekordzie, możesz:

  • Dodać kolejną jednostkę powiązaną z wzorem
  • Dodać datę ustania powiązania jednostki z wzorem (jeśli nie wprowadziłeś jej na etapie wypełniania formularza). W tym celu użyj ikony ołówka.

Sposób dodania powyższych informacji przebiega analogicznie do wprowadzania tych informacji na etapie rejestracji wzoru dokumentu lub pieczęci. Po wprowadzeniu informacji użyj przycisku zapisu, znajdującego się na dole strony.

Edytuj uwagę

Po kliknięciu w link Edytuj uwagę, dostępny przy wybranym rekordzie, możesz wprowadzić własny komentarz. Po wprowadzeniu informacji użyj przycisku zapisu.

Edytuj funkcje

Po kliknięciu w link Edytuj funkcje, dostępny przy wybranym rekordzie, możesz:

  • Dodać kolejną jednostkę powiązaną (wraz z nazwą funkcji i kadencją),
  • Dodać datę ustania funkcji „Kadencja do” (jeśli nie wprowadziłeś jej na etapie wypełniania formularza). W tym celu użyj ikony ołówka.

Sposób dodania powyższych informacji przebiega analogicznie do wprowadzania tych informacji na etapie rejestracji osoby upoważnionej. Po wprowadzeniu informacji użyj przycisku zapisu, znajdującego się na dole strony.

Edytuj wzory podpisów 

Po kliknięciu w link Edytuj wzory podpisów, dostępny przy wybranym rekordzie, możesz:

  • Dodać kolejny plik,
  • Dodać datę ustania ważności „Ważność do” (jeśli nie wprowadziłeś jej na etapie wypełniania formularza). W tym celu użyj ikony ołówka.

Sposób dodania powyższych informacji przebiega analogicznie do wprowadzania tych informacji na etapie rejestracji osoby upoważnionej. Po wprowadzeniu informacji użyj przycisku zapisu, znajdującego się na dole strony.

Status Unieważniony

Status Unieważniony odnosi się do wzorów lub osób, których upoważnienie zostało cofnięte. Taki rekord podlega bardzo wąskiej edycji (wzór dokumentu) lub jest dostępny tylko do podglądu (wzór pieczęci, osoby upoważnione).

Akcja dostępna dla unieważnionego wzoru dokumentu to edycja uwagi. Akcja ta przebiega analogicznie do ścieżki opisanej powyżej dla statusu Aktywny.

Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów – Osoby upoważnione

Aby zarejestrować osoby upoważnione w twojej jednostce do podpisywania dokumentów zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów. Następnie wybierz wykaz osób upoważnionych w twojej jednostce. W kolejnym kroku przejdź do zakładki Osoby upoważnione.

Rejestracja osób upoważnionych do podpisywania dokumentów wymaga posiadania roli INST_UWIERZYTELNIANIE_DOK_EDYTOR.

Z podstawami prawnymi i informacjami wstępnymi dotyczącymi wykazu możesz zapoznać się w osobnym wpisie. W podstawach prawnych znajdziesz informacje czyje podpisy, pieczęci imienne i parafy powinny zostać umieszczone w wykazie.

Dane wprowadza się, aktualizuje i oznacza jako archiwalne – niezwłocznie po zaistnieniu wydarzenia lub zmiany w wydarzeniu. Wprowadzonych danych nie usuwa się (§ 15. 1-2 Rozporządzenia w sprawie POL-on ).

Na górze strony pod nazwą zestawienia dostępny jest przycisk „+ Dodaj”. Za jego pomocą przejdziesz do formularza dodawania nowej osoby upoważnionej.

Reguły rejestracji osób upoważnionych

Integralną częścią wpisu osobowego są funkcje osoby upoważnionej i wzory jej podpisów. Osoba upoważniona musi posiadać przynajmniej jedną funkcję (niezależnie od okresu kadencji) i jeden wzór podpisu. Dany wzór podpisu jest zawsze przypisany do jednej osoby upoważnionej.

Dany wpis osobowy może być podstawą uwierzytelniającą dopiero po aktywacji – status „Aktywny”.

Uzupełnij formularz od góry do dołu wprowadzając informacje z klawiatury lub wybierając właściwą pozycje z rozwijanego menu. Informacje obowiązkowe zostały oznaczone gwiazdką przy danym atrybucie.

W sekcji „Dane podstawowe osoby upoważnionej” wprowadź imię i nazwisko. Możesz wprowadzić drugie imię oraz przedrostek. Pozycje te nie są obowiązkowe.

W sekcji „Pełnione funkcje osoby upoważnionej” użyj przycisku „Dodaj kolejną funkcję”.

Wprowadź w formularzu nazwę instytucji/jednostki. System podpowie ci nazwę po wprowadzeniu kilku pierwszych liter. Następnie wybierz właściwą funkcję z rozwijanego menu. Wskaż datę rozpoczęcia kadencji. Jeśli znasz datę ustania pełnienia funkcji możesz ją w prowadzić w sekcji „Kadencja do”. Nie jest to jednak konieczne. Zapisz dane korzystając z zielonego znacznika zapisu po prawej stronie.

Jeśli osoba upoważniona pełni inne funkcje powtórz ścieżkę.

Zapisaną funkcję możesz edytować lub usunąć. Skorzystaj odpowiednio z ikony ołówka lub śmietnika.

W sekcji „Wzory podpisu/ parafy/ pieczęci imienne osoby upoważnionej” możesz dodać pliki graficzne jpg z poszczególnymi elementami wzoru. W tym celu kliknij w przycisk „Dodaj” i wybierz plik z komputera. Następnie wprowadź oficjalną nazwę elementu, datę od kiedy obowiązuje. Możesz wskazać datę kiedy wzór  straci ważność (Ważność do). Zapisz dane, korzystając z zielonego znacznika zapisu po prawej stronie.

Istnieje możliwość dodania więcej niż jednego wzoru (podpisu, parafy, pieczęci imiennej) danej osobie.

Kolejne elementy wzoru podpisu dodaj w ten sam sposób.

Zapisz cały formularz, klikając w przycisk „Zapisz” znajdujący się na dole strony.

Tak dodana osoba upoważniona do wykazu posiada status „Nowy”, który będzie wymagał aktywacji. (Rekordy o statusie Nowy nie są widoczne dla NAWA).

Więcej o statusach i akcjach przeczytasz w osobnym wpisie.

Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów – Wzory pieczęci

Aby zarejestrować wzór pieczęci podlegający uwierzytelnieniu zaloguj się do POL-on 2.0.  Wybierz z menu moduł Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów. Następnie wybierz wykaz osób upoważnionych w twojej jednostce. W kolejnym kroku  przejdź do zakładki Wzory pieczęci.

Rejestracja wzorów pieczęci podlegających uwierzytelnianiu wymaga posiadania roli INST_UWIERZYTELNIANIE_DOK_EDYTOR.

Z podstawami prawnymi i informacjami wstępnymi dotyczącymi wykazu możesz zapoznać się w osobnym wpisie.

Dane wprowadza się, aktualizuje i oznacza jako archiwalne – niezwłocznie po zaistnieniu wydarzenia lub zmiany w wydarzeniu. Wprowadzonych danych nie usuwa się (§ 15. 1-2 Rozporządzenia w sprawie POL-on ).

Na górze strony pod nazwą zestawienia, dostępny jest przycisk „+ Dodaj”. Za jego pomocą przejdziesz do formularza dodawania nowego wzoru pieczęci.

Reguły rejestracji wzoru pieczęci

Wzór pieczęci musi posiadać przynajmniej jedno powiązanie z jednostką (może posiadać więcej niż jedno powiązanie z jednostką). Jednostka, z którą powiązany jest wzór pieczęci musi należeć do obszaru instytucji, do której zalogowany jest użytkownik.

Wzór pieczęci musi posiadać przynajmniej jeden element graficzny (może posiadać więcej niż jeden).

Wzór pieczęci będący w statusie „Nowy” nie stanowi podstawy uwierzytelniającej.
Dany wzór może być podstawą uwierzytelniającą dopiero po aktywacji (status „Aktywny”).

Uzupełnij formularz od góry do dołu wprowadzając informacje z klawiatury lub wybierając właściwą pozycje z rozwijanego menu. Informacje obowiązkowe zostały oznaczone gwiazdką przy danym atrybucie.

W sekcji „Podstawowe dane wzoru pieczęci”

  • wprowadź nazwę wzoru pieczęci,
  • zakres ważności wzoru pieczęci od.

Możesz wprowadzić datę ustania ważności pieczęci. Pozycja ta nie jest obowiązkowa.

W sekcji „Elementy wzoru pieczęci” możesz dodać pliki graficzne jpg z poszczególnymi elementami wzoru. W tym celu kliknij w przycisk „Dodaj” i wybierz plik z komputera. Następnie wprowadź oficjalną nazwę elementu i zapisz plik korzystając z zielonego znacznika zapisu po prawej stronie.

Dodaj kolejne elementy wzoru pieczęci w ten sam sposób.

Każdy dodany element możesz edytować lub usunąć po zapisie. Skorzystaj odpowiednio z ikony ołówka lub śmietnika.

W sekcji „Jednostki powiązane z wzorem pieczęci” użyj przycisku „Dodaj” aby powiązać jednostkę z wprowadzonym wzorem. Poza nazwą jednostki, która zostanie podpowiedziana przez system po wprowadzeniu pierwszych liter do formularza, wskaż datę od kiedy jednostka jest powiązana ze wzorem. Jeśli powiązanie jest czasowe wskaż również datę upłynięcia ważności wzoru. Możesz dodać kolejną jednostkę powielając opisaną ścieżkę.

Zapisz wprowadzone informację, korzystając z przycisku zapisu po prawej stronie, a następnie zapisz cały formularz. W tym celu użyj przycisku „Zapisz” znajdującego się na dole strony.

Tak dodany wzór pieczęci do wykazu posiada status „Nowy”. Nie stanowi on podstawy uwierzytelnienia do momentu aktywacji (nie jest widoczny dla NAWA).

Więcej o statusach i akcjach przeczytasz w osobnym wpisie.