Uczelnia odpowiedzialna za kierunek ma obowiązek wprowadzać dane studentów do systemu POL-on. Uczelnia odpowiedzialna może jednak nadać uprawnienia pracownikom innych uczelni współprowadzących do wprowadzania tych danych. Tylko użytkownicy uprawnieni przez podmiot odpowiedzialny mogą wprowadzać dane studentów.
Zasady współpracy przy prowadzeniu studiów wspólnych określa umowa zawarta w formie pisemnej, w której w szczególności ustala się podmiot lub podmioty właściwe w zakresie:1) przeprowadzania rekrutacji; 2) wprowadzania danych do systemu, o którym mowa w art. 342 ust. 1, i otrzymywania środków finansowych na kształcenie studentów na studiach stacjonarnych; 3) wydawania dyplomów – Art. 60 ust. 1 ustawy p.s.w.n.