Wydanie e-Dyplomu wymaga weryfikacji danych dokumentu z danymi zgromadzonymi w Systemie POL-on oraz rejestrze PESEL. W przypadku wykrycia błędów RDE odrzuca dokument (art. 347a ust. 3 pkt 2 lit. c PSWiN oraz § 23 ust. 1–2 rozporządzenia ws. POL-on).
Prowadzenie studiów wspólnych polega na odbywaniu przez studentów tych studiów części studiów (etapu) w polskiej uczelni – etap ten jest odnotowywany w wykazie studentów Systemu POL-on. Następnie – jeśli polska uczelnia, zgodnie z umową (o której mowa w art. 60 ust. 1 ustawy PSWN), wydaje dyplom wspólny (o którym mowa w art. 60 ust. 4) w postaci elektronicznej (tylko gdy nie jest on podpisywany przez podmiot zagraniczny), to będzie sporządzac ten dyplom wspólny na podstawie danych raportowanych w Systemie POL-on w zakresie kierunku studiów wspólnych oraz studentów tego kierunku. Aby wydać dyplom w RDE, student musi być zarejestrowany w jednym z podmiotów współprowadzących studia, a kierunek musi być zarejestrowany w POL-on we wszystkich tych podmiotach. Za poprawność danych na dokumencie odpowiada wydawca.