Author Archive

Dane pracownika – Zatrudnienie – Zgoda na dodatkowe zatrudnienie

Zgoda na dodatkowe zatrudnienie jest sekcją w zakładce Zatrudnienie w danych pracownika. Więcej o danych zatrudnienia przeczytasz w dedykowanym wpisie, gdzie omówiono sekcje Dane zatrudnienia i Warunki zatrudnienia.

Sekcja „Zgody na dodatkowe zatrudnienie”

Aby zarejestrować zgodę na dodatkowe zatrudnienie pracownika w innej instytucji, kliknij przycisk „+ Dodaj zgodę”. Otworzy się formatka, w której pola oznaczone gwiazdką są obowiązkowe. Należy podać datę, od której zgoda obowiązuje. Nie może to być data z przyszłości. Zgoda może być bezterminowa lub (opcjonalnie) można podać datę końca jej obowiązywania.

Wybierz czy zgoda została wydana dla podmiotu istniejącego w POL-on, czy spoza POL-on.

W przypadku podmiotu spoza POL-on wskaż typ podmiotu, do wyboru są:

polski prowadzący działalność dydaktyczną,
polski prowadzący działalność naukową,
zagraniczny prowadzący działalność dydaktyczną,
zagraniczny prowadzący działalność naukową,
polski prowadzący działalność naukowo-dydaktyczną,
zagraniczny prowadzący działalność naukowo-dydaktyczną.

Następnie wpisz nazwę podmiotu spoza POL-on za pomocą klawiatury.

W przypadku podmiotu z POL-on, system podpowie ci jego nazwę po wpisaniu kilku pierwszych liter do okna formatki.

Potwierdź klikając przycisk „Dodaj zgodę”.

Pracownik nie może mieć więcej niż jednej zgody obowiązującej w tym samym czasie wydanej przez ten sam podmiot.

Zgodę na dodatkowe zatrudnienie można:

edytować korzystając z przycisku „Koryguj zgodę na dodatkowe zatrudnienie” (ikona ołówka) lub
usunąć „Usuń zgodę na dodatkowe zatrudnienie” (ikona kosza na śmieci).

Dodanie oświadczenia upoważniającego z poziomu modułu Pracownicy lub Osoby ubiegające się o stopień doktora

Z tego wpisu dowiesz się jak dodać informacje z oświadczenia upoważniającego do osiągnięć artystycznych pracownika lub doktoranta twojego podmiotu.

Informacje z oświadczenia upoważniającego możesz dodać:

pojedynczo (do wybranego osiągnięcia artystycznego).
zbiorczo (do wielu osiągnięć artystycznych).

Aby dodać informacje z oświadczenia upoważniającego musisz
– posiadać dwie role edycyjne: INST_PR + INST_PR_DOKTORANCI – w przypadku uczelni lub INST_NAUK_PR + INST_PR_DOKTORANCI – w przypadku podmiotów naukowych.
– upewnić się, że osiągnięcie artystyczne do którego chcesz dodać informacje zostało wprowadzone do POL-on, a wskazany w nim artysta został powiązany z rekordem pracownika lub doktoranta.

Przejdź do modułu Pracownicy lub Osoby ubiegające się o stopień doktora. Odnajdź rekord w wykazie za pomocą filtrów zestawienia [1] i przejdź do jego szczegółów [2].

Dodanie oświadczenia upoważniającego do pojedynczego osiągnięcia artystycznego

Przejdź do zakładki „Osiągnięcia”, wybierz „Osiągnięcia artystyczne” [1] i kliknij w tytuł wybranego osiągnięcia artystycznego [2].

Przejdź do sekcji „Autorzy i oświadczenia” i kliknij w ikonę ołówka [3].

Wskaż:

datę złożenia oświadczenia z kalendarza [1],
dyscyplinę artystyczną [2].

Zapisz informację znacznikiem zapisu po prawej stronie [3].

Dodanie oświadczenia upoważniającego do wielu osiągnięć artystycznych

Przejdź do zakładki „Oświadczenia”, wybierz „Oświadczenia dot. ewaluacji” [1].

W sekcji „Oświadczenia upoważniające podmiot do wykazania osiągnięć artystycznych w ewaluacji” kliknij w przycisk „+ Dodaj oświadczenie na potrzeby ewaluacji” [2].

Wskaż:

datę złożenia oświadczenia z kalendarza [1],
dyscyplinę artystyczną [2].
osiągnięcia artystyczne.

Możesz:

zaznaczyć wszystkie [3] lub
wskazać rekordy pojedynczo [4].

Jeśli się pomyliłeś użyj akcji „Wyczyść” (wszystkie) [1] lub „Usuń” (wybrane osiągnięcia) [2].

Na koniec zapisz formularz [3].

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2018.1668) – Art. 265 ust. 13 pkt 1-2;
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 12 września 2024 r. – rozporządzenie ws. POL-on (Dz.U.2024.1403) – § 9 ust. 3; § 11 ust. 1 pkt 1b.

Rejestracja projektu naukowego

Z tego wpisu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu projekty naukowe może dodać nowy rekord do wykazu, a także jakie informacje o instytucji finansującej i podmiotach realizujących projekt są wymagane.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Projekty naukowe [1]. Przejdź do zestawienia projektów w twoim podmiocie [2].

Kliknij w przycisk „+ Dodaj nowy projekt” [3].

Na rejestrację projektów masz czas do 21 dni od daty wydania decyzji w sprawie przyznanych środków lub daty podpisania umowy.

Jeśli chcesz uzupełnić projekty rekordów wprowadzonych do POL-on 1, dla których data rozpoczęcia projektu jest równa lub większa od 1.01.2017 r. zapoznaj się z instrukcją migracji tutaj.

Jeśli masz wątpliwości jakie projekty należy zarejestrować w wykazie przejdź do sekcji Materiały dodatkowe (na końcu wpisu) i zapoznaj się z listą projektów, które nie podlegają rejestracji.

W przypadku projektów z dwuetapową procedurą wnioskowania o finansowanie (wnioskowaniem wstępnym na poziomie międzynarodowym i wnioskowaniem na poziomie krajowym) w POL-on odzwierciedlamy dane na podstawie umowy zawartej między wnioskodawcą a podmiotem krajowym (podmiot z II etapu wnioskowania o finansowanie), wskazując jako podmiot finansowania podmiot z którym jednostka podpisała ww. umowę. Projekty finansowane z POIR decyzją Ministerstwa, powinny być wskazywane jako środki krajowe. Więcej tutaj.

Dane projektu

Wpisz obowiązkowo:

Tytuł projektu w języku polskim (do 1000 znaków) [1].

Jeśli chcesz możesz także wprowadzić:

Tytuł projektu w języku angielskim,
Akronim (skrót) i numer projektu (numer umowy).

Wskaż:

Czy projekt jest realizowany samodzielnie, czy przez grupę podmiotów [2].
Nazwę i edycję konkursu, projektu, przedsięwzięcia [3].

Jeśli nie znajdziesz przedsięwzięcia na rozwijanej liście. Wskaż wartość „Inna” [4], a następnie wprowadź nazwę w polu poniżej [5].

W przypadku niektórych przedsięwzięć będziesz mógł wskazać „Nazwę działania lub priorytetu”.

Listę aktualnych konkursów, programów lub przedsięwzięć oraz listę nazwę działania lub priorytetu znajdziesz w pliku tutaj.

Wskaż:

Datę rozpoczęcia realizacji projektu,
Datę zakończenia realizacji projektu,
Czy projekt dotyczy upowszechniania nauki (tak/nie),
Czy projekt jest finansowany lub współfinansowany w trybie konkursowym (tak/nie).

Wprowadź obowiązkowo:

Słowa kluczowe,
Streszczenie w języku polskim – nie dłuższe niż 6000 znaków ze spacjami.

Jeśli wprowadzasz słowo kluczowe po raz pierwszy użyj przycisku ENTER jako separatora! [1]

Jeśli słowo kluczowe było już wcześniej użyte, zostanie ci podpowiedziane jako wartość słownikowa [2].

Jeśli chcesz możesz wprowadzić również streszczenie w języku angielskim (do 6000 znaków).

Pozycje obowiązkowe zostały oznaczone gwiazdką (*). Jeśli pominiesz pole obowiązkowe, to po zapisie zostanie ono oznaczone alertem braku/błędu danych.

Instytucje finansujące

Dane instytucji finansującej

Wybierz nazwę instytucji finansującej [1] z rozwijanego menu.

Do wyboru masz aktualne i historyczne nazwy instytucji:

Narodowe Centrum Nauki,
Narodowe Centrum Badań i Rozwoju,
Narodową Agencję Wymiany Akademickiej,
Centrum Łukasiewicz,
Fundacja na rzecz nauki Polskiej,
Europejska Rada ds. Badań Naukowych,
Komisja Europejska,
MNiSW – Narodowy Program Rozwoju Humanistyki,
MEiN – Narodowy Program Rozwoju Humanistyki,
Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego,
Ministerstwo Edukacji i Nauki,
Fundusz Polskiej Nauki,
Agencja Badań Medycznych,
Ministerstwo Obrony Narodowej,
Ministerstwo Zdrowia,
Inna.

Wskaż rodzaj instytucji finansującej (krajowa, zagraniczna, międzynarodowa).

Jeśli nie znajdziesz instytucji na rozwijanej liście. Wskaż wartość „Inna” [2], a następnie wprowadź nazwę w polu poniżej [3].

Wprowadź:

Datę przyznania (zawarcia umowy lub decyzji o finansowaniu),
Datę rozliczenia środków.

Wybierz źródło finansowania z rozwijanego menu [1].

Następnie wpisz kwoty przyznanych środków ogółem, krajowych i zagranicznych (w złotych!).

Jeśli nie znajdziesz projektu wskaż wartość „Inne” [2] i wprowadź źródło finansowania samodzielnie [3].

Dane adresowe

Jeśli wskazałeś instytucję finansującą z rozwijanego menu, jej dane adresowe powinny zostać wprowadzone przez system. W przypadku instytucji rejestrowanej samodzielnie wprowadź dane adresowe: www oraz dokładny adres. Dane te są obowiązkowe.

Jeśli projekt jest finansowany przez kilka instytucji finansujących, użyj przycisku przycisku „Dodaj kolejną instytucję finansującą” i wprowadź dane kolejnej instytucji [1] zgodnie ze ścieżką omówioną powyżej.

Po wprowadzeniu kolejnej instytucji finansującej aktywny stanie się przycisk „Usuń ostatnią instytucję” [2]. Za jego pomocą możesz usunąć całą sekcję z wprowadzonymi danymi.

Podmioty realizujące projekt

Każdy podmiot realizujący jest rejestrowany osobno. Zgodnie z zapisami prawa rejestrowaniu podlegają liderzy (krajowi i zagraniczni) oraz podmioty współrealizujące projekt mające siedzibę na terytorium RP.

Dane o podmiotach realizujących projekt

Wskaż informacje dotyczące rejestrowanego podmiotu realizującego:

Czy lider (tak/nie)
Czy jednostka zagraniczna (tak/nie)
Czy podmiot realizujący projekt jest instytucją szkolnictwa wyższego i nauki (tak/nie).

Jeśli oznaczyłeś tak [1] (realizator należy do polskiego systemu szkolnictwa wyższego i nauki) wprowadź nazwę podmiotu realizującego projekt [2]. System podpowie ci ją po wprowadzeniu kilku pierwszych liter zaciągając informacje z wykazu instytucji szkolnictwa wyższego i nauki POL-on.

W przypadku oznaczenia nie [3] wprowadź nazwę samodzielnie [4].

Jeśli masz wątpliwości jak należy zarejestrować dane o podmiotach realizujących projekt przejdź do sekcji Materiały dodatkowe (na końcu wpisu) i zapoznaj się z Przykładami rejestracji dwóch podmiotów realizujących.

Środki finansowe podmiotu i środki przyznane

Wprowadź wartość wkładu własnego [1]. Kliknij w przycisk „+Dodaj środki finansowe” [2].

Uzupełnij formatkę wprowadzając dla danej instytucji finansującej projekt (w złotych):

środki krajowe,
środki zagraniczne,
środki ogółem.

Wskaż instytucję finansującą [3], a następnie zapisz dane za pomocą znacznika zapisu, znajdującego się po prawej stronie [4].

Jeśli nie możesz wskazać nazwy instytucji – oznacza to, że nie została wprowadzona w sekcji „Instytucja finansująca projekt”. Przejdź do sekcji i wprowadź jej dane.

Dyscyplina/y

Kliknij w przycisk „+Dodaj dyscyplinę” [1]. Wybierz dyscyplinę z rozwijanego menu [2].

Możesz wskazać dyscyplinę zarówno ze starej, jak i nowej klasyfikacji.

Wprowadź udział procentowy dyscypliny w projekcie [3]. Zapisz dane znacznikiem zapisu [4].

Ponów opisaną ścieżkę, jeśli potrzebujesz dodać kilka dyscyplin.

Udział procentowy wszystkich dyscyplin musi sumować się do 100% w obrębie instytucji realizującej.

Kierownik

Kliknij w przycisk „+ Dodaj kierownika” [1].

Wskaż rodzaj kierownika. Do wyboru masz pola [2]:

Kierownik projektu,
Kierownik zespołu badawczego,
Kierownik z zagranicy,
Projekt bez kierownika.

Jeśli wskażesz Kierownik z zagranicy lub Projekt bez kierownika pola z danymi staną się nieaktywne.

Rozporządzenie wskazuje zakres do rejestracji kierownika. Podaj:

imię i nazwisko kierownika projektu oraz okres kierowania projektem – w przypadku podmiotu będącego liderem grupy podmiotów realizującej projekt,
imię i nazwisko kierownika zespołu badawczego – w przypadku podmiotu współrealizującego projekt.

Nie rejestruj członków zespołu!

Jeśli kierownik nie jest pracownikiem lub doktorantem twojej jednostki wprowadź zapisz dane znacznikiem zapisu [3].

Jeśli kierownik jest pracownikiem lub doktorantem twojej jednostki powiąż go z rekordem w wykazie POL-on za pomocą ikony lupy [4].

Powiązanie kierownika z pracownikiem lub doktorantem twojej jednostki jest wymagane na potrzeby ewaluacji.

Możesz też najpierw kliknąć w lupę, a dane osobowe wprowadzić w wyświetlone okno. Przeszukiwanie wykazu pracowników rozpocznie się po kliknięciu w przycisk „Szukaj”.

System przeszuka wykaz pracowników i osób ubiegających się o stopień doktora twojej jednostki. Jeśli odnajdzie pasujące rekordy wyświetli je w odpowiedniej sekcji (Doktoranci, Pracownicy).

Wskaż rekord do powiązania [3] i kliknij w przycisk „Zapisz” [4]. Po powiązaniu w polu Osoba szkolnictwa wyższego i nauki pojawi się informacja pracownik, doktorant lub pracownik/doktorant.

Jeśli projekt jest realizowany przez kilka podmiotów, użyj przycisku „Dodaj kolejną instytucję realizującą” i wprowadź dane kolejnej instytucji [1] zgodnie ze ścieżką omówioną powyżej.

Po wprowadzeniu kolejnej instytucji realizującej aktywny stanie się przycisk „Usuń ostatnią instytucję” [2]. Za jego pomocą możesz usunąć całą sekcję z wprowadzonymi danymi.

Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych informacji zapisz całość formularza [3].

Materiały dodatkowe

Projekty, które nie podlegają rejestracji

Zgodnie z interpretacjami ministerstwa projekty i inicjatywy, które nie podlegają rejestracji w module Projekty naukowe to:

Projekty dydaktyczne (np. Erasmus +),
Projekty finansowane z subwencji (projekty wewnętrzne podmiotu),
Projekty finansowane z subwencji ministerialnej (tzw. badania statutowe),
Projekty finansowane z dotacji celowej,
Projekty dotyczące zwiększenia subwencji – Inicjatywa Doskonałości – Uczelnia Badawcza (IDUB),
Projekty stypendialne (np. stypendium Start finansowane z Fundacji na rzecz Nauki Polskiej – FNP),
Przedsięwzięcia wspierające finansowo naukowców (np. projekty MEiN: Premia na horyzoncie, Granty na granty – promocja jakości),
Projekty na utrzymanie infrastruktury (np. NCBiR),
Projekty na utrzymanie specjalnego urządzenia badawczego (SPUB),
Projekty wymiany bilateralnej naukowców (np. NAWA Polonium),
Usługi spoza systemu polskiego szkolnictwa wyższego i nauki (rejestrujemy je świadczone na zlecenie podmiotów w module Dane finansowe instytucji).

Przykłady rejestracji dwóch podmiotów realizujących

lider zagraniczny, współrealizator uczelnia

	Lider	Współrealizator
Czy lider	Tak	Nie
Czy jednostka zagraniczna	Tak	Nie
Podmiot systemu szkolnictwa wyższego i nauki	Nie	Tak
Nazwa podmiotu realizującego projekt	Wpisywana ręcznie	Z POL-on

lider uczelnia, współrealizator zagraniczny

Jeśli współrealizator jest podmiotem zagranicznym – nie rejestruj jego danych. Zgodnie z zapisami prawa (Rozporządzenie w sprawie POL-on § 5. ust. 3, pkt 7, lit. i) sprawozdajemy nazwy podmiotów współrealizujących projekt, mających siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

	Lider
Czy lider	Tak
Czy jednostka zagraniczna	Nie
Podmiot systemu szkolnictwa wyższego i nauki	Tak
Nazwa podmiotu realizującego projekt	Z POL-on

lider uczelnia, współrealizator inna uczelnia

	Lider	Współrealizator
Czy lider	Tak	Nie
Czy jednostka zagraniczna	Nie	Nie
Podmiot systemu szkolnictwa wyższego i nauki	Tak	Tak
Nazwa podmiotu realizującego projekt	Z POL-on	Z POL-on

lider uczelnia, współrealizator podmiot krajowy (nie uczelnia)

	Lider	Współrealizator
Czy lider	Tak	Nie
Czy jednostka zagraniczna	Nie	Nie
Podmiot systemu szkolnictwa wyższego i nauki	Tak	Nie
Nazwa podmiotu realizującego projekt	Z POL-on	Wpisywana ręcznie

lider podmiot krajowy (nie uczelnia), współrealizator uczelnia

	Lider	Współrealizator
Czy lider	Tak	Nie
Czy jednostka zagraniczna	Nie	Nie
Podmiot systemu szkolnictwa wyższego i nauki	Nie	Tak
Nazwa podmiotu realizującego projekt	Wpisywana ręcznie	Z Pol-on

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 346 ust. 1 pkt 5.
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) –§ 5 ust. 3 pkt 7.

Migracja projektów naukowych z POL-on 1

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, jak osoba z rolą edycyjną do modułu może migrować projekty naukowe z POL-on 1 do POL-on 2.0.

Funkcjonalność migracji projektów naukowych pozwoli ci na dodanie rekordów wprowadzonych do POL-on 1, dla których data rozpoczęcia projektu jest równa lub większa od 1.01.2017 r.

Aby zmigrować rekordy będziesz musiał:

przefiltrować rekordy za pomocą filtrów zestawienia,
zweryfikować i przenieść każdy rekord do właściwego zbioru danych.

Zmigrowane rekordy będą wymagały uzupełnienia o zakres danych wymagany aktualnymi przepisami.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Projekty naukowe [1]. Następnie wybierz kafel Wykaz projektów naukowych [2].

Filtrowanie rekordów z POL-on 1.0

Użyj filtra zestawienia, znajdującego się po lewej stronie wykazu. Przy atrybucie „Zbiór danych” wybierz „Dane z POL-on 1.0” z rozwijanego menu [3].

„Zbiór danych” przyjmuje domyślną wartość „Zarejestrowana działalność naukowa”. Jest to właściwy zbiór danych dotyczących projektów naukowych, który będzie przekazywany na potrzeby ewaluacji.

Kliknij w przycisk „Szukaj” [4].

System wyświetli ci odnalezione rekordy w tabeli. Każdy wiersz zestawienia odpowiada jednemu projektowi naukowemu zarejestrowanemu w POL-on 1. Kliknij w wybrany wiersz żeby przejść do danych szczegółowych projektu [5].

Weryfikacja rekordu

W rekordzie projektu naukowego kliknij w przycisk „Wybierz” [1].

Potwierdź migrację projektu naukowego do POL-on 2.0 przyciskiem „Zaimportuj projekt naukowy” [2]. System poinformuje cię o przeniesieniu rekordu do zbioru danych właściwych.

Uzupełnienie rekordu

Przejdź do sekcji „Dane wymagają poprawy lub uzupełnienia”. Po kliknięciu w belkę [1] będziesz mógł zapoznać się z informacjami o brakach w formularzu [2].

Aby uzupełnić formularz przejdź do właściwej zakładki oznaczonej alertem danych niepoprawnych. Kliknij w przycisk edycji [3] lub dodawania danych [4].

Uzupełnij braki zgodnie ze ścieżką rejestracji opisaną tutaj. Nie zapomnij zapisać zmian.

Projekty naukowe – wygląd i zawartość modułu

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, co znajduje się w module projekty naukowe.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Projekty naukowe [1]. Następnie wybierz kafel Wykaz projektów naukowych [2].

Moduł Projekty naukowe jest dostępny dla osób z rolą edycyjną INST_PROJEKTY_NAUKOWE_ADM lub podglądową INST_PROJEKTY_ NAUKOWE_PODGLAD w POL-on.

Wygląd modułu

Wprowadzone projekty naukowe zobaczysz w widoku tabeli [1]. Aby przejść do danych szczegółowych projektu, kliknij w wybrany wiersz [2].

Aby odnaleźć rekord projektu naukowego użyj filtrów lub wyszukiwarki znajdujących się po lewej stronie ekranu [3].

Aby dodać nowy rekord użyj przycisku „+ Dodaj nowy projekt” [4].

Filtrowanie/wyszukiwanie

Wprowadź numer [1] lub numer tytuł projektu [2].

Możesz przefiltrować rekordy wprowadzając:

Podmiot realizujący,
Dane (imię i nazwisko) lub typ kierownika projektu (kierownik projektu, kierownik zespołu badawczego, kierownik z zagranicy, projekt bez kierownika, brak kierownika),
Rok przyznania środków,
Okres realizacji od – do,
Dyscyplinę,
Konkurs, program, przedsięwzięcie,
Nazwę podmiotu finansującego,
Źródło finansowania.

Możesz przefiltrować rekordy wskazując stan danych rekordu:

Poprawny,
Niepoprawny,
Z ostrzeżeniem.

Kliknij w przycisk „Szukaj” [3].

Wyczyść filtry pomiędzy jednym a drugim wyszukiwaniem/filtrowaniem. Użyj przycisku „Wyczyść”, który dostępny jest w prawym rogu sekcji filtrów [4].

Sortowanie wyników

Wyniki w zestawieniu użytkowników systemu możesz posortować alfabetycznie rosnąco lub malejąco. Domyślnie ustawione jest sortowanie po nazwach w kolejności rosnącej.

Rekordy i strony

Rekordy wykazu możesz wyświetlić w liczbie 10, 25, 50 i 100 na stronę.

W przypadku wielu rekordów w wykazie, aby przejść do dalszych stron możesz:

kliknąć w przycisk „Następna” lub
wpisać numer strony i nacisnąć „Enter”.

Stan danych

Przy nazwie projektu w kolumnie Stan zobaczysz ikonę:

Ikona czerwonego ośmioboku z wykrzyknikiem oznacza stan niepoprawny [1]. W rekordzie wystąpiły błędy w danych. Dane wymagają poprawy lub uzupełniania.
Ikona pomarańczowego trójkąta z wykrzyknikiem oznacza stan z ostrzeżeniem [2].
Ikona zielonego znacznika oznacza stan poprawny [3]. Nie wykryto błędów, a dane są kompletne.

Stan z ostrzeżeniem dotyczy sytuacji, gdy w projekcie:

wskazano nieistniejącą dyscyplinę albo nieistniejący podmiot,
istnieje powiązanie z innym rekordem, które należy usunąć,
kierownik projektu lub kierownik zespołu badawczego nie jest powiązany z modułem pracownicy lub doktoranci.

Rekord o stanie danych niepoprawny nie spełnia wymogów sprawozdawczych, dlatego nie znajdzie się w systemach zewnętrznych i w wykazie ministerstwa.
Rekord o stanie danych z ostrzeżeniem wymaga podjęcia działań przez użytkownika, ale jest prezentowany w wykazie ogólnodostępnym i wykazie ministerstwa.

Rejestracja i edycja

Jeśli masz nadaną rolę edycyjną do modułu możesz:

zarejestrować nowy projekt,
uzupełnić bądź skorygować wprowadzony rekord,
wskazać rekordy do zmigrowania z POL-on 1.

Ścieżki pracy w systemie znajdziesz w osobnych wpisach tutaj.

Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego za rok 2020

Podstawy prawne

Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce z dnia 20 lipca 2018 r. Art. 350. 1-3.

Rozporządzenie w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 6 marca 2019 r. § 16. 1-3.

W przeciwieństwie do procesu składania sprawozdania za rok 2019 aktualnie sprawozdanie w całości wypełniane jest w systemie POL-on 2.0 w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych w odpowiednim obszarze. Nie ma możliwości załączania sprawozdania w postaci pliku Excel.

Aby wypełnić formularz sprawozdania potrzebujesz roli edycyjnej INST_FIN nadanej na całą instytucję. Rola podglądowa do sprawozdania to INST_FIN_PODGLAD. Pozwoli ci na zapoznanie się z wprowadzonymi danymi w twojej instytucji.

Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje poniższe etapy:

Uzupełnienie formularza w systemie POL-on
Uzupełnienie danych osoby do kontaktu
Zatwierdzenie sprawozdania
Wysłanie sprawozdania do ministerstwa
Weryfikacja sprawozdania przez ministerstwo

Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:

Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie
Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Aby wypełnić sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego, wybierz z menu POL-on 2.0 moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych. Następnie wybierz odpowiedni rok sprawozdawczy i rodzaj sprawozdania. Edycja formularza dostępna jest pod przyciskiem „Uzupełnij” w zakładce Dane sprawozdania.

Uzupełniaj sekcje formularza w kolejności. Zanim wypełnisz dane w Dziale I wprowadź informacje o dotacjach.

Poniżej możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi wypełniania formularza:

Objaśnienia do sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego za rok 2020 dla uczelni publicznych (docx)

Uczelnie wojskowe (nadzorowana przez MON) w pliku sprawozdania powinny wypełnić arkusze: Dotacje, Dział I A, Dział I B, Dział II, Dział III A, Dział III B i Dział IV.

W dziale II planu rzeczowo-finansowego można wykazać Inne fundusze tworzone na podstawie odrębnych ustaw lub statutu uczelni. Aby dodać fundusz utworzony przez uczelnię należy skorzystać z przycisku Dodaj fundusz. Wyświetli ci się dodatkowa formatka umożliwiająca wpisanie nazwy oraz danych funduszu.

Zatwierdzanie sprawozdania

Proces zatwierdzania i wysyłania sprawozdania oraz kolejne jego losy przebiegają analogicznie do ścieżki opisanej tu.

Plan rzeczowo-finansowy na rok 2021

Podstawy prawne

Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce z dnia 20 lipca 2018 r. Art. 350. 1-3.

Rozporządzenie w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 6 marca 2019 r. § 16. 1-3.

W przeciwieństwie do procesu składania planu na rok 2020 aktualnie sprawozdanie w całości wypełniane jest w systemie POL-on 2.0 w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych w odpowiednim obszarze. Nie ma możliwości załączania sprawozdania w postaci pliku Excel.

Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje poniższe etapy:

Uzupełnienie formularza w systemie POL-on
Uzupełnienie danych osoby do kontaktu
Zatwierdzenie sprawozdania
Wysłanie sprawozdania do ministerstwa
Weryfikacja sprawozdania przez ministerstwo

Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:

Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie
Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Aby wypełnić plan rzeczowo-finansowy, wybierz z menu POL-on 2.0 moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych. Następnie wybierz odpowiedni rok sprawozdawczy i rodzaj sprawozdania. Edycja formularza dostępna jest pod przyciskiem „Uzupełnij” w zakładce Dane sprawozdania.

Uzupełniaj sekcje formularza w kolejności. Zanim wypełnisz dane w Dziale I wprowadź informacje o dotacjach.

Poniżej możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi wypełniania formularza:

Objaśnienia do planu rzeczowo-finansowy na rok 2021 dla uczelni publicznych (docx)

Uczelnie wojskowe (nadzorowana przez MON) w pliku sprawozdania powinny wypełnić arkusze: Dotacje, Dział I A, Dział I B, Dział II, Dział III A, Dział III B i Dział IV.

Zatwierdzanie sprawozdania

Proces zatwierdzania i wysyłania sprawozdania oraz kolejne jego losy przebiegają analogicznie do ścieżki opisanej tu.

Plan finansowy za rok 2020 oraz na rok 2021 (Centrum Łukasiewicz, Instytuty Sieci Łukasiewicz)

Plany finansowe raportujemy w systemie POL-on 2.0 w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych w odpowiednim obszarze.

Wybierz z menu POL-on 2.0 moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych. Następnie wybierz odpowiedni rok sprawozdawczy i rodzaj sprawozdania.

Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje poniższe etapy:

Importowanie pliku PDF
Uzupełnienie danych osoby do kontaktu
Zatwierdzenie sprawozdania
Wysłanie sprawozdania do ministerstwa
Weryfikacja sprawozdania przez ministerstwo

Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:

Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie
Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Edycja pliku ze sprawozdaniem, obejmująca ingerowanie w jego treść, odbywa się w całości poza systemem POL-on i nie jest przedmiotem tego opracowania.

Importowanie planu finansowego (plik PDF)

Aby zaimportować sprawozdanie użyj przycisku „Importuj sprawozdanie”, załącz właściwy plik, a następnie potwierdź akcję importu.

Plan finansowy zarówno za rok 2020, jak i na rok 2021 musi być dodany wyłącznie w formacie pliku PDF – w jednym pliku per rok.

Jeśli twoja jednostka nie ma danych do sprawozdania zaznacz checkbox „Brak danych do sprawozdania”.

Walidacje i komunikaty z systemu

System nie umożliwia wgrania pliku w innym formacie niż PDF. Jeśli w wybranym katalogu nie widzisz danych, oznacza to, że plik ze sprawozdaniem został zapisany w innym miejscu lub innym formacie niż PDF.

W zakładce „Błędy walidacji” możesz pobrać i zapoznać się ze zbiorczym raportem błędów walidacji.

Poprawione sprawozdanie można ponownie importować za pomocą przycisku „Importuj sprawozdanie”. Nowe sprawozdanie zastąpi dotychczasowe.

System poinformuje cię, że wcześniejszy plik zostanie zastąpiony aktualnie wgrywanymi. Taka sama ścieżka czynności obowiązuje jeśli chcesz zamienić lub uzupełnić plik. Wgrywanie kolejnych wersji pliku możliwe jest do momentu zatwierdzenia sprawozdania.

Zatwierdzanie sprawozdania

Najpierw uzupełnij dane osoby do kontaktu: wejdź w zakładkę „Podsumowanie”. Przewiń ekran w dół aż do przycisku „Koryguj”. Po kliknięciu w niego podaj dane osoby, z którą można się kontaktować w zakresie sprawozdania i kliknij w przycisk „Zapisz”.

Teraz zatwierdź sprawozdanie: w zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Zatwierdź dane sprawozdania”.

W tym momencie status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzony”. Po zatwierdzeniu sprawozdania zostaje zablokowana możliwość importu kolejnego pliku. Nie jest to stan nieodwracalny. Na tym etapie możesz jeszcze powrócić do statusu „Edycja”, korzystając z przycisku „Cofnij zatwierdzenie”. Jest to możliwe tak długo, dopóki nie wyślesz sprawozdania finansowego.

Wysłanie sprawozdania

Wysyłając sprawozdanie musisz do niego dołączyć:

oświadczenie o zgodności danych zawartych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym. Możesz pobrać je zanim przystąpisz do wysyłki sprawozdania albo zrobić to w chwili wysyłki.
opinię biegłego rewidenta do sprawozdania finansowego (jako plik dodatkowy)

Jeśli chcesz najpierw pobrać oświadczenie, kliknij w przycisk „Pobierz oświadczenie o zgodności danych” dostępny w zakładce „Dane sprawozdania” po zatwierdzeniu sprawozdania. Pobrane oświadczenie powinno zostać wydrukowane, wypełnione i podpisane przez dyrektora instytutu SŁ, a następnie zeskanowane i zapisane jako plik w formacie PDF.

W zakładce „Dane sprawozdania” kliknij w przycisk „Wyślij sprawozdanie”.

W następnym kroku załącz podpisany i zeskanowany plik z oświadczeniem o zgodności danych (koniecznie w formacie PDF!).

Jeżeli nie pobrałeś oświadczenia o zgodności danych wcześniej, możesz to zrobić, klikając w komendę „pobierz oświadczenie”.

Powinieneś załączyć dodatkowy plik lub pliki, jeśli takie posiadasz. Zostaną one wysłane razem ze sprawozdaniem.

Wymagane jest załączenie co najmniej opinii biegłego rewidenta.

Dodatkowe pliki mogą mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip.

Uwaga! Jeśli masz do wysłania więcej niż jeden dodatkowy plik, wówczas powinieneś go spakować do formatu zip (plik z oświadczeniem zawsze jest wysyłany oddzielnie i nie należy go pakować do zipa).

W polu „Komentarz” możesz wpisać dodatkowe uwagi. Zostaną one przesłane razem ze sprawozdaniem.

Całość zatwierdź przyciskiem „Wyślij sprawozdanie”. Po tej operacji status sprawozdania zmieni się na „Wysłany”.

Dalsze losy sprawozdania przebiegają analogicznie do procesu opisanego tu.

Sprawozdanie finansowe za rok 2020 (Centrum Łukasiewicz, Instytuty Sieci Łukasiewicz)

Sprawozdanie finansowe w całości wypełniane jest w systemie POL-on 2.0 w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych w odpowiednim obszarze.

Aby wypełnić sprawozdanie finansowe, wybierz z menu POL-on 2.0 moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych. Następnie wybierz odpowiedni rok sprawozdawczy i rodzaj sprawozdania.

Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje poniższe etapy:

Importowanie sprawozdania (plik XML, zgodny z XSD)
Uzupełnienie danych osoby do kontaktu
Zatwierdzenie sprawozdania
Wysłanie sprawozdania do ministerstwa
Weryfikacja sprawozdania przez ministerstwo

Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:

Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie
Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Obowiązujący schemat xsd dla sprawozdania finansowego sporządzanego przez uczelnie: JednostkaInnaWZlotych(1)_v1-2

Strona MF do sporządzania i wczytywania sprawozdań: https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-start

Wczytywanie sprawozdania w celu edycji/ podglądu: https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-edit-upload

Importowanie sprawozdania finansowego

Aby zaimportować sprawozdanie użyj przycisku „Importuj sprawozdanie”, załącz właściwy plik, a następnie potwierdź akcję importu.

Jeśli twoja jednostka nie ma danych do sprawozdania zaznacz checkbox „Brak danych do sprawozdania”.

Jeżeli plik zawiera błędy, system wyświetli stosowny komunikat.

System poinformuje cię o błędnym formacie pliku, a także o nie wypełnieniu wszystkich pozycji sprawozdania.

W przypadku braku wartości do zaraportowania w danej pozycji wpisz 0 (zero).

Nazwa instytucji w pliku musi zgadzać się z kontekstem użytkownika (nazwą instytucji) wgrywającego plik.

Jeśli w importowanym pliku powtarzają się wiersze o takiej samej definicji i danych, system wyświetli informację o zdublowanym wierszu.

W zakładce „Błędy walidacji” możesz pobrać i zapoznać się ze zbiorczym raportem błędów walidacji.

Popraw sprawozdanie i zaimportuj je jeszcze raz – za pomocą przycisku „Importuj sprawozdanie”. Nowe sprawozdanie zastąpi dotychczasowe.

System poinformuje cię, że wcześniejsze dane zostaną nadpisane aktualnie wgrywanymi. Jeśli chcesz, aby dane zostały poprawione, potwierdź import pliku. Zastosuj tę samą ścieżkę czynności, jeśli chcesz zamienić lub uzupełnić plik.

Zatwierdzanie i wysyłanie sprawozdania

Ścieżka zatwierdzania i wysyłania sprawozdania, a także dalsze jego losy przebiegają analogicznie do procesu opisanego w tym wpisie.

Dodatkowy plik

Dla sprawozdania finansowego składanego przez CŁ oraz instytuty Sieci Badawczej Łukasiewicz wymagane jest dodanie opinii biegłego do sprawozdania finansowego.

Dodatkowy plik może mieć format doc, xlsx, pdf oraz zip.

Sprawozdanie finansowe za rok 2020

Podstawy prawne

Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce z dnia 20 lipca 2018 r. Art. 350. 1-3.

Rozporządzenie w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 6 marca 2019 r. § 16. 1-3.

Sprawozdanie finansowe w całości wypełniane jest w systemie POL-on 2.0 w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych w odpowiednim obszarze.

Aby wypełnić sprawozdanie finansowe, wybierz z menu POL-on 2.0 moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych. Następnie wybierz odpowiedni rok sprawozdawczy i rodzaj sprawozdania.

Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje poniższe etapy:

Importowanie sprawozdania (plik XML, zgodny z XSD)
Uzupełnienie formularza „Fundusze specjalne”
Uzupełnienie danych osoby do kontaktu
Zatwierdzenie sprawozdania
Wysłanie sprawozdania do ministerstwa
Weryfikacja sprawozdania przez ministerstwo

Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:

Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie
Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Obowiązujący schemat xsd dla sprawozdania finansowego sporządzanego przez uczelnie: JednostkaInnaWZlotych(1)_v1-2

Strona MF do sporządzania i wczytywania sprawozdań: https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-start

Wczytywanie sprawozdania w celu edycji/ podglądu: https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-edit-upload

Aby zaimportować sprawozdanie użyj przycisku „Importuj sprawozdanie”, załącz właściwy plik, a następnie potwierdź akcję importu.

Ograniczenie wielkości pliku to 50 MB.

Przejdź do sekcji „Fundusze specjalne” i wypełnij formularz.

Proces zatwierdzania i wysyłania sprawozdania przebiega analogicznie do ścieżki opisanej w ubiegłorocznym wpisie.

Kwota funduszy specjalnych w tabeli powinna się zgadzać z kwotą funduszy w pliku XML.