Author Archive

Moduł Studentów – konsultacje techniczne dotyczące importu masowego danych (28-04-2022)

W dniu 28 kwietnia 2022 roku odbył się konsultacje dotyczące importów masowych do modułu Studentów w POL-on 2.0. Poniżej publikujemy prezentacje ze spotkania oraz zapis sesji pytań i odpowiedzi.

Prezentacja ze spotkania:

Webinar 28.04.2022 – konsultacje techniczne import do modulu Studentow POL-on 2

Dokumentacja:

POL-on 2.0 – scenariusze REST API

Specyfikacja interfejsów masowej wymiany danych w systemie POL-on

Sesja pytań i odpowiedzi:

Moje pytanie dotyczy eksportu danych z systemu Polon. Zauważyłem, że jest jakieś ograniczenie do jednoczesnych połączeń w celu hurtowego odczytu danych w jednostce czasu. Proszę o informację w jaki sposób powinienem zdefiniować limit odczytu, aby dostosować się do Państwa wymogów? Czy może w perspektywie czasu, takie ograniczenia będą zdjęte?
Łukasz (OPI): Bardzo prosimy o więcej informacji z jakiego eksportu Państwo korzystają?
Michał: Chodzi o eksport za pomocą: https://polon2.opi.org.pl/fields-of-study-api/university/students
Michał: Zakładam, że problem może dotyczyć również innych dostępnych API?
Łukasz: My doświadczyliśmy podobnych problemów.
Adam (OPI): Dziękujemy za uwagę. Na pewno sprawdzimy dlaczego te limity występują

Do kiedy można korzystać ze specyfikacji w wersji 7.6.1?
Łukasz (OPI): Do momenty ostatecznego wdrożenia nowej wersji modułu studentów w POL-on 2.0. Planujemy, że nastąpi to lipiec, sierpień.

W API importowym kod uruchomienia jest na poziomie semestru – czy musi on być taki sam dla wszystkich semestrów w danych studiach?
Adam (OPI): Tak w API importowym kod uruchomienia musi być taki sam.
Wojciech: A co w przypadku, kiedy student przenosi się np. ze studiów stacjonarnych na niestacjonarne. Zatem 1 semestr studiuje na jednym kodzie uruchomienia a 2 semestr na innym kodzie uruchomienia wynika to z tego, że kody uruchomień są różne dla form studiów.
Łukasz (OPI): Sam fakt, że kod uruchomienia jest na poziomie semestru nie oznacza, że można studiować w ramach jednych studiów na wielu uruchomieniach. Obecnie możliwe jest rejestrowanie studiów tylko na jednym uruchomieniu i tą informację należy powielić w każdym semestrze. Model jest przygotowany na ewentualną zmianę sposobu rejestrowania zmiany formy studiów w trakcie ich trwania. Dodatkowo studenci, którzy rozpoczęli studia przed 1.10.2019 studiowali część semestrów na innych kodach. Podsumowując na dziś zmiana formy wymaga zarejestrowania nowych studiów.

Mam pytanie o zapis „W przypadku wystąpienia różnic na poziomie danych osobowych system utworzy nową zmianę biznesową. Rozwiązanie zapobiega nadpisywaniu historycznych dokumentów tożsamości i danych osobowych.”.
Czy to oznacza, że w systemie po prostu powstanie zdublowany rekordu? Np. w sytuacji, gdy student zmienił numer dokumentu i będziemy chcieli przenieść jego wszystkie dane, bez uprzedniej zmiany tego numeru dokumentu?
Łukasz (OPI): Jeżeli będą Państwo posługiwać się identyfikatorem zewnętrznym w REST API, który będzie stały dla studenta to wówczas zmiana dokumentu zostanie odłożona jako kolejna wersja danych tego samego studenta.

Kiedy będzie wyłączony tryb przekazanie danych przez XML na produkcji i zostanie tylko tryb API -REST?
Łukasz (OPI): Od roku akademickiego 2024/2025 nie będzie możliwe przekazywanie danych z użyciem XML

Czy w POL-onie1, w module w którym wgrywane są pliki xml (moduł Administracja, wykaz Lista importów) pojawi się komunikat z objaśnieniem nt. konieczności użycia nowego schematu xml 8.0.0. oraz objaśnienie że dotyczy on danych studentów do POL-onu 2.0? Wydaje się, że komunikaty i instrukcje dodane w tym module byłyby najbardziej czytelne dla pracowników dziekanatów, dokonujących importów przez wgrywanie xml-i.
Łukasz (OPI): Tak, zaktualizujemy informację w module administracja.

Z czego wynika bardzo długi czas odpowiedzi niektórych usług na systemie demo, np. /university/students?
Adam (OPI): Środowisko demo, jest wolniejszym środowiskiem niż produkcja, więc niektóre usługi mogą działać tu wolniej. Co do tej konkretnej usługi to jesteśmy tego świadomi i trwają prace, aby to zoptymalizować

Czy będzie jakieś limitowanie liczby żądań do REST API w okresie czasu (np. 10 żądań na sekundę) z jednego adresu IP?
Katarzyna (OPI): Obecnie nie ma takiego ograniczenia ale w przyszłości może się pojawić. Wszystko uzależnione jest od obciążenia systemu. W aktualnym stanie nie ma takiej potrzeby.

Gdzie można zgłosić propozycję rozszerzenia informacji zwracanej przez konkretną metodę? Wydaje się, że w usłudze /university/students informacja o dacie skreślenia/ukończenia studiów lub flagi czy_aktywny byłaby dosyć pomocna.
Łukasz (OPI): Student aktywny to taki, który nie ma daty obrony lub daty skreślenia. Taka flaga jest wynikiem wyliczenia, które możliwe jest po Państwa stronie. Przy pobieraniu danych mogą Państwo korzystać z filtra, który pozwala pobrać tylko aktualnie studiujących (na interfejsie opcja: studia nadal trwają). W systemie nie przechowujemy takiej flagi, zatem konieczne byłoby jej wyliczenie.
Łukasz: Zgadza się, ale wtedy trzeba się połączyć z inną usługą, która pobierze te dodatkowe dane.
Łukasz: Nie ukrywam, że dodanie tych dat do opisywanej metody byłoby dość wygodne.
Łukasz (OPI): Czy chodzi o usługę pobierania danych z wykazu GET fields-of-study-api/university/students?
Łukasz: Tak
Łukasz (OPI): Jeżeli dobrze rozumiem, chciałby Pan pobrać studentów, którzy „nadal studiują” a w odpowiedzi mieć datę przyjęcia, datę skreślenia i datę obrony?
Łukasz: Pobrać wszystkich studentów wraz z podstawowymi informacjami o studiach.
Łukasz (OPI): Dziękuję za informację. Pana propozycja wymaga analizy. Zachęcam do zgłaszania potrzeb i problemów dotyczących REST API poprzez Help Desk.

Chcąc korzystać z REST API i rekomendowanego identyfikatora zewnętrznego jak zrozumiałam trzeba w pierwszej kolejności wygenerować ten identyfikator u wszystkich studentów na uczelni. Czy ten identyfikator musi być unikatowy w obrębie uczelni czy w obrębie całego systemu POL-on (tzn. czy może się powtórzyć dla dwóch różnych uczelni)?
Łukasz (OPI): W Systemie POL-on 2.0 każda uczelnia samodzielne zarządza zbiorem swoich studentów i ich danymi. W związku z powyższym identyfikator powinien być unikalny w obrębie uczelni. Identyfikatory mogą powtórzyć się w różnych uczelniach.

Czy planowane jest API importowe dla pracowników oraz osób ubiegających się o stopień doktora?
Katarzyna (OPI): API dla tych obszarów już istnieje. Dokumentacja dostępna pod adresami:
https://polon2.opi.org.pl/employees-api/swagger-ui/index.html#/Import Employee/setEmployee_1 <- import pracowników
https://polon2.opi.org.pl/pdat-api/swagger-ui/index.html#/Phd Student/setV1_2PhdStudentDocumentV1 <- import doktorantów

Jednym z problemów jest niezgodność danych identyfikacyjnych studenta (obcokrajowca), który wcześniej studiował na innej uczelni. Zgłoszony przez POLON komunikat błędu mówi tylko o niezgodności nie precyzując o jakie dane chodzi. Czy REST API umożliwi podejrzenie danych osobowych studenta zarejestrowanego na innej uczelni i ewentualnej korekcji tych danych?
Łukasz (OPI): Po wejściu na produkcję nowego modułu studentów problem nie będzie występował. W POL-on 2.0 każda uczelnia samodzielnie będzie zarządzać danymi osobowymi swoich studentów, w związku z czym nie będzie konfliktów. System na podstawie wprowadzonych przez każdą uczelnię danych identyfikacyjnych będzie łączył studia dla tych samych osób.
Ela: Czy dobrze rozumiem, że dla np. tego samego numeru PESEL będą mogły na każdej uczelni istnieć różne dane osobowe?
Ela: A po jakich danych będzie identyfikacja dla obcokrajowców? Rodzaj dokumentu, numer i data ważności?
Łukasz (OPI): Jeżeli ktoś posiada numer PESEL to zgodnie z przepisami podajemy tylko numer PESEL. Jeżeli do czasu otrzymania numeru PESEL posługiwał się dokumentem to ten dokument powinien zostać zapisany jako poprzednia zmiana biznesowa danych osobowych. Student może studiować w różnych latach na różnych uczelniach. Zatem może się zdarzyć, że miał różne dokumenty jako cudzoziemiec a następnie otrzymał numer PESEL, który połączył te dane.
Tak, obecnie może się zdarzyć, że na różnych uczelniach osoba inaczej się nazwa bo zakończyła kształcenie wcześniej pod innym nazwiskiem. Państwo i tak tego nie będą wiedzieć bo uczelnia widzi tylko swoją wersję. MEiN ma dostęp do różnic i je widzi.

Czy będą wprowadzone identyfikatory dla doktorantów i jeżeli tak, to czy będą musiały być zgodne z identyfikatorami studenckimi, dla osób, które wcześniej były studentami tej samej uczelni?
Adam (OPI): Obecnie nie planujemy rozbudowy doktorantów o dodatkowe identyfikatory.

Dotyczy osób ubiegających się o stopień doktora.
metoda API get „/phdStudentDocument/{documentId}”
metoda API post „/v1.2/phdStudentDocument”.
Czy byłaby możliwość dodania innej metody get, która zwracałaby dane w formacie metody post. Tak, żeby w przypadku aktualizacji jednego pola dla np 1000 osób, można było zaktualizować to w miarę prosty sposób. Uczelnie dopiero wytwarzają systemy do kompleksowej obsługi Szkół Doktorskich i dane w zakresie osób ubiegających się o stopień doktora są wpisywane do POL-onu z interfejsu użytkownika. Przy aktualizacji jakiejś danej jest to bardzo żmudny i pracochłonny proces.
Adam (OPI): Jeśli chodzi o wystawianie kolejnych usług, to najlepiej kierować to poprzez Help Desk, ponieważ wymaga to analizy. Jeśli analityk uzna, że to słuszna uwaga to oczywiście możemy dorobić taką końcówkę

Czy po wprowadzeniu REST API i już całkowitej rezygnacji z XML, to uczelnia będzie mieć jakąś kontrolę nad plikami (paczkami danych), które będą exportowane do POLonu2? i na jakiej zasadzie to będzie się dziać, czy to będzie okres w czasie (np. co 21 dni), czy użytkownik (dany posiadający uprawnienia na uczelni) będzie tą procedurę eksportu zaczynał?
Łukasz (OPI): Import REST API będzie działał analogicznie do operacji wykonywanych na interfejsie. Kto ma uprawnienia do edycji danych i poprawnie zaloguje się do systemu może taki import wykonać. Pojedyncze wywołania usługi może być wywołane przez uprawnionego użytkownika w dowolnym momencie. Proszę o informację co Pani rozumie przez kontrolę nad paczkami danych? Państwo nadają uprawnienia do systemu i kto je posiada może w nim wykonywać operacje. Wszystkie zmiany w danych są rejestrowane.
Monika: czy będziemy widzieli kod z danymi który do Państwa idzie? teraz mogę podglądnąć stworzonego przez USOS xml i poprawić błędy, zapisać i wysłać.
Adam (OPI): Rozumiem, że Pani pyta o import przez xml’a, który będzie możliwy jedynie poprzez POLON1? Tak w tym przypadku dalej będzie Pani mogła pobrać pliki xml które Pani wysłała
Adam (OPI): Import xml różni się od importu poprzez REST API tym, że REST API nie wymaga żadnych plików. Zatem używając importu xml będzie można podejrzeć wysłany plik, używając typowe REST_API nie będzie (bo tu nie wysyłamy plików xml)
Tomasz: Przepraszam, że się wtrącę, ale system uczelni oczywiście może wprowadzić taką funkcję, że pokaże dane, które będzie wysyłał przed ich wysłaniem. Nie wyobrażam sobie edycji JSONA, ale teoretycznie jest to możliwe…
Adam (OPI): Oczywiście, że może, ale to powinno być raczej edycja nie surowego jsona tylko poprzez graficzny interfejs. My wystawiamy końcówkę, a w jaki sposób uczelnia będzie chciała ją 'wypełnić’ to już kwestia uczelni

A co w sytuacji jeśli jedna z uczelni wprowadzi studenta z błędnym numerem pesel, druga uczelnia poda go z poprawnym numerem pesel. Oznaczało by to, że w systemie pojawia się 2 różne osoby?
Łukasz (OPI): Jeżeli każda uczelnia wprowadzi osoby z różnymi numerami PESEL to są to dwie różne osoby. Nie ma podstaw do ich połączenia. Odpowiadając na pytanie, tak w systemie będą 2 osoby i każda widoczna tylko w swojej uczelni. System łączy dane tylko na podstawie numerów PESEL i dokumentów tożsamości. Do momentu, kiedy uczelnia nie poprawi danych, obie osoby widoczne są niezależnie. Po korekcie danych przez jedną z uczelni zmieni się tylko to, że każda uczelnia zobaczy studia osoby na innej uczelni i to jedynie w przypadku zgodności danych identyfikacyjnych. Jeżeli osoby o tym samym numerze PESEL inaczej się nazywają na każdej uczelni, to każda z nich widzi tylko taką wersję danych osobowych jaką sama wprowadziła.

A na kiedy planowane jest połączenie z bazą PESEL?
Łukasz (OPI): Trwają prace analityczne i ustalenia formalno-prawne. Integracja planowana jest w tym roku. Poinformujemy Państwa w aktualnościach o wynikach prac.

Czy planowane jest wprowadzenie mechanizmu weryfikacyjnego studentów cudzoziemców, którzy w uczelniach przedkładają różne numery paszportu- na jednej uczelni zarejestrował się z paszportem aktualnym w momencie rozpoczęcia studiów i go nie uaktualnił po utracie ważności. Na drugiej Uczelni rozpoczął studia już z nowym, aktualnym numerem paszportu.
Łukasz (OPI): Obecnie nie mamy narzędzi i podstaw prawnych do weryfikacji dokumentów, którymi posługują się cudzoziemcy. W systemie nie przechowujemy informacji o dacie ważności dokumentu. Jeżeli student na innej uczelni posługuje się innym dokumentem to nie ma sposobu na stwierdzenie, że to ta sama osoba. Do momentu wystąpienia zgodności dokumentu lub numeru PESEL nie wiemy, że to ta sama osoba.
Wojciech: Skutkiem tego jest brak możliwości weryfikacji, czy student cudzoziemiec pobiera świadczenia tylko na jednej uczelni.
Katarzyna (OPI): System identyfikuje osoby na podstawie zgodności numeru PESEL lub danych dokumentu tożsamości. Jeżeli osoba na różnych uczelniach posłuży się innymi dokumentami niestety system nie będzie w stanie stwierdzić, iż jest to faktycznie ta sama osoba.

Oczywiście rozumiem z czego wynika ta sytuacja.
Wojciech: Chodzi tylko o to, że system POLon miał stanowić podstawę weryfikacji uprawnień do pomocy materialnej. A wychodzi na to, że o ile ze studentami Polakami radzi sobie całkiem nieźle, o tyle z cudzoziemcami … cóż bywa różnie.
Łukasz (OPI): System działa na danych, które przekazały uczelnie. Jeżeli uczelnie nie posiadają poprawnych danych to system, też ich nie posiada. Niestety System nie potrafi określić, że wysłane dane, które różnią się numerem PESEL i dokumentem dotyczą tej samej osoby.
Katarzyna: Co do Pesel to uczelnie może wymusić na studentach posiadanie tego nr po trzymiesięcznym pobycie w Polsce a najlepiej zameldowaniu, cudzoziemiec może wystąpić w urzędzie o Pesel tylko trzeba mu o tym powiedzieć. Obecnie Pesel wydawany jest Ukraińcom od ręki bez meldunku
Dziękuję serdecznie i pozdrawiam.

Czy po finalnym przejściu na nowy wykaz studentów w POL-onie 2.0 zostanie również dodana możliwość generowania raportu studentów w xlsx w tym module bądź w module Raporty?
Łukasz (OPI): Tak, mamy w planach dodanie funkcji generowania raportów.

 

Konferencja „POL-on i PBN – planowane i wdrożone zmiany” 31.03.2022 r.

W dniu 31 marca 2022 r. w Warszawie odbyła się konferencja „POL-on i PBN – planowane i wdrożone zmiany”.

Nagranie wideo z całości jest dostępne na kanale YouTube OPI PIB.

Dla wszystkich zainteresowanych udostępniamy materiały pokonferencyjne.

Prezentacje w formacie pdf zamieszczamy poniżej:

POL-on Harmonogram zmian na 2022

Moduł Studenci

Moduł Dane finansowe

Moduł Inwestycje

Moduł Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów

Moduł Kształcenie specjalistyczne

Moduły Postępowania awansowe i doktoranci

PBN Harmonogram zmian na 2022

Dane kierownika – Edycja oraz korekta

W sekcji Kierownik projektu możesz wykonać poniższe czynności:

  • dodać kierownika
  • edytować zapisane dane kierownika w celu korekty
  • usunąć kierownika

Dodawanie kierownika

Aby uzupełnić informacje o kierowniku podmiotu kliknij w przycisk „+ Dodaj kierownika”, a następnie uzupełnij formatkę.

Dane osobowe będziesz mógł wprowadzić do formularza po wskazaniu rodzaju kierownika. Do wyboru masz pola:

  • Kierownik projektu,
  • Kierownik zespołu badawczego,
  • Kierownik z zagranicy (w tym przypadku pola z danymi pozostaną nieaktywne).

Do dyspozycji masz także opcję:

  • Projekt bez kierownika (w tym przypadku pola z danymi pozostaną nieaktywne).

Rozporządzenie wskazuje zakres do rejestracji kierownika. Należy podać:

  • imię i nazwisko kierownika projektu oraz okres kierowania projektem – w przypadku podmiotu będącego liderem grupy podmiotów realizującej projekt,​
  • imię i nazwisko kierownika zespołu badawczego – w przypadku podmiotu współrealizującego projekt.​

Członkowie zespołu nie podlegają rejestracji.​

Jeśli kierownik nie jest pracownikiem lub doktorantem twojej jednostki wprowadź jego dane:

  • imię i nazwisko oraz
  • okres kierowania projektem od – do (tylko w przypadku kierownika projektu).

Skorzystaj ze znacznika zapisu, aby zatwierdzić dane.

 

Jeśli kierownik jest pracownikiem lub doktorantem twojej jednostki dokonaj jego powiązania z danymi wprowadzonymi do POL-on. W tym celu po wprowadzeniu imienia i nazwiska użyj ikony lupy.

Powiązanie kierownika z pracownikiem lub doktorantem twojej jednostki jest wymagane na potrzeby ewaluacji.

W celu wyszukania kierownika możesz najpierw kliknąć w lupę, a dane osobowe wprowadzić w wyświetlone okno. Przeszukiwanie wykazu pracowników rozpocznie się po kliknięciu w przycisk „Szukaj”.

System przeszuka Wykaz Pracowników i Osób ubiegających się o stopień doktora. Jeśli odnajdzie pasujące rekordy wyświetli je w odpowiedniej sekcji (Doktoranci, Pracownicy).

 

 

Prawidłowe powiązanie można zweryfikować w atrybucie „Osoba szkolnictwa wyższego i nauki” która przyjmuje wartości pracownik, doktorant lub pracownik/doktorant.

Korekta danych i usunięcie informacji o kierowniku

W celu edycji danych kierownika użyj ikony ołówka. Po dokonaniu zmian zapisz zmiany w formularzu za pomocą zielonego haczyka.

Jeśli chcesz usunąć dane kierownika z rekordu użyj ikony śmietnika. Czynność ta jest nieodwracalna.

Stan przygotowania do ewaluacji – zestawienie liczby wymaganych opisów wpływu dla ewaluowanych dyscypliny

Z widoku listy opisów wpływu można przejść do zestawienia „Stan przygotowania do ewaluacji” – należy kliknąć na przycisk o tej nazwie.

To zestawienie prezentujące informacjo o ewaluowanych dziedzinach i dyscyplinach, liczbie N, liczbie wymaganych opisów wpływu, liczbie zatwierdzonych opisów wpływu (z rodzajem „Wymagany”) oraz liczbie brakujących opisów wpływu w wymienionej dyscyplinie. Wszystkie te informacje są prezentowanie dla jednostki, w kontekście której, zalogowany jest użytkownik.

Jeśli w jakiekolwiek dyscyplinie będzie brakować opisów wpływu do wymaganej liczby to pojawi się komunikat o treści: „Istnieją dyscypliny, dla których nie wprowadzono wymaganej liczby opisów wpływu. Prosimy o sprawdzenie stanu przygotowania opisów wpływu do ewaluacji”.

Podręcznik dla ekspertów oraz podmiotów prowadzących badania naukowe lub prace rozwojowe na rzecz obronności i bezpieczeństwa państwa objęte ochroną informacji niejawnych

Kliknij w link, aby wyświetlić i pobrać:

Podręcznik dla ekspertów oraz podmiotów prowadzących badania naukowe lub prace rozwojowe na rzecz obronności i bezpieczeństwa państwa objęte ochroną informacji niejawnych

 

„Przedstawienie zmian w systemach informatycznych wchodzących w skład Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on” 12-13.10.2021 r.

W dniach 12-13 października 2021 r. odbyła się konferencja on-line „Przedstawienie zmian w systemach informatycznych wchodzących w skład Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on”

Dla wszystkich zainteresowanych udostępniamy materiały pokonferencyjne oraz zapis wideo całego wydarzenia.

Odpowiedzi na pytania zadawane przez uczestników znajdują na dedykowanej podstronie. Cześć pytań jest nadal opracowywana przez ekspertów merytorycznych. Kliknij tutaj, aby wyświetlić stronę.

Nagranie wideo z całości szkolenia jest dostępne na kanale YouTube OPI PIB.

Materiały ze szkolenia w formacie pdf zamieszczamy poniżej:

Harmonogram zmian POL-on 2.0

POL-on 2.0: Studenci 2.0

POL-on 2.0: Osoby kierujące podmiotem

POL-0n 2.0: Pracownicy

POL-on 2.0: Obsługa federacji

POL-on 2.0: Dane finansowe instytucji

POL-on 2.0: Projekty naukowe

POL-on 2.0: Opisy wpływu i dowody wpływu w systemie STUDNIA

Polska Bibliografia Naukowa

System Ewaluacji Dorobku Naukowego

Opisy wpływu (rejestrowane w systemie POL-on) – informacje podstawowe

Funkcjonalność obsługi opisów wpływu jest dostępna w module Instytucje systemu POL-on z poziomu przeglądania szczegółów wybranej uczelni lub instytucji naukowej, w zakładce „Działalność naukowa”, po wybraniu pozycji „Opisy wpływu działalności naukowej”.

Funkcjonalność dostępna jest dla użytkownika uczelni lub instytucji naukowych z rolą INST_DZIALANOSC_NAUKOWA oraz (wyłącznie w zakresie podglądu) dla pracowników MEiN lub ministerstw nadzorujących daną instytucję  z rolą MIN_JEDNOSTKI lub odpowiednio MIN_JEDNOSTKI_ADM (dla uczelni) lub MIN_JEDNOSTKI_NAUKOWE_ADM (dla instytucji naukowych).

Podręcznik dla ekspertów oraz ewaluowanych podmiotów w zakresie opisu wpływu działalności naukowej na funkcjonowania społeczeństwa i gospodarki jest dostępny w osobnym artykule Pomocy.

Podstawa prawna

Zakres danych sprawozdawanych w ramach opisu wpływu określa § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia o POL-on.

6) 34 opisy wpływu działalności naukowej na funkcjonowanie społeczeństwa i gospodarki zawierające informacje na temat związku między wynikami badań naukowych lub prac rozwojowych albo działalności naukowej w zakresie twórczości artystycznej a gospodarką, funkcjonowaniem administracji publicznej, ochroną zdrowia, kulturą i sztuką, ochroną środowiska naturalnego, bezpieczeństwem i obronnością państwa lub innymi czynnikami wpływającymi na rozwój cywilizacyjny społeczeństwa, w języku polskim i angielskim, w liczbie wynikającej z przepisów wydanych na podstawie art. 267 ust. 2 pkt 1 ustawy, z uwzględnieniem:

a) tytułu opisu wpływu (maksymalnie 150 znaków ze spacjami dla każdej wersji językowej),

b) streszczenia opisu wpływu (maksymalnie 1000 znaków ze spacjami dla każdej wersji językowej),

c) wskazania roku, w którym jest przeprowadzana ewaluacja jakości działalności naukowej, której dotyczy opis wpływu,

d) dyscypliny, której dotyczy opis wpływu,

e) informacji, czy opis wpływu został zgłoszony jako:

– wymagany w związku z liczbą osób ustaloną zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 267 ust. 2 pkt 1 ustawy w okresie objętym ewaluacją jakości działalności naukowej, przy czym należy wskazać kolejność uwzględniania w ewaluacji jakości działalności naukowej,

– dodatkowy, w związku z prowadzeniem działalności naukowej w ramach dyscypliny naukowej należącej do dziedziny nauk humanistycznych, dziedziny nauk społecznych albo dziedziny nauk teologicznych, związany z wybitnymi monografiami naukowymi, słownikami biograficznymi, słownikami bibliograficznymi lub bazami danych, szczególnie istotnymi dla rozwoju danej dziedziny nauki, przy czym należy wskazać kolejność uwzględniania w ewaluacji jakości działalności naukowej,

– dodatkowy, w związku z prowadzeniem działalności naukowej w ramach dziedziny nauk inżynieryjno-technicznych, związany z projektami architektonicznymi, urbanistycznymi lub planami zagospodarowania przestrzennego, przy czym należy wskazać kolejność uwzględniania w ewaluacji jakości działalności naukowej,

– dodatkowy, w związku z utworzeniem innego podmiotu w celu komercjalizacji wyników badań naukowych lub prac rozwojowych lub know-how związanego z tymi wynikami, zwanej dalej „komercjalizacją”, związany z działalnością utworzonego podmiotu, wraz z podaniem nazwy tego podmiotu, przy czym należy wskazać kolejność uwzględniania w ewaluacji jakości działalności naukowej,

f) informacji o efektach działalności naukowej mających znaczenie dla kreowania wpływu, w tym:

– charakterystyki głównych wniosków z badań naukowych lub prac rozwojowych albo efektów działalności naukowej w zakresie twórczości artystycznej (maksymalnie 2500 znaków ze spacjami dla każdej wersji językowej),

– charakterystyki roli podmiotu w osiągnięciu efektów działalności naukowej (maksymalnie 1000 znaków ze spacjami dla każdej wersji językowej),

– opisu bibliograficznego i streszczenia nie więcej niż 5 osiągnięć naukowych, o których mowa w § 2 ust. 10 pkt 4-6, będących rezultatem badań naukowych lub prac rozwojowych, prowadzonych w okresie objętym ewaluacją jakości działalności naukowej albo przed tym okresem, ale zakończonych nie wcześniej niż w dwudziestym roku poprzedzającym pierwszy rok objęty ewaluacją jakości działalności naukowej, jeżeli dowody tej działalności powstały w okresie objętym ewaluacją, ze wskazaniem głównych autorów tych osiągnięć, którzy są lub byli zatrudnieni w podmiocie albo odbywali kształcenie w podmiocie (maksymalnie 1500 znaków ze spacjami na każde osiągnięcie dla każdej wersji językowej); opisu nie więcej niż 5 osiągnięć artystycznych, o których mowa w § 2 ust. 10 pkt 7 (maksymalnie 1500 znaków ze spacjami na każde osiągnięcie dla każdej wersji językowej); opis bibliograficzny i streszczenie osiągnięcia naukowego lub opis osiągnięcia artystycznego mogą uwzględniać adres strony internetowej, pod którym w dniu umieszczenia opisu wpływu w Systemie POL-on jest dostępne dane osiągnięcie,

g) charakterystyki wpływu działalności naukowej, w tym której wyniki są przedmiotem komercjalizacji, ze wskazaniem związku między działalnością naukową a tym wpływem oraz grupy społecznej będącej beneficjentem tego wpływu i obszaru, na który działalność naukowa ma największy wpływ (maksymalnie 5000 znaków ze spacjami dla każdej wersji językowej),

h) szczegółowej charakterystyki nie więcej niż 5 dowodów wpływu działalności naukowej (maksymalnie 1000 znaków ze spacjami na każdy dowód dla każdej wersji językowej), a w przypadku opisu, o którym mowa w lit. e tiret czwarte, nie więcej niż 5 dowodów wpływu będących wynikiem działalności naukowej innego podmiotu utworzonego przez podmiot w celu komercjalizacji (charakterystyka może uwzględniać adres strony internetowej, pod którym w dniu umieszczenia opisu wpływu w Systemie POL-on jest dostępny dany dowód wpływu),

i) informacji, czy wpływ powstał w wyniku interdyscyplinarnych badań naukowych lub prac rozwojowych, oraz charakterystyki znaczenia interdyscyplinarności badań naukowych lub prac rozwojowych dla powstania tego wpływu (maksymalnie 1500 znaków ze spacjami dla każdej wersji językowej);

Ścieżka dostępu do funkcjonalności obsługi opisów wpływu:

System daje możliwość przeglądania listy zarejestrowanych opisów wpływu dla danej instytucji, z możliwością:

  1. filtrowania według:
    1. roku ewaluacji,
    2. dziedziny i dyscypliny,
    3. rodzaju (wymagany, dodatkowy),
    4. tytułu,
    5. oraz statusu opisu wpływu.

Uwaga: są przewidziane dwa statusy – Wersja robocza, zawierająca jeszcze niekompletne lub wymagające korekty dane oraz Zatwierdzony, gdy opis wpływu jest kompletny i poprawny, może zostać przekazany do aplikacji SEDN i podlegać ocenie ewaluatorów;

  1. sortowania danych według roku ewaluacji, dziedziny i dyscypliny, rodzaju i kolejności;
  2. podglądania pełnej treści wybranego opisu wpływu;
  3. korekty danych wybranego opisu wpływu (przy czym zakłada się, że korekta zatwierdzonych opisów będzie możliwa tylko do określonej daty, stanowiącej koniec okresu wprowadzania danych na potrzeby ewaluacji);
  4. usunięcia wybranego opisu wpływu (przy czym zakłada się, że usuwanie zatwierdzonych opisów będzie możliwa tylko do określonej daty, stanowiącej koniec okresu wprowadzania danych na potrzeby ewaluacji);
  5. dodania nowego opisu wpływu;
  6. ustawienia kolejności opisów wpływu na potrzeby ewaluacji.

 

Formularz dodawania opisu wpływu

Podręcznik dla ekspertów oraz ewaluowanych podmiotów w zakresie opisu wpływu działalności naukowej na funkcjonowania społeczeństwa i gospodarki jest dostępny w osobnym artykule Pomocy.

Formularz dodawania opisu wpływu (a także analogicznie formularze podglądania danych opisu wpływu oraz korekty danych opisów wpływu) podzielony jest na następujące sekcje:

  1. Dane podstawowe
  2. Informacja o efektach
  3. Osiągnięcia naukowe/artystyczne
  4. Wpływ działalności naukowej
  5. Interdyscyplinarność
Sekcja Dane podstawowe
Sekcja Efekty

 

Sekcja Osiągnięcia naukowe/artystyczne:

W sekcji Osiągnięcia naukowe/artystyczne system będzie pozwalał dodać od 1 do 5 opisów osiągnięć.

Sekcja Wpływ działalności naukowej

W sekcji Wpływ działalności naukowej będzie można dodać do 5 dowodów wpływu. Będzie można wskazać obszar wpływu wybierając odpowiednią pozycję z listy lub też zdefiniować własny obszar, po wybraniu pozycji „inny”.

Każdy dowód wpływu będzie można powiązać z plikiem zarejestrowanym w systemie STUDNIA, stanowiący dowód wpływu.

Uwaga: W opisie  każdego dowodu wpływu, zarówno w wersji polskiej, jak i w angielskiej, należy wprowadzić informację na temat daty jego publikacji w ostatecznej formie, przy czym powinna ona zawierać się w latach 20172021.

Formularz wybierania plików z systemu STUDNIA

System umożliwia  z poziomu rejestracji opisu wpływu wybranie pliku z systemu STUDNIA. Na wyświetlanej liście są dostępne wszystkie pliki zarejestrowane dla instytucji użytkownika dla danego roku ewaluacyjnego. Lista może być filtrowana według tych samych kryteriów jakie są dostępne bezpośrednio w systemie STUDNIA.

 

Domyślnie pokazywane są na liście dowody wpływu o dyscyplinie zgodniej z dyscypliną wskazaną dla opisu wpływu.
Użytkownik może jednak zmienić ustawienia w filtrze, tak aby pokazywały się dowody wpływu, dla których zostały wskazane inne dyscypliny
Po wybraniu pliku, link do jego lokalizacji w systemie STUDNIA pojawia się przy opisie danego dowodu wpływu.

Sekcja Interdyscyplinarność

Zatwierdzanie opisu wpływu

Jeśli opis wpływu ma poprawnie uzupełnione wszystkie dane, system pozwala na jego zatwierdzenie.

Podczas zatwierdzania opisu wpływu system automatycznie nadaje mu kolejność (kolejny numer w ramach rodzaju oraz dyscypliny) i zmienia jego status na Zatwierdzony.

Zapisywanie wersji roboczej

Na każdym etapie rejestracji danych istnieje możliwość zapisania wersji roboczej opisu wpływu (każdą sekcje formularza oddzielnie lub hurtowo na końcu formatki). Użytkownik może dzięki temu przerwać pracę nad wprowadzaniem danych opisu wpływu i powrócić do niej później. Podczas zapisu wersji roboczej system sprawdza, czy wprowadzone dotąd dane są poprawne. System nie sprawdza danych pod względem poprawności merytorycznej a jedynie sprawdza czy pole jest wypełnione i nie została przekroczona dopuszczalna liczba znaków. Jeśli nie spełniają tych wymogów, wyświetla się informacja, że zapisana wersja robocza zawiera błędy (wraz z szczegółową ich listą).

Wersja robocza nie będzie mogła być zatwierdzona, dopóki dane nie będą poprawne i kompletne.

Pola z przekroczoną liczbą znaków

Podczas wprowadzania tekstu w polach ze zdefiniowaną liczbą znaków, system wyświetla informację, ile znaków jest jeszcze dopuszczalnych do wprowadzenia. Jeśli ta liczba zostanie przekroczona, na czerwono wyświetlana jest informacja, o ile dopuszczalna liczba znaków została przekroczona. Wersja robocza zawierająca pola z przekroczoną dopuszczalną liczbą znaków, nie będzie mogła zostać zatwierdzona.

Stan przygotowania do ewaluacji

Z widoku listy opisów wpływu można przejść do zestawienia „Stan przygotowania do ewaluacji” – należy kliknąć na przycisk o tej nazwie.

To zestawienie prezentujące informacjo o ewaluowanych dziedzinach i dyscyplinach, liczbie N, liczbie wymaganych opisów wpływu, liczbie zatwierdzonych opisów wpływu (z rodzajem „Wymagany”) oraz liczbie brakujących opisów wpływu w wymienionej dyscyplinie. Wszystkie te informacje są prezentowanie dla jednostki, w kontekście której, zalogowany jest użytkownik.

Jeśli w jakiekolwiek dyscyplinie będzie brakować opisów wpływu do wymaganej liczby to pojawi się komunikat o treści: „Istnieją dyscypliny, dla których nie wprowadzono wymaganej liczby opisów wpływu. Prosimy o sprawdzenie stanu przygotowania opisów wpływu do ewaluacji”.

 

 

Dowody wpływu (rejestrowane w systemie STUDNIA)

System udostępniania dokumentacji działalności naukowej i artystycznej (STUDNIA) jest odrębnym systemem od systemu POL-on 2.0. Na potrzeby pracy w systemie Studnia użytkownik musi mieć w systemie POL-on 2.0 przypisaną rolę INST_DZIALANOSC_NAUKOWA. Jest to konieczne, aby zalogować się do tego systemu oraz zarejestrowania w nim pliku stanowiącego dowód wpływu, który następnie będzie wykorzystany przy rejestracji opisów wpływu.

Korzystanie z systemu STUDNIA jest konieczne do prawidłowej rejestracji Opisu dowodu wpływu w systemie POL-on 2.0. Kolejność pracy w obu systemach jest dowolna, jednak wszystkie pliki, które powinny być uwzględnione w Opisie wpływu, powinny być dodane w Studni i powiązane z odpowiednim Opisem wpływu w POL-on 2.0 przed zatwierdzeniem Opisu wpływu.

Uwaga: Maksymalna dopuszczalna wielkość pliku umieszczanego w systemie STUDNIA to 500 megabajtów. Natomiast dopuszczalne formaty to: .pdf, .mp3, .mp4, .mpeg4 lub .avi.

Strona logowania do systemu STUDNIA:

STUDNIA jest dostępna pod adresem: https://studnia.opi.org.pl/login

Po zalogowaniu się do systemu STUDNIA użytkownik może przeglądać listę plików umieszczonych tam przez jego uczelnię lub instytucję naukową.

    1. System udostępnia możliwość filtrowania tej listy według:
      • roku ewaluacji,
      • nazwy pliku,
      • daty dodania pliku,
      • słów kluczowych przypisanych do pliku,
      • tytułu opisu wpływu przypisanego do pliku,
      • tytułu dowodu wpływu przypisanego do pliku,
      • dyscypliny naukowej przypisanej do pliku,
      • lub też pozwala ograniczyć tę listę wyłącznie do plików dodanych przez zalogowanego użytkownika.
    2. pozwala też sortować listę według nazwy pliku, daty jego dodania, tytułu opisu wpływu lub tytułu dowodu wpływu;
    3. pobrać wybrany plik;
    4. usunąć wybrany plik;
    5. dodać nowy plik;
    6. edytować metadane dodanego wcześniej pliku.

Podczas dodawania nowego pliku do systemu, użytkownik ma możliwość:

  1. zdefiniowania dla niego do 10 słów kluczowych. Może wprowadzić nowe słowo kluczowe lub wybrać słowo kluczowe dodane wcześniej przez innego użytkownika z jego instytucji. Jest to czynność opcjonalna. Słowa kluczowe ułatwiają wyszukiwania i kategoryzację plików;
  2. przypisanie do pliku tytułu opisu wpływu;
  3. przypisanie do pliku tytułu dowodu wpływu;
  4. przypisanie do pliku dyscypliny naukowej.

System pozwala dodać jedynie pliki w formatach określonych w prawie (.pdf, .mp3, .mp4, .mpeg4 lub .avi.).

Po zatwierdzeniu operacji przyciskiem „Dodaj plik”, nowy plik pojawia się na liście i jest możliwy do wskazania z poziomu rejestracji opisów wpływu.

 

Przekazywanie danych opisów wpływu do aplikacji SEDN

System POL-on będzie udostępniał dane zatwierdzonych opisów wpływu aplikacji SEDN. W razie korekty danych opisów wpływu lub zmiany ich kolejności będzie przekazywana do SEDN informacja o konieczności ich aktualizacji. Możliwość aktualizacji danych w  systemie POL-on (a w konsekwencji w aplikacji SEDN) zostanie zablokowana po określonym terminie, przewidzianym jako koniec okresu wprowadzania danych na potrzeby ewaluacji.

Zmiana kolejności opisów wpływu

Dla zatwierdzonych opisów wpływu system daje możliwość zmiany ich kolejności (w ramach danej dyscypliny i rodzaju), która będzie uwzględniona podczas ewaluacji.

Formularz zmiany kolejności opisów wpływu

Jeśli wprowadzona kolejność będzie nieprawidłowa (będzie zawierać zdublowane wartości lub wartości niestanowiące ciągu kolejnych liczb naturalnych), system wyświetli komunikat błędu. Natomiast jeśli wartości będą prawidłowe, system pozwoli na ich zatwierdzenie.

Lista opisów wpływu po zmianie kolejności

Pomoc dla użytkowników w zakresie zgłaszania pracowników do szczepień w Systemie POL-on

Problemy i pytania techniczne, dotyczące obsługi formularza zgłaszania pracowników na szczepienia w Systemie POL-on należy zgłaszać poprzez HelpDesk OPI PIB dostępny:

Uwaga! W HelpDesku OPI PIB można zgłaszać problemy techniczne dotyczące obsługi „Wykazu pracowników instytucji zgłoszonych do szczepienia przeciwko COVID” lub innych elementów Systemu POL-on 2.0.

OPI PIB jest dostawcą narzędzia wykorzystywanego do zgłaszania pracowników na szczepienia. Nie dysponuje wiedzą na temat samej szczepionki ani organizacji szczepień w punktach szczepień.

Zachęcamy do śledzenia  aktualnych informacji dotyczących procesu szczepień publikowanych przez MEiN tutaj.

Jak skierować pytanie do HelpDesku?

  • Jeśli nie posiadasz konta, możesz wysłać zgłoszenie klikając w przycisk „Zaloguj przez e-mail”.
  • System prześle na podany adres e-mail link. System zapyta, czy chcesz utworzyć konto w systemie i ustanowić hasło – nie są to kroki obligatoryjne.
  • Klikając w link otworzy się formatka „Nowego zgłoszenia”. Należy wybrać:
    • System: POL-on
    • Charakter zgłoszenia: Techniczne
    • Obszar: Szczepimy się
    • Instytucja nadzorująca: OPI PIB
    • Temat: temat zgłoszenia
    • Opis: W polu tekstowym należy szczegółowo opisać problem. Można załączyć plik do zgłoszenia, np. zrzut ekranu, na którym wystąpił problem.
  • Odpowiedź na zgłoszenie będzie udzielona w systemie HelpDesk OPI PIB. Powiadomienie o tej odpowiedzi zostanie wysłane na adres e-mail użytkownika zgłaszającego.

Analogicznie uzupełnij formatkę nowego zgłoszenia, jeśli posiadasz już konto w systemie Helpdesk.

Więcej na temat kierowania pytań do HelpDesku OPI PIB przeczytasz tutaj.

Zgłaszanie nauczycieli akademickich i innych osób prowadzących zajęcia na uczelniach na szczepienia przeciwko COVID-19 za pośrednictwem systemu POL-on – wprowadzenie

Zgłoszeń uprawnionych pracowników uczelni do Narodowego Programu Szczepień dokonują rektorzy uczelni.

Do udziału w szczepieniach są uprawnione osoby spełniające następujące kryteria:

  1. nauczyciele akademiccy zatrudnieni w twojej instytucji w podstawowym miejscu pracy oraz nauczyciele akademiccy zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy, bez podstawowego miejsca pracy i inne osoby prowadzące zajęcia (ale w przypadku, gdy osoby te nie są zatrudnione jako nauczyciele akademiccy z podstawowym miejscem pracy w innym podmiocie),
  2. urodzone w dniu 1.1.1952 lub później,
  3. aktualnie zatrudnione na uczelni,
  4. niezgłoszone jeszcze do szczepień przez inną uczelnię.

Do zgłoszenia pracowników uczelni na szczepienie niezbędny jest System POL-on.

Zgłoszenia może dokonywać osoba z rolą INST_PR w POL-onie w module Pracownicy.

Zachęcamy do śledzenia  aktualnych informacji dotyczących procesu szczepień publikowanych przez MEiN tutaj.

 Proces zgłaszania pracowników na szczepienia krok po kroku

  1. Uczelnia zbiera od uprawnionych pracowników deklaracje udziału w szczepieniach – jest to krok, który uczelnia organizuje i przeprowadza we własnym zakresie.
  2. Uczelnia w Systemie POL-on, w osobnym rejestrze przygotowuje listę pracowników zainteresowanych udziałem w szczepieniach wraz z wymaganymi danymi. Krok ten obejmuje:
  3. System POL-on przekazuje listę zgłoszonych pracowników do NFZ.
  4. NFZ przekazuje odpowiednio posegregowane listy zgłoszeń do właściwych punktów szczepień.
  5. Punkty szczepień kontaktują się z zainteresowanymi pracownikami uczelni lub z koordynatorami szczepień na uczelni w celu ustalenia terminu szczepień.

Instrukcje opisane w Pomocy Systemu POL-on dotyczą punktu 2 i 3 – rejestrowania zgłoszeń w Systemie POL-on i ich wysyłki do NFZ.

Szczegółowe czynności, które należy wykonać w Systemie POL-on zostały opisane w kolejnych artykułach Pomocy.

W pierwszej kolejności, po zebraniu od pracowników deklaracji chęci udziału w szczepieniu, musisz w POL-onie wskazać pracowników deklarujących udział w szczepieniach.

Jeśli masz pytania lub problemy techniczne dotyczące rejestracji zgłoszeń w systemie POL-on, skontaktuj się z Helpdeskiem OPI PIB. Jak to zrobić, przeczytasz tutaj.

Uwaga! OPI PIB jest dostawcą narzędzia wykorzystywanego do zgłaszania pracowników na szczepienia. Nie dysponuje wiedzą na temat samej szczepionki ani organizacji szczepień w punktach szczepień.

„Wdrożenie systemu POL-on w ramach nowej ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce”, 26-27.01.2021 r.

W dniach 26-27 stycznia 2021 r. odbyło się szkolenie on-line pt.: „Wdrożenie systemu POL-on w ramach nowej ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce”. Dla wszystkich zainteresowanych udostępniamy materiały poszkoleniowe oraz zapis wideo całego wydarzenia.

Odpowiedzi na pytania zadawane przez uczestników znajdują na dedykowanej podstronie. Kliknij tutaj, aby wyświetlić stronę.

Nagranie wideo z całości szkolenia jest dostępne na kanale YouTube OPI PIB.

Materiały ze szkolenia w formacie pdf zamieszczamy poniżej:

26.01.2021 POL-on: podsumowanie wdrożonych zmian i plany na 2021

26.01.2021 POL-on Pracownicy

26.01.2021 POL-on Baza dokumentów w postępowania awansowych

26.01.2021 POL-on Sprawozdania

26.01.2012 POL-on GUS

26.01.2012 POL-on Studenci

 

26.01.2012 POL-on Patenty i prawa ochronne

26.01.2012 POL-on Osiagnięcie artystyczne

26.01.2012 POL-on Projekty naukowe

 

26.01.2021 POL-on Dane finansowe instytucji

26.01.2021 POL-on Wpływ działalnosci naukowej na funkcjonowanie społeczeństwa i gospodarki

27.01.2021 PBN

27.01.2021 SEDN

Nowa wersja Modułu Centralnego Logowania

Wkrótce zostanie wprowadzona nowa szata graficzna systemu MCL. Udostępnimy również dodatkowy sposób logowania. Co dokładnie się zmieni?

Wygląd okna logowania

Zmiany, które wprowadzamy mają na celu nie tylko odświeżenie szaty graficznej MCL, ale także poprawę czytelności i przejrzystości systemu. Zmiany graficzne nie wpływają na działanie systemu MCL – wszystkie dotychczasowe funkcjonalności są nadal dostępne, konta użytkowników również pozostają tak jak dotychczas.

Jakie zmiany wizualne zostaną wprowadzone?

  • zmiana kolorystyki systemu oraz ujednolicenie kolorystyki na wszystkich ekranach MCL,
  • uporządkowanie/ przeorganizowanie prezentowanych treści,
  • zmiana nagłówka i stopki strony.
Ekran logowania:

Ekran logowania z komunikatem:

Rejestracja:

Zostanie udostępniona nowa dodatkowa opcja logowania poprzez login.gov.pl 

Umożliwiająca logowanie do RAD-on i kompleksowy dostęp do swoich danych gromadzonych w wybranych systemach OPI PIB np. POL-on. Więcej szczegółów wkrótce.

Nowy regulamin

W związku z udostępnieniem nowego sposobu logowania (login.gov.pl), zmianie ulegnie regulamin systemu MCL. W treści regulaminu pojawią się zapisy dotyczące warunków korzystania z logowania za pomocą login.gov.pl.

Przy pierwszym logowaniu za pomocą konta MCL po wprowadzeniu nowego regulaminu, wymagana będzie akceptacja nowej wersji regulaminu MCL. Wyświetlony zostanie ekran z nową treścią regulaminu, z przyciskiem umożliwiającym akceptacje lub odrzucenie jego.

Nowy Helpdesk – jak przyspieszyć realizację mojego zgłoszenia?

8 czerwca 2020 r. POL-on 2.0 został podłączony do Helpdesku obsługującego zgłoszenia od użytkowników z wielu systemów OPI PIB.

Problemy i błędy występujące w POL-onu 2.0 należy zgłaszać poprzez nowy Helpdesk. Problemy i błędy dotyczące starego POL-onu pozostają obsługiwane tak, jak dotychczas. Nie wiesz jak? Zajrzyj tutaj: System Zgłoszeń – jak przyspieszyć realizację mojego zgłoszenia?

Nowy Helpdesk jest wspólny dla wielu systemów wytwarzanych w OPI PIB. Jeśli zgłaszałeś już uwagi w innym systemie, np. w JSA, to znaczy, że masz już utworzone konto w Helpdesku. Identyfikacja konta odbywa się na podstawie adresu e-mail.

Jeśli jeszcze nie korzystałeś z nowego Helpdesku OPI PIB, zajrzyj tutaj: Jak założyć konto w Helpdesku OPI PIB?

Oto kilka wskazówek, jak wypełnić formularz zgłoszenia, aby uzyskać szybką i precyzyjną odpowiedz.

Zanim napiszesz zgłoszenie

  • Sprawdź, czy twój problem został już opisany na stronach Pomocy POL-on lub FAQ.

  • Jeśli nie, napisz zgłoszenie w Helpdesku OPI PIB POL-on (przycisk „Zgłoś uwagę”).
  • Pisz, będąc zalogowanym do POL-onu.
  • Nie pisz z cudzego konta POL-on.

  • Jeśli masz w POL-onie konta w kilku kontekstach w jednostce (np. instytucja główna, wydział), napisz zgłoszenie będąc zalogowanym we właściwym kontekście. Na przykład, jeśli twoje zgłoszenie dotyczy wydziału, musisz być zalogowany w kontekście wydziału.

  • Poświęć chwilę na wybór właściwego obszaru i tego, czy zgłoszenie ma charakter techniczny, czy merytoryczny.

Jak napisać zgłoszenie?

Przede wszystkim – konkretnie i dokładnie. Na ogólnie zadane pytanie otrzymasz ogólną odpowiedź, co nie zawsze cię usatysfakcjonuje.

W jednym zgłoszeniu opisz jeden problem, to ułatwi obsługę naszym pracownikom.

Czyli jak?
  • Podaj dane, kogo i czego dotyczy zgłoszenie (imię i nazwisko pracownika/studenta, nazwa/kod kierunku/jednostki, tytuł projektu itp.).
  • Jakie po kolei kroki wykonałeś?
  • Jakiego miejsca dotyczy zgłoszenie (moduł, zakładka, sekcja, pole)?
  • Na czym polega błąd? Co działa, a co nie działa? Jaki dokładnie widzisz komunikat?
  • Jaki efekt chcesz osiągnąć? Co chcesz, żebyśmy dla Ciebie zrobili?

Za dużo danych? Podziel je na krótkie zdania. Tobie łatwiej będzie wszystko opisać, a nam przeczytać.

Co jeszcze się przyda?

  • Zrzut ekranu.
  • Jeśli twoje pytanie dotyczy masowego importu danych (np. xml) – dołącz importowany plik i podaj przykłady osób, przy których wystąpił błąd.

Co dalej?

  • Dostaniesz e-mail z powiadomieniem o przyjęciu zgłoszenia.
  • Ewentualną dalszą korespondencję, dotyczącą danej sprawy, prowadź w ramach tego samego zgłoszenia.
  • Nie wysyłaj kilka razy tego samego zgłoszenia. To niczego nie przyspieszy, a może tylko opóźnić odpowiedź.

Częste błędy w zgłoszeniach!

  • Nie jesteśmy w stanie pomóc, jeśli problem dotyczy systemu uczelnianego (np. USOS-a).
  • Nie mamy uprawnień, aby wprowadzać  lub usuwać dane w podmiocie, np. pracownika, studenta, kierunku.
  • Jeśli zamawiasz wygenerowanie raportu – zarejestruj zgłoszenie techniczne w obszarze „Raporty analityczne”. Dokładnie wskaż dane i zakres dat, jaki chcesz uzyskać.


Przejdź do nowego Helpdesku OPI PIB

Jak zalogować się do Helpdesku OPI PIB?

Helpdesk OPI PIB jest wspólnym systemem wsparcia użytkowników dla wielu aplikacji wytwarzanych w OPI PIB. Jeśli już korzystałeś z Helpedsku zgłaszając uwagę np. w JSA, to najprawdopodobniej posiadasz już konto w Helpdesku.

Logowanie do Helpdesku może nastąpić na 2 sposoby:

1. Automatycznie – jeśli jesteś zalogowany w aplikacji korzystającej z nowego Helpdesku, np. POL-on. Analogicznie jest w innych systemach OPI PIB.

Jest to domyślny sposób pisania zgłoszeń.  W momencie gdy użytkownik jest zalogowany do POL-on i rozpoczyna pisanie zgłoszenia używając przycisku „Zgłoś uwagę” do treści zgłoszenia jest automatyczna dodawana informacja o nadawcy (jakie role, w jakiej instytucji ma nadane w POL-on).

Te dodatkowe informacje o nadawcy są niezbędne dla osoby obsługującej zgłoszenie (operatora Helpdesku), aby mogła wyczerpująco odpowiedzieć i udzielić szczegółowych informacji np. o danych osobowych do których mają dostęp tylko użytkownicy z określonymi rolami w POL-on. Jeśli zgłoszenie będzie wysłane przez niezalogowanego (w POL-on) użytkownika to odpowiedz będzie ogólna i może nie wyczerpywać tematu.

Przy pierwszym użyciu nowego Helpdesku, system poprosi o zaakceptowanie regulaminu. Opcjonalnie możesz również nadać sobie hasło, nie jest ono konieczne do poprawnego działania Helpdesku.

2. Skorzystaj z przycisku „Zaloguj przez e-mail”– jeśli chcesz wysłać jednorazowe zgłoszenie bo masz problem z zalogowaniem się do POL-on lub innego systemu OPI PIB.

W tym celu przejdź na stronę: https://lil-helpdesk.opi.org.pl/#/login

Wpisz w widoczne okno swój e-mail, a na skrzynkę mailowa przyjdzie wiadomość z linkiem, dzięki któremu się zalogujesz.

 

Po zalogowaniu do Helpdesku możesz:

  • przejść do listy zgłoszeń (1) – wyświetlą się tam wszystkie twoje zgłoszenia ze wszystkich aplikacji podłączonych do Helpedsku OPI PIB;
  • napisać nowe zgłoszenie (2);
  • wyszukać zgłoszenie korzystając z zaawansowanych filtrów (3b) i wyszukiwarki (3a);
  • edytować swój profil (4).

Jak napisać zgłoszenie?

Przejdź do: Nowy Helpdesk – jak przyspieszyć realizację mojego zgłoszenia?


Przejdź do nowego Helpdesku OPI PIB