Dzieje się tak w sytuacji, gdy kandydat na doktora kształci się w szkole doktorskiej, dla której twoja instytucja jest podmiotem współprowadzącym. Symbol zamkniętej kłódki wskazuje, że twój podmiot ma jedynie możliwość podglądu danych osoby, ale nie może ich edytować. Dane takiego doktoranta może wprowadzać i edytować jedynie instytucja prowadząca szkołę doktorską (podmiot określony w umowie między instytucjami współprowadzącymi szkołę doktorską jako podmiot wprowadzający dane do systemu POL-on).
Symbol zamkniętej kłódki przy nazwisku kandydata na doktora może się pojawić tylko w przypadku osób ubiegających się o stopień doktora w trybie kształcenia doktorantów.