Szkołę doktorską powinna zarejestrować instytucja wiodąca. To, który z podmiotów współprowadzących jest wiodący i odpowiada za wprowadzanie danych do systemu POL-on wynika z umowy zawartej przez podmioty współprowadzące szkołę doktorską.
Podstawa prawna:
Art. 198 ust. 5 ustawy 2.0. Szkoła doktorska może być prowadzona wspólnie przez uczelnie akademickie, instytuty PAN, instytuty badawcze lub instytuty międzynarodowe, z których każde posiada kategorię naukową A+, A albo B+ w co najmniej 1 dyscyplinie. Szczegółowy podział zadań związanych z prowadzeniem szkoły doktorskiej oraz sposób ich finansowania określa umowa zawarta w formie pisemnej, która wskazuje również podmiot odpowiedzialny za wprowadzanie danych do systemu, o którym mowa w art. 342 ust. 1, i uprawniony do otrzymania środków finansowych na wspólne kształcenie w szkole doktorskiej.