Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW, rejestrując dane takiego promotora (moduł Osoby ubiegające się o stopień doktora, zakładka "Rozprawa doktorska") należy w polu "Miejsce zatrudnienia" wybrać opcję "spoza systemu". Następnie w polu "Nazwa miejsca zatrudnienia" należy wpisać "emerytura". Nie trzeba w tym wypadku wypełniać pozostałych pól dotyczących zatrudnienia takiego promotora.
Nie jest planowane dodawanie odrębnego pola dotyczącego emerytury.