Author Archive

Zgoda na mailing z systemu

Treść tego artykułu jest przeznaczana dla administratorów, którzy chcą odzwierciedlić cofnięcie zgody użytkownika na otrzymywanie mailingu z systemu lub przywrócić wcześniej cofniętą zgodę.

Zgoda na otrzymywanie mailingu o nowościach, modyfikacjach lub innych istotnych wydarzeniach istotnych dla użytkownika z daną rolą w POL-on jest zaznaczana przez system domyślnie podczas nadawania uprawnień.

Wycofanie zgody na mailing

Jako administrator systemu POL-on w jednostce (na prośbę użytkownika) możesz wycofać zgodę na otrzymywanie wiadomości na adres mailowy użyty przy rejestracji konta.

W module Administracja wyszukaj użytkownika za pomocą filtrów i przejdź do szczegółów jego rekordu.

W zakładce Uprawnienia kliknij w przycisk „Edytuj uprawnienia” [1]. Odnajdź w tabeli kolumnę Mailing i odznacz checkbox przy właściwej roli do modułu [2]. Zatwierdź zmiany przyciskiem zapisu na dole strony [3].

Jeśli użytkownik przestaje pracować w module wygaś jego rolę. Dla zawieszonych ról checkbox mailingu pozostaje nieaktywny.

Przywracanie zgody na mailing

Jako administrator systemu w jednostce możesz przywrócić cofniętą zgodę na otrzymywanie wiadomości na adres mailowy użyty przy rejestracji konta. W zakładce Uprawnienia kliknij w przycisk „Edytuj uprawnienia” [1]. Odnajdź w tabeli kolumnę Mailing i zaznacz checkbox przy właściwej roli do modułu [2]. Zatwierdź zmiany przyciskiem zapisu na dole strony [3].

Sprawozdawczość GUS za 2022 rok – Federacje

Zgodnie z ustaleniami ministerstwa zawartymi w komunikacie opublikowanym w aktualnościach systemu sprawozdanie S12 należy przekazać do 28 lutego 2023 r. (według stanu na dzień 31 grudnia 2022 r.).

Stosownie do ustaleń, przypominamy, iż możliwe jest wykazanie danych dotyczących szkoły doktorskiej oraz stopni doktora uzyskanych w ramach studiów doktoranckich przez federację albo jednostki uczestniczące. Wskazujemy w tym zakresie na działy: 4-11.

Podstawa prawna: USTAWA z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – Art. 173 ust. 5 „Federacja jest podmiotem uprawnień związanych z posiadaniem kategorii naukowej w zakresie: 1) nadawania stopni naukowych lub stopni w zakresie sztuki; 2) kształcenia doktorantów;”

UWAGA! W tym roku Federacje będą sprawozdawały się poza podstawowym procesem GUS – sprawozdania. Sprawozdanie można złożyć w module Dokumenty.

Dostęp do operacji wymaga posiadania ról:

  • FED_PR_SPR (wgranie pliku)
  • FED_PR_SPR_PODGLAD (podgląd)

Ścieżka pracy

Federacja otrzymuje szablon Excel drogą mailową.

W celu złożenia sprawozdania Federacji należy:

  1. Pobrać szablon (przesłany drogą mailową)
  2. Uzupełnić plik
  3. Wgrać plik w module Dokumenty, wybierając rodzaj dokumentu: Sprawozdanie GUS POL-on za rok 2022 – Federacje

Przeniesienie danych doktorantów z jednej szkoły doktorskiej do drugiej – pomiędzy podmiotami

Z tego wpisu dowiesz się jak przenieść rekord doktoranta w trybie kształcenie doktorantów ze szkoły doktorskiej prowadzonej przez twój podmiot do szkoły doktorskiej innego podmiotu.

Aby przenieść doktoranta ze szkoły doktorskiej prowadzonej przez twój podmiot do szkoły doktorskiej innego podmiotu:
– potrzebujesz roli edycyjnej do modułu Osoby ubiegające się o stopień doktora,
– jeśli szkoła doktorska jest współprowadzona, twój podmiot musi być wskazany jako prowadzący szkołę doktorską,
– jeśli szkoła doktorska jest prowadzona przez federację i podmioty sfederowane, migrację może przeprowadzić jedynie federacja.

Przeniesienie jest dostępne tylko dla uczestników szkoły doktorskiej (tryb Kształcenie doktorantów) o stanie danych „poprawny”.

W wykazie osób ubiegających się o stopień doktora twojego podmiotu użyj filtrów zestawienia, żeby odnaleźć osoby do przeniesienia.

Wskaż szkołę doktorską i/lub program kształcenia [1], a następie wciśnij przycisk „Szukaj”. System wyświetli pasujące rekordy doktorantów [2].

Kliknij w przycisk „Przenieś dane doktorantów” [1].

Następnie zaznacz checkbox przy rekordach do przeniesienia. Możesz:

  • zaznaczyć wszystkich na stronie [2]
  • wskazać rekordy pojedynczo [3].

Zatwierdź dane przyciskiem „Przenieś dane doktorantów” [4].

Wprowadź:

  • Podmiot prowadzący szkołę doktorską [1] (System podpowie wartość po wprowadzeniu pierwszych liter nazwy. Możesz wskazać podmiot, który w danym momencie prowadzi szkoły doktorskie).
  • Nazwę szkoły doktorskiej [2] (Możesz wskazać nazwę ze szkół doktorskich podmiotu wybranego w polu wyżej).
  • Datę zmiany biznesowej [3] (Jest to data zmiany szkoły doktorskiej).

Kliknij w przycisk „Przenieś dane doktorantów” [4]. Zmiana szkoły doktorskiej zostanie zapisana i odłożona w historii zmian.

Wskazane rekordy znajdziesz w zestawieniu „Doktoranci w trakcie przeniesienia do szkoły doktorskiej w innym podmiocie”. Ich dane stają się nieedytowalne.

Jeśli potrzebujesz dokonać zmian w danych przenoszonego doktoranta, musisz cofnąć przeniesienie, aby przywrócić go do zestawienia osób ubiegających się o stopień doktora twojego podmiotu. W tym wykazie będziesz mógł dokonać edycji danych doktoranta.
Przeniesienie kończy się, gdy podmiot przejmujący zatwierdzi przejęcie doktoranta.

Cofnięcie przeniesienia

Jeśli przeniosłeś kogoś przez pomyłkę do szkoły doktorskiej innego podmiotu możesz cofnąć proces do momentu zatwierdzenia danych przez podmiot przejmujący.

W zestawieniu „Doktoranci w trakcie przeniesienia do szkoły doktorskiej w innym podmiocie” [1] użyj przycisku „Cofnij przeniesienie” [2].

Wskaż rekordy doktorantów, których przeniesienie chcesz anulować. Możesz:

  • zaznaczyć wszystkich na stronie [1]
  • wskazać rekordy pojedynczo [2].

Kliknij „Cofnij przeniesienie” [3] i potwierdź [4]. Rekordy powrócą do zestawienia doktorantów twojego podmiotu.

Zatwierdzenie/odrzucenie przeniesienia przez podmiot przejmujący

Jeśli inny podmiot rozpoczął przeniesienie doktorantów do szkoły doktorskiej twojego podmiotu system poinformuje cię o konieczności zatwierdzenia lub odrzucenia rekordów [1].

Wybierz zestawienie „Przeniesienia doktorantów ze szkół doktorskich w innych podmiotach do akceptacji” [2] i użyj przycisku „Zaakceptuj lub odrzuć przeniesienie doktorantów” [3].

Zaznacz checkbox przy danych doktoranta. Możesz:

  • zaznaczyć wszystkich na stronie [1]
  • wskazać rekordy pojedynczo [2].

A następnie:

  • zatwierdź przejęcie przyciskiem „Zaakceptuj przeniesienie doktorantów” [1] i potwierdź przeniesienie („Przenieś”) [2] lub
  • odrzuć przeniesienie za pomocą przycisku „Odrzuć przeniesienie doktorantów” [3] i potwierdź („Odrzuć przeniesienie”) [4].

Dane osób, które oczekują na akceptację są nieedytowalne do momentu znalezienia się w zestawieniu osób ubiegających się o stopień doktora twojego podmiotu.
Po akceptacji rekord zostaje przeniesiony do wykazu osób ubiegających się podmiotu przejmującego. Po odrzuceniu rekord zostaje przeniesiony do wykazu osób ubiegających się podmiotu inicjującego przeniesienie.

Historia zmian

Historię zmiany szkoły doktorskiej znajdziesz w rekordzie doktoranta w zakładce „Kształcenie doktoranta”. W podzakładce „Historia zmian” (szkoły doktorskiej i programu kształcenia) [1] odłożono okresy, w jakich doktorant kształcił się w poszczególnych szkołach – od najnowszej (na górze) do najstarszej (na dole). Po lewej stronie wersji danych znajdziesz datę obowiązywania zmiany [2].

Harmonogram udostępniania sprawozdań w 2023 r.

Nazwa sprawozdania Planowany termin udostępnienia w POL-on Termin składania przez podmioty
Informacja o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych 10 stycznia 2023 r. 31 stycznia 2023 r.
Formularz danych uzupełniających na potrzeby naliczenia subwencji 8 lutego 2023 r. 28 lutego 2023 r.
Sprawozdanie z wykorzystania dotacji 9 marca 2023 r. 31 marca 2023 r.
Sprawozdanie z wykorzystania środków z funduszu stypendialnego 9 marca 2023 r. 31 marca 2023 r.
Raport z wykorzystania środków finansowych (CŁ i instytuty Sieci) 13 kwietnia 2023 r. 30 kwietnia 2023 r.
Sprawozdanie z wykorzystania subwencji 8 czerwca 2023 r. 30 czerwca 2023 r.
Sprawozdanie finansowe 8 czerwca 2023 r. 30 czerwca 2023 r.
Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego 8 czerwca 2023 r. 30 czerwca 2023 r.
Plan rzeczowo-finansowy 8 czerwca 2023 r. 30 czerwca 2023 r.
Sprawozdanie finansowe instytutów Sieci i Centrum Łukasiewicz 8 czerwca2023 r. 30 czerwca 2023 r.
Plan finansowy instytutów Sieci i Centrum Łukasiewicz 8 czerwca 2023 r. 30 czerwca 2023 r.

Moduł Inwestycje – historia techniczna

Aby pobrać dane inwestycji do pliku, odszukaj ją z wykorzystaniem nazwy w sekcji filtrów zestawienia.

Przejdź do danych szczegółowych odnalezionego rekordu. W danych inwestycji użyj przycisku „Pobierz historię techniczną inwestycji”, który pozwala na pobranie pliku Excel z danymi inwestycji.

W pliku znajdziesz następujące informacje:

  • Sekcja
  • Atrybut
  • Wartość przed
  • Wartość po
  • Operacja
  • Kto (login użytkownika)
  • Kiedy (data)
  • Jednostka

Korekta uruchomienia w danych studenta

Korekta uruchomienia oznacza poprawienie błędnie wskazanych studiów w danych studenta. W konsekwencji korekty pojawi się:

  • właściwa, nowa nazwa kierunku – w przypadku przypisania studenta do uruchomienia ze starą nazwą,
  • właściwa forma studiów – w przypadku omyłkowego przypisania studenta do formy stacjonarnej lub niestacjonarnej kierunku,
  • właściwy język kształcenia lub język filologii – w przypadku błędnego przypisania studenta do uruchomienia prowadzonego w innym języku.

Korekta nie dotyczy sytuacji przejścia studenta z jednej formy studiów na drugą (np. ze studiów niestacjonarnych na stacjonarne). Taki proces odzwierciedlamy w systemie zgodnie ze scenariuszem opublikowanym tutaj.

UWAGA! Korekta uruchomienia możliwa jest tylko w ramach uruchomień tego samego kierunku studiów – dla studiów, które zostały przypisane do kierunku z POL-on 2.0. Korekta nie jest możliwa dla studiów, które były w całości realizowane na kierunku z POL-on 1.0!

W przypadku studiów rozpoczętych przed 1.10.2019 r., które były kontynuowane, korekta dotyczy tylko semestrów przypisanych do kierunku z POL-on 2.0.

Jeżeli studia rozpoczęły się bez przypisania do kierunku, korekta dotyczy tylko semestrów przypisanych do kierunku.

Aby dokonać korekty uruchomienia odnajdź studenta w wykazie, a następnie przejdź do szczegółów jego danych. Wybierz zakładkę „Podsumowanie przebiegu studiów”. W kolejnym kroku przejdź do danych o studiach, korzystając z linku aktywnego ukrytego pod nazwą kierunku.

W naszym przykładzie studenta przypisano do nieprawidłowego uruchomienia kierunku Architektura (kod uruchomienia: 3036, uruchomienie stacjonarne w języku polskim).

W danych o studiach użyj przycisku „Koryguj uruchomienie”, znajdującego się w prawym górnym rogu ekranu.

Wyszukaj właściwe uruchomienie (w ramach tego samego kierunku), korzystając z wyszukiwania po nazwie lub kodzie uruchomienia.

  • W przypadku wskazania wyszukiwania po nazwie – wprowadź nazwę studiów. System wyświetli ci inne uruchomienia tego kierunku.
  • W przypadku wskazania wyszukiwania po kodzie – wprowadź numer kodu uruchomienia.

Wskaż właściwe uruchomienie, a następnie użyj przycisku „Zapisz”. W kolejnym kroku potwierdź chęć korekty uruchomienia.

System poinformuje cię o skorygowaniu uruchomienia (kod uruchomienia: 10330, studia stacjonarne w języku angielskim).

Studia po korekcie uruchomienia podlegają pełnej walidacji.

ECTS zaliczone w procesie potwierdzenia efektów uczenia się

Uwaga! Punkty ECTS zaliczone w procesie potwierdzenia efektów uczenia się można dodać wyłącznie do pierwszego rejestrowanego semestru studenta. 

Studentowi zaliczono 45 punktów ECTS w procesie potwierdzenia efektów uczenia się. Zostaje zarejestrowany na 1 semestr na uruchomienie I kierunku A z liczbą 45 punktów ECTS zaliczonych w procesie potwierdzenia efektów uczenia się. Do formularza wprowadzamy sumę uzyskanych punktów ECTS równą 45 ECTS.​

W pierwszym semestrze student zdobywa 25 punktów ECTS. Jego punkty za 1 semestr zostają uaktualnione. Liczba punktów ECTS uzyskanych ogółem za 1 semestr wynosi 70 punktów ECTS (45 + 25).

Student zostaje przypisany do 2 semestru z liczbą 70 punktów ECTS uzyskanych ogółem. Zalicza wszystkie przedmioty z 2 semestru i zdobywa 35 punktów ECTS. Jego punkty za 2 semestr zostają uaktualnione. Liczba punktów ECTS ogółem za 2 semestr wynosi 105 punktów (70 + 25).

Liczba punktów ECTS do uzyskania kwalifikacji po 2 semestrach wynosi 105 punktów. W kolejnych semestrach student powinien uzyskać 75 punktów ECTS, aby uzyskać kwalifikację (180 ECTS) i ukończyć studia.

ECTS – student na Erasmusie

Student, który odbywa część studiów za granicą w ramach programu Erasmus cały czas ma status studenta polskiej uczelni. Przebieg jego studiów powinien być w związku z tym rejestrowany w POL-onie, na podstawie informacji uzyskanych od uczelni zagranicznej.

Student po pierwszym semestrze studiów, podczas których zdobył 30 punktów ECTS, wyjeżdża na Erasmusa na semestr 2. Podczas nieobecności (semestr letni) jest przypisany do semestru 2 z dotychczas uzyskanymi punktami (30). Na wyjeździe uzyskuje 30 punktów ECTS. Po powrocie wpis semestru 2 jest aktualizowany o punkty z Erasmusa. Następnie student jest przypisywany do semestru 3 z liczbą 60 punktów ECTS ogółem. Student zalicza wszystkie przedmioty 3 semestru. Zdobywa 45 punktów ECTS. Jego punkty za 3 semestr zostają uaktualnione. Liczba punktów ECTS ogółem za 3 semestr wynosi 105 punktów (60+45).​

Indywidualna organizacja studiów

W naszym przykładzie student zalicza zajęcia z 1 i 2 semestru w trakcie 1 semestru, zajęcia z 3 i 4 semestru w trakcie 2 semestru. Zaliczenie dwóch semestrów w jednym będzie odzwierciedlone przez zarejestrowane punkty ECTS.

Student został zarejestrowany na 1 semestr uruchomienia I kierunku A. Otrzymał zgodę na Indywidualną Organizację Studiów (IOS), w związku z czym może wystąpić sytuacja, że zrealizuje 2 lata studiów w ciągu jednego roku akademickiego. Ponieważ w systemie nie można zaraportować dwóch semestrów w trakcie trwania jednego – w drugim semestrze student zostanie przypisany do 3 semestru. Po uzyskaniu zaliczenia 4 semestru zostanie przypisany do semestru 5 (w trzecim semestrze studiowania).

UWAGA! Może się zdarzyć, że student będzie zaliczał przedmioty z różnych lat w trakcie semestru. W zakresie rejestracji semestrów studenta istotne jest, aby student zaczynał na pierwszym semestrze i kończył na ostatnim semestrze oraz by liczba punktów po ostatnim semestrze była zgodna z wymaganiami określonymi w opisie kierunku.

Sprawozdawczość GUS za 2022 rok

Zgodnie z ustaleniami ministerstwa zawartymi w komunikacie opublikowanym w aktualnościach systemu wszystkie trzy rodzaje sprawozdań (S-10, S-11, S-12) uczelnie są zobowiązane przekazać do 28 lutego 2023 r. (według stanu na dzień 31 grudnia 2022 r.). Instytucje naukowe w odniesieniu do S-11 i S-12 obowiązują te same terminy.

Sposób pracy w Module GUS właściwe nie zmienia się w stosunku do ubiegłego roku. Dane do sprawozdań będą zaciągane z modułów POL-on , a w przypadku działów uzupełnianych ręcznie (częściowo lub w całości) będą zasilane plikami importu. Wprowadzone dane będą następnie poddawane sprawdzeniu pod względem spójności danych z innymi działami sprawozdań oraz w ramach złożonego szablonu importu (raport z błędów walidacyjnych i raport z importu).

UWAGA! Sprawozdania przeliczają się trzy razy dziennie o godzinach: 7:00, 9:30, 12:00 oraz 15:00.

Dla sprawozdań S-10 oraz S-11 przeliczenie trwa ok. 30 minut, dla S-12 jest to czas ok. 10 minut.

Możliwe jest zatwierdzenie działów uzupełnianych ręcznie bez konieczności importu pustych lub zerowych plików.

Podczas zatwierdzania pustego działu system wyświetli jednak ostrzeżenie „Uwaga: dział nie zawiera żadnych danych statystycznych. Jego zatwierdzenie oznacza potwierdzenie, że  jest to zgodne ze stanem faktycznym. Czy kontynuować?”, po to, aby zminimalizować ryzyko zatwierdzenia pustych działów przez pomyłkę.

System nie pozwala już na import pustych lub zerowych plików (traktuje takie pliki jako błędne)

Uwaga! W sprawozdaniu S-10 w sekcji 7 (Studenci i absolwenci – ogółem (łącznie z cudzoziemcami), którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską) należy wykazywać zarówno cudzoziemców, jak i Polaków.

Z uwagi na możliwe trudności w zebraniu rzetelnych informacji za rok 2022 sekcja 7 według kraju uzyskania świadectwa dojrzałości, możliwe jest wypełnienie tej sekcji bez Polaków według starych zasad.

Docelowo osoby z sekcji 7 – Polacy i cudzoziemcy, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską – powinni być wykazywani według kraju uzyskania dyplomu ukończenia szkoły średniej II stopnia lub możliwie najlepszej oceny szacunkowej kraju pochodzenia.

UWAGA: Sprawozdanie uczelni macierzystej powinno zawierać dane łącznie z danymi filii.

UWAGA: Przypominamy, iż dane dotyczące szkoły doktorskiej (działy 6, 7, 8, 9, 10, 11 w zakresie kształcenia w szkole doktorskiej) powinny być sprawozdane przez Federację nie zaś przez jednostki wchodzące w jej skład.

Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – Art. 173 ust. 5 „Federacja jest podmiotem uprawnień związanych z posiadaniem kategorii naukowej w zakresie:

  • nadawania stopni naukowych lub stopni w zakresie sztuki;
  • kształcenia doktorantów;”

Metodologia wyliczeń ze zmianami naniesionymi w trybie zmian

Źródłem wyliczeń dla sprawozdań za rok 2022 w zakresie studentów jest nowy system POL-on 2.0.

Wypełnienie sekcji „Uczestnicy studiów podyplomowych i kształcenia specjalistycznego, doktoranci – ogółem, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską” w sprawozdaniu S-12 za rok 2022 nie jest obligatoryjne.

Jednocześnie sygnalizujemy potrzebę zbierania informacji o osobach, które otrzymały świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską. Informacja ta będzie już stałym elementem sprawozdawczości w zakresie danych o uczestnikach studiów podyplomowych, kształcenia specjalistycznego oraz o doktorantach w sprawozdaniu S-12.

Więcej informacji w komunikacie GUS: Komunikat dot. S-12 (.pdf)

Nową sekcję „Uczestnicy studiów podyplomowych i kształcenia specjalistycznego, doktoranci – ogółem, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską” będzie trzeba wypełniać zarówno dla cudzoziemców, jak i dla Polaków. Uczelnia będzie musiała zebrać te dane od swoich doktorantów, uczestników kształcenia specjalistycznego oraz uczestników studiów podyplomowych.

Zmiany w formularzach

S-10:

  • Brak zmian

S-11:

  1. Usunięcie Dział 1. Domy i stołówki studenckie – stan w dniu 31 grudnia
  2. Dodanie Dział 1a. Stołówki studenckie – stan w dniu 31 grudnia
  3. Dodanie Dział 1b. Domy studenckie – stan w dniu 31 grudnia
  4. Zmiany w nazewnictwie wierszy i kolumn
  5. Usunięcie kolumny 5 – „w tym obywatele państw członkowskich Unii Europejskiej i EFTA”

S-12:

  • Aktualizacja nazw sekcji, działów

Objaśnienia do formularzy S-10, S-11 oraz S-12

Zdublowani studenci – instrukcja postępowania

Ścieżka pracy za pomocą interfejsu w przypadku zdublowanych studentów będzie zależna od specyfiki przypadku studenta. Rekomendujemy, by przed wykonaniem opisanych poniżej czynności na środowisku produkcyjnym przeprowadzić je na środowisku demonstracyjnym (testowym).

Proces ten będzie obejmował 4 kroki:

  1. Odszukanie duplikatów
  2. Przygotowanie danych do odtworzenia
  3. Usuniecie duplikatu
  4. Odtworzenie danych w pozostawionym rekordzie.

Sytuacja zdublowanych studentów w systemie POL-on może dotyczyć np. poniższych przypadków:

Przykład 1.

Student – cudzoziemiec został zarejestrowany na studia na kierunku w POL-on 2.0. Do formularza rejestracji wprowadzono paszport jako sposób identyfikacji studenta w systemie. Student otrzymał numer PESEL i podejmując kolejne studia został zaraportowany z typem identyfikacji za pomocą PESEL-u. W efekcie student został zdublowany w systemie, a studia studenta występują w osobnych rekordach.

Przykład 2.

Student – cudzoziemiec został zarejestrowany na studia na kierunku w POL-on 2.0. Do formularza rejestracji wprowadzono paszport jako sposób identyfikacji studenta w systemie. Student podjął kolejne studia i został zaraportowany z innym dokumentem tożsamości (kartą pobytu). W efekcie student został zdublowany, a studia studenta występują w osobnych rekordach.

Przykład 3.​

Student został zarejestrowany na studia na kierunku w POL-on 2.0. Do formularza rejestracji wprowadzono numer PESEL (płeć żeńska) jako sposób identyfikacji studenta w systemie. W związku ze zmianą płci student otrzymał nowy numer PESEL. Podjął kolejne studia i został zaraportowany z nowym numerem PESEL (płeć męska). W efekcie studia studenta występują w osobnych rekordach – w jednym jest identyfikowany jako kobieta, w drugim jako mężczyzna.​

W celu uporządkowania danych o studencie i jego studiach wykonaj poniższe kroki.

1. Odszukanie duplikatów

Znajdź zdublowanych studentów korzystając z filtrów zestawienia, a następnie zapoznaj się z zakresem danych wprowadzonych do poszczególnych rekordów. Na tym etapie będziesz musiał podjąć decyzję, który z rekordów usuniesz i odtworzysz w pozostałym rekordzie.

Zasadne jest, by do usunięcia wybrać rekord z krótszą historią zmian lub węższym zakresem wprowadzonych danych. Dzięki temu będziesz miał mniej informacji do odtworzenia.

2. Przygotowanie danych do odtworzenia

Zapisz (np. do pliku) dane osobowe i studia, które będą wymagały odtworzenia.

3. Usunięcie duplikatu

Usuń rekord studenta z krótszą historią zmian/węższym zakresem danych zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Usunięcie studenta jest możliwe tylko dla studiów, które nie zostały zakończone i były realizowane od początku do końca na kierunku z POL-on 2.0. 

Jeżeli chcesz usunąć studenta ze studiami zakończonymi na kierunku z POL-on 2.0 (z wprowadzoną datą skreślenia bądź ukończenia studiów), to skontaktuj się z operatorem technicznym za pomocą Helpdesku OPI PIB (zgłoszenie techniczne).

4. Odtworzenie danych w pozostawionym rekordzie

Wprowadź do pozostawionego rekordu brakujące informacje.

Nowe dane osobowe i/lub identyfikacyjne wprowadź jako zmiany biznesowe. W tym celu użyj przycisku  „Edytuj” w sekcji „O studencie” w podsekcji „Dane aktualne”. Następnie kliknij przycisk „Zmień aktualne dane”, wprowadź nowe informacje oraz datę zmiany.

  • O zmianie danych osobowych przeczytasz tu.
  • Ze zmianą sposobu identyfikacji z dokumentu tożsamości na numer PESEL możesz zapoznać się tutaj.

Rejestracja zmiany biznesowej oznacza wprowadzenie nowej wersji danych, ze wskazaniem daty, od kiedy ta zmiana obowiązuje. Operacja ta powinna być używana, aby odnotować rzeczywistą zmianę danych studenta.

Zmiany biznesowe mogą być wprowadzane w dowolnym punkcie czasu. System uporządkuje je chronologicznie.

W zachowanym rekordzie odtwórz lub zaktualizuj studia, semestry i świadczenia, które zostały usunięte ze zdublowanego rekordu. 

  • O rejestracji nowych studiów przeczytasz tu.
  • Ze ścieżką dodawania kolejnego semestru możesz zapoznać się tutaj.
  • Rejestrację świadczeń opisano tu.

W wyniku operacji, w systemie powinien pozostać jeden student, który posiada informację o historii zmian danych osobowych i identyfikacyjnych z kompletem studiów. Efekt porządkowania danych należy porównać ze stanem danych na uczelni.

Jeżeli zmiany danych osobowych zostały poprawnie odzwierciedlone, a student miał zarejestrowane studia na innych uczelniach, wówczas studia z innych uczelni powinny być widoczne w szczegółach danych studenta.

Uwaga! Operacja usunięcia duplikatów studenta nie powinna spowodować utraty studiów (o ile nie są zduplikowane) lub utraty zmian biznesowych danych osobowych. Uczelnia musi odtworzyć dane po operacji usunięcia przy zachowanym studencie. Niepoprawne odtworzenie zmian danych osobowych może skutkować błędnym połączeniem ze studiami na innych uczelniach.

Zalecane jest zachowanie w historii zmian wszystkich dokumentów, którymi posługiwał się student.

Załóżmy, że w omawianych powyżej przykładach Rekord II posiada krótszą historię zmian/węższy zakres danych. Po zapisaniu danych do usunięcia, które będą wymagały odtworzenia, będziesz musiał dokonać rejestracji w pozostawionym rekordzie poniższych informacji:

Przykład 1.

Rejestracja danych o usuniętych studiach wraz ze szczegółami, tj. semestry, punkty ECTS, informacje o świadczeniach (o ile dotyczy). Otrzymanie numeru PESEL.

Przykład 2.

Rejestracja danych o usuniętych studiach wraz ze szczegółami, tj. semestry, punkty ECTS, informacje o świadczeniach (o ile dotyczy). Otrzymanie nowego dokumentu tożsamości (karta pobytu) przez studenta.

Przykład 3.

Rejestracja danych o usuniętych studiach wraz ze szczegółami, tj. semestry, punkty ECTS, informacje o świadczeniach (o ile dotyczy). Zmiana danych osobowych i otrzymanie nowego numeru PESEL przez studenta (zmiana płci).

Przykładowa ścieżka w systemie

Tak może wyglądać ścieżka usuwania duplikatu i uzupełnienia danych studenta z Przykładu 1 w systemie:

Scenariusze zdublowanych studentów (Przykłady 1-3) w postaci graficznej:

Inne omawiane scenariusze:​

Migracja danych doktorantów z jednej szkoły doktorskiej do drugiej – w ramach tego samego podmiotu

Z tego wpisu dowiesz się jak przenieść rekord doktoranta w trybie kształcenie doktorantów z jednej szkoły doktorskiej do drugiej w obrębie twojego podmiotu.

Aby przenieść doktoranta z jednej szkoły doktorskiej do drugiej w obrębie twojego podmiotu:
– potrzebujesz roli edycyjnej do modułu Osoby ubiegające się o stopień doktora,
– twój podmiot musi mieć zarejestrowane co najmniej dwie szkoły doktorskie w POL-on,
– jeśli szkoła doktorska jest współprowadzona, twój podmiot musi być wskazany jako prowadzący szkołę doktorską,
– jeśli szkoła doktorska jest prowadzona przez federację i podmioty sfederowane, migrację może przeprowadzić jedynie federacja.

Migracja jest dostępna tylko dla uczestników szkoły doktorskiej (tryb Kształcenie doktorantów) o stanie danych „poprawny”.

W wykazie osób ubiegających się o stopień doktora twojego podmiotu użyj filtrów zestawienia, żeby odnaleźć osoby do migracji.

Wskaż szkołę doktorską i/lub program kształcenia [1] i wciśnij przycisk „Szukaj”. System wyświetli pasujące rekordy doktorantów [2].

Kliknij w przycisk „Migruj dane doktorantów” [1], a następnie zaznacz checkbox przy rekordach do migracji.

Możesz:

  • zaznaczyć wszystkich na stronie [2]
  • wskazać rekordy pojedynczo [3].

Zatwierdź dane przyciskiem „Migruj dane doktorantów” [4].

Migracja danych doktoranta z jednej szkoły doktorskiej do drugiej w ramach tego samego podmiotu jest zmianą biznesową (wymaga wskazania daty od kiedy doktorant kształci się w innej szkole). W rekordzie doktoranta „data rozpoczęcia kształcenia” pozostanie więc bez zmian.

Wprowadź:

  • Nazwę szkoły doktorskiej, do której następuje migracja [1],
  • Nazwę programu kształcenia realizowanego w tej szkole doktorskiej [2],
  • Datę zmiany biznesowej (zmiany szkoły doktorskiej) [3].

Opcjonalnie możesz wprowadzić dyscyplinę [4]. Jeszcze raz kliknij w przycisk „Migruj dane doktorantów” [5]. Zmiana szkoły doktorskiej zostanie zapisana i odłożona w historii zmian.

Do momentu wykonania migracji nie możesz wykonać kolejnej.

Aby poznać status migracji kliknij w przycisk „Status ostatniej migracji” [1].

Po zakończeniu migracji otrzymasz informację zawierającą [2]:

  • liczbę doktorantów zaznaczonych do migracji oraz
  • liczbę poprawnie zmigrowanych doktorantów.

Historia zmian

Historię zmiany szkoły doktorskiej znajdziesz w rekordzie doktoranta w zakładce „Kształcenie doktoranta”. W podzakładce „Historia zmian” (szkoły doktorskiej i programu kształcenia) [1] odłożono okresy, w jakich doktorant kształcił się w poszczególnych szkołach – od najnowszej (na górze) do najstarszej (na dole). Po lewej stronie wersji danych znajdziesz datę obowiązywania zmiany [2].

Ponowne przyjęcie w trybie wznowienia

Scenariusz 1.

Student 6 semestru uruchomienia I kierunku A nie złożył pracy w terminie. Zostaje skreślony z listy studentów.

Student zostaje przyjęty w trybie wznowienia na 6 semestr kierunku A (to samo uruchomienie I, z którego został skreślony). Zalicza seminarium i ewentualne różnice programowe. Zostaje mu wyznaczony termin obrony. Po obronie zostaną mu zarejestrowane informacje o ukończeniu studiów.

Data rozpoczęcia studiów (w tym przypadku: data przyjęcia w trybie wznowienia) nie może równać się dacie ukończenia studiów.

Ponowne przyjęcie w trybie wznowienia obejmuje odebranie ślubowania od studenta, wydanie legitymacji, zrealizowanie seminarium, ewentualne wyrównanie różnic, wyznaczenie terminu obrony itp., dlatego nie powinno trwać 1 dzień.

Zmiana kierunku studiów w ramach uczelni

Scenariusz 1.

Student po pierwszym roku studiów chce zmienić kierunek studiów. Zostaje skreślony z uruchomienia I kierunku A po 2 semestrze. Student zostaje zarejestrowany na 3 semestr na uruchomienie I kierunku B. Dwa pierwsze semestry zostają mu zaliczone.

Scenariusz 2.

Student jest rejestrowany na 1 semestr na uruchomienie I kierunku A. ​Po złożeniu ślubowania zmienia decyzję i chce się przenieść na uruchomienie I kierunku B.

Zostaje skreślony z uruchomienia I kierunku A, a następnie zarejestrowany na 1 semestr uruchomienia I kierunku B. Kontynuuje studia na kierunku B.

Zmiana formy studiów

Scenariusz 1.

W przykładzie zmiana formy studiów dotyczy „przejścia” ze studiów niestacjonarnych na stacjonarne po 1 roku.

Student jest rejestrowany na 1 semestr uruchomienia niestacjonarnego (uruchomienie I) kierunku A. Po semestrze jest przypisywany do semestru 2. ​

W kolejnym roku akademickim jest technicznie skreślany z listy studentów uruchomienia niestacjonarnego kierunku A i rejestrowany na semestr 3 na uruchomienia stacjonarnego (uruchomienie II) kierunku A Kontynuuje studia na tym uruchomieniu.​

Skreślenie techniczne to skreślenie, które nie wiąże się z wydaniem decyzji administracyjnej. Student ma prawo zmieniać formę lub kierunek studiów w ramach jednej uczelni bez utraty statusu studenta. Nie jest to skreślenie, które wiąże się z wydaniem daty decyzji. W polu data skreślenia wprowadzamy datę przeniesienia.

Student nie może studiować w tym samym czasie na tym samy kierunku w różnych jego formach, dlatego data przeniesienia (data skreślenia technicznego) musi być różna od daty przyjęcia na studia.

Inne scenariusze, którymi możesz być zainteresowany:

Zmiana danych dotyczących płci

Scenariusz 1.

Studentka zgłasza fakt zmiany płci w uczelni i otrzymania nowego numeru PESEL. Do systemu zostaje wprowadzona zmiana biznesowa (nowy PESEL) z datą powzięcia informacji o zmianie. W efekcie studentka jest identyfikowana do wskazanej daty PESELem – płeć męska, po wskazanej dacie PESELem – płeć żeńska.​

Zapoznaj się ze stanowiskiem ministerstwa:

Wpisy pomocy, dotyczące rejestracji zmiany biznesowej:

Inny scenariusz, którym możesz być zainteresowany:

Zmiana danych osobowych lub identyfikacyjnych

Scenariusz 1.

Student zmienił nazwisko i zgłasza ten fakt w uczelni. Do systemu zostaje wprowadzona zmiana biznesowa (nowe nazwisko) z datą powzięcia informacji o zmianie. W efekcie student jest identyfikowany do wskazanej daty starym nazwiskiem, po wskazanej dacie nowym.

Scenariusz 2.

Student – cudzoziemiec otrzymał numer PESEL zgłasza ten fakt w uczelni. Do systemu zostaje wprowadzona zmiana biznesowa (nowy sposób identyfikacji w systemie) z datą powzięcia informacji o zmianie. W efekcie student jest identyfikowany do wskazanej daty paszportem, po wskazanej dacie PESELem.

Zapoznaj się z wpisem pomocy, w którym pokazano proces rejestracji tego scenariusza:

Student 3.

Student – cudzoziemiec otrzymał polskie obywatelstwo zgłasza ten fakt w uczelni. Do systemu zostaje wprowadzona zmiana biznesowa z datą powzięcia informacji o zmianie. W efekcie student jest identyfikowany do wskazanej daty jako cudzoziemca z właściwym mu zakresem danych, po wskazanej dacie jako obywatel polski. Dane zbierane dla cudzoziemców nie będą już dla niego wymagane, ani wyświetlane.

Zapoznaj się z wpisem pomocy, w którym pokazano proces rejestracji tego scenariusza:

Inny scenariusz, którym możesz być zainteresowany:

Student ze studiów wspólnych

Scenariusz 1.

W tym scenariuszu uczelnią odpowiedzialną za wprowadzanie danych do POL-on jest uczelnia prowadząca studia wspólne. Szczegóły dotyczące wprowadzania danych studentów ze studiów wspólnych znajdziesz tutaj.

Student został przyjęty na kierunek wspólny. Jest rejestrowany na 1 semestr na uruchomieniu I kierunku A przez uczelnię prowadzącą. Co semestr jest przez nią przypisywany do kolejnego semestru.

​Po obronie, w systemie zostaną mu dodane informacje o zakończeniu studiów – w tym o dyplomie ukończenia studiów.

Zapoznaj się ze ścieżką rejestracji danych po obronie:

Scenariusz 2.

Student odbywa kształcenie na kierunku wspólnym, przy czym tylko drugi rok studiów (semestr 3 i 4) jest realizowany w uczelni krajowej. Student zostaje zarejestrowany na 3 semestr na uruchomienie I kierunku A przez uczelnię krajową. Następnie jest przypisywany do kolejnego semestru (4). ​

Po obronie, w systemie zostaną mu dodane informacje dotyczące zakończenia studiów – w tym o dyplomie ukończenia studiów.

Uwaga! Aby zarejestrować dane dotyczące ukończenia studiów będziesz musiał dodać punkty ECTS uzyskane poza twoją uczelnią do ostatniego rejestrowanego semestru.