Student nie zaliczył drugiego roku (zaliczony semestr 3, brak zaliczenia semestru 4). W kolejnym semestrze oczekuje na możliwość powtarzania niezaliczonego semestru letniego (zostaje przypisany do semestru 4). Następnie powtarza semestr letni (ponownie zostaje przypisany do semestru 4).
Inny scenariusz, którym możesz być zainteresowany:
Student nie zaliczył drugiego roku. W kolejnych semestrach ponownie zostaje przypisany do semestrów, które powtarza (semestr 3 i 4).
Inne scenariusze, którymi możesz być zainteresowany:
Student po pierwszym roku studiów chce zmienić kierunek studiów. Zostaje skreślony z uruchomienia I kierunku A po 2 semestrze. Student zostaje zarejestrowany na 3 semestr na uruchomienie I kierunku B. Dwa pierwsze semestry zostają mu zaliczone.
Student jest rejestrowany na 1 semestr na uruchomienie I kierunku A. Po złożeniu ślubowania zmienia decyzję i chce się przenieść na uruchomienie I kierunku B.
Zostaje skreślony z uruchomienia I kierunku A, a następnie zarejestrowany na 1 semestr uruchomienia I kierunku B. Kontynuuje studia na kierunku B.
W przykładzie zmiana formy studiów dotyczy „przejścia” ze studiów niestacjonarnych na stacjonarne po 1 roku.
Student jest rejestrowany na 1 semestr uruchomienia niestacjonarnego (uruchomienie I) kierunku A. Po semestrze jest przypisywany do semestru 2.
W kolejnym roku akademickim jest technicznie skreślany z listy studentów uruchomienia niestacjonarnego kierunku A i rejestrowany na semestr 3 na uruchomienia stacjonarnego (uruchomienie II) kierunku A Kontynuuje studia na tym uruchomieniu.
Skreślenie techniczne to skreślenie, które nie wiąże się z wydaniem decyzji administracyjnej. Student ma prawo zmieniać formę lub kierunek studiów w ramach jednej uczelni bez utraty statusu studenta. Nie jest to skreślenie, które wiąże się z wydaniem daty decyzji. W polu data skreślenia wprowadzamy datę przeniesienia.
Student nie może studiować w tym samym czasie na tym samy kierunku w różnych jego formach, dlatego data przeniesienia (data skreślenia technicznego) musi być różna od daty przyjęcia na studia.
Inne scenariusze, którymi możesz być zainteresowany:
Studentka zgłasza fakt zmiany płci w uczelni i otrzymania nowego numeru PESEL. Do systemu zostaje wprowadzona zmiana biznesowa (nowy PESEL) z datą powzięcia informacji o zmianie. W efekcie studentka jest identyfikowana do wskazanej daty PESELem – płeć męska, po wskazanej dacie PESELem – płeć żeńska.
Zapoznaj się ze stanowiskiem ministerstwa:
Wpisy pomocy, dotyczące rejestracji zmiany biznesowej:
Inny scenariusz, którym możesz być zainteresowany:
Student zmienił nazwisko i zgłasza ten fakt w uczelni. Do systemu zostaje wprowadzona zmiana biznesowa (nowe nazwisko) z datą powzięcia informacji o zmianie. W efekcie student jest identyfikowany do wskazanej daty starym nazwiskiem, po wskazanej dacie nowym.
Student – cudzoziemiec otrzymał numer PESEL zgłasza ten fakt w uczelni. Do systemu zostaje wprowadzona zmiana biznesowa (nowy sposób identyfikacji w systemie) z datą powzięcia informacji o zmianie. W efekcie student jest identyfikowany do wskazanej daty paszportem, po wskazanej dacie PESELem.
Zapoznaj się z wpisem pomocy, w którym pokazano proces rejestracji tego scenariusza:
Student – cudzoziemiec otrzymał polskie obywatelstwo zgłasza ten fakt w uczelni. Do systemu zostaje wprowadzona zmiana biznesowa z datą powzięcia informacji o zmianie. W efekcie student jest identyfikowany do wskazanej daty jako cudzoziemca z właściwym mu zakresem danych, po wskazanej dacie jako obywatel polski. Dane zbierane dla cudzoziemców nie będą już dla niego wymagane, ani wyświetlane.
Zapoznaj się z wpisem pomocy, w którym pokazano proces rejestracji tego scenariusza:
Inny scenariusz, którym możesz być zainteresowany:
W tym scenariuszu uczelnią odpowiedzialną za wprowadzanie danych do POL-on jest uczelnia prowadząca studia wspólne. Szczegóły dotyczące wprowadzania danych studentów ze studiów wspólnych znajdziesz tutaj.
Student został przyjęty na kierunek wspólny. Jest rejestrowany na 1 semestr na uruchomieniu I kierunku A przez uczelnię prowadzącą. Co semestr jest przez nią przypisywany do kolejnego semestru.
Po obronie, w systemie zostaną mu dodane informacje o zakończeniu studiów – w tym o dyplomie ukończenia studiów.
Zapoznaj się ze ścieżką rejestracji danych po obronie:
Student odbywa kształcenie na kierunku wspólnym, przy czym tylko drugi rok studiów (semestr 3 i 4) jest realizowany w uczelni krajowej. Student zostaje zarejestrowany na 3 semestr na uruchomienie I kierunku A przez uczelnię krajową. Następnie jest przypisywany do kolejnego semestru (4).
Po obronie, w systemie zostaną mu dodane informacje dotyczące zakończenia studiów – w tym o dyplomie ukończenia studiów.
Uwaga! Aby zarejestrować dane dotyczące ukończenia studiów będziesz musiał dodać punkty ECTS uzyskane poza twoją uczelnią do ostatniego rejestrowanego semestru.
Student jest rejestrowany na 1 semestr bez przypisania do kierunku. W tym przykładzie – po semestrze jest przypisywany do kolejnego semestru także bez kierunku. W kolejnym roku akademickim zostaje przypisany do kierunku studiów na 3 semestr uruchomienia I na kierunku A.
Zgodnie z art. 69 ust. 4 ustawy pswn – przypisanie studenta do określonego kierunku studiów może nastąpić nie później niż od drugiego roku studiów. Uczelnia może więc określić, że przypisuje studentów do określonych kierunków już od 2 semestru.
Zapoznaj się z wpisem pomocy:
Od tego roku ankieta EN-1 będzie uzupełniana w POL-onie 2.0. Planowany termin udostępnienia ankiety w Bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych POL-on 2.0 to koniec września 2022 r.
Ankiety z poprzednich lat pozostaną do podglądu w POL-onie 1.
Zmianie ulega zakres zbieranych danych w formularzu ankiety EN-1 (sprawozdanie o liczbie kandydatów i przyjętych na studia stacjonarne i niestacjonarne) za rok 2022/2023. Formularz został rozszerzony o dane dotyczące cudzoziemców.
Pełny wzór ankiety jest dostępny pod linkiem:
https://polon.nauka.gov.pl/pomoc/wp-content/uploads/2022/04/szablon-EN_1-2022.pdf
UWAGA! Od tego roku wydzielono kierunki prowadzone przez filie uczelni.
Ankieta EN-1 za rok akademicki 2022/2023 powinna zostać uzupełniona według stanu na dzień 1 października 2022 r. i przesłana do dnia 5 października 2022 r.
UWAGA! Z dniem 1 listopada 2022 r. wnioski uczelni o wycofanie ankiety do korekty nie będą uwzględniane! (Termin złożenia ankiet EN-1 na rok akademicki 2022/2023 to 5 października 2022 r.)
Zgodnie ze stanowiskiem ministerstwa, uczelnie nie wprowadzają do ankiet EN-1 danych o nowych kierunkach studiów (dane o liczbie kandydatów), które z uwagi na nieskuteczną rekrutację nie zostały po raz pierwszy uruchomione od roku akademickiego 2022/2023.
Ankieta EN-1 jest to sprawozdanie o liczbie kandydatów i przyjętych na studia stacjonarne i niestacjonarne, składane przez szkoły wyższe do ministerstwa za dany rok akademicki według stanu na wskazany dzień.
Zakres danych do badań statystycznych jest określany na podstawie Programu badań statystycznych statystyki publicznej (Pbssp) na dany rok.
Aby wypełniać/przeglądać ankietę EN-1 niezbędne jest posiadanie jednej z poniższych ról w systemie POL-on:
Aby dostać się do ankiety EN-1, wejdź do POL-onu 2.0. Z bocznego menu wybierz pozycję „Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych”, a następnie z listy wybierz właściwe sprawozdanie dla studiów stacjonarnych lub niestacjonarnych.
Możliwe jest uzupełnianie ankiety etapami.
Zjedź na dół ekranu do właściwego formularza.
Aby uzupełnić dane dotyczące kandydatów i przyjętych na studia musisz najpierw pobrać kierunki (uruchomienia) z modułu Kierunki studiów. W tym celu wykorzystaj dostępne przyciski:
Akcja „Dodaj kierunek z listy” pozwala wybrać kierunki do dodania. W tym celu możesz skorzystać z wyszukiwarki lub zaznaczyć kierunki do dodania przewijając ekran.
Jeśli chcesz skorzystać z wyszukiwarki, wpisz nazwę kierunku w odpowiednie pole i kliknij w przycisk „Szukaj”. System wyświetli prowadzone kierunki posiadające wskazaną nazwę.
Zaznacz checkbox przy właściwej nazwie (możesz wskazać jeden lub więcej), a następnie użyj przycisku „Dodaj zaznaczone”.
W ankiecie nie ma możliwości ręcznego dodawania kierunków. Z wyjątkiem „Rekrutacji bez przypisania do kierunku” wszystkie wpisy pochodzą z zarejestrowanych uruchomień w module Kierunki studiów.
Jeśli kierunek nie został zarejestrowany w nowym POL-onie, nie będzie on uwzględniony ani przy synchronizacji, ani przy dodawaniu kierunku z listy.
Uwzględniane są jedynie te kierunki, dla których w nowym POL-onie zostały zdefiniowane uruchomienia.
Do systemu będą pobierane jedynie kierunki z kompletem danych. Założono więc, że:
UWAGA! Kierunki typu „Rekrutacja bez przypisania do kierunku” mogą być dodane wyłącznie ręcznie!
Domyślnie kierunki studiów są sortowane alfabetycznie na podstawie nazwy kierunku. Możliwe jest jednak wybranie dwóch typów sortowań:
Dostępne są również filtry:
Każdy dodany kierunek to osobna belka w tabeli. Kliknij w wybraną belkę, aby rozwinąć formularz. Uzupełnij informacje o liczbie kandydatów i przyjętych na studia.
UWAGA! W razie wątpliwości zapoznaj się z regułami walidacyjnymi dotyczącymi wypełniania formularza ankiety: 2022 EN-1 Walidacje i reguły.doc
Podczas wypełniania możesz skorzystać z poniższych akcji:
– umożliwia zapisanie wprowadzonych danych dla danego kierunku studiów
– ikona umożliwiająca zapis danych; pojedyncza ikona oznacza, że dane nie zostały jeszcze uzupełnione i ani razu zapisane (pierwsze zapisanie);
– ikona umożliwiająca zapis danych; podwójna ikona oznacza, że dane zostały już uzupełnione i co najmniej raz zapisane.W przypadku pojawienia się błędów w danych system prezentuje je nad tabelą ankiety lub w odpowiednich rubrykach, których błąd dotyczy. W drugim przypadku komunikat prezentuje się po najechaniu kursorem myszy na podświetloną rubrykę.
– akcja usunięcia pojedynczego kierunku z listy. Operacja usunięcia jest odwracalna. Kierunki wciąż są dostępne w akcjach „Synchronizuj kierunki” lub „Dodaj kierunek z listy”.Jeśli wprowadziłeś wszystkie informacje do formularza ankiety, możesz go zatwierdzić.
Przed zatwierdzeniem ankiety wymagane jest uzupełnienie informacji w zakładce „Podsumowanie” (miejscowość, data, osoba, która sporządziła sprawozdanie, osoba, która zatwierdziła sprawozdanie, szacunkowe czasy potrzebne na przygotowanie i wypełnienie formularza).
Po wysłaniu ankiety system zmieni jej status na „Wysłany”.
Wysłanie ankiety jest operacją jednorazową. Po wysłaniu nie jest możliwa żadna korekta bądź dalsza edycja danych. Jednostka nie ma możliwości wycofania wysłanej już ankiety.
Wysłanie pustego formularza oznacza, że uczelnia nie przeprowadziła rekrutacji na żaden kierunek studiów.
Wypełnienie i wysłanie ankiety przed 1 października dotyczy tylko uczelni, które zakończyły rekrutację i nie przewidują żadnych zmian do 1 października. Uczelnia nie ma możliwości wycofania wysłanej ankiety.
Wysłana ankieta może zostać wycofana przez ministerstwo w celu dokonania korekty.
Uwaga! Stare raporty z historii danych za okres do migracji można pobrać w POL-on 1.
Aby pobrać dane studenta do pliku, odszukaj go z wykorzystaniem danych identyfikacyjnych w sekcji filtrów zestawienia. W danych studenta użyj przycisku „Generuj raport historii studenta”.
Funkcja pozwala na pobranie pliku Excel z danymi studenta. Znajdziesz w nim informacje dotyczące:
Jeśli student ma wpisaną datę skreślenia/ukończenia studiów nie można go usunąć z wykazu. Na usunięcie takiego studenta potrzebna jest zgoda ministerstwa
Aby usunąć studenta z wykazu, odszukaj jego dane z wykorzystaniem danych identyfikacyjnych lub osobowych a następnie przejdź do danych studenta.
Użyj przycisku „Usuń studenta”, znajdującego się na prawo od imienia i nazwiska studenta. Potwierdź chęć usunięcia rekordu za pomocą przycisku „Usuń” znajdującego się pod komunikatem systemu.
Potwierdzenie spowoduje trwałe usunięcie z wykazu wszystkich danych na temat studenta oraz jego studiów w twojej jednostce. Wraz z danymi studenta usunięte zostaną również powiązane ze studentem informacje na temat wszystkich semestrów studiów oraz przyznanych świadczeń. Czynność ta jest nieodwracalna.
Inne przydatne wpisy:
Jeśli student ma wpisaną datę skreślenia/ukończenia studiów nie można usunąć jego studiów z wykazu. W przypadku potrzeby korekty wyślij zgłoszenie techniczne systemem Helpdesk OPI. Operator HD poinformuje cię o dalszych krokach.
Aby usunąć studia na kierunku z danych studenta odszukaj studenta z wykorzystaniem danych identyfikacyjnych lub osobowych, a następnie przejdź do szczegółów. Wybierz zakładkę „Podsumowanie przebiegu studiów”. Użyj linku aktywnego ukrytego pod nazwą studiów, aby przejść do informacji szczegółowych.
W prawym górnym rogu znajdziesz przycisk „Usuń studia”. Po kliknięciu w przycisk będziesz musiał potwierdzić chęć usunięcia rekordu. Użyj w tym celu przycisku „Usuń” znajdującego się pod komunikatem systemu.
Potwierdzenie spowoduje trwałe usunięcie z danych studenta wskazanych studiów wraz z powiązanymi informacje (na temat semestrów czy przyznanych świadczeń). Czynność ta jest nieodwracalna.
Inne przydatne wpisy:
UWAGA! Pliki importowe nadal są wczytywane w POL-on 1 w module Administracja (w wersji produkcyjnej i demonstracyjnej).
Aby uzupełnić dane studenta o informację o zakończeniu studiów odszukaj go w wykazie korzystając z filtrów zestawienia. Przejdź do danych studenta, a następnie wybierz zakładkę „Podsumowanie przebiegu studiów”.
Kliknij w nazwę studiów na kierunku, która jest linkiem aktywnym do informacji o studiach. 
W danych o kierunku studiów wybierz podsekcję „Przebieg studiów” i przejdź do części Ukończenie studiów. Kliknij w przycisk Edytuj i wprowadź datę ukończenia studiów korzystając z kalendarza, następnie wybierz uzyskany tytuł zawodowy i wprowadź numer dyplomu. Zapisz wprowadzone informacje przyciskiem zapisu.
Po dodaniu informacji o ukończeniu studiów możesz dokonać korekty daty (na wcześniejszą lub późniejszą).
Uwaga! Po rejestracji daty ukończenia studiów nie ma możliwości usunięcia studiów studenta. System nie pozwoli również na usunięcie studenta z wykazu
Zgodnie z interpretacją ministerstwa informację o stwierdzeniu nieważności dyplomu ukończenia studiów należy umieścić w notatce. Dostęp do notatki jest możliwy z poziomu danych o kierunku studiów studenta w sekcji „Przebieg studiów”.
Rejestracja ukończenia studiów wspólnych (prowadzonych przez więcej niż jedną jednostkę) przebiega zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej z dodatkowym zarejestrowaniem numerów dyplomu uzyskanych w innych niż nasza jednostkach.
Aby wprowadzić dodatkowe numery dyplomów użyj przycisku „Dodaj”.
Wypełnij formularz od lewej do prawej wprowadzając numer dodatkowego dyplomu, wskazując nazwę jednostki, która go przyznała. Jeśli jednostka ta jest uczelnią zagraniczną oznacz checbox „Uczelnia zagraniczna”. Potwierdź informacje za pomocą znacznika zapisu (zielony haczyk). W przypadku pomyłki, dodany numer dyplomu możesz usunąć. W tym celu użyj ikony śmietnika znajdującego się po jego prawej stronie.
W razie potrzeby ponów ścieżkę żeby wprowadzić numer dyplomu z kolejnej jednostki.
Zapisz całą sekcję przyciskiem zapisu.
UWAGA! Pliki importowe nadal są wczytywane w POL-on 1 w module Administracja (w wersji produkcyjnej i demonstracyjnej).
Aby uzupełnić dane studenta o informację o skreśleniu, odszukaj go w wykazie korzystając z filtrów zestawienia. Przejdź do danych studenta, a następnie wybierz zakładkę „Podsumowanie przebiegu studiów”.
Kliknij w nazwę studiów na kierunku, która jest linkiem aktywnym do informacji o studiach. 
W danych o kierunku studiów wybierz podsekcję „Przebieg studiów” i przejdź do części „Skreślenie”.
Kliknij w przycisk Edytuj i wprowadź datę skreślenia korzystając z kalendarza. Zapisz wprowadzoną informację przyciskiem zapisu.
Po dodaniu informacji o skreśleniu możesz dokonać korekty daty (na wcześniejszą lub późniejszą).
Uwaga! Po rejestracji daty skreślenia nie ma możliwości usunięcia studiów studenta. System nie pozwoli również na usunięcie studenta z wykazu.
Znacznik „W procedurze skreślenia” został wprowadzony do systemu POL-on ze względu na potrzeby tych uczelni, które ze względu na wewnętrzne procedury nie przypisują studentów pozostających w procedurze skreślenia do kolejnych semestrów. Powodowało to, że ci studenci, pomimo, że na 31 grudnia nie byli jeszcze prawomocnie skreśleni, nie byli ujmowani w sprawozdaniach GUS (ponieważ warunkiem zliczenia studenta w tym sprawozdaniu było jego przypisanie do semestru zimowego danego roku sprawozdawczego).
Znacznik „W procedurze skreślanie” miał umożliwić zatem zliczanie w sprawozdaniach GUS studentów, którzy:
Korzystanie ze znacznika jest dobrowolne (jest to wyłącznie techniczny znacznik w systemie, jego uzupełnianie nie jest prawnie wymagane), przy czym nie jest zalecane, jeśli student jest przypisany do bieżącego semestru zimowego.
W systemie funkcjonuje przy tym założenie, że jeśli znacznik jest uzupełniony, nie można wprowadzić daty skreślania/zakończenia studiów wcześniejszej niż 31.12 bieżącego roku sprawozdawczego dla GUS (lub równej tej dacie). Uzupełnianie znacznika ma więc sens tylko w sytuacji, kiedy decyzja o skreśleniu nie uprawomocniła się do tej daty, a student nie jest przypisany do bieżącego semestru zimowego. System będzie wymagał usunięcia tego znacznika przy próbie wprowadzania data skreślenia/zakończenia wcześniejszej niż 31.12 lub równej tej dacie.
Uwaga! Studenci z datą skreślenia wcześniejszą lub równą 31.12 nie są ujmowani w sprawozdaniach GUS. Wpisanie więc daty skreślenia przed jej uprawomocnieniem może spowodować konieczność korekty sprawozdania, o ile pierwotna data będzie wcześniejsza niż 31.12 lub równa tej dacie, natomiast prawomocna data będzie późniejsza.
Aby wprowadzić informację o pozostawaniu przez studenta w procedurze skreślenia na danym kierunku na dzień 31.12, odszukaj go w wykazie korzystając z filtrów zestawienia. Przejdź do danych studenta, a następnie wybierz zakładkę „Podsumowanie przebiegu studiów”.
Kliknij w nazwę studiów na kierunku, która jest linkiem aktywnym do informacji o studiach. W danych o kierunku studiów wybierz podsekcję „Przebieg studiów” i przejdź do części Skreślenie. Kliknij w przycisk Edytuj i oznacz checbox „W procedurze skreślenia”.
Zapisz wprowadzoną informację przyciskiem zapisu.
UWAGA! Pliki importowe nadal są wczytywane w POL-on 1 w module Administracja (w wersji produkcyjnej i demonstracyjnej).
Kolejne studia możesz dodać korzystając z przycisku „Dodaj studia” w danych studenta lub ścieżką rejestracji nowego studenta (system połączy studia w jednym rekordzie).
Aby dodać nowy kierunek studiów, odszukaj studenta za pomocą danych identyfikacyjnych w sekcji filtrów zestawienia. W danych studenta kliknij przycisk „Dodaj studia”.
W kolejnym kroku przypiszesz studenta do kierunku studiów.
Aby przypisać studenta do nowego kierunku wskaż rodzaj rekrutacji. Proces przypisywania studenta do kierunku z kodem uruchomienia przebiega analogicznie jak w przypadku nowo rejestrowanego studenta. Został on opisany tutaj.
Jeśli chcesz zarejestrować studenta pochodzącego z rekrutacji bez przypisania do kierunku postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną w tym wpisie.
W kolejnym kroku dodasz informacje o semestrze (przycisk „Semestr studiów”), punktach ECTS, a w przypadku cudzoziemca o podstawie przyjęcia i odbywania kształcenia.
Dodaj informacje o semestrze studenta wskazując:
Następnie wybierz z kalendarza
oraz odpowiedź na pytania:
W poniższym przykładzie kolejne studia naszego studenta ruszyły w semestrze letnim. Zostało to odzwierciedlone w formularzu.
Możesz zarejestrować nowe studia ścieżką rejestracji. System zweryfikuje czy student o wprowadzonych danych identyfikacyjnych znajduje się w wykazie i połączy studia w jednym rekordzie. Pozostanie ci wypełnienie informacji o kierunku studiów, semestrze, punktach ECTS, a w przypadku cudzoziemca także o podstawie przyjęcia i kształcenia.
Po dodaniu studiów w danych studenta w zakładce „Podsumowania przebiegu studiów” odnajdziesz informacje o starych i nowych studiach. Nowe studia znajdują się na dole strony.
Aby przejść do informacji o studiach, użyj linku aktywnego, znajdującego się pod właściwą nazwą kierunku.
Uwaga! Dodane studia możesz usunąć do momentu zarejestrowania informacji o zakończeniu kształcenia na kierunku tj. dodania daty skreślenia lub ukończenia studiów.
UWAGA! Pliki importowe nadal są wczytywane w POL-on 1 w module Administracja (w wersji produkcyjnej i demonstracyjnej).
Aby dodać nowy semestr studentowi odszukaj go za pomocą danych identyfikacyjnych w sekcji filtrów zestawienia. W danych studenta wybierz sekcję „Podsumowanie przebiegu studiów”, a następnie przejdź do danych o studiach na kierunku używając aktywnego linku ukrytego pod nazwą kierunku. 
Wybierz zakładkę „Semestry”, a następnie użyj przycisku „Dodaj semestr”.
Uzupełnij formularz wskazując:
Zapisz wprowadzone informacje za pomocą przycisku zapisu na dole formularza.
Po zapisie formularza, na dole tabeli zobaczysz informacje o dodanym semestrze.
Możesz edytować lub usunąć dodany semestr za pomocą właściwych ikon (ołówek, kosz).
Inne przydatne wpisy:
Zasady przyznawania i reguły kontrolne świadczeń w module Studenci zostały opisane w osobnym wpisie tu. Poniżej możesz zapoznać się z techniczna ścieżką rejestracji świadczeń za pomocą interfejsu.
UWAGA! System waliduje świadczenia przyznane od października 2022 r. licząc semestry.
Aby zarejestrować studentowi informacje o przyznanych świadczeniach, odszukaj go za pomocą danych identyfikacyjnych w sekcji filtrów zestawienia. W danych studenta wybierz sekcję „Podsumowanie przebiegu studiów”, a następnie przejdź do danych o studiach na kierunku, używając aktywnego linku ukrytego pod nazwą kierunku. 
Wybierz zakładkę „Świadczenia”, a następnie wybierz rok akademicki za pomocą przycisku („Wybierz rok)”. Aktywny przycisk „Dodaj rok akademicki” pozwoli ci przejść do formularza.
Od 1 października 2019 roku studenci mogą otrzymywać:
Wskaż właściwe świadczenie z rozwijanego menu, a następnie zaznacz checboxy przy odpowiednich miesiącach. Dodaj informacje za pomocą przycisku na dole strony.
Informacje o zarejestrowanej pomocy materialnej w danym roku akademickim będą widoczne po kliknięciu w belkę. W przypadku konieczności rejestracji innego typu świadczenia, przejdź powyższą ścieżkę jeszcze raz.
Zmiana obywatelstwa w systemie jest rejestrowana za pomocą interfejsu jako zmiana biznesowa i oznacza wprowadzenie nowej wersji danych, ze wskazaniem daty od kiedy ta zmiana obowiązuje. Więcej o różnicy między zmianą biznesową a korektą danych przeczytasz tu.
W przypadku otrzymania przez cudzoziemca obywatelstwa polskiego, możesz wprowadzić tę informację do jego danych i od tego momentu student będzie identyfikowany w systemie jako Polak z właściwym mu zakresem danych.
Uwaga! W przypadku zmiany obywatelstwa na polskie, za pomocą GUI (interfejsu) będziesz musiał dodatkowo zakończyć gromadzenie danych cudzoziemca (np. wprowadzić „Datę do” podstawy studiowania)
Aby zarejestrować cudzoziemcowi obywatelstwo polskie, w danych studenta kliknij w przycisk „Edytuj”, a następnie użyj opcji „Zmień aktualne dane”. W formularzu z danymi osobowymi usuń dotychczasowe obywatelstwo/a (Kliknij w „X” znajdujący się przy nazwie obywatelstwa).
Jeśli w formularzu znajduje się archiwalna informacja o kraju pochodzenia (gromadzona dla studentów, którzy rozpoczęli studia przed 1.10.2018 r.) również powinna zostać z niego usunięta.
W razie potrzeby uaktualnij informację o Karcie Polaka („NIE”).
Wprowadź obywatelstwo polskie. Po wpisaniu pierwszych liter system podpowie ci nazwę słownikową. Wprowadź datę obowiązywania zmiany i zapisz formularz.
Zmiana obywatelstwa zostanie odzwierciedlona w sekcji „Historia zmian”.
Zobacz powyższy scenariusz w postaci graficznej:
Zobacz także ten scenariusz:
Inny wpis, którym możesz być zainteresowany:
Student jest identyfikowany w systemie jednym dokumentem identyfikacyjnym. Jest to:
Nie ma potrzeby dodawania dokumentu tożsamości Polakom. Są identyfikowani PESELem.
Zmiana sposobu identyfikacji studenta w systemie jest rejestrowana za pomocą interfejsu jako zmiana biznesowa i oznacza wprowadzenie nowej wersji danych, ze wskazaniem daty od kiedy ta zmiana obowiązuje w systemie.
Więcej o różnicy między zmianą biznesową a korektą danych przeczytasz tu.
W przypadku otrzymania przez cudzoziemca numeru PESEL możesz wprowadzić tę informację do jego danych i od tego momentu student będzie identyfikowany w systemie za jego pomocą.
Aby zarejestrować cudzoziemcy numer PESEL, w danych studenta kliknij w przycisk „Edytuj”, a następnie użyj opcji „Zmień aktualne dane”.
Wskaż jako identyfikację PESEL. W kolejnym kroku możesz wprowadzić numer PESEL. Zjedź na dół ekranu. Wprowadź datę obowiązywania zmiany i zapisz formularz.
Zmiana sposobu identyfikacji zostanie odzwierciedlona w sekcji „Historia zmian”.
Inny wpis, którym możesz być zainteresowany:
Zobacz powyższy scenariusz w postaci graficznej:
Zobacz także ten scenariusz:
Korekta danych studenta oznacza poprawienie błędnie wprowadzonych informacji, natomiast rejestracja zmiany (zmiany biznesowej) oznacza wprowadzenie nowej wersji danych, ze wskazaniem daty od kiedy ta zmiana obowiązuje w systemie (Jako datę obowiązywania zmiany podajemy datę powzięcia informacji o zmianie).
W module Studenci, omyłkowo wprowadzone lub błędne dane należy poprawić przez interfejs z wykorzystaniem operacji „Popraw błędy”.
Operacja „Zmień aktualne dane” powinna być używana, aby odnotować rzeczywistą zmianę danych studenta. Chodzi więc o zdarzenia, które spowodowały zmianę danych osoby, np. zmiana nazwiska, dlatego system wymaga podanie daty, od której zmiana obowiązuje
UWAGA! Import XML w dalszym ciągu nie umożliwia wykonania zmiany biznesowej. Rejestracja zmiany biznesowej jest możliwa jedynie poprzez interfejs użytkownika!
Zakres danych obowiązkowych do rejestracji (i aktualizacji) wynika z podstaw prawnych (Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 6 marca 2019 r. z późń. zm.), z którymi możesz się zapoznać tutaj.
Aby skorygować dane osobowe, wybierz przycisk „Edytuj” w sekcji „O studencie” w podsekcji „Dane aktualne”. Następnie kliknij w przycisk „Popraw błędy”.
W wyedytowanym formularzu popraw właściwą informację. W naszym przykładzie zostało zmienione imię studentki z „Jana” na „Janinę”.
Wprowadzone poprawki należy zapisać przyciskiem „Zapisz”. Wyświetli się komunikat potwierdzający, że dane zostały skorygowane.
Korekty danych możesz dokonać także z poziomu zakładki „Historia danych” za pomocą przycisku „Koryguj”.
Aby uaktualnić dane osobowe wybierz przycisk „Edytuj” w sekcji „O studencie” w podsekcji „Dane aktualne”. Następnie kliknij przycisk „Zmień aktualne dane”.
Zmian lub korekt danych osobowych można dokonać tylko przy wykorzystaniu GUI lub API REST (import XML takiej możliwości nie daje).
Wymagane jest podanie daty, od której zmiana obowiązuje. Datę wybierz z kalendarza, który pojawi się po kliknięciu w ikonę kalendarza albo wpisz ją ręcznie. Nie można wskazać daty przyszłej – należy raportować jedynie zmiany, które faktycznie zaistniały.
W naszym przykładzie zmieniamy nazwisko studentki z „Testowa” na „Testowa-Nowak”. Jako datę obowiązywania zmiany podajemy datę powzięcia informacji o zmianie (data od kiedy na danej uczelni studentka zaczęła się posługiwać nowymi danymi tzn. data kiedy poinformowała o zmianie danych).
Zatwierdź zmiany za pomocą przycisku „Zapisz”.
Wyświetli się komunikat potwierdzający dokonanie zmian.
Aby prześledzić, jakie zmiany były kolejno dokonywane w danych osobowych studenta skorzystaj z przycisku „Historia zmian”.
Zmiany domyślnie są wyświetlane w kolejności od najnowszych do najstarszych.
Przy każdej rejestrowanej wersji, znajdziesz przycisk korekty. Możesz więc poprawić błędy także z tego poziomu. Kolejne wprowadzone zmiany możesz usunąć przyciskiem „Usuń”.
Inne scenariusze, którymi możesz być zainteresowany:
Powyższe scenariusze w postaci graficznej:
Zobacz także ten scenariusz: