Author Archive

Usunięcie studenta z wykazu

Jeśli student ma wpisaną datę skreślenia/ukończenia studiów nie można go usunąć z wykazu. Na usunięcie takiego studenta potrzebna jest zgoda ministerstwa

Aby usunąć studenta z wykazu, odszukaj jego dane z wykorzystaniem danych identyfikacyjnych lub osobowych a następnie przejdź do danych studenta.​

Użyj przycisku „Usuń studenta”, znajdującego się na prawo od imienia i nazwiska studenta. Potwierdź chęć usunięcia rekordu za pomocą przycisku „Usuń” znajdującego się pod komunikatem systemu. 

Potwierdzenie spowoduje trwałe usunięcie z wykazu wszystkich danych na temat studenta oraz jego studiów w twojej jednostce. Wraz z danymi studenta usunięte zostaną również powiązane ze studentem informacje na temat wszystkich semestrów studiów oraz przyznanych świadczeń. Czynność ta jest nieodwracalna.

Inne przydatne wpisy:

Usunięcie studiów z danych studenta

Jeśli student ma wpisaną datę skreślenia/ukończenia studiów nie można usunąć jego studiów z wykazu. Na usunięcie studiów studenta potrzebna jest zgoda ministerstwa

Aby usunąć studia na kierunku z danych studenta odszukaj studenta z wykorzystaniem danych identyfikacyjnych lub osobowych, a następnie przejdź do szczegółów. Wybierz zakładkę „Podsumowanie przebiegu studiów”. Użyj linku aktywnego ukrytego pod nazwą studiów, aby przejść do informacji szczegółowych. 

W prawym górnym rogu znajdziesz przycisk „Usuń studia”. Po kliknięciu w przycisk będziesz musiał potwierdzić chęć usunięcia rekordu. Użyj w tym celu przycisku „Usuń” znajdującego się pod komunikatem systemu. 

Potwierdzenie spowoduje trwałe usunięcie z danych studenta wskazanych studiów wraz z powiązanymi informacje (na temat semestrów czy przyznanych świadczeń). Czynność ta jest nieodwracalna.

Inne przydatne wpisy:

Dodanie informacji o zakończeniu studiów

UWAGA! Pliki importowe nadal są wczytywane w POL-on 1 w module Administracja (w wersji produkcyjnej i demonstracyjnej).

Aby uzupełnić dane studenta o informację o zakończeniu studiów odszukaj go w wykazie korzystając z filtrów zestawienia. Przejdź do danych studenta, a następnie wybierz zakładkę „Podsumowanie przebiegu studiów”.​​

​Kliknij w nazwę studiów na kierunku, która jest linkiem aktywnym do informacji o studiach. 

W danych o kierunku studiów wybierz podsekcję „Przebieg studiów” i przejdź do części Ukończenie studiów. Kliknij w przycisk Edytuj i wprowadź datę ukończenia studiów korzystając z kalendarza, następnie wybierz uzyskany tytuł zawodowy i wprowadź numer dyplomu. Zapisz wprowadzone informacje przyciskiem zapisu.

Po dodaniu informacji o ukończeniu studiów możesz dokonać korekty daty (na wcześniejszą lub późniejszą).

Uwaga! Po rejestracji daty ukończenia studiów nie ma możliwości usunięcia studiów studenta. System nie pozwoli również na usunięcie studenta z wykazu

Zgodnie z interpretacją ministerstwa informację o stwierdzeniu nieważności dyplomu ukończenia studiów należy umieścić w notatce. Dostęp do notatki jest możliwy z poziomu danych o kierunku studiów studenta w sekcji „Przebieg studiów”.

Rejestracja ukończenia studiów wspólnych

Rejestracja ukończenia studiów wspólnych (prowadzonych przez więcej niż jedną jednostkę) przebiega zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej z dodatkowym zarejestrowaniem numerów dyplomu uzyskanych w innych niż nasza jednostkach.

​Aby wprowadzić dodatkowe numery dyplomów użyj przycisku „Dodaj”.

Wypełnij formularz od lewej do prawej wprowadzając numer dodatkowego dyplomu, wskazując nazwę jednostki, która go przyznała. Jeśli jednostka ta jest uczelnią zagraniczną oznacz checbox „Uczelnia zagraniczna”. Potwierdź informacje za pomocą znacznika zapisu (zielony haczyk). W przypadku pomyłki, dodany numer dyplomu możesz usunąć. W tym celu użyj ikony śmietnika znajdującego się po jego prawej stronie.​

​W razie potrzeby ponów ścieżkę żeby wprowadzić numer dyplomu z kolejnej jednostki.​

​Zapisz całą sekcję przyciskiem zapisu.

​

Dodanie informacji o skreśleniu studenta/w procedurze skreślenia

UWAGA! Pliki importowe nadal są wczytywane w POL-on 1 w module Administracja (w wersji produkcyjnej i demonstracyjnej).

Skreślenie studenta

Aby uzupełnić dane studenta o informację o skreśleniu, odszukaj go w wykazie korzystając z filtrów zestawienia. Przejdź do danych studenta, a następnie wybierz zakładkę „Podsumowanie przebiegu studiów”.​

​Kliknij w nazwę studiów na kierunku, która jest linkiem aktywnym do informacji o studiach.  W danych o kierunku studiów wybierz podsekcję „Przebieg studiów” i przejdź do części „Skreślenie”. ​

Kliknij w przycisk Edytuj i wprowadź datę skreślenia korzystając z kalendarza. Zapisz wprowadzoną informację przyciskiem zapisu.

Po dodaniu informacji o skreśleniu możesz dokonać korekty daty (na wcześniejszą lub późniejszą).

Uwaga! Po rejestracji daty skreślenia nie ma możliwości usunięcia studiów studenta. System nie pozwoli również na usunięcie studenta z wykazu.

W procedurze skreślenia

Znacznik „W procedurze skreślenia” został wprowadzony do systemu POL-on ze względu na potrzeby tych uczelni, które ze względu na wewnętrzne procedury nie przypisują studentów pozostających w procedurze skreślenia do kolejnych semestrów. Powodowało to, że ci studenci, pomimo, że na 31 grudnia nie byli jeszcze prawomocnie skreśleni, nie byli ujmowani w sprawozdaniach GUS (ponieważ warunkiem zliczenia studenta w tym sprawozdaniu było jego przypisanie do semestru zimowego danego roku sprawozdawczego).​

Znacznik „W procedurze skreślanie” miał umożliwić zatem zliczanie w sprawozdaniach GUS studentów, którzy:​

  • na 31 grudnia pozostają w procedurze skreślenia, nie są natomiast prawomocnie skreśleni ze studiów,​
  • nie są przypisani do semestru zimowego.​

Korzystanie ze znacznika jest dobrowolne (jest to wyłącznie techniczny znacznik w systemie, jego uzupełnianie nie jest prawnie wymagane), przy czym nie jest zalecane, jeśli student jest przypisany do bieżącego semestru zimowego.​

​W systemie funkcjonuje przy tym założenie, że jeśli znacznik jest uzupełniony, nie można wprowadzić daty skreślania/zakończenia studiów wcześniejszej niż 31.12 bieżącego roku sprawozdawczego dla GUS (lub równej tej dacie). Uzupełnianie znacznika ma więc sens tylko w sytuacji, kiedy decyzja o skreśleniu nie uprawomocniła się do tej daty, a student nie jest przypisany do bieżącego semestru zimowego. System będzie wymagał usunięcia tego znacznika przy próbie wprowadzania data skreślenia/zakończenia wcześniejszej niż 31.12 lub równej tej dacie.

Uwaga! Studenci z datą skreślenia wcześniejszą lub równą 31.12 nie są ujmowani w sprawozdaniach GUS. Wpisanie więc daty skreślenia przed jej uprawomocnieniem może spowodować konieczność korekty sprawozdania, o ile pierwotna data będzie wcześniejsza niż 31.12 lub równa tej dacie, natomiast prawomocna data będzie późniejsza.

Aby wprowadzić informację o pozostawaniu przez studenta w procedurze skreślenia na danym kierunku na dzień 31.12, odszukaj go w wykazie korzystając z filtrów zestawienia. Przejdź do danych studenta, a następnie wybierz zakładkę „Podsumowanie przebiegu studiów”.​

Kliknij w nazwę studiów na kierunku, która jest linkiem aktywnym do informacji o studiach. W danych o kierunku studiów wybierz podsekcję „Przebieg studiów” i przejdź do części Skreślenie. Kliknij w przycisk Edytuj i oznacz checbox „W procedurze skreślenia”.​

Zapisz wprowadzoną informację przyciskiem zapisu.

Dodanie semestru

UWAGA! Pliki importowe nadal są wczytywane w POL-on 1 w module Administracja (w wersji produkcyjnej i demonstracyjnej).

Aby dodać nowy semestr studentowi odszukaj go za pomocą danych identyfikacyjnych w sekcji filtrów zestawienia. W danych studenta wybierz sekcję „Podsumowanie przebiegu studiów”, a następnie przejdź do danych o studiach na kierunku używając aktywnego linku ukrytego pod nazwą kierunku. 

Wybierz zakładkę „Semestry”, a następnie użyj przycisku „Dodaj semestr”.

Uzupełnij formularz wskazując:​

  • Rok akademicki,​
  • Semestr studiów,​
  • Kolejny semestr studenta,​
  • Punkty ECTS uzyskane ogółem (tj. suma punktów uzyskanych w aktualnym i wcześniejszych semestrach).​

Zapisz wprowadzone informacje za pomocą przycisku zapisu na dole formularza.

Po zapisie formularza, na dole tabeli zobaczysz informacje o dodanym semestrze.​

Możesz edytować lub usunąć dodany semestr za pomocą właściwych ikon (ołówek, kosz).

Inne przydatne wpisy:​

Dodanie kolejnych studiów

UWAGA! Pliki importowe nadal są wczytywane w POL-on 1 w module Administracja (w wersji produkcyjnej i demonstracyjnej).

Kolejne studia możesz dodać korzystając z przycisku „Dodaj studia” w danych studenta lub ścieżką rejestracji nowego studenta (system połączy studia w jednym rekordzie).

Dodanie kolejnych studiów za pomocą przycisku „Dodaj studia” 

Aby dodać nowy kierunek studiów, odszukaj studenta za pomocą danych identyfikacyjnych w sekcji filtrów zestawienia. W danych studenta kliknij przycisk „Dodaj studia”. ​​

​W kolejnym kroku przypiszesz studenta do kierunku studiów.

Aby przypisać studenta do nowego kierunku wskaż rodzaj rekrutacji. Proces przypisywania studenta do kierunku z kodem uruchomienia przebiega analogicznie jak w przypadku nowo rejestrowanego studenta. Został on opisany tutaj.​

​Jeśli chcesz zarejestrować studenta pochodzącego z rekrutacji bez przypisania do kierunku postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną w tym wpisie.​

​W kolejnym kroku dodasz informacje o semestrze (przycisk „Semestr studiów”), punktach ECTS, a w przypadku cudzoziemca o podstawie przyjęcia i odbywania kształcenia.

Dodaj informacje o semestrze studenta wskazując:​​

  • Rok akademicki​​
  • Semestr (zimowy, letni)​ ​
  • Semestr studenta​​
  • Miejsce zamieszkania przed rozpoczęciem studiów.​​

Następnie wybierz z kalendarza​​

  • Datę rozpoczęcia studiów​​

oraz odpowiedź na pytania:​​

  • Czy realizuje kształcenie przygotowują do wykonywania zawodu nauczyciela ​​
  • Czy realizuje kształcenie na studiach wspólnych.​​

 W poniższym przykładzie kolejne studia naszego studenta ruszyły w semestrze letnim.​ Zostało to odzwierciedlone w formularzu.

Dodanie kolejnych studiów ścieżką rejestracji nowego studenta

Możesz zarejestrować nowe studia ścieżką rejestracji. System zweryfikuje czy student o wprowadzonych danych identyfikacyjnych znajduje się w wykazie i połączy studia w jednym rekordzie. Pozostanie ci wypełnienie informacji o kierunku studiów, semestrze, punktach ECTS, a w przypadku cudzoziemca także o podstawie przyjęcia i kształcenia.

Po dodaniu studiów w danych studenta w zakładce „Podsumowania przebiegu studiów” odnajdziesz informacje o starych i nowych studiach. Nowe studia znajdują się na dole strony. ​

​Aby przejść do informacji o studiach, użyj linku aktywnego, znajdującego się pod właściwą nazwą kierunku.

Uwaga! Dodane studia możesz usunąć do momentu zarejestrowania informacji o zakończeniu kształcenia na kierunku tj.  dodania daty skreślenia lub ukończenia studiów.

Dodanie informacji o pomocy materialnej

Zasady przyznawania i reguły kontrolne świadczeń w module Studenci zostały opisane w osobnym wpisie tu. Poniżej możesz zapoznać się z techniczna ścieżką rejestracji świadczeń za pomocą interfejsu.

UWAGA! System waliduje świadczenia przyznane od października 2022 r. licząc semestry.

Aby zarejestrować studentowi informacje o przyznanych świadczeniach, odszukaj go za pomocą danych identyfikacyjnych w sekcji filtrów zestawienia. W danych studenta wybierz sekcję „Podsumowanie przebiegu studiów”, a następnie przejdź do danych o studiach na kierunku, używając aktywnego linku ukrytego pod nazwą kierunku. 

Wybierz zakładkę „Świadczenia”, a następnie wybierz rok akademicki za pomocą przycisku („Wybierz rok)”. Aktywny przycisk „Dodaj rok akademicki” pozwoli ci przejść do formularza.​

​Od 1 października 2019 roku studenci mogą otrzymywać:​

  • stypendium ministra,​
  • stypendium socjalne,​
  • stypendium dla osób niepełnosprawnych,​
  • stypendium rektora,​
  • zapomogę.​

​Wskaż właściwe świadczenie z rozwijanego menu, a następnie zaznacz checboxy przy odpowiednich miesiącach. Dodaj informacje za pomocą przycisku na dole strony.

​

Informacje o zarejestrowanej pomocy materialnej w danym roku akademickim będą widoczne po kliknięciu w belkę. W przypadku konieczności rejestracji innego typu świadczenia, przejdź powyższą ścieżkę jeszcze raz.

Otrzymanie obywatelstwa polskiego

Zmiana obywatelstwa w systemie jest rejestrowana za pomocą interfejsu jako zmiana biznesowa i oznacza wprowadzenie nowej wersji danych, ze wskazaniem daty od kiedy ta zmiana obowiązuje. ​

Więcej o różnicy między zmianą biznesową a korektą danych przeczytasz tu.

W przypadku otrzymania przez cudzoziemca obywatelstwa polskiego, możesz wprowadzić tę informację do jego danych i od tego momentu student będzie identyfikowany w systemie jako Polak z właściwym mu zakresem danych.

Uwaga! W przypadku zmiany obywatelstwa na polskie, za pomocą GUI (interfejsu) będziesz musiał dodatkowo zakończyć gromadzenie danych cudzoziemca (np. wprowadzić „Datę do” podstawy studiowania)

Aby zarejestrować cudzoziemcowi obywatelstwo polskie, w danych studenta kliknij w przycisk „Edytuj”, a następnie użyj opcji „Zmień aktualne dane”. W formularzu z danymi osobowymi usuń dotychczasowe obywatelstwo/a (Kliknij w „X” znajdujący się przy nazwie obywatelstwa).  

Jeśli w formularzu znajduje się archiwalna informacja o kraju pochodzenia (gromadzona dla studentów, którzy rozpoczęli studia przed 1.10.2018 r.) również powinna zostać z niego usunięta.

W razie potrzeby uaktualnij informację o Karcie Polaka („NIE”).

Wprowadź obywatelstwo polskie. Po wpisaniu pierwszych liter system podpowie ci nazwę słownikową. Wprowadź datę obowiązywania zmiany i zapisz formularz.

Zmiana obywatelstwa zostanie odzwierciedlona  w sekcji „Historia zmian”.

Zobacz powyższy scenariusz w postaci graficznej:​

Zobacz także ten scenariusz:​

Inny wpis, którym możesz być zainteresowany:

Otrzymanie PESEL-u przez cudzoziemca

Student jest identyfikowany w systemie jednym dokumentem identyfikacyjnym. Jest to:​

  • numer PESEL w przypadku studentów polskich oraz cudzoziemców, którym PESEL został nadany lub​
  • dokument tożsamości (dowód osobisty, paszport, karta pobytu, polski dokument podróży dla cudzoziemca, tymczasowy polski dokument podróży dla cudzoziemca, polski dokument tożsamości cudzoziemca) w przypadku cudzoziemców nieposiadających numeru PESEL.​

​Nie ma potrzeby dodawania dokumentu tożsamości Polakom. Są identyfikowani PESELem.

Zmiana sposobu identyfikacji studenta w systemie jest rejestrowana za pomocą interfejsu jako zmiana biznesowa i oznacza wprowadzenie nowej wersji danych, ze wskazaniem daty od kiedy ta zmiana obowiązuje w systemie. ​

Więcej o różnicy między zmianą biznesową a korektą danych przeczytasz tu.

W przypadku otrzymania przez cudzoziemca numeru PESEL możesz wprowadzić tę informację do jego danych i od tego momentu student będzie identyfikowany w systemie za jego pomocą.

Aby zarejestrować cudzoziemcy numer PESEL, w danych studenta kliknij w przycisk „Edytuj”, a następnie użyj opcji „Zmień aktualne dane”.

Wskaż jako identyfikację PESEL. W kolejnym kroku możesz wprowadzić numer PESEL. Zjedź na dół ekranu. Wprowadź datę obowiązywania zmiany i zapisz formularz.​

Zmiana sposobu identyfikacji zostanie odzwierciedlona  w sekcji „Historia zmian”.

Inny wpis, którym możesz być zainteresowany:

Zobacz powyższy scenariusz w postaci graficznej:​

Zobacz także ten scenariusz:​

Zmiana biznesowa a korekta w danych studenta​

Korekta danych studenta oznacza poprawienie błędnie wprowadzonych informacji, natomiast rejestracja zmiany (zmiany biznesowej) oznacza wprowadzenie nowej wersji danych, ze wskazaniem daty od kiedy ta zmiana obowiązuje w systemie (Jako datę obowiązywania zmiany podajemy datę powzięcia informacji o zmianie).​

​W module Studenci, omyłkowo wprowadzone lub błędne dane należy poprawić przez interfejs z wykorzystaniem operacji „Popraw błędy”.

Operacja „Zmień aktualne dane” powinna być używana, aby odnotować rzeczywistą zmianę danych studenta. Chodzi więc o zdarzenia, które spowodowały zmianę danych osoby, np. zmiana nazwiska, dlatego system wymaga podanie daty, od której zmiana obowiązuje

UWAGA! Import XML w dalszym ciągu nie umożliwia wykonania zmiany biznesowej. Rejestracja zmiany biznesowej jest możliwa jedynie poprzez interfejs użytkownika!

Zakres danych obowiązkowych do rejestracji (i aktualizacji) wynika z podstaw prawnych (Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 6 marca 2019 r. z późń. zm.), z którymi możesz się zapoznać tutaj.

Korekta danych osobowych​

Aby skorygować dane osobowe, wybierz przycisk „Edytuj” w sekcji „O studencie” w podsekcji „Dane aktualne”. Następnie kliknij w przycisk „Popraw błędy”.

W wyedytowanym formularzu popraw właściwą informację. W naszym przykładzie zostało zmienione imię studentki z „Jana” na „Janinę”.​

Wprowadzone poprawki należy zapisać przyciskiem „Zapisz”. Wyświetli się komunikat potwierdzający, że dane zostały skorygowane.

Korekty danych możesz dokonać także z poziomu zakładki „Historia danych” za pomocą przycisku „Koryguj”.

Zmiana danych osobowych​

Aby uaktualnić dane osobowe wybierz przycisk „Edytuj” w sekcji „O studencie” w podsekcji „Dane aktualne”. Następnie kliknij przycisk „Zmień aktualne dane”.

Zmian lub korekt danych osobowych można dokonać tylko przy wykorzystaniu GUI lub API REST (import XML takiej możliwości nie daje).

Wymagane jest podanie daty, od której zmiana obowiązuje. Datę wybierz z kalendarza, który pojawi się po kliknięciu w ikonę kalendarza albo wpisz ją ręcznie. Nie można wskazać daty przyszłej – należy raportować jedynie zmiany, które faktycznie zaistniały. ​

​W naszym przykładzie zmieniamy nazwisko studentki z „Testowa” na „Testowa-Nowak”. Jako datę obowiązywania zmiany podajemy datę powzięcia informacji o zmianie (data od kiedy na danej uczelni studentka zaczęła się posługiwać nowymi danymi tzn. data kiedy poinformowała o zmianie danych).​

​Zatwierdź zmiany za pomocą przycisku „Zapisz”.​

Wyświetli się komunikat potwierdzający dokonanie zmian.

Historia zmian​

Aby prześledzić, jakie zmiany były kolejno dokonywane w danych osobowych studenta skorzystaj z przycisku „Historia zmian”.​

Zmiany domyślnie są wyświetlane w kolejności od najnowszych do najstarszych. ​

​Przy każdej rejestrowanej wersji, znajdziesz przycisk korekty. Możesz więc poprawić błędy także z tego poziomu. Kolejne wprowadzone zmiany możesz usunąć przyciskiem „Usuń”.

Inne scenariusze, którymi możesz być zainteresowany:

Powyższe scenariusze w postaci graficznej:​

Zobacz także ten scenariusz:​

Rejestracja studenta na indywidualne studia międzyobszarowe

Rejestracja na studia międzyobszarowe przebiega zgodnie ze ścieżką rejestracji nowego studenta na studia z kodem uruchomienia opisaną tu.

Dodatkowo, podczas przypisywania studenta do kierunku należy wskazać nazwę studiów międzyobszarowych, korzystając z rozwijanego menu.

Po rejestracji studenta obok nazwy kierunku pojawi się nazwa studiów międzyobszarowych oraz właściwy kod ISM.

Rejestracja studenta z rekrutacji bez przypisania do kierunku

Rejestracja studenta z rekrutacji bez przypisania do kierunku możliwa jest tylko na 1. lub 2. semestrze.​

​Od 3 semestru student powinien mieć w systemie wskazany właściwy kierunek, poziom i profil studiów, zgodnie ze ścieżką opisaną we wpisie dodawania kolejnego semestru.​

​Jeśli student z rekrutacji bez podziału na kierunki studiuje dwa kierunki to przyjmujemy go na drugi kierunek od razu od 3. semestru.

Zgodnie z art. 69 ust. 4 ustawy pswn – przypisanie studenta do określonego kierunku studiów może nastąpić nie później niż od drugiego roku studiów. Uczelnia może więc określić, że przypisuje studentów do określonych kierunków już od 2. semestru.


Rejestracja studenta pochodzącego z rekrutacji bez podziału na kierunki różni się od standardowej ścieżki rejestracji studenta polskiego lub cudzoziemca wyłącznie w zakresie wskazywania rodzaju rekrutacji.

Aby zarejestrować nowego studenta pochodzącego z rekrutacji bez podziału na kierunki wprowadź do formularza dane identyfikacyjne i osobowe według scenariusza rejestracji studenta polskiego lub cudzoziemca, a następnie w sekcji „Kierunek studiów” w polu „Rodzaj rekrutacji” wskaż „bez przypisania do kierunku”.​

​Po rozwinięciu menu dotyczącego studiów system wyświetli ci wszystkie studia przypisane do rekrutacji bez podziału na kierunki. Wskaż właściwe studia. Zwróć uwagę na ich poziom i formę.

W kolejnym kroku wskaż parametry rozpoczęcia studiów. Formularz ten (a także kolejne sekcje) należy uzupełnić analogicznie do ścieżki studenta pochodzącego z rekrutacji na kierunek z kodem uruchomienia. W polu semestr studenta możesz wskazać tylko 1 lub 2 semestr.

Przykład:​ Dodawanie kolejnych semestrów studentce z rekrutacji bez przypisania do kierunku.​

​W naszym przykładzie, studentka rozpoczyna studia z rekrutacji bez przypisania do kierunku w letnim semestrze 2019/2020. W kolejnym semestrze (semestr zimowy 2020/2021) przypisujemy ją do 2 semestru bez przypisania do kierunku. W kolejnym semestrze (semestr letni 2020/2021) przypisujemy ją do 3 semestru właściwego kierunku poprzez wskazanie wybranego uruchomienia.

Prezentacja graficzna powyższego scenariusza:​

Dodanie informacji o podstawie zwolnienia z opłat cudzoziemca

Informacje o podstawie zwolnienia z opłat możesz wprowadzić do formularza na etapie rejestracji studenta lub później.​

Dodanie zwolnienia z opłat na etapie rejestracji studenta​

​Jeśli dysponujesz informacją o zwolnieniu studenta z opłat na etapie jego rejestracji w sekcji  Podstawa zwolnienia z opłat wybierz właściwą pozycję, a następnie wprowadź datę jej obowiązywania. Kliknięcie w przycisk „Zapisz” kończy rejestrację.​

W danym zakresie czasowym student może mieć wskazaną jedną z podstaw.

Od 1 października 2019 roku studenci zagraniczni mogą być zwalniani z opłat na podstawie:​

  • umowy międzynarodowej,​
  • umowy zawartej między uczelniami,​
  • decyzji właściwego ministra,​
  • decyzji dyrektora NAWA (w odniesieniu do jej stypendystów),​
  • decyzji administracyjnej rektora,​
  • posiadania certyfikatu poświadczającego znajomość języka polskiego jako obcego (min. poziom C1),​
  • posiadania statusu cudzoziemca, o którym mowa w art. 324 ust. 2 pkt.1-4, 6, 7 (Dz. U. z 2008 r. poz. 1668).

Nie jest wymagane podanie podstawy zwolnienia z opłat studentom realizującym kształcenia na zasadach pełnej odpłatności.

Dodanie zwolnienia z opłat po rejestracji studenta

Aby zarejestrować cudzoziemcowi wprowadzonemu do wykazu, informacje o zwolnieniu z opłat, odszukaj go w wykazie studentów korzystając z filtrów zestawienia. Przejdź do danych studenta, a następnie wybierz zakładkę „Podsumowanie przebiegu studiów”.​

​Kliknij w nazwę studiów na kierunku, która jest linkiem aktywnym do informacji o studiach. W danych o kierunku studiów wybierz podsekcję „Przebieg studiów” i przejdź do części „Podstawa zwolnienia z opłat cudzoziemca”. Skorzystaj z przycisku „Dodaj”. Wprowadź właściwą podstawę z rozwijanego menu oraz datę od kiedy podstawa obowiązuje. Zapisz wprowadzoną informację przyciskiem zapisu.

Korekta lub rejestracja zmiany podstawy zwolnienia z opłat

Aby dokonać korekty lub zarejestrować nową podstawę zwolnienia z opłat odszukaj studenta w wykazie studentów korzystając z filtrów zestawienia. Przejdź do danych studenta, a następnie wybierz zakładkę „Podsumowanie przebiegu studiów”.​

​Kliknij w nazwę studiów na kierunku, która jest linkiem aktywnym do informacji o studiach. W danych o kierunku studiów wybierz podsekcję „Przebieg studiów” i przejdź do części „Podstawa zwolnienia z opłat cudzoziemca”. Wyedytuj formularz korzystając z przycisku „Modyfikuj”. 

  • Jeśli chcesz dokonać korekty zarejestrowanej podstawy, popraw wprowadzone informacje a następnie zapisz zmiany.​
  • Jeśli chcesz zarejestrować nową podstawę, wprowadź datę ustania dotychczasowej podstawy korzystając z kalendarza. Następnie użyj przycisku „Dodaj”.

Wprowadź informacje o nowej podstawie wskazując jej rodzaj i datę od kiedy obowiązuje. Zapisz wprowadzoną informację przyciskiem zapisu. 

System nie pozwoli ci zarejestrować dwóch podstaw studiowania w tym samym okresie.

Rejestracja studenta nieposiadającego polskiego obywatelstwa

UWAGA! Pliki importowe nadal są wczytywane w POL-on 1 w module Administracja (w wersji produkcyjnej i demonstracyjnej).

Rejestracja studenta nieposiadającego polskiego obywatelstwa obejmuje:​

  • Uzupełnienie danych identyfikacyjnych i osobowych​
  • Przypisanie studenta do uruchomienia​
  • Wskazanie podstawy przyjęcia i kształcenia.​

​Po rejestracji można będzie podać dodatkowe informacje dotyczące studiów np. dotyczące pomocy materialnej.

Aby zarejestrować nowego studenta nieposiadającego polskiego obywatelstwa, należy wykonać poniższe czynności.​

​W wykazie studentów twojej jednostki kliknij w przycisk „Zarejestruj rozpoczęcie studiów”, znajdujący się nad zestawieniem zarejestrowanych studentów. Za jego pomocą przejdziesz do formularza dodawania nowego studenta.​

​Dane identyfikacyjne​

Zaznacz identyfikację dokument tożsamości, a następnie wprowadź z rozwijanego menu jego typ, wpisz numer dokumentu i kraj wydania. Kliknij w przycisk „Dane osobowe”.

UWAGA! Obywatele polscy są identyfikowani w systemie wyłącznie numerem PESEL. Cudzoziemcy również mogą mieć nadany numer PESEL. Jeśli cudzoziemiec ma numer PESEL może być nim identyfikowany w POL-onie. Cudzoziemcy nie posiadający PESEL są identyfikowani w systemie za pomocą wskazanego dokumentu tożsamości (typ, numer, kraj wydania dokumentu). Nie ma możliwości identyfikacji studenta kilkoma identyfikatorami (np. numerem PESEL i dowodem tożsamości/paszportem). 

System dokona weryfikacji czy osoba o wskazanym identyfikatorze była wcześniej rejestrowana w kontekście twojej uczelni.​

W przypadku studenta nierejestrowanego wcześniej, w kolejnym kroku uzupełnij jego dane osobowe. Dane obowiązkowe zostały oznaczone gwiazdką. ​

​Dane osobowe​

Korzystając z klawiatury lub dostępnych wartości wprowadź:​

  • Nazwisko​
  • Imię ​
  • Rok urodzenia​
  • Płeć​
  • Obywatelstwo (możliwość podania kilku wartości)​
  • Państwo urodzenia.​

Zaznacz czy cudzoziemiec ma:​

  • Kartę Polaka.

W przypadku braku imienia lub nazwiska dopuszczalne jest stosowanie myślnika.

​W kolejnym kroku (przycisk „Kierunek studiów”) wskaż uruchomienie, na które przyjęto studenta.

W przypadku studenta rejestrowanego wcześniej, dane osobowe zostaną uzupełnione w oparciu o informacje z wcześniejszych studiów. 

Jeśli system podpowiada ci dane osoby, które różnią się od tego co chciałeś wprowadzić do formularza sprawdź poprawność wprowadzonego dokumentu tożsamości.

Na każdym etapie rejestracji  możesz anulować proces korzystając z linku „Porzuć rejestrację”. System będzie potrzebował potwierdzenia czynności (przycisk „Porzuć rejestrowanie”).

 

Kierunek studiów 

Aby przypisać studenta do właściwego kierunku wskaż rodzaj rekrutacji. W tym wpisie została przedstawiona rekrutacja na kierunek z kodem uruchomienia.​

​Jeśli chcesz zarejestrować studenta pochodzącego z rekrutacji bez przypisania do kierunku postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną w odrębnym wpisie tu.​

​Aby przypisać właściwe uruchomienie studiów do danych studenta skorzystaj z wyszukiwania po nazwie lub kodzie. Po oznaczeniu wybranego sposobu wprowadź nazwę lub kod uruchomienia. W przypadku wprowadzenia nazwy system podpowie ci odnalezione uruchomienia. Wskaż właściwe uruchomienie.​

​Jeśli studia mają charakter międzydziedzinowy postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.​

​W kolejnym kroku dodasz informacje o semestrze (przycisk „Semestr studiów”).

Parametry rozpoczęcia studiów​

​Dodaj informacje o semestrze studenta wskazując:​

  • Rok akademicki​
  • Semestr (zimowy, letni)​
  • Semestr studenta​
  • Miejsce zamieszkania przed rozpoczęciem studiów.​

Następnie wybierz z kalendarza:​

  • Datę rozpoczęcia studiów​

oraz odpowiedź na pytania:​

  • Czy realizuje kształcenie przygotowują do wykonywania zawodu nauczyciela? ​
  • Czy realizuje kształcenie na studiach wspólnych?​

Kliknij w przycisk „Punkty ECTS”.

Punkty ECTS​

​Wprowadź uzyskane punkty ECTS . Uzyskane punkty ECTS u nowo rejestrowanego studenta to „0”. Właściwe punkty (odpowiadające zaliczonym przedmiotom) zostaną dodane po semestrze. 

W formularzu możesz także podać informacje dodatkowe – punkty ECTS zatwierdzone w procesie potwierdzenia efektów uczenia się (dotyczy pierwszego semestru, na który został przyjęty student).

Ostatni krok to rejestracja podstawy studiowania (przycisk „Podstawy studiowania”)​.​

​Podstawa przyjęcia i kształcenia cudzoziemca​​

Rejestracja tej obowiązkowej informacji dla cudzoziemców została opisana w osobnym wpisie tu.​​

​Podstawa zwolnienia z opłat​​

Cudzoziemca może zostać zwolniony z opłat. Informacja ta podlega obowiązkowej rejestracji o ile dotyczy studenta. Podstawę zwolnienia z opłat możesz wprowadzić do formularza na etapie rejestracji studenta lub później. Proces ten został opisany tutaj.​

Po rejestracji możesz dodać studentowi informacje o uzyskanej pomocy materialnej. ​

Zarejestrowanego studenta możesz usunąć z wykazu zgodnie z procedurą opisaną tutaj.

Inne przydatne wpisy:​​

Rejestracja studenta posiadającego polskie obywatelstwo

UWAGA! Pliki importowe nadal są wczytywane w POL-on 1 w module Administracja (w wersji produkcyjnej i demonstracyjnej).

Rejestracja studenta posiadającego polskie obywatelstwo obejmuje:​

  • Uzupełnienie danych identyfikacyjnych i osobowych​
  • Przypisanie studenta do uruchomienia​

​Po rejestracji można będzie podać dodatkowe informacje dotyczące studiów np. pomoc materialną.​

Aby zarejestrować nowego studenta posiadającego polskie obywatelstwo, należy wykonać poniższe czynności.​

​W wykazie studentów twojej jednostki kliknij w przycisk „Zarejestruj rozpoczęcie studiów”, który znajduje się nad zestawieniem zarejestrowanych studentów. Za jego pomocą przejdziesz do formularza dodawania nowego studenta.​

​Dane identyfikacyjne

Zaznacz identyfikację PESEL, a następnie wprowadź numer PESEL. Kliknij w przycisk „Dane osobowe”.

UWAGA! Obywatele polscy są identyfikowani w systemie wyłącznie numerem PESEL. Cudzoziemcy również mogą mieć nadany numer PESEL. Jeśli cudzoziemiec ma numer PESEL może być nim identyfikowany w POL-onie. Cudzoziemcy nie posiadający PESEL są identyfikowani w systemie za pomocą wskazanego dokumentu tożsamości (typ, numer, kraj wydania dokumentu). Nie ma możliwości identyfikacji studenta kilkoma identyfikatorami (np. numerem PESEL i dowodem tożsamości/paszportem).

System dokona weryfikacji czy osoba o wskazanym identyfikatorze była wcześniej rejestrowana w kontekście twojej uczelni.​

W przypadku studenta nierejestrowanego wcześniej, w kolejnym kroku uzupełnij jego dane osobowe. Dane obowiązkowe zostały oznaczone gwiazdką. ​

​Dane osobowe​

Korzystając z klawiatury wprowadź:​

  • Nazwisko​
  • Imię ​
  • Rok urodzenia​
  • Obywatelstwo​

W kolejnym kroku (przycisk „Kierunek studiów”) wskażesz uruchomienie, na które przyjęto studenta.

W przypadku studenta rejestrowanego wcześniej, dane osobowe zostaną uzupełnione w oparciu o informacje z wcześniejszych studiów. 

Jeśli system podpowiada ci dane osoby, które różnią się od tych, które chciałeś wprowadzić do formularza, sprawdź poprawność wprowadzonego numeru PESEL.

Na każdym etapie rejestracji  możesz anulować proces, korzystając z linku „Porzuć rejestrację”. System będzie potrzebował potwierdzenia czynności (przycisk „Porzuć rejestrowanie”).

Kierunek studiów

Aby przypisać studenta do kierunku, poziomu i profilu studiów, wskaż rodzaj rekrutacji. W tym wpisie została przedstawiona rekrutacja na kierunek z kodem uruchomienia.​

​Jeśli chcesz zarejestrować studenta pochodzącego z rekrutacji bez przypisania do kierunku, postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną w odrębnym wpisie tu.​

​Aby przypisać właściwe uruchomienie studiów do danych studenta skorzystaj z wyszukiwania po nazwie lub kodzie. Po oznaczeniu wybranego sposobu wprowadź nazwę lub kod uruchomienia. W przypadku wprowadzenia nazwy, system podpowie ci odnalezione uruchomienia. Wskaż właściwe uruchomienie.​

​Jeśli studia mają charakter międzydziedzinowy postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.​

​W kolejnym kroku dodasz informacje o semestrze (przycisk „Semestr studiów”).

Parametry rozpoczęcia studiów​

​Dodaj informacje o semestrze studenta wskazując:​

  • Rok akademicki​
  • Semestr (zimowy, letni)​
  • Semestr studenta​
  • Miejsce zamieszkania przed rozpoczęciem studiów.​

Następnie wybierz z kalendarza:​

  • Datę rozpoczęcia studiów

oraz zaznacz:​

  • Czy realizuje kształcenie przygotowują do wykonywania zawodu nauczyciela ​
  • Czy realizuje kształcenie na studiach wspólnych.​

Kliknij w przycisk „Punkty ECTS”.

Punkty ECTS

Wprowadź uzyskane punkty ECTS . Uzyskane punkty ECTS u nowo rejestrowanego studenta to „0”. Właściwe punkty (odpowiadające zaliczonym przedmiotom) zostaną dodane po semestrze. Kliknięcie w przycisk zapisu kończy rejestrację.

W formularzu możesz także podać informacje dodatkowe – punkty ECTS zatwierdzone w procesie potwierdzenia efektów uczenia się (dotyczy pierwszego semestru, na który został przyjęty student).

Po rejestracji możesz dodać studentowi informacje o uzyskanej pomocy materialnej. ​

Zarejestrowanego studenta możesz usunąć z wykazu zgodnie z procedurą opisaną tutaj.

Inne przydatne wpisy:​​

Moduł Studenci – Wygląd i zawartość modułu

Podstawy prawne

Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2018 r. poz. 1668 z późn. zm.)

Art. 342. 3.
System POL-on obejmuje następujące bazy danych:
2) wykaz studentów;

Art. 344. 1.
Wykaz studentów obejmuje:
1) imiona i nazwisko;
2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało;
3) obywatelstwo;
4) w przypadku cudzoziemców:
a) nazwę państwa urodzenia,
b) informacje o przyjęciu na studia i ich odbywaniu,
c) informacje o posiadaniu Karty Polaka;
5) rok urodzenia;
6) płeć;
7) miejsce zamieszkania przed rozpoczęciem studiów: wieś lub miasto;
8) liczbę punktów ECTS uzyskanych przez studenta na studiach na każdym kierunku, poziomie i profilu;
9) liczbę punktów ECTS, która w wyniku potwierdzenia efektów uczenia się została zaliczona studentowi do danego programu studiów na określonym kierunku, poziomie i profilu;
10) rodzaj przyznanych świadczeń, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1–4;
11) informację o przyznaniu stypendium ministra;
12) numer dyplomu ukończenia studiów na określonym kierunku, poziomie i profilu;
13) datę rozpoczęcia studiów, datę ich ukończenia i nazwę uzyskanego tytułu zawodowego albo datę skreślenia z listy studentów.

Art. 344. 5.
Wykaz nie obejmuje studentów uczelni wojskowych będących żołnierzami.

Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 12 września 2024 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 1403)

§ 3. ust. 1-3.

§ 10. ust. 1.

Role umożliwiające dostęp do modułu to:

  • INST_PR_WS – rejestracja, edycja, usuwanie danych
  • INST_PR_WS_PODGLAD – podgląd wszystkich danych – w tym danych identyfikacyjnych
  • INST_PR_WS_PODGLAD_BEZ_DANYCH_RESTRYKCYJNYCH – podgląd bez danych identyfikacyjnych (numerów PESEL i dokumentów tożsamości).

Role mogą być nadane na całość uczelni, jednostkę organizacyjną lub filię.

Aby wejść do modułu Studenci, po zalogowaniu do POL-onu kliknij w niebieską ikonę spisu treści w lewym górnym rogu ekranu. W menu bocznym, które się pojawi, wybierz pozycję „Studenci”. Kliknij w kafel „Wykaz studentów”.

Wykaz studentów jest dostępny w dwóch widokach: tabelarycznym lub listy. 

W widoku podstawowym – tabelarycznym zobaczysz: filtry i wyszukiwarkę (w lewej kolumnie) oraz rekordy zarejestrowanych studentów w postaci odrębnych wierszy tabeli.

Rejestrowanie nowego studenta​

W obydwu widokach, pod nazwą Wykazu, dostępny jest przycisk „+ Zarejestruj rozpoczęcie studiów”. Za jego pomocą przejdziesz do formularza dodawania nowego studenta do wykazu. ​

  • ​Z rejestracją nowego studenta posiadającego PESEL możesz zapoznać się tutaj.​
  • Z rejestracją nowego studenta nieposiadającego PESEL możesz zapoznać się tutaj.

UWAGA! Pliki importowe nadal są wczytywane w POL-on 1 w module Administracja (w wersji produkcyjnej i demonstracyjnej).

Sortowanie wyników​

Zarówno w widoku tabelarycznym, jak i widoku listy możesz posortować wyniki alfabetycznie, rosnąco lub malejąco. Dostępne jest sortowanie po imionach lub po nazwiskach. Domyślnie ustawione jest sortowanie po nazwiskach pracowników w kolejności rosnącej.

Rekordy i strony​

W górnej części wykazu znajduje się informacja, ile pozycji (rekordów) zawiera Wykaz studentów przy zadanych kryteriach wyszukiwania.​

Widoczna jest także informacja, ile rekordów jest wyświetlanych jednocześnie na stronie. Ustawienie to można zmienić klikając w skierowaną do dołu strzałkę i wybierając jedną z opcji na rozwijanej liście.​

Aby przejść do dalszych stron wykazu możesz:​

  • kliknąć w przycisk „Następna” lub​
  • wpisać numer interesującej Cię strony i nacisnąć „Enter”.

Wyszukiwanie i filtry​

Aby wyszukać konkretnych studentów, wpisz w pola wyszukiwarki odpowiednio nazwisko, imię lub PESEL albo numer dokumentu tożsamości. Możesz wypełnić niektóre albo wszystkie pola naraz.​

Aktualnie można filtrować Wykaz studentów z użyciem następujących kryteriów:​

  • Rok akademicki – możesz wskazać rok i semestr akademicki (zimowy, letni);​
  • Przebieg studiów – możesz wskazać datę rozpoczęcia, ukończenia lub skreślenia (od-do), semestr studiów, aktualny semestr studenta (tj. ostatni semestr, na który został przypisany), status studenta oraz informację czy realizuje kształcenie na studiach wspólnych (tak, nie).​
    • Status studenta obejmuje informacje: studia nadal trwają, studia ukończone, w procedurze skreślenia, skreślenie z listy studentów.​
  • Kierunek studiów – możesz wyszukać/przefiltrować studentów po atrybucie kierunku: profilu (ogólnoakademicki, praktyczny), po nazwie kierunku, kodzie uruchomienia (nowym lub starym tj. z POL-on 1), poziomie (pierwszy lub drugi stopień, jednolite magisterskie), formie (stacjonarne, niestacjonarne);​
  • Cudzoziemcy – możesz wyszukać/przefiltrować studentów cudzoziemców po gromadzonych dla nich danych tj.: obywatelstwie, informacji czy są cudzoziemcami (tak, nie), podstawie przyjęcia i kształcenia, podstawie zwolnienia z opłat (o ile student taką posiada);​
  • Poprawność danych – możesz wyszukać rekordy o stanie danych poprawnym lub niepoprawnym (wymagają sprawdzenia i uzupełnienia/poprawienia);​
  • Świadczenia – możesz wyszukać studenta po okresie kiedy otrzymywał świadczenie (od – do) i po rodzaju świadczenia.

Po zaznaczeniu wybranego filtra kliknij w przycisk „Szukaj”, aby wyświetlić listę studentów zaktualizowaną do wybranych przez ciebie kryteriów.

​Nawet po wciśnięciu przycisku „Szukaj” system zapamiętuje zadane kryteria wyszukiwania. Jeśli chcesz je zmienić, zawsze najpierw wyczyść aktualnie ustawione filtry. Zrobisz to klikając w komendę „Wyczyść” z prawej strony filtrów.​

Jeśli tego nie zrobisz, dodasz jedynie kolejne kryteria do już ustawionych kryteriów wyszukiwania. W rezultacie możesz nie otrzymać interesujących cię wyników.


Szybkie wyszukiwanie studenta​

Aby wyszukać studenta możesz skorzystać z filtrów zestawienia dostępnych po lewej stronie wykazu studentów lub skorzystać z kafla „Wyszukaj studenta”, który jest dostępny po kliknięciu w moduł Studenci po zalogowaniu do POL-onu.​

​

Wyszukiwanie studenta przy użyciu filtrów​

​Przykład 1. ​ Chcesz odnaleźć studenta przy użyciu danych identyfikacyjnych. Wpisz w filtry dane obowiązkowe, którymi student jest identyfikowany w systemie. Będą to:​

  • PESEL dla studentów krajowych​
  • Numer dokumentu dla cudzoziemców. ​

​W tym przypadku student ma nadany numer PESEL. Po wprowadzeniu go i kliknięciu w przycisk „Szukaj” system znalazł 1 pasujący rekord.

Przykład 2.​ Chcesz odnaleźć studentkę. Nie masz jej danych identyfikacyjnych, ale znasz jej nazwisko. Wprowadź je we właściwe pole w filtrach zestawienia i kliknij w przycisk „Szukaj”.​

​Uwaga! Nie zapomnij wcześniej wyczyścić filtra! Inaczej system uwzględni w wyszukiwaniu oba wprowadzone atrybuty.​

​System odnalazł dwie studentki o nazwisku „Testowa”.​

​W widoku tabelarycznym odnalezione rekordy widzisz jako osobne wiersze tabeli. Aby przejść do danych szczegółowych studentki, kliknij w aktywny link ukryty pod imieniem i nazwiskiem właściwego rekordu (Testowa Anna).

Nieco inaczej wygląda nawigacja w widoku listy.​

​Aby przejść do widoku listy, kliknij w menu w prawym górnym rogu ekranu i wybierz pozycję „lista”. ​

Dwa odnalezione rekordy widzisz w środkowym panelu (obok filtrów). Po prawej stronie od odnalezionych rekordów, znajdują się dane wskazanego rekordu (domyślnie jest to rekord znajdujący się na górze). Aby przejść do danych studentki kliknij w link aktywny ukryty pod imieniem i nazwiskiem wskazanego rekordu (Testowa Anna).

Funkcja „Wyszukaj studenta”

Funkcja „Wyszukaj studenta” jest dostępna po kliknięciu w moduł Studenci po zalogowaniu do POL-onu. Wymaga wprowadzenia numeru PESEL lub numeru dokumentu identyfikacyjnego studenta nieposiadającego numeru PESEL.​

Po wprowadzeniu numeru, system podpowiada dane osobowe studenta o wskazanym numerze. Kliknij w podpowiedź, a następnie zatwierdź przejście do danych szczegółowych studenta.

Nawigacja po rekordzie zarejestrowanego studenta

Jesteś w danych studenta. Domyślnie znajdujesz się w zakładce „O studencie” – „Dane aktualne”, w której znajdują się jego dane identyfikacyjne i osobowe.​

W zakładce „Historia zmian” są gromadzone informacje o nowych wersjach danych studenta.​

​Aby przejść do danych o studiach kliknij w „Podsumowanie przebiegu studiów”. Informacje szczegółowe o kierunku znajdziesz pod linkiem aktywnym ukrytym pod jego nazwą.

Nawigacja po informacjach o kierunku studiów​

​Jesteś w danych o studiach. Domyślnie znajdujesz się w zakładce „Kierunek studiów” – „Parametry kierunku”, w której znajdują informacje zaciągnięte z modułu Kierunki studiów.​

​W zakładce „Przebieg studiów” gromadzone są informacje o rozpoczęciu, skreśleniu, ukończeniu studiów, ostatnim zaraportowanym semestrze, a w przypadku cudzoziemców podstawie studiowania i kształcenia oraz podstawie zwolnienia z opłat.​

​Aby przejść do danych o studiach kliknij w zakładkę „Podsumowanie przebiegu studiów”. Aby zapoznać się z informacjami szczegółowymi kliknij w link aktywny ukryty pod nazwą kierunku.

W zakładce „Semestry” możesz dodać kolejny semestr. Szczegóły tego procesu zostały opisane tutaj.​

​W zakładce „Świadczenia” możesz dodać informacje o stypendiach lub zapomodze. Szczegóły tego procesu znajdziesz tutaj.

Inne przydatne wpisy:​

Uwierzytelnianie usług REST-API w POL-on 2.0

Wszystkie żądania REST API wymagają przekazania w nagłówku (Authorization) tokena dostępowego (access token). Token dostępowy mogą pobrać użytkownicy Systemu POL-on posiadający konto w Module Centralnego Logowania (MCL). Token dostępowy należy pobrać wykonując żądanie HTTP metodą POST do serwera produkcyjnego Modułu Centralnego Logowania.

Moduł Centralnego Logowania nie posiada środowiska demonstracyjnego. Token dostępowy należy pobrać ze środowiska produkcyjnego MCL, niezależnie od serwera, do którego wysłane jest żądanie dotyczące studentów.

Uwierzytelnianie z tokenem autoryzacyjnym (access token)

Pobranie tokena

Pobranie tokena dostępowego wymaga wysłania żądania HTTP metodą POST z podaniem odpowiednich parametrów.

W przypadku włączenia uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA) pobranie tokena będzie wymagało podania kodu (drugiego składnika) w zapytaniu pobierającym access-token (w polu: totp).

Numery wierszy w kodzie odpowiadają poniższym numerom.
  1. adres usługi uwierzytelniającej: https://mcl.opi.org.pl/auth/realms/OPI/protocol/openid-connect/token
  2. header: nagłówek żądania.
  3. client_id: identyfikator systemu, w którym zostanie uwierzytelniony użytkownik (dla Systemu POL-on 2.0 należy podać „polon2”).
  4. grant_type: rodzaj dostępu potrzebny do uzyskania tokena (dla MCL należy podać „password” – dostęp na podstawie hasła).
  5. username: nazwa użytkownika.
  6. password: hasło użytkownika.
  7. totp: jednorazowy kod dostępu, który powinien zostać podany w przypadku włączonego uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA). W przypadku braku uwierzytelniania dwuskładnikowego pole można pominąć lub pozostawić puste. Kod powinien zostać wygenerowany przed wykonaniem żądania. Więcej o uwierzytelnianiu dwuskładnikowym przeczytasz tutaj.

Struktura odpowiedzi z tokenem autoryzacyjnym (access token)

Poprawna odpowiedź

W przypadku wysłania poprawnych danych uwierzytelniających, Moduł Centralnego Logowania zwróci token dostępowy (access_token) wraz z informacją o okresie jego ważności.

Numery wierszy w kodzie odpowiadają poniższym numerom.

  1. {
  2. access_token: token dostępowy, który umożliwia wykonywanie operacji na zasobach API w imieniu zalogowanego użytkownika. Token w formacie JWT.
  3. expires_in: czas ważności tokena dostępowego (wartość podana w sekundach)
  4. refresh_expires_in: czas ważności tokena przedłużającego uwierzytelnienie (wartość podana w sekundach)
  5. refresh_token: token umożliwiający wygenerowanie nowego tokena dostępowego bez konieczności ponownego przesyłania loginu i hasła. Ponowne pobranie tokena dostępowego z użyciem refresh tokena zostało opisane w punkcie „Odświeżanie tokena autoryzacyjnego”. Token w formacie JWT.
  6. token_type: typ tokena, w Systemie POL-on używany jest token typu „bearer”.
  7. not-before-policy: data graniczna, od kiedy można stosować uwierzytelnianie poprzez MCL (czas UNIX).
  8. session_state: identyfikator sesji.
  9. scope: zakresy określające poziom uprawnień.

Błąd uwierzytelniania

W przypadku wystąpienia błędu uwierzytelniania Moduł Centralnego Logowania zwraca komunikat wraz z dodatkowym opisem.

Numery wierszy w kodzie odpowiadają poniższym numerom.

  1. {
  2. error: nazwa błędu
  3. error_description: opis błędu

Odświeżanie tokena dostępowego

Odświeżenie tokena dostępowego polega na wysłaniu nowego żądania do usługi uwierzytelniającej. Ponowne odpytanie usługi z użyciem refresh tokena pozwala pobrać nowy token dostępowy bez konieczności przesyłania loginu i hasła użytkownika. W wyniku odświeżenia zwracany jest nowy zestaw tokenów – access token i refresh_token.

Opis procesu pobierania i odświeżania tokena dostępowego

  • Użytkownik za pomocą loginu, hasła i mechanizmu 2FA, o ile został skonfigurowany, pobiera token dostępowy oraz powiązany z nim refresh token. Opis sposobu pobierania tokena dostępowego znajduje się punkcie „Pobieranie tokena”.
  • Użytkownik zapisuje swój refresh token wraz z jego okresem ważności, który znajduje się w polu
    refresh_expires_in.
  • Użytkownik, posługując się refresh tokenem, wykonuje żądanie, którego celem jest pobranie nowego tokena dostępowego.

Odświeżenie tokena dostępowego wymaga wysłania żądania HTTP metodą POST z podaniem odpowiednich parametrów. Poniżej został przedstawiony przykład wywołania usługi uwierzytelniającej z użyciem refresh tokena.

Numery wierszy w kodzie odpowiadają poniższym numerom.

  1. adres usługi uwierzytelniającej: https://mcl.opi.org.pl/auth/realms/OPI/protocol/openid-connect/token
  2. header: nagłówek żądania.
  3. client_id: identyfikator systemu, w którym zostanie uwierzytelniony użytkownik (dla Systemu POL-on 2.0 należy podać „polon2”).
  4. grant_type: rodzaj dostępu potrzebny do uzyskania tokena dostępowego. W przypadku odświeżania tokena dostępowego należy podać wartość refresh_token.
  5. refresh_token: wartość refresh tokena wykorzystywanego do odświeżenia tokena dostępowego. Należy podać wartość, która została zwrócona w polu refresh_token w odpowiedzi na żądanie opisane w punkcie „Pobranie tokena”.
  • Odświeżenie tokena dostępowego można wykonać w okresie, w którym refresh token zachowuje swoją ważność liczoną od momentu jego pobrania. Ważność refresh tokena określona jest w odpowiedzi usługi uwierzytelniającej w polu refresh_expires_in. Data ważności zapisana jest również w tokenie i można ją odczytać poprzez analizę jego zawartości. Token zwracany jest w formacie JWT, w którym data wygaśnięcia zapisana formacie UNIX znajduje się w polu exp.
  • W wyniku odpytania usługi uwierzytelniającej z użyciem refresh tokena użytkownik otrzymuje taką samą odpowiedź jak w przypadku pobierania tokena z użyciem hasła i loginu. Opis odpowiedzi został umieszczony w punkcie „Struktura odpowiedzi z tokenem dostępowym (akces token)”. W wyniku odświeżenia zwracany jest nowy zestaw tokenów – access token i refresh token.
  • Użytkownik zapisuje nowy refresh token wraz z jego okresem ważności refresh_expires_in. Zapisanie nowego refresh tokena pozwoli przejść proces odświeżania tokena dostępowego ponownie.
  • Użytkownik komunikuje się z REST API Systemu POL-on korzystając z odświeżonego tokena dostępowego (access token). Token może być używany do czasu jego odświeżenia lub wygaśnięcia.
  • Możliwe jest wielokrotne odświeżanie tokena dostępowego bez podawania hasła i loginu. Operację odświeżania można wykonać wielokrotnie, jeżeli za każdym razem użytkownik będzie posługiwał się nowym refresh tokenem, który został pobrany przy odświeżeniu i pod warunkiem że nie stracił on swojej ważności.

Unieważnienie sesji powiązanej z tokenem dostępowym

Moduł Centralnego Logowania pozwala na unieważnienie sesji, w której używany jest określony access token. Operację unieważnienia sesji można wykonać, jeżeli zaistniała konieczność wyłączenia z użycia określonego access tokena lub refresh tokena. W celu unieważnienia sesji konieczna jest znajomość wartości pola session_state, które zwracane jest podczas pobierania lub odświeżania tokena. Wartość pola session_state jest identyfikatorem sesji. Operacja unieważnienie sesji ma zastosowanie również w przypadku offline tokenów, o których mowa w punkcie „Pobieranie offline tokena”.

Unieważnienie sesji powiązanej z tokenem dostępowym wymaga wysłania żądania HTTP metodą DELETE z podaniem odpowiednich parametrów.

Numery wierszy w kodzie odpowiadają poniższym numerom.

  1. adres usługi, której wywołanie skutkuje unieważnieniem określonej sesji: https://mcl.opi.org.pl/auth/realms/OPI/account/sessions/identyfikatorSesji.
    Fragment adresu identyfikatorSesji należy zastąpić wartością zwracaną w polu session_state. Informacja o stanie sesji zwracana jest przy każdorazowym pobieraniu lub odświeżaniu tokena dostępowego.
  2. header: nagłówek żądania, w którym należy zastąpić tekst tokenDostępowyDoUnieważnienia wartością tokena.
  3. header: nagłówek żądania, nie wymaga zmian przed wykonanie polecenia.

Uwierzytelnianie z tokenem autoryzacyjnym typu offline (offline token)

Użytkownik podczas logowania do Modułu Centralnego Logowania może pobierać token typu offline. Offline token służy do pobierania tokena dostępowego (access_tokena), bez konieczności wprowadzania hasła i loginu.

Offline token może być zapisany przez użytkownika na dysku, serwerze lub w bazie danych i wykorzystywany w okresie jego ważności do korzystania z REST API systemu POL-on.

Offline token jest typem refresh tokena. Token ten jest zwracany przez usługę uwierzytelniająca po jej odpytaniu z użyciem określonych parametrów.

Pobieranie i odświeżanie offline tokena różni się od pobierania i odświeżania standardowego tokena dostępowego. Główna różnica polega na ustawieniu wartości parametru scope na offline_access, który w przypadku standardowego tokena dostępowego pozostaje pusty.

Offline token traci ważności po 30 dniach. Po upłynięciu 30 dni od jego pobrania konieczne jest ponowne wykonanie żądania, o którym mowa w punkcie „Pobieranie offline tokena”.
W okresie ważności refresh tokena możliwe jest pobranie nowego tokena offline za pomocą
procedury opisanej w punkcie „Odświeżanie tokena dostępowego na podstawie offline tokena” bez konieczności podawania loginu i hasła.

Pobranie offline token

Pobranie tokena dostępowego wymaga wysłania żądania HTTP metodą POST z podaniem odpowiednich parametrów.

W przypadku włączenia uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA) pobranie tokena będzie wymagało podania kodu (drugiego składnika) w zapytaniu pobierającym access-token (w polu: totp).

Numery wierszy w kodzie odpowiadają poniższym numerom.

  1. adres usługi uwierzytelniającej: https://mcl.opi.org.pl/auth/realms/OPI/protocol/openid-connect/token: 
  2. header: nagłówek żądania.
  3. client_id: identyfikator systemu, w którym zostanie uwierzytelniony użytkownik (dla Systemu POL-on 2.0 należy podać „polon2”).
  4. grant_type: rodzaj dostępu potrzebny do uzyskania tokena (dla MCL należy podać „password” – dostęp na podstawie hasła).
  5. username: nazwa użytkownika.
  6. password: hasło użytkownika.
  7. scope: parametr wywołania usługi, który umożliwia pobranie tokena typu offline. W celu pobrania tokena offline należy dla tego parametru podać wartość „offline_access”.
  8. totp: jednorazowy kod dostępu, który powinien zostać podany w przypadku włączonego uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA). W przypadku braku uwierzytelniania dwuskładnikowego pole można pominąć lub pozostawić puste. Kod powinien zostać wygenerowany przed wykonaniem żądania. Więcej o uwierzytelnianiu dwuskładnikowym przeczytasz tutaj.

Struktura odpowiedzi usługi uwierzytelniającej, która została uruchomiona z użyciem offline tokena

Poprawna odpowiedź

Numery wierszy w kodzie odpowiadają poniższym numerom.

  1. {
  2. access_token: token dostępowy, który umożliwia wykonywanie operacji na zasobach API w imieniu zalogowanego użytkownika. Token w formacie JWT.
  3. expires_in: czas ważności tokena dostępowego (wartość podana w sekundach)
  4. refresh_expires_in: czas ważności tokena przedłużającego uwierzytelnienie (wartość podana w sekundach).
  5. refresh_token: token typu offline zwracany w przypadku wywołania usługi uwierzytelniania z dodatkowym parametrem 'scope=offline_access’. Token umożliwiający wygenerowanie nowego tokena dostępowego bez konieczności podawania hasła i loginu użytkownika. Pobieranie nowego tokenu dostępowego z użyciem refresh tokena opisane jest w punkcie „Odświeżanie tokena dostępowego na podstawie offline tokena”. Token w formacie JWT.
  6. token_type: typ tokena, w Systemie POL-on używany jest token typu „bearer”.
  7. not-before-policy: data graniczna, od kiedy można stosować uwierzytelnianie poprzez MCL (czas UNIX).
  8. session_state: identyfikator sesji.
  9. scope: informacje o zakresie danych, które są przechowywane w tokenie. Dla tokena typu offline w polu scope zwracana jest wartość offline_access.

Błąd uwierzytelniania

Numery wierszy w kodzie odpowiadają poniższym numerom.

  1. {
  2. error: nazwa błędu
  3. error_description: opis błędu

Odświeżanie tokena autoryzacyjnego na podstawie offline tokena

Odświeżenie tokena dostępowego polega na wysłaniu nowego żądania do usługi uwierzytelniającej. Ponowne odpytanie usługi z użyciem offline tokena (refresh tokena) pozwala pobrać nowy token dostępowy bez konieczności przesyłania loginu i hasła użytkownika. W wyniku odświeżenia zwracany jest nowy zestaw tokenów – access token i refresh_token. Odświeżanie offline tokena różni się od procesu odświeżania standardowego tokena dostępowego. Główna różnica polega na ustawieniu wartości parametru scope na offline_access, który w przypadku standardowego tokena dostępowego pozostaje pusty.

Opis procesu pobierania i odświeżania tokena dostępowego z użyciem offline tokena

  • Użytkownik za pomocą loginu, hasła i mechanizmu 2FA, o ile został skonfigurowany, pobiera token dostępowy oraz powiązany z nim refresh token. Opis sposobu pobierania tokena dostępowego znajduje się punkcie „Pobieranie offline tokena”.
  • Użytkownik zapisuje swój refresh token wraz z jego okresem ważności, który znajduje się w polu
    refresh_expires_in.
  • Użytkownik, posługując się refresh tokenem, wykonuje żądanie, którego celem jest pobranie nowego tokena dostępowego.

Poniżej został przedstawiony przykład wywołania usługi uwierzytelniającej z użyciem offline tokena (refresh tokena).

Numery wierszy w kodzie odpowiadają poniższym numerom.

  1. adres usługi uwierzytelniającej: https://mcl.opi.org.pl/auth/realms/OPI/protocol/openid-connect/token
  2. header: nagłówek żądania.
  3. client_id: identyfikator systemu, w którym zostanie uwierzytelniony użytkownik (dla Systemu POL-on 2.0 należy podać „polon2”).
  4. grant_type: rodzaj dostępu potrzebny do uzyskania tokena dostępowego. W przypadku odświeżania tokena dostępowego z użyciem offline tokena należy ustawić wartość parametru na refresh_token.
  5. refresh_token: wartość refresh tokena wykorzystywanego do odświeżenia tokena dostępowego. W tym przypadku należy podać wartość offline tokena, która została wcześniej pobrana i zapisana przez użytkownika. Należy podać wartość, która została zwrócona w polu refresh_token w odpowiedzi na żądanie opisane w punkcie „Pobranie offline token” lub w wyniku odświeżenia offline tokena.
  6. scope: informacja o zakresie danych, które są przechowywanych w tokenie. Dla tokena typu offline w polu scope należy podać wartość offline_access.
  • Odświeżenie tokena dostępowego można wykonać w okresie, w którym refresh token zachowuje swoją ważność liczoną od momentu jego pobrania. Ważność refresh tokena określona jest w odpowiedzi usługi uwierzytelniającej w polu refresh_expires_in. Data ważności zapisana jest również w tokenie i można ją odczytać poprzez analizę jego zawartości. Token zwracany jest w formacie JWT, w którym data wygaśnięcia zapisana formacie UNIX znajduje się w polu exp.
  • W wyniku odpytania usługi uwierzytelniającej z użyciem refresh tokena użytkownik otrzymuje taką samą odpowiedź jak w przypadku pobierania tokena z użyciem hasła i loginu. Opis odpowiedzi dostępny jest w punkcie „Struktury odpowiedzi usługi uwierzytelniającej, która została uruchomiona z użyciem offline tokena”
  • Użytkownik zapisuje nowy refresh token wraz z jego okresem ważności refresh_expires_in. Zapisanie nowego refresh tokena pozwoli przejść proces odświeżania tokena dostępowego ponownie.
  • Możliwe jest wielokrotne odświeżanie tokena dostępowego bez podawania hasła i loginu, jeżeli za każdym razem użytkownik będzie posługiwał się nowym refresh tokenem, który został pobrany przy odświeżeniu i pod warunkiem że nie stracił on swojej ważności.

Użycie tokena offline w integracji systemu zewnętrznego z systemem POL-on

Główną różnicą pomiędzy standardowym tokenem, o którym mowa w punkcie „Pobieranie tokena” a tokenem offline opisanym w punkcie „Pobieranie offline token” jest okres ważności. Wydłużony okres ważności offline tokena umożliwia jego zapisanie i wielokrotne używanie w komunikacji poprzez REST API bez konieczności częstego odpytywania usługi uwierzytelniającej. Offline token może zostać pobrany raz na jakiś czas z użyciem hasła i loginu, a następnie zapisany w systemie uczelnianym. Pobrany i zapisany token może być wielokrotnie odświeżany bez udziału użytkownika.

Zalecany scenariusz integracji z Systemem POL-on z użyciem offline tokena

  • Użytkownik za pomocą loginu, hasła i mechanizmu 2FA, o ile został skonfigurowany, pobiera token dostępowy oraz powiązany z nim refresh token typu offline (offline token). Opis sposobu pobierania tokena dostępowego typu offline znajduje się w punkcie „Pobieranie offline token”. Token typu offline znajduje się w odpowiedzi w polu refresh_token.
  • Użytkownik zapisuje refresh token typu offline wraz z jego datą ważności. Data ważności zapisana jest w tokenie i można ją odczytać poprzez analizę jego zawartości. Token zwracany jest w formacie JWT, w którym data wygaśnięcia zapisana formacie UNIX znajduje się w polu exp.
  • System uczelniany na początku sesji wysyłania danych do Systemu POL-on powinien pobrać standardowy token dostępowy. Pobranie standardowego tokena dostępowego powinno zostać wykonane z użyciem zapisanego wcześniej oflline tokena.

Pobranie tokena dostępowego na podstawie offline tokena wymaga wysłania żądania HTTP metodą POST z podaniem odpowiednich parametrów. Poniżej przykład pobrania standardowego tokena dostępowego z użyciem offline tokena.

Numery wierszy w kodzie odpowiadają poniższym numerom.

  1. adres usługi uwierzytelniającej: https://mcl.opi.org.pl/auth/realms/OPI/protocol/openid-connect/token
  2. header: nagłówek żądania.
  3. client_id: identyfikator systemu, w którym zostanie uwierzytelniony użytkownik (dla Systemu POL-on 2.0 należy podać „polon2”).
  4. grant_type: rodzaj dostępu potrzebny do uzyskania tokena dostępowego. W przypadku pobierania tokena dostępowego na podstawie offline tokena należy podać wartość refresh_token.
  5. refresh_token: wartość zapisanego offline tokena. Należy podać wartość, która została zwrócona w polu refresh_token w odpowiedzi na żądanie opisane w punkcie „Pobranie offline token”.
  • System uczelniany powinien zapisać otrzymany standardowy refresh_token oraz access_token jako
    tymczasowe zmienne związane z sesją wysyłania danych.
  • W trakcie wysyłania danych do Systemu POL-on 2.0 do uwierzytelniania należy korzystać z pobranego tymczasowego access_tokena. Gdy jego ważność wygaśnie, należy użyć refresh_tokena do uzyskiwania nowych access tokenów, zgodnie z procedurą opisaną w punkcie „Odświeżanie tokena dostępowego”. Przy każdej kolejnej operacji generowania tymczasowego access_tokena należy aktualizować powiązany z nim refresh_token.

Zaleca się używanie offline tokena tylko do inicjowania sesji wysyłania danych do Systemu
POL-on. Operacje wykonywanie w trakcie sesji wysyłania danych powinny być
uwierzytelniane za pomocą standardowego tokena dostępowego, o którym mowa w
punkcie „Pobieranie tokena” oraz w punkcie „Odświeżanie tokena dostępowego”.

  • Na koniec sesji wysyłania danych do Systemu POL-on, należy odświeżyć offline token, zgodnie z procedurą opisaną w punkcie „Odświeżanie tokena dostępowego na podstawie offline tokena” oraz zaktualizować zapisany offline token wraz z jego datą ważności.

Offline token traci ważności po 30 dniach. W związku z powyższym zalecane jest odświeżanie offline tokena po każdej sesji przekazywania danych do systemu POL-on, co zapobiegnie jego wygaśnięciu. Odświeżanie tokena zostało omówione w punkcie „Odświeżanie tokena dostępowego na podstawie offline tokena”.

  • System uczelniany raz na miesiąc powinien sprawdzać, czy nie wygasa ważność offline tokena. Jeżeli jego ważność wygasa należy go odświeżyć tak jak zostało to opisane w punkcie „Odświeżanie tokena dostępowego na podstawie offline tokena”

Unieważnienie sesji powiązanej z offline tokenem

Unieważnienie sesji z offline tokenem należy wykonać zgodnie z opisem umieszczonym w punkcie „Unieważnienie sesji powiązanej z tokenem dostępowym”.

Obszar Inwestycje – udostępnione raporty

W tym artykule znajdziesz ogólne informacje o raportach możliwych do wygenerowania w module Raporty, w obszarze Inwestycje.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Raporty [1]. Wybierz kafel Generowanie raportów [2], a następnie obszar Inwestycje [3].

Obszar będzie widoczny jeśli posiadasz rolę INST_INWESTYCJE_ADM lub INST_INWESTYCJE_PODGLAD (nadane na całość uczelni).

Aktualnie w obszarze Administracja możliwe jest generowanie raportów:

  • Inwestycje w systemie OSF (dla INST_INWESTYCJE_ADM),
  • Inwestycje – dane podstawowe (dla INST_INWESTYCJE_ADM lub INST_INWESTYCJE_PODGLAD).

Aby wygenerować i pobrać wybrany raport postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Poniżej znajdziesz zakres danych raportów z tego obszaru.

Inwestycje w systemie OSF

  • ID wniosku
  • Charakter
  • Rodzaj
  • Typ
  • Tytuł (nazwa inwestycji)
  • Źródło finansowania
  • Wysokość nakładów
  • Nazwa instytucji
  • UUID instytucji

W raporcie Inwestycje w systemie OSF pojawią się wnioski, z którymi możesz powiązać dane w module Inwestycje. Więcej o procesie powiązania inwestycji z wnioskiem w systemie OSF przeczytasz tutaj.

Inwestycje – dane podstawowe

  • ID inwestycji
  • Nazwa inwestycji
  • Charakter
  • Rodzaj
  • Typ
  • Status
  • Okres realizacji
  • Okres trwałości
  • Wysokość nakładów
  • Opis

Moduł Inwestycje – korekta i uzupełnienie danych po rejestracji

W zarejestrowanej inwestycji w wykazie twojej jednostki możesz dokonać:

  • korekty danych (to jest poprawy błędu, np. literówki lub błędnie wprowadzonej informacji),
  • uzupełnienia danych w formularzu lub
  • rejestracji zmiany biznesowej (czyli dodania nowej wersji danych).

Korekta a zmiana biznesowa

Korekta, czyli poprawa błędnie wprowadzonych danych, jest możliwa w trybie edycji.

Aby wyedytować formularz przejdź do wybranej sekcji, a następnie użyj przycisku „Koryguj” lub ikony ołówka. Po poprawieniu zawartości pól, skorzystaj z przycisku zapisu.

Rejestracja zmiany biznesowej to dodanie kolejnej wersji wprowadzonych danych. Wymagane jest podanie daty, od której zmiana obowiązuje oraz powodu zmiany.

Aby dokonać rejestracji zmiany biznesowej przejdź do właściwej sekcji, a następnie kliknij przycisk „+ Dodaj zmianę biznesową”. Uzupełnij formularz zgodnie z zasadami omówionymi we wpisie dotyczącym rejestracji inwestycji. W kolejnym kroku wybierz datę obowiązywania zmiany klikając w ikonę kalendarza. Wprowadź powód zmiany za pomocą klawiatury, a następnie zapisz nową wersję danych za pomocą znacznika zapisu.

Walidacje po zapisie formularza

Po zapisie danych w formularzu system weryfikuje poprawność rekordu. Dane, które nie spełniają wszystkich walidacji są oznaczane jako niepoprawne i wymagają poprawy lub uzupełnienia.

Aby odnaleźć rekordy wymagające poprawy lub uzupełnienia skorzystaj z atrybutu Stan danych „Dane wymagają poprawy” dostępnego w filtrach zestawienia. Przejdź do wybranego rekordu oznaczonego ikoną czerwonego trójkąta z wykrzyknikiem w środku.

W danych szczegółowych wybranej inwestycji rozwiń belkę z podsumowaniem dotyczącym błędów.

W tabeli znajdziesz:

  • Informację o kodzie błędu,
  • Komunikat systemu,
  • Nazwę zakładki, w której należy dokonać zmian (link aktywny).

Ze względu na zmiany prawne rekordy zmigrowane do modułu z POL-on 1 wymagają uzupełnienia o pola:

  • Charakter inwestycji, Rodzaj inwestycji i Typ inwestycji (jeśli dotyczy),
  • Okres trwałości inwestycji (jeśli dotyczy),
  • Dane kontaktowe osoby lub osób do kontaktu w sprawie użytkowania inwestycji.

Dodatkowo aparatura, infrastruktura informatyczna oraz inwestycje współfinasowane ze źródeł zagranicznych wymagają uzupełnienia Opisu technicznego tj. pól:

  • Dane techniczne,
  • Rok produkcji.

Inwestycje związane z działalnością naukową (tryb art. 365 pkt 4 lit b PSWiN), finansowane z budżetu państwa muszą zostać powiązane z wnioskiem/umową z systemu OSF. Z procesem powiązywania rekordu z systemem OSF możesz się zapoznać tu.

Poprawa danych o inwestycji – Dane aktualne

Jeśli chcesz poprawić błędnie zarejestrowane dane inwestycji odnajdź wybraną inwestycję, korzystając z filtrów zestawienia. Przejdź do szczegółów inwestycji, a następnie użyj przycisku „Koryguj”. Popraw informacje, np. literówkę w nazwie, błędnie wskazany typ inwestycji. W trybie edycji możesz usunąć zarejestrowane słowa kluczowe lub dodać nowe. Zapisz poprawki za pomocą przycisku zapisu na dole formularza. System poinformuje cię o poprawnym zapisie.

Uwaga! Okres realizacji, okres trwałości, opis inwestycji można skorygować lub zmienić w zakładce Dane podstawowe – w sekcji Dane biznesowe.

Poprawa i rejestracja nowych danych o inwestycji – Dane biznesowe

W celu poprawy błędnie zarejestrowanych danych biznesowych lub ich uzupełnienia, odnajdź wybraną inwestycję, korzystając z filtrów zestawienia. Przejdź do szczegółów inwestycji, a następnie w zakładce Dane podstawowe wybierz Dane biznesowe.

Przejdź do właściwej sekcji:

  • Okres trwałości i Okres realizacji są dostępne w sekcji Dane inwestycji,
  • Opis inwestycji znajdziesz w osobnej sekcji.

Dane inwestycji (Okres trwałości i okres realizacji)

W celu korekty okresu trwałości lub okresu realizacji użyj ikony ołówka. Popraw dane (np. zmień błędną datę) w trybie edycji, a następnie zapisz poprawki za pomocą znacznika zapisu znajdującego się po prawej stronie formularza. System poinformuje cię o poprawnym zapisie.

W celu rejestracji nowego okresu trwałości lub okresu realizacji użyj przycisku „+Dodaj zmianę biznesową”. Wprowadź nowe informacje, w tym datę obowiązywania i powód zmiany za pomocą klawiatury. Zapisz nową wersję danych za pomocą znacznika zapisu znajdującego się po prawej stronie formularza. System poinformuje cię o poprawnym zapisie.

Opis inwestycji

W celu uzupełnienia lub korekty opisu inwestycji przejdź do sekcji Opis inwestycji w Danych biznesowych inwestycji. Następnie użyj ikony ołówka.

Uzupełnij lub popraw dane w formularzu. Opis inwestycji możesz wprowadzić w pole tekstowe oraz poprzez dołączenie załącznika. W przypadku konieczności dołączenia kilku plików spakuj je do jednego archiwum (np. zip).​

Wielkość pola opisu wynosi 8000 znaków ze spacjami. Ograniczenie wielkości załącznika to 20 MB.

Do dodanego pliku możesz dodać komentarz. Pole będzie aktywne po załączeniu pliku.​

W celu dodania nowej wersji opisu inwestycji użyj przycisku „+Dodaj zmianę biznesową”. Wprowadź nowy opis do okna i jeśli chcesz dodaj załącznik wraz z komentarzem. (Dodany plik można podmienić, korzystając z przycisku „Podmień plik…” lub usunąć. W celu usunięcia pliku należy użyć ikony śmietnika znajdującej się przy jego nazwie.)​

Uzupełnij za pomocą klawiatury datę obowiązywania nowej wersji opisu i powód zmiany. Zapisz nową wersję danych za pomocą znacznika zapisu znajdującego się po prawej stronie formularza. System poinformuje cię o poprawnym zapisie.

Opis techniczny

Zakładka Opis techniczny  pojawia się w rekordach dotyczących aparatury i infrastruktury informatycznej.

W celu uzupełnienia opisu technicznego odnajdź inwestycję za pomocą filtrów zestawienia i przejdź do danych szczegółowych. Wybierz zakładkę Opis techniczny. W celu uzupełnienia formularza kliknij w przycisk „+Dodaj opis”.

Wprowadź rok produkcji za pomocą klawiatury. Do wprowadzonych danych możesz dodać komentarz. Następnie dodaj opis techniczny. Możesz go wprowadzić w pole tekstowe oraz dodatkowo dołączyć w postaci załącznika. W przypadku konieczności dołączenia kilku plików spakuj je do jednego archiwum (np. zip).​

Wielkość pola opisu wynosi 4000 znaków ze spacjami. Ograniczenie wielkości załącznika to 20 MB.

Dodany plik będzie można podmienić, korzystając z przycisku „Podmień plik…” lub usunąć. W celu usunięcia pliku, użyj ikony śmietnika znajdującej się przy jego nazwie.​

Zapisz dane za pomocą znacznika zapisu znajdującego się po prawej stronie. System poinformuje cię o poprawnym zapisie.

Po rejestracji opisu technicznego możesz:

  • Dokonać korekty (poprawy błędów),
  • Usunąć dodany opis,
  • Dodać nową wersję opisu technicznego.

Aby poprawić opis techniczny użyj ikony ołówka, wprowadź zmiany i zapisz je znacznikiem zapisu. System poinformuje cię o poprawnym zapisie.

Usunięcie opisu technicznego jest możliwe po kliknięciu w przycisk „Usuń cały opis”.

W celu dodania nowej wersji opisu technicznego użyj przycisku „+Dodaj zmianę biznesową”. Uzupełnij formularz zgodnie z opisaną ścieżką. Wprowadź za pomocą klawiatury datę obowiązywania nowej wersji opisu i powód zmiany. Zapisz nową wersję danych za pomocą znacznika zapisu znajdującego się po prawej stronie formularza. System poinformuje cię o poprawnym zapisie.

Po rejestracji zmiany biznesowej masz możliwość edycji bądź usunięcia nowej wersji danych.

Dane kontaktowe

W celu uzupełnienia danych kontaktowych przejdź do właściwej zakładki w zarejestrowanej, a następnie kliknij w przycisk „+Dodaj kontakt”. Wprowadź:​ imię i nazwisko,​ służbowy numer telefonu,​ a także służbowy adres e-mail osoby wyznaczonej przez kierownika podmiotu do kontaktu.

Zapisz dane znacznikiem zapisu po prawej stronie. Zapisane dane możesz edytować lub usuwać. Skorzystaj z dedykowanych przycisków: ikona ołówka edytuje sekcję, ikona śmietnika usuwa dane.​

Dane kontaktowe powinny być regularnie aktualizowane! ​Możesz dodać kilka osób do kontaktu w sprawie użytkowania inwestycji.

Korekta/aktualizacja danych kontaktowych

Aby dokonać korekty lub aktualizacji danych kontaktowych użyj przycisku ołówka w dedykowanej sekcji wybranej inwestycji. W trybie edycji zmień dane kontaktowe. Następnie kliknij przycisk zapisu. Możesz podjąć decyzję czy chcesz zmienić dane „Wszędzie”, tzn. we wszystkich inwestycjach, w których występują dane kontaktowe danej osoby (wszystkie trzy pola muszą być zgodne) albo „Tylko tu” czyli w inwestycji, którą w danej chwili edytujesz.

Moduł Inwestycje – powiązanie inwestycji z systemem OSF

Powiązanie inwestycji z wnioskiem/umową wprowadzoną do systemu OSF (Obsługa Strumieni Finansowania) może dotyczyć:

  • nowo rejestrowanej inwestycji – w takim przypadku powiązanie prowadzi do częściowego uzupełnienia formularza,
  • zarejestrowanej wcześniej inwestycji, w której dane wprowadzono ręcznie zgodnie ze ścieżką opisaną tu.

Powiązanie zarejestrowanej inwestycji z  rekordem w systemie OSF jest wymagane dla inwestycji finansowanych ze środków z budżetu państwa (Źródło finansowania: Środki z budżetu państwa: Część 28 – Szkolnictwo Wyższe i Nauka).

W przypadku innych inwestycji jest to czynność opcjonalna.

Aby zaciągnąć dane z systemu OSF będziesz potrzebował numeru wniosku/umowy.

UWAGA! Aktualnie powiązanie jest możliwe dla wniosków inwestycyjnych związanych z działalnością naukową (tryb art. 365 pkt 4 lit b PSWiN) o statusie „Umowa podpisana” realizowanych w 2020 roku lub później.

Powiązanie jest możliwe dla wniosków inwestycyjnych związanych z kształceniem (tryb art. 365 pkt 4 lit a PSWiN) o statusie „Umowa podpisana” realizowanych w 2022 roku lub później.

W przypadku powiązania dane w formularzu zostaną uzupełnione automatycznie na podstawie informacji zawartych we wniosku/umowie w systemie OSF.

Dotyczy to danych:

  • Nazwa inwestycji,
  • Charakter/rodzaj/typ inwestycji,
  • Źródła finansowania nakładów z budżetu państwa.

Pozostałe dane wymagane przepisami prawnymi będą wymagały uzupełnienia.

Powiązanie z OSF na etapie rejestracji inwestycji

Aby zaciągnąć informacje o inwestycji z systemu zewnętrznego użyj przycisku „Dodaj nową inwestycję” znajdującego się nad zestawieniem inwestycji twojej jednostki.

Następnie ​kliknij w przycisk „Powiąż z systemem OSF”. Wprowadź numer wniosku/umowy z systemu OSF do formatki, a następnie rozpocznij szukanie wniosku za pomocą przycisku „Szukaj”.

Jeśli system nie odnajdzie wniosku o wprowadzonym numerze wyświetli ci komunikat. W takim przypadku rekomendujemy rejestrację inwestycji samodzielnie.

Rekord z OSF może być powiązany tylko z jedną inwestycją.

Jeśli system znajdzie wniosek o wpisanym numerze wyświetli ci szczegóły inwestycji, tj.:

  • charakter inwestycji,
  • rodzaj inwestycji,
  • typ inwestycji,
  • nazwę inwestycji,
  • źródło finansowania (nakładów),
  • wysokość nakładów (zł).

Nakład powiązany z OSF nie podlega edycji ani usunięciu.

W celu zaciągnięcia danych do formularza potwierdź chęć powiązania z odnalezioną inwestycją (przycisk „Powiąż inwestycję”). System wyświetli ci komunikat o powiązaniu inwestycji z odnalezionym rekordem.

Przed zapisem formularza uzupełnij pozostałe pola obowiązkowe (status, okres trwałości, okres realizacji, opis inwestycji, dane osoby do kontaktu) zgodnie ze ścieżką opisaną tu.

Jeśli po zaciągnięciu danych (bez uzupełnienia innych pól) od razu zapiszesz formularz system oznaczy rekord jako niepoprawny (niekompletny).

Po uzupełnieniu formularza wyślij inwestycję do wykazu. W tym celu skorzystaj z przycisku zapisu znajdującego się na dole strony. Rekord będzie ponownie weryfikowany pod kątem poprawności i kompletności.

W przypadku nieodnalezienia wniosku w systemie OSF lub próby powiązania wniosku powiązanego z inną inwestycją system wyświetli poniższe komunikaty.

Uzupełnij brakujące dane wyświetlone w sekcji „Dane wymagają uzupełnienia lub poprawy”. Więcej o tym dowiesz się w dedykowanym wpisie tu.

Powiązanie z OSF zarejestrowanej inwestycji

Aby dokonać powiązania zarejestrowanej inwestycji w wykazie z rekordem w systemie OSF, wyszukaj inwestycję korzystając z filtrów zestawienia i przejdź do jej  szczegółów. W sekcji Danych inwestycji (Dane aktualne) ​kliknij w przycisk „Powiąż z systemem OSF”. Wprowadź numer wniosku/umowy z systemu OSF do formatki, a następnie rozpocznij szukanie wniosku za pomocą przycisku „Szukaj”.

Jeśli system nie odnajdzie wniosku o wprowadzonym numerze wyświetli ci komunikat. W takim przypadku rekomendujemy rejestrację inwestycji samodzielnie.

Rekord z OSF może być powiązany tylko z jedną inwestycją.

Jeśli system znajdzie wniosek o wpisanym numerze wyświetli ci szczegóły inwestycji, tj.:

  • charakter inwestycji,
  • rodzaj inwestycji,
  • typ inwestycji,
  • nazwę inwestycji,
  • źródło finansowania (nakładów)
  • wysokość nakładów (zł)

Po kliknięciu w przycisk „Powiąż inwestycję” dane z OSF zostaną nadpisane w formularzu. System wyświetli ci komunikat o powiązaniu inwestycji z odnalezionym rekordem.

Poprawa zaciągniętych danych w formularzu po dokonaniu powiązania może nastąpić tylko poprzez poprawę danych w systemie OSF z poziomu Ministerstwa (będzie to wymagało złożenia zgłoszenia merytorycznego w systemie Helpdesk z poziomu systemu OSF).

W przypadku zawarcia umowy/aneksu z Ministerstwem dane dotyczące źródeł finansowych z budżetu państwa zostaną zaktualizowana automatycznie.

Usunięcie powiązania

Powiązanie inwestycji z rekordem w systemie OSF jest czynnością odwracalną. Jeśli chcesz dokonać usunięcia powiązania odnajdź wybrany rekord korzystając z filtrów zestawienia i przejdź do danych inwestycji. W sekcji dane aktualne użyj przycisku „Usuń powiązanie OSF”, a następnie potwierdź swoją decyzję. System poinformuje cię o usunięciu powiązania.