Author Archive

Weryfikacja plików w postępowaniach awansowych

Z tego artykułu dowiesz się jak algorytm automatycznie weryfikuje pliki dodane do postępowania awansowego pod kątem występowania w nich danych prawnie chronionych. Poznasz też procedurę zatwierdzania zweryfikowanych plików do publikacji. 

Jeśli posiadasz w POL-on rolę edycyjną INST_DR_DRHAB / FED_DR_DRHAB możesz zarejestrować postępowanie awansowe i zarządzać jego danymi – w tym zatwierdzać pliki zweryfikowane przez algorytm systemu do publikacji na platformie RAD-on. 

Weryfikacja plików z postępowania awansowego obejmuje:  

  • czynności wykonane przez algorytm: 
    • Automatyczną weryfikację plików,  
    • Oznaczenie plików właściwym alertem, 
  • czynności wykonane przez użytkownika: 
    • Weryfikację plików z alertem, 
    • Weryfikacja ręczna plików, które algorytm nieprawidłowo oznaczył alertem,
    • Zatwierdzenie plików i złożenie oświadczenia do publikacji. 

Automatyczna weryfikacja pliku 

Aby podnieść bezpieczeństwo danych osobowych przechowywanych w systemie i zapewnić zgodność z wymogami RODO we wprowadzonym rekordzie postępowania awansowego system automatycznie analizuje: 

  • Wnioski,
  • Rozprawy,
  • Streszczenia,
  • Recenzje.

Algorytm przeszukuje pliki pod kątem występowania w nich danych osobowych takich jak:

  • PESEL,
  • Numer dokumentu tożsamości,
  • Data urodzenia,
  • Podpis elektroniczny (gdy możliwe jest odczytanie nr PESEL osoby podpisującej),
  • Numer telefonu,
  • Adres e-mail,
  • Adres korespondencyjny (jeśli jest adresem osoby ubiegającej się o awans),
  • Podpis cyfrowy.

Powyższa lista ma charakter poglądowy i nie stanowi katalogu zamkniętego. System może wykrywać również inne dane mogące stanowić informacje osobowe w rozumieniu RODO.

Automatyczna weryfikacja plików przez algorytm odbywa się raz na dobę. 

Jeśli chcesz zweryfikować poprawność dodanych plików, odnajdź rekord postępowania za pomocą filtrów, a następnie przejdź do jego szczegółów [1]. 

Rodzaje alertów

W zależności od etapu weryfikacji przy danym pliku znajdziesz alert. Może on przyjmować różną treść.

  • Plik oczekuje na weryfikację,
  • Plik zostanie zweryfikowany w ciągu 24 godzin – gdy plik jest w trakcie weryfikacji,
  • Plik niezawierający danych prawnie chronionych – gdy algorytm nie wykrył danych osobowych. W takim przypadku możesz zatwierdzić pliki do publikacji,
  • Plik zawierający dane chronione prawnie – gdy algorytm wykrył w pliku dane osobowe. W tym przypadku sprawdź plik pod kątem danych osobowych lub prawnie chronionych. 

Jeśli algorytm nie wykrył danych osobowych, oznaczy plik ikoną poprawnego pliku (zielony haczyk) [1]. Taki plik znajdziesz na liście plików, które będziesz mógł zatwierdzić do publikacji.

Jeśli algorytm znajdzie naruszenie danych osobowych, oznaczy plik ikoną pliku niepoprawnego  (czerwony ośmiobok z wykrzyknikiem) [2]. Twoim zadaniem jest weryfikacja pliku.
– W przypadku pewności naruszenia danych osobowych – przy pliku, w którym algorytm znalazł naruszenie nie będziesz mógł ręcznie zatwierdzić pliku (jako nieposiadającego danych osobowych) [3].
– W przypadku prawdopodobieństwa naruszenia danych osobowych – przy pliku, w którym algorytm znalazł prawdopodobne naruszenie – znajdziesz ikonę ręcznego zatwierdzenia pliku [4].

Alerty znajdziesz:  

  • w postępowaniu o nadanie stopnia doktora w zakładce Rozprawa – przy pliku rozprawy lub jej opisu (gdy rozprawa nie jest pracą pisemną) i w plikach streszczeń; 
  • w postępowaniu o nadanie stopnia doktora habilitowanego w zakładce Wniosek – przy dodanym pliku; 
  • we wszystkich rodzajach postepowań przy dodanych plikach recenzji. 

Najedź kursorem na ikonę alertu i zapoznaj się z jego treścią.

Weryfikacja pliku z alertem 

Jeśli algorytm wykrył w pliku dane osobowe lub chronione prawem – zweryfikuj plik.  

W przypadku pliku oznaczonego alertem, nie będziesz mógł złożyć oświadczenia o publikacji pliku na stronie RAD-on. 

  • Jeśli algorytm prawidłowo oznaczył plik jako zawierający dane chronione prawem – usuń plik [1], a następnie dodaj właściwy plik (bez informacji chronionych prawem). Algorytm w ciągu kolejnej doby zweryfikuje poprawność pliku.
  • Jeśli algorytm nieprawidłowo oznaczył plik jako zawierający dane chronione prawem – oznacz go ręcznie [2] jako niezawierający danych osobowych (akcja dostępna tylko przy plikach z prawdopodobnym naruszeniem). 

Po wykonaniu tej czynności będziesz mógł złożyć oświadczenie o publikacji pliku.  

Zatwierdzenie plików i złożenie oświadczenia do publikacji 

Aby zatwierdzić pliki oznaczone przez algorytm jako niezawierające danych chronionych prawem, kliknij w przycisk „Zatwierdź pliki do publikacji” [1]. 

Tylko zatwierdzone pliki zostaną opublikowane na ogólnopolskiej platformie RAD-on. 

Zaznacz checkbox przy danym pliku [2] i potwierdź [3].  

Zaznaczając checkbox potwierdzasz, że plik nie zawiera informacji stanowiących dane osobowe, ani innych informacji prawnie chronionych, których publikacja mogłaby naruszać obowiązujące przepisy prawa, w szczególności informacji o charakterze poufnym i może zostać udostępniony publicznie na stronie: https://radon.nauka.gov.pl/.
Oświadczenie dotyczy tylko plików zaakceptowanych przez algorytm. Pozostałe pliki wymień na takie, które nie posiadają danych osobowych i innych informacji prawie chronionych. 

Przy zatwierdzonym pliku wyświetli się zielony znacznik [4] i checkbox w kolumnie „Zatwierdzony do publikacji”.

Po zatwierdzeniu złożonego oświadczenia, pliki zostaną automatycznie opublikowane na ogólnodostępnej stronie https://radon.nauka.gov.pl/ i będą gotowe do pobrania. 

Obszar Inicjatywa Doskonałości Uczelnia Badawcza (IDUB)

W tym artykule znajdziesz ogólne informacje o raportach możliwych do wygenerowania w module Raporty, w obszarze Inicjatywa Doskonałości Uczelnia Badawcza (IDUB).

Obszar będzie widoczny jeśli posiadasz rolę INST_IDUB_RAPORTY (nadaną na poziomie instytucji głównej) lub FED_IDUB_RAPORTY w kontekście Federacji.

Rola może być nadana wyłącznie w poniższych instytucjach:
– Uniwersytet Warszawski (University of Warsaw)
– Politechnika Gdańska (Gdańsk University of Technology)
– Akademia Górniczo-Hutnicza im. Stanisława Staszica w Krakowie (AGH University of Krakow)
– Politechnika Warszawska (Warsaw University of Technology)
– Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu (Adam Mickiewicz University in Poznań)
– Uniwersytet Jagielloński (Jagiellonian University in Kraków)
– Gdański Uniwersytet Medyczny (Medical University of Gdansk)
– Politechnika Śląska (Silesian University of Technology)
– Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu (Nicolaus Copernicus University in Toruń)
– Uniwersytet Wrocławski (University of Wroclaw)
– Politechnika Łódzka (Lodz University of Technology)
– Politechnika Wrocławska (Wroclaw University of Science & Technology)
– Uniwersytet Medyczny im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu (Poznan University of Medical Sciences)
– Uniwersytet Medyczny w Białymstoku (Medical University of Bialystok)
– Uniwersytet Medyczny w Łodzi (Medical University of Lodz)
– Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu (Wroclaw University of Environmental & Life Sciences)
– Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II (The John Paul II Catholic University of Lublin)
– Politechnika Lubelska (Lublin University of Technology)
– Uniwersytet SWPS (SWPS University)
– Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie (University of Life Sciences in Lublin)
– Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu (Poznań University of Life Sciences)
– Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki (Cracow University of Technology)
– Politechnika Poznańska (Poznań University of Technology)
– Pomorski Uniwersytet Medyczny w Szczecinie (Pomeranian Medical University in Szczecin)
– Uniwersytet Medyczny im. Piastów Śląskich we Wrocławiu (The Medical University of Wrocław)
– Uniwersytet Medyczny w Lublinie (Medical University of Lublin)
– Warszawski Uniwersytet Medyczny (Medical University of Warsaw)
– Federacja Naukowa WSB-DSW Merito (Research Federation of WSB Merito & DSW Universities

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Raporty [1]. Wybierz kafel Generowanie raportów [2], a następnie obszar Inicjatywa Doskonałości Uczelnia Badawcza (IDUB) [3].

Aktualnie w obszarze Inicjatywa Doskonałości Uczelnia Badawcza dostępny jest raport:

  • Dane pobierane z POL-on do raportu końcowego IDUB

Aby wygenerować i pobrać raport postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Dodatkowo masz do wyboru pola:

  • Stan raportu na dzień
  • Semestr (letni/zimowy)
  • Rok akademicki (od 2020/2021…)
  • Format raportu (CSV/XLSX)

Raport zawiera zestawienie z poniższego zakresu danych według określonych kryteriów (według stanu na wskazany dzień):

  • Suma etatów nauczycieli akademickich – według stanu na wskazany dzień.
  • Suma etatów naukowców spoza uczelni – według stanu na wskazany dzień.
  • Relacja liczby nauczycieli akademickich, którzy uzyskali stopień doktora na innej uczelni (w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy), do liczby wszystkich nauczycieli akademickich (w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy), zatrudnionych w danej uczelni – z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
  • Liczba studentów studiów I stopnia, II stopnia i jednolitych magisterskich – według stanu na wskazany dzień.
  • Liczba nauczycieli akademickich nieposiadających obywatelstwa polskiego.
  • Liczba nauczycieli akademickich nieposiadających obywatelstwa polskiego w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.
  • Liczba uczestników stacjonarnych studiów doktoranckich oraz liczba doktorantów.
  • Liczba doktorantów nieposiadających obywatelstwa polskiego.
  • Liczba studentów studiów stacjonarnych nieposiadających obywatelstwa polskiego.
  • Ogólna liczba studentów studiów stacjonarnych.

Podręcznik dla ekspertów oraz ewaluowanych podmiotów w zakresie opisów wpływu działalności naukowej na funkcjonowanie społeczeństwa i gospodarki

Kliknij w link, aby wyświetlić (i pobrać) lub pobierz korzystając z przycisku pod oknem podglądu.

20250403_Przewodnik_dla_ewaluowanych_podmiotów_oraz_ekspertów_oceniających_w_zakresie_przygotowania_i_oceny_opisów_wpływu_działalności_naukowej_na_funkcjonowanie_społeczeństwa_i_gospodarki (6)Pobierz
20251119_PRZEWODNIK_dla_ekspertów_oraz_podmiotów_ewaluowanych_w_zakresie_oceny_i_przygotowania_opisów_wpływu_działalności_naukowejPobierz

Obszar Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów – udostępnione raporty

W tym artykule znajdziesz ogólne informacje o raportach możliwych do wygenerowania w module Raporty, w obszarze Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Raporty [1]. Wybierz kafel Generowanie raportów [2], a następnie obszar Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów [3].

Obszar będzie widoczny jeśli posiadasz rolę INST_UWIERZYTELNIANIE_DOK_EDYTOR (nadaną na poziomie instytucji głównej).

Aktualnie w obszarze Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów możliwe jest generowanie raportów:

  • Pełnione funkcje osób upoważnionych w podmiocie.
  • Wzory podpisów, paraf, pieczątek imiennych osób upoważnionych w podmiocie.

Aby wygenerować i pobrać wybrany raport postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Poniżej znajdziesz zakres danych raportów z tego obszaru.

Pełnione funkcje osób upoważnionych w podmiocie

  • Podmiot
  • Imię
  • Drugie imię
  • Nazwisko
  • Status
  • Jednostka
  • Funkcja osoby upoważnionej
  • Kadencja Od/Do

Wzory podpisów, paraf, pieczątek imiennych osób upoważnionych w podmiocie

  • Podmiot
  • Status
  • Typ
  • Rodzaj
  • Imię
  • Drugie imię
  • Nazwisko
  • Nazwa wzoru
  • Uwagi wzoru
  • Nazwa pliku
  • Ważność Od/Do

Obszar Repozytorium pisemnych prac dyplomowych – udostępnione raporty

W tym artykule znajdziesz ogólne informacje o raportach możliwych do wygenerowania w module Raporty, w obszarze Repozytorium pisemnych prac dyplomowych.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Raporty [1]. Wybierz kafel Generowanie raportów [2], a następnie wybierz obszar Repozytorium pisemnych prac dyplomowych. [3].

Obszar będzie widoczny, jeśli posiadasz kombinację 3 ról – do wykazu studentów, do raportów i do wykazu pisemnych prac dyplomowych (role nadane na poziomie instytucji głównej).

  • INST_ORPD_EDYTOR_ADM, INST_RAP, INST_PR_WS
  • INST_ORPD_EDYTOR_ADM, INST_RAP, INST_PR_WS_PODGLAD
  • INST_ORPD_EDYTOR_ADM, INST_RAP, INST_PR_WS_PODGLAD_BEZ_DANYCH_RESTRYKCYJNYCH
  • INST_ORPD_IMPORTER_ADM, INST_RAP, INST_PR_WS
  • INST_ORPD_IMPORTER_ADM, INST_RAP, INST_PR_WS_PODGLAD
  • INST_ORPD_IMPORTER_ADM, INST_RAP, INST_PR_WS_PODGLAD_BEZ_DANYCH_RESTRYKCYJNYCH

Aktualnie w obszarze Repozytorium pisemnych prac dyplomowych możliwe jest generowanie zestawień:

Absolwenci bez pisemnej pracy dyplomowej na kierunkach prowadzonych po 01.10.2019 

Aby wygenerować i pobrać wybrany raport postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj. 

Poniżej znajdziesz opis i zakres danych raportów z tego obszaru.

Absolwenci bez pisemnej pracy dyplomowej na kierunkach prowadzonych po 01.10.2019 

  • Nazwa uczelni 
  • Nazwisko
  • Imię
  • Data rozpoczęcia studiów
  • Data ukończenia studiów
  • Kod uruchomienia kierunku
  • Nazwa uruchomienia kierunku

Raport ma charakter pomocniczy. Nie wszystkie prace obronione na kierunku są w formie pisemnej, a co za tym idzie nie są przekazane do repozytorium. Ten raport obejmuje tylko okres po 01.10.2019, czyli po wejściu przepisów rozszerzających zakres danych o dane identyfikacyjne, co pozwala jednoznacznie porównywać dane z repozytorium z danymi w wykazie studentów w POL-on 2.0.

Raport przedstawia absolwentów, dla których nie przekazano pracy dyplomowej, absolwentów dla których zbieramy numer PESEL/dokumentu i studiowali na kierunkach dostosowanych do ustawy – obrona po 01.10.2019 (włącznie).

Raport analizuje pisemne prace dyplomowe z ORPPD 2.0 w zestawieniu z wykazem studentów w POL-on 2.0, obejmuje studentów, którzy realizowali studia na kierunkach obowiązujących od 01.10.2019 (POL-on 2.0 – nowe kody uruchomień, po dostosowaniu kierunków).  Należy pamiętać, że w ORPPD dane nie podlegają aktualizacji i połączenie należy wykonać w oparciu o wersję danych osobowych w wykazie studentów, która obowiązywała w dniu obrony.

Poprawność dokumentu w sprawozdaniach GUS

Z tego wpisu dowiesz się jakie wymogi powinien spełniać dokument, aby został uznany za poprawny i wliczony do sprawozdań GUS.

W metodologii wyliczeń sprawozdań do GUS brane są pod uwagę dokumenty o statusie poprawnym.

Weryfikacja poprawności danych odnosi się do dokumentów zarejestrowanych w modułach:

  • Osoby ubiegające się o stopień doktora,
  • Postępowania awansowe.

Założenia poprawności danych

W module Osoby ubiegające się o nadanie stopnia doktora bierzemy pod uwagę dane, gdy:

  • dokument jest wypełniony poprawnie lub
  • dokument zawiera błędy tylko wtedy, gdy (łącznie):
    • brak danych o promotorze,
    • data rozpoczęcia kształcenia < 3 miesiące od daty aktualnej (instytucja ma 3 miesiące na wyznaczenie promotora),
    • pozostałe wymagane dane są uzupełnione:
      • Dane osobowe (PESEL/lub dok. tożsamości, imię, nazwisko, płeć, rok urodzenia, obywatelstwo)
      • Dane kształcenia (data rozpoczęcia kształcenia, nazwa szkoły doktorskiej nazwa albo zakres programu kształcenia, dyscyplina),
      • Dane stypendium – jeśli doktorant jest uprawniony do pobierania stypendium,
        (wysokość stypendium doktoranckiego -brutto, zwiększenie stypendium),
      • Dyscyplina/­y, w których przygotowywana jest rozprawa doktorska,
        (dziedzina, dyscyplina, data od),
    • Ocena śródokresowa – nie musi być wypełniona.

W pozostałych przypadkach niż powyższe dane osób ubiegających się o nadanie stopnia doktora nie są uwzględniane w wyliczeniach.

W module Postępowania awansowe bierzemy pod uwagę dane, gdy:

  • dokument jest wypełniony poprawnie lub
  • dokument zawiera błedy tylko wtedy, gdy (łącznie):
    • postępowanie ma status w toku
    • dane osobowe są kompletne
    • dziedzina jest wprowadzona
    • data wszczęcia jest wprowadzona
    • tytuł rozprawy jest wprowadzony
    • data złożenia rozprawy jest wprowadzona
    • gdy rozprawa, której przedmiot objęty jest tajemnicą prawnie chronioną = Tak → Rozprawa nie musi być wypełniona (tj. rozprawa, streszczenie PL, streszczenie ENG, opis PL, opis ENG)
    • gdy rozprawa, której przedmiot objęty jest tajemnicą prawnie chronioną = Nie → Rozprawa musi być wypełniona z założeniem, że:
      • gdy praca pisemna w języku PL:
        rozprawa + streszczenie ENG – wprowadzone
      • gdy praca pisemna NIE w języku PL:
        rozprawa + streszczenie PL + streszczenie ENG – wprowadzone
      • gdy praca NIE pisemna:
        opis PL + opis ENG wprowadzone

W pozostałych przypadkach niż powyższe dane Postępowania awansowego nie są uwzględniane w wyliczeniach.

Materiały dodatkowe

Komunikat https://polon.nauka.gov.pl/aktualnosci/zmiany-w-wyliczeniach-gus-s-12/

Nowe dyscypliny i zmiana nazw dyscyplin w oświadczeniach o dyscyplinie i zaliczeniu do liczby N

Z tego wpisu dowiesz się, jak zachować się w module Pracownicy w przypadku zmian w liście dziedzin i dyscyplin oraz kiedy należy wprowadzić nowe dyscypliny do oświadczeń o reprezentowanej dyscyplinie.

Zmiany w liście dyscyplin

Zmienione nazwy dyscyplin

  • Dyscyplina: „automatyka, elektronika i elektrotechnika” zmieniła nazwę na „automatyka, elektronika, elektrotechnika i technologie kosmiczne” w dziedzinie nauk inżynieryjno-technicznych;
  • Dyscyplina: „inżynieria lądowa i transport” zmieniła nazwę na „inżynieria lądowa, geodezja i transport” w dziedzinie nauk inżynieryjno-technicznych (poprzednie nazwy dyscyplin obowiązywały od 01.01.2018 r. do 10.11.2022 r.).

Dyscyplina przeniesiona do nowej dziedziny

  • Dyscyplina: „weterynaria” w dziedzinie nauk rolniczych – od 11.11.2022 została przeniesiona do dziedziny nauk weterynaryjnych (poprzednia dziedzina obowiązywała od 01.01.2018 r. do 10.11.2022 r.).

Nowe dyscypliny

  • biotechnologia (dziedzina nauk ścisłych i przyrodniczych)
  • etnologia i antropologia kulturowa (dziedzina nauk humanistycznych)
  • polonistyka (dziedzina nauk humanistycznych)
  • inżynieria bezpieczeństwa (dziedzina nauk inżynieryjno-technicznych)
  • ochrona dziedzictwa i konserwacja zabytków (dziedzina nauk inżynieryjno-technicznych)
  • biologia medyczna (dziedzina nauk medycznych i nauk o zdrowiu)
  • stosunki międzynarodowe (dziedzina nauk społecznych)
  • nauki biblijne (dziedzina nauk teologicznych)
  • nauki o rodzinie (nowa: dziedzina nauk o rodzinie)

Reguły merytoryczne

Złożenie nowych oświadczeń nie dotyczy pracowników, którzy mają ważne oświadczenia w dyscyplinach naukowych, których nazwy nie uległy zmianie!

W przypadku zmiany w klasyfikacji dziedzin i dyscyplin polegającej na zmianie:

  • nazwy dyscypliny,
  • przyporządkowania dyscypliny do dziedziny 

osoba prowadząca działalność naukową i osoba biorąca udział w prowadzeniu działalności naukowej SKŁADA oświadczenie o dyscyplinie, w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie przepisów, na mocy których nastąpiły zmiany.

osoba prowadząca działalność naukową i osoba biorąca udział w prowadzeniu działalności naukowej składa pierwsze oświadczenie na nowe dyscypliny w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie przepisów na mocy których zmiany te nastąpiły;

w przypadku wyodrębnienia w klasyfikacji dziedzin i dyscyplin nowej dyscypliny - osoba, która prowadzi działalność naukową i osoba, która bierze udział w prowadzeniu działalności naukowej MOŻE złożyć oświadczenie o dyscyplinie, bez zachowania terminu określonego w tym przepisie, czyli bez zachowania okresu 2-letniego od poprzedniego oświadczenia;

w przypadku włączenia dyscypliny do innej dyscypliny albo do innych dyscyplin osoba prowadząca działalność naukową i osoba biorąca udział w prowadzeniu działalności naukowej składa oświadczenie o dyscyplinie, w którym wskazuje dyscyplinę z aktualnej listy dyscyplin (dotychczasową lub nową), w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie przepisów, na mocy których dyscyplina została włączona do innej dyscypliny albo do innych dyscyplin.

Reguły techniczne

Pracownik może złożyć nowe oświadczenie bez zachowania terminu upływu 2 lat od daty złożenia poprzedniego oświadczenia ze starą dyscypliną, jeżeli deklaruje chęć zmiany dyscypliny na nową.

Data złożenia oświadczenia nie może być wcześniejsza niż data uprawomocnienia przepisów zmieniających. (Kolejne oświadczenie będzie mógł złożyć po upłynięciu 2 lat liczonych od daty złożenia oświadczenia ze starą dyscypliną).

Jeżeli pracownikowi upłynęły 2 lata od złożenia poprzedniego oświadczenia (na starą dyscyplinę), to może złożyć nowe oświadczenie (na nową dyscyplinę) najwcześniej z datą uprawomocnienia przepisów zmieniających.

Ponieważ nazwy dyscyplin wskazanych w oświadczeniu o dyscyplinie zaciągają się do oświadczenia o N. Złożenie oświadczenia na nowe dyscypliny powinno być poprzedzone zamknięciem dotychczasowego oświadczenia o N.

Po dodaniu nowego oświadczenia o dyscyplinie możliwe będzie odzwierciedlanie złożenia nowego oświadczenia o N.

Materiały dodatkowe:

Komunikat: https://polon.nauka.gov.pl/aktualnosci/nowelizacja-ustawy-prawo-o-szkolnictwie-wyzszym-i-nauce-z-dn-13-stycznia-2023-r-w-kontekscie-dziedzin-i-dyscyplin-oraz-oswiadczen-pracownikow/

Możliwe scenariusze

(na przykładzie zmiany listy dyscyplin z 11.11.2022 roku, przy udostępnionej funkcjonalności rejestracji nowych oświadczeń w systemie od 3.02.2023 roku)

Scenariusz 1

Pracownik ma złożone oświadczenie o reprezentowaniu dyscyplin (których nazwa lub przyporządkowanie dyscypliny do dziedziny uległy zmianie). Minęły 2 lata od daty złożenia poprzedniego oświadczenia.

  • Pracownik musi złożyć nowe oświadczenie z nową nazwą dyscypliny (stare dyscypliny już nie obowiązują). Najwcześniejsza data do zarejestrowania nowego oświadczenia to 11.11.2022 r.
  • W systemie jest to możliwe do odzwierciedlenia do 15.03.2023 r. (w przypadku oświadczeń z roku 2022).

Scenariusz 2

Pracownik ma złożone oświadczenie o reprezentowaniu dyscyplin (których nazwa lub przyporządkowanie dyscypliny do dziedziny uległy zmianie). Nie minęły 2 lata od daty złożenia poprzedniego oświadczenia.

  • Pracownik musi złożyć nowe oświadczenie z nową nazwą dyscypliny  (stare dyscypliny już nie obowiązują). Najwcześniejsza data złożenia oświadczenia to 01.02.2023 r. (ze względu na konieczność uprawomocnienia się Ustawy zmieniającej).
  • W systemie jest to możliwe do odzwierciedlenia do 31.01.2024 r.

Scenariusz 3

Pracownik ma złożone oświadczenie o reprezentowaniu dyscyplin i chce złożyć oświadczenie w nowej wyodrębnionej dyscyplinie.

  • Pracownik może złożyć nowe oświadczenie z nową nazwą dyscypliny, bez względu na to czy minęły 2 lata od złożenia oświadczenia czy nie.
  • Jeśli minęły 2 lata od daty złożenia poprzedniego oświadczenia to najwcześniejsza data do zarejestrowania nowego oświadczenia to 11.11.2022 r. 
  • W systemie jest to możliwe do odzwierciedlenia (w przypadku oświadczeń z roku 2022) do 15.03.2023 r.

Scenariusz 4

Pracownik ma złożone oświadczenie o reprezentowaniu dyscyplin i chce złożyć oświadczenie w nowej wyodrębnionej dyscyplinie. 

  • Pracownik może złożyć nowe oświadczenie z nową nazwą dyscypliny, bez względu na to czy minęły 2 lata od złożenia oświadczenia czy nie.
  • Jeśli nie minęły 2 lata od daty złożenia poprzedniego oświadczenia to najwcześniejsza data do zarejestrowania nowego oświadczenia to 01.02.2023 r. (ze względu na konieczność uprawomocnienia się Ustawy zmieniającej). Pracownik ma 30 dni na złożenie oświadczenia w podmiocie.
  • W systemie jest to możliwe do odzwierciedlenia do 31.01.2024 r.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 5 ust. 4-5, art. 343 ust. 7a;
Ustawa z dnia 13 stycznia 2023 r. o zmianie ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz niektórych innych ustaw (Dz.U.2023 poz. 212) – Art. 1 pkt. 1, 64.

Rekomendacje dotyczące rejestracji wzorów w module osób upoważnionych

Praktyki, które ułatwią weryfikację dokumentów po stronie NAWA

  • Oznaczenie rekordu właściwym statusem tzn. aktywacja rekordu po wprowadzeniu do wykazu​.
  • Zmiana statusu na unieważniony wyłącznie w przypadku, gdy informacje w rekordzie o statusie aktywny, są błędne.
  • Wprowadzenie „dat do” po ustaniu ważności wzoru, ustaniu powiązania jednostki ze wzorem, upłynięciu kadencji lub po ustaniu zatrudnienia (data z przeszłości).
  • Przypisywanie różnych elementów tego samego dokumentu do tej samej jednostki.​

Praktyki, które utrudniają weryfikację dokumentów po stronie NAWA

  • Brak aktywacji rekordu po wprowadzeniu do wykazu​, tj. pozostawienie statusu „Nowy”.
  • Unieważnienie zamiast „domknięcia” rekordu po ustaniu ważności wzoru, ustaniu powiązania jednostki ze wzorem, upłynięciu kadencji lub ustaniu zatrudnienia​.
  • Wprowadzenie „dat do” przed ustaniem ważności wzoru, przed ustaniem powiązania jednostki ze wzorem, przed upłynięciem kadencji lub ustaniem zatrudniania (co może prowadzić do błędów w rekordzie i konieczności zmiany statusu na „Unieważniony”)​.
  • Przypisywanie różnych elementów tego samego dokumentu do różnych jednostek​.

Właściwy status rekordu

Dany wzór może być podstawą uwierzytelniającą dopiero po aktywacji (zmianie ze statusu „Nowy” na „Aktywny”). Rekord pozostaje aktywny czasowo w granicach wskazanych w formatce. Przy rejestracji wzoru, należy wprowadzić datę od kiedy wzór obowiązuje. „Datę do” ważności i inne „daty do” w formularzach warto uzupełniać dopiero po zaistnieniu wydarzenia, ponieważ daty te nie podlegają korekcie ani usunięciu dla rekordów aktywnych.

UWAGA! Po zapisie, rekord otrzymuje status „Nowy”, który nie stanowi podstawy uwierzytelniającej. Jest to szkic wzoru, który wymaga aktywacji. Do momentu aktywacji taki rekord może być modyfikowany w pełnym zakresie, bądź usunięty. Nieaktywne rekordy nie są widoczne dla NAWA.

Po zakończeniu ważności wzoru, ustaniu powiązania jednostki ze wzorem, po zakończeniu kadencji lub zatrudnienia, należy wprowadzić „Datę do” do rekordu. Rekord pozostaje aktywny i stanowi podstawę uwierzytelnienia we wskazanych granicach czasowych. Niepoprawnym zachowaniem w systemie jest zmiana statusu na unieważniony w tych przypadkach!

Status  „Unieważniony” dotyczy wyłącznie rekordów błędnych, które nie stanowią podstawy uwierzytelniającej.

Domknięcie rekordu (wprowadzenie „dat do”) można  wykonać dla rekordów w statusie „Aktywny” za pomocą poniższych akcji:

  • Dla wzorów dokumentów i wzorów pieczęci, będzie to akcja „Zakończ” (Zakończenie ważności wzoru – „data do”).
  • W przypadku ustania przypisania wzoru dokumentu lub pieczęci do jednostki, będzie to akcja „Edytuj jednostki” (Wprowadzenie „data do”).
  • Dla osób upoważnionych do podpisywania dokumentów będzie to „Edytuj funkcje” (Wprowadzenie „kadencja do”) oraz „Edytuj wzory podpisów” (Wprowadzenie „ważność do”).

Więcej o statusach i dostępnych dla nich akcjach przeczytasz tu.

Weryfikacja po stronie NAWA

Weryfikacja ważności dokumentu za pomocą informacji dostępnych w module wymaga od NAWA wskazania rodzaju dokumentu i instytucji, która go wydała. NAWA ma dostęp do wszystkich rekordów bez względu na ich status.

W odszukanym rekordzie rodzaju dokumentu danej jednostki znajdują się:

  • pliki graficzne reprezentujące wzór dokumentu,
  • wzory pieczęci skojarzone z daną jednostką,
  • wzory podpisów (pieczęci i paraf) osób upoważnionych do podpisywania dokumentów we wskazanej jednostce.

W widoku NAWA w odszukanym rekordzie nie znajdują się elementy przypisane do innych jednostek niż wskazana podczas wyszukiwania.

Aby ułatwić proces weryfikacji, NAWA rekomenduje by elementy wprowadzane do modułu przypisywać do jednostek zgodnie z poniższymi zasadami:

  • Jednostka główna dla dokumentów podpisywanych przez Rektora.
  • Jednostka główna oraz dodatkowo jednostka podrzędna dla dokumentów podpisywanych przez Dziekana, Prodziekana itp. (o ile uczelnia posługuje się w POL-on jednostkami podrzędnymi).

Jeśli dokument jest podpisywany przez Rektora lub inną osobę upoważnioną przepisami prawnymi do jego podpisywania, należy go powiązać zarówno z jednostką główną, jak i jednostkami podrzędnymi. Analogicznie należy postąpić w przypadku wzoru pieczęci znajdującego się na tym dokumencie.

Przyjęcie na studia w trybie przeniesienia z innej uczelni

Scenariusz 1.

Student po pierwszym roku studiów chce przenosi się na inną uczelnię. Zostaje skreślony z uruchomienia I kierunku A w uczelni A po 2 semestrze. Student zostaje zarejestrowany na 3 semestr na ten sam kierunek w naszej uczelni (uczelnia B). Dwa pierwsze semestry zostają mu zaliczone.

Inny scenariusz, którym możesz być zainteresowany:

Student w trakcie urlopu od zajęć

Scenariusz 1.

Student po pierwszym roku studiów bierze roczny urlop dziekański. Przez okres trwania urlopu jest przypisywany do ostatniego zaliczonego semestru (semestr 2). Po powrocie z urlopu jest przypisywany do realizowanych semestrów.

Ze względu na sprawozdawczość GUS i obliczenia na potrzeby kontroli świadczeń w trakcie urlopu studenta należy rejestrować semestry studiów.

Rozpoczęcie studiów w semestrze letnim

Scenariusz 1.

Student jest rejestrowany na 1 semestr uruchomienia I na kierunku A w połowie roku akademickiego. (W tym przykładzie student skończy studia 6 semestralne w połowie roku akademickiego, przy braku przerw w studiowaniu).

Planowy termin ukończenia studiów wynika z liczby semestrów, np. studia rozpoczynające się w semestrze letnim trwające 7 lub 3 semestry będą się kończyły z końcem roku akademickiego, tj. 30 września.

Zapoznaj się z wpisami pomocy:

Student nowo rejestrowany

Scenariusz 1.

Student jest rejestrowany na 1 semestr na uruchomienie I na kierunku A. Co semestr jest przypisywany do kolejnego semestru. Po obronie, w systemie należy dodać dane dotyczące zakończenia studiów.

Scenariusz 2.

Student jest rejestrowany na 1 semestr na uruchomienie I na kierunku A i na uruchomienie I na kierunku B. Co semestr jest przypisywany do kolejnego semestru na każdym kierunku osobno. Po obronie, w systemie należy dodać dane dotyczące zakończenia studiów, na każdym z kierunków osobno.

Scenariusz 3.

Student jest rejestrowany na 1 semestr na uruchomienie I na kierunku A. Po semestrze jest przypisywany do kolejnego semestru.

W kolejnym roku akademickim zostaje zarejestrowany na 1 semestr na uruchomienie I na kierunku B. Co semestr jest przypisywany do kolejnych semestrów na każdym kierunku osobno.

Po obronie, w systemie należy dodać dane dotyczące zakończenia studiów, na każdym z kierunków osobno.

Obrona na kierunku B będzie rejestrowana później niż na kierunku A, ponieważ istnieje rok różnicy pomiędzy rozpoczęciem studiów A i B (Scenariusz nie zakłada żadnych przerw).​

Zapoznaj się z wpisami pomocy:

Inne scenariusze, którymi możesz być zainteresowany:

Dodanie informacji o podstawie przyjęcia i kształcenia cudzoziemca

Podstawa przyjęcia i kształcenia jest wprowadzana do formularza podczas rejestracji cudzoziemca. W sekcji „Podstawa przyjęcia i kształcenia” wybierz właściwą pozycję, a następnie wprowadź datę jej obowiązywania. 

W danym okresie student może mieć wskazaną tylko jedną z podstaw.

Od 1 października 2019 roku, studenci zagraniczni są przyjmowani na podstawie:​

  • umowy międzynarodowej,​
  • umowy zawartej z podmiotami zagranicznymi przez uczelnię,​
  • decyzji właściwego ministra,​
  • decyzji dyrektora NAWA (w odniesieniu do jej stypendystów),​
  • decyzji administracyjnej rektora.

Studenci kontynuujący studia, którzy rozpoczęli studia przed 1 października 2019 r. mogą mieć stare podstawy studiowania lub nie mieć podanej podstawy studiowania.​

​Fakt przyjęcia studenta cudzoziemca na podstawie rekrutacji, jest równoznaczny z decyzją administracyjną rektora.​

Umowa międzynarodowa oznacza porozumienie między Rzecząpospolitą Polską a innym podmiotem lub podmiotami prawa międzynarodowego, regulowane przez prawo międzynarodowe – w rozumieniu ustawy z 14 kwietnia 2000 r. o umowach międzynarodowych. O zawarciu większości umów międzynarodowych informacje zawierane są w publikatorach takich jak Dziennik Ustaw czy Monitor Polski (a w praktyce serwisy takie jak np. https://traktaty.msz.gov.pl/ , prowadzony przez MSZ).


W kolejnym kroku możesz zarejestrować studentowi podstawę zwolnienia z opłat (jeśli dotyczy). Informację tę możesz dodać później. Proces ten został opisany tutaj.​

​Kliknięcie w przycisk „Zapisz” kończy rejestrację.

Korekta lub rejestracja zmiany podstawy przyjęcia i kształcenia

Aby dokonać korekty lub zarejestrować nową podstawę przyjęcia i kształcenia odszukaj studenta w wykazie, korzystając z filtrów zestawienia. Przejdź do danych studenta, a następnie wybierz zakładkę „Podsumowanie przebiegu studiów”.​

​Kliknij w nazwę studiów na kierunku, która jest linkiem aktywnym do informacji o studiach. W danych o kierunku studiów wybierz podsekcję „Przebieg studiów” i przejdź do części „Podstawa przyjęcia i kształcenia cudzoziemca”. Edytuj formularz korzystając z przycisku „Modyfikuj”. 

  • Jeśli chcesz dokonać korekty zarejestrowanej podstawy, popraw wprowadzone informacje a następnie zapisz zmiany.​
  • Jeśli chcesz zarejestrować nową podstawę, wprowadź datę ustania dotychczasowej podstawy korzystając z kalendarza. Następnie użyj przycisku „Dodaj”. 

Uwaga! Dodanie daty zakończenia obowiązywania podstawy jest wymagane w przypadku zarejestrowania daty skreślenia lub daty ukończenia studiów

Wprowadź informacje o nowej podstawie wskazując jej rodzaj i datę od kiedy obowiązuje. Zapisz wprowadzoną informację przyciskiem zapisu.  System nie pozwoli ci zarejestrować dwóch podstaw studiowania w tym samym zakresie czasu.

W przypadku:​

  • studentów, którzy przeszli rekrutację i jednocześnie otrzymali decyzję dyrektora NAWA, jako podstawę przyjęcia i studiowania, należy wskazać „decyzja dyrektora NAWA w odniesieniu do jej stypendystów”.​
  • studentów, którzy zostali przyjęci na podstawie decyzji administracyjnej rektora i jednocześnie otrzymali decyzję dyrektora NAWA, jako podstawę przyjęcia i studiowania należy wskazać „decyzja dyrektora NAWA w odniesieniu do jej stypendystów”.

Gdy decyzja dyrektora NAWA, która obowiązuje w roku rozpoczęcia studiów zostanie dostarczona przez studenta już po fakcie immatrykulacji, jako podstawę przyjęcia i studiowania należy wskazać „decyzja dyrektora NAWA w odniesieniu do jej stypendystów”. Jeśli wcześniej zaraportowano jako podstawę przyjęcia – decyzję administracyjną rektora, należy dokonać korekty podstawy.

Organy nadające stopnie

Z tego wpisu dowiesz się jak użytkownik uczelni z dostępem edycyjnym do obszaru działalności naukowej może wprowadzić lub zaktualizować informacje o organach nadających stopnie.

Jeśli posiadasz rolę do zakładki Działalność naukowa INST_DZIALALNOSC_NAUKOWA możesz zarządzać informacjami o organach nadających stopnie w danej dziedzinie lub dyscyplinie naukowej lub artystycznej w twojej uczelni.
Pozostałe zakładki w module Instytucje są dostępne dla administratora w podmiocie (INST_ADM).
Z poziomu ministerstwa rolą dostępową do tego obszaru jest rola MIN_JEDNOSTKI lub MIN_JEDNOSTKI_ADM.

Zaloguj się do POL-on i wybierz moduł Instytucje [1].

Kliknij w zakładkę Działalność naukowa [2] i wybierz podzakładkę Organy nadające stopnie [3].

Wygląd i zawartość

W zestawieniu znajdziesz informacje o organach, które nadają stopnie naukowe i stopnie w zakresie sztuki w twojej uczelni w domyślnym widoku tabelarycznym. Każdy wiersz tabeli to osobny organ nadający stopnie w twojej uczelni.

Tabela zawiera kolumny:

  • Nazwa,
  • Dziedzina lub Dziedzina/Dyscyplina,
  • Stopień doktora,
  • Stopień doktora habilito­wanego,
  • Początek posiadania uprawnień do nadawania stopnia,
  • Koniec posiadania uprawnień do nadawania stopnia
  • Akcje.

W rekordach organu można wskazać dziedzinę nauki lub sztuki albo wybraną dyscyplinę z danej dziedziny, w której dany organ nadaje stopień. Wskazane dziedziny i dyscypliny muszą odpowiadać uprawnieniom uczelni do nadawania stopni.

Po lewej stronie ekranu znajdziesz filtry, dzięki którym możesz odnaleźć wprowadzony rekord.

Wprowadź lub wskaż atrybut rekordu [1]:

  • Nazwa organu,
  • Dziedzina,
  • Dyscyplina,
  • Stopień.

Jeśli zaznaczysz checkbox „Wyświetl wyłącznie aktywne organy” [2] system odnajdzie rekordy bez wprowadzonej daty końca posiadania uprawnień do nadawania stopnia.

Kliknij w przycisk „Szukaj” [3]. Między wyszukiwaniami czyść filtry [4].

Wybierz akcję, którą chcesz wykonać w odnalezionym rekordzie. Przy każdym z rekordów znajdziesz akcje:

  • edycji (ikona ołówka) [1]
  • usunięcia (ikona śmietnika) [2].

Sortowanie wyników

Wyniki w zestawieniu użytkowników systemu możesz posortować alfabetycznie rosnąco lub malejąco. Domyślnie ustawione jest sortowanie po nazwach w kolejności rosnącej.

Rekordy i strony

Rekordy wykazu możesz wyświetlić w liczbie 10, 25, 50 i 100 na stronę.
W przypadku wielu rekordów w wykazie, aby przejść do dalszych stron możesz:

  • kliknąć w przycisk „Następna” lub
  • wpisać numer strony i nacisnąć „Enter”.

Rejestracja organu nadającego stopnie

Aby zarejestrować organ, kliknij w przycisk „Dodaj nowy organ” [1].

Wprowadź nazwę organu [2], a następnie w zależności od tego czy organ nadaje stopnie w dziedzinie i/lub dyscyplinie użyj właściwego przycisku „Dodaj dziedzinę”/„Dodaj dyscyplinę” [3].

Wskaż dziedzinę/dziedzinę [1] i dyscyplinę [2].

Oznacz checkbox [3]

  • Stopień doktora i/lub
  • Stopień doktora habilitowanego.

Wprowadź za pomocą kalendarza datę od kiedy organ posiadania uprawnienia do nadawania stopnia [4]. Zapisz dane cząstkowe znacznikiem zapisu po prawej stronie [5].

Na koniec zapisz całość formularza przyciskiem „Zatwierdź” [6].

Reguły techniczne

  • Nazwa organu musi być unikatowa w ramach uczelni.
  • Data utworzenia organu nadającego stopień nie może być wcześniejsza niż data założenia uczelni.
  • Data utworzenia organu nadającego stopień nie może być datą przyszłą.
  • Nie można dodać dyscypliny lub dziedziny bez wskazania dla niej, w jakich stopniach jest nadawana.
  • Nie można dwa razy dodać tej samej dziedziny lub dyscypliny.
  • Na liście dyscyplin nie może być dyscypliny pochodzącej z dziedziny wskazanej na liście dziedzin, jeżeli zakres wskazanych stopni dla dziedziny obejmuje stopnie wskazane dla dyscypliny.
  • Dla organu musi zostać wskazana co najmniej jedna dziedzina lub dyscyplina, w której może nadawać stopnie.

Po zapisie rekordu możesz go

  • poprawić/zaktualizować lub
  • usunąć.

Korekta/aktualizacja danych w rekordzie organu nadającego stopnie

Odnajdź organ za pomocą filtrów zestawienia [1] i użyj akcji edycji (ikona ołówka) [2].

  • Jeśli pomyliłeś się podczas rejestracji nazwy organu wprowadź właściwą informację do formularza. Aby poprawić informację w sekcji Dziedzina/Dyscyplina  ponownie użyj ikony ołówka [1], popraw dane [2] i zapisz je znacznikiem zapisu [3]. Nie zapomnij zapisać całości formularza (Zatwierdź) [4].
  • Jeśli chcesz wprowadzić zakończenie nadawania stopnia w danej dziedzinie lub dyscyplinie, użyj ikony ołówka w wybranej sekcji [1], a następnie wprowadź datę końca posiadania uprawnień do nadawania stopnia [2]. Zapisz informację znacznikiem zapisu [3] i zapisz całość formularza [4].
  • Jeśli niepotrzebnie wprowadziłeś wypełniłeś sekcję Dziedzina lub Dyscyplina, możesz ją całkiem usunąć. Użyj ikony śmietnika we właściwej sekcji [1]. A następnie kliknij w przycisk Zatwierdź [2], żeby zapisać formularz.

Usunięcie rekordu organu nadającego stopnie

Jeśli niepotrzebnie wprowadziłeś organ do wykazu lub zdublowałeś informacje (np. wprowadzając ten sam organ, ale z nieznacznie inną nazwą), usuń błędny rekord.

Kliknij w ikonę śmietnika z poziomu odnalezionego rekordu [1] i potwierdź [2]. Rekord zostanie nieodwracalnie usunięty.

Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 346 ust 1 pkt 12;
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz. 1403) – § 5 ust. 4 pkt 3.

Usunięcie postępowania awansowego

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, jak osoba z rolę edycyjną do modułu (INST_DR_DRHAB, FED_DR_DRHAB, RDN_PRZEWODNICZACY) może usunąć rekord postępowania awansowego z wykazu.

Usuń postępowanie awansowe, jeśli:

  • niepotrzebnie wprowadziłeś postępowanie awansowe do wykazu lub
  • wskazałeś błędny rodzaj stopnia w postepowaniu awansowym lub
  • rekord jest duplikatem wprowadzonego postępowania awansowego lub
  • rekord posiada status „wykreślone”.

Jest to operacja o charakterze technicznym, która nie wymaga podania daty lub powodu usunięcia.

W wykazie postępowań awansowych prowadzonych na nowych zasadach odszukaj właściwy rekord [1] i przejdź do jego szczegółów [2].

Reguły techniczne

  • Usunięcie jest możliwe tylko w przypadku postępowań, które mają status „postępowanie w toku”. Oznacza to, że aby usunąć postępowania awansowe o dawnym statusie „wykreślone” musisz najpierw przywrócić mu status „postępowanie w toku”.
  • Rekord o statusie „wykreślone” (który był wprowadzany w przypadku błędu przed udostępnieniem funkcjonalności usunięcia) jest dostępny tylko w trybie podglądu (symbol kłódki) [3]. Edycja takiego rekordu (w tym usunięcie) nie jest możliwa do momentu zmiany statusu.

Usunięcie rekordu ze statusem „postępowanie w toku”

Aby usunąć postepowanie awansowe o statusie „postępowanie w toku” użyj przycisku „Usuń błędny wpis” [1], znajdujący się w prawym górnym rogu ekranu. Ponieważ usunięcie postępowania jest nieodwracalne, potwierdź decyzję [2].

Usunięcie rekordu ze statusem „wykreślone”

Aby usunąć postepowanie awansowe o dawnym statusie „wykreślone” kliknij w przycisk „Przywróć postępowanie” [1] i potwierdź [2]. Postępowanie zmieni status na „postepowanie w toku”.

Następnie postępuj zgodnie ze ścieżką usunięcia postępowania w toku – użyj przycisku usunięcia [3] i potwierdź decyzję [4].

Postępowanie o nadanie tytułu profesora – Recenzenci

W tym artykule znajdziesz informacje jak pracownik Rady Doskonałości Naukowej, posiadająca rolę edycyjną RDN_PRZEWODNICZACY może zarejestrować recenzenta w postępowaniu o nadanie tytułu profesora i dodać plik z jego opinią.

Dane recenzenta i plik opinii do wniosku o nadanie tytułu profesora dodawane są po rejestracji postępowania we właściwej zakładce. Ze ścieżką rejestracji postępowania możesz zapoznać się tutaj.

Dane Recenzenta

Aby wprowadzić dane recenzentów w postępowaniu o nadanie tytułu profesora, wyszukaj właściwe postępowanie w wykazie [1], a następnie przejdź do jego szczegółów [2].

Kliknij w zakładkę „Recenzenci” [3].

Po rejestracji zakładka „Recenzenci” będzie oznaczona kolorem czerwonym – oznaczającym niekompletny lub niepoprawny stan danych. Więcej o weryfikacji poprawności danych postępowania przeczytasz tutaj.

Kliknij w przycisk „Dodaj recenzenta” [1].

Zgodnie z przepisami prawa (art. 228 ust. 3 p.s.w.n.) w postępowaniu o nadanie tytułu profesora powołuje się 5 recenzentów (Wymogi dotyczące recenzenta znajdziesz w art. 229).

Wypełnij formularz rejestracji zgodnie z poniższymi wskazówkami.

Wskaż pochodzenie recenzenta. Do wyboru masz: 

  • Obywatel Polski [1] 
  • Cudzoziemiec [2] 

Następnie wprowadź sposób identyfikacji osoby: 

  • numer PESEL – w przypadku Polaka lub cudzoziemca, który posiada PESEL [3] lub 
  • wskaż typ dokumentu tożsamości, wprowadź jego numer i kraj wydania – w przypadku cudzoziemca, który nie posiada PESELa [4].

Wprowadź wymagane dane osobowe – nazwisko [1] i imię [2]. 

Wprowadź obowiązkowo informację o instytucji zatrudniającej recenzenta.

  • Jeżeli recenzent jest emerytem, w polu „Podmiot zatrudniający” wpisz „nie dotyczy”.
  • Jeśli recenzent jest zatrudniony przez podmiot wchodzący w skład polskiego systemu szkolnictwa wyższego i nauki, to wpisz nazwę instytucji w okno [1], wskaż właściwy podmiot z podpowiedzi systemu [2] i potwierdź przyciskiem „Wybierz” [3]. System wprowadzi dane podmiotu zatrudniającego z rekordu w POL-onie.
  • Jeśli recenzent jest zatrudniony przez podmiot niewchodzący w skład polskiego systemu szkolnictwa wyższego i nauki (np. przedsiębiorstwo lub instytucja zagraniczna), wpisz jego nazwę w pole formularza [4].

Zapisz całość przyciskiem na dole strony [5].

Wprowadzony rekord możesz

  • poprawić [1]
  • usunąć [2].

W kolejnym kroku możesz:

  • dodać kolejnego recenzenta (w tym celu wróć do listy recenzentów [1] i użyj przycisku „Dodaj recenzenta” [2]),
  • dodać plik z opinią do danych recenzenta (zgodnie ze ścieżką opisaną niżej).

Opinia recenzenta

Plik z opinią możesz dodać po rejestracji danych recenzenta.

  • Jeśli chcesz dodać „Opinię” po jakimś czasie od rejestracji, przejdź do zakładki „Recenzenci” i kliknij w wiersz właściwego recenzenta na liście recenzentów.
  • Jeśli chcesz dodać „Opinię” tuż po rejestracji danych recenzenta, zjedź na dół ekranu.

W danych recenzenta w sekcji „Opinia” użyj przycisku „Dodaj opinię” [1]. Następnie kliknij w „Wybierz” [2] i wskaż właściwy plik z komputera.

Wymogi techniczne pliku

  • Opinia musi być zawarta w jednym pliku o rozmiarze do 5 MB.
  • Format pliku, który możesz dołączyć to: .txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx, .csv.

W kolejnym kroku wpisz nazwę pliku [3]. Nazwa pliku powinna być precyzyjna i jednoznaczna.
Wprowadź datę opracowania opinii [4] i zapisz formularz [5].

Po zapisie możesz:

  • pobrać plik opinii [1],
  • usunąć plik opinii (z jej danymi) [2].

Jeśli wprowadziłeś błędne dane opinii lub dodałeś niewłaściwy plik, usuń opinię, a następnie dodaj właściwy plik i wprowadź poprawne informacje.

Do momentu wprowadzenia danych 5 recenzentów (i ich opinii) zakładka Recenzenci będzie oznaczona alertem błędu/braku.  Po dodaniu wszystkich wymaganych danych przycisk „Dodaj recenzenta” stanie się nieaktywny.

Podstawy prawne: 
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 348 ust. 1 pkt 3d, e, art. 228 ust 3, art. 229. 
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 14 ust. 1 pkt 1a, 2.  

Rozwiązanie problemu migracyjnego – strategia 2

OPI PIB wspólnie z Ministerstwem podjęło decyzję, że uczelnie, które nie przeprowadziły samodzielnie uporządkowania problemu migracyjnego mogą zostać objęte automatycznym procesem porządkowym przez OPI PIB – pod warunkiem dokonania stosownego zgłoszenia. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

Natomiast  procedura opisana w poniższym wpisie jest skierowana do tych uczelni, którą mają zamiar dokonać uporządkowania warunków zatrudnienia w zakresie siatki stanowisk samodzielnie – w szczególności, jeśli chcą, aby przejście na nową siatkę stanowisk miało datę inną niż 1 października 2018 r.

Poniżej przedstawiamy szczegółowy opis strategii 2 rozwiązania problemu migracyjnego dotyczącego siatki stanowisk w module Pracownicy – usługi podziału przekonwertowanych warunków zatrudnienia.

Wyjaśnienie istoty problemu migracyjnego, jakie oferujemy usługi służące rozwiązaniu tego problemu i do kogo są one skierowane znajdziesz tutaj.

Na temat strategii 1 przeczytasz tutaj.

Cel i opis usługi

Celem usługi dostępnej w ramach strategii 2 jest kompleksowe uprządkowanie warunków zatrudnienia, które dotknął problem migracyjny, za pomocą tzw. daty „przecięcia” warunków zatrudnienia.

Usługa obejmuje swoim działaniem jedynie warunki zatrudnienia, które przeszły przez proces migracji. Jeśli warunki zatrudnienia zostały zarejestrowane dopiero w systemie POL-on 2.0, to funkcja ta nie obejmie ich swoim działaniem.

Wywołanie usługi zawsze obejmuje swoim zasięgiem wszystkie stanowiska wymienione we wstępie dokumentu. Nie można wybrać tylko jednego rodzaju stanowiska.

Usługa obejmuje swoim działaniem jedynie stanowiska wymienione wyżej w dokumencie (w opisie strategii 1) trwające na dzień 2018-10-01 (w tym zakończone lub rozpoczęte w tym dniu).

Uwaga! Zaleca się wykonanie usługi najpierw na maszynie DEMO, a dopiero później na maszynie PROD.

Parametryzacja i działanie

Usługa posiada jeden parametr daty, który pozwala dostosować podział stanowiska w zależności od statutów przyjętych w ramach uczelni.

Wywołanie funkcji realizuje następujące scenariusze:

  1. Ustawienie daty na dzień „2018-10-01”.
    • Warunek taki może zostać podzielony na dwa warunki w przypadku, kiedy jego część rozpoczynała się przed 2018-10-01 (pierwotny warunek zniknie z systemu i pozostanie tylko jako historia techniczna):
      • Pierwszy warunek trwający do dnia 2018-09-30 zostanie zapisany na stanowisku, które obowiązywało do dnia 2018-09-30 (stara siatka).
      • Drugi warunek trwający od dnia 2018-10-01 zostanie zapisany na stanowisku, które obowiązywało od dnia 2018-10-01 (nowa siatka).
    • Warunek taki nie zostanie objęty mechanizmem porządkowym i pozostanie z aktualną wartością stanowiska (stanowisko nowe), jeśli warunek rozpoczynał się w dniu 2018-10-01 lub później.
  2. Ustawienie daty na dzień późniejszy niż 2018-10-01, np: 2019-10-01.
    • Warunek może zostać podzielony na dwa warunki, jeśli warunek taki trwał na podaną datę (czyli w podanym wypadku na dzień 2019-10-01):
      • Pierwszy warunek trwający do dnia 2019-09-30 zostanie zapisany na stanowisku, które obowiązywało do dnia 2019-09-30 (stara siatka).
      • Drugi warunek trwający od dnia 2019-10-01 zostanie zapisany na stanowisku, które obowiązywało od dnia 2019-10-01 (nowa siatka).
    • Warunek taki może mieć zmienione jedynie stanowisko na pierwotne (stara siatka), jeśli warunek zakończył się przez datą podaną w parametrze (w podanym wypadku 2019-10-01).
    • Warunek taki nie zostanie objęty mechanizmem porządkowym i pozostanie z aktualną wartością stanowiska (stanowisko nowe), jeśli warunek rozpoczynał się w dniu 2019-10-01 lub później.

Wywołanie usługi podziału warunków zatrudnienia

W poniższym przykładzie użyto daty innej niż 2018-10-01, aby pokazać, iż można uzyskać podział w innej dacie niż 2018-10-01.

Adres usługi:  adres_serwera/employees-api/splitConditionsOnDate/{split_date},

np. POST https://polon2-demo.opi.org.pl/employees-api/splitConditionsOnDate/2018-12-01.

(wersja dla środowiska produkcyjnego: POST https://polon2.opi.org.pl/employees-api/splitConditionsOnDate/2018-12-01.)

Opis wywołania usługi w programie POSTMAN:

  • Uzupełniamy sekcję Headers jak na screenie:
    Content-Type – application/hal+json;charset=UTF-8
    Institution – wklejamy id instytucji wyciągniętej z bazy w punkcie 1
    Authorization  – wpisujemy Bearer i po spacji wklejamy aktualny access_token z punktu 3.

  • W sekcji Body zaznaczamy tylko form-data.

  • Tak przygotowany request wysyłamy.

  • W odpowiedzi dostaniemy identyfikator joba, którego możemy użyć, aby podejrzeć, jaki jest status przetwarzania.

Podgląd statusu usługi

Adres usługi: adres_serwera/employees-api/jobStatus/{ jobExecutionId },

np: GET https://polon2-demo.opi.org.pl/employees-api/jobStatus/61

(wersja dla środowiska produkcyjnego: GET https://polon2.opi.org.pl/employees-api/jobStatus/61 )

W konfiguracji uzupełniamy tylko sekcję Headers z aktualnym access_tokenem i wysyłamy.

Po jakimś czasie (w skrajnych przypadkach może to trwać nawet 1 godzinę, jeśli instytucja ma dużo warunków do podziału) status powinien zmienić się na COMPLETED.

Dokument do pobrania

Pełen dokument dotyczący procedury rozwiązania problemu migracyjnego wraz ze szczegółowymi opisami usług w ramach obydwu dostępnych strategii możesz pobrać tutaj: Procedury rozwiązania problemu migracyjnego_11.12.2020.

Zobacz też:

Siatka stanowisk

Udział czasu pracy

W tym artykule poznasz ścieżkę rejestracji udziału czasu pracy w oświadczeniu o reprezentowanej dyscyplinie.

Wskazywanie udziału czasu pracy następuje podczas rejestracji oświadczenia o dyscyplinie pracownikowi, który prowadzi działalność naukową lub bierze udział w jej prowadzeniu (w celu wyborów do Rady Doskonałości Naukowej). Więcej szczegółów o tym kto i kiedy składa oświadczenie o dyscyplinie znajdziesz tutaj.

Jeśli chcesz poznać zasady, od których zależy możliwy do wskazania udział czasu pracy w oświadczonej dyscyplinie, zapoznaj się z wpisem tutaj.

Reguły merytoryczne

  • Informacja o udziałach czasu pracy jest związana z oświadczeniem o dyscyplinie, ale nie jest częścią tego oświadczenia. Przy rejestracji zmian w udziałach czasu pracy nie jest konieczne zbieranie nowych oświadczeń od pracowników.
  • Zarówno dla celów związanych z wyliczeniem subwencji na utrzymanie i rozwój potencjału badawczego, jak i dla przeprowadzenia ewaluacji jakości działalności naukowej uwzględnia się udziały czasu pracy obowiązujące na dzień 31 grudnia danego roku.

Stanowiska osób prowadzących działalność naukową w aktualnej siatce stanowisk to:
– pracownik badawczy (uczelnie),
– pracownik badawczo-dydaktyczny (uczelnie),
– pracownik naukowy (instytuty badawcze i PAN).
Wszystkie pozostałe stanowiska są stanowiskami „nienaukowymi” (co nie wyklucza, aby zajmujące je osoby faktycznie prowadziły działalność naukową i miały złożone stosowne oświadczenia).
Powyższy podział stanowisk na naukowe i nienaukowe nie dotyczy „innych podmiotów prowadzących głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły”.

Więcej na temat osób prowadzących działalność naukową przeczytasz w komunikacie ministerstwa: https://www.gov.pl/web/nauka/konstytucja-dla-nauki-komunikat-w-sprawie-oswiadczen

Reguły techniczne

  • Wprowadzenie informacji o udziale czasu pracy jest konieczne. Bez tego nie uda się zarejestrować oświadczenia o dyscyplinie.  Dotyczy to takżeprzypadku oświadczenia tylko jednej dyscypliny.
  • Udziały czasu pracy muszą być podane dla całego okresu trwania oświadczenia o dyscyplinie.
  • Udziały czasu pracy muszą sumować się do 100% przy pracownikach prowadzących działalność naukową oraz przy pracownikach na stanowiskach nienaukowych, gdy mają złożone oświadczenie o zaliczeniu do liczby N. W pozostałych przypadkach dotyczących pracowników nienaukowych suma udziałów może wynosić 0%.
  • Wskazanie udziału 0% umożliwia oznaczenie, że pracownik na stanowisku nienaukowym rzeczywiście nie prowadził działalności naukowej od wskazanej daty (w sytuacji, gdy nie minęły 2 lata od złożenia oświadczenia o dyscyplinie i nie można go zamknąć).
  • System wyświetla informacje wspomagające poprawne uzupełnianie danych o oświadczeniu o dyscyplinie, oświadczeniu o zaliczeniu do liczby N oraz udziałach w poszczególnych dyscyplinach. Uniemożliwia rejestrację udziałów, które nie przysługują pracownikowi ze względu na stanowisko i złożone oświadczenia.

Rejestracja udziału czasu pracy w oświadczeniu o dyscyplinie

Aby dodać udział czasu pracy podczas rejestracji oświadczenia o dyscyplinie [1] (po wprowadzeniu daty złożenia oświadczenia i wskazaniu dyscypliny lub dyscyplin) kliknij w przycisk „Dodaj udział” [2].

Następnie wprowadź:

  • datę od kiedy obowiązuje wskazany udział czasu pracy (przy rejestracji oświadczenia o dyscyplinie data ta powinna zgadzać się z datą złożenia oświadczenia) [1],
  • udział % we wskazanej dyscyplinie (do wyboru masz 25, 50, 75, 100, 0).

W przypadku reprezentowania dwóch dyscyplin system wprowadzi udział w drugiej dyscyplinie, aby suma udziałów była równa 100% [2].

Kliknięcie w przycisk „Dodaj oświadczenie” zapisuje całość formularza [3].

System przyjmie wprowadzony udział, o ile przysługuje on pracownikowi na stanowisku wprowadzonym w warunku zatrudnienia, obejmującym wskazany okres.

Po rejestracji oświadczenia wraz z udziałami możesz:

Korekta wprowadzonego udziału czasu pracy

Korekta udziału, wprowadzonego podczas rejestracji oświadczenia o dyscyplinie, jest możliwa w oknie edycyjnym tj. w roku złożenia oświadczenia i w styczniu roku kolejnego.

Korekta udziału czasu pracy w dyscyplinach podlega weryfikacji – zgodnie z tabelą dostępną tutaj.

Aby poprawić błędnie wskazany udział czasu pracy w oświadczeniu wejdź w oświadczenie o dyscyplinach pracownika i użyj ikony ołówka [1], a następnie wskaż właściwy udział [2]. Na koniec potwierdź korektę („Zapisz”) [3].

Rejestracja zmiany udziału czasu pracy

Rejestracja zmiany udziału czasu pracy oznacza zmianę biznesową, która faktycznie zaszła w zaangażowaniu pracownika w oświadczonej dyscyplinie lub dyscyplinach.

Zmiana udziału czasu pracy w dyscyplinach jest możliwa jeśli pozwala na to stanowisko i złożone oświadczenia – zgodnie z tabelą dostępną tutaj.

Aby zarejestrować zmianę udziału czasu pracy, wejdź w oświadczenie o dyscyplinach pracownika i użyj ikony ołówka [1]. Następnie kliknij w przycisk „+ Dodaj kolejny udział” [2].

Wprowadź:

  • Datę zmiany udziału czasu pracy [1]
  • Zmienione udziały [2].

Na koniec kliknij w przycisk „Zapisz” [3].

Usunięcie kolejnego udziału czasu pracy

Wprowadzony omyłkowo kolejny udział możesz usunąć, o ile mieścisz się w oknie edycyjnym. Aby usunąć wprowadzony kolejny udział użyj ikony ołówka [1]. Kliknij w „Usuń udział” [2] i zapisz zmiany [3].

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2018 poz. 1668) – Art. 343 ust. 1, pkt 16.
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U.2024 poz.1403) – § 2 ust. 5 pkt 3.