Author Archive

Dyplomy elektroniczne – wygląd i zawartość modułu 

Z tego wpisu dowiesz się jaki jest cel modułu Dyplomy elektroniczne oraz poznasz jego wygląd i funkcjonalności.

Moduł Dyplomy elektroniczne powstał, by scyfryzować proces wydawania, przechowywania i weryfikacji dyplomów ukończenia studiów, dyplomów doktorskich i habilitacyjnych, suplementów i odpisów. 

Elektroniczny dyplom (e-Dyplom) jako oficjalny dokument państwowy: 

  • istnieje w formie cyfrowej, 
  • został podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym podmiotu, 
  • jest prawnie równoważny dokumentowi papierowemu.

Wydane i podpisane e-Dyplomy trafiają do Repozytorium Dyplomów Elektronicznych (RDE), co pozwoli

  • pracodawcy lub instytucji sprawdzić autentyczność dyplomu (zweryfikować wykształcenie) oraz
  • wyeliminować fałszywe dyplomy (w dłuższej perspektywie czasu)
  • absolwentom studiów wyższych oraz osobom, które uzyskały stopień doktora/ doktora habilitowanego pobrać swój dyplom elektroniczny przez
    • portal dla obywatela 
    • mObywatela. 

Praca w module Dyplomy elektroniczne wymaga posiadania właściwej roli. W zależności od czynności, które użytkownik ma wykonywać w module administrator jego instytucji nadaje mu odpowiednią rolę. Z listą możliwych ról i ich funkcjonalnościami możesz zapoznać się tutaj.  

Zaloguj się do POL‑on 2.0. Kliknij w ikonę w lewym górnym rogu [1] i wybierz z menu moduł Dyplomy elektroniczne [2]. Jeśli nazwa modułu jest linkiem aktywnym, to znaczy że masz do niego nadaną rolę dostępową.  

Po przejściu do modułu zobaczysz kafle odpowiadające czynnościom możliwym do wykonia w module. Zapoznaj się z opisami zawartmi na poszczególnych kaflach, jeśli masz wątpliwości jakie czynności się pod nim kryją.

Dostępność czynności w module zależy od uprawnień nadanych przez administratora systemu POL‑on w twojej instytucji.

Widok dla osób przygotowujących i edytujących dokumenty

Jeśli administrator systemu nadał ci role uprawniajace do przygotowania i edycji dokumentów: INST_RDE_DYPLOM_EDYTOR, INST_RDE_DR_EDYTOR, INST_RDE_DRHAB_EDYTOR, FED_RDE_DR_EDYTOR, FED_RDE_DRHAB_EDYTOR, to po przejściu do modułu Dyplomy elektroniczne będziesz mógł:

  • Utworzyć i zarejestrowac dokument
  • Podejrzeć przygotowane do podpisu i podpisane dokumenty
  • Zapoznać się ze wszystkimi zarejestrowanymi dokumentami – dyplomami, suplementami i odpisami
  • Przeglądać, uzupełnić i podpisać dyplom wspólny.

Widok dla osób podpisujących dokumenty

Jeśli administrator systemu nadał ci role uprawniające do podpisania dokumentów w module: INST_RDE_DYPLOM_PODPIS, INST_RDE_DR_PODPIS, INST_RDE_DRHAB_PODPIS, FED_RDE_DR_PODPIS, FED_RDE_DRHAB_PODPIS, to po przejściu do modułu Dyplomy elektroniczne będziesz mógł:

  • Podpisać dokument
  • Zapoznać się ze wszystkimi zarejestrowanymi dokumentami – dyplomami, suplementami i odpisami
  • Przeglądać, uzupełnić i podpisać dyplom wspólny.

Widok dla osób zarządzających integracją

Jeśli administrator systemu nadał ci role uprawniające do administrowania konfiguracją dokumentów i integracją: INST_RDE_ADM_INTEGRATOR, FED_RDE_ADM_INTEGRATOR, to po przejściu do modułu Dyplomy elektroniczne zobaczysz kafel do zarządzania integracją przez API.

Konfiguracja podmiotu

W tym artykule dowiesz się jak skonfigurować podmiot, by jego nazwa oraz godło były prawidłowo nanoszone na dyplomy elektroniczne i suplementy do dyplomów wydawanych przez instytucję.   

Ścieżka dostępu 

Zaloguj się do POL‑on 2.0. i wybierz moduł Dyplomy elektroniczne [1]. Następnie kliknij w kafel Konfiguruj dokumenty i integrację [2]. Wybierz Konfiguracja dokumentów [3].

Dostęp do modułu mają osoby z rolą:
INST_ADM_RDE – w uczelniach,
INST_NAUK_RDE_ADM – w instytutach naukowych
FED_RDE_ADM – w federacjach. 

Jeśli posiadasz jedną z powyższych ról to możesz zdefiniować podstawowe dane podmiotu wykorzystywane przy generowaniu dokumentów w Repozytorium Dyplomów Elektronicznych (RDE). 

W Konfiguracji podmiotu określa się: 

  • nazwę podmiotu, 
  • siedzibę, 
  • godło lub logo podmiotu, 
  • tłumaczenia nazwy w innych językach – jeśli są, 
  • status. 

Dane te są wykorzystywane podczas rejestracji dokumentów, dlatego muszą być wcześniej uzupełnione i zatwierdzone. 

Reguły konfiguracji

  • Każdy podmiot w systemie POL‑on musi mieć utworzoną aktualną wersję. Przy pierwszej konfiguracji jest to „Wersja startowa” o statusie „Roboczy”. 
  • Ta wersja i każda tworzona w przyszłości zawsze ma tłumaczenie w języku polskim. Do polskiego tłumaczenia należy jedynie dodać godło instytucji. 
  • Jeśli instytucja uchwaliła nazwy w innym języku, np. angielskim i wydaje w nim dyplomy, należy utworzyć takie tłumaczenie w tej wersji i dodać do niego godło dla tego języka. 
  • Każda wersja danych podmiotu w systemie posiada określony status. Status informuje, czy dana wersja może być używana przy rejestracji dokumentów czy nie.

Statusy wersji podmiotu 

W systemie występują trzy statusy: 

  • Roboczy
  • Aktualny
  • Nieaktualny.

Status Roboczy oznacza, że dane podmiotu są w trakcie przygotowania. W tej wersji możesz: 

  • edytować dane, 
  • dodawać tłumaczenia, 
  • dodawać lub zmieniać godło. 

Wersja robocza nie jest wykorzystywana przy rejestracji dokumentów. 

Status Aktualny oznacza, że wersja została zatwierdzona i jest obowiązującą wersją danych podmiotu. 

Po zatwierdzeniu wersji: 

  • dane zostają zamrożone, 
  • nie ma możliwości ich edycji ani usunięcia. 

Tylko wersja oznaczona jako aktualna jest wykorzystywana podczas rejestracji nowych dokumentów w systemie. 

Status Nieaktualny oznacza, że wersja była wcześniej używana, ale nie powinna już być stosowana do nowych dokumentów. Wersja nieaktualna: 

  • pozostaje w systemie w celach historycznych, 
  • może być powiązana z wcześniej wydanymi dokumentami, 
  • nie może być edytowana ani usunięta. 

Edycja „Wersji startowej”  

Jeśli konfigurujesz dane podmiotu po raz pierwszy, po wejściu w „Konfiguracja podmiotu” zobaczysz listę wersji podmiotu.  
Na liście jest jeden rekord o nazwie „Wersja startowa” [1] i statusie „Roboczy” [2]. 

Wyszukiwarka wersji [3] jest przydatna, gdy podmiot ma utworzonych wiele wersji i chcesz zawęzić kryteria wyszukiwania. Wersję startową można usunąć lub edytować w celu uzupełnienia wymaganych danych. Aby ją edytować, kliknij w rekord wersji. 

W szczegółach wersji możesz zobaczyć

  • skonfigurowane tłumaczenie nazwy podmiotu w wybranym języku,
  • godło oraz
  • siedzibę podmiotu.

Prezentowany na zrzucie ekranu podmiot ma domyślnie ustawione tłumaczenie w języku polskim i brak godła. By edytować wersję polską, kliknij w kafel [4]. 

Dodanie godła 

Dla polskiej wersji można wgrać godło czy opcjonalnie dodać siedzibę podmiotu. W tym celu kliknij „Wgraj godło” [5] i pobierz plik z dysku komputera.  

Plik z godłem podmiotu musi być w formacje *.png i nie może przekraczać 200kB. Powinien być także pozbawiony tła, by dobrze prezentował się na dyplomie.  

Po wgraniu pliku zobaczysz jego podgląd. Aby zapisać zmiany, kliknij „Zapisz” [6].  

Pole Siedziba podmiotu jest nieobowiązkowe, jeśli podmiot wprowadzi tę informację, będzie się ona prezentowała na dyplomie zaraz pod nazwą podmiotu. 
Jeśli podmiot w swojej nazwie ma już informację o siedzibie, nie ma potrzeby tej informacji powielać.  

Dodanie tłumaczenia 

Jeśli podmiot w wyniku uchwały przyjął nazwę w innych językach, można je wprowadzić jako dodatkowe tłumaczenia.  

Aby dodać nowe tłumaczenie, np. wykorzystywane w dyplomach wydawanych w języku angielskim, kliknij „+ Dodaj nowe tłumaczenie” [7].

Wskaz lub wprowadź:  

  • język, w jakim wprowadzasz nazwę podmiotu [8] 
  • nazwę podmiotu w wybranym języku [9] 
  • siedzibę podmiotu [10]
  • status uczelni – informacja dodatkowa.

Wgraj godło podmiotu dla wybranego języka [11] i zapisz zmiany [12]. 

Każde dodane tłumaczenie pojawia się w postaci kafla. Jeśli wszystkie tłumaczenia, którymi posługuje się podmiot zostały dodane, zatwierdź je przyciskiem „Zatwierdź wszystkie tłumaczenia” [13]. 

Wprowadź token z aplikacji [14], której używasz do podwójnej autentykacji i zatwierdź [15]. 

Po potwierdzeniu status „Wersji startowej” zmieni się na „Aktualna” [16]. Dodane w wersji tłumaczenia i godła będą nanoszone na dyplomy elektroniczne oraz suplementy do dyplomów. 

Wersję „Aktualną” możesz oznaczyć jako „Nieaktualna” za pomocą ikony akcji [17].

Zmiana statusu wersji na „Nieaktualna”, jest nieodwracalna! Aby podmiot mógł wydawać dyplomy elektroniczne konieczne będzie dodanie kolejnej wersji i skonfigurowanie jej.  

Nowa wersja podmiotu

Nową wersję podmiotu należy utworzyć, gdy zmienią się dane instytucji, np.: 

  • zmieni się nazwa podmiotu, 
  • zmieni się godło, 
  • zmieni się kraj, siedziba lub status, 
  • zmienią się lub zostaną uchwalone nowe tłumaczenia nazwy podmiotu. 

Dodanie nowej wersji pozwala zachować poprawność wcześniej wydanych dokumentów oraz historyczną spójność danych. 

Aby dodać nową wersję kliknij „+ Dodaj nową wersję” [18]. 

W wersji, która jest domyślną dla języka polskiego, wpisz jej nazwę [19]. Uzupełnij wymagane dane w formularzu, nazwę wersji, a następnie wgraj godło i zapisz zmiany.  

Dodanie tłumaczeń jest analogiczne jak dla opisanej wcześniej „Wersji startowej”. 

Zatwierdzenie tłumaczeń wymaga potwierdzenia akcji tokenem i automatycznie zmienia status dla nowo utworzonej wersji na „Aktualny”.  

Konfiguracja dokumentów – wprowadzenie

W tym wpisie dowiesz się, jak prawidłowo skonfigurować dokumenty w RDE oraz gdzie znajdują się szablony dyplomów i suplementów do dyplomu.  

Ścieżka dostępu 

Zaloguj się do POL‑on 2.0. i wybierz moduł Dyplomy elektroniczne [1]. Następnie kliknij w kafel Konfiguruj dokumenty i integrację [2]. Wybierz Konfiguracja dokumentów [3].

Dostęp do modułu mają osoby z rolą:
INST_ADM_RDE – w uczelniach,
INST_NAUK_RDE_ADM – w instytutach naukowych
FED_RDE_ADM – w federacjach 

Jesli posiadasz jedną z powyższych ról, to możesz skonfigurować

  • szablon [1, 2]: 
    • dyplomu ukończenia studiów
    • suplementu do dyplomu ukończenia studiów 
    • dyplomu doktorskiego 
    • dyplomu habilitacyjnego 
  • wersje tłumaczeń słowników stałych, w tym etykiet dla dokumentu (niezbędnych do wydawania odpisów w innych językach) [3]
  • słowniki pomocnicze [4]
  • lub podejrzeć efekt konfiguracji [5]. 

Ogólne zasady konfiguracji 

Podczas konfiguracji pamiętaj, że: 

  • orientacja dokumentu jest zawsze pionowa i nie można jej zmienić, 
  • tło dokumentu jest narzucone przez system i wspólne graficznie dla wszystkich dokumentów, 
  • podczas rejestracji dokumentu użytkownik może wybrać tylko jeden szablon do jego stworzenia, 
  • jeden typ dokumentu może mieć wiele szablonów, 
  • w danym momencie może istnieć tylko jeden szablon domyślny, 
  • podczas rejestracji dokumentu można wybrać tylko szablony zatwierdzone. 

Aby zapoznać się z sposobem konfiguracji podmiotu, szablonu wybranego dokumentu, słowników lub tłumaczeń przejdź do właściwego wpisu:

Konfiguracja integracji – Certyfikaty podmiotu 

W tym wpisie dowiesz się, jak skonfigurować integrację w zakresie certyfikatów podmiotu dla API w formacie PKCS#12 przy integracji z modułem Dyplomy elektroniczne w systemie POL‑on.  

Na stronie głównej modułu zobaczysz kafle, w zależności od uprawnień nadanych przez administratora systemu w twoim podmiocie. 

Administrator odpowiedzialny za konfigurację integracji pomiędzy RDE a systemami zewnętrznymi musi mieć nadaną co najmniej jedną rolę: INST_RDE_ADM_INTEGRATOR – dla uczelni i instytutów, FED_RDE_ADM_INTEGRATOR – dla federacji.   

Reguły i ustalenia ogólne

  • Certyfikaty wydane podmiotowi do ochrony API służą zabezpieczeniu komunikacji SOAP (WSS) z Repozytorium RDE od strony podmiotu. Certyfikat wydawany jest w formacie PKCS#12.
  • Aktywnych certyfikatów tego typu może być więcej niż jeden, z uwagi na konieczność zachowania płynności wymiany certyfikatu na nowy. 
  • Wygenerowane certyfikaty umożliwiają integrację podmiotu z Repozytorium Dyplomów Elektronicznych. 

Ścieżka dostępu 

Aby wygenerować nową parę kluczy i certyfikat w pliku PKCS#12 podmiotu w module „Dyplomy elektroniczne” [1], wybierz „Konfiguruj dokumenty i integrację” [2].

W kolejnym kroku kliknij w kafel „Konfiguracja integracji” [1], a następnie „Certyfikaty podmiotu” [2].

 W tym module możesz:  

  • Przeglądać listę wygenerowanych certyfikatów 
  • Wygenerować nowe pliki PKCS#12 
  • Pobrać aktualny certyfikat publiczny RDE 
  • Unieważnić certyfikat 
  • Przeglądać historię certyfikatu 

Generowanie certyfikatu 

Kliknij w przycisk Wygeneruj nową parę kluczy i certyfikat w pliku PKCS#12 [1] i wypełnij formularz. 

Wprowadź: 

  • Hasło (minimum 36 znaków) [2],

Ustalając hasło, weź pod uwagę, że system nie przypomni ci hasła, jeśli nie będziesz go pamiętał!

  • Powtórz hasło [3], 
  • Rodzaj klucza [4]: 
    • EC P384 
    • RSA 3072 
    • RSA 4096 

Kliknij przycisk Utwórz [5].

Następnie wpisz token z aplikacji (kod uwierzytelniający z aplikacji 2FA) [1] i zatwierdź [2].  

Dodany certyfikat będzie oznaczony statusem Ważny [1]. System automatycznie wygeneruje pozostałe dane: identyfikator podmiotu, numer seryjny, czas ważności certyfikatu (od – do) [2]. 

Certyfikat możesz w każdej chwili:

  • pobrać [3]
  • unieważnić [4]. 

Pobieranie certyfikatu 

Aby pobrać dodany certyfikat na komputer, kliknij w ikonę pobrania przy wybranym certyfikacie [1]. Możesz to robić wielokrotnie, bez konieczności dodatkowej autoryzacji tokenem z aplikacji. 

Jeśli chcesz pobrać certyfikat publiczny RDE, który służy do zabezpieczenia API, kliknij w przycisk w prawym górnym rogu ekranu [2]. System poinformuje cię o wygenerowaniu i pobraniu pliku.

Unieważnienie certyfikatu 

Aby unieważnić dodany certyfikat o statusie Ważny, kliknij w ikonę unieważnienia przy wybranym certyfikacie [1]. W kolejnym kroku podaj powód unieważnienia [2].

Powody unieważnienia: 

  • Kompromitacja urzędu atrybutów, 
  • Zmiana przynależności, 
  • Kompromitacja urzędu certyfikacji, 
  • Czasowe zawieszenie certyfikatu, 
  • Zakończenie działalności, 
  • Kompromitacja klucza, 
  • Cofnięcie uprawnień, 
  • Usunięcie z listy CRL, 
  • Zastąpiony nowym certyfikatem, 
  • Nieokreślony. 

Następnie wykonaj autoryzację unieważnienia wpisując kod z aplikacji uwierzytelniającej [3] i zatwierdź [4].

Zatwierdzenie akcji zmienia status certyfikatu na Zastrzeżony. Certyfikat unieważnia się automatycznie w przypadku, gdy minie czas jego ważności.  

Historia certyfikatu 

Aby prześledzić historię biznesową certyfikatu, kliknij w ikonę historii przy danym certyfikacie [1]. 

Sytuacje problematyczne

  • Jeżeli podmiot nie ma uzupełnionego pola REGON w module Instytucje, wygenerowanie certyfikatu nie powiedzie się. W takim przypadku należy to pole uzupełnić. 
  • Jeżeli podmiot ma już wygenerowane dwa ważne certyfikaty, nie można wygenerować kolejnego certyfikatu. Aby wygenerować nowy certyfikat, należy unieważnić jeden z dodanych certyfikatów.  

Konfiguracja integracji – Lista dozwolonych adresów IP do integracji z API 

W tym wpisie dowiesz się, jak skonfigurować listę dozwolonych adresów IP wymaganych do integracji z API między systemem podmiotu a systemem POL‑on. 

W systemie istnieje możliwość konfiguracji listy dozwolonych adresów IP, oznacza to, że podmiot może sam dodawać zaufane adresy. Na środowisku integracyjnym ta lista jest ignorowana i możliwe jest połączenie tylko z adresu IP, który był podany we wniosku o dostęp do środowiska integracyjnego.

Na stronie głównej modułu zobaczysz kafle, w zależności od uprawnień nadanych przez administratora systemu w twoim podmiocie. 

Administrator odpowiedzialny za konfigurację integracji pomiędzy RDE a systemami zewnętrznymi musi mieć nadaną co najmniej jedną rolę: INST_RDE_ADM_INTEGRATOR – w uczelniach i instytutach, FED_RDE_ADM_INTEGRATOR – w federacjach.   

Konfiguracja adresów IP to funkcjonalność, dzięki której Administrator RDE definiuje listę dozwolonych adresów IP, z których możliwa będzie integracja podmiotu z Repozytorium Dyplomów Elektronicznych. 

Ścieżka dostępu  

Aby dodać nowy adres IP w module „Dyplomy elektroniczne” [1], wybierz „Konfiguruj dokumenty i integrację” [2]. 

W kolejnym kroku kliknij w kafel „Konfiguracja integracji” [1], a następnie w „Lista dozwolonych adresów IP do integracji z API” [2].

W module możesz: 

  • Dodać nowy adres IP 
  • Usunąć dodany adres IP

Dodawanie nowego adresu IP 

Przed konfiguracją lista jest pusta. 
Do listy można dodać maksymalnie 10 dozwolonych adresów IP. 

Aby dodać nowy adres IP kliknij w przycisk „Edytuj” [1], a następnie „Dodaj nowy adres IP” [2].

Wprowadź:

  • Wersję protokołu IP (wartość domyślna – IPv4, IPv6) [1]
  • Adres IP [2]
  • Opis (do 255 znaków) [3].

Zapisz dane przyciskiem „Dodaj” [4].

Statusy i akcje

Po dodaniu status adresu przyjmie wartość „Nowy” [1]. Adres IP o statusie „Nowy” należy zatwierdzić i autoryzować tokenem.

Do momentu zatwierdzenia wszystkich adresów z listy, system będzie wyświetlał ci komunikat ostrzegawczy [2]. 

Aby zatwierdzić dodane adresy kliknij w przycisk „Zatwierdź” [1], a następnie wprowadź token z aplikacji (kod uwierzytelniający z aplikacji 2FA) [2] i potwierdź [3].

Po zatwierdzeniu tokenem status zmieni się na „Zatwierdzony” [4].

Usunięcie adresu IP

W razie potrzeby możesz usunąć adres IP z listy (bez względu na jego status). Aby usunąć adres IP kliknij we właściwą ikonę śmietnika [1], a następnie potwierdź [2].

Historia zmian 

Aby prześledzić historie zmian listy adresów IP, użyj przycisku „Historia zmian” [3], który znajdziesz nad zestawieniem. 

Konfiguracja integracji – wprowadzenie

Treść tego artykułu jest przeznaczona dla użytkowników systemu, którzy chcą skonfigurować integrację certyfikatów podmiotu i listę dozwolonych adresów IP do integracji z API w module Dyplomy elektroniczne.  

Na stronie głównej modułu zobaczysz kafle, w zależności od posiadanych uprawnień nadanych przez administratora systemu w twoim podmiocie.

Administrator instytucji (INST_ADM, INST_NAUK_ADM, FED_ADM) nadaje role i uprawnienia do repozytorium dyplomów elektronicznych. Panel do skonfigurowania integracji jest dostępny dla użytkownika z rolą INST_RDE_ADM_INTEGRATOR – w uczelniach i instytutach, FED_RDE_ADM_INTEGRATOR – w federacjach.   

Dostęp do Dyplomów elektronicznych wymaga włączenia logowania do POL‑on za pomocą dwuetapowego uwierzytelnienia w MCL. Instrukcja znajduje się we wpisie pomocy.  

Ścieżka dostępu 

Zaloguj się do POL‑on 2.0. Rozwiń menu [1] wybierz moduł Dyplomy elektroniczne [2] następnie kliknij w kafel Konfiguruj dokumenty i integrację [3].

Zawartość

Po wybraniu kafla Konfiguracja integracji [4] będziesz mógł zarządzać parametrami związanymi z integracją pomiędzy systemami zewnętrznymi a Rejestrem dyplomów elektronicznych (RDE). 

W panelu administracyjnym możesz przejść do elementów podrzędnych:

Rejestracja certyfikatu podpisu elektronicznego 

Aktualnie funkcjonalność rejestracji certyfikatu podpisu elektronicznego dla osoby upoważnionej jest dostępna tylko na środowisku DEMO i środowisku integracyjnym. Proces ten jest konieczny do prawidłowego zarządzania danymi w module Dyplomy elektroniczne (Repozytorium Dyplomów Elektronicznych)

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, jak zarejestrować certyfikat podpisu elektronicznego osoby upoważnionej do podpisywania dokumentów.

Aby rejestrować certyfikaty podpisu elektronicznego musisz
– posiadać rolę INST_UWIERZYTELNIANIE_DOK_EDYTOR lub FED_UWIERZYTELNIANIE_DOK_EDYTOR (dla federacji) oraz
– logować się do POL‑on za pomocą uwierzytelnienia dwuskładnikowego (Two-Factor Authentication; 2FA).

Z instrukcją jak włączyć logowanie dwuskładnikowe zapoznasz się tutaj.

Jeśli nie wiesz, jak wyeksportować certyfikat zainstalowany na komputerze, zapoznaj się z instrukcją w „Materiałach dodatkowych” na dole tego wpisu. 

Zaloguj się do POL‑on 2.0. [1] Wybierz z menu moduł Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów [2].

Następnie przejdź do zakładki „Osoby upoważnione”. W rekordzie wybierz akcję „Edytuj certyfikaty podpisów” [2].

Dodanie certyfikatu do danych osoby upoważnionej do podpisywania dokumentów jest możliwe dla rekordów o statusie Aktywny.
Jeśli rekord ma status Nowy, to akcja edycji certyfikatów podpisów będzie niedostępna. Taki rekord musisz wcześniej aktywować.

Kliknij w przycisk Dodaj certyfikat [1] i wgraj certyfikat kwalifikowany osoby do systemu.

Dodany certyfikat zatwierdź znacznikiem zapisu (haczyk) [2].

Zapis certyfikatu wymaga potwierdzenia tokenem z aplikacji do autoryzacji dwuskładnikowej.

Wprowadź kod uwierzytelniający z aplikacji do autoryzacji dwuskładnikowej [3] i zatwierdź [4].

Dodany certyfikat będzie miał status Aktywny.

Raz dodanego certyfikatu do danych osoby upoważnionej nie można usunąć a jedynie go dezaktywować.

W przypadku potrzeby dezaktywacji certyfikatu kliknij w ikonę akcji Dezaktywuj status zmieni się na Nieaktywny.

Informacja o statusie certyfikatu – w tym jego dezaktywacja – jest przekazywana do Rejestru Dyplomów Elektronicznych (RDE).

Materiały dodatkowe 

Eksportowanie certyfikatu na podstawie pliku PDF (podpisanego podpisem kwalifikowanym)

Aby wyeksportować certyfikat na podstawie podpisanego pliku PDF otwórz go za pomocą Adobre Acrobat Reader. Wybierz zakładkę „Podpisy” [1], a następnie przejdź do szczegółów podpisu i zatwierdzenia [2].

Kliknij „Eksportuj” [3]. Plik będzie miał rozszerzenie .cer.

Następnie wskaż lokalizację pliku [4] i zakończ eksport [5].

Wyeksportowany plik możesz wgrać zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej.

Eksportowanie certyfikatu zainstalowanego na komputerze 

Aby wyeksportować certyfikat związany z podpisem kwalifikowanym zainstalowany na komputerze wyszukaj [1] i uruchom menadżera certyfikatów [2]. 

Wybierz certyfikat do eksportu [3], a następnie kliknij w opcję „Eksportuj” [4]. 

Jeśli na liście certyfikatów nie znajdziesz podpisu kwalifikowanego, podepnij urządzenie z kluczem podpisu. 

Podstępuj zgodnie z instrukcjami na ekranie.

Wyeksportuj certyfikat bez klucza prywatnego [5], w formacie .cer z szyfrowaniem DER [6]. 

Wyeksportowany plik możesz wgrać zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej.  

Rejestracja dokumentów dla osoby upoważnionej

Aktualnie funkcjonalność rejestracji dokumentów dla osoby upoważnionej jest dostępna tylko na środowisku DEMO i środowisku integracyjnym. Proces ten jest konieczny do prawidłowego zarządzania danymi w module Dyplomy elektroniczne (Repozytorium Dyplomów Elektronicznych)

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, jak zarejestrować dokumenty, które może podpisać osoba upoważniona do podpisywania dokumentów w podmiocie.

Aby rejestrować rodzaje dokumentów musisz
– posiadać rolę INST_UWIERZYTELNIANIE_DOK_EDYTOR lub FED_UWIERZYTELNIANIE_DOK_EDYTOR (dla federacji) oraz
– logować się do POL‑on za pomocą uwierzytelnienia dwuskładnikowego (Two-Factor Authentication; 2FA).

Z instrukcją jak włączyć logowanie dwuskładnikowe zapoznasz się tutaj.

Zaloguj się do POL‑on 2.0. [1] Wybierz z menu moduł Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów [2].

Następnie przejdź do zakładki „Osoby upoważnione” i wybierz akcję „Edytuj rodzaje dokumentów”. [2].

Dodanie rodzaju dokumentów, które osoba może podpisywać do danych osoby upoważnionej do podpisywania dokumentów jest możliwe dla rekordów o statusie Aktywny.

Jeśli rekord ma status Nowy, to akcja edycji rodzajów dokumentów będzie niedostępna. Taki rekord musisz wcześniej aktywować.

Kliknij przycisk Dodaj dokument [1] i zaznacz checkbox przy tym rodzaju dokumentu [2], które będzie podpisywać osoba. Następnie wskaż zakres dat obowiązywania podpisu na wskazanych dokumentach w instytucji (od – do) [3]. Zatwierdź informację znacznikiem zapisu (haczyk) [4].

Dodane dokumenty możesz

  • edytować [1]
  • usunąć [2]

Możesz też dodać kolejny typ dokumentu na inny czas obowiązywania niż wprowadzone [3].

W tej sekcji nie jest wymagana autoryzacja dwuskładnikowa.

Każda zmiana w rodzajach dokumentów, które osoba upoważniona może podpisywać wgranym certyfikatem kwalifikowanym jest wysyłana do Repozytorium Dyplomów Elektronicznych (RDE).

Dyplomy elektroniczne – role i uprawnienia

W tym wpisie znajdziesz informacje dotyczące ról i uprawnień użytkowników z dostępem do modułu Dyplomy elektroniczne.

Dostęp do modułu wymaga nadanej w POL‑on roli zgodnej z zakresem działań użytkownika.  

Kto nadaje uprawnienia do modułu Dyplomy elektroniczne

Administrator:

  • w uczelniach i Centrum Medycznym Kształcenia Podyplomowego osoby z rolą INST_ADM, 
  • w Instytutach badawczych, międzynarodowych, instytucjach naukowych i Polskiej Akademii Nauk osoby z rolą INST_NAUK_ADM, 
  • w federacjach osoby z rolą FED_ADM. 

Role nadajemy standardowo, zgodnie z procesem opisanym tutaj na poziomie instytucji głównej (nadawanie ról nie obejmuje filii i jednostek organizacyjnych podmiotu).  

Role niezbędne do pracy w module 

Role uprawniające do pracy w module „Dyplomy elektroniczne” można podzielić na cztery kategorie: 

  1. edycyjne – pozwalające na utworzenie dyplomu elektronicznego (i ewentualnie suplementu do dyplomu) oraz odpisów tych dokumentów i zdeponowanie go w Repozytorium Dyplomów Elektronicznych (RDE); 
  2. podglądowe – pozwalające wyłącznie na podgląd procesu – bez możliwości edycji; 
  3. podpisujące – uprawniające do podpisania dyplomu; 
  4. importujące – uprawniające do przesyłania dyplomów z systemu zewnętrznego do RDE. 

Szczegółowy wykaz ról z podziałem na podmioty, w których można je nadawać

Poniższe role pozwalają na przygotowanie dokumentów w zakresie: 

  • utworzenia, edycji i przeglądania dokumentu (z danymi restrykcyjnymi) 
  • wysyłki dokumentu do weryfikacji oraz przejrzenia wyniku weryfikacji wstępnej i pełnej 
  • usuwania dokumentu 
  • podglądu wizualizacji 
  • pobrania dokumentu 
  • rejestracji podpisanego dokumentu 
Typ podmiotuDla kogo / czynnościWymagana rola
 uczelnia (oprócz CMKP)


Osoba, która przygotowuje dyplom/odpisy: 
– ukończenia studiów i/lub suplement do dyplomu oraz rejestruje w repozytorium 		 INST_RDE_DYPLOM_EDYTOR
uczelnia (w tym CMKP) 
instytut badawczy
instytut Polskiej Akademii Nauk
instytut międzynarodowy 		– doktorski i rejestruje w repozytorium INST_RDE_DR_EDYTOR 
– habilitacyjny i rejestruje w repozytorium INST_RDE_DRHAB_EDYTOR 
federacje– doktorski i rejestruje w repozytorium z ramienia federacji FED_RDE_DR_EDYTOR 
– habilitacyjny i rejestruje w repozytorium z ramienia federacji FED_RDE_DRHAB_EDYTOR 

Poniższe role pozwalają na podgląd dokumentów w zakresie: 

  • danych dokumentu 
  • wizualizacji 
  • wyników weryfikacji wstępnej oraz pełnej 
Typ podmiotu Dla kogo / czynności Wymagana rola 
uczelnia (oprócz CMKP) Osoba z możliwością podglądu w swojej instytucji:
– dyplomów i suplementów 		INST_RDE_DYPLOM_PODGLAD 
uczelnia (w tym CMKP) 
instytut badawczy 
instytut Polskiej Akademii Nauk 
instytut międzynarodowy 		– dyplomów doktorskich INST_RDE_DR_PODGLAD 
– dyplomów habilitacyjnych  INST_RDE_DRHAB_PODGLAD 
federacje– dyplomów doktorskich FED_RDE_DR_PODGLAD 
– dyplomów habilitacyjnych FED_RDE_DRHAB_PODGLAD 

Poniższe role pozwalają na podpisanie dokumentów, tzn:

  • pobranie przygotowanego dokumentu XML przed podpisem (ale nie przygotowanie dokumentu) 
  • podejrzenie wizualizacji dokumentu  
  • podpisanie i wgranie podpisanego dokumentu 
  • przeglądanie wyników rejestracji 
Typ podmiotu Dla kogo / czynnościWymagana rola 
uczelnia (oprócz CMKP) Osoba, która podpisuje: 
– dyplom ukończenia studiów  		INST_RDE_DYPLOM_PODPIS 
uczelnia (w tym CMKP) 
instytut badawczy  
instytut Polskiej Akademii Nauk 
instytut międzynarodowy 		– dyplom doktorski INST_RDE_DR_PODPIS 
– dyplom habilitacyjny  INST_RDE_DRHAB_PODPIS 
federacje Osoba, która podpisuje:
– dyplom doktorski z ramienia federacji 		FED_RDE_DR_PODPIS 
– dyplom habilitacyjny z ramienia federacji FED_RDE_DRHAB_PODPIS 

Poniższe role pozwalają na przesłanie dyplomów z systemu wewnętrznego do RDE w zakresie podglądu: 

  • paczek dokumentów wysłanych do RDE przez API 
  • dokumentów i ich wizualizacji, jeśli rejestracja zakończyła się sukcesem
  • wyników pełnej walidacji 
Typ podmiotu Dla kogo / czynności Wymagana rola 
uczelnia (w tym CMKP) 
instytut badawczy
instytut Polskiej Akademii Nauk 
instytut międzynarodowy 		Osoba, która przesyła: 
– dyplomy ukończenia studiów, 
– suplementy do dyplomów,  
– dyplomy doktorskie i habilitacyjne, 
z wewnętrznego systemu podmiotu do RDE 		INST_RDE_IMPORT 
federacje Osoba, która przesyła: 
– dyplom doktorski z ramienia federacji 		FED_RDE_IMPORT 
– dyplom habilitacyjny z ramienia federacji FED_RDE_IMPORT

Poniższe role pozwalają na administrowanie Repozytorium Dyplomów elektronicznych w zakresie: 

Typ podmiotu Dla kogo / czynności Wymagana rola 
uczelnia publiczna (w tym CMKP) 
uczelnia niepubliczna 
uczelnia kościelna 		Osoba, która konfiguruje: 
– słowniki 
– tłumaczenia 
– szablony dokumentów
– logo/ godło i nazwę podmiotu 
– podmioty współprowadzące		INST_RDE_ADM 
instytut Polskiej Akademii Nauk, 
instytut badawczy  
instytut międzynarodowy 		INST_NAUK_RDE_ADM  
federacjeFED_RDE_ADM 

Poniższe role pozwalają na konfigurację integracji pomiędzy RDE a systemem zewnętrznym w zakresie: 

Typ podmiotu Dla kogo / czynności Wymagana rola 
uczelnia (w tym CMKP) 
instytut Polskiej Akademii Nauk, 
instytut badawczy
instytut międzynarodowy 		Osoba, która: 
– konfiguruje listę dozwolonych adresów IP 
– generuje klucze i certyfikaty w pliku PKCS#12 		INST_RDE_ADM_INTEGRATOR 
federacjeFED_RDE_ADM_INTEGRATOR 

Procedura przyznawania dostępu do środowiska integracyjnego systemu POL-on 

Poniższe informacje są skierowane do podmiotów, które wnioskują o uzyskanie dostępu do środowiska integracyjnego OPI PIB w celu integracji systemu informatycznego z systemem POL‑on.

Środowisko integracyjne to odrębna, testowa wersja systemu POL‑on, dostępna przez Internet, przeznaczona tylko do testowania integracji między systemami, pozbawiona danych produkcyjnych (w tym danych osobowych). W środowisku można używać wyłącznie danych zanonimizowanych.

Jak złożyć wniosek o dostęp do środowiska integracyjnego

Wniosek składa osoba uprawniona do reprezentowania podmiotu. Wniosek należy wysłać elektronicznie za pomocą skrzynki podawczej ePUAP: /mnauka/SkrytkaESP albo z wykorzystaniem e-doręczeń: AE:PL-63656-52154- AGBGU-18).

Co zawiera wniosek

Wniosek o dostęp do środowiska integracyjnego systemu POL‑on musi zawierać dane podmiotu (m.in. nazwa, dane adresowe), dane osobowe i kontaktowe administratora podmiotu, informacje o systemie integrowanym, dane techniczne (nazwa, adresy IP), oraz akceptację regulaminu (odrębny załącznik). Wniosek i regulamin powinien być podpisany.

Plik do pobrania poniżej.

Wsparcie dla Integratorów

Po pozytywnej decyzji Integrator otrzyma dane dostępowe do środowiska integracyjnego. Integratorzy mogą korzystać ze wsparcia technicznego Helpdesk (na czas integracji), dokumentacji API na stronie pomocy POL‑on.

Jak logują się użytkownicy

Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku OPI PIB utworzy nową instytucję testową i nada uprawnienia Administratorowi podmiotu wskazanemu we wniosku. Administrator podmiotu otrzyma wiadomość e-mail o nadaniu uprawnień.

Administrator podmiotu:

  • zakłada konta użytkownikom,
  • nadaje role i uprawnienia,
  • może dodać innych administratorów.

Użytkownicy:

  • zakładają konto w Module Centralnego Logowania (dla środowiska integracyjnego),
  • aktywują konto z linku w e-mailu,
  • logują się do systemu POL‑on.

Pliki do pobrania

Kompletny wniosek do złożenia do MNISW:

Pobierz plik:

Wniosek_regulamin_dostep_POLon_integracyjneDownload

Aby pobrać dokumenty:
– kliknij w odpowiedni przycisk „Pobierz” lub
– najedź kursorem na link do dokumentu, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję „Zapisz link jako…”/„Zapisz element docelowy jako…” – w zależności od przeglądarki.

Do tego mogą dochodzić stosowne upoważnienia jeżeli podmiot korzysta np. z usług informatycznych firm zewnętrznych lub upoważnił kogoś do reprezentowania swoich spraw.

Jeżeli dostawca dostarcza gotowy produkt, który nie jest rozwijany ani modyfikowany po stronie odbiorcy, dostęp do środowiska integracyjnego może nie być konieczny. Środowisko integracyjne ma sens głównie wtedy, gdy programiści aktywnie rozwijają oprogramowanie i potrzebują piaskownicy do testowania zmian. W przypadku instalacji standardowego, kompletnego rozwiązania, bez prac rozwojowych lub integracyjnych po stronie zespołu, nie ma potrzeby wnioskowania o dostęp do środowiska integracyjnego, o ile dostawca ani programiści nie zgłaszają takiej potrzeby.

Dokumentacja techniczna – Repozytorium dyplomów elektronicznych

W tym wpisie znajdziesz pliki do specyfikacji usług SOAP API.

Plik główny

  • Dokumentacja SOAP API (wydawca – RDE).v0.8.pdf
Dokumentacja SOAP API (wydawca – RDE).v0.8Pobierz

Inne pliki

Kliknij w link, aby pobrać.

Opis / KontekstLink do pliku (format)
Przykładowa podpisana i zaszyfrowana wiadomość SOAPsoap-signed-encrypted.v0.9. (.zip)
Kontrakt usługi SOAPuniversity.v0.9_schema1 (.zip)
Opis modelu danych: Dokumentacja SOAP API (wydawca – RDE).v0.8 – opis elementów schematu XSDDokumentacja-SOAP-API-wydawca-RDE.v0.8-opis-elementow-schematu-XSD (.pdf)
Dyplom habilitacyjny
Opis: przed podpisem		Jeremi_Testowy-DSC_DIPLOMA-pl_przed-podpisem (.zip)
Dyplom habilitacyjny
Opis: po podpisaniu (1 podpis z 1)		signed_Jeremi_Testowy-DSC_DIPLOMA-pl (.zip)
Dyplom doktorski
Opis: przed podpisem		Kornelia_Testowa-Test-PHD_DIPLOMA-pl_przed-podpisem (.zip)
Dyplom doktorski
Opis: po podpisaniu (1 podpis z 2)		signed_Kornelia_Testowa-Test-PHD_DIPLOMA-pl_1z2 (.zip)
Dyplom doktorski
Opis: po podpisaniu (2 podpisy z 2)		countersigned_signed_Kornelia_Testowa-Test-PHD_DIPLOMA-pl_2z2 (.zip)
Dyplom ukończenia studiów (prowadzone samodzielnie)
Opis: przed podpisem		Jan_Testowy-DIPLOMA-pl_przed_podpisem_anonim (.zip)
Dyplom ukończenia studiów (prowadzone samodzielnie)
Opis: po podpisaniu (1 podpis z 1)		Jan_Testowy-DIPLOMA-pl-signed-xades-baseline-b_podpisany_anonim (.zip)
Suplement do dyplomu ukończenia studiów (prowadzone samodzielnie)
Opis: przed podpisem		Jan_Testowy-SUPPLEMENT-pl_przed_podpisem_anonim (.zip)
Suplement do dyplomu ukończenia studiów (prowadzone samodzielnie)
Opis: po podpisaniu (1 podpis z 1)		Jan_Testowy-SUPPLEMENT-pl-signed-xades-baseline-b_podpisany_anonim. (.zip)

Weryfikacja plików w postępowaniach awansowych

Z tego artykułu dowiesz się jak algorytm automatycznie weryfikuje pliki dodane do postępowania awansowego pod kątem występowania w nich danych prawnie chronionych. Poznasz też procedurę zatwierdzania zweryfikowanych plików do publikacji. 

Jeśli posiadasz w POL‑on rolę edycyjną INST_DR_DRHAB / FED_DR_DRHAB / RDN_DR_DRHAB możesz zarejestrować postępowanie awansowe i zarządzać jego danymi – w tym zatwierdzać pliki zweryfikowane przez algorytm systemu do publikacji na platformie RAD-on. 

Weryfikacja plików z postępowania awansowego obejmuje:  

  • czynności wykonane przez algorytm: 
    • Automatyczną weryfikację plików,  
    • Oznaczenie plików właściwym alertem, 
  • czynności wykonane przez użytkownika: 
    • Weryfikację plików z alertem, 
    • Weryfikacja ręczna plików, które algorytm nieprawidłowo oznaczył alertem,
    • Zatwierdzenie plików i złożenie oświadczenia do publikacji. 

Automatyczna weryfikacja pliku 

Aby podnieść bezpieczeństwo danych osobowych przechowywanych w systemie i zapewnić zgodność z wymogami RODO we wprowadzonym rekordzie postępowania awansowego system automatycznie analizuje: 

  • Wnioski,
  • Rozprawy,
  • Streszczenia,
  • Recenzje.

Algorytm przeszukuje pliki pod kątem występowania w nich danych osobowych takich jak:

  • PESEL,
  • Numer dokumentu tożsamości,
  • Data urodzenia,
  • Podpis elektroniczny (gdy możliwe jest odczytanie nr PESEL osoby podpisującej),
  • Numer telefonu,
  • Adres e-mail,
  • Adres korespondencyjny (jeśli jest adresem osoby ubiegającej się o awans),
  • Podpis cyfrowy.

Powyższa lista ma charakter poglądowy i nie stanowi katalogu zamkniętego. System może wykrywać również inne dane mogące stanowić informacje osobowe w rozumieniu RODO.

Automatyczna weryfikacja plików przez algorytm odbywa się raz na dobę. 

Jeśli chcesz zweryfikować poprawność dodanych plików, odnajdź rekord postępowania za pomocą filtrów, a następnie przejdź do jego szczegółów [1]. 

Rodzaje alertów

W zależności od etapu weryfikacji przy danym pliku znajdziesz alert. Może on przyjmować różną treść.

  • Plik oczekuje na weryfikację,
  • Plik zostanie zweryfikowany w ciągu 24 godzin – gdy plik jest w trakcie weryfikacji,
  • Plik niezawierający danych prawnie chronionych – gdy algorytm nie wykrył danych osobowych. W takim przypadku zalecana jest weryfikacja pliku, a następnie zatwierdzenie go do publikacji,
  • Plik zawierający dane chronione prawnie – gdy algorytm wykrył w pliku dane osobowe lub inne dane chronione prawnie. W tym przypadku koniecznie sprawdź plik pod kątem danych osobowych lub prawnie chronionych. Jeśli algorytm błędnie oznaczył plik, możesz ręcznie oznaczyć go jako „Plik niezawierający danych prawnie chronionych”.

Jeśli algorytm nie wykrył danych osobowych, oznaczy plik ikoną poprawnego pliku (zielony haczyk) [1]. Taki plik znajdziesz na liście plików, które będziesz mógł zatwierdzić do publikacji. Zanim zatwierdzisz plik, zweryfikuj czy rzeczywiście nie zawiera danych osobowych lub prawnie chronionych!

Jeśli plik jest w trakcie weryfikacji, oznaczony plik ostrzeżeniem (pomarańczowy trójkąt z wykrzyknikiem) [2]. Takiego pliku nie będziesz mógł zatwierdzić ręcznie [3].

Jeśli algorytm znajdzie naruszenie danych osobowych, oznaczy plik ikoną pliku niepoprawnego (czerwony ośmiobok z wykrzyknikiem) [4]. Twoim zadaniem jest weryfikacja pliku. Przy pliku, w którym algorytm znalazł prawdopodobne naruszenie znajdziesz ikonę ręcznego zatwierdzenia pliku, na wypadek, gdyby algorytm błędnie oznaczył plik [5].

Alerty znajdziesz:  

  • w postępowaniu o nadanie stopnia doktora w zakładce Rozprawa – przy pliku rozprawy lub jej opisu (gdy rozprawa nie jest pracą pisemną) i w plikach streszczeń; 
  • w postępowaniu o nadanie stopnia doktora habilitowanego w zakładce Wniosek – przy dodanym pliku; 
  • w postępowaniu o nadanie tytułu profesora w zakładce Wniosek – przy dodanym pliku;
  • we wszystkich rodzajach postepowań przy dodanych plikach recenzji. 

Najedź kursorem na ikonę alertu i zapoznaj się z jego treścią.

Weryfikacja pliku z alertem 

Zweryfikuj plik niezależnie od tego czy algorytm wykrył w pliku dane osobowe lub chronione prawem czy nie. Celem wprowadzenia algorytmu jest zabezpieczenie systemu przed wgrywaniem plików z danymi osobowymi lub chronionymi prawnie. Aktualny proces weryfikacji już wgranych plików poprawi skuteczność działania algorytmu w przyszłości.

W przypadku pliku oznaczonego alertem, nie będziesz mógł złożyć oświadczenia o publikacji pliku na stronie RAD-on. 

  • Jeśli algorytm prawidłowo oznaczył plik jako zawierający dane chronione prawem – usuń plik [1], a następnie dodaj właściwy plik (bez informacji chronionych prawem). Algorytm w ciągu kolejnej doby zweryfikuje poprawność pliku.
  • Jeśli algorytm nieprawidłowo oznaczył plik jako zawierający dane chronione prawem – oznacz go ręcznie [2] jako niezawierający danych osobowych (akcja dostępna tylko przy plikach z prawdopodobnym naruszeniem). 

Po wykonaniu tej czynności będziesz mógł złożyć oświadczenie o publikacji pliku.  

Zatwierdzenie plików i złożenie oświadczenia do publikacji 

Aby zatwierdzić pliki oznaczone przez algorytm jako niezawierające danych chronionych prawem, kliknij w przycisk „Zatwierdź pliki do publikacji” [1]. 

Tylko zatwierdzone pliki zostaną opublikowane na ogólnopolskiej platformie RAD-on. 

Zaznacz checkbox przy danym pliku [2] i potwierdź [3].  

Zaznaczając checkbox potwierdzasz, że plik nie zawiera informacji stanowiących dane osobowe, ani innych informacji prawnie chronionych, których publikacja mogłaby naruszać obowiązujące przepisy prawa, w szczególności informacji o charakterze poufnym i może zostać udostępniony publicznie na stronie: https://radon.nauka.gov.pl/.
Oświadczenie dotyczy tylko plików zaakceptowanych przez algorytm lub zaakceptowanych ręcznie. Pozostałe pliki wymień na takie, które nie posiadają danych osobowych i innych informacji prawie chronionych. 

Przy zatwierdzonym pliku wyświetli się zielony znacznik [4] i checkbox w kolumnie „Zatwierdzony do publikacji”.

Po zatwierdzeniu złożonego oświadczenia, pliki zostaną automatycznie opublikowane na ogólnodostępnej stronie https://radon.nauka.gov.pl/ i będą gotowe do pobrania. 

Obszar Inicjatywa Doskonałości Uczelnia Badawcza (IDUB)

W tym artykule znajdziesz ogólne informacje o raportach możliwych do wygenerowania w module Raporty, w obszarze Inicjatywa Doskonałości Uczelnia Badawcza (IDUB).

Obszar będzie widoczny jeśli posiadasz rolę INST_IDUB_RAPORTY (nadaną na poziomie instytucji głównej) lub FED_IDUB_RAPORTY w kontekście Federacji.

Rola może być nadana wyłącznie w poniższych instytucjach:
– Uniwersytet Warszawski (University of Warsaw)
– Politechnika Gdańska (Gdańsk University of Technology)
– Akademia Górniczo-Hutnicza im. Stanisława Staszica w Krakowie (AGH University of Krakow)
– Politechnika Warszawska (Warsaw University of Technology)
– Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu (Adam Mickiewicz University in Poznań)
– Uniwersytet Jagielloński (Jagiellonian University in Kraków)
– Gdański Uniwersytet Medyczny (Medical University of Gdansk)
– Politechnika Śląska (Silesian University of Technology)
– Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu (Nicolaus Copernicus University in Toruń)
– Uniwersytet Wrocławski (University of Wroclaw)
– Politechnika Łódzka (Lodz University of Technology)
– Politechnika Wrocławska (Wroclaw University of Science & Technology)
– Uniwersytet Medyczny im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu (Poznan University of Medical Sciences)
– Uniwersytet Medyczny w Białymstoku (Medical University of Bialystok)
– Uniwersytet Medyczny w Łodzi (Medical University of Lodz)
– Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu (Wroclaw University of Environmental & Life Sciences)
– Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II (The John Paul II Catholic University of Lublin)
– Politechnika Lubelska (Lublin University of Technology)
– Uniwersytet SWPS (SWPS University)
– Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie (University of Life Sciences in Lublin)
– Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu (Poznań University of Life Sciences)
– Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki (Cracow University of Technology)
– Politechnika Poznańska (Poznań University of Technology)
– Pomorski Uniwersytet Medyczny w Szczecinie (Pomeranian Medical University in Szczecin)
– Uniwersytet Medyczny im. Piastów Śląskich we Wrocławiu (The Medical University of Wrocław)
– Uniwersytet Medyczny w Lublinie (Medical University of Lublin)
– Warszawski Uniwersytet Medyczny (Medical University of Warsaw)
– Federacja Naukowa WSB-DSW Merito (Research Federation of WSB Merito & DSW Universities

Zaloguj się do POL‑on 2.0. Wybierz z menu moduł Raporty [1]. Wybierz kafel Generowanie raportów [2], a następnie obszar Inicjatywa Doskonałości Uczelnia Badawcza (IDUB) [3].

Aktualnie w obszarze Inicjatywa Doskonałości Uczelnia Badawcza dostępny jest raport:

  • Dane pobierane z POL‑on do raportu końcowego IDUB

Aby wygenerować i pobrać raport postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Dodatkowo masz do wyboru pola:

  • Stan raportu na dzień
  • Semestr (letni/zimowy)
  • Rok akademicki (od 2020/2021…)
  • Format raportu (CSV/XLSX)

Raport zawiera zestawienie z poniższego zakresu danych według określonych kryteriów (według stanu na wskazany dzień):

  • Suma etatów nauczycieli akademickich – według stanu na wskazany dzień.
  • Suma etatów naukowców spoza uczelni – według stanu na wskazany dzień.
  • Relacja liczby nauczycieli akademickich, którzy uzyskali stopień doktora na innej uczelni (w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy), do liczby wszystkich nauczycieli akademickich (w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy), zatrudnionych w danej uczelni – z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
  • Liczba studentów studiów I stopnia, II stopnia i jednolitych magisterskich – według stanu na wskazany dzień.
  • Liczba nauczycieli akademickich nieposiadających obywatelstwa polskiego.
  • Liczba nauczycieli akademickich nieposiadających obywatelstwa polskiego w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.
  • Liczba uczestników stacjonarnych studiów doktoranckich oraz liczba doktorantów.
  • Liczba doktorantów nieposiadających obywatelstwa polskiego.
  • Liczba studentów studiów stacjonarnych nieposiadających obywatelstwa polskiego.
  • Ogólna liczba studentów studiów stacjonarnych.

Podręcznik dla ekspertów oraz ewaluowanych podmiotów w zakresie opisów wpływu działalności naukowej na funkcjonowanie społeczeństwa i gospodarki

Kliknij w link, aby wyświetlić (i pobrać) lub pobierz korzystając z przycisku pod oknem podglądu.

20250403_Przewodnik_dla_ewaluowanych_podmiotów_oraz_ekspertów_oceniających_w_zakresie_przygotowania_i_oceny_opisów_wpływu_działalności_naukowej_na_funkcjonowanie_społeczeństwa_i_gospodarki (6)Pobierz
20251119_PRZEWODNIK_dla_ekspertów_oraz_podmiotów_ewaluowanych_w_zakresie_oceny_i_przygotowania_opisów_wpływu_działalności_naukowejPobierz

Obszar Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów – udostępnione raporty

W tym artykule znajdziesz ogólne informacje o raportach możliwych do wygenerowania w module Raporty, w obszarze Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów.

Zaloguj się do POL‑on 2.0. Wybierz z menu moduł Raporty [1]. Wybierz kafel Generowanie raportów [2], a następnie obszar Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów [3].

Obszar będzie widoczny jeśli posiadasz rolę INST_UWIERZYTELNIANIE_DOK_EDYTOR (nadaną na poziomie instytucji głównej).

Aktualnie w obszarze Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów możliwe jest generowanie raportów:

  • Pełnione funkcje osób upoważnionych w podmiocie.
  • Wzory podpisów, paraf, pieczątek imiennych osób upoważnionych w podmiocie.

Aby wygenerować i pobrać wybrany raport postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Poniżej znajdziesz zakres danych raportów z tego obszaru.

Pełnione funkcje osób upoważnionych w podmiocie

  • Podmiot
  • Imię
  • Drugie imię
  • Nazwisko
  • Status
  • Jednostka
  • Funkcja osoby upoważnionej
  • Kadencja Od/Do

Wzory podpisów, paraf, pieczątek imiennych osób upoważnionych w podmiocie

  • Podmiot
  • Status
  • Typ
  • Rodzaj
  • Imię
  • Drugie imię
  • Nazwisko
  • Nazwa wzoru
  • Uwagi wzoru
  • Nazwa pliku
  • Ważność Od/Do

Obszar Repozytorium pisemnych prac dyplomowych – udostępnione raporty

W tym artykule znajdziesz ogólne informacje o raportach możliwych do wygenerowania w module Raporty, w obszarze Repozytorium pisemnych prac dyplomowych.

Zaloguj się do POL‑on 2.0. Wybierz z menu moduł Raporty [1]. Wybierz kafel Generowanie raportów [2], a następnie wybierz obszar Repozytorium pisemnych prac dyplomowych. [3].

Obszar będzie widoczny, jeśli posiadasz kombinację 3 ról – do wykazu studentów, do raportów i do wykazu pisemnych prac dyplomowych (role nadane na poziomie instytucji głównej).

  • INST_ORPD_EDYTOR_ADM, INST_RAP, INST_PR_WS
  • INST_ORPD_EDYTOR_ADM, INST_RAP, INST_PR_WS_PODGLAD
  • INST_ORPD_EDYTOR_ADM, INST_RAP, INST_PR_WS_PODGLAD_BEZ_DANYCH_RESTRYKCYJNYCH
  • INST_ORPD_IMPORTER_ADM, INST_RAP, INST_PR_WS
  • INST_ORPD_IMPORTER_ADM, INST_RAP, INST_PR_WS_PODGLAD
  • INST_ORPD_IMPORTER_ADM, INST_RAP, INST_PR_WS_PODGLAD_BEZ_DANYCH_RESTRYKCYJNYCH

Aktualnie w obszarze Repozytorium pisemnych prac dyplomowych możliwe jest generowanie zestawień:

Absolwenci bez pisemnej pracy dyplomowej na kierunkach prowadzonych po 01.10.2019 

Aby wygenerować i pobrać wybrany raport postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj. 

Poniżej znajdziesz opis i zakres danych raportów z tego obszaru.

Absolwenci bez pisemnej pracy dyplomowej na kierunkach prowadzonych po 01.10.2019 

  • Nazwa uczelni 
  • Nazwisko
  • Imię
  • Data rozpoczęcia studiów
  • Data ukończenia studiów
  • Kod uruchomienia kierunku
  • Nazwa uruchomienia kierunku

Raport ma charakter pomocniczy. Nie wszystkie prace obronione na kierunku są w formie pisemnej, a co za tym idzie nie są przekazane do repozytorium. Ten raport obejmuje tylko okres po 01.10.2019, czyli po wejściu przepisów rozszerzających zakres danych o dane identyfikacyjne, co pozwala jednoznacznie porównywać dane z repozytorium z danymi w wykazie studentów w POL‑on 2.0.

Raport przedstawia absolwentów, dla których nie przekazano pracy dyplomowej, absolwentów dla których zbieramy numer PESEL/dokumentu i studiowali na kierunkach dostosowanych do ustawy – obrona po 01.10.2019 (włącznie).

Raport analizuje pisemne prace dyplomowe z ORPPD 2.0 w zestawieniu z wykazem studentów w POL‑on 2.0, obejmuje studentów, którzy realizowali studia na kierunkach obowiązujących od 01.10.2019 (POL‑on 2.0 – nowe kody uruchomień, po dostosowaniu kierunków).  Należy pamiętać, że w ORPPD dane nie podlegają aktualizacji i połączenie należy wykonać w oparciu o wersję danych osobowych w wykazie studentów, która obowiązywała w dniu obrony.

Poprawność dokumentu w sprawozdaniach GUS

Z tego wpisu dowiesz się jakie wymogi powinien spełniać dokument, aby został uznany za poprawny i wliczony do sprawozdań GUS.

W metodologii wyliczeń sprawozdań do GUS brane są pod uwagę dokumenty o statusie poprawnym.

Weryfikacja poprawności danych odnosi się do dokumentów zarejestrowanych w modułach:

  • Osoby ubiegające się o stopień doktora,
  • Postępowania awansowe.

Założenia poprawności danych

W module Osoby ubiegające się o nadanie stopnia doktora bierzemy pod uwagę dane, gdy:

  • dokument jest wypełniony poprawnie lub
  • dokument zawiera błędy tylko wtedy, gdy (łącznie):
    • brak danych o promotorze,
    • data rozpoczęcia kształcenia < 3 miesiące od daty aktualnej (instytucja ma 3 miesiące na wyznaczenie promotora),
    • pozostałe wymagane dane są uzupełnione:
      • Dane osobowe (PESEL/lub dok. tożsamości, imię, nazwisko, płeć, rok urodzenia, obywatelstwo)
      • Dane kształcenia (data rozpoczęcia kształcenia, nazwa szkoły doktorskiej nazwa albo zakres programu kształcenia, dyscyplina),
      • Dane stypendium – jeśli doktorant jest uprawniony do pobierania stypendium,
        (wysokość stypendium doktoranckiego -brutto, zwiększenie stypendium),
      • Dyscyplina/­y, w których przygotowywana jest rozprawa doktorska,
        (dziedzina, dyscyplina, data od),
    • Ocena śródokresowa – nie musi być wypełniona.

W pozostałych przypadkach niż powyższe dane osób ubiegających się o nadanie stopnia doktora nie są uwzględniane w wyliczeniach.

W module Postępowania awansowe bierzemy pod uwagę dane, gdy:

  • dokument jest wypełniony poprawnie lub
  • dokument zawiera błedy tylko wtedy, gdy (łącznie):
    • postępowanie ma status w toku
    • dane osobowe są kompletne
    • dziedzina jest wprowadzona
    • data wszczęcia jest wprowadzona
    • tytuł rozprawy jest wprowadzony
    • data złożenia rozprawy jest wprowadzona
    • gdy rozprawa, której przedmiot objęty jest tajemnicą prawnie chronioną = Tak → Rozprawa nie musi być wypełniona (tj. rozprawa, streszczenie PL, streszczenie ENG, opis PL, opis ENG)
    • gdy rozprawa, której przedmiot objęty jest tajemnicą prawnie chronioną = Nie → Rozprawa musi być wypełniona z założeniem, że:
      • gdy praca pisemna w języku PL:
        rozprawa + streszczenie ENG – wprowadzone
      • gdy praca pisemna NIE w języku PL:
        rozprawa + streszczenie PL + streszczenie ENG – wprowadzone
      • gdy praca NIE pisemna:
        opis PL + opis ENG wprowadzone

W pozostałych przypadkach niż powyższe dane Postępowania awansowego nie są uwzględniane w wyliczeniach.

Materiały dodatkowe

Komunikat /aktualnosci/zmiany-w-wyliczeniach-gus-s-12/

Nowe dyscypliny i zmiana nazw dyscyplin w oświadczeniach o dyscyplinie i zaliczeniu do liczby N

Z tego wpisu dowiesz się, jak zachować się w module Pracownicy w przypadku zmian w liście dziedzin i dyscyplin oraz kiedy należy wprowadzić nowe dyscypliny do oświadczeń o reprezentowanej dyscyplinie.

Zmiany w liście dyscyplin

Zmienione nazwy dyscyplin

  • Dyscyplina: „automatyka, elektronika i elektrotechnika” zmieniła nazwę na „automatyka, elektronika, elektrotechnika i technologie kosmiczne” w dziedzinie nauk inżynieryjno-technicznych;
  • Dyscyplina: „inżynieria lądowa i transport” zmieniła nazwę na „inżynieria lądowa, geodezja i transport” w dziedzinie nauk inżynieryjno-technicznych (poprzednie nazwy dyscyplin obowiązywały od 01.01.2018 r. do 10.11.2022 r.).

Dyscyplina przeniesiona do nowej dziedziny

  • Dyscyplina: „weterynaria” w dziedzinie nauk rolniczych – od 11.11.2022 została przeniesiona do dziedziny nauk weterynaryjnych (poprzednia dziedzina obowiązywała od 01.01.2018 r. do 10.11.2022 r.).

Nowe dyscypliny

  • biotechnologia (dziedzina nauk ścisłych i przyrodniczych)
  • etnologia i antropologia kulturowa (dziedzina nauk humanistycznych)
  • polonistyka (dziedzina nauk humanistycznych)
  • inżynieria bezpieczeństwa (dziedzina nauk inżynieryjno-technicznych)
  • ochrona dziedzictwa i konserwacja zabytków (dziedzina nauk inżynieryjno-technicznych)
  • biologia medyczna (dziedzina nauk medycznych i nauk o zdrowiu)
  • stosunki międzynarodowe (dziedzina nauk społecznych)
  • nauki biblijne (dziedzina nauk teologicznych)
  • nauki o rodzinie (nowa: dziedzina nauk o rodzinie)

Reguły merytoryczne

Złożenie nowych oświadczeń nie dotyczy pracowników, którzy mają ważne oświadczenia w dyscyplinach naukowych, których nazwy nie uległy zmianie!

W przypadku zmiany w klasyfikacji dziedzin i dyscyplin polegającej na zmianie:

  • nazwy dyscypliny,
  • przyporządkowania dyscypliny do dziedziny 

osoba prowadząca działalność naukową i osoba biorąca udział w prowadzeniu działalności naukowej SKŁADA oświadczenie o dyscyplinie, w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie przepisów, na mocy których nastąpiły zmiany.

osoba prowadząca działalność naukową i osoba biorąca udział w prowadzeniu działalności naukowej składa pierwsze oświadczenie na nowe dyscypliny w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie przepisów na mocy których zmiany te nastąpiły;

w przypadku wyodrębnienia w klasyfikacji dziedzin i dyscyplin nowej dyscypliny - osoba, która prowadzi działalność naukową i osoba, która bierze udział w prowadzeniu działalności naukowej MOŻE złożyć oświadczenie o dyscyplinie, bez zachowania terminu określonego w tym przepisie, czyli bez zachowania okresu 2-letniego od poprzedniego oświadczenia;

w przypadku włączenia dyscypliny do innej dyscypliny albo do innych dyscyplin osoba prowadząca działalność naukową i osoba biorąca udział w prowadzeniu działalności naukowej składa oświadczenie o dyscyplinie, w którym wskazuje dyscyplinę z aktualnej listy dyscyplin (dotychczasową lub nową), w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie przepisów, na mocy których dyscyplina została włączona do innej dyscypliny albo do innych dyscyplin.

Reguły techniczne

Pracownik może złożyć nowe oświadczenie bez zachowania terminu upływu 2 lat od daty złożenia poprzedniego oświadczenia ze starą dyscypliną, jeżeli deklaruje chęć zmiany dyscypliny na nową.

Data złożenia oświadczenia nie może być wcześniejsza niż data uprawomocnienia przepisów zmieniających. (Kolejne oświadczenie będzie mógł złożyć po upłynięciu 2 lat liczonych od daty złożenia oświadczenia ze starą dyscypliną).

Jeżeli pracownikowi upłynęły 2 lata od złożenia poprzedniego oświadczenia (na starą dyscyplinę), to może złożyć nowe oświadczenie (na nową dyscyplinę) najwcześniej z datą uprawomocnienia przepisów zmieniających.

Ponieważ nazwy dyscyplin wskazanych w oświadczeniu o dyscyplinie zaciągają się do oświadczenia o N. Złożenie oświadczenia na nowe dyscypliny powinno być poprzedzone zamknięciem dotychczasowego oświadczenia o N.

Po dodaniu nowego oświadczenia o dyscyplinie możliwe będzie odzwierciedlanie złożenia nowego oświadczenia o N.

Materiały dodatkowe:

Komunikat: /aktualnosci/nowelizacja-ustawy-prawo-o-szkolnictwie-wyzszym-i-nauce-z-dn-13-stycznia-2023-r-w-kontekscie-dziedzin-i-dyscyplin-oraz-oswiadczen-pracownikow/

Możliwe scenariusze

(na przykładzie zmiany listy dyscyplin z 11.11.2022 roku, przy udostępnionej funkcjonalności rejestracji nowych oświadczeń w systemie od 3.02.2023 roku)

Scenariusz 1

Pracownik ma złożone oświadczenie o reprezentowaniu dyscyplin (których nazwa lub przyporządkowanie dyscypliny do dziedziny uległy zmianie). Minęły 2 lata od daty złożenia poprzedniego oświadczenia.

  • Pracownik musi złożyć nowe oświadczenie z nową nazwą dyscypliny (stare dyscypliny już nie obowiązują). Najwcześniejsza data do zarejestrowania nowego oświadczenia to 11.11.2022 r.
  • W systemie jest to możliwe do odzwierciedlenia do 15.03.2023 r. (w przypadku oświadczeń z roku 2022).

Scenariusz 2

Pracownik ma złożone oświadczenie o reprezentowaniu dyscyplin (których nazwa lub przyporządkowanie dyscypliny do dziedziny uległy zmianie). Nie minęły 2 lata od daty złożenia poprzedniego oświadczenia.

  • Pracownik musi złożyć nowe oświadczenie z nową nazwą dyscypliny  (stare dyscypliny już nie obowiązują). Najwcześniejsza data złożenia oświadczenia to 01.02.2023 r. (ze względu na konieczność uprawomocnienia się Ustawy zmieniającej).
  • W systemie jest to możliwe do odzwierciedlenia do 31.01.2024 r.

Scenariusz 3

Pracownik ma złożone oświadczenie o reprezentowaniu dyscyplin i chce złożyć oświadczenie w nowej wyodrębnionej dyscyplinie.

  • Pracownik może złożyć nowe oświadczenie z nową nazwą dyscypliny, bez względu na to czy minęły 2 lata od złożenia oświadczenia czy nie.
  • Jeśli minęły 2 lata od daty złożenia poprzedniego oświadczenia to najwcześniejsza data do zarejestrowania nowego oświadczenia to 11.11.2022 r. 
  • W systemie jest to możliwe do odzwierciedlenia (w przypadku oświadczeń z roku 2022) do 15.03.2023 r.

Scenariusz 4

Pracownik ma złożone oświadczenie o reprezentowaniu dyscyplin i chce złożyć oświadczenie w nowej wyodrębnionej dyscyplinie. 

  • Pracownik może złożyć nowe oświadczenie z nową nazwą dyscypliny, bez względu na to czy minęły 2 lata od złożenia oświadczenia czy nie.
  • Jeśli nie minęły 2 lata od daty złożenia poprzedniego oświadczenia to najwcześniejsza data do zarejestrowania nowego oświadczenia to 01.02.2023 r. (ze względu na konieczność uprawomocnienia się Ustawy zmieniającej). Pracownik ma 30 dni na złożenie oświadczenia w podmiocie.
  • W systemie jest to możliwe do odzwierciedlenia do 31.01.2024 r.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 5 ust. 4-5, art. 343 ust. 7a;
Ustawa z dnia 13 stycznia 2023 r. o zmianie ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz niektórych innych ustaw (Dz.U.2023 poz. 212) – Art. 1 pkt. 1, 64.

Rekomendacje dotyczące rejestracji wzorów w module osób upoważnionych

Praktyki, które ułatwią weryfikację dokumentów po stronie NAWA

  • Oznaczenie rekordu właściwym statusem tzn. aktywacja rekordu po wprowadzeniu do wykazu​.
  • Zmiana statusu na unieważniony wyłącznie w przypadku, gdy informacje w rekordzie o statusie aktywny, są błędne.
  • Wprowadzenie „dat do” po ustaniu ważności wzoru, ustaniu powiązania jednostki ze wzorem, upłynięciu kadencji lub po ustaniu zatrudnienia (data z przeszłości).
  • Przypisywanie różnych elementów tego samego dokumentu do tej samej jednostki.​

Praktyki, które utrudniają weryfikację dokumentów po stronie NAWA

  • Brak aktywacji rekordu po wprowadzeniu do wykazu​, tj. pozostawienie statusu „Nowy”.
  • Unieważnienie zamiast „domknięcia” rekordu po ustaniu ważności wzoru, ustaniu powiązania jednostki ze wzorem, upłynięciu kadencji lub ustaniu zatrudnienia​.
  • Wprowadzenie „dat do” przed ustaniem ważności wzoru, przed ustaniem powiązania jednostki ze wzorem, przed upłynięciem kadencji lub ustaniem zatrudniania (co może prowadzić do błędów w rekordzie i konieczności zmiany statusu na „Unieważniony”)​.
  • Przypisywanie różnych elementów tego samego dokumentu do różnych jednostek​.

Właściwy status rekordu

Dany wzór może być podstawą uwierzytelniającą dopiero po aktywacji (zmianie ze statusu „Nowy” na „Aktywny”). Rekord pozostaje aktywny czasowo w granicach wskazanych w formatce. Przy rejestracji wzoru, należy wprowadzić datę od kiedy wzór obowiązuje. „Datę do” ważności i inne „daty do” w formularzach warto uzupełniać dopiero po zaistnieniu wydarzenia, ponieważ daty te nie podlegają korekcie ani usunięciu dla rekordów aktywnych.

UWAGA! Po zapisie, rekord otrzymuje status „Nowy”, który nie stanowi podstawy uwierzytelniającej. Jest to szkic wzoru, który wymaga aktywacji. Do momentu aktywacji taki rekord może być modyfikowany w pełnym zakresie, bądź usunięty. Nieaktywne rekordy nie są widoczne dla NAWA.

Po zakończeniu ważności wzoru, ustaniu powiązania jednostki ze wzorem, po zakończeniu kadencji lub zatrudnienia, należy wprowadzić „Datę do” do rekordu. Rekord pozostaje aktywny i stanowi podstawę uwierzytelnienia we wskazanych granicach czasowych. Niepoprawnym zachowaniem w systemie jest zmiana statusu na unieważniony w tych przypadkach!

Status  „Unieważniony” dotyczy wyłącznie rekordów błędnych, które nie stanowią podstawy uwierzytelniającej.

Domknięcie rekordu (wprowadzenie „dat do”) można  wykonać dla rekordów w statusie „Aktywny” za pomocą poniższych akcji:

  • Dla wzorów dokumentów i wzorów pieczęci, będzie to akcja „Zakończ” (Zakończenie ważności wzoru – „data do”).
  • W przypadku ustania przypisania wzoru dokumentu lub pieczęci do jednostki, będzie to akcja „Edytuj jednostki” (Wprowadzenie „data do”).
  • Dla osób upoważnionych do podpisywania dokumentów będzie to „Edytuj funkcje” (Wprowadzenie „kadencja do”) oraz „Edytuj wzory podpisów” (Wprowadzenie „ważność do”).

Więcej o statusach i dostępnych dla nich akcjach przeczytasz tu.

Weryfikacja po stronie NAWA

Weryfikacja ważności dokumentu za pomocą informacji dostępnych w module wymaga od NAWA wskazania rodzaju dokumentu i instytucji, która go wydała. NAWA ma dostęp do wszystkich rekordów bez względu na ich status.

W odszukanym rekordzie rodzaju dokumentu danej jednostki znajdują się:

  • pliki graficzne reprezentujące wzór dokumentu,
  • wzory pieczęci skojarzone z daną jednostką,
  • wzory podpisów (pieczęci i paraf) osób upoważnionych do podpisywania dokumentów we wskazanej jednostce.

W widoku NAWA w odszukanym rekordzie nie znajdują się elementy przypisane do innych jednostek niż wskazana podczas wyszukiwania.

Aby ułatwić proces weryfikacji, NAWA rekomenduje by elementy wprowadzane do modułu przypisywać do jednostek zgodnie z poniższymi zasadami:

  • Jednostka główna dla dokumentów podpisywanych przez Rektora.
  • Jednostka główna oraz dodatkowo jednostka podrzędna dla dokumentów podpisywanych przez Dziekana, Prodziekana itp. (o ile uczelnia posługuje się w POL‑on jednostkami podrzędnymi).

Jeśli dokument jest podpisywany przez Rektora lub inną osobę upoważnioną przepisami prawnymi do jego podpisywania, należy go powiązać zarówno z jednostką główną, jak i jednostkami podrzędnymi. Analogicznie należy postąpić w przypadku wzoru pieczęci znajdującego się na tym dokumencie.