Scenariusz 1.
Student nie zaliczył drugiego roku. W kolejnych semestrach ponownie zostaje przypisany do semestrów, które powtarza (semestr 3 i 4).
Inne scenariusze, którymi możesz być zainteresowany:
Author Archive
Zmiana kierunku studiów w ramach uczelni
Scenariusz 1.
Student po pierwszym roku studiów chce zmienić kierunek studiów. Zostaje skreślony z uruchomienia I kierunku A po 2 semestrze. Student zostaje zarejestrowany na 3 semestr na uruchomienie I kierunku B. Dwa pierwsze semestry zostają mu zaliczone.
Scenariusz 2.
Student jest rejestrowany na 1 semestr na uruchomienie I kierunku A. Po złożeniu ślubowania zmienia decyzję i chce się przenieść na uruchomienie I kierunku B.
Zostaje skreślony z uruchomienia I kierunku A, a następnie zarejestrowany na 1 semestr uruchomienia I kierunku B. Kontynuuje studia na kierunku B.
Zmiana formy studiów
Scenariusz 1.
W przykładzie zmiana formy studiów dotyczy „przejścia” ze studiów niestacjonarnych na stacjonarne po 1 roku.
Student jest rejestrowany na 1 semestr uruchomienia niestacjonarnego (uruchomienie I) kierunku A. Po semestrze jest przypisywany do semestru 2.
W kolejnym roku akademickim jest technicznie skreślany z listy studentów uruchomienia niestacjonarnego kierunku A i rejestrowany na semestr 3 na uruchomienia stacjonarnego (uruchomienie II) kierunku A Kontynuuje studia na tym uruchomieniu.
Skreślenie techniczne to skreślenie, które nie wiąże się z wydaniem decyzji administracyjnej. Student ma prawo zmieniać formę lub kierunek studiów w ramach jednej uczelni bez utraty statusu studenta. Nie jest to skreślenie, które wiąże się z wydaniem daty decyzji. W polu data skreślenia wprowadzamy datę przeniesienia.
Student nie może studiować w tym samym czasie na tym samy kierunku w różnych jego formach, dlatego data przeniesienia (data skreślenia technicznego) musi być różna od daty przyjęcia na studia.
Inne scenariusze, którymi możesz być zainteresowany:
Zmiana danych dotyczących płci
Scenariusz 1.
Studentka zgłasza fakt zmiany płci w uczelni i otrzymania nowego numeru PESEL. Do systemu zostaje wprowadzona zmiana biznesowa (nowy PESEL) z datą powzięcia informacji o zmianie. W efekcie studentka jest identyfikowana do wskazanej daty PESELem – płeć męska, po wskazanej dacie PESELem – płeć żeńska.
Zapoznaj się ze stanowiskiem ministerstwa:
Wpisy pomocy, dotyczące rejestracji zmiany biznesowej:
Inny scenariusz, którym możesz być zainteresowany:
Zmiana danych osobowych lub identyfikacyjnych
Scenariusz 1.
Student zmienił nazwisko i zgłasza ten fakt w uczelni. Do systemu zostaje wprowadzona zmiana biznesowa (nowe nazwisko) z datą powzięcia informacji o zmianie. W efekcie student jest identyfikowany do wskazanej daty starym nazwiskiem, po wskazanej dacie nowym.
Scenariusz 2.
Student – cudzoziemiec otrzymał numer PESEL zgłasza ten fakt w uczelni. Do systemu zostaje wprowadzona zmiana biznesowa (nowy sposób identyfikacji w systemie) z datą powzięcia informacji o zmianie. W efekcie student jest identyfikowany do wskazanej daty paszportem, po wskazanej dacie PESELem.
Zapoznaj się z wpisem pomocy, w którym pokazano proces rejestracji tego scenariusza:
Student 3.
Student – cudzoziemiec otrzymał polskie obywatelstwo zgłasza ten fakt w uczelni. Do systemu zostaje wprowadzona zmiana biznesowa z datą powzięcia informacji o zmianie. W efekcie student jest identyfikowany do wskazanej daty jako cudzoziemca z właściwym mu zakresem danych, po wskazanej dacie jako obywatel polski. Dane zbierane dla cudzoziemców nie będą już dla niego wymagane, ani wyświetlane.
Zapoznaj się z wpisem pomocy, w którym pokazano proces rejestracji tego scenariusza:
Inny scenariusz, którym możesz być zainteresowany:
Student ze studiów wspólnych
Scenariusz 1.
W tym scenariuszu uczelnią odpowiedzialną za wprowadzanie danych do POL-on jest uczelnia prowadząca studia wspólne. Szczegóły dotyczące wprowadzania danych studentów ze studiów wspólnych znajdziesz tutaj.
Student został przyjęty na kierunek wspólny. Jest rejestrowany na 1 semestr na uruchomieniu I kierunku A przez uczelnię prowadzącą. Co semestr jest przez nią przypisywany do kolejnego semestru.
Po obronie, w systemie zostaną mu dodane informacje o zakończeniu studiów – w tym o dyplomie ukończenia studiów.
Zapoznaj się ze ścieżką rejestracji danych po obronie:
Scenariusz 2.
Student odbywa kształcenie na kierunku wspólnym, przy czym tylko drugi rok studiów (semestr 3 i 4) jest realizowany w uczelni krajowej. Student zostaje zarejestrowany na 3 semestr na uruchomienie I kierunku A przez uczelnię krajową. Następnie jest przypisywany do kolejnego semestru (4).
Po obronie, w systemie zostaną mu dodane informacje dotyczące zakończenia studiów – w tym o dyplomie ukończenia studiów.
Uwaga! Aby zarejestrować dane dotyczące ukończenia studiów będziesz musiał dodać punkty ECTS uzyskane poza twoją uczelnią do ostatniego rejestrowanego semestru.
Student z rekrutacji bez przypisania do kierunku
Scenariusz 1.
Student jest rejestrowany na 1 semestr bez przypisania do kierunku. W tym przykładzie – po semestrze jest przypisywany do kolejnego semestru także bez kierunku. W kolejnym roku akademickim zostaje przypisany do kierunku studiów na 3 semestr uruchomienia I na kierunku A.
Zgodnie z art. 69 ust. 4 ustawy pswn – przypisanie studenta do określonego kierunku studiów może nastąpić nie później niż od drugiego roku studiów. Uczelnia może więc określić, że przypisuje studentów do określonych kierunków już od 2 semestru.
Zapoznaj się z wpisem pomocy:
Raport z historii studenta
Uwaga! Stare raporty z historii danych za okres do migracji można pobrać w POL-on 1.
Aby pobrać dane studenta do pliku, odszukaj go z wykorzystaniem danych identyfikacyjnych w sekcji filtrów zestawienia. W danych studenta użyj przycisku „Generuj raport historii studenta”.
Funkcja pozwala na pobranie pliku Excel z danymi studenta. Znajdziesz w nim informacje dotyczące:
- Sekcji
- Atrybutu
- Wartości przed
- Wartości po
- Operacji
- Osoby (Kto)
- Czasu (Kiedy)
- Jednostki.
Usunięcie studenta z wykazu
Jeśli student ma wpisaną datę skreślenia/ukończenia studiów nie można go usunąć z wykazu. Na usunięcie takiego studenta potrzebna jest zgoda ministerstwa
Aby usunąć studenta z wykazu, odszukaj jego dane z wykorzystaniem danych identyfikacyjnych lub osobowych a następnie przejdź do danych studenta.
Użyj przycisku „Usuń studenta”, znajdującego się na prawo od imienia i nazwiska studenta. Potwierdź chęć usunięcia rekordu za pomocą przycisku „Usuń” znajdującego się pod komunikatem systemu.
Potwierdzenie spowoduje trwałe usunięcie z wykazu wszystkich danych na temat studenta oraz jego studiów w twojej jednostce. Wraz z danymi studenta usunięte zostaną również powiązane ze studentem informacje na temat wszystkich semestrów studiów oraz przyznanych świadczeń. Czynność ta jest nieodwracalna.
Inne przydatne wpisy:
Usunięcie studiów z danych studenta
Jeśli student ma wpisaną datę skreślenia/ukończenia studiów nie można usunąć jego studiów z wykazu. W przypadku potrzeby korekty wyślij zgłoszenie techniczne systemem Helpdesk OPI. Operator HD poinformuje cię o dalszych krokach.
Aby usunąć studia na kierunku z danych studenta odszukaj studenta z wykorzystaniem danych identyfikacyjnych lub osobowych, a następnie przejdź do szczegółów. Wybierz zakładkę „Podsumowanie przebiegu studiów”. Użyj linku aktywnego ukrytego pod nazwą studiów, aby przejść do informacji szczegółowych.
W prawym górnym rogu znajdziesz przycisk „Usuń studia”. Po kliknięciu w przycisk będziesz musiał potwierdzić chęć usunięcia rekordu. Użyj w tym celu przycisku „Usuń” znajdującego się pod komunikatem systemu.
Potwierdzenie spowoduje trwałe usunięcie z danych studenta wskazanych studiów wraz z powiązanymi informacje (na temat semestrów czy przyznanych świadczeń). Czynność ta jest nieodwracalna.
Inne przydatne wpisy:
Dodanie informacji o zakończeniu studiów
UWAGA! Pliki importowe nadal są wczytywane w POL-on 1 w module Administracja (w wersji produkcyjnej i demonstracyjnej).
Aby uzupełnić dane studenta o informację o zakończeniu studiów odszukaj go w wykazie korzystając z filtrów zestawienia. Przejdź do danych studenta, a następnie wybierz zakładkę „Podsumowanie przebiegu studiów”.
Kliknij w nazwę studiów na kierunku, która jest linkiem aktywnym do informacji o studiach. 
W danych o kierunku studiów wybierz podsekcję „Przebieg studiów” i przejdź do części Ukończenie studiów. Kliknij w przycisk Edytuj i wprowadź datę ukończenia studiów korzystając z kalendarza, następnie wybierz uzyskany tytuł zawodowy i wprowadź numer dyplomu. Zapisz wprowadzone informacje przyciskiem zapisu.
Po dodaniu informacji o ukończeniu studiów możesz dokonać korekty daty (na wcześniejszą lub późniejszą).
Uwaga! Po rejestracji daty ukończenia studiów nie ma możliwości usunięcia studiów studenta. System nie pozwoli również na usunięcie studenta z wykazu
Zgodnie z interpretacją ministerstwa informację o stwierdzeniu nieważności dyplomu ukończenia studiów należy umieścić w notatce. Dostęp do notatki jest możliwy z poziomu danych o kierunku studiów studenta w sekcji „Przebieg studiów”.
Rejestracja ukończenia studiów wspólnych
Rejestracja ukończenia studiów wspólnych (prowadzonych przez więcej niż jedną jednostkę) przebiega zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej z dodatkowym zarejestrowaniem numerów dyplomu uzyskanych w innych niż nasza jednostkach.
Aby wprowadzić dodatkowe numery dyplomów użyj przycisku „Dodaj”.
Wypełnij formularz od lewej do prawej wprowadzając numer dodatkowego dyplomu, wskazując nazwę jednostki, która go przyznała. Jeśli jednostka ta jest uczelnią zagraniczną oznacz checbox „Uczelnia zagraniczna”. Potwierdź informacje za pomocą znacznika zapisu (zielony haczyk). W przypadku pomyłki, dodany numer dyplomu możesz usunąć. W tym celu użyj ikony śmietnika znajdującego się po jego prawej stronie.
W razie potrzeby ponów ścieżkę żeby wprowadzić numer dyplomu z kolejnej jednostki.
Zapisz całą sekcję przyciskiem zapisu.
Dodanie informacji o skreśleniu studenta/w procedurze skreślenia
UWAGA! Pliki importowe nadal są wczytywane w POL-on 1 w module Administracja (w wersji produkcyjnej i demonstracyjnej).
Skreślenie studenta
Aby uzupełnić dane studenta o informację o skreśleniu, odszukaj go w wykazie korzystając z filtrów zestawienia. Przejdź do danych studenta, a następnie wybierz zakładkę „Podsumowanie przebiegu studiów”.
Kliknij w nazwę studiów na kierunku, która jest linkiem aktywnym do informacji o studiach. 
W danych o kierunku studiów wybierz podsekcję „Przebieg studiów” i przejdź do części „Skreślenie”.
Kliknij w przycisk Edytuj i wprowadź datę skreślenia korzystając z kalendarza. Zapisz wprowadzoną informację przyciskiem zapisu.
Po dodaniu informacji o skreśleniu możesz dokonać korekty daty (na wcześniejszą lub późniejszą).
Uwaga! Po rejestracji daty skreślenia nie ma możliwości usunięcia studiów studenta. System nie pozwoli również na usunięcie studenta z wykazu.
W procedurze skreślenia
Znacznik „W procedurze skreślenia” został wprowadzony do systemu POL-on ze względu na potrzeby tych uczelni, które ze względu na wewnętrzne procedury nie przypisują studentów pozostających w procedurze skreślenia do kolejnych semestrów. Powodowało to, że ci studenci, pomimo, że na 31 grudnia nie byli jeszcze prawomocnie skreśleni, nie byli ujmowani w sprawozdaniach GUS (ponieważ warunkiem zliczenia studenta w tym sprawozdaniu było jego przypisanie do semestru zimowego danego roku sprawozdawczego).
Znacznik „W procedurze skreślanie” miał umożliwić zatem zliczanie w sprawozdaniach GUS studentów, którzy:
- na 31 grudnia pozostają w procedurze skreślenia, nie są natomiast prawomocnie skreśleni ze studiów,
- nie są przypisani do semestru zimowego.
Korzystanie ze znacznika jest dobrowolne (jest to wyłącznie techniczny znacznik w systemie, jego uzupełnianie nie jest prawnie wymagane), przy czym nie jest zalecane, jeśli student jest przypisany do bieżącego semestru zimowego.
W systemie funkcjonuje przy tym założenie, że jeśli znacznik jest uzupełniony, nie można wprowadzić daty skreślania/zakończenia studiów wcześniejszej niż 31.12 bieżącego roku sprawozdawczego dla GUS (lub równej tej dacie). Uzupełnianie znacznika ma więc sens tylko w sytuacji, kiedy decyzja o skreśleniu nie uprawomocniła się do tej daty, a student nie jest przypisany do bieżącego semestru zimowego. System będzie wymagał usunięcia tego znacznika przy próbie wprowadzania data skreślenia/zakończenia wcześniejszej niż 31.12 lub równej tej dacie.
Uwaga! Studenci z datą skreślenia wcześniejszą lub równą 31.12 nie są ujmowani w sprawozdaniach GUS. Wpisanie więc daty skreślenia przed jej uprawomocnieniem może spowodować konieczność korekty sprawozdania, o ile pierwotna data będzie wcześniejsza niż 31.12 lub równa tej dacie, natomiast prawomocna data będzie późniejsza.
Aby wprowadzić informację o pozostawaniu przez studenta w procedurze skreślenia na danym kierunku na dzień 31.12, odszukaj go w wykazie korzystając z filtrów zestawienia. Przejdź do danych studenta, a następnie wybierz zakładkę „Podsumowanie przebiegu studiów”.
Kliknij w nazwę studiów na kierunku, która jest linkiem aktywnym do informacji o studiach. W danych o kierunku studiów wybierz podsekcję „Przebieg studiów” i przejdź do części Skreślenie. Kliknij w przycisk Edytuj i oznacz checbox „W procedurze skreślenia”.
Zapisz wprowadzoną informację przyciskiem zapisu.
Dodanie informacji o pomocy materialnej
Zasady przyznawania i reguły kontrolne świadczeń w module Studenci zostały opisane w osobnym wpisie tu. Poniżej możesz zapoznać się z techniczna ścieżką rejestracji świadczeń za pomocą interfejsu.
UWAGA! System waliduje świadczenia przyznane od października 2022 r. licząc semestry.
Aby zarejestrować studentowi informacje o przyznanych świadczeniach, odszukaj go za pomocą danych identyfikacyjnych w sekcji filtrów zestawienia. W danych studenta wybierz sekcję „Podsumowanie przebiegu studiów”, a następnie przejdź do danych o studiach na kierunku, używając aktywnego linku ukrytego pod nazwą kierunku. 
Wybierz zakładkę „Świadczenia”, a następnie wybierz rok akademicki za pomocą przycisku („Wybierz rok)”. Aktywny przycisk „Dodaj rok akademicki” pozwoli ci przejść do formularza.
Od 1 października 2019 roku studenci mogą otrzymywać:
- stypendium ministra,
- stypendium socjalne,
- stypendium dla osób niepełnosprawnych,
- stypendium rektora,
- zapomogę.
Wskaż właściwe świadczenie z rozwijanego menu, a następnie zaznacz checboxy przy odpowiednich miesiącach. Dodaj informacje za pomocą przycisku na dole strony.
Informacje o zarejestrowanej pomocy materialnej w danym roku akademickim będą widoczne po kliknięciu w belkę. W przypadku konieczności rejestracji innego typu świadczenia, przejdź powyższą ścieżkę jeszcze raz.
Dodanie kolejnych studiów
UWAGA! Pliki importowe nadal są wczytywane w POL-on 1 w module Administracja (w wersji produkcyjnej i demonstracyjnej).
Kolejne studia możesz dodać korzystając z przycisku „Dodaj studia” w danych studenta lub ścieżką rejestracji nowego studenta (system połączy studia w jednym rekordzie).
Dodanie kolejnych studiów za pomocą przycisku „Dodaj studia”
Aby dodać nowy kierunek studiów, odszukaj studenta za pomocą danych identyfikacyjnych w sekcji filtrów zestawienia. W danych studenta kliknij przycisk „Dodaj studia”.
W kolejnym kroku przypiszesz studenta do kierunku studiów.
Aby przypisać studenta do nowego kierunku wskaż rodzaj rekrutacji. Proces przypisywania studenta do kierunku z kodem uruchomienia przebiega analogicznie jak w przypadku nowo rejestrowanego studenta. Został on opisany tutaj.
Jeśli chcesz zarejestrować studenta pochodzącego z rekrutacji bez przypisania do kierunku postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną w tym wpisie.
W kolejnym kroku dodasz informacje o semestrze (przycisk „Semestr studiów”), punktach ECTS, a w przypadku cudzoziemca o podstawie przyjęcia i odbywania kształcenia.
Dodaj informacje o semestrze studenta wskazując:
- Rok akademicki
- Semestr (zimowy, letni)
- Semestr studenta
- Miejsce zamieszkania przed rozpoczęciem studiów.
Następnie wybierz z kalendarza
- Datę rozpoczęcia studiów
oraz odpowiedź na pytania:
- Czy realizuje kształcenie przygotowują do wykonywania zawodu nauczyciela
- Czy realizuje kształcenie na studiach wspólnych.
W poniższym przykładzie kolejne studia naszego studenta ruszyły w semestrze letnim. Zostało to odzwierciedlone w formularzu.
Dodanie kolejnych studiów ścieżką rejestracji nowego studenta
Możesz zarejestrować nowe studia ścieżką rejestracji. System zweryfikuje czy student o wprowadzonych danych identyfikacyjnych znajduje się w wykazie i połączy studia w jednym rekordzie. Pozostanie ci wypełnienie informacji o kierunku studiów, semestrze, punktach ECTS, a w przypadku cudzoziemca także o podstawie przyjęcia i kształcenia.
Po dodaniu studiów w danych studenta w zakładce „Podsumowania przebiegu studiów” odnajdziesz informacje o starych i nowych studiach. Nowe studia znajdują się na dole strony.
Aby przejść do informacji o studiach, użyj linku aktywnego, znajdującego się pod właściwą nazwą kierunku.
Uwaga! Dodane studia możesz usunąć do momentu zarejestrowania informacji o zakończeniu kształcenia na kierunku tj. dodania daty skreślenia lub ukończenia studiów.
Dodanie semestru
UWAGA! Pliki importowe nadal są wczytywane w POL-on 1 w module Administracja (w wersji produkcyjnej i demonstracyjnej).
Aby dodać nowy semestr studentowi odszukaj go za pomocą danych identyfikacyjnych w sekcji filtrów zestawienia. W danych studenta wybierz sekcję „Podsumowanie przebiegu studiów”, a następnie przejdź do danych o studiach na kierunku używając aktywnego linku ukrytego pod nazwą kierunku. 
Wybierz zakładkę „Semestry”, a następnie użyj przycisku „Dodaj semestr”.
Uzupełnij formularz wskazując:
- Rok akademicki,
- Semestr studiów,
- Kolejny semestr studenta,
- Punkty ECTS uzyskane ogółem (tj. suma punktów uzyskanych w aktualnym i wcześniejszych semestrach).
Zapisz wprowadzone informacje za pomocą przycisku zapisu na dole formularza.
Po zapisie formularza, na dole tabeli zobaczysz informacje o dodanym semestrze.
Możesz edytować lub usunąć dodany semestr za pomocą właściwych ikon (ołówek, kosz).
Inne przydatne wpisy:
Otrzymanie obywatelstwa polskiego
Zmiana obywatelstwa w systemie jest rejestrowana za pomocą interfejsu jako zmiana biznesowa i oznacza wprowadzenie nowej wersji danych, ze wskazaniem daty od kiedy ta zmiana obowiązuje. Więcej o różnicy między zmianą biznesową a korektą danych przeczytasz tu.
W przypadku otrzymania przez cudzoziemca obywatelstwa polskiego, możesz wprowadzić tę informację do jego danych i od tego momentu student będzie identyfikowany w systemie jako Polak z właściwym mu zakresem danych.
Uwaga! W przypadku zmiany obywatelstwa na polskie, za pomocą GUI (interfejsu) będziesz musiał dodatkowo zakończyć gromadzenie danych cudzoziemca (np. wprowadzić „Datę do” podstawy studiowania)
Aby zarejestrować cudzoziemcowi obywatelstwo polskie, w danych studenta kliknij w przycisk „Edytuj”, a następnie użyj opcji „Zmień aktualne dane”. W formularzu z danymi osobowymi usuń dotychczasowe obywatelstwo/a (Kliknij w „X” znajdujący się przy nazwie obywatelstwa).
Jeśli w formularzu znajduje się archiwalna informacja o kraju pochodzenia (gromadzona dla studentów, którzy rozpoczęli studia przed 1.10.2018 r.) również powinna zostać z niego usunięta.
W razie potrzeby uaktualnij informację o Karcie Polaka („NIE”).
Wprowadź obywatelstwo polskie. Po wpisaniu pierwszych liter system podpowie ci nazwę słownikową. Wprowadź datę obowiązywania zmiany i zapisz formularz.
Zmiana obywatelstwa zostanie odzwierciedlona w sekcji „Historia zmian”.
Zobacz powyższy scenariusz w postaci graficznej:
Zobacz także ten scenariusz:
Inny wpis, którym możesz być zainteresowany:
Otrzymanie PESEL-u przez cudzoziemca
Student jest identyfikowany w systemie jednym dokumentem identyfikacyjnym. Jest to:
- numer PESEL w przypadku studentów polskich oraz cudzoziemców, którym PESEL został nadany lub
- dokument tożsamości (dowód osobisty, paszport, karta pobytu, polski dokument podróży dla cudzoziemca, tymczasowy polski dokument podróży dla cudzoziemca, polski dokument tożsamości cudzoziemca) w przypadku cudzoziemców nieposiadających numeru PESEL.
Nie ma potrzeby dodawania dokumentu tożsamości Polakom. Są identyfikowani PESELem.
Zmiana sposobu identyfikacji studenta w systemie jest rejestrowana za pomocą interfejsu jako zmiana biznesowa i oznacza wprowadzenie nowej wersji danych, ze wskazaniem daty od kiedy ta zmiana obowiązuje w systemie.
Więcej o różnicy między zmianą biznesową a korektą danych przeczytasz tu.
W przypadku otrzymania przez cudzoziemca numeru PESEL możesz wprowadzić tę informację do jego danych i od tego momentu student będzie identyfikowany w systemie za jego pomocą.
Aby zarejestrować cudzoziemcy numer PESEL, w danych studenta kliknij w przycisk „Edytuj”, a następnie użyj opcji „Zmień aktualne dane”.
Wskaż jako identyfikację PESEL. W kolejnym kroku możesz wprowadzić numer PESEL. Zjedź na dół ekranu. Wprowadź datę obowiązywania zmiany i zapisz formularz.
Zmiana sposobu identyfikacji zostanie odzwierciedlona w sekcji „Historia zmian”.
Inny wpis, którym możesz być zainteresowany:
Zobacz powyższy scenariusz w postaci graficznej:
Zobacz także ten scenariusz:
Zmiana biznesowa a korekta w danych studenta
Korekta danych studenta oznacza poprawienie błędnie wprowadzonych informacji, natomiast rejestracja zmiany (zmiany biznesowej) oznacza wprowadzenie nowej wersji danych, ze wskazaniem daty od kiedy ta zmiana obowiązuje w systemie (Jako datę obowiązywania zmiany podajemy datę powzięcia informacji o zmianie).
W module Studenci, omyłkowo wprowadzone lub błędne dane należy poprawić przez interfejs z wykorzystaniem operacji „Popraw błędy”.
Operacja „Zmień aktualne dane” powinna być używana, aby odnotować rzeczywistą zmianę danych studenta. Chodzi więc o zdarzenia, które spowodowały zmianę danych osoby, np. zmiana nazwiska, dlatego system wymaga podanie daty, od której zmiana obowiązuje
UWAGA! Import XML w dalszym ciągu nie umożliwia wykonania zmiany biznesowej. Rejestracja zmiany biznesowej jest możliwa jedynie poprzez interfejs użytkownika!
Zakres danych obowiązkowych do rejestracji (i aktualizacji) wynika z podstaw prawnych (Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 6 marca 2019 r. z późń. zm.), z którymi możesz się zapoznać tutaj.
Korekta danych osobowych
Aby skorygować dane osobowe, wybierz przycisk „Edytuj” w sekcji „O studencie” w podsekcji „Dane aktualne”. Następnie kliknij w przycisk „Popraw błędy”.
W wyedytowanym formularzu popraw właściwą informację. W naszym przykładzie zostało zmienione imię studentki z „Jana” na „Janinę”.
Wprowadzone poprawki należy zapisać przyciskiem „Zapisz”. Wyświetli się komunikat potwierdzający, że dane zostały skorygowane.
Korekty danych możesz dokonać także z poziomu zakładki „Historia danych” za pomocą przycisku „Koryguj”.
Zmiana danych osobowych
Aby uaktualnić dane osobowe wybierz przycisk „Edytuj” w sekcji „O studencie” w podsekcji „Dane aktualne”. Następnie kliknij przycisk „Zmień aktualne dane”.
Zmian lub korekt danych osobowych można dokonać tylko przy wykorzystaniu GUI lub API REST (import XML takiej możliwości nie daje).
Wymagane jest podanie daty, od której zmiana obowiązuje. Datę wybierz z kalendarza, który pojawi się po kliknięciu w ikonę kalendarza albo wpisz ją ręcznie. Nie można wskazać daty przyszłej – należy raportować jedynie zmiany, które faktycznie zaistniały.
W naszym przykładzie zmieniamy nazwisko studentki z „Testowa” na „Testowa-Nowak”. Jako datę obowiązywania zmiany podajemy datę powzięcia informacji o zmianie (data od kiedy na danej uczelni studentka zaczęła się posługiwać nowymi danymi tzn. data kiedy poinformowała o zmianie danych).
Zatwierdź zmiany za pomocą przycisku „Zapisz”.
Wyświetli się komunikat potwierdzający dokonanie zmian.
Historia zmian
Aby prześledzić, jakie zmiany były kolejno dokonywane w danych osobowych studenta skorzystaj z przycisku „Historia zmian”.
Zmiany domyślnie są wyświetlane w kolejności od najnowszych do najstarszych.
Przy każdej rejestrowanej wersji, znajdziesz przycisk korekty. Możesz więc poprawić błędy także z tego poziomu. Kolejne wprowadzone zmiany możesz usunąć przyciskiem „Usuń”.
Inne scenariusze, którymi możesz być zainteresowany:
Powyższe scenariusze w postaci graficznej:
Zobacz także ten scenariusz:
Rejestracja studenta na indywidualne studia międzyobszarowe
Rejestracja na studia międzyobszarowe przebiega zgodnie ze ścieżką rejestracji nowego studenta na studia z kodem uruchomienia opisaną tu.
Dodatkowo, podczas przypisywania studenta do kierunku należy wskazać nazwę studiów międzyobszarowych, korzystając z rozwijanego menu.
Po rejestracji studenta obok nazwy kierunku pojawi się nazwa studiów międzyobszarowych oraz właściwy kod ISM.
Rejestracja studenta z rekrutacji bez przypisania do kierunku
Rejestracja studenta z rekrutacji bez przypisania do kierunku możliwa jest tylko na 1. lub 2. semestrze.
Od 3 semestru student powinien mieć w systemie wskazany właściwy kierunek, poziom i profil studiów, zgodnie ze ścieżką opisaną we wpisie dodawania kolejnego semestru.
Jeśli student z rekrutacji bez podziału na kierunki studiuje dwa kierunki to przyjmujemy go na drugi kierunek od razu od 3. semestru.
Zgodnie z art. 69 ust. 4 ustawy pswn – przypisanie studenta do określonego kierunku studiów może nastąpić nie później niż od drugiego roku studiów. Uczelnia może więc określić, że przypisuje studentów do określonych kierunków już od 2. semestru.
Rejestracja studenta pochodzącego z rekrutacji bez podziału na kierunki różni się od standardowej ścieżki rejestracji studenta polskiego lub cudzoziemca wyłącznie w zakresie wskazywania rodzaju rekrutacji.
Aby zarejestrować nowego studenta pochodzącego z rekrutacji bez podziału na kierunki wprowadź do formularza dane identyfikacyjne i osobowe według scenariusza rejestracji studenta polskiego lub cudzoziemca, a następnie w sekcji „Kierunek studiów” w polu „Rodzaj rekrutacji” wskaż „bez przypisania do kierunku”.
Po rozwinięciu menu dotyczącego studiów system wyświetli ci wszystkie studia przypisane do rekrutacji bez podziału na kierunki. Wskaż właściwe studia. Zwróć uwagę na ich poziom i formę.
W kolejnym kroku wskaż parametry rozpoczęcia studiów. Formularz ten (a także kolejne sekcje) należy uzupełnić analogicznie do ścieżki studenta pochodzącego z rekrutacji na kierunek z kodem uruchomienia. W polu semestr studenta możesz wskazać tylko 1 lub 2 semestr.
Przykład: Dodawanie kolejnych semestrów studentce z rekrutacji bez przypisania do kierunku.
W naszym przykładzie, studentka rozpoczyna studia z rekrutacji bez przypisania do kierunku w letnim semestrze 2019/2020. W kolejnym semestrze (semestr zimowy 2020/2021) przypisujemy ją do 2 semestru bez przypisania do kierunku. W kolejnym semestrze (semestr letni 2020/2021) przypisujemy ją do 3 semestru właściwego kierunku poprzez wskazanie wybranego uruchomienia. 
Prezentacja graficzna powyższego scenariusza: