Author Archive

Moduł Inwestycje – rejestracja nowej inwestycji

Aby zarejestrować informacje o inwestycji użyj przycisku „Dodaj nową inwestycję” znajdującego się nad zestawieniem inwestycji twojej jednostki.​

Proces rejestracji wymaga uzupełnienia formularza w zakresie danych obowiązkowych. Możesz to zrobić ręcznie lub skorzystać z funkcji zaciągnięcia danych z systemu OSF (Obsługa Systemu Finansowania).

Aby zaciągnąć dane z systemu OSF będziesz potrzebował numeru wniosku/umowy. Proces uzupełniania danych w formularzu za pomocą powiązania z wnioskiem w OSF został opisany tu.

Jeśli nie dysponujesz informacją o numerze wniosku w systemie OSF wprowadź inwestycję ręcznie. Dokonanie powiązania jest możliwe także po rejestracji inwestycji.

Raportowanie danych powinno odbywać się w trybie bieżącym w terminie do dnia 31 marca następnego roku, według stanu na dzień 31 grudnia (§ 12 ust. 1 pkt 2 lit. C Nowelizacji rozporządzenia ws. POL-on z dnia 22 grudnia 2020 r.)

Nowo utworzony podmiot wprowadza informacje w terminie 30 dni od dnia założenia konta w Systemie POL-on (§ 8 Nowelizacji rozporządzenia ws. POL-on z dnia 22 grudnia 2020 r.).

Zgodnie z § 3 Nowelizacji rozporządzenia ws. Pol-on z dnia 17 grudnia 2021 r. jednostki zobowiązane są do wstecznego uzupełnienia danych w systemie POL-on 2.0 za okres od 1 października 2018 w terminie do 31 sierpnia 2022 r.

Ręczne uzupełnienie formularza

W przypadku ręcznego uzupełniania formularza najlepiej uzupełniać dane w kolejności od góry do dołu, wpisując informację z klawiatury lub wybierając dostępną opcję z rozwijanego menu lub poprzez zaznaczenie checboxa.

Uzupełnij formularz rejestracji. Wprowadź nazwę inwestycji z klawiatury, następnie wskaż Charakter/Rodzaj/Typ inwestycji z rozwijanego menu. Charakter/Rodzaj/Typ inwestycji przyjmuje wartość schodkową. Najpierw wybierz Charakter, potem Rodzaj i ewentualnie Typ inwestycji. Inwestycja może mieć tylko jeden rodzaj.

Charakter inwestycji przyjmuje trzy wartości:

  • związane z kształceniem
  • związane z działalnością naukową (tryb art. 365 pkt 4 lit b PSWiN)
  • związane z działalnością naukową – pozostałe
  • inne.

Inwestycja „związana z działalnością naukową (tryb art. 365 pkt 4 lit b PSWiN)” to inwestycja związana z działalnością naukową, w której poniesiono nakład ze źródeł finansowania z budżetu państwa – powiązana z systemem Obsługa Strumieni Finansowania (OSF).

Inwestycja „związana z działalnością naukową – pozostałe” jest to inwestycja związana z działalnością naukową, w której poniesiono nakład ze źródeł finansowania z budżetu państwa, ale proces wnioskowania o finansowanie odbywał się poza systemem OSF.

Rodzaj inwestycji do wskazania zależy od wprowadzonego charakteru.

Inwestycje związane z kształceniem przyjmują wartość:

  • budowalna,
  • zakup nieruchomości i pozostałych środków trwałych,
  • współfinansowane ze źródeł zagranicznych.

Inwestycje związane z działalnością naukową przyjmują wartość:

  • aparatura naukowo-badawcza,
  • budowlana,
  • w zakresie zakupu nieruchomości,
  • współfinansowane ze źródeł zagranicznych,
  • infrastruktura informatyczna inna,
  • infrastruktura informatyczna KDM,
  • infrastruktura informatyczna LAN,
  • infrastruktura informatyczna MSK.

Typ inwestycji jest wartością wymaganą dla inwestycji związanych z działalnością naukową dotyczącą:

  • aparatury naukowo-badawczej,
  • infrastruktury informatycznej (inna, KDM, LAN, MSK).

Przyjmuje on trzy wartości:

  • rozbudowa,
  • wytworzenie,
  • zakup.

W kolejnym kroku wskaż Status inwestycji.

Inwestycja może przyjmować jeden z czterech statusów:

  • W realizacji – inwestycja, której data zakończenia (planowana data zakończenia) jest późniejsza niż data bieżąca
  • Zrealizowana – inwestycja, której data zakończenia jest wcześniejsza niż data bieżąca i została przyjęta na stan środków trwałych
  • Czasowo wstrzymana –  jeżeli nastąpi wznowienie realizacji inwestycji
  • Przerwana – inwestycja, która nie została ukończona i nie nastąpi jej wznowienie.

Następnie wprowadź rok okres trwałości i okres realizacji inwestycji, podając „rok od” oraz „rok do”.

Okres trwałości to okres podany w umowie lub innych dokumentach wynikających z danego przedsięwzięcia. W przypadku braku takiej informacji w dokumentacji oznacz checkbox „Nie dotyczy”.

Okres realizacji inwestycji od to:

  • w przypadku inwestycji budowlanych – faktyczny rok rozpoczęcia inwestycji, tj. rozpoczęcia prac budowlanych.
  • w zakresie pozostałych inwestycji – termin podany w umowie, innych dokumentach wynikających z danego przedsięwzięcia lub szczególnych przepisów prawa.

Okres realizacji inwestycji do to:

  • termin zakończenia realizacji inwestycji finansowanych przez ministerstwo, zgodnie z rozporządzeniem to termin ostatniej płatności w ramach inwestycji,
  • w zakresie pozostałych inwestycji – termin podany w umowie, innych dokumentach wynikających z danego przedsięwzięcia lub szczególnych przepisów prawa.

Opis inwestycji możesz wprowadzić w pole tekstowe oraz poprzez dołączenie załącznika.

Wielkość pola opisu wynosi 8000 znaków ze spacjami. Ograniczenie wielkości załącznika to 20 MB.

W przypadku konieczności dołączenia kilku plików należy je spakować do jednego archiwum np. zip.

Do dodanego pliku możesz dodać komentarz. Pole będzie aktywne po załączeniu pliku.

Dodany plik będzie można podmienić, korzystając z przycisku „Podmień plik…” lub usunąć. W celu usunięcia pliku użyj ikony śmietnika znajdującej się przy jego nazwie.

Okres trwałości, okres realizacji oraz opis inwestycji są polami obowiązkowymi. W przypadku nie uzupełnienia tych pól na etapie rejestracji inwestycji system oznaczy rekord statusem danych niepoprawnych.

Instrukcję uzupełnienia lub korekty danych inwestycji po rejestracji znajdziesz tu.

Jeśli chcesz do rejestrowanej inwestycji możesz dodać słowa kluczowe. System podpowie ci wartość słownikową po wprowadzeniu pierwszych liter słowa.

Słowa kluczowe są pozycją nieobowiązkową, które służą zawężaniu wyniku wyszukiwania inwestycji. Słowa kluczowe powinny dotyczyć kategorii w jakiej jest realizowana inwestycja.

W części Nakłady inwestycyjne kliknij w przycisk „+Dodaj źródło finansowania”, a następnie wybierz właściwą pozycję z rozwijanego menu. Do wyboru masz źródła krajowe i zagraniczne.

Źródła krajowe finansowania inwestycji to:

  • Środki z budżetu państwa: Część 28 – Szkolnictwo Wyższe i Nauka,
  • Środki własne instytucji,
  • Inne niż powyżej.

Źródła zagraniczne finansowania inwestycji obejmują:

  • Środki z Unii Europejskiej,
  • Inne niż powyżej.

Wymagane jest podanie przynajmniej jednego źródła finansowania. W przypadku wybrania źródła finansowania o wartości „Inne niż powyżej”, należy podać w polu tekstowym jakie to źródło.

W kolejnym kroku wprowadź wysokość nakładów z danego źródła (suma, bez podziału na lata).

Zapisz informacje korzystając z znacznika zapisu znajdującego się po prawej stronie danych. Zapisane dane możesz edytować lub usuwać. Skorzystaj z dedykowanych przycisków: ikona ołówka edytuje sekcję, ikona śmietnika usuwa dane.

W przypadku kilku źródeł finansowania powtórz powyższą ścieżkę.

W części Dane osoby do kontaktu w sprawach związanych z inwestycją należy wprowadzić dane osoby wskazanej przez kierownika podmiotu do kontaktu. Użyj przycisku „+Dodaj kontakt”. Wprowadź:

  • Imię i nazwisko,
  • Służbowy numer telefonu,
  • Służbowy adres e-mail.

Zapisz dane znacznikiem zapisu po prawej stronie. Zapisane dane możesz edytować lub usuwać. Skorzystaj z dedykowanych przycisków: ikona ołówka edytuje sekcję, ikona śmietnika usuwa dane.

Jeśli chcesz wprowadzić kilka osób w tej sekcji, powtórz powyższą ścieżkę.

Zapisz formularz przyciskiem zapisu znajdującym się na dole stronie. System wyśle informacje do wykazu i wyświetli ci informacje o konieczności uzupełnienia rekordu lub jego poprawności (kompletności).

O tym jak uzupełnić sekcje w zarejestrowanej inwestycji, dokonać korekty lub aktualizacji danych przeczytasz tu.

O tym jak powiązać inwestycję z rekordem w systemie OSF przeczytasz tu.

Powiązanie inwestycji z  rekordem w systemie OSF jest wymagane dla inwestycji finansowanych ze środków z budżetu państwa (Źródło finansowania: Środki z budżetu państwa: Część 28 – Szkolnictwo Wyższe i Nauka).

Usunięcie inwestycji

Zarejestrowaną inwestycję możesz usunąć z wykazu. W tym celu odnajdź inwestycję korzystając z filtrów zestawienia, a następnie przejdź do jej szczegółów. Wybierz przycisk „Usuń inwestycję” znajdujący się pod nazwą inwestycji. Potwierdź chęć usunięcia inwestycji, klikając w przycisk „Usuń”. System poinformuje cię o usunięciu inwestycji. Jest to czynność nieodwracalna.

Moduł Inwestycje – wygląd i zawartość

Podstawy prawne

Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce

Art. 346. 1. Wykaz instytucji systemu szkolnictwa wyższego i nauki dotyczy podmiotów, o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1, 2 i 4–8, i obejmuje informacje o:

13) aparaturze naukowo-badawczej i infrastrukturze informatycznej, o wartości przekraczającej 500 000 zł;

14) inwestycjach;

Rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z dnia 22 grudnia 2020 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on

§ 5. 5. W zakresie danych, o których mowa w art. 346 ust. 1 pkt 13 i 14 ustawy, w wykazie instytucji zamieszcza się na-stępujące informacje:

1) rodzaj inwestycji;

2) nazwę inwestycji;

3) opis inwestycji;

4) okres realizacji inwestycji;

a) status inwestycji (w realizacji lub zrealizowana);

5) wysokość nakładów inwestycyjnych (wyrażoną w złotych);

6) źródła finansowania inwestycji;

a) okres trwałości inwestycji, w przypadku gdy jest określony w umowie albo w decyzji o przyznaniu środków finansowych na realizację inwestycji;

7) dane techniczne i rok produkcji:

a) aparatury naukowo-badawczej,

b) infrastruktury informatycznej

– o wartości przekraczającej 500 000 zł;

8) dane osoby wskazanej przez kierownika podmiotu do kontaktu w sprawach związanych z użytkowaniem inwestycji budowlanej, aparatury naukowo-badawczej lub infrastruktury informatycznej, o wartości przekraczającej 500 000 zł (imiona i nazwisko, numer telefonu, adres poczty elektronicznej).

Podmioty zobowiązane do raportowania danych to: uczelnie, instytuty PAN, instytuty badawcze, instytuty międzynarodowe, PAU, inne podmioty prowadzące głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły, Centrum Łukasiewicz, instytuty Sieci Łukasiewicz.

Bieżące raportowanie danych w terminie do dnia 31 marca następnego roku od zaistnienia wydarzenia, według stanu na dzień 31 grudnia (§ 12 ust. 1 pkt 2 lit. C Nowelizacji rozporządzenia ws. POL-on z dnia 22 grudnia 2020 r.)

Nowo utworzony podmiot wprowadza informacje w terminie 30 dni od dnia założenia konta w Systemie POL-on (§ 8).

Zgodnie z § 3 Nowelizacji rozporządzenia ws. Pol-on z dnia 17 grudnia 2021 r. jednostki zobowiązane są do wstecznego uzupełnienia danych w systemie POL-on 2.0 za okres od 1 października 2018 w terminie do 31 sierpnia 2022 r.

Reguły techniczne

Migracja z POL-on 1 objęła wszystkie rekordy w zakresie danych:

  • Nazwa
  • Opis inwestycji,
  • Status inwestycji,
  • Rok rozpoczęcia,
  • Rok zakończenia,
  • Rok produkcji,
  • Dane techniczne,
  • Źródło finasowania inwestycji,
  • Wartość nakładów.

UWAGA! Migracja nie objęła rekordów, w których:

  • wartość aparatury/infrastruktury informatycznej jest poniżej 500 000 zł;
  • suma wartości nakładów inwestycyjnych jest różna od łącznego kosztu inwestycji;
  • inwestycja związana jest jednocześnie z infrastrukturą i nieruchomością.

Ze względu na zmiany prawne zmigrowane rekordy należy zweryfikować i uzupełnić o:

  • Rodzaj inwestycji (charakter inwestycji/rodzaj inwestycji/typ inwestycji),
  • Okres trwałości inwestycji – jeżeli dotyczy,
  • Dane kontaktowe.

W przypadku danych zmigrowanych w pierwszej kolejności należy uzupełnić rodzaj inwestycji.

Dodatkowo aparatura i infrastruktura informatyczna wymagają uzupełnienia pól:

  • Dane techniczne,
  • Rok produkcji.

Dostęp do modułu jest dostępny dla użytkowników z rolami:

  • INST_INWESTYCJE_ADM – rola umożliwiająca rejestrację, edycję lub usunięcie inwestycji,
  • INST_INWESTYCJE_PODGLAD – rola podglądowa.

Role powinny być nadane przez administratora systemu POL-on (INST_ADM) na całość podmiotu (jednostka główna).

Nawigacja po module

Nawigacja po module jest analogiczna do innych wykazów w POL-on 2.0.

Aby zarejestrować lub podejrzeć informacje o inwestycjach twojej instytucji zaloguj się do POL-on 2.0.  Wybierz z menu moduł Inwestycje. Następnie wybierz wykaz inwestycji.​

Widok tabelaryczny ​

Wykaz inwestycji twojej instytucji jest dostępny w widoku tabelarycznym.​

W widoku tabelarycznym zobaczysz: filtry zestawienia i wyszukiwarkę (w lewej kolumnie) oraz listę inwestycji zarejestrowanych w kontekście twojej jednostki.​

Tabela ta zawiera następujące kolumny:​

  • Stan (dane poprawne, dane wymagają poprawy),
  • Nazwa inwestycji,
  • Okres realizacji (w latach od – do),
  • Charakter,
  • Rodzaj,
  • Wartość (w złotych).

Sortowanie wyników

Wyniki w zestawieniu inwestycji możesz posortować  alfabetycznie rosnąco lub malejąco. Domyślnie ustawione jest sortowanie po nazwie inwestycji w kolejności rosnącej.

Rekordy i strony

W górnej części wykazu znajduje się informacja, ile pozycji (rekordów) zawiera zestawienie inwestycji twojej instytucji przy zadanych kryteriach wyszukiwania.

Widoczna jest także informacja, ile rekordów jest wyświetlanych jednocześnie na stronie. Ustawienie to można zmienić klikając w skierowaną do dołu strzałkę i wybierając jedną z opcji na rozwijanej liście.

Aby przejść do dalszych stron wykazu możesz:

  • kliknąć w przycisk „Następna” lub
  • wpisać numer strony i nacisnąć „Enter”.

Filtrowanie wyników

Wykaz inwestycji może być prezentowany z użyciem następujących filtrów:

  • Nazwa inwestycji,
  • Charakter/Rodzaj/Typ (Atrybut ma charakter schodkowy. Najpierw wybierz „Charakter”, potem „Rodzaj” i ewentualnie „Typ”),
  • Status inwestycji,
  • Rok rozpoczęcia okresu realizacji od-do,
  • Rok zakończenia okresu realizacji od-do,
  • Słowa kluczowe,
  • Źródła finansowania,
  • Stan danych.

Wyszukiwanie

Aby wyszukać konkretny rekord inwestycji, wpisz w pola wyszukiwarki jego nazwę. Na koniec kliknij przycisk „Szukaj”.

Korzystając z filtrów możesz przefiltrować grupę rekordów po zadanym atrybucie. Wyczyść filtry pomiędzy jednym a drugim wyszukiwaniem/filtrowaniem korzystając z przycisku „Wyczyść”, który dostępny jest w prawym rogu sekcji filtrów zestawienia.

Rejestracja inwestycji

Moduł gromadzi inwestycje zrealizowane i w realizacji. 

Każda inwestycja powinna być zarejestrowana raz!

Aby zarejestrować informacje o inwestycji użyj przycisku „Dodaj nową inwestycję” znajdującego się nad zestawieniem inwestycji twojej jednostki.

Proces rejestracji wymaga uzupełnienia formularza w zakresie danych obowiązkowych. Możesz to zrobić ręcznie lub skorzystać z funkcji zaciągnięcia danych z systemu OSF (dla inwestycji, o których finasowanie wnioskowano za pomocą tego systemu). Obie ścieżki zostały opisane w dedykowanych wpisach:

Objaśnienia do sprawozdań z wykorzystania środków z funduszu stypendialnego za rok 2021

  • Objaśnienia do Sprawozdania z wykorzystania środków na stypendia ministra dla wybitnych młodych naukowców w 2021 roku (instytuty naukowe PAN, instytuty badawcze lub międzynarodowe instytuty naukowe): OBJAŚNIENIA 2021 INSTYTUTY SdWMN (pdf)
  • Objaśnienia do Sprawozdania z wykorzystania funduszu stypendialnego w tym dotacji na świadczenia oraz środków na stypendia ministra w 2021 roku (instytuty naukowe PAN, instytuty badawcze lub międzynarodowe instytuty naukowe): OBJAŚNIENIA 2021 INSTYTUTY (pdf)
  • Objaśnienia do Sprawozdania z wykorzystania funduszu stypendialnego w tym dotacji na świadczenia oraz środków na stypendia ministra w 2021 roku (uczelnie niepubliczne): OBJAŚNIENIA 2021 NIEPUBLICZNE (pdf)
  • Objaśnienia do Sprawozdania z wykorzystania funduszu stypendialnego w tym dotacji na świadczenia oraz środków na stypendia ministra w 2021 roku (uczelnie publiczne, uczelnie kościelne otrzymujące dotację na zasadach określonych dla uczelni publicznych): OBJAŚNIENIA 2021 PUBLICZNE (pdf)
  • Objaśnienia do Sprawozdania z wykorzystania funduszu stypendialnego w tym dotacji na świadczenia w 2021 roku (Wyższy Instytut Teologiczny w Częstochowie): OBJAŚNIENIA 2021 WIT (pdf)

Moduł Dokumenty – Formularz danych uzupełniających na potrzeby naliczenia subwencji na rok 2022 – część 3 (IDUB)

UWAGA:  Zgodnie z komunikatem przedłużenie przez ministerstwo terminu sprawozdawczego dla formularza danych uzupełniających na potrzeby naliczenia subwencji na rok 2022 do 14 marca 2022 r. nie dotyczy danych z części 3. Należy je przekazać w terminie do 28 lutego 2022 r., ponieważ zawiera on dane dotyczące składnika projektowego algorytmu.

Podmioty zobowiązane do przekazania danych

Podmioty zobowiązane do przekazania danych z części 3 do ministerstwa to 9 uczelni IDUB:

  • Akademia Górniczo-Hutnicza im. Stanisława Staszica w Krakowie
  • Politechnika Gdańska
  • Politechnika Śląska
  • Politechnika Warszawska
  • Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu
  • Uniwersytet Jagielloński w Krakowie
  • Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu
  • Uniwersytet Warszawski
  • Uniwersytet Wrocławski

Możliwość  dodawania raportu jest zależna od posiadanych uprawnień użytkownika w danym podmiocie.​

Proces dodawania raportu przebiega zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Wymagane role dostępu:

  • INST_PR_SPR – rola edycyjna, która umożliwia dodanie pliku do zestawienia i pobranie go
  • INST_PR_SPR_PODGLAD – rola podglądowa, która pozwala na pobranie pliku

Termin złożenia raportu w module: 28 luty 2022 r.

Ścieżka pracy

Aby wgrać dane uzupełniające na potrzeby naliczenia subwencji część 3 w Zestawieniu dokumentów przekazanych do ministerstwa wprowadzić dane do formularza:

Możesz też skorzystać z właściwego formularza danych uzupełniających na potrzeby naliczenia subwencji w Bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych. W tym celu musisz mieć wypełnione dane w części 1 i 2 (choćby częściowo). Zatwierdź dane w celu pobrania ich do pliku. Po pobraniu pliku sprawozdania usuń z arkusza część 1 i 2. Uzupełnij informacje z części 3.

(Aby ponownie wyedytować formularz w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych, np. w celu uzupełnienia części 1 lub 2, będziesz musiał cofnąć zatwierdzenie i wróć do edycji).

Wgraj uzupełniony plik z danymi części 3 zgodnie ze ścieżką pracy w module Dokumenty. Do formularza z danymi części 3 załącz podpisane oświadczenie o zgodności danych wprowadzonych do formularza ze stanem faktycznym:

Ponieważ są to dwa dokumenty, przed załączeniem spakuj je do formatu ZIP.

Moduł Dokumenty – Raport roczny z wykorzystania środków otrzymanych w ramach Inicjatywy wsparcia dążenia do doskonałości (IWDD) 

Raport z wykorzystania środków, będący raportem rzeczowo-finansowym, zawierający informacje o działaniach wykonanych w trakcie realizacji przedsięwzięcia, Uczelnia składa w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do umowy, na elektroniczną skrzynkę podawczą Ministra w terminie do 31.01.2022 r.

Dane z raportu Uczelnia wprowadza również do POL-on w terminie określonym w § 16 ust. 1 pkt 6 lit. a tiret 1 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on.

Możliwość  dodawania raportu jest zależna od posiadanych uprawnień użytkownika w danym podmiocie.​

Proces dodawania raportu przebiega zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Wymagane role dostępu:

  • INST_RAP_FIN_ADM – rola edycyjna, która umożliwia dodanie pliku do zestawienia i pobranie go
  • INST_RAP_FIN_PODGLAD – rola podglądowa, która pozwala na pobranie pliku

Termin złożenia raportu w module: 1 marca 2022 r.

Do raportu jednostka powinna dołączyć Oświadczenie o zgodności danych w zakresie przedsięwzięcia „Inicjatywa wsparcia dążenia do doskonałości” wprowadzonych do systemu POL-on ze stanem faktycznym. Oba dokumentu powinny być spakowane do formatu ZIP i dołączone do formularza.

Pliki

Moduł Dokumenty – wygląd i ścieżka dodawania pliku

Moduł Dokumenty pozwala na łatwe zaimportowanie pliku, w celu przesłania go do ministerstwa i tym samym wywiązania się z obowiązku sprawozdawczego.

Moduł Dokumenty stanowi część Bazy dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.  Dostęp do modułu po stronie jednostki sprawozdawczej wymaga roli określonej dla dokumentu, który został udostępniony w module.

Moduł Dokumenty będzie stopniowo rozszerzany. Aktualnie za jego pomocą można przesłać:

Wygląd modułu

Nawigacja po module jest analogiczna do innych wykazów w POL-on 2.0.

Aby przejść do Zestawienia dokumentów przekazanych do ministerstwa zaloguj się do systemu, moduł Dokumenty oraz kafel Dokumenty przekazane do ministerstwa.

Ponieważ moduł Dokumenty stanowi element sprawozdawczości, dlatego dla twojej wygody skrót do zestawienia dokumentów przekazanych do ministerstwa z twojej jednostki został też umieszczony w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.

Wykaz dodanych dokumentów twojej instytucji jest dostępny w widoku tabelarycznym.

W widoku tym zobaczysz: filtry zestawienia (w lewej kolumnie) oraz listę dodanych plików (jako odrębne wiersze tabeli).

Dodane dokumenty możesz filtrować po roku lub rodzaju dokumentu.

Kolumny tabeli z dodanymi plikami zawierają podstawowe informacje o dokumencie, to jest:

  • Rok
  • Rodzaj dokumentu
  • Komentarz
  • Dodany plik
  • Data i czas wysłania
  • Nazwę użytkownika dodającego plik

Dodany rekord nie podlega edycji. Jedyna akcja, jaka jest możliwa w kontekście dodanego dokumentu to pobranie pliku (za pomocą linków aktywnych umieszczonych w kolumnie „Pliki”).

Dodawanie dokumentu do zestawienia

W zestawieniu dokumentów przekazanych do ministerstwa użyj przycisku „+ Dodaj”, znajdującego się pod nazwą wykazu, a następnie uzupełnij formularz.

Wprowadź z klawiatury rok, wybierz z rozwijanego menu rodzaj dokumentu, a następnie dodaj plik z komputera za pomocą przycisku „Załącz”.

UWAGA: Nie można dodać drugi raz tego samego rodzaju dokumentu na ten sam rok sprawozdawczy.

W przypadku konieczności dodana kilku plików spakuj je do formatu ZIP. Dopuszczalne formaty plików to: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX lub ZIP. Maksymalna wielkość pliku to 50 MB.

Jeśli chcesz możesz dodać komentarz do dodanego pliku. Wprowadź komentarz pamiętając, by nie przekroczyć 500 znaków (ze spacjami). Na koniec kliknij w przycisk „Zapisz”.

Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów – Statusy i dostępne akcje

Rekordy wprowadzone do rejestru danych uwierzytelniających mogą przyjmować jeden z trzech statusów:

  • Nowy
  • Aktywny
  • Unieważniony

Zarejestrowany wzór dokumentu, wzór pieczęci lub osoba upoważniona otrzymują status „Nowy”.

Ścieżki rejestracji danych uwierzytelniających zostały opisane w osobnych wpisach. Możesz się z nimi zapoznać pod poniższymi linkami:

Każdy rekord ze statusem „Nowy” wymaga aktywowania aby stanowić podstawę uwierzytelniającą. Nieaktywny rekord nie jest widoczny w kontekście NAWA.

W zależności od statusu rekordu będziesz mógł wykonać określone akcje na danych.

Status Nowy

Status Nowy oznacza wzór, który nie może być podstawą uwierzytelniającą. W przypadku osób status oznacza osobę, której upoważnienie nie zostało aktywowane. Rekord o takim statusie możesz dowolnie modyfikować do aktywacji.

Akcje dostępne dla nowo zarejestrowanego wzoru dokumentu, pieczęci lub osoby upoważnionej obejmują:

  • Aktywację, za pomocą akcji „Aktywuj”,
  • Poprawę/edycję rekordu, za pomocą akcji „Koryguj”,
  • Usunięcie rekordu z zestawienia, za pomocą akcji „Usuń”.

Aktywuj

Po kliknięciu w link Aktywuj, dostępny przy wybranym rekordzie, zmieni się jego status (na Aktywny). Taki rekord może być podstawą uwierzytelnienia. Zmieni się zakres możliwych akcji na danych.

Koryguj

Po kliknięciu w link Koryguj, dostępny przy wybranym rekordzie, nastąpi edycja formularza z wprowadzonymi danymi. Możesz poprawić, uzupełnić o nowy element lub usunąć wcześniej wprowadzony element w formularzu. Wprowadzone zmiany będą wymagały ponownego zapisu.

Usuń

Po kliknięciu w link Usuń, dostępny przy wybranym rekordzie, system wymusi potwierdzenie usunięcia za pomocą przycisku „Tak”. Po potwierdzeniu, wybrany rekord zostanie usunięty wraz z wszystkim podpiętymi do niego plikami i informacjami. Czynność ta jest nieodwracalna.

Status Aktywny

Status Aktywny otrzymuje rekord po aktywowaniu przez użytkownika. Może on stanowić podstawę uwierzytelniającą. Użytkownik może modyfikować rekord w ograniczonym zakresie.

W związku z ograniczoną lub niedostępną możliwością edycji wprowadzonych danych po aktywacji rekordu (dla rekordu ze statusem Aktywny) rekomendujemy by nie wprowadzać z wyprzedzeniem informacji o: ​

  • Ustaniu ważności danych uwierzytelniających („Data do”, „Ważność do”)
  • Zakończeniu trwania kadencji („Kadencja do”)
  • Zakończeniu powiązania danych z jednostką​ („Data do”).

Akcje dostępne dla aktywnego wzoru dokumentu, pieczęci lub osoby upoważnionej obejmują:

  • Unieważnienie, za pomocą akcji „Unieważnij”. Akcja jest dostępna dla wszystkich danych uwierzytelniających (tj. wzorów dokumentów, wzorów pieczęci i osób upoważnionych).
  • Zakończenie okresu ważności wzoru, za pomocą akcji „Zakończ”. Akcja ta dostępna jest dla wzorów dokumentów i pieczęci, w których nie wprowadzono daty w pole „Zakres ważności wzoru dokumentu do:”
  • Edycję wskazanej sekcji formularza, za pomocą akcji „Edytuj…”.

W zależności od zakresu informacji wymaganych w formularzu dostępne są poniższe akcje edycji dla poszczególnych danych uwierzytelniających:

  • Edytuj jednostki – Akcja dostępna dla wzorów dokumentów i pieczęci.
  • Edytuj uwagę – Akcja dostępna dla wzorów dokumentów.
  • Edytuj funkcje – Akcja dostępna dla osób upoważnionych.
  • Edytuj wzory podpisów – Akcja dostępna dla osób upoważnionych.

Unieważnij

Status unieważniony dotyczy wyłącznie rekordu błędnego. Zmiana statusu na unieważniony wymaga podania powodu unieważnienia.

UWAGA: Po zakończeniu ważności wzoru, ustaniu powiązania jednostki ze wzorem, po zakończeniu kadencji lub zatrudnienia nie należy unieważniać rekordu! W takich przypadkach należy wprowadzić „datę do” do rekordu, tj. zakończyć ważność wzoru, zakończyć powiązanie z jednostką, okres trwania kadencji lub zatrudnienia. Rekord pozostaje aktywny i stanowi podstawę uwierzytelnienia we wskazanych granicach czasowych.

Po kliknięciu w link Unieważnij, dostępny przy wybranym rekordzie, zmieni się jego status (na Unieważniony). Co do zasady, taki rekord nie może być podstawą uwierzytelnienia, chyba że w uzasadnieniu unieważnienia wyjaśniono, w jakim zakresie lub w jakim przedziale czasowym dane z unieważnionego rekordu pozostają poprawne. Zakres akcji na takim rekordzie w przypadku wzorów pieczęci i osób upoważnionych zostaje zablokowany, a w przypadku wzorów dokumentów znacząco ograniczony (do Edycji uwagi).

Zakończ

Po kliknięciu w link Zakończ, dostępny przy wybranym rekordzie, system wymusi wprowadzenie daty zakończenia ważności wzoru. Aby zapisać wprowadzoną informację należy kliknąć w przycisk „Zakończ”. Akcja ta jest jednorazowa – długość ważności wzoru nie podlega edycji.

Edytuj jednostki

Po kliknięciu w link Edytuj jednostki, dostępny przy wybranym rekordzie, możesz:

  • Dodać kolejną jednostkę powiązaną z wzorem
  • Dodać datę ustania powiązania jednostki z wzorem (jeśli nie wprowadziłeś jej na etapie wypełniania formularza). W tym celu użyj ikony ołówka.

Sposób dodania powyższych informacji przebiega analogicznie do wprowadzania tych informacji na etapie rejestracji wzoru dokumentu lub pieczęci. Po wprowadzeniu informacji użyj przycisku zapisu, znajdującego się na dole strony.

Edytuj uwagę

Po kliknięciu w link Edytuj uwagę, dostępny przy wybranym rekordzie, możesz wprowadzić własny komentarz. Po wprowadzeniu informacji użyj przycisku zapisu.

Edytuj funkcje

Po kliknięciu w link Edytuj funkcje, dostępny przy wybranym rekordzie, możesz:

  • Dodać kolejną jednostkę powiązaną (wraz z nazwą funkcji i kadencją),
  • Dodać datę ustania funkcji „Kadencja do” (jeśli nie wprowadziłeś jej na etapie wypełniania formularza). W tym celu użyj ikony ołówka.

Sposób dodania powyższych informacji przebiega analogicznie do wprowadzania tych informacji na etapie rejestracji osoby upoważnionej. Po wprowadzeniu informacji użyj przycisku zapisu, znajdującego się na dole strony.

Edytuj wzory podpisów 

Po kliknięciu w link Edytuj wzory podpisów, dostępny przy wybranym rekordzie, możesz:

  • Dodać kolejny plik,
  • Dodać datę ustania ważności „Ważność do” (jeśli nie wprowadziłeś jej na etapie wypełniania formularza). W tym celu użyj ikony ołówka.

Sposób dodania powyższych informacji przebiega analogicznie do wprowadzania tych informacji na etapie rejestracji osoby upoważnionej. Po wprowadzeniu informacji użyj przycisku zapisu, znajdującego się na dole strony.

Status Unieważniony

Status Unieważniony odnosi się do wzorów lub osób, których upoważnienie zostało cofnięte. Taki rekord podlega bardzo wąskiej edycji (wzór dokumentu) lub jest dostępny tylko do podglądu (wzór pieczęci, osoby upoważnione).

Akcja dostępna dla unieważnionego wzoru dokumentu to edycja uwagi. Akcja ta przebiega analogicznie do ścieżki opisanej powyżej dla statusu Aktywny.

Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów – Osoby upoważnione

Aby zarejestrować osoby upoważnione w twojej jednostce do podpisywania dokumentów zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów. Następnie wybierz wykaz osób upoważnionych w twojej jednostce. W kolejnym kroku przejdź do zakładki Osoby upoważnione.

Rejestracja osób upoważnionych do podpisywania dokumentów wymaga posiadania roli INST_UWIERZYTELNIANIE_DOK_EDYTOR.

Z podstawami prawnymi i informacjami wstępnymi dotyczącymi wykazu możesz zapoznać się w osobnym wpisie. W podstawach prawnych znajdziesz informacje czyje podpisy, pieczęci imienne i parafy powinny zostać umieszczone w wykazie.

Dane wprowadza się, aktualizuje i oznacza jako archiwalne – niezwłocznie po zaistnieniu wydarzenia lub zmiany w wydarzeniu. Wprowadzonych danych nie usuwa się (§ 15. 1-2 Rozporządzenia w sprawie POL-on ).

Na górze strony pod nazwą zestawienia dostępny jest przycisk „+ Dodaj”. Za jego pomocą przejdziesz do formularza dodawania nowej osoby upoważnionej.

Reguły rejestracji osób upoważnionych

Integralną częścią wpisu osobowego są funkcje osoby upoważnionej i wzory jej podpisów. Osoba upoważniona musi posiadać przynajmniej jedną funkcję (niezależnie od okresu kadencji) i jeden wzór podpisu. Dany wzór podpisu jest zawsze przypisany do jednej osoby upoważnionej.

Dany wpis osobowy może być podstawą uwierzytelniającą dopiero po aktywacji – status „Aktywny”.

Uzupełnij formularz od góry do dołu wprowadzając informacje z klawiatury lub wybierając właściwą pozycje z rozwijanego menu. Informacje obowiązkowe zostały oznaczone gwiazdką przy danym atrybucie.

W sekcji „Dane podstawowe osoby upoważnionej” wprowadź imię i nazwisko. Możesz wprowadzić drugie imię oraz przedrostek. Pozycje te nie są obowiązkowe.

W sekcji „Pełnione funkcje osoby upoważnionej” użyj przycisku „Dodaj kolejną funkcję”.

Wprowadź w formularzu nazwę instytucji/jednostki. System podpowie ci nazwę po wprowadzeniu kilku pierwszych liter. Następnie wybierz właściwą funkcję z rozwijanego menu. Wskaż datę rozpoczęcia kadencji. Jeśli znasz datę ustania pełnienia funkcji możesz ją w prowadzić w sekcji „Kadencja do”. Nie jest to jednak konieczne. Zapisz dane korzystając z zielonego znacznika zapisu po prawej stronie.

Jeśli osoba upoważniona pełni inne funkcje powtórz ścieżkę.

Zapisaną funkcję możesz edytować lub usunąć. Skorzystaj odpowiednio z ikony ołówka lub śmietnika.

W sekcji „Wzory podpisu/ parafy/ pieczęci imienne osoby upoważnionej” możesz dodać pliki graficzne jpg z poszczególnymi elementami wzoru. W tym celu kliknij w przycisk „Dodaj” i wybierz plik z komputera. Następnie wprowadź oficjalną nazwę elementu, datę od kiedy obowiązuje. Możesz wskazać datę kiedy wzór  straci ważność (Ważność do). Zapisz dane, korzystając z zielonego znacznika zapisu po prawej stronie.

Istnieje możliwość dodania więcej niż jednego wzoru (podpisu, parafy, pieczęci imiennej) danej osobie.

Kolejne elementy wzoru podpisu dodaj w ten sam sposób.

Zapisz cały formularz, klikając w przycisk „Zapisz” znajdujący się na dole strony.

Tak dodana osoba upoważniona do wykazu posiada status „Nowy”, który będzie wymagał aktywacji. (Rekordy o statusie Nowy nie są widoczne dla NAWA).

Więcej o statusach i akcjach przeczytasz w osobnym wpisie.

Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów – Wzory pieczęci

Aby zarejestrować wzór pieczęci podlegający uwierzytelnieniu zaloguj się do POL-on 2.0.  Wybierz z menu moduł Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów. Następnie wybierz wykaz osób upoważnionych w twojej jednostce. W kolejnym kroku  przejdź do zakładki Wzory pieczęci.

Rejestracja wzorów pieczęci podlegających uwierzytelnianiu wymaga posiadania roli INST_UWIERZYTELNIANIE_DOK_EDYTOR.

Z podstawami prawnymi i informacjami wstępnymi dotyczącymi wykazu możesz zapoznać się w osobnym wpisie.

Dane wprowadza się, aktualizuje i oznacza jako archiwalne – niezwłocznie po zaistnieniu wydarzenia lub zmiany w wydarzeniu. Wprowadzonych danych nie usuwa się (§ 15. 1-2 Rozporządzenia w sprawie POL-on ).

Na górze strony pod nazwą zestawienia, dostępny jest przycisk „+ Dodaj”. Za jego pomocą przejdziesz do formularza dodawania nowego wzoru pieczęci.

Reguły rejestracji wzoru pieczęci

Wzór pieczęci musi posiadać przynajmniej jedno powiązanie z jednostką (może posiadać więcej niż jedno powiązanie z jednostką). Jednostka, z którą powiązany jest wzór pieczęci musi należeć do obszaru instytucji, do której zalogowany jest użytkownik.

Wzór pieczęci musi posiadać przynajmniej jeden element graficzny (może posiadać więcej niż jeden).

Wzór pieczęci będący w statusie „Nowy” nie stanowi podstawy uwierzytelniającej.
Dany wzór może być podstawą uwierzytelniającą dopiero po aktywacji (status „Aktywny”).

Uzupełnij formularz od góry do dołu wprowadzając informacje z klawiatury lub wybierając właściwą pozycje z rozwijanego menu. Informacje obowiązkowe zostały oznaczone gwiazdką przy danym atrybucie.

W sekcji „Podstawowe dane wzoru pieczęci”

  • wprowadź nazwę wzoru pieczęci,
  • zakres ważności wzoru pieczęci od.

Możesz wprowadzić datę ustania ważności pieczęci. Pozycja ta nie jest obowiązkowa.

W sekcji „Elementy wzoru pieczęci” możesz dodać pliki graficzne jpg z poszczególnymi elementami wzoru. W tym celu kliknij w przycisk „Dodaj” i wybierz plik z komputera. Następnie wprowadź oficjalną nazwę elementu i zapisz plik korzystając z zielonego znacznika zapisu po prawej stronie.

Dodaj kolejne elementy wzoru pieczęci w ten sam sposób.

Każdy dodany element możesz edytować lub usunąć po zapisie. Skorzystaj odpowiednio z ikony ołówka lub śmietnika.

W sekcji „Jednostki powiązane z wzorem pieczęci” użyj przycisku „Dodaj” aby powiązać jednostkę z wprowadzonym wzorem. Poza nazwą jednostki, która zostanie podpowiedziana przez system po wprowadzeniu pierwszych liter do formularza, wskaż datę od kiedy jednostka jest powiązana ze wzorem. Jeśli powiązanie jest czasowe wskaż również datę upłynięcia ważności wzoru. Możesz dodać kolejną jednostkę powielając opisaną ścieżkę.

Zapisz wprowadzone informację, korzystając z przycisku zapisu po prawej stronie, a następnie zapisz cały formularz. W tym celu użyj przycisku „Zapisz” znajdującego się na dole strony.

Tak dodany wzór pieczęci do wykazu posiada status „Nowy”. Nie stanowi on podstawy uwierzytelnienia do momentu aktywacji (nie jest widoczny dla NAWA).

Więcej o statusach i akcjach przeczytasz w osobnym wpisie.

Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów – Wzory dokumentów

Aby zarejestrować wzór dokumentu podlegający uwierzytelnieniu zaloguj się do POL-on 2.0.  Wybierz z menu moduł Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów. Następnie wybierz wykaz osób upoważnionych w twojej jednostce. W kolejnym kroku  przejdź do zakładki Wzory dokumentów.

Rejestracja wzorów dokumentów podlegających uwierzytelnianiu wymaga posiadania roli INST_UWIERZYTELNIANIE_DOK_EDYTOR.

Z podstawami prawnymi i informacjami wstępnymi dotyczącymi wykazu możesz zapoznać się w osobnym wpisie.

Dane wprowadza się, aktualizuje i oznacza jako archiwalne – niezwłocznie po zaistnieniu wydarzenia lub zmiany w wydarzeniu. Wprowadzonych danych nie usuwa się (§ 15. 1-2 Rozporządzenia w sprawie POL-on ).

Na górze strony pod nazwą zestawienia, dostępny jest przycisk „+ Dodaj”. Za jego pomocą przejdziesz do formularza dodawania nowego wzoru dokumentu.

Reguły rejestracji wzoru dokumentu

Wzór dokumentu musi posiadać przynajmniej jedno powiązanie z jednostką (może posiadać więcej niż jedno powiązanie z jednostką). Jednostka, z którą powiązany jest wzór dokumentu musi należeć do obszaru instytucji, do której zalogowany jest użytkownik.

Wzór dokumentu musi posiadać przynajmniej jeden element graficzny (może posiadać więcej niż jeden).

Wzór dokumentu będący w statusie „Nowy” nie stanowi podstawy uwierzytelniającej.
Dany wzór może być podstawą uwierzytelniającą dopiero po aktywacji (status „Aktywny”).

Uzupełnij formularz od góry do dołu wprowadzając informacje z klawiatury lub wybierając właściwą pozycje z rozwijanego menu. Informacje obowiązkowe zostały oznaczone gwiazdką przy danym atrybucie.

W sekcji „Podstawowe dane wzoru dokumentu”

  • wprowadź nazwę wzoru dokumentu
  • wskaż rodzaj wzoru
  • zakres ważności wzoru dokumentu (data) od

Możesz wprowadzić datę ustania ważności wzoru dokumentu i uwagi własne. Pozycje te nie są obowiązkowe.

W sekcji „Elementy wzoru dokumentu” możesz dodać pliki graficzne jpg z poszczególnymi elementami wzoru. W celu dodania pliku graficznego kliknij w przycisk „Dodaj” i wybierz plik z komputera. Następnie wprowadź oficjalną nazwę elementu i zapisz plik, korzystając z zielonego znacznika zapisu po prawej stronie.

Dodaj kolejne elementy wzoru dokumentu (np. kolejne strony) w ten sam sposób.

Każdy dodany element możesz edytować lub usunąć po zapisie. Skorzystaj odpowiednio z ikony ołówka lub śmietnika.

W sekcji „Jednostki powiązane z wzorem dokumentu” użyj przycisku „Dodaj” aby powiązać jednostkę z wprowadzonym wzorem. Poza nazwą jednostki, która zostanie podpowiedziana przez system po wprowadzeniu pierwszych liter do formularza, wskaż datę od kiedy jednostka jest powiązana ze wzorem. Jeśli powiązanie jest czasowe wskaż również „Datę do”. Możesz dodać kolejną jednostkę powielając opisaną ścieżkę.

Zapisz wprowadzone informację, korzystając z przycisku zapisu po prawej stronie, a następnie zapisz cały formularz. W tym celu użyj przycisku Zapisz znajdującego się na dole strony.

Tak dodany wzór dokumentu do wykazu posiada status „Nowy”. Nie stanowi on podstawy uwierzytelnienia do momentu aktywacji (nie jest widoczny dla NAWA).

Więcej o statusach i akcjach przeczytasz w osobnym wpisie.

Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów – Wygląd i zawartość modułu

Podstawy prawne

Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce
Art.  349. 1. Baza osób upoważnionych do podpisywania dokumentów, o których mowa w art. 78 ust. 3, art. 163 ust. 4 i art. 180 ust. 1, obejmuje:
1) imiona i nazwisko;
2) informacje o funkcji pełnionej w uczelni, instytucie PAN, instytucie badawczym lub instytucie międzynarodowym;
3) odwzorowanie cyfrowe wzoru podpisu i parafy;
4) informacje o wzorze pieczęci urzędowej uczelni, instytutu PAN, instytutu badawczego lub instytutu międzynarodowego;
5) informacje o wzorach:
a) dyplomów ukończenia studiów, dyplomów doktorskich i dyplomów habilitacyjnych,
b) odpisów dokumentów, o których mowa w lit. a, w tym odpisów w języku obcym,
c) świadectw ukończenia studiów podyplomowych,
d) zaświadczeń o ukończeniu studiów i studiów podyplomowych.
2. Dane, o których mowa w ust. 1, wprowadzają do Systemu POL-on rektorzy, dyrektorzy instytutów PAN, dyrektorzy instytutów badawczych oraz dyrektorzy instytutów międzynarodowych.
3. Dostęp do danych zawartych w bazie przysługuje ministrowi, ministrom nadzorującym instytuty badawcze, Prezesowi PAN oraz dyrektorowi NAWA.

Rozporządzenie Ministra Szkolnictwa Wyższego i Nauki z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on
§ 6. W zakresie danych, o których mowa w art. 349 ust. 1 pkt 2–5 ustawy, w bazie osób upoważnionych zamieszcza się następujące informacje:
1) nazwę funkcji pełnionej w uczelni, instytucie PAN, instytucie badawczym lub instytucie międzynarodowym;
2) datę objęcia funkcji;
3) odwzorowanie cyfrowe pieczątki imiennej;
4) odwzorowanie cyfrowe wzoru podpisu;
5) odwzorowanie cyfrowe wzoru parafy;
6) datę zakończenia pełnienia funkcji;
7) wzór pieczęci urzędowej uczelni, instytutu PAN, instytutu badawczego lub instytutu międzynarodowego;
8) datę wprowadzenia pieczęci urzędowej do użytku;
9) datę wycofania pieczęci urzędowej z użytku albo jej zaginięcia;
10) wzory dokumentów, o których mowa w art. 349 ust. 1 pkt 5 ustawy;
11) datę wprowadzenia wzorów dokumentów, o których mowa w art. 349 ust. 1 pkt 5 ustawy.

§ 15. 1. Rektor, dyrektor instytutu PAN, dyrektor instytutu badawczego i dyrektor instytutu międzynarodowego:
1) wprowadza dane do bazy osób upoważnionych niezwłocznie po objęciu funkcji przez osobę upoważnioną do podpisywania dokumentów albo wprowadzeniu wzoru pieczęci urzędowej lub wzoru dokumentu;
2) aktualizuje dane w bazie osób upoważnionych niezwłocznie po zaistnieniu zmiany;
3) oznacza dane w bazie osób upoważnionych jako archiwalne niezwłocznie po zakończeniu sprawowania funkcji przez
osobę upoważnioną do podpisywania dokumentów albo wprowadzeniu nowego wzoru pieczęci urzędowej lub nowego wzoru dokumentu.
2. Danych zamieszczonych w bazie osób upoważnionych nie usuwa się.

Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (z późn. zm.)

§ 32. Niezbędnymi elementami dyplomu ukończenia studiów są:
11) pieczątka imienna albo nadruk informacji odpowiadających danym zawartym na pieczątce oraz podpis rektora albo osoby upoważnionej pełniącej funkcję kierowniczą w uczelni;
13) pieczęć urzędowa uczelni.

§  22. 1. Odpis dyplomu ukończenia studiów sporządza się na druku zgodnym z oryginałem dyplomu.
§ 23. 2. Duplikat sporządza się na druku dyplomu ukończenia studiów lub suplementu do dyplomu, według wzoru obowiązującego w dacie wystawienia oryginałów tych dokumentów, bez fotografii. Na dokumencie umieszcza się: wyraz „DUPLIKAT”, datę sporządzenia duplikatu oraz pieczęć urzędową uczelni. Duplikat podpisuje rektor albo osoba upoważniona pełniąca funkcję kierowniczą w uczelni.

Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 21 września 2018 r. w sprawie dyplomów doktorskich, dyplomów habilitacyjnych i legitymacji doktoranta

§ 2. Dyplom doktorski zawiera następujące niezbędne elementy:
8) pieczątkę imienną i podpis kierownika podmiotu doktoryzującego albo osoby przez niego upoważnionej;
9) wytłoczoną na papierze pieczęć urzędową podmiotu doktoryzującego;

§ 3. Dyplom habilitacyjny zawiera następujące niezbędne elementy:
8) pieczątkę imienną i podpis kierownika podmiotu habilitującego albo osoby przez niego upoważnionej;
9) wytłoczoną na papierze pieczęć urzędową podmiotu habilitującego;

§ 4. 2. Na odpisie dyplomu doktorskiego i dyplomu habilitacyjnego umieszcza się:
3) pieczątkę imienną i podpis kierownika podmiotu wydającego odpis albo osoby przez niego upoważnionej;
4) pieczęć urzędową podmiotu wydającego odpis;

§ 5. 3. Na duplikacie umieszcza się:
3) pieczątkę imienną i podpis kierownika podmiotu wydającego duplikat albo osoby przez niego upoważnionej;
4) pieczęć urzędową podmiotu wydającego duplikat;

Ogólne reguły rejestracji

Rejestracja danych służących do uwierzytelniania dokumentów, tj.:

  • wzorów dokumentów podlegających uwierzytelnianiu,
  • wzorów pieczęci urzędowych,
  • osób upoważnionych do podpisywania dokumentów wraz z podpisami tych osób,

wymaga posiadania roli INST_UWIERZYTELNIANIE_DOK_EDYTOR nadanej na całość uczelni.

Jeśli jednostka nie wprowadzała informacji w zakresie wzorów dokumentów, pieczęci i osób upoważnionych powinna je uzupełnić niezwłocznie za okres od 1.10.2018 r.

Duplikaty oraz suplementy zgodnie z zapisami ustawy nie muszą być obligatoryjnie wprowadzane do systemu (jest to opcja fakultatywna). UWAGA! Podpisy osób umieszczone na duplikatach bądź suplementach powinny znaleźć się w wykazie Osób upoważnionych do podpisywania dokumentów.

Aby zarejestrować powyższe informacje zaloguj się do POL-on 2.0.  Wybierz z menu moduł Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów. Następnie wybierz wykaz osób upoważnionych w twojej jednostce. W kolejnym kroku  przejdź do właściwej tabeli danych uwierzytelniających (w zależności od informacji, którą chcesz edytować lub dodać).

Nawigacja po module jest analogiczna do innych wykazów w POL-on 2.0​.

Widok tabelaryczny ​

Rejestr danych uwierzytelniających został przedstawiony w postaci trzech tabel, do których przejdziesz po kliknięciu we właściwą zakładkę.

W widoku tabelarycznym zobaczysz: filtry zestawienia i wyszukiwarkę (w lewej kolumnie) oraz listę wprowadzonych rekordów.

Rekordy i strony

W górnej części każdej tabeli znajduje się informacja, ile pozycji (rekordów) zawiera zestawienie danych uwierzytelniających twojej instytucji przy zadanych kryteriach wyszukiwania.

Widoczna jest także informacja, ile rekordów jest wyświetlanych jednocześnie na stronie. Ustawienie to można zmienić klikając w skierowaną do dołu strzałkę i wybierając jedną z opcji na rozwijanej liście.

Aby przejść do dalszych stron wykazu możesz:

  • kliknąć w przycisk „Następna” lub
  • wpisać numer strony i nacisnąć „Enter”.

Wyszukiwanie i filtrowanie wyników

Aby wyszukać konkretny rekord, wpisz we właściwą wyszukiwarkę nazwę wzoru dokumentu, pieczęci albo imię i nazwisko osoby. Możesz wypełnić inne pola filtrów jeśli te informacje są ci znane.

Zarejestrowane wzory dokumentów możesz filtrować po rodzaju wzoru dokumentu, instytucji/jednostce powiązanej ze wzorem,  statusie, dacie ważności.

Zarejestrowane wzory pieczęci możesz filtrować instytucji/jednostce powiązanej ze wzorem,  statusie, dacie ważności.

Osoby upoważnione wprowadzone do systemu można filtrować po statusie.

Na koniec kliknij przycisk „Szukaj”. Pomiędzy wyszukiwanymi pamiętaj o czyszczeniu filtra.

Statusy

Statusy rekordów mogą przyjmować 3 wartości:

  • Nowy (szkic)
  • Aktywny
  • Unieważniony (z błędem)

O statusach i dostępnych akcjach zarejestrowanych danych przeczytasz w osobnym artykule.

Rejestracja danych uwierzytelniających

Na górze strony pod nazwą Wykazu, dostępny jest przycisk „+ Dodaj”. Za jego pomocą przejdziesz do nowego formularza w celu rejestracji nowego wzoru lub osoby upoważnionej.

Ścieżkom rejestracji danych uwierzytelniających poświęcono osobne wpisy:

Formularz danych uzupełniających na potrzeby naliczania subwencji (2022)

Podstawy prawne​

Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o Szkolnictwie Wyższym i Nauce

Art. 350. 1. Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych obejmuje:
3) sprawozdania i raporty z wykorzystania środków finansowych, o których mowa w art. 365;

Rozporządzenie Ministra Szkolnictwa Wyższego i Nauki z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on

§16. 1. Rektor, rektor uczelni prowadzonej przez kościół lub inny związek wyznaniowy otrzymującej subwencje, dotacje i inne środki z budżetu państwa, dyrektor instytutu PAN, dyrektor instytutu badawczego, dyrektor instytutu międzynarodowego, prezes Polskiej Akademii Umiejętności i osoba kierująca innym podmiotem prowadzącym głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły posiadającym siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wprowadza do bazy dokumentów planistyczno-sprawozdawczych odpowiednio:
3) sprawozdania z wykorzystania środków finansowych, o których mowa w art. 365 ustawy, składane w trybie art. 427 ust. 1 ustawy, w terminie 21 dni od dnia otrzymania wezwania ministra do jego złożenia;
2. Danych zamieszczonych w bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych nie aktualizuje się, z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 350 ust. 1 pkt 3 ustawy. Dane te aktualizuje się w przypadku wezwania przez ministra, w terminie wskazanym w wezwaniu.
3. Dane zamieszczone w bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych:
1) oznacza się jako archiwalne po upływie roku od dnia ich wprowadzenia do bazy, określonego zgodnie z ust. 1;
2) usuwa się po upływie 10 lat, liczonych od roku następującego po roku, w którym nastąpiło oznaczenie tych danych
jako archiwalne.

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania

Do złożenia sprawozdania zobowiązane są publiczne uczelnie akademickie:

  • uczelnie IDUB (Inicjatywa doskonałości – Uczelnia badawcza),
  • pozostałe akademickie (w tym kościelne).

Formularz składa się z 3 części:

  1. Współpraca międzynarodowa
  2. Pracownicy cudzoziemcy
  3. Projekty realizowane w ramach programów międzynarodowych Horyzont 2020 i Horyzont Europa (dla uczelni IDUB).

Część 1 i 2 formularza wypełniają uczelnie publiczne akademickie nadzorowane przez ministerstwo i 5 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych:

  • Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,
  • Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
  • Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,
  • Akademia Katolicka w Warszawie,
  • Akademia Ignatianum w Krakowie.

Część 3 formularza dotyczycącą projektów wypełnia tylko 9 uczelni IDUB:

  • Akademia Górniczo-Hutnicza im. Stanisława Staszica w Krakowie,
  • Politechnika Gdańska,
  • Politechnika Śląska,
  • Politechnika Warszawska,
  • Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu,
  • Uniwersytet Jagielloński w Krakowie,
  • Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu,
  • Uniwersytet Warszawski,
  • Uniwersytet Wrocławski.

Publiczne uczelnie zawodowe nie składają ww. formularza.

Termin złożenia formularza danych uzupełniających na potrzeby naliczenia subwencji  upływa: 28 lutego.

Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu INST_PR_SPR nadana na całość uczelni.

Aby uzupełnić formularz danych na potrzeby subwencji, po zalogowaniu do POL-on 2.0 wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych z rozwijanego menu po lewej stronie. Ustaw rok sprawozdawczy, a następnie przejdź do wybranego sprawozdania.

Brak danych do sprawozdania

Jeśli twoja jednostka nie posiada danych do przekazania oznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania, a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz”.

Zaznaczenie checkboxa „Brak danych do sprawozdania” jest możliwe tylko dla sprawozdania w trybie edycji.

Jeśli wprowadzisz jakeś informacje do sprawozdania i następnie zaznaczysz checkbox „Brak danych do sprawozdania” utracisz trwale wprowadzone informacje, po uprzednim ostrzeżeniu przez system.

W przypadku tego sprawozdania po odznaczeniu checkboxa sprawozdanie zostanie przywrócone do stanu w jakim było w momencie udostępnienia (Do części 1 zostaną ponownie wgrane aktywne umowy  z poprzedniego roku. Informacje wprowadzone przez ciebie do formularza nie zostaną przywrócone).

Wprowadzenie danych do sprawozdania

Jeśli twoja jednostka posiada dane do przekazania, przejdź w dół – do sekcji z częściami sprawozdania.

Współpraca międzynarodowa

W części 1 formularza znajdziesz zmigrowane automatycznie aktywne umowy za zeszły rok. Możesz poprawić lub  usunąć takie umowy, korzystając odpowiednio z ikony ołówka lub śmietnika.

Umowa jest „aktywna”, jeśli przynajmniej jeden dzień z tej umowy mieści się w okresie sprawozdawczym dla subwencji danego roku – w tym przypadku będzie to rok akademicki 2020/2021 (01.10.2020-30.09.2021), a w jej ramach w danym roku akademickim przynajmniej jeden student/doktorant/nauczyciel akademicki wyjechał lub przyjechał.

Dane w tabeli możesz posortować rosnąc lub malejąco według numeru umowy/porozumienia.

W kolumnie Dziedzina/dyscyplina możesz znaleźć link aktywny „pokaż więcej>”. Występuje on w przypadku kiedy w umowie wskazano więcej niż dwie dyscypliny. Kliknięcie w link powoduje wyświetlenie wszystkich dziedzin i dyscyplin przypisanych do umowy.

Aby przejść do szczegółów umowy użyj linku aktywnego ukrytego pod atrybutem Rodzaj lub Nr umowy/porozumienia.

Aby dodać nową umowę do zestawienia kliknij w przycisk „Dodaj umowę”, a następnie uzupełnij formularz od góry do dołu, wybierając dane z rozwijanych menu lub wprowadzając informacje z klawiatury.

W danych podstawowych wskaż lub uzupełnij obowiązkowo:

  • Rodzaj (porozumienie, umowa)
  • Numer porozumienia lub umowy (uwzględniając umowy dotyczące współpracy w zakresie wspólnego prowadzenia badań, projektów naukowych, wdrożeniowych i innowacyjnych)
  • Nazwę partnera
  • Kraj pochodzenia partnera (system podpowie ci kraj, po wprowadzeniu kilku pierwszych liter nazwy)
  • Miasto pochodzenia partnera
  • Status (aktywny, nieaktywny)
  • Okres trwania umowy od
  • Zakres współpracy

„Okres trwania umowy do” jest pozycją, która może pozostać pusta.

W przypadku umów na czas nieokreślony wskazane jest oznaczenie właściwego checkboxa.

W kolejnym kroku wskaż dyscyplinę. W tym celu użyj przycisku „Dodaj”, a następnie wybierz właściwą pozycję z rozwijanego menu. Aby dodać kolejną dyscyplinę – powtórz ten proces.

Wprowadź informacje dotyczące studentów i doktorantów podając liczbę:

  • Przyjeżdżających na okres co najmniej 3 miesięcy,
  • Wyjeżdżających na okres co najmniej 3 miesięcy.

Analogicznie podaj informację o liczbie nauczycieli akademickich:

  • Przyjeżdżających,
  • Wyjeżdżających.

Zapisz formularz korzystając z przycisku zapisu znajdującego się na dole strony.

Zapisaną umowę możesz usunąć lub skorygować, korzystając z właściwych przycisków.

Pracownicy cudzoziemcy

W części 2 dotyczącej pracowników cudzoziemców użyj przycisku  „Uzupełnij”, aby przejść do trybu edycji.

Wprowadź liczbę pracowników niebędących obywatelami polskimi posiadających tytuł profesora lub zatrudnionych na stanowisku profesora uczelni w innej uczelni, zagranicznej uczelni lub zagranicznej instytucji naukowej lub na stanowisku profesora instytutu w instytucie PAN, instytucie badawczym lub instytucie międzynarodowym, które w poprzednim roku akademickim przeprowadziły co najmniej 60 godzin zajęć dydaktycznych w i-tej publicznej uczelni akademickiej (z wyłączeniem osób pozostających z uczelnią w stosunku pracy).

Zapisz formularz przyciskiem zapisu.

Zapisaną liczbę możesz poprawić za pomocą korekty.

Projekty realizowane w ramach programów międzynarodowych Horyzont 2020 i Horyzont Europa

W części 3 Projekty realizowane w ramach programów międzynarodowych Horyzont 2020 i Horyzont (dostępnej dla uczelni IDUB) użyj przycisku „Uzupełnij”, aby przejść do trybu edycji.

Uzupełnij informacje wprowadzając numer umowy oraz wskazując rolę w projekcie. Do wyboru masz następujące role:

  • Beneficjent
  • Partner
  • Lider

Można wybrać tylko jedną rolę dla danej umowy.

Kolejną umowę możesz dodać za pomocą przycisku „Dodaj kolejną umowę”. Dodane pozycje możesz usunąć korzystając z ikony śmietnika, znajdującego się po prawej stronie danej pozycji.

Po uzupełnieniu umów zapisz wszystkie dane za pomocą przycisku na dole strony.

W przypadku błędu lub braku po zapisie dostępna jest opcja korekty.

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz  zatwierdzić dane sprawozdania.

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania. Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, będziesz zmuszony uzupełnić je w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie.

W sekcji Dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj”. Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojej jednostki, a następnie użyj przycisku zapisu.

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie.

Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych. Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać je do pliku.

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać oświadczenie o zgodności wprowadzonych danych ze stanem faktycznym.

Na tym etapie możesz jeszcze powrócić do edycji sprawozdania. Aby dokonać poprawek w formularzu skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie”.

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmian trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa.

Aby wysłać sprawozdanie musisz dołączyć do niego plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia).

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu.

Jeśli chcesz możesz załączyć dodatkowe pliki lub dodać komentarz. Po dołączeniu pliku/plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie”.

Po wysłaniu sprawozdania zmienia się jego status na „Wysłany”.

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania go przez ministerstwo do korekty (o ile będzie to konieczne).

Kształcenie specjalistyczne – ścieżki pracy

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, jak osoba z rolą INST_KSZTALCENIE_SPEC  może zarejestrować nowe kształcenie specjalistyczne lub zaktualizować wprowadzone rekordy.

Rejestracja nowego kształcenia specjalistycznego

Kliknij w przycisk „+ Dodaj nowe kształcenie” [1], a następnie uzupełnij formularz.

Formularz najlepiej uzupełniać w kolejności od góry do dołu, wpisując informację z klawiatury lub wybierając dostępną opcję z rozwijanego menu lub poprzez zaznaczenie checboxa.

Wprowadź nazwę kształcenia [2], a następnie wybierz nazwę świadectwa [3]. Do wyboru masz:

  • świadectwo dyplomowanego specjalisty
  • świadectwo dyplomowanego specjalisty technologa.

W kolejnym kroku wskaż właściwy status kształcenia (prowadzone/zakończone) [4].

Wybierz semestr rozpoczęcia kształcenia [5], a następnie kliknij przycisk „Zapisz” [6].

Nie zarejestrujesz dwóch kształceń specjalistycznych o takiej samej nazwie i rodzaju świadectwa. Możesz zarejestrować rekord o tej samej nazwie kształcenia specjalistycznego, ale innym rodzaju świadectwa.

Edycja/aktualizacja danych o kształceniu specjalistycznym

Jeśli uczelnia zakończy prowadzone kształcenie lub ponownie uruchomia zakończone wcześniej kształcenie, odszukaj właściwy rekord, a następnie skorzystaj z:

  • ikony ołówka, po wyszukaniu rekordu [1] lub
  • przycisku „Usuń kształcenie specjalistyczne” w trybie edycji rekordu [2].

W sekcji statusu zaznacz właściwy checkbox, aby odzwierciedlić stan bieżący [1]. Nie zapomnij zapisać danych [2].

W trybie edycji możesz poprawić każdą wskazaną błędnie informację dotycząca kształcenia specjalistycznego (nazwa kształcenia, nazwa świadectwa, semestr rozpoczęcia).

Usunięcie danych o kształceniu specjalistycznym

Zarejestrowany rekord możesz usunąć z wykazu za pomocą:

  • ikony śmietnika po wyszukaniu rekordu [1] lub
  • przycisku „Usuń kształcenie specjalistyczne” w trybie edycji rekordu [2].

System poprosi cię o potwierdzenie [3], a następnie poinformuje cię o usunięciu rekordu. Czynność ta jest nieodwracalna.

Kształcenie specjalistyczne – wygląd i zawartość modułu

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, co znajduje się w module Kształcenie specjalistyczne, przeznaczonym dla użytkowników uczelni zawodowych.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Kształcenie specjalistyczne [1]. Następnie wybierz Zestawienie kształceń specjalistycznych [2].

Aby pracować w module musisz mieć nadaną rolę edycyjną INST_KSZTALCENIE_SPEC nadaną na całość uczelni. Aby podglądać wprowadzone informacje wystarczy ci rola podglądowa INST_KSZTALCENIE_SPEC_PODGLAD.

Wygląd modułu

Wprowadzone kształcenia specjalistyczne (od 1.10.2018 r.) znajdziesz w tabeli. Każdy wiersz to osobny rekord.

Zakres danych widoczny w tabeli to:

  • Nazwa kształcenia
  • Nazwa świadectwa
  • Status
  • Akcje.

Jeśli chcesz odnaleźć rekord kształcenia specjalistycznego użyj filtrów lub wyszukiwarki znajdujących się po lewej stronie ekranu.

Filtrowanie/wyszukiwanie

Wprowadź nazwę kształcenia [1] lub wskaż cechę kształcenia [2]. Do wyboru masz:

  • nazwę świadectwa
  • status
  • rok akademicki, w którym rozpoczęło się kształcenie (od -do).

Kliknij w przycisk „Szukaj” [3].

Wyczyść filtry pomiędzy jednym a drugim wyszukiwaniem/filtrowaniem. Użyj przycisku „Wyczyść”, który dostępny jest w prawym rogu sekcji filtrów [4].

Sortowanie wyników

Wyniki w zestawieniu kształceń specjalistycznych możesz posortować alfabetycznie rosnąco lub malejąco. Domyślnie ustawione jest sortowanie po nazwach w kolejności rosnącej.

Rekordy i strony

Rekordy wykazu możesz wyświetlić w liczbie 10, 25, 50 i 100 na stronę.

W przypadku wielu rekordów w wykazie, aby przejść do dalszych stron możesz:

  • kliknąć w przycisk „Następna” lub
  • wpisać numer strony i nacisnąć „Enter”.

Rejestracja i aktualizacja kształcenia specjalistycznego

Dane należy rejestrować i aktualizować na bieżąco w terminie do 21 dni od zaistnienia wydarzenia lub zmiany (§ 12 ust. 1 pkt 2 lit. a rozporządzenia ws. POL-on).

Jako użytkownik edycyjny możesz:

  • dodać nowe kształcenie specjalistyczne,
  • skorygować lub usunąć wprowadzone kształcenie specjalistycznego.

Informacje o tych czynnościach znajdziesz w osobnym wpisie.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 15 ust. 1, art. 161, art. 346.
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U.2019 poz. 496) – § 5 ust. 2 pkt 24-25.

Obszar Projekty naukowe – udostępnione raporty

W tym artykule znajdziesz ogólne informacje o raportach możliwych do wygenerowania w module Raporty, w obszarze Projekty naukowe.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Raporty [1]. Wybierz kafel Generowanie raportów [2], a następnie obszar Projekty naukowe [3].

Obszar będzie widoczny jeśli posiadasz rolę edycyjną INST_PROJEKTY_NAUKOWE_ADM, FED_PROJEKTY_NAUKOWE_ADM lub podglądową INST_PROJEKTY_NAUKOWE_PODGLAD, FED_PROJEKTY_NAUKOWE_PODGLAD (nadane na całość uczelni/podmiotu nadrzędnego). Federacja pobiera raporty zarejestrowane bezpośrednio w federacji (nie ma możliwości pobrania projektów z instytucji wchodzącej w skład federacji).

Aktualnie w obszarze Projekty naukowe możliwe jest generowanie zestawień:

  • Wykaz projektów naukowych
  • Wykaz podmiotów realizujących w projektach
  • Wykaz instytucji finansujących w projektach
  • Wykaz kierowników w projektach
  • Wykaz projektów powiązanych w ramach osobnych umów

Aby wygenerować i pobrać wybrany raport postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Poniżej znajdziesz zakres danych raportów z tego obszaru.

Wykaz projektów naukowych

  • UID
  • Zewnętrzny identyfikator projektu
  • Numer projektu
  • Akronim projektu
  • Streszczenie projektu w języku polskim
  • Streszczenie projektu w języku angielskim
  • Czy projekt jest realizowany samodzielnie czy w ramach grupy podmiotów?
  • Czy projekt jest finansowany albo współfinansowany w trybie konkursowym?
  • Nazwa konkursu, programu lub przedsięwzięcia
  • Inna nazwa konkursu, programu lub przedsięwzięcia
  • Edycja konkursu, programu
  • Nazwa działania lub priorytetu
  • Data rozpoczęcia realizacji projektu
  • Data zakończenia realizacji projektu
  • Czy projekt dotyczy upowszechniania nauki (Tak/Nie)
  • Słowa kluczowe
  • Wysokość środków finansowych ogółem przyznanych na realizację projektu (PLN)
  • W tym środki krajowe (PLN)
  • W tym środki zagraniczne (PLN)

Wykaz podmiotów realizujących w projektach

  • Zewnętrzny identyfikator projektu
  • Numer projektu
  • Identyfikator Instytucji Uuid
  • Nazwa podmiotu
  • Czy lider (Tak/Nie)
  • Liderem projektu jednostka zagraniczna
  • Czy podmiot systemu szkolnictwa wyższego i nauki
  • Wkład własny
  • Środki krajowe
  • Środki zagraniczne
  • Środki ogółem
  • Nazwa Instytucji finansującej
  • Nazwa dyscypliny
  • Procentowy udział w projekcie

Wykaz instytucji finansujących w projektach

  • Zewnętrzny identyfikator projektu
  • Numer projektu
  • Nazwa Instytucji finansującej
  • Inna nazwa Instytucji finansującej
  • Rodzaj Instytucji finansującej
  • Data przyznania – data zawarcia umowy lub data decyzji
  • Środki ogółem przyznane na projekt
  • W tym środki krajowe
  • W tym środki zagraniczne
  • Data rozliczenia środków
  • Źródła finansowania
  • Inne źródło finansowania
  • WWW
  • Kraj
  • Województwo
  • Miasto
  • Kod pocztowy
  • Ulica
  • Numer budynku
  • Numer lokalu

Wykaz kierowników w projektach

  • Zewnętrzny identyfikator projektu
  • Numer projektu
  • Identyfikator Instytucji Uuid
  • Nazwa podmiotu
  • Rodzaj kierownika
  • Identyfikator pracownika w instytucji
  • Identyfikator Osoby obiegającej się o stopień doktora
  • Imię
  • Drugie imię
  • Nazwisko
  • ORCID
  • Data od
  • Data do

Wykaz projektów powiązanych w ramach osobnych umów

  • Zewnętrzny identyfikator projektu
  • Numer projektu
  • Zewnętrzny identyfikator powiązanego projektu
  • Numer powiązanego projektu

Obszar Patenty – udostępnione raporty

W tym artykule znajdziesz ogólne informacje o raportach możliwych do wygenerowania w module Raporty, w obszarze Patenty.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Raporty [1]. Wybierz kafel Generowanie raportów [2], a następnie obszar Patenty [3].

Obszar będzie widoczny jeśli posiadasz rolę INST_PATENTY_ADM lub INST_PATENTY_PODGLAD.

Aktualnie w obszarze Patenty możliwe jest generowanie raportów:

  • Wykaz twórców w prawach ochronnych
  • Wykaz patentów i praw ochronnych
  • Wykaz Instytucji będących właścicielami prawa ochronnego

Aby wygenerować i pobrać wybrany raport postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Poniżej znajdziesz zakres danych raportów z tego obszaru.

Wykaz twórców w prawach ochronnych

  • Rodzaj produktu
  • Państwa, na terytorium których uzyskano ochronę – kod
  • Numer uzyskanej ochrony
  • Imię
  • Imię (z modułu pracownika)
  • Pozostałe imiona
  • Pozostałe imiona (z modułu pracownika)
  • Nazwisko
  • Nazwisko (z modułu pracownika)
  • ORCID
  • ID pracownika w instytucji
  • ID doktoranta
  • UUID podmiotu upoważnionego
  • Nazwa podmiotu upoważnionego
  • Data złożenia oświadczenia
  • Dyscyplina oświadczenia
  • Status oświadczenia

Wykaz patentów i praw ochronnych

  • Rodzaj produktu
  • Państwa, na terytorium których uzyskano ochronę – kod
  • Państwa, na terytorium których uzyskano ochronę – wartość
  • Numer uzyskanej ochrony
  • Nazwa podmiotu, który udzielił prawa
  • Data zgłoszenia
  • Numer zgłoszenia
  • Data ogłoszenia
  • Data złożenia tłumaczenia do Urzędu Patentowego RP
  • Prawo pierwszeństwa
  • Data pierwszeństwa
  • Region pierwszeństwa
  • Numer pierwszeństwa
  • Numer zgłoszenie w UPRP
  • Tytuł produktu
  • Język tytułu
  • Streszczenie wynalazku
  • Status prawa ochronnego

Wykaz Instytucji będących właścicielami prawa ochronnego

  • Rodzaj produktu
  • Państwa, na terytorium których uzyskano ochronę – kod
  • Numer uzyskanej ochrony
  • UUID podmiotu, któremu przyznano ochronę
  • Opublikowana nazwa podmiotu któremu przyznano ochronę
  • Instytucja szkolnictwa wyższego i nauki
  • Nazwa Instytucji szkolnictwa wyższego i nauki

Obszar Dane finansowe – udostępnione raporty

W tym artykule znajdziesz ogólne informacje o raportach możliwych do wygenerowania w module Raporty, w obszarze Dane finansowe.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Raporty [1]. Wybierz kafel Generowanie raportów [2], a następnie wybierz Dane finansowe [3].

Obszar będzie widoczny jeśli posiadasz rolę INST_FIN lub INST_FIN_PODGLAD (nadane na całość uczelni).

Aktualnie w obszarze Dane finansowe możliwe jest generowanie raportów:

  • Przychody z tytułu komercjalizacji
  • Przychody z usług badawczych na zlecenie
  • Przychody z tytułu komercjalizacji – dane wymagają poprawy bądź weryfikacji
  • Przychody z usług badawczych na zlecenie – dane wymagają poprawy bądź weryfikacji

Aby wygenerować i pobrać wybrany raport postępuj zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Poniżej znajdziesz zakres danych raportów z tego obszaru.

Przychody z tytułu komercjalizacji

  • Rok przychodu
  • Tytuł uzyskania przychodu
  • Przychód (wyrażony w złotych)
  • Czy przychód został uzyskany przez podmiot utworzony w celu komercjalizacji?
  • Nazwa podmiotu utworzonego w tym celu
  • Dyscyplina naukowa
  • Udział procentowy dyscypliny

Przychody z usług badawczych na zlecenie

  • Rok przychodu
  • Tytuł uzyskania przychodu
  • Przychód (wyrażony w złotych)
  • Podmiot zlecający
  • Czy przychód został uzyskany przez podmiot utworzony w celu komercjalizacji?
  • Nazwa podmiotu utworzonego w tym celu
  • Dyscyplina naukowa
  • Udział procentowy dyscypliny

W raportach „Przychody z tytułu komercjalizacji – dane wymagają poprawy bądź weryfikacji” lub „Przychody z usług badawczych na zlecenie – dane wymagają poprawy bądź weryfikacji” pojawią się rekordy, które wymagają korekty lub uzupełnienia. Rekordy te możesz także wyfiltrować z poziomu modułu Dane finansowe (filtry „Dane wymagają weryfikacji” i „Dane niekompletne”). Należy je poprawić zgodnie z zasadami opisanymi tutaj.

Przychody z tytułu komercjalizacji – dane wymagają poprawy bądź weryfikacji

  • Rok przychodu
  • Tytuł uzyskania przychodu
  • Przychód (wyrażony w złotych)
  • Czy przychód został uzyskany przez podmiot utworzony w celu komercjalizacji?
  • Nazwa podmiotu utworzonego w tym celu
  • Dyscyplina naukowa
  • Udział procentowy dyscypliny
  • Dane wymagają weryfikacji (Tak/Nie)
  • Dane wymagają poprawy (Tak/Nie)

Przychody z usług badawczych na zlecenie – dane wymagają poprawy bądź weryfikacji

  • Rok przychodu
  • Tytuł uzyskania przychodu
  • Przychód (wyrażony w złotych)
  • Podmiot zlecający
  • Czy przychód został uzyskany przez podmiot utworzony w celu komercjalizacji?
  • Nazwa podmiotu utworzonego w tym celu
  • Dyscyplina naukowa
  • Udział procentowy dyscypliny
  • Dane wymagają weryfikacji (Tak/Nie)
  • Dane wymagają poprawy (Tak/Nie)

Zbiorcze oświadczenie dotyczące ewaluacji​

Zbiorcze oświadczenie dotyczące ewaluacji zawiera informacje o wszystkich osiągnięciach pracownika, przy których zostały dodane informacje z oświadczenia upoważaniającego. Jest ono możliwe do wygenerowania z poziomu danych pracownika lub doktoranta (moduł Pracownicy lub Osoby ubiegające się o stopień doktora) w zakładce Oświadczenia.

Do wydruku zaciągają się dane o publikacjach z PBN, osiągnięciach artystycznych z POL-on, patentach i prawach ochronnych z POL-on, dla których stan danych jest prawidłowy (bez błędów).

UWAGA! Generowanie ww. oświadczenia nie jest obowiązkowe. Ministerstwo nie opublikowało wzoru oświadczenia  upoważniającego jednostkę do wykazania osiągnieć w procesie ewaluacji w aktach prawnych. Treść oświadczenia i sposób jego zbierania od pracowników/doktorantów zależy od Instytucji.

Dane w systemie przetwarzane są co około 6 godzin. Jeżeli wprowadziłeś do systemu POL-on lub PBN nowe informacje, poczekaj, aż system odświeży dane!

Generowanie zbiorczego oświadczenia – reguły

Oświadczenia mogą być generowane tylko dla osób z wykazów POL-on (Wykazu nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu i Wykazu osób ubiegających się o stopień doktora)​.

Na wydruku znajdą się wszystkie typy osiągnięć pracownika dla maksymalnie dwóch dyscyplin.

UWAGA! Oświadczenie generowane jest dla dyscypliny zgodnie ze stanem systemu. W przypadku wskazania większej liczby dyscyplin (niż dwie) na oświadczeniu pojawia się komunikat: „Zgodnie z art. 265 ust. 12 ustawy – na potrzeby ewaluacji osiągnięcia jednej osoby mogą być wykazywane w ramach nie więcej niż 2 dyscyplin, przy czym dane osiągnięcie może być wykazane przez osobę będącą jego autorem tylko raz i tylko w ramach jednej dyscypliny.”

​

Osiągnięcia  na oświadczeniu są pogrupowane według dyscypliny, a w przypadku danych z POL-on także według wprowadzonej daty.​

Osiągnięcia  rejestrowane w POL-on pojawią się na oświadczeniu, jeżeli: ​

  • podczas rejestracji osiągnięcia (patentu lub osiągnięcia artystycznego) jako autora wskazano osobę zarejestrowaną w wykazie pracowników lub doktorantów danego podmiotu,​
  • dla tej osoby wypełniono dane dotyczące dyscypliny i daty złożenia oświadczenia. ​

Dane z PBN generowane są bez dat (na wydruku będzie miejsce do wpisania jej ręcznie).​

 UWAGA! Na oświadczeniu mogą generować się sekcje z informacjami „Brak osiągnięć” (jako element kontrolny).

​

​Generowanie i wydruk zbiorczego oświadczenia – ścieżka w systemie

Wydruk oświadczenia jest dostępny dla osób z rolą edycyjną do modułu Pracownicy lub Osoby ubiegające się o stopień doktora, nadaną na całość uczelni.

Ścieżka p​racy w module Osoby ubiegające się o stopień doktora przebiega analogicznie do ścieżki w module Pracownicy, przedstawionej na poniższych zrzutach.

​Aby wydrukować zbiorcze oświadczenie dotyczące ewaluacji odnajdź właściwego pracownika/doktoranta za pomocą filtrów w Wykazie nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu/Wykazie osób ubiegających się o stopień doktora.

W danych pracownika/doktoranta w zakładce Oświadczenia wybierz „Oświadczenia dot. ewaluacji”.

Następnie użyj przycisku „Generuj” znajdującego się pod nazwą  sekcji. Wygenerowany plik w postaci pliku pdf możesz pobrać lub wydrukować.

​

Sprawozdawczość GUS za 2021 rok

Zgodnie z ustaleniami ministerstwa zawartymi w komunikacie opublikowanym w aktualnościach systemu wszystkie trzy rodzaje sprawozdań (S-10, S-11, S-12) uczelnie są zobowiązane przekazać do 20 lutego 2022 r. (według stanu na dzień 31 grudnia 2021 r.).  Instytucje naukowe w odniesieniu do S-11 i S-12 obowiązują te same terminy.

Sposób pracy w Module GUS właściwe nie zmienia się w stosunku do ubiegłego roku. Dane do sprawozdań będą zaciągane z modułów POL-on , a w przypadku działów uzupełnianych ręcznie (częściowo lub w całości) będą zasilane plikami importu. Wprowadzone dane będą następnie poddawane sprawdzeniu pod względem spójności danych z innymi działami sprawozdań oraz w ramach złożonego szablonu importu (raport z błędów walidacyjnych i raport z importu).

UWAGA! Sprawozdania przeliczają się cztery razy dziennie o godzinach: 7:00, 9:30, 12:00 oraz 15: 00.
Dla sprawozdań S-10 oraz S-11 przeliczenie trwa ok. 40 minut, dla S-12 jest to czas ok. 20 minut.

Możliwe jest zatwierdzenie działów uzupełnianych ręcznie bez konieczności importu pustych lub zerowych plików.

Podczas zatwierdzania pustego działu system wyświetli jednak ostrzeżenie „Uwaga: dział nie zawiera żadnych danych statystycznych. Jego zatwierdzenie oznacza potwierdzenie, że  jest to zgodne ze stanem faktycznym. Czy kontynuować?”, po to, aby zminimalizować ryzyko zatwierdzenia pustych działów przez pomyłkę.

System nie pozwala już na import pustych lub zerowych plików (traktuje takie pliki jako błędne).

Uwaga! W sprawozdaniu S-10 w sekcji 7 (Studenci i absolwenci – ogółem (łącznie z cudzoziemcami), którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską) należy wykazywać zarówno cudzoziemców, jak i Polaków.

Z uwagi na możliwe trudności w zebraniu rzetelnych informacji za rok 2021 sekcja 7 według kraju uzyskania świadectwa dojrzałości, możliwe jest wypełnienie tej sekcji bez Polaków według starych zasad.

Docelowo osoby z sekcji 7 – Polacy i cudzoziemcy, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską – powinni być wykazywani według kraju uzyskania dyplomu ukończenia szkoły średniej II stopnia lub możliwie najlepszej oceny szacunkowej kraju pochodzenia.

Metodologia wyliczeń ze zmianami naniesionymi w trybie zmian

Źródłem wyliczeń dla sprawozdań za rok 2021 w zakresie studentów jest stary system POL-on.

Wypełnienie sekcji  „Uczestnicy studiów podyplomowych i  kształcenia specjalistycznego, doktoranci – ogółem, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską” w sprawozdaniu S-12 za rok 2021 nie jest obligatoryjne.

Jednocześnie sygnalizujemy potrzebę zbierania informacji o osobach, które otrzymały świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską. Informacja ta będzie już stałym elementem sprawozdawczości w zakresie danych o uczestnikach studiów podyplomowych, kształcenia specjalistycznego oraz o doktorantach w sprawozdaniu S-12.

Więcej informacji w komunikacie GUS: Komunikat dot. S-12 (.pdf)

Nową sekcję „Uczestnicy studiów podyplomowych i kształcenia specjalistycznego, doktoranci – ogółem, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską” będzie trzeba wypełniać zarówno dla cudzoziemców, jak i dla Polaków. Uczelnia będzie musiała zebrać te dane od swoich doktorantów, uczestników kształcenia specjalistycznego oraz uczestników studiów podyplomowych.

Zmiany w formularzach

S-10:

  • Aktualizacja nazw sekcji, działów oraz nazw kolumn i wierszy
  • Dział 1, Dział 2 → Wyszczególnienie wszystkich występujących lat urodzenia na liście (kolumna 0)
  • Zastąpienie dla cudzoziemców kraju urodzenia – krajem obywatelstwa (!!!)

S-11:

  • Aktualizacja nazw działów, kolumn oraz wierszy

S-12:

  • Aktualizacja nazw sekcji, działów oraz nazw kolumn i wierszy
  • Dział 8 → Usunięcie w studiach doktoranckich podziału na studia stacjonarne i niestacjonarne
  • Dział 11 → Usunięcie wiersza „Doktorskie”
  • Zastąpienie dla cudzoziemców kraju urodzenia – krajem obywatelstwa

Objaśnienia do formularzy S-10, S-11 oraz S-12