Author Archive

Objaśnienia do sprawozdania z wykorzystania dotacji za rok 2024

Objaśnienia do sprawozdania z wykorzystania dotacji na zadania związane z zapewnieniem osobom niepełnosprawnym warunków do pełnego udziału w procesie przyjmowania na studia, do szkół doktorskich, kształceniu na studiach i w szkołach doktorskich lub prowadzeniu działalności naukowej, o których mowa w art. 365 ust. 6 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2022 r. poz. 574, z późn. zm.)

Objaśnienia do sprawozdania z wykorzystania dotacji za rok 2024 (pdf)Pobierz

Sprawozdanie z wykorzystania dotacji na zadania związane z zapewnieniem osobom niepełnosprawnym warunków do pełnego udziału w procesie rekrutacji lub prowadzeniu działalności naukowej za rok 2024

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych (INST_FIN) może wypełnić i wysłać sprawozdanie z wykorzystania ww. dotacji.

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania

uczelnie publiczne podlegające pod:
- Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego
- Ministerstwo Infrastruktury
- Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu
- Ministerstwo Obrony Narodowej
- Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji
- Ministerstwo Sprawiedliwości
- Ministerstwo Zdrowia
6 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych, tj.:
- Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,
- Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
- Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,
- Akademia Katolicka w Warszawie,
- Akademia Ignatianum w Krakowie,
- Prawosławne Seminarium Duchowne.
uczelnie niepubliczne

Data utworzenia instytucji składającej sprawozdanie musi być wcześniejsza niż 31.12 roku sprawozdawczego a data zakończenia działalności instytucji (likwidacji lub przekształcenia) musi mieścić się w przedziale od 01.01. do 31.12. roku sprawozdawczego.

Termin złożenia sprawozdania z wykorzystania dotacji na zadania związane z zapewnieniem osobom niepełnosprawnym warunków do pełnego udziału w procesie rekrutacji lub prowadzeniu działalności naukowej upływa: 31 marca. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu INST_FIN nadana na całość uczelni.

Uzupełnienie sprawozdania

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3].

Zaznaczenie checkboxa „Brak danych do sprawozdania” [1] jest możliwe tylko dla sprawozdania w trybie edycji, gdy formularz nie zawiera danych inicjalnych. Po zaznaczeniu checkboxa dane sprawozdania nie są widoczne dla pracownika ministerstwa.
Jeśli wprowadzisz informacje do sprawozdania i następnie zaznaczysz checkbox „Brak danych do sprawozdania” utracisz wprowadzone informacje. System wyświetli o tym ostrzeżenie i poprosi o potwierdzenie [2].

Jeśli twój podmiot należy do grupy uczelni zobowiązanych do złożenia sprawozdania uzupełnij formularz. Przejedź w dół ekranu i kliknij w przycisk „Uzupełnij” [1].

Przed wprowadzeniem wartości do formularza zapoznaj się z wytycznymi merytorycznymi. Link do objaśnień znajdziesz w tym wpisie poniżej. Możesz też skorzystać z linku dostępnego na interfejsie nad formularzem sprawozdania [2].

Wprowadź wartości w puste pola w formularzu [3] i zapisz wprowadzone informacje [4].

Formularz różni się w zależności od tego, czy uczelnia podlegała w roku sprawozdawczym przekształceniom, czy nie (formularz jest wyświetlany na podstawie informacji dotyczących przekształceń podmiotu, wprowadzonych do systemu POL-on w module Instytucje).

Jeśli twoja uczelnia jest uczelnią włączającą (w jej struktury w roku sprawozdawczym została włączona inna uczelnia lub uczelnie), to wypełnia formularz, w którym dodatkowo wykazuje dla każdej włączonej uczelni kwotę otrzymaną w związku z jej włączeniem. W formularzu generowane są odpowiednio dodatkowe wiersze z nazwą uczelni, której dotyczą.

W przypadku uczelni włączanej (takiej, która została włączona w struktury innej uczelni w trakcie roku sprawozdawczego) formularz zawiera dodatkowy wiersz na wykazanie wartości wykorzystanej dotacji do momentu przed włączeniem do innej uczelni.

Jeśli brakuje wiersza dla uczelni, która została włączona wówczas należy taką sytuację zgłosić do OPI PIB lub ministerstwa przed wypełnieniem sprawozdania.

Jeśli twoja uczelnia została włączona do innej uczelni lub zlikwidowana, towypełnia formularz, w którym wykazuje dodatkowo, ile z przyznanej dotacji zostało przekazane przez ministerstwo włączanej/zlikwidowanej uczelni w roku sprawozdawczym.

Wytyczne techniczne

W formularzu znajdziesz wartości wgrane na podstawie danych przekazanych przez ministerstwo. Pozycji tych nie możesz edytować. Jeśli uznasz dane za błędne, skontaktuj się z ministerstwem za pośrednictwem Helpdesku OPI PIB, wybierając kategorię zgłoszenia merytorycznego.
Pola na niebieskim tle zawierają wartości wyliczalne. Ich tez nie możesz edytować. Wyliczają się one automatycznie na podstawie wartości składowych (wprowadzanych w pola na białym tle).
W przypadku braku wartości do zaraportowania wpisz zero (0,00) przy właściwej pozycji.
Wprowadź liczby z precyzją do dwóch miejsc po przecinku.

Wytyczne merytoryczne

Tutaj możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi uzupełnienia sprawozdania.

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1].

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania.

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie [2].

W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [3].

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojej jednostki, a następnie użyj przycisku zapisu [4].

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2].

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3].

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1].

Aby wysłać sprawozdanie musisz dołączyć do niego plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia).

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [2].

Oświadczenie może być podpisane:

odręcznie
elektronicznie.

Podpis odręczny

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf.

Podpis elektroniczny

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf.

Załącz oświadczenie do formularza [3].

Jeśli chcesz, możesz załączyć dodatkowe pliki lub dodać komentarz [4]. Po dołączeniu pliku/plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [5].

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [6].

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne).

Korekta sprawozdania po odesłaniu przez MNiSW i ponowne wysłanie

Jeśli ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmieni się na „Zwrócony do korekty”. W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Zapoznaj się z nimi i wprowadź zmiany do sprawozdania. Skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”. Następnie zapisz i wyślij sprawozdanie zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić oświadczenie, pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu).

Ponowne wysłanie sprawozdania powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”.

Zatwierdzenie sprawozdania

Po otrzymaniu sprawozdania – od razu albo po korekcie – Ministerstwo zatwierdza sprawozdanie. Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 350 ust. 1 pkt 3.
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 16 ust. 1. pkt 3, ust. 2-3.

Objaśnienia do sprawozdań z wykorzystania środków z funduszu stypendialnego za rok 2024

Uczelnie publiczne, uczelnie kościelne otrzymujące dotację na zasadach określonych dla uczelni publicznych

Objaśnienia do sprawozdania z wykorzystania funduszu stypendialnego za rok 2024 – uczelnie publiczne (pdf)Pobierz

Uczelnie niepubliczne

Objaśnienia do sprawozdania z wykorzystania funduszu stypendialnego za rok 2024 – uczelnie niepubliczne (pdf)Pobierz

Instytuty naukowe PAN, instytuty badawcze lub międzynarodowe instytuty naukowe, instytucje prowadzące głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły

Objaśnienia do sprawozdania z wykorzystania funduszu stypendialnego za rok 2024 – instytuty i instytucje SdWMN (pdf)Pobierz

Sprawozdanie z wykorzystania środków funduszu stypendialnego w tym dotacji na świadczenia oraz środków na stypendia ministra za rok 2024

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych (INST_FIN) może wypełnić i wysłać sprawozdanie z wykorzystania środków funduszu stypendialnego.

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania

uczelnie publiczne podlegające pod Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz Ministerstwo Zdrowia
6 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych, tj.:
- Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,
- Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
- Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,
- Akademia Katolicka w Warszawie,
- Akademia Ignatianum w Krakowie,
- Prawosławne Seminarium Duchowne.
uczelnie niepubliczne
instytuty kształcące doktorantów (z uprawnieniami do prowadzenia studiów doktoranckich wg stanu na 31.12. roku poprzedzającego rok sprawozdawczy).
instytuty niekształcące doktorantów (raportujące wykorzystanie środków na stypendium Ministra dla wybitnych młodych naukowców)

Termin złożenia sprawozdania z wykorzystania środków funduszu stypendialnego w tym dotacji na świadczenia oraz środków na stypendia ministra upływa: 31 marca. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu INST_FIN nadana na całość uczelni.

Uzupełnienie sprawozdania

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3].

Jeśli twoja jednostka nie składa sprawozdania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania [1], a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz” [2]. Status sprawozdania zmieni się na „Brak danych do zaraportowania” [3].

Zaznaczenie checkboxa „Brak danych do sprawozdania” jest możliwe tylko dla sprawozdania w trybie edycji. Po zaznaczeniu checkboxa dane sprawozdania nie są widoczne dla pracownika ministerstwa.
Jeśli wprowadzisz informacje do sprawozdania i następnie zaznaczysz checkbox „Brak danych do sprawozdania” utracisz wprowadzone informacje. System wyświetli o tym ostrzeżenie i poprosi o potwierdzenie.

Jeśli twój podmiot należy do grupy uczelni zobowiązanych do złożenia sprawozdania uzupełnij formularz. Przejedź w dół ekranu i kliknij w przycisk „Uzupełnij” [1].

Wprowadź wartości w puste pola w formularzu [3] i zapisz informacje [4].

Wytyczne techniczne

W przypadku braku wartości do zaraportowania wpisz zero (0,00) przy właściwej pozycji.
Wprowadź liczby z precyzją do dwóch miejsc po przecinku.

Wytyczne merytoryczne

Tutaj możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi uzupełnienia sprawozdania przez twój podmiot w zależności od jej typu (uczelnie publiczne, uczelnie niepubliczne, instytuty naukowe PAN, instytuty badawcze lub międzynarodowe instytuty naukowe, instytucje prowadzące głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły.

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1].

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania.

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie [2]. W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [2].

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojej jednostki, a następnie użyj przycisku zapisu [4].

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2].

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3].

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1].

Aby wysłać sprawozdanie musisz dołączyć do niego plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia).

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [2].

Oświadczenie może być podpisane:

odręcznie
elektronicznie.

Podpis odręczny

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf.

Podpis elektroniczny

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf.

Załącz oświadczenie do formularza [3].

Jeśli chcesz, możesz załączyć dodatkowe pliki lub dodać komentarz [4]. Po dołączeniu pliku/plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [5].

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [6].

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne).

Korekta sprawozdania po odesłaniu przez MNiSW i ponowne wysłanie

Ponowne wysłanie sprawozdania powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”.

Zatwierdzenie sprawozdania

Po otrzymaniu sprawozdania – od razu albo po korekcie – Ministerstwo zatwierdza sprawozdanie. Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”.

Formularz danych uzupełniających na potrzeby naliczania subwencji na rok 2025

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych (INST_PR_SPR) może wypełnić i wysłać formularz danych na potrzeby naliczenia subwencji.

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania:

uczelnie publiczne akademickie nadzorowane przez MNiSW,
uczelnie publiczne akademickie nadzorowane przez MZ,
6 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych, tj.:

Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,
Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,
Akademia Katolicka w Warszawie,
Akademia Ignatianum w Krakowie,
Prawosławne Seminarium Duchowne.

Część 3 formularza „Projekty realizowane w ramach programów międzynarodowych…” wypełnia tylko 9 uczelni IDUB:

Akademia Górniczo-Hutnicza im. Stanisława Staszica w Krakowie,
Politechnika Gdańska,
Politechnika Śląska,
Politechnika Warszawska,
Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu,
Uniwersytet Jagielloński w Krakowie,
Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu,
Uniwersytet Warszawski,
Uniwersytet Wrocławski.

Publiczne uczelnie zawodowe nie składają ww. formularza!

Termin złożenia formularza danych uzupełniających na potrzeby naliczenia subwencji upływa 28 lutego. Do uzupełnienia i wysłania formularza niezbędna jest rola edycyjna INST_PR_SPR nadana na całość uczelni.

Zmiany w formularzu od roku sprawozdawczego 2024
1. Nie zbieramy danych o pracownikach przyjeżdżających i wyjeżdżających.
2. Liczba studentów i doktorantów wyliczana jest przez system na podstawie informacji jednostkowych wprowadzonych przez uczelnie.
3. W umowie raportujemy studentów/doktorantów w zakresie danych:
Identyfikator studenta/doktoranta,
Rodzaj mobilności, tj.
– Student przyjeżdżający,
– Student wyjeżdżający,
– Doktorant przyjeżdżający,
– Doktorant wyjeżdzający – szkoła doktorska,
– Doktorant wyjeżdzający- studia doktoranckie (stary tryb),
Data rozpoczęcia mobilności studenta/doktoranta zgodnie z umową,
Data zakończenia mobilności studenta/doktoranta zgodnie z umową.

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3].

Jeśli twoja jednostka nie posiada danych do przekazania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania [1], a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz” [2]. Status sprawozdania zmieni się na „Brak danych do zaraportowania” [3].

Zaznaczenie checkboxa „Brak danych do sprawozdania” jest możliwe tylko dla sprawozdania w trybie edycji.
Jeśli wprowadzisz jakeś informacje do sprawozdania i następnie zaznaczysz checkbox „Brak danych do sprawozdania” utracisz wprowadzone informacje. System wyświetli o tym ostrzeżenie i poprosi o potwierdzenie.
Po odznaczeniu checkbox’a sprawozdanie zostanie przywrócone do stanu w jakim było w momencie udostępnienia (Do części 1 „Współpraca międzynarodowa” zostaną ponownie wgrane aktywne umowy z poprzedniego roku. Natomiast informacje wprowadzone przez ciebie do formularza nie zostaną przywrócone).

Jeśli twoja jednostka posiada dane do przekazania, przejedź w dół – do sekcji z częściami sprawozdania.

Formularz składa się z 3 części:

Współpraca międzynarodowa
Pracownicy cudzoziemcy
Projekty realizowane w ramach programów międzynarodowych Horyzont 2020 i Horyzont Europa (dla uczelni IDUB)

Współpraca międzynarodowa

W tej częściformularza znajdziesz dodane automatycznie aktywne umowy za zeszły rok. Umowa została dodana jeśli przynajmniej jeden dzień z tej umowy mieści się w okresie sprawozdawczym dla subwencji danego roku.

Okres sprawozdawczy dla subwencji danego roku to poprzedni rok akademicki (np. dla formularza subwencji stanowiącego podstawę naliczenia subwencji na rok 2025 okresem sprawozdawczym będzie rok akademicki 2023/2024, czyli okres 01.10.2023-30.09.2024. W systemie – Rok sprawozdawczy 2024).

Dane w tabeli możesz posortować rosnąco lub malejąco według numeru umowy/porozumienia.

Aby przejść do szczegółów umowy, użyj linku aktywnego ukrytego w kolumnie Rodzaj lub Nr umowy/porozumienia [1].

Umowy widoczne w zestawieniu możesz:

uzupełnić o informacje dotyczące studentów/doktorantów (ikona osoby) [2],
skorygować (ikona dokumentu) [3],
usunąć (ikona śmietnika) [4].

Z poziomu danych szczegółowych możesz skorygować lub usunąć umowę za pomocą właściwych przycisków [1].

W części Współpraca międzynarodowa możesz:

Dodać pojedynczą umowę
Dodać wiele umów za pomocą pliku importowego

Dodanie pojedynczej umowy

Aby dodać nową umowę do zestawienia kliknij w przycisk „Dodaj umowę” [1], a następnie uzupełnij formularz od góry do dołu.

W danych podstawowych wskaż lub uzupełnij obowiązkowo:

Rodzaj (porozumienie, umowa),
Numer porozumienia lub umowy (uwzględniając umowy dotyczące współpracy w zakresie wspólnego prowadzenia badań, projektów naukowych, wdrożeniowych i innowacyjnych),
Nazwę partnera,
Kraj pochodzenia partnera (system podpowie ci kraj po wprowadzeniu kilku pierwszych liter),
Miasto pochodzenia partnera,
Status (aktywna, nieaktywna),
Okres trwania umowy (od – do),
Zakres współpracy.

Okres trwania umowy do – jest pozycją, która może pozostać pusta. W przypadku umów na czas nieokreślony wskazane jest oznaczenie właściwego checkboxa [2].

W kolejnym kroku wskaż dyscyplinę. W tym celu użyj przycisku „Dodaj dziedzinę/dyscyplinę” [1], a następnie wybierz właściwą pozycję z rozwijanego menu [2]. Aby dodać kolejną dyscyplinę powtórz proces.

Zapisz formularz [3]. Zapisaną umowę możesz uzupełnić, poprawić lub usunąć zgodnie z informacjami zawartymi powyżej.

Dodanie studentów/doktorantów do umowy/porozumienia

Odszukaj umowę/porozumienie, a następnie użyj ikony uzupełnienia danych o studentach/doktorantach (ikona osoby) [1].

Kliknij w przycisk „Dodaj studenta/doktoranta” [2]. Wprowadź:

Identyfikator studenta/doktoranta (max. 7 znaków),
Rodzaj mobilności (Student przyjeżdżający, Student wyjeżdżający, Doktorant przyjeżdżający, Doktorant wyjeżdzający – szkoła doktorska, Doktorant wyjeżdzający- studia doktoranckie – stary tryb),
Datę rozpoczęcia mobilności zgodnie z umową,
Datę zakończenia mobilności zgodnie z umową.

Zapisz informację za pomocą znacznika zapisu po prawej stronie [3].

Jeśli nie wiesz, jak powinien wyglądać identyfikator studenta/doktoranta, zapoznaj się z wytycznymi merytorycznymi poniżej!

Wytyczne merytoryczne

Sposób wykazywania danych dotyczących międzynarodowej krótkoterminowej mobilności studentów i doktorantów (pdf) wersja 20.02.2025 Pobierz

Dodanie wielu umów za pomocą pliku importowego

Z uwagi na zmianę raportowania danych za rok akademicki 2023/2024 w pliku importu należy powielić wiersz z umową tyle razy ilu studentów lub doktorantów uczelnia raportuje, tj. jeśli w ramach danej umowy wyjechało lub przyjechało 4 studentów, dane umowy należy powielić w czterech wierszach jednocześnie w każdym z wierszy wykazując innego studenta.

Aby dodać wiele umów do zestawienia za pomocą pliku importowego, będziesz musiał wykonać poniższe kroki.

Pobierz plik xlsx z dotychczas wprowadzonymi umowami, a w przypadku braku zarejestrowanych umów, pusty plik xlsx. W tym celu użyj przycisku „Pobierz umowy” [1] i zapisz plik na komputerze.
Uzupełnij lub popraw pobrany plik zgodnie z posiadaną dokumentacją.
Zaimportuj kompletny plik za pomocą przycisku „Importuj umowy” [2].

W polu „Dziedzina/dyscyplina naukowa, w której prowadzona jest współpraca” w przypadku kilku dziedzin/dyscyplin wymień je po przecinku.

Jeśli plik importowy przejdzie walidację, system wyświetli komunikat o treści „UWAGA: Po zaimportowaniu pliku dotychczasowe dane wprowadzone do działu II formularza zostaną w całości usunięte i zastąpione jego zawartością. Czy chcesz kontynuować operację?”. W celu zatwierdzenia importu kliknij „Tak” [3]. Wcześniejsze dane zostaną nadpisane.Jeśli wybierzesz „Nie” – operacja zostanie anulowana.

Jeśli plik importowy będzie zawierał błędy, wówczas system poinformuje cię o tym. Przejdź do zakładki „Błędy walidacji” [4], aby pobrać plik z listą błędów, które należy poprawić przed ponownym wgraniem danych.

Pracownicy cudzoziemcy

Użyj przycisku „Koryguj” [1], aby przejść do edycji.

Wprowadź liczbę pracowników niebędących obywatelami polskimi posiadających tytuł profesora lub zatrudnionych na stanowisku profesora uczelni w innej uczelni, zagranicznej uczelni lub zagranicznej instytucji naukowej lub na stanowisku profesora instytutu w instytucie PAN, instytucie badawczym lub instytucie międzynarodowym, które w poprzednim roku akademickim przeprowadziły co najmniej 60 godzin zajęć dydaktycznych w i-tej publicznej uczelni akademickiej (z wyłączeniem osób pozostających z uczelnią w stosunku pracy) [2].

Zapisz formularz przyciskiem zapisu [3]. Zapisaną liczbę możesz poprawić.

Projekty realizowane w ramach programów międzynarodowych Horyzont 2020 i Horyzont Europa (dla uczelni IDUB)

Użyj przycisku „Koryguj” [1], aby przejść do edycji.

Uzupełnij informacje wprowadzając numer umowy [2] oraz wskazując rolę w projekcie. Do wyboru masz następujące role [3]:

Beneficjent
Partner
Lider

Możesz wybrać tylko jedną rolę dla danej umowy.

Kolejną umowę możesz dodać za pomocą przycisku „Dodaj kolejną umowę” [1]. Dodane pozycje możesz usunąć korzystając z ikony śmietnika [2], znajdującej się po prawej stronie danej pozycji.

Po uzupełnieniu umów, zapisz wszystkie dane za pomocą przycisku na dole strony [3]. W przypadku błędu lub braku po zapisie możesz poprawić wpis.

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1].

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania.

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie. W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [2].

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojej jednostki, a następnie użyj przycisku zapisu [3].

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2].

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3].

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1].

Aby wysłać sprawozdanie musisz dołączyć do niego plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia). Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [2].

Oświadczenie może być podpisane:

odręcznie,
elektronicznie.

Podpis odręczny

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf.

Podpis elektroniczny

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf.

Załącz podpisane oświadczenie do formularza [3].

Jeśli chcesz, możesz załączyć dodatkowe pliki lub dodać komentarz [4]. Po dołączeniu pliku/plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [5].

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [6].

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne).

Sprawozdawczość GUS za 2024 rok

Zgodnie z ustaleniami ministerstwa zawartymi w komunikacie opublikowanym w aktualnościach systemu wszystkie rodzaje sprawozdań (S-10, S-10-W, S-11, S-12, S-12-W, S-12-F) uczelnie są zobowiązane przekazać do 10 lutego 2025 r. (według stanu na dzień 31 grudnia 2024 r.).

Instytucje naukowe w odniesieniu do S-11 i S-12 obowiązują te same terminy.

Sprawozdanie S-12-F przeznaczone jest dla Federacji (wymaga roli FED_PR_SPR lub FED_PR_SPR_PODGLAD).

Sposób pracy w Module GUS właściwe nie zmienia się w stosunku do ubiegłego roku. Dane do sprawozdań będą zaciągane z modułów POL-on , a w przypadku działów uzupełnianych ręcznie (częściowo lub w całości) będą zasilane plikami importu. Wprowadzone dane będą następnie poddawane sprawdzeniu pod względem spójności danych z innymi działami sprawozdań oraz w ramach złożonego szablonu importu (raport z błędów walidacyjnych i raport z importu).

Sprawozdania przeliczają się o godzinach: 7.00, 9.00, 11.00, 13.00, 15.00, 17.00,19.00 oraz 21.00.
Przeliczanie sprawozdań trwa:
– dla S-10 oraz S-11 – około 45 minut,
– dla S-12 – około 10 minut,
– dla S-10-W, S-12-W oraz S-12-F – około 5 minut.

Możliwe jest zatwierdzenie działów uzupełnianych ręcznie bez konieczności importu pustych lub zerowych plików.
Podczas zatwierdzania pustego działu system wyświetli jednak ostrzeżenie „Uwaga: dział nie zawiera żadnych danych statystycznych. Jego zatwierdzenie oznacza potwierdzenie, że jest to zgodne ze stanem faktycznym. Czy kontynuować?”, po to, aby zminimalizować ryzyko zatwierdzenia pustych działów przez pomyłkę.
System nie pozwala już na import pustych lub zerowych plików (traktuje takie pliki jako błędne).

Docelowo osoby z sekcji 3 i 4 – Polacy i cudzoziemcy, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską – powinni być wykazywani według kraju uzyskania dyplomu ukończenia szkoły średniej II stopnia lub możliwie najlepszej oceny szacunkowej kraju pochodzenia.
Sprawozdanie uczelni macierzystej powinno zawierać dane łącznie z danymi filii.
Dane dotyczące szkoły doktorskiej (działy 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 w zakresie kształcenia w szkole doktorskiej) powinny być sprawozdane przez Federację, a nie przez jednostki wchodzące w jej skład. Podstawa prawna: Art. 173 ust. 5 ustawy p.s.w.n. („Federacja jest podmiotem uprawnień związanych z posiadaniem kategorii naukowej w zakresie: 1) nadawania stopni naukowych lub stopni w zakresie sztuki; 2) kształcenia doktorantów”).
W sprawozdaniu S-12-F możliwe jest wykazanie danych dotyczących szkoły doktorskiej oraz stopni doktora uzyskanych w ramach studiów doktoranckich przez federację albo jednostki uczestniczące. Wskazujemy w tym zakresie na działy: 4-12. Podstawa prawna: Art. 173 ust. 5 ustawy p.s.w.n.

Metodologia wyliczeń

Metodologia wyliczeń 2024 (pdf)Pobierz

Źródłem wyliczeń dla sprawozdań za rok 2024 w zakresie studentów jest nowy system POL-on 2.0.

Wypełnienie sekcji „Uczestnicy studiów podyplomowych i kształcenia specjalistycznego, doktoranci cudzoziemcy – którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską” oraz „Uczestnicy studiów podyplomowych i kształcenia specjalistycznego, doktoranci Polacy – którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską” w sprawozdaniu S-12 za rok 2024 nie jest obligatoryjne.
Sygnalizujemy potrzebę zbierania informacji o osobach, które otrzymały świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską. Informacja ta będzie już stałym elementem sprawozdawczości w zakresie danych o uczestnikach studiów podyplomowych, kształcenia specjalistycznego oraz o doktorantach w sprawozdaniu S-12.

Komunikat GUS ws. sprawozdania S-12 za 2024 r. (pdf)Pobierz

Zmiany w formularzach

S-10

Dział 4 kolumna 2 → zmiana nazwy kolumny z „Kolumna 2: Rodzaj studiów” na „Kolumna 2: Poziom studiów”
Dodano obsługę roli INST_PR_WS_PODGLAD_BEZ_DANYCH_RESTRYKCYJNYCH. Użytkownicy posiadający tę rolę nie będą mieli dostępu do raportu danych źródłowych, który zawiera dane restrykcyjne studentów uwzględnionych w wyliczeniach GUS.

S-11

Brak zmian

S-12

Dodano nowy dział „Dział 7 . Szkoły doktorskie i podmioty doktoryzujące według dyscyplin naukowych i artystycznych”
Zmiana numeracji działów (w związku z pojawieniem się nowego działu)
W dziale 13 wydzielono wiersz „Docent” (wiersze 8 i 19)
W dziale 14 uzupełniono nazwę kolumny „Kolumna 6: W tym z tytułem zawodowym magistra, magistra inżyniera lub równorzędnym w osobach”
Dodano nowy dział „Dział 20. Stypendia projakościowe wypłacone tylko ze środków pochodzących z otrzymanej do 2023 r. dotacji projakościowej (stypendia wypłacone w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia roku sprawozdawczego)” – Dział wypełniany ręcznie w sekcjach 1 i 2. Podmioty podają w tabeli konkretną liczbę doktorantów pobierających stypendium (tak jak jest to przyjęte w dziale 12. formularza S-12). Konieczne jest wykazanie stypendiów wypłaconych.

Objaśnienia do formularzy S-10, S-11 oraz S-12

Objaśnienia do formularzy_S-10_2024 (docx)Pobierz

Objaśnienia do formularzy_S-11_2024 (docx)Pobierz

Objaśnienia do formularzy_S-12_2024 (docx)Pobierz

Planowane uruchomienia kierunków studiów

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, jak rejestrować zaplanowane uruchomienia kierunku i zarządzać ich danymi.

Informacje o zaplanowanych uruchomieniach będą przekazywane z modułu Kierunki studiów do:
– Ankiety – rekrutacja na kierunki studiów (składanej w Bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych),
– Wyszukiwarki kierunków studiów (więcej o niej przeczytasz tutaj).

Wybierz moduł Kierunki studiów [1], a następnie Zestawienie studiów i uruchomień twojej jednostki [2].

Odszukaj wybrany kierunek za pomocą filtrów zestawienia [1]. Jeśli trzeba – wskaż właściwy kierunek, spośród odnalezionych wyników [2]. W widoku pojedynczym (uproszczonym) [3] przewiń ekran do dołu.

W danych o uruchomieniach kierunku znajdziesz przycisk „Zobacz planowane uruchomienia” [1]. Po kliknięciu zostaniesz przeniesiony do sekcji planowanych uruchomień.

W sekcji Planowane uruchomienia możesz:

zapoznać się z zarejestrowanymi przyszłymi uruchomieniami [2],
zarejestrować planowane uruchomienie kierunku (przycisk „+Dodaj planowane uruchomienie”) [3].

Po przejściu do danych szczegółowych zaplanowanego uruchomienia możesz je zatwierdzić lub odrzucić. Więcej o tych czynnościach przeczytasz w dalszej części wpisu.

Rejestracja planowanego uruchomienia kierunku

Aby zarejestrować planowane uruchomienie kierunku musisz posiadać rolę edycyjną do modułu Kierunki studiów.

Planowane uruchomienie możesz dodać wyłącznie do studiów o statusie „Prowadzone”!

Możesz dodać tylko jedno planowane uruchomienie o tej samej nazwie, o tej samej formie, tej samej liczbie semestrów, tej samej liście języków filologii, tym samym języku kształcenia, tym samym tytule zawodowym, tej samej wartości dotyczącej znacznika studiów dualnych oraz tej samej wartości dotyczącej współpracy z organizacją zawodową.

Kliknij w przycisk „+Dodaj planowane uruchomienie” [1].

Uzupełnij formularz od góry do dołu w zakresie wymaganych danych (oznaczonych gwiazdką – *). Nazwa planowanego uruchomienia jest nazwą kierunku.

Wskaż dane planowanego uruchomienia:

tytuł uzyskany w wyniku ukończenia studiów,
planowaną datę uruchomienia (z przyszłości! [2]),
formę,
liczbę semestrów,
liczbę punktów ECTS wymaganą do uzyskania kwalifikacji,
język kształcenia.

Możesz wprowadzić kod zewnętrzny uruchomienia, jeśli twoja jednostka się nimi posługuje.

Zapisz formularz [3].

System poinformuje cię o dodaniu planowanego uruchomienia. Jego status przyjmie wartość „Planowane”.

Aby przejść do danych szczegółowych planowanego uruchomienia, kliknij w wiersz z jego danymi [4].

Korekta planowanego uruchomienia

Jeśli potrzebujesz skorygować informacje dotyczące planowanego uruchomienia, odnajdź uruchomienie za pomocą filtrów zestawienia [1]. Przejdź do danych szczegółowych, klikając w wiersz z jego danymi [2].

Użyj przycisku „Koryguj” w sekcji wymagającej poprawy [3]. Po korekcie danych zapisz zmiany [4].

Zatwierdzenie/odrzucenie planowanego uruchomienia

Planowane uruchomienia możesz zatwierdzić lub odrzucić za pomocą przycisków dostępnych w danych szczegółowych uruchomienia.

Znajdź planowane uruchomienie za pomocą filtrów zestawienia (wpisując jego kod lub filtrując uruchomienia po statusie „Planowane”) [1]. Przejdź do danych szczegółowych wybranego uruchomienia, klikając w wiersz z jego danymi [2].

Jeśli chcesz zatwierdzić zaplanowane uruchomienie – po upływie daty, od której faktyczne będzie ono prowadzone – użyj przycisku „Zatwierdź” [1], a następnie potwierdź decyzję [2].

W efekcie zaplanowane uruchomienie zostanie przeniesione do sekcji uruchomień prowadzonych.

Jeśli chcesz odrzucić zaplanowane uruchomienie – gdy mimo planów nie uda się uruchomić na nim kształcenia – użyj przycisku „Odrzuć” [1], a następnie potwierdź decyzję [2].

Odrzucone uruchomienie pozostanie w sekcji „Planowane uruchomienia”, ale jego status zmieni się z „Planowane” na „Odrzucone” [3]. Będziesz mógł je wyszukać w wykazie za pomocą właściwego filtra.

Odrzuconego uruchomienia nie możesz ponownie oznaczyć jako zaplanowane. Gdybyś niepotrzebnie odrzucił zaplanowane uruchomienie, możesz je usunąć z sekcji, a następnie dodać ponownie.

Usunięcie planowanego uruchomienia

Jeśli dodałeś niepotrzebnie planowane uruchomienie kierunku, możesz je usunąć. W tym celu przejdź do danych planowanego uruchomienia [1].

Kliknij w przycisk „Usuń” [2].

Ponieważ jest to czynność nieodwracalna będziesz musiał potwierdzić decyzję (przycisk „Kontynuuj”) [3].

System poinformuje cię o usunięciu planowanego uruchomienia.

Ocena PKA

Z tego wpisu dowiesz się, gdzie znajdziesz informacje o ocenie Polskiej Komisji Akredytacyjnej w rekordzie kierunku studiów.

Aby przejść do danych o kierunku wprowadź nazwę lub kod kierunku [1] w filtrach zestawienia studiów i uruchomień twojej jednostki i kliknij w przycisk „Szukaj”. Kliknij w nazwę kierunku [2].

Przejdź do zakładki „Ocena PKA”. Znajdziesz w niej informacje o wyniku oceny Polskiej Komisji Akredytacyjnej [1].

Informacja o ocenie jest wyświetlana również w danych podstawowych (zakładka „Aktualne dane”) [2].

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 346 ust 1 pkt 7.
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz. 1403) – z § 5 ust. 2 pkt 22. 

Ankieta – rekrutacja na kierunki studiów 2025/2026

Celem udostępnionej ankiety jest zebranie jak najpełniejszej informacji dotyczącej zasad rekrutacji na rok akademicki 2025/2026. Informacje o planowanej rekrutacji na rok akademicki 2025/2026 zostaną wykorzystane w narzędziu rekomendacji studiów, które zostanie przygotowane i udostępnione przez OPI PIB do końca 2024 roku. Brak informacji o kierunku lub podanie informacji niepełnych może wpływać na poprawność wyszukiwania kierunku i zainteresowanie aplikowania na niego.

Możliwe jest uzupełnianie ankiety etapami. W przypadku, gdy jednostka zdecyduje się na wypełnienie ankiety, nie może przesłać formularza bez wypełnienia pól obowiązkowych w ramach danego uruchomienia kierunku.
Dopuszczalne jest przesłanie do MNiSW ankiety, w ramach której uzupełniono informacje wyłącznie dla części uruchomień kierunków.
Jeśli jednostka rozpocznie edycję formularza, będzie musiała go uzupełnić, częściowo lub w całości. Nie ma możliwości wysłania pustego formularza.

Kierunek oznacza kierunek studiów wprowadzony do POL-on 2.0.
Uruchomienie kierunku oznacza kierunek studiów wprowadzony do POL-on 2.0 o danym poziomie, profilu i formie, na którym aktualnie już prowadzone jest kształcenie.
Planowane uruchomienie kierunku oznacza kierunek studiów wprowadzony do POL-on 2.0 o danym poziomie, profilu i formie, na którym uczelnia planuje uruchomić kształcenie w kolejnym roku akademickim.

Obowiązujące terminy

Ankieta zostanie udostępniona w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych uczelniom publicznym i niepublicznym.
Pierwszy termin przekazania do narzędzia rekomendacji studiów danych zebranych w ankiecie to druga połowa listopada.
Przesłana ankieta może być ponownie udostępniona podmiotowi na wniosek jednostki maksymalnie do dnia 31.12.2024 r.

Aby uzyskać ponowny dostęp do edycji ankiety uczelnia musi napisać zgłoszenie merytoryczne w systemie Zgłoszeń (Helpdesk) w obszarze Ankieta – rekrutacja na kierunki studiów.

Wymagane role w systemie

Rola edycyjna do ankiety to INST_NAVI_EDU_SPR
Rola podglądowa do ankiety to INST_NAVI_EDU_SPR_PODGLAD

Rola INST_NAVI_EDU_SPR daje pełen zakres czynności związanych z uzupełnianiem danych w ankiecie (dodawanie, edytowanie, usuwanie, przesyłanie, wnioskowanie o ponowne udostępnienie). Nie pozwala na dostęp do innych modułów w POL-on i dokumentów planistyczno-sprawozdawczych w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.

Ścieżka pracy

Aby otworzyć formularz ankiety, wejdź do POL-onu 2.0. Z bocznego menu wybierz moduł „Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych”, a następnie kliknij w kafel z nazwą ankiety.

Zjedź na dół do właściwego formularza. W „Danych sprawozdania” wybierz „Kierunki studiów”. Znajdziesz tam uruchomienia dla kierunków automatycznie pobrane z modułu Kierunki studiów POL-on 2.0 do ankiety.

Nowością w Ankiecie rekrutacja na kierunki 2025/2026 jest możliwość uzupełniania danych o rekrutacji na planowane kierunki. Zarejestrowany w module Kierunki studiów planowany kierunek zostanie pobrany do ankiety.

Zakładka Kierunki studiów

Lista aktywnych uruchomień dla kierunków wprowadzonych do POL-on 2.0 została zaciągnięta do ankiety w momencie jej udostępnienia.

Synchronizacja kierunków

W celu pobrania aktualnego zestawienia uruchomień kierunków prowadzonych przez uczelnię, kliknij w przycisk „Synchronizuj kierunki”. W kolejnym kroku potwierdź synchronizację.

Synchronizacja dotyczy wyłącznie kierunków o statusie „Aktywny”, które zostały zarejestrowane w POL-on 2.0 i dla których zostały zdefiniowane uruchomienia.

W przypadku braku zgodności danych pomiędzy modułem „Kierunki studiów” a ankietą system nie pozwoli na przesłanie ankiety do ministerstwa!

Jeśli zauważysz brak kierunku po synchronizacji, sprawdź czy został on prawidłowo wprowadzony w POL-on 2.0. W razie potrzeby należy go wprowadzić lub poprawić w module Kierunki studiów, a następnie dokonać synchronizacji z ankietą. Uzupełnienie kierunku w POL-on 2.0 wymaga roli edycyjnej do modułu Kierunki studiów (INST_KIERUNKI_ADM).

Jeśli po wykonanej synchronizacji okaże się, że w ankiecie znajdują się uruchomienia kierunków, które zostały usunięte z modułu Kierunki studiów w ich wierszach obok ikony ołówka (edycji) pojawią się dodatkowo:
– ikona śmietnika (Akcja usuń) oraz
– checkbox (Akcja zaznacz do usunięcia grupowego).
Użycie Akcji usunięcia w ankiecie powinno nastąpić wyłącznie w przypadku usunięcia kierunku lub uruchomienia z POL-on 2.0! Jeśli kierunki lub uruchomienia nie zostały usunięte z modułu Kierunki studiów nie należy ich usuwać z ankiety.
Kliknięcie w ikonę śmietnika pozwala na usuniecie pojedynczego uruchomienia. W przypadku konieczności usunięcia wielu uruchomień zaznacz checkbox przy danym uruchomieniu i użyj przycisku „Usuń zaznaczone”.

Kopiuj dane z poprzedniej ankiety

W tej edycji ankiety możliwe jest pobranie danych z poprzedniej ankiety za pomocą przycisku „Kopiuj dane z poprzedniej ankiety”. W kolejnym kroku potwierdź operację kopiowania danych.

Dane o rekrutacji na kierunki z poprzedniej ankiety zostaną skopiowane wyłącznie dla tych kierunków, które znajdują się w bieżącej ankiecie i występowały w poprzednim roku.
Kopiowanie nadpisuje dane wprowadzone wcześniej do formularza, więc warto wykonać tę czynność przed uzupełnianiem danych ręcznie.

Import pliku z kierunkami

W ankiecie możliwe jest pobranie pliku (.xlsx) z udostępnionymi kierunkami za pomocą przycisku „Pobierz plik z kierunkami”.

Pobranie pliku bez synchronizacji wyeksportuje dane aktualne na dzień udostępnienia ankiety. Jeśli w okresie między udostępnieniem ankiety a pobraniem pliku podmiot dokonywał zmian w module Kierunki studiów zmiany te nie będą miały odzwierciedlenia w pobranym formularzu. Rekomendujemy synchronizację kierunków przed pobraniem pliku. Zapewni to pobranie pliku z aktualnymi danymi.

Przy wypełnianiu pól słownikowych, tj. Przedmioty wymagane, Przedmioty wymagane – do wyboru, Przedmioty dodatkowe, Olimpiady i konkursy gwarantujące dodatkowe uprawnienia w rekrutacji z listy MEN czy Olimpiady i konkursy gwarantujące dodatkowe uprawnienia w rekrutacji z IRK, Olimpiady i konkursy spoza list MEN i IRK należy pamiętać, aby wprowadzone dane były zgodne z wartościami słownikowymi. W przypadku wpisania wielu wartości, należy rozdzielić je średnikami, tj. Nazwa olimpiady1 – Organizator1; Nazwa olimpiady2 – Organizator2.

Słowniki

Znaczenia dla poszczególnych wartości słownikowych:

Brak – wartość wybierana, gdy w polu „Przedmioty obowiązkowe – do wyboru” i „Przedmioty dodatkowe” – nie są wskazywane żadne wartości; w ramach zasad przyjęcia definiowane są wyłącznie „Przedmioty obowiązkowe”.
Brak. Przyjęcia na podstawie egzaminów/rozmowy – wartość wybierana, gdy o przyjęciu na studia decydują egzaminy.
Brak. Zdana matura – wartość wybierana dla pola „Przedmioty obowiązkowe”, gdy nie ma znaczenia, z jakich przedmiotów kandydat zdawał maturę.
Przedmiot/język np. język angielski – wartości słownikowe dla przedmiotów i języków bez atrybutów; wybierane, gdy koniecznym jest zdanie przedmiotu/języka niezależnie od formy i poziomu (atrybuty przedmiotu/języka istotne są wyłącznie na etapie przeliczania punktów z matury – zwiększają lub nie szanse kandydata).
Przedmiot/język poziom podstawowy – wartości wybierane, gdy warunkiem koniecznym, by móc ubiegać się o przyjęcie na dany kierunek jest zdanie przedmiotu/języka na poziomie podstawowym.
Przedmiot/język poziom rozszerzony – wartości wybierane, gdy zdanie przedmiotu/języka na poziomie podstawowym nie uprawnia do ubiegania się do przyjęcia na dany kierunek studiów; warunkiem koniecznym jest zdanie przedmiotu/języka na poziomie rozszerzonym.
Przedmiot/język ustny – wartości wybierane, gdy prawo do ubiegania się o przyjęcie na kierunek daje już sama matura ustna.
Przedmiot/język pisemny – wartości wybierane, gdy warunkiem koniecznym, by móc ubiegać się o przyjęcie na dany kierunek jest zdanie przedmiotu pisemnie niezależnie od poziomu.
Język dwujęzyczny – wartości wybierane, gdy warunkiem koniecznym, by móc ubiegać się o przyjęcie na dany kierunek jest zdanie języka w wariancie dwujęzycznym.
Język obcy nowożytny/regionalny/mniejszości etnicznej/mniejszości narodowej – wartości wybierane, gdy warunkiem koniecznym jest zdanie języka z grupy, bez wskazania konkretnego języka.

Po uzupełnieniu pliku danymi dotyczącymi rekrutacji na rok akademicki 2025/2026 należy zaimportować plik. W tym celu skorzystaj z przycisku „Importuj plik z kierunkami”.

Przy zatwierdzeniu ankiety system zweryfikuje czy kierunki w ankiecie są takie same, jak w module Kierunki studiów. Jeśli informacje przekazane w pliku importowym będą się różniły – system poinformuje o konieczności synchronizacji.

Synchronizacji kierunków można dokonać w dowolnym momencie. System uaktualnia dane przyrostowo, tj. uzupełnia brakujące kierunki i aktualizuje dane jeśli nastąpiła zmiana w module Kierunki studiów w zakresie: nazwy, formy, profilu czy poziomu kształcenia. Dla danych, dla których nie wprowadzono aktualizacji wartości nie są usuwane.

Dostępne filtry

Uruchomienia kierunków studiów sortowane są alfabetycznie na podstawie nazwy kierunku. Możliwe jest jednak wybranie dwóch typów sortowań:

Kierunek A>Z – domyślny
Kierunek Z>A

Dostępne są również filtry:

Kierunek studiów – wyszukiwanie po nazwie kierunku studiów. Nie jest wymagane podanie pełnej nazwy kierunku
Profil kształcenia: dowolny, praktyczny, ogólnoakademicki, nieokreślony
Wyświetl: wszystkie kierunki, tylko uzupełnione (te, dla których wprowadzono i zapisano już dane w wymagane rubryki), tylko nieuzupełnione (te, dla których nie uzupełniono i nie zapisano jeszcze danych w wymaganych rubrykach), do usunięcia (te, które usunięto w module Kierunki studiów i będą wymagały usunięcia z ankiety).

Korzystaj z dostępnych filtrów w celu szybkiego odnalezienia kierunku lub grupy kierunków.

Wprowadź nazwę kierunku w okno wyszukiwania i/lub wskaż parametry kierunku. Kliknij w przycisk „Szukaj” w celu przefiltrowania.

Pomiędzy wyszukiwaniami użyj z przycisku „Wyczyść”, znajdującego się w lewym górnym rogu sekcji z filtrami.

Edycja

Na każdym dodanym uruchomieniu kierunku możesz wykonać akcję edycji. Klikniecie w ikonę ołówka pozwoli ci na uzupełnienie informacji dotyczących rekrutacji.

Po wejściu w edycję wybranego kierunku, zostanie ci udostępniona ankieta z zakresem danych przekazywanych do narzędzia rekomendacji studiów. Dane dotyczące rekrutacji na kierunek studiów należy uzupełnić od góry do dołu.

Wskaż czy kierunek jest planowany w Rekrutacji na rok 2025/2026 – TAK/NIE

Jeśli zaznaczysz opcję NIE dla kierunku, nie musisz już uzupełniać żadnych danych.
W przypadku zaznaczenia opcji TAK i następnie zmiany na NIE przy zatwierdzeniu danych informacje wprowadzone do formularza zostaną usunięte.

Dana obowiązkowe oznaczono gwiazdką (*).

Następnie możesz dodać Opis kierunku studiów. Jest to informacja wprowadzana fakultatywnie. Pamiętaj o ograniczeniu wielkości pola do 4000 znaków ze spacjami.

Jeśli potrzebujesz możesz dodać dodatkowe informacje w polu Uwagi ogólne dotyczące rekrutacji. Tam też obowiązuje limit znaków do 4000.

W kolejnym kroku wskaż obowiązkowo ze słownika z rozwijanej listy:

Przedmioty wymagane
Przedmioty wymagane – do wyboru.
Przedmioty dodatkowe

Możesz wskazać dowolną liczbę przedmiotów.

Dodatkowo pod każdym z pól obowiązkowych (Przedmioty wymagane, Przedmioty wymagane – do wyboru, Przedmioty dodatkowe) możesz umieścić dodatkowe informacje. Pamiętaj jednak o ograniczeniu wielkości pola do 2000 znaków ze spacjami.

Jeśli wskazałeś co najmniej jeden Przedmiot wymagany – do wyboru, musisz wpisać ile z tych wskazanych przedmiotów do wyboru, kandydat musi zdać na maturze.

W polu Liczba przedmiotów obowiązkowych do zdania dla Przedmioty wymagane – do wyboru wprowadź właściwą liczbę.

Następnie możesz wskazać z rozwijanej listy dowolną liczbę Przedmiotów dodatkowych.

W formularzu można wskazać olimpiady i konkursy gwarantujące dodatkowe uprawnienia w rekrutacji. W tym celu należy skorzystać z następujących możliwości:

Olimpiady i konkursy gwarantujące dodatkowe uprawnienia w rekrutacji z listy MEN – pochodzące z „Komunikatów Ministra Edukacji i Nauki w sprawie wykazu olimpiad przedmiotowych przeprowadzonych z przedmiotu lub przedmiotów objętych egzaminem ósmoklasisty lub egzaminem maturalnym oraz konkursów dla uczniów szkół i placówek artystycznych” na dany rok szkolny olimpiady dotyczące egzaminów maturalnych.
Olimpiady i konkursy gwarantujące dodatkowe uprawnienia w rekrutacji z IRK – pobrane z systemów IRK olimpiady i konkursy uwzględniane w procesie rekrutacji.
Olimpiady i konkursy gwarantujące dodatkowe uprawnienia w rekrutacji spoza listy MEN i IRK
Inne Olimpiady i konkursy gwarantujące dodatkowe uprawnienia w rekrutacji – pole umożliwiające wpisanie olimpiad i konkursów nie występujących w słownikach powyżej. Aby dodać olimpiadę/konkurs musisz podać jej nazwę i organizatora.

Możesz wskazać dowolną liczbę olimpiad i konkursów.

W polu Dodatkowe uprawnienia należy wprowadzić informację o uprawnieniach jakie (poza zdaną maturą) musi posiadać kandydat, by móc ubiegać się o przyjęcie na studia. Wypełnienia pola jest obowiązkowe – jeśli na dany kierunek nie są wymagane dodatkowe uprawnienia należy wpisać w ankiecie BRAK.

Następnie obowiązkowo wprowadź informację o dodatkowych egzaminach (pole Dodatkowe egzaminy) – wskazując odpowiednio TAK lub NIE.

Jeśli wybierzesz TAK, będziesz musiał podać szczegóły w polu tekstowym Opis egzaminu, np. rodzaj (egzamin/rozmowa kwalifikacyjna), zakres, forma (pisemna/ustna), czas trwania, wymagania (ołówek, gumka, strój gimnastyczny itp.). Obowiązuje cię ograniczenie informacji do 2000 znaków ze spacjami.

Zaznacz czy zdanie egzaminu/rozmowy jest warunkiem koniecznym do przejścia na dalszy etap rekrutacji – TAK/NIE

W kolejnym kroku możesz wskazać:

Minimalną liczbę punktów do uzyskania na egzaminie lub rozmowie (Wartość minimalną należy podać w kontekście wartości maksymalnej, np. 15/40),
Maksymalną liczbę punktów do zdobycia w rekrutacji,
Minimalną liczba punktów uprawniającą do przyjęcia na studia,
Liczbę miejsc na kierunku.

Na koniec użyj przycisku „Zapisz”, który znajduje się na dole formularza.

W przypadku niewypełniania pól opcjonalnych, system poinformuje cię, że na stronie Nawigatora Edukacji dane te pozostaną puste (co może wpłynąć na spadek zainteresowania danym kierunkiem przez aplikujących).

Korekta

Po zapisie formularza dotyczącego uruchomienia kierunku, do momentu wysłania ankiety, możesz poprawić wprowadzone informacje. W tym celu odszukaj rekord uruchomienia.

Jeśli chcesz od razu edytować formularz użyj ikony ołówka.
Jeśli chcesz podejrzeć treść wprowadzoną w formularz, kliknij w link aktywny ukryty pod nazwą uruchomienia. Następnie użyj przycisku „Koryguj kierunek”, znajdującego się w lewym górnym rogu strony.

Popraw formularz i zapisz zmiany.

Przed wysłaniem ankiety przejdź do zakładki Informacje o uczelni.

Zakładka Informacje o uczelni

W zakładce „Informacje o uczelni” możesz dodać:

Link do głównej strony rekrutacji
Link do filmu promującego uczelnię
Link do formularza dostępności
Link do strony rekrutacji dla kandydatów na żołnierzy (dotyczy wyłącznie uczelni wojskowych, pozostałe uczelnie wpisują w to pole „n/d”)

W tym celu użyj przycisku „Koryguj”, który edytuje tę część formularza.

Wprowadź linki, o ile nimi dysponujesz. Zapisz informacje za pomocą przycisku „Zapisz”, który znajduje się na dole strony.

Zatwierdzenie i wysłanie ankiety

Jeśli wprowadziłeś wszystkie informacje do ankiety, możesz ją zatwierdzić. W tym celu skorzystaj z przycisku „Zatwierdź dane sprawozdania”. Po zatwierdzeniu ankiety, dalsza jej edycja nie będzie możliwa. Zatwierdzenie nie jest wysyłką – jest operacją możliwą do wycofania za pomocą akcji „Cofnij zatwierdzenie”.

Przed zatwierdzeniem ankiety wymagane jest uzupełnienie informacji w zakładce „Podsumowanie”!

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie. W sekcji Dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj”. Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojej jednostki, a następnie użyj przycisku zapisu.

Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól w formularzu, możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych. Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać je do pliku oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych ze stanem faktycznym.

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie”.

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmian trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu, dane ankiety należy przesłać do ministerstwa.

Aby wysłać ankietę, musisz dołączyć do niej plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia).

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu wysyłki.

Po wysłaniu ankiety, system zmieni jej status na „Wysłany”.

Historia zmian statusu

W zakładce Historia zmian statusu znajdziesz informacje kto i kiedy dokonał zmian w statusie ankiety. Jeśli twoja uczelnia zdecyduje się na przekazanie ankiety ponownie (po terminie przesłania danych) to kolejne wersje ankiety wraz z oświadczeniami zostaną również odłożone w tej zakładce.

Korekta po odesłaniu ankiety przez MNiSW i ponowne wysłanie

Ankieta może być przekazywana wielokrotnie, do 31.12.2024 r. Dostęp do ankiety będzie wymagał uzyskania zgody Ministerstwa (przez zgłoszenie merytoryczne Helpdesk OPI PIB). Ścieżka ponownego wysłania ankiety jest analogiczna z opisanym powyżej procesem zatwierdzenia i wysłania ankiety.

Jeśli Ministerstwo odeśle ankietę do korekty, jej status zmieni się na „Odesłane do korekty”. Oznacza to przywrócenie dostępu edycyjnego do formularza.

W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Wprowadź zmiany w ankiecie, uwzględnij otrzymane uwagi.

Wyślij poprawiony plik sprawozdania, korzystając z przycisku „Wyślij ponownie”. Spowoduje to zablokowanie danych sprawozdania do edycji. Odsyłając sprawozdanie po korekcie, masz możliwość dodania komentarza i/lub pliku pdf.

Ponowne wysłanie ankiety powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”.

Zatwierdzenie ankiety

Po otrzymaniu ankiety – od razu albo po korekcie – Ministerstwo zatwierdza sprawozdanie.

Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”.

Studia wspólne – podmioty wprowadzające dane

Z tego wpisu dowiesz się, gdzie znajdziesz informacje o podmiotach wprowadzających dane o studiach wspólnych.

Zakładka „Studia wspólne – podmioty wprowadzające dane” pojawia się wyłącznie w rekordach kierunków, które zostały podłączone do studiów wspólnych (tzn. mają stosowny wpis w zakładce „Studia wspólne”.

Przejdź do zakładki „Studia wspólne – podmioty wprowadzające dane”. Znajdziesz w niej informacje o podmiocie odpowiedzialnym (lub podmiotach odpowiedzialnych) za wprowadzanie danych do POL-on [3]. Dane te są wyświetlane na podstawie rejestracji studentów w POL-on.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 60 ust 1.
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz. 1403) – z § 5 ust. 2 pkt 6. 

Sprawozdanie o mobilności absolwentów S-M-POLON

Niezbędne role

INST_PR_SPR lub INST_NAUK_PR_SPR – dodawanie, edycja i przeglądanie sprawozdania
INST_PR_SPR_PODGLAD – przeglądanie sprawozdania

Podmioty zobowiązane do uzupełnienia sprawozdania

Do uzupełnienia sprawozdania są zobowiązane:

uczelnie (publiczne, niepubliczne, kościelne),
instytuty badawcze,
instytuty PAN,
instytucje międzynarodowe.

Termin przekazania sprawozdania do GUS (według stanu danych na 31 grudnia 2024 r.) upływa 31 sierpnia 2025 r.

Zgodnie z nową interpretacją MNiSW i GUS wszystkie jednostki powinny złożyć sprawozdanie. W przypadku, gdy podmiot nie ma danych spełniających kryteria, musi oznaczyć sprawozdania jako „Brak danych do sprawozdania”.

Kogo należy wykazać w sprawozdaniu?

Działy 1 i 2

W sprawozdaniu w dziale 1 i 2 należy wykazać absolwentów, którzy w ramach programu studiów wyjeżdżali za granicę w celu studiowania lub studiowania połączonego z pracą/praktyką. Sprawozdanie obejmuje:

cudzoziemców i obywateli polskich, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską;
cudzoziemców i obywateli polskich, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości w Polsce.

W sprawozdaniu należy podać liczbę tych absolwentów, którzy w ramach danego cyklu studiów przebywali za granicą przez co najmniej trzy miesiące nieprzerwanie lub ich pobyt wiązał się z uzyskaniem co najmniej 15 punktów ECTS.

Cykl studiów oznacza cały okres kształcenia w ramach danego uruchomienia studiów na kierunku, od pierwszego do ostatniego roku studiów.

Każdego absolwenta należy wykazać tylko raz.

Zgodnie ze wskazaniami GUS w sprawozdaniu o mobilności zawsze wykazujemy absolwenta tylko jeden raz. Kryterium dodatkowym jest długość pobytu. W przypadku wielokrotnych pobytów za granicą, należy wykazać tylko najdłuższy z nich.

W dziale 1 i 2 kolumnie 25-30 powinny być wykazywane osoby, które uzyskały stopień naukowy doktora w roku kalendarzowym 2024, w wyniku odbytych studiów doktoranckich lub kształcenia w szkołach doktorskich.

W sprawozdaniu za 2024 r. powinni być wykazywani absolwenci, których data ukończenia studiów jest późniejsza niż 31 grudnia 2023 r. i wcześniejsza niż 1 stycznia 2025 r.

Struktura sprawozdania

Sprawozdanie składa się z działów (nie ma podziału na sekcje):

Dział 1. Absolwenci, którzy w ramach studiów przebywali za granicą – według typu pobytu;
Dział 2. Absolwenci, którzy w ramach studiów przebywali za granicą – według kraju pobytu;

Przyjęte szablony:

SM_D1 (.xlsx)
SM_D2 (.xlsx)

Procedura składania sprawozdania

Sprawozdania o mobilności absolwentów obsługiwane są analogicznie, jak inne sprawozdania GUS, z następującymi różnicami:

Dane są w całości importowane przez użytkowników. Nie ma danych wyliczanych automatycznie. Jednak po imporcie danych przez użytkownika, muszą one jeszcze zostać przetworzone w hurtowni danych OPI PIB zanim będzie je można pobrać jako raport z danych statystycznych. Oznacza to, że należy odczekać kilka godzin aż będzie gotowy raport.

UWAGA! Sprawozdania przeliczają się osiem razy dziennie o godzinach: 7:00, 9:00, 11:00, 13:00, 15:00, 17:00, 19:00 oraz 21:00 Przeliczenie trwa ok. 1-2 minuty.

UWAGA! Dopiero po przetworzeniu danych przez hurtownię podmiot ma możliwość zatwierdzenia sprawozdania.

Sprawozdania nie są generowane dla filii, a jedynie dla instytucji głównych.

Procedura obejmuje następujące etapy:

pobranie szablonu importu;
uzupełnienie pliku sprawozdania w formacie .xlsx (odbywa się poza systemem POL-on);
zaimportowanie uzupełnionego pliku.

Jeśli podczas importu zostaną wykryte błędy w pliku, nie zostanie on zaimportowany. Informacja o błędach będzie dostępna w raporcie z importu. Należy poprawić błędy w importowanym pliku i ponowić próbę importu.

Tutaj możesz zapoznać się z regułami walidacji formularza mobilności: Walidacje formularza mobilności (.xlsx)

Zestawienie studentów na semestrach (Widok tabelaryczny)

Zestawienie studentów na semestrach pozwala zapoznać się z liczbą studentów przypisanych do poszczególnych semestrów danego uruchomienia.

Widok tabelaryczny został przygotowany dla studentów z uruchomień kierunków w POL-on 2.0. Oznacza to, że system wyświetli kierunek z POL-on 1.0, ale nie wyświetli studentów przypisanych do starych kodów uruchomienia kierunku, dla których nie zarejestrowano uruchomień w POL-on 2.0.

Aby zapoznać się z liczbą studentów przypisanych do poszczególnych semestrów uruchomienia kierunku studiów przejdź do modułu Studenci, a następnie wybierz kafel „Zestawienie studentów na semestrach”.

Każdy wiersz zestawienia to osobne uruchomienie. W tabeli znajdziesz liczbę studentów przypisanych do wskazanego w filtrach semestru (letniego lub zimowego) i roku akademickiego z podziałem na semestr studenta. Domyślnie wszystkie wiersze uruchomień są rozwinięte, a dane o liczbie studentów widoczne.

Wyszukiwanie studentów danego uruchomienia

Po lewej stronie ekranu znajdziesz filtry zestawienia, w których możesz wpisać

nazwę kierunku albo
odszukać uruchomienie wpisując jego kod.

Filtrów zestawienia możesz używać w dowolny sposób.

Domyślnie prezentowane są dane aktualnego semestru roku akademickiego.

Jeśli chcesz przejść do zestawienia studentów na semestrach wcześniejszych – wskaż właściwy rok akademicki i semestr w filtrach.

Możesz wyświetlać liczbę wszystkich studentów przypisanych do konkretnego semestru lub liczbę studentów danego rodzaju (np. skreślonych lub aktywnych na wybrany dzień).

Przy każdym odfiltrowanym uruchomieniu znajdziesz jego informacje szczegółowe:

kod,
nazwę,
poziom,
formę,
profil,
liczbę semestrów,
wymaganą liczbę punktów ECTS
język kształcenia.

Jeśli w filtry zestawienia wpiszesz nazwę kierunku, przejdź do właściwego uruchomienia, a następnie użyj linku aktywnego ukrytego pod liczbą studentów konkretnego semestru.

Jeśli w filtry zestawienia wpiszesz kod uruchomienia, użyj linku aktywnego ukrytego pod liczbą studentów konkretnego semestru.

Po kliknięciu w link aktywny (liczbę) otworzy się nowe okno przeglądarki, w którym znajdziesz dane wyfiltrowanych studentów.

Jeśli w filtrach wskażesz semestr inny niż aktualny, w tabeli zestawienia zobaczysz najpierw semestr zgodny z ustawieniami filtrów, a jako drugi – kolejny semestr.

Przykład 1

Chcesz przejść do zestawienia studentów w semestrze zimowym w roku akademickim 2022/2023 uruchomienia o kodzie 9012.

Po wyfiltrowaniu uruchomienia dane o studentach przypisanych do semestru zimowego znajdziesz w wierszu pierwszym. Porównawczo w wierszu drugim system wyświetli dane o studentach przypisanych do kolejnego semestru (letniego).

Przykład 2

Chcesz sprawdzić ilu studentów zostało skreślonych w semestrze zimowym w roku akademickim 2022/2023 uruchomienia o kodzie 3095. W filtrach zestawienia poza wpisaniem kodu uruchomienia zaznacz checkbox „skreślony z listy studentów”, wskaż właściwy rok akademicki i semestr.

Po wyfiltrowaniu uruchomienia dane o studentach skreślonych w semestrze zimowym znajdziesz w wierszu pierwszym. Porównawczo w wierszu drugim system wyświetli dane o studentach skreślonych w kolejnym semestrze.

Pobranie listy studentów do pliku

Zestawienie studentów na danym semestrze możesz pobrać do pliku pdf lub xlsx. W tym celu użyj właściwego przycisku nad wybranym zestawieniem.

Po kliknięciu w przycisk „Pobierz listę do PDF” lub „Pobierz listę do XLSX”, a następnie wskaż zakres rekordów. Do wyboru masz:

wszystkie,
bieżącą stronę,
wybrane zakres stron od – do.

W pobranym pliku znajdziesz tabelę z rekordami studentów. Zakres danych w pliku obejmuje:

imię,
nazwisko,
PESEL lub numer dokumentu tożsamości,
liczbę kierunków,
parametry kierunku (nazwa, kod uruchomienia, poziom, forma, tytuł, liczba semestrów, jednostka prowadząca kierunek),
okres studiowania od-do,
ostatni zaraportowany semestr.

Aktualizacja studiów wspólnych

Z tego wpisu dowiesz się, jak osoba z rolą edycyjną do modułu Kierunki studiów może aktualizować informacje o studiach wspólnych oraz podmiotach współprowadzących studia wspólne.

Po rejestracji i potwierdzeniu uczestnictwa w studiach wspólnych możesz:

skorygować znacznik „Interdyscyplinarne” [1],
dodać kolejną uczelnię współprowadzącą [2],
korygować wprowadzoną uczelnię [3] (w zakresie wprowadzonych dat),
zakończyć prowadzenia studiów wspólnych przez uczelnię [4],
usunąć wprowadzoną uczelnię do studiów wspólnych [5],
usunąć studia wspólne [6].

Korekta znacznika „Interdyscyplinarne”

Aby skorygować znacznik studiów wspólnych interdyscyplinarnych odnajdź kierunek i przejdź do zakładki „Studia wspólne”. Następnie w użyj przycisku „Zmień” [1] przy informacji „Interdyscyplinarne”, zaznacz lub odznacz checkbox [2] i zapisz zmianę [3].

Dodanie kolejnej uczelni współprowadzącej

Odnajdź kierunek i przejdź do zakładki „Studia wspólne”. Kliknij w przycisk „+Dodaj instytucję współprowadzącą” [1].

Postępuj zgodnie ze ścieżką rejestracji instytucji współprowadzącej (krajowej lub zagranicznej) opisaną w tym wpisie.

Korekta wprowadzonej uczelni współprowadzącej

Odnajdź kierunek i przejdź do zakładki „Studia wspólne”. Przy wybranej instytucji, użyj przycisku korekty [1] (ikona ołówka). Wprowadź poprawki [2] i zapisz informację znacznikiem zapisu [3]. Na koniec zapisz całość [4].

Korektę danych możesz wykonać dla kilku instytucji w jednej operacji. Będzie to wymagało potwierdzania całości przyciskiem „Zapisz”.

Zakończenie prowadzenia studiów wspólnych przez uczelnię

W zakładce „Studia wspólne” danego kierunku użyj przycisku zakończenie prowadzenia studiów wspólnych [1] (ikona kółka z X) przy wybranej instytucji. Wprowadź datę z kalendarza [2] i zapisz informację znacznikiem zapisu [3]. Na koniec zapisz całość.

Kończenie współprowadzenia możesz wykonać dla kilku/wszystkich instytucji w jednej operacji. Będzie to wymagało potwierdzania całości przyciskiem „Zapisz”.

Jeśli w zakładce pozostanie tylko jedna instytucja prowadząca studia wspólne, to system nie przyjmie zapisu [4]. Zanim zapiszesz całość – zakończ współprowadzenie w danych ostatniej instytucji [5] lub dodaj nowy podmiot współprowadzący studia wspólne.

Usunięcie dodanej uczelni ze studiów wspólnych

Jeśli omyłkowo dodałeś uczelnię z danych kierunku prowadzonego w ramach studiów wspólnych, możesz ją usunąć.

W zakładce „Studia wspólne” danego kierunku użyj przycisku usunięcia [1] (ikona śmietnika). Potwierdź chęć usunięcia przyciskiem „Kontynuuj” [2]. Operacja ta jest możliwa do wykonania gdy wśród instytucji prowadzących studia pozostaną co najmniej dwie instytucje.

Jeśli pomyliłeś się i dodałeś niewłaściwą uczelnię do studiów wspólnych, to najpierw dodaj właściwą uczelnię do rekordu, a dopiero potem usuń uczelnię wprowadzoną omyłkowo.

W rekordzie przez cały okres studiów musza znajdować się co najmniej dwie instytucje współprowadzące. Jeśli złamiesz tę zasadę system wyświetli komunikat: „Przez cały okres studiów wspólnych muszą w nich uczestniczyć co najmniej dwie instytucje współprowadzące”.

Usunięcie studiów wspólnych

Jeśli omyłkowo zarejestrowałeś studia wspólne, możesz je usunąć. W zakładce „Studia wspólne” danego kierunku użyj przycisku usuń studia wspólne [1]. Potwierdź chęć usunięcia przyciskiem „Kontynuuj” [2]. System poinformuje cię o usunięciu studiów wspólnych.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 346 ust 1 pkt 7, art. 53 ust 2, 7, 8a, art. 60 ust. 1-4, art. 60a;
Ustawa z dnia 28 lipca 2023 r. o zmianie ustawy – Karta Nauczyciela oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1672) – Art. 13 pkt 3 lit. e, pkt 5;
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz. 1403) – z § 5 ust 2 pkt 6.

Rejestracja studiów wspólnych (zwykłych i interdyscyplinarnych)

Z tego wpisu dowiesz się, jak osoba z rolą edycyjną do modułu Kierunki studiów może zarejestrować studia wspólne (w tym studia wspólne interdyscyplinarne), potwierdzić uczestnictwo kierunku w studiach wspólnych, wprowadzić i aktualizować informacje o podmiotach współprowadzących studia wspólne.

W związku ze zmianami ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce z 20 lipca 2018 r. (ustawą z dnia 28 lipca 2023 r. o zmianie ustawy – Karta Nauczyciela oraz niektórych innych ustaw) z dniem 6 września 2023 r. w systemie możliwe są:

rejestracja studiów wspólnych interdyscyplinarnych oraz
wykazywanie studiów wspólnych przez więcej niż jedną uczelnię prowadzącą studia wspólne – zgodnie z zapisem umowy pisemnej o prowadzeniu studiów wspólnych.

W efekcie zmian prawnych:

Każda uczelnia (prowadząca i współprowadząca) może zarejestrować studia wspólne z poziomu własnego kierunku w zestawieniu kierunków i uruchomień.
Każda uczelnia (prowadząca i współprowadząca) może dodać inne instytucje w rekordach własnych kierunków studiów wspólnych. W tych rekordach dodane uczelnie potwierdzają swój udział w studiach wspólnych.
Każda uczelnia (prowadząca i współprowadząca) widzi dane studiów wspólnych z poziomu swojego kierunku podłączonego do tych studiów.
Każda uczelnia (prowadząca i współprowadząca) widzi studia wspólne, gdzie została wskazana jako współprowadząca w zestawieniu studiów współprowadzonych. W tych rekordach uczelnia potwierdza swój udział w studiach wspólnych.
Każda uczelnia (prowadząca i współprowadząca) może edytować dane studiów wspólnych na równych zasadach. Wcześniej mogła to robić tylko uczelnia prowadząca studia wspólne.
Każda uczelnia (prowadząca i współprowadząca) może zarejestrować studentów studiów wspólnych na swoim kierunku podłączonym do tych studiów. Wcześniej mogła robić to tylko uczelnia prowadząca studia wspólne.

Dodanie kierunku przez uczelnie współprowadzące i potwierdzenie uczestnictwa jest konieczne, aby można było zarejestrować nowych studentów studiów wspólnych. Dane powinny zostać uporządkowane przed złożeniem sprawozdań GUS, a więc do 31 stycznia. Potwierdzenie uczestnictwa w studiach wspólnych przez uczelnie współprowadzące może nastąpić bezpośrednio po dodaniu kierunku do wykazu lub też później z poziomu zestawienia studiów wspólnych dla uczelni.

Rejestracja studiów wspólnych

W studiach wspólnych interdyscyplinarnych mogą uczestniczyć wyłącznie polskie uczelnie akademickie oraz uczelnie zagraniczne, przy czym przez cały okres studiów wspólnych interdyscyplinarnych muszą w nich uczestniczyć co najmniej dwie polskie uczelnie akademickie.

Do studiów wspólnych interdyscyplinarnych mogą być podłączone wyłącznie kierunki, które nie mają aktualnie wskazanej dyscypliny wiodącej.

Wskazanie dyscypliny wiodącej dla kierunku nie jest wymagane przez system w dwóch poniższych przypadkach.

Przypadek 1 (dotyczy studiów prowadzonych indywidualnie, dla których dopuszczalny jest brak wskazania dyscypliny wiodącej). W dniu rozpoczęcia obowiązywania danej listy dyscyplin uczelnia:
– jest uczelnią akademicką,
– posiada w każdej ze wskazanych dyscyplin kategorię A+, A lub B+,
– wskazane dyscypliny należą do co najmniej trzech różnych dziedzin.

Przypadek 2 (dotyczy kierunku utworzonego na potrzeby prowadzenia w ramach studiów wspólnych interdyscyplinarnych). W dniu rozpoczęcia obowiązywania danej listy dyscyplin uczelnia:
– jest uczelnią akademicką,
– lista dyscyplin zawiera co najmniej dwie dyscypliny,
– w co najmniej jednej z dyscyplin, o udziale powyżej 20%, uczelnia posiada kategorię A+, A lub B+.

Aby wykazać w systemie, że kierunek studiów będzie prowadzony przez twoją uczelnię jako studia wspólne, przejdź do zestawienia studiów i uruchomień [1]. Odszukaj kierunek studiów używając filtrów zestawienia [2] i przejdź do jego danych szczegółowych [3].

W zakładce „Studia wspólne” użyj przycisku „+Utwórz nowe studia wspólne” [1]. System przypisze do studiów wspólnych twoją uczelnię. Jej uczestnictwo jest domyślnie potwierdzone [2].

W przypadku studiów interdyscyplinarnych zaznacz checkbox „Interdyscyplinarne” [1].

System sprawdza zgodność z zasadami dotyczącymi studiów wspólnych interdyscyplinarnych podczas ich rejestracji, podłączania kierunku do studiów wspólnych interdyscyplinarnych, dodawania nowej instytucji współprowadzącej, korekty kierunku podłączonego do studiów wspólnych, usuwania lub zmiany listy dyscyplin dla kierunku podłączonego do studiów wspólnych interdyscyplinarnych.

W przypadku, gdy w ramach listy dyscyplin nastąpi złamanie obowiązujących zasad, system wyświetli ci odpowiedni komunikat podczas próby zapisu zmian [2].

W kolejnym kroku dodaj pozostałe uczelnie prowadzące studia wspólnie krajowe i zagraniczne. Uczelnie krajowe będą musiały potwierdzić współprowadzenie.

Dodanie uczelni krajowej współprowadzącej studia wspólne

Aby dodać uczelnię krajową, kliknij w przycisk „+Dodaj instytucję współprowadzącą” [1]. Wprowadź jej nazwę. System podpowie ją ze słownika instytucji systemu szkolnictwa wyższego i nauki, po wprowadzeniu pierwszych liter [2].

Wskaż datę od kiedy uczelnia współprowadzi studia wspólne [3]. Zapisz informację znacznikiem zapisu [4].

Dodanie uczelni zagranicznej współprowadzącej studia wspólne

Aby dodać uczelnię lub instytucję zagraniczną kliknij u w przycisk „+Dodaj instytucję współprowadzącą” [1], a następnie najpierw zaznacz znacznik „Uczelnia zagraniczna” [2], a potem wpisz z klawiatury nazwę uczelni [3]. W kolejnym kroku wskaż datę od kiedy uczelnia zagraniczna współprowadzi studia wspólne [4]. Zapisz informację znacznikiem zapisu [5].

Jeśli chcesz dodać kolejną instytucję współprowadzącą studia przejdź powyższe ścieżki ponownie [1].

Jeśli wprowadziłeś wszystkie instytucje współprowadzące studia zapisz informacje przyciskiem pod formularzem [2].

Jeśli kierunek został podłączony do studiów przez inną uczelnię (np. na etapie rejestracji przez nią studiów wspólnych) dane studiów wspólnych będą widoczne z poziomu kierunku, nawet jeśli twoja uczelnia nie potwierdziła jeszcze uczestnictwa w studiach wspólnych. Do momentu potwierdzenia uczestnictwa w studiach wspólnych przez wszystkie uczelnie współprowadzące, nie będzie można zarejestrować nowych studentów studiów wspólnych.

Uzupełnienie i podłączenie kierunków do studiów wspólnych przez podmiot wskazany jako współprowadzący studia

Uczelnia wskazana jako współprowadząca studia wspólne może potwierdzić uczestnictwo kierunku w studiach wspólnych (o ile został on wprowadzony do jej zestawienia studiów i uruchomień) z dwóch poziomów:

z poziomu danych o kierunku (zakładka „Studia wspólne”),
z poziomu zestawienia studiów współprowadzonych.

Jeśli uczelnia nie ma uprawnień do zarejestrowania kierunku w POL-on, będzie musiała zgłosić do ministerstwa prośbę o zgodę na jego rejestrację.

Potwierdzenie uczestnictwa w studiach wspólnych na etapie rejestracji kierunku przez podmiot współprowadzący

Przejdź do zestawienia studiów i uruchomień swojej jednostki. Kliknij w przycisk „+Dodaj studia na kierunku” [1], a następnie wprowadź informacje o kierunku zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Po dodaniu kierunku system wyświetli komunikat o możliwości jego podłączenia do studiów wspólnych.

Komunikat wyświetli się jeśli zostały spełnione poniższe wymogi techniczne tj.:
1. Uczelnia została wskazana jako współprowadząca dla studiów wspólnych z tą samą nazwą, poziomem i profilem.
2. Dane rejestrowanego kierunku zgadzają się z danymi kierunków wchodzących w skład studiów wspólnych w zakresie pól: nazwa, poziom, profil, lista dyscyplin (w tym oznaczenie dyscypliny wiodącej oraz udziały procentowe dyscyplin), kod ISCED, znacznik studiów nauczycielskich, dane dotyczące filologii.

Kliknij w przycisk „Podłącz” [2].

Podłączenie kierunku do studiów wspólnych potwierdza udział uczelni w tych studiach. W zakładce „Studia wspólne” kierunku, uczelnia występuje jako potwierdzona [3].

Jeśli nie potwierdzisz udziału w studiach wspólnych na etapie rejestracji kierunku, zakładka „Studia wspólne” pozostanie pusta.

Jeśli rejestrowany kierunek został wskazany w studiach wspólnych przez uczelnię prowadzącą i nie został jeszcze podłączony do studiów wspólnych, ale jego parametry nie zgadzają się z parametrami kierunków podłączonych do studiów wspólnych, system wyświetli komunikat z prośbą o sprawdzenie rozbieżności w parametrach kierunku [4].

Do momentu poprawienia wszystkich niezgodnych parametrów, kierunek nie będzie wykazany w studiach wspólnych i nie będzie mógł być potwierdzony.

Późniejsze potwierdzenie uczestnictwa w studiach wspólnych przez podmiot współprowadzący

Potwierdzenie uczestnictwa w studiach wspólnych jest możliwe później tj. po dodaniu kierunku i spełnieniu wymogów technicznych (opisanych powyżej). W takim przypadku potwierdzenie uczestnictwa należy wykonać z poziomu „Zestawienia studiów na kierunku współprowadzonych”.

Wyszukaj kierunek w zestawieniu studiów na kierunku współprowadzonych przez twoją uczelnię [1], a następnie kliknij w przycisk „Uzupełnij kierunek i potwierdź”/„Potwierdź” [2].

Następnie użyj przycisku „Kontynuuj” [3]. Dane kierunku zostaną uzupełnione, a udział twojej uczelni we wskazanych studiach wspólnych potwierdzony.

Przycisk „Potwierdź” pojawi się, gdy informacje o kierunku zostały uzupełnione przez podmiot wskazujący twoją instytucje jako współprowadzącą studia wspólne. W innym przypadku pojawia się przycisk wymagający uzupełnienia kierunku i potwierdzenia.

Informacje o uczelniach i kierunkach prowadzących studia wspólne znajdą się w zakładce „Studia wspólne” podłączonego do nich kierunku.

Po potwierdzeniu uczestnictwa w studiach wspólnych przez wszystkie uczelnie współprowadzące, na kierunkach wchodzących w skład tych studiów można rejestrować nowych studentów studiów wspólnych.

Pulpit użytkownika

Pulpit użytkownika to przestrzeń, która pomoże ci w szybkim zapoznaniu się z twoimi zadaniami, najnowszymi komunikatami ministerstwa i materiałami pomocy.

Pulpit składa się z 5 obszarów:

Ważne
Zadania
Aktualności i komunikaty
Ostatnio dodane lub aktualizowane
Przydatne linki

Ważne

W tej części pulpitu wyświetlane są informacje ze strony https://polon.nauka.gov.pl/aktualnosci/, które mają oznaczenie „Ważne”.

Zadania

Widoczne w tej części zadania zostały przypisane do ciebie przez system, ze względu na role, które masz nadane w systemie. Są one wyświetlane w dwóch zakładkach [1]:

Najnowsze – 5 ostatnio dodanych zadań.
Bliski termin – 5 zadań ze zbliżającym się terminem.

Etykieta „nowe”

Do momentu odczytania zadania, będziesz widział przy nim etykietę „nowe” [2]. Aby przeczytać treść zadania, kliknij w jego wiersz. Zadanie zostanie wyświetlone w osobnym oknie. Znajdziesz w nim:

Opis zadania
Termin realizacji
Liczbę dni pozostałych do terminu realizacji.

„Przejdź do wszystkich zadań”

Ten przycisk pozwoli ci przejść do zestawienia wszystkich zadań tj. zrealizowanych i niezrealizowanych, aktualnych i z terminem, który upłynął [3].

Zestawienie zadań

Zestawienie zadań obejmuje wszystkie zadania przypisane do nadanych ról – historyczne i aktualne. Po lewej stronie zestawienia znajdziesz filtry, które pozwolą szybko odnaleźć konkretne zadanie lub zadania.

Aby odszukać pojedyncze zadanie, wpisz jego tytuł i/lub identyfikator zewnętrzny we właściwym oknie [1] i kliknij w przycisk „Szukaj”.

Aby przefiltrować zadania po wybranym atrybucie, wskaż właściwą informację w filtrach. Do wyboru masz zadania:

zrealizowane (Tak/Nie) [2]
o terminie realizacji od-do
dacie rozpoczęcia od-do
dacie zakończenia od-do [3].

Po wskazaniu wybranych informacji, kliknij w przycisk „Szukaj” [4].

Pamiętaj, aby pomiędzy jednym a drugim wyszukiwaniem użyć przycisku „Wyczyść”.

Wyniki filtrowania wyświetlane są w widoku tabelarycznym. W tabeli znajdziesz:

Tytuł zadania (link aktywny)
Identyfikator
Termin realizacji
Datę rozpoczęcia
Datę zakończenia
Informację czy zadanie zostało zrealizowane

X oznacza zadanie niezrealizowane [1], V oznacza zadanie zrealizowane [2].

Dostępne akcje

Do szczegółów zadania możesz przejść na dwa sposoby:

Wybierz zadanie w podzakładce „Najnowsze” lub „Bliski termin”. Kliknij w wiersz zadania.
Przejdź do zestawienia zadań. Odszukaj zadanie z wykorzystaniem dostępnych filtrów. Przejdź do szczegółów zadania (linkiem aktywnym jest tytuł zadania).

W zależności od zadania możesz:

przejść do realizacji zadania [1],
oznaczyć zadanie jako zrealizowane [2],
pobrać raport [3].

Oznaczenie zadania jako zrealizowane jest nieodwracalne.

Aktualności i komunikaty

W tej sekcji pulpitu możesz zapoznać się z ostatnio opublikowanymi aktualnościami systemu POL-on (dostępnymi na stronie https://polon.nauka.gov.pl/aktualnosci/) oraz Komunikatami ministerstwa (opublikowanymi na stronie https://polon.nauka.gov.pl/kategoria-aktualnosci/komunikat-mnisw/). Po kliknięciu w wybraną informację, system wyświetli ją w osobnym oknie.

Na pulpicie widzisz po 5 ostatnich aktualności i komunikatów. Na dole każdej z sekcji znajdziesz link do strony z wszystkimi wpisami.

Ostatnio dodane lub aktualizowane

Ta sekcja wyświetla informacje z pomocy systemu i najczęściej zadawanych pytań (FAQ).

Wybierz właściwą zakładkę (pomoc lub FAQ) [1]. System wyświetli 5 ostatnio opublikowanych lub zaktualizowanych informacji, ze wskazaniem modułu, którego dotyczą.

Aby zapoznać się z treścią wpisu, kliknij w wiersz z jego tytułem [2], a następnie kliknij w link „Czytaj dalej” [3].

Za pomocą linków na dole sekcji możesz przejść do wszystkich wpisów pomocy lub FAQ.

Przydatne linki

Linki na dole ekranu znajdziesz linki:

Pomoc systemu
FAQ
Strona szkoleń
Kanał OPI PIB na YouTube
Platforma RAD-on z danymi publicznymi.

Dodatkowo na ekranie pulpitu może pojawić się wyskakujące okienko z informacją o możliwości wypełnienia ankiety. W przygotowanej i udostępnionej czasowo ankiecie będziesz mógł wyrazić swoje opinie o systemie i wprowadzonych funkcjonalnościach.

Pobranie danych doktoranta i historii technicznej do pliku

Z tego wpisu dowiesz się jak pobrać dane wybranego doktoranta do pliku oraz jak pobrać dane z historii technicznej jego rekordu.

Odnajdź rekord w wykazie osób ubiegających się o stopień doktora za pomocą filtrów zestawienia [1] i przejdź do jego szczegółów [2].

Jeśli potrzebujesz zestawienia z danymi wielu doktorantów skorzystaj z zestawień generowanych w module Raporty. Są one dostępne dla użytkowników z rolą edycyjną do modułu Osoby ubiegające się o stopień doktora.

Pobranie danych osoby ubiegającej się o stopień doktora (pdf)

Pobranie danych kandydata do pliku pdf możesz potraktować jako czynność kontrolną. Na wydruku pojawią się wyłącznie uzupełnione sekcje.

Aby pobrać dane osoby ubiegającej się o stopień doktora do pliku, użyj przycisku „Pobierz pdf” [3] i zapisz plik na komputerze.

Pobranie historii technicznej z rekordu doktoranta (xlsx)

Aby pobrać historię techniczna rekordu, użyj przycisku „Pobierz historię techniczną” [4].

Po zapisie pliku Excel na komputerze znajdziesz w nim kolumny:

Sekcja
Pole (atrybut)
Wartość przed
Wartość po
Operacja (dodanie, korekta, usunięcie)
Kto (login użytkownika)
Kiedy (data)
Jednostka

Logowanie do konta za pomocą dwuetapowego uwierzytelniania w MCL

Treść tej instrukcji jest przeznaczana dla tych, którzy chcą zalogować się do POL-on za pomocą kodów jednorazowych, generowanych na telefonie lub komputerze.

Zapoznaj się z całą instrukcją zanim wykonasz poniższe kroki w panelu administracyjnym MCL.

Logowanie do systemu przez Moduł Centralnego Logowania (MCL) może obejmować dwa etapy logowania do konta.

W pierwszym kroku logujesz się za pomocą nazwy użytkownika (loginu) i hasła.
W drugim kroku wprowadzasz kod wygenerowany przez aplikację na telefonie komórkowym lub komputerze. Jest to dodatkowa ochrona konta, np. w sytuacji, gdy ktoś pozna twój login i hasło.

Uwierzytelnianie dwuetapowe nie jest aktualnie obowiązkowe.
Jeśli chcesz skorzystać z tego rodzaju zabezpieczenia logowania upewnij się, że:
– masz założone konto w Module Centralnego Logowania,
– masz zainstalowaną aplikację, która generuje kody jednorazowe, np. Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Bitwarden Authenticator, FreeOTP na telefonie lub program do generatora kodów jednorazowych na komputerze, np. WinAuth lub Authy.

O tym, jak krok po kroku pobrać i zainstalować wybraną aplikację na telefon lub komputer, przeczytasz poniżej.

O tym jak założyć konto MCL możesz przeczytać tutaj.

Dla kont, które są wykorzystywane do łączenia się przez REST API z POL-on, należy przemyśleć włączenie logowania dwuetapowego.
Włączenie dwuetapowego uwierzytelniania jest globalne dla całego konta i będzie dotyczyło logowania przez przeglądarkę oraz logowania maszynowego (przez REST API). W tej sytuacji są możliwe 3 rozwiązania:
– Założenie oddzielnego konta w POL-on/MCL, które będzie służyć tylko do komunikacji przez REST API – bez uruchamiania logowania dwuetapowego.
– Wygenerowania tokenu offline i korzystanie z niego do autoryzacji. Więcej informacji znajduje się w pomocy systemowej we wpisie: Uwierzytelnianie usług REST-API w POL-on 2.0.
– Podczas aktywowania mechanizmów logowania dwuetapowego zapisanie ziarna (seedu) oraz używanie go do generowania kodów (podczas autoryzowania REST API). Dla większości języków programowania ogólnego przeznaczenia istnieją biblioteki implementujące standard RFC6238. W przypadku logowania wystarczy dodać dodatkowy parametr „totp” z 6 cyfrowym kodem jednorazowym.

Pobranie aplikacji do generowania kodów jednorazowych

Jak ściągnąć aplikację na telefon?

W zależności od rodzaju telefonu i jego systemu otwórz aplikację sklepu GooglePlay (Sklep Play), AppGallery lub App Store w swoim telefonie.

W głównym widoku aplikacji kliknij w wyszukiwarkę (może to być lupa lub pasek wyszukiwania z podpowiedzią: Szukaj aplikacji i gier). Wpisz nazwę autentykatora, np. Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Bitwarden Authenticator lub FreeOTP. Kliknij przycisk Zainstaluj (lub Pobierz), aby rozpocząć proces instalacji wybranej aplikacji. Aplikacje są darmowe, więc nie dokonuj żadnych płatności.

Jeśli posiadasz konto Google (np. masz konto Gmail) możesz otworzyć przeglądarkę na telefonie (lub komputerze) i skorzystać z linku do Google Play:
– Link do aplikacji Google Authenticator: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.authenticator2
– Link do aplikacji Microsoft Authenticator: https://play.google.com/store/search?q=microsoft+authenticator+app&c=apps
– Link do aplikacji Bitwarden Authenticator: https://play.google.com/store/search?q=bitwarden+authenticator&c=apps
– Link do aplikacji Free OTP Authenticator: https://play.google.com/store/apps/details?id=org.fedorahosted.freeotp
Po kliknięciu w wybrany link, aplikacja do uwierzytelniania (autentykacji) będzie możliwa do zainstalowania na twoim telefonie. Jeśli chcesz skorzystać z tej ścieżki instalacji, używając przeglądarki na komputerze, musisz być zalogowany do konta Google. Po kliknięciu w przycisk instalacji zostaniesz poinformowany na jakim telefonie zostanie zainstalowana aplikacja. Potwierdź chęć instalacji (Przycisk Instaluj/Install).

Jeśli posiadasz system iOS w telefonie możesz skorzystać z poniższych linków do App Store:
– Link do aplikacji Google Authenticator: https://apps.apple.com/pl/app/google-authenticator/id388497605?l=pl
– Link do aplikacji Microsoft Authenticator: https://apps.apple.com/pl/app/microsoft-authenticator/id983156458?l=pl
– Link do aplikacji Bitwarden Authenticator: https://apps.apple.com/us/app/bitwarden-authenticator/id6497335175
– Link do aplikacji Free OTP Authenticator: https://apps.apple.com/pl/app/freeotp-authenticator/id872559395?l=pl

Jeśli masz już zainstalowaną aplikację do autentykacji w swoim telefonie – otwórz ją. Aplikacja może prosić cię o ustawienie hasła, dodanie formy płatności, bądź wyświetlać instrukcję. Te kroki możesz pominąć. Przejdź do ekranu z możliwością zeskanowania kodu QR (funkcja „Zeskanuj kod QR” może się znajdować np. pod przyciskiem Dodaj kod lub w zakładce Zweryfikowane identyfikatory).

Po wybraniu możliwości zeskanowania kodu QR może się pojawić okno z pytaniem czy udzielasz zgody na robienie zdjęć przez zainstalowaną aplikację podczas jej używania! Wyrażenie zgody jest konieczne, aby poprawnie skonfigurować aplikację.

Jeśli nie wiesz jak zainstalować aplikację do autentykacji na telefonie, przejdź do sekcji Materiały dodatkowe. zapoznaj się ze ścieżkami pobrania i instalacji Google Authenticator, Microsoft Authenticator i Bitwarden Authenticator za pomocą sklepu GooglePlay.

Wystarczy, że zainstalujesz jedną z aplikacji. Dane do wprowadzenia (kod QR i klucz konfiguracyjny) znajdziesz w zakładce Uwierzytelnienia mobilne na swoim koncie MCL.

Jak ściągnąć aplikację na komputer?

Jeśli nie masz telefonu lub nie chcesz instalować aplikacji do generowania kodów jednorazowych na nim, możesz zainstalować dowolny program generujący kody na swoim komputerze, np. WinAuth (jeśli korzystasz z systemu Windows), Authy (dla Windows, Mac oraz urządzeń mobilnych).

Wyszukaj, ściągnij i zainstaluj wybrany program na swoim komputerze zgodnie z instrukcją producenta.

Link do aplikacji WinAuth: https://winauth.github.io/winauth/download.html (Plik .ZIP będzie wymagał rozpakowania)
Link do aplikacji Authy: https://authy.com/download/ (Instalacja tej aplikacji na komputerze wymaga podania numeru telefonu).

Otwórz i uruchom pobraną aplikację. Wpisz klucz lub wartości konfiguracji dostępne na stronie twojego konta MCL w zakładce Uwierzytelnianie mobilne. Znajdziesz je pod linkiem „Nie możesz zeskanować?”.

Dla ułatwienia, poniżej w sekcji Materiały dodatkowe znajdziesz opis instalacji i konfiguracji WinAuth dla Windows na komputerze.

Konfiguracja uwierzytelniania mobilnego na telefonie lub komputerze

Przejdź na stronę MCL (https://mcl.opi.org.pl/). Wprowadź login i hasło [1], a następnie kliknij przycisk „Zaloguj” [2] (Jeśli zamiast logowania loginem i hasłem korzystasz z opcji „login.gov.pl” po wybraniu tej opcji zostaniesz przekierowany na stronę login.gov.pl, gdzie wybierzesz metodę autoryzacji np. Profil Zaufany).

Po zalogowaniu do panelu administracyjnego MCL wybierz zakładkę „Bezpieczeństwo konta”, a następnie „Logowanie”. Kliknij w link „Skonfiguruj Aplikacja uwierzytelniająca” [3] i postępuj zgodnie z informacjami widocznymi na ekranie.

Otwórz aplikację generującą kody jednorazowe na swoim urządzeniu mobilnym lub komputerze.

Jeśli jeszcze jej nie ściągnąłeś i/lub nie zainstalowałeś aplikacji do generowania kodów jednorazowych, musisz to zrobić teraz! Po zakończeniu instalacji pojawi się możliwość zeskanowania kodu QR lub ręcznej konfiguracji.

Korzystając z aplikacji na urządzeniu mobilnym zeskanuj kod QR widoczny w panelu administracyjnym MCL .

Jeśli nie możesz zeskanować kodu QR kliknij w link „Nie możesz zeskanować?” [1] i wprowadź informacje widoczne na ekranie tj. klucz i/lub dane konfiguracyjne do aplikacji na telefonie lub komputerze [2].

Po udanej konfiguracji twoja aplikacja powinna wygenerować jednorazowy kod składający się z cyfr.

Wprowadzenie kodu jednorazowego

Wprowadź w panelu administracyjnym MCL jednorazowy kod wygenerowany przez aplikację na twoim telefonie lub w aplikacji na komputerze oraz nazwę [1]. Zatwierdź kod przyciskiem na dole ekranu [2].

Ważność kodu jednorazowego jest bardzo krótka i wynosi 30 sekund (lub mniej). Oznacza to, że aplikacja generuje nowy kod co 30 sekund! Jeśli nie zdążyłeś wprowadzić kodu, wprowadź kolejny.

Jeśli korzystasz z aplikacji na komputerze skopiuj kod i wklej go w formularz MCL. W przypadku WinAuth wystarczy kliknąć na kod 2 razy prawym przyciskiem myszy. W przypadku Authy możesz użyć dostępnego przycisku kopiowania. Skróci to czas konfiguracji.
Pole nazwa urządzenia może pozostać puste!

Kod jednorazowy wygenerowany przez aplikację może zostać odrzucony jeśli twój telefon ma ustawiony inny czas niż obowiązujący. Czas twojego urządzenia musi być zsynchronizowany z internetem!

Przy kolejnym logowaniu do konta MCL twoja weryfikacja będzie opierała się na dwóch etapach:

Logowania do panelu administracyjnego MCL (https://mcl.opi.org.pl/)
Uwierzytelniania za pomocą kodu wygenerowanego przez aplikację

Uwierzytelnienie za pomocą kodu

Aby dokonać uwierzytelniania, uruchom aplikację na urządzeniu mobilnym lub komputerze. Wprowadź wygenerowany kod jednorazowy w odpowiednie pole.

Jak pominąć podawanie kodu jednorazowego przy logowaniu z zaufanego urządzenia?

Jeśli chcesz pominąć podawanie kodu jednorazowego przy każdym logowaniu, zaznacz checkbox „Zapamiętaj urządzenie” [1]. Potwierdź chęć zalogowania, klikając w przycisk „Zaloguj się” [2].

System będzie wymagał kodu przy próbie logowania się z innych urządzeń niż zapamiętane lub po upływie dłuższego czasu na urządzeniu zapamiętanym.

Jeśli pozostawisz checkbox „Zapamiętaj urządzenie” bez zaznaczenia, to przy każdej próbie logowania będziesz zmuszony generować i wprowadzać kod.

W zakładce „Bezpieczeństwo konta” – „Logowanie” możesz zapoznać się z urządzeniami, które nie wymagają podawania kodu jednorazowego przy logowaniu.

Przy każdym zapamiętanym urządzeniu znajdziesz przycisk „Usuń” [1], który cofa zapamiętanie.

Maksymalna liczba zapamiętanych urządzeń to 20.

Materiały dodatkowe

Instalacja aplikacji do generowania kodów jednorazowych na telefonie

Google Authenticator

Przejdź do GooglePlay, odszukaj aplikację Google Authenticator i zainstaluj ją [1]. Otwórz aplikację na telefonie [2]. Kliknij w „Rozpocznij” [3]. Zaloguj się do Google lub Używaj bez logowania [4]. Kliknij w „Dodaj kod” [5]. W kolejnym kroku możesz zeskanować kod QR za pomocą aparatu w telefonie lub wpisać klucz konfiguracyjny z konta MCL [6].

Microsoft Authenticator

Przejdź do GooglePlay, odszukaj aplikację Microsoft Authenticator i zainstaluj ją [1]. Otwórz aplikację na telefonie [2]. Przejdź do sekcji Zweryfikowane identyfikatory [3]. Kliknij w przycisk „Zeskanuj kod QR”, aby zeskanować kod QR za pomocą aparatu w telefonie [4].

Bitwarden Authenticator

Przejdź do GooglePlay, odszukaj aplikację Bitwarden Authenticator i zainstaluj ją [1]. Otwórz aplikację na telefonie [2]. Kliknij w przycisk „Skip”, żeby przejść dalej [3]. Kliknij w przycisk „Add code” [4]. W kolejnym kroku możesz zeskanować kod QR za pomocą aparatu w telefonie [5] lub użyć linku „Enter key manually” aby wpisać klucz konfiguracyjny z konta MCL [6].

Instalacja aplikacji do generowania kodów jednorazowych na komputerze z Windows

WinAuth

Pobierz aplikację ze strony producenta i zapisz na komputerze [1]. Wypakuj aplikację i uruchom [2]. Kliknij w przycisk „Add” [3] i wybierz Authenticator [4]. Wklej klucz konfiguracyjny skopiowany ze swojego konta MCL i zatwierdź [5]. Wygeneruj pierwszy kod jednorazowy [6] i zatwierdź [7]. Skopiuj kod (kliknij na kod 2 razy prawym przyciskiem myszy) i wklej do formularza MCL [8]. Jeśli kod wygasł odśwież widok [9].

Wydruk wyników filtrowania do pliku PDF lub XLSX

Wyniki filtrowania możesz pobrać do pliku PDF lub XLSX. Funkcjonalność dostępna jest dla osób z rolą do modułu Studenci (tj. INST_PR_WS, INST_PR_WS_PODGLAD) i dotyczy wyłącznie studentów własnej uczelni.

Uwaga! W jednym pliku można pobrać maksymalnie 100 stron wykazu.

Wyniki filtrowania wyświetlane są w domyślnym widoku tabelarycznym w liczbie 25 rekordów na stronę. Liczbę rekordów na stronę wykazu możesz ustawić samodzielnie. Dostępne wartości to: 10, 25, 50 lub 100 rekordów na stronę.

Jeden wiersz tabeli równa się jednemu rekordowi studenta, przy czym w jednym wierszu może znajdować się kilka kierunków z twojej uczelni, na których kształcił lub kształci się dany student.

Zakres danych widocznych w pliku obejmuje:

Imię,
Nazwisko,
PESEL/rodzaj i numer dokumentu,
Liczbę kierunków
Informacje o kierunku/kierunkach:
- Nazwa kierunku
- Kod uruchomienia,
- Poziom,
- Forma,
- Tytuł uzyskany w wyniku kształcenia
- Liczba semestrów
- Nazwa uczelni, Nazwa jednostki podrzędnej (o ile została wprowadzona)
- Okres studiowania od – do
- Ostatni raportowany semestr

Wybierz właściwe atrybuty w oknie filtrów zestawienia, a następnie kliknij przycisk „Szukaj”. System wyświetli ci odnalezione rekordy w widoku tabelarycznym.

W przypadku dużej liczby wyników, ustaw liczbę rekordów wyświetlanych na stronie na 100, a następnie użyj przycisku „Pobierz listę do PDF” lub „Pobierz listę do XLSX”.

W kolejnym kroku wskaż zakres, który zostanie pobrany do pliku. Do wyboru masz trzy opcje:

wszystko (zakres dostępny dla rekordów mieszczących się do 100 stron wykazu);
bieżąca strona (zakres rekordów mieszczących się na wskazanej stronie wykazu);
zakres stron od – do (zakres maksymalnie 100 stron, po wskazaniu od – do)

Po wskazaniu zakresu użyj przycisku „Pobierz”. Plik z danymi zostanie zapisany na twoim komputerze.

Jeśli chcesz pobrać zakres rekordów większy niż 100 stron, pobierz go w częściach jako osobne pliki, wskazując strony 1-100, 101-200, 201-300… itp.

System poinformuje cię o nieprawidłowym wskazaniu zakresu rekordów przy próbie pobrania do pliku ponad 100 stron wyników filtrowania.

Plik PDF i XLSX poza zakresem danych będzie zawierał nazwę podmiotu, datę i dane osoby, generującej wydruk.

Usunięcie projektu naukowego z wykazu

Z tego wpisu dowiesz się kiedy i jak usunąć rekord projektu naukowego z wykazu.

Jeśli wprowadziłeś projekt naukowy niepotrzebnie do wykazu lub zauważyłeś duplikat istniejącego rekordu to możesz usunąć rekord projektu. Usunięcie projektu jest czynnością nieodwracalną i powoduje usunięcie wszystkich wprowadzonych informacji.

Aby usunąć rekord projektu naukowego, odnajdź rekord w wykazie za pomocą filtrów zestawienia [1] i przejdź do jego szczegółów [2].

W danych szczegółowych projektu skorzystaj z przycisku „Usuń projekt” [1], a następnie potwierdź („Usuń projekt naukowy”) [2].

Rejestracja projektu z dwuetapową procedurą wnioskowania

Z tego wpisu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu projekty naukowe może dodać projekt międzynarodowy.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Projekty naukowe [1]. Przejdź do zestawienia projektów w twoim podmiocie [2].

Kliknij w przycisk „+ Dodaj nowy projekt” [3].

Projekty międzynarodowe charakteryzują się dwuetapową procedurą wnioskowania o środki finansowe na poziomie międzynarodowym i krajowym.
Na I etapie konkursu (etap międzynarodowy) polski zespół badawczy we współpracy z partnerami zagranicznymi przygotowuje w języku angielskim wspólny wniosek. Lider konsorcjum międzynarodowego składa wniosek wspólny w formie elektronicznej za pośrednictwem międzynarodowego systemu.
Na II etapie (etap krajowy) następuje przygotowanie przez polski zespół badawczy wniosku krajowego dotyczącego polskiej części projektu. Odpowiednio zespół badaczy zagranicznych wnioskuje o finansowania w instytucjach w swoim kraju.

W przypadku projektów z dwuetapową procedurą wnioskowania o finansowanie wprowadź dane do POL-on na podstawie umowy zawartej między wnioskodawcą a podmiotem krajowym (podmiot z II etapu wnioskowania o finansowanie), wskazując jako podmiot finansowania podmiot, z którym jednostka podpisała tę umowę (Nie rejestrujemy pierwszego etapu procedury wnioskowania).

Uzupełnij formularz zgodnie z informacjami zawartymi tutaj.

Dane instytucji finansującej

W polu jednostka finansująca podaj nazwę instytucji, z którą podpisano umowę na szczeblu krajowym.

W polu rodzaj instytucji finansującej wskaż czy instytucja finansująca (instytucja, z którą jednostka podpisuje umowę na etapie II – krajowym) jest krajowa, zagraniczna czy międzynarodowa [1].

W POL-on nie określamy typu projektu naukowego (nie określamy czy projekt jest krajowy, zagraniczny czy międzynarodowy). Informacje te odnoszą się do instytucji finansującej.

Zgodnie z interpretacją ministerstwa:

Podmiot krajowy to podmiot polski.
Podmiot zagraniczny to podmiot mający siedzibę w kraju innym niż Polska, podlega regulacjom danego prawa krajowego.
Instytucja międzynarodowa to podmiot, który zrzesza kilka krajów lub uczestników z kilku krajów (jest rozproszona) i podlega jurysdykcji międzynarodowej

Dane o podmiotach realizujących projekt

W zależności od tego jak wnioskodawca został wskazany w umowie (lider/jedyny realizator lub współrealizator) oznacz odpowiednio informację w formularzu [1].

Zarejestruj:

lidera bez względu na to czy jest podmiotem krajowym, czy zagranicznym,
współrealizatora krajowego.

Nie rejestruj współrealizatora zagranicznego.

Podmiot systemu szkolnictwa wyższego i nauki oznacza polski system szkolnictwa wyższego i nauki.

Przykłady rejestracji realizatorów znajdziesz w „Materiałach dodatkowych” tutaj.

W danych dotyczących podmiotu realizującego wskaż źródło pochodzenia środków [2] z podziałem na krajowe i zagraniczne [3]. Jednostka finansująca może być krajowa (NCN, NCBiR), ale środki przekazane przez instytucję mogą być (zgodnie z umową) środkami krajowymi i/lub zagranicznymi.

Zgodnie ze stanowiskiem ministerstwa w sprawie kwalifikacji przyznanych środków w ramach funduszy strukturalnych całe środki przyznane na realizację projektu zaraportuj jako środki krajowe.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 346 ust. 1 pkt 5.
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) –§ 5 ust. 3 pkt 7.