Author Archive

Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego za rok 2024

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych (INST_FIN) może wypełnić i wysłać sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego.

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania

  • uczelnie publiczne
  • uczelnie wojskowe
  • 6 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych, tj.:
    • Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,
    • Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
    • Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,
    • Akademia Katolicka w Warszawie,
    • Akademia Ignatianum w Krakowie,
    • Prawosławne Seminarium Duchowne.

Data utworzenia instytucji składającej sprawozdanie musi być wcześniejsza niż 31.12 roku sprawozdawczego a data zakończenia działalności instytucji (likwidacji lub przekształcenia) musi mieścić się w przedziale od 01.01. do 31.12. roku sprawozdawczego.

Termin złożenia sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego upływa: 30 czerwca. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu INST_FIN nadana na całość uczelni.

Uzupełnienie sprawozdania

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3].

Jeśli twoja jednostka nie składa sprawozdania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania [1], a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz” [2]. Status sprawozdania zmieni się na „Brak danych do zaraportowania” [3].

Zaznaczenie checkboxa „Brak danych do sprawozdania” jest możliwe tylko dla sprawozdania w trybie edycji. Po zaznaczeniu checkboxa dane sprawozdania nie są widoczne dla pracownika ministerstwa.
Jeśli wprowadzisz informacje do sprawozdania i następnie zaznaczysz checkbox „Brak danych do sprawozdania” utracisz wprowadzone informacje. System wyświetli o tym ostrzeżenie i poprosi o potwierdzenie.

Jeśli twój podmiot należy do grupy uczelni zobowiązanych do złożenia sprawozdania uzupełnij formularz. Przejedź w dół ekranu.

Uczelnie wojskowe (nadzorowane przez MON) w pliku sprawozdania powinny wypełnić arkusze: Dotacje, Dział I A, Dział I B, Dział II, Dział III A, Dział III B i Dział IV.

Przed wprowadzeniem wartości do formularza zapoznaj się z wytycznymi merytorycznymi. Znajdziesz je także w linku dostępnym na interfejsie nad formularzem sprawozdania [1].

Wytyczne merytoryczne

Tutaj możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi uzupełnienia sprawozdania.

Wytyczne techniczne

  • Formularz sprawozdania składa się z sekcji. W każdej sekcji znajdziesz wyszczególnienie, plan po zmianach i wykonanie za dany rok sprawozdawczy.
  • Sekcję edytujesz osobno przyciskiem „Koryguj”.
  • Dane wprowadzone do sekcji zapiszesz osobno przyciskiem zapisu.
  • Uzupełnij sekcje w kolejności od góry do dołu (zanim wypełnisz dane w Dziale I wprowadź informacje o dotacjach).
  • W przypadku braku wartości do zaraportowania wpisz zero (0) przy właściwej pozycji.
  • Wprowadź liczby z precyzją do jednego miejsca po przecinku.

Kliknij w przycisk edycji [1]. Wprowadź wartości w puste pola w formularzu danej sekcji [2] i zapisz informacje [3].

W dziale II planu rzeczowo-finansowego możesz wykazać Inne fundusze tworzone na podstawie odrębnych ustaw lub statutu uczelni.  

Aby dodać fundusz utworzony przez uczelnię kliknij w przycisk Dodaj fundusz [1]. W dodanym wierszu wprowadź nazwę [2] oraz dane funduszu [3]. Zapisz sekcję [4].

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1].

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania.

Przed wysłaniem sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego musisz wysłać sprawozdanie finansowe za ten sam rok sprawozdawczy!

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie [2].

W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [3].

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojej jednostki, a następnie użyj przycisku zapisu [4].

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2].

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3].

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1].

Aby wysłać sprawozdanie musisz dołączyć do niego plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia).

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [2].

Oświadczenie może być podpisane:

  • odręcznie
  • elektronicznie.

Podpis odręczny

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf.

Podpis elektroniczny

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf.

Załącz oświadczenie do formularza [3].

Jeśli chcesz, możesz załączyć dodatkowe plik (doc, xlsx, pdf, zip) lub dodać komentarz [4]. Po dołączeniu pliku/plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [5].

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [6].

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne).

Korekta sprawozdania po odesłaniu przez MNiSW i ponowne wysłanie

Jeśli ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmieni się na „Zwrócony do korekty”. W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Zapoznaj się z nimi i wprowadź zmiany do sprawozdania. Skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”. Następnie zapisz i wyślij sprawozdanie zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić oświadczenie, pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu).

Ponowne wysłanie sprawozdania powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”.

Zatwierdzenie sprawozdania

Po otrzymaniu sprawozdania – od razu albo po korekcie – Ministerstwo zatwierdza sprawozdanie. Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 350 ust. 1 pkt 2.
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 16 ust. 1. pkt 2.

Plan finansowy dla Centrum Łukasiewicz i instytutów Sieci Łukasiewicz

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych może wysłać plan finansowy Centrum Łukasiewicz i instytutów Sieci Łukasiewicz. 

Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje: 

  1. Uzupełnienie sprawozdania (importowanie pliku PDF oraz uzupełnienie danych osoby do kontaktu) 
  2. Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania do ministerstwa 
  3. Weryfikację sprawozdania przez ministerstwo 

Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:

  1. Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie 
  2. Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Termin złożenia planu finansowego Centrum Łukasiewicz/instytutu Sieci Łukasiewicz (według stanu na dzień 31.12) upływa: 30 czerwca. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu CL_FIN/INST_FIN nadana na całość podmiotu. 

Uzupełnienie sprawozdania 

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3]. 

Jeśli twój podmiot nie składa sprawozdania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania [1], a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz” [2]. Status sprawozdania zmieni się na „Brak danych do zaraportowania”.  

Jeśli twój podmiot składa sprawozdanie użyj przycisku „Importuj sprawozdanie” [1], załącz właściwy plik z komputera. 

Plan finansowy musi być dodany wyłącznie w formacie pliku PDF – w jednym pliku per rok. System nie umożliwia wgrania pliku w innym formacie niż PDF.  

Jeśli w wybranym katalogu nie widzisz danych, oznacza to, że plik ze sprawozdaniem został zapisany w innym miejscu lub innym formacie niż PDF. 

W zakładce „Błędy walidacji” możesz pobrać i zapoznać się ze zbiorczym raportem błędów walidacji. 

Poprawione sprawozdanie możesz ponownie importować za pomocą przycisku „Importuj sprawozdanie”. Nowe sprawozdanie zastąpi dotychczasowe. 

Potwierdź [2], gdy system poinformuje cię, że wcześniejsze dane zostaną nadpisane. 

Taka sama ścieżka czynności obowiązuje, jeśli chcesz zamienić lub uzupełnić plik. Wgrywanie kolejnych wersji pliku możliwe jest do momentu zatwierdzenia sprawozdania. 

Zaimportowane sprawozdanie możesz pobrać [3]. 

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania 

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1]. 

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania [2]. 

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie. W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [3]. 

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojego podmiotu, a następnie użyj przycisku zapisu [4]. 

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.  

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2]. 

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3]. 

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie. 

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1]. 

Wysyłając sprawozdanie musisz do niego dołączyć: 

  • oświadczenie o zgodności danych zawartych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia) [1], 
  • opinię biegłego rewidenta do sprawozdania finansowego (jako plik dodatkowy) [2]. 

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [3]. 

Oświadczenie może być podpisane przez dyrektora Centrum Łukasiewicz lub instytutu Sieci Łukasiewicz:  

  • odręcznie 
  • elektronicznie. 

Podpis odręczny 

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf. 

Podpis elektroniczny 

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf. 

Załącz oświadczenie do formularza [1].  

Następnie załącz opinię biegłego rewidenta [2]. 

Dodatkowy plik (opinia biegłego rewidenta) może mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip. 

Jeśli poza opinią biegłego rewidenta masz do wysłania inne dokumenty, spakuj je do formatu zip (Plik z oświadczeniem jest zawsze wysyłany oddzielnie. Nie należy go pakować do zipa!).   

Po dołączeniu plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [3]. 

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [4]. 

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne). 

Korekta sprawozdania po odesłaniu przez MNiSW i ponowne wysłanie 

Jeśli ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmieni się na „Zwrócony do korekty”. W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Zapoznaj się z nimi i wprowadź zmiany do sprawozdania. Skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”. Następnie zapisz i wyślij sprawozdanie zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej. 

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić sprawozdanie, pobrać i podpisać oświadczenie oraz załączyć je do POL-onu zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej). 

Ponowne wysłanie sprawozdania powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”. 

Zatwierdzenie sprawozdania 

Po otrzymaniu sprawozdania – od razu albo po korekcie – Ministerstwo zatwierdza sprawozdanie. Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo” 

Podstawy prawne: 
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 350 ust. 1 pkt 1a. 
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 16 ust. 1. pkt 1 lit. b i c. 

Sprawozdanie z wykorzystania subwencji za rok 2024

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych (INST_FIN) może wypełnić i wysłać sprawozdanie z wykorzystania subwencji. 

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania 

  • uczelnie publiczne (akademickie i zawodowe) nadzorowane przez: 
  1. Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego, 
  2. Ministra Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu, 
  3. Ministra Infrastruktury, 
  4. Ministra Obrony Narodowej, 
  5. Ministra Sprawiedliwości, 
  6. Ministra Zdrowia. 
  • 6 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych, tj.: 
  1. Akademia Katolicka w Warszawie,  
  2. Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,  
  3. Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,  
  4. Prawosławne Seminarium Duchowne w Warszawie,  
  5. Uniwersytet Ignatianum w Krakowie,  
  6. Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie. 
  • uczelnie niepubliczne
  • instytuty naukowe PAN 
  • instytuty badawcze 
  • Polska Akademia Umiejętności 

Data utworzenia instytucji składającej sprawozdanie musi być wcześniejsza niż 31.12 roku sprawozdawczego a data zakończenia działalności instytucji (likwidacji lub przekształcenia) musi mieścić się w przedziale od 01.01. do 31.12. roku sprawozdawczego. 

Termin złożenia sprawozdania z wykorzystania subwencji (według stanu na dzień 31.12.2024 r.) upływa: 30 czerwca 2025 r. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu INST_FIN nadana na całość podmiotu. 

Uzupełnienie sprawozdania 

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3]. 

Jeśli twój podmiot nie składa sprawozdania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania [1], a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz” [2]. Status sprawozdania zmieni się na „Brak danych do zaraportowania”. 

Zaznaczenie checkboxa „Brak danych do sprawozdania” jest możliwe tylko dla sprawozdania w trybie edycji. Po zaznaczeniu checkboxa dane sprawozdania nie są widoczne dla pracownika ministerstwa. 
Jeśli wprowadzisz informacje do sprawozdania i następnie zaznaczysz checkbox „Brak danych do sprawozdania” utracisz wprowadzone informacje. System wyświetli o tym ostrzeżenie i poprosi o potwierdzenie. 

Jeśli twój podmiot należy do grupy podmiotów zobowiązanych do złożenia sprawozdania uzupełnij formularz. Przejedź w dół ekranu. 

Od roku sprawozdawczego 2024 sprawozdanie z wykorzystania subwencji składa się z dwóch działów: 

  • Sprawozdanie z wykorzystania subwencji 
  • Informacje uzupełniające do sprawozdania z wykorzystania subwencji 

Nowością w formularzu jest dział II z informacjami uzupełniającymi do sprawozdania, w którym należy wprowadzić środki subwencji przyznane we wskazanych okresach, zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów, przeznaczone na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie oraz prac rozwojowych.   

Przed wprowadzeniem wartości do formularza zapoznaj się z wytycznymi merytorycznymi! Link do objaśnień znajdziesz poniżej w części Wytyczne merytoryczne. Możesz też skorzystać z linku dostępnego na interfejsie nad formularzem sprawozdania [1]. 

Aby wyedytować sprawozdanie wybierz dział [2] (Sprawozdanie z wykorzystania subwencji lub Informacje uzupełniające do sprawozdania z wykorzystania subwencji ), a następnie kliknij w przycisk „Uzupełnij” [3].  

Wprowadź wartości w puste pola w formularzu wybranego działu [1] i zapisz je [2]. 

Wytyczne merytoryczne 

Tutaj możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi uzupełnienia sprawozdania. 

Wytyczne techniczne 

  • W przypadku braku wartości do zaraportowania wpisz zero (0,0) przy właściwej pozycji.  
  • Wprowadź liczby w tysiącach złotych z z jednym znakiem po przecinku. 
  • Aby dodać nakład w części E sprawozdania z wykorzystania subwencji, kliknij w przycisk „Dodaj nakład” [1]. Podaj szczegóły środków oraz ich wartość [2]. Nie zapomnij zapisać formularza! Dodany nakład możesz usunąć za pomocą ikony śmietnika [3].
  • Aby skorygować sprawozdanie po zapisie użyj przycisku „Koryguj”. Opcja korekty będzie dostępna do czasu wysłania sprawozdania.

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania 

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1]. 

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania. 

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie [2]. 

W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [3]. 

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojego podmiotu, a następnie użyj przycisku zapisu [4]. 

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.  

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2]. 

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3]. 

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie. 

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1]. 

Aby wysłać sprawozdanie musisz dołączyć do niego plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia).  

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [2]. 

Oświadczenie może być podpisane:  

  • odręcznie 
  • elektronicznie. 

Podpis odręczny 

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf. 

Podpis elektroniczny 

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf. 

Załącz oświadczenie do formularza [3]. 

Jeśli chcesz, możesz załączyć dodatkowe pliki lub dodać komentarz [4]. Po dołączeniu pliku/plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [5]. 

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [6]. 

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne). 

Korekta sprawozdania po odesłaniu przez MNiSW i ponowne wysłanie 

Jeśli ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmieni się na „Zwrócony do korekty”. W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Zapoznaj się z nimi i wprowadź zmiany do sprawozdania. Skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”. Następnie zapisz i wyślij sprawozdanie zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej. 

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić sprawozdanie, pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu). 

Ponowne wysłanie sprawozdania powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”. 

Zatwierdzenie sprawozdania 

Po otrzymaniu sprawozdania – od razu albo po korekcie – Ministerstwo zatwierdza sprawozdanie. Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo” 

Podstawy prawne: 
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 350 ust. 1 pkt 3. 
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 16 ust. 1. pkt 3, ust. 2-3. 

Pobranie danych pracownika i historii technicznej do pliku

Z tego wpisu dowiesz się jak pobrać dane wybranego pracownika do pliku oraz jak pobrać dane z historii technicznej jego rekordu. 

Odnajdź rekord w wykazie pracowników (nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu) za pomocą filtrów zestawienia [1] i przejdź do jego szczegółów [2]. 

Jeśli potrzebujesz zestawienia z danymi wielu osób, skorzystaj z zestawień generowanych w module Raporty (Obszar Pracownicy). Do raportów możesz dostać się za pomocą przycisku „Raporty”, znajdującego się nad wykazem pracowników po prawej stronie ekranu [3]. Są one dostępne dla użytkowników z rolą edycyjną do modułu Pracownicy. 

Pobranie danych pracownika (pdf) 

Pobranie danych kandydata do pliku pdf możesz potraktować jako czynność kontrolną. Na wydruku pojawią się wyłącznie uzupełnione sekcje. 

Aby pobrać dane pracownika do pliku, użyj przycisku „Pobierz pdf” [1] i zapisz plik na komputerze.

Pobranie historii technicznej z rekordu pracownika (xlsx) 

Aby pobrać historię techniczna rekordu, użyj przycisku „Generuj historię techniczną” [1]. Następnie wykonaj dwie czynności: 

  1. Wygeneruj historie techniczną [2], 
  2. Pobierz historię techniczną [3].

Po zapisie pliku Excel na komputerze znajdziesz w nim kolumny: 

  • Sekcja 
  • Pole (atrybut) 
  • Wartość przed 
  • Wartość po 
  • Operacja 
  • Kto (login użytkownika) 
  • Kiedy (data) 
  • Jednostka 

Archiwizacja kierunków zlikwidowanych

W tym artykule znajdziesz informacje o archiwizacji kierunków studiów o statusie Zlikwidowane.

Kierunki studiów o statusie Zlikwidowane mogą być archiwizowane ręcznie przez użytkownika z rolą edycyjną do modułu.

Aby wesprzeć uczelnie w procesie archiwizacji – wraz z udostępnieniem funkcjonalności – jednorazowo zarchiwizowaliśmy kierunki, dla których zostały spełnione dwa warunki archiwizacji: status kierunku studiów to „Zlikwidowane” oraz upłynęło21 dni od daty dnia zaprzestania prowadzenia studiów.

Jeśli posiadasz rolę edycyjną INST_KIERUNKI_ADM, możesz zarchiwizować pojedynczy kierunek studiów, o ile jego status to „Zlikwidowane”.

Zarchiwizowany kierunek studiów nie jest domyślnie wyświetlany w zestawieniu studiów i uruchomień, ale może być w nim wyszukany.

Aby zarchiwizować kierunek ręcznie, odnajdź kierunek za pomocą filtrów zestawienia [1] i przejdź do jego szczegółów [2].

W zakładce „Zmiany statusu” użyj przycisku „Archiwizacja studiów” [1] i potwierdź [2].

Po archiwizacji w szczegółach kierunku w zakładce „Zmiany statusu” znajdziesz informacje o [3]:

  • dacie archiwizacji kierunku (Zarchiwizowane od),
  • podstawie archiwizacji (Rozporządzenie o POL-on)
  • dacie wydania aktu prawnego (12.09.2024).

Dane te są uzupełniane przez system.

Zarchiwizowanego kierunku nie możesz edytować [1].

Do zarchiwizowanego kierunku nie możesz dodać uruchomienia [2] oraz planowanego uruchomienia [3].

Zarchiwizowanego kierunku nie możesz usunąć [4].

Do zarchiwizowanego kierunku mogą zostać przekazane informacje o ocenie Polskiej Komisji Akredytacyjnej.

Wyszukiwanie studiów zarchiwizowanych

Jeśli chcesz odnaleźć zarchiwizowany kierunek studiów, przejdź do filtrów zestawienia studiów i uruchomień twojego podmiotu.

Możesz wyfiltrować wszystkie kierunki zarchiwizowane za pomocą checkboxa „Pokaż archiwalne” lub wyszukać pojedynczy kierunek.

Jeśli chcesz szybko odnaleźć zarchiwizowany kierunek wprowadź nazwę lub kod kierunku [1], oznacz checkbox „Pokaż archiwalne” [2] i kliknij przycisk „Szukaj”.

Cofnięcie archiwizacji

Jako użytkownik edycyjny możesz cofnąć archiwizację. Cofnięcie archiwizacji może dotyczyć sytuacji, gdy istnieje potrzeba uzupełnienia lub korekty danych o kierunku lub o jego uruchomieniach.

Odnajdź kierunek zarchiwizowany za pomocą filtrów zestawienia zgodnie ze ścieżką opisaną powyżeji przejdź do danych o kierunku [1].

W zakładce „Zmiany statusu”, w wierszu z danymi archiwizacji kliknij w ikonę śmietnika [2]. Cofnięcie archiwizacji będzie wymagało potwierdzenia [3].

Po cofnięciu archiwizacji akcja „Archiwizacja kierunku” stanie się znów aktywna. Kierunek przywrócony z archiwum będziesz mógł ponownie zarchiwizować ręcznie.

Podstawy prawne:
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz. 1403) – §12 ust. 1, pkt 4.

Objaśnienia do sprawozdania z wykorzystania dotacji za rok 2024

Objaśnienia do sprawozdania z wykorzystania dotacji na zadania związane z zapewnieniem osobom niepełnosprawnym warunków do pełnego udziału w procesie przyjmowania na studia, do szkół doktorskich, kształceniu na studiach i w szkołach doktorskich lub prowadzeniu działalności naukowej, o których mowa w art. 365 ust. 6 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2022 r. poz. 574, z późn. zm.)

Objaśnienia do sprawozdania z wykorzystania dotacji za rok 2024 (pdf)Pobierz

Sprawozdanie z wykorzystania dotacji na zadania związane z zapewnieniem osobom niepełnosprawnym warunków do pełnego udziału w procesie rekrutacji lub prowadzeniu działalności naukowej za rok 2024

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych (INST_FIN) może wypełnić i wysłać sprawozdanie z wykorzystania ww. dotacji.

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania

  • uczelnie publiczne podlegające pod:
    • Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego
    • Ministerstwo Infrastruktury
    • Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu
    • Ministerstwo Obrony Narodowej
    • Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji
    • Ministerstwo Sprawiedliwości
    • Ministerstwo Zdrowia
  • 6 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych, tj.:
    • Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,
    • Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
    • Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,
    • Akademia Katolicka w Warszawie,
    • Akademia Ignatianum w Krakowie,
    • Prawosławne Seminarium Duchowne.
  • uczelnie niepubliczne

Data utworzenia instytucji składającej sprawozdanie musi być wcześniejsza niż 31.12 roku sprawozdawczego a data zakończenia działalności instytucji (likwidacji lub przekształcenia) musi mieścić się w przedziale od 01.01. do 31.12. roku sprawozdawczego.

Termin złożenia sprawozdania z wykorzystania dotacji na zadania związane z zapewnieniem osobom niepełnosprawnym warunków do pełnego udziału w procesie rekrutacji lub prowadzeniu działalności naukowej upływa: 31 marca. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu INST_FIN nadana na całość uczelni.

Uzupełnienie sprawozdania

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3].

Zaznaczenie checkboxa „Brak danych do sprawozdania” [1] jest możliwe tylko dla sprawozdania w trybie edycji, gdy formularz nie zawiera danych inicjalnych. Po zaznaczeniu checkboxa dane sprawozdania nie są widoczne dla pracownika ministerstwa.
Jeśli wprowadzisz informacje do sprawozdania i następnie zaznaczysz checkbox „Brak danych do sprawozdania” utracisz wprowadzone informacje. System wyświetli o tym ostrzeżenie i poprosi o potwierdzenie [2].

Jeśli twój podmiot należy do grupy uczelni zobowiązanych do złożenia sprawozdania uzupełnij formularz. Przejedź w dół ekranu i kliknij w przycisk „Uzupełnij” [1].

Przed wprowadzeniem wartości do formularza zapoznaj się z wytycznymi merytorycznymi. Link do objaśnień znajdziesz w tym wpisie poniżej. Możesz też skorzystać z linku dostępnego na interfejsie nad formularzem sprawozdania [2].

Wprowadź wartości w puste pola w formularzu [3] i zapisz wprowadzone informacje [4].

Formularz różni się w zależności od tego, czy uczelnia podlegała w roku sprawozdawczym przekształceniom, czy nie (formularz jest wyświetlany na podstawie informacji dotyczących przekształceń podmiotu, wprowadzonych do systemu POL-on w module Instytucje). 

Jeśli twoja uczelnia jest uczelnią włączającą (w jej struktury w roku sprawozdawczym została włączona inna uczelnia lub uczelnie), to wypełnia formularz, w którym dodatkowo wykazuje dla każdej włączonej uczelni kwotę otrzymaną w związku z jej włączeniem. W formularzu generowane są odpowiednio dodatkowe wiersze z nazwą uczelni, której dotyczą.

W przypadku uczelni włączanej (takiej, która została włączona w struktury innej uczelni w trakcie roku sprawozdawczego) formularz zawiera dodatkowy wiersz na wykazanie wartości wykorzystanej dotacji do momentu przed włączeniem do innej uczelni. 

Jeśli brakuje wiersza dla uczelni, która została włączona wówczas należy taką sytuację zgłosić do OPI PIB lub ministerstwa przed wypełnieniem sprawozdania.

Jeśli twoja uczelnia została włączona do innej uczelni lub zlikwidowana, towypełnia formularz, w którym wykazuje dodatkowo, ile z przyznanej dotacji zostało przekazane przez ministerstwo włączanej/zlikwidowanej uczelni w roku sprawozdawczym.

Wytyczne techniczne

  • W formularzu znajdziesz wartości wgrane na podstawie danych przekazanych przez ministerstwo. Pozycji tych nie możesz edytować. Jeśli uznasz dane za błędne, skontaktuj się z ministerstwem za pośrednictwem Helpdesku OPI PIB, wybierając kategorię zgłoszenia merytorycznego.
  • Pola na niebieskim tle zawierają wartości wyliczalne. Ich tez nie możesz edytować. Wyliczają się one automatycznie na podstawie wartości składowych (wprowadzanych w pola na białym tle).
  • W przypadku braku wartości do zaraportowania wpisz zero (0,00) przy właściwej pozycji.
  • Wprowadź liczby z precyzją do dwóch miejsc po przecinku.

Wytyczne merytoryczne

Tutaj możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi uzupełnienia sprawozdania.

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1].

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania.

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie [2].

W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [3].

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojej jednostki, a następnie użyj przycisku zapisu [4].

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2].

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3].

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1].

Aby wysłać sprawozdanie musisz dołączyć do niego plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia).

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [2].

Oświadczenie może być podpisane:

  • odręcznie
  • elektronicznie.

Podpis odręczny

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf.

Podpis elektroniczny

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf.

Załącz oświadczenie do formularza [3].

Jeśli chcesz, możesz załączyć dodatkowe pliki lub dodać komentarz [4]. Po dołączeniu pliku/plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [5].

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [6].

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne).

Korekta sprawozdania po odesłaniu przez MNiSW i ponowne wysłanie

Jeśli ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmieni się na „Zwrócony do korekty”. W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Zapoznaj się z nimi i wprowadź zmiany do sprawozdania. Skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”. Następnie zapisz i wyślij sprawozdanie zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić oświadczenie, pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu).

Ponowne wysłanie sprawozdania powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”.

Zatwierdzenie sprawozdania

Po otrzymaniu sprawozdania – od razu albo po korekcie – Ministerstwo zatwierdza sprawozdanie. Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 350 ust. 1 pkt 3.
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 16 ust. 1. pkt 3, ust. 2-3.

Objaśnienia do sprawozdań z wykorzystania środków z funduszu stypendialnego za rok 2024

Uczelnie publiczne, uczelnie kościelne otrzymujące dotację na zasadach określonych dla uczelni publicznych

Objaśnienia do sprawozdania z wykorzystania funduszu stypendialnego za rok 2024 – uczelnie publiczne (pdf)Pobierz

Uczelnie niepubliczne

Objaśnienia do sprawozdania z wykorzystania funduszu stypendialnego za rok 2024 – uczelnie niepubliczne (pdf)Pobierz

Instytuty naukowe PAN, instytuty badawcze lub międzynarodowe instytuty naukowe, instytucje prowadzące głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły

Objaśnienia do sprawozdania z wykorzystania funduszu stypendialnego za rok 2024 – instytuty i instytucje SdWMN (pdf)Pobierz

Sprawozdanie z wykorzystania środków funduszu stypendialnego w tym dotacji na świadczenia oraz środków na stypendia ministra za rok 2024

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych (INST_FIN) może wypełnić i wysłać sprawozdanie z wykorzystania środków funduszu stypendialnego.

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania

  • uczelnie publiczne podlegające pod Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz Ministerstwo Zdrowia
  • 6 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych, tj.:
    • Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,
    • Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
    • Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,
    • Akademia Katolicka w Warszawie,
    • Akademia Ignatianum w Krakowie,
    • Prawosławne Seminarium Duchowne.
  • uczelnie niepubliczne
  • instytuty kształcące doktorantów (z uprawnieniami do prowadzenia studiów doktoranckich wg stanu na 31.12. roku poprzedzającego rok sprawozdawczy).
  • instytuty niekształcące doktorantów (raportujące wykorzystanie środków na stypendium Ministra dla wybitnych młodych naukowców)

Termin złożenia sprawozdania z wykorzystania środków funduszu stypendialnego w tym dotacji na świadczenia oraz środków na stypendia ministra upływa: 31 marca. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu INST_FIN nadana na całość uczelni.

Uzupełnienie sprawozdania

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3].

Jeśli twoja jednostka nie składa sprawozdania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania [1], a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz” [2]. Status sprawozdania zmieni się na „Brak danych do zaraportowania” [3].

Zaznaczenie checkboxa „Brak danych do sprawozdania” jest możliwe tylko dla sprawozdania w trybie edycji. Po zaznaczeniu checkboxa dane sprawozdania nie są widoczne dla pracownika ministerstwa.
Jeśli wprowadzisz informacje do sprawozdania i następnie zaznaczysz checkbox „Brak danych do sprawozdania” utracisz wprowadzone informacje. System wyświetli o tym ostrzeżenie i poprosi o potwierdzenie.

Jeśli twój podmiot należy do grupy uczelni zobowiązanych do złożenia sprawozdania uzupełnij formularz. Przejedź w dół ekranu i kliknij w przycisk „Uzupełnij” [1].

Przed wprowadzeniem wartości do formularza zapoznaj się z wytycznymi merytorycznymi. Link do objaśnień znajdziesz w tym wpisie poniżej. Możesz też skorzystać z linku dostępnego na interfejsie nad formularzem sprawozdania [2].

Wprowadź wartości w puste pola w formularzu [3] i zapisz informacje [4].

Wytyczne techniczne

  • W przypadku braku wartości do zaraportowania wpisz zero (0,00) przy właściwej pozycji.
  • Wprowadź liczby z precyzją do dwóch miejsc po przecinku.

Wytyczne merytoryczne

Tutaj możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi uzupełnienia sprawozdania przez twój podmiot w zależności od jej typu (uczelnie publiczne, uczelnie niepubliczne, instytuty naukowe PAN, instytuty badawcze lub międzynarodowe instytuty naukowe, instytucje prowadzące głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły.

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1].

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania.

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie [2]. W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [2].

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojej jednostki, a następnie użyj przycisku zapisu [4].

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2].

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3].

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1].

Aby wysłać sprawozdanie musisz dołączyć do niego plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia).

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [2].

Oświadczenie może być podpisane:

  • odręcznie
  • elektronicznie.

Podpis odręczny

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf.

Podpis elektroniczny

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf.

Załącz oświadczenie do formularza [3].

Jeśli chcesz, możesz załączyć dodatkowe pliki lub dodać komentarz [4]. Po dołączeniu pliku/plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [5].

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [6].

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne).

Korekta sprawozdania po odesłaniu przez MNiSW i ponowne wysłanie

Jeśli ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmieni się na „Zwrócony do korekty”. W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Zapoznaj się z nimi i wprowadź zmiany do sprawozdania. Skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”. Następnie zapisz i wyślij sprawozdanie zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić oświadczenie, pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu).

Ponowne wysłanie sprawozdania powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”.

Zatwierdzenie sprawozdania

Po otrzymaniu sprawozdania – od razu albo po korekcie – Ministerstwo zatwierdza sprawozdanie. Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 350 ust. 1 pkt 3.
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 16 ust. 1. pkt 3, ust. 2-3.

Formularz danych uzupełniających na potrzeby naliczania subwencji na rok 2025

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych (INST_PR_SPR) może wypełnić i wysłać formularz danych na potrzeby naliczenia subwencji.

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania: 

  • uczelnie publiczne akademickie nadzorowane przez MNiSW, 
  • uczelnie publiczne akademickie nadzorowane przez MZ,
  • 6 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych, tj.: 
  1. Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II, 
  2. Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie, 
  3. Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu, 
  4. Akademia Katolicka w Warszawie, 
  5. Akademia Ignatianum w Krakowie, 
  6. Prawosławne Seminarium Duchowne. 

Część 3 formularza „Projekty realizowane w ramach programów międzynarodowych…” wypełnia tylko 9 uczelni IDUB: 

  1. Akademia Górniczo-Hutnicza im. Stanisława Staszica w Krakowie, 
  2. Politechnika Gdańska, 
  3. Politechnika Śląska, 
  4. Politechnika Warszawska, 
  5. Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, 
  6. Uniwersytet Jagielloński w Krakowie, 
  7. Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu, 
  8. Uniwersytet Warszawski, 
  9. Uniwersytet Wrocławski. 

Publiczne uczelnie zawodowe nie składają ww. formularza! 

Termin złożenia formularza danych uzupełniających na potrzeby naliczenia subwencji upływa 28 lutego. Do uzupełnienia i wysłania formularza niezbędna jest rola edycyjna INST_PR_SPR nadana na całość uczelni.

Zmiany w formularzu od roku sprawozdawczego 2024
1. Nie zbieramy danych o pracownikach przyjeżdżających i wyjeżdżających.
2. Liczba studentów i doktorantów wyliczana jest przez system na podstawie informacji jednostkowych wprowadzonych przez uczelnie.
3. W umowie raportujemy studentów/doktorantów w zakresie danych:
Identyfikator studenta/doktoranta,
Rodzaj mobilności, tj.
– Student przyjeżdżający,
– Student wyjeżdżający,
– Doktorant przyjeżdżający,
– Doktorant wyjeżdzający – szkoła doktorska,
– Doktorant wyjeżdzający- studia doktoranckie (stary tryb),
Data rozpoczęcia mobilności studenta/doktoranta zgodnie z umową,
Data zakończenia mobilności studenta/doktoranta zgodnie z umową.

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3].

Jeśli twoja jednostka nie posiada danych do przekazania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania [1], a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz” [2]. Status sprawozdania zmieni się na „Brak danych do zaraportowania” [3].

Zaznaczenie checkboxa „Brak danych do sprawozdania” jest możliwe tylko dla sprawozdania w trybie edycji.
Jeśli wprowadzisz jakeś informacje do sprawozdania i następnie zaznaczysz checkbox „Brak danych do sprawozdania” utracisz wprowadzone informacje. System wyświetli o tym ostrzeżenie i poprosi o potwierdzenie.
Po odznaczeniu checkbox’a sprawozdanie zostanie przywrócone do stanu w jakim było w momencie udostępnienia (Do części 1 „Współpraca międzynarodowa” zostaną ponownie wgrane aktywne umowy z poprzedniego roku. Natomiast informacje wprowadzone przez ciebie do formularza nie zostaną przywrócone).

Jeśli twoja jednostka posiada dane do przekazania, przejedź w dół – do sekcji z częściami sprawozdania.

Formularz składa się z 3 części:

  1. Współpraca międzynarodowa
  2. Pracownicy cudzoziemcy
  3. Projekty realizowane w ramach programów międzynarodowych Horyzont 2020 i Horyzont Europa (dla uczelni IDUB)

Współpraca międzynarodowa

W tej częściformularza znajdziesz dodane automatycznie aktywne umowy za zeszły rok. Umowa została dodana jeśli przynajmniej jeden dzień z tej umowy mieści się w okresie sprawozdawczym dla subwencji danego roku.

Okres sprawozdawczy dla subwencji danego roku to poprzedni rok akademicki (np. dla formularza subwencji stanowiącego podstawę naliczenia subwencji na rok 2025 okresem sprawozdawczym będzie rok akademicki 2023/2024, czyli okres 01.10.2023-30.09.2024. W systemie – Rok sprawozdawczy 2024).

Dane w tabeli możesz posortować rosnąco lub malejąco według numeru umowy/porozumienia.

Aby przejść do szczegółów umowy, użyj linku aktywnego ukrytego w kolumnie Rodzaj lub Nr umowy/porozumienia [1].

Umowy widoczne w zestawieniu możesz:

  • uzupełnić o informacje dotyczące studentów/doktorantów (ikona osoby) [2],
  • skorygować (ikona dokumentu) [3],
  • usunąć (ikona śmietnika) [4].

Z poziomu danych szczegółowych możesz skorygować lub usunąć umowę za pomocą właściwych przycisków [1].

W części Współpraca międzynarodowa możesz:

  • Dodać pojedynczą umowę
  • Dodać wiele umów za pomocą pliku importowego

Dodanie pojedynczej umowy

Aby dodać nową umowę do zestawienia kliknij w przycisk „Dodaj umowę” [1], a następnie uzupełnij formularz od góry do dołu.

W danych podstawowych wskaż lub uzupełnij obowiązkowo:

  • Rodzaj (porozumienie, umowa),
  • Numer porozumienia lub umowy (uwzględniając umowy dotyczące współpracy w zakresie wspólnego prowadzenia badań, projektów naukowych, wdrożeniowych i innowacyjnych),
  • Nazwę partnera,
  • Kraj pochodzenia partnera (system podpowie ci kraj po wprowadzeniu kilku pierwszych liter),
  • Miasto pochodzenia partnera,
  • Status (aktywna, nieaktywna),
  • Okres trwania umowy (od – do),
  • Zakres współpracy.

Okres trwania umowy do – jest pozycją, która może pozostać pusta. W przypadku umów na czas nieokreślony wskazane jest oznaczenie właściwego checkboxa [2].

W kolejnym kroku wskaż dyscyplinę. W tym celu użyj przycisku „Dodaj dziedzinę/dyscyplinę” [1], a następnie wybierz właściwą pozycję z rozwijanego menu [2]. Aby dodać kolejną dyscyplinę powtórz proces.

Zapisz formularz [3]. Zapisaną umowę możesz uzupełnić, poprawić lub usunąć zgodnie z informacjami zawartymi powyżej.

Dodanie studentów/doktorantów do umowy/porozumienia

Odszukaj umowę/porozumienie, a następnie użyj ikony uzupełnienia danych o studentach/doktorantach (ikona osoby) [1].

Kliknij w przycisk „Dodaj studenta/doktoranta” [2]. Wprowadź:

  • Identyfikator studenta/doktoranta (max. 7 znaków),
  • Rodzaj mobilności (Student przyjeżdżający, Student wyjeżdżający, Doktorant przyjeżdżający, Doktorant wyjeżdzający – szkoła doktorska, Doktorant wyjeżdzający- studia doktoranckie – stary tryb),
  • Datę rozpoczęcia mobilności zgodnie z umową,
  • Datę zakończenia mobilności zgodnie z umową.

Zapisz informację za pomocą znacznika zapisu po prawej stronie [3].

Jeśli nie wiesz, jak powinien wyglądać identyfikator studenta/doktoranta, zapoznaj się z wytycznymi merytorycznymi poniżej!

Wytyczne merytoryczne

Sposób wykazywania danych dotyczących międzynarodowej krótkoterminowej mobilności studentów i doktorantów (pdf) wersja 20.02.2025Pobierz

Dodanie wielu umów za pomocą pliku importowego

Z uwagi na zmianę raportowania danych za rok akademicki 2023/2024 w pliku importu należy powielić wiersz z umową tyle razy ilu studentów lub doktorantów uczelnia raportuje, tj. jeśli w ramach danej umowy wyjechało lub przyjechało 4 studentów, dane umowy należy powielić w czterech wierszach jednocześnie w każdym z wierszy wykazując innego studenta.

Aby dodać wiele umów do zestawienia za pomocą pliku importowego, będziesz musiał wykonać poniższe kroki.

  1. Pobierz plik xlsx z dotychczas wprowadzonymi umowami, a w przypadku braku zarejestrowanych umów, pusty plik xlsx. W tym celu użyj przycisku „Pobierz umowy” [1] i zapisz plik na komputerze.
  2. Uzupełnij lub popraw pobrany plik zgodnie z posiadaną dokumentacją.
  3. Zaimportuj kompletny plik za pomocą przycisku „Importuj umowy” [2].

W polu „Dziedzina/dyscyplina naukowa, w której prowadzona jest współpraca” w przypadku kilku dziedzin/dyscyplin wymień je po przecinku.

Jeśli plik importowy przejdzie walidację, system wyświetli komunikat o treści „UWAGA: Po zaimportowaniu pliku dotychczasowe dane wprowadzone do działu II formularza zostaną w całości usunięte i zastąpione jego zawartością. Czy chcesz kontynuować operację?”. W celu zatwierdzenia importu kliknij „Tak” [3]. Wcześniejsze dane zostaną nadpisane.Jeśli wybierzesz „Nie” – operacja zostanie anulowana.

Jeśli plik importowy będzie zawierał błędy, wówczas system poinformuje cię o tym. Przejdź do zakładki „Błędy walidacji” [4], aby pobrać plik z listą błędów, które należy poprawić przed ponownym wgraniem danych.

Pracownicy cudzoziemcy

Użyj przycisku „Koryguj” [1], aby przejść do edycji. 

Wprowadź liczbę pracowników niebędących obywatelami polskimi posiadających tytuł profesora lub zatrudnionych na stanowisku profesora uczelni w innej uczelni, zagranicznej uczelni lub zagranicznej instytucji naukowej lub na stanowisku profesora instytutu w instytucie PAN, instytucie badawczym lub instytucie międzynarodowym, które w poprzednim roku akademickim przeprowadziły co najmniej 60 godzin zajęć dydaktycznych w i-tej publicznej uczelni akademickiej (z wyłączeniem osób pozostających z uczelnią w stosunku pracy) [2].

Zapisz formularz przyciskiem zapisu [3]. Zapisaną liczbę możesz poprawić.

Projekty realizowane w ramach programów międzynarodowych Horyzont 2020 i Horyzont Europa (dla uczelni IDUB)

Użyj przycisku „Koryguj” [1], aby przejść do edycji.

Uzupełnij informacje wprowadzając numer umowy [2] oraz wskazując rolę w projekcie. Do wyboru masz następujące role [3]:

  • Beneficjent
  • Partner
  • Lider

Możesz wybrać tylko jedną rolę dla danej umowy.

Kolejną umowę możesz dodać za pomocą przycisku „Dodaj kolejną umowę” [1]. Dodane pozycje możesz usunąć korzystając z ikony śmietnika [2], znajdującej się po prawej stronie danej pozycji.

Po uzupełnieniu umów, zapisz wszystkie dane za pomocą przycisku na dole strony [3]. W przypadku błędu lub braku po zapisie możesz poprawić wpis.

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1].

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania.

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie. W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [2].

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojej jednostki, a następnie użyj przycisku zapisu [3].

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2].

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3].

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1].

Aby wysłać sprawozdanie musisz dołączyć do niego plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia). Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [2].

Oświadczenie może być podpisane:

  • odręcznie,
  • elektronicznie.

Podpis odręczny

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf.

Podpis elektroniczny

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf.

Załącz podpisane oświadczenie do formularza [3].

Jeśli chcesz, możesz załączyć dodatkowe pliki lub dodać komentarz [4]. Po dołączeniu pliku/plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [5].

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [6].

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne).

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 350 ust. 1 pkt 3.
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 16 ust. 1. pkt 3, ust. 2-3.

Planowane uruchomienia kierunków studiów

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, jak rejestrować zaplanowane uruchomienia kierunku i zarządzać ich danymi.

Informacje o zaplanowanych uruchomieniach będą przekazywane z modułu Kierunki studiów do:
– Ankiety – rekrutacja na kierunki studiów (składanej w Bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych),
– Wyszukiwarki kierunków studiów (więcej o niej przeczytasz tutaj).

Wybierz moduł Kierunki studiów [1], a następnie Zestawienie studiów i uruchomień twojej jednostki [2].

Odszukaj wybrany kierunek za pomocą filtrów zestawienia [1]. Jeśli trzeba – wskaż właściwy kierunek, spośród odnalezionych wyników [2]. W widoku pojedynczym (uproszczonym) [3] przewiń ekran do dołu.

W danych o uruchomieniach kierunku znajdziesz przycisk „Zobacz planowane uruchomienia” [1]. Po kliknięciu zostaniesz przeniesiony do sekcji planowanych uruchomień.

W sekcji Planowane uruchomienia możesz:

  • zapoznać się z zarejestrowanymi przyszłymi uruchomieniami [2],
  • zarejestrować planowane uruchomienie kierunku (przycisk „+Dodaj planowane uruchomienie”) [3].

Po przejściu do danych szczegółowych zaplanowanego uruchomienia możesz je zatwierdzić lub odrzucić. Więcej o tych czynnościach przeczytasz w dalszej części wpisu.

Rejestracja planowanego uruchomienia kierunku

Aby zarejestrować planowane uruchomienie kierunku musisz posiadać rolę edycyjną do modułu Kierunki studiów.

Planowane uruchomienie możesz dodać wyłącznie do studiów o statusie „Prowadzone”!

Możesz dodać tylko jedno planowane uruchomienie o tej samej nazwie, o tej samej formie, tej samej liczbie semestrów, tej samej liście języków filologii, tym samym języku kształcenia, tym samym tytule zawodowym, tej samej wartości dotyczącej znacznika studiów dualnych oraz tej samej wartości dotyczącej współpracy z organizacją zawodową.

Kliknij w przycisk „+Dodaj planowane uruchomienie” [1].

Uzupełnij formularz od góry do dołu w zakresie wymaganych danych (oznaczonych gwiazdką – *). Nazwa planowanego uruchomienia jest nazwą kierunku.

Wskaż dane planowanego uruchomienia:

  • tytuł uzyskany w wyniku ukończenia studiów,
  • planowaną datę uruchomienia (z przyszłości! [2]),
  • formę,
  • liczbę semestrów,
  • liczbę punktów ECTS wymaganą do uzyskania kwalifikacji,
  • język kształcenia.

Możesz wprowadzić kod zewnętrzny uruchomienia, jeśli twoja jednostka się nimi posługuje.

Zapisz formularz [3].

System poinformuje cię o dodaniu planowanego uruchomienia. Jego status przyjmie wartość „Planowane”.

Aby przejść do danych szczegółowych planowanego uruchomienia, kliknij w wiersz z jego danymi [4].

Korekta planowanego uruchomienia

Jeśli potrzebujesz skorygować informacje dotyczące planowanego uruchomienia, odnajdź uruchomienie za pomocą filtrów zestawienia [1]. Przejdź do danych szczegółowych, klikając w wiersz z jego danymi [2].

Użyj przycisku „Koryguj” w sekcji wymagającej poprawy [3]. Po korekcie danych zapisz zmiany [4].

Zatwierdzenie/odrzucenie planowanego uruchomienia

Planowane uruchomienia możesz zatwierdzić lub odrzucić za pomocą przycisków dostępnych w danych szczegółowych uruchomienia.

Znajdź planowane uruchomienie za pomocą filtrów zestawienia (wpisując jego kod lub filtrując uruchomienia po statusie „Planowane”) [1]. Przejdź do danych szczegółowych wybranego uruchomienia, klikając w wiersz z jego danymi [2].

  • Jeśli chcesz zatwierdzić zaplanowane uruchomienie – po upływie daty, od której faktyczne będzie ono prowadzone – użyj przycisku „Zatwierdź” [1], a następnie potwierdź decyzję [2].

W efekcie zaplanowane uruchomienie zostanie przeniesione do sekcji uruchomień prowadzonych.

  • Jeśli chcesz odrzucić zaplanowane uruchomienie – gdy mimo planów nie uda się uruchomić na nim kształcenia – użyj przycisku „Odrzuć” [1], a następnie potwierdź decyzję [2].

Odrzucone uruchomienie pozostanie w sekcji „Planowane uruchomienia”, ale jego status zmieni się z „Planowane” na „Odrzucone” [3]. Będziesz mógł je wyszukać w wykazie za pomocą właściwego filtra.

Odrzuconego uruchomienia nie możesz ponownie oznaczyć jako zaplanowane. Gdybyś niepotrzebnie odrzucił zaplanowane uruchomienie, możesz je usunąć z sekcji, a następnie dodać ponownie.

Usunięcie planowanego uruchomienia

Jeśli dodałeś niepotrzebnie planowane uruchomienie kierunku, możesz je usunąć. W tym celu przejdź do danych planowanego uruchomienia [1].

Kliknij w przycisk „Usuń” [2].

Ponieważ jest to czynność nieodwracalna będziesz musiał potwierdzić decyzję (przycisk „Kontynuuj”) [3].

System poinformuje cię o usunięciu planowanego uruchomienia.

Ocena PKA

Z tego wpisu dowiesz się, gdzie znajdziesz informacje o ocenie Polskiej Komisji Akredytacyjnej w rekordzie kierunku studiów.

Aby przejść do danych o kierunku wprowadź nazwę lub kod kierunku [1] w filtrach zestawienia studiów i uruchomień twojej jednostki i kliknij w przycisk „Szukaj”. Kliknij w nazwę kierunku [2].

Przejdź do zakładki „Ocena PKA”. Znajdziesz w niej informacje o wyniku oceny Polskiej Komisji Akredytacyjnej [1].

Informacja o ocenie jest wyświetlana również w danych podstawowych (zakładka „Aktualne dane”) [2].

Podstawy prawne: 
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 346 ust 1 pkt 7. 
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz. 1403) – z § 5 ust. 2 pkt 22.  

Studia wspólne – podmioty wprowadzające dane

Z tego wpisu dowiesz się, gdzie znajdziesz informacje o podmiotach wprowadzających dane o studiach wspólnych.

Zakładka „Studia wspólne – podmioty wprowadzające dane” pojawia się wyłącznie w rekordach kierunków, które zostały podłączone do studiów wspólnych (tzn. mają stosowny wpis w zakładce „Studia wspólne”.

Aby przejść do danych o kierunku wprowadź nazwę lub kod kierunku [1] w filtrach zestawienia studiów i uruchomień twojej jednostki i kliknij w przycisk „Szukaj”. Kliknij w nazwę kierunku [2].

Przejdź do zakładki „Studia wspólne – podmioty wprowadzające dane”. Znajdziesz w niej informacje o podmiocie odpowiedzialnym (lub podmiotach odpowiedzialnych) za wprowadzanie danych do POL-on [3]. Dane te są wyświetlane na podstawie rejestracji studentów w POL-on.

Podstawy prawne: 
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 60 ust 1. 
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz. 1403) – z § 5 ust. 2 pkt 6.  

Sprawozdanie o mobilności absolwentów S-M-POLON

Niezbędne role

  • INST_PR_SPR  lub INST_NAUK_PR_SPR – dodawanie, edycja i przeglądanie sprawozdania
  • INST_PR_SPR_PODGLAD – przeglądanie sprawozdania

Podmioty zobowiązane do uzupełnienia sprawozdania

Do uzupełnienia sprawozdania są zobowiązane:

  • uczelnie (publiczne, niepubliczne, kościelne),
  • instytuty badawcze,
  • instytuty PAN,
  • instytucje międzynarodowe.

Termin przekazania sprawozdania do GUS (według stanu danych na 31 grudnia 2024 r.) upływa 31 sierpnia 2025 r.

Zgodnie z nową interpretacją MNiSW i GUS wszystkie jednostki powinny złożyć sprawozdanie. W przypadku, gdy podmiot nie ma danych spełniających kryteria, musi oznaczyć sprawozdania jako „Brak danych do sprawozdania”.

Kogo należy wykazać w sprawozdaniu?

Działy 1 i 2

W sprawozdaniu w dziale 1 i 2 należy wykazać absolwentów, którzy w ramach programu studiów wyjeżdżali za granicę w celu studiowania lub studiowania połączonego z pracą/praktyką. Sprawozdanie obejmuje:

  • cudzoziemców i obywateli polskich, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską;
  • cudzoziemców i obywateli polskich, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości w Polsce.

W sprawozdaniu należy podać liczbę tych absolwentów, którzy w ramach danego cyklu studiów przebywali za granicą przez co najmniej trzy miesiące nieprzerwanie lub ich pobyt wiązał się z uzyskaniem co najmniej 15 punktów ECTS.

Cykl studiów oznacza cały okres kształcenia w ramach danego uruchomienia studiów na kierunku, od pierwszego do ostatniego roku studiów.

Każdego absolwenta należy wykazać tylko raz.

Zgodnie ze wskazaniami GUS w sprawozdaniu o mobilności zawsze wykazujemy absolwenta tylko jeden raz. Kryterium dodatkowym jest długość pobytu. W przypadku wielokrotnych pobytów za granicą, należy wykazać tylko najdłuższy z nich.

W dziale 1 i 2 kolumnie 25-30 powinny być wykazywane osoby, które uzyskały stopień naukowy doktora w roku kalendarzowym 2024, w wyniku odbytych studiów doktoranckich lub kształcenia w szkołach doktorskich.

W sprawozdaniu za 2024 r. powinni być wykazywani absolwenci, których data ukończenia studiów jest późniejsza niż 31 grudnia 2023 r. i wcześniejsza niż 1 stycznia 2025 r.

Struktura sprawozdania

Sprawozdanie składa się z działów (nie ma podziału na sekcje):

  • Dział 1. Absolwenci, którzy w ramach studiów przebywali za granicą – według typu pobytu;
  • Dział 2. Absolwenci, którzy w ramach studiów przebywali za granicą – według kraju pobytu;

Przyjęte szablony:

Procedura składania sprawozdania

Sprawozdania o mobilności absolwentów obsługiwane są analogicznie, jak inne sprawozdania GUS, z następującymi różnicami:

  • Dane są w całości importowane przez użytkowników. Nie ma danych wyliczanych automatycznie. Jednak po imporcie danych przez użytkownika, muszą one jeszcze zostać przetworzone w hurtowni danych OPI PIB zanim będzie je można pobrać jako raport z danych statystycznych. Oznacza to, że należy odczekać kilka godzin aż będzie gotowy raport.

UWAGA! Sprawozdania przeliczają się osiem razy dziennie o godzinach: 7:00, 9:00, 11:00, 13:00, 15:00, 17:00, 19:00 oraz 21:00 Przeliczenie trwa ok. 1-2 minuty.

UWAGA! Dopiero po przetworzeniu danych przez hurtownię podmiot ma możliwość zatwierdzenia sprawozdania.

  • Sprawozdania nie są generowane dla filii, a jedynie dla instytucji głównych.

Procedura obejmuje następujące etapy:

  1. pobranie szablonu importu;
  2. uzupełnienie pliku sprawozdania w formacie .xlsx (odbywa się poza systemem POL-on);
  3. zaimportowanie uzupełnionego pliku.

Jeśli podczas importu zostaną wykryte błędy w pliku, nie zostanie on zaimportowany. Informacja o błędach będzie dostępna w raporcie z importu. Należy poprawić błędy w importowanym pliku i ponowić próbę importu.

Tutaj możesz zapoznać się z regułami walidacji formularza mobilności: Walidacje formularza mobilności (.xlsx)

Zestawienie studentów na semestrach (Widok tabelaryczny)

Zestawienie studentów na semestrach pozwala zapoznać się z liczbą studentów przypisanych do poszczególnych semestrów danego uruchomienia.

Widok tabelaryczny został przygotowany dla studentów z uruchomień kierunków w POL-on 2.0. Oznacza to, że system wyświetli kierunek z POL-on 1.0, ale nie wyświetli studentów przypisanych do starych kodów uruchomienia kierunku, dla których nie zarejestrowano uruchomień w POL-on 2.0.

Aby zapoznać się z liczbą studentów przypisanych do poszczególnych semestrów uruchomienia kierunku studiów przejdź do modułu Studenci, a następnie wybierz kafel „Zestawienie studentów na semestrach”.

Każdy wiersz zestawienia to osobne uruchomienie. W tabeli znajdziesz liczbę studentów przypisanych do wskazanego w filtrach semestru (letniego lub zimowego) i roku akademickiego z podziałem na semestr studenta. Domyślnie wszystkie wiersze uruchomień są rozwinięte, a dane o liczbie studentów widoczne.

Wyszukiwanie studentów danego uruchomienia

Po lewej stronie ekranu znajdziesz filtry zestawienia, w których możesz wpisać

  • nazwę kierunku albo
  • odszukać uruchomienie wpisując jego kod.

Filtrów zestawienia możesz używać w dowolny sposób.

Domyślnie prezentowane są dane aktualnego semestru roku akademickiego.

Jeśli chcesz przejść do zestawienia studentów na semestrach wcześniejszych – wskaż właściwy rok akademicki i semestr w filtrach.

Możesz wyświetlać liczbę wszystkich studentów przypisanych do konkretnego semestru lub liczbę studentów danego rodzaju (np. skreślonych lub aktywnych na wybrany dzień).

Przy każdym odfiltrowanym uruchomieniu znajdziesz jego informacje szczegółowe:

  • kod,
  • nazwę,
  • poziom,
  • formę,
  • profil,
  • liczbę semestrów,
  • wymaganą liczbę punktów ECTS
  • język kształcenia.

Jeśli w filtry zestawienia wpiszesz nazwę kierunku, przejdź do właściwego uruchomienia, a następnie użyj linku aktywnego ukrytego pod liczbą studentów konkretnego semestru.

Jeśli w filtry zestawienia wpiszesz kod uruchomienia, użyj linku aktywnego ukrytego pod liczbą studentów konkretnego semestru.

Po kliknięciu w link aktywny (liczbę) otworzy się nowe okno przeglądarki, w którym znajdziesz dane wyfiltrowanych studentów.

Jeśli w filtrach wskażesz semestr inny niż aktualny, w tabeli zestawienia zobaczysz najpierw semestr zgodny z ustawieniami filtrów, a jako drugi – kolejny semestr.

Przykład 1

Chcesz przejść do zestawienia studentów w semestrze zimowym w roku akademickim 2022/2023 uruchomienia o kodzie 9012.

Po wyfiltrowaniu uruchomienia dane o studentach przypisanych do semestru zimowego znajdziesz w wierszu pierwszym. Porównawczo w wierszu drugim system wyświetli dane o studentach przypisanych do kolejnego semestru (letniego).

Przykład 2

Chcesz sprawdzić ilu studentów zostało skreślonych w semestrze zimowym w roku akademickim 2022/2023 uruchomienia o kodzie 3095. W filtrach zestawienia poza wpisaniem kodu uruchomienia zaznacz  checkbox „skreślony z listy studentów”, wskaż właściwy rok akademicki i semestr.

Po wyfiltrowaniu uruchomienia dane o studentach skreślonych w semestrze zimowym znajdziesz w wierszu pierwszym. Porównawczo w wierszu drugim system wyświetli dane o studentach skreślonych w kolejnym semestrze.

Pobranie listy studentów do pliku

Zestawienie studentów na danym semestrze możesz pobrać do pliku pdf lub xlsx. W tym celu użyj właściwego przycisku nad wybranym zestawieniem.

Po kliknięciu w przycisk „Pobierz listę do PDF” lub „Pobierz listę do XLSX”, a następnie wskaż zakres rekordów. Do wyboru masz:

  • wszystkie,
  • bieżącą stronę,
  • wybrane zakres stron od – do.

W pobranym pliku znajdziesz tabelę z rekordami studentów. Zakres danych w pliku obejmuje:

  • imię,
  • nazwisko,
  • PESEL lub numer dokumentu tożsamości,
  • liczbę kierunków,
  • parametry kierunku (nazwa, kod uruchomienia, poziom, forma, tytuł, liczba semestrów, jednostka prowadząca kierunek),
  • okres studiowania od-do,
  • ostatni zaraportowany semestr.

Aktualizacja studiów wspólnych

Z tego wpisu dowiesz się, jak osoba z rolą edycyjną do modułu Kierunki studiów może aktualizować informacje o studiach wspólnych oraz podmiotach współprowadzących studia wspólne.

Po rejestracji i potwierdzeniu uczestnictwa w studiach wspólnych możesz:

  • skorygować znacznik „Interdyscyplinarne” [1],
  • dodać kolejną uczelnię współprowadzącą [2],
  • korygować wprowadzoną uczelnię [3] (w zakresie wprowadzonych dat),
  • zakończyć prowadzenia studiów wspólnych przez uczelnię [4],
  • usunąć wprowadzoną uczelnię do studiów wspólnych [5],
  • usunąć studia wspólne [6].

Korekta znacznika „Interdyscyplinarne”

Aby skorygować znacznik studiów wspólnych interdyscyplinarnych odnajdź kierunek i przejdź do zakładki „Studia wspólne”. Następnie w użyj przycisku „Zmień” [1] przy informacji „Interdyscyplinarne”, zaznacz lub odznacz checkbox [2] i zapisz zmianę [3].

Dodanie kolejnej uczelni współprowadzącej

Odnajdź kierunek i przejdź do zakładki „Studia wspólne”. Kliknij w przycisk „+Dodaj instytucję współprowadzącą” [1].

Postępuj zgodnie ze ścieżką rejestracji instytucji współprowadzącej (krajowej lub zagranicznej) opisaną w tym wpisie.

Korekta wprowadzonej uczelni współprowadzącej

Odnajdź kierunek i przejdź do zakładki „Studia wspólne”. Przy wybranej instytucji, użyj przycisku korekty [1] (ikona ołówka). Wprowadź poprawki [2] i zapisz informację znacznikiem zapisu [3]. Na koniec zapisz całość [4].

Korektę danych możesz wykonać dla kilku instytucji w jednej operacji. Będzie to wymagało potwierdzania całości przyciskiem „Zapisz”.

Zakończenie prowadzenia studiów wspólnych przez uczelnię

W zakładce „Studia wspólne” danego kierunku użyj przycisku zakończenie prowadzenia studiów wspólnych [1] (ikona kółka z X) przy wybranej instytucji. Wprowadź datę z kalendarza [2] i zapisz informację znacznikiem zapisu [3]. Na koniec zapisz całość.

Kończenie współprowadzenia możesz wykonać dla kilku/wszystkich instytucji w jednej operacji. Będzie to wymagało potwierdzania całości przyciskiem „Zapisz”.

Jeśli w zakładce pozostanie tylko jedna instytucja prowadząca studia wspólne, to system nie przyjmie zapisu [4]. Zanim zapiszesz całość – zakończ współprowadzenie w danych ostatniej instytucji [5] lub dodaj nowy podmiot współprowadzący studia wspólne.

Usunięcie dodanej uczelni ze studiów wspólnych

Jeśli omyłkowo dodałeś uczelnię z danych kierunku prowadzonego w ramach studiów wspólnych, możesz ją usunąć.

W zakładce „Studia wspólne” danego kierunku użyj przycisku usunięcia [1] (ikona śmietnika). Potwierdź chęć usunięcia przyciskiem „Kontynuuj” [2]. Operacja ta jest możliwa do wykonania gdy wśród instytucji prowadzących studia pozostaną co najmniej dwie instytucje.

Jeśli pomyliłeś się i dodałeś niewłaściwą uczelnię do studiów wspólnych, to najpierw dodaj właściwą uczelnię do rekordu, a dopiero potem usuń uczelnię wprowadzoną omyłkowo.

W rekordzie przez cały okres studiów musza znajdować się co najmniej dwie instytucje współprowadzące. Jeśli złamiesz tę zasadę system wyświetli komunikat: „Przez cały okres studiów wspólnych muszą w nich uczestniczyć co najmniej dwie instytucje współprowadzące”.

Usunięcie studiów wspólnych

Jeśli omyłkowo zarejestrowałeś studia wspólne, możesz je usunąć. W zakładce „Studia wspólne” danego kierunku użyj przycisku usuń studia wspólne [1]. Potwierdź chęć usunięcia przyciskiem „Kontynuuj” [2]. System poinformuje cię o usunięciu studiów wspólnych.

Podstawy prawne: 
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 346 ust 1 pkt 7, art. 53 ust 2, 7, 8a, art. 60 ust. 1-4, art. 60a;
Ustawa z dnia 28 lipca 2023 r. o zmianie ustawy – Karta Nauczyciela oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1672) – Art. 13 pkt 3 lit. e, pkt 5;
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz. 1403) – z § 5 ust 2 pkt 6.  

Rejestracja studiów wspólnych (zwykłych i interdyscyplinarnych)

Z tego wpisu dowiesz się, jak osoba z rolą edycyjną do modułu Kierunki studiów może zarejestrować studia wspólne (w tym studia wspólne interdyscyplinarne), potwierdzić uczestnictwo kierunku w studiach wspólnych, wprowadzić i aktualizować informacje o podmiotach współprowadzących studia wspólne.

W związku ze zmianami ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce z 20 lipca 2018 r. (ustawą z dnia 28 lipca 2023 r. o zmianie ustawy – Karta Nauczyciela oraz niektórych innych ustaw) z dniem 6 września 2023 r. w systemie możliwe są:

  • rejestracja studiów wspólnych interdyscyplinarnych oraz
  • wykazywanie studiów wspólnych przez więcej niż jedną uczelnię prowadzącą studia wspólne – zgodnie z zapisem umowy pisemnej o prowadzeniu studiów wspólnych.

W efekcie zmian prawnych:

  • Każda uczelnia (prowadząca i współprowadząca) może zarejestrować studia wspólne z poziomu własnego kierunku w zestawieniu kierunków i uruchomień.
  • Każda uczelnia (prowadząca i współprowadząca) może dodać inne instytucje w rekordach własnych kierunków studiów wspólnych. W tych rekordach dodane uczelnie potwierdzają swój udział w studiach wspólnych.
  • Każda uczelnia (prowadząca i współprowadząca) widzi dane studiów wspólnych z poziomu swojego kierunku podłączonego do tych studiów.
  • Każda uczelnia (prowadząca i współprowadząca) widzi studia wspólne, gdzie została wskazana jako współprowadząca w zestawieniu studiów współprowadzonych. W tych rekordach uczelnia potwierdza swój udział w studiach wspólnych.
  • Każda uczelnia (prowadząca i współprowadząca) może edytować dane studiów wspólnych na równych zasadach. Wcześniej mogła to robić tylko uczelnia prowadząca studia wspólne.
  • Każda uczelnia (prowadząca i współprowadząca) może zarejestrować studentów studiów wspólnych na swoim kierunku podłączonym do tych studiów. Wcześniej mogła robić to tylko uczelnia prowadząca studia wspólne.

Dodanie kierunku przez uczelnie współprowadzące i potwierdzenie uczestnictwa jest konieczne, aby można było zarejestrować nowych studentów studiów wspólnych. Dane powinny zostać uporządkowane przed złożeniem sprawozdań GUS, a więc do 31 stycznia. Potwierdzenie uczestnictwa w studiach wspólnych przez uczelnie współprowadzące może nastąpić bezpośrednio po dodaniu kierunku do wykazu lub też później z poziomu zestawienia studiów wspólnych dla uczelni.

Rejestracja studiów wspólnych

W studiach wspólnych interdyscyplinarnych mogą uczestniczyć wyłącznie polskie uczelnie akademickie oraz uczelnie zagraniczne, przy czym przez cały okres studiów wspólnych interdyscyplinarnych muszą w nich uczestniczyć co najmniej dwie polskie uczelnie akademickie.

Do studiów wspólnych interdyscyplinarnych mogą być podłączone wyłącznie kierunki, które nie mają aktualnie wskazanej dyscypliny wiodącej.

Wskazanie dyscypliny wiodącej dla kierunku nie jest wymagane przez system w dwóch poniższych przypadkach.

Przypadek 1 (dotyczy studiów prowadzonych indywidualnie, dla których dopuszczalny jest brak wskazania dyscypliny wiodącej). W dniu rozpoczęcia obowiązywania danej listy dyscyplin uczelnia:
– jest uczelnią akademicką,
– posiada w każdej ze wskazanych dyscyplin kategorię A+, A lub B+,
– wskazane dyscypliny należą do co najmniej trzech różnych dziedzin.

Przypadek 2 (dotyczy kierunku utworzonego na potrzeby prowadzenia w ramach studiów wspólnych interdyscyplinarnych). W dniu rozpoczęcia obowiązywania danej listy dyscyplin uczelnia:
– jest uczelnią akademicką,
– lista dyscyplin zawiera co najmniej dwie dyscypliny,
– w co najmniej jednej z dyscyplin, o udziale powyżej 20%, uczelnia posiada kategorię A+, A lub B+.

Aby wykazać w systemie, że kierunek studiów będzie prowadzony przez twoją uczelnię jako studia wspólne, przejdź do zestawienia studiów i uruchomień [1]. Odszukaj kierunek studiów używając filtrów zestawienia [2] i przejdź do jego danych szczegółowych [3].

W zakładce „Studia wspólne” użyj przycisku „+Utwórz nowe studia wspólne” [1]. System przypisze do studiów wspólnych twoją uczelnię. Jej uczestnictwo jest domyślnie potwierdzone [2].

W przypadku studiów interdyscyplinarnych zaznacz checkbox „Interdyscyplinarne” [1].

System sprawdza zgodność z zasadami dotyczącymi studiów wspólnych interdyscyplinarnych podczas ich rejestracji, podłączania kierunku do studiów wspólnych interdyscyplinarnych, dodawania nowej instytucji współprowadzącej, korekty kierunku podłączonego do studiów wspólnych, usuwania lub zmiany listy dyscyplin dla kierunku podłączonego do studiów wspólnych interdyscyplinarnych.

W przypadku, gdy w ramach listy dyscyplin nastąpi złamanie obowiązujących zasad, system wyświetli ci odpowiedni komunikat podczas próby zapisu zmian [2].

W kolejnym kroku dodaj pozostałe uczelnie prowadzące studia wspólnie krajowe i zagraniczne. Uczelnie krajowe będą musiały potwierdzić współprowadzenie.

Dodanie uczelni krajowej współprowadzącej studia wspólne

Aby dodać uczelnię krajową, kliknij w przycisk „+Dodaj instytucję współprowadzącą” [1]. Wprowadź jej nazwę. System podpowie ją ze słownika instytucji systemu szkolnictwa wyższego i nauki, po wprowadzeniu pierwszych liter [2].

Wskaż datę od kiedy uczelnia współprowadzi studia wspólne [3]. Zapisz informację znacznikiem zapisu [4].

Dodanie uczelni zagranicznej współprowadzącej studia wspólne

Aby dodać uczelnię lub instytucję zagraniczną kliknij u w przycisk „+Dodaj instytucję współprowadzącą”  [1], a następnie najpierw zaznacz znacznik „Uczelnia zagraniczna” [2], a potem wpisz z klawiatury nazwę uczelni [3]. W kolejnym kroku wskaż datę od kiedy uczelnia zagraniczna współprowadzi studia wspólne [4]. Zapisz informację znacznikiem zapisu [5].

Jeśli chcesz dodać kolejną instytucję współprowadzącą studia przejdź powyższe ścieżki ponownie [1].

Jeśli wprowadziłeś wszystkie instytucje współprowadzące studia zapisz informacje przyciskiem pod formularzem [2].

Jeśli kierunek został podłączony do studiów przez inną uczelnię (np. na etapie rejestracji przez nią studiów wspólnych) dane studiów wspólnych będą widoczne z poziomu kierunku, nawet jeśli twoja uczelnia nie potwierdziła jeszcze uczestnictwa w studiach wspólnych. Do momentu potwierdzenia uczestnictwa w studiach wspólnych przez wszystkie uczelnie współprowadzące, nie będzie można zarejestrować nowych studentów studiów wspólnych.

Uzupełnienie i podłączenie kierunków do studiów wspólnych przez podmiot wskazany jako współprowadzący studia

Uczelnia wskazana jako współprowadząca studia wspólne może potwierdzić uczestnictwo kierunku w studiach wspólnych (o ile został on wprowadzony do jej zestawienia studiów i uruchomień) z dwóch poziomów:

  • z poziomu danych o kierunku (zakładka „Studia wspólne”),
  • z poziomu zestawienia studiów współprowadzonych.

Jeśli uczelnia nie ma uprawnień do zarejestrowania kierunku w POL-on, będzie musiała zgłosić do ministerstwa prośbę o zgodę na jego rejestrację.

Potwierdzenie uczestnictwa w studiach wspólnych na etapie rejestracji kierunku przez podmiot współprowadzący

Przejdź do zestawienia studiów i uruchomień swojej jednostki. Kliknij w przycisk „+Dodaj studia na kierunku” [1], a następnie wprowadź informacje o kierunku zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Po dodaniu kierunku system wyświetli komunikat o możliwości jego podłączenia do studiów wspólnych.

Komunikat wyświetli się jeśli zostały spełnione poniższe wymogi techniczne tj.:
1. Uczelnia została wskazana jako współprowadząca dla studiów wspólnych z tą samą nazwą, poziomem i profilem.
2. Dane rejestrowanego kierunku zgadzają się z danymi kierunków wchodzących w skład studiów wspólnych w zakresie pól: nazwa, poziom, profil, lista dyscyplin (w tym oznaczenie dyscypliny wiodącej oraz udziały procentowe dyscyplin), kod ISCED,  znacznik studiów nauczycielskich, dane dotyczące filologii.

Kliknij w przycisk „Podłącz” [2].

Podłączenie kierunku do studiów wspólnych potwierdza udział uczelni w tych studiach. W zakładce „Studia wspólne” kierunku, uczelnia występuje jako potwierdzona [3].

Jeśli nie potwierdzisz udziału w studiach wspólnych na etapie rejestracji kierunku, zakładka „Studia wspólne” pozostanie pusta.

Jeśli rejestrowany kierunek został wskazany w studiach wspólnych przez uczelnię prowadzącą i nie został jeszcze podłączony do studiów wspólnych, ale jego parametry nie zgadzają się z parametrami kierunków podłączonych do studiów wspólnych, system wyświetli komunikat z prośbą o sprawdzenie rozbieżności w parametrach kierunku [4].

Do momentu poprawienia wszystkich niezgodnych parametrów, kierunek nie będzie wykazany w studiach wspólnych i nie będzie mógł być potwierdzony.

Późniejsze potwierdzenie uczestnictwa w studiach wspólnych przez podmiot współprowadzący

Potwierdzenie uczestnictwa w studiach wspólnych jest możliwe później tj. po dodaniu kierunku i spełnieniu wymogów technicznych (opisanych powyżej). W takim przypadku potwierdzenie uczestnictwa należy wykonać z poziomu „Zestawienia studiów na kierunku współprowadzonych”.

Wyszukaj kierunek w zestawieniu studiów na kierunku współprowadzonych przez twoją uczelnię [1], a następnie kliknij w przycisk „Uzupełnij kierunek i potwierdź”/„Potwierdź” [2].

Następnie użyj przycisku „Kontynuuj” [3]. Dane kierunku zostaną uzupełnione, a udział twojej uczelni we wskazanych studiach wspólnych potwierdzony. 

Przycisk „Potwierdź” pojawi się, gdy informacje o kierunku zostały uzupełnione przez podmiot wskazujący twoją instytucje jako współprowadzącą studia wspólne. W innym przypadku pojawia się przycisk wymagający uzupełnienia kierunku i potwierdzenia.

Informacje o uczelniach i kierunkach prowadzących studia wspólne znajdą się w zakładce „Studia wspólne” podłączonego do nich kierunku.

Po potwierdzeniu uczestnictwa w studiach wspólnych przez wszystkie uczelnie współprowadzące, na kierunkach wchodzących w skład tych studiów można rejestrować nowych studentów studiów wspólnych.

Podstawy prawne: 
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 346 ust 1 pkt 7, art. 53 ust 2, 7, 8a, art. 60 ust. 1-4, art. 60a;
Ustawa z dnia 28 lipca 2023 r. o zmianie ustawy – Karta Nauczyciela oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1672) – Art. 13 pkt 3 lit. e, pkt 5;
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz. 1403) – z § 5 ust 2 pkt 6.  

Pulpit użytkownika

Pulpit użytkownika to przestrzeń, która pomoże ci w szybkim zapoznaniu się z twoimi zadaniami, najnowszymi komunikatami ministerstwa i materiałami pomocy.

Pulpit składa się z 5 obszarów:

  1. Ważne
  2. Zadania
  3. Aktualności i komunikaty
  4. Ostatnio dodane lub aktualizowane
  5. Przydatne linki

Ważne

W tej części pulpitu wyświetlane są informacje ze strony https://polon.nauka.gov.pl/aktualnosci/, które mają oznaczenie „Ważne”.

Zadania

Widoczne w tej części zadania zostały przypisane do ciebie przez system, ze względu na role, które masz nadane w systemie. Są one wyświetlane w dwóch zakładkach [1]:

  • Najnowsze – 5 ostatnio dodanych zadań.
  • Bliski termin – 5 zadań ze zbliżającym się terminem.

Etykieta „nowe”

Do momentu odczytania zadania, będziesz widział przy nim etykietę „nowe” [2]. Aby przeczytać treść zadania, kliknij w jego wiersz. Zadanie zostanie wyświetlone w osobnym oknie. Znajdziesz w nim:

  • Opis zadania
  • Termin realizacji
  • Liczbę dni pozostałych do terminu realizacji.

„Przejdź do wszystkich zadań”

Ten przycisk pozwoli ci przejść do zestawienia wszystkich zadań tj. zrealizowanych i niezrealizowanych, aktualnych i z terminem, który upłynął [3].

Zestawienie zadań

Zestawienie zadań obejmuje wszystkie zadania przypisane do nadanych ról – historyczne i aktualne. Po lewej stronie zestawienia znajdziesz filtry, które pozwolą szybko odnaleźć konkretne zadanie lub zadania.

Aby odszukać pojedyncze zadanie, wpisz jego tytuł i/lub identyfikator zewnętrzny we właściwym oknie [1] i kliknij w przycisk „Szukaj”.

Aby przefiltrować zadania po wybranym atrybucie, wskaż właściwą informację w filtrach. Do wyboru masz zadania:

  • zrealizowane (Tak/Nie) [2]
  • o terminie realizacji od-do
  • dacie rozpoczęcia od-do
  • dacie zakończenia od-do [3].

Po wskazaniu wybranych informacji, kliknij w przycisk „Szukaj” [4].

Pamiętaj, aby pomiędzy jednym a drugim wyszukiwaniem użyć przycisku „Wyczyść”.

Wyniki filtrowania wyświetlane są w widoku tabelarycznym. W tabeli znajdziesz:

  • Tytuł zadania (link aktywny)
  • Identyfikator
  • Termin realizacji
  • Datę rozpoczęcia
  • Datę zakończenia
  • Informację czy zadanie zostało zrealizowane

X oznacza zadanie niezrealizowane [1], V oznacza zadanie zrealizowane [2].

Dostępne akcje

Do szczegółów zadania możesz przejść na dwa sposoby:

  1. Wybierz zadanie w podzakładce „Najnowsze” lub „Bliski termin”. Kliknij w wiersz zadania.
  2. Przejdź do zestawienia zadań. Odszukaj zadanie z wykorzystaniem dostępnych filtrów. Przejdź do szczegółów zadania (linkiem aktywnym jest tytuł zadania).

W zależności od zadania możesz:

  • przejść do realizacji zadania [1],
  • oznaczyć zadanie jako zrealizowane [2],
  • pobrać raport [3].

Oznaczenie zadania jako zrealizowane jest nieodwracalne.

Aktualności i komunikaty

W tej sekcji pulpitu możesz zapoznać się z ostatnio opublikowanymi aktualnościami systemu POL-on (dostępnymi na stronie https://polon.nauka.gov.pl/aktualnosci/) oraz Komunikatami ministerstwa (opublikowanymi na stronie https://polon.nauka.gov.pl/kategoria-aktualnosci/komunikat-mnisw/). Po kliknięciu w wybraną informację, system wyświetli ją w osobnym oknie.

Na pulpicie widzisz po 5 ostatnich aktualności i komunikatów. Na dole każdej z sekcji znajdziesz link do strony z wszystkimi wpisami.

Ostatnio dodane lub aktualizowane 

Ta sekcja wyświetla informacje z pomocy systemu i najczęściej zadawanych pytań (FAQ).

Wybierz właściwą zakładkę (pomoc lub FAQ) [1]. System wyświetli 5 ostatnio opublikowanych lub zaktualizowanych informacji, ze wskazaniem modułu, którego dotyczą.

Aby zapoznać się z treścią wpisu, kliknij w wiersz z jego tytułem [2], a następnie kliknij w link „Czytaj dalej” [3].

Za pomocą linków na dole sekcji możesz przejść do wszystkich wpisów pomocy lub FAQ.

Przydatne linki

Linki na dole ekranu znajdziesz linki:

  • Pomoc systemu
  • FAQ
  • Strona szkoleń
  • Kanał OPI PIB na YouTube
  • Platforma RAD-on z danymi publicznymi.

Dodatkowo na ekranie pulpitu może pojawić się wyskakujące okienko z informacją o możliwości wypełnienia ankiety. W przygotowanej i udostępnionej czasowo ankiecie będziesz mógł wyrazić swoje opinie o systemie i wprowadzonych funkcjonalnościach.

Pobranie danych doktoranta i historii technicznej do pliku

Z tego wpisu dowiesz się jak pobrać dane wybranego doktoranta do pliku oraz jak pobrać dane z historii technicznej jego rekordu.

Odnajdź rekord w wykazie osób ubiegających się o stopień doktora za pomocą filtrów zestawienia [1] i przejdź do jego szczegółów [2].

Jeśli potrzebujesz zestawienia z danymi wielu doktorantów skorzystaj z zestawień generowanych w module Raporty. Są one dostępne dla użytkowników z rolą edycyjną do modułu Osoby ubiegające się o stopień doktora.

Pobranie danych osoby ubiegającej się o stopień doktora (pdf)

Pobranie danych kandydata do pliku pdf możesz potraktować jako czynność kontrolną. Na wydruku pojawią się wyłącznie uzupełnione sekcje.

Aby pobrać dane osoby ubiegającej się o stopień doktora do pliku, użyj przycisku „Pobierz pdf” [3] i zapisz plik na komputerze.

Pobranie historii technicznej z rekordu doktoranta (xlsx)

Aby pobrać historię techniczna rekordu, użyj przycisku „Pobierz historię techniczną” [4].

Po zapisie pliku Excel na komputerze znajdziesz w nim kolumny:

  • Sekcja
  • Pole (atrybut)
  • Wartość przed
  • Wartość po
  • Operacja (dodanie, korekta, usunięcie)
  • Kto (login użytkownika)
  • Kiedy (data)
  • Jednostka