Author Archive

Formularz danych uzupełniających na potrzeby naliczania subwencji (2023)

Podstawy prawne

Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o Szkolnictwie Wyższym i Nauce

Art. 350. 1. Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych obejmuje:
3) sprawozdania i raporty z wykorzystania środków finansowych, o których mowa
w art. 365;

Rozporządzenie Ministra Szkolnictwa Wyższego i Nauki z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on

§16. 1. Rektor, rektor uczelni prowadzonej przez kościół lub inny związek wyznaniowy otrzymującej subwencje, dotacje i inne środki z budżetu państwa, dyrektor instytutu PAN, dyrektor instytutu badawczego, dyrektor instytutu międzynarodowego, prezes Polskiej Akademii Umiejętności i osoba kierująca innym podmiotem prowadzącym głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły posiadającym siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wprowadza
do bazy dokumentów planistyczno-sprawozdawczych odpowiednio:
3) sprawozdania z wykorzystania środków finansowych, o których mowa w art. 365 ustawy, składane w trybie art. 427 ust. 1 ustawy, w terminie 21 dni od dnia otrzymania wezwania ministra do jego złożenia;

2. Danych zamieszczonych w bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych nie aktualizuje się, z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 350 ust. 1 pkt 3 ustawy. Dane te aktualizuje się w przypadku wezwania przez ministra,
w terminie wskazanym w wezwaniu.

  1. Dane zamieszczone w bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych:
    1) oznacza się jako archiwalne po upływie roku od dnia ich wprowadzenia do bazy, określonego zgodnie z ust. 1;
    2) usuwa się po upływie 10 lat, liczonych od roku następującego po roku, w którym nastąpiło oznaczenie tych danych
    jako archiwalne.

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania

Do złożenia sprawozdania zobowiązane są publiczne uczelnie akademickie:

  • uczelnie IDUB,
  • pozostałe akademickie (w tym kościelne).

Część 1 i 2 formularza wypełniają uczelnie publiczne akademickie nadzorowane przez ministerstwo i 6 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych tj.:

  • Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,
  • Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
  • Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,
  • Akademia Katolicka w Warszawie,
  • Akademia Ignatianum w Krakowie,
  • Prawosławne Seminarium Duchowne.

Część 3 formularza dotyczącą projektów wypełnia tylko 9 uczelni IDUB:

  • Akademia Górniczo-Hutnicza im. Stanisława Staszica w Krakowie,
  • Politechnika Gdańska,
  • Politechnika Śląska,
  • Politechnika Warszawska,
  • Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu,
  • Uniwersytet Jagielloński w Krakowie,
  • Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu,
  • Uniwersytet Warszawski,
  • Uniwersytet Wrocławski.

Publiczne uczelnie zawodowe nie składają ww. formularza

Termin złożenia formularza danych uzupełniających na potrzeby naliczenia subwencji upływa: 28 lutego. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu INST_PR_SPR nadana na całość uczelni.

Aby uzupełnić formularz danych na potrzeby subwencji, po zalogowaniu do systemu z rozwijanego menu po lewej stronie, wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy, a następnie przejdź do wybranego sprawozdania.

Brak danych do sprawozdania

Jeśli twoja jednostka nie posiada danych do przekazania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania, a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz”.

UWAGA! Zaznaczenie checkboxa „Brak danych do sprawozdania” jest możliwe tylko dla sprawozdania w trybie edycji.

Jeśli wprowadzisz jakeś informacje do sprawozdania i następnie zaznaczysz checkbox „Brak danych do sprawozdania” trwale utracisz wprowadzone informacje, system wyświetli o tym ostrzeżenie i poprosi o potwierdzenie.

W przypadku tego sprawozdania po odznaczeniu checkbox’a sprawozdanie zostanie przywrócone do stanu w jakim było w momencie udostępnienia (Do części 1 zostaną ponownie wgrane aktywne umowy z poprzedniego roku. Natomiast informacje wprowadzone przez ciebie do formularza nie zostaną przywrócone).

Wprowadzenie danych do sprawozdania

Jeśli twoja jednostka posiada dane do przekazania, przejedź w dół – do sekcji z częściami sprawozdania.

Formularz składa się z następujących części:

  1. Współpraca międzynarodowa
  2. Pracownicy cudzoziemcy
  3. Projekty realizowane w ramach programów międzynarodowych Horyzont 2020 i Horyzont Europa (dla uczelni IDUB)

W części 1 formularza znajdziesz zmigrowane automatycznie aktywne umowy za zeszły rok, tj. jeśli przynajmniej jeden dzień z tej umowy mieści się w okresie sprawozdawczym dla subwencji danego roku. Okres sprawozdawczy dla subwencji danego roku to poprzedni rok akademicki (np. dla formularza subwencji 2023 okresem sprawozdawczym będzie rok akademicki 2021/2022 czyli okres 01.10.2021-30.09.2022). Możesz poprawić lub usunąć takie umowy, korzystając odpowiednio z ikony ołówka lub śmietnika.

Dane w tabeli możesz posortować rosnąco lub malejąco według numeru umowy/porozumienia.

W kolumnie Dziedzina/dyscyplina naukowa, w której prowadzona jest współpraca, możesz znaleźć link aktywny „<pokaż więcej>”. Występuje on w przypadku, gdy w umowie wskazano więcej niż dwie dyscypliny. Kliknięcie w link wyświetli wszystkie dziedziny i dyscypliny przypisane do umowy.

Aby przejść do szczegółów umowy, użyj linku aktywnego ukrytego w kolumnie Rodzaj lub Nr umowy/porozumienia.

W tej części formularza możesz:

  • Dodać pojedynczą umowę
  • Dodać wiele umów za pomocą pliku importowego

Dodanie pojedynczej umowy

Aby dodać nową umowę do zestawienia kliknij w przycisk „Dodaj umowę”, a następnie uzupełnij formularz od góry do dołu, wybierając dane z rozwijanego menu lub wprowadzając informacje z klawiatury.

W danych podstawowych wskaż lub uzupełnij obowiązkowo:

  • Rodzaj (porozumienie, umowa)
  • Numer porozumienia lub umowy (uwzględniając umowy dotyczące współpracy w zakresie wspólnego prowadzenia badań, projektów naukowych, wdrożeniowych i innowacyjnych)
  • Nazwę partnera
  • Kraj pochodzenia partnera (system podpowie ci kraj po wprowadzeniu kilku pierwszych liter)
  • Miasto pochodzenia partnera
  • Status (aktywny, nieaktywny)
  • Okres trwania umowy od
  • Zakres współpracy

Okres trwania umowy do – jest pozycją, która może pozostać pusta. W przypadku umów na czas nieokreślony wskazane jest oznaczenie właściwego checkboxa.

W kolejnym kroku wskaż dyscyplinę. W tym celu użyj przycisku „Dodaj”, a następnie wybierz właściwą pozycję z rozwijanego menu. Aby dodać kolejną dyscyplinę powtórz proces.

Wprowadź informacje dotyczące studentów i doktorantów podając liczbę:

  • Przyjeżdżających na okres co najmniej 3 miesięcy
  • Wyjeżdżających na okres co najmniej 3 miesięcy

Analogicznie podaj informację o liczbie nauczycieli akademickich

  • Przyjeżdżających
  • Wyjeżdżających

Zapisz formularz korzystając z przycisku zapisu znajdującego się na dole strony.

Zapisaną umowę możesz usunąć lub skorygować, korzystając z właściwych przycisków.

Dodanie wielu umów za pomocą pliku importowego

Aby dodać wiele umów do zestawienia za pomocą pliku importowego, będziesz musiał wykonać poniższe kroki.

  1. Pobierz plik xlsx z dotychczas wprowadzonymi umowami, a w przypadku braku zarejestrowanych umów, pusty plik xlsx. W tym celu użyj przycisku „Pobierz umowy” i zapisz plik na komputerze.
  2. Uzupełnij lub popraw pobrany plik zgodnie z posiadaną dokumentacją.
  3. Zaimportuj kompletny plik za pomocą przycisku „Importuj umowy”. 

Jeśli plik importowy będzie zawierał błędy, wówczas system poinformuje cię o tym. Przejdź do zakładki „Błędy walidacji”, aby pobrać plik z listą błędów, które należy poprawić przed ponownym wgraniem danych.

W polu „Dziedzina/dyscyplina naukowa, w której prowadzona jest współpraca” w przypadku większej ilości należy wykazać je po przecinku.

Jeśli plik importowy przejdzie walidację, system wyświetli komunikat o treści „UWAGA: Po zaimportowaniu pliku dotychczasowe dane wprowadzone do działu II formularza zostaną w całości usunięte i zastąpione jego zawartością. Czy chcesz kontynuować operację?”. W celu zatwierdzenia importu kliknij „Tak”. Wcześniejsze dane zostaną nadpisane. Jeśli wybierzesz „Nie” – operacja zostanie anulowana.

W części 2 dotyczącej pracowników cudzoziemców użyj przycisku „Uzupełnij”, aby wyedytować formularz.  Wprowadź liczbę pracowników niebędących obywatelami polskimi posiadających tytuł profesora lub zatrudnionych na stanowisku profesora uczelni w innej uczelni, zagranicznej uczelni lub zagranicznej instytucji naukowej lub na stanowisku profesora instytutu w instytucie PAN, instytucie badawczym lub instytucie międzynarodowym, które w poprzednim roku akademickim przeprowadziły co najmniej 60 godzin zajęć dydaktycznych w i-tej publicznej uczelni akademickiej (z wyłączeniem osób pozostających z uczelnią w stosunku pracy). Zapisz formularz przyciskiem zapisu.

Zapisaną liczbę możesz poprawić za pomocą przycisku „Koryguj”.

W części 3 Projekty realizowane w ramach programów międzynarodowych Horyzont 2020 i Horyzont użyj przycisku „Uzupełnij”, aby przejść do trybu edycji.

Uzupełnij informacje wprowadzając numer umowy oraz wskazując rolę w projekcie. Do wyboru masz następujące role:

  • Beneficjent
  • Partner
  • Lider

Można wybrać tylko jedną rolę dla danej umowy.

Kolejną umowę możesz dodać za pomocą przycisku „Dodaj kolejną umowę”. Dodane pozycje możesz usunąć korzystając z ikony śmietnika, znajdującego się po prawej stronie danej pozycji.

Po uzupełnieniu umów, zapisz wszystkie dane za pomocą przycisku na dole strony.

W przypadku błędu lub braku po zapisie dostępna jest opcja korekty.

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania. System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania.

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie. W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj”. Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojej jednostki, a następnie użyj przycisku zapisu.

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych. Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać je do pliku oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym.

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie”.

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa.

Aby wysłać sprawozdanie musisz dołączyć do niego plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia).

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu.

Jeśli chcesz, możesz załączyć dodatkowe pliki lub dodać komentarz. Po dołączeniu pliku/plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie”.

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany”.

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne).

Zasady przyznawania i reguły kontrolne świadczeń

Podstawy prawne

Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce

Art.  86.  [Pomoc materialna]

  1. Student może ubiegać się o:

1) stypendium socjalne;

2) stypendium dla osób niepełnosprawnych;

3) zapomogę;

4) stypendium rektora;

Art.  92.  [Okres, na jaki przyznawane są stypendia i zapomogi; maksymalna wysokość stypendiów]

  1. Stypendia, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1, 2 i 4, są przyznawane na semestr lub na rok akademicki i wypłacane co miesiąc przez okres do 10 miesięcy, a gdy kształcenie trwa semestr – przez okres do 5 miesięcy.
  2. Zapomoga może być przyznana nie częściej niż 2 razy w roku akademickim.
  3. Łączna miesięczna kwota stypendiów, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1 i 4, dla studenta nie może być wyższa niż 38% wynagrodzenia profesora.

Art.  93.  [Ograniczenie możliwości przyznania świadczeń]

  1. Świadczenia, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1-4 i art. 359 ust. 1, przysługują na studiach pierwszego stopnia, studiach drugiego stopnia i jednolitych studiach magisterskich.
  2. Student kształcący się równocześnie na kilku kierunkach studiów może otrzymywać świadczenia, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1-4 i art. 359 ust. 1, tylko na jednym, wskazanym przez niego kierunku.
  3. Świadczenia, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1-4 i art. 359 ust. 1, nie przysługują studentowi posiadającemu tytuł zawodowy:

1) magistra, magistra inżyniera albo równorzędny;

2) licencjata, inżyniera albo równorzędny, jeżeli ponownie podejmuje studia pierwszego stopnia.

  1. Łączny okres, przez który przysługują świadczenia, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1-4 i art. 359 ust. 1, wynosi 12 semestrów, bez względu na ich pobieranie przez studenta, z zastrzeżeniem że w ramach tego okresu świadczenia przysługują na studiach:

1) pierwszego stopnia – nie dłużej niż przez 9 semestrów;

2) drugiego stopnia – nie dłużej niż przez 7 semestrów.

  1. Łączny okres, o którym mowa w ust. 4, jest dłuższy o 2 semestry w przypadku, gdy student podjął jednolite studia magisterskie, których czas trwania określony w przepisach prawa wynosi 11 albo 12 semestrów.
  2. Do okresu, o którym mowa w ust. 4 i 5, wlicza się wszystkie rozpoczęte przez studenta semestry na studiach, o których mowa w ust. 1, w tym semestry przypadające w okresie korzystania z urlopów, o których mowa w art. 85 ust. 1 pkt 3, z wyjątkiem semestrów na kolejnych studiach pierwszego stopnia rozpoczętych lub kontynuowanych po uzyskaniu pierwszego tytułu zawodowego licencjata, inżyniera albo równorzędnego. W przypadku kształcenia się na kilku kierunkach studiów semestry odbywane równocześnie traktuje się jako jeden semestr.
  3. W przypadku gdy niepełnosprawność powstała w trakcie studiów lub po uzyskaniu tytułu zawodowego, świadczenie, o którym mowa w art. 86 ust. 1 pkt 2, przysługuje przez dodatkowy okres 12 semestrów. Przepisy ust. 4 i 6 stosuje się odpowiednio.
  4. Przepisy ust. 1-7 stosuje się odpowiednio do studentów, którzy kształcili się lub uzyskali tytuły zawodowe za granicą.

Art.  344.  [Wykaz studentów]

  1. Wykaz studentów obejmuje:

10) rodzaj przyznanych świadczeń, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1-4;

Rozporządzenie Ministra Nauki I Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on

§ 3 ust. 3. W zakresie danych, o których mowa w art. 344 ust. 1 pkt 10 ustawy, w wykazie studentów zamieszcza się następujące informacje:

1) rodzaj przyznanego świadczenia;

2) okres, na który świadczenie zostało przyznane.

Zasady przyznawania świadczeń

Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia, studiach drugiego stopnia i jednolitych studiach magisterskich, przez łączny okres 12 semestrów, bez względu na ich pobieranie przez studenta.

W ramach tego okresu, świadczenia przysługują na studiach:

  • pierwszego stopnia – nie dłużej niż przez 9 semestrów;
  • drugiego stopnia – nie dłużej niż przez 7 semestrów.

W przypadku, gdy student podjął jednolite studia magisterskie, których czas trwania określony w przepisach prawa wynosi 11 albo 12 semestrów (np. na kierunkach medycznych), łączny okres, w którym przysługują świadczenia, jest dłuższy o 2 semestry, tj. wynosi łącznie 14 semestrów. Do łącznego okresu 12 lub 14 semestrów przysługiwania świadczeń wlicza się wszystkie rozpoczęte przez studenta semestry, z wyjątkiem semestrów na kolejnych studiach pierwszego stopnia rozpoczętych lub kontynuowanych po uzyskaniu pierwszego tytułu zawodowego licencjata, inżyniera albo równorzędnego (art. 93 ust. 6 p.s.w.n).

Więcej informacji w komunikacie ministerstwa: https://www.gov.pl/web/nauka/swiadczenia-dla-studentow-w-roku-akademickim-20242025

Student, który kształci się jednocześnie na kilku kierunkach studiów, może otrzymać świadczenie danego rodzaju (np. stypendium socjalne), tylko na jednym, wskazanym przez niego, kierunku studiów. Student może otrzymać dane świadczenie (np. stypendium socjalne) na jednym kierunku, a inne świadczenie (np. stypendium rektora) na drugim kierunku, w tym także w innej uczelni.

Okres przysługiwania świadczeń

W przypadku ukończenia studiów I stopnia i rozpoczęcia studiów II stopnia, albo przerwania studiów (skreślenia z listy) i rozpoczęcia kolejnych, sumują się wyłącznie okresy studiowania (tj. do ukończenia studiów lub skreślenia z listy studentów).

Do okresu przysługiwania świadczeń wlicza się wszystkie rozpoczęte przez studenta semestry na studiach, w tym także semestry przypadające w okresie korzystania z urlopów od zajęć, z zastrzeżeniem:

  • Semestry na kolejnych studiach pierwszego stopnia rozpoczętych lub kontynuowanych po uzyskaniu pierwszego tytułu zawodowego licencjata, inżyniera albo równorzędnego (kolejne studia pierwszego stopnia) nie są wliczane do okresu przysługiwania świadczeń. 
  • Semestry na kolejnych studiach po uzyskaniu tytułu zawodowego magistra, magistra inżyniera albo równorzędnego (kolejne studia) nie są wliczane do okresu przysługiwania świadczeń.

W przypadku kształcenia się na kilku kierunkach studiów, semestry odbywane równocześnie traktuje się jako jeden semestr.

Stypendium socjalne, stypendium dla osób niepełnosprawnych, stypendium rektora są przyznawane na semestr lub na rok akademicki.

Jeżeli w danym roku akademickim student został zarejestrowany na dwa semestry, to stypendium może zostać przyznane maksymalnie na 10 miesięcy w okresie od 1 października do 30 września roku następnego.

Jeżeli w danym roku akademickim student został zarejestrowany na jeden semestr studiów, to stypendium może zostać przyznane maksymalnie na 5 miesięcy w okresie od 1 października do 30 września roku następnego, a dokładniej:

  • jeżeli student został zarejestrowany tylko na semestr zimowy, to świadczenia mogą być wypłacane do lutego włącznie.
  • jeżeli student został zarejestrowany na semestr letni, to świadczenie może otrzymać od marca do września.​​

Prawo do świadczenia nie przysługuje studentowi po upłynięciu okresu 12 lub 14 semestrów zliczonych na studiach pierwszego stopnia, studiach drugiego stopnia i jednolitych studiach magisterskich, bez względu na to czy student pobierał świadczenie, czy nie.

Prawo do świadczenia nie przysługuje studentowi posiadającemu tytuł zawodowy licencjata, inżyniera albo równorzędny, jeżeli ponownie podejmuje studia pierwszego stopnia oraz studentowi posiadającemu tytuł zawodowy magistra, magistra inżyniera albo równorzędny. Od tej zasady został ustanowiony wyjątek, który dotyczy prawa do stypendium dla osób niepełnosprawnych.

Stypendium dla osób niepełnosprawnych

W przypadku, gdy niepełnosprawność powstała w trakcie studiów lub po uzyskaniu tytułu zawodowego, student może otrzymać stypendium dla osób niepełnosprawnych jeszcze na jednym, kolejnym kierunku studiów przez okres 12 miesięcy.

Do okresu przysługiwania świadczeń nie są wliczane semestry, kiedy student nie studiuje.

Przy ocenie prawa do stypendium dla osób niepełnosprawnych na kolejnym kierunku studiów, istotny jest moment powstania niepełnosprawności, a nie data wydania orzeczenia potwierdzającego powyższy fakt. Datę lub okres powstania niepełnosprawności określa się na podstawie treści ww. orzeczenia.

UWAGA! System waliduje świadczenia przyznane od października 2022 r.  licząc semestry.

Reguły kontrolne (walidacje)

  • Nie można wypłacać świadczenia w okresie braku rejestracji semestru studiów (POL_3680)
  • Nie można otrzymywać tego samego świadczenia na wielu kierunkach studiów na tej samej uczelni (POL_2716)
  • Nie można otrzymywać tego samego świadczenia na wielu kierunkach studiów na różnych uczelniach (POL_3681)
  • Nie można otrzymywać świadczenia dłużej niż 10 miesięcy w roku akademickim, jeżeli kształcenie trwa dwa semestry (POL_2719)
  • Nie można otrzymywać świadczenia dłużej niż 5 miesięcy w roku akademickim, jeżeli kształcenie trwa semestr (POL_2720)
  • Zapomoga może być przyznana nie częściej niż dwa razy w roku akademickim na wszystkich kierunkach i uczelniach, na których student realizuje kształcenie (POL_3682)
  • Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia nie dłużej niż 9 semestrów – przekroczony okres przysługiwania świadczenia w ramach wszystkich studiów na określonym poziomie (POL_3800)
  • Świadczenia przysługują na studiach drugiego stopnia nie dłużej niż 7 semestrów – przekroczony okres przysługiwania świadczenia w ramach pojedynczych studiów (POL_3683)
  • Świadczenia przysługują na jednolitych studiach magisterskich nie dłużej niż 12 semestrów, jeżeli trwają one krócej niż 11 semestrów – przekroczony okres przysługiwania świadczenia w ramach pojedynczych studiów (POL_3795)
  • Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia, studiach drugiego stopnia i jednolitych studiach magisterskich, przez łączny okres 12 lub 14 semestrów, bez względu na ich pobieranie przez studenta (POL_3797)
  • Prawo do świadczeń nie przysługuje studentowi posiadającemu tytuł zawodowy licencjata, inżyniera albo równorzędny, jeżeli ponownie podejmuje studia pierwszego stopnia (POL_2723)
  • Prawo do świadczeń nie przysługuje studentowi posiadającemu tytuł zawodowy magistra, magistra inżyniera albo równorzędny (POL_2722)

System sprawdza każdą regułę kontrolną niezależnie od pozostałych, w oparciu o dane wprowadzane dla konkretnego studenta. Przykładowo, chcemy zarejestrować studentowi świadczenie na 3-cim semestrze studiów II stopnia. System niezależnie od siebie sprawdza, czy przekroczony został limit 7 semestrów pobierania świadczeń na studiach II stopnia (walidacja POL_3683) oraz limit 12 lub 14 semestrów łącznego okresu przysługiwania świadczeń (zob. scenariusz 4 poniżej).

Walidacje sprawdzają, czy świadczenie zostało przyznane poprawnie w ramach studiów, których dotyczy.

Kontrola uruchamiana jest w przypadku zarejestrowanych świadczeń (stypendium socjalne, stypendium rektora, zapomoga, stypendium dla osób niepełnosprawnych) od października 2022 roku, jednak przy wyliczeniach uwzględniane są dane dotyczące semestrów ze wszystkich studiów studenta, również te sprzed 2022 roku. System oblicza liczbę semestrów zarejestrowanych w ramach studiów oraz sprawdza, w którym semestrze zostało przyznane świadczenie.

Przykładowe scenariusze

UWAGA! W poniższych scenariuszach graficznych kolorem zielonym zostały oznaczone semestry zliczane do okresu przyznawania świadczenia zgodnie z regułami zawartymi w przepisach prawnych. Kolorem różowym – semestry nie zliczane do ww. okresu.

W poniższych scenariuszach studentom nie przysługuje dodatkowy okres przyznawania świadczenia ze względu na niepełnosprawność (Art. 93. ust. 7 PSWiN).

Scenariusz 1

Student rozpoczyna studia I stopnia na Kierunku A. Po roku rozpoczyna studia I stopnia na Kierunku B. Jako kierunek, na którym będzie pobierał świadczenie wskazuje Kierunek A.

Po 5 semestrze zostaje skreślony z kierunku A. Od tego momentu będzie mógł pobierać świadczenie na drugim Kierunku studiów I stopnia (Kierunek B) – nie dłużej niż 9 semestrów na studiach I stopnia łącznie.

Rok po ukończeniu studiów I stopnia na Kierunku B, student rozpoczyna studia II stopnia. Będzie mógł pobierać świadczenie przez kolejne semestry – nie dłużej niż 7 semestrów na studiach II stopnia i 12 semestrów na studiach I i II stopnia łącznie.

Reguły, które mają zastosowanie w tym scenariuszu:

  • Nie można otrzymywać tego samego świadczenia na wielu kierunkach studiów
  • Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia nie dłużej niż 9 semestrów
  • Świadczenia przysługują na studiach drugiego stopnia nie dłużej niż 7 semestrów
  • Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia, studiach drugiego stopnia i jednolitych studiach magisterskich, przez łączny okres 12 lub 14 semestrów, bez względu na ich pobieranie przez studenta

Tak wygląda graficzna prezentacja scenariusza:

Scenariusz 2

UWAGA! W poniższym scenariuszu dodatkowe semestry zliczane na studiach są wynikiem tego, że

  • student przebywa na urlopie przez dwa semestry w tym samym czasie na obu Kierunkach I stopnia oraz
  • powtarza rok na studiach II stopnia.

Student rozpoczyna studia I stopnia na Kierunku A. Po roku rozpoczyna studia I stopnia na Kierunku B. Jako kierunek, na którym będzie pobierał świadczenie wskazuje Kierunek A. Nie może pobierać świadczeń dłużej niż 9 semestrów na studiach I stopnia.

Od momentu otrzymania tytułu licencjata nie może pobierać świadczenia na kolejnych studiach I stopnia (Kierunek B).

Po ukończeniu studiów I stopnia na Kierunku B, student rozpoczyna studia II stopnia. Będzie mógł pobierać świadczenie przez kolejne semestry – nie dłużej niż 7 semestrów na studiach II stopnia i 12 semestrów na studiach I i II stopnia łącznie.

Reguły, które mają zastosowanie w tym scenariuszu:

  • Nie można otrzymywać tego samego świadczenia na wielu kierunkach studiów
  • Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia nie dłużej niż 9 semestrów
  • Świadczenia przysługują na studiach drugiego stopnia nie dłużej niż 7 semestrów
  • Prawo do świadczeń nie przysługuje studentowi posiadającemu tytuł zawodowy licencjata, inżyniera albo równorzędny, jeżeli ponownie podejmuje studia pierwszego stopnia
  • Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia, studiach drugiego stopnia i jednolitych studiach magisterskich, przez łączny okres 12 lub 14 semestrów, bez względu na ich pobieranie przez studenta

Tak wygląda graficzna prezentacja scenariusza:

Scenariusz 3

Student rozpoczyna studia jednolite magisterskie na Kierunku lekarskim (12 semestrów). Po roku rozpoczyna studia I stopnia na Kierunku A. Ponieważ może pobierać świadczenie tylko na jednym kierunku – jako kierunek, na którym będzie pobierał świadczenie wskazuje Kierunek lekarski.

Rok po ukończeniu studiów I stopnia na Kierunku A, student rozpoczyna Kolejne studia I stopnia (Kierunek B). Po uzyskaniu tytułu licencjata nie może pobierać świadczenia na kolejnych studiach I stopnia. Chociaż maksymalny okres pobierania świadczenia na studiach wynosi 14 semestrów, student nie może pobierać świadczenia po uzyskaniu tytułu magistra.

Reguły, które mają zastosowanie w tym scenariuszu:

  • Nie można otrzymywać tego samego świadczenia na wielu kierunkach studiów
  • Świadczenia przysługują na jednolitych studiach magisterskich nie dłużej niż 12 semestrów, jeżeli trwają one krócej niż 11 semestrów
  • Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia, studiach drugiego stopnia i jednolitych studiach magisterskich, przez łączny okres 12 lub 14 semestrów, bez względu na ich pobieranie przez studenta
  • Prawo do świadczeń nie przysługuje studentowi posiadającemu tytuł zawodowy licencjata, inżyniera albo równorzędny, jeżeli ponownie podejmuje studia pierwszego stopnia
  • Prawo do świadczeń nie przysługuje studentowi posiadającemu tytuł zawodowy magistra, magistra inżyniera albo równorzędny

Tak wygląda graficzna prezentacja scenariusza:

Scenariusz 4

Student rozpoczyna studia I stopnia na Kierunku A. Po roku rezygnuje i zostaje skreślony z listy studentów.

W kolejnym roku akademickim rozpoczyna studia I stopnia na Kierunku B i studia I stopnia na Kierunku C. Jako kierunek, na którym będzie pobierał świadczenie wskazuje Kierunek B. Po dwóch semestrach rezygnuje ze studiów na Kierunku B. Po skreśleniu z listy studentów może zacząć pobierać świadczenie w kolejnych semestrach na Kierunku C. Nie może pobierać świadczeń dłużej niż 9 semestrów na studiach I stopnia. W związku z tym na 10-tym semestrze nie otrzyma świadczenia.

Po ukończeniu studiów I stopnia na Kierunku C, student rozpoczyna studia II stopnia. Będzie mógł pobierać świadczenie przez kolejne semestry. Prawo do świadczeń przysługuje przez maksymalnie 7 semestrów na studiach II stopnia, ale nie dłużej niż przez 12 semestrów na studiach I i II stopnia łącznie. 10. semestr na studiach I stopnia wlicza się do łącznego okresu przysługiwania świadczeń, dlatego na studiach II stopnia student może pobierać świadczenia tylko przez dwa semestry.

Reguły, które mają zastosowanie w tym scenariuszu:

  • Nie można otrzymywać tego samego świadczenia na wielu kierunkach studiów
  • Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia nie dłużej niż 9 semestrów
  • Świadczenia przysługują na studiach drugiego stopnia nie dłużej niż 7 semestrów
  • Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia, studiach drugiego stopnia i jednolitych studiach magisterskich, przez łączny okres 12 lub 14 semestrów, bez względu na ich pobieranie przez studenta

Tak wygląda graficzna prezentacja scenariusza w kontekście wszystkich studiów studenta. Przy próbie dodania świadczenia na 3 sem. studiów II stopnia system nie zezwoli na rejestrację (reguła POL_3797):

Rejestracja w systemie​

Ścieżkę rejestracji świadczeń w systemie za pomocą interfejsu prześledzisz tu.​

Zgoda na mailing z systemu

Treść tego artykułu jest przeznaczana dla administratorów, którzy chcą odzwierciedlić cofnięcie zgody użytkownika na otrzymywanie mailingu z systemu lub przywrócić wcześniej cofniętą zgodę.

Zgoda na otrzymywanie mailingu o nowościach, modyfikacjach lub innych istotnych wydarzeniach istotnych dla użytkownika z daną rolą w POL-on jest zaznaczana przez system domyślnie podczas nadawania uprawnień.

Wycofanie zgody na mailing

Jako administrator systemu POL-on w jednostce (na prośbę użytkownika) możesz wycofać zgodę na otrzymywanie wiadomości na adres mailowy użyty przy rejestracji konta.

W module Administracja wyszukaj użytkownika za pomocą filtrów i przejdź do szczegółów jego rekordu.

W zakładce Uprawnienia kliknij w przycisk „Edytuj uprawnienia” [1]. Odnajdź w tabeli kolumnę Mailing i odznacz checkbox przy właściwej roli do modułu [2]. Zatwierdź zmiany przyciskiem zapisu na dole strony [3].

Jeśli użytkownik przestaje pracować w module wygaś jego rolę. Dla zawieszonych ról checkbox mailingu pozostaje nieaktywny.

Przywracanie zgody na mailing

Jako administrator systemu w jednostce możesz przywrócić cofniętą zgodę na otrzymywanie wiadomości na adres mailowy użyty przy rejestracji konta. W zakładce Uprawnienia kliknij w przycisk „Edytuj uprawnienia” [1]. Odnajdź w tabeli kolumnę Mailing i zaznacz checkbox przy właściwej roli do modułu [2]. Zatwierdź zmiany przyciskiem zapisu na dole strony [3].

Sprawozdawczość GUS za 2022 rok – Federacje

Zgodnie z ustaleniami ministerstwa zawartymi w komunikacie opublikowanym w aktualnościach systemu sprawozdanie S12 należy przekazać do 28 lutego 2023 r. (według stanu na dzień 31 grudnia 2022 r.).

Stosownie do ustaleń, przypominamy, iż możliwe jest wykazanie danych dotyczących szkoły doktorskiej oraz stopni doktora uzyskanych w ramach studiów doktoranckich przez federację albo jednostki uczestniczące. Wskazujemy w tym zakresie na działy: 4-11.

Podstawa prawna: USTAWA z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – Art. 173 ust. 5 „Federacja jest podmiotem uprawnień związanych z posiadaniem kategorii naukowej w zakresie: 1) nadawania stopni naukowych lub stopni w zakresie sztuki; 2) kształcenia doktorantów;”

UWAGA! W tym roku Federacje będą sprawozdawały się poza podstawowym procesem GUS – sprawozdania. Sprawozdanie można złożyć w module Dokumenty.

Dostęp do operacji wymaga posiadania ról:

  • FED_PR_SPR (wgranie pliku)
  • FED_PR_SPR_PODGLAD (podgląd)

Ścieżka pracy

Federacja otrzymuje szablon Excel drogą mailową.

W celu złożenia sprawozdania Federacji należy:

  1. Pobrać szablon (przesłany drogą mailową)
  2. Uzupełnić plik
  3. Wgrać plik w module Dokumenty, wybierając rodzaj dokumentu: Sprawozdanie GUS POL-on za rok 2022 – Federacje

Przeniesienie danych doktorantów z jednej szkoły doktorskiej do drugiej – pomiędzy podmiotami

Z tego wpisu dowiesz się jak przenieść rekord doktoranta w trybie kształcenie doktorantów ze szkoły doktorskiej prowadzonej przez twój podmiot do szkoły doktorskiej innego podmiotu.

Aby przenieść doktoranta ze szkoły doktorskiej prowadzonej przez twój podmiot do szkoły doktorskiej innego podmiotu:
– potrzebujesz roli edycyjnej do modułu Osoby ubiegające się o stopień doktora,
– jeśli szkoła doktorska jest współprowadzona, twój podmiot musi być wskazany jako prowadzący szkołę doktorską,
– jeśli szkoła doktorska jest prowadzona przez federację i podmioty sfederowane, migrację może przeprowadzić jedynie federacja.

Przeniesienie jest dostępne tylko dla uczestników szkoły doktorskiej (tryb Kształcenie doktorantów) o stanie danych „poprawny”.

W wykazie osób ubiegających się o stopień doktora twojego podmiotu użyj filtrów zestawienia, żeby odnaleźć osoby do przeniesienia.

Wskaż szkołę doktorską i/lub program kształcenia [1], a następie wciśnij przycisk „Szukaj”. System wyświetli pasujące rekordy doktorantów [2].

Kliknij w przycisk „Przenieś dane doktorantów” [1].

Następnie zaznacz checkbox przy rekordach do przeniesienia. Możesz:

  • zaznaczyć wszystkich na stronie [2]
  • wskazać rekordy pojedynczo [3].

Zatwierdź dane przyciskiem „Przenieś dane doktorantów” [4].

Wprowadź:

  • Podmiot prowadzący szkołę doktorską [1] (System podpowie wartość po wprowadzeniu pierwszych liter nazwy. Możesz wskazać podmiot, który w danym momencie prowadzi szkoły doktorskie).
  • Nazwę szkoły doktorskiej [2] (Możesz wskazać nazwę ze szkół doktorskich podmiotu wybranego w polu wyżej).
  • Datę zmiany biznesowej [3] (Jest to data zmiany szkoły doktorskiej).

Kliknij w przycisk „Przenieś dane doktorantów” [4]. Zmiana szkoły doktorskiej zostanie zapisana i odłożona w historii zmian.

Wskazane rekordy znajdziesz w zestawieniu „Doktoranci w trakcie przeniesienia do szkoły doktorskiej w innym podmiocie”. Ich dane stają się nieedytowalne.

Jeśli potrzebujesz dokonać zmian w danych przenoszonego doktoranta, musisz cofnąć przeniesienie, aby przywrócić go do zestawienia osób ubiegających się o stopień doktora twojego podmiotu. W tym wykazie będziesz mógł dokonać edycji danych doktoranta.
Przeniesienie kończy się, gdy podmiot przejmujący zatwierdzi przejęcie doktoranta.

Cofnięcie przeniesienia

Jeśli przeniosłeś kogoś przez pomyłkę do szkoły doktorskiej innego podmiotu możesz cofnąć proces do momentu zatwierdzenia danych przez podmiot przejmujący.

W zestawieniu „Doktoranci w trakcie przeniesienia do szkoły doktorskiej w innym podmiocie” [1] użyj przycisku „Cofnij przeniesienie” [2].

Wskaż rekordy doktorantów, których przeniesienie chcesz anulować. Możesz:

  • zaznaczyć wszystkich na stronie [1]
  • wskazać rekordy pojedynczo [2].

Kliknij „Cofnij przeniesienie” [3] i potwierdź [4]. Rekordy powrócą do zestawienia doktorantów twojego podmiotu.

Zatwierdzenie/odrzucenie przeniesienia przez podmiot przejmujący

Jeśli inny podmiot rozpoczął przeniesienie doktorantów do szkoły doktorskiej twojego podmiotu system poinformuje cię o konieczności zatwierdzenia lub odrzucenia rekordów [1].

Wybierz zestawienie „Przeniesienia doktorantów ze szkół doktorskich w innych podmiotach do akceptacji” [2] i użyj przycisku „Zaakceptuj lub odrzuć przeniesienie doktorantów” [3].

Zaznacz checkbox przy danych doktoranta. Możesz:

  • zaznaczyć wszystkich na stronie [1]
  • wskazać rekordy pojedynczo [2].

A następnie:

  • zatwierdź przejęcie przyciskiem „Zaakceptuj przeniesienie doktorantów” [1] i potwierdź przeniesienie („Przenieś”) [2] lub
  • odrzuć przeniesienie za pomocą przycisku „Odrzuć przeniesienie doktorantów” [3] i potwierdź („Odrzuć przeniesienie”) [4].

Dane osób, które oczekują na akceptację są nieedytowalne do momentu znalezienia się w zestawieniu osób ubiegających się o stopień doktora twojego podmiotu.
Po akceptacji rekord zostaje przeniesiony do wykazu osób ubiegających się podmiotu przejmującego. Po odrzuceniu rekord zostaje przeniesiony do wykazu osób ubiegających się podmiotu inicjującego przeniesienie.

Historia zmian

Historię zmiany szkoły doktorskiej znajdziesz w rekordzie doktoranta w zakładce „Kształcenie doktoranta”. W podzakładce „Historia zmian” (szkoły doktorskiej i programu kształcenia) [1] odłożono okresy, w jakich doktorant kształcił się w poszczególnych szkołach – od najnowszej (na górze) do najstarszej (na dole). Po lewej stronie wersji danych znajdziesz datę obowiązywania zmiany [2].

Harmonogram udostępniania sprawozdań w 2023 r.

Nazwa sprawozdania Planowany termin udostępnienia w POL-on Termin składania przez podmioty
Informacja o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych 10 stycznia 2023 r. 31 stycznia 2023 r.
Formularz danych uzupełniających na potrzeby naliczenia subwencji 8 lutego 2023 r. 28 lutego 2023 r.
Sprawozdanie z wykorzystania dotacji 9 marca 2023 r. 31 marca 2023 r.
Sprawozdanie z wykorzystania środków z funduszu stypendialnego 9 marca 2023 r. 31 marca 2023 r.
Raport z wykorzystania środków finansowych (CŁ i instytuty Sieci) 13 kwietnia 2023 r. 30 kwietnia 2023 r.
Sprawozdanie z wykorzystania subwencji 8 czerwca 2023 r. 30 czerwca 2023 r.
Sprawozdanie finansowe 8 czerwca 2023 r. 30 czerwca 2023 r.
Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego 8 czerwca 2023 r. 30 czerwca 2023 r.
Plan rzeczowo-finansowy 8 czerwca 2023 r. 30 czerwca 2023 r.
Sprawozdanie finansowe instytutów Sieci i Centrum Łukasiewicz 8 czerwca2023 r. 30 czerwca 2023 r.
Plan finansowy instytutów Sieci i Centrum Łukasiewicz 8 czerwca 2023 r. 30 czerwca 2023 r.

Moduł Inwestycje – historia techniczna

Aby pobrać dane inwestycji do pliku, odszukaj ją z wykorzystaniem nazwy w sekcji filtrów zestawienia.

Przejdź do danych szczegółowych odnalezionego rekordu. W danych inwestycji użyj przycisku „Pobierz historię techniczną inwestycji”, który pozwala na pobranie pliku Excel z danymi inwestycji.

W pliku znajdziesz następujące informacje:

  • Sekcja
  • Atrybut
  • Wartość przed
  • Wartość po
  • Operacja
  • Kto (login użytkownika)
  • Kiedy (data)
  • Jednostka

Korekta uruchomienia w danych studenta

Korekta uruchomienia oznacza poprawienie błędnie wskazanych studiów w danych studenta. W konsekwencji korekty pojawi się:

  • właściwa, nowa nazwa kierunku – w przypadku przypisania studenta do uruchomienia ze starą nazwą,
  • właściwa forma studiów – w przypadku omyłkowego przypisania studenta do formy stacjonarnej lub niestacjonarnej kierunku,
  • właściwy język kształcenia lub język filologii – w przypadku błędnego przypisania studenta do uruchomienia prowadzonego w innym języku.

Korekta nie dotyczy sytuacji przejścia studenta z jednej formy studiów na drugą (np. ze studiów niestacjonarnych na stacjonarne). Taki proces odzwierciedlamy w systemie zgodnie ze scenariuszem opublikowanym tutaj.

UWAGA! Korekta uruchomienia możliwa jest tylko w ramach uruchomień tego samego kierunku studiów – dla studiów, które zostały przypisane do kierunku z POL-on 2.0. Korekta nie jest możliwa dla studiów, które były w całości realizowane na kierunku z POL-on 1.0!

W przypadku studiów rozpoczętych przed 1.10.2019 r., które były kontynuowane, korekta dotyczy tylko semestrów przypisanych do kierunku z POL-on 2.0.

Jeżeli studia rozpoczęły się bez przypisania do kierunku, korekta dotyczy tylko semestrów przypisanych do kierunku.

Aby dokonać korekty uruchomienia odnajdź studenta w wykazie, a następnie przejdź do szczegółów jego danych. Wybierz zakładkę „Podsumowanie przebiegu studiów”. W kolejnym kroku przejdź do danych o studiach, korzystając z linku aktywnego ukrytego pod nazwą kierunku.

W naszym przykładzie studenta przypisano do nieprawidłowego uruchomienia kierunku Architektura (kod uruchomienia: 3036, uruchomienie stacjonarne w języku polskim).

W danych o studiach użyj przycisku „Koryguj uruchomienie”, znajdującego się w prawym górnym rogu ekranu.

Wyszukaj właściwe uruchomienie (w ramach tego samego kierunku), korzystając z wyszukiwania po nazwie lub kodzie uruchomienia.

  • W przypadku wskazania wyszukiwania po nazwie – wprowadź nazwę studiów. System wyświetli ci inne uruchomienia tego kierunku.
  • W przypadku wskazania wyszukiwania po kodzie – wprowadź numer kodu uruchomienia.

Wskaż właściwe uruchomienie, a następnie użyj przycisku „Zapisz”. W kolejnym kroku potwierdź chęć korekty uruchomienia.

System poinformuje cię o skorygowaniu uruchomienia (kod uruchomienia: 10330, studia stacjonarne w języku angielskim).

Studia po korekcie uruchomienia podlegają pełnej walidacji.

ECTS zaliczone w procesie potwierdzenia efektów uczenia się

Uwaga! Punkty ECTS zaliczone w procesie potwierdzenia efektów uczenia się można dodać wyłącznie do pierwszego rejestrowanego semestru studenta. 

Studentowi zaliczono 45 punktów ECTS w procesie potwierdzenia efektów uczenia się. Zostaje zarejestrowany na 1 semestr na uruchomienie I kierunku A z liczbą 45 punktów ECTS zaliczonych w procesie potwierdzenia efektów uczenia się. Do formularza wprowadzamy sumę uzyskanych punktów ECTS równą 45 ECTS.​

W pierwszym semestrze student zdobywa 25 punktów ECTS. Jego punkty za 1 semestr zostają uaktualnione. Liczba punktów ECTS uzyskanych ogółem za 1 semestr wynosi 70 punktów ECTS (45 + 25).

Student zostaje przypisany do 2 semestru z liczbą 70 punktów ECTS uzyskanych ogółem. Zalicza wszystkie przedmioty z 2 semestru i zdobywa 35 punktów ECTS. Jego punkty za 2 semestr zostają uaktualnione. Liczba punktów ECTS ogółem za 2 semestr wynosi 105 punktów (70 + 25).

Liczba punktów ECTS do uzyskania kwalifikacji po 2 semestrach wynosi 105 punktów. W kolejnych semestrach student powinien uzyskać 75 punktów ECTS, aby uzyskać kwalifikację (180 ECTS) i ukończyć studia.

ECTS – student na Erasmusie

Student, który odbywa część studiów za granicą w ramach programu Erasmus cały czas ma status studenta polskiej uczelni. Przebieg jego studiów powinien być w związku z tym rejestrowany w POL-onie, na podstawie informacji uzyskanych od uczelni zagranicznej.

Student po pierwszym semestrze studiów, podczas których zdobył 30 punktów ECTS, wyjeżdża na Erasmusa na semestr 2. Podczas nieobecności (semestr letni) jest przypisany do semestru 2 z dotychczas uzyskanymi punktami (30). Na wyjeździe uzyskuje 30 punktów ECTS. Po powrocie wpis semestru 2 jest aktualizowany o punkty z Erasmusa. Następnie student jest przypisywany do semestru 3 z liczbą 60 punktów ECTS ogółem. Student zalicza wszystkie przedmioty 3 semestru. Zdobywa 45 punktów ECTS. Jego punkty za 3 semestr zostają uaktualnione. Liczba punktów ECTS ogółem za 3 semestr wynosi 105 punktów (60+45).​

Indywidualna organizacja studiów

W naszym przykładzie student zalicza zajęcia z 1 i 2 semestru w trakcie 1 semestru, zajęcia z 3 i 4 semestru w trakcie 2 semestru. Zaliczenie dwóch semestrów w jednym będzie odzwierciedlone przez zarejestrowane punkty ECTS.

Student został zarejestrowany na 1 semestr uruchomienia I kierunku A. Otrzymał zgodę na Indywidualną Organizację Studiów (IOS), w związku z czym może wystąpić sytuacja, że zrealizuje 2 lata studiów w ciągu jednego roku akademickiego. Ponieważ w systemie nie można zaraportować dwóch semestrów w trakcie trwania jednego – w drugim semestrze student zostanie przypisany do 3 semestru. Po uzyskaniu zaliczenia 4 semestru zostanie przypisany do semestru 5 (w trzecim semestrze studiowania).

UWAGA! Może się zdarzyć, że student będzie zaliczał przedmioty z różnych lat w trakcie semestru. W zakresie rejestracji semestrów studenta istotne jest, aby student zaczynał na pierwszym semestrze i kończył na ostatnim semestrze oraz by liczba punktów po ostatnim semestrze była zgodna z wymaganiami określonymi w opisie kierunku.

Sprawozdawczość GUS za 2022 rok

Zgodnie z ustaleniami ministerstwa zawartymi w komunikacie opublikowanym w aktualnościach systemu wszystkie trzy rodzaje sprawozdań (S-10, S-11, S-12) uczelnie są zobowiązane przekazać do 28 lutego 2023 r. (według stanu na dzień 31 grudnia 2022 r.). Instytucje naukowe w odniesieniu do S-11 i S-12 obowiązują te same terminy.

Sposób pracy w Module GUS właściwe nie zmienia się w stosunku do ubiegłego roku. Dane do sprawozdań będą zaciągane z modułów POL-on , a w przypadku działów uzupełnianych ręcznie (częściowo lub w całości) będą zasilane plikami importu. Wprowadzone dane będą następnie poddawane sprawdzeniu pod względem spójności danych z innymi działami sprawozdań oraz w ramach złożonego szablonu importu (raport z błędów walidacyjnych i raport z importu).

UWAGA! Sprawozdania przeliczają się trzy razy dziennie o godzinach: 7:00, 9:30, 12:00 oraz 15:00.

Dla sprawozdań S-10 oraz S-11 przeliczenie trwa ok. 30 minut, dla S-12 jest to czas ok. 10 minut.

Możliwe jest zatwierdzenie działów uzupełnianych ręcznie bez konieczności importu pustych lub zerowych plików.

Podczas zatwierdzania pustego działu system wyświetli jednak ostrzeżenie „Uwaga: dział nie zawiera żadnych danych statystycznych. Jego zatwierdzenie oznacza potwierdzenie, że  jest to zgodne ze stanem faktycznym. Czy kontynuować?”, po to, aby zminimalizować ryzyko zatwierdzenia pustych działów przez pomyłkę.

System nie pozwala już na import pustych lub zerowych plików (traktuje takie pliki jako błędne)

Uwaga! W sprawozdaniu S-10 w sekcji 7 (Studenci i absolwenci – ogółem (łącznie z cudzoziemcami), którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską) należy wykazywać zarówno cudzoziemców, jak i Polaków.

Z uwagi na możliwe trudności w zebraniu rzetelnych informacji za rok 2022 sekcja 7 według kraju uzyskania świadectwa dojrzałości, możliwe jest wypełnienie tej sekcji bez Polaków według starych zasad.

Docelowo osoby z sekcji 7 – Polacy i cudzoziemcy, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską – powinni być wykazywani według kraju uzyskania dyplomu ukończenia szkoły średniej II stopnia lub możliwie najlepszej oceny szacunkowej kraju pochodzenia.

UWAGA: Sprawozdanie uczelni macierzystej powinno zawierać dane łącznie z danymi filii.

UWAGA: Przypominamy, iż dane dotyczące szkoły doktorskiej (działy 6, 7, 8, 9, 10, 11 w zakresie kształcenia w szkole doktorskiej) powinny być sprawozdane przez Federację nie zaś przez jednostki wchodzące w jej skład.

Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – Art. 173 ust. 5 „Federacja jest podmiotem uprawnień związanych z posiadaniem kategorii naukowej w zakresie:

  • nadawania stopni naukowych lub stopni w zakresie sztuki;
  • kształcenia doktorantów;”

Metodologia wyliczeń ze zmianami naniesionymi w trybie zmian

Źródłem wyliczeń dla sprawozdań za rok 2022 w zakresie studentów jest nowy system POL-on 2.0.

Wypełnienie sekcji „Uczestnicy studiów podyplomowych i kształcenia specjalistycznego, doktoranci – ogółem, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską” w sprawozdaniu S-12 za rok 2022 nie jest obligatoryjne.

Jednocześnie sygnalizujemy potrzebę zbierania informacji o osobach, które otrzymały świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską. Informacja ta będzie już stałym elementem sprawozdawczości w zakresie danych o uczestnikach studiów podyplomowych, kształcenia specjalistycznego oraz o doktorantach w sprawozdaniu S-12.

Więcej informacji w komunikacie GUS: Komunikat dot. S-12 (.pdf)

Nową sekcję „Uczestnicy studiów podyplomowych i kształcenia specjalistycznego, doktoranci – ogółem, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską” będzie trzeba wypełniać zarówno dla cudzoziemców, jak i dla Polaków. Uczelnia będzie musiała zebrać te dane od swoich doktorantów, uczestników kształcenia specjalistycznego oraz uczestników studiów podyplomowych.

Zmiany w formularzach

S-10:

  • Brak zmian

S-11:

  1. Usunięcie Dział 1. Domy i stołówki studenckie – stan w dniu 31 grudnia
  2. Dodanie Dział 1a. Stołówki studenckie – stan w dniu 31 grudnia
  3. Dodanie Dział 1b. Domy studenckie – stan w dniu 31 grudnia
  4. Zmiany w nazewnictwie wierszy i kolumn
  5. Usunięcie kolumny 5 – „w tym obywatele państw członkowskich Unii Europejskiej i EFTA”

S-12:

  • Aktualizacja nazw sekcji, działów

Objaśnienia do formularzy S-10, S-11 oraz S-12

Zdublowani studenci – instrukcja postępowania

Ścieżka pracy za pomocą interfejsu w przypadku zdublowanych studentów będzie zależna od specyfiki przypadku studenta. Rekomendujemy, by przed wykonaniem opisanych poniżej czynności na środowisku produkcyjnym przeprowadzić je na środowisku demonstracyjnym (testowym).

Proces ten będzie obejmował 4 kroki:

  1. Odszukanie duplikatów
  2. Przygotowanie danych do odtworzenia
  3. Usuniecie duplikatu
  4. Odtworzenie danych w pozostawionym rekordzie.

Sytuacja zdublowanych studentów w systemie POL-on może dotyczyć np. poniższych przypadków:

Przykład 1.

Student – cudzoziemiec został zarejestrowany na studia na kierunku w POL-on 2.0. Do formularza rejestracji wprowadzono paszport jako sposób identyfikacji studenta w systemie. Student otrzymał numer PESEL i podejmując kolejne studia został zaraportowany z typem identyfikacji za pomocą PESEL-u. W efekcie student został zdublowany w systemie, a studia studenta występują w osobnych rekordach.

Przykład 2.

Student – cudzoziemiec został zarejestrowany na studia na kierunku w POL-on 2.0. Do formularza rejestracji wprowadzono paszport jako sposób identyfikacji studenta w systemie. Student podjął kolejne studia i został zaraportowany z innym dokumentem tożsamości (kartą pobytu). W efekcie student został zdublowany, a studia studenta występują w osobnych rekordach.

Przykład 3.​

Student został zarejestrowany na studia na kierunku w POL-on 2.0. Do formularza rejestracji wprowadzono numer PESEL (płeć żeńska) jako sposób identyfikacji studenta w systemie. W związku ze zmianą płci student otrzymał nowy numer PESEL. Podjął kolejne studia i został zaraportowany z nowym numerem PESEL (płeć męska). W efekcie studia studenta występują w osobnych rekordach – w jednym jest identyfikowany jako kobieta, w drugim jako mężczyzna.​

W celu uporządkowania danych o studencie i jego studiach wykonaj poniższe kroki.

1. Odszukanie duplikatów

Znajdź zdublowanych studentów korzystając z filtrów zestawienia, a następnie zapoznaj się z zakresem danych wprowadzonych do poszczególnych rekordów. Na tym etapie będziesz musiał podjąć decyzję, który z rekordów usuniesz i odtworzysz w pozostałym rekordzie.

Zasadne jest, by do usunięcia wybrać rekord z krótszą historią zmian lub węższym zakresem wprowadzonych danych. Dzięki temu będziesz miał mniej informacji do odtworzenia.

2. Przygotowanie danych do odtworzenia

Zapisz (np. do pliku) dane osobowe i studia, które będą wymagały odtworzenia.

3. Usunięcie duplikatu

Usuń rekord studenta z krótszą historią zmian/węższym zakresem danych zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Usunięcie studenta jest możliwe tylko dla studiów, które nie zostały zakończone i były realizowane od początku do końca na kierunku z POL-on 2.0. 

Jeżeli chcesz usunąć studenta ze studiami zakończonymi na kierunku z POL-on 2.0 (z wprowadzoną datą skreślenia bądź ukończenia studiów), to skontaktuj się z operatorem technicznym za pomocą Helpdesku OPI PIB (zgłoszenie techniczne).

4. Odtworzenie danych w pozostawionym rekordzie

Wprowadź do pozostawionego rekordu brakujące informacje.

Nowe dane osobowe i/lub identyfikacyjne wprowadź jako zmiany biznesowe. W tym celu użyj przycisku  „Edytuj” w sekcji „O studencie” w podsekcji „Dane aktualne”. Następnie kliknij przycisk „Zmień aktualne dane”, wprowadź nowe informacje oraz datę zmiany.

  • O zmianie danych osobowych przeczytasz tu.
  • Ze zmianą sposobu identyfikacji z dokumentu tożsamości na numer PESEL możesz zapoznać się tutaj.

Rejestracja zmiany biznesowej oznacza wprowadzenie nowej wersji danych, ze wskazaniem daty, od kiedy ta zmiana obowiązuje. Operacja ta powinna być używana, aby odnotować rzeczywistą zmianę danych studenta.

Zmiany biznesowe mogą być wprowadzane w dowolnym punkcie czasu. System uporządkuje je chronologicznie.

W zachowanym rekordzie odtwórz lub zaktualizuj studia, semestry i świadczenia, które zostały usunięte ze zdublowanego rekordu. 

  • O rejestracji nowych studiów przeczytasz tu.
  • Ze ścieżką dodawania kolejnego semestru możesz zapoznać się tutaj.
  • Rejestrację świadczeń opisano tu.

W wyniku operacji, w systemie powinien pozostać jeden student, który posiada informację o historii zmian danych osobowych i identyfikacyjnych z kompletem studiów. Efekt porządkowania danych należy porównać ze stanem danych na uczelni.

Jeżeli zmiany danych osobowych zostały poprawnie odzwierciedlone, a student miał zarejestrowane studia na innych uczelniach, wówczas studia z innych uczelni powinny być widoczne w szczegółach danych studenta.

Uwaga! Operacja usunięcia duplikatów studenta nie powinna spowodować utraty studiów (o ile nie są zduplikowane) lub utraty zmian biznesowych danych osobowych. Uczelnia musi odtworzyć dane po operacji usunięcia przy zachowanym studencie. Niepoprawne odtworzenie zmian danych osobowych może skutkować błędnym połączeniem ze studiami na innych uczelniach.

Zalecane jest zachowanie w historii zmian wszystkich dokumentów, którymi posługiwał się student.

Załóżmy, że w omawianych powyżej przykładach Rekord II posiada krótszą historię zmian/węższy zakres danych. Po zapisaniu danych do usunięcia, które będą wymagały odtworzenia, będziesz musiał dokonać rejestracji w pozostawionym rekordzie poniższych informacji:

Przykład 1.

Rejestracja danych o usuniętych studiach wraz ze szczegółami, tj. semestry, punkty ECTS, informacje o świadczeniach (o ile dotyczy). Otrzymanie numeru PESEL.

Przykład 2.

Rejestracja danych o usuniętych studiach wraz ze szczegółami, tj. semestry, punkty ECTS, informacje o świadczeniach (o ile dotyczy). Otrzymanie nowego dokumentu tożsamości (karta pobytu) przez studenta.

Przykład 3.

Rejestracja danych o usuniętych studiach wraz ze szczegółami, tj. semestry, punkty ECTS, informacje o świadczeniach (o ile dotyczy). Zmiana danych osobowych i otrzymanie nowego numeru PESEL przez studenta (zmiana płci).

Przykładowa ścieżka w systemie

Tak może wyglądać ścieżka usuwania duplikatu i uzupełnienia danych studenta z Przykładu 1 w systemie:

Scenariusze zdublowanych studentów (Przykłady 1-3) w postaci graficznej:

Inne omawiane scenariusze:​

Migracja danych doktorantów z jednej szkoły doktorskiej do drugiej – w ramach tego samego podmiotu

Z tego wpisu dowiesz się jak przenieść rekord doktoranta w trybie kształcenie doktorantów z jednej szkoły doktorskiej do drugiej w obrębie twojego podmiotu.

Aby przenieść doktoranta z jednej szkoły doktorskiej do drugiej w obrębie twojego podmiotu:
– potrzebujesz roli edycyjnej do modułu Osoby ubiegające się o stopień doktora,
– twój podmiot musi mieć zarejestrowane co najmniej dwie szkoły doktorskie w POL-on,
– jeśli szkoła doktorska jest współprowadzona, twój podmiot musi być wskazany jako prowadzący szkołę doktorską,
– jeśli szkoła doktorska jest prowadzona przez federację i podmioty sfederowane, migrację może przeprowadzić jedynie federacja.

Migracja jest dostępna tylko dla uczestników szkoły doktorskiej (tryb Kształcenie doktorantów) o stanie danych „poprawny”.

W wykazie osób ubiegających się o stopień doktora twojego podmiotu użyj filtrów zestawienia, żeby odnaleźć osoby do migracji.

Wskaż szkołę doktorską i/lub program kształcenia [1] i wciśnij przycisk „Szukaj”. System wyświetli pasujące rekordy doktorantów [2].

Kliknij w przycisk „Migruj dane doktorantów” [1], a następnie zaznacz checkbox przy rekordach do migracji.

Możesz:

  • zaznaczyć wszystkich na stronie [2]
  • wskazać rekordy pojedynczo [3].

Zatwierdź dane przyciskiem „Migruj dane doktorantów” [4].

Migracja danych doktoranta z jednej szkoły doktorskiej do drugiej w ramach tego samego podmiotu jest zmianą biznesową (wymaga wskazania daty od kiedy doktorant kształci się w innej szkole). W rekordzie doktoranta „data rozpoczęcia kształcenia” pozostanie więc bez zmian.

Wprowadź:

  • Nazwę szkoły doktorskiej, do której następuje migracja [1],
  • Nazwę programu kształcenia realizowanego w tej szkole doktorskiej [2],
  • Datę zmiany biznesowej (zmiany szkoły doktorskiej) [3].

Opcjonalnie możesz wprowadzić dyscyplinę [4]. Jeszcze raz kliknij w przycisk „Migruj dane doktorantów” [5]. Zmiana szkoły doktorskiej zostanie zapisana i odłożona w historii zmian.

Do momentu wykonania migracji nie możesz wykonać kolejnej.

Aby poznać status migracji kliknij w przycisk „Status ostatniej migracji” [1].

Po zakończeniu migracji otrzymasz informację zawierającą [2]:

  • liczbę doktorantów zaznaczonych do migracji oraz
  • liczbę poprawnie zmigrowanych doktorantów.

Historia zmian

Historię zmiany szkoły doktorskiej znajdziesz w rekordzie doktoranta w zakładce „Kształcenie doktoranta”. W podzakładce „Historia zmian” (szkoły doktorskiej i programu kształcenia) [1] odłożono okresy, w jakich doktorant kształcił się w poszczególnych szkołach – od najnowszej (na górze) do najstarszej (na dole). Po lewej stronie wersji danych znajdziesz datę obowiązywania zmiany [2].

Ponowne przyjęcie w trybie wznowienia

Scenariusz 1.

Student 6 semestru uruchomienia I kierunku A nie złożył pracy w terminie. Zostaje skreślony z listy studentów.

Student zostaje przyjęty w trybie wznowienia na 6 semestr kierunku A (to samo uruchomienie I, z którego został skreślony). Zalicza seminarium i ewentualne różnice programowe. Zostaje mu wyznaczony termin obrony. Po obronie zostaną mu zarejestrowane informacje o ukończeniu studiów.

Data rozpoczęcia studiów (w tym przypadku: data przyjęcia w trybie wznowienia) nie może równać się dacie ukończenia studiów.

Ponowne przyjęcie w trybie wznowienia obejmuje odebranie ślubowania od studenta, wydanie legitymacji, zrealizowanie seminarium, ewentualne wyrównanie różnic, wyznaczenie terminu obrony itp., dlatego nie powinno trwać 1 dzień.

Zmiana kierunku studiów w ramach uczelni

Scenariusz 1.

Student po pierwszym roku studiów chce zmienić kierunek studiów. Zostaje skreślony z uruchomienia I kierunku A po 2 semestrze. Student zostaje zarejestrowany na 3 semestr na uruchomienie I kierunku B. Dwa pierwsze semestry zostają mu zaliczone.

Scenariusz 2.

Student jest rejestrowany na 1 semestr na uruchomienie I kierunku A. ​Po złożeniu ślubowania zmienia decyzję i chce się przenieść na uruchomienie I kierunku B.

Zostaje skreślony z uruchomienia I kierunku A, a następnie zarejestrowany na 1 semestr uruchomienia I kierunku B. Kontynuuje studia na kierunku B.

Zmiana formy studiów

Scenariusz 1.

W przykładzie zmiana formy studiów dotyczy „przejścia” ze studiów niestacjonarnych na stacjonarne po 1 roku.

Student jest rejestrowany na 1 semestr uruchomienia niestacjonarnego (uruchomienie I) kierunku A. Po semestrze jest przypisywany do semestru 2. ​

W kolejnym roku akademickim jest technicznie skreślany z listy studentów uruchomienia niestacjonarnego kierunku A i rejestrowany na semestr 3 na uruchomienia stacjonarnego (uruchomienie II) kierunku A Kontynuuje studia na tym uruchomieniu.​

Skreślenie techniczne to skreślenie, które nie wiąże się z wydaniem decyzji administracyjnej. Student ma prawo zmieniać formę lub kierunek studiów w ramach jednej uczelni bez utraty statusu studenta. Nie jest to skreślenie, które wiąże się z wydaniem daty decyzji. W polu data skreślenia wprowadzamy datę przeniesienia.

Student nie może studiować w tym samym czasie na tym samy kierunku w różnych jego formach, dlatego data przeniesienia (data skreślenia technicznego) musi być różna od daty przyjęcia na studia.

Inne scenariusze, którymi możesz być zainteresowany:

Zmiana danych dotyczących płci

Scenariusz 1.

Studentka zgłasza fakt zmiany płci w uczelni i otrzymania nowego numeru PESEL. Do systemu zostaje wprowadzona zmiana biznesowa (nowy PESEL) z datą powzięcia informacji o zmianie. W efekcie studentka jest identyfikowana do wskazanej daty PESELem – płeć męska, po wskazanej dacie PESELem – płeć żeńska.​

Zapoznaj się ze stanowiskiem ministerstwa:

Wpisy pomocy, dotyczące rejestracji zmiany biznesowej:

Inny scenariusz, którym możesz być zainteresowany: