Z analizy dokonanej w module Pracownicy systemu POL‑on wynika, że dla części pracowników, którzy posiadali aktywne zatrudnienie po 1.10.2018 r. w podmiotach nie zostało uzupełnione przynajmniej jedno z poniższych pól:
- Płeć,
- Obywatelstwo,
- Kraj urodzenia (w przypadku pracowników będących cudzoziemcami),
- Rok urodzenia.
Przypominamy, że zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa ww. dane powinny być uzupełnione pracownikom za cały okres od dnia wejścia w życie ustawy 2.0, czyli od dnia 1.10.2018 r., do dnia bieżącego.
Dokonana analiza uwzględnia okres obowiązywania danych osobowych w kontekście zatrudnienia pracownika w podmiocie (z uwzględnieniem warunków zatrudnienia). Sprawdzany był fakt uzupełnienia w systemie ww. atrybutów w całym okresie obowiązywania zatrudnienia, począwszy od dnia 1.10.2018 r.
Wyniki analizy można pobrać w postaci pliku excel w systemie POL‑on 2.0, moduł Raporty, obszar „Jakość danych”, nazwa raportu „Pracownicy dane osobowe” (raport prezentuje stan bazy POL‑on z godz. 6:00 z dnia generowanie raportu). Więcej na temat raportu można przeczytać tutaj.
Informacja o nieuzupełnieniu ww. atrybutu/-ów została wskazana w kolumnie ,,Uwagi” raportu. W takim wypadku należy je uzupełnić w systemie.
Jeżeli w aktualnych danych pracownika powyższe dane są uzupełnione, należy sprawdzić, czy braki występują we wcześniejszych okresach zatrudnienia pomiędzy 1.10.2018 r. a dniem bieżącym i w razie potrzeby uzupełnić je w danych historycznych. Na temat sprawdzenia danych historycznych i ich korekty można przeczytać tutaj.
Przykładowo:
- Pracownik został zatrudniony w dniu 10.10.2018 r.
- W historii zmian uzupełniono atrybuty płeć, obywatelstwo, kraj urodzenia, rok urodzenia od dnia 5.03.2019 r.
Pracownik zostanie wykazany w raporcie, ponieważ za okres od dnia 1.10.2018 r. do 4.03.2019 r. atrybuty nie były uzupełnione. Należy mu uzupełnić brakujące dane za okres 1.10.2018 r. – 4.03.2019 r.