Author Archive

Pobranie historii technicznej patentu i prawa ochronnego do pliku

Z tego wpisu dowiesz się jak pobrać dane z historii technicznej patentu na wynalazek, prawa ochronnego na wzór użytkowylub wyłacznego prawa hodowcy do odmiany rośliny.

Odnajdź rekord w wykazie patentów i praw ochronnych za pomocą filtrów zestawienia [1] i przejdź do jego szczegółów [2].

Aby pobrać historię techniczną rekordu, użyj przycisku „Pobierz historię techniczną” [3].

Aby pobrać historię techniczną oświadczenia upoważniającego, przejdź do zakładki „Oświadczenia” [1], a następnie użyj ikony pobrania (strzałka skierowana w dół), dostępnej w kolumnie „Akcje”, przy danych osoby z twojego podmiotu [2].

Po zapisie pliku Excel na komputerze znajdziesz w nim kolumny:

  • Sekcja
  • Atrybut (pole)
  • Wartość przed
  • Wartość po
  • Operacja
  • Kto (login użytkownika)
  • Kiedy (data)
  • Jednostka

Pobranie historii technicznej projektu naukowego do pliku

Z tego wpisu dowiesz się jak pobrać dane z historii technicznej projektu naukowego. 

Odnajdź rekord w wykazie projektów naukowych za pomocą filtrów zestawienia [1] i przejdź do jego szczegółów [2]. 

Aby pobrać historię techniczną rekordu, użyj przycisku „Pobierz historię techniczną” [3].  

Po zapisie pliku Excel na komputerze znajdziesz w nim kolumny: 

  • Sekcja 
  • Atrybut (pole)
  • Wartość przed 
  • Wartość po 
  • Operacja 
  • Kto (login użytkownika) 
  • Kiedy (data) 
  • Jednostka 

Wynik ewaluacji szkoły doktorskiej

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, gdzie osoba z rolą do modułu Szkoły doktorskie może zapoznać się z wynikiem ewaluacji szkoły doktorskiej. 

W rekordzie szkoły doktorskiej znajdziesz zakładki:  

  • Dane podstawowe,  
  • Programy kształcenia,  
  • Dane adresowe,
  • Wynik ewaluacji.

Przejdź do zakładki Wynik ewaluacji [1].

Znajdziesz tam informacje pobierane automatycznie z systemu SEDok [2].

Są to:

  • Data uchwały Komisji Ewaluacji Nauki,
  • Numer uchwały Komisji Ewaluacji Nauki ,
  • Wynik ewaluacji (Pozytywny/Negatywny),
  • Czy zgłoszono zastrzeżenia? (Tak/Nie),
  • Okres objęty ewaluacją (od – do).

Informacje w zakładce są aktualizowane automatycznie bez konieczności wykonywania żadnych działań ze strony użytkownika.

Podstawy prawne: 
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 262.
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 6 marca 2019 r. – rozporządzenie ws. POL-on (Dz.U. 2019 poz. 496) –§ 5 ust. 4 pkt 1 lit. j). 

Ankieta – rekrutacja na kierunki studiów

2026/2027

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Ankieta rekrutacja na kierunki studiów (INST_NAVI_EDU_SPR) może wypełnić i wysłać dane o zasadach rekrutacji na wskazany rok akademicki do wyszukiwarki studiów dostępnej na stronie studia.gov.pl.

Podmioty zobowiązane do złożenia ankiety:

  • uczelnie publiczne
  • uczelnie niepubliczne
  • uczelnie kościelne, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych.

Ankieta może być aktualizowana wielokrotnie w trakcie okna edycyjnego.
Okno edycyjne ankiety rekrutacji na kierunki studiów na przyszły rok akademicki obejmuje trwający rok akademicki. Oznacza to, że np. ankieta na rok akademicki 2026/2027 może być uzupełniana i przesyłana na stronę studia.gov.pl do końca roku akademickiego 2025/2026.

Role do ankiety:

  • INST_NAVI_EDU_SPR – pozwala na synchronizację kierunków, uzupełnienie, zapis i zatwierdzenie informacji o zasadach rekrutacji na kierunki oraz opublikowanie ankiety na stronie studia.gov.pl.
  • INST_NAVI_EDU_SPR_PODGLAD – pozwala na przeglądanie danych wprowadzonych do zakładek formularza przez użytkownika z rolą edycyjną.

Reguły techniczne

  • Z modułu Kierunki studiów do ankiety pobierane są uruchomienia, na których aktualnie prowadzone jest kształcenie oraz na które uczelnia planuje uruchomić kształcenie w kolejnym roku akademickim.
  • Ankietę możesz uzupełnić etapami. W przypadku, gdy zdecydujesz się na wypełnienie informacji o danym uruchomieniu, nie będziesz mógł zapisać danych uzupełnianej sekcjido momentu wypełnienia wszystkich wymaganych pól (oznaczonych *).
  • Podczas publikowania danych na studia.gov.pl system zweryfikuje
    • czy kierunki z ankiety znajdują się w module Kierunki studiów. W przypadku niespójności między ankietą a wykazem kierunków proces publikacji nie powiedzie się.
    • czy uzupełniono informacje o rekrutacji dla wszystkich prowadzonych kierunków. Proces publikacji nie powiedzie się, jeśli jakiś z kierunków ma status „W trakcie”.
  • Po opublikowaniu ankiety w systemie pojawia się przycisk „Odblokuj edycję”. Dopóki ankieta nie zostanie odblokowana do edycji, dalsze modyfikacje (np. aktualizacja danych, korekta, synchronizacja kierunków) nie będą możliwe.
  • Odblokowanie ankiety do edycji powinno mieścić się w oknie edycyjnym.

Słowniki

Uzupełnienie ankiety

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Ankieta rekrutacja na kierunki studiów [1].
W podsumowaniu znajdziesz rok akademicki, na który składana jest ankieta [2] oraz datę publikacji na stronie studia.gov.pl [3].

Ankieta rekrutacja na kierunki studiów składa się z 3 zakładek [1]:

  1. Informacje o uczelni,
  2. Kierunki studiów (domyślna),
  3. Historia operacji.

W zakładce Informacje o uczelni uzupełnij linki do:

  • głównej strony rekrutacji,
  • filmu promującego uczelnię,
  • formularza dostępności.

Pamiętaj o ograniczeniach wielkości pola tekstowego (do 500 znaków ze spacjami).

Brak uzupełnienia pól w ankiecie może wpływać na poprawność prezentacji kierunku na stronie studia.gov.pl.

Po wpisaniu adresów stron zapisz formularz przyciskiem zapisu [2].

W zakładce Kierunki studiów będziesz mógł wyszukać kierunek studiów, aby dodać informacje o zasadach rekrutacji na jego uruchomienia.

Aby uzupełnić dane o rekrutacji synchronizuj listę kierunków za pomocą przycisku „Pobierz nowe dane z modułu” [1]. Potwierdź synchronizację [2].

System poinformuje cię o liczbie dodanych lub usuniętych kierunków [3].

Synchronizacja dotyczy wyłącznie kierunków o statusie „Prowadzone”, które zostały zarejestrowane w POL-on 2.0 i dla których zostały zdefiniowane uruchomienia.

Brak kierunku lub uruchomienia po synchronizacji

Jeśli zauważysz, że brakuje jakiegoś prowadzonego kierunku lub jego prowadzonego albo planowanego uruchomienia, skontaktuj się z osobą rejestrującą studia w module Kierunki studiów w celu weryfikacji. Jest to osoba z rolą INST_KIERUNKI_ADM w twoim podmiocie.

Z poziomu ankiety rekrutacji na kierunki studiów nie dodasz brakujących rekordów.

W module Kierunki studiów można wprowadzić planowane uruchomienia w obrębie aktualnie prowadzonych kierunków. Oznacza to, że w ankiecie rekrutacyjnej po synchronizacji znajdziesz uruchomienia prowadzone lub planowane tylko w zakresie aktualnie prowadzonych studiów.

W ankiecie nie wprowadzisz danych o rekrutacji na kierunki studiów planowane do uruchomienia w przyszłości.

Po dodaniu kierunków/uruchomień w module Kierunki studiów ponownie kliknij w przycisk synchronizacji.

Sortowanie i wyświetlanie

Uruchomienia kierunków studiów są wyświetlane alfabetycznie na podstawie nazwy kierunku. Kierunki z uruchomieniami możesz posortować alfabetycznie:

  • Kierunek A>Z (domyślny)
  • Kierunek Z>A

Możesz je wyświetlić w liczbie 10, 25, 50, 100 na stronę. Pomiędzy stronami możesz przechodzić klikając we właściwe przyciski („Następna” i „Poprzednia”).

Wyszukiwanie uruchomienia

Aby przejść do konkretnego formularza danych o rekrutacji użyj filtrów zestawienia. Wprowadź nazwę kierunku [1]. Dodatkowo możesz wskazać jego atrybuty. Do wyboru masz [2]:

  • Poziom studiów (I stopnia, II stopnia, Jednolite magisterskie),
  • Formę studiów (Stacjonarne, Niestacjonarne),
  • Profil kształcenia (Praktyczny, Ogólnokształcący, Nieokreślony),
  • Status formularza (W trakcie, Zatwierdzony).

Kliknij w przycisk „Szukaj” [3]. Między wyszukiwaniami wyczyść filtry [4].

  • Aby uzupełnić formularz danych o rekrutacji użyj akcji edycji ukrytej pod ikoną ołówka przy danym uruchomieniu [1].
  • Aby podejrzeć uzupełniony formularz danych o rekrutacji użyj linku aktywnego ukrytego pod jego atrybutami [2].

Dane o rekrutacji

Formularz danych o rekrutacji składa się z 5 sekcji:

  1. Dane podstawowe (domyślna)
  2. O kierunku
  3. Rekrutacja
  4. Opłaty
  5. Podgląd

Każdą z sekcji formularza uzupełniasz osobno. Każda sekcja będzie wymagała osobnego zapisu.

Rekomendujemy, abyś wypełnił jak najwięcej pól – w ten sposób zwiększysz widoczność kierunku w wyszukiwarce studia.gov.pl

Najpierw wypełnij sekcję „Danych podstawowych”, w której potwierdza się prowadzenie rekrutacji na ten kierunek.

Przy polach obowiązkowych zobaczysz *.

Dane podstawowe

Zjedź na dół sekcjii wskaż odpowiedź na pytanie czy uczelnia prowadzi rekrutację na ten kierunek we wskazanym roku akademickim. Oznacz [1]:

  • Tak – jeśli twój podmiot będzie prowadził rekrutację,
  • Nie – jeśli twój podmiot nie planuje rekrutacji na ten kierunek,
  • Uczelnia zamyka kierunek – jeśli zaplanowano likwidację studiów.

Zapisz dane [2].

Brak rekrutacji na kierunek

  • W przypadku wskazania odpowiedzi „Nie” lub „Uczelnia zamyka kierunek”, po zapisie system oznaczy wszystkie sekcje formularza, jako uzupełnione. [3].

Po zaznaczeniu braku rekrutacji na kierunek (odpowiedź „Nie”) lub zaznaczeniu, że uczelnia planuje likwidację kierunku (odpowiedź „Uczelnia zamyka kierunek”) przejdź do sekcji „Podgląd” i zatwierdź całą ankietę!

Rekrutacja na kierunek

  • W przypadku wskazania odpowiedzi „Tak”, po zapisie sekcja danych podstawowych zostanie oznaczona jako wypełniona [4]. Przejdź do kolejnej sekcji, aby ją uzupełnić.

Jeśli po zaznaczeniu „Tak” uzupełnieniu formularza, zmienisz zaznaczenie (na „Nie” lub „Uczelnia zamyka kierunek”), po zatwierdzeniu wprowadzone informacje zostaną usunięte.

O kierunku

Opcjonalnie podaj liczbę miejsc na kierunku.

Obowiązkowo wprowadź krótki opis kierunku (do 800 znaków ze spacjami) [1]. Możesz też wprowadzić informacje:

  • Dla kogo jest ten kierunek,
  • Co go wyróżnia,
  • Umiejętności i kompetencje absolwenta,
  • Perspektywy zawodowe.

Wskaż czy kierunek oferuje specjalność (Tak/Nie). Jeśli zaznaczysz „Tak” wprowadź obowiązkowo nazwę specjalności [1]. Możesz dodać krótki jej opis.

  • Aby dodać informację o kolejnej specjalności użyj przycisku „+ Dodaj kolejną specjalność” [2].
  • Aby usunąć dodaną specjalność, użyj przycisku X przy polu z nazwą specjalności [3].

W razie potrzeby możesz wpisać inne informacje dotyczące programu kształcenia (do 800 znaków ze spacjami).

W kolejnym kroku wskaż czy uczelnia bierze udział w międzynarodowej wymianie studentów na przykład Erasmus (Tak/Nie). Jeśli zaznaczysz „Tak” wprowadź krótki opis wymiany lub programu [4].

Zapisz sekcję przyciskiem zapisu [5].

Rekrutacja

Wskaż czy od kandydata wymagana jest matura z konkretnych przedmiotów (Tak/Nie). Jeśli zaznaczysz „Tak” będziesz musiał podać przedmioty wymagane, zaznaczając checkbox przy jego nazwie [1]. Dodatkowo możesz dodać:

  • Przedmioty wymagane do wyboru,
  • Liczbę przedmiotów wymaganych do wyboru,
  • Przedmioty dodatkowe.

W zakresie informacji o punktach uzyskanych w procesie rekrutacji możesz wprowadzić:

  • Minimalną liczbę punktów uprawniających do przyjęcia na studia,
  • Maksymalną liczbę punktów uprawniających do przyjęcia na studia,
  • Sposób licznie punktów (do 600 znaków ze spacjami).

Aby dodać informacje o Olimpiadach i konkursach gwarantujące dodatkowe uprawnienia

  • z listy Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego (MNiSW) lub
  • z listy systemu Internetowej Rekrutacji Kandydatów (IRK) lub
  • spoza listy MNiSW i IRK

przejdź do właściwej części formularza.

Wskaż olimpiadę lub konkurs z listy słownikowej (Listę słowników znajdziesz w początkowej części tego artykułu).

Po wskazaniu nazwy olimpiady lub konkursu [1], możesz dodać krótki opis tego, co zyskują w procesie rekrutacji jej uczestnicy (do 500 znaków ze spacjami).

  • Aby dodać informację o kolejnej olimpiadzie lub konkursie użyj przycisku „+ Dodaj kolejną olimpiadę…” [2].
  • Aby usunąć dodaną olimpiadę, użyj przycisku X przy polu z jej nazwą [3].

Wskaz czy rekrutacja uwzględnia inne (pozasłownikowe) olimpiady i konkursy gwarantujące dodatkowe uprawnienia (Tak/Nie). Jeśli wskażesz „Tak”, wprowadź ręcznie nazwę olimpiady lub konkursu [1]. Jest to pozycja obowiązkowa.

Dodatkowo możesz podać:

  • Organizatora,
  • Przedmiot lub temat,
  • Opis tego, co zyskują w procesie rekrutacji jej uczestnicy (do 500 znaków ze spacjami).

W razie potrzeby możesz dodać kolejną inną olimpiadę lub konkurs przyciskiem dodawania [2].

W zakresie danych o egzaminie wstępnym lub rozmowie rekrutacyjnej, wskaż czy są one wymagane (Tak/Nie). Jeśli wskażesz „Tak”, wprowadź ręcznie informacje o egzaminie lub rozmowie rekrutacyjnej [1]. Jest to pozycja obowiązkowa.

Możesz także wprowadzić dodatkowe wymagania zaznaczając właściwy checkbox:

  • Egzamin zawodowy,
  • Znajomość języków obcych,
  • Osiągnięcia sportowe, kulturalne, społeczne,
  • Portfolio artystyczne lub inne,
  • Zaświadczenie lub inne dokumenty,
  • Inne wymagania.

Po wskazaniu pozycji [1] pojawi się okno, w którym możesz wprowadzić szczegóły (do 500 znaków ze spacjami).

Wprowadź datę rozpoczęcia rekrutacji z kalendarza [1]. Jeśli chcesz możesz dodać datę jej zakończenia.

Na koniec możesz podać ważne informacje dotyczące organizacji procesu rekrutacyjnego [2] (pole do 1000 znaków).

Zapisz sekcję przyciskiem na dole strony [3].

Opłaty

Obowiązkowo podaj wysokość opłaty rekrutacyjnej w złotych [1].

Jeśli chcesz możesz wprowadzić:

  • Link do cennika opłat,
  • Informacje o innych opłatach pobieranych na kierunku,
  • Dodatkowe informacje o opłatach.

W przypadku uzupełnienia innej opłaty niż rekrutacyjna, podaj:

  • Opłatę (nazwa; do 200 znaków ze spacjami),
  • Kwotę (w złotych),
  • Rodzaj (częstotliwość uiszczania).
  • Aby dodać informację o kolejnej pobieranej opłacie użyj przycisku „+ Dodaj kolejną opłatę” [1].
  • Aby usunąć dodaną opłatę, użyj przycisku X przy polu z jej nazwą [2].

Zapisz sekcję przyciskiem na dole strony [3].

Podgląd

Sekcja ta pozwala zapoznać się z wszystkimi pozycjami wprowadzonymi do formularza. Jeśli nie masz zastrzeżeń do wprowadzonych danych, przejdź na dół strony i zatwierdź cały formularz [1] przyciskiem „Zatwierdź dane”.

Po zatwierdzeniu status ankiety zmieni się z „W trakcie” na „Gotowe” [2].

Zatwierdzenie ankiety możesz cofnąć.

Aby przywrócić edycję formularza (np. w celu korekty lub uzupełnienia), kliknij w przycisk „Cofnij zatwierdzenie” [3]. Po edycji sekcji nie zapomnij zapisać zmian. Na koniec zatwierdź cały formularz.

Kopiowanie danych pomiędzy ankietami rekrutacji na uruchomienia tego samego kierunku

Po uzupełnieniu i zatwierdzeniu ankiety rekrutacji na uruchomienie kierunku możesz skopiować jej zawartość (poza unikalną częścią z sekcji „Dane podstawowe”) do innych niezatwierdzonych uruchomień w ramach tego samego kierunku (o statusie „W trakcie”).

Przejdź do rekordu uzupełnionej i zatwierdzonej ankiety (o statusie „Gotowe”) [1]. Kliknij w przycisk „Kopiuj dane” [2], znajdujący się w prawym górnym rogu ekranu.

W wyświetlonym oknie zaznacz checkbox przy uruchomieniu, do którego chcesz przekopiować dane [1]. Potwierdź czynność [2].

System poinformuje cię o skopiowaniu danych do ankiety wskazanego uruchomienia [3].

Przejdź do formularza ankiety rekrutacyjnej na uruchomienie, do której przekopiowano dane [1].

Popraw i uzupełnij formularz zgodnie z zasadami uzupełnienia ankiety rekrutacyjnej opisanymi w tym wpisie. Nie zapomnij o zapisie każdej modyfikowanej sekcji!

Na koniec przejdź do sekcji Podgląd i zatwierdź ankietę [2].

Publikacja ankiety na studia.gov.pl

Jeśli wszystkie formularze w zakładce Kierunki studiów mają status „Gotowe”, kliknij w przycisk „Przekaż dane” [1].

Aby opublikować ankietę na portalu studia.gov.pl musisz wypełnić wszystkie formularze rekrutacji na uruchomienia [2].

System poinformuje cię o opublikowaniu ankiety [1]. Datę publikacji znajdziesz w podsumowaniu ankiety [2].

Aby przywrócić opublikowaną ankietę do edycji, użyj przycisku „Odblokuj edycję” [3].

Zgodnie z regułami technicznymi (opisanymi powyżej) ankietę możesz aktualizować wielokrotnie. Nie musisz zwracać się o udostępnienie edycji do Ministerstwa (jak miało miejsce we wcześniejszej wersji ankiety).

 Wykonane operacje znajdziesz w zakładce „Historia operacji” [5].

Ankieta EN-1 za rok 2025/2026

Ankieta EN-1 jest uzupełniana w POL-onie 2.0. w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.
Ankiety z poprzednich lat pozostaną do podglądu w POL-onie 1.

Pełny wzór ankiety jest dostępny pod linkiem:

Od tego roku Dla studiów wspólnych należy wykazać liczbę kandydatów i przyjętych w ramach swojej rekrutacji. Dotychczas wszystkie dane raportowała uczelnia prowadząca, od roku obecnego założenie to uległo zmianie i każda z uczelni współprowadzących raportuje dane swojej rekrutacji, jeśli taką rekrutację przeprowadziła.

Ankieta EN-1 za rok akademicki 2025/2026 powinna zostać uzupełniona według stanu na dzień 1 października 2025 r. i przesłana do 6 października 2025 r.

Planowany termin udostępnienia ankiety: 29 września 2025 r.

Z dniem 1 listopada 2025 r. wnioski uczelni o wycofanie ankiety do korekty nie będą uwzględniane! (Termin złożenia ankiet EN-1 na rok akademicki 2024/2025 to 6 października 2025 r.)

Zgodnie ze stanowiskiem ministerstwa, uczelnie nie wprowadzają do ankiet EN-1 danych o nowych kierunkach studiów (dane o liczbie kandydatów), które z uwagi na nieskuteczną rekrutację nie zostały po raz pierwszy uruchomione od roku akademickiego 2025/2026.

Ankieta EN-1 jest to sprawozdanie o liczbie kandydatów i przyjętych na studia stacjonarne i niestacjonarne, składane przez szkoły wyższe do ministerstwa za dany rok akademicki według stanu na wskazany dzień.

Zakres danych do badań statystycznych jest określany na podstawie Programu badań statystycznych statystyki publicznej (Pbssp) na dany rok.

Wymagane role w systemie

Aby wypełniać/przeglądać ankietę EN-1 niezbędne jest posiadanie jednej z poniższych ról w systemie POL-on:

  • INST_PR_SPR – pracownik instytucji odpowiedzialny za ankiety i sprawozdania – rola niezbędna do wypełnienia i wysłania ankiety EN-1.
  • INST_PR_SPR_PODGLAD – pracownik instytucji z dostępem do podglądu danych ankiet i sprawozdań – rola ta umożliwia podgląd wypełnionej i wysłanej ankiety EN-1.
  • MIN_PR_SPR – pracownik ministerstwa odpowiedzialny za ankiety i sprawozdania – rola umożliwiająca podgląd otrzymanych przez ministerstwo ankiet EN-1 i ewentualne odesłanie ich do korekty.

Ścieżka pracy

Aby dostać się do ankiety EN-1, wejdź do POL-onu 2.0. Z bocznego menu wybierz pozycję „Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych”, następnie z listy wybierz właściwe sprawozdanie dla studiów stacjonarnych lub niestacjonarnych.

Możliwe jest uzupełnianie ankiety etapami.

Zjedź na dół ekranu do właściwego formularza.

Dodanie kierunków do ankiety formularza

Aby uzupełnić dane dotyczące kandydatów i przyjętych na studia, musisz najpierw pobrać kierunki (uruchomienia) z modułu Kierunki studiów. W tym celu wykorzystaj dostępne przyciski:

  • „Synchronizuj kierunki” – akcja umożliwia automatyczne pobranie (synchronizację) kierunków (uruchomień) prowadzonych przez uczelnię (jest to najszybszy sposób dodania kierunków do sprawozdania). Kierunki, na które nie było naboru w okresie sprawozdawczym możesz usunąć korzystając z ikony kosza na śmieci.
  • „Dodaj kierunek z listy” – akcja umożliwia pojedyncze dodawanie kierunków do ankiety z listy kierunków (uruchomień) studiów zarejestrowanych dla uczelni.
  • „Dodaj rekrutację bez przypisania do kierunku” – umożliwia dodanie do listy kierunku typu Rekrutacja bez przypisania do kierunku (jest to jedyny sposób dodania tego typu rekrutacji).

Akcja „Dodaj kierunek z listy” pozwala wybrać kierunki do dodania. W tym celu możesz skorzystać z wyszukiwarki lub zaznaczyć kierunki do dodania przewijając ekran.

Jeśli chcesz skorzystać z wyszukiwarki, wpisz nazwę kierunku w odpowiednie pole i kliknij w przycisk „Szukaj”. System wyświetli prowadzone kierunki posiadające wskazaną nazwę.

Zaznacz checkbox przy właściwej nazwie (możesz wskazać jeden lub więcej), a następnie użyj przycisku „Dodaj zaznaczone”.

W ankiecie nie ma możliwości ręcznego dodania kierunków. Z wyjątkiem „Rekrutacji bez przypisania do kierunku” wszystkie wpisy pochodzą z zarejestrowanych uruchomień w module Kierunki studiów.

Jeśli kierunek nie został zarejestrowany w nowym POL-onie, nie będzie on uwzględniony ani przy synchronizacji, ani przy dodawaniu kierunku z listy.

Uwzględniane są jedynie te kierunki, dla których w nowym POL-onie zostały zdefiniowane uruchomienia.

Do systemu będą pobierane jedynie kierunki z kompletem danych. Założono więc, że:

  • gdy dla kierunku określono dyscyplinę wiodącą – kierunek pobierany jest do ankiety EN-1 z tą dyscypliną,
  • gdy dla kierunku nie wskazano dyscypliny wiodącej, lecz zdefiniowano tylko jedną dyscyplinę – kierunek pobierany jest do ankiety EN-1 z tą dyscypliną jako wiodącą,
  • gdy dla kierunku nie wskazano dyscypliny wiodącej i zdefiniowano wiele dyscyplin – kierunek nie jest pobierany do ankiety EN-1 (należy poprawić dane w module Kierunki studiów!).

Wyjątkiem są jedynie:

  • Indywidualne studia międzyobszarowe/międzydziedzinowe
  • kierunki bez określonej dyscypliny wiodącej, utworzone na podstawie art. 53 ust. 8 i 8a  ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2018 r. poz. 1668 z późn. zm.)

ponieważ dla nich w dyscyplinie wiodącej prezentowany jest „brak”.

Kierunki typu „Rekrutacja bez przypisania do kierunku” mogą być dodane wyłącznie ręcznie!

Dostępne filtry

Domyślnie kierunki studiów są sortowane alfabetycznie na podstawie nazwy kierunku. Możliwe jest jednak wybranie dwóch typów sortowań:

  • Kierunek A>Z – domyślny,
  • Kierunek Z>A.

Dostępne są również filtry:

  • Kierunek studiów – wyszukiwanie po nazwie kierunku studiów; nie jest wymagane podanie pełnej nazwy kierunku,
  • Profil kształcenia,
  • Dyscyplina,
  • Wyświetl
    • wszystkie kierunki
    • tylko uzupełnione – filtr ogranicza listę do kierunków, dla których wprowadzono i zapisano już dane liczbowe w wymagane rubryki
    • tylko nieuzupełnione – filtr ogranicza listę do kierunków, dla których nie uzupełniono i zapisano jeszcze danych liczbowych w wymaganych rubrykach.

Uzupełnianie formularza

Każdy dodany kierunek to osobna belka w tabeli. Kliknij w wybraną belkę, aby rozwinąć formularz. Uzupełnij informacje o liczbie kandydatów i przyjętych na studia.

W razie wątpliwości zapoznaj się z regułami walidacyjnymi dotyczącymi wypełniania formularza ankiety dostępnymi tutaj: EN-1-Walidacje-i-reguly (.docx)

Podczas wypełniania możesz skorzystać z poniższych akcji:

  • „Zapisz wiersz”– umożliwia zapisanie wprowadzonych danych dla danego kierunku studiów
    • pojedynczy znacznik zapisu – ikona umożliwiająca zapis danych; pojedyncza ikona oznacza, że dane nie zostały jeszcze uzupełnione i ani razu zapisane (pierwsze zapisanie);
    • podwójny znacznik zapisu – ikona umożliwiająca zapis danych; podwójna ikona oznacza, że dane zostały już uzupełnione i co najmniej raz zapisane.

W przypadku pojawienia się błędów w danych, system prezentuje je nad tabelą ankiety lub w odpowiednich rubrykach, których błąd dotyczy. W drugim przypadku komunikat prezentuje się po najechaniu kursorem myszy na podświetloną rubrykę.

  • „Usuń wiersz” – akcja usunięcia pojedynczego kierunku z listy. Operacja usunięcia jest odwracalna. Kierunki wciąż są dostępne w akcjach „Synchronizuj kierunki” lub „Dodaj kierunek z listy”.
  • „Usuń zaznaczone” – akcja umożliwia masowe usunięcie kierunków z listy. W pierwszej kolejności zaznacz kierunki, które mają zostać usunięte, klikając w checkbox na końcu wiersza przy danym kierunku. Następnie kliknij w przycisk „Usuń zaznaczone” (znajduje się on w prawym górnym rogu ankiety). Operacja usunięcia jest odwracalna. Kierunki wciąż są dostępne w akcjach „Synchronizuj kierunki” lub „Dodaj kierunek z listy”.

Operacja usunięcia jest odwracalna. Kierunki wciąż są dostępne w akcjach „Synchronizuj kierunki” lub „Dodaj kierunek z listy”.

Import danych z pliku

Pobierz szablon importu

System umożliwia zapisanie danych za pomocą importu pliku:

  1. Plik jest importowany według określonego szablonu: EN_1_2025_Stacjonarne (.xlsx)
  2. Plik uzupełniany jest domyślnie listą kierunków, które prezentują się w ankiecie (lista już prezentowana na interfejsie) oraz danymi liczbowymi jeśli takie zostały już wprowadzone w ankiecie.
  3. Uwaga: Akcja niedostępna po zatwierdzeniu ankiety.

Wgraj plik

  • System umożliwia zapisanie danych za pomocą importu z pliku: EN_1_2025_Stacjonarne (.xlsx)
    1. Plik poddawany jest walidacjom (Bezpośrednio na interfejsie oraz szczegółowo w zakładce „Błędy walidacji”.
    2. Zapis pliku odbywa się w całości (nie umożliwiamy częściowych zapisów danych). Jeśli w ankiecie zostały już wypełnione jakieś dane, system przy imporcie nadpisze je.
    3. Uwaga: Akcja niedostępna po zatwierdzeniu ankiety.

W pliku generowana jest dodatkowa kolumna „Kod uruchomienia (pole informacyjne)”, zawierająca numer/y uruchomień, na podstawie których został wygenerowany wiersz w ankiecie EN-1. 
Zwracamy uwagę, że jest to jedynie pole informacyjne i nie jest brane pod uwagę przy ponownym wgraniu pliku (system pomija tę informację).

Uwaga:

  • wiersz Ogółem wyliczany jest automatycznie na podstawie wprowadzonej formuły
  • studia prowadzone jako wspólne muszą zostać wprowadzone z dopiskiem przy nazwie kierunku (studia wspólne) np. Administracja (studia wspólne)
  • studia prowadzone przez filię muszą zostać wprowadzone z dopiskiem nazwy filii przy nazwie kierunku np. Administracja (Filia w Zamościu)

Zatwierdzenie i wysłanie formularza

Jeśli wprowadziłeś wszystkie informacje do formularza ankiety, możesz go zatwierdzić.

  • „Zatwierdź dane sprawozdania” – akcja umożliwia zatwierdzenie wypełnionego sprawozdania. Po zatwierdzeniu sprawozdania nie jest możliwa jego dalsza edycja. Zatwierdzenie nie jest wysyłką sprawozdania i jest operacją możliwą do wycofania za pomocą akcji „Cofnij zatwierdzenie”.

Przed zatwierdzeniem ankiety wymagane jest uzupełnienie informacji w zakładce „Podsumowanie” (miejscowość, data, osoba, która sporządziła sprawozdanie, osoba, która zatwierdziła sprawozdanie, szacunkowy czas potrzebny na przygotowanie i wypełnienie formularza).

  • „Wyślij sprawozdanie” – akcja umożliwia wysłanie sprawozdania do ministerstwa. Akcja dostępna jest dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania. Wysyłając ankietę użytkownik może dodać komentarz, który będzie widoczny również dla pracowników ministerstwa.
  • „Cofnij zatwierdzenie” – akcja umożliwia wycofanie zatwierdzenia sprawozdania i przywrócenie go do dalszej edycji. Akcja dostępna jest dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania.

Po wysłaniu ankiety system zmieni jej status na „Wysłany”.

Wysłanie ankiety jest operacją jednorazową. Po wysłaniu nie jest możliwa korekta bądź dalsza edycja danych. Jednostka nie ma możliwości wycofania wysłanej już ankiety.
Wysłanie pustego formularza oznacza, że uczelnia nie przeprowadziła rekrutacji na żaden kierunek studiów.
Wypełnienie i wysłanie ankiety przed 1 października dotyczy tylko uczelni, które zakończyły rekrutację i nie przewidują żadnych zmian do 1 października. Uczelnia nie ma możliwości wycofania wysłanej ankiety.

Wysłana ankieta może zostać wycofana przez ministerstwo w celu dokonania korekty.

  • „Wycofanie ankiety” – operacja ta może być wykonana jedynie przez upoważnionego pracownika ministerstwa. Dopiero po wycofaniu sprawozdania do korekty istnieje możliwość skorygowania przez uczelnię wartości zawartych w ankiecie. Cofając ankietę, pracownik ministerstwa może podać powód cofnięcia ankiety (komentarz), który jest widoczny również dla pracownika danej uczelni.

Aktualizacja danych o kształceniu cudzoziemca 

Z tego wpisu dowiesz się kiedy i jak zaktualizować rekord cudzoziemca w zakresie danych o kształceniu. 

Zgodnie z zapisami ustawy p.s.w.n. aktualizacja danych w wykazie cudzoziemców powinna być odzwierciedlana na bieżąco. 

Aby zaktualizować rekord cudzoziemca, odnajdź rekord w wykazie za pomocą filtrów zestawienia [1] i przejdź do jego szczegółów [2]. 

Wybierz zakładkę „Kształcenie” [1]. 

Następnie przejdź do właściwej sekcji (Studia lub Kształcenie w szkole doktorskiej). Skorzystaj:  

  • z ikony ołówka [2], aby uzupełnić lub poprawić dane. 
  • z przycisku „+Dodaj…” [3], aby uzupełnić informacje o kształceniu. 

Aby uzupełnić dane we wprowadzonym kształceniu kliknij w ikonę kalendarza [1] i wskaż właściwą datę. Zapisz informację znacznikiem zapisu po prawej stronie [2].

Wprowadzona data wpisania na listę nie może być datą wcześniejszą niż 1.07.2025 [a]. Data złożenia ślubowania oraz data skreślenie nie może być wcześniejsza niż data wpisania na listę [b]. Wprowadzone daty nie mogą być z przyszłości [c]. 

Jeśli potrzebujesz wyczyścić dodaną datę, kliknij w ikonę kalendarza [1], a następnie skorzystaj z akcji „Wyczyść” [2]. Nie zapomnij zapisać zmian znacznikiem zapisu [3].

Podstawy prawne: 
Ustawa z dnia 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 622) – Art. 34, ust. 1-2; art. 10, pkt 10.  
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 343a ust. 1-2.  

Korekta a zmiana danych cudzoziemca

Treść tego artykułu jest przeznaczana dla użytkowników, którzy posiadają rolę edycyjną do modułu Cudzoziemcy i chcą poprawić błędy lub zarejestrować zmianę w danych osobowych lub identyfikacyjnych cudzoziemca. 

Aby poprawić dotychczasową lub zarejestrować nową wersję danych w rekordzie cudzoziemca, odnajdź rekord w wykazie za pomocą filtrów zestawienia [1] i przejdź do jego szczegółów [2].

W rekordzie cudzoziemca w zakładce „Dane podstawowe” możesz: 

  • skorygować wprowadzone błędnie dane osobowe, 
  • zarejestrować nową wersję danych osobowych, w przypadku ich zmiany.

Zgodnie z zapisami ustawy p.s.w.n. aktualizacja danych w wykazie cudzoziemców powinna być odzwierciedlana na bieżąco. 

Korekta danych 

Jeśli podczas rejestracji pomyliłeś się w danych osobowych lub identyfikacyjnych cudzoziemca w domyślnej zakładce „O cudzoziemcu” (Dane aktualne) wybierz przycisk „Edytuj” [1], a następnie kliknij w „Popraw błędy” [2].

Popraw wybrane pola w formularzu [3] i zapisz [4]. 

Korektę danych możesz też wykonać z poziomu zakładki „Historia zmian”. 

Rejestracja zmiany danych 

Jeśli w danych osobowych lub identyfikacyjnych cudzoziemca nastąpiła zmiana, w zakładce „O cudzoziemcu” (Dane aktualne) wybierz przycisk „Edytuj” [1], a następnie kliknij w „Zmień aktualne dane” [2]. 

Akcja „Zmień aktualne dane” pozwala na zarejestrowanie faktycznej zmiany, która zaszła w danych cudzoziemca, dlatego wymaga podania daty od kiedy obowiązuje. 

Wprowadź do formularza aktualne dane [3] i podaj datę, obowiązywania zmiany w systemie [4]. Zatwierdź zmianę przyciskiem „Zapisz” [5].

W ten sam sposób możesz odzwierciedlić w rekordzie cudzoziemca zmianę danych identyfikacyjnych (np. otrzymanie PESELu czy otrzymanie Karty Polaka). 

Historia zmian 

Rejestrowane zmiany w danych cudzoziemca są odkładane w sekcji „Historia zmian”. Znajdziesz w niej poszczególne wersje danych (ułożone chronologicznie od dołu do góry) z datą zmiany umieszczoną z lewej strony wersji [1].  

W „Historii zmian” nie gromadzimy dokonanych korekt danych. 

Przy każdej wersji danych znajdziesz przycisk „Koryguj” [2], który pozwala na jej poprawę lub uzupełnienie. Korekta wybranej wersji będzie wymagała potwierdzenia (zapisu). 

Przy wersji danych innej niż pierwotna znajdziesz przycisk „Usuń” [3], który pozwala na przywrócenie wersji wcześniejszej. Usuniecie wybranej wersji będzie wymagało potwierdzenia.

W przypadku jednej wersji danych nie ma możliwości skorzystania z akcji jej usunięcia. W takim przypadku pozostaje ci usunięcie całego rekordu cudzoziemca. O usunięciu cudzoziemca z wykazu przeczytasz tutaj. 

Podstawy prawne: 
Ustawa z dnia 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 622) – Art. 34, ust. 1-2; art. 10, pkt 10. 
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 343a ust. 1-2.  

Import pliku CSV z danymi cudzoziemców

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, jak zarejestrować cudzoziemców w wykazie za pomocą pliku CSV. 

Funkcjonalność importu pliku CSV z danymi cudzoziemców służy do rejestracji osób do tej pory nie wprowadzonych do wykazu. Funkcjonalność jest dostępna dla osób posiadających rolę INST_CUDZ_IMPORT (w uczelniach i podmiotach prowadzących szkołę doktorską) nadaną na całość uczelni lub FED_CUDZ_IMPORT (w federacji). 

Wykaz cudzoziemców obejmuje studentów i doktorantów nieposiadających obywatelstwa polskiego, przyjętych na kierunek studiów lub do szkoły doktorskiej od 1 lipca 2025 roku.  
Więcej o wykazie cudzoziemców i przeczytasz tutaj.  
Terminy i zakres rejestrowanych danych znajdziesz we wpisie rejestracji cudzoziemca. 

Jeśli posiadasz rolę importera, zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Cudzoziemcy [1]. Następnie kliknij w kafel „Import danych cudzoziemców” [2].  

Kafel „Import danych cudzoziemców” jest widoczny wyłącznie dla osób z dodaną rolą importu pliku CSV. 

Aby zaimportować dane o cudzoziemcach musisz: 

  1. Uzupełnić szablon pliku CSV danymi nowo rejestrowanych cudzoziemców. 
  2. Zaimportować uzupełniony plik. 

Pobranie szablonu 

Kliknij w przycisk „Pobierz szablon” [1] i zapisz plik na swoim komputerze. Uzupełnij plik zgodnie z poniższymi wytycznymi. 

Wytyczne do uzupełnienia pliku 

Dane zostaną importowane do wykazu zgodnie z ich zapisem w pliku. Zwróć uwagę na wielkość liter i format dat w pliku (YYYY-MM-DD).  

Plik w formacie CSV powinien mieć kodowanie w standardzie UTF-8. Otwarcie pliku CSV w EXCEL może zepsuć formatowanie danych w pliku CSV (np. format daty). 

Zakres danych w pliku 

  • PESEL (pole obligatoryjne)
  • Typ dokumentu tożsamości (pole obligatoryjne, jeśli nie uzupełniono kolumny „PESEL”)
    • ID_CARD („dowód osobisty”),
    • PASSPORT („paszport”),
    • POLISH_TRAVEL_DOCUMENT_FOR_FOREIGNER („polski dokument podróży dla cudzoziemca”),
    • RESIDENCE_CARD („karta pobytu”),
    • TEMPORAL_POLISH_TRAVEL_DOCUMENT_FOR_FOREIGNER („tymczasowy polski dokument podróży dla cudzoziemca”),
    • POLISH_ID_CARD_FOR_FOREIGNER („polski dokument tożsamości cudzoziemca”);
  • Numer dokumentu tożsamości (pole obligatoryjne, jeśli nie uzupełniono kolumny „PESEL”)
  • Kraj wydania dokumentu tożsamości (pole obligatoryjne, jeśli nie uzupełniono kolumny „PESEL”, kody słownikowe)
  • Nazwisko (pole obligatoryjne)
  • Imię (pole obligatoryjne)
  • Pozostałe imiona
  • Przedrostek nazwiska
  • Płeć (pole obligatoryjne, dopuszczalne wartości: MALE/FEMALE)
  • Rok urodzenia (pole obligatoryjne)
  • Państwo urodzenia (pole obligatoryjne, kody słownikowe)
  • Obywatelstwo (pole obligatoryjne, kody słownikowe)
  • Karta Polaka (pole obligatoryjne, dopuszczalne wartości true/false)
  • Numer Karty Polaka (pole obligatoryjne, jeśli wartość pola „Karta Polaka” = „true”)
  • Data ważności Karty Polaka (pole obligatoryjne, jeśli wartość pola „Karta Polaka” = „true”)
  • Data wpisania na listę studentów (pole obligatoryjne)
  • Data złożenia ślubowania
  • Data skreślenia z listy studentów
  • Data wpisania na listę doktorantów
  • Data złożenia ślubowania
  • Data skreślenia z listy doktorantów

Słowniki

Wytyczne szczegółowe

W polu „Obywatelstwo” można podać więcej niż jedno obywatelstwo. Należy je wtedy zapisać w cudzysłowie i rozdzielić średnikiem.
GB – jedno obywatelstwo
„GB;DE” – więcej niż jedno obywatelstwo

Daty dotyczące studiów/kształcenia w szkole doktorskiej nie są samodzielnymi polami, stanowią zestaw danych:
Dane studiów
– Data wpisania na listę studentów
– Data złożenia ślubowania
– Data skreślenia z listy studentów
Dane kształcenia w szkole doktorskiej
– Data wpisania na listę doktorantów
– Data złożenia ślubowania
– Data skreślenia z listy doktorantów

Przykładowe dane dla jednego studiowania powinny być umieszczone w cudzysłowach, w przeciwnym razie dane po przecinkach będą traktowane jako osobne kolumny.
„2025-07-01,2025-07-02,2025-07-03” – data wpisania na listę, ślubowania i skreślenia
„2025-07-01,2025-07-02,” – data wpisania na listę i data ślubowania
„2025-07-01,,2025-07-28” – data wpisania na listę i data skreślenia
„2025-07-01,,” – tylko data wpisania na listę

W przypadku studiów/studiów doktoranckich możliwe jest podanie kilku zestawów danych. Każdy zestaw powinien być oddzielony średnikiem i musi zostać umieszczony w cudzysłowie.

Przykład dla wielu studiowań jednej osoby:
„2025-07-01,2025-07-02,2025-07-03;2025-07-02,2025-07-02,2025-07-03” – zestawy dat rozdzielone średnikiem (dwa studiowania)
„2025-07-01,2025-07-02,;2025-07-02,,” – pierwsze studiowanie z datą wpisu i datą ślubowania, drugie studiowanie tylko z datą wpisu

Zaimportowanie uzupełnionego pliku 

Kliknij w przycisk „Importuj plik” [2], a następnie zatwierdź [3].

Po imporcie pobierz plik z jego szczegółami [4].  

W raporcie znajdziesz informacje o rekordach zaimportowanych poprawnie oraz tych, których dane zostały wprowadzone z błędami. 

Podstawy prawne: 
Ustawa z dnia 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 622) – Art. 34, ust. 1-2; Art. 10, pkt 10. 
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 343a ust. 1-2.  

Nadanie i odebranie profilu uprawnień

Treść tego artykułu jest przeznaczana dla administratorów, którzy chcą nadać użytkownikowi profil ról lub odebrać nadany wcześniej profil.

Jako administrator systemu możesz nadać profil uprawnień użytkownikowi. Dzięki temu użytkownik otrzyma automatycznie zestaw ról zdefiniowanych w tym profilu.

Zarządzenie profilami użytkownika jest możliwe tylko jeśli twoja instytucja ma status Działająca lub W likwidacji. Jeśli status twojej instytucji zmieni się na Przekształcona, Zlikwidowana lub Wykreślona z wykazu nie będziesz mógł zarządzać profilami uprawnień użytkowników. Oznacza to, że będziesz mógł nadawać uprawnienia wyłącznie ręcznie.

Reguły techniczne

  • Jeden użytkownik może mieć nadanych wiele profili.
  • Profile są nadrzędne nad rolami – przypisanie profilu powoduje automatyczne nadanie użytkownikowi wszystkich ról wchodzących w skład profilu.
  • Role są nadawane w wybranym kontekście, na poziomie instytucji głównej lub jednostki organizacyjnej.
  • Użytkownik może mieć nadany profil, który zawiera w sobie rolę już posiadaną przez użytkownika (nadaną ręcznie lub innym profilem).
  • Data wygaśnięcia profilu oraz informacja o otrzymywaniu mailingu są dziedziczone przez wszystkie role zdefiniowane w profilu.
  • W przypadku różnic w dacie wygaśnięcia między rolami nadanymi ręcznie a rolami nadanymi profilem system uznaje najpóźniejszą datę wygaśnięcia roli za obowiązującą.
  • W przypadku różnic w informacji o otrzymywaniu mailingu między rolami nadanymi ręcznie a rolami nadanymi profilem system uznaje za obowiązującą zaznaczoną informację „tak”.

Więcej o regułach technicznych dotyczących tworzenia profili przeczytasz tutaj.

Nadanie profilu uprawnień użytkownikowi

W module Administracja [1] przejdź do zestawienia użytkowników w twoim podmiocie [2].

(slajd)

Odnajdź użytkownika za pomocą filtrów zestawienia. Wprowadź jego dane [1] i kliknij w przycisk „Szukaj” [2].

Aby przejść do szczegółów profili ról użytkownika:

  • w widoku uproszczonym – kliknij w imię i nazwisko w odnalezionym rekordzie [3],
  • w widoku tabelarycznym – kliknij w wiersz odnalezionego użytkownika.

Przejdź do zakładki „Uprawnienia” [1], a następnie użyj przycisku „Przypisz profil uprawnień w nowej instytucji” [2].

Wprowadź nazwę instytucji [1]. System podpowie ci wartość po wprowadzeniu pierwszych liter nazwy. Wskaż właściwą instytucję.

Na liście znajdziesz możliwe do wskazania profile, które mają tak samo zdefiniowany poziom instytucji (instytucja główna lub jednostka organizacyjna).

Zaznacz checkbox danego profilu, aby przypisać go użytkownikowi [2]. Aby zapoznać się z wszystkimi uprawnieniami zdefiniowanymi w ramach profilu użyj linku „Pokaż więcej szczegółów” [3].

Jeśli zaznaczysz sekcję „Mailing”, użytkownik będzie otrzymywał informacje dla osób posiadających role zdefiniowane w profilu uprawnień [1].

Przy każdym dodanym profilu możesz wprowadzić datę wygaśnięcia profilu z kalendarza [2].

Data wygaśnięcia profilu to termin automatycznego odebrania ról (czyli bez konieczności ręcznego odbierania profilu). Jeśli pozostawisz datę nieuzupełnioną, użytkownik będzie posiadał profil i role przez czas nieokreślony. Jeśli ta sama rola została nadana w ramach innego profilu lub ręcznie, to po wygaszeniu profilu pozostanie aktywna z jej ustawieniami (mailing, data wygaśnięcia).

Zapisz informacje przyciskiem „Przypisz profil” [3]

Odebranie profilu uprawnień użytkownikowi

W efekcie odebrania profilu użytkownik traci zestaw ról zdefiniowanych w tym profilu.

Jeśli role zdefiniowane w odebranym profilu znajdują się w innym posiadanym przez użytkownika profilu lub były nadane ręcznie, to nie straci on uprawnień.

Aby odebrać profil użytkownikowi odnajdź go za pomocą filtrów zestawienia. Przejdź do szczegółów jego rekordu.

W zakładce „Uprawnienia” [1] użyj przycisku „Edytuj profile” [2].

W trybie edycji profili użytkownika możesz:

  • odebrać profil,
  • nadać nowy profil,
  • zmienić informację o otrzymywaniu mailingu lub dacie wygaśnięcia posiadanego profilu.

Odnajdź profil, który chcesz odebrać i odznacz checkbox nadania [1] oraz checkbox mailingu [2].

Nie zapomnij zapisać wprowadzonych zmian [3].

Odebranie profilu użytkownikowi jest możliwe także w podglądzie informacji o jego uprawnieniach. Ścieżka ta jest rekomendowana dla pojedynczego usunięcia profilu.

Aby szybko odebrać profil użytkownikowi użyj ikony śmietnika widocznej w sekcji „Profile upewnień” [1].

Po kliknięciu w ikonę śmietnika, będziesz musiał potwierdzić czynność [2].

Tworzenie i zarządzanie profilem uprawnień

Treść tego artykułu jest przeznaczana dla administratorów systemu, którzy chcą utworzyć, zmienić lub usunąć profil uprawnień w swoim podmiocie.

Jako administrator systemu możesz nadać uprawnienia użytkownikowi ręcznie lub za pomocą profilu.

Profil jest zdefiniowanym i zarządzanym przez administratora zbiorem ról (uprawnień).
Jedyną rolą, która nie może być dodana do profilu to rola administratora. Oznacza to, że rolę administratora możesz nadać wyłącznie ręcznie.
Tworzenie profilu jest możliwe tylko dla instytucji, która ma status Prowadzona lub W likwidacji.

Reguły techniczne

  • Profil jest tworzony w kontekście instytucji, którą zarządza administrator.
  • Profile nie mogą być współdzielone między instytucjami.
  • W instytucji może być utworzonych wiele profili.
  • Profile różnią się między sobą nazwą.
  • Ta sama rola może być elementem wielu profili.
  • Jeśli status twojej instytucji zmieni się na Przekształcona, Zlikwidowana lub Wykreślona z wykazu, wszystkie role w przypisanych profilach staną się nieaktywne niezależnie od daty ich wygaśnięcia, a użytkownik straci dostęp do modułów wynikających z tych ról.

Aby dodać użytkownikowi profil, musi on być wcześniej zdefiniowany (utworzony).

Tworzenie profilu uprawnień

Aby utworzyć profil zaloguj się do POL-on i wybierz moduł Administracja [1], a następnie przejdź do wykazu Profile [2].

Kliknij w przycisk „Dodaj nowy profil” [3]. Uzupełnij formularz w zakresie danych obowiązkowych.

Wprowadź unikalną nazwę profilu [1]. W kolejnym polu możesz opisać profil. Wskaż poziom uprawnień (instytucja główna lub jednostka organizacyjna) [2].

Domyślnie w formularzu wskazana jest instytucja główna, ponieważ większość ról może być nadawana tylko na całość podmiotu.

Wskaż role wchodzące w skład profilu, zaznaczając checkbox przy wybranej roli [3]. Musisz wskazać co najmniej jedną rolę z dostępnych.

Do profilu możesz dodać wyłącznie role, które nie zostały wyszarzone. Jeśli chcesz dowiedzieć się dlaczego jakaś rola nie jest dostępna, najedź na ikonę informacji (i) i zapoznaj się z wyjaśnieniem.

Na koniec zapisz profil przyciskiem zapisu [4].

Po zapisie profil

  • będzie widoczny i możliwy do korekty w zestawieniu profili,
  • będzie mógł być nadany użytkownikowi twojej jednostki.

Korekta profilu

Przejdź do wykazu Profile uprawnień w module Administracja [1].

Skorzystaj z filtrów zestawienia, aby odnaleźć profil. Możesz odszukać go [2]:

  • wprowadzając nazwę profilu,
  • wskazując role, które do niego należą.

Dodatkowo możesz określić czy system ma wyszukać profile, które zawierają [3]

  • jedną ze wskazanych ról,
  • wszystkie wskazane role.

Kliknij w przycisk „Szukaj” [4].

Aby przejść do szczegółów profilu, kliknij w nazwę profilu w odnalezionym rekordzie [1].

Następnie użyj przycisku „Edytuj profil” [2].

W trybie edycji możesz:

  • zmienić nazwę i opis profilu [1],
  • dodać nową rolę do profilu (zaznaczając checkbox) [2],
  • usunąć dotychczasową rolę z profilu (odznaczając checkbox).

Nie zapomnij zapisać wprowadzonych zmian [3].

Po dodaniu/usunięciu ról z profilu system wyświetli ci informacje o automatycznej zmianie uprawnień użytkowników, którym przypisano ten profil.

Potwierdź zmiany [4].

Usunięcie roli z profilu jest możliwe także w podglądzie informacji o profilu. Ścieżka ta jest rekomendowana, gdy aktualizacja profilu nie wykracza poza pojedyncze usunięcie roli.

Aby szybko usunąć rolę z profilu użyj ikony śmietnika widocznej przy roli w sekcji „Uprawnienia w profilu” [1]. Po kliknięciu w ikonę śmietnika, będziesz musiał potwierdzić usunięcie [2].

Usunięcie profilu uprawnień

Utworzony profil możesz usunąć, o ile nie został on przypisany do użytkownika.  

Aby usunąć profil przejdź do wykazu Profile uprawnień w module Administracja. Znajdź profil za pomocą filtrów zestawienia. Przejdź do szczegółów profilu [1].

Kliknij w przycisk „Usuń profil” [2] i potwierdź [3].

Jeśli profil został przypisany do użytkowników, system nie usunie profilu i wyświetli ci komunikat o konieczności wcześniejszego odebrania profilu wskazanym osobom w systemie [4].

Ścieżkę odebrania profilu użytkownikowi znajdziesz tutaj.

Usunięcie cudzoziemca z wykazu

Z tego wpisu dowiesz się kiedy i jak usunąć rekord cudzoziemca z wykazu.

Jeśli wprowadziłeś cudzoziemca niepotrzebnie do wykazu lub zauważyłeś duplikat istniejącego rekordu to możesz usunąć jego rekord. Usunięcie rekordu jest czynnością nieodwracalną i powoduje usunięcie wszystkich wprowadzonych informacji.

Aby usunąć rekord cudzoziemca, odnajdź rekord w wykazie za pomocą filtrów zestawienia [1] i przejdź do jego szczegółów [2].

W rekordzie cudzoziemca skorzystaj z przycisku „Usuń cudzoziemca” [1], a następnie potwierdź („Tak”) [2].

Rejestracja cudzoziemca

Treść tego artykułu jest przeznaczana dla użytkowników, którzy posiadają rolę edycyjną do modułu Cudzoziemcy (INST_CUDZ) nadaną na całość uczelni/podmiotu prowadzącego szkołę doktorską lub FED_CUDZ dla Federacji uczelni oraz dla tych, którzy chcą poznać proces rejestracji cudzoziemców przyjętych na studia lub doktorantów przyjętych do szkoły doktorskiej.

Rejestracja cudzoziemców w wykazie dotyczy studentów i doktorantów nieposiadających obywatelstwa polskiego, przyjętych na kierunek studiów lub do szkoły doktorskiej od 1 lipca 2025 roku.

Do momentu integracji modułu z wykazem studentów i doktorantów dane będą musiały być wprowadzone do wykazu cudzoziemców, a następnie niezależnie odpowiednio do wykazu studentów lub wykazu doktorantów.

Szczegóły dotyczące ról do wykazu znajdziesz tutaj.
Cudzoziemców można też rejestrować za pomocą pliku CSV. Więcej o imporcie przeczytasz tutaj.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Cudzoziemcy. Następnie wybierz „Wykaz cudzoziemców” [1]. Kliknij w przycisk „Zarejestruj cudzoziemca” [2].

Wskaż sposób identyfikacji cudzoziemca w wykazie:

  • PESEL – jeśli posiada lub
  • dokument tożsamości – jeśli nie posiada numeru PESEL.

Wprowadź wymagane informacje:

  • numer PESEL [1] lub
  • typ dokumentu tożsamości, jego numer i kraj wydania [2].

Kliknij w przycisk „Dane osobowe” [3]. System zweryfikuje czy osoba o wprowadzonych danych była już rejestrowana w wykazie.

W przypadku, gdy osoba była wcześniej rejestrowana w wykazie zostaniesz przeniesiony do istniejącego rekordu, a system wyświetli ci stosowny komunikat.

W przypadku, gdy osoba nie była wcześniej rejestrowana w wykazie wprowadź jej dane samodzielnie. Pola obowiązkowe zostały oznaczone gwiazdką.

Wprowadź:

  • Nazwisko,
  • Imię,
  • Rok urodzenia,
  • Płeć,
  • Obywatelstwo (wartość słownikowa – podpowiadana przez system),
  • Kraj urodzenia (wartość słownikowa – podpowiadana przez system),
  • Karta Polaka (tak, nie).

W przypadku obywatelstwa – zaznacz checkbox przy właściwej pozycji podpowiedzianej przez system. Wartość pojawi się w formularzu [1]. Czynność ta jest odwracalna.

Aby usunąć wskazane obywatelstwo kliknij w X przy dodanej wartości [2].

Jeśli w polu Karta Polaka zaznaczysz „tak” [1], wprowadź [2]:

  • numer Karty Polaka,
  • datę ważności Karty Polaka.

Kliknij w przycisk „Kształcenie” i oznacz [1]:

  • Student,
  • Osoba ubiegająca się o stopień doktora.

Po wprowadzeniu informacji uzupełnij formularz o datę wpisania na listę [2].

Zgodnie z zapisami prawnymi, data przyjęcia nie powinna być wcześniejsza niż 1.07.2025 r.
System nie przyjmie też daty z przyszłości.

Na koniec zapisz rekord.

Pozostałe informacje gromadzone w rekordzie to:

  • Data złożenia ślubowania i
  • Data skreślenia z listy.

Możesz je wypełnić od razu lub później (tzn. po udostępnieniu funkcjonalności edycji).

Zapisany w wykazie rekord możesz usunąć.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 622) – Art. 34, ust. 1-2; Art. 10, pkt 10.

Cudzoziemcy – wygląd i zawartość

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, co znajduje się w module Cudzoziemcy.

Moduł Cudzoziemcy stanowi efekt zmian prawnych, na podstawie których dostęp do POL-on uzyskuje minister spraw zagranicznych i konsulowie w celu prowadzenia postępowań w sprawie wydania, cofnięcia lub unieważnienia wizy krajowej.

Dostęp ten obejmuje:

  • istniejące wykazy studentów i osób ubiegających się o stopień doktora oraz
  • nowy wykaz cudzoziemców, który będzie gromadził dane o cudzoziemcach, przyjętych na kierunek studiów lub do szkoły doktorskiej od 1 lipca 2025 roku.

Moduł Cudzoziemcy jest dostępny dla osób w uczelniach i podmiotach prowadzących szkołę doktorską, posiadających:
– rolę edycyjną INST_CUDZ lub
– rolę podglądową INST_CUDZ_PODGLAD (bez danych identyfikacyjnych) lub
– rolę podglądową INST_CUDZ_PODGLAD_DANE_RESTRYKCYJNE (z danymi identyfikacyjnymi),
– rolę importu pliku CSV INST_CUDZ_IMPORT lub FED_CUDZ_IMPORT.
Z poziomu podmiotu nadzorującego uczelnie – rola dostępowa to MIN_CUDZ.
Z poziomu podmiotów prowadzących sprawę wizy krajowej (MSZ, konsulowie) – rola dostępowa to MONIT_CUDZ.
Role nadaje administrator POL-on w danym podmiocie.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Cudzoziemcy [1]. Aby zapoznać się z wyglądem wykazu twojego podmiotu wybierz kafel Wykaz cudzoziemców [2].

Wygląd modułu

Do momentu rejestracji cudzoziemców przyjętych na kierunek studiów lub do szkoły doktorskiej od 1 lipca 2025 roku w wykazie zobaczysz tylko przycisk rejestracji.

Zarejestrowanych cudzoziemców z twojej jednostce zobaczysz w domyślnym widoku tabeli [1]. W tym widoku każdy z rekordów to osobny wiersz w tabeli. Aby przejść do danych szczegółowych cudzoziemca, kliknij w link aktywny, którym jest jego nazwisko i imię [2].

Widok tabelaryczny możesz zamienić na widok listy, klikając w menu dostępne w prawym górnym rogu ekranu [1].

W widoku uproszczonym rekord – umieszczony na samej górze lub wskazany – wyświetla się w panelu po prawej stronie [2]. Aby przejść do danych szczegółowych cudzoziemca, kliknij w link aktywny, którym jest jego nazwisko i imię [3].

Filtrowanie/wyszukiwanie

Aby odnaleźć rekord wprowadzonego cudzoziemca możesz użyć filtrów znajdujących się po lewej stronie ekranu. Wprowadź:

  • dane osobowe (imię i nazwisko) [1] lub
  • dane identyfikacyjne [2] (PESEL lub numer dokumentu tożsamości)

Rekordy cudzoziemców możesz przefiltrować wskazując status:

  • Student
  • Doktorant
  • Student, doktorant

Po wprowadzeniu danych do filtrów kliknij w przycisk „Szukaj” [3], a następnie przejdź do szczegółów wybranego rekordu.

Sortowanie wyników

Wyniki w zestawieniu kierunków możesz posortować alfabetycznie rosnąco lub malejąco. Domyślnie ustawione jest sortowanie po nazwach w kolejności rosnącej.

Rekordy i strony

Rekordy wykazu możesz wyświetlić w liczbie 10, 25, 50 i 100 na stronę.

W przypadku wielu rekordów w wykazie, aby przejść do dalszych stron możesz:

  • kliknąć w przycisk „Następna” lub
  • wpisać numer strony i nacisnąć „Enter”.

Rejestracja cudzoziemca

Tutaj poznasz ścieżkę rejestracji pojedynczego cudzoziemca w wykazie.
Cudzoziemców można też rejestrować za pomocą pliku CSV. Więcej o imporcie przeczytasz tutaj.

Wykaz cudzoziemców będzie zawierał rekordy studentów i doktorantów nieposiadających obywatelstwa polskiego, przyjętych na kierunek studiów lub do szkoły doktorskiej od 1 lipca 2025 roku.

Dane cudzoziemca powinny być w pierwszej kolejności wprowadzone do wykazu cudzoziemców, a następnie odpowiednio do wykazu studentów lub wykazu doktorantów.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 622) – Art. 34, ust. 1-2; Art. 10, pkt 10.

Sprawozdanie finansowe Centrum Łukasiewicz i instytutów Sieci Łukasiewicz

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych może wysłać sprawozdanie finansowe Centrum Łukasiewicz i instytutów Sieci Łukasiewicz. 

Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje: 

  1. Uzupełnienie sprawozdania tj.: importowanie pliku XML (zgodnego z XSD) oraz  danych osoby do kontaktu 
  2. Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania do ministerstwa 
  3. Weryfikację sprawozdania przez ministerstwo 

Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie: 

  1. Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie 
  2. Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo 

Data utworzenia instytucji składającej sprawozdanie musi być wcześniejsza niż 31.12 roku sprawozdawczego a data zakończenia działalności instytucji (likwidacji, przekształcenia lub wykreślenia z wykazu) musi mieścić się w przedziale od 01.01. do 31.12. roku sprawozdawczego. 

Termin złożenia planu finansowego Centrum Łukasiewicz/instytutu Sieci Łukasiewicz (według stanu na dzień 31.12) upływa 30 września. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu CL_FIN/INST_FIN nadana na całość podmiotu. 

Uzupełnienie sprawozdania 

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3]. 

Jeśli twój podmiot nie składa sprawozdania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania [1], a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz” [2]. Status sprawozdania zmieni się na „Brak danych do zaraportowania”.  

Import pliku XML 

Jeśli twój podmiot składa sprawozdanie użyj przycisku „Importuj sprawozdanie” [1] 

 Załącz właściwy plik z komputera, klikając w przycisk „Załącz” [2] i zapisz formularz [3].

Pamiętaj o ograniczeniu wielkości pliku do 50 MB.  

Reguły techniczne 

  • Obowiązujący schemat xsd dla sprawozdania finansowego sporządzanego przez uczelnie: JednostkaInnaWZlotych(1)_v1-3
  • Strona MF do sporządzania i wczytywania sprawozdań: https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-start 
  • Wczytywanie sprawozdania w celu edycji/ podglądu: https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-edit-upload 
  • Nazwa instytucji w pliku musi zgadzać się z kontekstem użytkownika (nazwą instytucji) wgrywającego plik. 
  • Jeśli w importowanym pliku powtarzają się wiersze o takiej samej definicji i danych, system wyświetli informację o zdublowanym wierszu. 
  • W przypadku braku wartości do zaraportowania w danej pozycji wpisz 0 (zero). 

Jeżeli plik zawiera błędy, system wyświetli stosowny komunikat np. o błędnym formacie pliku lub o nie wypełnieniu wszystkich pozycji sprawozdania. 
W zakładce „Błędy walidacji” możesz pobrać i zapoznać się ze zbiorczym raportem błędów walidacji. 

W przypadku błędów popraw sprawozdanie i zaimportuj je jeszcze raz, zgodnie ze ścieżka opisaną powyżej. Nowe sprawozdanie zastąpi dotychczasowe. Potwierdź, że zgadzasz się na nadpisanie danych. [1].  

Zastosuj tę samą ścieżkę czynności, jeśli chcesz zamienić lub uzupełnić plik. Wgrywanie kolejnych wersji pliku możliwe jest do momentu zatwierdzenia sprawozdania. 

Po zaimportowaniu sprawozdania możesz je pobrać [2]. 

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania 

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1]. 

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania [2]. 

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie. W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [3]. 

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojego podmiotu, a następnie użyj przycisku zapisu [4]. 

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.  

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2]. 

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3]. 

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie. 

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1]. 

Wysyłając sprawozdanie musisz do niego dołączyć: 

  • oświadczenie o zgodności danych zawartych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia) [1], 
  • opinię biegłego rewidenta do sprawozdania finansowego (jako plik dodatkowy) [2]. 

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [3]. 

Oświadczenie może być podpisane przez dyrektora Centrum Łukasiewicz lub instytutu Sieci Łukasiewicz:  

  • odręcznie 
  • elektronicznie. 

Podpis odręczny 

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf. 

Podpis elektroniczny 

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf. 

Załącz oświadczenie do formularza [1].  Następnie załącz opinię biegłego rewidenta [2]. 

Dodatkowy plik (opinia biegłego rewidenta) może mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip. 

Jeśli poza opinią biegłego rewidenta masz do wysłania inne dokumenty, spakuj je do formatu zip (Plik z oświadczeniem jest zawsze wysyłany oddzielnie. Nie należy go pakować do zipa!).   

Po dołączeniu plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [3]. 

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [4]. 

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne). 

Korekta sprawozdania po odesłaniu przez MNiSW i ponowne wysłanie 

Jeśli ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmieni się na „Zwrócony do korekty”. W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Zapoznaj się z nimi i wprowadź zmiany do sprawozdania. Skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”. Następnie zapisz i wyślij sprawozdanie zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej. 

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić sprawozdanie, pobrać i podpisać oświadczenie oraz załączyć je do POL-onu zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej). 

Ponowne wysłanie sprawozdania powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”. 

Zatwierdzenie sprawozdania 

Po otrzymaniu sprawozdania – od razu albo po korekcie – Ministerstwo zatwierdza sprawozdanie. Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo” 

Podstawy prawne: 
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 350 ust. 1 pkt 5. 
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 16 ust. 1. pkt 2 lit. b. 

Sprawozdanie finansowe uczelni

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych w uczelni może wysłać sprawozdanie finansowe.

Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje:

  1. Uzupełnienie sprawozdania tj.: importowanie pliku XML (zgodnego z XSD), uzupełnienie formularza „Fundusze specjalne” oraz danych osoby do kontaktu
  2. Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania do ministerstwa
  3. Weryfikację sprawozdania przez ministerstwo

Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:

  1. Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie
  2. Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania

  • uczelnie publiczne podlegające pod Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego
  • 6 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych, tj.:
    • Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,
    • Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
    • Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,
    • Akademia Katolicka w Warszawie,
    • Akademia Ignatianum w Krakowie,
    • Prawosławne Seminarium Duchowne.

Data utworzenia instytucji składającej sprawozdanie musi być wcześniejsza niż 31.12 roku sprawozdawczego a data zakończenia działalności instytucji (likwidacji lub przekształcenia) musi mieścić się w przedziale od 01.01. do 31.12. roku sprawozdawczego.

Termin złożenia sprawozdania finansowego uczelni (według stanu na dzień 31.12) upływa 30 czerwca. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu INST_FIN nadana na całość podmiotu.

Uzupełnienie sprawozdania

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3].

Jeśli twój podmiot nie składa sprawozdania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania [1], a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz” [2]. Status sprawozdania zmieni się na „Brak danych do zaraportowania”.

Import pliku XML

Jeśli twój podmiot składa sprawozdanie użyj przycisku „Importuj sprawozdanie” [1].

 Załącz właściwy plik z komputera, klikając w przycisk „Załącz” [2].

Pamiętaj o ograniczeniu wielkości pliku do 50 MB.

Reguły techniczne

Jeżeli plik zawiera błędy, system wyświetli stosowny komunikat np. o błędnym formacie pliku lub o nie wypełnieniu wszystkich pozycji sprawozdania.

Fundusze specjalne

Po dodaniu pliku sprawozdania uzupełnij sekcję Fundusze specjalne [1] i zapisz cały formularz [2]. System sprawdzi czy uzupełnione sekcje są zgodne z wierszami sprawozdania.

W zakładce „Błędy walidacji” możesz pobrać i zapoznać się ze zbiorczym raportem błędów walidacji.

W przypadku błędów popraw sprawozdanie i zaimportuj je jeszcze raz, zgodnie ze ścieżka opisaną powyżej. Nowe sprawozdanie zastąpi dotychczasowe. Zastosuj tę samą ścieżkę czynności, jeśli chcesz zamienić lub uzupełnić plik. Wgrywanie kolejnych wersji pliku możliwe jest do momentu zatwierdzenia sprawozdania.

Po zaimportowaniu sprawozdania możesz je pobrać [3].

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania

W sekcji Dane sprawozdania użyj przycisku zatwierdzenia [1].

System sprawdzi  czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania [2].

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie. W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [3].

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojego podmiotu, a następnie użyj przycisku zapisu [4].

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2].

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3].

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1].

Wysyłając sprawozdanie musisz do niego dołączyć oświadczenie o zgodności danych zawartych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia) [1],

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [2].

Oświadczenie może być podpisane przez osobę kierująca podmiotem:

  • odręcznie
  • elektronicznie.

Podpis odręczny

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf.

Podpis elektroniczny

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf.

Załącz oświadczenie do formularza [1]. Jeśli potrzebujesz możesz dołączyć jeden dodatkowy plik [2].

Dodatkowy plik może mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip.

Jeśli masz do wysłania kilka plików, spakuj je do formatu zip (Plik z oświadczeniem jest zawsze wysyłany oddzielnie. Nie należy go pakować do zipa!). 

Po dołączeniu plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [3].

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [4].

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne).

Korekta sprawozdania po odesłaniu przez MNiSW i ponowne wysłanie

Jeśli ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmieni się na „Zwrócony do korekty”. W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Zapoznaj się z nimi i wprowadź zmiany do sprawozdania. Skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”. Następnie zapisz i wyślij sprawozdanie zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić sprawozdanie, pobrać i podpisać oświadczenie oraz załączyć je do POL-onu zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej).

Ponowne wysłanie sprawozdania powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”.

Zatwierdzenie sprawozdania

Po otrzymaniu sprawozdania – od razu albo po korekcie – Ministerstwo zatwierdza sprawozdanie. Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 350 ust. 1 pkt 4;
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 16 ust. 1. pkt 2 lit. a.

Plan rzeczowo-finansowy na rok 2025

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych (INST_FIN) może wypełnić i wysłać plan rzeczowo-finansowy.

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania

  • uczelnie publiczne
  • uczelnie wojskowe
  • 6 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych, tj.:
    • Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,
    • Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
    • Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,
    • Akademia Katolicka w Warszawie,
    • Akademia Ignatianum w Krakowie,
    • Prawosławne Seminarium Duchowne.

Data utworzenia instytucji składającej sprawozdanie musi być wcześniejsza niż 31.12 roku sprawozdawczego a data zakończenia działalności instytucji (likwidacji lub przekształcenia) musi mieścić się w przedziale od 01.01. do 31.12. roku sprawozdawczego.

Termin złożenia sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego w upływa: 30 czerwca. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu INST_FIN nadana na całość uczelni.

Uzupełnienie sprawozdania

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3].

Jeśli twoja jednostka nie składa sprawozdania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania [1], a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz” [2]. Status sprawozdania zmieni się na „Brak danych do zaraportowania” [3].

Zaznaczenie checkboxa „Brak danych do sprawozdania” jest możliwe tylko dla sprawozdania w trybie edycji. Po zaznaczeniu checkboxa dane sprawozdania nie są widoczne dla pracownika ministerstwa.
Jeśli wprowadzisz informacje do sprawozdania i następnie zaznaczysz checkbox „Brak danych do sprawozdania” utracisz wprowadzone informacje. System wyświetli o tym ostrzeżenie i poprosi o potwierdzenie.

Jeśli twój podmiot należy do grupy uczelni zobowiązanych do złożenia sprawozdania uzupełnij formularz. Przejedź w dół ekranu.

Uczelnie wojskowe (nadzorowane przez MON) w pliku sprawozdania powinny wypełnić arkusze: Dotacje, Dział I A, Dział I B, Dział II, Dział III A, Dział III B i Dział IV.

Przed wprowadzeniem wartości do formularza zapoznaj się z wytycznymi merytorycznymi. Znajdziesz je także w linku dostępnym na interfejsie nad formularzem sprawozdania [1].

Wytyczne merytoryczne

Tutaj możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi uzupełnienia sprawozdania.

Wytyczne techniczne

  • Formularz sprawozdania składa się z sekcji. W każdej sekcji znajdziesz wyszczególnienie oraz plan na dany rok sprawozdawczy.
  • Sekcję edytujesz osobno przyciskiem „Koryguj”.
  • Dane wprowadzone do sekcji zapiszesz osobno przyciskiem zapisu.
  • Uzupełnij sekcje w kolejności od góry do dołu (zanim wypełnisz dane w Dziale I, wprowadź informacje o dotacjach).
  • W przypadku braku wartości do zaraportowania wpisz zero (0) przy właściwej pozycji.
  • Wprowadź liczby z precyzją do jednego miejsca po przecinku.

Kliknij w przycisk edycji [1]. Wprowadź wartości w puste pola w formularzu danej sekcji [2] i zapisz informacje [3].

W dziale II planu rzeczowo-finansowego możesz wykazać Inne fundusze tworzone na podstawie odrębnych ustaw lub statutu uczelni.  

Aby dodać fundusz utworzony przez uczelnię kliknij w przycisk Dodaj fundusz [1]. W dodanym wierszu wprowadź nazwę [2] oraz dane funduszu [3]. Zapisz sekcję [4].

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1].

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania.

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie [2]. W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [3].

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojej jednostki, a następnie użyj przycisku zapisu [4].

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2].

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3].

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1].

Aby wysłać sprawozdanie musisz dołączyć do niego plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia).

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [2].

Oświadczenie może być podpisane:

  • odręcznie
  • elektronicznie.

Podpis odręczny

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf.

Podpis elektroniczny

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf.

Załącz oświadczenie do formularza [3].

Jeśli chcesz, możesz załączyć dodatkowy plik (doc, xlsx, pdf, zip) lub dodać komentarz [4]. Po dołączeniu pliku/plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [5].

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [6].

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne).

Korekta sprawozdania po odesłaniu przez MNiSW i ponowne wysłanie

Jeśli ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmieni się na „Zwrócony do korekty”. W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Zapoznaj się z nimi i wprowadź zmiany do sprawozdania. Skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”. Następnie zapisz i wyślij sprawozdanie zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić oświadczenie, pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu).

Ponowne wysłanie sprawozdania powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”.

Zatwierdzenie sprawozdania

Po otrzymaniu sprawozdania – od razu albo po korekcie – Ministerstwo zatwierdza sprawozdanie. Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 350 ust. 1 pkt 1.
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 16 ust. 1. pkt 1a.

Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego za rok 2024

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych (INST_FIN) może wypełnić i wysłać sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego.

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania

  • uczelnie publiczne
  • uczelnie wojskowe
  • 6 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych, tj.:
    • Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,
    • Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
    • Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,
    • Akademia Katolicka w Warszawie,
    • Akademia Ignatianum w Krakowie,
    • Prawosławne Seminarium Duchowne.

Data utworzenia instytucji składającej sprawozdanie musi być wcześniejsza niż 31.12 roku sprawozdawczego a data zakończenia działalności instytucji (likwidacji lub przekształcenia) musi mieścić się w przedziale od 01.01. do 31.12. roku sprawozdawczego.

Termin złożenia sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego upływa: 30 czerwca. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu INST_FIN nadana na całość uczelni.

Uzupełnienie sprawozdania

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3].

Jeśli twoja jednostka nie składa sprawozdania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania [1], a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz” [2]. Status sprawozdania zmieni się na „Brak danych do zaraportowania” [3].

Zaznaczenie checkboxa „Brak danych do sprawozdania” jest możliwe tylko dla sprawozdania w trybie edycji. Po zaznaczeniu checkboxa dane sprawozdania nie są widoczne dla pracownika ministerstwa.
Jeśli wprowadzisz informacje do sprawozdania i następnie zaznaczysz checkbox „Brak danych do sprawozdania” utracisz wprowadzone informacje. System wyświetli o tym ostrzeżenie i poprosi o potwierdzenie.

Jeśli twój podmiot należy do grupy uczelni zobowiązanych do złożenia sprawozdania uzupełnij formularz. Przejedź w dół ekranu.

Uczelnie wojskowe (nadzorowane przez MON) w pliku sprawozdania powinny wypełnić arkusze: Dotacje, Dział I A, Dział I B, Dział II, Dział III A, Dział III B i Dział IV.

Przed wprowadzeniem wartości do formularza zapoznaj się z wytycznymi merytorycznymi. Znajdziesz je także w linku dostępnym na interfejsie nad formularzem sprawozdania [1].

Wytyczne merytoryczne

Tutaj możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi uzupełnienia sprawozdania.

Wytyczne techniczne

  • Formularz sprawozdania składa się z sekcji. W każdej sekcji znajdziesz wyszczególnienie, plan po zmianach i wykonanie za dany rok sprawozdawczy.
  • Sekcję edytujesz osobno przyciskiem „Koryguj”.
  • Dane wprowadzone do sekcji zapiszesz osobno przyciskiem zapisu.
  • Uzupełnij sekcje w kolejności od góry do dołu (zanim wypełnisz dane w Dziale I wprowadź informacje o dotacjach).
  • W przypadku braku wartości do zaraportowania wpisz zero (0) przy właściwej pozycji.
  • Wprowadź liczby z precyzją do jednego miejsca po przecinku.

Kliknij w przycisk edycji [1]. Wprowadź wartości w puste pola w formularzu danej sekcji [2] i zapisz informacje [3].

W dziale II planu rzeczowo-finansowego możesz wykazać Inne fundusze tworzone na podstawie odrębnych ustaw lub statutu uczelni.  

Aby dodać fundusz utworzony przez uczelnię kliknij w przycisk Dodaj fundusz [1]. W dodanym wierszu wprowadź nazwę [2] oraz dane funduszu [3]. Zapisz sekcję [4].

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1].

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania.

Przed wysłaniem sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego musisz wysłać sprawozdanie finansowe za ten sam rok sprawozdawczy!

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie [2].

W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [3].

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojej jednostki, a następnie użyj przycisku zapisu [4].

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2].

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3].

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1].

Aby wysłać sprawozdanie musisz dołączyć do niego plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia).

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [2].

Oświadczenie może być podpisane:

  • odręcznie
  • elektronicznie.

Podpis odręczny

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf.

Podpis elektroniczny

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf.

Załącz oświadczenie do formularza [3].

Jeśli chcesz, możesz załączyć dodatkowe plik (doc, xlsx, pdf, zip) lub dodać komentarz [4]. Po dołączeniu pliku/plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [5].

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [6].

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne).

Korekta sprawozdania po odesłaniu przez MNiSW i ponowne wysłanie

Jeśli ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmieni się na „Zwrócony do korekty”. W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Zapoznaj się z nimi i wprowadź zmiany do sprawozdania. Skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”. Następnie zapisz i wyślij sprawozdanie zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić oświadczenie, pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu).

Ponowne wysłanie sprawozdania powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”.

Zatwierdzenie sprawozdania

Po otrzymaniu sprawozdania – od razu albo po korekcie – Ministerstwo zatwierdza sprawozdanie. Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 350 ust. 1 pkt 2.
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 16 ust. 1. pkt 2.

Plan finansowy dla Centrum Łukasiewicz i instytutów Sieci Łukasiewicz

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych może wysłać plan finansowy Centrum Łukasiewicz i instytutów Sieci Łukasiewicz. 

Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje: 

  1. Uzupełnienie sprawozdania (importowanie pliku PDF oraz uzupełnienie danych osoby do kontaktu) 
  2. Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania do ministerstwa 
  3. Weryfikację sprawozdania przez ministerstwo 

Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:

  1. Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie 
  2. Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Termin złożenia planu finansowego Centrum Łukasiewicz/instytutu Sieci Łukasiewicz (według stanu na dzień 31.12) upływa: 30 czerwca. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu CL_FIN/INST_FIN nadana na całość podmiotu. 

Uzupełnienie sprawozdania 

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3]. 

Jeśli twój podmiot nie składa sprawozdania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania [1], a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz” [2]. Status sprawozdania zmieni się na „Brak danych do zaraportowania”.  

Jeśli twój podmiot składa sprawozdanie użyj przycisku „Importuj sprawozdanie” [1], załącz właściwy plik z komputera. 

Plan finansowy musi być dodany wyłącznie w formacie pliku PDF – w jednym pliku per rok. System nie umożliwia wgrania pliku w innym formacie niż PDF.  

Jeśli w wybranym katalogu nie widzisz danych, oznacza to, że plik ze sprawozdaniem został zapisany w innym miejscu lub innym formacie niż PDF. 

W zakładce „Błędy walidacji” możesz pobrać i zapoznać się ze zbiorczym raportem błędów walidacji. 

Poprawione sprawozdanie możesz ponownie importować za pomocą przycisku „Importuj sprawozdanie”. Nowe sprawozdanie zastąpi dotychczasowe. 

Potwierdź [2], gdy system poinformuje cię, że wcześniejsze dane zostaną nadpisane. 

Taka sama ścieżka czynności obowiązuje, jeśli chcesz zamienić lub uzupełnić plik. Wgrywanie kolejnych wersji pliku możliwe jest do momentu zatwierdzenia sprawozdania. 

Zaimportowane sprawozdanie możesz pobrać [3]. 

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania 

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1]. 

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania [2]. 

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie. W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [3]. 

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojego podmiotu, a następnie użyj przycisku zapisu [4]. 

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.  

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2]. 

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3]. 

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie. 

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1]. 

Wysyłając sprawozdanie musisz do niego dołączyć: 

  • oświadczenie o zgodności danych zawartych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia) [1], 
  • opinię biegłego rewidenta do sprawozdania finansowego (jako plik dodatkowy) [2]. 

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [3]. 

Oświadczenie może być podpisane przez dyrektora Centrum Łukasiewicz lub instytutu Sieci Łukasiewicz:  

  • odręcznie 
  • elektronicznie. 

Podpis odręczny 

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf. 

Podpis elektroniczny 

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf. 

Załącz oświadczenie do formularza [1].  

Następnie załącz opinię biegłego rewidenta [2]. 

Dodatkowy plik (opinia biegłego rewidenta) może mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip. 

Jeśli poza opinią biegłego rewidenta masz do wysłania inne dokumenty, spakuj je do formatu zip (Plik z oświadczeniem jest zawsze wysyłany oddzielnie. Nie należy go pakować do zipa!).   

Po dołączeniu plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [3]. 

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [4]. 

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne). 

Korekta sprawozdania po odesłaniu przez MNiSW i ponowne wysłanie 

Jeśli ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmieni się na „Zwrócony do korekty”. W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Zapoznaj się z nimi i wprowadź zmiany do sprawozdania. Skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”. Następnie zapisz i wyślij sprawozdanie zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej. 

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić sprawozdanie, pobrać i podpisać oświadczenie oraz załączyć je do POL-onu zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej). 

Ponowne wysłanie sprawozdania powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”. 

Zatwierdzenie sprawozdania 

Po otrzymaniu sprawozdania – od razu albo po korekcie – Ministerstwo zatwierdza sprawozdanie. Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo” 

Podstawy prawne: 
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 350 ust. 1 pkt 1a. 
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 16 ust. 1. pkt 1 lit. b i c.