Author Archive

Import pliku CSV z danymi cudzoziemców

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, jak zarejestrować cudzoziemców w wykazie za pomocą pliku CSV.

Funkcjonalność importu pliku CSV z danymi cudzoziemców służy do rejestracji osób do tej pory nie wprowadzonych do wykazu. Funkcjonalność jest dostępna dla osób posiadających rolę INST_CUDZ_IMPORT (w uczelniach i podmiotach prowadzących szkołę doktorską) lub FED_CUDZ_IMPORT (w federacji).

Wykaz cudzoziemców obejmuje studentów i doktorantów nieposiadających obywatelstwa polskiego, przyjętych na kierunek studiów lub do szkoły doktorskiej od 1 lipca 2025 roku.
Więcej o wykazie cudzoziemców i przeczytasz tutaj.
Terminy i zakres rejestrowanych danych znajdziesz we wpisie rejestracji cudzoziemca.

Jeśli posiadasz rolę importera, zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Cudzoziemcy [1]. Następnie kliknij w kafel „Import danych cudzoziemców” [2].

Kafel „Import danych cudzoziemców” jest widoczny wyłącznie dla osób z dodaną rolą importu pliku CSV.

Aby zaimportować dane o cudzoziemcach musisz:

Uzupełnić szablon pliku CSV danymi nowo rejestrowanych cudzoziemców.
Zaimportować uzupełniony plik.

Pobranie szablonu

Kliknij w przycisk „Pobierz szablon” [1] i zapisz plik na swoim komputerze. Uzupełnij plik zgodnie z poniższymi wytycznymi.

Wytyczne do uzupełnienia pliku

Dane zostaną importowane do wykazu zgodnie z ich zapisem w pliku. Zwróć uwagę na wielkość liter i format dat w pliku (YYYY-MM-DD).

Plik w formacie CSV powinien mieć kodowanie w standardzie UTF-8. Otwarcie pliku CSV w EXCEL może zepsuć formatowanie danych w pliku CSV (np. format daty).

Zakres danych w pliku

PESEL (pole obligatoryjne)
Typ dokumentu tożsamości (pole obligatoryjne, jeśli nie uzupełniono kolumny „PESEL”)
- ID_CARD („dowód osobisty”),
- PASSPORT („paszport”),
- POLISH_TRAVEL_DOCUMENT_FOR_FOREIGNER („polski dokument podróży dla cudzoziemca”),
- RESIDENCE_CARD („karta pobytu”),
- TEMPORAL_POLISH_TRAVEL_DOCUMENT_FOR_FOREIGNER („tymczasowy polski dokument podróży dla cudzoziemca”),
- POLISH_ID_CARD_FOR_FOREIGNER („polski dokument tożsamości cudzoziemca”);
Numer dokumentu tożsamości (pole obligatoryjne, jeśli nie uzupełniono kolumny „PESEL”)
Kraj wydania dokumentu tożsamości (pole obligatoryjne, jeśli nie uzupełniono kolumny „PESEL”, kody słownikowe)
Nazwisko (pole obligatoryjne)
Imię (pole obligatoryjne)
Pozostałe imiona
Przedrostek nazwiska
Płeć (pole obligatoryjne, dopuszczalne wartości: MALE/FEMALE)
Rok urodzenia (pole obligatoryjne)
Państwo urodzenia (pole obligatoryjne, kody słownikowe)
Obywatelstwo (pole obligatoryjne, kody słownikowe)
Karta Polaka (pole obligatoryjne, dopuszczalne wartości true/false)
Numer Karty Polaka (pole obligatoryjne, jeśli wartość pola „Karta Polaka” = „true”)
Data ważności Karty Polaka (pole obligatoryjne, jeśli wartość pola „Karta Polaka” = „true”)
Data wpisania na listę studentów (pole obligatoryjne)
Data złożenia ślubowania
Data skreślenia z listy studentów
Data wpisania na listę doktorantów
Data złożenia ślubowania
Data skreślenia z listy doktorantów

Słowniki

Wytyczne szczegółowe

W polu „Obywatelstwo” można podać więcej niż jedno obywatelstwo. Należy je wtedy zapisać w cudzysłowie i rozdzielić średnikiem.
GB – jedno obywatelstwo
„GB;DE” – więcej niż jedno obywatelstwo

Daty dotyczące studiów/kształcenia w szkole doktorskiej nie są samodzielnymi polami, stanowią zestaw danych:
Dane studiów
– Data wpisania na listę studentów
– Data złożenia ślubowania
– Data skreślenia z listy studentów
Dane kształcenia w szkole doktorskiej
– Data wpisania na listę doktorantów
– Data złożenia ślubowania
– Data skreślenia z listy doktorantów

Przykładowe dane dla jednego studiowania powinny być umieszczone w cudzysłowach, w przeciwnym razie dane po przecinkach będą traktowane jako osobne kolumny.
„2025-07-01,2025-07-02,2025-07-03” – data wpisania na listę, ślubowania i skreślenia
„2025-07-01,2025-07-02,” – data wpisania na listę i data ślubowania
„2025-07-01,,2025-07-28” – data wpisania na listę i data skreślenia
„2025-07-01,,” – tylko data wpisania na listę

W przypadku studiów/studiów doktoranckich możliwe jest podanie kilku zestawów danych. Każdy zestaw powinien być oddzielony średnikiem i musi zostać umieszczony w cudzysłowie.

Przykład dla wielu studiowań jednej osoby:
„2025-07-01,2025-07-02,2025-07-03;2025-07-02,2025-07-02,2025-07-03” – zestawy dat rozdzielone średnikiem (dwa studiowania)
„2025-07-01,2025-07-02,;2025-07-02,,” – pierwsze studiowanie z datą wpisu i datą ślubowania, drugie studiowanie tylko z datą wpisu

Zaimportowanie uzupełnionego pliku

Kliknij w przycisk „Importuj plik” [2], a następnie zatwierdź [3].

Po imporcie pobierz plik z jego szczegółami [4].

W raporcie znajdziesz informacje o rekordach zaimportowanych poprawnie oraz tych, których dane zostały wprowadzone z błędami.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 622) – Art. 34, ust. 1-2; Art. 10, pkt 10.
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 343a ust. 1-2. 

Nadanie i odebranie profilu uprawnień

Treść tego artykułu jest przeznaczana dla administratorów, którzy chcą nadać użytkownikowi profil ról lub odebrać nadany wcześniej profil.

Jako administrator systemu możesz nadać profil uprawnień użytkownikowi. Dzięki temu użytkownik otrzyma automatycznie zestaw ról zdefiniowanych w tym profilu.

Zarządzenie profilami użytkownika jest możliwe tylko jeśli twoja instytucja ma status Działająca lub W likwidacji. Jeśli status twojej instytucji zmieni się na Przekształcona, Zlikwidowana lub Wykreślona z wykazu nie będziesz mógł zarządzać profilami uprawnień użytkowników. Oznacza to, że będziesz mógł nadawać uprawnienia wyłącznie ręcznie.

Reguły techniczne

Jeden użytkownik może mieć nadanych wiele profili.
Profile są nadrzędne nad rolami – przypisanie profilu powoduje automatyczne nadanie użytkownikowi wszystkich ról wchodzących w skład profilu.
Role są nadawane w wybranym kontekście, na poziomie instytucji głównej lub jednostki organizacyjnej.
Użytkownik może mieć nadany profil, który zawiera w sobie rolę już posiadaną przez użytkownika (nadaną ręcznie lub innym profilem).
Data wygaśnięcia profilu oraz informacja o otrzymywaniu mailingu są dziedziczone przez wszystkie role zdefiniowane w profilu.
W przypadku różnic w dacie wygaśnięcia między rolami nadanymi ręcznie a rolami nadanymi profilem system uznaje najpóźniejszą datę wygaśnięcia roli za obowiązującą.
W przypadku różnic w informacji o otrzymywaniu mailingu między rolami nadanymi ręcznie a rolami nadanymi profilem system uznaje za obowiązującą zaznaczoną informację „tak”.

Więcej o regułach technicznych dotyczących tworzenia profili przeczytasz tutaj.

Nadanie profilu uprawnień użytkownikowi

W module Administracja [1] przejdź do zestawienia użytkowników w twoim podmiocie [2].

(slajd)

Odnajdź użytkownika za pomocą filtrów zestawienia. Wprowadź jego dane [1] i kliknij w przycisk „Szukaj” [2].

Aby przejść do szczegółów profili ról użytkownika:

w widoku uproszczonym – kliknij w imię i nazwisko w odnalezionym rekordzie [3],
w widoku tabelarycznym – kliknij w wiersz odnalezionego użytkownika.

Przejdź do zakładki „Uprawnienia” [1], a następnie użyj przycisku „Przypisz profil uprawnień w nowej instytucji” [2].

Wprowadź nazwę instytucji [1]. System podpowie ci wartość po wprowadzeniu pierwszych liter nazwy. Wskaż właściwą instytucję.

Na liście znajdziesz możliwe do wskazania profile, które mają tak samo zdefiniowany poziom instytucji (instytucja główna lub jednostka organizacyjna).

Zaznacz checkbox danego profilu, aby przypisać go użytkownikowi [2]. Aby zapoznać się z wszystkimi uprawnieniami zdefiniowanymi w ramach profilu użyj linku „Pokaż więcej szczegółów” [3].

Jeśli zaznaczysz sekcję „Mailing”, użytkownik będzie otrzymywał informacje dla osób posiadających role zdefiniowane w profilu uprawnień [1].

Przy każdym dodanym profilu możesz wprowadzić datę wygaśnięcia profilu z kalendarza [2].

Data wygaśnięcia profilu to termin automatycznego odebrania ról (czyli bez konieczności ręcznego odbierania profilu). Jeśli pozostawisz datę nieuzupełnioną, użytkownik będzie posiadał profil i role przez czas nieokreślony. Jeśli ta sama rola została nadana w ramach innego profilu lub ręcznie, to po wygaszeniu profilu pozostanie aktywna z jej ustawieniami (mailing, data wygaśnięcia).

Zapisz informacje przyciskiem „Przypisz profil” [3]

Odebranie profilu uprawnień użytkownikowi

W efekcie odebrania profilu użytkownik traci zestaw ról zdefiniowanych w tym profilu.

Jeśli role zdefiniowane w odebranym profilu znajdują się w innym posiadanym przez użytkownika profilu lub były nadane ręcznie, to nie straci on uprawnień.

Aby odebrać profil użytkownikowi odnajdź go za pomocą filtrów zestawienia. Przejdź do szczegółów jego rekordu.

W zakładce „Uprawnienia” [1] użyj przycisku „Edytuj profile” [2].

W trybie edycji profili użytkownika możesz:

odebrać profil,
nadać nowy profil,
zmienić informację o otrzymywaniu mailingu lub dacie wygaśnięcia posiadanego profilu.

Odnajdź profil, który chcesz odebrać i odznacz checkbox nadania [1] oraz checkbox mailingu [2].

Nie zapomnij zapisać wprowadzonych zmian [3].

Odebranie profilu użytkownikowi jest możliwe także w podglądzie informacji o jego uprawnieniach. Ścieżka ta jest rekomendowana dla pojedynczego usunięcia profilu.

Aby szybko odebrać profil użytkownikowi użyj ikony śmietnika widocznej w sekcji „Profile upewnień” [1].

Po kliknięciu w ikonę śmietnika, będziesz musiał potwierdzić czynność [2].

Tworzenie i zarządzanie profilem uprawnień

Treść tego artykułu jest przeznaczana dla administratorów systemu, którzy chcą utworzyć, zmienić lub usunąć profil uprawnień w swoim podmiocie.

Jako administrator systemu możesz nadać uprawnienia użytkownikowi ręcznie lub za pomocą profilu.

Profil jest zdefiniowanym i zarządzanym przez administratora zbiorem ról (uprawnień).
Jedyną rolą, która nie może być dodana do profilu to rola administratora. Oznacza to, że rolę administratora możesz nadać wyłącznie ręcznie.
Tworzenie profilu jest możliwe tylko dla instytucji, która ma status Prowadzona lub W likwidacji.

Reguły techniczne

Profil jest tworzony w kontekście instytucji, którą zarządza administrator.
Profile nie mogą być współdzielone między instytucjami.
W instytucji może być utworzonych wiele profili.
Profile różnią się między sobą nazwą.
Ta sama rola może być elementem wielu profili.
Jeśli status twojej instytucji zmieni się na Przekształcona, Zlikwidowana lub Wykreślona z wykazu, wszystkie role w przypisanych profilach staną się nieaktywne niezależnie od daty ich wygaśnięcia, a użytkownik straci dostęp do modułów wynikających z tych ról.

Aby dodać użytkownikowi profil, musi on być wcześniej zdefiniowany (utworzony).

Tworzenie profilu uprawnień

Aby utworzyć profil zaloguj się do POL-on i wybierz moduł Administracja [1], a następnie przejdź do wykazu Profile [2].

Kliknij w przycisk „Dodaj nowy profil” [3]. Uzupełnij formularz w zakresie danych obowiązkowych.

Wprowadź unikalną nazwę profilu [1]. W kolejnym polu możesz opisać profil. Wskaż poziom uprawnień (instytucja główna lub jednostka organizacyjna) [2].

Domyślnie w formularzu wskazana jest instytucja główna, ponieważ większość ról może być nadawana tylko na całość podmiotu.

Wskaż role wchodzące w skład profilu, zaznaczając checkbox przy wybranej roli [3]. Musisz wskazać co najmniej jedną rolę z dostępnych.

Do profilu możesz dodać wyłącznie role, które nie zostały wyszarzone. Jeśli chcesz dowiedzieć się dlaczego jakaś rola nie jest dostępna, najedź na ikonę informacji (i) i zapoznaj się z wyjaśnieniem.

Na koniec zapisz profil przyciskiem zapisu [4].

Po zapisie profil

będzie widoczny i możliwy do korekty w zestawieniu profili,
będzie mógł być nadany użytkownikowi twojej jednostki.

Korekta profilu

Przejdź do wykazu Profile uprawnień w module Administracja [1].

Skorzystaj z filtrów zestawienia, aby odnaleźć profil. Możesz odszukać go [2]:

wprowadzając nazwę profilu,
wskazując role, które do niego należą.

Dodatkowo możesz określić czy system ma wyszukać profile, które zawierają [3]

jedną ze wskazanych ról,
wszystkie wskazane role.

Kliknij w przycisk „Szukaj” [4].

Aby przejść do szczegółów profilu, kliknij w nazwę profilu w odnalezionym rekordzie [1].

Następnie użyj przycisku „Edytuj profil” [2].

W trybie edycji możesz:

zmienić nazwę i opis profilu [1],
dodać nową rolę do profilu (zaznaczając checkbox) [2],
usunąć dotychczasową rolę z profilu (odznaczając checkbox).

Nie zapomnij zapisać wprowadzonych zmian [3].

Po dodaniu/usunięciu ról z profilu system wyświetli ci informacje o automatycznej zmianie uprawnień użytkowników, którym przypisano ten profil.

Potwierdź zmiany [4].

Usunięcie roli z profilu jest możliwe także w podglądzie informacji o profilu. Ścieżka ta jest rekomendowana, gdy aktualizacja profilu nie wykracza poza pojedyncze usunięcie roli.

Aby szybko usunąć rolę z profilu użyj ikony śmietnika widocznej przy roli w sekcji „Uprawnienia w profilu” [1]. Po kliknięciu w ikonę śmietnika, będziesz musiał potwierdzić usunięcie [2].

Usunięcie profilu uprawnień

Utworzony profil możesz usunąć, o ile nie został on przypisany do użytkownika.

Aby usunąć profil przejdź do wykazu Profile uprawnień w module Administracja. Znajdź profil za pomocą filtrów zestawienia. Przejdź do szczegółów profilu [1].

Kliknij w przycisk „Usuń profil” [2] i potwierdź [3].

Jeśli profil został przypisany do użytkowników, system nie usunie profilu i wyświetli ci komunikat o konieczności wcześniejszego odebrania profilu wskazanym osobom w systemie [4].

Ścieżkę odebrania profilu użytkownikowi znajdziesz tutaj.

Usunięcie cudzoziemca z wykazu

Z tego wpisu dowiesz się kiedy i jak usunąć rekord cudzoziemca z wykazu.

Jeśli wprowadziłeś cudzoziemca niepotrzebnie do wykazu lub zauważyłeś duplikat istniejącego rekordu to możesz usunąć jego rekord. Usunięcie rekordu jest czynnością nieodwracalną i powoduje usunięcie wszystkich wprowadzonych informacji.

Aby usunąć rekord cudzoziemca, odnajdź rekord w wykazie za pomocą filtrów zestawienia [1] i przejdź do jego szczegółów [2].

W rekordzie cudzoziemca skorzystaj z przycisku „Usuń cudzoziemca” [1], a następnie potwierdź („Tak”) [2].

Rejestracja cudzoziemca

Treść tego artykułu jest przeznaczana dla użytkowników, którzy posiadają rolę edycyjną do modułu Cudzoziemcy (INST_CUDZ) oraz tych, którzy chcą poznać proces rejestracji kierunków studiów w POL-on.

Rejestracja cudzoziemców w wykazie dotyczy studentów i doktorantów nieposiadających obywatelstwa polskiego, przyjętych na kierunek studiów lub do szkoły doktorskiej od 1 lipca 2025 roku.

Do momentu integracji modułu z wykazem studentów i doktorantów dane będą musiały być wprowadzone do wykazu cudzoziemców, a następnie niezależnie odpowiednio do wykazu studentów lub wykazu doktorantów.

Szczegóły dotyczące ról do wykazu znajdziesz tutaj.
Cudzoziemców można też rejestrować za pomocą pliku CSV. Więcej o imporcie przeczytasz tutaj.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Cudzoziemcy. Następnie wybierz „Wykaz cudzoziemców” [1]. Kliknij w przycisk „Zarejestruj cudzoziemca” [2].

Wskaż sposób identyfikacji cudzoziemca w wykazie:

PESEL – jeśli posiada lub
dokument tożsamości – jeśli nie posiada numeru PESEL.

Wprowadź wymagane informacje:

numer PESEL [1] lub
typ dokumentu tożsamości, jego numer i kraj wydania [2].

Kliknij w przycisk „Dane osobowe” [3]. System zweryfikuje czy osoba o wprowadzonych danych była już rejestrowana w wykazie.

W przypadku, gdy osoba była wcześniej rejestrowana w wykazie zostaniesz przeniesiony do istniejącego rekordu, a system wyświetli ci stosowny komunikat.

W przypadku, gdy osoba nie była wcześniej rejestrowana w wykazie wprowadź jej dane samodzielnie. Pola obowiązkowe zostały oznaczone gwiazdką.

Wprowadź:

Nazwisko,
Imię,
Rok urodzenia,
Płeć,
Obywatelstwo (wartość słownikowa – podpowiadana przez system),
Kraj urodzenia (wartość słownikowa – podpowiadana przez system),
Karta Polaka (tak, nie).

W przypadku obywatelstwa – zaznacz checkbox przy właściwej pozycji podpowiedzianej przez system. Wartość pojawi się w formularzu [1]. Czynność ta jest odwracalna.

Aby usunąć wskazane obywatelstwo kliknij w X przy dodanej wartości [2].

Jeśli w polu Karta Polaka zaznaczysz „tak” [1], wprowadź [2]:

numer Karty Polaka,
datę ważności Karty Polaka.

Kliknij w przycisk „Kształcenie” i oznacz [1]:

Student,
Osoba ubiegająca się o stopień doktora.

Po wprowadzeniu informacji uzupełnij formularz o datę wpisania na listę [2].

Zgodnie z zapisami prawnymi, data przyjęcia nie powinna być wcześniejsza niż 1.07.2025 r.
System nie przyjmie też daty z przyszłości.

Na koniec zapisz rekord.

Pozostałe informacje gromadzone w rekordzie to:

Data złożenia ślubowania i
Data skreślenia z listy.

Możesz je wypełnić od razu lub później (tzn. po udostępnieniu funkcjonalności edycji).

Zapisany w wykazie rekord możesz usunąć.

Cudzoziemcy – wygląd i zawartość

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, co znajduje się w module Cudzoziemcy.

Moduł Cudzoziemcy stanowi efekt zmian prawnych, na podstawie których dostęp do POL-on uzyskuje minister spraw zagranicznych i konsulowie w celu prowadzenia postępowań w sprawie wydania, cofnięcia lub unieważnienia wizy krajowej.

Dostęp ten obejmuje:

istniejące wykazy studentów i osób ubiegających się o stopień doktora oraz
nowy wykaz cudzoziemców, który będzie gromadził dane o cudzoziemcach, przyjętych na kierunek studiów lub do szkoły doktorskiej od 1 lipca 2025 roku.

Moduł Cudzoziemcy jest dostępny dla osób w uczelniach i podmiotach prowadzących szkołę doktorską, posiadających:
– rolę edycyjną INST_CUDZ lub
– rolę podglądową INST_CUDZ_PODGLAD (bez danych identyfikacyjnych) lub
– rolę podglądową INST_CUDZ_PODGLAD_DANE_RESTRYKCYJNE (z danymi identyfikacyjnymi),
– rolę importu pliku CSV INST_CUDZ_IMPORT lub FED_CUDZ_IMPORT.
Z poziomu podmiotu nadzorującego uczelnie – rola dostępowa to MIN_CUDZ.
Z poziomu podmiotów prowadzących sprawę wizy krajowej (MSZ, konsulowie) – rola dostępowa to MONIT_CUDZ.
Role nadaje administrator POL-on w danym podmiocie.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Cudzoziemcy [1]. Aby zapoznać się z wyglądem wykazu twojego podmiotu wybierz kafel Wykaz cudzoziemców [2].

Wygląd modułu

Do momentu rejestracji cudzoziemców przyjętych na kierunek studiów lub do szkoły doktorskiej od 1 lipca 2025 roku w wykazie zobaczysz tylko przycisk rejestracji.

Zarejestrowanych cudzoziemców z twojej jednostce zobaczysz w domyślnym widoku tabeli [1]. W tym widoku każdy z rekordów to osobny wiersz w tabeli. Aby przejść do danych szczegółowych cudzoziemca, kliknij w link aktywny, którym jest jego nazwisko i imię [2].

Widok tabelaryczny możesz zamienić na widok listy, klikając w menu dostępne w prawym górnym rogu ekranu [1].

W widoku uproszczonym rekord – umieszczony na samej górze lub wskazany – wyświetla się w panelu po prawej stronie [2]. Aby przejść do danych szczegółowych cudzoziemca, kliknij w link aktywny, którym jest jego nazwisko i imię [3].

Filtrowanie/wyszukiwanie

Aby odnaleźć rekord wprowadzonego cudzoziemca możesz użyć filtrów znajdujących się po lewej stronie ekranu. Wprowadź:

dane osobowe (imię i nazwisko) [1] lub
dane identyfikacyjne [2] (PESEL lub numer dokumentu tożsamości)

Rekordy cudzoziemców możesz przefiltrować wskazując status:

Student
Doktorant
Student, doktorant

Po wprowadzeniu danych do filtrów kliknij w przycisk „Szukaj” [3], a następnie przejdź do szczegółów wybranego rekordu.

Sortowanie wyników

Wyniki w zestawieniu kierunków możesz posortować alfabetycznie rosnąco lub malejąco. Domyślnie ustawione jest sortowanie po nazwach w kolejności rosnącej.

Rekordy i strony

Rekordy wykazu możesz wyświetlić w liczbie 10, 25, 50 i 100 na stronę.

W przypadku wielu rekordów w wykazie, aby przejść do dalszych stron możesz:

kliknąć w przycisk „Następna” lub
wpisać numer strony i nacisnąć „Enter”.

Rejestracja cudzoziemca

Tutaj poznasz ścieżkę rejestracji pojedynczego cudzoziemca w wykazie.
Cudzoziemców można też rejestrować za pomocą pliku CSV. Więcej o imporcie przeczytasz tutaj.

Wykaz cudzoziemców będzie zawierał rekordy studentów i doktorantów nieposiadających obywatelstwa polskiego, przyjętych na kierunek studiów lub do szkoły doktorskiej od 1 lipca 2025 roku.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 622) – Art. 34, ust. 1-2; Art. 10, pkt 10.

Sprawozdanie finansowe Centrum Łukasiewicz i instytutów Sieci Łukasiewicz

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych może wysłać sprawozdanie finansowe Centrum Łukasiewicz i instytutów Sieci Łukasiewicz.

Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje:

Uzupełnienie sprawozdania tj.: importowanie pliku XML (zgodnego z XSD) oraz danych osoby do kontaktu
Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania do ministerstwa
Weryfikację sprawozdania przez ministerstwo

Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:

Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie
Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Data utworzenia instytucji składającej sprawozdanie musi być wcześniejsza niż 31.12 roku sprawozdawczego a data zakończenia działalności instytucji (likwidacji, przekształcenia lub wykreślenia z wykazu) musi mieścić się w przedziale od 01.01. do 31.12. roku sprawozdawczego.

Termin złożenia planu finansowego Centrum Łukasiewicz/instytutu Sieci Łukasiewicz (według stanu na dzień 31.12) upływa 30 września. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu CL_FIN/INST_FIN nadana na całość podmiotu.

Uzupełnienie sprawozdania

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3].

Jeśli twój podmiot nie składa sprawozdania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania [1], a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz” [2]. Status sprawozdania zmieni się na „Brak danych do zaraportowania”.

Import pliku XML

Jeśli twój podmiot składa sprawozdanie użyj przycisku „Importuj sprawozdanie” [1]

Załącz właściwy plik z komputera, klikając w przycisk „Załącz” [2] i zapisz formularz [3].

Pamiętaj o ograniczeniu wielkości pliku do 50 MB.

Reguły techniczne

Obowiązujący schemat xsd dla sprawozdania finansowego sporządzanego przez uczelnie: JednostkaInnaWZlotych(1)_v1-3
Strona MF do sporządzania i wczytywania sprawozdań: https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-start
Wczytywanie sprawozdania w celu edycji/ podglądu: https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-edit-upload
Nazwa instytucji w pliku musi zgadzać się z kontekstem użytkownika (nazwą instytucji) wgrywającego plik.
Jeśli w importowanym pliku powtarzają się wiersze o takiej samej definicji i danych, system wyświetli informację o zdublowanym wierszu.
W przypadku braku wartości do zaraportowania w danej pozycji wpisz 0 (zero).

Jeżeli plik zawiera błędy, system wyświetli stosowny komunikat np. o błędnym formacie pliku lub o nie wypełnieniu wszystkich pozycji sprawozdania.
W zakładce „Błędy walidacji” możesz pobrać i zapoznać się ze zbiorczym raportem błędów walidacji.

W przypadku błędów popraw sprawozdanie i zaimportuj je jeszcze raz, zgodnie ze ścieżka opisaną powyżej. Nowe sprawozdanie zastąpi dotychczasowe. Potwierdź, że zgadzasz się na nadpisanie danych. [1].

Zastosuj tę samą ścieżkę czynności, jeśli chcesz zamienić lub uzupełnić plik. Wgrywanie kolejnych wersji pliku możliwe jest do momentu zatwierdzenia sprawozdania.

Po zaimportowaniu sprawozdania możesz je pobrać [2].

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1].

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania [2].

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie. W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [3].

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojego podmiotu, a następnie użyj przycisku zapisu [4].

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2].

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3].

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1].

Wysyłając sprawozdanie musisz do niego dołączyć:

oświadczenie o zgodności danych zawartych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia) [1],

opinię biegłego rewidenta do sprawozdania finansowego (jako plik dodatkowy) [2].

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [3].

Oświadczenie może być podpisane przez dyrektora Centrum Łukasiewicz lub instytutu Sieci Łukasiewicz:

odręcznie
elektronicznie.

Podpis odręczny

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf.

Podpis elektroniczny

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf.

Załącz oświadczenie do formularza [1]. Następnie załącz opinię biegłego rewidenta [2].

Dodatkowy plik (opinia biegłego rewidenta) może mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip.

Jeśli poza opinią biegłego rewidenta masz do wysłania inne dokumenty, spakuj je do formatu zip (Plik z oświadczeniem jest zawsze wysyłany oddzielnie. Nie należy go pakować do zipa!).

Po dołączeniu plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [3].

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [4].

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne).

Korekta sprawozdania po odesłaniu przez MNiSW i ponowne wysłanie

Jeśli ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmieni się na „Zwrócony do korekty”. W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Zapoznaj się z nimi i wprowadź zmiany do sprawozdania. Skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”. Następnie zapisz i wyślij sprawozdanie zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić sprawozdanie, pobrać i podpisać oświadczenie oraz załączyć je do POL-onu zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej).

Ponowne wysłanie sprawozdania powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”.

Zatwierdzenie sprawozdania

Po otrzymaniu sprawozdania – od razu albo po korekcie – Ministerstwo zatwierdza sprawozdanie. Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 350 ust. 1 pkt 5.
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 16 ust. 1. pkt 2 lit. b.

Sprawozdanie finansowe uczelni

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych w uczelni może wysłać sprawozdanie finansowe.

Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje:

Uzupełnienie sprawozdania tj.: importowanie pliku XML (zgodnego z XSD), uzupełnienie formularza „Fundusze specjalne” oraz danych osoby do kontaktu
Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania do ministerstwa
Weryfikację sprawozdania przez ministerstwo

Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:

Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie
Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania

uczelnie publiczne podlegające pod Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego
6 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych, tj.:
- Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,
- Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
- Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,
- Akademia Katolicka w Warszawie,
- Akademia Ignatianum w Krakowie,
- Prawosławne Seminarium Duchowne.

Data utworzenia instytucji składającej sprawozdanie musi być wcześniejsza niż 31.12 roku sprawozdawczego a data zakończenia działalności instytucji (likwidacji lub przekształcenia) musi mieścić się w przedziale od 01.01. do 31.12. roku sprawozdawczego.

Termin złożenia sprawozdania finansowego uczelni (według stanu na dzień 31.12) upływa 30 czerwca. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu INST_FIN nadana na całość podmiotu.

Uzupełnienie sprawozdania

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3].