Author Archive

Planowane uruchomienia kierunków studiów

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, jak rejestrować zaplanowane uruchomienia kierunku i zarządzać ich danymi.

Informacje o zaplanowanych uruchomieniach będą przekazywane z modułu Kierunki studiów do:
– Ankiety – rekrutacja na kierunki studiów (składanej w Bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych),
– Wyszukiwarki kierunków studiów (planowanej do udostępnienia pod koniec 2024 roku).

Wybierz moduł Kierunki studiów [1], a następnie Zestawienie studiów i uruchomień twojej jednostki [2].

Odszukaj wybrany kierunek za pomocą filtrów zestawienia [1]. Jeśli trzeba – wskaż właściwy kierunek, spośród odnalezionych wyników [2]. W widoku pojedynczym (uproszczonym) [3] przewiń ekran do dołu.

W danych o uruchomieniach kierunku znajdziesz przycisk „Zobacz planowane uruchomienia” [1]. Po kliknięciu zostaniesz przeniesiony do sekcji planowanych uruchomień.

W sekcji Planowane uruchomienia możesz:

  • zapoznać się z zarejestrowanymi przyszłymi uruchomieniami [2],
  • zarejestrować planowane uruchomienie kierunku (przycisk „+Dodaj planowane uruchomienie”) [3].

Docelowo w sekcji Planowane uruchomienia będziesz mógł:

  • zatwierdzić zaplanowane uruchomienie, po upływie daty, od której faktyczne będzie ono prowadzone (w efekcie zaplanowane uruchomienie zostanie przeniesione do sekcji uruchomień prowadzonych),
  • odrzucić zaplanowane uruchomienie, jeśli mimo planów nie uda się uruchomić na nim kształcenia.

Rejestracja planowanego uruchomienia kierunku

Aby zarejestrować planowane uruchomienie kierunku musisz posiadać rolę edycyjną do modułu Kierunki studiów.

Planowane uruchomienie możesz dodać wyłącznie do studiów o statusie „Prowadzone”!

Możesz dodać tylko jedno planowane uruchomienie o tej samej nazwie, o tej samej formie, tej samej liczbie semestrów, tej samej liście języków filologii, tym samym języku kształcenia, tym samym tytule zawodowym, tej samej wartości dotyczącej znacznika studiów dualnych oraz tej samej wartości dotyczącej współpracy z organizacją zawodową.

Kliknij w przycisk „+Dodaj planowane uruchomienie” [1].

Uzupełnij formularz od góry do dołu w zakresie wymaganych danych (oznaczonych gwiazdką – *). Nazwa planowanego uruchomienia jest nazwą kierunku.

Wskaż dane planowanego uruchomienia:

  • tytuł uzyskany w wyniku ukończenia studiów,
  • planowaną datę uruchomienia (z przyszłości! [2]),
  • formę,
  • liczbę semestrów,
  • liczbę punktów ECTS wymaganą do uzyskania kwalifikacji,
  • język kształcenia.

Możesz wprowadzić kod zewnętrzny uruchomienia, jeśli twoja jednostka się nimi posługuje.

Zapisz formularz [3].

System poinformuje cię o dodaniu planowanego uruchomienia. Jego status przyjmie wartość „Planowane”.

Aby przejść do danych szczegółowych planowanego uruchomienia, kliknij w wiersz z jego danymi [4].

Usunięcie planowanego uruchomienia

Jeśli dodałeś niepotrzebnie planowane uruchomienie kierunku, możesz je usunąć. W tym celu przejdź do danych planowanego uruchomienia [1].

Kliknij w przycisk „Usuń uruchomienie” [2].

Ponieważ jest to czynność nieodwracalna będziesz musiał potwierdzić decyzję (przycisk „Kontynuuj”) [3].

System poinformuje cię o usunięciu planowanego uruchomienia.

Ankieta – rekrutacja na kierunki studiów 2025/2026

Celem udostępnionej ankiety jest zebranie jak najpełniejszej informacji dotyczącej zasad rekrutacji na rok akademicki 2025/2026. Informacje o planowanej rekrutacji na rok akademicki 2025/2026 zostaną wykorzystane w narzędziu rekomendacji studiów, które zostanie przygotowane i udostępnione przez OPI PIB do końca 2024 roku. Brak informacji o kierunku lub podanie informacji niepełnych może wpływać na poprawność wyszukiwania kierunku i zainteresowanie aplikowania na niego.

Możliwe jest uzupełnianie ankiety etapami. W przypadku, gdy jednostka zdecyduje się na wypełnienie ankiety, nie może przesłać formularza bez wypełnienia pól obowiązkowych w ramach danego uruchomienia kierunku. 
Dopuszczalne jest przesłanie do MNiSW ankiety, w ramach której uzupełniono informacje wyłącznie dla części uruchomień kierunków.
Jeśli jednostka rozpocznie edycję formularza, będzie musiała go uzupełnić, częściowo lub w całości. Nie ma możliwości wysłania pustego formularza. 

  • Kierunek oznacza kierunek studiów wprowadzony do POL-on 2.0.
  • Uruchomienie kierunku oznacza kierunek studiów wprowadzony do POL-on 2.0 o danym poziomie, profilu i formie, na którym aktualnie już prowadzone jest kształcenie.
  • Planowane uruchomienie kierunku oznacza kierunek studiów wprowadzony do POL-on 2.0 o danym poziomie, profilu i formie, na którym uczelnia planuje uruchomić kształcenie w kolejnym roku akademickim.

Obowiązujące terminy

  • Ankieta zostanie udostępniona w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych uczelniom publicznym i niepublicznym.
  • Pierwszy termin przekazania do narzędzia rekomendacji studiów danych zebranych w ankiecie to druga połowa listopada.
  • Przesłana ankieta może być ponownie udostępniona podmiotowi na wniosek jednostki maksymalnie do dnia 31.12.2024 r. 

Aby uzyskać ponowny dostęp do edycji ankiety uczelnia musi napisać zgłoszenie merytoryczne w systemie Zgłoszeń (Helpdesk) w obszarze Ankieta – rekrutacja na kierunki studiów.

Wymagane role w systemie

  • Rola edycyjna do ankiety to INST_NAVI_EDU_SPR
  • Rola podglądowa do ankiety to INST_NAVI_EDU_SPR_PODGLAD

Rola INST_NAVI_EDU_SPR  daje pełen zakres czynności związanych z uzupełnianiem danych w ankiecie (dodawanie, edytowanie, usuwanie, przesyłanie, wnioskowanie o ponowne udostępnienie). Nie pozwala na dostęp do innych modułów w POL-on i dokumentów planistyczno-sprawozdawczych w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.

Ścieżka pracy

Aby otworzyć formularz ankiety, wejdź do POL-onu 2.0. Z bocznego menu wybierz moduł „Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych”, a następnie kliknij w kafel z nazwą ankiety.

Zjedź na dół do właściwego formularza. W „Danych sprawozdania” wybierz „Kierunki studiów”. Znajdziesz tam uruchomienia dla kierunków automatycznie pobrane z modułu Kierunki studiów POL-on 2.0 do ankiety.

Nowością w Ankiecie rekrutacja na kierunki 2025/2026 jest możliwość uzupełniania danych o rekrutacji na planowane kierunki. Zarejestrowany w module Kierunki studiów planowany kierunek zostanie pobrany do ankiety.

Zakładka Kierunki studiów

Lista aktywnych uruchomień dla kierunków wprowadzonych do POL-on 2.0 została zaciągnięta do ankiety w momencie jej udostępnienia.

Synchronizacja kierunków

W celu pobrania aktualnego zestawienia uruchomień kierunków prowadzonych przez uczelnię, kliknij w przycisk „Synchronizuj kierunki”. W kolejnym kroku potwierdź synchronizację.

Synchronizacja dotyczy wyłącznie kierunków o statusie „Aktywny”, które zostały zarejestrowane w POL-on 2.0 i dla których zostały zdefiniowane uruchomienia.

W przypadku braku zgodności danych pomiędzy modułem „Kierunki studiów” a ankietą system nie pozwoli na przesłanie ankiety do ministerstwa!

Jeśli zauważysz brak kierunku po synchronizacji, sprawdź czy został on prawidłowo wprowadzony w POL-on 2.0. W razie potrzeby należy go wprowadzić lub poprawić w module Kierunki studiów, a następnie dokonać synchronizacji z ankietą. Uzupełnienie kierunku w POL-on 2.0 wymaga roli edycyjnej do modułu Kierunki studiów (INST_KIERUNKI_ADM).

Jeśli po wykonanej synchronizacji okaże się, że w ankiecie znajdują się uruchomienia kierunków, które zostały usunięte z modułu Kierunki studiów w ich wierszach obok ikony ołówka (edycji) pojawią się dodatkowo:
– ikona śmietnika (Akcja usuń) oraz
– checkbox (Akcja zaznacz do usunięcia grupowego). 
Użycie Akcji usunięcia w ankiecie powinno nastąpić wyłącznie w przypadku usunięcia kierunku lub uruchomienia z POL-on 2.0! Jeśli kierunki lub uruchomienia nie zostały usunięte z modułu Kierunki studiów nie należy ich usuwać z ankiety.
Kliknięcie w ikonę śmietnika pozwala na usuniecie pojedynczego uruchomienia. W przypadku konieczności usunięcia wielu uruchomień zaznacz checkbox przy danym uruchomieniu i użyj przycisku „Usuń zaznaczone”. 

Kopiuj dane z poprzedniej ankiety

W tej edycji ankiety możliwe jest pobranie danych z poprzedniej ankiety za pomocą przycisku „Kopiuj dane z poprzedniej ankiety”. W kolejnym kroku potwierdź operację kopiowania danych.

Dane o rekrutacji na kierunki z poprzedniej ankiety zostaną skopiowane wyłącznie dla tych kierunków, które znajdują się w bieżącej ankiecie i występowały w poprzednim roku.
Kopiowanie nadpisuje dane wprowadzone wcześniej do formularza, więc warto wykonać tę czynność przed uzupełnianiem danych ręcznie.

Import pliku z kierunkami

W ankiecie możliwe jest pobranie pliku (.xlsx) z udostępnionymi kierunkami za pomocą przycisku „Pobierz plik z kierunkami”.

Pobranie pliku bez synchronizacji wyeksportuje dane aktualne na dzień udostępnienia ankiety. Jeśli w okresie między udostępnieniem ankiety a pobraniem pliku podmiot dokonywał zmian w module Kierunki studiów zmiany te nie będą miały odzwierciedlenia w pobranym formularzu. Rekomendujemy synchronizację kierunków przed pobraniem pliku. Zapewni to pobranie pliku z aktualnymi danymi.

Przy wypełnianiu pól słownikowych, tj. Przedmioty wymagane, Przedmioty wymagane – do wyboru, Przedmioty dodatkowe, Olimpiady i konkursy gwarantujące dodatkowe uprawnienia w rekrutacji z listy MEN czy Olimpiady i konkursy gwarantujące dodatkowe uprawnienia w rekrutacji z IRK, Olimpiady i konkursy spoza list MEN i IRK należy pamiętać, aby wprowadzone dane były zgodne z wartościami słownikowymi. W przypadku wpisania wielu wartości, należy rozdzielić je średnikami, tj. Nazwa olimpiady1 – Organizator1; Nazwa olimpiady2 – Organizator2.

Słowniki

Znaczenia dla poszczególnych wartości słownikowych:

  • Brak – wartość wybierana, gdy w polu „Przedmioty obowiązkowe – do wyboru” i „Przedmioty dodatkowe” – nie są wskazywane żadne wartości; w ramach zasad przyjęcia definiowane są wyłącznie „Przedmioty obowiązkowe”.
  • Brak. Przyjęcia na podstawie egzaminów/rozmowy – wartość wybierana, gdy o przyjęciu na studia decydują egzaminy.
  • Brak. Zdana matura – wartość wybierana dla pola „Przedmioty obowiązkowe”, gdy nie ma znaczenia, z jakich przedmiotów kandydat zdawał maturę.
  • Przedmiot/język np. język angielski – wartości słownikowe dla przedmiotów i języków bez atrybutów; wybierane, gdy koniecznym jest zdanie przedmiotu/języka niezależnie od formy i poziomu (atrybuty przedmiotu/języka istotne są wyłącznie na etapie przeliczania punktów z matury – zwiększają lub nie szanse kandydata).
  • Przedmiot/język poziom podstawowy – wartości wybierane, gdy warunkiem koniecznym, by móc ubiegać się o przyjęcie na dany kierunek jest zdanie przedmiotu/języka na poziomie podstawowym.
  • Przedmiot/język poziom rozszerzony – wartości wybierane, gdy zdanie przedmiotu/języka na poziomie podstawowym nie uprawnia do ubiegania się do przyjęcia na dany kierunek studiów; warunkiem koniecznym jest zdanie przedmiotu/języka na poziomie rozszerzonym.
  • Przedmiot/język ustny – wartości wybierane, gdy prawo do ubiegania się o przyjęcie na kierunek daje już sama matura ustna.
  • Przedmiot/język pisemny – wartości wybierane, gdy warunkiem koniecznym, by móc ubiegać się o przyjęcie na dany kierunek jest zdanie przedmiotu pisemnie niezależnie od poziomu.
  • Język dwujęzyczny – wartości wybierane, gdy warunkiem koniecznym, by móc ubiegać się o przyjęcie na dany kierunek jest zdanie języka w wariancie dwujęzycznym.
  • Język obcy nowożytny/regionalny/mniejszości etnicznej/mniejszości narodowej – wartości wybierane, gdy warunkiem koniecznym jest zdanie języka z grupy, bez wskazania konkretnego języka.

Po uzupełnieniu pliku danymi dotyczącymi rekrutacji na rok akademicki 2025/2026  należy zaimportować plik. W tym celu skorzystaj z przycisku „Importuj plik z kierunkami”.​

Przy zatwierdzeniu ankiety system zweryfikuje czy kierunki w ankiecie są takie same, jak w module Kierunki studiów. Jeśli informacje przekazane w pliku importowym będą się różniły – system poinformuje o konieczności synchronizacji. 

Synchronizacji kierunków można dokonać w dowolnym momencie. System uaktualnia dane przyrostowo, tj. uzupełnia brakujące kierunki i aktualizuje dane jeśli nastąpiła zmiana w module Kierunki studiów w zakresie: nazwy, formy, profilu czy poziomu kształcenia. Dla danych, dla których nie wprowadzono aktualizacji wartości nie są usuwane.

Dostępne filtry

Uruchomienia kierunków studiów sortowane są alfabetycznie na podstawie nazwy kierunku. Możliwe jest jednak wybranie dwóch typów sortowań:

  • Kierunek A>Z – domyślny
  • Kierunek Z>A

Dostępne są również filtry:

  • Kierunek studiów – wyszukiwanie po nazwie kierunku studiów. Nie jest wymagane podanie pełnej nazwy kierunku
  • Profil kształcenia: dowolny, praktyczny, ogólnoakademicki, nieokreślony
  • Wyświetl: wszystkie kierunki, tylko uzupełnione (te, dla których wprowadzono i zapisano już dane w wymagane rubryki), tylko nieuzupełnione (te, dla których nie uzupełniono i nie zapisano jeszcze danych w wymaganych rubrykach), do usunięcia (te, które usunięto w module Kierunki studiów i będą wymagały usunięcia z ankiety).

Korzystaj z dostępnych filtrów w celu szybkiego odnalezienia kierunku lub grupy kierunków.

Wprowadź nazwę kierunku w okno wyszukiwania i/lub wskaż parametry kierunku. Kliknij w przycisk „Szukaj” w celu przefiltrowania.

Pomiędzy wyszukiwaniami użyj z przycisku „Wyczyść”, znajdującego się w lewym górnym rogu sekcji z filtrami.

Edycja

Na każdym dodanym uruchomieniu kierunku możesz wykonać akcję edycji. Klikniecie w ikonę ołówka pozwoli ci na uzupełnienie informacji dotyczących rekrutacji.

Po wejściu w edycję wybranego kierunku, zostanie ci udostępniona ankieta z zakresem danych przekazywanych do narzędzia rekomendacji studiów. Dane dotyczące rekrutacji na kierunek studiów należy uzupełnić od góry do dołu.

Wskaż czy kierunek jest planowany w Rekrutacji na rok 2025/2026 – TAK/NIE

Jeśli zaznaczysz opcję NIE dla kierunku, nie musisz już uzupełniać żadnych danych.
W przypadku zaznaczenia opcji TAK i następnie zmiany na NIE przy zatwierdzeniu danych informacje wprowadzone do formularza zostaną usunięte.

Dana obowiązkowe oznaczono gwiazdką (*).

Następnie możesz dodać Opis kierunku studiów. Jest to informacja wprowadzana fakultatywnie. Pamiętaj o ograniczeniu wielkości pola do 4000 znaków ze spacjami.

Jeśli potrzebujesz możesz dodać dodatkowe informacje w polu Uwagi ogólne dotyczące rekrutacji. Tam też obowiązuje limit znaków do 4000.

W kolejnym kroku wskaż obowiązkowo ze słownika z rozwijanej listy:

  • Przedmioty wymagane
  • Przedmioty wymagane – do wyboru.
  • Przedmioty dodatkowe

Możesz wskazać dowolną liczbę przedmiotów.

Dodatkowo pod każdym z pól obowiązkowych (Przedmioty wymagane, Przedmioty wymagane – do wyboru, Przedmioty dodatkowe) możesz umieścić dodatkowe informacje. Pamiętaj jednak o ograniczeniu wielkości pola do 2000 znaków ze spacjami.

Jeśli wskazałeś co najmniej jeden Przedmiot wymagany – do wyboru, musisz wpisać ile z tych wskazanych przedmiotów do wyboru, kandydat musi zdać na maturze.

W polu Liczba przedmiotów obowiązkowych do zdania dla Przedmioty wymagane – do wyboru  wprowadź właściwą liczbę.

Następnie możesz wskazać z rozwijanej listy dowolną liczbę Przedmiotów dodatkowych.

W formularzu można wskazać olimpiady i konkursy gwarantujące dodatkowe uprawnienia w rekrutacji. W tym celu należy skorzystać z następujących możliwości:

  • Olimpiady i konkursy gwarantujące dodatkowe uprawnienia w rekrutacji z listy MEN – pochodzące z „Komunikatów Ministra Edukacji i Nauki w sprawie wykazu olimpiad przedmiotowych przeprowadzonych z przedmiotu lub przedmiotów objętych egzaminem ósmoklasisty lub egzaminem maturalnym oraz konkursów dla uczniów szkół i placówek artystycznych” na dany rok szkolny olimpiady dotyczące egzaminów maturalnych.
  • Olimpiady i konkursy gwarantujące dodatkowe uprawnienia w rekrutacji z IRK – pobrane z systemów IRK olimpiady i konkursy uwzględniane w procesie rekrutacji.
  • Olimpiady i konkursy gwarantujące dodatkowe uprawnienia w rekrutacji spoza listy MEN i IRK
  • Inne Olimpiady i konkursy gwarantujące dodatkowe uprawnienia w rekrutacji – pole umożliwiające wpisanie olimpiad i konkursów nie występujących w słownikach powyżej. Aby dodać olimpiadę/konkurs musisz podać jej nazwę i organizatora.

Możesz wskazać dowolną liczbę olimpiad i konkursów.

W polu Dodatkowe uprawnienia należy wprowadzić informację o uprawnieniach jakie (poza zdaną maturą) musi posiadać kandydat, by móc ubiegać się o przyjęcie na studia. Wypełnienia pola jest obowiązkowe – jeśli na dany kierunek nie są wymagane dodatkowe uprawnienia należy wpisać w ankiecie BRAK.

Następnie obowiązkowo wprowadź informację o dodatkowych egzaminach (pole Dodatkowe egzaminy) – wskazując odpowiednio TAK lub NIE.

Jeśli wybierzesz TAK, będziesz musiał podać szczegóły w polu tekstowym Opis egzaminu, np. rodzaj (egzamin/rozmowa kwalifikacyjna), zakres, forma (pisemna/ustna), czas trwania, wymagania (ołówek, gumka, strój gimnastyczny itp.). Obowiązuje cię ograniczenie informacji do 2000 znaków ze spacjami.

Zaznacz czy zdanie egzaminu/rozmowy jest warunkiem koniecznym do przejścia na dalszy etap rekrutacji – TAK/NIE

 W kolejnym kroku możesz wskazać:

  • Minimalną liczbę punktów do uzyskania na egzaminie lub rozmowie (Wartość minimalną należy podać w kontekście wartości maksymalnej, np. 15/40),
  • Maksymalną liczbę punktów do zdobycia w rekrutacji,
  • Minimalną liczba punktów uprawniającą do przyjęcia na studia,
  • Liczbę miejsc na kierunku.

Na koniec użyj przycisku „Zapisz”, który znajduje się na dole formularza.

W przypadku niewypełniania pól opcjonalnych, system poinformuje cię, że na stronie Nawigatora Edukacji dane te pozostaną puste (co może wpłynąć na spadek zainteresowania danym kierunkiem przez aplikujących).

Korekta

Po zapisie formularza dotyczącego uruchomienia kierunku, do momentu wysłania ankiety, możesz poprawić wprowadzone informacje. W tym celu odszukaj rekord uruchomienia. 

  • Jeśli chcesz od razu edytować formularz użyj ikony ołówka.
  • Jeśli chcesz podejrzeć treść wprowadzoną w formularz, kliknij w link aktywny ukryty pod nazwą uruchomienia. Następnie użyj przycisku „Koryguj kierunek”, znajdującego się w lewym górnym rogu strony. 

Popraw formularz i zapisz zmiany.

Przed wysłaniem ankiety przejdź do zakładki Informacje o uczelni.

Zakładka Informacje o uczelni

W zakładce „Informacje o uczelni” możesz dodać:

  • Link do głównej strony rekrutacji 
  • Link do filmu promującego uczelnię
  • Link do formularza dostępności
  • Link do strony rekrutacji dla kandydatów na żołnierzy (dotyczy wyłącznie uczelni wojskowych, pozostałe uczelnie wpisują w to pole „n/d”)

W tym celu użyj przycisku „Koryguj”, który edytuje tę część formularza.

Wprowadź linki, o ile nimi dysponujesz. Zapisz informacje za pomocą przycisku „Zapisz”, który znajduje się na dole strony.

Zatwierdzenie i wysłanie ankiety

Jeśli wprowadziłeś wszystkie informacje do ankiety, możesz ją zatwierdzić. W tym celu skorzystaj z przycisku „Zatwierdź dane sprawozdania”. Po zatwierdzeniu ankiety, dalsza jej edycja nie będzie możliwa. Zatwierdzenie nie jest wysyłką – jest operacją możliwą do wycofania za pomocą akcji „Cofnij zatwierdzenie”.

Przed zatwierdzeniem ankiety wymagane jest uzupełnienie informacji w zakładce „Podsumowanie”!

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie. W sekcji Dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj”. Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojej jednostki, a następnie użyj przycisku zapisu.

Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól w formularzu, możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych. Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać je do pliku oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych ze stanem faktycznym.

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie”.

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmian trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu, dane ankiety należy przesłać do ministerstwa.

Aby wysłać ankietę, musisz dołączyć do niej plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia).

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu wysyłki.

Po wysłaniu ankiety, system zmieni jej status na „Wysłany”.

Historia zmian statusu

W zakładce Historia zmian statusu znajdziesz informacje kto i kiedy dokonał zmian w statusie ankiety. Jeśli twoja uczelnia zdecyduje się na przekazanie ankiety ponownie (po terminie przesłania danych) to kolejne wersje ankiety wraz z oświadczeniami zostaną również odłożone w tej zakładce.

Ankieta może być przekazywana wielokrotnie, do 31.12.2024 r. Dostęp do ankiety będzie wymagał uzyskania zgody Ministerstwa (przez zgłoszenie merytoryczne Helpdesk OPI PIB). Ścieżka ponownego wysłania ankiety jest analogiczna z opisanym powyżej procesem.

Ankieta EN-1 za rok 2024/2025

Ankieta EN-1 jest uzupełniana w POL-onie 2.0. w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.
Ankiety z poprzednich lat pozostaną do podglądu w POL-onie 1.

Pełny wzór ankiety jest dostępny pod linkiem:

Od tego roku Dla studiów wspólnych należy wykazać liczbę kandydatów i przyjętych w ramach swojej rekrutacji. Dotychczas wszystkie dane raportowała uczelnia prowadząca, od roku obecnego założenie to uległo zmianie i każda z uczelni współprowadzących raportuje dane swojej rekrutacji, jeśli taką rekrutację przeprowadziła.

Ankieta EN-1 za rok akademicki 2024/2025 powinna zostać uzupełniona według stanu na dzień 1 października 2024 r. i przesłana do 7 października 2024 r.

Planowany termin udostępnienia ankiety: 30 września 2024 r.

Z dniem 1 listopada 2024 r. wnioski uczelni o wycofanie ankiety do korekty nie będą uwzględniane! (Termin złożenia ankiet EN-1 na rok akademicki 2024/2025 to 7 października 2024 r.)

Zgodnie ze stanowiskiem ministerstwa, uczelnie nie wprowadzają do ankiet EN-1 danych o nowych kierunkach studiów (dane o liczbie kandydatów), które z uwagi na nieskuteczną rekrutację nie zostały po raz pierwszy uruchomione od roku akademickiego 2024/2025.

Ankieta EN-1 jest to sprawozdanie o liczbie kandydatów i przyjętych na studia stacjonarne i niestacjonarne, składane przez szkoły wyższe do ministerstwa za dany rok akademicki według stanu na wskazany dzień.

Zakres danych do badań statystycznych jest określany na podstawie Programu badań statystycznych statystyki publicznej (Pbssp) na dany rok.

Wymagane role w systemie

Aby wypełniać/przeglądać ankietę EN-1 niezbędne jest posiadanie jednej z poniższych ról w systemie POL-on:

  • INST_PR_SPR – pracownik instytucji odpowiedzialny za ankiety i sprawozdania – rola niezbędna do wypełnienia i wysłania ankiety EN-1.
  • INST_PR_SPR_PODGLAD – pracownik instytucji z dostępem do podglądu danych ankiet i sprawozdań – rola ta umożliwia podgląd wypełnionej i wysłanej ankiety EN-1.
  • MIN_PR_SPR – pracownik ministerstwa odpowiedzialny za ankiety i sprawozdania – rola umożliwiająca podgląd otrzymanych przez ministerstwo ankiet EN-1 i ewentualne odesłanie ich do korekty.

Ścieżka pracy

Aby dostać się do ankiety EN-1, wejdź do POL-onu 2.0. Z bocznego menu wybierz pozycję „Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych”, następnie z listy wybierz właściwe sprawozdanie dla studiów stacjonarnych lub niestacjonarnych.

Możliwe jest uzupełnianie ankiety etapami.

Zjedź na dół ekranu do właściwego formularza.

Dodanie kierunków do ankiety formularza

Aby uzupełnić dane dotyczące kandydatów i przyjętych na studia, musisz najpierw pobrać kierunki (uruchomienia) z modułu Kierunki studiów. W tym celu wykorzystaj dostępne przyciski:

  • „Synchronizuj kierunki” – akcja umożliwia automatyczne pobranie (synchronizację) kierunków (uruchomień) prowadzonych przez uczelnię (jest to najszybszy sposób dodania kierunków do sprawozdania). Kierunki, na które nie było naboru w okresie sprawozdawczym możesz usunąć korzystając z ikony kosza na śmieci.
  • „Dodaj kierunek z listy” – akcja umożliwia pojedyncze dodawanie kierunków do ankiety z listy kierunków (uruchomień) studiów zarejestrowanych dla uczelni.
  • „Dodaj rekrutację bez przypisania do kierunku” – umożliwia dodanie do listy kierunku typu Rekrutacja bez przypisania do kierunku (jest to jedyny sposób dodania tego typu rekrutacji).

Akcja „Dodaj kierunek z listy” pozwala wybrać kierunki do dodania. W tym celu możesz skorzystać z wyszukiwarki lub zaznaczyć kierunki do dodania przewijając ekran.

Jeśli chcesz skorzystać z wyszukiwarki, wpisz nazwę kierunku w odpowiednie pole i kliknij w przycisk „Szukaj”. System wyświetli prowadzone kierunki posiadające wskazaną nazwę.

Zaznacz checkbox przy właściwej nazwie (możesz wskazać jeden lub więcej), a następnie użyj przycisku „Dodaj zaznaczone”.

W ankiecie nie ma możliwości ręcznego dodania kierunków. Z wyjątkiem „Rekrutacji bez przypisania do kierunku” wszystkie wpisy pochodzą z zarejestrowanych uruchomień w module Kierunki studiów.

Jeśli kierunek nie został zarejestrowany w nowym POL-onie, nie będzie on uwzględniony ani przy synchronizacji, ani przy dodawaniu kierunku z listy.

Uwzględniane są jedynie te kierunki, dla których w nowym POL-onie zostały zdefiniowane uruchomienia.

Do systemu będą pobierane jedynie kierunki z kompletem danych. Założono więc, że:

  • gdy dla kierunku określono dyscyplinę wiodącą – kierunek pobierany jest do ankiety EN-1 z tą dyscypliną,
  • gdy dla kierunku nie wskazano dyscypliny wiodącej, lecz zdefiniowano tylko jedną dyscyplinę – kierunek pobierany jest do ankiety EN-1 z tą dyscypliną jako wiodącą,
  • gdy dla kierunku nie wskazano dyscypliny wiodącej i zdefiniowano wiele dyscyplin – kierunek nie jest pobierany do ankiety EN-1 (należy poprawić dane w module Kierunki studiów!).

Wyjątkiem są jedynie:

  • Indywidualne studia międzyobszarowe/międzydziedzinowe
  • kierunki bez określonej dyscypliny wiodącej, utworzone na podstawie art. 53 ust. 8 i 8a  ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2018 r. poz. 1668 z późn. zm.)

ponieważ dla nich w dyscyplinie wiodącej prezentowany jest „brak”.

Kierunki typu „Rekrutacja bez przypisania do kierunku” mogą być dodane wyłącznie ręcznie!

Dostępne filtry

Domyślnie kierunki studiów są sortowane alfabetycznie na podstawie nazwy kierunku. Możliwe jest jednak wybranie dwóch typów sortowań:

  • Kierunek A>Z – domyślny,
  • Kierunek Z>A.

Dostępne są również filtry:

  • Kierunek studiów – wyszukiwanie po nazwie kierunku studiów; nie jest wymagane podanie pełnej nazwy kierunku,
  • Profil kształcenia,
  • Dyscyplina,
  • Wyświetl
    • wszystkie kierunki
    • tylko uzupełnione – filtr ogranicza listę do kierunków, dla których wprowadzono i zapisano już dane liczbowe w wymagane rubryki
    • tylko nieuzupełnione – filtr ogranicza listę do kierunków, dla których nie uzupełniono i zapisano jeszcze danych liczbowych w wymaganych rubrykach.

Uzupełnianie formularza

Każdy dodany kierunek to osobna belka w tabeli. Kliknij w wybraną belkę, aby rozwinąć formularz. Uzupełnij informacje o liczbie kandydatów i przyjętych na studia.

W razie wątpliwości zapoznaj się z regułami walidacyjnymi dotyczącymi wypełniania formularza ankiety dostępnymi tutaj: 2024-EN-1-Walidacje-i-reguly (.docx)

Podczas wypełniania możesz skorzystać z poniższych akcji:

  • „Zapisz wiersz”– umożliwia zapisanie wprowadzonych danych dla danego kierunku studiów
    • pojedynczy znacznik zapisu – ikona umożliwiająca zapis danych; pojedyncza ikona oznacza, że dane nie zostały jeszcze uzupełnione i ani razu zapisane (pierwsze zapisanie);
    • podwójny znacznik zapisu – ikona umożliwiająca zapis danych; podwójna ikona oznacza, że dane zostały już uzupełnione i co najmniej raz zapisane.

W przypadku pojawienia się błędów w danych, system prezentuje je nad tabelą ankiety lub w odpowiednich rubrykach, których błąd dotyczy. W drugim przypadku komunikat prezentuje się po najechaniu kursorem myszy na podświetloną rubrykę.

  • „Usuń wiersz” – akcja usunięcia pojedynczego kierunku z listy. Operacja usunięcia jest odwracalna. Kierunki wciąż są dostępne w akcjach „Synchronizuj kierunki” lub „Dodaj kierunek z listy”.
  • „Usuń zaznaczone” – akcja umożliwia masowe usunięcie kierunków z listy. W pierwszej kolejności zaznacz kierunki, które mają zostać usunięte, klikając w checkbox na końcu wiersza przy danym kierunku. Następnie kliknij w przycisk „Usuń zaznaczone” (znajduje się on w prawym górnym rogu ankiety). Operacja usunięcia jest odwracalna. Kierunki wciąż są dostępne w akcjach „Synchronizuj kierunki” lub „Dodaj kierunek z listy”.

Operacja usunięcia jest odwracalna. Kierunki wciąż są dostępne w akcjach „Synchronizuj kierunki” lub „Dodaj kierunek z listy”.

Import danych z pliku

Pobierz szablon importu

System umożliwia zapisanie danych za pomocą importu pliku:

  1. Plik jest importowany według określonego szablonu: EN_1_2024 Stacjonarne
  2. Plik uzupełniany jest domyślnie listą kierunków, które prezentują się w ankiecie (lista już prezentowana na interfejsie) oraz danymi liczbowymi jeśli takie zostały już wprowadzone w ankiecie.
  3. Uwaga: Akcja niedostępna po zatwierdzeniu ankiety.

Wgraj plik

  • System umożliwia zapisanie danych za pomocą importu z pliku: EN_1_2024 Stacjonarne (.xlsx)
    1. Plik poddawany jest walidacjom (Bezpośrednio na interfejsie oraz szczegółowo w zakładce „Błędy walidacji”.
    2. Zapis pliku odbywa się w całości (nie umożliwiamy częściowych zapisów danych). Jeśli w ankiecie zostały już wypełnione jakieś dane, system przy imporcie nadpisze je.
    3. Uwaga: Akcja niedostępna po zatwierdzeniu ankiety.

W pliku generowana jest dodatkowa kolumna „Kod uruchomienia (pole informacyjne)”, zawierająca numer/y uruchomień, na podstawie których został wygenerowany wiersz w ankiecie EN-1. 
Zwracamy uwagę, że jest to jedynie pole informacyjne i nie jest brane pod uwagę przy ponownym wgraniu pliku (system pomija tę informację).

Uwaga:

  • wiersz Ogółem wyliczany jest automatycznie na podstawie wprowadzonej formuły
  • studia prowadzone jako wspólne muszą zostać wprowadzone z dopiskiem przy nazwie kierunku (studia wspólne) np. Administracja (studia wspólne)
  • studia prowadzone przez filię muszą zostać wprowadzone z dopiskiem nazwy filii przy nazwie kierunku np. Administracja (Filia w Zamościu)

Zatwierdzenie i wysłanie formularza

Jeśli wprowadziłeś wszystkie informacje do formularza ankiety, możesz go zatwierdzić.

  • „Zatwierdź dane sprawozdania” – akcja umożliwia zatwierdzenie wypełnionego sprawozdania. Po zatwierdzeniu sprawozdania nie jest możliwa jego dalsza edycja. Zatwierdzenie nie jest wysyłką sprawozdania i jest operacją możliwą do wycofania za pomocą akcji „Cofnij zatwierdzenie”.

Przed zatwierdzeniem ankiety wymagane jest uzupełnienie informacji w zakładce „Podsumowanie” (miejscowość, data, osoba, która sporządziła sprawozdanie, osoba, która zatwierdziła sprawozdanie, szacunkowy czas potrzebny na przygotowanie i wypełnienie formularza).

  • „Wyślij sprawozdanie” – akcja umożliwia wysłanie sprawozdania do ministerstwa. Akcja dostępna jest dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania. Wysyłając ankietę użytkownik może dodać komentarz, który będzie widoczny również dla pracowników ministerstwa.
  • „Cofnij zatwierdzenie” – akcja umożliwia wycofanie zatwierdzenia sprawozdania i przywrócenie go do dalszej edycji. Akcja dostępna jest dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania.

Po wysłaniu ankiety system zmieni jej status na „Wysłany”.

Wysłanie ankiety jest operacją jednorazową. Po wysłaniu nie jest możliwa korekta bądź dalsza edycja danych. Jednostka nie ma możliwości wycofania wysłanej już ankiety.
Wysłanie pustego formularza oznacza, że uczelnia nie przeprowadziła rekrutacji na żaden kierunek studiów.
Wypełnienie i wysłanie ankiety przed 1 października dotyczy tylko uczelni, które zakończyły rekrutację i nie przewidują żadnych zmian do 1 października. Uczelnia nie ma możliwości wycofania wysłanej ankiety.

Wysłana ankieta może zostać wycofana przez ministerstwo w celu dokonania korekty.

  • „Wycofanie ankiety” – operacja ta może być wykonana jedynie przez upoważnionego pracownika ministerstwa. Dopiero po wycofaniu sprawozdania do korekty istnieje możliwość skorygowania przez uczelnię wartości zawartych w ankiecie. Cofając ankietę, pracownik ministerstwa może podać powód cofnięcia ankiety (komentarz), który jest widoczny również dla pracownika danej uczelni.

Zestawienie studentów na semestrach (Widok tabelaryczny)

Zestawienie studentów na semestrach pozwala zapoznać się z liczbą studentów przypisanych do poszczególnych semestrów danego uruchomienia.

Widok tabelaryczny został przygotowany dla studentów z uruchomień kierunków w POL-on 2.0. Oznacza to, że system wyświetli kierunek z POL-on 1.0, ale nie wyświetli studentów przypisanych do starych kodów uruchomienia kierunku, dla których nie zarejestrowano uruchomień w POL-on 2.0.

Aby zapoznać się z liczbą studentów przypisanych do poszczególnych semestrów uruchomienia kierunku studiów przejdź do modułu Studenci, a następnie wybierz kafel „Zestawienie studentów na semestrach”.

Każdy wiersz zestawienia to osobne uruchomienie. W tabeli znajdziesz liczbę studentów przypisanych do wskazanego w filtrach semestru (letniego lub zimowego) i roku akademickiego z podziałem na semestr studenta. Domyślnie wszystkie wiersze uruchomień są rozwinięte, a dane o liczbie studentów widoczne.

Wyszukiwanie studentów danego uruchomienia

Po lewej stronie ekranu znajdziesz filtry zestawienia, w których możesz wpisać

  • nazwę kierunku albo
  • odszukać uruchomienie wpisując jego kod.

Filtrów zestawienia możesz używać w dowolny sposób.

Domyślnie prezentowane są dane aktualnego semestru roku akademickiego.

Jeśli chcesz przejść do zestawienia studentów na semestrach wcześniejszych – wskaż właściwy rok akademicki i semestr w filtrach.

Możesz wyświetlać liczbę wszystkich studentów przypisanych do konkretnego semestru lub liczbę studentów danego rodzaju (np. skreślonych lub aktywnych na wybrany dzień).

Przy każdym odfiltrowanym uruchomieniu znajdziesz jego informacje szczegółowe:

  • kod,
  • nazwę,
  • poziom,
  • formę,
  • profil,
  • liczbę semestrów,
  • wymaganą liczbę punktów ECTS
  • język kształcenia.

Jeśli w filtry zestawienia wpiszesz nazwę kierunku, przejdź do właściwego uruchomienia, a następnie użyj linku aktywnego ukrytego pod liczbą studentów konkretnego semestru.

Jeśli w filtry zestawienia wpiszesz kod uruchomienia, użyj linku aktywnego ukrytego pod liczbą studentów konkretnego semestru.

Po kliknięciu w link aktywny (liczbę) otworzy się nowe okno przeglądarki, w którym znajdziesz dane wyfiltrowanych studentów.

Jeśli w filtrach wskażesz semestr inny niż aktualny, w tabeli zestawienia zobaczysz najpierw semestr zgodny z ustawieniami filtrów, a jako drugi – kolejny semestr.

Przykład 1

Chcesz przejść do zestawienia studentów w semestrze zimowym w roku akademickim 2022/2023 uruchomienia o kodzie 9012.

Po wyfiltrowaniu uruchomienia dane o studentach przypisanych do semestru zimowego znajdziesz w wierszu pierwszym. Porównawczo w wierszu drugim system wyświetli dane o studentach przypisanych do kolejnego semestru (letniego).

Przykład 2

Chcesz sprawdzić ilu studentów zostało skreślonych w semestrze zimowym w roku akademickim 2022/2023 uruchomienia o kodzie 3095. W filtrach zestawienia poza wpisaniem kodu uruchomienia zaznacz  checkbox „skreślony z listy studentów”, wskaż właściwy rok akademicki i semestr.

Po wyfiltrowaniu uruchomienia dane o studentach skreślonych w semestrze zimowym znajdziesz w wierszu pierwszym. Porównawczo w wierszu drugim system wyświetli dane o studentach skreślonych w kolejnym semestrze.

Pobranie listy studentów do pliku

Zestawienie studentów na danym semestrze możesz pobrać do pliku pdf lub xlsx. W tym celu użyj właściwego przycisku nad wybranym zestawieniem.

Po kliknięciu w przycisk „Pobierz listę do PDF” lub „Pobierz listę do XLSX”, a następnie wskaż zakres rekordów. Do wyboru masz:

  • wszystkie,
  • bieżącą stronę,
  • wybrane zakres stron od – do.

W pobranym pliku znajdziesz tabelę z rekordami studentów. Zakres danych w pliku obejmuje:

  • imię,
  • nazwisko,
  • PESEL lub numer dokumentu tożsamości,
  • liczbę kierunków,
  • parametry kierunku (nazwa, kod uruchomienia, poziom, forma, tytuł, liczba semestrów, jednostka prowadząca kierunek),
  • okres studiowania od-do,
  • ostatni zaraportowany semestr.

Studia wspólne

W związku z art. 13 pkt 3 lit. e oraz art. 13 pkt 5 ustawy z dnia 28 lipca 2023 r. (zmieniającej ustawę Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce z 20 lipca 2018 r. z dniem 6 września 2023 r.) w systemie POL-on możliwa będzie:

  • rejestracja studiów wspólnych interdyscyplinarnych,
  • wykazywanie studiów wspólnych przez więcej niż jedną uczelnię prowadzącą studia wspólne – zgodnie z zapisem umowy pisemnej o prowadzeniu studiów wspólnych.

Studia wspólne będą wdrażane etapami. Etapy te obejmą:

  1. Uzupełnienie i podłączenie kierunków do studiów wspólnych.
  2. Rejestrację nowych studiów wspólnych i zarządzanie rekordami (aktualizacja).
  3. Rejestrację studiów wspólnych interdyscyplinarnych.

Etap pierwszy po migracji studiów wspólnych będzie wymagał:

  • od dotychczasowych uczelni prowadzących studia wspólne (raportujących dane do POL-on zgodnie z zapisami umowy) weryfikacji poprawności danych po migracji (uczelnie te mają domyślnie potwierdzone uczestnictwo w studiach wspólnych),
  • od dotychczasowych uczelni współprowadzących studia wspólne (nieraportujących danych do POL-on) wprowadzenia kierunku do zestawienia swoich studiów i potwierdzenia uczestnictwa w studiach wspólnych.

UWAGA! Dodanie kierunku przez uczelnie współprowadzące i potwierdzenie uczestnictwa jest konieczne, aby można było zarejestrować nowych studentów studiów wspólnych. Dane powinny zostać uporządkowane przed złożeniem sprawozdań GUS, a więc do 31 stycznia 2024 r. Potwierdzenie uczestnictwa w studiach wspólnych przez uczelnie współprowadzące może nastąpić bezpośrednio po dodaniu kierunku do wykazu lub też później z poziomu zestawienia studiów wspólnych dla uczelni.

Podstawy prawne (zmiany)

Art.  53.  [Kierunki, poziomy i profile studiów]

8a. Uczelnia akademicka może utworzyć z inną uczelnią akademicką studia wspólne interdyscyplinarne na kierunku przyporządkowanym do co najmniej dwóch dyscyplin, jeżeli uczelnie te posiadają kategorię naukową A+, A albo B+ we wszystkich dyscyplinach, do których w programie tych studiów przyporządkowano co najmniej 20% efektów uczenia się, przy czym każda z uczelni w co najmniej jednej z tych dyscyplin. Przepisu ust. 2 nie stosuje się.

Art.  60.  [Prowadzenie studiów wspólnych]

1. Uczelnia może prowadzić studia wspólne. Zasady współpracy przy prowadzeniu studiów wspólnych określa umowa zawarta z inną uczelnią, instytutem PAN, instytutem badawczym, instytutem międzynarodowym, zagraniczną uczelnią lub instytucją naukową w formie pisemnej, w której w szczególności ustala się podmiot lub podmioty właściwe w zakresie:

1) przeprowadzania rekrutacji;

2) wprowadzania danych do systemu, o którym mowa w art. 342 ust. 1, i otrzymywania środków finansowych na kształcenie studentów na studiach stacjonarnych;

3) wydawania dyplomów.

Efekt zmian prawnych (założenia techniczne)

  • Każda uczelnia (prowadząca i współprowadząca) może zarejestrować studia wspólne z poziomu własnego kierunku w zestawieniu kierunków i uruchomień.
  • Każda uczelnia (prowadząca i współprowadząca) może dodać inne instytucje w rekordach własnych kierunków studiów wspólnych. W tych rekordach dodane uczelnie potwierdzają swój udział w studiach wspólnych.
  • Każda uczelnia (prowadząca i współprowadząca) widzi dane studiów wspólnych z poziomu swojego kierunku podłączonego do tych studiów.
  • Każda uczelnia (prowadząca i współprowadząca) widzi studia wspólne, gdzie została wskazana jako współprowadząca w zestawieniu studiów współprowadzonych. W tych rekordach uczelnia potwierdza swój udział w studiach wspólnych.
  • Każda uczelnia (prowadząca i współprowadząca) może edytować dane studiów wspólnych na równych zasadach. Wcześniej mogła to robić tylko uczelnia prowadząca studia wspólne.
  • Każda uczelnia (prowadząca i współprowadząca) może zarejestrować studentów studiów wspólnych na swoim kierunku podłączonym do tych studiów. Wcześniej mogła robić to tylko uczelnia prowadząca studia wspólne.

W systemie odeszliśmy od sytuacji:

  • gdy tylko jedna uczelnia wskazana w umowie jest odpowiedzialna za wprowadzanie oraz aktualizację danych w modułach Kierunki studiów (Zestawienie studiów i uruchomień) oraz Studenci;
  • gdy pozostałe jednostki widzą kierunek, w którym zostały wskazane jako współprowadzące w odrębnym zestawieniu (Zestawienie studiów współprowadzonych przez uczelnię lub instytucję) bez możliwości edycji danych.

W efekcie zmian:

  • dane o kierunkach studiów, wskazanych jako studia wspólne, będą widoczne wzajemnie w podmiotach prowadzących dane studia wspólne,
  • dodanie instytucji współprowadzącej studia wspólne oraz uzupełnienie informacji o kierunku może być wykonane przez każdą z uczelni studiów wspólnych,
  • prowadzenie kierunku w ramach studiów wspólnych będzie wymagało potwierdzenia przez właściwą uczelnię.

W wymiarze technicznym, znacznik studiów wspólnych został zastąpiony zakładką w danych szczegółowych kierunku, który wchodzi w skład studiów wspólnych. W zakładce „Studia wspólne” będą docelowo znajdowały się:

  • nazwy uczelni prowadzących studia wspólne wraz z danymi kierunków wchodzących w skład studiów wspólnych,
  • nazwy uczelni zagranicznych lub instytucji naukowych współprowadzących studia wspólne,
  • okres (od i do) kiedy dany podmiot prowadził studia wspólne.

1. Uzupełnienie i podłączenie kierunków do studiów wspólnych

Perspektywa dotychczasowej uczelni prowadzącej studia wspólne/odpowiadającej za rejestrację danych w POL-on

  • Weryfikacja danych po migracji

Wyszukaj kierunek wspólny w zestawieniu studiów i uruchomień prowadzonych przez twoją jednostkę za pomocą filtrów zestawienia (np. po nazwie lub kodzie). Kliknij w nazwę kierunku, która jest linkiem aktywnym. Wybierz zakładkę „Studia wspólne”. Jako uczelnia prowadząca studia wspólne masz już domyślnie potwierdzone uczestnictwo w studiach wspólnych. Sprawdź czy widzisz swoje studia wspólne zgodnie z założeniami nowego modelu.

Perspektywa dotychczasowej uczelni współprowadzącej studia wspólne

Aby móc potwierdzić uczestnictwo w studiach wspólnych dotychczasowa uczelnia współprowadząca musi dodać kierunek wchodzący w skład studiów wspólnych do swojego zestawienia studiów i uruchomień.

Jeśli uczelnia nie ma uprawnień do zarejestrowania kierunku w POL-on, będzie musiała zgłosić do ministerstwa prośbę o zgodę na jego rejestrację.

  • Dodanie kierunku studiów wspólnych do zestawienia i potwierdzenie uczestnictwa w studiach wspólnych

Przejdź do zestawienia studiów i uruchomień swojej jednostki. Kliknij w przycisk „+Dodaj studia na kierunku”, a następnie wprowadź informacje o kierunku zgodnie ze ścieżką opisaną tutaj.

Po dodaniu kierunku system wyświetli komunikat o możliwości jego podłączenia do studiów wspólnych.

Komunikat wyświetli się jeśli zostały spełnione poniższe wymogi techniczne tj.:

  1. Uczelnia została wskazana jako współprowadząca dla studiów wspólnych z tą samą nazwą, poziomem i profilem.
  2. Dane rejestrowanego kierunku zgadzają się z danymi kierunków wchodzących w skład studiów wspólnych w zakresie pól: nazwa, poziom, profil, lista dyscyplin (w tym oznaczenie dyscypliny wiodącej oraz udziały procentowe dyscyplin), kod ISCED,  znacznik studiów nauczycielskich, dane dotyczące filologii.

Kliknij w przycisk „Podłącz”. Podłączenie kierunku do studiów wspólnych potwierdziło udział uczelni w tych studiach. W zakładce „Studia wspólne” kierunku, uczelnia występuje jako potwierdzona.

Jeśli nie potwierdzisz udziału w studiach wspólnych na etapie rejestracji kierunku, zakładka „Studia wspólne” pozostanie pusta.

Jeśli rejestrowany kierunek został wskazany w studiach wspólnych przez uczelnię prowadzącą  i nie został jeszcze podłączony do studiów wspólnych, ale jego parametry nie zgadzają się z parametrami kierunków podłączonych do studiów wspólnych, system wyświetli komunikat z prośbą o sprawdzenie rozbieżności w parametrach kierunku.

Do momentu poprawienia wszystkich niezgodnych parametrów, kierunek nie będzie wykazany w studiach wspólnych i nie będzie mógł być potwierdzony.

  • Późniejsze potwierdzenie uczestnictwa w studiach wspólnych przez dotychczasowy podmiot współprowadzący

Potwierdzenie uczestnictwa w studiach wspólnych będzie możliwe później tj. po dodaniu kierunku i spełnieniu wymogów technicznych opisanych powyżej. W takim przypadku potwierdzenie uczestnictwa należy wykonać z poziomu „Zestawienia studiów na kierunku współprowadzonych”.

Wyszukaj kierunek w zestawieniu studiów na kierunku współprowadzonych przez twoją uczelnię, a następnie kliknij w przycisk „Uzupełnij kierunek i potwierdź”. System wyświetli ci okno potwierdzające. Użyj przycisku „Kontynuuj”. Dane kierunku zostaną uzupełnione, a udział twojej uczelni we wskazanych studiach wspólnych potwierdzony.

Informacje o uczelniach i kierunkach prowadzących studia wspólne znajdą się w zakładce „Studia wspólne” podłączonego do nich kierunku.

Jeśli inna uczelnia uzupełni twój kierunek w studiach wspólnych będziesz widzieć tylko przycisk „Potwierdź”.

Po potwierdzeniu uczestnictwa w studiach wspólnych przez wszystkie uczelnie współprowadzące, na kierunkach wchodzących w skład tych studiów zostanie umożliwiona  rejestracja nowych studentów studiów wspólnych.

2. Rejestracja nowych studiów wspólnych i zarządzanie rekordami 

Rejestracja nowych studiów wspólnych

Aby wykazać w systemie, że kierunek studiów będzie prowadzony przez twoją uczelnię jako studia wspólne, przejdź do zestawienia studiów i uruchomień. Odszukaj kierunek studiów używając filtrów zestawienia i przejdź do jego danych szczegółowych.

W zakładce „Studia wspólne” użyj przycisku „+Utwórz nowe studia wspólne”.

System przypisze do studiów wspólnych twoją uczelnię. Wprowadź pozostałe uczelnie prowadzące studia wspólnie krajowe i zagraniczne. Uczelnie krajowe będą musiały potwierdzić współprowadzenie.

  • Dodanie uczelni krajowej współprowadzącej studia wspólne

Aby dodać uczelnię krajową, kliknij w przycisk „+Dodaj instytucję współprowadzącą”. Wprowadź jej nazwę. System podpowie ją ze słownika instytucji systemu szkolnictwa wyższego i nauki, po wprowadzeniu pierwszych liter nazwy. Następnie wskaż datę od kiedy uczelnia współprowadzi studia wspólne. Zapisz informację znacznikiem zapisu.

Jeśli chcesz dodać kolejną uczelnię krajową, przejdź powyższą ścieżkę ponownie. Jeśli chcesz dodać uczelnię lub instytucję zagraniczną, poniżej znajdziesz instrukcję jej rejestracji.

Po dodaniu wszystkich instytucji – zapisz całość (przyciskiem „+ Zapisz”). Studia wspólne zostaną utworzone.

Jeśli kierunek został podłączony do studiów przez inną uczelnię (np. na etapie rejestracji przez nią studiów wspólnych) dane studiów wspólnych będą widoczne z poziomu kierunku, nawet jeśli twoja uczelnia nie potwierdziła jeszcze uczestnictwa w studiach wspólnych. Uczelnia może wtedy potwierdzić uczestnictwo z dwóch poziomów: z poziomu przeglądania danych kierunku (zakładka „Studia wspólne”) albo z poziomu zestawienia studiów współprowadzonych.

W naszym przykładzie, jako Politechnika Warszawska wprowadziliśmy do rekordu studiów wspólnych Politechnikę Wrocławską. System poinformował nas, że uczelnia współprowadząca nie ma wprowadzonego kierunku do swojego zestawienia studiów i uruchomień. Uzupełnienie kierunku będzie możliwe dopiero po zarejestrowaniu kierunku.

Do momentu potwierdzenia prowadzenia kierunku w ramach studiów wspólnych przez uczelnie współprowadzącą, nie będzie można rejestrować studentów studiów wspólnych na tym kierunku oraz na pozostałych kierunkach wchodzących w skład tych studiów wspólnych.

Przyjrzyj się teraz perspektywie uczelni wskazanej w studiach wspólnych. Politechnika Wrocławska wprowadziła kierunek do swojego zestawienia studiów i uruchomień. Parametry kierunku zgadzają się z parametrami wprowadzonymi przez Politechnikę Warszawską.

Potwierdzenie prowadzenia kierunku jako studiów wspólnych z Politechniką Warszawską możliwe jest z poziomu

  1. zakładki „Studia wspólne” w danych kierunku, w zestawieniu studiów i uruchomień uczelni,
  2. zestawienia studiów współprowadzonych.

  • Dodanie uczelni zagranicznej współprowadzącej studia wspólne

Dodanie uczelni lub instytucji zagranicznej jako współprowadzącej studia wspólne, przebiega podobnie do rejestracji uczelni krajowej, z jedną różnicą. Po kliknięciu w przycisk „+Dodaj instytucję współprowadzącą” zaznacz znacznik „Uczelnia zagraniczna” i dopiero po tym wpisz z klawiatury nazwę uczelni.

W kolejnym kroku wskaż datę od kiedy uczelnia lub instytucja zagraniczna współprowadzi studia wspólne. Zapisz informację znacznikiem zapisu.

Po dodaniu wszystkich instytucji – zapisz całość (przyciskiem „+ Zapisz”). Jeżeli tego nie zrobisz, dodane uczelnie współprowadzące nie zostaną zapisane.

Aktualizacja studiów wspólnych

Po rejestracji studiów wspólnych możesz:

  • dodać kolejną uczelnię współprowadzącą (zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej),
  • korygować wprowadzoną uczelnię (w zakresie wprowadzonych dat),
  • zakończyć prowadzenia studiów wspólnych przez uczelnię,
  • usunąć wprowadzoną uczelnię do studiów wspólnych,
  • usunąć studia wspólne.

  • Usuwanie dodanej uczelni ze studiów wspólnych

Jeśli omyłkowo dodałeś uczelnię z danych kierunku prowadzonego w ramach studiów wspólnych, możesz ją usunąć. Wyszukaj kierunek w zestawieniu studiów i uruchomień i przejdź do zakładki „Studia wspólne”. Przy wybranej instytucji, użyj przycisku usuń (ikona śmietnika). Potwierdź chęć usunięcia przyciskiem „Kontynuuj”. System poinformuje cię o usunięciu instytucji.

Jeśli pomyliłeś się i dodałeś nie tę uczelnię do studiów wspólnych, to najpierw dodaj właściwą uczelnię do rekordu, a dopiero potem usuń uczelnię wprowadzoną omyłkowo.  W rekordzie przez cały okres studiów powinny znaleźć się co najmniej dwie instytucje współprowadzące. Jeśli złamiesz tę zasadę system wyświetli komunikat: „Przez cały okres studiów wspólnych muszą w nich uczestniczyć co najmniej dwie instytucje współprowadzące”.

3. Rejestracja studiów wspólnych interdyscyplinarnych 

W studiach wspólnych interdyscyplinarnych mogą uczestniczyć wyłącznie:

  • polskie uczelnie akademickie oraz
  • uczelnie zagraniczne,

przy czym przez cały okres studiów wspólnych interdyscyplinarnych

  • muszą w nich uczestniczyć co najmniej dwie polskie uczelnie akademickie.

Do studiów wspólnych interdyscyplinarnych mogą być podłączone wyłącznie kierunki, które nie mają aktualnie wskazanej dyscypliny wiodącej.

Wskazanie dyscypliny wiodącej dla kierunku nie jest wymagane w dwóch przypadkach:

Przypadek 1 (dotyczy studiów prowadzonych indywidualnie, dla których dopuszczalny jest brak wskazania dyscypliny wiodącej).

W dniu rozpoczęcia obowiązywania danej listy dyscyplin uczelnia

  • jest uczelnią akademicką,
  • posiada w każdej ze wskazanych dyscyplin kategorię A+, A lub B+,
  • wskazane dyscypliny należą do co najmniej trzech różnych dziedzin.

Przypadek 2 (dotyczy kierunku utworzonego na potrzeby prowadzenia w ramach studiów wspólnych interdyscyplinarnych).

W dniu rozpoczęcia obowiązywania danej listy dyscyplin uczelnia

  • jest uczelnią akademicką,
  • lista dyscyplin zawiera co najmniej dwie dyscypliny,
  • w co najmniej jednej z dyscyplin, o udziale powyżej 20%, uczelnia posiada kategorię A+, A lub B+.

Aby dodać kierunek do studiów wspólnych interdyscyplinarne musi zostać wcześniej zarejestrowany w Zestawieniu studiów i uruchomień Twojej uczelni.

  • Jeśli kierunek nie został dodany do studiów wspólnych kliknij w przycisk „Utwórz nowe studia wspólne”, zaznacz checkbox „Interdyscyplinarne”, a następnie dodaj uczelnie współprowadzące studia zgodnie ze ścieżkami opisanymi powyżej.
  • Jeśli wprowadzone wcześniej studia wspólne, do których jest przypisany kierunek, powinny być oznaczone jako interdyscyplinarne, użyj przycisku „Zmień” przy informacji „Interdyscyplinarne: Nie”, zaznacz checkbox i zapisz zmianę.

System sprawdza zgodność z zasadami dotyczącymi studiów wspólnych interdyscyplinarnych podczas ich rejestracji, podłączania kierunku do studiów wspólnych interdyscyplinarnych, dodawania nowej instytucji współprowadzącej, korekty kierunku podłączonego do studiów wspólnych, usuwania lub zmiany listy dyscyplin dla kierunku podłączonego do studiów wspólnych interdyscyplinarnych.

W przypadku, gdy w ramach listy dyscyplin nastąpi złamanie obowiązujących zasad, system wyświetli ci odpowiedni komunikat podczas próby zapisu zmian.

Korekta znacznika „Interdyscyplinarne”

Aby skorygować znacznik studiów wspólnych interdyscyplinarnych odnajdź kierunek i przejdź do zakładki „Studia wspólne”, a następnie w użyj przycisku „Zmień” przy informacji „Interdyscyplinarne”, zaznacz lub odznacz checkbox i zapisz zmianę.

Pulpit użytkownika

Pulpit użytkownika to przestrzeń, która pomoże ci w szybkim zapoznaniu się z twoimi zadaniami, najnowszymi komunikatami ministerstwa i materiałami pomocy.

Pulpit składa się z 5 obszarów:

  1. Ważne
  2. Zadania
  3. Aktualności i komunikaty
  4. Ostatnio dodane lub aktualizowane
  5. Przydatne linki

Ważne

W tej części pulpitu wyświetlane są informacje ze strony https://polon.nauka.gov.pl/aktualnosci/, które mają oznaczenie „Ważne”.

Zadania

Widoczne w tej części zadania zostały przypisane do ciebie przez system, ze względu na role, które masz nadane w systemie. Są one wyświetlane w dwóch zakładkach [1]:

  • Najnowsze – 5 ostatnio dodanych zadań.
  • Bliski termin – 5 zadań ze zbliżającym się terminem.

Etykieta „nowe”

Do momentu odczytania zadania, będziesz widział przy nim etykietę „nowe” [2]. Aby przeczytać treść zadania, kliknij w jego wiersz. Zadanie zostanie wyświetlone w osobnym oknie. Znajdziesz w nim:

  • Opis zadania
  • Termin realizacji
  • Liczbę dni pozostałych do terminu realizacji.

„Przejdź do wszystkich zadań”

Ten przycisk pozwoli ci przejść do zestawienia wszystkich zadań tj. zrealizowanych i niezrealizowanych, aktualnych i z terminem, który upłynął [3].

Zestawienie zadań

Zestawienie zadań obejmuje wszystkie zadania przypisane do nadanych ról – historyczne i aktualne. Po lewej stronie zestawienia znajdziesz filtry, które pozwolą szybko odnaleźć konkretne zadanie lub zadania.

Aby odszukać pojedyncze zadanie, wpisz jego tytuł i/lub identyfikator zewnętrzny we właściwym oknie [1] i kliknij w przycisk „Szukaj”.

Aby przefiltrować zadania po wybranym atrybucie, wskaż właściwą informację w filtrach. Do wyboru masz zadania:

  • zrealizowane (Tak/Nie) [2]
  • o terminie realizacji od-do
  • dacie rozpoczęcia od-do
  • dacie zakończenia od-do [3].

Po wskazaniu wybranych informacji, kliknij w przycisk „Szukaj” [4].

Pamiętaj, aby pomiędzy jednym a drugim wyszukiwaniem użyć przycisku „Wyczyść”.

Wyniki filtrowania wyświetlane są w widoku tabelarycznym. W tabeli znajdziesz:

  • Tytuł zadania (link aktywny)
  • Identyfikator
  • Termin realizacji
  • Datę rozpoczęcia
  • Datę zakończenia
  • Informację czy zadanie zostało zrealizowane

X oznacza zadanie niezrealizowane [1], V oznacza zadanie zrealizowane [2].

Dostępne akcje

Do szczegółów zadania możesz przejść na dwa sposoby:

  1. Wybierz zadanie w podzakładce „Najnowsze” lub „Bliski termin”. Kliknij w wiersz zadania.
  2. Przejdź do zestawienia zadań. Odszukaj zadanie z wykorzystaniem dostępnych filtrów. Przejdź do szczegółów zadania (linkiem aktywnym jest tytuł zadania).

W zależności od zadania możesz:

  • przejść do realizacji zadania [1],
  • oznaczyć zadanie jako zrealizowane [2],
  • pobrać raport [3].

Oznaczenie zadania jako zrealizowane jest nieodwracalne.

Aktualności i komunikaty

W tej sekcji pulpitu możesz zapoznać się z ostatnio opublikowanymi aktualnościami systemu POL-on (dostępnymi na stronie https://polon.nauka.gov.pl/aktualnosci/) oraz Komunikatami ministerstwa (opublikowanymi na stronie https://polon.nauka.gov.pl/kategoria-aktualnosci/komunikat-mnisw/). Po kliknięciu w wybraną informację, system wyświetli ją w osobnym oknie.

Na pulpicie widzisz po 5 ostatnich aktualności i komunikatów. Na dole każdej z sekcji znajdziesz link do strony z wszystkimi wpisami.

Ostatnio dodane lub aktualizowane 

Ta sekcja wyświetla informacje z pomocy systemu i najczęściej zadawanych pytań (FAQ).

Wybierz właściwą zakładkę (pomoc lub FAQ) [1]. System wyświetli 5 ostatnio opublikowanych lub zaktualizowanych informacji, ze wskazaniem modułu, którego dotyczą.

Aby zapoznać się z treścią wpisu, kliknij w wiersz z jego tytułem [2], a następnie kliknij w link „Czytaj dalej” [3].

Za pomocą linków na dole sekcji możesz przejść do wszystkich wpisów pomocy lub FAQ.

Przydatne linki

Linki na dole ekranu znajdziesz linki:

  • Pomoc systemu
  • FAQ
  • Strona szkoleń
  • Kanał OPI PIB na YouTube
  • Platforma RAD-on z danymi publicznymi.

Dodatkowo na ekranie pulpitu może pojawić się wyskakujące okienko z informacją o możliwości wypełnienia ankiety. W przygotowanej i udostępnionej czasowo ankiecie będziesz mógł wyrazić swoje opinie o systemie i wprowadzonych funkcjonalnościach.

Sprawozdawczość GUS za 2023 rok

Zgodnie z ustaleniami ministerstwa zawartymi w komunikacie opublikowanym w aktualnościach systemu wszystkie rodzaje sprawozdań (S-10, S-11, S-12, S-12-F) uczelnie są zobowiązane przekazać do 31 stycznia 2024 r. (według stanu na dzień 31 grudnia 2023 r.). Instytucje naukowe w odniesieniu do S-11 i S-12 obowiązują te same terminy.

Sprawozdanie S-12-F przeznaczone jest dla Federacji.

Sposób pracy w Module GUS właściwe nie zmienia się w stosunku do ubiegłego roku. Dane do sprawozdań będą zaciągane z modułów POL-on , a w przypadku działów uzupełnianych ręcznie (częściowo lub w całości) będą zasilane plikami importu. Wprowadzone dane będą następnie poddawane sprawdzeniu pod względem spójności danych z innymi działami sprawozdań oraz w ramach złożonego szablonu importu (raport z błędów walidacyjnych i raport z importu).

UWAGA! Sprawozdania przeliczają się o godzinach: 7:00, 9:30, 12:00, 15:00, 18:00 oraz 21:00.

Dla sprawozdań S-10 oraz S-11 przeliczenie trwa ok. 45 minut, dla S-12 jest to czas ok. 10 minut,

dla S-10-W, S-12-W oraz S-12-F jest to czas ok. 5 minut.

Możliwe jest zatwierdzenie działów uzupełnianych ręcznie bez konieczności importu pustych lub zerowych plików.

Podczas zatwierdzania pustego działu system wyświetli jednak ostrzeżenie „Uwaga: dział nie zawiera żadnych danych statystycznych. Jego zatwierdzenie oznacza potwierdzenie, że  jest to zgodne ze stanem faktycznym. Czy kontynuować?”, po to, aby zminimalizować ryzyko zatwierdzenia pustych działów przez pomyłkę.

System nie pozwala już na import pustych lub zerowych plików (traktuje takie pliki jako błędne)

Docelowo osoby z sekcji 3 i 4 – Polacy i cudzoziemcy, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską – powinni być wykazywani według kraju uzyskania dyplomu ukończenia szkoły średniej II stopnia lub możliwie najlepszej oceny szacunkowej kraju pochodzenia.

UWAGA! Sprawozdanie uczelni macierzystej powinno zawierać dane łącznie z danymi filii.

UWAGA! Przypominamy, iż dane dotyczące szkoły doktorskiej (działy 6, 7, 8, 9, 10, 11 w zakresie kształcenia w szkole doktorskiej) powinny być sprawozdane przez Federację nie zaś przez jednostki wchodzące w jej skład.

Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – Art. 173 ust. 5 „Federacja jest podmiotem uprawnień związanych z posiadaniem kategorii naukowej w zakresie:

  • nadawania stopni naukowych lub stopni w zakresie sztuki;
  • kształcenia doktorantów;”

Metodologia wyliczeń ze zmianami naniesionymi w trybie zmian

Źródłem wyliczeń dla sprawozdań za rok 2023 w zakresie studentów jest nowy system POL-on 2.0.

Wypełnienie sekcji „Uczestnicy studiów podyplomowych i kształcenia specjalistycznego, doktoranci cudzoziemcy – którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską” oraz „Uczestnicy studiów podyplomowych i kształcenia specjalistycznego, doktoranci Polacy – którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską” w sprawozdaniu S-12 za rok 2023 nie jest obligatoryjne.

Sygnalizujemy potrzebę zbierania informacji o osobach, które otrzymały świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską. Informacja ta będzie już stałym elementem sprawozdawczości w zakresie danych o uczestnikach studiów podyplomowych, kształcenia specjalistycznego oraz o doktorantach w sprawozdaniu S-12.

Więcej informacji w komunikacie GUS: https://polon.nauka.gov.pl/pomoc/wp-content/uploads/2023/10/Komunikat-dot.-S-12.pdf (pdf)

Zmiany w formularzach

S-10

  1. Usunięto sekcję „3. Studenci i absolwenci – cudzoziemcy podejmujący i odbywający studia na zasadach obowiązujących obywateli polskich”
  2. Usunięto sekcję „4. Studenci i absolwenci – cudzoziemcy przyjęci na studia na podstawie umów międzynarodowych, decyzji rektora, dyrektora NAWA lub właściwego ministra”
  3. Sekcję „Studenci i absolwenci −ogółem (łącznie z cudzoziemcami), którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską” rozbito na dwie sekcje:
    • Studenci i absolwenci – cudzoziemcy, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską
    • Studenci i absolwenci – Polacy, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską

W związku z powyższym nastąpiła zmiana w numeracji sekcji.

S-11

  • Dodano objaśnienie: „Uwzględnia się wszystkie kategorie stypendystów strony polskiej, czyli stypendystów, którzy otrzymują stypendia od Rządu RP: stypendysta NAWA, stypendysta SEW i in. .” dla rubryk odnoszących się do Studentów i Doktorantów otrzymujących stypendia jako stypendyści strony polskiej.

S-12

  1. Zmieniono nazwę sprawozdania
  2. Sekcję „3. Uczestnicy studiów podyplomowych i kształcenia specjalistycznego, doktoranci – którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską” rozbito na dwie sekcje:
    • Uczestnicy studiów podyplomowych i kształcenia specjalistycznego, doktoranci cudzoziemcy – którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską
    • Uczestnicy studiów podyplomowych i kształcenia specjalistycznego, doktoranci Polacy – którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską
  3. Rozbudowano „Dział 12. Nauczyciele akademiccy według grup stanowisk i stanowisk”
  4. Dodano nowy „Dział 13. Nauczyciele akademiccy według stopni naukowych i stopni w zakresie sztuki, tytułu profesora oraz tytułów zawodowych”

W związku z powyższym nastąpiła zmiana w numeracji sekcji.

  1. W dziale 7 dodano dwie nowe kolumny:
    • Kolumna 4:
      Szkoły doktorskie doktoranci w tym przyjęci na pierwszy semestr (z ogółem)
    • Kolumna 5:
      Szkoły doktorskie doktoranci w tym przyjęci na pierwszy semestr w tym kobiety (z rubr. 3)

Wprowadzane przez użytkownika.

  1. W dziale 10 dodano dwie nowe kolumny:
    • Kolumna 8:
      Szkoły doktorskie doktoranci w tym przyjęci na pierwszy semestr (z ogółem)
    • Kolumna 9:
      Szkoły doktorskie doktoranci w tym przyjęci na pierwszy semestr w tym kobiety (z rubr. 7)

Wprowadzane przez użytkownika.

  1. W dziale 14 zmniejszono zakres wprowadzanych danych.

S-12-F

  • Dodano nowe sprawozdanie dla Federacji

Objaśnienia do formularzy S-10, S-11 oraz S-12

Ankieta EN-1 za rok 2023/2024

Ankieta EN-1 jest uzupełniana w POL-onie 2.0. w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.

Ankiety z poprzednich lat pozostaną do podglądu w POL-onie 1.

Pełny wzór ankiety jest dostępny pod linkiem:

UWAGA! Od tego roku Dla studiów wspólnych należy wykazać liczbę kandydatów i przyjętych w ramach swojej rekrutacji. Dotychczas wszystkie dane raportowała uczelnia prowadząca, od roku obecnego założenie to uległo zmianie i każda z uczelni współprowadzących raportuje dane swojej rekrutacji, jeśli taką rekrutację przeprowadziła.

Ankieta EN-1 za rok akademicki 2023/2024 powinna zostać uzupełniona według stanu na dzień 1 października 2023 r. i przesłana do 5 października 2023 r.

Planowany termin udostępnienia ankiety: 28 września 2023 r.

UWAGA! Z dniem 1 listopada 2023 r. wnioski uczelni o wycofanie ankiety do korekty nie będą uwzględniane! (Termin złożenia ankiet EN-1 na rok akademicki 2023/2024 to 5 października 2023 r.)

Zgodnie ze stanowiskiem ministerstwa, uczelnie nie wprowadzają do ankiet EN-1 danych o nowych kierunkach studiów (dane o liczbie kandydatów), które z uwagi na nieskuteczną rekrutację nie zostały po raz pierwszy uruchomione od roku akademickiego 2023/2024.

Ankieta EN-1 jest to sprawozdanie o liczbie kandydatów i przyjętych na studia stacjonarne i niestacjonarne, składane przez szkoły wyższe do ministerstwa za dany rok akademicki według stanu na wskazany dzień.

Zakres danych do badań statystycznych jest określany na podstawie Programu badań statystycznych statystyki publicznej (Pbssp) na dany rok.

Wymagane role w systemie

Aby wypełniać/przeglądać ankietę EN-1 niezbędne jest posiadanie jednej z poniższych ról w systemie POL-on:

  • INST_PR_SPR – pracownik instytucji odpowiedzialny za ankiety i sprawozdania – rola niezbędna do wypełnienia i wysłania ankiety EN-1.
  • INST_PR_SPR_PODGLAD – pracownik instytucji z dostępem do podglądu danych ankiet i sprawozdań – rola ta umożliwia podgląd wypełnionej i wysłanej ankiety EN-1.
  • MIN_PR_SPR – pracownik ministerstwa odpowiedzialny za ankiety i sprawozdania – rola umożliwiająca podgląd otrzymanych przez ministerstwo ankiet EN-1 i ewentualne odesłanie ich do korekty.

Ścieżka pracy

Aby dostać się do ankiety EN-1, wejdź do POL-onu 2.0. Z bocznego menu wybierz pozycję „Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych”, następnie z listy wybierz właściwe sprawozdanie dla studiów stacjonarnych lub niestacjonarnych.

Możliwe jest uzupełnianie ankiety etapami.

Zjedź na dół ekranu do właściwego formularza.

Dodanie kierunków do ankiety formularza

Aby uzupełnić dane dotyczące kandydatów i przyjętych na studia, musisz najpierw pobrać kierunki (uruchomienia) z modułu Kierunki studiów. W tym celu wykorzystaj dostępne przyciski:

  • „Synchronizuj kierunki” – akcja umożliwia automatyczne pobranie (synchronizację) kierunków (uruchomień) prowadzonych przez uczelnię (jest to najszybszy sposób dodania kierunków do sprawozdania). Kierunki, na które nie było naboru w okresie sprawozdawczym możesz usunąć korzystając z ikony kosza na śmieci.
  • „Dodaj kierunek z listy” – akcja umożliwia pojedyncze dodawanie kierunków do ankiety z listy kierunków (uruchomień) studiów zarejestrowanych dla uczelni.
  • „Dodaj rekrutację bez przypisania do kierunku” – umożliwia dodanie do listy kierunku typu Rekrutacja bez przypisania do kierunku (jest to jedyny sposób dodania tego typu rekrutacji).

Akcja „Dodaj kierunek z listy” pozwala wybrać kierunki do dodania. W tym celu możesz skorzystać z wyszukiwarki lub zaznaczyć kierunki do dodania przewijając ekran.

Jeśli chcesz skorzystać z wyszukiwarki, wpisz nazwę kierunku w odpowiednie pole i kliknij w przycisk „Szukaj”. System wyświetli prowadzone kierunki posiadające wskazaną nazwę.

Zaznacz checkbox przy właściwej nazwie (możesz wskazać jeden lub więcej), a następnie użyj przycisku „Dodaj zaznaczone”.

W ankiecie nie ma możliwości ręcznego dodawania kierunków. Z wyjątkiem „Rekrutacji bez przypisania do kierunku” wszystkie wpisy pochodzą z zarejestrowanych uruchomień w module Kierunki studiów.

Jeśli kierunek nie został zarejestrowany w nowym POL-onie, nie będzie on uwzględniony ani przy synchronizacji, ani przy dodawaniu kierunku z listy.

Uwzględniane są jedynie te kierunki, dla których w nowym POL-onie zostały zdefiniowane uruchomienia.

Do systemu będą pobierane jedynie kierunki z kompletem danych. Założono więc, że:

  • gdy dla kierunku określono dyscyplinę wiodącą – kierunek pobierany jest do ankiety EN-1 z tą dyscypliną,
  • gdy dla kierunku nie wskazano dyscypliny wiodącej, lecz zdefiniowano tylko jedną dyscyplinę – kierunek pobierany jest do ankiety EN-1 z tą dyscypliną jako wiodącą,
  • gdy dla kierunku nie wskazano dyscypliny wiodącej i zdefiniowano wiele dyscyplin – kierunek nie jest pobierany do ankiety EN-1 (należy poprawić dane w module Kierunki studiów!).

UWAGA! Kierunki typu „Rekrutacja bez przypisania do kierunku” mogą być dodane wyłącznie ręcznie!

Dostępne filtry

Domyślnie kierunki studiów są sortowane alfabetycznie na podstawie nazwy kierunku. Możliwe jest jednak wybranie dwóch typów sortowań:

  • Kierunek A>Z – domyślny,
  • Kierunek Z>A.

Dostępne są również filtry:

  • Kierunek studiów – wyszukiwanie po nazwie kierunku studiów; nie jest wymagane podanie pełnej nazwy kierunku,
  • Profil kształcenia,
  • Dyscyplina,
  • Wyświetl
    • wszystkie kierunki
    • tylko uzupełnione – filtr ogranicza listę do kierunków, dla których wprowadzono i zapisano już dane liczbowe w wymagane rubryki
    • tylko nieuzupełnione – filtr ogranicza listę do kierunków, dla których nie uzupełniono i zapisano jeszcze danych liczbowych w wymaganych rubrykach.

Uzupełnianie formularza

Każdy dodany kierunek to osobna belka w tabeli. Kliknij w wybraną belkę, aby rozwinąć formularz. Uzupełnij informacje o liczbie kandydatów i przyjętych na studia.

UWAGA! W razie wątpliwości zapoznaj się z regułami walidacyjnymi dotyczącymi wypełniania formularza ankiety dostępnymi tutaj:

Podczas wypełniania możesz skorzystać z poniższych akcji:

  • „Zapisz wiersz”– umożliwia zapisanie wprowadzonych danych dla danego kierunku studiów
    • pojedynczy znacznik zapisu – ikona umożliwiająca zapis danych; pojedyncza ikona oznacza, że dane nie zostały jeszcze uzupełnione i ani razu zapisane (pierwsze zapisanie);
    • podwójny znacznik zapisu – ikona umożliwiająca zapis danych; podwójna ikona oznacza, że dane zostały już uzupełnione i co najmniej raz zapisane.

W przypadku pojawienia się błędów w danych, system prezentuje je nad tabelą ankiety lub w odpowiednich rubrykach, których błąd dotyczy. W drugim przypadku komunikat prezentuje się po najechaniu kursorem myszy na podświetloną rubrykę.

  • „Usuń wiersz” – akcja usunięcia pojedynczego kierunku z listy. Operacja usunięcia jest odwracalna. Kierunki wciąż są dostępne w akcjach „Synchronizuj kierunki” lub „Dodaj kierunek z listy”.
  • „Usuń zaznaczone” – akcja umożliwia masowe usunięcie kierunków z listy. W pierwszej kolejności zaznacz kierunki, które mają zostać usunięte, klikając w checkbox na końcu wiersza przy danym kierunku. Następnie kliknij w przycisk „Usuń zaznaczone” (znajduje się on w prawym górnym rogu ankiety). Operacja usunięcia jest odwracalna. Kierunki wciąż są dostępne w akcjach „Synchronizuj kierunki” lub „Dodaj kierunek z listy”.

Operacja usunięcia jest odwracalna. Kierunki wciąż są dostępne w akcjach „Synchronizuj kierunki” lub „Dodaj kierunek z listy”.

Import danych z pliku

Pobierz szablon importu

System umożliwia zapisanie danych za pomocą importu pliku:

  1. Plik jest importowany według określonego szablonu:
  2. Plik uzupełniany jest domyślnie listą kierunków, które prezentują się w ankiecie (lista już prezentowana na interfejsie) oraz danymi liczbowymi jeśli takie zostały już wprowadzone w ankiecie.
  3. Uwaga: Akcja niedostępna po zatwierdzeniu ankiety.

Wgraj plik

  • System umożliwia zapisanie danych za pomocą importu z pliku: EN-1 2023 Stacjonarne (.xlsx)
    1. Plik poddawany jest walidacjom (Bezpośrednio na interfejsie oraz szczegółowo w zakładce „Błędy walidacji”.
    2. Zapis pliku odbywa się w całości (nie umożliwiamy częściowych zapisów danych). Jeśli w ankiecie zostały już wypełnione jakieś dane, system przy imporcie nadpisze je.
    3. Uwaga: Akcja niedostępna po zatwierdzeniu ankiety.

Uwaga:

  • wiersz Ogółem wyliczany jest automatycznie na podstawie wprowadzonej formuły
  • studia prowadzone jako wspólne muszą zostać wprowadzone z dopiskiem przy nazwie kierunku (studia wspólne) np. Administracja (studia wspólne)
  • studia prowadzone przez filię muszą zostać wprowadzone z dopiskiem nazwy filii przy nazwie kierunku np. Administracja (Filia w Zamościu)

Zatwierdzenie i wysłanie formularza

Jeśli wprowadziłeś wszystkie informacje do formularza ankiety, możesz go zatwierdzić.

  • „Zatwierdź dane sprawozdania” – akcja umożliwia zatwierdzenie wypełnionego sprawozdania. Po zatwierdzeniu sprawozdania nie jest możliwa jego dalsza edycja. Zatwierdzenie nie jest wysyłką sprawozdania i jest operacją możliwą do wycofania za pomocą akcji „Cofnij zatwierdzenie”.

Przed zatwierdzeniem ankiety wymagane jest uzupełnienie informacji w zakładce „Podsumowanie” (miejscowość, data, osoba, która sporządziła sprawozdanie, osoba, która zatwierdziła sprawozdanie, szacunkowy czas potrzebny na przygotowanie i wypełnienie formularza).

  • „Wyślij sprawozdanie” – akcja umożliwia wysłanie sprawozdania do ministerstwa. Akcja dostępna jest dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania. Wysyłając ankietę użytkownik może dodać komentarz, który będzie widoczny również dla pracowników ministerstwa.
  • „Cofnij zatwierdzenie” – akcja umożliwia wycofanie zatwierdzenia sprawozdania i przywrócenie go do dalszej edycji. Akcja dostępna jest dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania.

Po wysłaniu ankiety system zmieni jej status na „Wysłany”.

Wysłanie ankiety jest operacją jednorazową. Po wysłaniu nie jest możliwa korekta bądź dalsza edycja danych. Jednostka nie ma możliwości wycofania wysłanej już ankiety.

Wysłanie pustego formularza oznacza, że uczelnia nie przeprowadziła rekrutacji na żaden kierunek studiów.

Wypełnienie i wysłanie ankiety przed 1 października dotyczy tylko uczelni, które zakończyły rekrutację i nie przewidują żadnych zmian do 1 października. Uczelnia nie ma możliwości wycofania wysłanej ankiety.

Wysłana ankieta może zostać wycofana przez ministerstwo w celu dokonania korekty.

  • „Wycofanie ankiety” – operacja ta może być wykonana jedynie przez upoważnionego pracownika ministerstwa. Dopiero po wycofaniu sprawozdania do korekty istnieje możliwość skorygowania przez uczelnię wartości zawartych w ankiecie. Cofając ankietę, pracownik ministerstwa może podać powód cofnięcia ankiety (komentarz), który jest widoczny również dla pracownika danej uczelni.

Logowanie do konta za pomocą dwuetapowego uwierzytelniania w MCL

Treść tej instrukcji jest przeznaczana dla tych, którzy chcą zalogować się do POL-on za pomocą kodów jednorazowych, generowanych na telefonie lub komputerze.

Zapoznaj się z całą instrukcją zanim wykonasz poniższe kroki w panelu administracyjnym MCL.

Logowanie do systemu przez Moduł Centralnego Logowania (MCL) może obejmować dwa etapy logowania do konta.

  • W pierwszym kroku logujesz się za pomocą nazwy użytkownika (loginu) i hasła.
  • W drugim kroku wprowadzasz kod wygenerowany przez aplikację na telefonie komórkowym lub komputerze. Jest to dodatkowa ochrona konta, np. w sytuacji, gdy ktoś pozna twój login i hasło.

Uwierzytelnianie dwuetapowe nie jest aktualnie obowiązkowe.
Jeśli chcesz skorzystać z tego rodzaju zabezpieczenia logowania upewnij się, że:
– masz założone konto w Module Centralnego Logowania,
– masz zainstalowaną aplikację, która generuje kody jednorazowe, np. Google Authenticator, Microsoft Authenticator lub FreeOTP na telefonie lub program do generatora kodów jednorazowych na komputerze, np. WinAuth lub Authy.

O tym, jak krok po kroku pobrać i zainstalować wybraną aplikację na telefon lub komputer, przeczytasz poniżej.

O tym jak założyć konto MCL możesz przeczytać tutaj.

Dla kont, które są wykorzystywane do łączenia się przez REST API z POL-on, należy przemyśleć włączenie logowania dwuetapowego.
Włączenie dwuetapowego uwierzytelniania jest globalne dla całego konta i będzie dotyczyło logowania przez przeglądarkę oraz logowania maszynowego (przez REST API). W tej sytuacji są możliwe 3 rozwiązania:
– Założenie oddzielnego konta w POL-on/MCL, które będzie służyć tylko do komunikacji przez REST API – bez uruchamiania logowania dwuetapowego.
– Wygenerowania tokenu offline i korzystanie z niego do autoryzacji. Więcej informacji znajduje się w pomocy systemowej we wpisie: Uwierzytelnianie usług REST-API w POL-on 2.0.
– Podczas aktywowania mechanizmów logowania dwuetapowego zapisanie ziarna (seedu) oraz używanie go do generowania kodów (podczas autoryzowania REST API). Dla większości języków programowania ogólnego przeznaczenia istnieją biblioteki implementujące standard RFC6238. W przypadku logowania wystarczy dodać dodatkowy parametr „totp” z 6 cyfrowym kodem jednorazowym.

Pobranie i instalacja aplikacji do generowania kodów jednorazowych

Jak ściągnąć aplikację na telefon?

W zależności od rodzaju telefonu i jego systemu otwórz aplikację sklepu GooglePlay (Sklep Play), AppGallery lub App Store w swoim telefonie.

W głównym widoku aplikacji kliknij w wyszukiwarkę (może to być lupa lub pasek wyszukiwania z podpowiedzią: Szukaj aplikacji i gier). Wpisz nazwę autentykatora, np. Google Authenticator, Microsoft Authenticator lub FreeOTP. Kliknij przycisk Zainstaluj (lub Pobierz), aby rozpocząć proces instalacji wybranej aplikacji. Aplikacje są darmowe, więc nie dokonuj żadnych płatności.

Jeśli posiadasz konto Google (np. masz konto Gmail) możesz otworzyć przeglądarkę na telefonie (lub komputerze) i skorzystać z linku do Google Play:
– Link do aplikacji Google Authenticator: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.authenticator2
– Link do aplikacji Microsoft Authenticator: https://play.google.com/store/search?q=microsoft+authenticator+app&c=apps
– Link do aplikacji Free OTP Authenticator: https://play.google.com/store/apps/details?id=org.fedorahosted.freeotp

Po kliknięciu w wybrany link, aplikacja do uwierzytelniania (autentykacji) będzie możliwa do zainstalowania na twoim telefonie. Jeśli chcesz skorzystać z tej ścieżki instalacji, używając przeglądarki na komputerze, musisz być zalogowany do konta Google. Po kliknięciu w przycisk instalacji zostaniesz poinformowany na jakim telefonie zostanie zainstalowana aplikacja. Potwierdź chęć instalacji (Przycisk Instaluj/Install).
Jeśli posiadasz system iOS w telefonie możesz skorzystać z poniższych linków do App Store:
– Link do aplikacji Google Authenticator: https://apps.apple.com/pl/app/google-authenticator/id388497605?l=pl
– Link do aplikacji Microsoft Authenticator: https://apps.apple.com/pl/app/microsoft-authenticator/id983156458?l=pl
– Link do aplikacji Free OTP Authenticator: https://apps.apple.com/pl/app/freeotp-authenticator/id872559395?l=pl

Jeśli masz już  zainstalowaną aplikację do autentykacji w swoim telefonie – otwórz ją. Aplikacja może prosić cię o ustawienie hasła, dodanie formy płatności, bądź wyświetlać instrukcję. Te kroki możesz pominąć. Przejdź do ekranu z możliwością zeskanowania kodu QR (funkcja „Zeskanuj kod QR” może się znajdować np. pod przyciskiem Dodaj kod lub w zakładce Zweryfikowane identyfikatory).

Po wybraniu możliwości zeskanowania kodu QR może się pojawić okno z pytaniem czy udzielasz zgody na robienie zdjęć przez zainstalowaną aplikację podczas jej używania! Wyrażenie zgody jest konieczne, aby poprawnie skonfigurować aplikację.

Dla ułatwienia, poniżej przedstawiamy graficzną ścieżkę pobrania Google Authenticator [1] i Microsoft Authenticator [2] za pomocą sklepu GooglePlay i instalacji na telefonie.

Wystarczy, że zainstalujesz jedną z aplikacji. Dane do wprowadzenia (kod QR i klucz konfiguracyjny) znajdziesz w zakładce Uwierzytelnienia mobilne na swoim koncie MCL.

Jak ściągnąć aplikację na komputer?

Jeśli nie masz telefonu lub nie chcesz instalować aplikacji do generowania kodów jednorazowych na nim, możesz zainstalować dowolny program generujący kody na swoim komputerze, np. WinAuth (jeśli korzystasz z systemu Windows), Authy (dla Windows, Mac oraz urządzeń mobilnych).

Wyszukaj, ściągnij i zainstaluj wybrany program na swoim komputerze zgodnie z instrukcją producenta.

Link do aplikacji WinAuth: https://winauth.github.io/winauth/download.html (Plik .ZIP będzie wymagał rozpakowania)
Link do aplikacji Authy: https://authy.com/download/ (Instalacja tej aplikacji na komputerze wymaga podania numeru telefonu).

Otwórz i uruchom pobraną aplikację. Wpisz klucz lub wartości konfiguracji dostępne na stronie twojego konta MCL w zakładce Uwierzytelnianie mobilne. Znajdziesz je pod linkiem „Nie możesz zeskanować?”.

Dla ułatwienia, poniżej przedstawiamy graficzną ścieżkę instalacji i konfiguracji WinAuth dla Windows na komputerze [3].

Konfiguracja uwierzytelniania mobilnego na telefonie lub komputerze

Przejdź na stronę MCL (https://mcl.opi.org.pl/). Wprowadź login i hasło [1], a następnie kliknij przycisk „Zaloguj” [2] (Jeśli zamiast logowania loginem i hasłem korzystasz z opcji „login.gov.pl” po wybraniu tej opcji zostaniesz przekierowany na stronę login.gov.pl, gdzie wybierzesz metodę autoryzacji np. Profil Zaufany).

Po zalogowaniu do panelu administracyjnego MCL wybierz sekcję „Uwierzytelnianie mobilne” [3] i postępuj zgodnie z informacjami widocznymi na ekranie.

Uruchom aplikację generującą kody jednorazowe na swoim urządzeniu mobilnym lub komputerze (np. Google Authenticator, Microsoft Authenticator, WinAuth).

Jeśli jeszcze jej nie ściągnąłeś i/lub nie zainstalowałeś aplikacji do generowania kodów jednorazowych, musisz to zrobić teraz! Po zakończeniu instalacji pojawi się możliwość zeskanowania kodu QR lub ręcznej konfiguracji.

Korzystając z aplikacji na urządzeniu mobilnym zeskanuj kod QR widoczny w panelu administracyjnym MCL .

Jeśli nie możesz zeskanować kodu QR kliknij w link „Nie możesz zeskanować?” [1] i wprowadź informacje widoczne na ekranie tj. klucz i/lub dane konfiguracyjne do aplikacji na telefonie lub komputerze [2].

Po udanej konfiguracji twoja aplikacja powinna wygenerować jednorazowy kod składający się z cyfr.

Wprowadzanie kodu jednorazowego

Wprowadź w panelu administracyjnym MCL jednorazowy kod wygenerowany przez aplikację na twoim telefonie lub w aplikacji na komputerze [1]. Zatwierdź kod przyciskiem na dole ekranu [2].

Ważność kodu jednorazowego jest bardzo krótka i wynosi 30 sekund (lub mniej). Oznacza to, że aplikacja generuje nowy kod co 30 sekund! Oznacza to, że aplikacja generuje nowy kod co 30 sekund! Jeśli nie zdążyłeś wprowadzić kodu, wprowadź kolejny.

Jeśli korzystasz z aplikacji na komputerze skopiuj kod i wklej go w formularz MCL. W przypadku WinAuth wystarczy kliknąć na kod 2 razy prawym przyciskiem myszy. W przypadku Authy możesz użyć dostępnego przycisku kopiowania. Skróci to czas konfiguracji.
Pole nazwa urządzenia może pozostać puste!

System poinformuje cię o pomyślnym skonfigurowaniu uwierzytelniania mobilnego.

Kod jednorazowy wygenerowany przez aplikację może zostać odrzucony jeśli twój telefon ma ustawiony inny czas niż obowiązujący. Czas twojego urządzenia musi być zsynchronizowany z internetem!

Przy kolejnym logowaniu do konta MCL twoja weryfikacja będzie opierała się na dwóch etapach:

  1. Logowania do panelu administracyjnego MCL (https://mcl.opi.org.pl/)
  2. Uwierzytelniania za pomocą kodu wygenerowanego przez aplikację

Uwierzytelnienie za pomocą kodu

Aby dokonać uwierzytelniania, uruchom aplikację na urządzeniu mobilnym lub komputerze. Wprowadź wygenerowany kod jednorazowy w odpowiednie pole.

Jak pominąć podawanie kodu jednorazowego przy logowaniu z zaufanego urządzenia?

Jeśli chcesz pominąć podawanie kodu jednorazowego przy każdym logowaniu, zaznacz checkbox „Zapamiętaj urządzenie” [1]. Potwierdź chęć zalogowania, klikając w przycisk „Zaloguj się” [2].

System będzie wymagał kodu przy próbie logowania się z innych urządzeń niż zapamiętane lub po upływie dłuższego czasu na urządzeniu zapamiętanym.

Jeśli pozostawisz checkbox „Zapamiętaj urządzenie” bez zaznaczenia, to przy każdej próbie logowania będziesz zmuszony generować i wprowadzać kod.

W zakładce „Zapamiętane urządzenia” możesz zapoznać się z urządzeniami, które nie wymagają podawania kodu jednorazowego przy logowaniu.

Przy każdym zapamiętanym urządzeniu znajdziesz przycisk „Usuń” [1], który cofa zapamiętanie. W przypadku dużej liczby urządzeń możesz skorzystać z przycisku „Zapomnij wszystkie urządzenia” [2].

Maksymalna liczba zapamiętanych urządzeń to 20.

Ankieta – rekrutacja na kierunki studiów 2024/2025

Celem udostępnionej ankiety jest zebranie, jak najpełniejszej informacji dotyczącej zasad rekrutacji na rok akademicki 2024/2025 dla kierunków I stopnia i jednolitych magisterskich. Docelowo, po zmianie zapisów prawnych, dane te będą zbierane w systemie POL-on.

Informacje o planowanej rekrutacji na rok akademicki 2024/2025 zostaną wyświetlone na stronie edukacja.gov.pl w ramach Nawigatora Edukacji – narzędzia dedykowanego maturzystom. Brak informacji o kierunku na stronie Nawigatora lub podanie informacji niepełnych może wpływać na poprawność wyszukiwania kierunku i zainteresowanie aplikowania na niego.

UWAGA! Możliwe jest uzupełnianie ankiety etapami. W przypadku, gdy jednostka zdecyduje się na wypełnienie ankiety, nie może przesłać formularza bez wypełnienia pól obowiązkowych w ramach danego uruchomienia kierunku.

Dopuszczalne jest przesłanie do ministerstwa ankiety, w ramach której uzupełniono informacje wyłącznie dla części uruchomień kierunków.

Jeśli jednostka rozpocznie edycję formularza, będzie musiała go uzupełnić, częściowo lub w całości. Nie ma możliwości wysłania pustego formularza. 

  • Kierunek oznacza kierunek studiów wprowadzony do POL-on 2.0.
  • Uruchomienie kierunku oznacza kierunek studiów wprowadzony do POL-on 2.0 o danym poziomie, profilu i formie. Na potrzeby ankiety gromadzone są informacje o studiach I stopnia i jednolitych magisterskich.

Obowiązujące terminy

  • Ankieta zostanie udostępniona 17.07.2023 r. w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych uczelniom publicznym i niepublicznym.
  • Pierwszy termin przekazania do Nawigatora Edukacji danych zebranych w ankiecie to 21.08.2023 r.

UWAGA! W okresie od 1.09.2023 r. do 30.09.2023 r. maturzyści zobowiązani są do złożenia wstępnej deklaracji maturalnej. Jak wynika z danych zaledwie 5% uczniów dokonuje zmiany deklaracji wstępnej. Ważne jest zatem, by pełne dane dotyczące rekrutacji 2024/2025 zostały przekazane do ministerstwa nie później niż do dnia 21.08.2023 r.

  • Przesłana ankieta może być ponownie udostępniona podmiotowi na wniosek jednostki maksymalnie do dnia 31.12.2023 r. 

Aby uzyskać ponowny dostęp do edycji ankiety uczelnia musi napisać zgłoszenie merytoryczne w systemie Zgłoszeń (Helpdesk) w obszarze Ankieta – rekrutacja na kierunki studiów.

Wymagane role w systemie

  • Rola edycyjna do ankiety to INST_NAVI_EDU_SPR
  • Rola podglądowa do ankiety to INST_NAVI_EDU_SPR_PODGLAD

Rola INST_NAVI_EDU_SPR  daje pełen zakres czynności związanych z uzupełnianiem danych w ankiecie (dodawanie, edytowanie, usuwanie, przesyłanie, wnioskowanie o ponowne udostępnienie). Nie pozwala na dostęp do innych modułów w POL-on i dokumentów planistyczno-sprawozdawczych w module Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych

Ścieżka pracy

Aby otworzyć formularz ankiety, wejdź do POL-onu 2.0. Z bocznego menu wybierz moduł „Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych”, a następnie kliknij w kafel z nazwą ankiety.

Zjedź na dół do właściwego formularza. W „Danych sprawozdania” wybierz „Kierunki studiów”. Znajdziesz tam uruchomienia dla kierunków automatycznie pobrane z modułu Kierunki studiów POL-on 2.0 do ankiety.

Zakładka Kierunki studiów

Lista aktywnych uruchomień dla kierunków wprowadzonych do POL-on 2.0 została zaciągnięta do ankiety w momencie jej udostępnienia.

Synchronizacja kierunków

W celu pobrania aktualnego zestawienia uruchomień kierunków prowadzonych przez uczelnię, kliknij w przycisk „Synchronizuj kierunki”. W kolejnym kroku potwierdź synchronizację.

Synchronizacja dotyczy wyłącznie kierunków o statusie „Aktywny”, które zostały zarejestrowane w POL-on 2.0 i dla których zostały zdefiniowane uruchomienia.

W przypadku braku zgodności danych pomiędzy modułem „Kierunki studiów” a ankietą system nie pozwoli na przesłanie ankiety do ministerstwa!

UWAGA! Jeśli zauważysz brak kierunku po synchronizacji, sprawdź czy został on prawidłowo wprowadzony w POL-on 2.0. W razie potrzeby należy go wprowadzić lub poprawić w module Kierunki studiów, a następnie dokonać synchronizacji z ankietą. Uzupełnienie kierunku w POL-on 2.0 wymaga roli edycyjnej do modułu Kierunki studiów (INST_KIERUNKI_ADM).

UWAGA! Jeśli po wykonanej synchronizacji okaże się, że w ankiecie znajdują się uruchomienia kierunków, które zostały usunięte z modułu Kierunki studiów w ich wierszach obok ikony ołówka (edycji) pojawią się dodatkowo:

  • ikona śmietnika (Akcja usuń) oraz
  • checkbox (Akcja zaznacz do usunięcia grupowego).

Użycie Akcji usunięcia w ankiecie powinno nastąpić wyłącznie w przypadku usunięcia uruchomienia lub kierunku z POL-on 2.0! Jeśli kierunki lub uruchomienia nie zostały usunięte z modułu Kierunki studiów nie należy ich usuwać z ankiety.

Kliknięcie w ikonę śmietnika pozwala na usuniecie pojedynczego uruchomienia. W przypadku konieczności usunięcia wielu uruchomień zaznacz checkbox przy danym uruchomieniu i użyj przycisku „Usuń zaznaczone”.

Import pliku z kierunkami

W ankiecie możliwe jest pobranie pliku (.xlsx) z udostępnionymi kierunkami za pomocą przycisku „Pobierz plik z kierunkami”.

Pobranie pliku bez synchronizacji wyeksportuje dane aktualne na dzień udostępnienia ankiety, tj. na dzień 17.07.2023 r. Jeśli – w okresie między udostępnieniem ankiety a pobraniem pliku – podmiot dokonywał zmian w module Kierunki studiów, zmiany te nie będą miały odzwierciedlenia w pobranym formularzu. Rekomendujemy synchronizację kierunków przed pobraniem pliku. Zapewni to pobranie pliku z aktualnymi danymi.

Przy wypełnianiu pól słownikowych, tj. „Przedmioty wymagane”, „Przedmioty wymagane – do wyboru”, „Przedmioty dodatkowe”, „Olimpiady i konkursy gwarantujące dodatkowe uprawnienia w rekrutacji z listy ministerstwa” czy „Olimpiady i konkursy gwarantujące dodatkowe uprawnienia w rekrutacji z IRK” należy pamiętać, aby wprowadzone dane były zgodne z wartościami słownikowymi. W przypadku wpisania wielu wartości, należy rozdzielić je średnikami, tj. Nazwa olimpiady1 – Organizator1; Nazwa olimpiady2 – Organizator2.

Słowniki

Znaczenia dla poszczególnych wartości słownikowych:

Brak – wartość wybierana, gdy w polu „Przedmioty obowiązkowe – do wyboru” i „Przedmioty dodatkowe” – nie są wskazywane żadne wartości; w ramach zasad przyjęcia definiowane są wyłącznie „Przedmioty obowiązkowe”.

Brak. Przyjęcia na podstawie egzaminów/rozmowy – wartość wybierana, gdy o przyjęciu na studia decydują egzaminy.

Brak. Zdana matura – wartość wybierana dla pola „Przedmioty obowiązkowe”, gdy nie ma znaczenia, z jakich przedmiotów kandydat zdawał maturę.

Przedmiot/język np. język angielski – wartości słownikowe dla przedmiotów i języków bez atrybutów; wybierane, gdy koniecznym jest zdanie przedmiotu/języka niezależnie od formy i poziomu (atrybuty przedmiotu/języka istotne są wyłącznie na etapie przeliczania punktów z matury – zwiększają lub nie szanse kandydata).

Przedmiot/język poziom podstawowy – wartości wybierane, gdy warunkiem koniecznym, by móc ubiegać się o przyjęcie na dany kierunek jest zdanie przedmiotu/języka na poziomie podstawowym.

Przedmiot/język poziom rozszerzony – wartości wybierane, gdy zdanie przedmiotu/języka na poziomie podstawowym nie uprawnia do ubiegania się do przyjęcia na dany kierunek studiów; warunkiem koniecznym jest zdanie przedmiotu/języka na poziomie rozszerzonym.

Przedmiot/język ustny – wartości wybierane, gdy prawo do ubiegania się o przyjęcie na kierunek daje już sama matura ustna.

Przedmiot/język pisemny – wartości wybierane, gdy warunkiem koniecznym, by móc ubiegać się o przyjęcie na dany kierunek jest zdanie przedmiotu pisemnie niezależnie od poziomu.

Język dwujęzyczny – wartości wybierane, gdy warunkiem koniecznym, by móc ubiegać się o przyjęcie na dany kierunek jest zdanie języka w wariancie dwujęzycznym.

Język obcy nowożytny/regionalny/mniejszości etnicznej/mniejszości narodowej – wartości wybierane, gdy warunkiem koniecznym jest zdanie języka z grupy, bez wskazania konkretnego języka.

Po uzupełnieniu pliku danymi dotyczącymi rekrutacji na rok akademicki 2024/2025 należy zaimportować plik. W tym celu skorzystaj z przycisku „Importuj plik z kierunkami”.

Przy zatwierdzeniu ankiety system zweryfikuje czy kierunki w ankiecie są takie same, jak w module Kierunki studiów. Jeśli informacje przekazane w pliku importowym będą się różniły – system poinformuje o konieczności synchronizacji.

Synchronizacji kierunków można dokonywać w dowolnym momencie. System uaktualnia dane przyrostowo, tj. uzupełnia brakujące kierunki i aktualizuje dane jeśli nastąpiła zmiana w module Kierunki studiów w zakresie: nazwy, formy, profilu czy poziomu kształcenia. Dla danych, dla których nie wprowadzono aktualizacji wartości nie są usuwane.

Dostępne filtry

Uruchomienia kierunków studiów sortowane są alfabetycznie na podstawie nazwy kierunku. Możliwe jest jednak wybranie dwóch typów sortowań:

  • Kierunek A>Z – domyślny
  • Kierunek Z>A

Dostępne są również filtry:

  • Kierunek studiów – wyszukiwanie po nazwie kierunku studiów. Nie jest wymagane podanie pełnej nazwy kierunku
  • Profil kształcenia:
    • dowolny,
    • praktyczny,
    • ogólnoakademicki,
    • nieokreślony.
  • Wyświetl
    • wszystkie kierunki
    • tylko uzupełnione – te, dla których wprowadzono i zapisano już dane w wymagane rubryki
    • tylko nieuzupełnione – te, dla których nie uzupełniono i nie zapisano jeszcze danych w wymaganych rubrykach
    • do usunięcia – te, które usunięto w module Kierunki studiów i będą wymagały usunięcia z ankiety.

Korzystaj z dostępnych filtrów w celu szybkiego odnalezienia kierunku lub grupy kierunków.

Wprowadź nazwę kierunku w okno wyszukiwania i/lub wskaż parametry kierunku. Kliknij w przycisk „Szukaj” w celu przefiltrowania.

Pomiędzy wyszukiwaniami użyj przycisku „Wyczyść”, znajdującego się w lewym górnym rogu sekcji z filtrami.

Edycja

Na każdym dodanym uruchomieniu kierunku możesz wykonać akcję edycji. Klikniecie w ikonę ołówka pozwoli ci na uzupełnienie informacji dotyczących rekrutacji.

Po wejściu w edycję wybranego kierunku, zostanie ci udostępniona ankieta z zakresem danych przekazywanych do Nawigatora Edukacji. Dane dotyczące rekrutacji na kierunek studiów należy uzupełnić od góry do dołu.

Wskaż czy kierunek jest planowany w Rekrutacji na rok 2024/2025 – TAK/NIE

Jeśli zaznaczysz opcję NIE dla kierunku, nie musisz już uzupełniać żadnych danych.

W przypadku zaznaczenia opcji TAK i następnie zmiany na NIE przy zatwierdzeniu danych informacje wprowadzone do formularza zostaną usunięte.

Następnie możesz dodać Opis kierunku studiów. Jest to informacja wprowadzana nieobowiązkowo. Pamiętaj o ograniczeniu wielkości pola do 2000 znaków ze spacjami.

W kolejnym kroku wskaż ze słownika z rozwijanej listy:

  • Przedmioty wymagane,
  • Przedmioty wymagane – do wyboru,
  • Przedmioty dodatkowe.

Możesz wskazać dowolną liczbę przedmiotów.

Jeśli wskazałeś co najmniej jeden Przedmiot wymagany – do wyboru, musisz wpisać ile z tych wskazanych przedmiotów do wyboru, kandydat musi zdać na maturze.

W polu Liczba przedmiotów obowiązkowych do zdania dla Przedmioty wymagane – do wyboru  wprowadź właściwą liczbę i opis jeśli potrzebujesz wpisać dodatkowe warunki.

Następnie możesz wskazać z rozwijanej listy dowolną liczbę Przedmiotów dodatkowych.

W formularzu można wskazać olimpiady i konkursy gwarantujące dodatkowe uprawnienia w rekrutacji. W tym celu należy skorzystać z następujących możliwości:

  • Olimpiady i konkursy gwarantujące dodatkowe uprawnienia w rekrutacji z listy Ministerstwa – pochodzące z „Komunikatów Ministra Edukacji i Nauki w sprawie wykazu olimpiad przedmiotowych przeprowadzonych z przedmiotu lub przedmiotów objętych egzaminem ósmoklasisty lub egzaminem maturalnym oraz konkursów dla uczniów szkół i placówek artystycznych” na dany rok szkolny olimpiady dotyczące egzaminów maturalnych.
  • Olimpiady i konkursy gwarantujące dodatkowe uprawnienia w rekrutacji z IRK – pobrane z systemów IRK olimpiady i konkursy uwzględniane w procesie rekrutacji.
  • Inne Olimpiady i konkursy gwarantujące dodatkowe uprawnienia w rekrutacji – pole umożliwiające wpisanie olimpiad i konkursów nie występujących w słownikach powyżej. Aby dodać olimpiadę/konkurs musisz podać jej nazwę i organizatora.

Możesz wskazać dowolną liczbę olimpiad i konkursów.

W polu Dodatkowe uprawnienia należy wprowadzić informację o dodatkowych uprawnieniach (poza maturą) jakie musi posiadać kandydat, by móc aplikować na kierunek studiów lub które może posiadać, zwiększając tym samym swoje szanse w rekrutacji. W przypadku nie występowania opisanych warunków w pole należy wpisać BRAK.

Następnie obowiązkowo wprowadź informację o dodatkowych egzaminach (pole Dodatkowe egzaminy) – wskazując odpowiednio TAK lub NIE.

Jeśli wybierzesz TAK, będziesz musiał podać szczegóły w polu tekstowym Opis egzaminu, np. rodzaj (egzamin/rozmowa kwalifikacyjna), zakres, forma (pisemna/ustna), czas trwania, wymagania (ołówek, gumka, strój gimnastyczny itp.). Obowiązuje cię ograniczenie informacji do 2000 znaków ze spacjami.

Zaznacz czy zdanie egzaminu/rozmowy jest warunkiem koniecznym do przejścia na dalszy etap rekrutacji – TAK/NIE

W kolejnym kroku możesz wskazać:

  • Minimalną liczbę punktów do uzyskania na egzaminie lub rozmowie (Wartość minimalną należy podać w kontekście wartości maksymalnej, np. 15/40),
  • Maksymalną liczbę punktów do zdobycia w rekrutacji,
  • Minimalną liczba punktów uprawniającą do przyjęcia na studia,
  • Liczbę miejsc na kierunku.

Na koniec użyj przycisku „Zapisz”, który znajduje się na dole formularza.

W przypadku niewypełniania pól opcjonalnych, system poinformuje cię, że na stronie Nawigatora Edukacji dane te pozostaną puste (co może wpłynąć na spadek zainteresowania danym kierunkiem przez aplikujących).

Korekta

Po zapisie formularza dotyczącego uruchomienia kierunku, do momentu wysłania ankiety, możesz poprawić wprowadzone informacje. W tym celu odszukaj rekord uruchomienia.

  • Jeśli chcesz od razu edytować formularz użyj ikony ołówka.
  • Jeśli chcesz podejrzeć treść wprowadzoną w formularz, kliknij w link aktywny ukryty pod nazwą uruchomienia. Następnie użyj przycisku „Koryguj kierunek”, znajdującego się w lewym górnym rogu strony.

Popraw formularz i zapisz zmiany.

Przed wysłaniem ankiety przejdź do zakładki „Informacje o uczelni”.

Zakładka Informacje o uczelni

W zakładce „Informacje o uczelni” możesz dodać:

  • Link do głównej strony rekrutacji,
  • Link do filmu promującego uczelnię,
  • Link do formularza (deklaracji) dostępności.

W tym celu użyj przycisku „Koryguj”, który edytuje tę część formularza.

Wprowadź linki, o ile nimi dysponujesz.

Zapisz informacje za pomocą przycisku „Zapisz”, który znajduje się na dole strony.

Zatwierdzenie i wysłanie ankiety

Jeśli wprowadziłeś wszystkie informacje do ankiety, możesz ją zatwierdzić. W tym celu skorzystaj z przycisku „Zatwierdź dane sprawozdania”. Po zatwierdzeniu ankiety, dalsza jej edycja nie będzie możliwa. Zatwierdzenie nie jest wysyłką – jest operacją możliwą do wycofania za pomocą akcji „Cofnij zatwierdzenie”.

Przed zatwierdzeniem ankiety wymagane jest uzupełnienie informacji w zakładce „Podsumowanie”!

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie. W sekcji Dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj”. Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojej jednostki, a następnie użyj przycisku zapisu.

Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól w formularzu, możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych. Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać je do pliku oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych ze stanem faktycznym.

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie”.

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu, dane ankiety należy przesłać do ministerstwa.

Aby wysłać ankietę, musisz dołączyć do niej plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia).

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu wysyłki.

Po wysłaniu ankiety, system zmieni jej status na „Wysłany”.

Historia zmian statusu

W zakładce Historia zmian statusu znajdziesz informacje kto i kiedy dokonał zmian w statusie ankiety. Jeśli twoja uczelnia zdecyduje się na przekazanie ankiety ponownie (po terminie przesłania danych do Nawigatora Edukacji, tj. 21.08.2023 r.) to kolejne wersje ankiety wraz z oświadczeniami zostaną również odłożone w tej zakładce.

Ankieta może być przekazywana do Nawigatora Edukacji wielokrotnie, do 31.12.2023 r. Dostęp do ankiety będzie wymagał uzyskania zgody ministerstwa (przez zgłoszenie merytoryczne Helpdesk OPI PIB). Ścieżka ponownego wysłania ankiety jest analogiczna z opisanym powyżej procesem.

Wydruk wyników filtrowania do pliku PDF lub XLSX

Wyniki filtrowania możesz pobrać do pliku PDF lub XLSX. Funkcjonalność dostępna jest dla osób z rolą do modułu Studenci (tj. INST_PR_WS, INST_PR_WS_PODGLAD) i dotyczy wyłącznie studentów własnej uczelni.

Uwaga! W jednym pliku można pobrać maksymalnie 100 stron wykazu.

Wyniki filtrowania wyświetlane są w domyślnym widoku tabelarycznym w liczbie 25 rekordów na stronę. Liczbę rekordów na stronę wykazu możesz ustawić samodzielnie. Dostępne wartości to: 10, 25, 50 lub 100 rekordów na stronę.

Jeden wiersz tabeli równa się jednemu rekordowi studenta, przy czym w jednym wierszu może znajdować się kilka kierunków z twojej uczelni, na których kształcił lub kształci się dany student.

Zakres danych widocznych w pliku obejmuje:

  • Imię,
  • Nazwisko,
  • PESEL/rodzaj i numer dokumentu,
  • Liczbę kierunków
  • Informacje o kierunku/kierunkach:
    • Nazwa kierunku
    • Kod uruchomienia,
    • Poziom,
    • Forma,
    • Tytuł uzyskany w wyniku kształcenia
    • Liczba semestrów
    • Nazwa uczelni, Nazwa jednostki podrzędnej (o ile została wprowadzona)
    • Okres studiowania od – do
    • Ostatni raportowany semestr

Wybierz właściwe atrybuty w oknie filtrów zestawienia, a następnie kliknij przycisk „Szukaj”. System wyświetli ci odnalezione rekordy w widoku tabelarycznym.

W przypadku dużej liczby wyników, ustaw liczbę rekordów wyświetlanych na stronie na 100, a następnie użyj przycisku „Pobierz listę do PDF” lub „Pobierz listę do XLSX”.

W kolejnym kroku wskaż zakres, który zostanie pobrany do pliku. Do wyboru masz trzy opcje:

  • wszystko (zakres dostępny dla rekordów mieszczących się do 100 stron wykazu);
  • bieżąca strona (zakres rekordów mieszczących się na wskazanej stronie wykazu);
  • zakres stron od – do (zakres maksymalnie 100 stron, po wskazaniu od – do)

Po wskazaniu zakresu użyj przycisku „Pobierz”. Plik z danymi zostanie zapisany na twoim komputerze.

Jeśli chcesz pobrać zakres rekordów większy niż 100 stron, pobierz go w częściach jako osobne pliki, wskazując strony 1-100, 101-200, 201-300… itp.

System poinformuje cię o nieprawidłowym wskazaniu zakresu rekordów przy próbie pobrania do pliku ponad 100 stron wyników filtrowania.

Plik PDF i XLSX poza zakresem danych będzie zawierał nazwę podmiotu, datę i dane osoby, generującej wydruk.

Rejestracja projektów z dwuetapową procedurą wnioskowania

Projekty międzynarodowe charakteryzują się dwuetapową procedurą wnioskowania o środki finansowe na poziomie ​międzynarodowym i ​krajowym​.

Na pierwszym etapie konkursu (etap międzynarodowy) polski zespół badawczy we współpracy z partnerami zagranicznymi przygotowuje w języku angielskim wspólny wniosek. Lider konsorcjum międzynarodowego składa wniosek wspólny w formie elektronicznej za pośrednictwem międzynarodowego systemu​.

Następnie na drugim etapie (etap krajowy) następuje przygotowanie przez polski zespół badawczy wniosku krajowego dot. polskiej części projektu. Odpowiednio zespół badaczy zagranicznych wnioskuje o finansowania w instytucjach w swoim kraju.​

Uwaga! W POL-on odzwierciedlamy dane na podstawie umowy zawartej między wnioskodawcą a podmiotem krajowym (podmiotem z drugiego etapu wnioskowania o finansowanie).

Rejestracja projektu międzynarodowego przebiega analogicznie do ścieżki opisanej tutaj.

W POL-on nie określamy typu projektu naukowego, co oznacza, że nie określamy czy projekt jest krajowy, zagraniczny czy międzynarodowy, ale wskazujemy czy instytucja finansująca (instytucja, z którą jednostka podpisuje umowę na etapie krajowym) jest krajowa, zagraniczna czy międzynarodowa.

W polu jednostka finansująca należy podać nazwę instytucji, z którą podpisano umowę na szczeblu krajowym.

Zgodnie z interpretacją ministerstwa:

  • Podmiot krajowy to podmiot polski.
  • Podmiot zagraniczny to podmiot mający siedzibę w kraju innym niż Polska, podlega regulacjom danego prawa krajowego.
  • Instytucja międzynarodowa to podmiot, który zrzesza kilka krajów lub uczestników z kilku krajów (jest rozproszona) i podlega jurysdykcji międzynarodowej.

W danych dotyczących podmiotu realizującego należy wskazać źródło pochodzenia środków z podziałem na krajowe i zagraniczne. Zauważ, że jednostka finansująca może być krajowa (NCN, NCBiR), ale środki przekazane przez instytucję mogą być (zgodnie z umową) środkami krajowymi i/lub zagranicznymi.

 Uwaga! Zgodnie ze stanowiskiem ministerstwa w sprawie kwalifikacji przyznanych środków w ramach funduszy strukturalnych całe środki przyznane na realizację projektu należy zaraportować jako środki krajowe.

W zależności od tego czy umowie wnioskodawca sprawozdający do POL-on figuruje jako lider/jedyny realizator, czy współrealizator – odpowiednio oznaczamy informację w formularzu.

Zgodnie z zapisami rozporządzenie ws. POL-on (§ 5 ust. 3 pkt 8):

  • rejestrujemy lidera bez względu na to czy jest podmiotem krajowym, czy zagranicznym;
  • rejestrujemy współrealizatora krajowego;
  • nie rejestrujemy współrealizatora zagranicznego.

Przykłady rejestracji podmiotów realizujących znajdziesz tutaj.

Objaśnienia do sprawozdania z wykorzystania dotacji za rok 2022

Objaśnienia do sprawozdania z wykorzystania dotacji na zadania związane z zapewnieniem osobom niepełnosprawnym warunków do pełnego udziału w procesie przyjmowania na studia, do szkół doktorskich, kształceniu na studiach i w szkołach doktorskich lub prowadzeniu działalności naukowej, o których mowa w art. 365 ust. 6 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2022 r. poz. 574, z późn. zm.)

Nowe dyscypliny i zmiana nazw dyscyplin a przyporządkowanie prowadzonych kierunków studiów

Zgodnie z ustaleniami ministerstwa zawartymi w komunikacie opublikowanym w aktualnościach systemu ​w związku z podjęciem w dniu 13 lutego 2023 r. przez Radę Doskonałości Naukowej (RDN) uchwały w sprawie zmian w klasyfikacji dziedzin i dyscyplin (określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce) od 24.02.2023 r. uczelnie mogą w systemie POL-on dokonywać przyporządkowania prowadzonych kierunków studiów do nowych dyscyplin i tych, które zmieniły nazwę.

Z treścią uchwały RDN możesz zapoznać się tutaj.

UWAGA! W związku z brakiem przepisów przejściowych do rozporządzenia Ministra Edukacji i Nauki z dnia 11 października 2022 r. w sprawie dziedzin nauki i dyscyplin naukowych oraz dyscyplin artystycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2202), podmioty powinny stosować przepisy tej regulacji od dnia wejścia jej w życie. Dopuszczalne jest więc posługiwanie się nową klasyfikacją dyscyplin w okresie od dnia wejścia w życie rozporządzenia do dnia podjęcia uchwały RDN.

Zmienione nazwy dyscyplin

  • Dyscyplina „automatyka, elektronika i elektrotechnika” zmieniła nazwę na „automatyka, elektronika, elektrotechnika i technologie kosmiczne”;
  • Dyscyplina „inżynieria lądowa i transport” zmieniła nazwę na „inżynieria lądowa, geodezja i transport”.

Dyscyplina przeniesiona do nowej dziedziny

  • Dyscyplina „weterynaria” w dziedzinie nauk rolniczych została przeniesiona do dziedziny nauk weterynaryjnych.

Nowe dyscypliny

  • biotechnologia
  • etnologia i antropologia kulturowa
  • polonistyka
  • inżynieria bezpieczeństwa
  • ochrona dziedzictwa i konserwacja zabytków
  • biologia medyczna
  • stosunki międzynarodowe
  • nauki biblijne
  • nauki o rodzinie

Przyporządkowanie prowadzonych kierunków studiów do dyscyplin, które zmieniły nazwę

W przypadku zmiany nazwy dyscypliny uczelnie muszą niezwłocznie dostosować program studiów uwzględniając nową nazwę dyscypliny, do której jest przyporządkowany prowadzony kierunek studiów.

  • Zmiany w programie studiów w zakresie nazwy powinny objąć wszystkie cykle kształcenia trwające w dniu wejścia w życie ww. rozporządzenia w sprawie dziedzin nauki i dyscyplin naukowych oraz dyscyplin artystycznych, tj. studia rozpoczęte w roku akademickim 2022/2023, a także studia rozpoczęte przed rokiem akademickim 2022/2023.
  • Zmiany w zakresie dostosowania programu studiów, do zmian w przepisach powszechnie obowiązujących mogą być wprowadzane w trakcie cyklu kształcenia.

Niezbędne dla wprowadzenia ww. zmian w programie studiów w zakresie nazwy dyscypliny jest podjęcie stosownej uchwały przez senat uczelni, który ustala program studiów.

W dyplomach ukończenia studiów wydawanych absolwentom, którzy ukończą studia w semestrze zimowym roku akademickiego 2022/2023, powinna być wskazana dyscyplina (dyscyplina wiodąca), do której jest przyporządkowany kierunek studiów ukończonych przez absolwenta, wynikająca z ww. uchwały senatu ustalającej program tych studiów.

Zmiana programu kształcenia dla kierunku, w przypadku dyscyplin, które zmieniły nazwę, od strony technicznej wymaga rejestracji zmiany listy dyscyplin dla kierunku.

Zmiana programu kształcenia dla kierunku, w przypadku dyscyplin, które zmieniły nazwę może zostać wykonana samodzielnie pod następującymi warunkami:

  • kierunek jest prowadzony na podstawie decyzji rektora/uchwały senatu
  • uczelnia posiada co najmniej kategorię B+ dla dyscypliny wiodącej wskazanej na nowej liście.

Przy czym:

  • jeśli uczelnia ma przyznaną kategorię naukową w dyscyplinie automatyka, elektronika i elektrotechnika (stara nazwa) system traktuje to tak jakby miała przyznaną tę samą kategorię w dyscyplinie automatyka, elektronika, elektrotechnika i technologie kosmiczne (nowa nazwa).
  • jeśli uczelnia ma przyznaną kategorię naukową w dyscyplinie inżynieria lądowa i transport (stara nazwa) system traktuje to tak jakby miała przyznaną tę samą kategorię w dyscyplinie inżynieria lądowa, geodezja i transport (nowa nazwa).
  • jeśli uczelnia ma przyznaną kategorię naukową w dyscyplinie weterynaria w dziedzinie nauk rolniczych system traktuje to tak jakby miała przyznaną tę samą kategorię w dyscyplinie weterynaria w dziedzinie weterynaria.

Przyporządkowanie prowadzonych kierunków studiów w przypadku wyodrębnienia nowej dyscypliny

W związku z wyodrębnieniem nowych dyscyplin uczelnie mogą w ramach doskonalenia programu studiów, dokonywać zmian w programach studiów w zakresie związanym z przyporządkowaniem kierunków do dyscyplin naukowych, w tym zmian efektów uczenia się. Decyzja o potrzebie wprowadzenia określonych zmian w programie studiów w zakresie efektów uczenia się i przyporządkowania kierunku do dyscyplin naukowych, w tym zmiany dyscypliny wiodącej, w związku z wyodrębnieniem w klasyfikacji nowej dyscypliny, należy do uczelni prowadzącej studia na określonym kierunku.

  • Zmiany w programach studiów w zakresie przyporządkowania kierunku do dyscyplin naukowych, w związku z wyodrębnieniem nowej dyscypliny, powinny być wprowadzane z początkiem nowego cyklu kształcenia.

Kierunki utworzone decyzją/pozwoleniem ministra

  • W przypadku kierunku studiów utworzonego na podstawie decyzji/pozwolenia ministra, zmiany w programie studiów nie mogą przekraczać łącznie 30% ogólnej liczby efektów uczenia się określonych w programie studiów aktualnym na dzień wydania tego pozwolenia (Dotyczy to zmian w programie studiów dokonanych po jego wejściu w życie. W limicie tym nie uwzględnia się zmian w programie studiów dokonanych przed dniem 1 października 2018 r.)

W przypadku gdy zmiany w programie studiów w związku ze zmianą przyporządkowania do dyscyplin wyniosą powyżej 30% ogólnej liczby efektów uczenia się wymaga to utworzenia nowego kierunku.

  • Uczelnia posiadająca odpowiednią kategorię naukową (co najmniej B+), w dyscyplinie wiodącej, do której jest przyporządkowany kierunek studiów tworzy nowy kierunek studiów, który musi mieć nazwę inną niż dotychczasowa,
  • Uczelnia nieposiadająca odpowiedniej kategorii naukowej (co najmniej B+), w dyscyplinie wiodącej, do której jest przyporządkowany kierunek studiów (dot. także zmiany dyscypliny wiodącej na wyodrębnioną nową dyscyplinę) musi wystąpić do ministerstwa z wnioskiem o nowy kierunek studiów, który musi mieć nazwę inną niż dotychczasowa.

Warunkiem wprowadzenia ww. zmian w programie studiów w przypadku wyodrębnienia nowej dyscypliny jest podjęcie stosownej uchwały przez senat uczelni, który ustala program studiów.

Zgodnie ze zmianą w art. 28 ust. 5 ustawy PSWiN ustalanie programów studiów, uchwalanie zmian w programie studiów, może być wykonywane przez inny określony w statucie organ uczelni, o którym mowa w art. 17 ust. 2, z tym że efekty uczenia się muszą być określone przez senat.

Formularz danych uzupełniających na potrzeby naliczania subwencji

Podstawy prawne

Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o Szkolnictwie Wyższym i Nauce

Art. 350. 1. Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych obejmuje:
3) sprawozdania i raporty z wykorzystania środków finansowych, o których mowa
w art. 365;

Rozporządzenie Ministra Szkolnictwa Wyższego i Nauki z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on

§16. 1. Rektor, rektor uczelni prowadzonej przez kościół lub inny związek wyznaniowy otrzymującej subwencje, dotacje i inne środki z budżetu państwa, dyrektor instytutu PAN, dyrektor instytutu badawczego, dyrektor instytutu międzynarodowego, prezes Polskiej Akademii Umiejętności i osoba kierująca innym podmiotem prowadzącym głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły posiadającym siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wprowadza
do bazy dokumentów planistyczno-sprawozdawczych odpowiednio:
3) sprawozdania z wykorzystania środków finansowych, o których mowa w art. 365 ustawy, składane w trybie art. 427 ust. 1 ustawy, w terminie 21 dni od dnia otrzymania wezwania ministra do jego złożenia;

2. Danych zamieszczonych w bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych nie aktualizuje się, z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 350 ust. 1 pkt 3 ustawy. Dane te aktualizuje się w przypadku wezwania przez ministra,
w terminie wskazanym w wezwaniu.

  1. Dane zamieszczone w bazie dokumentów planistyczno-sprawozdawczych:
    1) oznacza się jako archiwalne po upływie roku od dnia ich wprowadzenia do bazy, określonego zgodnie z ust. 1;
    2) usuwa się po upływie 10 lat, liczonych od roku następującego po roku, w którym nastąpiło oznaczenie tych danych
    jako archiwalne.

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania

Do złożenia sprawozdania zobowiązane są publiczne uczelnie akademickie:

  • uczelnie IDUB,
  • pozostałe akademickie (w tym kościelne).

Część 1 i 2 formularza wypełniają uczelnie publiczne akademickie nadzorowane przez ministerstwo i 6 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych tj.:

  • Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,
  • Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
  • Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,
  • Akademia Katolicka w Warszawie,
  • Akademia Ignatianum w Krakowie,
  • Prawosławne Seminarium Duchowne.

Część 3 formularza dotyczącą projektów wypełnia tylko 9 uczelni IDUB:

  • Akademia Górniczo-Hutnicza im. Stanisława Staszica w Krakowie,
  • Politechnika Gdańska,
  • Politechnika Śląska,
  • Politechnika Warszawska,
  • Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu,
  • Uniwersytet Jagielloński w Krakowie,
  • Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu,
  • Uniwersytet Warszawski,
  • Uniwersytet Wrocławski.

Publiczne uczelnie zawodowe nie składają ww. formularza

Termin złożenia formularza danych uzupełniających na potrzeby naliczenia subwencji upływa: 28 lutego. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu INST_PR_SPR nadana na całość uczelni.

Aby uzupełnić formularz danych na potrzeby subwencji, po zalogowaniu do systemu z rozwijanego menu po lewej stronie, wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy, a następnie przejdź do wybranego sprawozdania.

Brak danych do sprawozdania

Jeśli twoja jednostka nie posiada danych do przekazania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania, a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz”.

UWAGA! Zaznaczenie checkboxa „Brak danych do sprawozdania” jest możliwe tylko dla sprawozdania w trybie edycji.

Jeśli wprowadzisz jakeś informacje do sprawozdania i następnie zaznaczysz checkbox „Brak danych do sprawozdania” trwale utracisz wprowadzone informacje, system wyświetli o tym ostrzeżenie i poprosi o potwierdzenie.

W przypadku tego sprawozdania po odznaczeniu checkbox’a sprawozdanie zostanie przywrócone do stanu w jakim było w momencie udostępnienia (Do części 1 zostaną ponownie wgrane aktywne umowy z poprzedniego roku. Natomiast informacje wprowadzone przez ciebie do formularza nie zostaną przywrócone).

Wprowadzenie danych do sprawozdania

Jeśli twoja jednostka posiada dane do przekazania, przejedź w dół – do sekcji z częściami sprawozdania.

Formularz składa się z następujących części:

  1. Współpraca międzynarodowa
  2. Pracownicy cudzoziemcy
  3. Projekty realizowane w ramach programów międzynarodowych Horyzont 2020 i Horyzont Europa (dla uczelni IDUB)

W części 1 formularza znajdziesz zmigrowane automatycznie aktywne umowy za zeszły rok, tj. jeśli przynajmniej jeden dzień z tej umowy mieści się w okresie sprawozdawczym dla subwencji danego roku. Okres sprawozdawczy dla subwencji danego roku to poprzedni rok akademicki (np. dla formularza subwencji 2023 okresem sprawozdawczym będzie rok akademicki 2021/2022 czyli okres 01.10.2021-30.09.2022). Możesz poprawić lub usunąć takie umowy, korzystając odpowiednio z ikony ołówka lub śmietnika.

Dane w tabeli możesz posortować rosnąco lub malejąco według numeru umowy/porozumienia.

W kolumnie Dziedzina/dyscyplina naukowa, w której prowadzona jest współpraca, możesz znaleźć link aktywny „<pokaż więcej>”. Występuje on w przypadku, gdy w umowie wskazano więcej niż dwie dyscypliny. Kliknięcie w link wyświetli wszystkie dziedziny i dyscypliny przypisane do umowy.

Aby przejść do szczegółów umowy, użyj linku aktywnego ukrytego w kolumnie Rodzaj lub Nr umowy/porozumienia.

W tej części formularza możesz:

  • Dodać pojedynczą umowę
  • Dodać wiele umów za pomocą pliku importowego

Dodanie pojedynczej umowy

Aby dodać nową umowę do zestawienia kliknij w przycisk „Dodaj umowę”, a następnie uzupełnij formularz od góry do dołu, wybierając dane z rozwijanego menu lub wprowadzając informacje z klawiatury.

W danych podstawowych wskaż lub uzupełnij obowiązkowo:

  • Rodzaj (porozumienie, umowa)
  • Numer porozumienia lub umowy (uwzględniając umowy dotyczące współpracy w zakresie wspólnego prowadzenia badań, projektów naukowych, wdrożeniowych i innowacyjnych)
  • Nazwę partnera
  • Kraj pochodzenia partnera (system podpowie ci kraj po wprowadzeniu kilku pierwszych liter)
  • Miasto pochodzenia partnera
  • Status (aktywny, nieaktywny)
  • Okres trwania umowy od
  • Zakres współpracy

Okres trwania umowy do – jest pozycją, która może pozostać pusta. W przypadku umów na czas nieokreślony wskazane jest oznaczenie właściwego checkboxa.

W kolejnym kroku wskaż dyscyplinę. W tym celu użyj przycisku „Dodaj”, a następnie wybierz właściwą pozycję z rozwijanego menu. Aby dodać kolejną dyscyplinę powtórz proces.

Wprowadź informacje dotyczące studentów i doktorantów podając liczbę:

  • Przyjeżdżających na okres co najmniej 3 miesięcy
  • Wyjeżdżających na okres co najmniej 3 miesięcy

Analogicznie podaj informację o liczbie nauczycieli akademickich

  • Przyjeżdżających
  • Wyjeżdżających

Zapisz formularz korzystając z przycisku zapisu znajdującego się na dole strony.

Zapisaną umowę możesz usunąć lub skorygować, korzystając z właściwych przycisków.

Dodanie wielu umów za pomocą pliku importowego

Aby dodać wiele umów do zestawienia za pomocą pliku importowego, będziesz musiał wykonać poniższe kroki.

  1. Pobierz plik xlsx z dotychczas wprowadzonymi umowami, a w przypadku braku zarejestrowanych umów, pusty plik xlsx. W tym celu użyj przycisku „Pobierz umowy” i zapisz plik na komputerze.
  2. Uzupełnij lub popraw pobrany plik zgodnie z posiadaną dokumentacją.
  3. Zaimportuj kompletny plik za pomocą przycisku „Importuj umowy”. 

Jeśli plik importowy będzie zawierał błędy, wówczas system poinformuje cię o tym. Przejdź do zakładki „Błędy walidacji”, aby pobrać plik z listą błędów, które należy poprawić przed ponownym wgraniem danych.

W polu „Dziedzina/dyscyplina naukowa, w której prowadzona jest współpraca” w przypadku większej ilości należy wykazać je po przecinku.

Jeśli plik importowy przejdzie walidację, system wyświetli komunikat o treści „UWAGA: Po zaimportowaniu pliku dotychczasowe dane wprowadzone do działu II formularza zostaną w całości usunięte i zastąpione jego zawartością. Czy chcesz kontynuować operację?”. W celu zatwierdzenia importu kliknij „Tak”. Wcześniejsze dane zostaną nadpisane. Jeśli wybierzesz „Nie” – operacja zostanie anulowana.

W części 2 dotyczącej pracowników cudzoziemców użyj przycisku „Uzupełnij”, aby wyedytować formularz.  Wprowadź liczbę pracowników niebędących obywatelami polskimi posiadających tytuł profesora lub zatrudnionych na stanowisku profesora uczelni w innej uczelni, zagranicznej uczelni lub zagranicznej instytucji naukowej lub na stanowisku profesora instytutu w instytucie PAN, instytucie badawczym lub instytucie międzynarodowym, które w poprzednim roku akademickim przeprowadziły co najmniej 60 godzin zajęć dydaktycznych w i-tej publicznej uczelni akademickiej (z wyłączeniem osób pozostających z uczelnią w stosunku pracy). Zapisz formularz przyciskiem zapisu.

Zapisaną liczbę możesz poprawić za pomocą przycisku „Koryguj”.

W części 3 Projekty realizowane w ramach programów międzynarodowych Horyzont 2020 i Horyzont użyj przycisku „Uzupełnij”, aby przejść do trybu edycji.

Uzupełnij informacje wprowadzając numer umowy oraz wskazując rolę w projekcie. Do wyboru masz następujące role:

  • Beneficjent
  • Partner
  • Lider

Można wybrać tylko jedną rolę dla danej umowy.

Kolejną umowę możesz dodać za pomocą przycisku „Dodaj kolejną umowę”. Dodane pozycje możesz usunąć korzystając z ikony śmietnika, znajdującego się po prawej stronie danej pozycji.

Po uzupełnieniu umów, zapisz wszystkie dane za pomocą przycisku na dole strony.

W przypadku błędu lub braku po zapisie dostępna jest opcja korekty.

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania. System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania.

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie. W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj”. Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojej jednostki, a następnie użyj przycisku zapisu.

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych. Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać je do pliku oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym.

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie”.

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa.

Aby wysłać sprawozdanie musisz dołączyć do niego plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia).

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu.

Jeśli chcesz, możesz załączyć dodatkowe pliki lub dodać komentarz. Po dołączeniu pliku/plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie”.

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany”.

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne).

Zasady przyznawania i reguły kontrolne świadczeń

Podstawy prawne

Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce

Art.  86.  [Pomoc materialna]

  1. Student może ubiegać się o:

1) stypendium socjalne;

2) stypendium dla osób niepełnosprawnych;

3) zapomogę;

4) stypendium rektora;

Art.  92.  [Okres, na jaki przyznawane są stypendia i zapomogi; maksymalna wysokość stypendiów]

  1. Stypendia, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1, 2 i 4, są przyznawane na semestr lub na rok akademicki i wypłacane co miesiąc przez okres do 10 miesięcy, a gdy kształcenie trwa semestr – przez okres do 5 miesięcy.
  2. Zapomoga może być przyznana nie częściej niż 2 razy w roku akademickim.
  3. Łączna miesięczna kwota stypendiów, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1 i 4, dla studenta nie może być wyższa niż 38% wynagrodzenia profesora.

Art.  93.  [Ograniczenie możliwości przyznania świadczeń]

  1. Świadczenia, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1-4 i art. 359 ust. 1, przysługują na studiach pierwszego stopnia, studiach drugiego stopnia i jednolitych studiach magisterskich.
  2. Student kształcący się równocześnie na kilku kierunkach studiów może otrzymywać świadczenia, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1-4 i art. 359 ust. 1, tylko na jednym, wskazanym przez niego kierunku.
  3. Świadczenia, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1-4 i art. 359 ust. 1, nie przysługują studentowi posiadającemu tytuł zawodowy:

1) magistra, magistra inżyniera albo równorzędny;

2) licencjata, inżyniera albo równorzędny, jeżeli ponownie podejmuje studia pierwszego stopnia.

  1. Łączny okres, przez który przysługują świadczenia, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1-4 i art. 359 ust. 1, wynosi 12 semestrów, bez względu na ich pobieranie przez studenta, z zastrzeżeniem że w ramach tego okresu świadczenia przysługują na studiach:

1) pierwszego stopnia – nie dłużej niż przez 9 semestrów;

2) drugiego stopnia – nie dłużej niż przez 7 semestrów.

  1. Łączny okres, o którym mowa w ust. 4, jest dłuższy o 2 semestry w przypadku, gdy student podjął jednolite studia magisterskie, których czas trwania określony w przepisach prawa wynosi 11 albo 12 semestrów.
  2. Do okresu, o którym mowa w ust. 4 i 5, wlicza się wszystkie rozpoczęte przez studenta semestry na studiach, o których mowa w ust. 1, w tym semestry przypadające w okresie korzystania z urlopów, o których mowa w art. 85 ust. 1 pkt 3, z wyjątkiem semestrów na kolejnych studiach pierwszego stopnia rozpoczętych lub kontynuowanych po uzyskaniu pierwszego tytułu zawodowego licencjata, inżyniera albo równorzędnego. W przypadku kształcenia się na kilku kierunkach studiów semestry odbywane równocześnie traktuje się jako jeden semestr.
  3. W przypadku gdy niepełnosprawność powstała w trakcie studiów lub po uzyskaniu tytułu zawodowego, świadczenie, o którym mowa w art. 86 ust. 1 pkt 2, przysługuje przez dodatkowy okres 12 semestrów. Przepisy ust. 4 i 6 stosuje się odpowiednio.
  4. Przepisy ust. 1-7 stosuje się odpowiednio do studentów, którzy kształcili się lub uzyskali tytuły zawodowe za granicą.

Art.  344.  [Wykaz studentów]

  1. Wykaz studentów obejmuje:

10) rodzaj przyznanych świadczeń, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1-4;

Rozporządzenie Ministra Nauki I Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on

§ 3 ust. 3. W zakresie danych, o których mowa w art. 344 ust. 1 pkt 10 ustawy, w wykazie studentów zamieszcza się następujące informacje:

1) rodzaj przyznanego świadczenia;

2) okres, na który świadczenie zostało przyznane.

Zasady przyznawania świadczeń

Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia, studiach drugiego stopnia i jednolitych studiach magisterskich, przez łączny okres 12 semestrów, bez względu na ich pobieranie przez studenta.

W ramach tego okresu, świadczenia przysługują na studiach:

  • pierwszego stopnia – nie dłużej niż przez 9 semestrów;
  • drugiego stopnia – nie dłużej niż przez 7 semestrów.

W przypadku, gdy student podjął jednolite studia magisterskie, których czas trwania określony w przepisach prawa wynosi 11 albo 12 semestrów (np. na kierunkach medycznych), łączny okres, w którym przysługują świadczenia, jest dłuższy o 2 semestry, tj. wynosi łącznie 14 semestrów.

Więcej informacji w komunikacie ministerstwa: https://www.gov.pl/web/edukacja-i-nauka/swiadczenia-dla-studentow-w-roku-akademickim-20232024

Student, który kształci się jednocześnie na kilku kierunkach studiów, może otrzymać świadczenie danego rodzaju (np. stypendium socjalne), tylko na jednym, wskazanym przez niego, kierunku studiów. Student może otrzymać dane świadczenie (np. stypendium socjalne) na jednym kierunku, a inne świadczenie (np. stypendium rektora) na drugim kierunku, w tym także w innej uczelni.

Okres przysługiwania świadczeń

W przypadku ukończenia studiów I stopnia i rozpoczęcia studiów II stopnia, albo przerwania studiów (skreślenia z listy) i rozpoczęcia kolejnych, sumują się wyłącznie okresy studiowania (tj. do ukończenia studiów lub skreślenia z listy studentów).

Do okresu przysługiwania świadczeń wlicza się wszystkie rozpoczęte przez studenta semestry na studiach, w tym także semestry przypadające w okresie korzystania z urlopów od zajęć, z zastrzeżeniem:

  • Semestry na kolejnych studiach pierwszego stopnia rozpoczętych lub kontynuowanych po uzyskaniu pierwszego tytułu zawodowego licencjata, inżyniera albo równorzędnego (kolejne studia pierwszego stopnia) nie są wliczane do okresu przysługiwania świadczeń. 
  • Semestry na kolejnych studiach po uzyskaniu tytułu zawodowego magistra, magistra inżyniera albo równorzędnego (kolejne studia) nie są wliczane do okresu przysługiwania świadczeń.

W przypadku kształcenia się na kilku kierunkach studiów, semestry odbywane równocześnie traktuje się jako jeden semestr.

Stypendium socjalne, stypendium dla osób niepełnosprawnych, stypendium rektora są przyznawane na semestr lub na rok akademicki.

Jeżeli w danym roku akademickim student został zarejestrowany na dwa semestry, to stypendium może zostać przyznane maksymalnie na 10 miesięcy w okresie od 1 października do 30 września roku następnego.

Jeżeli w danym roku akademickim student został zarejestrowany na jeden semestr studiów, to stypendium może zostać przyznane maksymalnie na 5 miesięcy w okresie od 1 października do 30 września roku następnego, a dokładniej:

  • jeżeli student został zarejestrowany tylko na semestr zimowy, to świadczenia mogą być wypłacane do lutego włącznie.
  • jeżeli student został zarejestrowany na semestr letni, to świadczenie może otrzymać od marca do września.​​

Prawo do świadczenia nie przysługuje studentowi po upłynięciu okresu 12 lub 14 semestrów zliczonych na studiach pierwszego stopnia, studiach drugiego stopnia i jednolitych studiach magisterskich, bez względu na to czy student pobierał świadczenie, czy nie.

Prawo do świadczenia nie przysługuje studentowi posiadającemu tytuł zawodowy licencjata, inżyniera albo równorzędny, jeżeli ponownie podejmuje studia pierwszego stopnia oraz studentowi posiadającemu tytuł zawodowy magistra, magistra inżyniera albo równorzędny. Od tej zasady został ustanowiony wyjątek, który dotyczy prawa do stypendium dla osób niepełnosprawnych.

Stypendium dla osób niepełnosprawnych

W przypadku, gdy niepełnosprawność powstała w trakcie studiów lub po uzyskaniu tytułu zawodowego, student może otrzymać stypendium dla osób niepełnosprawnych jeszcze na jednym, kolejnym kierunku studiów przez okres 12 miesięcy.

Do okresu przysługiwania świadczeń nie są wliczane semestry, kiedy student nie studiuje.

Przy ocenie prawa do stypendium dla osób niepełnosprawnych na kolejnym kierunku studiów, istotny jest moment powstania niepełnosprawności, a nie data wydania orzeczenia potwierdzającego powyższy fakt. Datę lub okres powstania niepełnosprawności określa się na podstawie treści ww. orzeczenia.

UWAGA! System waliduje świadczenia przyznane od października 2022 r.  licząc semestry.

Reguły kontrolne (walidacje)

  • Nie można wypłacać świadczenia w okresie braku rejestracji semestru studiów (POL_3680)
  • Nie można otrzymywać tego samego świadczenia na wielu kierunkach studiów na tej samej uczelni (POL_2716)
  • Nie można otrzymywać tego samego świadczenia na wielu kierunkach studiów na różnych uczelniach (POL_3681)
  • Nie można otrzymywać świadczenia dłużej niż 10 miesięcy w roku akademickim, jeżeli kształcenie trwa dwa semestry (POL_2719)
  • Nie można otrzymywać świadczenia dłużej niż 5 miesięcy w roku akademickim, jeżeli kształcenie trwa semestr (POL_2720)
  • Zapomoga może być przyznana nie częściej niż dwa razy w roku akademickim na wszystkich kierunkach i uczelniach, na których student realizuje kształcenie (POL_3682)
  • Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia nie dłużej niż 9 semestrów – przekroczony okres przysługiwania świadczenia w ramach wszystkich studiów na określonym poziomie (POL_3800)
  • Świadczenia przysługują na studiach drugiego stopnia nie dłużej niż 7 semestrów – przekroczony okres przysługiwania świadczenia w ramach pojedynczych studiów (POL_3683)
  • Świadczenia przysługują na jednolitych studiach magisterskich nie dłużej niż 12 semestrów, jeżeli trwają one krócej niż 11 semestrów – przekroczony okres przysługiwania świadczenia w ramach pojedynczych studiów (POL_3795)
  • Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia, studiach drugiego stopnia i jednolitych studiach magisterskich, przez łączny okres 12 lub 14 semestrów, bez względu na ich pobieranie przez studenta (POL_3797)
  • Prawo do świadczeń nie przysługuje studentowi posiadającemu tytuł zawodowy licencjata, inżyniera albo równorzędny, jeżeli ponownie podejmuje studia pierwszego stopnia (POL_2723)
  • Prawo do świadczeń nie przysługuje studentowi posiadającemu tytuł zawodowy magistra, magistra inżyniera albo równorzędny (POL_2722)

Walidacje sprawdzają, czy świadczenie zostało przyznane poprawnie w ramach studiów, których dotyczy.

Kontrola uruchamiana jest w przypadku zarejestrowanych świadczeń (stypendium socjalne, stypendium rektora, zapomoga, stypendium dla osób niepełnosprawnych) od października 2022 roku, jednak przy wyliczeniach uwzględniane są dane dotyczące semestrów ze wszystkich studiów studenta, również te sprzed 2022 roku. System oblicza liczbę semestrów zarejestrowanych w ramach studiów oraz sprawdza, w którym semestrze zostało przyznane świadczenie.

Więcej o regułach kontrolnych w dokumencie „Reguły walidacji w obszarze studentów” umieszczonym w pomocy systemu: https://polon.nauka.gov.pl/pomoc/knowledge-base/specyfikacja-interfejsow-masowej-wymiany-danych-w-systemie-pol-on-w-wersji-2-0/

Przykładowe scenariusze

UWAGA! W poniższych scenariuszach graficznych kolorem zielonym zostały oznaczone semestry zliczane do okresu przyznawania świadczenia zgodnie z regułami zawartymi w przepisach prawnych. Kolorem różowym – semestry nie zliczane do ww. okresu.

W poniższych scenariuszach studentom nie przysługuje dodatkowy okres przyznawania świadczenia ze względu na niepełnosprawność (Art. 93. ust. 7 PSWiN).

Scenariusz 1

Student rozpoczyna studia I stopnia na Kierunku A. Po roku rozpoczyna studia I stopnia na Kierunku B. Jako kierunek, na którym będzie pobierał świadczenie wskazuje Kierunek A.

Po 5 semestrze zostaje skreślony z kierunku A. Od tego momentu będzie mógł pobierać świadczenie na drugim Kierunku studiów I stopnia (Kierunek B) – nie dłużej niż 9 semestrów na studiach I stopnia łącznie.

Rok po ukończeniu studiów I stopnia na Kierunku B, student rozpoczyna studia II stopnia. Będzie mógł pobierać świadczenie przez kolejne semestry – nie dłużej niż 7 semestrów na studiach II stopnia i 12 semestrów na studiach I i II stopnia łącznie.

Reguły, które mają zastosowanie w tym scenariuszu:

  • Nie można otrzymywać tego samego świadczenia na wielu kierunkach studiów
  • Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia nie dłużej niż 9 semestrów
  • Świadczenia przysługują na studiach drugiego stopnia nie dłużej niż 7 semestrów
  • Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia, studiach drugiego stopnia i jednolitych studiach magisterskich, przez łączny okres 12 lub 14 semestrów, bez względu na ich pobieranie przez studenta

Tak wygląda graficzna prezentacja scenariusza:

Scenariusz 2

UWAGA! W poniższym scenariuszu dodatkowe semestry zliczane na studiach są wynikiem tego, że student przebywa na urlopie przez dwa semestry w tym samym czasie na obu Kierunkach I stopnia oraz powtarza rok na studiach II stopnia.

Student rozpoczyna studia I stopnia na Kierunku A. Po roku rozpoczyna studia I stopnia na Kierunku B. Jako kierunek, na którym będzie pobierał świadczenie wskazuje Kierunek A. Nie może pobierać świadczeń dłużej niż 9 semestrów na studiach I stopnia.

Od momentu otrzymania tytułu licencjata nie może pobierać świadczenia na kolejnych studiach I stopnia (Kierunek B).

Po ukończeniu studiów I stopnia na Kierunku B, student rozpoczyna studia II stopnia. Będzie mógł pobierać świadczenie przez kolejne semestry – nie dłużej niż 7 semestrów na studiach II stopnia i 12 semestrów na studiach I i II stopnia łącznie.

Reguły, które mają zastosowanie w tym scenariuszu:

  • Nie można otrzymywać tego samego świadczenia na wielu kierunkach studiów
  • Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia nie dłużej niż 9 semestrów
  • Świadczenia przysługują na studiach drugiego stopnia nie dłużej niż 7 semestrów
  • Prawo do świadczeń nie przysługuje studentowi posiadającemu tytuł zawodowy licencjata, inżyniera albo równorzędny, jeżeli ponownie podejmuje studia pierwszego stopnia
  • Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia, studiach drugiego stopnia i jednolitych studiach magisterskich, przez łączny okres 12 lub 14 semestrów, bez względu na ich pobieranie przez studenta

Tak wygląda graficzna prezentacja scenariusza:

Scenariusz 3

Student rozpoczyna studia jednolite magisterskie na Kierunku lekarskim (12 semestrów). Po roku rozpoczyna studia I stopnia na Kierunku A. Ponieważ może pobierać świadczenie tylko na jednym kierunku – jako kierunek, na którym będzie pobierał świadczenie wskazuje Kierunek lekarski.

Rok po ukończeniu studiów I stopnia na Kierunku A, student rozpoczyna Kolejne studia I stopnia (Kierunek B). Po uzyskaniu tytułu licencjata nie może pobierać świadczenia na kolejnych studiach I stopnia. Chociaż maksymalny okres pobierania świadczenia na studiach wynosi 14 semestrów, student nie może pobierać świadczenia po uzyskaniu tytułu magistra.

Reguły, które mają zastosowanie w tym scenariuszu:

  • Nie można otrzymywać tego samego świadczenia na wielu kierunkach studiów
  • Świadczenia przysługują na jednolitych studiach magisterskich nie dłużej niż 12 semestrów, jeżeli trwają one krócej niż 11 semestrów
  • Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia, studiach drugiego stopnia i jednolitych studiach magisterskich, przez łączny okres 12 lub 14 semestrów, bez względu na ich pobieranie przez studenta
  • Prawo do świadczeń nie przysługuje studentowi posiadającemu tytuł zawodowy licencjata, inżyniera albo równorzędny, jeżeli ponownie podejmuje studia pierwszego stopnia
  • Prawo do świadczeń nie przysługuje studentowi posiadającemu tytuł zawodowy magistra, magistra inżyniera albo równorzędny

Tak wygląda graficzna prezentacja scenariusza:

Scenariusz 4

Student rozpoczyna studia I stopnia na Kierunku A. Po roku rezygnuje i zostaje skreślony z listy studentów.

W kolejnym roku akademickim rozpoczyna studia I stopnia na Kierunku B i studia I stopnia na Kierunku C. Jako kierunek, na którym będzie pobierał świadczenie wskazuje Kierunek B. Po dwóch semestrach rezygnuje ze studiów na Kierunku B. Po skreśleniu z listy studentów może zacząć pobierać świadczenie w kolejnych semestrach na Kierunku C. Nie może pobierać świadczeń dłużej niż 9 semestrów na studiach I stopnia.

Po ukończeniu studiów I stopnia na Kierunku C, student rozpoczyna studia II stopnia. Będzie mógł pobierać świadczenie przez kolejne semestry – nie dłużej niż 7 semestrów na studiach II stopnia i 12 semestrów na studiach I i II stopnia łącznie.

Reguły, które mają zastosowanie w tym scenariuszu:

  • Nie można otrzymywać tego samego świadczenia na wielu kierunkach studiów
  • Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia nie dłużej niż 9 semestrów
  • Świadczenia przysługują na studiach drugiego stopnia nie dłużej niż 7 semestrów
  • Świadczenia przysługują na studiach pierwszego stopnia, studiach drugiego stopnia i jednolitych studiach magisterskich, przez łączny okres 12 lub 14 semestrów, bez względu na ich pobieranie przez studenta

Tak wygląda graficzna prezentacja scenariusza:

Rejestracja w systemie​

Ścieżkę rejestracji świadczeń w systemie za pomocą interfejsu prześledzisz tu.​

Zgoda na mailing z systemu

Treść tego artykułu jest przeznaczana dla administratorów, którzy chcą odzwierciedlić cofnięcie zgody użytkownika na otrzymywanie mailingu z systemu lub przywrócić wcześniej cofniętą zgodę.

Zgoda na otrzymywanie mailingu o nowościach, modyfikacjach lub innych istotnych wydarzeniach istotnych dla użytkownika z daną rolą w POL-on jest zaznaczana przez system domyślnie podczas nadawania uprawnień.

Wycofanie zgody na mailing

Jako administrator systemu POL-on w jednostce (na prośbę użytkownika) możesz wycofać zgodę na otrzymywanie wiadomości na adres mailowy użyty przy rejestracji konta.

W module Administracja wyszukaj użytkownika za pomocą filtrów i przejdź do szczegółów jego rekordu.

W zakładce Uprawnienia kliknij w przycisk „Edytuj uprawnienia” [1]. Odnajdź w tabeli kolumnę Mailing i odznacz checkbox przy właściwej roli do modułu [2]. Zatwierdź zmiany przyciskiem zapisu na dole strony [3].

Jeśli użytkownik przestaje pracować w module wygaś jego rolę. Dla zawieszonych ról checkbox mailingu pozostaje nieaktywny.

Przywracanie zgody na mailing

Jako administrator systemu w jednostce możesz przywrócić cofniętą zgodę na otrzymywanie wiadomości na adres mailowy użyty przy rejestracji konta. W zakładce Uprawnienia kliknij w przycisk „Edytuj uprawnienia” [1]. Odnajdź w tabeli kolumnę Mailing i zaznacz checkbox przy właściwej roli do modułu [2]. Zatwierdź zmiany przyciskiem zapisu na dole strony [3].

Sprawozdawczość GUS za 2022 rok – Federacje

Zgodnie z ustaleniami ministerstwa zawartymi w komunikacie opublikowanym w aktualnościach systemu sprawozdanie S12 należy przekazać do 28 lutego 2023 r. (według stanu na dzień 31 grudnia 2022 r.).

Stosownie do ustaleń, przypominamy, iż możliwe jest wykazanie danych dotyczących szkoły doktorskiej oraz stopni doktora uzyskanych w ramach studiów doktoranckich przez federację albo jednostki uczestniczące. Wskazujemy w tym zakresie na działy: 4-11.

Podstawa prawna: USTAWA z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – Art. 173 ust. 5 „Federacja jest podmiotem uprawnień związanych z posiadaniem kategorii naukowej w zakresie: 1) nadawania stopni naukowych lub stopni w zakresie sztuki; 2) kształcenia doktorantów;”

UWAGA! W tym roku Federacje będą sprawozdawały się poza podstawowym procesem GUS – sprawozdania. Sprawozdanie można złożyć w module Dokumenty.

Dostęp do operacji wymaga posiadania ról:

  • FED_PR_SPR (wgranie pliku)
  • FED_PR_SPR_PODGLAD (podgląd)

Ścieżka pracy

Federacja otrzymuje szablon Excel drogą mailową.

W celu złożenia sprawozdania Federacji należy:

  1. Pobrać szablon (przesłany drogą mailową)
  2. Uzupełnić plik
  3. Wgrać plik w module Dokumenty, wybierając rodzaj dokumentu: Sprawozdanie GUS POL-on za rok 2022 – Federacje

Przeniesienie danych doktorantów z jednej szkoły doktorskiej do drugiej – pomiędzy podmiotami

Przeniesienie doktorantów z jednej szkoły doktorskiej do drugiej pomiędzy podmiotami jest dostępne tylko dla uczestników szkoły doktorskiej, a więc osób ubiegających się o stopień doktora w trybie „Kształcenie doktorantów” – o statusie danych poprawny. Wymaga roli INST_PR_DOKTORANCI lub FED_PR_DOKTORANCI.

Podmiot może wykonać przeniesienia ze szkół prowadzonych samodzielnie lub współprowadzonych, w których występuje jako „podmiot prowadzący”. W przypadku federacji oraz podmiotów sfederowanych przeniesienia danych może dokonać jedynie federacja.

Przeniesienie danych doktorantów z jednej szkoły doktorskiej do drugiej pomiędzy podmiotami wymaga wskazania osób, których dane powinny zostać przeniesione. Najszybciej dokonasz tego za pomocą filtrów zestawienia.

Wskazywanie danych doktorantów do przeniesienia

Analogicznie jak w przypadku migracji doktorantów między szkołami doktorskimi twojej jednostki, przeniesienie do szkoły doktorskiej innego podmiotu możesz wykonać dla pojedynczego doktoranta bądź grupy doktorantów.

Przeniesienie pojedynczego doktoranta

Aby przenieść pojedynczego doktoranta z twojej szkoły doktorskiej do szkoły doktorskiej innego podmiotu, odszukaj go w wykazie osób ubiegających się o stopień doktora. Wprowadź dane osobowe lub identyfikacyjne doktoranta w odpowiednie pola filtrów zestawienia i wciśnij przycisk „Szukaj”. Następnie użyj przycisku „Przenieś dane doktorantów”, który znajduje się nad zestawieniem.

Jeśli doktorant jest uczestnikiem szkoły doktorskiej o statusie „Aktywny” i ma stan danych „Poprawny”, zostanie wyświetlony w osobnym oknie.

Zaznacz checkbox przy danych doktoranta i zatwierdź, klikając w przycisk „Przenieś dane doktorantów”.

Grupa doktorantów

Aby przenieść grupę doktorantów z twojej szkoły doktorskiej do szkoły doktorskiej innego podmiotu, wyfiltruj ich rekordy. W tym celu skorzystaj  z filtrów zestawienia, wskazując szkołę doktorską. Aby doprecyzować zakres wyszukiwania, możesz wskazać również program kształcenia. Następnie wciśnij przycisk „Szukaj”. System wyświetli dane doktorantów ze wskazanymi atrybutami.

Kliknij w przycisk „Przenieś dane doktorantów” w celu wyświetlenia aktywnych uczestników wskazanej szkoły doktorskiej lub programu kształcenia, ze stanem danych „Poprawny”. Zaznacz checkbox przy danych każdego doktoranta, którego chcesz przenieść. Możesz – w razie potrzeby – zaznaczyć wszystkich odfiltrowanych doktorantów. W przypadku więcej niż jednej strony z danymi doktorantów do migracji, na każdej kolejnej stronie zaznacz opcję „Zaznacz wszystkie”.

Zatwierdź akcję przyciskiem „Przenieś dane doktorantów”.

Wskazywanie danych szkoły doktorskiej podmiotu przejmującego

Po wybraniu doktorantów do przeniesienia wprowadź w oknie formularza:

  • Podmiot prowadzący szkołę doktorską (Po wprowadzeniu pierwszych liter podmiotu jego nazwa zostanie podpowiedziana przez system. Możesz wskazać podmiot, który w danym momencie czasu prowadzi szkoły doktorskie).
  • Nazwę szkoły doktorskiej (Możesz wskazać nazwę ze szkół doktorskich podmiotu wybranego w polu wyżej)
  • Datę zmiany biznesowej (Jest to data zmiany szkoły doktorskiej).

Zatwierdź wprowadzone informacje i rozpocznij przeniesienie, klikając w przycisk „Przenieś dane doktorantów”. Zmiana szkoły doktorskiej zostanie zapisana i odłożona w historii zmian.

Po uruchomieniu procesu przeniesienia (kliknięcie w przycisk „Przenieś dane doktorantów”) dane wskazanych osób zostają przeniesione do odrębnego zestawienia „Doktoranci w trakcie przeniesienia do szkoły doktorskiej w innym podmiocie” (znikają z wykazu osób ubiegających się o stopień doktora twojej jednostki).

UWAGA! Aby przeniesienie zakończyło się sukcesem, podmiot przejmujący będzie musiał zatwierdzić przejęcie doktoranta. proces ten został opisany niżej.

Uruchomienie przeniesienia doktoranta pomiędzy szkołami doktorskimi dwóch podmiotów jest odwracalne do momentu zatwierdzenia przeniesienia przez podmiot przejmujący.

Cofnięcie przeniesienia

Jeśli przeniosłeś kogoś przez pomyłkę do szkoły doktorskiej innego podmiotu możesz wycofać przeniesienie, w tym celu przejdź do zestawienia doktorantów przenoszonych, znajdującego się pod kaflem „Doktoranci w trakcie przeniesienia do szkoły doktorskiej w innym podmiocie”.

Osoby, które są w trakcie przeniesienia i znajdują się na tym zestawieniu znikają z głównego wykazu, a ich dane stają się nieedytowalne. Jeśli potrzebujesz dokonać zmian w danych przenoszonego doktoranta, musisz cofnąć przeniesienie, aby przywrócić go do zestawienia osób ubiegających się o stopień doktora twojej jednostki. W tym wykazie będziesz mógł dokonać edycji danych doktoranta.

W celu cofnięcia przeniesienia użyj przycisku, znajdującego się z prawej stronie, nad wykazem osób przenoszonych do szkoły doktorskiej w innym podmiocie.

Zakres danych widocznych na zestawieniu:

  • Nazwisko
  • Imię
  • PESEL/Dok. tożsamości
  • Dane kształcenia tj. Nazwa szkoły doktorskiej oraz nazwa albo zakres programu kształcenia
  • Dane podmiotu przejmującego tj. Nazwa podmiotu i nazwa szkoły doktorskiej

Zaznacz checkbox przy danych każdego doktoranta, którego przeniesienie chcesz anulować. Możesz – w razie potrzeby – zaznaczyć wszystkich odfiltrowanych doktorantów. W przypadku więcej niż jednej strony z danymi doktorantów do cofnięcia, na każdej kolejnej stronie zaznacz opcję „Zaznacz wszystkie”.

Zatwierdź akcję przyciskiem „Cofnij przeniesienie”.

Zatwierdzenie/odrzucenie przeniesienia przez podmiot przejmujący

Doktoranci przeniesieni do szkoły doktorskiej podmiotu przejmującego zanim znajdą się w wykazie osób ubiegających się o stopień doktora będą wymagali zatwierdzenia przez podmiot docelowy. „Wykaz przenoszonych osób do akceptacji” znajdziesz klikając w kafel „Przeniesienia doktorantów ze szkół doktorskich w innych podmiotach do akceptacji”.

Dane osób, które oczekują na akceptację  i znajdują się na tym zestawieniu są nieedytowalne do momentu znalezienia się w zestawieniu osób ubiegających się o stopień doktora twojej jednostki.

W celu zatwierdzenia bądź odrzucenia przeniesienia użyj przycisku „Zaakceptuj lub odrzuć przeniesienie doktorantów”, znajdującego się z prawej stronie, nad wykazem.

Zakres danych widocznych na zestawieniu:

  • Nazwisko
  • Imię
  • PESEL/Dok. tożsamości
  • Dane aktualnego kształcenia tj. Nazwa podmiotu oraz nazwa szkoły doktorskiej
  • Dane docelowego kształcenia tj. Nazwa szkoły doktorskiej twojego podmiotu.

Zaznacz checkbox przy danych każdego doktoranta, którego przeniesienie chcesz zatwierdzić. Możesz – w razie potrzeby – zaznaczyć wszystkich odfiltrowanych doktorantów. W przypadku więcej niż jednej strony z danymi doktorantów do cofnięcia, na każdej kolejnej stronie zaznacz opcję „Zaznacz wszystkie”. Zatwierdź przejęcie przyciskiem „Zaakceptuj przeniesienie doktorantów” i potwierdź przeniesienie („Przenieś”). Doktorant zostanie przeniesiony do wykazu osób ubiegających się o stopień doktora twojej jednostki.

Zaakceptowanie przeniesienia spowoduje, że doktorant znika z zestawienia osób przenoszonych w podmiocie, który rozpoczął ten proces. Natomiast w kontekście podmiotu przejmującego doktoranta dane zostaną odblokowane do edycji.

Analogicznie postąp w przypadku doktorantów, których chcesz odrzucić. Zaznacz checkbox przy danych każdego doktoranta, którego przeniesienie chcesz odrzucić. Użyj przycisku „Odrzuć przeniesienie doktorantów”, a następnie potwierdź odrzucenie („Odrzuć”).

Historia zmian

Z informacją o zmianie podmiotu i szkoły doktorskiej przez doktoranta, możesz zapoznać się w danych doktoranta w „Wykazie osób ubiegających się o stopień doktora” twojej jednostki.

Korzystając z filtrów wyszukaj doktoranta, a następnie wybierz sekcję „Kształcenie doktoranta”. Przejdź do zakładki „Historia zmian” (szkoły doktorskiej i programu kształcenia). Zobaczysz w niej okresy, w jakich doktorant kształcił się w poszczególnych podmiotach i szkołach. Poszczególne wersje danych zostały odłożone w kolejności od najnowszej (na górze) do najstarszej (na dole). Po lewej stronie wersji danych znajdziesz datę obowiązywania zmiany.

Harmonogram udostępniania sprawozdań w 2023 r.

Nazwa sprawozdania Planowany termin udostępnienia w POL-on Termin składania przez podmioty
Informacja o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych 10 stycznia 2023 r. 31 stycznia 2023 r.
Formularz danych uzupełniających na potrzeby naliczenia subwencji 8 lutego 2023 r. 28 lutego 2023 r.
Sprawozdanie z wykorzystania dotacji 9 marca 2023 r. 31 marca 2023 r.
Sprawozdanie z wykorzystania środków z funduszu stypendialnego 9 marca 2023 r. 31 marca 2023 r.
Raport z wykorzystania środków finansowych (CŁ i instytuty Sieci) 13 kwietnia 2023 r. 30 kwietnia 2023 r.
Sprawozdanie z wykorzystania subwencji 8 czerwca 2023 r. 30 czerwca 2023 r.
Sprawozdanie finansowe 8 czerwca 2023 r. 30 czerwca 2023 r.
Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego 8 czerwca 2023 r. 30 czerwca 2023 r.
Plan rzeczowo-finansowy 8 czerwca 2023 r. 30 czerwca 2023 r.
Sprawozdanie finansowe instytutów Sieci i Centrum Łukasiewicz 8 czerwca2023 r. 30 czerwca 2023 r.
Plan finansowy instytutów Sieci i Centrum Łukasiewicz 8 czerwca 2023 r. 30 czerwca 2023 r.