Author Archive

Usunięcie cudzoziemca z wykazu

UWAGA! Moduł Cudzoziemcy nie został jeszcze udostępniony w POL-on.
O udostępnieniu dowiesz się z Aktualności systemu.

Z tego wpisu dowiesz się kiedy i jak usunąć rekord cudzoziemca z wykazu.

Jeśli wprowadziłeś cudzoziemca niepotrzebnie do wykazu lub zauważyłeś duplikat istniejącego rekordu to możesz usunąć jego rekord. Usunięcie rekordu jest czynnością nieodwracalną i powoduje usunięcie wszystkich wprowadzonych informacji.

Aby usunąć rekord cudzoziemca, odnajdź rekord w wykazie za pomocą filtrów zestawienia [1] i przejdź do jego szczegółów [2].

W rekordzie cudzoziemca skorzystaj z przycisku „Usuń cudzoziemca” [1], a następnie potwierdź („Tak”) [2].

Rejestracja cudzoziemca

UWAGA! Moduł Cudzoziemcy nie został jeszcze udostępniony w POL-on.
O udostępnieniu dowiesz się z Aktualności systemu.

Treść tego artykułu jest przeznaczana dla użytkowników, którzy posiadają rolę edycyjną do modułu Cudzoziemcy (INST_CUDZ) oraz tych, którzy chcą poznać proces rejestracji kierunków studiów w POL-on.

Rejestracja cudzoziemców w wykazie dotyczy studentów i doktorantów nieposiadających obywatelstwa polskiego, przyjętych na kierunek studiów lub do szkoły doktorskiej od 1 lipca 2025 roku.

Do momentu integracji modułu z wykazem studentów i doktorantów dane będą musiały być wprowadzone do wykazu cudzoziemców, a następnie niezależnie odpowiednio do wykazu studentów lub wykazu doktorantów.

Szczegóły dotyczące ról do wykazu znajdziesz tutaj.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Cudzoziemcy. Następnie wybierz „Wykaz cudzoziemców” [1]. Kliknij w przycisk „Zarejestruj cudzoziemca” [2].

Wskaż sposób identyfikacji cudzoziemca w wykazie:

  • PESEL – jeśli posiada lub
  • dokument tożsamości – jeśli nie posiada numeru PESEL.

Wprowadź wymagane informacje:

  • numer PESEL [1] lub
  • typ dokumentu tożsamości, jego numer i kraj wydania [2].

Kliknij w przycisk „Dane osobowe” [3]. System zweryfikuje czy osoba o wprowadzonych danych była już rejestrowana w wykazie.

W przypadku, gdy osoba była wcześniej rejestrowana w wykazie zostaniesz przeniesiony do istniejącego rekordu, a system wyświetli ci stosowny komunikat.

W przypadku, gdy osoba nie była wcześniej rejestrowana w wykazie wprowadź jej dane samodzielnie. Pola obowiązkowe zostały oznaczone gwiazdką.

Wprowadź:

  • Nazwisko,
  • Imię,
  • Rok urodzenia,
  • Płeć,
  • Obywatelstwo (wartość słownikowa – podpowiadana przez system),
  • Kraj urodzenia (wartość słownikowa – podpowiadana przez system),
  • Karta Polaka (tak, nie).

W przypadku obywatelstwa – zaznacz checkbox przy właściwej pozycji podpowiedzianej przez system. Wartość pojawi się w formularzu [1]. Czynność ta jest odwracalna.

Aby usunąć wskazane obywatelstwo kliknij w X przy dodanej wartości [2].

Jeśli w polu Karta Polaka zaznaczysz „tak” [1], wprowadź [2]:

  • numer Karty Polaka,
  • datę ważności Karty Polaka.

Kliknij w przycisk „Kształcenie” i oznacz [1]:

  • Student,
  • Osoba ubiegająca się o stopień doktora.

Po wprowadzeniu informacji uzupełnij formularz o datę wpisania na listę [2].

Zgodnie z zapisami prawnymi, data przyjęcia nie powinna być wcześniejsza niż 1.07.2025 r.
System nie przyjmie daty z przyszłości.

Na koniec zapisz rekord.

Pozostałe informacje gromadzone w rekordzie to:

  • Data złożenia ślubowania i
  • Data skreślenia z listy.

Możesz je wypełnić od razu lub później (tzn. po udostępnieniu funkcjonalności edycji).

Zapisany w wykazie rekord możesz usunąć.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 622) – Art. 34, ust. 1-2; Art. 10, pkt 10.

Cudzoziemcy – wygląd i zawartość

UWAGA! Moduł Cudzoziemcy nie został jeszcze udostępniony w POL-on.
O udostępnieniu dowiesz się z Aktualności systemu.

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, co znajduje się w module Cudzoziemcy.

Moduł Cudzoziemcy stanowi efekt zmian prawnych, na podstawie których dostęp do POL-on uzyskuje minister spraw zagranicznych i konsulowie w celu prowadzenia postępowań w sprawie wydania, cofnięcia lub unieważnienia wizy krajowej.

Dostęp ten obejmuje:

  • istniejące wykazy studentów i osób ubiegających się o stopień doktora oraz
  • nowy wykaz cudzoziemców, który będzie gromadził dane o cudzoziemcach, przyjętych na kierunek studiów lub do szkoły doktorskiej od 1 lipca 2025 roku.

Moduł Cudzoziemcy jest dostępny dla osób w uczelniach i podmiotach prowadzących szkołę doktorską, posiadających
– rolę edycyjną INST_CUDZ lub
– rolę podglądową INST_CUDZ_PODGLAD (bez danych identyfikacyjnych) lub
– rolę podglądową INST_CUDZ_PODGLAD_DANE_RESTRYKCYJNE (z danymi identyfikacyjnymi).
Z poziomu podmiotu nadzorującego uczelnie – rola dostępowa to MIN_CUDZ.
Z poziomu podmiotów prowadzących sprawę wizy krajowej (MSZ, konsulowie) – rola dostępowa to MONIT_CUDZ.
Role nadaje administrator POL-on w danym podmiocie.

Zaloguj się do POL-on 2.0. Wybierz z menu moduł Cudzoziemcy [1]. A następnie przejdź do wykazu cudzoziemców twojego podmiotu [2].

Wygląd modułu

Do momentu rejestracji cudzoziemców przyjętych na kierunek studiów lub do szkoły doktorskiej od 1 lipca 2025 roku w wykazie zobaczysz tylko przycisk rejestracji.

Zarejestrowanych cudzoziemców z twojej jednostce zobaczysz w domyślnym widoku tabeli [1]. W tym widoku każdy z rekordów to osobny wiersz w tabeli. Aby przejść do danych szczegółowych cudzoziemca, kliknij w link aktywny, którym jest jego nazwisko i imię [2].

Widok tabelaryczny możesz zamienić na widok listy, klikając w menu dostępne w prawym górnym rogu ekranu [1].

W widoku uproszczonym rekord – umieszczony na samej górze lub wskazany – wyświetla się w panelu po prawej stronie [2]. Aby przejść do danych szczegółowych cudzoziemca, kliknij w link aktywny, którym jest jego nazwisko i imię [3].

Filtrowanie/wyszukiwanie

Aby odnaleźć rekord wprowadzonego cudzoziemca możesz użyć filtrów znajdujących się po lewej stronie ekranu. Wprowadź:

  • dane osobowe (imię i nazwisko) [1] lub
  • dane identyfikacyjne [2] (PESEL lub numer dokumentu tożsamości)

Rekordy cudzoziemców możesz przefiltrować wskazując status:

  • Student
  • Doktorant
  • Student, doktorant

Po wprowadzeniu danych do filtrów kliknij w przycisk „Szukaj” [3], a następnie przejdź do szczegółów wybranego rekordu.

Sortowanie wyników

Wyniki w zestawieniu kierunków możesz posortować alfabetycznie rosnąco lub malejąco. Domyślnie ustawione jest sortowanie po nazwach w kolejności rosnącej.

Rekordy i strony

Rekordy wykazu możesz wyświetlić w liczbie 10, 25, 50 i 100 na stronę.

W przypadku wielu rekordów w wykazie, aby przejść do dalszych stron możesz:

  • kliknąć w przycisk „Następna” lub
  • wpisać numer strony i nacisnąć „Enter”.

Rejestracja cudzoziemca

Tutaj poznasz ścieżkę rejestracji cudzoziemca w wykazie.

Wykaz cudzoziemców będzie zawierał rekordy studentów i doktorantów nieposiadających obywatelstwa polskiego, przyjętych na kierunek studiów lub do szkoły doktorskiej od 1 lipca 2025 roku.

Do momentu integracji modułu z wykazem studentów i doktorantów dane będą musiały być wprowadzone do wykazu cudzoziemców, a następnie niezależnie odpowiednio do wykazu studentów lub wykazu doktorantów.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 622) – Art. 34, ust. 1-2; Art. 10, pkt 10.

Sprawozdanie finansowe Centrum Łukasiewicz i instytutów Sieci Łukasiewicz

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych może wysłać sprawozdanie finansowe Centrum Łukasiewicz i instytutów Sieci Łukasiewicz. 

Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje: 

  1. Uzupełnienie sprawozdania tj.: importowanie pliku XML (zgodnego z XSD) oraz  danych osoby do kontaktu 
  2. Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania do ministerstwa 
  3. Weryfikację sprawozdania przez ministerstwo 

Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie: 

  1. Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie 
  2. Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo 

Data utworzenia instytucji składającej sprawozdanie musi być wcześniejsza niż 31.12 roku sprawozdawczego a data zakończenia działalności instytucji (likwidacji, przekształcenia lub wykreślenia z wykazu) musi mieścić się w przedziale od 01.01. do 31.12. roku sprawozdawczego. 

Termin złożenia planu finansowego Centrum Łukasiewicz/instytutu Sieci Łukasiewicz (według stanu na dzień 31.12) upływa 30 września. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu CL_FIN/INST_FIN nadana na całość podmiotu. 

Uzupełnienie sprawozdania 

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3]. 

Jeśli twój podmiot nie składa sprawozdania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania [1], a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz” [2]. Status sprawozdania zmieni się na „Brak danych do zaraportowania”.  

Import pliku XML 

Jeśli twój podmiot składa sprawozdanie użyj przycisku „Importuj sprawozdanie” [1] 

 Załącz właściwy plik z komputera, klikając w przycisk „Załącz” [2] i zapisz formularz [3].

Pamiętaj o ograniczeniu wielkości pliku do 50 MB.  

Reguły techniczne 

  • Obowiązujący schemat xsd dla sprawozdania finansowego sporządzanego przez uczelnie: JednostkaInnaWZlotych(1)_v1-3
  • Strona MF do sporządzania i wczytywania sprawozdań: https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-start 
  • Wczytywanie sprawozdania w celu edycji/ podglądu: https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-edit-upload 
  • Nazwa instytucji w pliku musi zgadzać się z kontekstem użytkownika (nazwą instytucji) wgrywającego plik. 
  • Jeśli w importowanym pliku powtarzają się wiersze o takiej samej definicji i danych, system wyświetli informację o zdublowanym wierszu. 
  • W przypadku braku wartości do zaraportowania w danej pozycji wpisz 0 (zero). 

Jeżeli plik zawiera błędy, system wyświetli stosowny komunikat np. o błędnym formacie pliku lub o nie wypełnieniu wszystkich pozycji sprawozdania. 
W zakładce „Błędy walidacji” możesz pobrać i zapoznać się ze zbiorczym raportem błędów walidacji. 

W przypadku błędów popraw sprawozdanie i zaimportuj je jeszcze raz, zgodnie ze ścieżka opisaną powyżej. Nowe sprawozdanie zastąpi dotychczasowe. Potwierdź, że zgadzasz się na nadpisanie danych. [1].  

Zastosuj tę samą ścieżkę czynności, jeśli chcesz zamienić lub uzupełnić plik. Wgrywanie kolejnych wersji pliku możliwe jest do momentu zatwierdzenia sprawozdania. 

Po zaimportowaniu sprawozdania możesz je pobrać [2]. 

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania 

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1]. 

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania [2]. 

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie. W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [3]. 

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojego podmiotu, a następnie użyj przycisku zapisu [4]. 

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.  

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2]. 

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3]. 

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie. 

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1]. 

Wysyłając sprawozdanie musisz do niego dołączyć: 

  • oświadczenie o zgodności danych zawartych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia) [1], 
  • opinię biegłego rewidenta do sprawozdania finansowego (jako plik dodatkowy) [2]. 

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [3]. 

Oświadczenie może być podpisane przez dyrektora Centrum Łukasiewicz lub instytutu Sieci Łukasiewicz:  

  • odręcznie 
  • elektronicznie. 

Podpis odręczny 

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf. 

Podpis elektroniczny 

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf. 

Załącz oświadczenie do formularza [1].  Następnie załącz opinię biegłego rewidenta [2]. 

Dodatkowy plik (opinia biegłego rewidenta) może mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip. 

Jeśli poza opinią biegłego rewidenta masz do wysłania inne dokumenty, spakuj je do formatu zip (Plik z oświadczeniem jest zawsze wysyłany oddzielnie. Nie należy go pakować do zipa!).   

Po dołączeniu plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [3]. 

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [4]. 

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne). 

Korekta sprawozdania po odesłaniu przez MNiSW i ponowne wysłanie 

Jeśli ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmieni się na „Zwrócony do korekty”. W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Zapoznaj się z nimi i wprowadź zmiany do sprawozdania. Skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”. Następnie zapisz i wyślij sprawozdanie zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej. 

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić sprawozdanie, pobrać i podpisać oświadczenie oraz załączyć je do POL-onu zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej). 

Ponowne wysłanie sprawozdania powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”. 

Zatwierdzenie sprawozdania 

Po otrzymaniu sprawozdania – od razu albo po korekcie – Ministerstwo zatwierdza sprawozdanie. Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo” 

Podstawy prawne: 
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 350 ust. 1 pkt 5. 
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 16 ust. 1. pkt 2 lit. b. 

Sprawozdanie finansowe uczelni

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych w uczelni może wysłać sprawozdanie finansowe.

Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje:

  1. Uzupełnienie sprawozdania tj.: importowanie pliku XML (zgodnego z XSD), uzupełnienie formularza „Fundusze specjalne” oraz danych osoby do kontaktu
  2. Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania do ministerstwa
  3. Weryfikację sprawozdania przez ministerstwo

Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:

  1. Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie
  2. Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania

  • uczelnie publiczne podlegające pod Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego
  • 6 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych, tj.:
    • Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,
    • Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
    • Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,
    • Akademia Katolicka w Warszawie,
    • Akademia Ignatianum w Krakowie,
    • Prawosławne Seminarium Duchowne.

Data utworzenia instytucji składającej sprawozdanie musi być wcześniejsza niż 31.12 roku sprawozdawczego a data zakończenia działalności instytucji (likwidacji lub przekształcenia) musi mieścić się w przedziale od 01.01. do 31.12. roku sprawozdawczego.

Termin złożenia sprawozdania finansowego uczelni (według stanu na dzień 31.12) upływa 30 czerwca. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu INST_FIN nadana na całość podmiotu.

Uzupełnienie sprawozdania

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3].

Jeśli twój podmiot nie składa sprawozdania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania [1], a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz” [2]. Status sprawozdania zmieni się na „Brak danych do zaraportowania”.

Import pliku XML

Jeśli twój podmiot składa sprawozdanie użyj przycisku „Importuj sprawozdanie” [1].

 Załącz właściwy plik z komputera, klikając w przycisk „Załącz” [2].

Pamiętaj o ograniczeniu wielkości pliku do 50 MB.

Reguły techniczne

Jeżeli plik zawiera błędy, system wyświetli stosowny komunikat np. o błędnym formacie pliku lub o nie wypełnieniu wszystkich pozycji sprawozdania.

Fundusze specjalne

Po dodaniu pliku sprawozdania uzupełnij sekcję Fundusze specjalne [1] i zapisz cały formularz [2]. System sprawdzi czy uzupełnione sekcje są zgodne z wierszami sprawozdania.

W zakładce „Błędy walidacji” możesz pobrać i zapoznać się ze zbiorczym raportem błędów walidacji.

W przypadku błędów popraw sprawozdanie i zaimportuj je jeszcze raz, zgodnie ze ścieżka opisaną powyżej. Nowe sprawozdanie zastąpi dotychczasowe. Zastosuj tę samą ścieżkę czynności, jeśli chcesz zamienić lub uzupełnić plik. Wgrywanie kolejnych wersji pliku możliwe jest do momentu zatwierdzenia sprawozdania.

Po zaimportowaniu sprawozdania możesz je pobrać [3].

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania

W sekcji Dane sprawozdania użyj przycisku zatwierdzenia [1].

System sprawdzi  czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania [2].

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie. W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [3].

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojego podmiotu, a następnie użyj przycisku zapisu [4].

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2].

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3].

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1].

Wysyłając sprawozdanie musisz do niego dołączyć oświadczenie o zgodności danych zawartych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia) [1],

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [2].

Oświadczenie może być podpisane przez osobę kierująca podmiotem:

  • odręcznie
  • elektronicznie.

Podpis odręczny

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf.

Podpis elektroniczny

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf.

Załącz oświadczenie do formularza [1]. Jeśli potrzebujesz możesz dołączyć jeden dodatkowy plik [2].

Dodatkowy plik może mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip.

Jeśli masz do wysłania kilka plików, spakuj je do formatu zip (Plik z oświadczeniem jest zawsze wysyłany oddzielnie. Nie należy go pakować do zipa!). 

Po dołączeniu plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [3].

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [4].

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne).

Korekta sprawozdania po odesłaniu przez MNiSW i ponowne wysłanie

Jeśli ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmieni się na „Zwrócony do korekty”. W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Zapoznaj się z nimi i wprowadź zmiany do sprawozdania. Skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”. Następnie zapisz i wyślij sprawozdanie zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić sprawozdanie, pobrać i podpisać oświadczenie oraz załączyć je do POL-onu zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej).

Ponowne wysłanie sprawozdania powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”.

Zatwierdzenie sprawozdania

Po otrzymaniu sprawozdania – od razu albo po korekcie – Ministerstwo zatwierdza sprawozdanie. Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 350 ust. 1 pkt 4;
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 16 ust. 1. pkt 2 lit. a.

Plan rzeczowo-finansowy na rok 2025

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych (INST_FIN) może wypełnić i wysłać plan rzeczowo-finansowy.

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania

  • uczelnie publiczne
  • uczelnie wojskowe
  • 6 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych, tj.:
    • Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,
    • Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
    • Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,
    • Akademia Katolicka w Warszawie,
    • Akademia Ignatianum w Krakowie,
    • Prawosławne Seminarium Duchowne.

Data utworzenia instytucji składającej sprawozdanie musi być wcześniejsza niż 31.12 roku sprawozdawczego a data zakończenia działalności instytucji (likwidacji lub przekształcenia) musi mieścić się w przedziale od 01.01. do 31.12. roku sprawozdawczego.

Termin złożenia sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego w upływa: 30 czerwca. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu INST_FIN nadana na całość uczelni.

Uzupełnienie sprawozdania

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3].

Jeśli twoja jednostka nie składa sprawozdania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania [1], a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz” [2]. Status sprawozdania zmieni się na „Brak danych do zaraportowania” [3].

Zaznaczenie checkboxa „Brak danych do sprawozdania” jest możliwe tylko dla sprawozdania w trybie edycji. Po zaznaczeniu checkboxa dane sprawozdania nie są widoczne dla pracownika ministerstwa.
Jeśli wprowadzisz informacje do sprawozdania i następnie zaznaczysz checkbox „Brak danych do sprawozdania” utracisz wprowadzone informacje. System wyświetli o tym ostrzeżenie i poprosi o potwierdzenie.

Jeśli twój podmiot należy do grupy uczelni zobowiązanych do złożenia sprawozdania uzupełnij formularz. Przejedź w dół ekranu.

Uczelnie wojskowe (nadzorowane przez MON) w pliku sprawozdania powinny wypełnić arkusze: Dotacje, Dział I A, Dział I B, Dział II, Dział III A, Dział III B i Dział IV.

Przed wprowadzeniem wartości do formularza zapoznaj się z wytycznymi merytorycznymi. Znajdziesz je także w linku dostępnym na interfejsie nad formularzem sprawozdania [1].

Wytyczne merytoryczne

Tutaj możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi uzupełnienia sprawozdania.

Wytyczne techniczne

  • Formularz sprawozdania składa się z sekcji. W każdej sekcji znajdziesz wyszczególnienie oraz plan na dany rok sprawozdawczy.
  • Sekcję edytujesz osobno przyciskiem „Koryguj”.
  • Dane wprowadzone do sekcji zapiszesz osobno przyciskiem zapisu.
  • Uzupełnij sekcje w kolejności od góry do dołu (zanim wypełnisz dane w Dziale I, wprowadź informacje o dotacjach).
  • W przypadku braku wartości do zaraportowania wpisz zero (0) przy właściwej pozycji.
  • Wprowadź liczby z precyzją do jednego miejsca po przecinku.

Kliknij w przycisk edycji [1]. Wprowadź wartości w puste pola w formularzu danej sekcji [2] i zapisz informacje [3].

W dziale II planu rzeczowo-finansowego możesz wykazać Inne fundusze tworzone na podstawie odrębnych ustaw lub statutu uczelni.  

Aby dodać fundusz utworzony przez uczelnię kliknij w przycisk Dodaj fundusz [1]. W dodanym wierszu wprowadź nazwę [2] oraz dane funduszu [3]. Zapisz sekcję [4].

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1].

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania.

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie [2]. W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [3].

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojej jednostki, a następnie użyj przycisku zapisu [4].

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2].

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3].

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1].

Aby wysłać sprawozdanie musisz dołączyć do niego plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia).

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [2].

Oświadczenie może być podpisane:

  • odręcznie
  • elektronicznie.

Podpis odręczny

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf.

Podpis elektroniczny

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf.

Załącz oświadczenie do formularza [3].

Jeśli chcesz, możesz załączyć dodatkowy plik (doc, xlsx, pdf, zip) lub dodać komentarz [4]. Po dołączeniu pliku/plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [5].

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [6].

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne).

Korekta sprawozdania po odesłaniu przez MNiSW i ponowne wysłanie

Jeśli ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmieni się na „Zwrócony do korekty”. W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Zapoznaj się z nimi i wprowadź zmiany do sprawozdania. Skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”. Następnie zapisz i wyślij sprawozdanie zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić oświadczenie, pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu).

Ponowne wysłanie sprawozdania powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”.

Zatwierdzenie sprawozdania

Po otrzymaniu sprawozdania – od razu albo po korekcie – Ministerstwo zatwierdza sprawozdanie. Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 350 ust. 1 pkt 1.
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 16 ust. 1. pkt 1a.

Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego za rok 2024

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych (INST_FIN) może wypełnić i wysłać sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego.

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania

  • uczelnie publiczne
  • uczelnie wojskowe
  • 6 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych, tj.:
    • Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,
    • Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
    • Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,
    • Akademia Katolicka w Warszawie,
    • Akademia Ignatianum w Krakowie,
    • Prawosławne Seminarium Duchowne.

Data utworzenia instytucji składającej sprawozdanie musi być wcześniejsza niż 31.12 roku sprawozdawczego a data zakończenia działalności instytucji (likwidacji lub przekształcenia) musi mieścić się w przedziale od 01.01. do 31.12. roku sprawozdawczego.

Termin złożenia sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego upływa: 30 czerwca. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu INST_FIN nadana na całość uczelni.

Uzupełnienie sprawozdania

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3].

Jeśli twoja jednostka nie składa sprawozdania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania [1], a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz” [2]. Status sprawozdania zmieni się na „Brak danych do zaraportowania” [3].

Zaznaczenie checkboxa „Brak danych do sprawozdania” jest możliwe tylko dla sprawozdania w trybie edycji. Po zaznaczeniu checkboxa dane sprawozdania nie są widoczne dla pracownika ministerstwa.
Jeśli wprowadzisz informacje do sprawozdania i następnie zaznaczysz checkbox „Brak danych do sprawozdania” utracisz wprowadzone informacje. System wyświetli o tym ostrzeżenie i poprosi o potwierdzenie.

Jeśli twój podmiot należy do grupy uczelni zobowiązanych do złożenia sprawozdania uzupełnij formularz. Przejedź w dół ekranu.

Uczelnie wojskowe (nadzorowane przez MON) w pliku sprawozdania powinny wypełnić arkusze: Dotacje, Dział I A, Dział I B, Dział II, Dział III A, Dział III B i Dział IV.

Przed wprowadzeniem wartości do formularza zapoznaj się z wytycznymi merytorycznymi. Znajdziesz je także w linku dostępnym na interfejsie nad formularzem sprawozdania [1].

Wytyczne merytoryczne

Tutaj możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi uzupełnienia sprawozdania.

Wytyczne techniczne

  • Formularz sprawozdania składa się z sekcji. W każdej sekcji znajdziesz wyszczególnienie, plan po zmianach i wykonanie za dany rok sprawozdawczy.
  • Sekcję edytujesz osobno przyciskiem „Koryguj”.
  • Dane wprowadzone do sekcji zapiszesz osobno przyciskiem zapisu.
  • Uzupełnij sekcje w kolejności od góry do dołu (zanim wypełnisz dane w Dziale I wprowadź informacje o dotacjach).
  • W przypadku braku wartości do zaraportowania wpisz zero (0) przy właściwej pozycji.
  • Wprowadź liczby z precyzją do jednego miejsca po przecinku.

Kliknij w przycisk edycji [1]. Wprowadź wartości w puste pola w formularzu danej sekcji [2] i zapisz informacje [3].

W dziale II planu rzeczowo-finansowego możesz wykazać Inne fundusze tworzone na podstawie odrębnych ustaw lub statutu uczelni.  

Aby dodać fundusz utworzony przez uczelnię kliknij w przycisk Dodaj fundusz [1]. W dodanym wierszu wprowadź nazwę [2] oraz dane funduszu [3]. Zapisz sekcję [4].

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1].

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania.

Przed wysłaniem sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego musisz wysłać sprawozdanie finansowe za ten sam rok sprawozdawczy!

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie [2].

W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [3].

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojej jednostki, a następnie użyj przycisku zapisu [4].

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2].

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3].

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1].

Aby wysłać sprawozdanie musisz dołączyć do niego plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia).

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [2].

Oświadczenie może być podpisane:

  • odręcznie
  • elektronicznie.

Podpis odręczny

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf.

Podpis elektroniczny

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf.

Załącz oświadczenie do formularza [3].

Jeśli chcesz, możesz załączyć dodatkowe plik (doc, xlsx, pdf, zip) lub dodać komentarz [4]. Po dołączeniu pliku/plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [5].

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [6].

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne).

Korekta sprawozdania po odesłaniu przez MNiSW i ponowne wysłanie

Jeśli ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmieni się na „Zwrócony do korekty”. W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Zapoznaj się z nimi i wprowadź zmiany do sprawozdania. Skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”. Następnie zapisz i wyślij sprawozdanie zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić oświadczenie, pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu).

Ponowne wysłanie sprawozdania powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”.

Zatwierdzenie sprawozdania

Po otrzymaniu sprawozdania – od razu albo po korekcie – Ministerstwo zatwierdza sprawozdanie. Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 350 ust. 1 pkt 2.
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 16 ust. 1. pkt 2.

Plan finansowy dla Centrum Łukasiewicz i instytutów Sieci Łukasiewicz

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych może wysłać plan finansowy Centrum Łukasiewicz i instytutów Sieci Łukasiewicz. 

Proces przekazywania danych do sprawozdania obejmuje: 

  1. Uzupełnienie sprawozdania (importowanie pliku PDF oraz uzupełnienie danych osoby do kontaktu) 
  2. Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania do ministerstwa 
  3. Weryfikację sprawozdania przez ministerstwo 

Sprawozdanie może być odesłane do korekty. W takim przypadku dodatkowo proces obejmie:

  1. Wysłanie sprawozdanie do ministerstwa po korekcie 
  2. Zatwierdzenie sprawozdania przez ministerstwo

Termin złożenia planu finansowego Centrum Łukasiewicz/instytutu Sieci Łukasiewicz (według stanu na dzień 31.12) upływa: 30 czerwca. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu CL_FIN/INST_FIN nadana na całość podmiotu. 

Uzupełnienie sprawozdania 

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3]. 

Jeśli twój podmiot nie składa sprawozdania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania [1], a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz” [2]. Status sprawozdania zmieni się na „Brak danych do zaraportowania”.  

Jeśli twój podmiot składa sprawozdanie użyj przycisku „Importuj sprawozdanie” [1], załącz właściwy plik z komputera. 

Plan finansowy musi być dodany wyłącznie w formacie pliku PDF – w jednym pliku per rok. System nie umożliwia wgrania pliku w innym formacie niż PDF.  

Jeśli w wybranym katalogu nie widzisz danych, oznacza to, że plik ze sprawozdaniem został zapisany w innym miejscu lub innym formacie niż PDF. 

W zakładce „Błędy walidacji” możesz pobrać i zapoznać się ze zbiorczym raportem błędów walidacji. 

Poprawione sprawozdanie możesz ponownie importować za pomocą przycisku „Importuj sprawozdanie”. Nowe sprawozdanie zastąpi dotychczasowe. 

Potwierdź [2], gdy system poinformuje cię, że wcześniejsze dane zostaną nadpisane. 

Taka sama ścieżka czynności obowiązuje, jeśli chcesz zamienić lub uzupełnić plik. Wgrywanie kolejnych wersji pliku możliwe jest do momentu zatwierdzenia sprawozdania. 

Zaimportowane sprawozdanie możesz pobrać [3]. 

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania 

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1]. 

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania [2]. 

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie. W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [3]. 

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojego podmiotu, a następnie użyj przycisku zapisu [4]. 

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.  

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2]. 

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3]. 

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie. 

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1]. 

Wysyłając sprawozdanie musisz do niego dołączyć: 

  • oświadczenie o zgodności danych zawartych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia) [1], 
  • opinię biegłego rewidenta do sprawozdania finansowego (jako plik dodatkowy) [2]. 

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [3]. 

Oświadczenie może być podpisane przez dyrektora Centrum Łukasiewicz lub instytutu Sieci Łukasiewicz:  

  • odręcznie 
  • elektronicznie. 

Podpis odręczny 

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf. 

Podpis elektroniczny 

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf. 

Załącz oświadczenie do formularza [1].  

Następnie załącz opinię biegłego rewidenta [2]. 

Dodatkowy plik (opinia biegłego rewidenta) może mieć format: doc, xlsx, pdf oraz zip. 

Jeśli poza opinią biegłego rewidenta masz do wysłania inne dokumenty, spakuj je do formatu zip (Plik z oświadczeniem jest zawsze wysyłany oddzielnie. Nie należy go pakować do zipa!).   

Po dołączeniu plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [3]. 

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [4]. 

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne). 

Korekta sprawozdania po odesłaniu przez MNiSW i ponowne wysłanie 

Jeśli ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmieni się na „Zwrócony do korekty”. W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Zapoznaj się z nimi i wprowadź zmiany do sprawozdania. Skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”. Następnie zapisz i wyślij sprawozdanie zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej. 

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić sprawozdanie, pobrać i podpisać oświadczenie oraz załączyć je do POL-onu zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej). 

Ponowne wysłanie sprawozdania powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”. 

Zatwierdzenie sprawozdania 

Po otrzymaniu sprawozdania – od razu albo po korekcie – Ministerstwo zatwierdza sprawozdanie. Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo” 

Podstawy prawne: 
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 350 ust. 1 pkt 1a. 
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 16 ust. 1. pkt 1 lit. b i c. 

Sprawozdanie z wykorzystania subwencji za rok 2024

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych (INST_FIN) może wypełnić i wysłać sprawozdanie z wykorzystania subwencji. 

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania 

  • uczelnie publiczne (akademickie i zawodowe) nadzorowane przez: 
  1. Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego, 
  2. Ministra Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu, 
  3. Ministra Infrastruktury, 
  4. Ministra Obrony Narodowej, 
  5. Ministra Sprawiedliwości, 
  6. Ministra Zdrowia. 
  • 6 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych, tj.: 
  1. Akademia Katolicka w Warszawie,  
  2. Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,  
  3. Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,  
  4. Prawosławne Seminarium Duchowne w Warszawie,  
  5. Uniwersytet Ignatianum w Krakowie,  
  6. Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie. 
  • uczelnie niepubliczne
  • instytuty naukowe PAN 
  • instytuty badawcze 
  • Polska Akademia Umiejętności 

Data utworzenia instytucji składającej sprawozdanie musi być wcześniejsza niż 31.12 roku sprawozdawczego a data zakończenia działalności instytucji (likwidacji lub przekształcenia) musi mieścić się w przedziale od 01.01. do 31.12. roku sprawozdawczego. 

Termin złożenia sprawozdania z wykorzystania subwencji (według stanu na dzień 31.12.2024 r.) upływa: 30 czerwca 2025 r. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu INST_FIN nadana na całość podmiotu. 

Uzupełnienie sprawozdania 

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3]. 

Jeśli twój podmiot nie składa sprawozdania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania [1], a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz” [2]. Status sprawozdania zmieni się na „Brak danych do zaraportowania”. 

Zaznaczenie checkboxa „Brak danych do sprawozdania” jest możliwe tylko dla sprawozdania w trybie edycji. Po zaznaczeniu checkboxa dane sprawozdania nie są widoczne dla pracownika ministerstwa. 
Jeśli wprowadzisz informacje do sprawozdania i następnie zaznaczysz checkbox „Brak danych do sprawozdania” utracisz wprowadzone informacje. System wyświetli o tym ostrzeżenie i poprosi o potwierdzenie. 

Jeśli twój podmiot należy do grupy podmiotów zobowiązanych do złożenia sprawozdania uzupełnij formularz. Przejedź w dół ekranu. 

Od roku sprawozdawczego 2024 sprawozdanie z wykorzystania subwencji składa się z dwóch działów: 

  • Sprawozdanie z wykorzystania subwencji 
  • Informacje uzupełniające do sprawozdania z wykorzystania subwencji 

Nowością w formularzu jest dział II z informacjami uzupełniającymi do sprawozdania, w którym należy wprowadzić środki subwencji przyznane we wskazanych okresach, zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów, przeznaczone na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie oraz prac rozwojowych.   

Przed wprowadzeniem wartości do formularza zapoznaj się z wytycznymi merytorycznymi! Link do objaśnień znajdziesz poniżej w części Wytyczne merytoryczne. Możesz też skorzystać z linku dostępnego na interfejsie nad formularzem sprawozdania [1]. 

Aby wyedytować sprawozdanie wybierz dział [2] (Sprawozdanie z wykorzystania subwencji lub Informacje uzupełniające do sprawozdania z wykorzystania subwencji ), a następnie kliknij w przycisk „Uzupełnij” [3].  

Wprowadź wartości w puste pola w formularzu wybranego działu [1] i zapisz je [2]. 

Wytyczne merytoryczne 

Tutaj możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi uzupełnienia sprawozdania. 

Wytyczne techniczne 

  • W przypadku braku wartości do zaraportowania wpisz zero (0,0) przy właściwej pozycji.  
  • Wprowadź liczby w tysiącach złotych z z jednym znakiem po przecinku. 
  • Aby dodać nakład w części E sprawozdania z wykorzystania subwencji, kliknij w przycisk „Dodaj nakład” [1]. Podaj szczegóły środków oraz ich wartość [2]. Nie zapomnij zapisać formularza! Dodany nakład możesz usunąć za pomocą ikony śmietnika [3].
  • Aby skorygować sprawozdanie po zapisie użyj przycisku „Koryguj”. Opcja korekty będzie dostępna do czasu wysłania sprawozdania.

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania 

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1]. 

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania. 

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie [2]. 

W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [3]. 

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojego podmiotu, a następnie użyj przycisku zapisu [4]. 

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.  

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2]. 

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3]. 

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie. 

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1]. 

Aby wysłać sprawozdanie musisz dołączyć do niego plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia).  

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [2]. 

Oświadczenie może być podpisane:  

  • odręcznie 
  • elektronicznie. 

Podpis odręczny 

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf. 

Podpis elektroniczny 

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf. 

Załącz oświadczenie do formularza [3]. 

Jeśli chcesz, możesz załączyć dodatkowe pliki lub dodać komentarz [4]. Po dołączeniu pliku/plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [5]. 

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [6]. 

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne). 

Korekta sprawozdania po odesłaniu przez MNiSW i ponowne wysłanie 

Jeśli ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmieni się na „Zwrócony do korekty”. W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Zapoznaj się z nimi i wprowadź zmiany do sprawozdania. Skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”. Następnie zapisz i wyślij sprawozdanie zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej. 

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić sprawozdanie, pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu). 

Ponowne wysłanie sprawozdania powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”. 

Zatwierdzenie sprawozdania 

Po otrzymaniu sprawozdania – od razu albo po korekcie – Ministerstwo zatwierdza sprawozdanie. Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo” 

Podstawy prawne: 
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 350 ust. 1 pkt 3. 
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 16 ust. 1. pkt 3, ust. 2-3. 

Pobranie danych pracownika i historii technicznej do pliku

Z tego wpisu dowiesz się jak pobrać dane wybranego pracownika do pliku oraz jak pobrać dane z historii technicznej jego rekordu. 

Odnajdź rekord w wykazie pracowników (nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu) za pomocą filtrów zestawienia [1] i przejdź do jego szczegółów [2]. 

Jeśli potrzebujesz zestawienia z danymi wielu osób, skorzystaj z zestawień generowanych w module Raporty (Obszar Pracownicy). Do raportów możesz dostać się za pomocą przycisku „Raporty”, znajdującego się nad wykazem pracowników po prawej stronie ekranu [3]. Są one dostępne dla użytkowników z rolą edycyjną do modułu Pracownicy. 

Pobranie danych pracownika (pdf) 

Pobranie danych kandydata do pliku pdf możesz potraktować jako czynność kontrolną. Na wydruku pojawią się wyłącznie uzupełnione sekcje. 

Aby pobrać dane pracownika do pliku, użyj przycisku „Pobierz pdf” [1] i zapisz plik na komputerze.

Pobranie historii technicznej z rekordu pracownika (xlsx) 

Aby pobrać historię techniczna rekordu, użyj przycisku „Generuj historię techniczną” [1]. Następnie wykonaj dwie czynności: 

  1. Wygeneruj historie techniczną [2], 
  2. Pobierz historię techniczną [3].

Po zapisie pliku Excel na komputerze znajdziesz w nim kolumny: 

  • Sekcja 
  • Pole (atrybut) 
  • Wartość przed 
  • Wartość po 
  • Operacja 
  • Kto (login użytkownika) 
  • Kiedy (data) 
  • Jednostka 

Archiwizacja kierunków zlikwidowanych

W tym artykule znajdziesz informacje o archiwizacji kierunków studiów o statusie Zlikwidowane.

Kierunki studiów o statusie Zlikwidowane mogą być archiwizowane ręcznie przez użytkownika z rolą edycyjną do modułu.

Aby wesprzeć uczelnie w procesie archiwizacji – wraz z udostępnieniem funkcjonalności – jednorazowo zarchiwizowaliśmy kierunki, dla których zostały spełnione dwa warunki archiwizacji: status kierunku studiów to „Zlikwidowane” oraz upłynęło21 dni od daty dnia zaprzestania prowadzenia studiów.

Jeśli posiadasz rolę edycyjną INST_KIERUNKI_ADM, możesz zarchiwizować pojedynczy kierunek studiów, o ile jego status to „Zlikwidowane”.

Zarchiwizowany kierunek studiów nie jest domyślnie wyświetlany w zestawieniu studiów i uruchomień, ale może być w nim wyszukany.

Aby zarchiwizować kierunek ręcznie, odnajdź kierunek za pomocą filtrów zestawienia [1] i przejdź do jego szczegółów [2].

W zakładce „Zmiany statusu” użyj przycisku „Archiwizacja studiów” [1] i potwierdź [2].

Po archiwizacji w szczegółach kierunku w zakładce „Zmiany statusu” znajdziesz informacje o [3]:

  • dacie archiwizacji kierunku (Zarchiwizowane od),
  • podstawie archiwizacji (Rozporządzenie o POL-on)
  • dacie wydania aktu prawnego (12.09.2024).

Dane te są uzupełniane przez system.

Zarchiwizowanego kierunku nie możesz edytować [1].

Do zarchiwizowanego kierunku nie możesz dodać uruchomienia [2] oraz planowanego uruchomienia [3].

Zarchiwizowanego kierunku nie możesz usunąć [4].

Do zarchiwizowanego kierunku mogą zostać przekazane informacje o ocenie Polskiej Komisji Akredytacyjnej.

Wyszukiwanie studiów zarchiwizowanych

Jeśli chcesz odnaleźć zarchiwizowany kierunek studiów, przejdź do filtrów zestawienia studiów i uruchomień twojego podmiotu.

Możesz wyfiltrować wszystkie kierunki zarchiwizowane za pomocą checkboxa „Pokaż archiwalne” lub wyszukać pojedynczy kierunek.

Jeśli chcesz szybko odnaleźć zarchiwizowany kierunek wprowadź nazwę lub kod kierunku [1], oznacz checkbox „Pokaż archiwalne” [2] i kliknij przycisk „Szukaj”.

Cofnięcie archiwizacji

Jako użytkownik edycyjny możesz cofnąć archiwizację. Cofnięcie archiwizacji może dotyczyć sytuacji, gdy istnieje potrzeba uzupełnienia lub korekty danych o kierunku lub o jego uruchomieniach.

Odnajdź kierunek zarchiwizowany za pomocą filtrów zestawienia zgodnie ze ścieżką opisaną powyżeji przejdź do danych o kierunku [1].

W zakładce „Zmiany statusu”, w wierszu z danymi archiwizacji kliknij w ikonę śmietnika [2]. Cofnięcie archiwizacji będzie wymagało potwierdzenia [3].

Po cofnięciu archiwizacji akcja „Archiwizacja kierunku” stanie się znów aktywna. Kierunek przywrócony z archiwum będziesz mógł ponownie zarchiwizować ręcznie.

Podstawy prawne:
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on z dnia 6 marca 2019 r. – rozporządzenie ws. POL-on (Dz.U. 2019 poz. 496) – §12 ust. 1, pkt 4.

Objaśnienia do sprawozdania z wykorzystania dotacji za rok 2024

Objaśnienia do sprawozdania z wykorzystania dotacji na zadania związane z zapewnieniem osobom niepełnosprawnym warunków do pełnego udziału w procesie przyjmowania na studia, do szkół doktorskich, kształceniu na studiach i w szkołach doktorskich lub prowadzeniu działalności naukowej, o których mowa w art. 365 ust. 6 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2022 r. poz. 574, z późn. zm.)

Objaśnienia do sprawozdania z wykorzystania dotacji za rok 2024 (pdf)Pobierz

Sprawozdanie z wykorzystania dotacji na zadania związane z zapewnieniem osobom niepełnosprawnym warunków do pełnego udziału w procesie rekrutacji lub prowadzeniu działalności naukowej za rok 2024

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych (INST_FIN) może wypełnić i wysłać sprawozdanie z wykorzystania ww. dotacji.

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania

  • uczelnie publiczne podlegające pod:
    • Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego
    • Ministerstwo Infrastruktury
    • Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu
    • Ministerstwo Obrony Narodowej
    • Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji
    • Ministerstwo Sprawiedliwości
    • Ministerstwo Zdrowia
  • 6 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych, tj.:
    • Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,
    • Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
    • Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,
    • Akademia Katolicka w Warszawie,
    • Akademia Ignatianum w Krakowie,
    • Prawosławne Seminarium Duchowne.
  • uczelnie niepubliczne

Data utworzenia instytucji składającej sprawozdanie musi być wcześniejsza niż 31.12 roku sprawozdawczego a data zakończenia działalności instytucji (likwidacji lub przekształcenia) musi mieścić się w przedziale od 01.01. do 31.12. roku sprawozdawczego.

Termin złożenia sprawozdania z wykorzystania dotacji na zadania związane z zapewnieniem osobom niepełnosprawnym warunków do pełnego udziału w procesie rekrutacji lub prowadzeniu działalności naukowej upływa: 31 marca. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu INST_FIN nadana na całość uczelni.

Uzupełnienie sprawozdania

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3].

aznaczenie checkboxa „Brak danych do sprawozdania” [1] jest możliwe tylko dla sprawozdania w trybie edycji, gdy formularz nie zawiera danych inicjalnych. Po zaznaczeniu checkboxa dane sprawozdania nie są widoczne dla pracownika ministerstwa.
Jeśli wprowadzisz informacje do sprawozdania i następnie zaznaczysz checkbox „Brak danych do sprawozdania” utracisz wprowadzone informacje. System wyświetli o tym ostrzeżenie i poprosi o potwierdzenie [2].

Jeśli twój podmiot należy do grupy uczelni zobowiązanych do złożenia sprawozdania uzupełnij formularz. Przejedź w dół ekranu i kliknij w przycisk „Uzupełnij” [1].

Przed wprowadzeniem wartości do formularza zapoznaj się z wytycznymi merytorycznymi. Link do objaśnień znajdziesz w tym wpisie poniżej. Możesz też skorzystać z linku dostępnego na interfejsie nad formularzem sprawozdania [2].

Wprowadź wartości w puste pola w formularzu [3] i zapisz wprowadzone informacje [4].

Formularz różni się w zależności od tego, czy uczelnia podlegała w roku sprawozdawczym przekształceniom, czy nie (formularz jest wyświetlany na podstawie informacji dotyczących przekształceń podmiotu, wprowadzonych do systemu POL-on w module Instytucje). 

Jeśli twoja uczelnia jest uczelnią włączającą (w jej struktury w roku sprawozdawczym została włączona inna uczelnia lub uczelnie), to wypełnia formularz, w którym dodatkowo wykazuje dla każdej włączonej uczelni kwotę otrzymaną w związku z jej włączeniem. W formularzu generowane są odpowiednio dodatkowe wiersze z nazwą uczelni, której dotyczą.

W przypadku uczelni włączanej (takiej, która została włączona w struktury innej uczelni w trakcie roku sprawozdawczego) formularz zawiera dodatkowy wiersz na wykazanie wartości wykorzystanej dotacji do momentu przed włączeniem do innej uczelni. 

Jeśli brakuje wiersza dla uczelni, która została włączona wówczas należy taką sytuację zgłosić do OPI PIB lub ministerstwa przed wypełnieniem sprawozdania.

Jeśli twoja uczelnia została włączona do innej uczelni lub zlikwidowana, towypełnia formularz, w którym wykazuje dodatkowo, ile z przyznanej dotacji zostało przekazane przez ministerstwo włączanej/zlikwidowanej uczelni w roku sprawozdawczym.

Wytyczne techniczne

  • W formularzu znajdziesz wartości wgrane na podstawie danych przekazanych przez ministerstwo. Pozycji tych nie możesz edytować. Jeśli uznasz dane za błędne, skontaktuj się z ministerstwem za pośrednictwem Helpdesku OPI PIB, wybierając kategorię zgłoszenia merytorycznego.
  • Pola na niebieskim tle zawierają wartości wyliczalne. Ich tez nie możesz edytować. Wyliczają się one automatycznie na podstawie wartości składowych (wprowadzanych w pola na białym tle).
  • W przypadku braku wartości do zaraportowania wpisz zero (0,00) przy właściwej pozycji.
  • Wprowadź liczby z precyzją do dwóch miejsc po przecinku.

Wytyczne merytoryczne

Tutaj możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi uzupełnienia sprawozdania.

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1].

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania.

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie [2].

W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [3].

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojej jednostki, a następnie użyj przycisku zapisu [4].

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2].

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3].

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1].

Aby wysłać sprawozdanie musisz dołączyć do niego plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia).

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [2].

Oświadczenie może być podpisane:

  • odręcznie
  • elektronicznie.

Podpis odręczny

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf.

Podpis elektroniczny

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf.

Załącz oświadczenie do formularza [3].

Jeśli chcesz, możesz załączyć dodatkowe pliki lub dodać komentarz [4]. Po dołączeniu pliku/plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [5].

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [6].

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne).

Korekta sprawozdania po odesłaniu przez MNiSW i ponowne wysłanie

Jeśli ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmieni się na „Zwrócony do korekty”. W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Zapoznaj się z nimi i wprowadź zmiany do sprawozdania. Skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”. Następnie zapisz i wyślij sprawozdanie zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić oświadczenie, pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu).

Ponowne wysłanie sprawozdania powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”.

Zatwierdzenie sprawozdania

Po otrzymaniu sprawozdania – od razu albo po korekcie – Ministerstwo zatwierdza sprawozdanie. Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 350 ust. 1 pkt 3.
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 16 ust. 1. pkt 3, ust. 2-3.

Objaśnienia do sprawozdań z wykorzystania środków z funduszu stypendialnego za rok 2024

Uczelnie publiczne, uczelnie kościelne otrzymujące dotację na zasadach określonych dla uczelni publicznych

Objaśnienia do sprawozdania z wykorzystania funduszu stypendialnego za rok 2024 – uczelnie publiczne (pdf)Pobierz

Uczelnie niepubliczne

Objaśnienia do sprawozdania z wykorzystania funduszu stypendialnego za rok 2024 – uczelnie niepubliczne (pdf)Pobierz

Instytuty naukowe PAN, instytuty badawcze lub międzynarodowe instytuty naukowe, instytucje prowadzące głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły

Objaśnienia do sprawozdania z wykorzystania funduszu stypendialnego za rok 2024 – instytuty i instytucje SdWMN (pdf)Pobierz

Sprawozdanie z wykorzystania środków funduszu stypendialnego w tym dotacji na świadczenia oraz środków na stypendia ministra za rok 2024

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych (INST_FIN) może wypełnić i wysłać sprawozdanie z wykorzystania środków funduszu stypendialnego.

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania

  • uczelnie publiczne podlegające pod Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz Ministerstwo Zdrowia
  • 6 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych, tj.:
    • Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II,
    • Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie,
    • Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu,
    • Akademia Katolicka w Warszawie,
    • Akademia Ignatianum w Krakowie,
    • Prawosławne Seminarium Duchowne.
  • uczelnie niepubliczne
  • instytuty kształcące doktorantów (z uprawnieniami do prowadzenia studiów doktoranckich wg stanu na 31.12. roku poprzedzającego rok sprawozdawczy).
  • instytuty niekształcące doktorantów (raportujące wykorzystanie środków na stypendium Ministra dla wybitnych młodych naukowców)

Termin złożenia sprawozdania z wykorzystania środków funduszu stypendialnego w tym dotacji na świadczenia oraz środków na stypendia ministra upływa: 31 marca. Niezbędna jest do tego rola edycyjna do modułu INST_FIN nadana na całość uczelni.

Uzupełnienie sprawozdania

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3].

Jeśli twoja jednostka nie składa sprawozdania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania [1], a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz” [2]. Status sprawozdania zmieni się na „Brak danych do zaraportowania” [3].

Zaznaczenie checkboxa „Brak danych do sprawozdania” jest możliwe tylko dla sprawozdania w trybie edycji. Po zaznaczeniu checkboxa dane sprawozdania nie są widoczne dla pracownika ministerstwa.
Jeśli wprowadzisz informacje do sprawozdania i następnie zaznaczysz checkbox „Brak danych do sprawozdania” utracisz wprowadzone informacje. System wyświetli o tym ostrzeżenie i poprosi o potwierdzenie.

Jeśli twój podmiot należy do grupy uczelni zobowiązanych do złożenia sprawozdania uzupełnij formularz. Przejedź w dół ekranu i kliknij w przycisk „Uzupełnij” [1].

Przed wprowadzeniem wartości do formularza zapoznaj się z wytycznymi merytorycznymi. Link do objaśnień znajdziesz w tym wpisie poniżej. Możesz też skorzystać z linku dostępnego na interfejsie nad formularzem sprawozdania [2].

Wprowadź wartości w puste pola w formularzu [3] i zapisz informacje [4].

Wytyczne techniczne

  • W przypadku braku wartości do zaraportowania wpisz zero (0,00) przy właściwej pozycji.
  • Wprowadź liczby z precyzją do dwóch miejsc po przecinku.

Wytyczne merytoryczne

Tutaj możesz pobrać plik z objaśnieniami dotyczącymi uzupełnienia sprawozdania przez twój podmiot w zależności od jej typu (uczelnie publiczne, uczelnie niepubliczne, instytuty naukowe PAN, instytuty badawcze lub międzynarodowe instytuty naukowe, instytucje prowadzące głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły.

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1].

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania.

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie [2]. W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [2].

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojej jednostki, a następnie użyj przycisku zapisu [4].

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2].

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3].

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1].

Aby wysłać sprawozdanie musisz dołączyć do niego plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia).

Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [2].

Oświadczenie może być podpisane:

  • odręcznie
  • elektronicznie.

Podpis odręczny

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf.

Podpis elektroniczny

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf.

Załącz oświadczenie do formularza [3].

Jeśli chcesz, możesz załączyć dodatkowe pliki lub dodać komentarz [4]. Po dołączeniu pliku/plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [5].

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [6].

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne).

Korekta sprawozdania po odesłaniu przez MNiSW i ponowne wysłanie

Jeśli ministerstwo odeśle sprawozdanie do korekty, status sprawozdania w POL-onie zmieni się na „Zwrócony do korekty”. W zakładce „Komentarze” zobaczysz uwagi wprowadzone przez ministerstwo. Zapoznaj się z nimi i wprowadź zmiany do sprawozdania. Skorzystaj z przycisku „Koryguj” w zakładce „Dane sprawozdania”. Następnie zapisz i wyślij sprawozdanie zgodnie ze ścieżką opisaną powyżej.

Ponieważ zmieniasz dane zawarte w sprawozdaniu, upoważniona osoba w twojej instytucji powinna ponownie oświadczyć zgodność danych ze stanem faktycznym (zatwierdzić oświadczenie, pobrać oświadczenie, wydrukować je, wypełnić i podpisać, zeskanować oraz załączyć do POL-onu).

Ponowne wysłanie sprawozdania powoduje zmianę statusu na „Wysłane po korekcie”.

Zatwierdzenie sprawozdania

Po otrzymaniu sprawozdania – od razu albo po korekcie – Ministerstwo zatwierdza sprawozdanie. Status sprawozdania zmienia się na „Zatwierdzone przez ministerstwo”.

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 350 ust. 1 pkt 3.
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 16 ust. 1. pkt 3, ust. 2-3.

Formularz danych uzupełniających na potrzeby naliczania subwencji na rok 2025

Z tego artykułu dowiesz się jak osoba z rolą edycyjną do modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych (INST_PR_SPR) może wypełnić i wysłać formularz danych na potrzeby naliczenia subwencji.

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania: 

  • uczelnie publiczne akademickie nadzorowane przez MNiSW, 
  • uczelnie publiczne akademickie nadzorowane przez MZ,
  • 6 uczelni kościelnych, które otrzymują subwencję na zasadach uczelni publicznych, tj.: 
  1. Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II, 
  2. Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie, 
  3. Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu, 
  4. Akademia Katolicka w Warszawie, 
  5. Akademia Ignatianum w Krakowie, 
  6. Prawosławne Seminarium Duchowne. 

Część 3 formularza „Projekty realizowane w ramach programów międzynarodowych…” wypełnia tylko 9 uczelni IDUB: 

  1. Akademia Górniczo-Hutnicza im. Stanisława Staszica w Krakowie, 
  2. Politechnika Gdańska, 
  3. Politechnika Śląska, 
  4. Politechnika Warszawska, 
  5. Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, 
  6. Uniwersytet Jagielloński w Krakowie, 
  7. Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu, 
  8. Uniwersytet Warszawski, 
  9. Uniwersytet Wrocławski. 

Publiczne uczelnie zawodowe nie składają ww. formularza! 

Termin złożenia formularza danych uzupełniających na potrzeby naliczenia subwencji upływa 28 lutego. Do uzupełnienia i wysłania formularza niezbędna jest rola edycyjna INST_PR_SPR nadana na całość uczelni.

Zmiany w formularzu od roku sprawozdawczego 2024
1. Nie zbieramy danych o pracownikach przyjeżdżających i wyjeżdżających.
2. Liczba studentów i doktorantów wyliczana jest przez system na podstawie informacji jednostkowych wprowadzonych przez uczelnie.
3. W umowie raportujemy studentów/doktorantów w zakresie danych:
Identyfikator studenta/doktoranta,
Rodzaj mobilności, tj.
– Student przyjeżdżający,
– Student wyjeżdżający,
– Doktorant przyjeżdżający,
– Doktorant wyjeżdzający – szkoła doktorska,
– Doktorant wyjeżdzający- studia doktoranckie (stary tryb),
Data rozpoczęcia mobilności studenta/doktoranta zgodnie z umową,
Data zakończenia mobilności studenta/doktoranta zgodnie z umową.

Zaloguj się do systemu. Wybierz moduł Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych [1]. Ustaw właściwy rok sprawozdawczy [2], a następnie przejdź do wybranego sprawozdania [3].

Jeśli twoja jednostka nie posiada danych do przekazania, zaznacz checkbox znajdujący się pod nazwą sprawozdania [1], a następnie potwierdź decyzję, korzystając z przycisku „Zaznacz” [2]. Status sprawozdania zmieni się na „Brak danych do zaraportowania” [3].

Zaznaczenie checkboxa „Brak danych do sprawozdania” jest możliwe tylko dla sprawozdania w trybie edycji.
Jeśli wprowadzisz jakeś informacje do sprawozdania i następnie zaznaczysz checkbox „Brak danych do sprawozdania” utracisz wprowadzone informacje. System wyświetli o tym ostrzeżenie i poprosi o potwierdzenie.
Po odznaczeniu checkbox’a sprawozdanie zostanie przywrócone do stanu w jakim było w momencie udostępnienia (Do części 1 „Współpraca międzynarodowa” zostaną ponownie wgrane aktywne umowy z poprzedniego roku. Natomiast informacje wprowadzone przez ciebie do formularza nie zostaną przywrócone).

Jeśli twoja jednostka posiada dane do przekazania, przejedź w dół – do sekcji z częściami sprawozdania.

Formularz składa się z 3 części:

  1. Współpraca międzynarodowa
  2. Pracownicy cudzoziemcy
  3. Projekty realizowane w ramach programów międzynarodowych Horyzont 2020 i Horyzont Europa (dla uczelni IDUB)

Współpraca międzynarodowa

W tej częściformularza znajdziesz dodane automatycznie aktywne umowy za zeszły rok. Umowa została dodana jeśli przynajmniej jeden dzień z tej umowy mieści się w okresie sprawozdawczym dla subwencji danego roku.

Okres sprawozdawczy dla subwencji danego roku to poprzedni rok akademicki (np. dla formularza subwencji stanowiącego podstawę naliczenia subwencji na rok 2025 okresem sprawozdawczym będzie rok akademicki 2023/2024, czyli okres 01.10.2023-30.09.2024. W systemie – Rok sprawozdawczy 2024).

Dane w tabeli możesz posortować rosnąco lub malejąco według numeru umowy/porozumienia.

Aby przejść do szczegółów umowy, użyj linku aktywnego ukrytego w kolumnie Rodzaj lub Nr umowy/porozumienia [1].

Umowy widoczne w zestawieniu możesz:

  • uzupełnić o informacje dotyczące studentów/doktorantów (ikona osoby) [2],
  • skorygować (ikona dokumentu) [3],
  • usunąć (ikona śmietnika) [4].

Z poziomu danych szczegółowych możesz skorygować lub usunąć umowę za pomocą właściwych przycisków [1].

W części Współpraca międzynarodowa możesz:

  • Dodać pojedynczą umowę
  • Dodać wiele umów za pomocą pliku importowego

Dodanie pojedynczej umowy

Aby dodać nową umowę do zestawienia kliknij w przycisk „Dodaj umowę” [1], a następnie uzupełnij formularz od góry do dołu.

W danych podstawowych wskaż lub uzupełnij obowiązkowo:

  • Rodzaj (porozumienie, umowa),
  • Numer porozumienia lub umowy (uwzględniając umowy dotyczące współpracy w zakresie wspólnego prowadzenia badań, projektów naukowych, wdrożeniowych i innowacyjnych),
  • Nazwę partnera,
  • Kraj pochodzenia partnera (system podpowie ci kraj po wprowadzeniu kilku pierwszych liter),
  • Miasto pochodzenia partnera,
  • Status (aktywna, nieaktywna),
  • Okres trwania umowy (od – do),
  • Zakres współpracy.

Okres trwania umowy do – jest pozycją, która może pozostać pusta. W przypadku umów na czas nieokreślony wskazane jest oznaczenie właściwego checkboxa [2].

W kolejnym kroku wskaż dyscyplinę. W tym celu użyj przycisku „Dodaj dziedzinę/dyscyplinę” [1], a następnie wybierz właściwą pozycję z rozwijanego menu [2]. Aby dodać kolejną dyscyplinę powtórz proces.

Zapisz formularz [3]. Zapisaną umowę możesz uzupełnić, poprawić lub usunąć zgodnie z informacjami zawartymi powyżej.

Dodanie studentów/doktorantów do umowy/porozumienia

Odszukaj umowę/porozumienie, a następnie użyj ikony uzupełnienia danych o studentach/doktorantach (ikona osoby) [1].

Kliknij w przycisk „Dodaj studenta/doktoranta” [2]. Wprowadź:

  • Identyfikator studenta/doktoranta (max. 7 znaków),
  • Rodzaj mobilności (Student przyjeżdżający, Student wyjeżdżający, Doktorant przyjeżdżający, Doktorant wyjeżdzający – szkoła doktorska, Doktorant wyjeżdzający- studia doktoranckie – stary tryb),
  • Datę rozpoczęcia mobilności zgodnie z umową,
  • Datę zakończenia mobilności zgodnie z umową.

Zapisz informację za pomocą znacznika zapisu po prawej stronie [3].

Jeśli nie wiesz, jak powinien wyglądać identyfikator studenta/doktoranta, zapoznaj się z wytycznymi merytorycznymi poniżej!

Wytyczne merytoryczne

Sposób wykazywania danych dotyczących międzynarodowej krótkoterminowej mobilności studentów i doktorantów (pdf) wersja 20.02.2025Pobierz

Dodanie wielu umów za pomocą pliku importowego

Z uwagi na zmianę raportowania danych za rok akademicki 2023/2024 w pliku importu należy powielić wiersz z umową tyle razy ilu studentów lub doktorantów uczelnia raportuje, tj. jeśli w ramach danej umowy wyjechało lub przyjechało 4 studentów, dane umowy należy powielić w czterech wierszach jednocześnie w każdym z wierszy wykazując innego studenta.

Aby dodać wiele umów do zestawienia za pomocą pliku importowego, będziesz musiał wykonać poniższe kroki.

  1. Pobierz plik xlsx z dotychczas wprowadzonymi umowami, a w przypadku braku zarejestrowanych umów, pusty plik xlsx. W tym celu użyj przycisku „Pobierz umowy” [1] i zapisz plik na komputerze.
  2. Uzupełnij lub popraw pobrany plik zgodnie z posiadaną dokumentacją.
  3. Zaimportuj kompletny plik za pomocą przycisku „Importuj umowy” [2].

W polu „Dziedzina/dyscyplina naukowa, w której prowadzona jest współpraca” w przypadku kilku dziedzin/dyscyplin wymień je po przecinku.

Jeśli plik importowy przejdzie walidację, system wyświetli komunikat o treści „UWAGA: Po zaimportowaniu pliku dotychczasowe dane wprowadzone do działu II formularza zostaną w całości usunięte i zastąpione jego zawartością. Czy chcesz kontynuować operację?”. W celu zatwierdzenia importu kliknij „Tak” [3]. Wcześniejsze dane zostaną nadpisane.Jeśli wybierzesz „Nie” – operacja zostanie anulowana.

Jeśli plik importowy będzie zawierał błędy, wówczas system poinformuje cię o tym. Przejdź do zakładki „Błędy walidacji” [4], aby pobrać plik z listą błędów, które należy poprawić przed ponownym wgraniem danych.

Pracownicy cudzoziemcy

Użyj przycisku „Koryguj” [1], aby przejść do edycji. 

Wprowadź liczbę pracowników niebędących obywatelami polskimi posiadających tytuł profesora lub zatrudnionych na stanowisku profesora uczelni w innej uczelni, zagranicznej uczelni lub zagranicznej instytucji naukowej lub na stanowisku profesora instytutu w instytucie PAN, instytucie badawczym lub instytucie międzynarodowym, które w poprzednim roku akademickim przeprowadziły co najmniej 60 godzin zajęć dydaktycznych w i-tej publicznej uczelni akademickiej (z wyłączeniem osób pozostających z uczelnią w stosunku pracy) [2].

Zapisz formularz przyciskiem zapisu [3]. Zapisaną liczbę możesz poprawić.

Projekty realizowane w ramach programów międzynarodowych Horyzont 2020 i Horyzont Europa (dla uczelni IDUB)

Użyj przycisku „Koryguj” [1], aby przejść do edycji.

Uzupełnij informacje wprowadzając numer umowy [2] oraz wskazując rolę w projekcie. Do wyboru masz następujące role [3]:

  • Beneficjent
  • Partner
  • Lider

Możesz wybrać tylko jedną rolę dla danej umowy.

Kolejną umowę możesz dodać za pomocą przycisku „Dodaj kolejną umowę” [1]. Dodane pozycje możesz usunąć korzystając z ikony śmietnika [2], znajdującej się po prawej stronie danej pozycji.

Po uzupełnieniu umów, zapisz wszystkie dane za pomocą przycisku na dole strony [3]. W przypadku błędu lub braku po zapisie możesz poprawić wpis.

Zatwierdzenie i wysłanie sprawozdania

Po uzupełnieniu wszystkich części sprawozdania możesz zatwierdzić dane sprawozdania [1].

System sprawdzi czy uzupełniłeś dane we wszystkich częściach oraz czy w podsumowaniu zostały podane dane osoby do kontaktu w sprawie sprawozdania.

Jeśli nie dodałeś wcześniej danych osoby do kontaktu, musisz je uzupełnić w tym momencie. W tym celu przejdź do zakładki Podsumowanie. W sekcji dane osoby do kontaktu użyj przycisku „Koryguj” [2].

Wprowadź dane osobowe i kontaktowe pracownika swojej jednostki, a następnie użyj przycisku zapisu [3].

Po pomyślnym przejściu walidacji możesz zatwierdzić sprawozdanie. Zatwierdzenie sprawozdania spowoduje zmianę statusu i zablokuje możliwość edycji danych.

Po zatwierdzeniu sprawozdania możesz pobrać dane do pliku [1] oraz wygenerować oświadczenia o zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym [2].

Aby dokonać zmiany w sprawozdaniu po jego zatwierdzeniu, skorzystaj z przycisku „Cofnij zatwierdzenie” [3].

Pamiętaj, że po wprowadzeniu zmiany trzeba będzie ponownie zatwierdzić sprawozdanie i wygenerować oświadczenie.

Po zatwierdzeniu, dane sprawozdania należy przesłać do ministerstwa [1].

Aby wysłać sprawozdanie musisz dołączyć do niego plik oświadczenia (system blokuje wysyłkę sprawozdania bez oświadczenia). Jeśli nie pobrałeś oświadczenia z poziomu sekcji Dane sprawozdania możesz to zrobić za pomocą linku w formularzu [2].

Oświadczenie może być podpisane:

  • odręcznie,
  • elektronicznie.

Podpis odręczny

Wydrukuj pobrane oświadczenie, przekaż do podpisu, a następnie zeskanuj podpisane oświadczenie do pliku pdf.

Podpis elektroniczny

Pobierz oświadczenie, przekaż do podpisu elektronicznego (poza systemem). Podpisane elektronicznie oświadczenie powinno być w formacie pdf.

Załącz podpisane oświadczenie do formularza [3].

Jeśli chcesz, możesz załączyć dodatkowe pliki lub dodać komentarz [4]. Po dołączeniu pliku/plików wyślij całość za pomocą przycisku „Wyślij sprawozdanie” [5].

Po wysłaniu sprawozdania jego status zmieni się na „Wysłany” [6].

Po wysłaniu sprawozdania tracisz możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane sprawozdania, do czasu odesłania przez ministerstwo sprawozdania do korekty (o ile będzie to konieczne).

Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668) – Art. 350 ust. 1 pkt 3.
Rozporządzenie Ministra Nauki z dnia 12 września 2024 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. 2024 poz.1403) – § 16 ust. 1. pkt 3, ust. 2-3.

Sprawozdawczość GUS za 2024 rok

Zgodnie z ustaleniami ministerstwa zawartymi w komunikacie opublikowanym w aktualnościach systemu wszystkie rodzaje sprawozdań (S-10, S-10-W, S-11, S-12, S-12-W, S-12-F) uczelnie są zobowiązane przekazać do 10 lutego 2025 r. (według stanu na dzień 31 grudnia 2024 r.).

Instytucje naukowe w odniesieniu do S-11 i S-12 obowiązują te same terminy.

Sprawozdanie S-12-F przeznaczone jest dla Federacji (wymaga roli FED_PR_SPR lub FED_PR_SPR_PODGLAD).

Sposób pracy w Module GUS właściwe nie zmienia się w stosunku do ubiegłego roku. Dane do sprawozdań będą zaciągane z modułów POL-on , a w przypadku działów uzupełnianych ręcznie (częściowo lub w całości) będą zasilane plikami importu. Wprowadzone dane będą następnie poddawane sprawdzeniu pod względem spójności danych z innymi działami sprawozdań oraz w ramach złożonego szablonu importu (raport z błędów walidacyjnych i raport z importu).

Sprawozdania przeliczają się o godzinach: 7.00, 9.00, 11.00, 13.00, 15.00, 17.00,19.00 oraz 21.00.
Przeliczanie sprawozdań trwa:
– dla S-10 oraz S-11 – około 45 minut,
– dla S-12 – około 10 minut,
– dla S-10-W, S-12-W oraz S-12-F – około 5 minut.

Możliwe jest zatwierdzenie działów uzupełnianych ręcznie bez konieczności importu pustych lub zerowych plików.
Podczas zatwierdzania pustego działu system wyświetli jednak ostrzeżenie „Uwaga: dział nie zawiera żadnych danych statystycznych. Jego zatwierdzenie oznacza potwierdzenie, że  jest to zgodne ze stanem faktycznym. Czy kontynuować?”, po to, aby zminimalizować ryzyko zatwierdzenia pustych działów przez pomyłkę.
System nie pozwala już na import pustych lub zerowych plików (traktuje takie pliki jako błędne).

  • Docelowo osoby z sekcji 3 i 4 – Polacy i cudzoziemcy, którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską – powinni być wykazywani według kraju uzyskania dyplomu ukończenia szkoły średniej II stopnia lub możliwie najlepszej oceny szacunkowej kraju pochodzenia.
  • Sprawozdanie uczelni macierzystej powinno zawierać dane łącznie z danymi filii.
  • Dane dotyczące szkoły doktorskiej (działy 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 w zakresie kształcenia w szkole doktorskiej) powinny być sprawozdane przez Federację, a nie przez jednostki wchodzące w jej skład. Podstawa prawna: Art. 173 ust. 5 ustawy p.s.w.n. („Federacja jest podmiotem uprawnień związanych z posiadaniem kategorii naukowej w zakresie: 1) nadawania stopni naukowych lub stopni w zakresie sztuki; 2) kształcenia doktorantów”).
  • W sprawozdaniu S-12-F możliwe jest wykazanie danych dotyczących szkoły doktorskiej oraz stopni doktora uzyskanych w ramach studiów doktoranckich przez federację albo jednostki uczestniczące. Wskazujemy w tym zakresie na działy: 4-12. Podstawa prawna: Art. 173 ust. 5 ustawy p.s.w.n.

Metodologia wyliczeń

Metodologia wyliczeń 2024 (pdf)Pobierz

Źródłem wyliczeń dla sprawozdań za rok 2024 w zakresie studentów jest nowy system POL-on 2.0.

Wypełnienie sekcji „Uczestnicy studiów podyplomowych i kształcenia specjalistycznego, doktoranci cudzoziemcy – którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską” oraz „Uczestnicy studiów podyplomowych i kształcenia specjalistycznego, doktoranci Polacy – którzy otrzymali świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską” w sprawozdaniu S-12 za rok 2024 nie jest obligatoryjne.
Sygnalizujemy potrzebę zbierania informacji o osobach, które otrzymały świadectwo dojrzałości lub jego odpowiednik poza Polską. Informacja ta będzie już stałym elementem sprawozdawczości w zakresie danych o uczestnikach studiów podyplomowych, kształcenia specjalistycznego oraz o doktorantach w sprawozdaniu S-12.

Komunikat GUS ws. sprawozdania S-12 za 2024 r. (pdf)Pobierz

Zmiany w formularzach

S-10

  1. Dział 4 kolumna 2 → zmiana nazwy kolumny z „Kolumna 2: Rodzaj studiów” na „Kolumna 2: Poziom studiów”
  2. Dodano obsługę roli INST_PR_WS_PODGLAD_BEZ_DANYCH_RESTRYKCYJNYCH. Użytkownicy posiadający tą rolę nie będą mieli dostępu do raportu danych źródłowych, który zawiera dane restrykcyjne studentów uwzględnionych w wyliczeniach GUS.

S-11

Brak zmian

S-12

  1. Dodano nowy dział „Dział 7 . Szkoły doktorskie i podmioty doktoryzujące według dyscyplin naukowych i artystycznych”
  2. Zmiana numeracji działów (w związku z pojawieniem się nowego działu)
  3. W dziale 13 wydzielono wiersz „Docent” (wiersze 8 i 19)
  4. W dziale 14 uzupełniono nazwę kolumny „Kolumna 6: W tym z tytułem zawodowym magistra, magistra inżyniera lub równorzędnym w osobach”
  5. Dodano nowy dział „Dział 20. Stypendia projakościowe wypłacone tylko ze środków pochodzących z otrzymanej do 2023 r. dotacji projakościowej (stypendia wypłacone w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia roku sprawozdawczego)” – Dział wypełniany ręcznie w sekcjach 1 i 2. Podmioty podają w tabeli konkretną liczbę doktorantów pobierających stypendium (tak jak jest to przyjęte w dziale 12. formularza S-12). Konieczne jest wykazanie stypendiów wypłaconych.

Objaśnienia do formularzy S-10, S-11 oraz S-12

Objaśnienia do formularzy_S-10_2024 (docx)Pobierz
Objaśnienia do formularzy_S-11_2024 (docx)Pobierz
Objaśnienia do formularzy_S-12_2024 (docx)Pobierz