Zakres uprawnień użytkowników, którzy mają dostęp do systemu POL‑on, również reguluje prawo. W zależności od przyznanego dostępu użytkownicy mogą:
- zarówno wprowadzać i edytować dane, jak i je przeglądać – takie uprawnienia mają wszystkie uczelnie, instytuty badawcze i inne instytucje naukowe
- pobierać i edytować dane – takie uprawnienia ma na przykład Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz niektóre inne instytucje nadzorujące
- pobierać, sprawdzać i przeglądać dane – takie uprawnienia mają:
- Główny Urząd Statystyczny i Polska Komisja Akredytacyjna w zakresie określonym prawem
- wójtowie, burmistrzowie i prezydenci miast w zakresie sprawdzania prawa studentów do Karty Dużej Rodziny
- banki w zakresie danych potrzebnych do przyznania kredytu studenckiego.