W procesie zgłaszania zawiadomienia o nadaniu stopnia doktora lub doktora habilitowanego biorą udział dwie strony: jednostka oraz ministerstwo. Zadaniem jednostki jest stworzenie zawiadomienia. Zawiadomienie tworzy się w systemie POL‑on (służy do tego moduł „Dr/Dr hab.”, dostęp do tego modułu umożliwia rola INST_PR_DR_DR_HAB). Po wprowadzeniu zawiadomienia i jego zatwierdzeniu trafia ono do ministerstwa, którego pracownik weryfikuje je i zatwierdza pod względem formalnym lub zwraca jednostce do poprawy lub uzupełnienia.
Centralna Komisja nie bierze udziału w procesie zatwierdzania zawiadomień, ma jednak wgląd w dokumenty zapisane w systemie.