Przypominamy o obowiązku umieszczania w Bazie osób upoważnionych do podpisywania dokumentów informacji niezbędnych do uwierzytelnienia dokumentów wydawanych przez uczelnie i instytuty.
Zgodnie z art. 349 ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce [1] baza osób upoważnionych do podpisywania dokumentów obejmuje dane dotyczące dokumentów, o których mowa w:
1. art. 78 ust. 3, tj. dyplomów ukończenia studiów, suplementów do dyplomów, odpisów, w tym odpisów w języku obcym, duplikatów i zaświadczeń o ukończeniu studiów;
2. art. 163 ust. 4, tj. świadectw ukończenia studiów podyplomowych, ich duplikatów i zaświadczeń o ukończeniu studiów podyplomowych;
3. art. 180 ust. 1, tj. dyplomów doktorskich i habilitacyjnych oraz ich duplikatów i odpisów.
Baza osób upoważnionych do podpisywania ww. dokumentów, obejmuje:
1. imiona i nazwisko;
2. informacje o funkcji pełnionej w uczelni, instytucie PAN, instytucie badawczym lub instytucie międzynarodowym;
3. odwzorowanie cyfrowe wzoru podpisu i parafy;
4. informacje o wzorze pieczęci urzędowej uczelni, instytutu PAN, instytutu badawczego lub instytutu międzynarodowego;
5. informacje o wzorach:
a. dyplomów ukończenia studiów, dyplomów doktorskich i dyplomów habilitacyjnych,
b. odpisów dokumentów, o których mowa w lit. a, w tym odpisów w języku obcym,
c. świadectw ukończenia studiów podyplomowych,
d. zaświadczeń o ukończeniu studiów i studiów podyplomowych.
Obowiązek wprowadzenia do systemu POL‑on powyższych danych spoczywa na rektorach, dyrektorach instytutów PAN, dyrektorach instytutów badawczych oraz dyrektorach instytutów międzynarodowych.
Rozporządzenie ws. systemu POL‑on [2] w § 6 precyzuje, że w zakresie powyższych danych, w bazie osób upoważnionych zamieszcza się następujące informacje:
1. nazwę funkcji pełnionej w uczelni, instytucie PAN, instytucie badawczym lub instytucie międzynarodowym;
2. datę objęcia funkcji;
3. odwzorowanie cyfrowe pieczątki imiennej;
4. odwzorowanie cyfrowe wzoru podpisu;
5. odwzorowanie cyfrowe wzoru parafy;
6. datę zakończenia pełnienia funkcji;
7. wzór pieczęci urzędowej uczelni, instytutu PAN, instytutu badawczego lub instytutu międzynarodowego;
8. datę wprowadzenia pieczęci urzędowej do użytku;
9. datę wycofania pieczęci urzędowej z użytku albo jej zaginięcia;
10. wzory dokumentów:
a. dyplomów ukończenia studiów, dyplomów doktorskich i dyplomów habilitacyjnych,
b. odpisów dokumentów, o których mowa w lit. a, w tym odpisów w języku obcym,
c. świadectw ukończenia studiów podyplomowych,
d. zaświadczeń o ukończeniu studiów i studiów podyplomowych;
11. datę wprowadzenia wzorów dokumentów:
a. dyplomów ukończenia studiów, dyplomów doktorskich i dyplomów habilitacyjnych,
b. odpisów dokumentów, o których mowa w lit. a, w tym odpisów w języku obcym,
c. świadectw ukończenia studiów podyplomowych,
d. zaświadczeń o ukończeniu studiów i studiów podyplomowych.
Zgodnie z art. 354 ust. 4 ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce osoba kierująca podmiotem (rektor, dyrektor instytutu PAN, dyrektor instytutu badawczego, dyrektor instytutu międzynarodowego) składa w systemie POL‑on oświadczenie potwierdzające, że dane wprowadzone przez nią do bazy danych, w tym do bazy osób upoważnionych do podpisywania dokumentów są zgodne ze stanem faktycznym. Oświadczenie składa się do dnia 31 stycznia według stanu na dzień 31 grudnia.
Jak wynika z praktyki instytucji uprawnionych do uwierzytelniania dokumentów w systemie POL‑on brak jest lub nie są uaktualniane wymagane wzory dokumentów. Częstą praktyką jest umieszczenie wyłącznie samego wzoru dyplomu, bez np. wzoru odpisu w języku obcym, wzoru suplementu, wzoru świadectwa ukończenia studiów podyplomowych, wzoru dyplomu doktorskiego czy wzoru zaświadczenia o ukończeniu studiów. Niewłaściwą praktyką jest także umieszczanie wyłącznie wzorów podpisów (bez wzorów paraf) osób upoważnionych do podpisywania dokumentów np. rektora, prorektorów, dziekanów, prodziekanów czy dyrektorów poszczególnych wydziałów czy jednostek. Ponadto brak jest aktualnych wzorów pieczęci imiennych.
We wprowadzaniu danych niezwykle istotne jest podpięcie poszczególnych dokumentów pod daną jednostkę – w przeciwnym razie wyszukanie informacji niezbędnych do uwierzytelnienia dokumentów jest utrudnione, jeśli nie niemożliwe.
Ponadto prosimy by wzory podpisów i pieczęci podzielić i umieszczać przypisane do danych uczelnianych jednostek np. władze rektorskie pod jednostką ogólną, a władze poszczególnych wydziałów (o ile takie istnieją) pod danym wydziałem. W celu poprawnego zamieszczania i udostępniania wzorów prosimy o kontakt z OPI PIB.
Zachęcamy również do zapoznania się z materiałami pomocy umieszczonymi na stronie Pomocy systemu POL‑on: https://polon.nauka.gov.pl/pomoc/knowledge-base-category/osoby-upowaznione-do-podpisywania-dokumentow/ oraz do szukania odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania: https://polon.nauka.gov.pl/pomoc/faq-category/osoby-upowaznione/.
Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej, jako instytucja uwierzytelniająca dokumenty i nadająca Apostille, wspólnie z OPI PIB zorganizowała webinarium w ramach cyklu Direct to Recognition, które dotyczyło legalizacji i Apostille. Prezentacja dotycząca uwierzytelniania dokumentów, ich rodzajów, sposobu ich wystawiania oraz dobrych praktyk znajduje się w bazie KWALIFIKATOR: https://kwalifikator.nawa.gov.pl/ w strefie dla uczelni. Zachęcamy do zapoznania się z nią.
W miarę możliwości NAWA będzie organizować kolejne webinaria poświęcone zagadnieniom uwierzytelniania dokumentów. Najbliższe wydarzenie jest planowane na jesień bieżącego roku. Informacje o wszystkich webinariach organizowanych przez NAWA są publikowane na stronie NAWA, w Newsletterze NAWA oraz w mediach społecznościowych.
[1] Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2022 r. poz. 574)
[2] Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL‑on (Dz.U. z 2022 r. poz. 700)