Kierownik instytucji, która chce uzyskać dostęp do systemu POL on, składa wniosek do Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego.
Wzory wniosków:
- wzór wniosku dla banków
- wzór wniosku dla innych podmiotów, które prowadzą działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły (forma pomocnicza, nieobligatoryjna)
Powyższe wnioski NIE obowiązują między innymi uczelni, instytutów badawczych i instytutów PAN.
We wniosku kierownik instytucji wskazuje administratora, który jako pierwszy uzyskuje konto w systemie. Administrator, który ma już konto, zakłada konta i przydziela role innym pracownikom.
Instytucja może powołać również koordynatora, który wspiera pracę instytucji w systemie POL‑on.