Dotyczy oświadczeń, o których mowa w art. 343 ust. 7 oraz art. 265 ust. 5 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2021 r. poz. 478 i 619).
Uprzejmie informujemy, że zgodnie z art. 354 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, podmiot zarejestrowany w wykazie instytucji zobowiązany jest do systematycznego aktualizowania danych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL‑on, zwanym dalej „Systemem POL‑on”.
Za prawidłowość i rzetelność danych oraz terminowość ich wprowadzania do Systemu POL‑on odpowiada bezpośrednio osoba kierująca danym podmiotem. Terminy wprowadzania i aktualizacji poszczególnych informacji określa rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL‑on (Dz. U. z 2019 r. poz. 496 oraz z 2021 r. poz. 71).
Zgodnie z regułą wyrażoną w § 9 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia, dane dot. oświadczenia o reprezentowanych dyscyplinach (o którym mowa w art. 343 ust. 7 ustawy) oraz o zaliczeniu do liczby N (o którym mowa w art. 265 ust. 5 ustawy) należy wprowadzić do Systemu POL‑on w terminie 30 dni od dnia zatrudnienia pracownika i aktualizować (np. w przypadku zmiany dyscypliny po upływie dwóch lat) w terminie 30 dni od dnia zaistnienia danej okoliczności.
Konieczność terminowego wprowadzania informacji potwierdzają również przepisy art. 431 ust. 1 pkt 2 lit. b i ust. 2 pkt 2 ww. ustawy, zgodnie z którymi, Minister może nałożyć na podmiot administracyjną karę pieniężną w wysokości do 50 000 zł w przypadku niewprowadzenia do Systemu POL‑on danych, o których mowa m.in. w art. 343 ust. 1, a także w przypadku ich niezaktualizowania, niezarchiwizowania lub nieusunięcia z tego Systemu. Wśród danych wymienionych w art. 343 ust. 1 znajdują się informacje nt. złożonych oświadczeń (pkt 10 i 11).
Dlatego też, złożenie przez kierownika podmiotu oświadczenia o zgodności danych wprowadzonych do Systemu POL‑on ze stanem faktycznym (art. 354 ust. 4 ww. ustawy), powinno być poprzedzone dokładną i kompleksową weryfikacją danych ujętych w Systemie. Podmiot ma wiele narzędzi do takiej weryfikacji, m.in. działające od dłuższego czasu raporty POL‑on, czy też, dostępne od niedawna alerty w module SEDN.
W związku z powyższym informujemy, że:
- Oświadczenia złożone w latach ubiegłych (przed rokiem bieżącym), które nie zostały do tej pory wprowadzone do systemu, mogą zostać sprawozdane wyłącznie z datą bieżącą (tj. do 30 dni wstecz licząc od dnia wprowadzenia tych danych do Systemu POL‑on) – w odniesieniu do osób pozostających w dalszym ciągu w stosunku pracy z podmiotem.
- Brak jest możliwości uzupełnienia oświadczeń z lat ubiegłych w odniesieniu do osób niezatrudnionych już w podmiocie.
- W wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość wprowadzenia brakującego oświadczenia w obrębie bieżącego roku (np. wniosek o uzupełnienie oświadczenia złożonego przez pracownika w 2021 r., przekazany do MEiN w tym samym roku), dla którego minął termin uzupełnienia danych w Systemie POL‑on – w takich przypadkach należy przez ePUAP przesłać do MEiN pismo z uzasadnieniem i wyjaśnieniem przyczyny niedochowania terminu wprowadzania danych oraz skanem niewprowadzonego oświadczenia.
Równocześnie uprzejmie informujemy, że w przypadku uzupełnienia oświadczeń złożonych w latach 2018-2020 z datą bieżącą (w 2021 r.), dla osób, które nadal pracują w podmiocie i będą pracowały co najmniej do 31 grudnia 2021 r. (na ten dzień będą ważne oświadczenia), nie znajdą zastosowania następujące przepisy rozporządzenia MNiSW z dnia 22 lutego 2019 r. w sprawie ewaluacji jakości działalności naukowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 392 oraz z 2020 r. poz. 1352):
nawiązujące do oświadczeń o dyscyplinach (art. 343 ust. 7 ustawy):
- § 17 ust. 9 – dot. zmniejszenia o 6 sumy udziałów jednostkowych w każdej dyscyplinie naukowej, w ramach której podmiot ten prowadzi działalność naukową;
- § 20 ust. 10 – dot. zmniejszenia o 6 liczby osiągnięć artystycznych w każdej dyscyplinie artystycznej, w ramach której podmiot ten prowadzi działalność naukową w zakresie twórczości artystycznej;
oraz nawiązujące do oświadczeń o zaliczeniu do N (art. 265 ust. 5 ustawy)
- § 17 ust. 8 pkt 2 – dot. zmniejszenia o 6 sumy udziałów jednostkowych w dyscyplinie, w której pracownik nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 265 ust. 5 ustawy;
- § 20 ust. 9 pkt 2 – dot. zmniejszenia o 6 liczby osiągnięć artystycznych uwzględnianych w ewaluacji w ramach danej dyscypliny, w której pracownik nie złożył oświadczenia o którym mowa w art. 265 ust. 5 ustawy.
Ponadto, w przypadku pracowników zatrudnionych na stanowiskach badawczych, badawczo-dydaktycznych oraz naukowych będzie możliwe wykazanie ich osiągnięć (publikacji, patentów, praw ochronnych na wzory użytkowe, wyłącznych praw do odmian roślin) na podstawie § 11 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia o ewaluacji, również sprzed daty złożenia oświadczenia o zaliczeniu do N, jednak nie sprzed daty zatrudnienia. Możliwe będzie również wykazywanie osiągnieć artystycznych, na podstawie § 20 ust. 3 rozporządzenia o ewaluacji, sprzed daty złożenia oświadczenia o zaliczeniu do N, jednak nie sprzed daty zatrudnienia. Wyjątkiem jest jedynie rok 2017, w którym, w przypadku braku zarejestrowanego oświadczenia w 2018 r., nie będzie możliwości wykazania osiągnieć na potrzeby ewaluacji – stanowi o tym art. 324 ust. 5 ustawy z dnia 3 lipca 2018 r. Przepisy wprowadzające ustawę – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2018 r. poz. 1669, z późn. zm.).
W odniesieniu do osób niebędących już pracownikami podmiotu, dla których brak jest możliwości uzupełnienia oświadczenia w Systemie POL‑on po terminie, informujemy, że przepisy § 17 ust. 8 pkt 2 i ust. 9 oraz § 20 ust. 9 pkt 2 i ust. 10 nie będą miały zastosowania, w przypadku osoby zatrudnionej w okresie objętym ewaluacją na stanowisku badawczym, badawczo-dydaktycznym lub naukowym przez okres krótszy niż 36 miesięcy w okresie od 1 stycznia 2017 r. do 31 grudnia 2021 r. Ponadto, ze stosowania tych przepisów wyłącza (zgodnie z § 17 ust. 10 oraz § 20 ust. 11) w odniesieniu do danego pracownika:
- korzystanie z urlopu bezpłatnego,
- korzystanie z urlopu dla poratowania zdrowia,
- korzystanie z któregokolwiek z urlopów związanych z rodzicielstwem, określonych
w przepisach ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, - przebywanie na zasiłku chorobowym lub pobieranie świadczenia rehabilitacyjnego, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa
– łącznie przez co najmniej 24 miesiące lub przez co najmniej połowę okresu zatrudnienia w ewaluowanym podmiocie.