Kierownik instytucji, która chce uzyskać dostęp do systemu POL‑on, składa wniosek do Ministra Nauki. Wniosek ma formę elektroniczną, trzeba go wysłać przez ePUAP.
Wzory wniosków:
- wzór wniosku dla banków
- wzór wniosku dla innych podmiotów, które prowadzą działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły
Powyższe wnioski NIE obowiązują między innymi uczelni, instytutów badawczych i instytutów PAN. Tym instytucjom dostęp jest nadawany w toku rejestracji podmiotu w MNiSW.
We wniosku kierownik wskazuje administratora, który jako pierwszy uzyskuje konto w systemie. Administrator, który ma już konto, zakłada konta i przydziela role innym pracownikom.
Instytucja może powołać również koordynatora, który wspiera pracę instytucji w systemie POL‑on.