Przypominamy o obowiązku utrzymywania przez uczelnie i pozostałe podmioty systemu szkolnictwa i nauki aktualnych danych w systemie POL‑on. Konieczność ta dotyczy w szczególności rejestrów Pracowników, Studentów oraz Osób ubiegających się o stopień doktora.
Terminy na wprowadzanie i aktualizację danych wynikają z rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL‑on z dnia 6 marca 2019 r. (Dz.U. z 2019 r. poz. 496):
- Do wykazu pracowników dane należy wprowadzać w terminie 21 dni od dnia zatrudnienia nauczyciela akademickiego, innej osoby prowadzącej zajęcia, osoby prowadzącej działalność naukową lub biorącej udział w jej prowadzeniu. Dane te powinny być aktualizowane w terminie 21 dni od dnia zaistnienia zmiany albo uzyskania informacji o zmianie (w przypadku niektórych danych i sytuacji termin jest wydłużony do 30 dni od dnia zatrudnienia) (§ 9 rozporządzenia).
- Do wykazu studentów dane należy wprowadzać w terminie 21 dni od dnia rozpoczęcia prowadzenia studiów. Dane te powinny być aktualizowane w terminie 30 dni od dnia zakończenia semestru i roku studiów (§ 10 rozporządzenia);
- Do wykazu osób ubiegających się o stopień doktora dane należy wprowadzać w terminie 21 dni od dnia przyjęcia doktoranta do szkoły doktorskiej. Na mocy decyzji MNiSW, dane należy wprowadzać także w terminie 21 dni od złożenia wniosku o wyznaczenie promotora lub promotorów przez osobę ubiegającą się o stopień doktora w trybie eksternistycznym lub studiów doktoranckich. Dane powinny być aktualizowane w terminie 21 dni od dnia zaistnienia zmiany albo uzyskania informacji o zmianie (§ 11 rozporządzenia).
Więcej informacji na temat uzupełniania poszczególnych danych w POL‑onie można znaleźć w Pomocy systemu.