W nawiązaniu do akcji mailingowej przeprowadzonej w dniu 6.12.2022 r. w sprawie uzupełnienia danych podstawy prawnej prowadzenia studiów na kierunkach, należy wyjaśnić, że wspomniana akcja miała na celu zwrócenie uwagi uczelni na konieczność prawidłowego, zgodnego ze stanem faktycznym oraz prawnym, wypełnienia w Systemie POL‑on pól dotyczących podstawy prawnej utworzenia studiów dla wygenerowanych kierunków, dla których brakuje właściwego numeru aktu prawnego, na podstawie którego studia są prowadzone albo też jako data wydania tego aktu jest wprowadzona data 1900-01-01. To na uczelniach spoczywa obowiązek wprowadzania danych do baz danych w zakresie wynikającym z przepisów oraz aktualizowania, archiwizowania i usuwania tych danych. Należy także zwrócić uwagę, że rektorzy uczelni składają oświadczenia o zgodności danych w Systemie POL‑on ze stanem faktycznym. W odpowiedzi na powyższą akcję mailingową do MEiN wpłynęły liczne zgłoszenia nadesłane przez uczelnie w przypadku każdego kierunku, dla którego w polu „rodzaj podstawy prawnej” widnieje „decyzja ministra”, często wykraczające poza treść informacji zawartej w ww. mailu OPI, w szczególności formułowane są prośby o oznaczenie opcji „brak dokumentu” nie tylko dla kierunków spełniających wyraźnie wskazane warunki, ale też o uzupełnienie danych niebędących w posiadaniu MEiN, czy też o uzupełnienie danych w zakresie podstawy prawnej dla kierunków ze zmienionym statusem na „Zlikwidowane” albo „Wygaszane”.
W związku z powyższym, przedstawiamy następujące dodatkowe wyjaśnienia.
Zwracamy uwagę, że możliwość zmiany w Systemie POL‑on wartości w polu „Rodzaj podstawy prawnej” na „Brak dokumentu” występuje wyłącznie wtedy, gdy łącznie są spełnione poniższe warunki:
1. data utworzenia uczelni jest wcześniejsza niż 1990-01-01
2. data utworzenia kierunku jest wcześniejsza niż 2005-09-30
3. zachodzi jeden z następujących warunków: data wydania podstawy prawnej dla studiów to 1900-01-01 lub brakuje numeru podstawy prawnej lub wprowadzony numer to tekst „nieznany”, „brak” itp. Uczelnia w takiej sytuacji może samodzielnie dokonać tej zmiany.
Wymaga podkreślenia, że możliwość wybrania opcji „Brak dokumentu” w polu „Rodzaj podstawy prawnej” została przewidziana z myślą o wyjątkowych sytuacjach w zakresie kierunków, które zostały utworzone dawno i nie jest w ogóle możliwe ustalenie przez uczelnię (nawet w oparciu o kwerendę archiwalną) jakiejkolwiek informacji o podstawie utworzenia, numerze aktu i dacie. Jeżeli natomiast uczelnia jest w stanie ustalić na podstawie posiadanych dokumentów (również archiwalnych), czy kierunek został utworzony w oparciu o decyzję ministra albo uchwałę senatu oraz z jaką datą to nastąpiło, to opcja „Brak dokumentu” nie powinna mieć w tym przypadku zastosowania. Wówczas w Systemie POL‑on powinny pozostać dane dotychczas wprowadzone przez uczelnię.
Należy mieć na względzie, że wybór opcji „Brak dokumentu” spowoduje, iż wprowadzone dotychczas przez uczelnie do Systemu POL‑on dane dotyczące numeru lub daty wydania aktu prawnego będącego podstawą utworzenia kierunku nie będą utrwalone w Systemie POL‑on, a po zaznaczeniu opcji „Brak dokumentu” pola przeznaczone na wprowadzenie tych danych staną się nieaktywne.
Tylko w przypadku, gdy uczelnia nie jest w stanie w ogóle znaleźć (również w archiwum) danych o podstawie utworzenia, numerze aktu i dacie, i jednocześnie niemożliwe jest samodzielne dokonanie zmiany na „Brak dokumentu”, Rektor może wystąpić do Ministra Edukacji i Nauki z uzasadnionym wnioskiem o oznaczenie w Systemie POL‑on opcji „Brak dokumentu” za uczelnię, przy czym w uzasadnieniu Rektor powinien m.in. szczegółowo wyjaśnić, jakie działania podjęto w uczelni w sprawie i jakie zasoby archiwalne zweryfikowano.
Natomiast w przypadku, gdy uczelnia posiada informacje o podstawie utworzenia kierunku i stwierdziła konieczność skorygowania danych dla kierunku, dla którego w Systemie POL‑on w polu „rodzaj podstawy prawnej” widnieje „decyzja ministra”, jest zobowiązana przedstawić wszystkie niezbędne dane, aby pracownik MEiN mógł je wprowadzić do Systemu (uczelnia może załączyć także skany dokumentów). Należy podkreślić, że uczelnie zobowiązane były uzupełnić te dane dla wszystkich wykazywanych kierunków przy migracji danych do Systemu POL‑on 1.0, niezależnie od podstawy utworzenia studiów. Na przestrzeni lat, także przy okazji importu danych do Systemu POL‑on 2.0, była zwracana uwaga przez resort na niekompletne bądź nieprawidłowe dane w tym zakresie widniejące w Systemie. Jeżeli uczelnia nie jest w posiadaniu jakiś danych (np. numer decyzji sprzed wielu lat), w tym polu pozostaną dane widniejące dotychczas w Systemie POL‑on.
Prosimy o ponowne, wnikliwe zweryfikowanie przez uczelnie danych w Systemie Pol-on dotyczących podstawy prawnej utworzonych kierunków studiów, jak również czy w nadesłanych do MEiN zgłoszeniach – w sytuacji, gdy kierunki zostały oznaczone w Systemie POL‑on jako utworzone na podstawie decyzji ministra – zostały podane wszystkie niezbędne do wprowadzenia przez MEiN dane, tj. nazwa kierunku, podstawa utworzenia, numer aktu i data. W przypadku, gdy nie wszystkie dane zostały podane, niezbędne jest ich niezwłoczne uzupełnienie przez uczelnie.
Dla kierunków ze statusem „Zlikwidowane” albo „Wygaszane” nie jest dostępna w Systemie POL‑on opcja edytowania danych w zakresie podstawy prawnej, tym samym korygowanie tych danych wymagałoby wykonywania „sztucznej” operacji związanych z uprzednim usunięciem informacji o zmienionym statusie, co nie znajduje uzasadnienia w kontekście roli Systemu w odzwierciedlaniu chronologii zdarzeń.