Odnosząc się do powtarzających się pytań dot. możliwości składania oświadczeń, o których mowa w art. 265 ust. 5, art. 343 ust. 7 oraz art. 265 ust. 13 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2022 r. poz. 574, z późn. zm.), tj.:
- oświadczenia o zaliczeniu do N,
- oświadczenia o reprezentowanych dyscyplinach,
- oświadczenia upoważniającego dany podmiot do wykazania osiągnięcia na potrzeby ewaluacji,
za pośrednictwem systemów informatycznych wykorzystywanych w danym podmiocie (np. uczelnię), wyjaśniamy co następuje.
Zgodnie z przepisem art. 60 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2020 r. poz. 1740, z późn. zm.) z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli). Natomiast zgodnie z art. 61 Kodeksu cywilnego oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią, a oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.
Podkreślenia wymaga, że w przepisach ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce nie zastrzeżono formy, w jakiej mają być składane kierownikowi podmiotu oświadczenia przez daną osobę, zatem uregulowanie sposobu składania oświadczeń leży w kompetencji danego podmiotu i o ile
– możliwe jest zbieranie takich oświadczeń z wykorzystaniem dedykowanych narzędzi informatycznych –
to mając na uwadze, że za prawidłowość i rzetelność danych wprowadzonych do Systemu POL‑on odpowiada kierownik podmiotu (art. 354 ust. 2 ustawy) konieczne jest przyjęcie takiego sposobu składania i podpisywania oświadczeń, który zapewni wywiązanie się przez kierownika podmiotu z obowiązku prawidłowego, rzetelnego i terminowego ich wprowadzenia do systemu POL‑on. Należy zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 354 ust. 4 kierownik podmiotu składa w Systemie POL‑on oświadczenie potwierdzające, że dane wprowadzone przez niego do baz danych, są zgodne ze stanem faktycznym.
Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 8 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2020 r. poz. 346 z późn. zm.), ustawę tę stosuje się m.in. podmiotów tworzących system szkolnictwa wyższego i nauki (z pewnymi wyjątkami). W myśl art. 20a ust. 1 tej ustawy, uwierzytelnienie użytkownika systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego, w którym udostępniane są usługi online – co do zasady – wymaga użycia:
- środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej, o którym mowa w art. 21a ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2021 r. poz. 1797), lub
- środka identyfikacji elektronicznej wydanego w notyfikowanym systemie identyfikacji elektronicznej, lub
- danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego, jeżeli te dane pozwalają na identyfikację i uwierzytelnienie wymagane w celu realizacji usługi online.
Należy jednak zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 20a ust. 2 ww. ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, podmiot publiczny, który używa do realizacji zadań publicznych systemu teleinformatycznego, może umożliwiać użytkownikowi uwierzytelnienie w tym systemie także przez zastosowanie innych technologii. Natomiast, sama ocena systemu wykorzystywanego w danym podmiocie i spełniania przez ten system wymagań w szczególności w zakresie bezpieczeństwa, możliwości uwierzytelniania osób składających oświadczenia, czy zapewnienia rzetelności oraz poprawności wprowadzanych oświadczeń nie leży w kompetencji Ministerstwa.