{"id":26148,"date":"2026-10-22T13:51:34","date_gmt":"2026-10-22T11:51:34","guid":{"rendered":"https:\/\/polon.nauka.gov.pl\/pomoc\/?post_type=lsvr_lore_kb&#038;p=26148"},"modified":"2026-10-22T14:38:44","modified_gmt":"2026-10-22T12:38:44","slug":"jakosc-danych-osobowych-i-identyfikacyjnych-w-pol-on","status":"publish","type":"lsvr_lore_kb","link":"https:\/\/polon.nauka.gov.pl\/pomoc\/knowledge-base\/jakosc-danych-osobowych-i-identyfikacyjnych-w-pol-on\/","title":{"rendered":"Jako\u015b\u0107 danych osobowych i identyfikacyjnych w POL-on"},"content":{"rendered":"\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Ten wpis zosta\u0142 przygotowany z my\u015bl\u0105 o osobach rejestruj\u0105cych dane os\u00f3b w POL-on. Dowiesz si\u0119 z niego, jak wpisywa\u0107 dane identyfikacyjne i dane osobowe, aby unikn\u0105\u0107 b\u0142\u0119d\u00f3w oraz uzyska\u0107 pozytywn\u0105 weryfikacj\u0119 danych z baz\u0105 PESEL.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-black-color has-text-color has-background has-link-color wp-elements-1 wp-block-paragraph\" style=\"background-color:#dce8f6\"><strong>Najwa\u017cniejsza zasada:<\/strong> wpisuj dane zgodnie z w\u0142a\u015bciwym dokumentem \u017ar\u00f3d\u0142owym i sprawdzaj je przed zapisaniem.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Znaczenie jako\u015bci danych w systemie POL-on<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Dane z POL-on wykorzystuj\u0105 podmioty administracji publicznej mi\u0119dzy innymi do:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>opisywania stanu nauki i szkolnictwa wy\u017cszego,<\/li>\n\n\n\n<li>przygotowywania statystyk publicznych, w tym danych dla GUS,<\/li>\n\n\n\n<li>oceny jako\u015bci kszta\u0142cenia i potencja\u0142u naukowego jednostek,<\/li>\n\n\n\n<li>podzia\u0142u \u015brodk\u00f3w na nauk\u0119 i szkolnictwo wy\u017csze.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Niepoprawne, niepe\u0142ne lub niesp\u00f3jne dane mog\u0105 prowadzi\u0107 do b\u0142\u0119dnych zestawie\u0144 i raport\u00f3w, problem\u00f3w z identyfikacj\u0105 os\u00f3b oraz nieprawid\u0142owych decyzji, na przyk\u0142ad przy naliczaniu \u015brodk\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Za poprawno\u015b\u0107, aktualno\u015b\u0107 i kompletno\u015b\u0107 danych odpowiadaj\u0105 instytucja sprawozdaj\u0105ca. Pozytywny wynik walidacji technicznej nie zast\u0119puje por\u00f3wnania danych z dokumentem!<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Og\u00f3lne zasady wprowadzania danych<\/h2>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Wpisuj dane zgodnie z dokumentem \u017ar\u00f3d\u0142owym.<\/li>\n\n\n\n<li>Uzupe\u0142niaj pola obowi\u0105zkowe oznaczone gwiazdk\u0105 (*). Pami\u0119taj, \u017ce tak\u017ce pola bez gwiazdki mog\u0105 wynika\u0107 z wymog\u00f3w prawnych lub by\u0107 potrzebne jako informacja dodatkowa.<\/li>\n\n\n\n<li>Wybieraj w\u0142a\u015bciwe pola i zachowuj wymagany format.<\/li>\n\n\n\n<li>W polach s\u0142ownikowych, takich jak kraj lub p\u0142e\u0107, wybieraj pozycj\u0119 z listy lub podpowiedzi systemu.<\/li>\n\n\n\n<li>Daty wybieraj z kalendarza.<\/li>\n\n\n\n<li>Przed zapisem sprawd\u017a ka\u017cd\u0105 liter\u0119 i cyfr\u0119, szczeg\u00f3lnie numery identyfikacyjne.<\/li>\n\n\n\n<li>Po wklejeniu danych z pliku sprawd\u017a, czy nie pojawi\u0142y si\u0119 dodatkowe lub niewidoczne znaki.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Pisownia, d\u0142ugo\u015b\u0107 p\u00f3l i znaki<\/h2>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Zachowuj kolejno\u015b\u0107 imion, oryginaln\u0105 pisowni\u0119 i znaki diakrytyczne, takie jak \u0105, \u0119, \u0107, \u00fc czy \u00e9.<\/li>\n\n\n\n<li>Nie wpisuj danych wy\u0142\u0105cznie wielkimi literami.<\/li>\n\n\n\n<li>Pola tekstowe, np. imi\u0119 i nazwisko, standardowo przyjmuj\u0105 do 255 znak\u00f3w ze spacjami. Zwr\u00f3\u0107 uwag\u0119, \u017ce pola o okre\u015blonym formacie mog\u0105 posiada\u0107 w\u0142asne limity. Szczeg\u00f3\u0142owe wymagania sprawdzaj w pomocy systemu lub w opisach widocznych przy danym polu. Numery PESEL i numery dokument\u00f3w wpisuj bez spacji i my\u015blnik\u00f3w.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"has-black-color has-text-color has-background has-link-color wp-elements-2 wp-block-paragraph\" style=\"background-color:#dce8f6\">Aktualizuj dane na bie\u017c\u0105co, gdy otrzymasz dokument (na przyk\u0142ad po zmianie nazwiska, wymianie dowodu osobistego lub paszportu). Zmiany rejestruj z dat\u0105 ich obowi\u0105zywania w systemie. Dzi\u0119ki temu b\u0119dzie mo\u017cna rozpozna\u0107 t\u0119 sam\u0105 osob\u0119 tak\u017ce na podstawie danych historycznych.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Dane identyfikacyjne<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Podstawowym identyfikatorem w systemie jest numer PESEL. Spos\u00f3b identyfikacji zale\u017cy od tego, czy osoba ma numer PESEL czy te\u017c go nie posiada:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><tbody><tr><td><strong>Osoba<\/strong><\/td><td><strong>Spos\u00f3b identyfikacji<\/strong><\/td><\/tr><tr><td>Obywatel Polski<\/td><td>Numer PESEL. Dane dokumentu to\u017csamo\u015bci nie podlegaj\u0105 rejestracji.<\/td><\/tr><tr><td>Cudzoziemiec z numerem PESEL<\/td><td>Numer PESEL.<\/td><\/tr><tr><td>Cudzoziemiec bez numeru PESEL<\/td><td>Dane dokumentu to\u017csamo\u015bci: typ dokumentu, numer dokumentu oraz kraj wydania.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"has-black-color has-text-color has-background has-link-color wp-elements-3 wp-block-paragraph\" style=\"background-color:#fdeeeb\">Je\u015bli identyfikujesz cudzoziemca numerem dokumentu to\u017csamo\u015bci, musisz poda\u0107 komplet informacji!<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>PESEL<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">System sprawdza format numeru PESEL. Nie pozwoli Ci wpisa\u0107:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>za ma\u0142ej lub za du\u017cej liczby cyfr,<\/li>\n\n\n\n<li>spacji lub my\u015blnik\u00f3w (separator\u00f3w),<\/li>\n\n\n\n<li>liter,<\/li>\n\n\n\n<li>numeru znajduj\u0105cego si\u0119 na li\u015bcie numer\u00f3w zastrze\u017conych.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"has-black-color has-text-color has-background has-link-color wp-elements-4 wp-block-paragraph\" style=\"background-color:#dce8f6\">W module Studenci system sprawdza r\u00f3wnie\u017c zgodno\u015b\u0107 numeru PESEL z rokiem urodzenia i p\u0142ci\u0105 podanymi w formularzu.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Dokument to\u017csamo\u015bci (osoby bez PESELu)<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Podczas rejestracji mo\u017cesz wskaza\u0107 jeden z poni\u017cszych dokument\u00f3w:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Dow\u00f3d osobisty<\/li>\n\n\n\n<li>Paszport<\/li>\n\n\n\n<li>Karta pobytu<\/li>\n\n\n\n<li>Polski dokument podr\u00f3\u017cy dla cudzoziemca<\/li>\n\n\n\n<li>Tymczasowy polski dokument podr\u00f3\u017cy dla cudzoziemca<\/li>\n\n\n\n<li>Polski dokument to\u017csamo\u015bci cudzoziemca<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Numer dokumentu, kt\u00f3ry identyfikuje osob\u0119 w systemie:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>mo\u017ce zawiera\u0107 litery i cyfry,<\/li>\n\n\n\n<li>musi mie\u0107 wi\u0119cej ni\u017c 3 znaki,<\/li>\n\n\n\n<li>nie mo\u017ce by\u0107 pusty,<\/li>\n\n\n\n<li>nie mo\u017ce sk\u0142ada\u0107 si\u0119 tylko ze znak\u00f3w bia\u0142ych lub spacji,<\/li>\n\n\n\n<li>nie mo\u017ce znajdowa\u0107 si\u0119 na li\u015bcie numer\u00f3w zastrze\u017conych.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><thead><tr><th><strong>Przyk\u0142ad numeru dokumentu<\/strong><\/th><th><strong>Ocena<\/strong><\/th><\/tr><\/thead><tbody><tr><td>AA7391045 <br>DFT739204<\/td><td>Przyk\u0142ad prawid\u0142owego numeru zawieraj\u0105cego litery i cyfry.<\/td><\/tr><tr><td>AED 605817 <br>AED-605817<\/td><td>Przyk\u0142ad b\u0142\u0119dnego numeru zawieraj\u0105cego dodatkowe spacje i znaki, kt\u00f3re nie wyst\u0119puj\u0105 w dokumencie.<\/td><\/tr><tr><td>ABC1234567 <br>AB11111111 <br>45454545 <br>xxxxxxxx <br>&#8212;&#8212;&#8212;&#8211; <br>dow\u00f3d<\/td><td>Przyk\u0142ad b\u0142\u0119dnego lub nieprawdziwego zapisu numeru.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Dane osobowe<\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Imiona<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Mo\u017cesz wpisa\u0107 najwy\u017cej dwa imiona: pierwsze (pole obowi\u0105zkowe) i drugie. Nie wpisuj kolejnych imion. U\u017cywaj pe\u0142nej formy zgodnej z dokumentem, bez zdrobnie\u0144 i skr\u00f3t\u00f3w. W polu imienia nie wpisuj cyfr. \u0141\u0105cznik (\u201e-\u201d) jest dopuszczalny, gdy osoba urz\u0119dowo nie ma imienia. Kropka (\u201e.\u201d) i grawis (\u201e`\u201d) s\u0105 dopuszczalne, je\u015bli wyst\u0119puj\u0105 w dokumencie.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Nazwisko<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wpisuj aktualne nazwisko zgodnie z dokumentem. Je\u015bli nazwisko si\u0119 zmieni, na przyk\u0142ad po \u015blubie, zarejestruj zmian\u0119 jako zmian\u0119 biznesow\u0105 z dat\u0105 jej obowi\u0105zywania w systemie. Nazwiska dwucz\u0142onowe zapisuj z \u0142\u0105cznikiem, np. Kowalska-Nowak. Zachowuj polskie i obce znaki diakrytyczne.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">W polu nazwiska dopuszczalne s\u0105 litery oraz, je\u015bli wyst\u0119puj\u0105 w dokumencie, \u0142\u0105cznik, kropka, apostrof i grawis. Cyfry i inne niedozwolone znaki s\u0105 blokowane.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\"><strong>Osoba bez imienia lub nazwiska<\/strong><\/h4>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><tbody><tr><td><strong>Osoba<\/strong><\/td><td><strong>Zapis<\/strong><\/td><\/tr><tr><td>Student lub doktorant<\/td><td>Je\u015bli dokument to\u017csamo\u015bci oficjalnie nie podaje imienia lub nazwiska, a system wymaga uzupe\u0142nienia pola, wpisz \u0142\u0105cznik (\u201e-\u201d) w polu \u201eImi\u0119 pierwsze\u201d lub \u201eNazwisko\u201d.<\/td><\/tr><tr><td>Pracownik<\/td><td>Je\u015bli dokument to\u017csamo\u015bci pracownika oficjalnie nie podaje imienia lub nazwiska, pozostaw odpowiednie pole puste (\u201eImi\u0119\u201d lub \u201eNazwisko\u201d).<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Przedrostki nazwisk<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Przedrostki takie jak von, van, de i de la s\u0105 cz\u0119\u015bci\u0105 nazwiska. Wpisuj je w polu \u201eNazwisko\u201d razem z nazwiskiem w\u0142a\u015bciwym, nawet je\u015bli formularz zawiera osobne pole \u201ePrzedrostek\u201d.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Zachowaj oryginalny zapis. Dotyczy to te\u017c spacji lub jej braku mi\u0119dzy przedrostkiem a nazwiskiem (np. von der Leyen, McCarthy).<\/li>\n\n\n\n<li>Je\u015bli przedrostek \u0142\u0105czy si\u0119 z nazwiskiem apostrofem (\u201e\u2019\u201d) lub grawisem (\u201e`\u201d), wpisz go tak, jak w dokumencie (np. O\u2019Brien, D\u2019Angelo, D`Amico).<\/li>\n\n\n\n<li>System nie zapisze innych znak\u00f3w wpisanych w tym polu.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Dane osobowe cudzoziemc\u00f3w<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Je\u015bli ma PESEL, wpisz imi\u0119 i nazwisko tak, jak s\u0105 zapisane w rejestrze PESEL.<\/li>\n\n\n\n<li>Je\u015bli nie ma PESEL, wpisz dane zgodnie z dokumentem to\u017csamo\u015bci.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\"><strong>Imi\u0119 i nazwisko zapisane alfabetem \u0142aci\u0144skim<\/strong><\/h4>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Dotyczy to np. j\u0119zyka angielskiego, niemieckiego, francuskiego i wietnamskiego. Wtedy:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>wpisz imi\u0119 i nazwisko dok\u0142adnie tak, jak w dokumencie (np. w dokumencie to\u017csamo\u015bci),<\/li>\n\n\n\n<li>nie zmieniaj pisowni,<\/li>\n\n\n\n<li>nie stosuj polskich odpowiednik\u00f3w imion,<\/li>\n\n\n\n<li>nie spolszczaj nazwisk,<\/li>\n\n\n\n<li>zachowaj obce znaki diakrytyczne (np. \u00fc, \u00e9, \u00e7), je\u015bli s\u0105 w <strong>polskim dokumencie<\/strong>. Zr\u00f3b tak tylko wtedy, gdy znak nale\u017cy do katalogu znak\u00f3w obs\u0142ugiwanych przez System Rejestr\u00f3w Pa\u0144stwowych. Katalog znajdziesz na ko\u0144cu tego wpisu w Materia\u0142ach dodatkowych.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><thead><tr><th><strong>Wpisz<\/strong><\/th><th><strong>Nie wpisuj<\/strong><\/th><th><strong>Pow\u00f3d<\/strong><\/th><\/tr><\/thead><tbody><tr><td>John<\/td><td>Jan<\/td><td>Jan to polski odpowiednik imienia, a nie zapis z dokumentu.<\/td><\/tr><tr><td>Schmidt<\/td><td>Szmidt<\/td><td>Nie spolszczaj nazwiska.<\/td><\/tr><tr><td>M\u00fcller<\/td><td>Muller<\/td><td>Nie pomijaj znaku diakrytycznego, je\u015bli jest w dokumencie.<\/td><\/tr><tr><td>\u00fc, \u00e9, \u00e7<\/td><td>u, e, c<\/td><td>Zachowaj dopuszczone znaki diakrytyczne.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\"><strong>Alfabet \u0142aci\u0144ski ze znakami specjalnymi<\/strong><\/h4>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Niekt\u00f3re j\u0119zyki u\u017cywaj\u0105 dodatkowych znak\u00f3w, np. znak\u00f3w tonalnych w j\u0119zyku wietnamskim. Co do zasady zachowaj zapis z dokumentu to\u017csamo\u015bci. Je\u015bli polskie dokumenty zawieraj\u0105 zapis uproszczony na podstawie decyzji kierownika urz\u0119du stanu cywilnego (USC), u\u017cyj tego zapisu.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\"><strong>Imi\u0119 i nazwisko zapisane innym alfabetem ni\u017c \u0142aci\u0144ski<\/strong><\/h4>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Je\u015bli dane zapisano np. cyrylic\u0105, alfabetem greckim, arabskim lub chi\u0144skim, u\u017cyj zapisu z polskiego dokumentu albo z dokumentu zawieraj\u0105cego zapis zromanizowany, czyli zapis alfabetem \u0142aci\u0144skim<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>transliteracja<strong>:<\/strong> zapis litera po literze,<\/li>\n\n\n\n<li>transkrypcja<strong>:<\/strong> zapis fonetyczny, kt\u00f3ry oddaje brzmienie.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Dla j\u0119zyk\u00f3w azjatyckich stosuje si\u0119 ustandaryzowane metody zapisu alfabetem \u0142aci\u0144skim. Maj\u0105 one odda\u0107 oryginaln\u0105 pisowni\u0119 lub brzmienie jak najwierniej. Paszporty wydawane w tych pa\u0144stwach zwykle zawieraj\u0105 ju\u017c zapis zromanizowany.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-background wp-block-paragraph\" style=\"background-color:#fdeeeb\">Nie r\u00f3b transliteracji ani transkrypcji samodzielnie. Zawsze korzystaj z dokument\u00f3w, kt\u00f3re maj\u0105 zapis zromanizowany.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-background wp-block-paragraph\" style=\"background-color:#dce8f6\">Pisownia danych tej samej osoby mo\u017ce by\u0107 r\u00f3\u017cna w r\u00f3\u017cnych dokumentach.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">R\u00f3\u017cnice mog\u0105 wynika\u0107 z r\u00f3\u017cnych zasad transliteracji, zmian przepis\u00f3w w Polsce albo wcze\u015bniejszych b\u0142\u0119d\u00f3w urz\u0119dowych. W takiej sytuacji:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Wpisz dane dok\u0142adnie tak, jak s\u0105 w polskim dokumencie urz\u0119dowym. Zr\u00f3b tak nawet wtedy, gdy r\u00f3\u017cni\u0105 si\u0119 od zagranicznego orygina\u0142u.<\/li>\n\n\n\n<li>Je\u015bli polskie dokumenty maj\u0105 form\u0119 uproszczon\u0105, u\u017cyj w\u0142a\u015bnie tej wersji.<\/li>\n\n\n\n<li>Je\u015bli znajdziesz kilka rekord\u00f3w tej samej osoby z r\u00f3\u017cnym zapisem danych osobowych, <strong>sprawd\u017a, kt\u00f3ry zapis jest poprawny<\/strong>, a nast\u0119pnie <strong>scal dane<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Walidacja i automatyczna korekta<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Rejestruj\u0105c dane osobowe i identyfikacyjne zwr\u00f3\u0107 uwag\u0119, czy wprowadzi\u0142e\u015b informacje:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>zgodnie z oryginalnym dokumentem<\/li>\n\n\n\n<li>w komplecie<\/li>\n\n\n\n<li>we w\u0142a\u015bciwe pola.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">POL-on sprawdza wpisane dane, mo\u017ce poprawia\u0107 drobne usterki, ale odpowiedzialno\u015b\u0107 za prawid\u0142owe wype\u0142nienie p\u00f3l spoczywa na tobie. Czytaj komunikaty systemu i sprawdzaj, czy dane s\u0105 zgodne z dokumentem.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><thead><tr><th><strong>Rodzaj kontroli<\/strong><\/th><th><strong>System sprawdza<\/strong><\/th><th><strong>Przyk\u0142ad<\/strong><\/th><\/tr><\/thead><tbody><tr><td>Format<\/td><td>Czy dane maj\u0105 wymagany format i dozwolone znaki.<\/td><td>PESEL, kt\u00f3ry ma 11 cyfr.<\/td><\/tr><tr><td>Sp\u00f3jno\u015b\u0107<\/td><td>Czy dane pasuj\u0105 do siebie.<\/td><td>W module Studenci rok urodzenia i p\u0142e\u0107 s\u0105 sprawdzane z danymi numeru PESEL.<\/td><\/tr><tr><td>Unikalno\u015b\u0107<\/td><td>Czy osoba nie zosta\u0142a ju\u017c zarejestrowana.<\/td><td>Por\u00f3wnanie danych z istniej\u0105cymi rekordami.<\/td><\/tr><tr><td>Kompletno\u015b\u0107<\/td><td>Czy wype\u0142niono wymagane pola.<\/td><td>Brak pustych p\u00f3l obowi\u0105zkowych.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Rekordy, kt\u00f3re nie spe\u0142niaj\u0105 wymaga\u0144, mog\u0105 nie zosta\u0107 zapisane. Je\u015bli system wykryje b\u0142\u0105d, wy\u015bwietli ci stosowny komunikat, a b\u0142\u0119dne lub brakuj\u0105ce pola obowi\u0105zkowe oznaczy na czerwono. Popraw dane zgodnie z komunikatem i ponawiaj zapis, a\u017c formularz zostanie zaakceptowany.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Weryfikacja danych z baz\u0105 PESEL<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">POL-on automatycznie sprawdza numery PESEL w modu\u0142ach Studenci, Osoby ubiegaj\u0105ce si\u0119 o stopie\u0144 doktora oraz Post\u0119powania awansowe.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Por\u00f3wnuje z rejestrem PESEL<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>pierwsze<\/strong> imi\u0119,<\/li>\n\n\n\n<li>nazwisko<\/li>\n\n\n\n<li>numer PESEL.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><thead><tr><th><strong>Modu\u0142<\/strong><\/th><th><strong>Weryfikacja z baz\u0105 PESEL<\/strong><\/th><\/tr><\/thead><tbody><tr><td>Studenci<\/td><td>Przy rejestracji nowego studenta, korekcie danych aktywnego studenta i zmianie jego danych identyfikacyjnych.<\/td><\/tr><tr><td>Osoby ubiegaj\u0105ce si\u0119 o stopie\u0144 doktora<\/td><td>Przy rejestracji, korekcie lub zmianie danych identyfikacyjnych osoby; przy rejestracji lub korekcie danych cz\u0142onka komisji oceny \u015br\u00f3dokresowej oraz promotora \u2013 dla osoby aktywnej lub nowo rejestrowanej.<\/td><\/tr><tr><td>Post\u0119powania awansowe<\/td><td>Przy rejestracji nowego post\u0119powania, korekcie danych osoby (w tym cz\u0142onka komisji habilitacyjnej\/ recenzenta) w trwaj\u0105cym post\u0119powaniu oraz zmianie jej danych identyfikacyjnych.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Przy niezgodno\u015bci danych w rekordzie z danym w bazie PESEL system wy\u015bwietlakomunikat walidacji mi\u0119kkiej. Skontaktuj si\u0119 z osob\u0105 i wyja\u015bnij r\u00f3\u017cnice.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Weryfikacja mo\u017ce si\u0119 nie uda\u0107 np. z powodu problemu z po\u0142\u0105czeniem z rejestrem PESEL lub przekroczenia czasu odpowiedzi (<em>timeout<\/em>). Wtedy:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>sprawd\u017a komunikat (system poinformuje, \u017ce dane s\u0105 w trakcie weryfikacji),<\/li>\n\n\n\n<li>poczekaj \u2013 POL-on automatycznie ponawia zapytania o niezweryfikowane numery PESEL,<\/li>\n\n\n\n<li>po otrzymaniu odpowiedzi system oznaczy dane jako zgodne albo niezgodne z rejestrem.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Cz\u0119ste b\u0142\u0119dy i jak ich unika\u0107<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><thead><tr><th><strong>Rodzaj b\u0142\u0119du<\/strong><\/th><th><strong>Przyk\u0142ad<\/strong><\/th><th><strong>Dzia\u0142anie<\/strong><\/th><\/tr><\/thead><tbody><tr><td>Formalny<\/td><td>tytu\u0142 lub stopie\u0144 dopisany do nazwiska, \u201ez d. Kowalska\u201d wpisane w polu \u201eprzedrostek\u201d, losowe, nieprawdziwe dane<\/td><td>Wpisuj wy\u0142\u0105cznie informacje wymagane w danym polu i zgodne z dokumentem.<\/td><\/tr><tr><td>W pisowni<\/td><td>brak znak\u00f3w diakrytycznych, liter\u00f3wki, brak \u0142\u0105cznika w nazwisku dwucz\u0142onowym<\/td><td>Por\u00f3wnaj wpis z dokumentem znak po znaku.<\/td><\/tr><tr><td>Semantyczny<\/td><td>imi\u0119 wpisane w polu \u201eNazwisko\u201d lub odwrotnie<\/td><td>Sprawd\u017a znaczenie etykiet p\u00f3l.<\/td><\/tr><tr><td>Formatowania<\/td><td>cyfry w polach opisowych, niedozwolone znaki, spacje lub z\u0142a liczba cyfr w PESEL<\/td><td>Stosuj format wymagany przez system.<\/td><\/tr><tr><td>Logiczny<\/td><td>PESEL niezgodny z rokiem urodzenia lub p\u0142ci\u0105; dane niezgodne z baz\u0105 PESEL,<\/td><td>Sprawd\u017a dane \u017ar\u00f3d\u0142owe i wyja\u015bnij rozbie\u017cno\u015bci.<\/td><\/tr><tr><td>Duplikat<\/td><td>Ta sama osoba wprowadzona wi\u0119cej ni\u017c raz z powodu r\u00f3\u017cnic w danych.<\/td><td>Przed dodaniem osoby sprawd\u017a, czy jej rekord ju\u017c istnieje.<\/td><\/tr><tr><td>Fa\u0142szywe scalenie rekord\u00f3w<\/td><td>Po\u0142\u0105czenie danych r\u00f3\u017cnych os\u00f3b na podstawie nieprawdziwego lub b\u0142\u0119dnego dokumentu.<\/td><td>Nie u\u017cywaj przypadkowych danych identyfikacyjnych; upewnij si\u0119, \u017ce rekordy dotycz\u0105 tej samej osoby.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Przyk\u0142ady poprawnych i b\u0142\u0119dnych wpis\u00f3w<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><thead><tr><th><strong>B\u0142\u0105d<\/strong><\/th><th><strong>Poprawny zapis<\/strong><\/th><th><strong>Przyczyna b\u0142\u0119du<\/strong><\/th><\/tr><\/thead><tbody><tr><td>MALGORZATA<\/td><td>Ma\u0142gorzata<\/td><td>Brak znaku diakrytycznego i zapis wy\u0142\u0105cznie wielkimi literami.<\/td><\/tr><tr><td>NOWAK KOWALSKA<\/td><td>Nowak-Kowalska<\/td><td>Brak \u0142\u0105cznika i nieprawid\u0142owy zapis nazwiska dwucz\u0142onowego.<\/td><\/tr><tr><td>Janek, J.<\/td><td>Jan<\/td><td>Zdrobnienie lub skr\u00f3t zamiast pe\u0142nego imienia.<\/td><\/tr><tr><td>Jon, Jan<\/td><td>John<\/td><td>Nieprawid\u0142owy lub spolszczony zapis imienia.<\/td><\/tr><tr><td>Muller<\/td><td>M\u00fcller<\/td><td>Pomini\u0119ty obcy znak diakrytyczny.<\/td><\/tr><tr><td>Oconnell, Conell, O Conell, OConell<\/td><td>O\u2019Connell<\/td><td>Brak apostrofu lub nieprawid\u0142owy zapis.<\/td><\/tr><tr><td>Leyen, vonderLeyen<\/td><td>von der Leyen<\/td><td>Pomini\u0119ty przedrostek lub nieprawid\u0142owa pisownia.<\/td><\/tr><tr><td>AED.605817<br>AED-605817<br>AED 605817<\/td><td>AED605817<\/td><td>Dodatkowe znaki lub spacje w numerze dokumentu.<\/td><\/tr><tr><td>01234567890<br>XXXXXXXXXXX<br>brak danych, b\/d<\/td><td>numer PESEL, numer dokumentu to\u017csamo\u015bci<\/td><td>Fikcyjny numer zamiast prawdziwego.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Dobre praktyki na co dzie\u0144<\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Przed zapisem<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Por\u00f3wnuj wpisy z aktualnym dokumentem, a nie z pami\u0119ci\u0105.<\/li>\n\n\n\n<li>Wprowad\u017a uwa\u017cnie PESEL i numer dokumentu to\u017csamo\u015bci.<\/li>\n\n\n\n<li>Wpisuj dane zgodnie z zasadami poprawnej pisowni.<\/li>\n\n\n\n<li>Je\u015bli osoba ma ju\u017c rekord w systemie, korzystaj z dost\u0119pnych danych zamiast tworzy\u0107 kolejny rekord.<\/li>\n\n\n\n<li>Po skopiowaniu danych z pliku sprawd\u017a ich kompletno\u015b\u0107.<\/li>\n\n\n\n<li>W razie w\u0105tpliwo\u015bci skontaktuj si\u0119 z osob\u0105, kt\u00f3rej dane rejestrujesz.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Po zapisie<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Aktualizuj dane osobowe i identyfikacyjne niezw\u0142ocznie po otrzymaniu dokumentu potwierdzaj\u0105cego zmian\u0119.<\/li>\n\n\n\n<li>Poprawiaj b\u0142\u0119dy w trybie korekty.<\/li>\n\n\n\n<li>Rejestruj zmian\u0119 danych jako zmian\u0119 biznesow\u0105 z dat\u0105 jej obowi\u0105zywania w systemie.<\/li>\n\n\n\n<li>Je\u015bli cudzoziemiec otrzyma PESEL, zaktualizuj istniej\u0105cy rekord zamiast tworzy\u0107 nowy. Ci\u0105g\u0142o\u015b\u0107 danych aktualnych i historycznych pomaga ogranicza\u0107 liczb\u0119 duplikat\u00f3w.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Regularnie sprawdzaj poprawno\u015b\u0107 danych za pomoc\u0105 zestawie\u0144 dost\u0119pnych w module Raporty. Jako\u015b\u0107 danych wymaga sta\u0142ej kontroli, a nie jednorazowego sprawdzenia.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wi\u0119cej o module raportowym przeczytasz <a href=\"\/pomoc\/knowledge-base-category\/modul-raportowy\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">tutaj<\/a>. &nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Do zapami\u0119tania<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Wprowadzaj dane wy\u0142\u0105cznie na podstawie dokument\u00f3w \u017ar\u00f3d\u0142owych.<\/li>\n\n\n\n<li>Przed zapisem upewnij si\u0119, \u017ce dane s\u0105 we w\u0142a\u015bciwych polach.<\/li>\n\n\n\n<li>Z uwag\u0105 wprowadzaj dane, kt\u00f3re nie s\u0105 walidowane przez system z baz\u0105 PESEL (np. drugie imi\u0119!).<\/li>\n\n\n\n<li>Reaguj na komunikaty systemu i poprawiaj b\u0142\u0119dy.<\/li>\n\n\n\n<li>Aktualizuj dane bez zb\u0119dnej zw\u0142oki.<\/li>\n\n\n\n<li>Przed utworzeniem nowego rekordu sprawd\u017a, czy osoba ju\u017c istnieje w POL-on.<\/li>\n\n\n\n<li>Regularnie kontroluj jako\u015b\u0107 danych i wyja\u015bniaj rozbie\u017cno\u015bci.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p class=\"has-background wp-block-paragraph\" style=\"background-color:#f3f3f3\"><strong>Podstawy prawne:<\/strong><br>Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. \u2013 Prawo o szkolnictwie wy\u017cszym i nauce (Dz.U.2024.1571) \u2013 Art. 342 ust. 4-5, art. 354 ust. 5.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Materia\u0142y dodatkowe<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Komunikat w sprawie zmiany sposobu rejestracji przedrostk\u00f3w nazwisk<\/strong><br><a href=\"\/aktualnosci\/zmiany-w-sposobie-rejestracji-przedrostkow-nazwisk\/\">\/aktualnosci\/zmiany-w-sposobie-rejestracji-przedrostkow-nazwisk\/<\/a><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Komunikaty o weryfikacji numeru PESEL<\/strong><br><a href=\"\/aktualnosci\/uruchomilismy-weryfikacje-numeru-pesel-w-module-osoby-ubiegajace-sie-o-stopien-doktora\/\">\/aktualnosci\/uruchomilismy-weryfikacje-numeru-pesel-w-module-osoby-ubiegajace-sie-o-stopien-doktora\/<\/a><br><a href=\"\/aktualnosci\/uruchomilismy-weryfikacje-numeru-pesel-w-module-studenci\/\">\/aktualnosci\/uruchomilismy-weryfikacje-numeru-pesel-w-module-studenci\/<\/a><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Katalog znak\u00f3w dopuszczonych w Systemie Rejestr\u00f3w Pa\u0144stwowych<\/strong><br><a href=\"https:\/\/www.gov.pl\/attachment\/e516aa66-d233-4e30-8f6b-53ed32e0e82a\">https:\/\/www.gov.pl\/attachment\/e516aa66-d233-4e30-8f6b-53ed32e0e82a<\/a><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Podr\u0119cznik u\u017cytkownika<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<div data-wp-interactive=\"core\/file\" class=\"wp-block-file\"><object data-wp-bind--hidden=\"!state.hasPdfPreview\" hidden class=\"wp-block-file__embed\" data=\"\/pomoc\/wp-content\/uploads\/2026\/10\/Jakosc-danych-w-POL-on-krotki-podrecznik.pdf\" type=\"application\/pdf\" style=\"width:100%;height:600px\" aria-label=\"Osadzone z Jako\u015b\u0107 danych w POL-on - kr\u00f3tki podr\u0119cznik.\"><\/object><a id=\"wp-block-file--media-3cf71c0b-6082-487d-bb57-7ca25f212306\" href=\"\/pomoc\/wp-content\/uploads\/2026\/10\/Jakosc-danych-w-POL-on-krotki-podrecznik.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Jako\u015b\u0107 danych w POL-on &#8211; kr\u00f3tki podr\u0119cznik<\/a><a href=\"\/pomoc\/wp-content\/uploads\/2026\/10\/Jakosc-danych-w-POL-on-krotki-podrecznik.pdf\" class=\"wp-block-file__button wp-element-button\" download aria-describedby=\"wp-block-file--media-3cf71c0b-6082-487d-bb57-7ca25f212306\">Download<\/a><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ten wpis zosta\u0142 przygotowany z my\u015bl\u0105 o osobach rejestruj\u0105cych dane os\u00f3b w POL-on. Dowiesz si\u0119 z niego, jak wpisywa\u0107 dane identyfikacyjne i dane osobowe, aby unikn\u0105\u0107 b\u0142\u0119d\u00f3w oraz uzyska\u0107 pozytywn\u0105 weryfikacj\u0119 danych z baz\u0105 PESEL. Najwa\u017cniejsza zasada: wpisuj dane zgodnie z w\u0142a\u015bciwym dokumentem \u017ar\u00f3d\u0142owym i sprawdzaj je przed zapisaniem. Znaczenie jako\u015bci danych w systemie POL-on [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":33,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"class_list":["post-26148","lsvr_lore_kb","type-lsvr_lore_kb","status-publish","format-standard","hentry","lsvr_lore_kb_cat-ogolnie-o-polonie","lsvr_lore_kb_cat-osoby-ubiegajace-sie-o-dr","lsvr_lore_kb_cat-baza-dokumentow-awansowych","lsvr_lore_kb_cat-pracownicy","lsvr_lore_kb_cat-studenci","lsvr_lore_kb_tag-bledy","lsvr_lore_kb_tag-bledy-walidacji","lsvr_lore_kb_tag-dane-bledne","lsvr_lore_kb_tag-dane-identyfikacyjne","lsvr_lore_kb_tag-dane-osobowe","lsvr_lore_kb_tag-dokument-tozsamosci","lsvr_lore_kb_tag-imie","lsvr_lore_kb_tag-jakosc-danych","lsvr_lore_kb_tag-nazwisko","lsvr_lore_kb_tag-pesel","post-item"],"categories":"Og\u00f3lnie o POL-onie, Osoby ubiegaj\u0105ce si\u0119 o stopie\u0144 doktora, Post\u0119powania awansowe, Pracownicy, Studenci","tags":"b\u0142\u0119dy, b\u0142\u0119dy walidacji, dane b\u0142\u0119dne, dane identyfikacyjne, dane osobowe, dokument to\u017csamo\u015bci, imi\u0119, jako\u015b\u0107 danych, nazwisko, PESEL","date_content_updated":"","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/polon.nauka.gov.pl\/pomoc\/wp-json\/wp\/v2\/lsvr_lore_kb\/26148","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/polon.nauka.gov.pl\/pomoc\/wp-json\/wp\/v2\/lsvr_lore_kb"}],"about":[{"href":"https:\/\/polon.nauka.gov.pl\/pomoc\/wp-json\/wp\/v2\/types\/lsvr_lore_kb"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/polon.nauka.gov.pl\/pomoc\/wp-json\/wp\/v2\/users\/33"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/polon.nauka.gov.pl\/pomoc\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=26148"}],"version-history":[{"count":10,"href":"https:\/\/polon.nauka.gov.pl\/pomoc\/wp-json\/wp\/v2\/lsvr_lore_kb\/26148\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":26164,"href":"https:\/\/polon.nauka.gov.pl\/pomoc\/wp-json\/wp\/v2\/lsvr_lore_kb\/26148\/revisions\/26164"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/polon.nauka.gov.pl\/pomoc\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=26148"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}