Pytania ogólne Pytania ogólne

1. Do czego służy system POL-on?
Najważniejszym celem przedsięwzięcia jest stworzenie globalnej bazy danych o polskim szkolnictwie wyższym i nauce. Zgromadzone informacje wspierają procesy decyzyjne dotyczące sektora akademickiego. Głównymi użytkownikami systemu są pracownicy Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz przedstawiciele jednostek naukowych podległych MNiSW, a także pracownicy innych resortów.

2. Czy oprócz wprowadzenia danych do systemu POL-on należy przesyłać do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego dokumenty papierowe?
Nie należy wysyłać do MNiSW żadnych wydruków papierowych z systemu.

3. Jak uzyskać login i hasło?
Jeśli jesteś pracownikiem instytucji, która ma prawo zakładać konta użytkowników w systemie, zgłoś się do osoby administrującej nim w twojej instytucji. Jeżeli nie można dodać konta z kontekstu jednostki oraz gdy administrator jest nieobecny przez dłuższy czas, można napisać do MNiSW na adres polon@mnisw.gov.pl. W przeciwnym razie uzyskanie loginu nie jest możliwe. 

4. Czy dane w systemie są uaktualniane?
Tak, dane są aktualizowane w systemie z częstotliwością wynikającą z ustaw i rozporządzeń dotyczących szkolnictwa wyższego.

5. Czy POLon umożlwia obejrzenie danych dowolnego studenta?
Nie, system nie udostępnia publicznie żadnych jednostkowych danych, których ujawnienie nie wynika z ustawy lub rozporządzenia dotyczących szkolnictwa wyższego.

6. Czy administratorzy uczelni otrzymają upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w bazie POL-on (mowa tutaj zapewne o art. 37 ustawy o ochronie danych osobowych)?
Zgodnie z art. 37 ustawy o ochronie danych osobowych do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych osobowych (ADO). Administratorem danych jest – stosownie do art. 7 pkt 4 tej ustawy – podmiot decydujący o celach i środkach przetwarzania danych osobowych, a więc dla danych zbieranych w poszczególnych uczelniach jest nim rektor. Ponieważ każdy z administratorów jest zatrudniony przez uczelnię, to administratorem danych przetwarzanych w poszczególnych uczelniach jest właściwy pracodawca, do obowiązków którego należy prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych oraz wydawanie stosownych upoważnień. Administratorzy uczelni powinni zatem otrzymać stosowne upoważnienie od swoich pracodawców, każdy w swojej uczelni. To również administratorzy powinni przydzielać odpowiednie role pracownikom w swojej instytucji, zgodnie z upoważnieniem do przetwarzania danych osobowych (dotyczy to głównie minimum kadrowego, gdzie znajdują się dane osobowe). Biorąc powyższe pod uwagę, pracodawca jako administrator danych zobowiązany jest do ochrony przetwarzanych danych osobowych, a tym samym musi mieć kontrolę nad pracownikami dopuszczonymi do danych przetwarzanych w systemach informatycznych.

7. Jaka biblioteka jest używana w POL-onie do walidacji poprawności pliku xml?
Do walidacji poprawności pliku xml używana jest biblioteka xmlbeans w wersji 2.4.0.

8. Czy nazwa pliku jest istotna?
Nie, nazwa pliku może być dowolna.

9. Czy do systemu POL-on będzie dołączona instrukcja użytkownika?
Pod adresem http://polon.nauka.gov.pl/pomoc-systemu znajduje się instrukcja użytkownika systemu, w której znaleźć można opis poszczególnych modułów (w tym harmonogram, podstawę prawną, zakres informacyjny), filmy instruktażowe oraz wykaz wdrożonych funkcjonalności w poszczególnych wersjach systemu. Ponadto zbiór instrukcji i pomoc kontekstowa dostępne są w poszczególnych modułach po zalogowaniu się.

10. Jeżeli na uniwersytecie prowadzone są kierunki medyczne lub jest wydział teologiczny, to czy w pozycji „organ nadzorujący" należy wykazać tylko Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego, pomijając nadzór nad kierunkami medycznymi i wydziałem teologicznym?
Obecnie istnieje możliwość określenia lub zmiany „organu nadzorującego" innego niż MNiSW przy jednostce organizacyjnej uniwersytetu. Czynności te może wykonywać uprawniony pracownik MNiSW.

11. Uniwersytet jako całość ma nadany numer REGON, ale mają go również (inne niż dla uniwersytetu) jednostki podległe. Czy w pozycji REGON należy podać tylko numer instytucji, czy również numery jednostek podległych? Pole REGON pojawia się przy wszystkich jednostkach – czy ma być wypełniane?
Tam gdzie pojawia się pole REGON, a jednostka posiada nadany numer REGON, pole powinno być wypełniane.

12. Czy ministerstwo będzie uzupełniać dane adresowe wszystkich jednostek? Dane były już wprowadzane do systemu „Uczelnia" i nie zostały zaimportowane.
Wszystkie dane adresowe uczelni, które znajdowały się w systemie „Uczelnia", zostały zaimportowane do systemu POL-on. Dla uczelni publicznych (i Instytutów) istnieje możliwość edycji wszystkich danych adresowych, natomiast dla uczelni niepublicznych można edytować tylko niektóre pola (strona www, adres e-mail, telefon, fax).

13. Występuje problem z wyświetlaniem niektórych elementów na stronie, na przykład brakuje przycisków pobierania plików w oknach typu pop-up.
W takiej sytuacji należy zainstalować program Adobe Flash Player w wersji co najmniej 10 (do pobrania ze strony http://get.adobe.com/pl/flashplayer).

14. Jak należy postąpić w przypadku zablokowania sobie konta w systemie POL-on?
Konto zostaje zablokowane, gdy trzykrotnie wpisane zostanie niepoprawne hasło. W celu odblokowania konta można skorzystać z opcji „Nie możesz się zalogować?" dostępnej w panelu logowania. Po kliknięciu w link pokaże się pole do wpisania adresu e-mail (należy wpisać adres przypisany do konta). Po wypełnieniu pola i kliknięciu „prześlij" na podany adres zostanie wysłana wiadomość z linkiem aktywacyjnym. Po kliknięciu w link przesłana zostanie kolejna wiadomość z hasłem, które należy dokładnie przepisać (bez separatorów znaków).

Alternatywnym wyjściem jest zgłoszenie się do administratora jednostki z prośbą o aktywację konta i zmianę hasła.