Moduł „Studenci” Moduł „Studenci”

1. Których studentów należy zamieścić w ogólnopolskim wykazie studentów w POL-on?
W wykazie należy zamieścić dane o wszystkich studentach studiów pierwszego stopnia, drugiego stopnia i jednolitych studiów magisterskich bez względu na formę studiów (stacjonarne, niestacjonarne) i typ uczelni (publiczne, niepubliczne, kościelne, uczelnie prowadzone przez związki wyznaniowe), w terminach określonych w §4 ust. 1 i 3 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 25 września 2014 roku w sprawie ogólnopolskiego wykazu studentów i ogólnopolskiego wykazu doktorantów (Dz.U. 2014, poz. 1301).

2. Czy należy wprowadzać w trakcie trwania semestru pojedyncze zmiany osobowe w rejestrze studentów (np. skreślenie z listy studentów)?
Zalecamy aktualizowanie rejestru studentów na bieżąco. Wykonywanie tej operacji dwa razy w roku może prowadzić do niespójności danych.

3. Jaka jest interpretacja punktów ECTS wprowadzanych do systemu?
Do prezentacji aktualnego stanu punktów ECTS (na poziomie interfejsu użytkownika systemu POL-on) wykorzystane są dwa pola:

  • Uzyskane punkty ECTS – wartość wprowadzana przez uczelnię. Uczelnie podają informację o aktualnym stanie punktów ECTS studenta. Wartości te, mimo że znajdują się w sekcji „Semestr", dotyczą całego toku studiów (stanu na określony semestr) i są podawane narastająco. Jeśli plik tworzony jest na początku 2. semestru, a student za zaliczenie zajęć w 1. semestrze uzyskał 30 punktów ECTS, to w polu „ECTS – uzyskane" należy wprowadzić wartość 30. Student rozpoczynający studia, a więc rejestrowany w systemie POL-on na 1. swoim semestrze, w polu „ECTS uzyskane" powinien mieć wpisane 0. Rejestrując jego kolejne semestry wpisujemy punkty narastająco. W czasie urlopu dziekańskiego student nie zalicza kolejnych semestrów i nie uzyskuje punktów.
  • Punkty ECTS zaliczone w wyniku potwierdzenia efektów uczenia się – zgodnie z art. 170c ust. 2 pkt 10 ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym.

4. Czy możliwe jest przypisywanie punktów ECTS wybranej grupie studentów, a nie każdemu studentowi osobno?
Funkcjonalność edycji tabelarycznej studenta umożliwia masowe przeniesienie grupy studentów na kolejny semestr, określając im zbiorowo uzyskane punkty ECTS.

5. Jak przekazywać informacje o pomocy materialnej?
Dane o pomocy materialnej należy przekazywać do systemu zgodnie z rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 25 września 2014 r. w sprawie ogólnopolskiego wykazu studentów i ogólnopolskiego wykazu doktorantów (Dz.U. 2014, poz. 1301) w terminach:

- do dnia 15 grudnia według stanu na dzień 30 listopada;
- do dnia 15 marca każdego roku według stanu na dzień 1 marca.

Jednostki, które dokonały rozdziału pomocy materialnej po zakończeniu wprowadzania danych studentów do systemu POL-on, obowiązane są do aktualizowania danych o studentach, którym pomoc taka została udzielona w terminie 14 dni od dnia wydania decyzji o przyznaniu pomocy oraz aktualizacji danych raz w miesiącu.

6. Co oznacza w systemie POL-on „semestr studenta"?
Jest to aktualny semestr toku studiów studenta. Student rozpoczynający w roku akademickim 2014/2015 trzeci rok studiów będzie miał następujący zapis: 2014/2015, semestr zimowy, semestr studenta 5. Jeśli będzie powtarzał ten rok, to w kolejnym roku akademickim zapis będzie następujący: 2015/2016, semestr zimowy, semestr studenta 5.

7. Co zrobić ze studentem, który do dnia kiedy należy wprowadzić dane do systemu POL-on nie zaliczył jeszcze poprzedniego semestru?
Gdy student otrzymał decyzję o wpisaniu na kolejny semestr „warunkowo", należy go wprowadzić na wyższy semestr. Jeżeli w wymaganym przez uczelnię terminie nie zaliczy zaległości z poprzedniego semestru, należy skorygować dane (skreślić z listy studentów).

8. Jakie numery semestrów należy wpisać studentowi przyjętemu na inny rok studiów niż pierwszy (np. został w trybie wznowienia studiów przyjęty na 3. semestr studiów), czy w wykazie jest to 1. czy 3. semestr?
Należy podać właściwy semestr roku akademickiego i aktualny semestr studenta (w tym przypadku: 1. semestr roku akademickiego (zimowy lub letni ) i 3. semestr toku studiów studenta.

9. Jak zarejestrować zmianę formy studiów studenta, np. ze stacjonarnych na niestacjonarne?
System nie daje możliwości zmiany formy studiów za pomocą korekty. Studenta należy wyrejestrować ze studiów stacjonarnych i ponownie zarejestrować na studia niestacjonarne.

Uwaga. Rejestrując studenta w nowej formie studiów należy pamiętać, że data rejestracji powinna być późniejsza od daty skreślenia z poprzedniej formy oraz zgodna ze stanem faktycznym, czyli dniem rozpoczęcia przez studenta nauki w nowej formie studiów.

10. Jak należy wpisywać do systemu studenta, który wraca na studia po urlopie dziekańskim?
Gdy student powracający z urlopu dziekańskiego rozpoczął studia na „starym" kierunku, a po powrocie przyjmowany jest na „nowy" kierunek zgodny z KRK, to powinien zostać skreślony z poprzedniego kierunku studiów oraz wprowadzony na nowy kierunek z podaniem nowej daty przyjęcia. W trakcie urlopu należy raportować studenta cały czas na ostatnim zaliczonym semestrze. Szczegółowe wykresy wprowadzania studenta dostępne są na stronie pomocy systemu POL-on: https://polon.nauka.gov.pl/dokuwiki.

11. Jak postępować ze studentami, którzy po zaliczeniu III roku studiów, zostali skreśleni za niezłożenie pracy dyplomowej lub egzaminu dyplomowego i są ponownie przyjęci w celu powtarzania semestru/roku?
Należy zarejestrować ich ponownie.

12. Jak wpisywać studentów na kolejny semestr? Czy robić to poprzez korektę wpisu i dodanie punktów uzyskanych, czy dodawać kolejny semestr?
Trzeba dodawać kolejny semestr. Wszystkie opcje o nazwie „korekta" należy traktować przede wszystkim jako możliwość poprawy oczywistej pomyłki lub „literówki".

13. W jaki sposób uczelnia może poprawić błędnie zaimportowany numer PESEL (poprawnym konstrukcyjnie, ale nie należącym do danej osoby)?
W takim przypadku nie należy dodawać studenta ponownie, ale wejść w edycję danych i skorygować numer PESEL (Dane osobowe ⇒ Identyfikacja, dokument tożsamości ⇒ Korekta). W ten sposób uczelnia może nie tylko poprawić błąd w danych osobowych swojego studenta, ale również „uwolnią" wprowadzony przy imporcie błędny numer PESEL (w przyszłości może się zdarzyć student, do którego ten korygowany PESEL jest faktycznie przypisany).