Kierownik jednostki w terminie 14 dni od dnia:

1. zatrudnienia nauczyciela akademickiego lub pracownika naukowego ‒ wprowadza dane do wykazu;
2. zmiany danych dotyczących nauczyciela akademickiego lub pracownika naukowego lub uzyskania informacji o zmianie danych ‒ aktualizuje dane w wykazie;
3. ustania zatrudnienia nauczyciela akademickiego lub pracownika naukowego ‒ oznacza dane w wykazie jako archiwalne.

• Ustawa z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym z późniejszymi zmianami (ostatnia nowelizacja 11 lipca 2014 r.);
• Ustawa z dnia 14 marca 2003 r. o stopniach naukowych i tytule naukowym oraz o stopniach i tytule w zakresie sztuki z późniejszymi zmianami (ostatnia nowelizacja 11 lipca 2014 r.);
• Ustawa z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki z późniejszymi zmianami (ostatnia nowelizacja 15 stycznia 2015 r.);
• Rozporządzenie Ministra nauki i szkolnictwa wyższego z dnia 25.09.2014 r. w sprawie ogólnopolskiego wykazu nauczycieli akademickich i pracowników naukowych;
• Rozporządzenie Ministra nauki i szkolnictwa wyższego z dnia 29.06.2015 r. w sprawie Systemu Informacji o Nauce.
• Rozporządzenie Ministra nauki i szkolnictwa wyższego z dnia 03.10.2014 r. w sprawie warunków prowadzenia studiów na określonym kierunku i poziomie kształcenia;
• Rozporządzenie Ministra nauki i szkolnictwa wyższego z dnia 08.08.2011 r. w sprawie obszarów wiedzy dziedzin nauki i sztuki oraz dyscyplin naukowych i artystycznych;
• Rozporządzenie  Ministra nauki i szkolnictwa wyższego z dnia 08.08.2011 r. w sprawie nostryfikacji stopni naukowych i stopni w zakresie sztuki uzyskanych za granicą;

• Dane wprowadzają do Systemu POL-on rektorzy uczelni, dyrektorzy instytutów naukowych i pomocniczych jednostek naukowych Polskiej Akademii Nauk, dyrektorzy instytutów badawczych, dyrektor Centrum Medycznego Kształcenia Podyplomowego, dyrektorzy państwowych jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości, prowadzących działalność naukową i badawczo-rozwojową, oraz dyrektorzy międzynarodowych instytutów naukowych utworzonych na podstawie odrębnych przepisów, działających na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Prawo o szkolnictwie wyższym);
• Wszystkie jednostki, które posiadają kategorię naukową i ubiegają się o środki finansowe na zadania, o których mowa w art. 18 ust. 1 ustawy o zasadach finansowania nauki (Ustawa o zasadach finansowania nauki).