Raz w roku, według stanu na dzień 31 grudnia, w terminie do dnia 30 kwietnia następnego roku.

• Ustawa z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (ostatnia nowelizacja 15 stycznia 2015 r.)
• Rozporządzenie Ministra nauki i szkolnictwa wyższego z dnia 29.06.2015 r. w sprawie Systemu Informacji o Nauce.

Wszystkie jednostki, które posiadają kategorię naukową i ubiegają się o środki finansowe na zadania, o których mowa w art. 18 ust. 1 ustawy o zasadach finansowania nauki.